Forespørsel kontrakt nr.: SE 2018-01 Vedlegg D Administrative bestemmelser Side 1 av 5 Vedlegg D Administrative bestemmelser (nett) Innholdsfortegnelse 1. GENERELLE BESTEMMELSER... 2 1.1 Generelle bestemmelser... 2 1.2 Dokument nummering... 2 1.3 Sertifikater og godkjennelser... 2 1.4 Språk... 2 1.5 Omdømme... 2 2. LEVERANDØRS ARBEIDSFORHOLD... 2 3. ETIKK OG MILJØ... 3 4. VARSLING OG INFORMASJON... 3 5. HELSE, MILJØ, SIKKERHET (HMS)... 3 5.1 HMS erklæring... 3 5.2 HMS målsetting... 3 5.3 SHA og HMS plan... 3 5.4 Leder for Sikkerhet (LFS) og Spesielle forhold... 3 5.5 Risikovurdering... 3 5.6 Verneutstyr... 4 5.7 Vernerunder/kontroll rutiner/revisjoner... 4 5.8 Beredskap... 4 5.9 Krav til innrapportering og avviksbehandling av uønskede hendelser, farlige forhold, avvik og forbedringer... 4 5.10 Kjemiske produkter... 4 5.11 Avfallshåndtering... 4 5.12 Hensyn til omgivelsene... 4 5.13 Avvik fra HMS krav... 4 6. RAPPORTERING... 4 6.1 Generelt... 4 7. KUNDENS GODKJENNELSER... 5 Generell del av Administrative bestemmelser kommer til anvendelse så langt de passer for Arbeidet. Innledende bestemmelser ( 1-3) gjelder alltid.
Vedlegg D Administrative bestemmelser Side 2 av 5 1. GENERELLE BESTEMMELSER 1.1 Generelle bestemmelser Leverandør skal gjøre seg kjent med Kundens administrative rutiner og bestemmelser som er relevant for Arbeidet. Leverandør skal forholde seg lojalt til disse. Leverandør er ansvarlig for at alle relevante bestemmelser i dette vedlegg også blir gjort gjeldende for eventuelle Underleverandører. Det påhviler Kundens leverandører å overholde alle offentlige bestemmelser mht HMS, skatteregler og regler som regulerer hvem som lovlig kan utføre arbeid i Norge. Leverandør skal uoppfordret gjøre Kunden oppmerksom på forhold som kan være i strid med disse, straks dette kommer til hans kunnskap. Kunden skal holdes skadesløs for eventuelle kostnader som følge av Leverandørs manglende oppfyllelse av lover, forskrifter eller avtaler. Kunden forbeholder seg retten til å motregne slike kostnader, sammen med et administrasjonsgebyr, mot beløp Leverandør måtte ha tilgode. Kunden har rett til innsyn i alle forhold hos Leverandør og dens underleverandører. 1.2 Dokument nummering All korrespondanse fra Leverandør skal være sporbar og følgende retningslinjer gjelder: Alle fakturaer skal være påført bestillingsnummer og/eller arbeidsordrenummer og andre referanser som måtte være avtalt og skal klart angi hva beløpet gjelder. Kunden har rett til å returnere fakturaer som ikke tilfredsstiller disse kravene. For tegninger og dokumentasjon skal det avtales nummering for hver enkelt oppdrag. 1.3 Sertifikater og godkjennelser 1.4 Språk Leverandør skal sørge for at arbeid som krever sertifikater og/eller spesiell godkjenning, skal bare gjennomføres av personell med gyldige godkjenninger. Tekniske innretninger og utstyr skal tilfredsstille krav gitt i lover og forskrifter. Alt personell som arbeider på prosjektet skal minimum gjøre seg forstått på Norsk. Krav er at de skal kunne kommunisere med anleggsledere, prosjektmedarbeidere, offentlige myndigheter, nødetater osv. Anleggsledere og prosjektledere skal beherske Norsk. For arbeid som krever Leder for sikkerhet fra Kunden skal samtlige i arbeidslaget kunne kommunisere på Norsk. 1.5 Omdømme Leverandør og dens Underleverandører skal opptre på en slik måte at Kundens omdømme og renommé ikke skades. Ved grove overtredelser kan Kunden kreve dette kompensert av Leverandør. 2. LEVERANDØRS ARBEIDSFORHOLD Leverandør skal kun benytte lovlig arbeidskraft i Arbeidet, og må kunne dokumentere gyldig arbeidstillatelse for utenlandske arbeidstakere. Det skal foreligge yrkesskade forsikring for alle arbeidstakere som vil bli benyttet i Arbeidet. Det skal foreligge tariffavtale eller tilsvarende interne avtaler som regulerer arbeidsforhold og arbeidstakernes rettigheter, herunder arbeidstidsbestemmelser. Desse skal vere i henhold til landsomfattande tariffavtale, i denne samanheng «Naturbruksoverenkomsten». Leverandør skal påse at lovbestemte krav til arbeidstid og overtid overholdes. Arbeidsgiver og tillitsvalgte skal slutte skriftlig avtale om utvidete arbeidsordninger, overtid ut over normal bruk, osv. Leverandør skal på forespørsel frå Kunden kunne dokumentere at krav til lønns- og arbeidsvilkår iht tariffavtale er oppfylt. Dersom Leverandør ikke etterlever denne bestemmelsen har Kunden rett til å holde tilbake deler av kontraktbeløpet til det er dokumentert at forholdene er i orden. Summen som blir tilbakeholdt skal svare til to ganger innsparingen for arbeidsgiver. Leverandør skal informere egne ansatte om gjeldende forskrifter om allmenngjøring av tariffavtaler, og om at oppdragsgiver skal påse at oppdragstaker etterlever slike plikter.
Vedlegg D Administrative bestemmelser Side 3 av 5 3. ETIKK OG MILJØ Arbeidsretten og arbeidslovgivningen der produksjonen finner sted, skal etterleves. Dersom hele eller deler av leveransen tilvirkes i utlandet skal Leverandør kontrollere at dette skjer i lovlige former og iht. regelverk fastsatt av lokale myndigheter. Leverandør skal påse at barnearbeid, tvangsarbeid og korrupsjonslignende forhold ikke aksepteres i noen ledd av forsyningskjeden. Arbeidet skal utføres på en slik måte at naturmiljø ikke påføres unødvendig skade. Leverandør skal ta miljøhensyn i valg av utstyr og arbeidsmetoder. Dersom et mer miljøvennlig alternativ foreligger, skal Kunden gjøres oppmerksom på dette. Leverandør skal uoppfordret gjøre Kunden oppmerksom på uetisk eller miljøskadelig virksomhet relevant for Arbeidet, straks dette kommer til hans kunnskap. Kunden skal ha rett til innsyn i Leverandørs virksomhet for å verifisere ovennevnte. 4. VARSLING OG INFORMASJON Ved fare- og ulykkeshendelser, samt forurensning av naturmiljø, er Leverandør ansvarlig for varsling til politi, tilsynsmyndigheter og koblingssentraler. Leverandør skal ikke, uten Kundens samtykke, varsle/informere media eller andre utenforstående. Leverandør skal sørge for at offentlige myndigheter og dem som handler på offentlige myndigheters vegne, får nødvendig og tilstrekkelig informasjon i tilknytning til Arbeidet. Leverandør skal innhente tillatelser og innsende meldinger som følger av dette. Leverandør skal innhente forhåndsgodkjenning fra Kunden dersom han ønsker å benytte Arbeidet i markedsføring eller i annen offentlig omtale. 5. HELSE, MILJØ, SIKKERHET (HMS) Leverandør skal ha etablert et internt kontrollsystem for virksomheten i samsvar med gjeldende lov og forskrift, og et apparat for oppfølging av denne (verneombud hvis påkrevet). Det skal utarbeides egen HMS-plan for det enkelte prosjekt iht. avtale med Kunden. HMS-planen skal beskrive metodisk risikovurdering, vernerunder, osv. Leverandøren skal rapportere på HMS. 5.1 HMS erklæring Samtlige norske og utenlandske leverandører som vil utføre arbeid i Norge skal fremlegge HMSegenerklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 8-8 / 17-15. Erklæringen skal være utformet på norsk. 5.2 HMS målsetting Kunden har som målsetting å gjennomføre alt arbeid uten personskader og uten skader på det ytre miljøet. Arbeidet skal tilrettelegges og følges opp slik at arbeidstakere får en positiv opplevelse av arbeidssituasjonen. Dette skal gjøres for å sikre prosjektmedarbeiderne et godt arbeidsmiljø og ivareta den enkeltes helse. 5.3 SHA og HMS plan Kunden vil utarbeide SHA plan som Leverandører og Underleverandører skal følge. Leverandør er ansvarlig for å utarbeide HMS planer og påse at Underleverandør også utarbeider HMS plan. 5.4 Leder for Sikkerhet (LFS) og Spesielle forhold Kunden vil under arbeid ha LFS for operasjoner som krever dette. 5.5 Risikovurdering Leverandør skal utføre arbeidsrisikovurdering, det vil si risikovurdering for valgt framgangsmåte for utførelse av den enkelte aktivitet som kan innebære fare for liv og helse. Leverandør skal utføre risikovurdering av arbeidsoperasjoner som kan føre til utslipp til det ytre miljø (for eksempel olje, kjemikalier og kloakk).
Vedlegg D Administrative bestemmelser Side 4 av 5 5.6 Verneutstyr Kunden har utarbeidet instruks for skogrydding inklusiv personlig verneutstyr, disse følges med mindre Leverandøren har egne instrukser som er strengere enn Kundens. 5.7 Vernerunder/kontroll rutiner/revisjoner Det kan bli gjennomført vernerunde av Kundens HMS-ansvarlige. 5.8 Beredskap Leverandøren skal utarbeide en beredskapsplan som minimum skal inneholde varslingsplan for nødsituasjoner (ulykke, brann og forurensing). 5.9 Krav til innrapportering og avviksbehandling av uønskede hendelser, farlige forhold, avvik og forbedringer Leverandør skal fortløpende oversende HMS-rapporter til Kunden, RUH (Rapport om Uønsket Hendelse), FF (Farlige Forhold), SJA (Sikker Jobb Analyse), referat fra vernerunder som er utført i prosjektet, sammen med forslag til korrigerende tiltak. Brudd på gjeldende HMS-bestemmelser regnes som avvik og skal registreres og gjennomgås for å forhindre gjentatte avvik og ulykker. Ved farlige forhold og uønskede hendelser (nestenulykker og ulykker) skal det minimum gis den informasjon som etterspørres i Kundens RUH skjema. Meldingen med årsaksanalyse og hvilke tiltak som gjøres for å unngå gjentakelse av hendelsen sendes Kunden. Ved alvorlige hendelser skal Kunden og Hovedbedriften varsles umiddelbart. 5.10 Kjemiske produkter Det skal tilstrebes å bruke kjemiske produkter som er så lite helse- og miljøskadelige som mulig. Leverandøren skal ha HMS datablad på norsk, for de kjemiske produkter som blir oppbevart eller brukt. Oversikten skal være ajourført og skal oppbevares hos Hovedbedriften i eget stoffkartotek. All transportering, lagring, håndtering og bruk av kjemikalier, brennbare væsker, gasser og eksplosiver skal være i samsvar med lover, forskrifter, tillatelser og Kundens prosedyrer. Det skal utarbeides rutiner som sikrer dette. 5.11 Avfallshåndtering Leverandøren skal utarbeide avfallsplan for å sikre en forsvarlig avfallshåndtering i henhold til gjeldende regler. Avfallsplanen skal legge opp til høyest mulig grad av kildesortering og gjenvinning. Avfall skal kildesorteres iht. mottakssystemet i kommunen, og når det er mulig, skal det gjenvinnes. Avfall som ikke kan gjenvinnes skal gis en forsvarlig sluttbehandling. Farlig avfall skal sorteres og deklareres på skjema godkjent av Statens Forurensningstilsyn (SFT), og skal leveres til virksomhet som har tillatelse fra forurensningsmyndighetene til å ta imot eller samle inn spesialavfall. Kopi av deklarasjonsskjemaene skal oppbevares i minst 3 år som dokumentasjon på at avfallet er forskriftsmessig levert. Leverandør er ansvarlig for eget avfall, hvis annet ikke er avtalt. 5.12 Hensyn til omgivelsene Leverandøren skal under arbeidets gang ta hensyn til omgivelsene, slik at ikke naboer og berørte parter sjeneres unødig av støv, støy, rystelser, utslipp og avfall osv. Leverandøren er selv ansvarlig for å utføre arbeidene på slik måte og/eller til slik tid at generelle og eventuelt spesielt fastsatte støykrav overholdes. Leverandør skal utarbeide plan for håndtering av støv. En hver har ansvar for å holde orden og ryddighet på arbeidsplassen. 5.13 Avvik fra HMS krav Avvik fra disse krav er kun lovlig dersom sikkerheten er ivaretatt på annen tilfredsstillende måte. 6. RAPPORTERING 6.1 Generelt Leverandøren skal rapportere til prosjektleder nødvendig informasjon knytt til kontrakt, HMS, økonomi og fremdrift.
Vedlegg D Administrative bestemmelser Side 5 av 5 7. KUNDENS GODKJENNELSER Kundens godkjennelse av dokumentplaner, tegninger, beregninger eller andre oppgaver og dokumentasjon som Leverandøren utarbeider i forbindelse med Leveransen, fritar ikke Leverandøren for ansvar for at Leveransen blir utført i samsvar med Kontrakten.