POLITISK ORGANISERING SAMMENDRAG Voss herad ynskjer attraktive politiske utval med spanande arbeidsfelt og utviklingsområde. I den nye kommunen må det vera særleg merksemd på klima/miljø, teknologisk og demografisk utvikling og god samhandling mellom politikarar og administrasjon, der politikarane si hovudoppgåve er å legge premissane for korleis kommunen skal styrast. Me vil ha fokus på fylgjande: Samfunnsutvikling, Miljø «Det grøne skiftet», Digitalisering, Folkehelse og Frivilligheit. Arbeidsgruppe politisk organisasjonsstruktur Voss herad 2020 VOSS HERAD MED POLITISK ORGANISASJONSKART
Innhold POLITISK ORGANISERING VOSS HERAD... 3 Effektmål... 3 KOMMUNANE SI ROLLE ER I ENDRING... 4 MÅLSETJING FOR ORGANISASJONEN VOSS HERAD... 5 POLITISK ORGANISASJONSMODELL... 6 Hovudnemndstrukturen... 6 Politisk organisasjonskart... 6 Føresetnader for organiseringa... 6 Gjennomgåande representasjon:... 6 Kva er det viktigaste for Voss herad 2020?... 7 Viktige prinsipp... 7 Voss herad vil nytta fyljande verkemiddel:... 8 Rutinar for betre innsikt i saksområde og betre høve til politikkskaping :... 8 Utkast politisk organisering for Voss herad... 9 Formannskap... 9 Utval for levekår... 9 Utval for samfunnsutvikling... 10 Utval for samfunnstryggleik... 11 Administrasjonsutval... 11 Kraftfond... 11 Kontrollutvalet... 11 Andre lovpålagte råd og utval... 11 DELEGERING... 12 Kort om delegering... 12 INVOLVERING OG LOKALDEMOKRATI... 13 Grendautval... 13 Innbyggjarframlegg (kommunelova 12-1)... 13 Open time... 13 RETNINGSLINER VOSS HERADSSTYRE... 14 1. Heradsstyret si samansetjing og mynde... 14 2. Saksførebuing... 14 3. Innkalling til møte saksframlegg... 14 4. Møteplikt. Forfall. Vararepresentantar... 15 5. Møterett for andre... 15 6. Møtestyrar. Opne eller lukka møte... 15 7. Møtet tek til... 15 8. Ugildskap... 16 9. Sakshandsaminga... 16 10. Møteleiing... 16 11. Saksordførar... 16 12. Om ordskiftet... 16 13. Møteleiaren i ordskiftet... 17 14. Taletid og ordskifteslutt... 17
15. Framlegg... 17 16. Røysting... 17 17. Røystemåten... 17 18. Interpellasjonar... 18 19. Grunngjevne spørsmål... 18 20. Ro i salen og bygningen. Reglar for tilhøyrarane... 19 21. Møtebok... 19 22. Lovlegkontroll, jamfør kommunelova kapittel 27... 19 23. Krav om å ta oppatt ei sak som er avgjort... 20 24. Politiske komitear... 20 25. Spesielle møteformer... 20 26. Uttalar... 20 Foto: Hans Velken
POLITISK ORGANISERING VOSS HERAD Visjonen i intensjonsavtalen Voss herad 2020 er: Ein livskraftig bu- og arbeidsmarknadsregion i verdas vakraste reisemål Dette skal me oppnå ved å gå saman i Voss herad: Levera gode og likeverdige tenester i heile den nye kommunen. Ha evne til å ta på oss større oppgåver. Vera ein berekraftig og økonomisk solid kommune. Skapa vekstkraft i eit variert næringsliv i heile den nye kommunen. Den nye kommunen skal arbeide for å halde oppe og styrka etablerte offentlege og private verksemder og vera ein attraktiv kommune for lokalisering av bedrifter og institusjonar. Styrka posisjonen som ein av dei mest attraktive idretts- og kulturkommunane i landet. Sikra eit sterkt lokaldemokrati. Det skal vera ei overordna målsetting å realisera lokalsamfunnet sine behov og interesser, samstundes sjå desse i regional samanheng og vera konkurransedyktig i landsdel og landet. Effektmål Vera ein god kommune å bu, leva og arbeida i der m.a. folkehelse er sentralt. Dei viktigaste velferdstenestene skal leverast der innbyggjarane bur. Voss herad skal ha fokus på berekraftig kultur og naturbasert næring med spesiell merksemd på jord- skogbruk og reiseliv. Gjennom samordna planlegging for heile heradet skal ein oppnå betre utnytting av areal til ulike formål. Voss herad skal vera offensiv og ta ein posisjon som gjev politisk påverknadskraft både regionalt og nasjonalt. Ha tilstrekkeleg kompetanse til å løysa framtidas utfordringar og ha god kvalitet i tenestene. Dette vil ein gjera ved å skapa større og sterkare fagmiljø, som gjev betre grunnlag for rekruttering og kompetanseutvikling. God og langsiktig økonomistyring skal kjenneteikna Voss herad. Ha eit variert kulturliv og leggja tilhøva til rette for den viktige rollen som dei frivillige har i lokalsamfunnet. Dette skal ein oppnå ved å vidareutvikla kulturinstitusjonar og arrangement, og ved å styrka rammevilkåra for frivillige organisasjonar. Vera ein god og inkluderande arbeidsgjevar som legg vekt på medverknad, innovasjon og omstilling. Gjennom satsing på digitalisering og innovasjon i samarbeid med innbyggjarar, næringsliv og forskingsmiljø skal den nye kommunen vera langt framme når det gjeld å utvikla og ta i bruk nye løysingar som styrkar tenester og lokalsamfunn.
Voss herad sin økonomi skal vere i balanse og vere solid i eit langsiktig perspektiv. Heradet må sikre seg eit forsvarleg økonomisk handlingsrom for å sikre gode tenester til innbyggjarane. Netto driftsresultat skal på sikt vere i samsvar med nasjonale tilrådingar. Lånegjelda skal være på et forsvarleg nivå. Heradet skal betala ned på gjeld med avdrag som er lik eller større enn avskrivingar. Kommunen skal ha et tilstrekkeleg stort disposisjonsfond for å kunne handtere uføresette utgifter. Det samla skatte- og avgiftsnivået i Voss herad skal ikkje auke frå dagens nivå som følgje av kommunesamanslåing. Overordna samordning av arealdisponering, bustadbygging, strategiske val for næringsutvikling ligg til Voss herad Arealplanlegging, bustadbygging, næringsutvikling, miljø, energi kan vurderast i geografisk avgrensa temaplanar der dette er mest tenleg. Voss herad skal vera ein pådrivar for samferdsle løysingar, for statlege og fylkeskommunale tenester- og arbeidsplassar, nasjonale mål og strategiar. KOMMUNANE SI ROLLE ER I ENDRING Kommunane er viktige demokratiske byggesteinar som løyser grunnleggjande samfunnsoppgåver og har fleire ulike roller: Tenesteyting: Leverandør av velferdstenester. Lovforvaltar: Utøva mynde etter lov, retta mot enkeltindivid, bedrifter eller organisasjonar. Samfunnsutvikling: Arealforvaltning, infrastruktur, tettstadsutvikling, næringsutvikling, miljø og folkehelse Demokratisk arena: Lokaldemokrati Arbeidsgjevar: Arbeidsgjevaransvar ovanfor tilsette. Samfunnsutviklinga påverkar organisering, styring og leiing av offentleg sektor. Overordna politiske målsettingar om modernisering, effektivisering og forenkling gjev føringar for kommunane. Utviklingstrekk som ny teknologi, digitalisering, globalisering og konkurranse om kompetente arbeidstakarar gjev økt behov for endring og fornying av offentleg sektor generelt og kommunane spesielt. Regjeringa si perspektivmelding frå 2017 gjer greie for fleire utviklingstrekk som kan utfordra den norske velferdsmodellen. Perspektivmeldinga og andre nasjonale føringar peikar på følgjande overordna utfordringar for offentleg sektor i åra framover: Omstilling og effektivisering sikra auka effektivitet i offentleg sektor Organisasjon og leiing sikra god organisering for å møta utfordringane i framtida Kompetanse sikra nok og rett kompetanse Innovasjon store og komplekse utfordringar krev nye løysingar Digitalisering utnytta potensialet for meir digitalisering av arbeidsoppgåver og tenester
Heilskapleg samfunnsplanlegging større og meir robuste kommunar MÅLSETJING FOR ORGANISASJONEN VOSS HERAD Organisering er viktig for å skapa ein effektiv organisasjon. Dersom Voss herad har organisert seg på ein god måte, vil det oftast bety at dei tilsette føler seg trygge. Det skapar tryggleik over kven som skal utføra dei forskjellige oppgåvene i organisasjonen og kvar myndet ligg. Dette betyr vonleg at arbeidsoppgåvene kan utførast meir effektivt. Når me byggjer den administrative organisasjonen i Voss herad må me allereie no leggja nokon raude trådar som skal hjelpa oss å halda ein stø kurs framover. Éin slik raud tråd er å fastsetja nokre organisatoriske målsetjingar som ei rettesnor: o Tillitsskapande organisasjon med høg måloppnåing o Profesjonelle og med høg etisk standard o Evne og kapasitet til strategisk leiing og styring o Stabs- og støttefunksjonar med ein riktig størrelse, og ei organisatorisk plassering som fremjar heilskap, effektivitet og fagleg tyngde o Organisering etter målgrupper o Effektiv og kvalitativ tenesteyting med god brukarinnsikt o Effektiv, tilgjengeleg og rettvis forvalting o Voss herad har ei heilskapleg og koordinert areal-, samfunns- og tenesteutvikling som legg vekt på gode arbeidsprosessar på tvers av fag- og tenesteområda. o Pålitelege og med høg gjennomføringskondis o Kommunikasjon prega av openheit, gjennomsiktigheit og klart språk o Skapande og inkluderande arbeidsgjevar med myndiggjorte leiarar og medarbeidarar Innovativ og endringsdyktig organisasjon med høgt meistringsklima og kultur for kontinuerleg forbetring Arbeidsmiljø prega av motivasjon, arbeidsglede og «me»-kultur.
POLITISK ORGANISASJONSMODELL Hovudnemndstrukturen Arbeidsdelinga i modellen byggjer på at saksfelta høyrer naturleg saman. Namna på utvala er gjevne deretter. I utgangspunktet skal arbeidsmengda vere jamt fordelt. Det saklege arbeidsområdet er definert slik at det er klårt kvar ei sak høyrer heime. Politisk organisasjonskart Føresetnader for organiseringa Gjennomgåande representasjon: Strukturen er utarbeidd med tanke på gjennomgåande representasjon, som tyder at medlemene i utvala vert valde blant heradsstyremedlemene. Det har gitt føringar for heile organiseringa, også fordi ein ynskjer at alle heradsstyrerepresentantane skal ha plass i eit utval. Gjennomgåande representasjon vil gje breiare demokratiske
prosessar. Det fordrar motiverte og engasjerte politikarar. Vidare gir det ein god arena for å læra det politiske system og få «opplæring». Det vert likevel opna for at heradsstyre sin varamedlem kan verte valde inn i hovudnemndene. Kva er det viktigaste for Voss herad 2020? Voss herad ynskjer attraktive utval med spanande arbeidsfelt og utviklingsområde. I den nye kommunen må det vera særleg merksemd på klima/miljø, teknologisk og demografisk utvikling. Me vil ha fokus på fylgjande: Samfunnsutvikling Miljø «Det grøne skiftet» Digitalisering Folkehelse Frivilligheit Bygga ein kommune der politikarane styrer, og får påverka kor ein skal i framtida og korleis ein ser føre seg å komme dit. Gjera politikken spennande, gje handlingsrom o Temamøte o Attraktivt o Skapa delingskultur o Gje ansvar Administrasjonsutval som del av formannskapet o Arbeidsmiljøutvalet vert eit reint administrativt utval Viktige prinsipp Alle utvala har delegert vedtaksrett og innstillingsrett direkte til heradsstyre. Alle kan handsama hastesaker og alle har i utgangspunktet same møtefrekvens. Delegering av avgjerdsrett til faste utval og administrasjonen. Målet er m.a. å sikra heilskapleg politisk styring og ei høveleg politikarrolle. Betre arbeidsformer og metodar. Eit felles politisk sekretariat tek hand om alle utvala. Voss herad er organisert etter formannskapsprinsippet. Lokalpolitisk arbeid skal vera meiningsfullt for lokalpolitikarane o god oversikt over saker som er på gang o rimeleg mengde saker til drøfting i heradsstyre og utval o saksutgreiingar er lett tilgjengelege o informasjon om korleis saker/vedtak blir/er blitt gjennomførde o kontakt/samspel med innbyggjarane i valperioden
Deltaking i lokalpolitisk arbeid skal vera interessant og tidsmessig mogleg for fritidspolitikarar. o sakspapir lett tilgjengeleg o møtetider som passar for flest mogleg. o rimeleg grad av frikjøp og møtegodtgjersle God samhandling mellom politikarar og administrasjon, der politikarane si hovudoppgåve er å legge premissane for korleis kommunen skal styrast o tidleg kjennskap til saker under vurdering i administrasjonen o eit aktivt forhold til vedtekne budsjettiltak og overordna planar o gjera det enkelt å få sett saker på agendaen Voss herad vil nytta fyljande verkemiddel: Årshjul for politiske utval Forventing om 2 temamøte pr. år i kvart utval Kva forventar heradsstyret av utvala? Årsmelding frå kvart utval Saksordførar føl saka frå A-Å (særleg i store saker) Representantar i dei ulike utvala o Engasjere flest mogleg i heradsstyre representera alle innbyggjarane Sikra gode instruksar der ein skildrar kva som er forventa av politikarane i dei ulike utvala. Rutinar for betre innsikt i saksområde og betre høve til politikkskaping : Kvart utval skal ein gong i året gå gjennom ein årsplan for utvalet, med oversikt over aktuelle saker og høve til å prioritera saksområde Aktuelle verksemdsplanar bør refererast i dei ulike utval Større politiske saker som skal behandlast i utval bør meldast til aktuelt utval, helst med kort notat, med høve til kort drøfting av sentrale problemstillingar. Alle brev/saker der kommunen er høyringsinstans skal førast på referatlista for aktuelle utval, eventuelt supplert med samandrag, som grunnlag for avgjerd om saksbehandling. I større saker bør saksordførar utpeikast før saka er ferdigbehandla i administrasjonen, med høve til å delta på orienteringsmøte o.l. Ein kortfatta instruks for saksordførarar bør vedtakast. Alle utval bør ha høve til meir uformelle spørsmål; open time, i byrjing eller slutt av møtet. I tillegg til referering i møteprotokoll skal spørsmål og svar i uavklarte eller ikkje ferdigbehandla saker loggførast og status ajourførast i komande møte inntil saka er utført. Heradsstyre og utval bør 1 2 gonger årleg ha temamøte med høve til grundig gjennomgang og generell drøfting av større saksområde, t.d.
næringspolitikk, kulturpolitikk, oppvekstvilkår, barnehage og skule, pleie og omsorg. o Dette kan og kombinerast med eit tidleg møte om budsjettarbeid for neste år/åra. Før sommaren bør det vera ei sak i heradsstyret om element i neste økonomiplan. Kvart utval skal ha høve til å koma med sine politiske prioriteringar for sitt saksfelt og at desse prioriteringane vert ein del av føringane for neste års budsjett Utkast politisk organisering for Voss herad Arbeidsgruppa har konkludert med framlegg til organisering slik: Formannskap inkl. administrasjonsutval (kommunelova 5-11), 3 faste utval (kommunelova 5), eit eige utval for kraftfondet og kontrollutval. Formannskap Formannskapet skal ha 9 representantar, inklusiv ordførar og varaordførar. Arbeidsområde for formannskapet: Budsjett, økonomi, lån og investeringar Overordna planarbeid, kommuneplan, områdeplan, sentrumsplan og reguleringsplan Selskapsavtalar Samarbeidsavtalar Eigarskapsmelding/ Eigarrolla Høyringar Sakshandsaming etter PBL. Klagesaker i hht. plan og bygningslova utgår frå Formannskapet, og vert sendt/ handsama direkte til fylkesmannen, unnateke dispensasjonssaker etter plan og bygningslova og jordlova. Utval for levekår Utvalet skal ha 9 representantar.
Både kommunalsjef for oppvekst og kommunalsjef for helse og omsorg stiller på alle møtene. Arbeidsområde: Barnevern Barnehage og undervisning Hjelpeordningar Helse og omsorg Rusmiddelvern, ruspolitikk og skjenkeløyve Flyktningpolitikk, asylpolitikk og integrering Velferdsstrategi Ungdomsarbeid/ Gryto og ungdomsråd Kulturskulen Temaplanar innan feltet Utval for samfunnsutvikling Utvalet skal ha 9 representantar. Målet med dette utvalet er å få eit utval med stor fokus på samfunnsutvikling, nyskaping og digitalisering. Samarbeid med næringslivet, og korleis ein ynskjer å utvikle Voss herad i framtida. Arbeidsområde: Kultur o Bibliotek o Kulturmidlar, tilskot og stipend, spelemidlar, kulturpris og utmerkingar, museum og idrettsanlegg, arrangementskommune Næring o Næringsutvikling, marknadsføring, næringsareal, Bedriftspris, Landbruksforvalting/ konsesjonssaker og overordna rammer for Kraftfondet. Miljø o Energi og klimaplan, miljø og naturforvalting, miljøvernpris Lag og organisasjonar Temaplanar innan feltet
Utval for samfunnstryggleik Utvalet skal ha 9 representantar (representant i beredskapsråd?) Arbeidsområde: Viltforvalting, naturvern (inkl. motorferdsel) og verneområde Beredskapsarbeid, beredskapsråd og ROS Brann og redning Fjord og vassforvalting Kraftutbygging Verdsarvkommune Besøksforvalting Veg inkl. namn, parkering og fond Vatn og avlaup Bustadforvalting (utleige, kommunale bygg og oppfyljing) Temaplanar innan feltet Administrasjonsutval Kommunen skal ha eit partssamansett utval som handsamar saker som gjeld tilhøvet mellom kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette (kommunelova 5-11). Arbeidsgruppa meiner at rolla som arbeidsgjevar vert best ivareteken ved at det er formannskapet som utgjer den politiske delen av administrasjonsutvalet. Medlemer: Formannskapet + 2 tillitsvalde Arbeidsområde for administrasjonsutvalet: Rutinar, planar, retningsliner og strategiar Arbeidsgjevarpolitikk Høyringar og uttalar som arbeidsgjevar utan arbeidstakarrepresentantane. Kraftfond Ein representant frå formannskapet og ein frå kvart utval + 5 representantar frå heradsstyre 9 representantar. Utarbeide rammer/ strategi for arbeidet som skal leggast fram for heradsstyret Utdeling av midlar Samarbeid med næringsliv Kontrollutvalet Utvalet har 1 representant frå heradsstyret Andre lovpålagte råd og utval Eldreråd/ Seniorråd
Råd for menneske med nedsett funksjonsevne Ungdomsråd Valstyre Valnemnd Røystestyre Takstutval for eigedomar Klageutval for eigedomsskatt Barnerepresentant etter plan og bygningslova Klagenemnd DELEGERING Kort om delegering Organisasjonsmodellen byggjer på ein relativ sterk grad av delegering. Delegering er ein føresetnad for den politiske heilskapsstyringa i kommunen. Omsynet til fleksibilitet talar og for stor grad av delegering. Delegering er ein føresetnad for å kunne fordele arbeidsbyrda, og vil venteleg gje ei meir interessant politikarrolle og vere med å vitalisere rolla. I utgangspunktet kan ein delegere alt med unntak av saker som lova fastset at «heradsstyret sjølv avgjer». Det rettslege innhaldet i eit delegeringsvedtak er at den ein delegerer til, kan ta avgjerd innan rammene av vedtaket, på vegne av det organet som delegerer. Det delegerande organ kan fastsetje retningsliner for korleis myndet skal utøvast, og kan t.d. stille krav om at visse vedtak skal treffast med kvalifisert fleirtal. Det faktum at mynde og ansvar i utgangspunktet ligg hjå det organ som delegerer, inneber og at trongen for, og opplegg for gode rutinar for tilbakemelding må vektleggjast.
INVOLVERING OG LOKALDEMOKRATI Voss herad vert ei stor geografisk eining med mange grender og lokalsentra. Vidare er det slik at avstanden mellom innbyggjarane og dei folkevalde vert større, jo større kommune. Dette er det viktig å ta omsyn til, og difor vert det lagt til rette for ulike former for involvering og for å styrka lokaldemokratiet. Grendautval For å sikra brei deltaking frå alle delar av heradet, vil det kunne etablerast grendautval i ulike delar av kommunen. Folkevalde vil i starten av kvar valperiode kunne ta initiativ til eit grendamøte der innbyggjarane i grendene sjølv avgjer om det skal opprettast grendautval. Eit grendautval vil til dømes vera høyringsinstans i saker som vedkjem grenda eller kunne ta opp saker på eige initiativ. I framlegg til kommuneplan for Voss herad er det definert til saman xxx lokalsentra og grender. Desse kan vera utgangspunkt for grendautval, men det kan og etablerast grendautval for mindre område, noko t.d. Jordalen grendalag er eit døme på. Grendalaga organiserer aktiviteten sin sjølve, men Voss herad vil oppmoda om å oppretta utvala ved starten av ein ny valperiode. Innbyggjarframlegg (kommunelova 12-1) Innbyggjarane i kommunen kan fremja forslag som gjeld verksemda til kommunen. Heradsstyret pliktar sjølv å ta stilling til forslaget dersom minst to prosent av innbyggjarane står bak det. Likevel er 300 underskrifter i kommunen alltid tilstrekkeleg. Open time Personar som er busette i Voss herad kan stille spørsmål til heradsstyret. Spørsmål kan stillast av ein sjølv, på vegne av annan person, organisasjon eller ei verksemd. Heradsstyret sine medlemmer og varamedlem, medlemmer i hovudutval/ komitear og varamedlem, kommunale tenestemenn inkl. tillitsvalde har ikkje høve til å stilla spørsmål. Spørsmåla bør i hovudsak gjelde kommunale tilhøve og vere av allmenn interesse for kommunen sine innbyggjarar. Spørsmål om einskildsaker etter forvaltingslova, saker på sakslista til det ordinære heradsstyremøtet eller saker som gjeld heradsstyret sin arbeidsgjevarfunksjon, er ikkje tema i open time.
Spørsmåla skal vere innleverte til kommunen sitt postmottak skriftleg (brev eller e- post) seinast 3 dagar før møtet. Spørsmålet vert lest opp av spørsmålsstillaren. Ordførar/ varaordførar/ rådmann svarar på spørsmål til kommunen. Ein representant for den einskilde partigruppe svarar på spørsmål til partigruppe Spørsmåla skal vere korte og ikkje overstige 3 minuttar. Svartid skal også haldast innanfor ei ramme på 3 minuttar. Spørjar har høve til eit kort tilleggsspørsmål eller replikk, og likeins svarar til ein tilleggskommentar til dette. Begge innan makstid 1 min. for kvar. RETNINGSLINER VOSS HERADSSTYRE Retningslinene er bygde på reglane i Kommunelova, Forvaltningslova og Offentleglova. 1. Heradsstyret si samansetjing og mynde Voss Heradsstyre har 43 medlemer og er kommunen sitt øvste kommunale organ med det overordna ansvaret for heile kommunen si verksemd. Heradsstyret gjer vedtak på vegner av heradet. 2. Saksførebuing Rådmannen har ansvar for at saker som skal handsamast i heradsstyret er forsvarleg utgreidde slik det er kravd i lov, reglement og andre bindande føresegner. I hovudsak legg rådmannen fram tilråding i saker som skal til politisk handsaming. Formannskapet legg fram tilråding til årsbudsjett og økonomiplan. 3. Innkalling til møte saksframlegg Heradsstyret held møte etter vedteken møteplan, og elles når ordføraren finn det naudsynt, eller når minst 1/3 av heradsstyrerepresentantane krev det. Ordføraren kallar heradsstyret inn til møte ved utsend innkalling og offentleg kunngjering. Innkallinga skal opplysa om tid og stad for møtet og ha ein oversikt over kva saker som skal handsamast. Innkalling og sakliste vert i hovudsak sendt ut elektronisk fredag to helger før møtet, og seinast 1 veke før møtet. Innkalling skal sendast til faste representantar, og til vararepresentantar etter trong. Sakliste og saksutgreiingar vert lagt ut på heimesida til heradet www.voss.herad.no og på stader som heradsstyret fastset.
4. Møteplikt. Forfall. Vararepresentantar Den som er vald inn i heradsstyret er plikta å delta i heradsstyret sine møte med mindre han/ ho har lovleg forfall. Dersom ein representant ikkje kan møta, skal han/ho straks melda frå til administrasjonen, som kallar inn vararepresentant. Vervet som heradsstyrerepresentant vil seie at du er valt inn i det øvste folkevalde organet i kommunen og skal prioritere det framfor dei fleste andre tillitsverv. Heradsstyret vert i tillegg gjort kjende i så god tid på førehand at det bør vera mogleg å unngå dei fleste møtekollisjonar. Det same gjeld for utval og råd. I desse organa er ein også meir sårbar ved forfall og kan risikere at organet ikkje er vedtaksført. Møteplikta gjeld på same måte her som i heradsstyret. 5. Møterett for andre Rådmannen, eller nokon i hans stad, er til stades i heradsstyremøtet. Han/ho har talerett og rett til å koma med framlegg. Rådmannen er ansvarleg for sekretariatsfunksjonen. Andre kan vera med i møtet når særskild lov eller føresegn gjev rett til det. Ordføraren, rådmannen eller heradsstyret kan kalla inn andre som kan gje opplysningar og utgreiingar. Desse kan ikkje delta i drøftingar. 6. Møtestyrar. Opne eller lukka møte Ordførar eller varaordførar leiar møta. Har begge forfall, må det veljast setteordførar og settevaraordførar. Møta i heradsstyret er opne. Heradsstyret skal lukka møtet når det ligg føre lovfesta teieplikt, eller når omsyn til personvern eller andre viktige offentlege interesser tilseier det. Personalsaker skal alltid handsamast i lukka møte. Det skal gjerast vedtak om å lukka eit møte, og vedtaket skal heimlast i lov. Folkevalde og andre som er til stades under møte som går for lukka dører, har teieplikt i samsvar med gjeldande lovreglar om teieplikt. Dersom sjølve vedtaket ikkje skal vera offentleg, skal det gjerast særskilt vedtak om dette og visast til lovheimel. 7. Møtet tek til Møteleiar ser til at eit lovleg minstetal av heradsstyrerepresentantane og møtande vararepresentantar er til stades, og kunngjer møtet som lovleg sett. Frå det tidspunktet og til møtet er heva kan ingen av representantane gå ut av møtesalen for kortare eller lengre tid utan løyve frå møteleiar. Representantar som kjem etter at
møtet er sett, skal melda seg til møteleiar før han tek sete, men etter at det er gjort vedtak i saka som er under handsaming når han/ ho kjem. 8. Ugildskap Når ein representant veit at han/ ho er ugild i ei sak skal ein melde til gruppeleiar i partiet, og partigruppa har sjølv ansvar for å kalla inn vara. Dersom det kan reisast tvil om gildskapen, skal han/ ho straks melda frå til administrasjonen for å få dette avklart. Det skal gjerast vedtak med grunngjeving og heimel i lov når ein representant trer ifrå grunna ugildskap. Partigruppa har sjølv ansvar for å kalle inn vara til saka. Representanten som er ugild skal ikkje delta i drøfting eller avgjerd i saka. 9. Sakshandsaminga Ordførar/møteleiar ser til at sakene vert handsama i den rekkjefølgja som er vedteken. Heradsstyret kan ta opp til realitetsavgjerd og gjera vedtak i ei sak som ikkje er på saklista dersom ikkje møteleiar eller 1/3 av heradsstyret motset seg dette. 10. Møteleiing Møteleiar refererer tittelen på saka som skal handsamast. Saksordførar legg fram saka og refererer tilråding. Møteleiar gjer merksam på dokument som er kome til i saka etter at det er gjeve tilråding. Dokument som er komen inn seinare enn 2 dagar før møtet vert ikkje tatt omsyn til. Møteleiar gjev ordet fritt. Representantane får ordet i den rekkjefølgje dei ber om det. Møteleiaren avgjer rekkjefølgja dersom to ber om ordet på same tid. 11. Saksordførar I saker frå dei faste utvala som skal vedtakast i heradsstyret, skal utvalet peika ut saksordførar til kvar enkelt sak. Saksordførar presenterer saka for heradsstyret. Det kan òg veljast saksordførar i større saker, td i samband med temaplanar, der saksordførar kan fylgje saka frå oppstart og fram til handsaming i heradsstyret. Saksordførar skal ha moglegheit til å setje seg godt inn i saka, for dermed kunne gje utval og heradsstyre godt grunnlag for å handsama saka. Saksordførar i større saker kan delta på opne møte og slik vera eit bindeledd mellom politikarane og innbyggjarane. Saksordførar kan i prosessen koma med løypemeldingar om arbeidet med saka, og slik sikre at fleire vert involverte. 12. Om ordskiftet Representantane skal retta orda sine til møteleiaren, ikkje til møtelyden. Han/ ho skal halda seg til saka eller til den delen av saka som ordskiftet gjeld. Møteleiar skal passa på at det vert gjort. Det må ikkje seiast noko krenkjande mot nokon i salen eller mot andre. Representantane må heller ikkje gje uttrykk for misnøye eller samtykke når andre har ordet. Dersom nokon bryt ordensføresegnene, kan møteleiar gje åtvaring. Dersom ikkje dette er nok, kan møteleiar nekta han/ ho ordet, eller la møtet røysta over spørsmålet om talaren skal utestengjast frå resten av møtet.
13. Møteleiaren i ordskiftet Dersom møteleiaren vil vera med i ordskiftet ut over det som ikkje gjeld korte innlegg, skal han teikna seg på talarlista og gje frå seg møteleiinga til varaordførar når han skal halda innlegg. 14. Taletid og ordskifteslutt I heradsstyret er det avgrensa taletid, normalt 3 min og 5 min i større saker som budsjett og økonomiplan. Ein har høve til å gje replikk, og det er rom for svarreplikk. Ein replikk skal vera svært kort, og vera eit direkte tilsvar på siste talar sitt innlegg. Ordførar kan gjera framlegg om å avslutta ordskiftet når han/ho meiner saka er tilstrekkeleg drøfta. Ordførar set då strek i ordskifte. Normalt vert dette annonsert, og dei som ynskjer får høve til å teikne seg på talarlista. Når strek er sett får ingen fleire ordet. 15. Framlegg Ein representant kan koma med framlegg i ei sak. Framlegget skal vera skriftleg, og ha underskrifta til den som legg det fram. Det kan fremjast munnlege framlegg når personar skal veljast eller tilsetjast, og ved framlegg om å utsetja ei sak. 16. Røysting Når ordskiftet er slutt, tek møteleiaren saka opp til røysting. Fram til røysting ar avslutta skal det ikkje vera meir ordskifte om saka og ikkje fremjast nye framlegg. Berre dei som er møtande representantar i heradsstyret og som er i salen når saka vert teken opp til røysting, har røysterett. Dei har plikt til å røysta. Ved val og tilsetjingar er det høve til å røysta blankt. Representantane kan ikkje forlata salen før røystinga er avslutta. Er ei sak oppdelt eller det er fleire framlegg, gjer møteleiar framlegg om rekkjefølgja i røystingane. Vert det ordskifte om røystinga, avgjer heradsstyret rekkjefølgja for framlegga som det skal røystast over. Før endeleg røysting kan det haldast prøverøysting. Prøverøysting er ikkje bindande. Det kan opnast for punktvis røysting. Resultatet av prøverøystinga skal protokollerast. Heradsstyret kan vedta at prøverøystinga skal gjelda som endeleg røysting. 17. Røystemåten Røysting skal gjennomførast på ein av følgjande måtar som skal godkjennast av heradsstyret etter framlegg frå møteleiar: Røysteteikn.
Møteleiar ber dei som er imot framlegget om å visa det med røysteteikn (handsopprekking eller reisa seg). Namneopprop. Møteleiar ropar opp namna til representantane, og dei svarer ja eller nei. Røystegjevinga til kvar enkelt skal protokollerast. Namneopprop skal brukast når møteleiar bestemmer det, eller ein representant krev det og får tilslutnad frå minst ¼ av representantane. Namneopprop kan også nyttast når møteleiar eller ¼ av representantane meiner at utfallet av røystinga ikkje er klarlagt ved røysting med røysteteikn. Ved spørsmål om namneopprop i slikt høve vert det avgjort ved røysting med røysteteikn utan ordskifte. Det skal avgjerast ved loddtrekking kva namn som startar røystinga, og vidare følgjer resten i alfabetisk rekkjefølgje. Skriftleg røysting. Skriftleg røysting kan berre nyttast ved val og tilsetjingar, og når minst 1 av representantane krev det. Møteleiar nemner opp 2 representantar som tel opp røystene og informerer møteleiar om resultatet. Ved likt røystetal i andre saker enn val, er møteleiar si røyst avgjerande. Ved likt røystetal i val, skal saka avgjerast ved loddtrekking. Ved likt røystetal under skriftleg røysting ved tilsetjingar, vil møteleiar si røyst vera avgjerande. Møteleiar må slik gje til kjenne kva han/ho har røysta. 18. Interpellasjonar Interpellasjonar er prinsipielle spørsmål der interpellanten eller svarar kan fremja forslag som skal takast opp til votering. Slike forslag blir gjerne vedteke sendt til ein annan kommunal instans for utgreiing og vidare behandling. Til vanleg vil heradsstyret sende slike forslag til formannskapet, og at formannskapet tek stilling til vidare saksbehandling. Ein interpellasjon vert fremja skriftleg av ein representant overfor ordføraren minst ei veke før heradsstyret sitt møte. Det vanlege er at interpellasjonar og svar blir sendt ut som saker (ev. tilleggssaker) før heradsstyremøte. Likeins er det vanleg med ei totalt avgrensa behandlingstid (f.eks. maks. 30 min.) i heradsstyret, og at interpellant og svarar får ordet to gonger kvar, mens andre talarar kan få ordet ein gong kvar. 19. Grunngjevne spørsmål Grunngjevne spørsmål er førespurnadar som gjeld konkrete forhold og skal fremjast skriftleg av ein representant overfor ordføraren innan tre kvardagar før heradsstyremøtet. Representanten sitt spørsmål og svaret blir ut lagt på representantane sitt bord til møtet. Det er vanleg at representanten får ordet for å leggje fram spørsmålet sitt, og deretter får svararen (som regel ordføraren - og då er varaordføraren møteleiar) ordet til svar. Spørjaren får høve til tilleggsspørsmål og svararen får tilleggssvar. Avgrensa taletid er vanleg. Det vert ikkje fremja forslag i samband med grunngjevne spørsmål. Andre enn spørjar og svarar kan ikkje delta i ordskiftet i samband med grunngjevne spørsmål.
20. Ro i salen og bygningen. Reglar for tilhøyrarane Møteleiar skal syta for ro og orden i møtesalen og huset elles. Han/ho skal syta for at talarane ikkje vert uroa. Det er ikkje tillate å uttrykkja støtte eller mishag. Vert saksførehavinga eller møtet elles hefta grunna uro i salen eller i huset, kan tilhøyrarane visast ut. Det same gjeld dersom det vert vist framferd som er i strid med god orden. Det skal ikkje hengjast opp plakatar eller delast ut materiell til heradsstyrerepresentantane utan løyve frå møteleiaren eller heradsstyret. 21. Møtebok Det skal førast møtebok frå heradsstyret sine møte. Ansvaret for tilfredsstillande føring ligg hjå møteleiaren. Møteboka skal innehalda: tid og stad for møtet møtande representantar og vararepresentantar tidspunkt for når representantar har gått frå og kome til under møtet framlegg lagt fram i møtet og kven dei er fremja av røystingar og røystetal fordelt på parti for framlegga vedtak avgjerder tekne undervegs om dagsorden, voteringar og andre opplysningar som er naudsynte for å vurdera om avgjerda er lovleg særmerknad/ protokolltilførsle frå einskildmedlemer møteboka vert send heradsstyremedlemene 22. Lovlegkontroll, jamfør kommunelova kapittel 27 Tre eller fleire medlemer i heradsstyret kan saman fremja krav om lovlegkontroll av vedtak gjort i heradsstyret, anna folkevald organ eller administrasjonen. Frist for å fremja lovlegkontroll er 3 veker etter at vedtak er gjort. Kravet skal setjast fram for det organet som fatta vedtaket. Dersom organet opprettheld vedtaket, skal saka sendast til departementet. Følgjande kan lovlegkontrollerast: a) endelege vedtak som er trefte av eit folkevalt organ eller den kommunale eller fylkeskommunale administrasjonen b) vedtak om eit møte skal haldast for opne eller lukka dører c) vedtak som gjeld spørsmål om inhabilitet. Følgjande kan ikkje lovlegkontrollerast: a) andre prosessleiande avgjerder enn dei som er omtalte i fyrste ledd bokstav b. og c. b) vedtak om tilsetjing, oppseiing eller avskjed
c) spørsmål om eit vedtak er i strid med avgjerder gitt i eller i medhald av lov om offentlege innkjøp. 23. Krav om å ta oppatt ei sak som er avgjort Formannskapet kan avslå framlegg om å ta oppatt ei sak som er lovleg vedteken av heradsstyret når det vert fremja før det er gått 3 månader etter at vedtaket vart gjort. Dette gjeld ikkje krav om ny handsaming som er fremja av Fylkesmannen eller eit departement. 24. Politiske komitear Heradsstyret kan oppretta ein komité når det er ynskjeleg med utgreiing av eit spesielt saksområde. Medlemer til komiteen skal veljast mellom heradsstyrerepresentantar og vararepresentantar. Heradsstyret fastset mandat for arbeidet. Komiteen skal gje tilråding direkte til heradsstyret. Administrasjonen syter for sekretariat. 25. Spesielle møteformer Temamøte Temamøte kan nyttast når heradsstyret ønsker ein brei debatt om eit interesseområde eller fagområde. Ordførar, møteleiar, ei gruppe eller andre som heradsstyret utpeikar, skal til vanleg oppsummera resultatet av temamøtet i neste møte. Høyringar Høyringar kan vere opne for alle, eller avgrensa til bestemte grupper, lag eller organisasjonar som heradsstyret ønsker å høyre. 26. Uttalar Heradsstyre kan på eige initiativ ta opp og vedta uttalar.