Reglement for Kvam heradsstyre (revidert i heradsstyresak 033/17)

Transkript

1 Reglement for Kvam heradsstyre (revidert i heradsstyresak 033/17) 1 Samansetning og mynde Kvam heradsstyre har 27 representantar, Jf. kommunelova (koml.) 7 pkt. 2. (Om plikt til å ta mot val og å delta i heradsstyret o.a. kommunale organ, gjeld reglane i koml. 14 pkt. 1 a-c m.m.). Heradsstyret er det øvste styrande kommunale organet og gjer vedtak på heradet sine vegner, så langt ikkje anna følgjer av lov eller vedtak om delegering, Jf. koml. 6. Konstituerande møte i heradsstyre skal haldast innan utgangen av oktober i valåret, Jf. koml. 17. I det konstituerande møtet skal det først veljast formannskap, ordførar og varaordførar. Heradsstyret kan oppnemna og leggja ned faste utval/komitear Jf. koml. 10. Kommunelova sine reglar om val av politiske organ gjeld. Det er heradsstyret som vel valstyret, Jf. Vallova Saksførebuing Med unntak av dei saker som gjennom særreglar skal handsamast på annan måte, jf. mellom anna kontrollutvalet sine oppgåver, skal rådmannen syta for at saker som skal opp i heradsstyret, er førebudde på forsvarleg måte slik det er kravd i lov, reglement og andre bindande føresegner, Jf. koml. 23 pkt. 2. Rådmannen fremjar som hovudregel innstilling i saker som skal til politisk handsaming. I tillegg kan ordførar stå for førebuing og innstilling i overordna politiske høyringssaker. Einskilde saker vert handsama i Formannskapet og Nærings-, plan- og bygningsutvalet eller Kontrollutvalet før dei kjem til handsaming i heradsstyret. I slike tilfelle er det desse utvala som innstiller til heradsstyret. I saker som har vore oppe til handsaming både i NPB og FSK, er det FSK som gjev tilråding til HST. Rådet for menneske med nedsett funksjonsevne og eldre, arbeidsmiljøutvalet, administrasjonsutvalet og ungdomsrådet kan fremja uttalar i saker innanfor deira arbeidsområde. I den grad saksgangen til ei sak ikkje er klarlagt i kommunelova eller delegeringsreglementet til Kvam herad, er det ordføraren som avgjer saksgangen. 3 Innkalling til møte saksførelegg Heradsstyret held møte når heradsstyret sjølv har vedteke det, når ordføraren finn det påkravd eller når minst 1/3 av representantane i heradsstyret krev det, Jf. koml. 32 pkt. 1. Ordføraren kallar heradsstyret inn til møte, både ved utsendt innkalling og ved offentleg kunngjering. Innkalling og kunngjering skal gje opplysning om tid og stad for møtet og oversikt over saker som skal handsamast. Innkalling og saklister m/vedlegg skal sendast ut med høveleg varsel, til vanleg minst 7 dagar før møtet, til representantane i heradsstyret, første vararepresentant, Kontrollutvalet, Rådet for menneske med nedsett funksjonsevne og eldre, hovudtillitsvalde og Hordaland folkeblad Jf. koml. 32 pkt. 2. Kunngjering av saklista bør skje 7 dagar før møtedato.

2 Tilråding til budsjett og økonomiplan skal kunngjerast i samsvar med koml. 44 og 45, (dvs. 14 dagar før budsjettmøte). Rådmannen skal syta for at det vert sendt ut møteinnkalling og sakslister m/vedlegg til representantane i heradsstyret, første vararepresentant, Kontrollutvalet, Rådet for menneske med nedsett funksjonsevne og eldre, hovudtillitsvalde og Hordaland folkeblad. Saklistene m/saksutgreiing er også tilgjengeleg på Internett, under politikk / møteplan. Samstundes med at innkallinga er kunngjort, skal saklista til møtet, saman med andre dokument som ikkje er unnateke frå offentleg gjennomsyn, normalt vera tilgjengelege for ålmenta. Ordføraren har mynde til å vurdera og avgjera kva som er offentleg tilgjengeleg og kva som skal vera unnateke. Saksdokument/innstillingar som er merkte "ikkje offentleg" skal berre sendast/leverast ut til representantar som skal handsama saka. Dei som mottek dokument som er merkte på denne måten, pliktar å teia om det dei får kjennskap til. Dei skal som hovudregel levera dokumenta attende til administrasjonen/sekretariatet når saka er ferdig handsama. 4 Møteplikt - forfall vararepresentantar Den som er vald som representant i heradsstyret, plikter å delta i heradsstyret sine møte, med mindre han/ho har gyldig forfall. Dersom ein representant eller innkalla vararepresentant ikkje kan møta, skal han/ho utan opphald melda frå om dette til politisk sekretariat og opplysa om forfallsgrunn. Administrasjonen skal straks kalla inn vararepresentant. Ordføraren har overordna ansvar for innkallinga, og dersom ho/han er kjend med at ein representant ikkje kan vera med på ei sakshandsaming fordi han/ho er ugild, Jf. koml. 40 pkt. 3 a c, skal ordførar syta for at vararepresentant vert kalla inn. Forfall under møtet skal straks meldast til ordførar/møteleiar. Vararepresentant som er til stades, eller som kan kallast inn, skal då koma inn i staden for vedkomande som må gå i frå. Ein vararepresentant som er lovleg kalla inn, skal ikkje gå frå ei påbyrja sak før saka er ferdig, jamvel om den valde representanten eller personar som står lengre framme i rekkja av vararepresentantar, kjem til under drøftinga av saka. 5 Møterett - rådmann o.a. - deltaking i møte Rådmannen er med i møtet. Han/ho har talerett, personleg eller ved ein av sine underordna, Jf. koml. 23 pkt. 3. Rådmannen syter for nødvendig sekretariathjelp under møtet. Andre kan, når særskilde lovføresegner gjev rett til det, delta på møtet med dei rettar og plikter som er fastlagt i det einskilde høvet. Heradsstyret avgjer elles om andre enn dei som er nemnde framføre, kan ta del i møtet på same måte. Leiaren i Kontrollutvalet har møte- og talerett i samsvar med koml. 77 pkt. 1.

3 6 Møteprinsipp/møtestyring - opne eller lukka møte Heradsstyret gjer sine vedtak i møte, Jf. koml. 30 pkt. 1. Møta skal som hovudregel haldast for opne dører, Jf. koml. 31 pkt. 1. Ordførar eller varaordførar styrer møtet. Dersom begge har forfall, skal heradsstyret velja møteleiar (setteordførar) ved fleirtalsval. Møteleiaren kan etter oppmoding, gje løyve til at forhandlingane i heradsstyret vert tekne opp på lydband, video e.l. eller vert kringkasta over radio eller fjernsyn, såframt dette ikkje verkar forstyrrande på gjennomføringa av møtet. Slikt løyve kan berre gjevast under opne møte, Jf. koml. 31 pkt. 2. Heradsstyret kan vedta å handsama ei sak for stengde dører når omsynet til personvern eller andre tungtvegande private eller offentlege interesser tilseier dette jf. koml. 31. Før vedtak vert gjort, skal spørsmålet drøftast, dersom møteleiaren krev det eller heradsstyret vedtek det. Personalsaker skal alltid handsamast for lukka dørar, Jf. koml. 31 pkt. 3. Dersom vedtaka skal vera unnateke offentleg innsyn, må det gjerast særskilt vedtak om det. Dei folkevalde har teieplikt om informasjonen dei får vedk. saker unnateke off. innsyn jf. 3, 4. ledd i dette reglementet. Vedtak om å lukka møtet skal protokollerast og heimlast i lov. Vedtak om at vedtaket i ei sak skal vera unnateke offentleg innsyn, skal protokollerast og heimlast i lov. Ulike typar møte: 6.1 Temamøte Denne møteforma kan nyttast når heradsstyret ønskjer ein brei debatt om eit interesseområde eller fagområde som grunnlag for plan eller budsjettprosessar, eller utforming av ein heilskapleg politikk på vedkomande område. Temamøte skal varslast særskilt, og kan omfatta heile, eller delar av eit møte i heradsstyret. Som grunnlag for møtet skal det til vanleg utarbeidast eit grunnlagsmateriale som omtalar tema, formål med møtet, den faktiske situasjon og eventuelle utviklingstrekk på området og anna bakgrunnsmateriale som heradsstyret avgjer. Det kan inviterast foredragshaldar, sakkunnige eller andre ressurspersonar som kan tilføra fagkunnskap eller kunnskap om temamøteprosessar. Heradsstyret kan vedta at det skal nyttast gruppearbeid, "summegrupper" eller andre prosseshjelpemiddel i møtet. Ordførar, møteleiar, ei gruppe eller andre som heradsstyret utpeikar, skal til vanleg oppsummera resultatet av temamøtet ved møtet slutt.

4 6.2 Høyringar I arbeidet med saker som vedkjem alle, eller spesielle grupper av innbyggjarane, kan det gjennomførast høyringar. Ei høyring kan skaffa kunnskap og registrera meiningar og oppfatningar om sentrale spørsmål og problem som ei sak reiser. Høyringar kan vera opne for alle, eller avgrensa til bestemte grupper, lag eller organisasjonar som heradsstyret ønskjer å høyra. Ei høyring kan vera i forkant av eit ordinært heradsstyremøte, men skal haldast klart skilt frå møtet. Møteleiar skal på førehand fastsetja taletid for dei som får ordet. Ei oppsummering av høyringa skal anten gjerast rett etter høyringa, i neste møte eller på eit nærare bestemt heradsstyremøte i ettertid. Opne høyringar skal kunngjerast offentleg i god tid på førehand. Avgrensa høyringar skal kunngjerast ved å venda seg til den aktuelle målgruppa. Skriftleg grunnlagsinformasjon mv. skal gjerast offentleg/oversendast i god tid før høyringa slik at deltakarane kan førebu seg til høyringa. 7 Møtet tek til Ved byrjinga av møtet skal møteleiar syte for at det vert halde namneopprop av representantar og møtande vararepresentantar. Dersom det lovlege minste tal representantar/møtande vararepresentantar er til stades, Jf. koml. 33, vert møtet erklært for lovleg sett. Frå dette tidspunkt fram til møteleiar hevar møtet, kan ingen av representantane i forsamlinga forlata salen for kortare eller lengre tid utan løyve frå møteleiar. Representantar og vararepresentantar som kjem etter at møtet er sett, eller som føretek skifte med andre representantar / vararepresentantar, må før slikt skifte vert gjennomført, melda frå til møtesleiar og sekretær slik at skiftet vert lovleg protokollert. Møtet er ope for tilhøyrarar (publikum), Jf. koml. 31 pkt. 1 med unntak av situasjonar som krev at møtet vert lukka Jf. koml. 31 pkt Dersom møtet går over lengre tid, skal møteleiaren syta for at det er sett av rimeleg tid til pausar.

5 8 Spørsmål om innkalling, forfall, sakliste m.m. Dersom møteleiaren eller nokon frå heradsstyret reiser tvil om forfall til representantar som ikkje er til stades (melde eller ikkje melde), skal forfallet drøftast og avklårast. Det same gjeld spørsmål knytt til innkalling og sakliste. Spørsmål og interpellasjonar skal handsamast først i møtet innan gjeldande tidsramme. Det er ikkje høve til replikkordskifte ved spørsmål og interpellasjonar. Er ei sak teke opp til realitetshandsaming, må møtet halda fram til saka er avgjort eller til det er gjort vedtak om at saka skal utsetjast. Heradsstyret kan ta opp til realitetsavgjerd og treffa vedtak også i saker som ikkje er nemnde i innkallinga eller som ikkje står på saklista, dersom ikkje møteleiar eller 1/3 av møtande representantar motset seg dette. 9 Habil/ inhabil Når ein representant veit at han/ho er inhabil eller det kan reisast tvil om dette, skal han/ho så snart han/ho har teke i mot innkallinga til møtet, melda i frå til politisk sekretariat/ordførar slik at habilitet kan vurderast og eventuelt vararepresentant kan varslast og kallast inn. Den som er inhabil i ei sak, Jf. koml. 40 pkt. 3, a, b og c, og Jf. habilitetsreglane i forvaltningslova kap. II, 6-10, skal ikkje vera med å drøfta eller avgjera ei sak, og skal før sakshandsaming startar be om at habilitet vert vurdert. Bakgrunn for å reisa spørsmål om ein representant er habil/inhabil skal protokollerast Vedtak om å erklæra ein representant habil/inhabil skal protokollerast og grunngjevast, med heimel i lov. Dersom det er stilt spørsmål om inhabilitet for fleire representantar i ei sak, kan ingen av dei delta ved handsaming av eigen eller andre representantar sin habilitet/inhabilitet jf. Fvl ledd. Særregel: Representantar er ikkje ugilde ved val til offentlege tillitsverv, eller ved fastsetjing av godtgjersle o.l., for slike verv (jf. Kommunelova 40 pkt. 3a). 10 Behandling av sakene på saklista Ordførar/møteleiar ser til at sakene vert behandla i den rekkjefølgje som er vedteke. Ordførar/møteleiar gjer særskilt merksam på dokument som er kome til etter at det er gjeve innstilling i saka Saksordførar Kvam heradsstyre har innført ordning med bruk av saksordførar. Saksordførar skal gje ei nyansert oppsummering av innhaldet i saka, behandlingsprosessen og eventuelt mindretalsinnstillingar.

6 Ordførar/møteleiar avgjer om enkelte saker er av ein slik karakter at det ikkje er behov for eigen saksordførar, det er då ordførar/møteleiar som gjev ei kort orientering om innhaldet i saka. Heradsstyret kan og vedta å nemna opp saksordførar som skal følgja saka gjennom den administrative utgreiings- /planprosess og fram til slutthandsaming (Jf. Stortinget si ordning med saksordførar). Møteleiar skal spørja om nokon ønskjer ordet, og gjev ordet i den rekkjefølgje dei ber om det. Ber fleire om ordet samstundes, avgjer møteleiar rekkjefølgja. Dersom saker som ikkje står på saklista, vert avviste etter reglane i koml. 34, skal saka oversendast ordførar for nærare vurdering. 11 Om innlegg i ordskiftet Talarane skal retta orda sine til ordførar, ikkje til møtelyden eller andre personar. Dei skal halda seg nøye til saka eller til den del av saka som ordskiftet gjeld. Ordførar skal passa på at dette vert gjort. Talarane må ikkje ordleggja seg slik at dei valde representantane, møtelyden eller andre har grunn til å kjenna seg krenkte. Ingen må gje uttrykk for si meining med å laga ståk eller uro i salen. Utan at møteleiaren eller heradsstyret har gjeve løyve til det, kan heller ingen gjennom plakatar eller på annan visuell måte gje uttrykk for sitt syn. Møteleiaren skal åtvara personar som bryt desse føresegnene, to gonger om det trengst. Hjelper ikkje det, kan møteleiaren ta ordet frå talaren eller la møtelyden røysta over spørsmålet om talaren skal stengjast ute frå resten av møtet. 12 Møtestyring Møteleiar kan berre stogga ein talar dersom talaren bryt føresegnene i dette reglementet eller gjer seg skuldig i ei mistyding som må rettast. Dersom møteleiaren vil vera med i ordskiftet meir enn den utgreiinga som er nemnd framføre i pkt. 10, må han/ho melda seg på talarlista på vanleg måte og koma til orde når hans/hennar tur kjem. 13 Taletid og ordskifteslutt Kva tid som helst i møtet, kan heradsstyret med vanleg fleirtal vedta kor lang taletida for kvart innlegg skal vera. Den generelle taletida vert sett til 5 min pr. innlegg. ( Eigne reglar for spørsmål og interpellasjonar) Med vanleg fleirtal kan det gjerast unntak for dette for ordføraren, for kvart politisk parti, og for personar som er valde til saksordførarar for ei gruppe i møtelyden. Med vanleg fleirtal kan og heradsstyret gjera unntak for rådmannen og i særlege høve for tenestemenn som på vegne av rådmannen greier ut saker. Dersom ikkje anna er vedteke, er det høve til replikkordskifte.- Kvar representant kan ha 2 replikkar pr. sak. Taletid for replikk er sett til 1 min. Finn møteleiaren at ei sak er ferdigdrøfta, fremjar han/ho forslag om at strek vert sett. Før strek vert sett, vert talarlista referert. Dei som står att på talarlista, skal få høve til å avslutta.

7 Heradsstyret kan med vanleg fleirtal vraka eit slikt forslag, og vedta at ordskiftet skal halda fram til så lenge. Dersom møteleiaren har sett sluttstrek for å melda seg på talarlista, og det vert lagt fram nye forslag til vedtak i saka, skal møteleiaren gje høve til ordskifte om dei nye forslaga. 14 Spørsmål, interpellasjonar og temadrøftingar Utanom dei sakene som står i innkallinga/sakslista til heradsstyremøtet, kan representantar og vararepresentantar som deltek i møtet, retta førespurnader til ordføraren Jf. koml. 34 punkt 2. Spørsmål og interpellasjonar etter 18 skal fremjast skriftleg seinast 7 vekedagar før heradsstyremøtet. Spørsmål og interpellasjonar etter 18, skal handsamast først i møtet, dvs. før sakslista. Spørsmål og interpellasjonar skal normalt handsamast i den rekkjefølgje dei kjem inn. Heradsstyret kan, med vanleg fleirtal, fråvika dette. Det kan brukast totalt 60 min. til spørsmål og interpellasjonar per møte. Handsaming av ein interpellasjon skal ikkje vara meir enn 30 min., med mindre heradsstyret med vanleg fleirtal vedtek å forlengja debatten. Taletid for spørsmål og interpellasjonar er sett til 5 min per innlegg. Det er ikkje høve til replikkordskifte ved spørsmål og interpellasjonar. Interpellasjonar/ spørsmål som ikkje er handsama innan avsett tid må fremjast på nytt Spørsmål til ordførar Enkle førespurnader om konkrete saker kan fremjast som spørsmål til ordførar. Ordføraren kan la rådmannen eller ein som opptrer på vegner av rådmannen, svara. Ved handsaming av spørsmål kan den som spør, og den som svarer, ha eit innlegg kvar. Dei kan dessutan ha ordet ein gong kvar til konkrete merknader. Ingen andre skal ha ordet Interpellasjonar Førespurnader av prinsipiell art, der det vert føresett meir omfattande svar og eventuelt debatt, vert å handsama som interpellasjon. Dersom interpellasjonen vert meld seinare enn 7 dagar, kan ordføraren nøye seg med eit kortfatta førebels svar og ta saka opp til full handsaming i neste møte. Under den fulle handsaminga av interpellasjonen kan interpellanten, ordføraren og den som svarer på interpellasjonen, om dette er ein annan enn ordføraren, få ordet 2 gonger. Elles skal ingen ha ordet meir enn ein gong. Interpellasjonar skal gjerast kjend for representantane ved møtestart.

8 14.3 Spørsmål til rådmannen For å få klarlagt aktuelle spørsmål, skaffa til veie faktisk kunnskap om konkrete saker som vedkjem grupper av innbyggjarane eller som har generell interesse for alle innbyggjarane, kan representantane i heradsstyret eller vararepresentantane som skal på møte, stilla spørsmål til rådmannen. Spørsmålet skal stillast til rådmannen uansett kva del av administrasjonen spørsmålet vedkjem. Spørjaren og rådmannen får taletid på inntil 5 minutt kvar for å reisa spørsmålet og svara på det. Ingen andre får ordet under behandling av spørsmålet. Dersom det og er reist spørsmål eller interpellasjonar til ordføraren, vert spørsmål til rådmannen sett opp som neste punkt. I tvilstilfelle avgjer ordføraren etter samråd med rådmannen om det er ordførar eller rådmann som skal svara på spørsmålet Forslag m.m. Under føresetnad av at eit fleirtal i heradsstyret er samd i det, skal forslag som er fremja under spørsmål og interpellasjonar, normalt sendast over til rådmannen eller det politiske organ som har ansvaret for saksområdet. Heradsstyret kan også realitetshandsama forslag og fatta vedtak i slike saker, dersom ikkje møteleiar eller 1/3 av heradsstyrerepresentantane set seg imot dette, Jf. koml. 34 pkt Temadrøftingar /orientringar Ordføraren, i samråd med heradsstyret, kan leggja opp til temadrøftingar / orienteringar om spesielle emne. Slike møter eller delar av møte skal vera klårt skild frå det ordinære møtet / den ordinære saklista og skal anten leggjast i forkant eller etterkant av eit ordinært møte, eller som eit særskild temamøte. 15 Fremja sak framlegg Heradsstyrerepresentantane har rett til å reisa sak for politisk handsaming i heradsstyret. Berre valde representantar/vararepresentantar kan fremja forslag i møte. Forslaget skal formast ut skriftleg, skrivast under av den som set det fram på eige ark, og leverast til møteleiaren. Forslag som kan fremjast munnleg: Framlegg om personar som skal veljast eller tilsetjast, Framlegg om at saker som står på saklista, skal utsetjast eller sendast attende til underordna politiske organ. Framlegg som går ut på at eit anna framlegg skal vrakast.

9 Rådmannen eller den som møter på hans/hennar vegner, har talerett (Jf. 5), men ikkje formell forslagsrett i møtet eventuelt forslag frå rådmannen som ikkje er ein del av innstillinga må derfor takast opp og fremjast av personar som har formell forslagsrett i høve til dette reglement. Møteleiaren skal ta opp att og referera forslaga før røysting skjer. Dersom eit forslag er omfattande, skal møteleiaren syta for at forslaget vert trykt opp og delt ut for gjennomlesing før røystinga. 16 Røysting Når ordskiftet er slutt, tek møteleiaren saka opp til røysting. Fram til røystinga er avslutta, skal det ikkje vera meir ordskifte om saka eller fremjast nye forslag. I denne tida er det heller ikkje høve til å ta opp andre saker. Berre dei som er møtande representantar i heradsstyret, og som er i salen når saka vert teken opp til røysting, har røysterett. Med unntak av saker som gjeld val og tilsetjingar der det er høve til å røysta blankt, Jf. Kommunelova 40 pkt. 2, har representantane plikt til å røysta. Representantane kan ikkje forlata salen før røystinga er avslutta. Er ei sak oppdelt, eller det skal røystast over meir enn eitt forslag, fremjar møteleiaren forslag om rekkefølgje for røystingane. Vert det ordskifte om dette, avgjer heradsstyret med vanleg fleirtal rekkefølgja for dei forslaga som skal takast opp til røysting. 17 Prøverøysting Før endeleg røysting i ei sak, kan heradsstyret halda prøverøysting. Prøverøystinga er ikkje bindande. Er innstillinga, eller det forslaget som ligg føre, delt opp i punkt o.l, bør det til vanleg først røystast førebels over kvart punkt. Resultatet av prøverøystinga skal protokollerast. Heradsstyret kan vedta at prøverøystinga skal gjelda som endeleg røysting 18 Røystemåten Røysting skal gjennomførast på ein av følgjande måtar som skal godkjennast av heradsstyret etter framlegg frå møteleiar: Stillteiande godkjenning: Røystinga skjer ved at møteleiar refererer forslaget, og gjev klart uttrykk for at forslaget vert sett som vedteke dersom det ikkje kjem motseiingar. Når møteleiar gjev melding om at det ikkje er registrert motseiingar vert framlegget rekna som vedteke.

10 Røysteteikn: Røystinga skjer ved at møteleiar oppmodar dei av møtedeltakarane som er i mot framlegget om å visa det ved handsopprekking eller ved å reisa seg. Når møteleiaren avgjerd det eller eit medlem krev det, skal det gjennomførast kontraprøve ved at dei som røystar for framlegget viser det ved handsopprekking eller ved å reisa seg. Røysteteikn v/alternative framlegg: To alternative framlegg vert sett opp mot einannan. Møteleiaren oppmodar dei som støttar det eine framlegget om å reisa seg eller rekkja opp ei hand, dei som støttar det andre framlegget held seg i ro. Ved namneopprop: Røystinga går føre seg ved at møtedeltakarane klart svarar ja, eller nei når møteleiaren ropar opp namna til møtedeltakarane. Røystegjevinga til kvar representant skal protokollerast. Namneopprop skal brukast når møteleiaren bestemmer det, eller ein representant krev det og dette får tilslutnad frå minst 1/4 av møtedeltakarane. Namneopprop kan også brukast når møteleiaren eller minst 1/4 av møtedeltakarane meiner at utfallet av røystinga ikkje er klarlagt etter bruk av røysting med røysteteikn og kontraprøve. Avgjerd om å bruka røysting ved namneopprop i saka, tek ein ved bruk av røysteteikn. Kva namn som startar røystinga vert avgjort ved loddtrekning. Deretter vert røystinga gjennomført i alfabetisk rekkjefølgje. Skriftleg røysting: Skriftleg røysting kan berre nyttast ved val og tilsetjing. jf. koml. 35 pkt. 5. Skriftleg røysting ved val og tilsetjing skal gjennomførast når minst ein representant krev det. Røystinga skjer ved at møtedeltakarane skriv sitt standpunkt på ein nøytral røystesetel, utan underskrift. Ved val og tilsetjingar er det høve til å røysta blankt. Røystesetlane skal samlast inn, to personar som møteleiar peikar ut tel opp røystene og informerer møteleiar om resultatet. Dersom det ved røysting oppstår likt røystetal, gjeld følgjande: Ved likt røystetal i andre saker enn val er møteleiar si røyst avgjerande Jf. Kommunelova 35 pkt. 1. Ved likt røystetal under val Jf. koml. 36 og 37 jf. 35, pkt. 1, vert saka å avgjera ved loddtrekking. Ved likt røystetal under skriftleg avrøysting ved tilsetjingar, vil møteleiaren si røyst vera avgjerande Jf. koml. 35 pkt. 1. Møteleiaren må difor i slike høve gje til kjenne korleis ho/han har røysta.

11 19 Folkerøysting Kvam heradsstyre kan leggja større saker ut til folkerøysting. Nærare reglar for folkerøystinga vert vedteke i heradsstyret i kvart einskild høve. 20 Innbyggjarinitiativ 1. Heradsstyret pliktar å ta stilling til eit forslag som gjeld kommunal verksemd, dersom minst 2 prosent av innbyggjarane, alternativt 300 i kommunen, står bak forslaget jf. koml. 39 a pkt Heradsstyret skal ta stilling til forslaget seinast 6 månader etter at det er fremja. (Tidsfristen gjeld ikkje dersom forslaget er knytt til behandling i forbindelse med pågåande plansak etter plan- og bygningslova) Initiativtakarane skal informerast om dei vedtak som vert gjort og dei tiltak som vert gjennomført som følgje av forslaget jf. jf. koml. 39 a pkt Eit forslag med same innhald kan ikkje fremjast to gonger i løpet av same valperiode. Eit forslag kan heller ikkje setjast fram på nytt før det er gått fire år sidan forslaget sist ble fremja jf. jf. koml. 39 a pkt Det er ikkje klagerett på vedtak i saker som er fremja etter reglene i denne paragrafen, med mindre dette følgjer av andre regler jf. jf. koml. 39 a pkt Tidspunkt for heradsstyret sine møte Ordinære møte i heradsstyret skal vera i samsvar med vedteken møteplan. Møteplanen skal helst omfatta eit kalenderår og godkjennast på siste heradsstyremøtet føregåande år. Ordføraren kallar inn til møte i samsvar med møteplan. Heradsstyret sine møte skal normalt finna stad på tysdagar, med start kl og vera avslutta innan kl , (inkludert informasjon førespurnader og interpellasjonar). To møte per år skal vera på dagtid (budsjettmøtet og siste møtet før sommaren). Heradsstyret kan i særskilde høve, og etter forslag frå møteleiaren, halda fram møtet ut over kl Ordføraren har høve til å kalla inn til møte på dagtid, når ho/han finn det mest praktisk. 22 Opplæring og informasjon til folkevalde 22.1 Ansvar Ordførar er hovudansvarleg for opplæring og informasjon til dei folkevalde.

12 22.2 Grunnleggjande opplæring Så snart som mogeleg etter at heradsstyret er valt og har konstituert seg, legg ordførar i samråd med rådmann opp til kurs for det nye heradsstyret der dei grunnleggjande prinsippa for kommunal verksemd vert gjennomgått Fortløpande opplæring Det skal i heradsstyreperioden drivast opplæring av heradsstyremedlemer og av medlemer i råd, styre og utval når dette er turvande for at dei skal kunna utføra sine tillitsverv på ein tilfredsstillande måte Informasjon Ordførar i samråd med rådmann har ansvaret for informasjon til representantane i heradsstyret, andre utval råd og styre om deira sosiale rettar som folkevalde. Reglementa skal vera tilgjengeleg for dei folkevalde, tilsette i Kvam herad og publikum på og den nye politikarportalen Ombodsutval Ved byrjinga av kvar ny heradsstyreperiode vel heradsstyret eit ombodsutval som består av gruppeleiarane i heradsstyret. Utvalet skal minst ein gong i valperioden førebu rullering av, og fremja forslag til eventuelle endringar i dei ulike reglementa for politiske utval i Kvam herad. Dette gjeld særskilt reglementet Arbeidsvilkår for folkevalde i Kvam herad. Utvalet skal vidare sjå til at naudsynt opplæring og informasjon vert gjeve dei folkevalde i tråd med 22.3 i dette reglementet. 23 Sendenemnder mottaksnemnd Når utsendingar frå organisasjonar eller grupper ynskjer å møta heradsstyret for å gje fråsegn i ei sak, skal dei venda seg til ordføraren med spørsmål om dette, seinast 7 dagar før møtet. Heradsstyret avgjer om utsendingane skal verta mottekne. Har heradsstyret gjeve samtykkje, skal ei mottaksnemnd møta dei før møtet tek til eller i ein pause i møtet. Dersom det er mogeleg, skal kvar partigruppe i heradsstyret vera representert i nemnda. Ordføraren eller varaordføraren leier nemnda dersom nokon av desse er med. I motsett fall skal nemnda sjølv velja leiar. Når utsendingane har gjort greie for ønskjemåla sine, eventuelt levert fråsegn i skriftleg form, skal leiaren for mottaksnemnda gje heradsstyret melding om ærendet til utsendingane. Gjeld det ei sak som er nemnd i innkallinga, skal leiaren gje melding når saka er føre. Elles skal meldinga gjevast når heradsstyret har gjort seg ferdig med dei sakene som er nemnde i innkallinga. Då gjeld reglane om forslag i samband med spørsmål/interpellasjonar, Jf. 14 i dette reglement.

13 24 Orden i salen og bygningen - Reglar for tilhøyrarane under møtet Møteleiaren skal syta for at det er ro og orden i møtesalen, areal for publikum og i rådhuset elles. Han/ho skal syta for at talarane ikkje vert stogga eller uroa frå nokon kant. Tilhøyrarar skal halda seg rolege under heile møtet. Det er ikkje tillate å gje uttrykk for støtte eller mishag. Tilhøyrarar har ikkje tilgang til arealet der heradsstyrerepresentantane sit. Dette gjeld under møte og i pausar. Vert saksførehavinga, og møtet elles, heft på grunn av uro og oppstyr i salen og Rådhuset elles, kan uromakarane visast ut. Det same gjeld dersom dei elles syner framferd som er i strid med god orden. Teikningar, tabellar o.l. må ikkje setjast opp i salen når det er møte, utan at møteleiaren eller heradsstyret har gjeve løyve til det. Det skal ikkje leggjast ut materiell til heradsstyrerepresentantane, eller opp utan etter godkjenning frå ordføraren. Dersom tilhøyrarane ikkje følgjer ordensreglane, skal møteleiaren straks bryta av forhandlingane og åtvara tilhøyrarane om at dei vil verta vist vekk frå møtet om det gjentek seg. 25 Møtebok/Møteprotokoll Det skal førast møteprotokoll over heradsstyret sine møte, Jf. koml. 30 pkt. 3. Ansvaret for tilfredsstillande føring av møteprotokollen ligg på møteleiaren. Møteprotokollen skal innehalda opplysningar om: Tid og stad for møtet Representantar som ikkje møtte og vararepresentantar som møtte Oversikt og tidspunkt over representantar som har gått frå og kome til under møtet Framlegg som er fremja i møtet og kven som har fremja dei Røystingar og røystetal for dei ulike framlegga Vedtak Avgjerder som er teke undervegs om dagsorden og voteringar og andre opplysningar som er nødvendige for å vurdera om avgjerda er teke på lovleg måte Særmerknader/ protokolltilførsel i møteboka etter krav frå einskildmedlemer. Møteleiaren avgjer om det skal vera høve til slik merknad. Dersom møteleiar avviser ønsket, eller det kjem motseiingar frå eit medlem mot avgjerda til møteleiar om å gje høve til merknad, skal heradsstyret avgjera spørsmålet. Møteleiar skal skriva under møteprotokollen. Kopi av møteprotokollen skal sendast/gjerast tilgjengeleg for: Alle representantane i heradsstyre, 1.vararepresentant i heradsstyret, og vararepresentantane som deltok på møtet, medlemmene i Kontrollutvalet, Rådet for menneske med nedsett funksjonsevne og eldre og Hordaland folkeblad. Møteprotokollen skal førebels godkjennast av møteleiar før utsending. 26 Ekstern informasjon Møteinnkalling med sakspapir og møteprotokollar frå møtet i heradsstyret og andre styreorgan, er i utgangspunktet offentlege dokument. Med dei unntaka som er fastsette i lov og forskrift og i dette reglementet i 6, skal desse dokumenta vera tilgjengelege for publikum på Kvam heradet si heimesida og møteportalen.

14 27 Heradsstyret sitt tilsyns- og kontrollansvar Heradsstyret har det øvste tilsynet med heradet si samla forvaltning Jf. koml. 60 pkt. 1. Gjennom kontrollutvalet, Jf. koml. 60 pkt. 2, fører heradsstyret den fortløpande kontroll. Nærare reglar for kontrollutvalet sitt arbeid er fastsett i eige reglement. 28 Lovlegkontroll og krav om å ta opp igjen ei sak som er avgjort 28.1 Lovlegkontroll Tre eller fleire medlemer av heradsstyret kan saman fremja krav om lovlegkontroll av vedtak fatta i heradsstyret, anna folkevald organ eller administrasjonen, Jf. koml. 59 pkt Frist for å fremja lovlegkontroll er som for forvaltningsklage, dvs. 3 veker etter vedtaket er gjort, jf. koml. 59 pkt. 7 og Forskrift om tidsfrist for krav om lovlegkontroll Krav om å ta opp igjen ei sak som er avgjort Ordførar kan avvisa eit forslag om å på ny ta opp ei sak som er lovleg vedteke av heradsstyret, når forslaget vert fremja før det er gått 3 månader etter at vedtaket vart gjort. Denne regelen gjeld ikkje krav om ny behandling som er fremja av fylkesmannen eller eit departement. Ordføraren skal gje melding om slik avgjerd i det første etterfølgjande heradsstyremøtet. Formannskapet og næring-, plan- og bygningsutvalet kan avvisa krav frå heradsstyremedlemer om ny handsaming av saker som er lovleg avgjorde av det same heradsstyret, dersom kravet kjem før det er gått tre månader frå den dagen heradsstyret gjorde endeleg vedtak i saka. Heradsstyret, formannskapet, og plan- og bygningsutvalet kan sjølv avvisa krav frå eigne medlemer om ny handsaming av saker som er handsama av det aktuelle utvalet. Desse føresegnene gjeld ikkje krav om ny handsaming som kjem frå eit departement eller fylkesmannen. 29 Talerett og uttalerett Medlemar av Rådet for menneske med nedsett funksjonsevne og eldre, Ungdomsrådet og valde representantar for brukargrupper av kommunale tenester kan i særlege høve, når styreorganet finn dette føremålstenleg, få høve til å uttala seg eller gje kommentarar til ei einskild sak. Slike grupper skal på førehand i rimeleg tid før møtet, melda frå til møteleiaren om eit slikt ynskje. Det er styreorganet gjennom fleirtalsvedtak som kan gje slikt løyve. 30 Etisk åtferd og reglar for orden m.m. Alle som tek del i sakshandsamings- og vedtaksprosessen under møte i heradsstyret, rådmann og dei som opptrer på hans vegne og eventuelt andre skal følgja dei reglar for orden og etisk framferd som Kvam heradsstyre har fastsett for arbeid i Kvam herad, Jf. Etiske retningsliner for folkevalde og etiske retningsliner for tilsette i Kvam herad.

15 32 Politiske arbeidsgrupper / adhoc-utval 32.1 Oppnemning av politiske arbeidsgrupper Kvam heradsstyre kan oppretta tidsavgrensa politiske arbeidsgrupper i samsvar med koml. 39 pkt. 1. Heradsstyret fastset sjølv retningsliner Retningsliner for politiske arbeidsgrupper /adhoc-utval ( 39. 1) 1. Medlemer til arbeidsgruppene/utvala skal veljast mellom dei faste representantane i heradsstyret og 1. vararepresentant frå kvart parti 2. Blanda grupper: Heradsstyret kan og vedta at representantar frå administrasjonen eller eksterne representantar skal delta i gruppa med fulle rettar, evt. berre delta som fagpersonar utan røysterett 3. Heradsstyret vel leiar for utvalet. Leiar skal veljast mellom dei faste representantane i heradsstyret. 4. I politiske arbeidsgrupper/blanda arbeidsgrupper bør det vera minst 40 % av kvart kjønn. 5. Arbeidsgruppene får namn etter tema /oppgåva. 6. Administrasjonen syter for sekretariat 7. Ved oppnemning av arbeidsgruppene skal heradsstyret fastsetja: Mandat for arbeidet Økonomisk ramme Tidsramme Innstillingsmynde Deltaking frå administrasjonen eventuelt eksterne (blanda utval). 8. Arbeidet til politiske arbeidsgrupper startar og endar i heradsstyret. Er mandatet uklart skal gruppa snarast råd melda det til heradsstyret, og be om mandatavklaring. Mandatet skal og avklara om saksgangen skal gå via formannskapet. 9. Arbeidsgruppene skal gje løypemeldingar til heradsstyret. 10. Rådet for menneske med nedsett funksjonsevne og eldre har møterett i arbeidsgruppene. 33 Tilleggsinformasjon til møta Innspel til saker som står på saklista må vera motteke av Kvam herad v/ postmottak minst 3 arbeidsdagar før møtet - om innspela skal verta vidareformidla til utvalet. Alle relevante dokument bør sendast som e-post til medlemmene i utvalet/ gjerast tilgjengeleg på politikarportalen seinast 2 arbeidsdagar før møtet. Det er alltid ordførar /utvalsleiar som har den formelle avgjerdsmynde med omsyn til kva ny dokumentasjon som skal leggjast fram i møtet i tillegg til det som er sendt ut med møteinnkallinga. Innspel som vert sendt direkte til medlemmene i utvala, skal også sendast Kvam herad (postmottak) og til rådmann. Utvalsleiar skal ha ansvaret for at dette vert gjort.