Endelig rapport etter undersøkelse av Stord kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Stord kommune Saksnummer: 15/00121 Virksomhetens adresse: Borggata 2 5417 STORD Tidsrom for undersøkelsen: 24. - 25. februar 2016 Kontaktperson i kommunen: Tone Riisnæs Fra Kartverket: Nils-Arnt Moen John Th. Aalstad, leder Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen oppfyller ikke alle krav til dokumentasjon av oppmålingsforretning og merking og måling av grenser. Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger.
2 Det ble ikke gitt noen merknader ved dette tilsynet. Utarbeidet dato: 26. februar 2016 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen John Thomas Aalstad ledet tilsynet i Stord kommune
3 Innhold 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknad... 6 6. Gjennomføring... 6 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Stord kommune i perioden 24.-25. februar 2016. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Stord kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 1. desember 2015. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
3. Dokumentunderlag 5 Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende 2 avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oppfyller ikke alle krav til dokumentasjon av oppmålingsforretning og merking og måling av grenser. Avvik fra: Matrikkelloven 33 og 34, matrikkelforskriften 34 og 41. Kommentar: Matrikkelforskriften har detaljerte krav til protokoll fra oppmålingsforretning og merking og måling av grenser. Matrikkelforskriften 34 har detaljerte krav til grensejustering, deriblant krav til dokumentasjon av verdianslag for involverte matrikkelenheter. Etter matrikkelforskriftens 34 fjerde ledd: «Grensejustering skal ikke redusere eller øke verdien på noen av de involverte enhetene med mer enn folketrygdens grunnbeløp». Matrikkelforskriften 41 fjerde ledd krever at punktene skal måles med nøyaktighet som oppfyller krav i gjeldende standarder. Det følger av femte ledd at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder godkjent av Statens kartverk. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 5 utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjonen. Dette ble bekreftet i intervjuene. Det foreligger ikke dokumentasjon på at verdien av arealet er vurdert ved grensejustering I de utlånte sakene er kravet til to eller flere uavhengige registreringer (målinger) av samme punkt ikke oppfylt jf kapittel 5.1.1.3 i «Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser» Målinger gjennomføres med for kort tidsseparasjon. Det er ikke laget fullstendig rapport fra målingene og beregningene, jf. standardens kapittel 5.1.3. Standarden gir retningslinjer for utforming av rapporten. Denne rapporten skal blant annet dokumentere at målingene og beregningene er innenfor kravene i gjeldende standard. Resultatet av beregningen skal være vurdert og kommentert. Dette ble bekreftet i sluttmøtet.
6 AVVIK 2 Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b og 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd framgår det at, samtidig skal forstås som senest fem dager. I forskriften 3 bokstav b står det bl.a. at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens bruttoareal. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon skjer senere enn fem dager etter at byggetillatelse er gitt, og at informasjon om bruttoareal i liten grad blir ført. Dette ble bekreftet i sluttmøtet. 5. Merknad Det ble ikke levert noen merknad under dette tilsynet: 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 24. februar 2016 ble 6 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 25. februar 2016 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 7 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 16.02.2016 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart for Stord kommune 6. Delegasjonsreglement, datert 12.02.2015 7. Saksliste for oppmålingssaker 2014-2015 8. Saksmapper for 2 oppmålingsforretninger og 3 grensejusteringssak 9. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 10. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og etterslep ved føring av bygg 11. Rapport fra matrikkelen om status på adressering VEDLEGG 2 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Stord kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings møte Intervju Sluttmøte Magnus Mjør Rådmann X X X Lovise Vestbøstad Enhetsleder RBO X X X Ove Jarle Skaar Fagansvarlig byggesak X X Øyvind Agdestein Fagansvarlig oppmåling X X X Yngve Sagvaag Lunde Matrikkelfører oppmåling X X X Håvard Pedersen Matrikkelfører bygg X X X Fra Kartverket deltok Nils-Arnt Moen og John Thomas Aalstad, med sistnevnte som tilsynsleder.