Referat fra møte i DP 9.5: Styring, økonomi og anskaffelser Delprosjektleder: Geir Henning Iversen Fra prosjektet: Hogne Eidissen, Elin Byberg Til: DP-deltakerne, Rådmenn til eventuell distribusjon i egen kommune, Kopi til: Prosjekt Senja kommune Fra: Elin Byberg Saksnr./Arkivkode Dato 18.april 2018 Sted Tilstede Forfall Referent Torsken kommunehuset Gryllefjord Tommy Hagen Lisbet Falltin Elisabet Norlund Heidi Jacobsen Angelika Strobel Hogne Eidissen Elin Byberg Helle Bendiksen Mona Jensen Elin Byberg Andre møtende Under sak Sak nr Hva saken gjelder og konklusjon 1 Referat fra forrige møte Kommentarer til referatet: - Lenvik er i kartlegging på det som ikke er sendt inn. Leveres når det er klart. - Status på avtalene skulle være klar til nå er ikke i mål - DP skulle være ferdig med foreløpige oppgaver til sommeren, vil komme nye oppgaver utover året Oppfølging Ansvar/frist Prosjektleder Hogne Eidissen vil foreslå på utvidet ledermøte førstkommende fredag å minimere antall møter fremover. Hvordan kan informasjonsflyten være fremover, hvilke beslutninger skal tas i de ulike Hogne Eidissen, prosjektleder: hogne.eidissen@senja.kommune.no Telef.: 90782522 Side 1
møtene? Viktig å beholde de ulike møtene mellom delprosjektlederne kan de møtene også organiseres annerledes med mindre grupper for å sikre informasjon mellom for eksempel de administrative delprosjektene? Referat godkjent 2 Valg økonomisystem, status Haster å få tatt noen beslutninger, har ikke mer tid av veien. Tommy Hagen har undersøkt erfaringer fra andre kommuner og foreslår at man henter erfaringer fra og gjør slik som nye Ålseund. Fagmiljøet har anbefalt videreføring av Visma som økonomisystem. Heidi Jacobsen har fått forslag på kontrakt fra Visma, er sendt til DP gruppen. Alle modulene skal kunne knytte seg til de vi har uten at det blir dyrere. Det er behov for å kvalitetssikre kontrakten og se til at den inneholder de behov som vi har. Faggruppe 9.5.3 får kontrakten oversendt slik at de kan gå gjennom å sjekke om det mangler noe Kontraktsmessige/kontraktsrettslige og formkrav ser Tommy Hagen på sammen med Hogne Eidissen. Tommy Hagen/Hogne Eidissen ASP løsning og lokal drift, er det noen forskjell? Ønsker vi en løsning der vi har folk som kan dette selv eller skal man få andre til å drifte dette? Delprosjektgruppen må også gi signaler på om man øsnker ASP eller drifte selv. Om man ikke har dedikerte ressurser ville ASP vært gunstig Blir veldig avhenging av enkeltpersoner når man skal ha lokal drift DP 9.5 ønsker en ASP løsning og formidler det til IT, uavhenging av hvilket system det blir. Må gjøres en intensjonskunngjøring når man velger å videreføre Visma som økonomisystem i Senja kommune. Det må også lages en begrunnelse på hvorfor vi kan videreføre Visma som skal ligge som vedlegg til intensjonskunngjøringen. Dette etter mal fra nye Ålsesund. Ta med i vår inensjonskunngjøringen om at det vil bli vurdert om 2-3 år å gå ut på anbud.
Tommy Hagen lager utkast til intensjonskunngjøring som DP 9.5 gir tilbakemelding på. Må være på plass før vi signerer en kontrakt. Kontrakten skal signeres med den nye kommunen. Utfordringen er at vi ikke per nå har en juridisk part. Lager man en felles kontrakt som blir likelydennde for alle de fire kommunene som signeres av de fire rådmennene? Tommy Hagen sjekker med nye Ålesund hvordan de har løst dette. Eventuelt Sandefjord. Visma har sikkert også en formening om dette, vi er ikke første kommune med denne problemstillingen Angelika Strobel orienterte om et nettseminar med Visma hvor tema var kommunesammenslåing. Der sa man at kontrakt bør tegnes senest 2 år før sammenslåing for å få et ordentlig løp og tilpasninger fremover mot at den nye kommunen skal være i drift. Tommy Hagen Må også ta stilling til de ulike fagsystemene. Kartleggingen er gjort. Når kan vi lage intensjonskunngjøring på de andre systemene? Der hvor alle de fire kommunene har samme systemer i dag bør man videreføre. Skal den kartleggingen som er gjort løftes inn i DP 9.5? Må gå gjennom denne oversikten slik at vi får besluttet. Hva skal videreføres og hva skal sies opp. Der vi for eksempel er like slik som på arena og eik, der ønsker vi å videreføre. Der det er ulikt må det tas noen beslutninger om hvilket fagsystem som skal brukes i den nye kommunen. Kan gjøres et forarbeid og kommunisere på e-post mellom medlemmene i elprosjektgruppen frem til neste møte Faggruppen 9.5.3 må møtes før neste møte i DP 9.5 for å gi sine innspill/anbefalinger. Må innkalles til et møte i 9.5.3 ganske raskt Må få satt 9,5,3 i arbeid, er mye fagspesifikt og forberedende arbeid som må og kan gjøres nå Kan møte i 9.5.3 avholdes neste uke hvor man ser på avtaleforsalg fra Visma og kartleggingen som er gjort av fagsystemene? Forslag på møtedag, onsdag 25. april. Heidi Jacobsen innkaller til møte fra kl. 09.00-12.00 Møte blir på rådhuset på Finnsnes. Heidi Jacobsen innkaller faggruppen Angelika Strobel sjekker møterom og bestiller Må tas beslutninger også på system; interkommunalt, spesialisthelsetjenester etc. Hvordan bygge disse opp? kommer som trinn 2,3,4
Ønskelig å videreføre Arena. Elisabet Norlund tar kontakt med Arena for å få pris på videreføring av det vi har i dag. Elisabet Norlund Arbeidsgruppe 9.5.3 har møte onsdag 25, og kommer på bakgrunn av dette med anbefalinger av hvilke økonomisystemer som ønskes videreført, jfr kartleggingsoversikt systemer utarbeidet av dp 9.5 tidligere. 3 Hovedbankavtalen Geir-Henning Iversen orienterte delprosjektgruppen om dialog med Finanskjøp. De anbefaler at man gjorde en jobb nå og at man fikk på plass en likelydendne hovedbankavtale for de fire kommunenen som kan overføres til Senja kommune. Må være lik konkurranse som går ut, felles anskaffelse. Er enklere om man gjør denne jobben nå. Orienterer de omkringliggende kommunene i Midt- Troms at man gjør dette. Hovedbankavtalen som går nå utløp 1. april 2018. Alle de fire bør prolongere dagens avtale Står i kontrakten 2+1+1 år. Hovedbankavtale i dag må prolongeres så den gjelder frem til 31. mars 2019 Ny hovedbankavtale felles for de fire kommunenen og som går over til Senja kommune settes i gang etter det. Kan lages et råutkast til konkurransegrunnlag som man kan gjennomgå, se på hva vi har og hva vi ønsker Geir- Henning Iversen sjekker med Finansinnkjøp som bistår kommuner på dette og ber om et tilbud på utarbeidelse av et felles konkurransegrunnlag. Geir-Henning Iversen 4 Budsjett Senja 2020 Etter sist møte i DP 9.5 ble det besluttet å ta kontakt med Telemarksforskning for å be de bistå med utarbeidelsen av et skyggebudsjett for Senja kommune 2020.
Signaler som er gitt er at det ligger ann til en økning på ca 4.5 mill som kommunenne har som mer inntekt de neste 15 årene. Fra år 20 etter at kommunene er sammenslått skal ligger det ann til at man skal ta ned driften/gevinstrealisering på 58 millioner. Må ha et bevist forhold til dette tidlig. Skal ikke effektivisere og kutte i oppstartsfasen, bør ha en plan fra år tre etter sammenslåingen. Basistilskudd frosent på 2016 nivå. På sammenslåingstidspunktet vil det utgjøre ca 4 mill i tapte inntekter for den nye kommunen. Mister prisveksten med at basistilskuddet er frosent og man går glipp av merinntekter på ca 4 mill fra sammenslåingstidspunktet. KS og Telemarksforskning er satt på saken og det jobbes opp mot departementet for å få dette endret, samme prosess som man gjorde for å endre regionsenter tilskuddet. Smørbrødliste fra KLP på pensjonssiden hva man bør være obs på i forbindelse med kommunesammenslåing, må ha med seg i budsjettarbeidet. Er oversendt prosjektleder. 5 Eventuelt Heidi Jacobsen stilte spørsmål om den administrative organiseringen som skal vedtas og er under utarbeidelse. De ansatte er spent på hvordan arbeidsplassene blir fordelt. Vil være møte med felles ledergruppe fredag, håper å lande denne da, men mulig man må ha et møte til. Alle må ha et eierskap til organisasjonskartet. Konferanse Gardemoen/erfaringsseminar Vi er kommet langt og får bekreftelser på det. Møte med Gudrun Grinnaker (prosjektleder for sammenslåingen Sandefjord, Andebu, Stokke) og Cecilie Sæther fra KS advokatene Innplasseringsdokumentet skal ut på høring internt i kommunene og henger sammen med administrasjonskartet Begynner å danne seg et bilde nå hvordan kartleggingen skal foregå på kommunalsjefene Definere områder som er aktuelt å kjøre kartlegging
på. Skal være et drøftingsmøte med alle hovedtilitsvalgte. Angelika: Kirkelig fellesråd, møte med Lenvik kirkelig fellesråd Digitalisering har ikke kommet så langt der. Vi får/kan få flere firma i system pga avlegging av regnskap på fire menighetsråd og ett kirkelig fellesråd i fremtiden Skal kommunene ha ansvar for kirkeregnskap vil det ikke bli ett regnskap men fem. Avtalt med kirkevergen i Lenvik om at de kommer seg inn i den digitale faktureringsflyten, må jobbe seg inn i den digitale flyten I bestillingen til Visma ligger det at det skal være et kirkelig fellesråd. Må undersøkes nærmere. Se hva for eksempel Ferde kommune har gjort. Erfaringer for andre? Skal regnskapet for det nye kirkelige fellesrådet føres i Senja kommune eller skal de kjøpe den tjenesten hos andre? Må avklares. Viktig: Må lages en ordentlig tjenesteytingsavtale! Hvor langt er DP 9.1 gruppen kommet med å se på fagssytemer? Eks visma skole, visma flykninger etc. Må komme innspill fra de ulike fagmiljøene hva de ønsker videreført. Elisabet: Økonomirrapportering. Skal rapporteres til fellesnemnda den 23. mai 2018 Kan man få tid ut april mnd for å bli ferdig med saka som skal til fellesnemnda? Få alt med i rapporten til og med 11. april for å sammenfatte til økonomirapport til fellesnemnda Vedtak fra fellesnemda frikjøp av de tilitsvalgte sendes til Elisabet som legger det ved saken. Angelika skal føres timeregnskap på hvor mye tid man bruker på hvert delprosjekt osv. Kan man heller sette et fast beløp? Alle krav til prosjektet skal dokumenteres jfr tilbakemelding fra revisjonen. Fakturaflyt Senja kommune. Hvordan fungerer det? Faktureringspraksis, kommer det til Lenvik, men skal til Torsken? Alle fakturaer som skal betales skal til Torsken Må skille mellom investering og drift, og avgiftstyper. Gi informasjon om kontrakter som inngås til de som sitter med regnskapsføring i Torsken
Neste møte i DP 9.5 Neste møte satt opp til 6. juni, men da er det ledersamlinger. Foreslås flyttet til 14. juni fra kl 09-12.00 Møte blir på Finnsnes.. Må koordineres med DP 8.4