Åpen dag om pensumlistesystemet Leganto USN, Drammen 14/6 2018
Litt om navn BIBSYS ble fusjonert med CERES og deler av Uninett ved årsskiftet Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan for forskning og høyere utdanning har vært midlertidig navn frem medio mai Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning er det nye navnet på organisasjonen
Pensumlistesystem-teamet ved Unit Tjenesteekspert: Emmanuelle Dabin Teknisk støtte: Roar Berg Tjenesteansvarlig: Asbjørn Risan + tilgang til utviklingsteam
Hvorfor pensumlistesystem?
Hvorfor pensumlistesystem? «Det er stor variasjon på kvaliteten på pensumlistene. Dette skyldes i stor grad mangel på gode pensumverktøy og kunnskap om muligheter innen lenking.» Fra papir til digitalt pensum (2011-2012)
Hvorfor pensumlistesystem? Rot og mangel på system og maler Manglende lenker til ressurser/fulltekst Ikke automatisk oppdatering av lenker til ressurser/fulltekst Dårlig gjenfinnbarhet for studenter Manglende oversikt over hva som er på pensum og kostnader knyttet til dette Manglende fleksibilitet og rom for endring av både lister og innhold Tungvint å endre og fornye pensum. Baserer seg på manuelt arbeid, ingen funksjoner for høsting av bibliografiske data Mangelfull kommunikasjon mellom aktører: Faglærer, studiekonsulent, bibliotek, bokhandel, student Analyse og statistikk: Ingen enkel mulighet til å analysere hva som er på pensum Dårlig utnyttelse av eksisterende ressurser, og i noe grad dobbeltbetaling av innhold Utfordrende å følge kopieringsregler og opphavsrett knyttet til innhold. Mye ulovlig «skjult» pensum i LMS (Fronter, It s Learning o.l.) Prosjektet: Digitalt pensumsystem (2013-2014)
Hvorfor felles pensumlistesystem? Prosjektet mener videre at det er naturlig å tenke fellesløsninger for digitale pensumsystemer, både for pensumlister og digitale kompendier. UH-sektoren har stor suksess med utvikling og bruk av fellesløsninger (Cristin, FS, BIBSYS, o.l.) og en slik løsning vil hindre at hver enkelt institusjon må selv gjennomføre anskaffelse, implementere nødvendige integrasjoner, o.l. Dette vil også kunne føre til at sektoren kan få en felles struktur på pensumlister, som er lett gjenkjennelig for studenter og faglærere på tvers av institusjoner. Prosjektet: Digitalt pensumsystem (2013-2014)* *Undertegnede var involvert i prosjektet
Felles anskaffelse av pensumlistesystem BIBSYS besluttet å gjennomføre en anskaffelse/anbudsrunde på et pensumlistesystem på vegne av UH-sektoren Poenget med en felles anskaffelse var å forenkle prosessen, effektivisere integrasjoner og skape et fellesskap for pensum Hovedhensikten med pensumlistesystemet skulle være: en enklere oversikt over hva som er pensum i et fag med enkel tilgang til tilgjengelig fulltekst for studenten lettere håndtering og registrering av pensum for faglærer enhetlig behandling av pensum for institusjonen
Felles anskaffelse av pensumlistesystem Inviterte institusjoner til å delta på felles anskaffelse Anbudsrunde gjennomført i 2017 og systemet Leganto ble valgt fra Ex Libris Forutsetning i kontrakten at alle som ønsker det kan gå inn i kontrakten i løpet av kontraktens varighet på samme vilkår Ikke nødvendig med ny anbudsprosess Rask implementering og oppstart
Hva er Leganto (esperanto: Leser) Leganto er en løsning for tilgjengeliggjøring, opprettelse og vedlikehold av pensumlister Arbeidsverktøy for faglige og administrative ansatte Gir tilgang til pensumlister for studenter Månedlige oppdateringer med nye funksjoner og forbedringer Tett integrert med andre systemer som læringsplattform, søkesystem og biblioteksystem
Hva er Leganto Læringsplattform (Canvas eller tilsvarende) Studentenes plattform Andre læringsressurser/informasjon Oversikt over pensum for et emne Søke opp og inkludere referanser/pensum Søkesystem (Oria) Søk i artikler og dokumenter Reservering og bestilling Pensumlistesystem (Leganto) Tilgangsinformasjon og bestilling Biblioteksystem (Alma) Bibliotekets ressurser Låntakerregister Tilgangsinformasjon fysiske og elektroniske ressurser
Pensumlistekonsortiet
Konsortieorganisering Institusjonene som benytter pensumlistesystemet er organisert som er samarbeidskonsortie Leganto tilbys som system for vedlikehold av pensumlister til deltakerne Det er opprettet et styre og konsortiet vedtar budsjett og plan for leveranser kommende år på det årlige konsortiemøte
Deltagende institusjoner Høgskolen i Innlandet Høgskolen i Molde Høgskolen i Østfold Høgskulen i Volda* Høgskulen på Vestlandet Nord Universitet Norges miljø- og biovitenskaplige universitet OsloMet Universitetet i Agder Universitetet i Sør-Øst Norge * Ny deltager i konsortiet fra 1.1. 2018
Units rolle
Units rolle Bistår med implementeringen av systemet og tett oppfølging i oppstartsfasen Støttetjenester (veiledninger, support) Nasjonale tilpasninger og integrasjoner Kontraktsadministrasjon og oppfølging av leverandør og deres forpliktelser
Bistår med implementeringen av systemet og tett oppfølging i oppstartsfasen Hjelp med oppsett av systemet og integrasjoner Forslag til standardkonfigurasjon Kompetanse på funksjoner og muligheter Jevnlige møter (skype) Prosjektplattform (Basecamp)
Støttetjenester (veiledninger, support) Regelmessige møter med institusjonene og dialog med prosjektgruppen gjennom samhandlingsplattform (Basecamp) Sender ut jevnlig informasjon om nye funksjoner, oppdateringer og endringer Utarbeider veiledninger: http://www.bibsys.no/hjelp/leganto-pensumlistesystem/veiledninger/
Nasjonale tilpasninger og integrasjoner Integrasjon med eksterne systemer Oria: Pensuminformasjon på de bibliografiske postene er søkbare BOLK: Unit sitter i en arbeidsgruppe som skal definere hvordan bokutdrag kan registreres i BOLK via pensumlistesystemet. Arbeidsgruppen skal komme med en anbefaling i løpet av våren. Ex Libris har satt av utviklingstid for å realisere dette i Q3/Q4 2018 FS: Import av emnedata Data hentes fra FS og importeres til Alma/Leganto Publisere data tilbake til FS. Ikke realisert/arbeidet med foreløpig Arkivering av pensumlister: Vil se på løsninger for dette Oversettelse av systemet til norske språk (nynorsk, bokmål og samisk)
Kontraktsadministrasjon og oppfølging av leverandør og deres forpliktelser Jevnlig kontakt/møter med prosjektledelse og produktledelse Månedlige statusmøter med Ex Libris support Følger med på release-notes og presentasjon av nye versjoner og roadmap Supportsaker mot Ex Libris pr mars 2018 Endringsforslag pr mars 2018 21 6 25 58 25 19 Lukkede og løste saker Åpne saker med planlagt release Saker under behandling Aksepterte og løste endringsforslag Aksepterte endringsforslag Endringsforslag registrert i NERS/Ideas
Kort om prismodell Prismodellen er basert på antall beståtte 60 studiepoengsenheter (fra NSD) Todelt modell: 1. del: lisens til Ex Libris (beløp pr 60-studiepoengsenhet) 2. del: bidrag til konsortiet for å dekke felleskostnader, basert på størrelse, inndelt i 4 kategorier
Kort om prismodell forts. 1. år vil det være en implementeringskostnad + en %-vis andel av årlig kostnad basert på hvor mye som gjenstår av året når systemet tas i bruk Eksempel: Hvis systemet tas i bruk i august er kostnaden første år implementeringskostnad + 4/12 av årlig kostnad
Spørsmål? Ta kontakt om du vil vite mer om: Leganto og/eller konsortiet Hvordan du kan teste systemet Pris og prismodell Hvordan bli med! Telefon: 95 88 41 31 E-post: asbjorn.risan@bibsys.no
Referanser Fra papir til digitalt pensum: http://www.ub.uio.no/om/prosjekter/avsluttet/digitaltpensumsystem/fra-ptild-pensum/ Digitalt pensumsystem: http://www.ub.uio.no/om/prosjekter/avsluttet/digitaltpensumsystem/