Arbeidsreglement for Alta kommune (forslag til versjon 2) Alta kommune Fagområde Personal Tema Kvalitetssystem Arbeidsgiverpolitikk Virksomhet/ avdeling Alle Pers.håndbok kap.1 Utstedt av/ dato Lønns- og pers.avd 23.06.11 Versjon nr./dato 1 11.03.96 2 Godkjent av/ dato Adm. utv. Adm. utv 11.03.96 INNHOLD 1. Formål, rettslig grunnlag og ansvar for reglementet...1 2. Ansettelse...2 3. Ansettelsesbrev / arbeidsavtale...2 4. Politiattest...2 5. Tuberkulosekontroll...2 6. Arbeids- og hviletider...3 7. Overtid...3 8. Ferie...3 9. Utbetaling av lønn...4 10. Fravær fra arbeidet...4 11. Permisjon...4 12. Stedfortredertjeneste / konstituering...4 13. Godtgjørelse for reiseutgifter...5 14. Bruk av mobil eller annen elektronisk kommunikasjon (EK) i arbeidet...5 15. Alminnelig orden...5 16. Behandling av utstyr...5 17. Adgang til endring av tjenesteforholdet...5 18. Oppsigelse av tjenesteforhold...6 18.1 Melding om oppsigelse fra arbeidstakerens side...6 18.2 Disiplinære reaksjoner...6 19. Aldersgrense og pensjonsordning...6 20. Livsfasepolitikk...6 21. Sluttattest - sluttintervju...7 22. Annet lønnet arbeid / bierverv...7 23. Mottak av gaver og ytelser...8 24. Taushetsplikt...8 25. Forholdet til media...8 26. Forsikring og låneordninger...9 Utfyllende beskrivelser og regelverk knyttet til arbeidsreglementet finnes i personalhåndboken på kommunens Intranettside. Lønn- og personalavdelingen kan bistå ansatte med råd og veiledning. 1. Formål, rettslig grunnlag og ansvar for reglementet Arbeidsreglementet er en del av Alta kommunes arbeidsgiverpolitikk. Reglementet gjelder for alle kommunalt ansatte. Bestemmelsene som er omtalt i arbeidsreglementet er en del av ansettelsesavtalen. Formål med arbeidsreglementet: o skal vise alle medarbeidere og ledere de generelle rettigheter og plikter i et o arbeidsforhold skal gi en oversikt over spilleregler i arbeidslivet sett både fra arbeidstakers- og arbeidsgivers side Rettslig grunnlag: 1
Reglementet er fastsatt med hjemmel i arbeidsmiljølovens (AML) 14-16 om arbeidsreglement, og bygger på enighet og avtaler (hovedtariffavtale, hovedavtale) mellom partene sentralt og lokalt. For øvrig er reglementet utformet med bakgrunn i rådmannens fullmakter delegert fra kommunestyret. Ansvar for reglementet: o Reglementet godkjennes av Administrasjonsutvalget o o o Administrasjonsutvalget eller den det bemyndiger (Rådmannen) fortolker reglementet. Endringer kan foretas etter at disse er drøftet med de lokale arbeidstakerorganisasjonene. Lønns- og personalavdelingen har ansvar for å gjøre reglementet kjent, veilede virksomhetslederne og holde reglementet à jour Virksomhetslederne har ansvar for å gjøre reglementet kjent for de ansatte innenfor den enkelte virksomhet 2. Ansettelse Arbeidstakeren ansettes i Alta kommune - ikke i den enkelte virksomhet - på de lønns- og arbeidsvilkår som framgår av gjeldende lover, reglementer, ansettelsesdokumenter og tariffavtaler. Fast ansettelse skjer som hovedregel med 6 måneders prøvetid. I prøvetiden gjelder en gjensidig oppsigelsestid på 14 dager, jf. AML 15-3 (7) og 15-6 og hovedtariffavtalens fellesbestemmelser (HTA) pkt. 3.22. Viktige milepæler i prøvetiden er gjennomføring av prøvetidssamtaler, fadderordning og introduksjonsdag for nyansatte, jf. introduksjonsprogrammet for nyansatte. Virksomhetsleder (nærmeste leder) har ansvaret for oppfølgingen av nyansatte i prøvetiden. 3. Ansettelsesbrev / arbeidsavtale Ansettelse skal meddeles skriftlig. Av ansettelsesbrevet/arbeidsavtalen skal det framgå hvilke vilkår og forpliktelser som gjelder for stillingen. Arbeidsmiljøloven 14-6 fastsetter detaljerte regler om hva en skriftlig arbeidsavtale minst skal inneholde. Skriftlig arbeidsavtale skal foreligge snarest mulig og senest innen en måned etter at arbeidsforholdet startet (tiltredelsen). 4. Politiattest Nyansatte som skal arbeide i virksomheter styrt etter lov om opplæring i grunnskolen og den vidaregående opplæringa, 10-9 og forskrift til opplæringsloven, kap.15, lov om endringer i barnevernloven, 6-10, lov om sosiale tjenester m.v., 8-10 og lov om helsepersonell mv. 20 a skal levere politiattest ved ansettelse. Attesten skal ikke være eldre enn tre måneder og skal makuleres etter fremsyn. Nærmere informasjon om politiattest er beskrevet i nevnte lovverk. 5. Tuberkulosekontroll Alle nytilsatte fast/vikarer og personer som kommer fra eller i løpet av de siste tre årene har oppholdt seg i minst 3 måneder i land med høy forekomst av tuberkulose, og som skal tiltre eller gjeninntre stilling i Alta kommune, skal levere bekreftelse på utført tuberkulosekontroll til nærmeste leder. Det gjelder stillinger i helse- og omsorgstjenesten, i lærerstillinger eller i andre stillinger knyttet til barneomsorg. Plikten gjelder også personer under opplæring eller hospitering i slike stillinger. Undersøkelsene skal gjennomføres så snart som mulig, og arbeidsgiver har plikt til å påse at resultatet av undersøkelsen foreligger med negativt resultat før tiltredelse. 2
Jf. Forskrift om tuberkulosekontroll 3-1 og 3-2. Opplysninger om hvilke land som har høy forekomst av tuberkulose kan hentes hos Folkehelseinstituttet, www.fhi.no 6. Arbeids- og hviletider Det er ulike arbeidstidsordninger innen kommunen avhengig av tjenestested. Noen tjenester har fast arbeidstid, for eksempel dagarbeidstid på kontorarbeidsplasser. Andre skal dekke drift hele døgnet året rundt og krever turnusplaner, for eksempel innen omsorgstjenester. Ved ansettelse skal de ansatte gjøres kjent med gjeldende arbeidstidsordning. Regelverket knyttet til arbeidstid er hjemlet i AML, kap.10 og HTA kap 1 4, 5 og 6. Se nærmere retningslinje for fleksibel arbeidstid og avspasering, samt arbeidstidsordning i personalhåndboken. 7. Overtid Pålagt overtid godtgjøres i henhold til HTA kap.1 4,5 og 6. Overtidsarbeid er arbeid ut over normal arbeidstid og godtgjøres bare dersom arbeidet er spesielt pålagt og attestert av virksomhetsleder eller kommunalleder. Arbeidsmiljøloven 10-6 (4) har grenser for hva som er lovlig overtid. Arbeidstakere i ledende og/eller særlig selvstendige stillinger omfattes ikke av overtidsbestemmelsene, noe som vil framkomme av den enkelte arbeidsavtale, jf. AML 10-12 (1,2) og Hovedtariffavtalens Kap.3.4 og Kap.5.1.3, samt vedtak i Administrasjonsutvalget. Avspasering av overtid skjer etter retningslinjer om fleksitid og avspasering, se nærmere i personalhåndboken. 8. Ferie Ferien skal ordnes i samsvar med reglene i gjeldende ferielov og tariffavtale. Ferietiden for den enkelte arbeidstaker fastsettes hvert år av virksomhetsleder. Plassering av ferien, oppsetting av ferielister og evt. endringer i disse, skal på forhånd drøftes med arbeidstakeren. Arbeidstaker kan kreve å få underretning om feriefastsettingen tidligst mulig og senest 2 mndr. før ferien tar til, så fremt ikke særlige grunner er til hinder for dette. Arbeidstakere over 60 år bestemmer selv tiden for ekstraferien og skal varsle arbeidsgiver om tidspunkt, minst to uker før avvikling. Ekstraferien kan tas samlet eller med en eller flere dager om gangen. Assisterende rådmann og kommunalledernes ferie fastsettes i samråd med rådmann. Rådmannens ferie fastsettes i samråd med assisterende rådmann og ordfører. Feriepenger opptjenes i kalenderåret forut for det kalenderåret ferien avvikles i og utbetales i juni måned. Nærmere informasjon om ferie og feriepenger finnes i personalhåndboken. 9. Utbetaling av lønn Månedslønn fra 01. - 30. blir utbetalt den 12. i hver måned eller nærmeste foregående virkedag. Timelønn, overtid og reise-/diettgodtgjørelse blir utbetalt etterskuddsvis den 12. i påfølgende måned. Lønnsslippene vil fortrinnsvis sendes den ansatte pr. e-post. Når lønnsslippen skal sendes til ekstern e-post krever det samtykke fra den ansatte. 3
Det utbetales ikke forskudd på lønn. Kun i særskilte tilfeller kan dette fravikes i avklaring med personalsjef. Den enkelte arbeidstaker skal så langt det er mulig kontrollere at det er utbetalt riktig beløp. Eventuelle feil må meldes snarest mulig til nærmeste leder. For mye utbetalt lønn justeres tilsvarende, evt. trekk i lønn. Trekk i lønnen kan bare gjøres i henhold til gjeldende lov- og avtaleverk. Lønnstrekk skal begrenses til den del av lønnen som overstiger det arbeidstakeren med rimelighet trenger til underhold av seg selv og sin husstand. Før trekk gjennomføres, skal det konfereres med arbeidstakeren. 10. Fravær fra arbeidet Arbeidstakeren har plikt til å melde fra til nærmeste leder så tidlig som mulig ved fravær på grunn av sykdom, ulykke eller andre årsaker. For ansatte i turnusvirksomheter helst før arbeidsdagens / vaktens start. Hvis det ikke lar seg gjøre å melde fra så tidlig, må arbeidstaker melde fra senest innen arbeidstidens slutt første fraværsdag. Det skal også gis melding om hvor lenge fraværet forventes å vare. Hvis fraværet gjelder sykdom skal arbeidstakeren følge bestemmelsene om bruk av egenmelding og sykemelding, jf. rutine for oppfølging av sykemeldte arbeidstakere og IAavtalen (se i personalhåndboken). 11. Permisjon For permisjon gjelder Arbeidsmiljølovens bestemmelser, Hovedtariffavtalen, Hovedavtalen og permisjonsreglement som er vedtatt for Alta kommune. Ved permisjoner skal arbeidstakeren dokumentere permisjonsgrunn for nærmeste leder i god tid før permisjon skal gjelde, jf. Alta kommunes permisjonsreglement i personalhåndboken. 12. Stedfortredertjeneste / konstituering Rådmann eller den han bemyndiger kan beordre stedfortredertjeneste / konstituering når det av hensyn til virksomheten er påkrevd å få utført en ledig stillings funksjoner, helt eller delvis. Enhver arbeidstaker plikter å utføre stedfortredertjeneste etter pålegg fra nærmeste leder eller kommunalleder. Jf. HTA 13-1, 2 og 3. Bestemmelsen gjelder ikke for feriefravær. For å få den høyere stillings lønn (grunnlønn ut i fra egen ansiennitet) må arbeidstakeren overta det fulle arbeids- og ansvarsområde. Konstituering skal kun nyttes når det er snakk om midlertidig ansettelse i overordnet stilling, jf. HTA 13.4. Konstituering nyttes kun der en arbeidstaker kan fylle stillingen fullt ut. Ved konstituering utbetales den høyere stillingens lønn fra første dag. Ved stedfortredertjeneste / konstituering i åremålsstillinger, betales kun grunnlønn (ikke åremålstillegg). 13. Godtgjørelse for reiseutgifter Tilsatte som må bruke egen bil i tjenesten eller som har andre utgifter på tjenestereise får dette dekket av arbeidsgiver, jf. personalhåndboken om lønn og godtgjøringer. Kommunene følger statens satser. Hvilke satser som gjelder, finnes i den statlige avtalen Regulativ for reiser innenlands for statens regning og tilsvarende Regulativ for reiser i utlandet for statens regning. 4
14.Bruk av mobil eller annen elektronisk kommunikasjon (EK) i arbeidet Ansatte som har fått innvilget tjenestetelefon i henhold til reglement får dette dekket av arbeidsgiver for de tjenester som har med arbeidet å gjøre. Privat bruk av EK-tjenester skal begrenses i størst mulig grad. Kommunen har utarbeidet rutine vedr. bruk av elektronisk kommunikasjon (EK) i arbeidet, se personalhåndboken om godtgjøringer. 15. Alminnelig orden Arbeidstakeren må være på arbeidsstedet ved arbeidstidens begynnelse hvis ikke annet er avtalt, jf. pkt.4 i arbeidsreglementet. Arbeidstakeren må ikke være påvirket av alkohol eller annet berusende eller bedøvende middel i arbeidstiden. For å hjelpe arbeidstakere som har problemer vedrørende misbruk av rusmidler eller spilleavhengighet, se egne retningslinjer for AKAN (Arbeidslivets Komitè mot Alkohol og Narkomani). Røyking er ikke tillatt i kommunens lokaler. Hovedinnganger skal være røykfrie områder. 16. Behandling av utstyr Alt inventar, maskiner, verktøy, materialer etc. må behandles med aktsomhet. Det må vises aktsomhet ved behandling av ild, lys og ildsfarlige saker. Lån av kommunalt utstyr og maskiner er ikke tillatt til privat bruk. Arbeidstakeren må rette seg etter bestemmelser og pålegg som er gitt for å trygge liv, helse og eiendom - og bruke det verneutstyr som etter lov og forskrifter er påbudt. 17. Adgang til endring av tjenesteforholdet Jf. pkt. 2 i arbeidsreglementet er man ansatt i kommunen som sådan og ikke ved det enkelte tjenestested. Dette gjelder selv om stillingen og den aktuelle ansettelse i utlysning og ansettelsesbrev er knyttet til et bestemt tjenestested. Enhver medarbeider kan få endret både arbeids- og ansvarsområde og tjenestested i forhold til opprinnelig arbeidsavtale når saklige grunner foreligger og etter drøftinger med tillitsvalgte, jf. Arbeidsmiljølov og Hovedtariffavtale. Hvis det er saklig begrunnet i virksomhetsmessige forhold kan det foretas intern omplassering til andre virksomheter. Før slik omplassering skjer skal saken være behandlet etter gjeldende lov og avtaleverk og i henhold til kommunens retningslinje ved omstillingsprosesser. Omplassering skal skje i nært samarbeid med de ansatte. Nærværsteamet bistår ansatte som pga. sin helse har behov for tilrettelegging og evt. omplassering. 18. Oppsigelse av tjenesteforhold I de fleste tilfeller avvikles arbeidsforhold på en helt udramatisk måte. Det vanligste er at arbeidstakeren selv sier opp for å gå over i en annen stilling eller trer over i pensjonistenes rekker. I noen tilfeller må arbeidsgiver avvikle arbeidsforholdet på grunn av individuelle forhold knyttet til den enkelte arbeidstaker eller fordi det er behov for nedbemanning eller endringer i organisasjonen. Oppsigelser er hjemlet i Arbeidsmiljølovlov og tariffavtale. Se nærmere om informasjon i personalhåndboken. 5
18.1 Melding om oppsigelse fra arbeidstakerens side Melding om oppsigelse fra arbeidstakerens side skal gjøres skriftlig. Oppsigelsen skal opplyse om fratredelsesdato (siste dag) og leveres til nærmeste leder, som sørger for at lønnen stanses til riktig tidspunkt. Skriftlig oppsigelse skal også gis dersom en ønsker å slutte i tjenesten for å pensjonere seg. 18.2 Disiplinære reaksjoner Disiplinære reaksjoner overfor en arbeidstaker kan bli aktuelt ved brudd på arbeidsreglementet eller arbeidsavtalen, nektelse av å etterkomme pålegg fra overordnede, ved straffbare handlinger, ved beruselse på arbeidsplassen eller ved uakseptabel opptreden for øvrig. De reaksjonsmidlene som står til rådighet for arbeidsgiver, er: - Muntlig advarsel / irettesettelse - Skriftlig advarsel / irettesettelse - Oppsigelse - Avskjed - Suspensjon - Begjæring om tiltale og straff Bruk av reaksjonsmidler vil vurderes i hvert enkelt tilfelle. Nærmere beskrivelse av reaksjonsmidlene er gitt i personalhåndboken. 19. Aldersgrense og pensjonsordning Aldersgrense er den alder en arbeidstaker både har rett og plikt til å fratre sin stilling. Den normale aldersgrense er 70 år såfremt det ikke ved lov eller spesielle avtaler er fastsatt annen aldersgrense (særaldersgrense). Den generelle pensjonsalder er 67 år. Alle fast ansatte med ukentlig arbeidstid på minst 14 timer innmeldes i den pensjonsavtale som gjelder for vedkommende virksomhet, Statens Pensjonskasse (lærere), Kommunenes Landspensjonskasse (sykepleiere) eller Vital Forsikring ASA (øvrige). Midlertidig ansatte i minst 6 måneder innmeldes fra tiltredelsestidspunktet. Timelønnede tilkallingsvakter skal meldes inn i pensjonsordningen når de i et kvartal har hatt en gjennomsnittlig arbeidstid på minst 14 timer pr.uke. Se nærmere under vilkår i gjeldende pensjonsavtale. 20. Livsfasepolitikk Alta kommune tenker langsiktig for sine medarbeidere ved å legge til rette for de ulike fasene i livet. Målet er at de ansatte skal oppleve at arbeidsgiver har forståelse for livssituasjonen og hindrer stressbelastende situasjoner / sykefravær, jf. kommunens arbeidsgiverpolitiske dokument og AML 10-2. Alta kommune skal som en del av avtalen om inkluderende arbeidsliv ha et livsfaseperspektiv som skal inngå som en del av personalpolitikken og det systematiske forebyggende arbeid. Kommunen skal sette aktivitetsmål for å stimulere eldre arbeidstakere til å forlenge yrkeskarrieren. For arbeidstakere som har fylt 62 år gjelder egne regler i AML 10-2 (4). Arbeidstaker som har fylt 62 år eller som av helsemessige, sosiale eller andre viktige velferdsgrunner har behov for det, har rett til å få redusert sin arbeidstid dersom arbeidstidsreduksjonen kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for virksomheten. Når avtalt 6
periode med redusert arbeidstid er over, har arbeidstaker rett til å gå tilbake til tidligere arbeidstid. 21. Sluttattest - sluttintervju Når en arbeidstaker fratrer sin stilling, bør det som hovedregel holdes et sluttintervju for at arbeidstakerens erfaringer og synspunkter kan komme nye medarbeidere og organisasjonen til gode. Nærmeste leder har ansvaret for at sluttintervjuet holdes og bestemmer form og innhold. Nærmeste leder utsteder sluttattest i hht. arbeidsmiljølovens 15-15. Attesten skal inneholde arbeidstakerens navn, fødselsdato, stillingsbenevnelse og stillingsstørrelse, samt opplysninger om hva arbeidet har bestått i og arbeidsforholdets varighet. Hvis den ansatte har hatt flere arbeidsforhold innenfor kommunen, kontaktes lønns- og personalavdelingen for å få alle opplysninger om vedkommende. Om ønskelig kan nærmeste leder gi en mer fyldig attest. Leder har ansvar for at kopi av attesten legges i vedkommendes personalmappe. 22. Annet lønnet arbeid / bierverv Samlet tilsettingsforhold i kommunen kan ikke overskride 100 % stilling. Unntak er ansatte som er knyttet til kommunens deltidsbrannmannsskaper. Med bierverv menes bistilling, styreverv eller andre verv av et visst omfang i andre virksomheter, organisasjoner, lag og foreninger. Jf. retningslinje for bierverv. Alta kommune er åpen for at ansatte kan drive egen virksomhet eller inneha bierverv i tillegg til stilling i Alta kommune når dette ikke er i strid med kommunens etiske retningslinjer og øvrig lov- og avtaleverk. Kommunen har i utgangspunktet ikke noe med hva ansatte gjør i sin fritid, men i de tilfeller hvor biervervet eller egen virksomhet kan ha innvirkning på den ansattes arbeidsområde og arbeidssituasjon i kommunen, har kommunen retningslinjer som skal regulere forholdet. Arbeidstaker må informere nærmeste overordnede i forkant dersom det er aktuelt å etablere egen virksomhet eller inneha bierverv av et visst omfang. Alta kommune forventer også at ansatte vurderer om egen virksomhet eller bierverv kan være av en slik karakter at de ikke er forenlig med det å være ansatt i Alta kommune og gjeldende ansettelseskontrakt / arbeidsavtale. Arbeidstakere kan heller ikke drive egen virksomhet eller påtas seg annet bierverv som kan medføre inhabilitet etter Forvaltningslovens kap. 2 eller være i konflikt med kommunens etiske retningslinjer. Nærmere informasjon om bierverv, etikk knyttet til bierverv og rett til permisjon kan hentes i retningslinje for bierverv, kommunens etiske retningslinje og i permisjonsreglementet. 23.Mottak av gaver og ytelser Ingen arbeidstaker må for seg selv eller andre motta gaver, provisjoner, tjenester eller andre materielle ytelser som er egnet til å kunne påvirke arbeidstakeren under utøvelsen av tjenesten slik at habilitet og objektivitet kan trekkes i tvil. Jf. kommunens etiske retningslinjer. Når det gjelder erkjentlighetsgaver, se personalhåndboken om velferdstiltak. 7
24. Taushetsplikt Når en sak er undergitt taushetsplikt i henhold til lov, bestemmelse, eller når det følger av sakens art, må ingen arbeidstaker omtale saken overfor noen andre enn det som kreves for å få saken behandlet. Det er utarbeidet generell taushetserklæring som alle ansatte i Alta kommune skal underskrive, jf. Forvaltningsloven 13. Dersom arbeidstaker uforvarende får tilgang til sensitive opplysninger gjennom sin bruk av IKTanleggets skjermer/skrivere plikter vedkommende å holde opplysningene for seg selv, og å informere/avlevere dokument til nærmeste leder. 25. Forholdet til media Den generelle målsettingen for informasjonsvirksomheten i Alta kommune er at vi skal framstå som en åpen organisasjon. Kommunelovens 4 pålegger kommunene en aktiv informasjonsplikt. Både ansattes kontakt med media og publikum skal være preget av en så stor åpenhet som lovverket gir anledning til. Ordfører, rådmann og de øvrige medlemmer av Rådmannens lederteam er de som primært uttaler seg på vegne av kommunen. Det gjelder i første rekke følgende saker: - Økonomiske saker på et forberedende stadium - Avtaler med økonomisk innhold med næringslivet (kontrakter, tilbud etc.) - Personalsaker - Anmeldelsessaker Alle arbeidstakere må være aktpågivende slik at ikke uttalelser og vurderinger gis i strid med den generelle taushetsplikt og kommunens etiske retningslinjer. I mange tilfeller er sakene av en slik karakter at virksomhetsledere er de som har best kjennskap til sakene. Fagpersonell og øvrige ansatte vil også i de fleste tilfeller kunne svare enklest og raskest på henvendelser fra media når det er tale om ren informasjon og saksopplysninger om vedkommendes arbeidsområde. Samtlige ansatte skal være behjelpelig overfor både media og publikum som ber om innsyn i dokumenter som er tilgjengelige. 26. Forsikring og låneordninger Alta kommune har forsikringsavtale som omfatter alle kommuneansatte og undervisningsansatte m/tariffavtale i lovbestemt yrkesskade, lovbestemt yrkessykdom og tariffestet yrkesskade 11. Avtalen gjelder også hvis ansatte skades ved ulykke på direkte reise mellom hjem og arbeidssted og på tjenestereise. Alta kommune har tegnet en tilleggsforsikring i forhold til tjenestereiser. Jf. retningslinje vedrørende personskader, nestenulykke og sykdom som oppstår i arbeid. Arbeidstakere i Alta kommune er tilsluttet pensjonsordning enten i Statens Pensjonskasse (lærere), KLP (sykepleiere) eller Vital Forsikring ASA (øvrige), og alle ordningene gir medlemmer mulighet til å søke om lån. 8