Møteinnkalling Side 1 av 7 Innkalt av Jon Jæger Gåsvatn Vår dato Medlemmer: Mona Larsen Bjørn Melsom Kari Lundeby Vigdis Yttervik Bjørg Tandberg Shahira Adatia Sandra Shepherd Willy K. Aagard Jan Magne Sørensen Line Eikenes Freddy Lindquist Kopi til: Just Ebbesen, adm. direktør Odd Petter Nilsen, samhandlingssjef Helge Stene-Johansen, utviklingsdirektør Hilde Bråthner Johansen, pasient- og brukerombud Anne Lisbeth Syvertsen, brukerutvalgskontakt HSØ Innkalling til brukerutvalget onsdag 18.februar 2015 kl. 09.00-12.00 Sted Tune teknikeren, Tuneveien 20, Sarpsborg, møterom 106 Dagsorden 09.00-09.05 Sak 001-15 Godkjenning av innkalling med saksliste og kjøreplan... 2 09.05-09.10 Sak 002-15 Godkjenning av referat fra møtet 10.desember 2014... 2 09.10-10.00 Sak 003-15 Tilbakemelding på saker til styret i SØ, og andre viktige saker... 2 10.00-10.15 Sak 004-15 Status nytt sykehus... 2 10.15-10.25 Sak 005-15 Valg av representanter til råd og utvalg... 3 10.25-10.35 Sak 006-15 Årlig melding 2014... 3 10.35-10.55 Pause... 3 10.55-11.10 Sak 007-15 Handlingsplan Brukerutvalget 2015... 3 11.10-11.40 Sak 008-15 Pakkeforløp for kreft... 4 11.40-11.45 Sak 010-15 Orientering fra leder av brukerutvalget... 4 11.45-12.00 Sak 011-15 Orienteringssaker Eventuelt... 4 Vedlegg 1 til sak 07-15 Forslag til handlingsplan for brukerutvalget 2015... 1 Taushetserklæring for brukerutvalgets representanter.... 2 Forfall meldes til: Jon Jæger Gåsvatn, mobil 913 55 288 eller mail: jon.jaeger.gasvatn@so-hf.no Vel møtt! Mona Larsen Leder Jon J. Gåsvatn Sekretariat Postadresse Sykehuset Østfold Samhandlingsavdelingen Postboks 16, 1603 Fredrikstad Besøksadresse Tuneveien 20 1710 Sarpsborg Org.nr. NO 983 971 768 MVA Telefon 913 55 288 E-postadresse brukerutvalget@so-hf.no Internett www.sykehuset-ostfold.no
Side 2 av 7 Vår dato 09.00-09.05 Sak 001-15 Godkjenning av innkalling med saksliste og kjøreplan Vedlagt følger innkalling, sakliste og kjøreplan til møtet i brukerutvalget Sykehuset Østfold (SØ) for møtet den 18.februar 2015. 1. Innkalling med sakliste og kjøreplan til møtet i brukerutvalget SØ, 18.februar 2015 godkjennes. 09.05-09.10 Sak 002-15 Godkjenning av referat fra møtet 10.desember 2014 Vedlagt følger referat fra møtet i brukerutvalget i Sykehuset Østfold den 10.desember 2014. Det har ikke kommet inn anmerkninger til det utsendte referatet. 1. Referat fra møtet i brukerutvalget SØ 10.desember 2014 er godkjent med de bemerkninger som fremkom i møtet. 09.10-10.00 Sak 003-15 Tilbakemelding på saker til styret i SØ, og andre viktige saker Styret og administrerende direktør Just Ebbesen ønsker råd og tilbakemelding fra brukerutvalget på relevante og viktige saker. Spesielt vil det være fokus på saker som skal behandles av styret i SØ. Just Ebbesen presenterer sakene. 1. Brukerutvalget har følgende råd å gi til styret og administrerende direktør: 10.00-10.15 Sak 004-15 Status nytt sykehus Adm. dir. Just Ebbesen vil gi en orientering om status for nytt sykehus. 1. Brukerutvalget tar saken til orientering med de bemerkninger som fremkom i møtet.
Side 3 av 7 Vår dato 10.15-10.25 Sak 005-15 Valg av representanter til råd og utvalg Brukerråd DPS nord Funksjonstid for de valgte representantene er frem til 31.mars 2015. Det skal oppnevnes nye representanter for perioden 1.april 2015 til og med 31.mars 2016. Merete Nesset og Åse Granås (vara) fra Hvite Ørn har sluttet og Disse er av organisasjonen foreslått erstattet med Jeanett Astrup med Jan Magne Sørensen som vararepresentant. Funksjonstid for disse blir da fra dags dato til og med 31.mars 2016. 1. Følgende representanter oppnevnes til Brukerråd DPS nord med funksjonstid som angitt: Navn Utvalg/råd Organisasjon Funksjonstid Unni Grønvold Brukerråd avd nord LPP 1.4.15-31.3.16 Jeanett Astrup Brukerråd avd nord Hvite Ørn Østfold 18.2.15-31.3.16 Line Eikenes Brukerråd avd nord RIO 1.4.15-31.3.16 Trond Hegerstrøm Brukerråd avd nord Mental Helse 1.4.15-31.3.16 Malin Andersson Brukerråd avd nord Voksne for barn 1.4.15-31.3.16 Kristin B. Gurvin Varamedlem LPP 1.4.15-31.3.16 Jan Magne Sørensen Varamedlem Hvite Ørn Østfold 18.2.15-31.3.16 Thor Øystein Langsholt Varamedlem RIO 1.4.15-31.3.16 Merethe Berg Varamedlem Mental Helse 1.4.15-31.3.16 NN Varamedlem Voksne for barn 1.4.15-31.3.16 10.25-10.35 Sak 006-15 Årlig melding 2014 Årlig melding er Sykehuset Østfold HF sin årlige hovedrapportering til Helse Sør-Øst RHF. Årlig melding er en beskrivelse av virksomheten i sykehuset fra forrige år og planer fremover. Årlig melding 2014 (slik den ser ut pr. 22.1.15), ble sendt ut til brukerutvalgets medlemmer i egen sending den 26.1.15. Brukerutvalget har allerede levert sitt vedlegg, som er tatt inn i meldingen. Saken legges frem for brukerutvalget for eventuelle ytterligere kommentarer som i så fall vil bli lagt ved meldingen som eget vedlegg. Meldingen styrebehandles 23.02.15 og oversendes HSØ senest 01.03.15. 1. Brukerutvalget tar saken til orientering med de kommentarer/innspill som fremkom i møtet. 10.35-10.55 Pause 10.55-11.10 Sak 007-15 Handlingsplan Brukerutvalget 2015 Brukerutvalget skal sette opp en handlingsplan for 2015. Vedlagte forslag til handlingsplan viderefører satsingsområdene for brukerutvalget fra tidligere år. I henhold til mandatet for brukerutvalget skal det arrangeres minst ett dialogmøte/temamøte i året mellom pasient- og brukerorganisasjonene og den aktuelle fagenhet ved sykehuset. Vi har tidligere avholdt dialogmøte i oktober/november. I 2014 ble det som kjent avholdt to dialogmøter hvor det ene var oppfølgingsmøte om reduksjon av tvang i psykisk helsevern og det andre var med tema overgang fra
Vår dato Side 4 av 7 barn til voksen. Det er planlagt et oppfølgingsmøte av den siste konferansen med utgangspunkt «ett år etter hva har skjedd», men i tid vil det sammenfalle med innflytting på Kalnes (KIB2), noe som fører til at det vil være meget vanskelig å få frigjort fagpersonell til å kunne stille på et slikt møte. Brukerutvalget må drøfte om det kan være hensiktsmessig å utsette dialogkonferansen og oppfølgingsmøtet noe i tid til innflyttingen på Kalnes har skjedd og fagmiljøene har funnet seg noe til rette i nytt bygg. 1. Brukerutvalget har følgende innspill til handlingsplanen: 2. Dialogmøtet 2015 utsettes på grunn av innflytting i nytt sykehusbygg på Kalnes, Sarpsborg. 11.10-11.40 Sak 008-15 Pakkeforløp for kreft Fra 1. januar 2015 har Sykehuset Østfold som alle offentlige sykehus i Norge innført pakkeforløp ved utredning av berettiget mistanke om kreft. Pakkeforløp kreft er et standardisert pasientforløp som skal gi forutsigbarhet og trygghet for pasienter og pårørende. Formålet med Pakkeforløp er at kreftpasienter skal oppleve et organisert og helhetlig pasientforløp uten unødvendig ikke-medisinsk begrunnet forsinkelse under utredning og behandling. De er basert på faglige retningslinjer i de nasjonale handlingsprogrammene på kreftområdet. De første pakkeforløpene som er innført retter seg mot de fire største kreftformene: tykk og endetarm, brystkreft, lungekreft og prostatakreft. I løpet av 2015 planlegges det innføring av i alt 28 pakker. Brukerutvalget får besøk av Avdelingssjef kreftavdelingen Andreas Stensvold som vil redegjøre for hvor SØ står i arbeidet med pakkeforløpene, og veien videre. 1. Brukerutvalget tar saken til orientering med de innspill som fremkom i møtet. 11.40-11.45 Sak 010-15 Orientering fra leder av brukerutvalget Brukerutvalgets leder, Mona Larsen orienterer om aktuelle saker. 1. Brukerutvalget tar sakene til orientering med de kommentarer som fremkom i møtet. 11.45-12.00 Sak 011-15 Orienteringssaker Eventuelt Den 18.mai blir det møte mellom brukerutvalg og styret til SØ HF. Brukerutvalget må forberede seg på hvilke saker en ønsker å løfte frem i drøftingen med styret. Alle brukerrepresentanter skal undertegne taushetserklæring Vedlagt ligger skjema son skal undertegnes og tilhørende informasjon. Neste møte for ledere, nestledere og sekretærer av brukerutvalg i Helse Sør-Øst 26/27.august vil trolig bli lagt til Sarpsborg (Quality Hotell?) med omvisning på Kalnes. Fra flere hold har brukerutvalget fått reaksjoner på at det var lang ventetid for blodprøvetaking i Fredrikstad og Sarpsborg den 5.januar i år. Sekretariatet har fått følgende orientering fra Senter for laboratoriemedisin: Situasjonen i Fredrikstad 05.01.15:
Vår dato Side 5 av 7 Alle mulige prøvetakingsplasser var bemannet til enhver tid. Det var organisert et system for avløsning i forbindelse med lunsj, slik at ingen av prøvetakingsplassene skulle stå tomme. Grunnet den lange juleferien var det mange pasienter i hastekøen(rosa rekvisisjon). Dette er pasienter som skal videre til cytostatika behandling, avhengige av svar på blodprøver. Disse pasientene måtte prioriteres. Dette medførte at den «vanlige» køen gikk særdeles langsomt. Videre var det mange inneliggende pasienter som krevde prøvetaking, morgenprøvetakingsrunden var ikke ferdig før kl 11. Dette medførte at vi ikke hadde flere personer å forskyve til blodprøvetakingspoliklinikken. Iverksatte tiltak 05.01.15: Kvalitetssjefen var i vestibylen, og fikk kartlagt hvorvidt noen pasienter kunne ta prøver ved en av våre andre lokasjoner. Det ble iverksatt en dugnad fra personell inne på laboratoriet som tok med prøvetakingstraller, og tok prøver av pasientene i korridoren. Situasjonen i Sarpsborg 05.01.15: Grunnet lang juleferie var det mange pasienter som ventet på blodprøvetaking. I Sarpsborg er det ikke pcer ved alle stikkestasjoner. Dette innebærer at pasienter blir registrert i ekspedisjon. Pasientene blir da stående i kø for registrering, og siden trekker kølapp. Tiltak: Ved oppstart av nytt labdatasystem 27/2-15 blir det en pc pr stikkeplass. Da vil pasientene kun trekke en kølapp og ikke stå i kø for registrering i ekspedisjon. Senter for laboratoriemedisin beklager den lange ventetiden for pasientene, og ulemper og ubehag dette medførte. Videre vil vi informere om et møte med praksiskoordinator Adelved den 05.12.14. Hvor økende antall pasienter ved blodprøvetakingspoliklinikkene var et punkt på agendaen. Senter for laboratoriemedisin ønsker å nevne at fastleger i utgangspunktet skal ta prøver av sine egne pasienter, samtidig som vi står tilgjengelig for å hjelpe og bistå, hvis prøvetakingen er vanskelig. Det trenden derimot viser er et økende antall pasienter, prøvetaking hos fastlegene blir ikke prioritert og pasientene kommer til SØ. Dette medfører et større press ved våre prøvetakingssteder og lengre ventetid må påregnes. Mars 2015 åpner ny prøvetakingspoliklinikk på Kråkerøy. Dette vil øke kapasiteten på blodprøvetakingsplasser i SØ. Videre vil det på Kalnes være et nytt kølappsystem som sorterer køen ut ifra alder og prioritet. Dette innebærer at vi vil få en egen barnekø, hastekø(rosa rekvisisjoner) samt en ordinærkø.
Vedlegg 1 til sak 07-15 Forslag til handlingsplan for brukerutvalget 2015 Handlingsplan for brukerutvalget ved SØ 2015 fokusområder: Brukerutvalget bygger sin handlingsplan på Sykehuset Østfolds vedtatte strategi for brukermedvirkning Åpenhet og involvering samt på Helse Sør-Øst sine 13 prinsipper for brukermedvirkning. Brukerutvalget vil i 2015 ha særlig fokus på disse temaene: På systemnivå: Pasientsikkerhet Pasientforløp Pasientservice Dialogkonferanse 2015?? Samhandling OU-prosjekter Implementering av behandlingsretningslinjer i SØ Interaktiv kommunikasjon Omdømmekritisk for SØ På individnivå: Medvirkning i utredning og behandling (somatikk og psykisk helsevern) Dialog med pasient i oppsett av timeavtale Kommunikasjon underveis i behandlingen Hygiene Folkeskikk Arbeidsmetoder: Det avholdes møter i brukerutvalget i henhold til vedtatt møteplan. Brukerrepresentanter som deltar i arbeidsgrupper, prosjektgrupper og ulike utvalg skal kunne løfte problemstillinger inn for brukerutvalget for drøfting. Sluttrapporter fra prosjekter og arbeidsgrupper skal kunne behandles i brukerutvalget.
Taushetserklæring Taushetserklæring for brukerutvalgets representanter. Forvaltningslovens taushetspliktsregler gjelder for enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan. Det følger av helseforetaksloven 5 at forvaltningsloven gjelder for helseforetakenes virksomhet. Det legges til grunn at brukerrepresentanters deltakelse i brukerutvalg m.v. innebærer utførelse av en tjeneste for et helseforetak/regionalt helseforetak, slik at forvaltningslovens taushetspliktsregler kommer til anvendelse. Det følger av forvaltningsloven 13 at enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1. noens personlige forhold, eller 2. tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Jeg er oppmerksom på at taushetserklæringen også gjelder etter at jeg har sluttet i brukerutvalget. Jeg er kjent med at overtredelse av disse bestemmelsene kan medføre straffeansvar etter Straffelovens 121. I saker der det kan være tvil om i hvilken utstrekning opplysninger og dokumenter kan diskuteres fritt, skal brukerutvalget selv/medlemmet selv ta dette opp med oppdragsgiver. Undertegnede forplikter seg til å overholde den lovbestemte taushetsplikten om forhold jeg blir kjent med i min tjeneste som brukerrepresentant i brukerutvalget. Sted/dato. Underskrift