Kontrollutvalget MØTEINNKALLING

SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 14.12.2010 kl. 09:00 Møtested: Fylkeshuset, møterom Trondhjemitt Andre opplysninger: Fylkestannlege Inger Melø vil orientere om virksomheten Saker til behandling SAKLISTE 73/2010 Godkjenning av møtebok fra 29.11.2010 2 74/2010 Referatsaker 4 75/2010 Rapport fra forvaltningsrevisjon om salg av elevarbeid i videregående opplæring 76/2010 Kontrollutvalgets oppfølging av rapport med anbefalinger om egenkontroll 9 77/2010 Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS 13 78/2010 Eventuelt 16 5

Saker til behandling SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 73/2010 Godkjenning av møtebok fra 29.11.2010 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 14.12.2010 73/2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: 201000460 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 29.11.2010 godkjennes med følgende endring: Sak 72/2010: under avsnittet protokoll tilføyes forvaltningsrevisor foran Arve Gausen 2

Saksutredning: Godkjenning av møtebok fra 29.11.2010 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 29.11.2010 godkjennes med følgende endring: Sak 72/2010: under avsnittet protokoll tilføyes forvaltningsrevisor foran Arve Gausen VEDLEGG Protokoll fra kontrollutvalgets møte 29.11.2010 3

SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 74/2010 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 14.12.2010 74/2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: 201000460 Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering Referatsaker som legges fram for kontrollutvalget: 1. Muntlig orientering i møte om status for ressursbruk fra KonSek Midt-Norge IKS til Sør-Trøndelag fylkeskommune 4

SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 75/2010 Rapport fra forvaltningsrevisjon om salg av elevarbeid i videregående opplæring Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 14.12.2010 75/2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: 201009695 Kontrollutvalget har merket seg innholdet i forvaltningsrevisjonsrapporten om salg av elevarbeid i videregående opplæring. Rapporten legges fram for fylkestinget med følgende anbefaling: Fylkestinget har merket seg innholdet i forvaltningsrevisjonsrapporten om salg av elevarbeid i videregående opplæring. Fylkestinget ber rådmannen følge rapportens anbefalinger: 1. Sørge for at retningslinjer og rutiner for salg av elevarbeid er etablert og etterleves, og påse at salg av elevarbeid er gjenstand for betryggende kontroll og skjer i tråd med gjeldende lov- og regelverk. Påse at det foreligger skriftlige rutiner for salg av elevarbeid ved samtlige skoler. 2. Påse at salg av elevarbeid ikke fører til utilsiktede forskjeller i tjenestetilbudet mellom skolene, og herunder vurdere om sentrale retningslinjer for å hindre dette bør etableres. Rådmannen bes orientere fylkestinget og kontrollutvalget om oppfølging av rapporten innen 1. juni 2011. 5

Saksutredning: Rapport fra forvaltningsrevisjon om salg av elevarbeid i videregående opplæring Kontrollutvalget har merket seg innholdet i forvaltningsrevisjonsrapporten om salg av elevarbeid i videregående opplæring. Rapporten legges fram for fylkestinget med følgende anbefaling: Fylkestinget har merket seg innholdet i forvaltningsrevisjonsrapporten om salg av elevarbeid i videregående opplæring. Fylkestinget ber rådmannen følge rapportens anbefalinger: 3. Sørge for at retningslinjer og rutiner for salg av elevarbeid er etablert og etterleves, og påse at salg av elevarbeid er gjenstand for betryggende kontroll og skjer i tråd med gjeldende lov- og regelverk. Påse at det foreligger skriftlige rutiner for salg av elevarbeid ved samtlige skoler. 4. Påse at salg av elevarbeid ikke fører til utilsiktede forskjeller i tjenestetilbudet mellom skolene, og herunder vurdere om sentrale retningslinjer for å hindre dette bør etableres. Rådmannen bes orientere fylkestinget og kontrollutvalget om oppfølging av rapporten innen 1. juni 2011. VEDLEGG Forvaltningsrevisjonsrapporten Salg av elevarbeid i videregående skole. Sør-Trøndelag fylkeskommune desember 2010. SAKSUTREDNING Sør-Trøndelag fylkeskommune har både gjennom oppfølgingen av Kunnskapsløftet og i egne målsettinger uttykt intensjoner om å bidra til økt fokus på entreprenørskap og kunnskap om arbeidsliv. I videregående opplæring kommer dette blant annet til uttrykk gjennom støtte til Ungt entreprenørskap og ved at elever driver salg av produkter og tjenester der produksjonen inngår som en del av undervisningsopplegget. 17 av fylkets videregående skoler driver med salg av elevarbeid i skolens regi. Ut fra fylkeskommunens regnskapstall framkommer stor variasjon mellom skolene i omfanget av salg av elevarbeid. I 2010 var det fram til november regnskapsført ca 5,4 mill samlet for fylkets skoler. For 2009 var tilsvarende tall ca 6,5 mill kroner Med tanke på den store variasjonen i omfanget av slikt salg, fra 0 kroner på enkelte skoler til bortimot 3 mill kroner for en av skolene i 2009, kan det være en utfordring å sørge for at 6

inntekter fra slikt salg ikke medfører skjevheter mellom skolene. En annen viktig side er faren for misligheter representert ved så vidt store beløp som håndteres på enkelte av skolene. Ut fra blant annet de nevnte forholdene ble denne forvaltningsrevisjonen prioritert i gjeldende plan for forvaltningsrevisjon. Undersøkelsen er gjennomført av Revisjon Midt-Norge IKS høsten 2010. Vedlagte rapport gir detaljert informasjon om forholdene som er berørt i forvaltningsrevisjonsprosjektet. Problemstillinger Den gjennomførte forvaltningsrevisjonen har kommet i stand på bakgrunn av et behov for å vurdere om det er etablert betryggende rutiner for slik virksomhet og hvorvidt salg av elevarbeid foregår innen rammer som er underlagt betryggende kontroll. Med bakgrunn i formålet med forvaltningsrevisjonen ble følgende problemstillinger valgt ut: 1. Er salg av elevarbeid hensiktsmessig organisert med tanke på å sikre betryggende kontroll? 2. Er det etablert betryggende rutiner for salg av elevarbeider som skjer i skolens regi? herunder: Sentrale eller lokale retningslinjer for salg av elevarbeid som skjer i skolens regi Retningslinjer for å sikre økonomisk internkontroll rutiner for ordremottak, dokumentasjon, fakturering, bokføring, avgiftsbehandling Håndtering av overskudd/underskudd ved salg av elevarbeid Informasjonsgrunnlaget i undersøkelsen For å belyse de aktuelle problemstillingene er det gjennomført intervju med opplæringsdirektør, og ledelse og ansatte ved to videregående skoler. Disse to skolene ble valgt ut på bakgrunn av at de hadde stor omsetning sammenlignet med de andre skolene. Videre er det gjennomført en spørreundersøkelse blant ledelse, merkantilt personale og faglærere ved alle de 17 skolene som driver med salg av elevarbeid. I tillegg er det foretatt dokumentundersøkelser og hentet ut informasjon om relevante regnskapsforhold fra økonomisystemet. Hovedmomenter i den framlagte rapporten Salg av elevarbeid er etter revisors erfaringer et område det er vanskelig å finne informasjon om, både i Sør-Trøndelag fylkeskommune og på landsbasis. Fylkeskommunen har ikke utarbeidet egne retningslinjer som regulerer hvordan salg av elevarbeid skal organiseres i den enkelte skole. Virksomheten hører derfor under hver enkelt enhetsleders ansvar. Fylkesrådmannen har imidlertid et overordnet ansvar jfr kommuneloven 23: Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Samlet sett representerer salg av elevarbeid betydelige økonomiske verdier, og forutsetter dermed gode kontrollrutiner. Erfaringene fra undersøkelsen viser at salget i praksis blir en del av faglærernes ansvar. På den måten blir den enkelte lærers forståelse og vilje til betryggende organisering avgjørende for måten dette foregår på. Det vises for øvrig i rapporten til at enkelte etterspør tydelige retningslinjer og rutiner. 7

Revisor konkluderer etter undersøkelsen med at den organiseringen fylkeskommunen har valgt for salg av elevarbeid ikke med sikkerhet kan sies å gi betryggende kontroll. Det vises herunder til at omfanget av salg ved den enkelte skole synes å ha betydning for ledelsens oppmerksomhet på dette området. Ledelsen har imidlertid et klart ansvar for virksomheten og bør være involvert i salgsaktivitetene og sørge for betryggende kontroll ved sin skole. Revisor oppfordrer i den sammenheng til prinsipielle diskusjoner rundt slikt salg, både ved den enkelte enhet og hos fylkesrådmannen. Diskusjonene kan også bidra til avklaringer av hva inntekter fra salg av elevarbeid skal benyttes til, dette for å forebygge økonomiske ulikheter mellom skolene som resultat av elevarbeidsalg. I den gjennomførte spørreundersøkelsen kom det fram at over halvparten av de som svarte ikke visste om egen skole har rutiner for salg. Mange av skolene har utarbeidet slike rutiner. Der dette er tilfelle er det viktig at disse kommuniseres til skolens ansatte. Revisors anbefalinger På bakgrunn av vurderingene i rapporten gir revisor følgende anbefalinger: 1. Ettersom ansvar for etablering av retningslinjer og rutiner er delegert til den enkelte enhetsleder, bør fylkesrådmannen sørge for at slike rutiner er etablert og etterleves og påse at salg av elevarbeid er gjenstand for betryggende kontroll og skjer i tråd med gjeldende lov- og regelverk. Vi anbefaler at det foreligger skriftlige rutiner for salg av elevarbeid ved samtlige skoler. 2. Fylkesrådmannen bør påse at salg av elevarbeid ikke fører til utilsiktede forskjeller i tjenestetilbudet mellom skolene, og sentrale retningslinjer for å hindre dette bør vurderes etablert. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Rapport fra gjennomført forvaltningsrevisjon om salg av elevarbeid legges med dette fram for kontrollutvalget. Rapporten gir informasjon om omfang og organisering av slikt salg i fylkets videregående skoler. Undersøkelsen er gjennomført med tanke på å klarlegge om aktiviteten gjennomføres på en slik måte at den sikrer betryggende kontroll, og om det er etablert betryggende rutiner for slikt salg i skolens regi. Kontrollutvalget anbefales å merke seg innholdet i rapporten og legge denne fram for fylkestinget. 8

SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 76/2010 Kontrollutvalgets oppfølging av rapport med anbefalinger om egenkontroll Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 14.12.2010 76/2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: 201011671 Kontrollutvalget har merket seg innholdet og drøftet anbefalingene i rapporten 85 tilrådinger for styrkt eigenkontroll i kommunane. Kontrollutvalget ber sekretariatet bearbeide innspill framkommet i møtet til hvordan rapportens anbefalinger kan følges opp. 9

Saksutredning: Kontrollutvalgets oppfølging av rapport med anbefalinger om egenkontroll Kontrollutvalget har merket seg innholdet og drøftet anbefalingene i rapporten 85 tilrådinger for styrkt eigenkontroll i kommunane. Kontrollutvalget ber sekretariatet bearbeide innspill framkommet i møtet til hvordan rapportens anbefalinger kan følges opp. VEDLEGG Oversikt over de 85 anbefalingene fra arbeidsgruppe for styrket egenkontroll (tidligere utsendt) SAKSUTREDNING Ei arbeidsgruppe nedsatt av Kommunal- og regionaldepartementet leverte i desember 2009 en rapport med 85 anbefalinger for styrket egenkontroll i kommuner og fylkeskommuner. Utgangspunktet for arbeidet med rapporten var målsetting om å bidra til mer effektivitet og målretting av egenkontrollen. Arbeidsgruppa ønsket videre fokus på at risikovurderinger og risikostyring skal ligge grunn for hele egenkontrollen, også for kontrollutvalgenes virksomhet. Risikostyring- og vurdering øker sannsynligheten for å kunne velge ut de mest vesentlige kontrollområdene og vite hvor i organisasjonen det er viktig å ha særskilt fokus. Alt kan ikke kontrolleres til enhver tid, og det er viktig at både administrasjon og folkevalgte gjør vurderinger av hvilke risikoer man mener å kunne leve med, og hvilke risikoer det er viktig å redusere mest mulig og ha oppmerksomhet rettet mot. Med egenkontroll tenkes det i denne sammenhengen på den kontrollvirksomheten kommuner/fylkeskommuner driver i egen virksomhet som har utgangspunkt i kommunelovens bestemmelser om kontrollutvalg, revisjon og administrasjonssjefens internkontroll. Aktørene i egenkontrollen er da som følger: 10

Fylkestinget har et overordnet ansvar for kontroll- og tilsynsvirksomheten, både den som skjer gjennom kontrollutvalget, revisjonen og administrasjonssjefens internkontroll. Kontrollutvalget utøver tilsynsrollen på vegne av fylkestinget. De skal sørge for at oppgaver i tråd med forskrift for kontrollutvalg gjennomføres. Med unntak av fylkestinget selv kan kontrollutvalget kontrollere både virksomheten i folkevalgte organer, selskaper fylkeskommunen eier 1 og i de administrative virksomhetene. Revisjonen har et faglig selvstendig ansvar for utføring av revisjonsoppgavene, regulert i forskrift om revisjon, forskrift om kontrollutvalg og standard for god kommunal revisjonsskikk. Administrasjonssjefen har et selvstendig faglig ansvar for internkontrollen og utredning og oppfølging av saker, jfr Kommuneloven 23, 2: Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll Egenkontroll er ikke aktiviteter som bedrives for sin egen del, men en måte å sikre demokrati og en tillitsskapende forvaltning. Som forvalter av fellesskapets ressurser har kommuner og fylkeskommuner et stort ansvar for at økonomiske midler anvendes på en god måte, at arbeidsprosesser er effektive og hensiktsmessige, og å redusere mulighetene for at uønskede hendelser skal oppstå. Dette avstedkommer behov for en velfungerende egenkontroll, med aktører som bidrar på ulike måter og med felles forståelse for hverandres roller og oppgaver. Arbeidsgruppa har drøftet ulike innfallsvikler, roller og oppgaver som bør ha oppmerksomhet for å få styrket kommunenes/fylkeskommunenes egenkontroll. En del av forholdene som gruppa har påpekt er områder som krever lovendringer for å få gjennomført. Kommunal- og regionaldepartementet har signalisert at de vil vurdere hvordan disse forslagene skal håndteres videre. Uansett er dette forhold det vil ta tid å få på plass. Andre forhold som er pekt på vil kreve utarbeiding av skriftlig materiale, eksempelvis knyttet til behov for veiledning og opplæring. Det kan i denne sammenhengen nevnes at departementet har bestilt en veileder for kontrollutvalget arbeid, og at denne pr dato er under utarbeidelse og er planlagt ferdigstilt i løpet av vinteren. Atter andre av anbefalingene er forhold som kommuner/fylkeskommuner kan ta tak i umiddelbart og fortløpende sette i verk tiltak som styrker egenkontrollen. I arbeidsgruppas rapport er det trukket fram tre hovedanbefalinger, som anses for å være av vesentlig betydning i dette arbeidet: administrasjonens internkontroll må utvikles og styrkes det må være god rolleforståelse og godt samspill mellom aktørene i egenkontrollen dvs kommunestyre, kontrollutvalg, administrasjonssjef og revisor kompetansen hos revisor og i sekretariat må være høy og bør sikres 1 I tråd med kommunelovens bestemmelser om selskapskontroll og innsynsmuligheter, 77 og 80 11

Rapporten omhandler 85 anbefalinger for styrket egenkontroll, fordelt på: o 11 tilrådninger om kontrollutvalget o 27 tilrådninger om administrasjonssjefens internkontroll o 22 tilrådninger om revisor/revisjonen o 10 tilrådninger om selskapskontroll o 9 tilrådninger om samspillet mellom aktørene i egenkontrollen o 4 tilrådninger om forholdet til fylkesmannen o 2 tilrådninger om kirkelige fellesråd Oppfølging av rapporten Departementet har i brev til kommuner/fylkeskommuner i januar 2010 oppfordret til å lese rapporten og diskutere hvordan de lokalt kan starte arbeidet for å styrke egenkontrollen. Kontrollutvalget har tidligere fått seg forelagt et sammendrag av rapporten og innholdet i rapporten har vært gjenstand for omtale i flere ulike sammenhenger det siste året. Mange av anbefalingene begynner dermed å bli kjent og til dels drøftet. En fullstendig oversikt over alle de 86 anbefalingene legges her fram for kontrollutvalget med tanke på å: vurdere anbefalingene sett i lys av situasjonen i Sør-Trøndelag fylkeskommune vurdere hvilke av anbefalingene kontrollutvalget ønsker å følge spesielt opp, og eventuelt hvordan Medlemmene i kontrollutvalget har nå god erfaring med arbeidet i utvalget og tilsynsrollen som en del av fylkeskommunens totale egenkontroll. Dette gir et grunnlag for å vurdere de anbefalingene som rapporten gir og ha en oppfatning av hva utvalget bør ta tak i sitt neste år. Videre kan det være nyttig med henblikk på at det er valg neste år, da noen av anbefalingene retter seg spesielt mot valg av kontrollutvalg, sammensetning og kompetanse/opplæring. Utvalget har tidligere besluttet at de ønsker å gjøre en evaluering av eget arbeid på vårparten i 2011, og en gjennomgang av de 85 anbefalingene kan være et godt utgangspunkt for den senere evalueringen. I forbindelse med en slik evaluering vil det være naturlig blant annet å gjennomgå både lovkrav, utvalgets egne planer for inneværende periode, forholdet til de andre aktørene i tilsynsordningen, og eksisterende reglement for kontrollutvalg m.m. Noe av dette er berørt i rapporten med de 85 anbefalingene, men det som ikke er det vil vi komme tilbake til i en egen sak evaluering av utvalgets funksjon i inneværende valgperiode. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON En styrking av egenkontrollen anses for å være av betydning for en tillitskapende forvaltning. Effektive systemer for egenkontroll er dessuten mer hensiktsmessig enn en styrking av de statlige tilsynsorganene, og også av den grunn oppfattet som viktig å bygge oppunder. Notat med oversikt over de 85 anbefalingene fra arbeidsgruppa for styrket egenkontroll legges med dette fram for kontrollutvalget. Kontrollutvalget anbefales å drøfte de ulike anbefalingene i møtet, og vurdere hvilke anbefalinger utvalget mener bør følges spesielt opp og eventuelt hvordan. Utvalgets drøfting og innspill danner grunnlag for videre arbeid med oppfølging av rapporten. 12

SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 77/2010 Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 14.12.2010 77/2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: 200908684 1. Kontrollutvalget slutter seg til avtale om gjennomføring av finansiell revisjon og avtale om gjennomføring av forvaltningsrevisjon. 2. Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS signeres når ressursbruken for revisjonsåret 2011 er klar. 13

Saksutredning: Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS 3. Kontrollutvalget slutter seg til avtale om gjennomføring av finansiell revisjon og avtale om gjennomføring av forvaltningsrevisjon. 4. Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS signeres når ressursbruken for revisjonsåret 2011 er klar. VEDLEGG 1. Utkast til avtale om gjennomføring av finansiell revisjon 2. Utkast til avtale om gjennomføring av forvaltningsrevisjon Utrykt vedlegg Kommuneloven 77. Forskrift om kontrollutvalg. SAKSUTREDNING Kontrollutvalget er tillagt et betydelig tilsynsansvar gjennom kommuneloven og tilhørende forskrifter. Kontrollutvalgets oppgaver med regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon fremgår av forskriftens kapittel 4 og kapittel 5. Vedrørende regnskapsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens årsregnskap og fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Vedrørende forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av fylkestinget. Fylkestinget kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat. Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS Fylkeskommunens kjøp av revisjonstjenester er regulert gjennom egen avtale på overordnet nivå. Avtalen spesifiserer hvilke tjenester som omfattes og betingelser knyttet til samarbeidet mellom fylkeskommunen og Revisjon Midt-Norge IKS. Det mer løpende samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonsselskapet er ikke omfattet av avtalen om tjenestekjøp. 14

Fylkeskommunens kontrollutvalg er blant de utvalgene som har hatt fokus på dialogen mellom utvalg og revisjonsselskap, og i ulike sammenhenger tatt dette opp til drøfting. Spesielt har dette vært tilfelle i forbindelse med forvaltningsrevisjon, der spørsmål knyttet til planlegging og rapportering rundt prosjekter har vært i fokus. I forhold til regnskapsrevisjon har det vært mest oppmerksomhet rundt hvilke dokumenter kontrollutvalget skal få kjennskap til. Det har etter hvert i stor grad utviklet seg en felles forståelse mellom utvalget og Revisjon Midt-Norge IKS, og dermed et godt grunnlag for dialog og samarbeid. For kontrollutvalget har det vært viktig å forsikre seg om at de har tilstrekkelig informasjonsgrunnlag til å utføre sitt arbeid på en god måte, herunder å påse at fylkeskommunens revisjonsordning fungerer på en tilfredsstillende måte. Revisjon Midt-Norge IKS har nå tatt initiativ til at det utarbeides en årlig avtale mellom kontrollutvalget og revisjonsselskapet vedrørende forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon. Avtaleutkastene som foreligger har fått sin utforming gjennom dialog mellom revisjonen, sekretariatet og kontrollutvalget. Hensikten med de nye avtalene er en bevisstgjøring av hvilke oppgaver Revisjon Midt-Norge IKS utfører jfr vedtatt avtale om kjøp av revisjonstjenester, avklare den årlige ressursbruken og gi føringer for kommunikasjonen mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene er utformet på en slik måte at de kan vedtas likt for alle kontrollutvalg, med unntak for ressursbruken i den enkelte kommune. Avtaleperiode Revisjonsåret går i dag fra 01.05 til 30.04. For kontrollutvalget har ikke det andre konsekvenser enn at ressurser/tid som kan benyttes til revisjonsoppdrag avregnes i denne perioden. Som det fremgår av avtaleutkastene vil Revisjon Midt-Norge IKS nå gå over til å følge kalenderåret. Avtalt ressursbruk vil dermed være gjeldende for perioden 1. januar til 31. desember hvert enkelt år. Om avtalene Avtalene innebærer ingen dramatisk endring i forhold til dagens praksis. I tillegg til å gi informasjon om en del formelle krav knyttet til oppdrag og gjennomføring, er det lagt opp til at revisjonen gjennomføres effektivt, men samtidig med at nødvendig dialog med kontrollutvalget sikres. Det har vært noe ulik praksis i kontrollutvalgenes involvering, særlig i tilknytning til gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Avtalen som foreligger gir mulighet til involvering gjennom å få fremlagt prosjektskisse før oppstart av selve undersøkelsene, samt at det er mulig å be om en status for prosjekt. Dette har vært et ønske i noen kontrollutvalg. Signering av avtalene Det tas sikte på at de første avtaler signeres i første møte i kontrollutvalget i 2011, med virkning fra 01.01.2011. Revisjonen vil orientere og svare på eventuelle spørsmål i møtet. Det vil i tilknytning til denne saken bli orientert om status for ressursbruk til fylkeskommunens kontrollutvalg, herunder fordeling på ulike forvaltningsrevisjonsprosjekt. 15

SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 78/2010 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 14.12.2010 78/2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: 201000460 Ingen innstilling 16

Saksutredning: Eventuelt Ingen innstilling 17