Innkalling til møte i Vest-Telemarktinget

Transkript

1 Vest-Telemarkrådet 20. november 2017 Innkalling til møte i Vest-Telemarktinget Stad: Fyresdal Næringshage, møterom Roan. Dato: Tysdag 5. desember 2017 Kl.slett: I tråd med vedtektene blir det no kalla inn til møte i Vest-Telemarktinget. Møtet finn stad i Fyresdal Næringshage 5. desember kl Det skal veljast regionordførar og regionvaraordførar for perioden og fastsetjast godtgjersle for desse. Vidare ligg det føre forslag til arbeidsprogram for Vest-Telemarkrådet gjeldande åra samt forslag til budsjett for Det vert også lagt fram forslag til delegeringsreglement for Vest-Telemarkrådet. Etter handsaminga av dei formelle sakene, vil vi sette fokus på regjeringas forslag til omlegging av eigedomsskatten for verk og bruk eit forslag som vil ha store verknader for kommunane i regionen. Vi har invitert leiar Torfinn Opheim i Landsamanslutninga av Vasskraftkommunar (LVK) til å orientere nærare om saken. Møtet i Tinget vert avslutta med felles middag kl i Kafe Teisner i næringshagen. Vi minner også om at det blir halde eigarskapsmøte i Vest-Telemark Kraftlag i same lokale kl (Sjå eigen innkalling frå Kraftlaget.) Vi ynskjer vel møtt i Fyresdal 5. desember! Venleg helsing Vest-Telemarkrådet Erik Skjervagen (sign) Regionordførar Kjell Gunnar Heggenes Regionrådsleiar Vest-Telemarkrådet, Kviteseidgata 18, 3850 Kviteseid Tlf: , kgh@vest-telemark.no, Org. nr:

2 Vest-Telemarktinget Møte 5. desember 2017 Sakliste til møte i Vest-Telemarktinget 5. desember /2017 Opprop 08/2017 Godkjenning av innkalling og sakliste 09/2017 Val av 1 person til å skrive under protokollen i lag med regionordførar 10/2017 Val av regionordførar og regionvaraordførar for perioden og fastsetjing av godtgjersle for desse. Val av valnemnd 11/2017 Forslag til Arbeidsprogram /2017 Forslag til delegeringsreglement Vest-Telemarkrådet 13/2017 Forslag til budsjett 2018 for Vest-Telemarkrådet 14/2017 Mogleg felles NAV-kontor i Vest-Telemark 15/2017 Forslag til omlegging av eigedomsskatten for verk og bruk. Leiar i Landssamanslutninga av vasskraftkommunar (LVK) Torfinn Opheim orienterer

3 Vest-Telemarktinget Møte 5. desember 2017 Sak 10/2017 Val av regionordførar og regionvaraordførar for perioden og fastsetjing av godtgjersle for desse. Val av valnemnd Bakgrunn. I medhald av 10 i vedtektene for Vest-Telemarkrådet skal det på møtet i Tinget 5. desember veljast regionordførar og regionvaraordførar for komande 2-årsperiode. Det skal også veljast valnemnd og gjerast vedtak om fastsetting av godtgjersle til regionordførar og regionvaraordførar. Frå valnemnda ligg det føre fylgjande forslag: Forslag til vedtak: Som regionordførar for perioden vert valt: Jon Rikard Kleven, Vinje kommune. Som regionvaraordførar vert valt: ordførar Jarand Felland, Tokke kommune. Godtgjersle for regionordførar vert: Godtgjersle for regionvaraordførar vert: Til valnemnd for same periode vert valt: Ketil Kiland rådmann Fyresdal kommune, Tarjei Gjelstad ordførar Kviteseid kommune og Halfdan Haugan ordførar Seljord kommune.

4 Vest-Telemarktinget Møte 5. desember 2017 Melding frå valnemnda: Val av regionordførar og regionvaraordførar for perioden og fastsetjing av godtgjersle til desse. Val av valnemnd for perioden I Tingmøte den 1. desember 2015 valte Vest-Telemarktinget regionordførar og regionvaraordførar for perioden I tillegg vart det fastsett godtgjersle for desse verva. Det vart gjort slike vedtak: Som regionordførar for perioden vert valt Erik Skjervagen, Fyresdal kommune. Som regionvaraordførar vert valt Jon Rikard Kleven, Vinje kommune Godtgjersle for regionordførar: kr ,- pr. år. Godtgjersle for regionvaraordførar: kr ,- pr. år. Til valnemnd for same periode vart valt: Sverre Sæter, Halfdan Haugan og Jaran Felland I medhald av 10 i vedtektene for Vest-Telemarkrådet skal det på Tingmøtet den 5. desember veljast regionordførar og regionvaraordførar for komande 2-årsperiode. Det skal også veljast valnemnd og gjerast vedtak om fastsetting av godtgjersle til regionordførar og regionvaraordførar. Forslag til vedtak: Som regionordførar for perioden vert valt: Jon Rikard Kleven, Vinje kommune. Som regionvaraordførar vert valt: ordførar Jarand Felland, Tokke kommune. Godtgjersle for regionordførar vert: Godtgjersle for regionvaraordførar vert: Til valnemnd for same periode vert valt: Ketil Kiland, Tarjei Gjelstad, ordførar Kviteseid kommune og Halfdan Haugan, Seljord kommune.

5 Regionordførarar/regionvaraordførarar Periode Regionordførar Regionvaraordførar Inge Fjalestad Kviteseid Kari Kile, Fyresdal Birger Nygård, Tokke Kari Kile, Fyresdal Øyvind Tveit, Nissedal John Kleivstaul, Seljord Øyvind Tveit, Nissedal Børre Rønningen, Vinje Edvard Mæland, Seljord Børre Rønningen, Vinje/ Karin Maria Larsen, Kviteseid Saamund Gjersund, Fyresdal Arne Vinje, Vinje Arne Vinje, Vinje Olav Urbø, Tokke Olav Urbø, Tokke Olav Tho, Hjartdal/ Anne-Nora Oma Dahle, Nissedal Anne-Nora Oma Dahle, Nissedal Torstein Tveito, Kviteseid Torstein Tveito, Kviteseid Erik Skjervagen, Fyresdal Jon Svartdal, Seljord Erik Skjervagen, Fyresdal Erik Skjervagen, Fyresdal Jon Rikard Kleven, Vinje

6 Vest-Telemarktinget Møte 5. desember 2017 Sak 10/2017 Utskrift frå møtet i Vest-Telemarktinget 1. desember Sak 10/2015 Val av regionordførar og regionvaraordførar for perioden og fastsetjing av godtgjersle for desse. Val av valnemnd for perioden Vedtak: Som regionordførar for perioden vart valt Erik Skjervagen, Fyresdal og som regionvaraordførar for same periode vart valt Jon Rikard Kleven, Vinje. Begge samrøystes valt. Frå valkomiteen låg det føre forslag om godtgjersle på hhv kr ,- og kr ,- pr. år. Halvor Homme foreslo godtgjersle på hhv kr ,- og kr. 5000,-. Halvors forslag fall med 9 mot 14 stemmer, og årleg godtgjersle i perioden vart fastsett til kr ,- for regionordførar og kr ,- for regionvaraordførar. Til valnemnd for same periode vart valt Sverre Sæter, Halfdan Haugan og Jaran Felland.

7 Vest-Telemarktinget Møte 5. desember 2017 Sak 11/2017 Forslag til arbeidsprogram Bakgrunn: Med utgangspunkt i gjeldande arbeidsprogram (sjå vedlegg) legg Rådet fram forslag til arbeidsprogram for 2-årsperioden Forslaget inneber at dei 4 måla blir vidareført, medan det vert føreslege enkelte endringar innafor tiltaka. Dei 4 måla er: 1. Oppretthalde og auke folketalet og busetnaden i heile Vest-Telemark 2. Sterk regional samkjensle og styrka Vest-Telemarkidentitet 3. Vidareutvikling og nyetablering av verksemder i Telemark 4. Sikre god infrastruktur i og gjennom Vest-Telemark Rådet foreslår fylgjande endringar i høve til arbeidsprogrammet for : (Nye formuleringar er vist med raud skrift i forslaget, og det er gjort nærare greie for endringane nedanfor). - Det vert lagt inn ei overordna målsetting om å auke nettverksbygginga og påverknadsarbeidet i høve til regionens interesser. Under mål 1 Oppretthalde og auke folketalet og busetnaden i heile Vest-Telemark: - Tiltaket om å stimulere til rekruttering av arbeidskraft får eit tillegg om å auke inntaket av lærlingar - Tiltaket om å nytte samhandlingsreformen til å få best mogleg helsetilbod går ut - Tiltaket om å vidareføre nettverket for vidaregåande utdanning går ut sidan dette er ivaretatt i den overordna målsettinga om auka nettverksbygging/påverknadsarbeid Under mål 2 Sterk regional samkjensle og styrka Vest-Telemarkidentitet: - Tiltaket om å etablere nettverk for viktige regionale institusjonar utgår sidan dette er ivaretatt i den overordna målsettinga om auka nettverksbygging/påverknadsarbeid - Tiltaket om å fullføre prosessen rundt kommunereformen i Vest-Telemark går ut Under mål 3 Vidareutvikling og nyetablering av verksemder i Vest-Telemark: - Ingen forslag til endringar i tiltak Under mål 4 Sikre god infrastruktur i og gjennom Vest-Telemark: - Ingen forslag til endringar i tiltak Forslag til vedtak: Vest-Telemarktinget godkjenner Rådets framlagte forslag til arbeidsprogram for 2-årsperioden

8 Sak 11/2017 Arbeidsprogram for Vest-Telemarkrådet Rådets forslag til Tinget VISJON: VEST-TELEMARK - EIN LEVANDE REGION Vest-Telemark skal vera ein levande region der opparbeidd identitet og kultur vert vidareført saman med innovasjon og nyskaping. Gjennom samhandling over kommunegrenser skal vi gjere regionen attraktiv for busetnad, arbeid og oppleving. Det er ei overordna målsetting å auke nettverksbygginga og påverknadsarbeidet i høve til regionens interesser. Mål 1 Oppretthalde og auke folketalet og busetnaden i heile Vest-Telemark Tiltak: Auke dei unge si sjølvkjensle og tilknyting til distriktet, og stimulere til entreprenørskap Vidareføre arbeidet med utvikling av regionens attraksjonskraft og bulyst. Vidareutvikle Vest-Telemark som ein attraktiv arbeidsmarknadsregion. Stimulere til rekruttering av arbeidskraft og auka inntak av lærlingar. Mål 2 Sterk regional samkjensle og styrka Vest-Telemarkidentitet Tiltak: Stø opp om kulturtiltak som fremjar kjennskap, identitet og samhandling Vidareutvikle samhandling kring marknadsføringstiltak som fremjar kjennskap til regionens kultur og identitet. Legge til rette for godt regionalt samarbeid, herunder elektronisk kommunikasjon og informasjonsflyt Stimulere til utvikling av nye offensive informasjonsformer tilpassa prioriterte målgrupper. Auke samhandlinga og kommunikasjonen med dei ulike forvaltningsnivåa Mål 3 Vidareutvikling og nyetablering av verksemder i Vest-Telemark Tiltak: Leggje til rette for næringsutvikling med grunnlag i lokale ressursar Auke tilgangen på risikokapital og offentlege verkemiddel til regionen Styrke og utvikle nærings- og rådgjevingsapparatet i Vest-Telemark, og vidareføre samspelet mellom regionrådet og dei næringsansvarlege i kommunane. Tilrettelegging og utvikling av samhandlingstiltak og næringsklynger, med formål å styrke eksisterande næringsliv og stimulere til knoppskyting, nyetablering og innovasjon. Oppretthalde og utvikle kompetansemiljø i regionen. Vidareutvikle den regionale etablerertenesten, gjennomføre Byregionprogrammet og samarbeide med næringshagane i regionen også knytt til SIVA

9 2 Mål 4 Sikre god infrastruktur i og gjennom Vest-Telemark Tiltak: Vidareutvikle felles strategiar for vegutbygging og skape alliansar for desse. Synleggjere regionens transport- og infrastrukturbehov gjennom faktaoppbygging og formidling. Arbeide for høgfartsbane over Haukeli Utvikling av regionens breibandsstruktur og mobilsamband. 2

10 Vedteke arbeidsprogram for Vest-Telemarkrådet VISJON: VEST-TELEMARK - EIN LEVANDE REGION Vest-Telemark skal vera ein levande region der opparbeidd identitet og kultur vert vidareført saman med innovasjon og nyskaping. Gjennom samhandling over kommunegrenser skal vi gjere regionen attraktiv for busetnad, arbeid og oppleving. Mål 1 Oppretthalde og auke folketalet og busetnaden i heile Vest-Telemark Tiltak: Auke dei unge si sjølvkjensle og tilknyting til distriktet, og stimulere til entreprenørskap Vidareføre arbeidet med utvikling av regionens attraksjonskraft og bulyst. Vidareutvikle Vest-Telemark som ein attraktiv arbeidsmarknadsregion. Stimulere til rekruttering av arbeidskraft Nytte samhandlingsreformen til å få best mogleg helsetilbod i regionen Vidareføre nettverket for vidaregåande utdanning i regionen Mål 2 Sterk regional samkjensle og styrka Vest-Telemarkidentitet Tiltak: Stø opp om kulturtiltak som fremjar kjennskap, identitet og samhandling Vidareutvikle samhandling kring marknadsføringstiltak som fremjar kjennskap til regionens kultur og identitet. Legge til rette for godt regionalt samarbeid, herunder elektronisk kommunikasjon og informasjonsflyt Stimulere til utvikling av nye offensive informasjonsformer tilpassa prioriterte målgrupper. Etablerere nettverk for viktige regionale institusjonar Auke samhandlinga og kommunikasjonen med dei ulike forvaltningsnivåa Fullføre prosessen rundt kommunereformen i Vest-Telemark Mål 3 Vidareutvikling og nyetablering av verksemder i Vest-Telemark Tiltak: Leggje til rette for næringsutvikling med grunnlag i lokale ressursar Auke tilgangen på risikokapital og offentlege verkemiddel til regionen Styrke og utvikle nærings- og rådgjevingsapparatet i Vest-Telemark, og vidareføre samspelet mellom regionrådet og dei næringsansvarlege i kommunane. Tilrettelegging og utvikling av samhandlingstiltak og næringsklynger, med formål å styrke eksisterande næringsliv og stimulere til knoppskyting, nyetablering og innovasjon. Oppretthalde og utvikle kompetansemiljø i regionen. Vidareutvikle den regionale etablerertenesten, gjennomføre Byregionprogrammet og samarbeide med næringshagane i regionen også knytt til SIVA 1

11 Mål 4 Sikre god infrastruktur i og gjennom Vest-Telemark Tiltak: Vidareutvikle felles strategiar for vegutbygging og skape alliansar for desse. Synleggjere regionens transport- og infrastrukturbehov gjennom faktaoppbygging og formidling. Arbeide for høgfartsbane over Haukeli Utvikling av regionens breibandsstruktur og mobilsamband. 2

12 Vest-Telemarktinget Møte 5. desember 2017 Sak 12/2017 Forslag til delegeringsreglement Vest-Telemarkrådet Bakgrunn: I møte 15. oktober 2013 handsama styret i Vest-Telemarkrådet forslag til delegeringsreglement. Til grunn for dette låg vedtektene samt endringsforslag handsama i rådsmøte 19. mars same år. Forslaget bygde også på delegeringsreglement for Kviteseid kommune, samt notat frå dåverande rådmann Per Dehli i samband med 27- samarbeid. Etter ynskje frå revisor om eit meir detaljert delegeringsreglement, har Rådet i sitt møte 14. november 2017 drøfta dette, og legg no fram nytt forslag til delegeringsreglement for godkjenning i Vest-Telemarktinget. Dokumentet tek for seg både dei organisatoriske og økonomiske områda, samt dei gjeldande vedtektene for Vest-Telemarkrådet og omfattar: Delegeringsreglement Økonomireglement Innkjøpsreglement Etiske retningsliner Arbeidsprogrammet til Vest-Telemarkrådet gjeld for to år, og er ikkje lagt inn i dokumentet Delegeringsreglement Vest-Telemarkrådet. Det leggast opp til at delegeringsreglementet handsamast minst ein gong i kvar valperiode (kvart 4. år). Forslag til vedtak: Vest-Telemarktinget godkjenner det framlagte forslaget til delegeringsreglement for Vest- Telemarkrådet.

13 Forslag til Delegeringsreglement for Vest-Telemarkrådet Dato: Politisk handsaming: Handsamast i Vest-Telemarkrådet: 14. November 2017 Handsamast i Vest-Telemarktinget: 5. Desember 2017 Vest-Telemarkrådet, Kviteseidgata 18, 3850 Kviteseid Org. nr:

14 Innhald Formål 3 Oppdateringar 3 Delegeringsrelement for Vest-Telemarkrådet 4 Organisering 4 Tinget 4 Rådet 4 Styret i Rådet 4 Regionordførar 4 Arbeidsutvalet 5 Administrativ leiing. 5 Regionrådsleiar 5 Prinsippa for delegering 5 Økonomireglement 7 1. Definisjonar 7 Budsjett 7 Disposisjonsfond (ubundne fond) 7 Bundne fond 7 Budsjettjustering 7 Meirforbruk 7 Merinntekter 7 2. Budsjettet 7 Vest-Telemarktinget 7 Regionrådsleiar 8 Prosjekt 8 Arbeidsprogram 8 3 Rapportering Rekneskap og rapportering til politisk nivå Årsrekneskap og årsrapport 9 4 Rapportering på vegne av andre kommunale selskap 9 5 Øvrig Kompetanse Internkontroll Fullmakt og signering Utviklingssamtaler med regionrådsleiar Fastsetting av løn 10 Innkjøpsreglement 11 Generelle prinsipp ved innkjøp 11 Etiske retningsliner 12 Vedtekter 14 Delegeringsreglement for Vest-Telemarkrådet Side 2 av 17

15 Bakgrunn for delegeringsreglementet Dokumentet omfattar både dei organisatoriske og økonomiske områda, samt dei gjeldande vedtektene for Vest-Telemarkrådet (VTR). Ein har som mål å samanstille dei styrande dokumenta og omfattar: Delegeringsreglement Økonomireglement Innkjøpsreglement Etiske retningsliner Arbeidsprogrammet til Vest-Telemarkrådet gjeld for to år, og vert ikkje lagt inn i dokumentet Delegeringsrelegment Vest-Telemarkrådet på grunn av at denne normalt har kortare levetid enn delegeringreglementet. Formål Formålet med delegeringsreglementet er å sikre at VTR planlegg, rapporterar og fylgjer opp tilfredsstillande ut frå trongen til samspel mellom politisk og administrativ leiing. Det skal også bidra til at ein har nadusynt kunnskap i VTR si administrative og politiske leiing om budsjettering, rapportering og oppfylgjing av vedtekne budsjett. Delegeringsreglementet skal bidra til ei effektiv og forsvarleg forvaltning i aktivitetane i VTR, halde god etisk standard og til eikvar tid etterleve gjeldande lover, forskrifter. Vest-Telemarkrådet fylgjer kommunelova med tanke på budsjett og rekneskapsrutiner. Oppdateringar Delegasjonsreglementet til VTR er ein del av verksemda sitt internkontrollsystem og skal være gjenstand for løpande oppdatering. Vest-Telemarktinget skal handsame reglementet i sin heilskap minst ein gong per valperiode. Styret i Rådet har ansvar for oppfylgjing og praktiseringa av reglane. Regionrådsleiar har ansvar for at oppdaterte versjonar av reglementet er lett tilgjengeleg gjennom eit eltronisk verktøy. Delegeringsreglement for Vest-Telemarkrådet Side 3 av 17

16 Organisering Delegeringsrelement for Vest- Telemarkrådet Vest-Telemarkrådet er regionalt samarbeidsorgan for kommunane Fyresdal, Kviteseid, Nissedal, Seljord, Tokke og Vinje. Samarbeidet vart etablert i 1993, men er fyrst formalisert som 27 - samarbeid i desember Samarbeidet har form som sjølvstendig rettssubjekt. Tinget Tinget, som er det øvste organet, er samansett av 4 representantar frå kvar kommune: Ordførar, varaordførar, 1 anna kommunestyremedlem og rådmannen. Det er oppnemnt personlege vararepresentantar. Tinget har etter vedtektene fylgjande ansvar: Rådet - Godkjenning av arbeidsprogram og budsjett - Godkjenning av årsmelding og rekneskap - Fastsetjing av godtgjering - Handsaming av vedtektsendringar - Val mellom anna av regionordførar og regionvaraordførar annankvart år - Andre saker etter vedtak i Rådet Rådet er samansett av dei 6 ordførarane i regionen med varaordførarane som personlege vararepresentantar. Ein av ordførarane vert formelt valt som regionordførar for 2 år i gongen, eit verv som går på omgang mellom desse. Rådet har normalt 8 9 møte pr år, og rådmennene har møte- og talerett i rådsmøta. Rådet er tillagt fylgjande ansvar: - dagleg drift i samarbeid med administrativ leiing - andre oppgåver etter vedtak Styret i Rådet Dei 6 ordførarane møtes med visse mellomrom som styre for 27-samarbeidet. Styret handsamar saker som gjeld drift og organisering og gjev føringar for dagleg leiar, herunder stillingsheimlar og økonomiske fullmakter. Dei har også ansvar for oppfylgjing og praktisering av delegeringsreglementet. Regionordførar Regionordførar har fylgjande oppgåver: - Leie møta i Råd og Ting - Fylgje opp gjennomføringa av vedtak gjort i Råd og Ting - Inneha arbeidsgjevarfunksjonen i høve til rådsadministrasjonen Delegeringsreglement for Vest-Telemarkrådet Side 4 av 17

17 Arbeidsutvalet Arbeidsutvalet (AU) er samansett av regionordførar, regionvaraordførar, leiar av rådmannsutvalet samt regionrådsleiar. Arbeidsutvalet har som ansvar å drøfte aktuelle saker og fastsette sakliste til rådsmøta. Administrativ leiing. Dagleg leiar (regionrådsleiar) vert tilsett av Rådet. Det er i møte 13. mars 2013 vedteke nærare prosedyrer for arbeidet i Vest-Telemarkrådet, med organisasjonskart, saksgang og arbeidsoppgåver. Det vert også utarbeidd 2-årige arbeidsprogram med nærare definerte mål og tiltak. I samband med verksemda i Rådet er det signalisert ynskje om å nedfelle eit delegeringsreglement i høve til regionrådsleiar, der mandat og ansvar er tydeleg klårlagt. Regionrådsleiar Regionrådsleiar har som oppgåve å organisere rådsmøta og gjennomføre vedtak gjort i desse, herunder: - Arbeide aktivt i høve til politikarane i regionen - Utarbeide uttaler frå regionen - Drive med informasjonsarbeid, gjerne gjennom dialog med formannskapa og kommunestyra - Samspele med rådmannsutvalet, herunder delta i rådmannsmøta - Har rolle i høve til andre regionale samarbeidstiltak - Stå som prosjektansvarleg for aktuelle prosjekt - Tilsette moglege medarbeidarar og prosjekttilsette etter heimlar gjeve av styret. (Arbeidsutvalget fastset løn for regionrådsleiar og andre tilsette i Vest-Telemarkrådet) - Søkje å spele på lokal og regional kompetanse ved kjøp av tenester - Stå for dagleg drift - Utføre faste administrative oppgåver: sekretariatsarbeid, IKT-koordinering, søknader regionale tiltak, bidrag til regional utvikling, skjønnsmiddelbruk, felles etablererteneste, informasjon og relasjonsbygging i samband med val, vertskap for næringskollegiet, deltaking i aktuelle politiske og administrative møte. Regionrådsleiar skal vidare halde seg orientert og fylgje med på saker som vedkjem regionen innafor fylgjande område: - Infrastruktur/samferdsel: veg, bane, breiband - Skulestruktur/skuletilbod - Næringslivets trong for arbeidskraft - Kultur - Telemarkskanalen - Annan statleg/fylkeskommunal aktivitet Prinsippa for delegering Delegering inneber at nokon (x) med avgjerdsrett gjev ein annan (y) avgjerdsrett av same art som ein har sjølv. Ei delegering frå x til y inneber likevel ikkje at x misser sin eigen avgjerdsrett. Det formelle ansvaret kan ikkje delegerast. Y gjer vedtak på vegne av x og har ikkje det formelle ansvaret, men har ansvaret i høve til x. For at ei delegering skal vera lovleg, må visse kriteria vera oppfylt: - Det må ligge føre høve til å delegere avgjerdsretten - Delegeringa må gjevast til nokon som er kompetent til å ta imot slik avgjerdsrett - Delegeringsvedtaket må vera gyldig. Delegeringsreglement for Vest-Telemarkrådet Side 5 av 17

18 Delegert avgjerdsrett skal utøvast: - I medhald av gjeldande lovar, forskrifter og i samsvar med dei sakshandsamingsreglane som fylgjer av lov, forskrift og god forvaltningsrett - Lojalt og i samsvar med retningsliner gjeve av overordna organ/person - Innafor dei plan- og budsjettrammer som er gjeve Overordna organ kan: - Når som helst trekke attende ei gjeven delegering - Krevje å få lagt fram for seg ei sak som eit underordna organ har til handsaming i medhald av delegert avgjerdsrett - Krevje å få overta handsaminga av, og fatte vedtak i einskildsak som eit underordna organ har til handsaming i medhald av delegert avgjerdsrett Delegeringsreglement for Vest-Telemarkrådet Side 6 av 17

19 Økonomireglement 1. Definisjonar Det nyttast ulike begrep i økonomireglementet og nedanfor fygjer definisjonar av desse: Budsjett Hovudoversikt som syner VTR sine forventa inntekter, utgifter, bruk av avsetningar samt avsetningar i året. Disposisjonsfond (ubundne fond) Gjeld frie avsetningar i rekneskapet for bruk i seinare periodar. Kan være avsetningar knytt til prosjekt eller avsetningar til andre ynskte formål. Bundne fond Avsetningar av øyremerka midlar i rekneskapen for bruk til dette føremålet i seinare periodar. Budsjettjustering Omdisponering av midlar frå eit føremål til eit anna. Meirforbruk Forbruk utover vedtatt driftsbudsjett og vedtatt ramme for prosjektet. Merinntekter Inntekter utover vedtatt driftsbudsjett og vedtatt ramme for investeringsprosjektet. 2. Budsjettet Vest-Telemarktinget 2.1. Vest-Telemarktinget skal innan årets utgang, vedta budsjettet for drift og aktivitet i regi av VTR for kommande år Endringar utover vedteke budsjett skal handsamast av Vest-Telemarktinget med dei unntak av fullmakter i punkt Endringar innanfor budsjettramma kan gjerast av regionrådsleiar og av det respektive styret i det aktuelle prosjekt eller styret i tråd med delegerte fullmakter så lenge det ikkje strir mot mål, prioriteringar og føresetnadar som ligg til grunn i Vest-Telemarktingets budsjettvedtak Rådet disponerer disposisjonsfond, grunnfond og tilleggsbevilgningar. I saker knytt til bruk av desse, skal det alltid opplysast om saldo på budsjettposten etter at disponeringa er foretatt. Delegeringsreglement for Vest-Telemarkrådet Side 7 av 17

20 Regionrådsleiar 2.5. Regionrådsleiar utarbeider samla budsjettforslag. Regionrådsleiar er ansvarleg for løpande kontroll av den økonomiske utviklnga, herunder rapportering til styringsgrupper, Rådet og Vest- Telemarktinget Regionrådsleiar har høve til å gjere omdisponeringar innanfor dei vedtekne budsjettrammene. Dette gjeld når det er innanfor vedtekne arbeidsprogram, og ellers ikkje strir mot mål, prioriteringar og føresetnad som ligg til grunn i Vest-Telemakrtingets budsjettvedtak. Prioriteringane skal grunngjevast og leggast fram for Vest-Telemarktinget i sak om justert budsjett Regionrådsleiar har høve til å foreta tekniske justeringar innanfor budsjettramma, og gjer dette dersom det er vedteke tiltak i Rådet eller i prosjektgrupper som omfattar økonomisk disponering Regionrådsleiar kan foreta naudsynte budsjettjusteringar som fylgje av organisasjonsendringar, endringar av administrative rutiner, prosjekt m.m. Det er føresett at: Endringane ikkje er i konflikt med mål og prioriteringar i budsjett eller andre politiske vedtak Endringane ikkje er av vesentleg betydning 2.9. På bakgrunn av føringar frå styret i Rådet, har Regionrådsleiar fullmakt til å tilsette og legge ned faste stillingar og engasjement i henhold til arbeidsmiljølova Alle budsjettendringar som er gjort i henhold til delegeringsfullmakta, skal meldast med grunngjeving til rekneskapskontoret og revisor. Prosjekt Prosjektansvarleg (PA) i det enkelte prosjekt er ansvarleg for at ein gjennomfører arbeidet innanfor vedtekne budsjett, og at finansiering føreligg. Det er PA som kan stoppe/omdisponere midlar og må vurdere om dette er i tråd med mandat og vedteken prosjektplan og eventuelle føringar frå finansieringskjelder om ikkje anna er avtalt. Slike endringar skal meddelast styringsgruppa/prosjekteigerane, eventuelt takast opp til rådføring. Arbeidsprogram Vest-Telemarktinget vedtek to-årig arbeidsprogram. Arbeidsprogrammet er førande for budsjettarbeidet og øvrig prioritering av aktivitet i regi av VTR, og er eit viktig verktøy for å styre aktiviteten og vurdere måloppnåing frå arbeidet. 3 Rapportering 3.1 Rekneskap og rapportering til politisk nivå Det er utarbeidd fylgjande årshjul for økonomirutiner og rapportering i Vest-Telemarkrådet: Dato Aksjon Forklaring 15. januar Rapportering til Fylkesmannen VTR administrasjonen har ansvar for å rapportere. 15. januar Brønnøysundregisteret Oppdatering 1. februar Søke skjønnsmidlar VTR administrasjonen har ansvar for å søke. Delegeringsreglement for Vest-Telemarkrådet Side 8 av 17

21 Dato Aksjon Forklaring 10. februar 15. februar Fristen for å søke moms kompensasjon Avlagt årsregnskap og årsberetning Revisor skal attestere og gå gjennom alle bokførte bilag før dette. Styret skal ha dette lagt fram, mellom 15. feb og 15. april 15. februar Rapportering til KOSTRA Sendast inn frå rekneskapssystemet. 31. mars Årsberetning Skal leverast til revisjon 31. mars. 1. april Sikre overføring av Skjønnsmidler Fylkesmannen overfører midlane til kommunen. 1. april Sende krav til kommunane Fylgjer avtale med i TUF 31. mars Rapportering til TUF Rapport i høve til avtalt ramme på drift i VTR. 15. mai Rekneskapsgjennomgang Samspel mellom VTR og rekneskapskontor. 15. september sept - oktober Rekneskapsgjennomgang Justering av budsjett Samspel mellom VTR og rekneskapskontor. Justere budsjett på hausten. oktober Utbetaling av godgjersle Påminning: til reg. ordførar / varaordførar. 10. november Budsjett Handsamast i Tinget sitt siste møte før jul. 15. november Rekneskapsgjennomgang Samspill mellom VTR og rekneskapskontor Årsrekneskap og årsrapport VTR skal utarbeide årsrekneskap og årsrapport i tråd med kommunelovas 48. Tidsfrister framgår av årshjul for økonmirutiner (sjå punkt 3.1). 4 Rapportering på vegne av andre kommunale selskap VTR kan, om det er ynskjeleg, rapportere i kommunestyra frå andre regionale selskap der kommunane er eigarar. Dette skal skje i samspel med leiar av det/dei aktuelle sekskap/selskapa, og settast i verk etter vedtak i Rådet. Delegeringsreglement for Vest-Telemarkrådet Side 9 av 17

22 5 Øvrig 5.1. Kompetanse Regionrådsleiar har ansvar for at medarbeidarar har rett kompetanse i høve til lover, forskrifter, reglement, rutiner og datasystem, og nytter vektøy og system for å løyse sine respektive oppgåver på ein forsvarleg og god måte. Det skal gjevast opplæring til nye medarbeidarar før dei får fullmakt og ansvar på økonomiområdet. Det overodna ansvaret for VTR sin økonomi ligg på Vest-Telemarktinget. 5.2 Internkontroll Regionrådsleiar har ansvar for kvalitetskontrollsystem som stør opp om god kvalitet og kontroll, og som hindrar mislegheitar i andre ikkje ynskte hendingar. 5.3 Fullmakt og signering Regionrådsleiar har fullmakt til å signere avtaler for VTR sine anskaffingar med attestasjon- og anvisning, og kan delegere desse. Det er føresett at anskaffinga er i tråd med øvrige punkt i økonomireglementet. 5.4 Utviklingssamtaler med regionrådsleiar Arbeidsutvalet (AU) gjennomfører årlege utviklingssamtaler med regionrådsleiar. 5.5 Fastsetting av løn Arbeidsutvalet fastset løn for regionrådsleiar og andre tilsette i VTR. Delegeringsreglement for Vest-Telemarkrådet Side 10 av 17

23 Innkjøpsreglement Reglementet skal sikre at alle anskaffingar i VTR vert gjennomført i henhold til lov og forskrift om offentlege anskaffingar (LOA). Regionrådsleiar er ansvarleg for å gjennomføre alle anskaffingar innanfor vedtekne budsjett. I dette ligg det også ansvar for at anskaffinga vert gjennomført i henhold til dette reglementet. Regionrådsleiar skal sjå til at ein har eller knytt til seg innkjøpsfagleg kompetanse for gjennomføring av innkjøp. Fullmakter og rett til å signere avtaler fylgjer punkt 5.3 i økonomireglementet. Generelle prinsipp ved innkjøp Konkurranse - alle anskaffingar skal i utgangspunktet utsettast for konkurranse. Likebehandling - alle skal behandlast likt ingen skal forfordelast. Forutsigbarhet - prosessen må gjennomførast slik det er sagt at den skal gjennomførast. Gjennomsiktighet - det må være åpenhet om alt som gjerast. Etterprøvbarhet - heile prosessen må dokumenterast slik at ettertida kan sjå korleis den er gjennomført. Etikk - alle anskaffingar skal gjennomførast i høve til VTR sine etiske retningsliner. Delegeringsreglement for Vest-Telemarkrådet Side 11 av 17

24 Etiske retningsliner Føremålet med VTR sine etiske retningsliner er å sikre ein god etisk praksis og definere felles standard for folkevalde og tilsette i VTR. Dei etiske retninglinene har sitt utspring i allmenngyldige etiske verdiar og normer som til dømes rettferd, lojalitet, ærleghet, pålitelegheit, sannferd og at ein skal te seg mot andre slik ein sjølv ynskjer å bli behandla. Kommunane i regionen Som fellesorgan for seks kommunar, pliktar VTR og den einskilde tilsette å ta omsyn til kommunane sine interesser, tilstrebe likehandsaming og opptre med respekt ovanfor alle som arbeider eller er knytt til kommunane. Omdømme Den einskilde tilsette og folkevalde pliktar å utføre sine oppgåver og opptre utad på ein etisk forsvarleg måte, og slik at det ikkje skader regionens omdømme. Som tilsett eller folkevald må ein være merksam på at ein også i private samanhenger kan bli oppfatta som representant for Vest- Telemarkregionen og VTR. Ved bruk av sosiale medier skal tilsette og folkevalde vise respekt for sine kolleger og arbeidsgjevar både i form og innhald på det som publiserast. Tilsette og folkevalde skal så langt det er mogleg syte for at alle varer og tenester VTR nyttar er produsert på ein etisk måte. Lojalitet Tilsette og folkevalde i VTR plikter å fylgje dei lover og regler som gjeld for Rådet som interkommunalt selskap, samt å etterkome pålegg frå overordna. Når ei avgjersle er teken iverksettast denne raskt og effektivt innanfor dei fastsette rammene, uansett kva dei aktuelle tilsette måtte ha av fagleg eller politisk oppfatning om avgjersla. Lojalitetsplikta medfører ikkje plikt til å fylgje pålegg om å gjere noko ulovleg eller uetisk. Det er viktig at tilsette lar seg engasjere i ein åpen, fri og allsidig dialog om samfunnsspørsmål i tråd med Grunnlovas bestemmelsar om ytringsfridom. Samstundes har VTR ein forventning til sine tilsette og folkevalde om at dette skjer på ein verdig og konstruktiv måte, og at den einskilde reflekterer rundt dilemmaer som kan oppstå i høve til lojalitetsplikta. Habilitet Tilsette og folkevalde skal unngå å kome i situasjonar som kan medføre konflikt mellom VTR sine interesser og personlege interesser. Dette kan også gjelde tilfelle som ikkje rammast av forvaltningslovas habilitetsbestemmelser. Openhet og varsling Offentlegheit og open diskusjon er ein føresetnad for eit velfungerande demokrati. VTR sine tilsette og folkevalde skal alltid bestrebe seg på å gje korrekte og tilstrekkelege opplysningar til innbyggarar, organisasjonar, selskap og andre myngdigheiter. Det er ein samanheng mellom kravet til åpenhet, lojalitet og plikta til å rapportere om uheldige høve i verksemda. Dei tilsette i VTR har rett og plikt til å varsle om fohold han eller ho vert kjent med som kan påføre arbeidsgjevar, tilsette eller omgivelsane tap eller skade. På den måten kan det iverksettast tiltak med sikte på å unngå eller begrense tapet eller skaden. Før varsling skjer, skal forholdet være forsøkt tatt opp internt. Det visast ellers til Arbeidsmiljølovas 2-4 og 2-5. Delegeringsreglement for Vest-Telemarkrådet Side 12 av 17

25 Forretningsmessige reglar All forretningsverksemd skal bidra til å nå dei mål VTR har for sin verksemd. Tilsette som deltar i VTR si forretningsmessige verksemd pliktar å sette seg grundig inn i, og etterleve lov og forskrift om offentlege anskaffingar (LOA) og forøvrig delegeringsreglementet i sin heilskap. Gåver og andre fordelar Tilsette og folkevalde i kommunen skal unngå personlege fordelar av ein art som kan påverke eller være egna til å påvirke handligar, saksførebuingar eller vedtak. Dette gjeld likevel ikkje gåver av ubetydeleg verdi, så som reklamematriell, blomster o.l. Gåver omfatter ikkje bare materielle gjenstander, men også andre fordeler feks i form av personlege rabattar med kjøp av varer og tenester. Tilsette og folkevalde skal ikkje ta imot fritidsreiser betalt av verksmeder, organisasjonar o.l. som dei har kontakt med på vegne av VTR. Tilsette og folkevalde i VTR skal ikkje som del av sitt arbeid/tillitsverv, gje eller tilby gåver eller andre fordelar som er egna til eller som er meint å påverke mottakarens handling. Representasjon høyrer med i eit samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Representasjon må ikkje være av ein slik art at den kan tenkjast å påverke beslutningsprosessen i VTR eller gje andre grunn til å tru det. Representasjon må være i samråd med overordna. Reiseutgifter i fagleg samanheng skal dekkast av VTR. Delegeringsreglement for Vest-Telemarkrådet Side 13 av 17

26 Vedtekter VEDTEKTER FOR VEST-TELEMARKRÅDET Kapittel 1: Formål, medlemskap og vedtekter 1 Geografisk omfang Vest-Telemarkrådet er eit regionalt organ der kommunane Fyresdal, Kviteseid, Nissedal, Seljord, Tokke og Vinje er med. Regionrådet er oppretta med heimel i kommunelova Formål Vest-Telemarkrådet skal vere eit samarbeidsorgan for dei deltakande kommunane på alle område og alle plan, og skal vere eit organ for løysing av felles spørsmål og oppgåver for dei same kommunane. 3 Styringsorgan Vest-Telemarkrådet har to styringsorgan. Det eine er Tinget, som er nærare omhandla i kapittel 2. Det andre er Rådet, som er omhandla i kapittel 3. 4 Medlemskap, utmelding, oppløysing Kommunestyret i den einskilde kommune gjer vedtak om deltaking i Vest- Telemarkrådet og godtar med det vedtektene for dette. Viss ein kommune ynskjer å gå ut av Rådet, må kommunestyret gjere vedtak om dette. Ein kommune har rett til å seie opp sitt medlemskap med eitt års varsel. Rådet skal oppløysast når kommunestyra i eit fleirtal av medlemskommunane har gjort vedtak om dette. Regionrådet skal då avviklast. Når avviklinga er ferdig skal attståande midlar betalast attende til kommunane i same forhold som det er gjort innbetaling. 5 Endring av vedtektene Medlemskommunar og medlemer av Vest-Telemarkrådet kan kome med framlegg til endring av vedtektene. Slike framlegg må sendast Rådet, som sender framlegget med si førebels innstilling til medlemskommunane til uttale. Framlegget med endeleg innstilling frå Rådet skal leggast fram for Tinget. Vedtak i Tinget om vedtektsendringar krev 2/3 fleirtal. Framlegg til vedtektsendringar skal handsamast av Tinget så snart det er praktisk mogleg, men på grunn av sakshandsaming ikkje tidlegare enn 3 månader etter dato for framlegging. Vest-Telemarkrådet kan la ein kommune velje mellom å godkjenne føreslege vedtektsendring eller å gå ut av regionrådet utan vanleg oppseiingstid. 6 Arbeidsoppgåver Rådet skal for kvart år utarbeide forslag til arbeidsprogram for komande år, og legge denne fram for Tinget saman med budsjett for same periode. Dette arbeidsprogrammet kan også innehalde saker og tiltak som krev arbeid over fleire år. Delegeringsreglement for Vest-Telemarkrådet Side 14 av 17

27 Rådet skal freiste å ivareta ein god dialog med næringslivet i regionen. Tinget vedtek arbeidsprogram, og denne skal vere retningsgjevande for Rådet sitt arbeid. Rådet har likevel rett til å endre prioriteringane når spesielle tilhøve gjer dette nødvendig eller ynskjeleg. Kapittel 2: Tinget 7 Samansetjing av Tinget Ordførar, varaordførar, 1 anna kommunestyremedlem og rådmann i dei deltakande kommunane utgjer medlemene av Tinget. Det blir oppnemnt personlege vararepresentantar. Valperioden for Tinget fylgjer kommunevalperioden. Regionordførar er også leiar for Tinget. 8 Verksemda i Tinget Tinget kjem saman minst to gonger i året. Fyrste møte skal normalt haldast i juni. Tinget kjem saman når eit fleirtal i Rådet fastset det, eller når Regionordførar eller minst to av medlemskommunane krev det. Innkallinga til tingmøtet skal vere skriftleg og skal sendast med minst 14 dagars varsel og skal innehalde oppgåve over dei sakene som skal handsamast. Tinget gjer sine vedtak i møte leia av Regionordførar eller av Regionvaraordførar når ordføraren har forfall. Viss ingen av desse er med i møtet, vel Tinget ein møteleiar for møtet. Vedtak i Tinget blir gjort med vanleg fleirtal og er gyldig når minst 50% av medlemene/varamedlemene møter og har røysta i den aktuelle saka. Ved likt stemmetal gjer møteleiaren si røyst utslaget. 9 Tingets ansvar 1. Godkjenning av arbeidsprogram og budsjett 2. Godkjenning av årsmelding og rekneskap 3. Fastsetting av godtgjering og liknande 4. Handsame forslag til vedtektsendringar 5. Val 6. Handsame andre saker etter vedtak i Rådet Kapitel 3: Rådet 10 Rådet Ordførarane i dei deltakande kommunane utgjer Rådet, med varaordførarane som personlege vararepresentantar. Rådet skal stå for den daglege drifta i samarbeid med sekretariatet, og i samsvar med vedtekne arbeidsoppgåver. Leiar og nestleiar i Rådet blir vald av Tinget for 2 år av gongen. Tittelen for desse tillitsvalde er Regionordførar for Vest-Telemark og Regionvaraordførar for Vest- Telemark. Delegeringsreglement for Vest-Telemarkrådet Side 15 av 17

28 Rådmennene har møte- og talerett i Rådet. Rådet kan oppnemne underutval eller liknande til å arbeide med fullmakt frå Rådet. 11 Om avstemning og vetorett Kvart medlem av Rådet har vetorett med omsyn til om ei sak skal handsamast i Rådet. Viss vetoretten blir nytta, skal saka trekkast frå vidare handsaming. Det skal tungtvegande grunnar til for å nytte vetoretten, og bruken skal grunngjevast i kvart tilfelle. Vedtak i saker som Rådet handsamar blir gjort med vanleg fleirtal. Ved likt stemmetal gjer møteleiarens røyst utslaget. 12 Verksemda i Rådet Regionordføraren er ansvarleg for at verksemda i Vest-Telemarkrådet føregår i samsvar med vedtektene og god forvaltningsskikk. Regionordføraren skal sjå til at det kvart år blir utarbeidd årsmelding med rekneskap for verksemda i regionrådet. Denne skal sendast dei same som får tilsendt møteprotokoll. Kapitel 4 Administrasjon, økonomi 13 Sekretariat/administrasjon Rådet har høve til å engasjere/tilsette sekretær/dagleg leiar og anna naudsynt hjelp innafor vedteken arbeidsplan og budsjett, eller å kjøpe sekretariatstenester. 14 Budsjett, finansiering Tinget vedtek etter forslag frå Rådet kvart år eige budsjett. Vest-Telemarkrådet får årlege tilskott frå Telemark Utviklingsfond. Resten av utgiftene til drift av sekretariatet og utgiftene til Rådets og Tingets møteverksemd dekkast av dei seks kommunane. 50% av utgiftene fordelast likt mellom kommunane og 50% fordelast etter folketalet. Deltakarkommunane skal ikkje gjere innskott i Vest-Telemarkrådet i samband med at Rådet blir organisera etter kommunelovas 27. Vest-Telemarkrådet har ikkje høve til å ta opp lån utan særskild godkjenning av deltakarkommunane. 15 Rekneskap og forvaltning Rådet er ansvarleg for rekneskapsføringa og forvaltninga av midlane til regionrådet. 16 Godtgjering og kostnadsdekking for tillitsvalde Tinget skal i samband med budsjetthandsaming fastsetje godtgjering til Regionordførar, Regionvaraordførar og rådsmedlemer. Reiseutgifter i samband med møta i Tinget og Rådet dekkast av den einskilde kommune. 17 Informasjonsarbeid Delegeringsreglement for Vest-Telemarkrådet Side 16 av 17

29 Sakliste og møtereferat til rådsmøte og møte i Tinget skal sendast alle faste medlemer og varamedlemer til dei styrande organa. Det same materialet skal sendast gruppeleiarane for dei politiske partia i medlemskommunane. Styrande organ og administrasjon skal syte for eit aktivt informasjonsarbeid til publikum om arbeidet i regionrådet. Offentleggjering av saker og vedtak fylgjer same lovregulering som gjeld for kommunane. Dokumenta til Vest-Telemarkrådet skal oppbevarast forsvarleg og i samsvar med reglane i arkivlova. Delegeringsreglement for Vest-Telemarkrådet Side 17 av 17

30 Delegeringsreglement for Vest Telemarkrådet 2013 Organisering. Vest-Telemarkrådet er regionalt samarbeidsorgan for kommunane Fyresdal, Kviteseid, Nissedal, Seljord, Tokke og Vinje. Samarbeidet vart etablert i 1993, men er fyrst formalisert som 27 - samarbeid i desember Samarbeidet har form som sjølvstendig rettssubjekt. Vest-Telemarkrådet har fylgjande styringsorgan: Tinget, som er det øvste organet, er samansett av 4 representantar frå kvar kommune: Ordførar, varaordførar, 1 anna kommunestyremedlem og rådmannen. Det er oppnemnt personlege vararepresentantar. Tinget har etter vedtektene fylgjande ansvar: - godkjenning av arbeidsprogram og budsjett - godkjenning av årsmelding og rekneskap - Fastsetjing av godtgjering - Handsaming av vedtektsendringar - Val mellom anna av regionordførar og regionvaraordførar annankvart år - Andre saker etter vedtak i Rådet Rådet er samansett av dei 6 ordførarane i regionen med varaordførarane som personlege vararepresentantar. Ein av ordførarane vert formelt valt som regionordførar for 2 år i gongen, eit verv som går på omgang mellom desse. Rådet har normalt 8 9 møte pr år, og rådmennene har møte- og talerett i rådsmøta. Rådet er tillagt fylgjande ansvar: - dagleg drift i samarbeid med administrativ leiing - andre oppgåver etter vedtak Styret i Rådet. Dei 6 ordførarane møtes med visse mellomrom som styre for 27- samarbeidet. Styret handsamar saker som gjeld drift og organisering og gjev føringar for dagleg leiar, herunder stillingsheimlar og økonomiske fullmakter. Regionordførar har fylgjande oppgåver: - leie møta i Råd og Ting - fylgje opp gjennomføringa av vedtak gjort i Råd og Ting - inneha arbeidsgjevarfunksjonen i høve til rådsadministrasjonen Arbeidsutvalet (AU) er samansett av regionordførar, regionvaraordførar, 1 representant frå rådmannsutvalet samt regionrådsleiar. Arbeidsutvalet har som ansvar å drøfte aktuelle saker og fastsette sakliste til rådsmøta. Administrativ leiing. Dagleg leiar (regionrådsleiar) vert tilsett av Rådet. Det er i møte 13. mars 2013 vedteke nærare prosedyrer for arbeidet i Vest-Telemarkrådet, med organisasjonskart, saksgang og arbeidsoppgåver. Det vert også utarbeidd 2-årige arbeidsprogram med nærare definerte mål og tiltak.

31 2 I samband med verksemda i Rådet er det signalisert ynskje om å nedfelle eit delegeringsreglement i høve til regionrådsleiar, der mandat og ansvar er tydeleg klårlagt. Prinsippa for delegering. Delegering inneber at nokon (x) med avgjerdsrett gjev ein annan (y) avgjerdsrett av same art som ein har sjølv. Ei delegering frå x til y inneber likevel ikkje at x misser sin eigen avgjerdsrett. Det formelle ansvaret kan ikkje delegerast. Y gjer vedtak på vegne av x og har ikkje det formelle ansvaret, men har ansvaret i høve til x. For at ei delegering skal vera lovleg, må visse kriteria vera oppfylt: - Det må ligge føre høve til å delegere avgjerdsretten - Delegeringa må gjevast til nokon som er kompetent til å ta imot slik avgjerdsrett - Delegeringsvedtaket må vera gyldig. Delegert avgjerdsrett skal utøvast: - I medhald av gjeldande lovar, forskrifter og i samsvar med dei sakshandsamingsreglane som fylgjer av lov, forskrift og god forvaltningsrett - Lojalt og i samsvar med retningsliner gjeve av overordna organ/person - Innafor dei plan- og budsjettrammer som er gjeve w Overordna organ kan: - Når som helst trekke attende ei gjeven delegering - Krevje å få lagt fram for seg ei sak som eit underordna organ har til handsaming i medhald av delegert avgjerdsrett - Krevje å få overta handsaminga av, og fatte vedtak i einskildsak som eit underordna organ har til handsaming i medhald av delegert avgjerdsrett Regionrådsleiar har som oppgåve å organisere rådsmøta og gjennomføre vedtak gjort i desse, herunder: - arbeide aktivt i høve til politikarane i regionen - utarbeide uttaler frå regionen - drive med informasjonsarbeid, gjerne gjennom dialog med formannskapa og kommunestyra - samspele med rådmannsutvalet, herunder delta i rådmannsmøta - ha rolle i høve til andre regionale samarbeidstiltak - stå som prosjektansvarleg for aktuelle prosjekt - tilsette moglege medarbeidarar og prosjekttilsette etter heimlar gjeve av styret - søkje å spele på lokal og regional kompetanse ved kjøp av tenester - stå for dagleg drift - utføre faste administrative oppgåver: sekretariatsarbeid, IKT-koordinering, søknader regionale tiltak, bidrag til regional utvikling, skjønnsmiddelbruk, felles etablererteneste, informasjon og relasjonsbygging i samband med val, vertskap for næringskollegiet, deltaking i aktuelle politiske og administrative møte. Regionrådsleiar skal vidare halde seg orientert og fylgje med på saker som vedkjem regionen innafor fylgjande område: - infrastruktur/samferdsel: veg, bane, breiband. - skulestruktur/skuletilbod - næringslivets trong for arbeidskraft - kultur - Telemarkskanalen - annan statleg/fylkeskommunal aktivitet

32 Vest-Telemarktinget Møte 5. desember 2017 Sak 13/2017 Forslag til budsjett 2018 for Vest-Telemarkrådet Bakgrunn. I tråd med etablerte økonomirutiner legg Rådet fram for Vest-Telemarktinget forslag til budsjett for Budsjettet er basert på kostnader knytt til faste administrative oppgåver, gjennomføring av fellesprosjekt finansiert av Fylkesmannen, driftskostnader for fellestenesta Etablererkontoret, og tilskot til mellom anna Vest-Telemarkkonferansen og yrkesmessa på Dalen. Finansiering. Driftsbudsjett har ei delt finansiering mellom kommunane i Vest-Telemark og Telemark Utviklingsfond (TUF), der kvar part finansierer 50%. Finansieringa er fastsett i avtale mellom partane etter at Fellesfondet gjekk inn som ein fast del i TUF. Driftsbudsjettet aukast i tråd med TUF sine justeringar, som igjen regulerast etter konsumprisindeksen. I år er prisveksten estimert til 1,9% frå 2017 til Rådets driftsbudsjett 2017 var på kr og etter justering er budsjettet for 2017 på kr Aktivitet utover ordinært budsjett er prosjektbasert, og finansierast av eksterne kjelder. Vi legg til grunn i budsjettet at Fylkesmannen i Telemark vidarefører ordninga med skjønnsmidler til prosjektarbeid i Vest-Telemark med for Totalt er budsjettet til VTR for 2018 på Nytt grep samla næringssatsing. Det er gjennomført prosess for å vurdere ulike nye forpliktande samarbeid i Vest-Telemark, mellom anna på næring. Konklusjonen er at ein skal ha meir forpliktande samarbeid mellom kommunane, og halde fast på dagens ordning med næringssjefar i alle kommunane. Vest- Telemarkrådet er sekretariat i næringssamarbeidet. Det er aktuelt å gjennomføre konkrete felles tiltak knytt til næring i Vest-Telemark, og det er sett opp budsjett for felles prosjekttiltak for næringskollegiet sin disposisjon i Arbeidsprogram Til grunn ligg også Vest-Telemarkrådets forslag til arbeidsprogram for som handsamast som egen sak i Vest-Telemarktinget 5. desember Forslag til vedtak: Vest-Telemarktinget godkjenner det framlagte forslaget til budsjett 2018 for Vest- Telemarkrådet.

33 Forslag til Budsjett 2018 Til handsaming i Vest-Telemarktinget Vest-Telemarkrådet, Kviteseidgata 18, 3850 Kviteseid Tlf: , kgh@vest-telemark.no, Org. nr:

34 Budsjett 2018 for Vest-Telemarkrådet Budsjettet til Vest-Telemarkrådet er basert på kostnadar knytt til drift av faste administrative oppgåver, gjennomføring av fellesprosjekt finansiert av Fylkesmannen, driftskostnader for fellestenesta Etablererkontoret, og tilskot til mellom anna Vest-Telemarkkonferansen og yrkesmessa på Dalen. Driftsbudsjett har ei delt finansiering mellom kommunane i Vest-Telemark og Telemark Utviklingsfond (TUF), der kvar part finansierer 50%. Finansieringa er fastsett i avtale mellom partane etter at Fellesfondet i Vest-Telemark gjekk inn som ein fast del i TUF. Dei øvrige kostnadane er knytt til prosjekt med tilhørande finansiering. Vi legg til grunn i budsjettet at Fylkesmannen i Telemark vidarefører ordninga med skjønnsmidler til prosjektarbeid i Vest- Telemark med for Driftsbudsjettet aukast i tråd med TUF sine justeringar, som igjen regulerast etter konsumprisindeksen. I år er prisveksten estimert til 1,9% frå 2017 til Rådets driftsbudsjett 2017 var på kr og etter justering er budsjettet for 2017 på kr Totalt er budsjettet til VTR for 2018 på 9.081,- når ein også tek med disponering av Skjønnsmidlar frå Fylkesmannen ( ), planlagt bruk av avsette bundene fond (1205 ), bruk av generellt disposisjonsfond, sluttføring av ByR (200 ), planlagt prosjekt knytt til lokalmat (600 ), og andel frå kommunane på Tellus-databasen (20 ). Vest-Telemarkrådet sitt arbeidsprogram for vert vedteke i Vest-Telemarktinget 5. desember 2017, og det ligg til grunn at forslag til budsjett er tilstrekkelig for å løyse oppgåvene i arbeidsprogrammet. Om budsjettarbeidet Vest-Telemarkrådet har nå fem års erfaring med rekneskapsføring etter kommunelovas prinsipp og, har gode rutinar for rekneskap og budsjett. Vest-Telemarkrådet har i samarbeid med rekneskapskontoret og revisor utarbeidd Årshjul for økonomirutinar i Vest- Telemarkrådet som sikrer at dei naudsynte økonomiske rutinene vert gjennomført. Tilsette og fast løn Vest-Telemarkrådet har to tilsette: regionrådsleiar Kjell Gunnar Heggenes og utviklingsleiar Ole Dalen. Kjell Gunnar Heggenes går av med pensjon Det er tilsett ny regionrådsleiar etter utlysing, som tiltrer Etablerertenesta Det er utlyst konkurranse for gjennomføring av etablererkontoret i Vest-Telemark for 2018 som løper med gjensidig oppseiing på 6 månedar. Ramma for denne tenesta er sett til 500, og dekkast av driftsbudsjettet i VTR. Rolla inneber også drift av næringskalender for Vest- Telemark. Husleige og matvarer Vest-Telemarkrådet leiger lokal i Vest-Telemark Næringspark AS i Kviteseid. Sekrariatet leiger 2 kontor for ,- kr per kvartal inklusiv felleskostnadar (totalt ). Det er stor møteverksemd knytt til arbeidet i Vest-Telemarkrådet, og kostnadar knytt til bevertning og leige av møterom er å finne i postane 1115 og 1190 der kontorleige/felleskostnad med møteverksemd i næringshagen er inkludert. Forslag til budsjett for Vest-Telemarkrådet 2018 Side 2! av 9!

35 Næringskolegiet - prosjektgrep Etter handsaming i kommunestyra, er det klart at samarbeidet på næringsutvikling skal styrkast og være meir forpliktande. I budsjett for 2018 er det derfor samla ei rekke «småprosjekt» til ein felles prosjektpott som disponerast av næringskollegiet. Desse skal gå til fellestiltak som styrker næringsutviklinga og samarbeidet i næringskollegiet i Vest-Telemark og dekkast av driftsbudsjettet. Samarbeid på konsesjonskraftkompetanse Det er sett av midlar (700 ) til kostnadar for etablering av miljø for konsesjonskraftkompetanse i Vest- Telemark. Dette kjem som eit resultat av arbeidet med utgreie område kommunane vil etablere forpliktande samarbeid, og er tatt godt i mot av kraftkommunane rundt Vest-Telemark (mellom anna Tinn, Hjartdal og Odda). Prosjektet er under etablering, og budsjettposten omdisponerast dersom prosjektet ikkje vert gjennomført. Digital kommunikasjon i VT Fylkesmannen i Telemark lyste ut ekstra midlar hausten 2017 spesielt knytt til digital kommunikasjon. Regionråd i Telemark vart oppmoda om å søke på desse midlane for regionale prosjekt. Prosjektet «Digital kommunikasjon i VT» knyttast opp til pågåande arbeid, med mellom anna etablering av digitaliseringsstrategi for Vest-Telemark og utrulling av prosjektet «Orden i eget hus» som er eit pågåande prosjekt i heile Telemark. Det er sett av 450 frå bundene fond i VTR, og 750 i skjønnsmidler til arbeidet. Arbeidet i kommunane som vert sett som eigenandel er estimert til 100 per deltakende kommune. Forslag til budsjett for Vest-Telemarkrådet 2018 Side 3! av 9!

36 Spesifisert budsjett 2018 Busjettet er justert etter forventa aktivitet for Vest-Telemarkrådet i Arbeidsprogram for Vest- Telemark er ikkje handsama av Vest-Telemarktinget, og ligg til grunn at dette kan gjennomførast innanfor foreslåtte budsjett. Under er spesifisering av postar som førast på prosjekt 1100 «Prosjektleiing og administrasjon» som tar for seg både administrative kostnadar og kostnadar knytt til gjennomføring av prosjekt. Dette har så langt vore ein hensiktsmessig måte å budsjettere og føre kostnadar i regi av Vest-Telemarkrådet. Direkte eksterne kostnadar knytt til prosjektgjennomføring kjem i tillegg, og dette gjeld også tenesta «Etablererkontoret» som er ei teneste som kjøpast inn på vegne av kommunane. Endringar frå 2017 til 2018 er i hovedsak lisensar og gebyr som tidlegare er ført på prosjekt 1100, men som nå førast på eigne prosjekt på samme konto (tilskuddsportalen og innkjøp av felleslisansar utanfor drift). Vidare er leige av lokale og matvarer som er knytt til møteverksemd fortsatt knytt til prosjekt «Prosjektleiing og administrasjon». Budsjett, VTR 2018 Konto.: Fast lønn Annen lønn og trekkpliktige godtgjørelser Godgjersle folkevalgte Pensjonsinnskudd og trekkpliktige forsikringsordning Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Matvarer Annet forbruksmateriell / råvarer og tjenester Post, banktjenester, telefon Annonse, reklame, informasjon Opplæring, kurs Utgifter og godtgj. for reiser, diett, bil og lign Andre oppgavepliktige godtgjørelser Transportutgifter og drift av egne transportmidler Forsikringer og utgifter til vakthold og sikring Leie av lokaler og grunn Avgifter, gebyrer, lisenser og lignende Inventar og utstyr SUM Forslag til budsjett for Vest-Telemarkrådet 2018 Side 4! av 9!

37 Arbeidsprogram Det skal vedtakast nytt arbeidsprogram for i Vest-Telemarktinget 5. desember Avsette fond 2018 Oversikt på generellt disposisjonsfond og bundene fond i Vest-Telemarkrådet Avsatt fond P.nr.: Beskrivelse Budsje Generellt disposisjonsfond Fondsmidlar, grunnfondet (frå fellesfondet) BUNDENE FOND 1102 Tiltak i IKT-strategien Webforum, neisamarbeid ByR i Vest-Telemark Interkommunalt samarbeid Til disposisjon for rådmannskolegiet Velferdsteknologi Totalt avse6 fond Forslag til budsjett for Vest-Telemarkrådet 2018 Side 5! av 9!

38 Prosjektoversikt Oversikt over prosjekt knytt til budsjettet for Vest-Telemarkrådet Prosjekt 2018 P.nr. Prosjekt Totalt 2016* 2017* 2018 Finansiering Prosjektstatus Start Slutt 1100 Prosjektleiing og administrasjon, VTR DriOsbudsjeI 1103 Webforum - nettsamarbeid DriOsbudsjeI Planlagt Vest-Telemarkkonferansen og yrkesmessa på Dalen DriOsbudsjeI Yrkesmessa på Dalen (50 ) lvtkonferansen (100 ) 2003 Løpa nde 1109 ByR - Byregionprogrammet KMD/bundene fond. Prosjekt; totalt forbruk i 2015: 172. Ekstra finansiering inn i 2016: 300 fra TFK (inn i 2016, frå Bulyst ). Styrking frå skjønnsmidlar: Etablererkontoret i Telemark DriOsbudsjeI Anbod: drio av tenesta: 450 drio av næringskalender: Lyntogforum - medlemskap DriOsbudsjeI Vedtak 41/2014. Medlemskap a 5000,-kr/år Fjellnettverket - Medlemskap DriOsbudsjeI Medlemskonagent medlem frå juni Velferdsteknologi Skjønnsmidler/ bundene fond. Akavt altak: «Mobil omsorg» Lokalmat i fjellområda DriO 100, TFK 300, andre 200 Forprosjekt, under etablering Fellestiltak i næringskollegiet DriOsbudsjeI Overføring av mindre prosjekt som tellus-forum (30 ), alskuddsportalen (70 ), origo (30 ), vt-brosyra (50 ) og altak oppståi i driosåret, altak i gründeruka 2018 Årlig 1129 Betre læring Skjønnsmidler Finansierng, ekstra skjønnsmidler + skjønnsmidler Digitalisering og velferdsteknologi Skjønnsmidler Forslag al prioritert altak for ordinære skjønnsmidler i Konsesjonskraftkompetanse - etablere samarbeid DriOsbudsjeI BudsjeI 2018: Følger interkommunalt samarbeid Digital kommunikasjon Skjønnsmidler/ bundene fond. (frå 1102) Sum 8331 Prosjektet knyiast al arbeidet i tråd med rådmennenes alråding (Rådsmøte ) *Prosjekt som er avslutta i 2016 og 2017 er ikkje tatt med i oversikten. Forslag til budsjett for Vest-Telemarkrådet 2018 Side 6! av 9!

39 Fordeling Totalt budsje6 for 2018 kr Budsjett 2018 TUF: kr Prosentvis fordeling: kr Fast fordeling: kr Folketal per 1. januar 2017 Kommune Antall innbyggerar Prosent Kjelde Fyresdal ,31 % SSB.no Nissedal ,42 % SSB.no Kviteseid ,23 % SSB.no Seljord ,02 % SSB.no Tokke ,72 % SSB.no Vinje ,29 % SSB.no Vest-Telemark ,00 % Kommune Finansiering, drift av Vest-Telemarkrådet 2018 Fast fordeling %-vis innbyggerandel %-andel Andel for 2018 Fyresdal kr ,31 % kr kr Nissedal kr ,42 % kr kr Kviteseid kr ,23 % kr kr Seljord kr ,02 % kr kr Tokke kr ,72 % kr kr Vinje kr ,29 % kr kr Vest-Telemark kr ,00 % kr kr Forslag til budsjett for Vest-Telemarkrådet 2018 Side 7! av 9!

40 Finansiering - driftsbudsjett Under er oppsettet for finansiering og kommunal andel for Vest-Telemarkrådet. Ein skil på finansiering av drift og prosjektfinansiert aktivitet. Storleiken på driftsbudsjettet er nedsett i avtale mellom Vest- Telemarkkommunane og Telemark Utviklingsfond, og regulerast årleg etter konsumprisindeksen. Årshjul for økonomirutiner i Vest-Telemarkrådet Oppdatert: Dato Aksjon Forklaring 15. januar Rapportering til Fylkesmannen VTR administrasjonen har ansvar for å rapportere. 15. januar Brønnøysundregisteret Oppdatering 1. februar 10. februar 15. februar Søke skjønnsmidler Fristen for å søke moms kompensasjon Avlagt årsregnskap og årsberetning VTR administrasjonen har ansvar for å søke. Revisor skal attestere og gå gjennom alle bokførte bilag før dette. Styret skal ha dette lagt fram, mellom 15. feb og 15. april 15. februar Rapportering til KOSTRA Sendes inn fra regnskapssystemet. 31. mars Årsberetning Skal leverast til revisjon 31. mars. 1. april Sikre overføring av Skjønnsmidler Fylkesmannen overfører midlene til kommunen. 1. april Sende krav til kommunane Følger avtale med i TUF 31. mars Rapportering til TUF Rapport i fohold til avtalt ramme på drift i VTR. 15. mai 15. september Regnskapsgjennomgang Regnskapsgjennomgang Samspill mellom VTR og regnskapskontor. Samspill mellom VTR og regnskapskontor.!! sept - oktober Justering av budsjett Justere budsjett på høsten oktober Utbetaling av godgjersle Påminning: til reg. ordførar / varaordførar. 10. november Budsjett Blir behandlet i tinget siste møte før jul. Forslag til budsjett for Vest-Telemarkrådet november Regnskapsgjennomgang Samspill mellom VTR og regnskapskontor. Side 8 av 9