Tilleggsopplysninger for saksbehandling i pleie- og omsorgssektoren

Transkript

1 Tilleggsopplysninger for saksbehandling i pleie- og omsorgssektoren Side av 6 Tilleggsopplysninger for saksbehandling i pleie- og omsorgssektoren Tillegg til Noark-4 KITH-rapport 7/03 Versjon 0.92 KITH Rapport 7/03 9. april 2003 Status: Klar til høring 2003

2 KITH-rapport TITTEL Tillegg til Noark-4: Tilleggsopplysninger for saksbehandling i pleie- og omsorgssektoren Forfatter(e) Torbjørn Nystadnes Oppdragsgiver(e) Sosial- og helsedirektoratet Rapportnummer 7/03 ISBN Godkjent av Jacob Hygen adm. direktør URL Dato Antall sider 6 Kvalitetssikret av Hroar Piene Kompetansesenter for IT i helsevesenet AS Postadresse Sukkerhuset 7489 Trondheim Besøksadresse Sverresgt 5, inng G Telefon Telefaks e-post firmapost@kith.no Foretaksnummer Prosjektkode Gradering Åpen Sammendrag På oppdrag fra Sosial- og helsedirektoratet har KITH laget en kravspesifikasjon for elektronisk dokumentasjonssystem for bruk innen pleie- og omsorgssektoren []. Kravspesifikasjonen omfatter lovpålagt dokumentasjon av søknadsbehandling og gjennomføring av tjenester som faller inn under helselovgivningen, samt tjenester som faller inn under lov om sosiale tjenester i den grad dette er nødvendig for rapportering til IPLOS-registeret. Norsk arkivstandard, Noark-4 [2], dekker det meste av behovet når det gjelder krav til postjournal og elektronisk arkivering av saksdokumenter. Dette omfatter også de nødvendige tekniske krav til informasjonsmodeller, tillatte arkivformat for saksdokumenter og krav relatert til deponering i arkivdepot. Denne rapporten begrenser seg derfor til å beskrive tekniske krav til de tilleggsopplysninger som er nødvendig for å knytte dokumentasjon av saksbehandling av søknader vedrørende pleie- og omsorgstjenester, opp mot dokumentasjon av gjennomføring av tjenesten. Tjenestedokumentasjonen utgjør en elektronisk pasientjournal, utvidet med mulighet for dokumentasjon av andre typer tjenester Målgruppen for denne rapporten er primært de som utvikler IT-baserte systemer for saksbehandling til bruk i den kommunale pleie- og omsorgstjenesten. Ut over dette vil spesielt interessert teknisk personale i kommunene kunne ha nytte av rapporten. Rapporten krever spesiell teknisk kunnskap, bl.a. god kjennskap til del II av Noark-4, og er ikke beregnet for beslutningstakere på noe nivå, verken i kommunene eller hos leverandørene.

3 Tilleggsopplysninger for saksbehandling i pleie- og omsorgssektoren Side 3 av 6 Innholdsfortegnelse. INNLEDNING 4 2. TABELLER OG ATTRIBUTTER FOR PLEIE- OG OMSORGSTJENESTEN Innledning Forkortelser mv Om symbolbruk i figurene Tilleggsinformasjon for pleie- og omsorgstjenesten PLO Sakstillegg (PLOSAKTIL) PLO Tjenester (PLOTJENESTE) PLO Tjenestetyper (PLOTJENTYPER) PLO Saksparttillegg (PLOSAKSPARTIL) 4 3. REFERANSER 6

4 Tilleggsopplysninger for saksbehandling i pleie- og omsorgssektoren Side 4 av 6. Innledning Dette dokumentet utgjør et tillegg til del 2 av Noark-4 [2] og inneholder en spesifikasjon av fire nye tabeller beregnet til bruk innenfor den kommunale pleie- og omsorgssektoren. Tabellene inneholder opplysninger som er nødvendige for å kunne dokumentere behandlingen av søknader om pleie- og omsorgstjenester. Dokumentet må ses i sammenheng med Kravspesifikasjon elektronisk dokumentasjonssystem for pleie- og omsorgstjenesten [] som blant annet beskriver hvordan de opplysninger som beskrives her benyttes i søknadsbehandlingen, og hvordan sammenhengen er mellom disse opplysningene og tjenestedokumentasjonen. Tjenestedokumentasjonen er, juridisk sett, en pasientjournal og krav til elektroniske pasientjournaler er beskrevet i Elektronisk pasientjournal standard: Arkitektur, arkivering og tilgangsstyring [3]. De fire tabellene som beskrives i det etterfølgende utgjør således bindeleddet mellom postjournalen og saksarkivet, beskrevet i Noark-4, og en elektronisk pasientjournal, beskrevet i EPJ-standarden. Dette er skissert i Figur.

5 Tilleggsopplysninger for saksbehandling i pleie- og omsorgssektoren Side 5 av 6 2. Tabeller og attributter for pleie- og omsorgstjenesten 2.. Innledning 2... Forkortelser mv I beskrivelsen av de enkelte tabeller benyttes følgende forkortelser mv: Betegnelse Betegnelse for attributtet. Denne benyttes i de fleste tilfeller hvor det refereres til attributtet fra andre deler av denne standarden. K - Type krav. Kravtypen gjelder både attributtet som sådant og eventuelle funksjoner beskrevet i merknadsfeltet. Dersom kravtypen er satt i kursiv skal attributtet ikke tas med ved eksport for avlevering til arkivdepot, men det bør likevel finnes en opsjon for å inkludere disse attributtene, f.eks. ved overføring av en periode til en egen database. For pleie- og omsorgstjenesten benyttes kravtype P for obligatoriske krav. O - Obligatorisk. Markert med x dersom attributtet må være utfylt. Markert med b dersom attributtet må være utfylt når nærmere spesifiserte betingelser er oppfylt. Beskrivelsen av betingelsene er enten angitt i merknadsfeltene eller under tabellen. Format Format på attributtet ved utveksling og eksport, f.eks for avlevering til arkivdepot. (Merk: et annet format kan gjerne benyttes ved lagring mv.) Følgende koder benyttes: X(n) - Tekststreng med maksimal lengde n tegn. 9(n) - Tall med maksimalt n siffer. Eksporteres med sin virkelige lengde eller med ledende 0 til full lengde. dato - Dato på formen YYYYMMDD. (Merk: et annet format kan benyttes ved fremvising på skjerm mv.) Kortnavn Alfanumerisk kortnavn for attributtet. Kortnavnet er unikt for hele Noark. Benyttes som (SGML-)tag til objekter ved uttrekk for utveksling og eksport. Benyttes også andre steder i Noark-standarden hvor det er behov for en kort, entydig referanse til et attributt. Kortnavn i kursiv markerer at attributtet normalt ikke skal vises i grensesnittet til vanlige brukere. Benyttes særlig for ID-nummer som benyttes som unik nøkkel i forskjellige tabeller. F.eks. skal ikke det ID som refererer til saksbehandler vises, men heller saksbehandlers initialer og/eller navn. Merknader Beskrivelse av attributtet med regler for innholdet dersom slike finnes.

6 Tilleggsopplysninger for saksbehandling i pleie- og omsorgssektoren Side 6 av Om symbolbruk i figurene For å bedre oversikten for dem som skal utvikle Noark-4 systemer, eventuelt også for andre interesserte, illustreres Noarks datamodell i dette kapitlet ved hjelp av diagrammer basert på notasjonsspråket UML (Unified Modeling Language). Oppdelingen av UML-diagrammene er basert på modulinndelingen i rapportens del, men for enkelte moduler er det for oversiktens skyld foretatt en ytterligere oppdeling. Datamodellen er ment å være komplett når det gjelder tabeller og relasjoner mellom disse, men betegnelser på relasjoner er utelatt, og kardinaliteter er kun i liten grad inkludert. Tabellene, eller klassene er tegnet som bokser med tabellens navn inni. A, B og C symboliserer således tre tabeller i figuren nedenfor. I modellene er det benyttet to hovedtyper av relasjoner mellom tabeller: aggregering, symbolisert med en "ruter" i den ene enden av streken mellom tabellene, og vanlige assosiasjoner eller referanser, symbolisert med en strek som eventuelt kan ha en pil i den ene enden. Figuren nedenfor kan leses som: En eller flere (..*) forekomster av B inngår i A B har en referanse til C. Når det gjelder kardinaliteter (f.eks..* i figuren nedenfor), er disse bare tatt med der dette ikke er opplagt. Ved referanser er kardinaliteten i "pilenden" og i andre enden. Ved aggregering er kardinaliteten i "Ruter-enden", og den er alltid angitt i den andre enden. A..* B C

7 Tilleggsopplysninger for saksbehandling i pleie- og omsorgssektoren Side 7 av Tilleggsinformasjon for pleie- og omsorgstjenesten Jevnfør sak Noark-4 PLO Sakstillegg EPJ standard Sak ID : 9(0) Sak 0.. EPJ Journalinnhold Journalpost..* Avsender/Mottaker Sakspart 0.. PLO Saksparttillegg Rolle i forhold til søker : X(0) Sak ID : 9(0) Navn : X(70) Fødselsnummer : 9() Sivilstand : 9() Bor sammen med : 9() Statsborgerskap : X(0) Hjemmespråk : X(0) Behov for tolk : X(255) Samtykke gitt : X(70) Helsepersonellnummer : 9(0) PLO Tjenestetyper IPLOS tjenestetype : X(0) Underinndeling tjeneste : X(0) Betegnelse : X(20) Institusjonsnavn : X(20) I bruk fra : dato I bruk til : dato Merknad : X(255) Referanse tjenestedokumentasjon : X(20) Søkers oppholdssted : X(70) Tidligere kontakter : X(255) Årsak til henvendelse : X(255) Foreløpig konklusjon : X(255) Videre saksgang : X(255) Hastesak : X(0) Frist for vedtak : dato PLO Tjenester Sak ID : 9(0) Tjeneste nr : 9(4) Journalpost ID : 9(0) EPJ komponent ID : 9(0) IPLOS tjenestetype : X(0) Underinndeling tjeneste : X(0) Registreringen gjelder : X(0) Status : X(0) Søkt fra dato : dato Søkt til dato : dato Antall søkt om : X(0) Innvilget fra dato : dato Innvilget til dato : dato Antall innvilget : X(0) Ny vurdering innen : dato Egenbetaling : X(255) Endelig vedtak : dato Endelig vedtak fattet etter : X(0) Merknad : X(255) 0.. Besluttet tiltak 0.. EPJ Sakshode EPJ Sak..* Journ alrot EPJ Saksinnhold 0.. EPJ Dokument Figur. Figuren over viser hvordan de fire tabellene som beskrives i de etterfølgende, forbinder Noark-4 med EPJ-standarden.

8 Tilleggsopplysninger for saksbehandling i pleie- og omsorgssektoren Side 8 av PLO Sakstillegg (PLOSAKTIL) Inneholder tilleggsopplysninger for saken som er nødvendig for håndtering av søknader om pleie- og omsorgstjenester. Følgende attributter inngår: Betegnelse K O Format Kortnavn Merknader Sak ID P x 9(0) PLSA.SAID Referanse til sak. Overført fra saken og kan ikke endres. Referanse tjenestedokumentasjon P b X(20) PLSA.EPJID Referanse til tjenestedokumentasjon (EPJ). Skal inneholde en globalt unik identifikator (en ISO object identifier, OID) som identifiserer tjenestedokumentasjonen til søker. Skal oppdateres automatisk når Tjenestedokumentasjon opprettes som følge av en søknad eller når en ny søknad registreres for en søker som det allerede er opprettet tjenestedokumentasjon for. Attributtet skal ikke kunne endres manuelt. Hastesak P X(0) PLSA.HAST Benyttes kun dersom saken haster og derfor må behandles utenfor tur. Skal da inneholde en av følgende koder: HV - Hastevedtak. Vedtak er allerede fattet uten vanlig saksbehandling. FR - Vedtak må fattes innen angitt frist. Frist for vedtak P dato PLSA.FRIST Dersom vedtaket må være fattet innen en bestemt dato, angis denne her. Søkers oppholdssted P X(70) PLSA.OPSTED Angivelse av hvor søker befinner seg på nåværende tidspunkt, f.eks. i eget hjem, på sykehus eller lignende. Tidligere kontakter P X(255) PLSA.TIDLKONT Opplysninger om eventuelle tidligere kontakter med pleie- og omsorgstjenesten. Merk: Det bør også opprettes referanser til eventuelle tidligere søknader fra søker. Se beskrivelsen av tabellen Jevnfør sak i Noark-4 Årsak til henvendelse P X(255) PLSA.HENVGRUN En kort beskrivelse av hva som er årsaken til henvendelsen.

9 Tilleggsopplysninger for saksbehandling i pleie- og omsorgssektoren Side 9 av 6 Betegnelse K O Format Kortnavn Merknader Foreløpig konklusjon P Videre saksgang P X(255) PLSA.SAKSGANG X(255) PLSA.KONKL En kort beskrivelse av hva som er saksbehandlers foreløpig konklusjon på søknaden. For denne tabellen benyttes kortnavnet: PLOSAKTIL. Unik nøkkel: PLSA.SAID. En kort beskrivelse av hva som vil bli den videre saksgang for denne søknaden.

10 Tilleggsopplysninger for saksbehandling i pleie- og omsorgssektoren Side 0 av PLO Tjenester (PLOTJENESTE) Inneholder opplysninger om de tjenester som vurderes i forbindelse med en søknad om pleie- og omsorgstjenester. Følgende attributter inngår: Betegnelse K O Format Kortnavn Merknader Sak ID P x 9(0) PLTJ.SAID Referanse til sak. Overført fra saken og kan ikke endres. Tjeneste nr P x 9(4) PLTJ.NR Alle tjenester som registreres innen en sak skal automatisk nummereres fortløpende. Journalpost ID A 9(0) PLTJ.JPID Benyttes dersom en registrering av en tjeneste skal relateres til et bestemt dokument i saken, f.eks. søknaden eller vedtaket. Merk: Når registreringen gjelder en tidligere innvilget tjeneste, skal vedtaksdokumentet refereres. Dette dokumentet vil ofte være i en annen sak. EPJ komponent ID P b 9(0) PLTJ.EKOID Unik referanse, innenfor tjenestemottakerens journal, til den EPJ Sak som er knyttet til gjennomføringen av dette vedtaket. Skal automatisk oppdateres når det registreres vedtak om tjenesten og denne derigjennom har blitt koblet til en ny, eller en eksisterende, EPJ sak i tjenestedokumentasjonen. IPLOS tjenestetype P x X(0) PLTJ.IPLOSTJ Kode som skal benyttes ved rapportering av den aktuelle tjenesten til IPLOS. Underinndeling tjeneste A X(0) PLTJ.UITJ Dersom kommunen benytter en egen underinndeling av tjenester, angis koden for underinndeling her. Merk: Enhver underinndeling skal være knyttet til en standard IPLOS tjenestetype. Denne skal være registrert i attributtet "IPLOS tjenestetype".

11 Tilleggsopplysninger for saksbehandling i pleie- og omsorgssektoren Side av 6 Betegnelse K O Format Kortnavn Merknader Registreringen gjelder P X(0) PLTJ.GJELDER Kode som angir om denne registrering av tjeneste gjelder: ST - Søkt tjeneste HT - Hastetiltak uten vanlig søknad AT - Alternativ tjeneste, dvs. en tjeneste som ikke eksplisitt er søkt om men som saksbehandler (eller andre) anbefaler som et alternativ til den tjeneste som er søkt eller som en konkretisering av det behov som søknaden gjenspeiler TT - Tidligere innvilget tjeneste Status P X(0) PLTJ.STATUS Kode som angir om tjenesten er: S - Søkt men ikke ferdigbehandlet ennå NY - Ny utredning påkrevd, f.eks. i forbindelse med klagebehandling. I - Innvilget uten endring i forhold til søknad, eller hvor søknaden ikke inneholder et ønske om en bestemt tjenestetype ID - Delvis innvilget, "volumet" av tjenesten er redusert i forhold til søknad IE - Innvilget som erstatning for den tjenesten som ble søkt. A - Søknad om tjeneste avslått AE - Søknad om denne konkrete tjenesten er avslått, men søker er innvilget en alternativ tjeneste som erstatning for den tjeneste som ble søkt. Søkt fra dato P dato PLTJ.SFRA Den dato som søkeren ønsker at tjenesten skal starte. Søkt til dato P dato PLTJ.STIL Dersom registreringen gjelder søknaden om en tjeneste av begrenset varighet, angis ønsket sluttdato her. Antall søkt om P X(0) PLTJ.SANTALL Benyttes f.eks. for å angi hvor mange timer praktisk bistand pr. uke eller i hvor mange behandlinger hos fysioterapeut det er søkt om. Innvilget fra dato P dato PLTJ.IFRA Dersom søknaden er innvilget, angis startdato for tjenesten her. Innvilget til dato P dato PLTJ.ITIL Dersom tjenesten er innvilget for et begrenset tidsrom, angis sluttdato her.

12 Tilleggsopplysninger for saksbehandling i pleie- og omsorgssektoren Side 2 av 6 Betegnelse K O Format Kortnavn Merknader Antall innvilget P X(0) PLTJ.IANTALL Dersom tjenesten som er innvilget gjelder et antall timer pr uke, et antall behandlinger eller lignende, registreres det innvilgede kvantum her. Ny vurdering innen P dato PLTJ.NYDATO For vedtak om tjenester hvor dette er relevant skal det her kunne angis når saken skal tas opp for vurdering for eventuell fornying av vedtaket. Egenbetaling P X(255) PLTJ.EGENBET Dersom tjenesten krever egenbetaling, angis nødvendig informasjon her. Endelig vedtak P dato PLTJ.VEDATO Den dato endelig vedtak vedrørende denne tjenesten ble fattet. Endelig vedtak fattet etter P X(0) PLTJ.VEDTAV Kode som angir om endelig vedtak ble fattet etter: S - Vanlig saksbehandling U - Av kommunalt utvalg/nemnd etter klage FM - Av fylkesmann etter klage FL - Av fylkeslege etter klage Merknad P X(255) PLTJ.MERKNAD Til fritt bruk For denne tabellen benyttes kortnavnet: PLOTJENESTE. Unik nøkkel: PLTJ.SAID, PLTJ.NR.

13 Tilleggsopplysninger for saksbehandling i pleie- og omsorgssektoren Side 3 av PLO Tjenestetyper (PLOTJENTYPER) Inneholder koder for de typer tjenester som utføres av den kommunale pleie- og omsorgstjenesten. Følgende attributter inngår: Betegnelse K O Format Kortnavn Merknader IPLOS tjenestetype P x 9(4) PLTT.IPLOSTJ Den kode som skal benyttes ved rapportering til IPLOS for den aktuelle tjenestetypen. Underinndeling tjeneste P X(0) PLTT.UITJ Benyttes i de tilfeller hvor kommunen har valgt å dele inn en av de standardiserte tjenestetypene for å kunne foreta vedtak om mer spesifiserte tjenester enn de som skal rapporteres til IPLOS. F.eks. kan dette benyttes dersom en kommune ønsker å fordele søknader om institusjonsplass på de institusjoner som kommunen har, og ikke i samlekategorien "Langtidsplass i institusjon" som er det som skal rapporteres til IPLOS. Merk: Enhver underinndeling skal knyttes til en standard IPLOS tjenestetype. Betegnelse P x X(20) PLTT.BETEGN Den betegnelse som benyttes for tjenestetypen, f.eks. "Trygghetsalarm" Institusjonsnavn P X(20) PLTT.INST Dersom en tjeneste er knyttet opp mot f.eks. et bestemt sykehjem eller en annen institusjon, kan navn på dette angis her. Organisasjonsnummer institusjon P 9(0) PLTT.ORGNR Dersom en tjeneste er knyttet opp mot en bestemt institusjon, kan institusjonens organisasjonsnummer registreres her. I bruk til A dato PLTT.FRADATO Den dato hvor denne tjenestetypen først ble tatt i bruk i kommunen. I bruk fra A dato PLTT.TILDATO Dersom bruken av en tjenestetype har opphørt, angis dato her merknad P X(255) PLTT.MERKNAD Til fritt bruk. For denne tabellen benyttes kortnavnet: PLOTJENTYPER. Unik nøkkel: PLTT.IPLOSTJ, PLTT.UITJ.

14 Tilleggsopplysninger for saksbehandling i pleie- og omsorgssektoren Side 4 av PLO Saksparttillegg (PLOSAKSPARTIL) Inneholder tilleggsopplysninger vedrørende sakspart som er nødvendig for håndtering av søknader om pleie- og omsorgstjenester. Følgende attributter inngår: Betegnelse K O Format Kortnavn Merknader Sak ID P x 9(0) PLSP.SAID Referanse til sak.. Overført fra saksparten og kan ikke endres. Navn P x X(70) PLSP.NAVN Navn til part i saken. Overført fra saksparten og kan ikke endres. Rolle i forhold til søker P x X(0) PLSP.ROLLE Kode som angir hvilken rolle parten har i forhold til den søknaden gjelder. Følgende koder skal kunne benyttes: S - Den det søkes tjeneste for P - Pårørende F - Fastlege H - Annet helsepersonell A - Andre Søknadsskriver P x X() PLSP.SSKRIV Verdi dersom denne personen har skrevet søknaden, verdi 0 ellers. Fødselsnummer P 9() PLSP.FNR For søker skal det registreres fødselsnummer. Sivilstand P 9() PLSP.SIVSTAND Kode som angir søkerens sivilstand. Inndeling i henhold til rapportering til IPLOS. Følgende koder skal benyttes: - Ugift 2 - Gift, samboer, registrert partner 3 - Enke, enkemann, gjenlevende partner / samboer 4 - Skilt/separert, inkludert skilt/separert fra partnerskap/samboerskap

15 Tilleggsopplysninger for saksbehandling i pleie- og omsorgssektoren Side 5 av 6 Betegnelse K O Format Kortnavn Merknader Bor sammen med P 9() PLSP.SAMBO Kode som angir hvem søkeren bor sammen med. Inndeling i henhold til rapportering til IPLOS. Følgende koder skal benyttes: - Bor alene 2 - Bor sammen med ektefelle/registrert partner / samboer 3 - Bor sammen med foreldre/foresatte 4 - Bor sammen med barn (egne barn eller stebarn) 5 - Bor sammen med andre (søsken, besteforeldre, venn m.v.) 6 - Bor i bofellesskap / bokollektiv Statsborgerskap Hjemmespråk A X(0) PLSP.STAT Kode som angir søkerens statsborgerskap. Koder i henhold til ISO 366. A X(0) PLSP.SPRAK Kode som angir hvilket språk som søkeren benytter til daglig. Koder i henhold til ISO Behov for tolk A X(255) PLSP.TOLK Dersom det er behov for tolk, eventuelt døvetolk, i forbindelse med muntlig kommunikasjon med søkeren, kan dette angis her. Samtykke gitt P X(70) PLSP.SAMTYK Om den det søkes for har samtykket i henvendelsen. Må angis dersom andre har søkt på vegne av den som behovet er meldt for. Eventuelle begrensninger i samtykket må tas med. Helsepersonellnummer P 9(0) PLSP.HPNR Søkers fastlege skal kunne registreres som en part i saken. Helsepersonellnummer skal kunne registreres for fastlege. Merknad P X(255) PLSP.MERKNAD Til fritt bruk. For denne tabellen benyttes kortnavnet: PLOSAKSPARTIL. Unik nøkkel: PLSP.SAID, PLSP.NAVN.

16 Tilleggsopplysninger for saksbehandling i pleie- og omsorgssektoren Side 6 av 6 3. Referanser [] Kravspesifikasjon elektronisk dokumentasjonssystem for pleie- og omsorgstjenesten. KITH-rapport 5/03. [2] Noark-4 Norsk arkivsystem. Riksarkivaren 999. [3] Elektronisk pasientjournal standard: Arkitektur, arkivering og tilgangsstyring. KITH, 200 [4] Kravspesifikasjon til IPLOS-versjon av IT-basert dokumentasjonssystem, versjon.03 Sosial- og helsedirektoratet 2002 [5] IPLOS Teknisk kravspesifikasjon, versjon.03, Sosial- og helsedirektoratet 2002