MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I TOLGA KOMMUNE. Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31.

Transkript

1 MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I TOLGA KOMMUNE Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31. MØTEDATO: Torsdag 5. oktober 20 KL.: 13:30 STED: Storstua, Tolga kommunehus SAKSLISTE SAK NR. INNHOLD 21/20 Godkjenning av saksliste og innkalling 22/20 Godkjenning av protokoll fra møte /20 Forvaltningsrevisjonsrapport; Politisk styring og oppfølging av vertskommunesamarbeid" 24/20 Orientering i fra administrasjonen status kommunens oppfølgingsliste 25/20 Virksomhetsbesøk 20 evaluering 26/20 Budsjett 2018 for kontroll- og tilsynsvirksomheten 27/20 Orienteringssaker 28/20 Eventuelt 1. Vara får tilsendt saksdokumenter, men møter kun etter nærmere avtale. Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuelle inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren, uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Tirsdag 26. september 20 For Marit Gilleberg, leder i kontrollutvalget Torill Bakken Torill Bakken Kontrollutvalg Fjell IKS, Sekretariat for kontrollutvalget Kopi sendt: Ordfører i Tolga kommune, Revisjon Fjell IKS, Rådmann i Tolga, Ekspedisjonen for off. gjennomsyn, kommunens hjemmeside, 1. vara Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Torill Bakken tlf.:

2 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB / Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 21/ Kontrollutvalget Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: - Saksliste til møte Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med leder. Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 21/20

3 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB / Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 22/ Kontrollutvalget Godkjenning av møteprotokoll fra møte Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte (vedlagt) Saksframlegg: Saken er obligatorisk på alle møter i kontrollutvalget. Protokollen ble sendt ut til medlemmene pr. e-post den Sekretariatet har ikke mottatt forslag til endring på utsendt protokoll. Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 22/20

4 Tolga kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Rødstua, Tolga kommunehus Møtedato: Torsdag 27. april 20 Tid: Kl. 13:30 Saknr Til stede på møtet: Marit Gilleberg deltok pr. telefon Anne Buttingsrud Per Gunnar Bakken Toril Eva Steien Forfall: Audun Holte Vara: Embret Rønning Merknad: Utvalgets leder deltok pr. telefon og ba utvalget velge setteleder. Utvalget valgte Anne Buttingsrud til å lede møtet. Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Fra Revisjon Fjell IKS: Fra administrasjonen: Torill Bakken Henning Mikkelsen Rådmann Stein Halvorsen og økonomisjef Jenny Støholen Møtet ble avsluttet kl. 15:30 Torsdag, 27. april 20 Torill Bakken T. Bakken møtesekretær Neste møte: virksomhetsbesøk 8. juni 20 Kontrollutvalget i Tolga kommune Møteprotokoll, møte Side 1 av 5

5 11/20 Godkjenning av saksliste og innkalling Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollutvalgets vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. 12/20 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollutvalgets vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. 13/20 Årsregnskap 2016 for Tolga kommune Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Tolga kommunes årsregnskap for 2016 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Behandling: Rådmann og økonomisjef var til stede under behandlingen og ga utvalget en kort gjennomgang av regnskap og årsmelding. De svarte videre på spørsmål i fra utvalget. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Tolga kommunes årsregnskap og årsberetning for 2016 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Kontrollutvalget i Tolga kommune Møteprotokoll, møte Side 2 av 5

6 14/20 Virksomhetsbesøk 20 forslag til plan Sekretariatets forslag til vedtak: Plan for virksomhetsbesøk ved TOS ASVO utarbeidet under behandlingen godkjennes. Behandling: Utvalget diskuterte saken. Dato for besøket fastsettes til 8. juni kl. 13:00. Utvalget fastsatte tema for møtet og hvem de ønsker å invitere. Sekretariatet tar kontakt med daglig leder for å avtale møtested, Os eller Tolga. Utvalget ønsker å få en orientering/omvisning om praktisk produksjon og arbeid på avdelingen de besøker. Kontrollutvalgets vedtak: Plan for virksomhetsbesøk ved TOS ASVO utarbeidet under behandlingen godkjennes. 15/20 Orientering om forvaltningsrevisjon i MHBR Sekretariatets forslag til vedtak: Forvaltningsrevisjonsrapport i MHBR av , samt den framlagte handlingsplanen tas til orientering. Behandling: Sekretariatet orienterte kort om saken. Kontrollutvalgets vedtak: Forvaltningsrevisjonsrapport i MHBR av , samt den framlagte handlingsplanen tas til orientering. 16/20 Invitasjon til deltakelse i forvaltningsrevisjon i MHBR Sekretariatets forslag til innstilling: 1. Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for Tolga kommune for og vedtar oppstart av en forvaltningsrevisjon knyttet til Midt-Hedmark brann- og redningsvesen IKS sine varslingsrutiner. 2. Prosjektet er et fellesprosjekt for kontrollutvalgene i eierkommunene Elverum, Trysil, Tynset, Våler, Rendalen, Stor-Elvdal, Alvdal, Folldal, Engerdal og Tolga. 3. Bestillingen sendes Hedmark Revisjon IKS. 4. Prosjektet har følgende problemstillinger: 1) Hvordan har ansvarlig ledelse i Midt-Hedmark brann- og redningsvesen håndtert dokumenterte henvendelser med påstander om kritikkverdige forhold/varsler fra ansatte i perioden ? 2) Har Midt-Hedmark brann og redningsvesens håndtering av henvendelsene under problemstilling 1) vært i tråd med gjeldende regelverk? 5. Hvis det i løpet av gjennomgangen avdekkes andre problemstillinger som bør undersøkes nærmere, tas dette opp med kontrollutvalgene. 6. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 8,75 timer (Tolga) (totalt 250 timer) og ferdigstilles innen Tilleggsbevilgning til kontroll- og tilsyn for gjennomføring av prosjektet dekkes gjennom disposisjonsfond. Kontrollutvalget i Tolga kommune Møteprotokoll, møte Side 3 av 5

7 8. Sekretariat for kontrollutvalget gis fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Hvis det er vesentlige endringer i forhold til tidsplanen eller andre forhold, legger sekretariatet saken fram for kontrollutvalget. Behandling: Sekretariatet orienterte om saken og svarte på spørsmål. Utvalget mener det er viktig at Tolga som eier deltar på prosjektet. Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollutvalgets innstilling: 1. Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for Tolga kommune for og vedtar oppstart av en forvaltningsrevisjon knyttet til Midt-Hedmark brann- og redningsvesen IKS sine varslingsrutiner. 2. Prosjektet er et fellesprosjekt for kontrollutvalgene i eierkommunene Elverum, Trysil, Tynset, Våler, Rendalen, Stor-Elvdal, Alvdal, Folldal, Engerdal og Tolga. 3. Bestillingen sendes Hedmark Revisjon IKS. 4. Prosjektet har følgende problemstillinger: 1) Hvordan har ansvarlig ledelse i Midt-Hedmark brann- og redningsvesen håndtert dokumenterte henvendelser med påstander om kritikkverdige forhold/varsler fra ansatte i perioden ? 2) Har Midt-Hedmark brann og redningsvesens håndtering av henvendelsene under problemstilling 1) vært i tråd med gjeldende regelverk? 5. Hvis det i løpet av gjennomgangen avdekkes andre problemstillinger som bør undersøkes nærmere, tas dette opp med kontrollutvalgene. 6. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 8,75 timer (Tolga) (totalt 250 timer) og ferdigstilles innen Tilleggsbevilgning til kontroll- og tilsyn for gjennomføring av prosjektet dekkes gjennom disposisjonsfond. 8. Sekretariat for kontrollutvalget gis fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Hvis det er vesentlige endringer i forhold til tidsplanen eller andre forhold, legger sekretariatet saken fram for kontrollutvalget. /2016 Invitasjon til deltakelse i selskapskontroll i FARTT Sekretariatets forslag til innstilling: Tolga kommune stiller seg positiv til å delta i selskapskontroll i FARTT i samarbeid med andre eierkommuner. Dette under forutsetning av at den totale kostnaden for prosjektet ikke overstiger kr , at samtlige eierkommuner deltar samt at kostnaden fordeles i henhold til kommunenes eierandeler. Kontrollutvalget innvilges en tilleggsbevilgning i sin budsjettramme for tilsyn og kontroll på kr for å gjennomføre selskapskontroll i FARTT i samarbeid med øvrige eierkommuner. Behandling: Sekretariatet orienterte om Alvdal kommunes behandling av samme sak. Sekretariatet orienterte om at Alvdal kontrollutvalg fattet følgende vedtak ved behandling av denne saken: Alvdal kommune stiller seg positiv til å delta i selskapskontroll i FARTT i samarbeid med andre eierkommuner, men ber om en mer detaljert begrunnelse for utvelgelse av selskapet IKT Fjellregionen. Utvalget ber i tillegg om at formål med selskapskontrollen samt problemstillinger beskrives før det fattes endelig vedtak. Kontrollutvalget i Tolga kommune Møteprotokoll, møte Side 4 av 5

8 Deltakelse i selskapskontroll er under forutsetning av at den totale kostnaden for prosjektet ikke overstiger kr , at samtlige eierkommuner deltar og at kostnaden fordeles i henhold til kommunenes eierandeler. Utvalget diskuterte saken. Utvalget mener det kan være hensiktsmessig å først innhente strategiplanen for FARTT før det igangsettes selskapskontroll. Utvalget viser også til at det ble gjennomført forvaltningsrevisjon i selskapet Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga ber om en mer detaljert begrunnelse for utvelgelse av selskapet IKT Fjellregionen. Utvalget ber i tillegg om at formål med selskapskontrollen samt at problemstillinger beskrives før det fattes endelig vedtak om gjennomføring av selskapskontroll. 18/20 Kontrollrapport 2016 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen Sekretariatets forslag til vedtak: Skatteoppkreveren bes sørge for at arbeidsgiverkontroll utføres i henhold til kravet som fastsettes av Skatteetaten. Saken oversendes kommunestyret til orientering. Behandling: Utvalget diskuterte saken. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollrapport 2016 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen tas til orientering. 19/20 Orienteringssaker Sekretariatets forslag til vedtak: Sakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Sakene tas til orientering. 20/20 Eventuelt Sekretariatets forslag til vedtak: Sakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Sakene tas til orientering. Kontrollutvalget i Tolga kommune Møteprotokoll, møte Side 5 av 5

9 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB / Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 23/ Kontrollutvalget Kommunestyret Forvaltningsrevisjonsrapport Politisk styring og oppfølging av vertskommunesamarbeid Saksdokumenter: - Forvaltningsrevisjonsrapport av utarbeidet av Revisjon Fjell IKS Bakgrunn: Plan for forvaltningsrevisjon for Tolga kommune for perioden ble behandlet av kontrollutvalget i 2016 og vedtatt i kommunestyret 15. desember 2016, k-sak 93/16. I følge planen skal politisk styring av interkommunale samarbeid etter kommunelovens 28 være tema for forvaltningsrevisjon i 20. Utvalget behandlet den 16. februar en prosjektbeskrivelse som var utarbeidet av revisjonen. Utvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget godkjenner den framlagte prosjektbeskrivelsen av revisjonsprosjektet «Politisk styring og oppfølging av vertskommunesamarbeid slik den foreligger. Det foreligger nå en endelig rapport til behandling. Formål: Formålet med prosjektet er å undersøke i hvilken grad de etablerte ordningene for vertskommunesamarbeid for Tolga har svekket den politiske styringen og oppfølgingen av de aktuelle tjenestene. Hvis avvik avdekkes, å bidra til at rutiner og praksis forbedres. Problemstillinger: Hovedproblemstillingen er: Har Tolga kommunes deltagelse i vertskommuneløsninger gått på bekostning av den politiske styringen og oppfølgingen av de aktuelle tjenestene? Avgrensning: Prosjektet er avgrenset til bare å omfatte den politiske dimensjonen ved interkommunalt samarbeid. Undersøkelsen har ikke hatt til hensikt å angi om Tolga samlet sett blir bedre stilt ved økt interkommunalt samarbeid, - bare om den politiske styringen og oppfølgingen blir skadelidende ved utstrakt bruk av interkommunale samarbeid. Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 23/20

10 MØTEBOK Prosjektet er også avgrenset til bare å omfatte interkommunale ordninger etter kommunelovens 28, - som angir rammene for vertskommunesamarbeid. Rådmannens uttalelse: Rapporten ble oversendt til rådmannen for uttalelse 7. september 20. Rådmannen har avgitt uttalelse til rapporten 13. september. Uttalelsen er i sin helhet vedlagt rapporten. Sammendrag av revisors konklusjon: Undersøkelsen har blitt lagt opp som en kombinasjon av dokumentstudier og spørreundersøkelse. Dokumenter som har vært egnet til å si noe om hvordan den politiske styringen og oppfølgingen var tenkt å fungere og hvordan den faktisk har fungert har blitt innhentet og analysert. I tillegg har kommunestyrets representanter blitt bedt om å gi uttrykk for hvordan de opplever situasjonen både med hensyn til generelle kunnskaper og holdninger til kommunesamarbeid, og erfaringer med de etablerte vertskommuneløsningene. De innhentede dataene fra dokumentdelen av undersøkelsen har blitt holdt opp mot revisjonskriterier hentet fra kommuneloven, etablerte normer for rapportering til politiske nivå og politiske vedtak knyttet til de enkelte samarbeidene. Revisjonskriteriene skal danne normer eller referanser som de innsamlede dataene vurderes opp mot, og gir uttrykk for et ideal for hvordan tilstanden bør være på det reviderte området. For at kommunestyret skal kunne utøve politisk styring og oppfølging av tjenestene må organet ha tilgang til relevant beslutningsgrunnlag. Basert på dokumentstudiene mener revisjonen at den styringsinformasjonen som kommestyret har fått seg forelagt om vertskommunetjenestene har vært svakere enn hva som har vært tilfelle for tjenester der egen rådmann har ansvaret. Med unntak for barnevernstjenesten er det ikke stilt krav eller etablert noen rutiner for periodisk rapportering til politisk nivå. Årsmeldingen for barnevernet viser etter revisjonens mening at tilfredsstillende periodisk tilbakemelding kan samordnes med kommunens gjennomgående rutiner dersom det stilles krav om det. Dermed unngår man den fragmenteringen av styringsinformasjonen som lett kan oppstå med vertskommuneløsninger. Kommuneloven har noen formalkrav som skal sikre et minimum av politisk styring og oppfølging. Avtaler og endringer av avtaler skal vedtas av kommunestyret selv. I administrative vertskommuneløsninger skal delegasjon av avgjørelsesmyndighet til vertskommunens rådmann gå via egen rådmann. Han skal instrueres om å delegere myndigheten sin til vertskommunens rådmann. Revisjonen kan ikke se at gjeldende avtale for PP- og logopedtjenesten har blitt behandlet av Tolga kommunestyre. For 6 av samarbeidsløsningene har vi funnet avvik for hvordan delegasjon av myndighet til å fatte forvaltningsvedtak skal skje. Resultatet fra spørreundersøkelsen har ikke gitt noen gjennomgående holdepunkter for at kommunestyrets representanter opplever den politiske styringen og oppfølgingen som svekket. Det er imidlertid stor spennvidde i representantenes vurderinger, og en del gir uttrykk for at vertskommuneløsningene har gitt slike konsekvenser. Revisors anbefalinger: Med bakgrunn i sine funn og vurderinger vil de anbefale at: Tolga kommune bør påse at alle avtaler og endringer av avtaler om vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28-1 blir vedtatt av kommunestyret selv. Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 23/20

11 MØTEBOK Tolga kommune bør påse at delegasjon av myndighet til vertskommunens rådmann om å fatte forvaltningsvedtak går via egen rådmann i tråd med kommunelovens 28-1 b. Tolga kommune bør vurdere hvordan det kan stilles krav om rapportering til kommunestyret fra vertskommunen, hvilken styringsinformasjon det er behov for, og hvordan tilbakemeldingene kan samordnes med kommunens generelle rapporteringsrutiner Saksvurdering: Sekretariatet er av den oppfatning at Revisjon Fjell IKS har avgitt en rapport i tråd med vedtatt prosjektbeskrivelse, samt kontrollutvalgets forutsetninger. Sekretariatet vil tilrå at kontrollutvalget slutter seg til revisors anbefaling. Sekretariatets forslag til innstilling: Forvaltningsrevisjonsrapporten "Politisk styring og oppfølging av vertskommunesamarbeid " tas til etterretning. Tolga kommune følger revisors anbefalinger og ber rådmannen: sørge for at alle avtaler og endringer av avtaler om vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28-1 blir vedtatt av kommunestyret selv. påse at delegasjon av myndighet til vertskommunens rådmann om å fatte forvaltningsvedtak går via egen rådmann i tråd med kommunelovens 28-1 b. vurdere hvordan det kan stilles krav om rapportering til kommunestyret fra vertskommunen, hvilken styringsinformasjon det er behov for, og hvordan tilbakemeldingene kan samordnes med kommunens generelle rapporteringsrutiner Behandling: Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyrets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 23/20

12 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB / Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 24/ Kontrollutvalget Orientering i fra administrasjonen Saksdokumenter: Oppfølgingsliste kommunen pr Saksframlegg: Kontrollutvalget kan be rådmannen om å orientere om saker og aktuelle tema. Dette kan gi kontrollutvalget et grunnlag for å vurdere om et saksfelt er tilstrekkelig belyst, eller om det er behov for ytterligere oppfølging og undersøkelse. Kontrollutvalgets tilsyn bidrar slik til å få satt viktige saker på agendaen administrasjonen. Dette er også et godt verktøy for oppfølging av tidligere saker behandlet i kontrollutvalget. Kontrollutvalget vedtok den , sak 26/16, følgende: «Utvalget ønsker at rådmann innkalles til minimum to møter i året for å få en orientering om oppfølging av vedtak og spesielle forhold i kommune.» Utvalget fikk en orientering i fra administrasjonen den I følge utvalgets årsplan skal rådmannen innkalles til første høstmøte i år. Rådmannen er innkalt for å gi en orientering om følgende tema: - Gjennomgang av kommunens oppfølgingsliste - Oppfølging av vedtak og spesielle forhold Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar administrasjonens redegjørelse om temaene - gjennomgang av kommunens oppfølgingsliste - oppfølging av vedtak og spesielle forhold til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 24/20

13 Status oppfølging av Politiske vedtak i Tolga Kommunestyre 1. halvår 20. Status pr Status Grønn Gul Rødt Forklaring Det betyr at saken er fulgt helt opp og er avsluttet Det betyr at oppfølgingen av vedtaket er i arbeid/prosess Det betyr at oppfølgingen av vedtaket ikke har startet Saksnr Dato Sakstittel Vedtak Status Utfyllende kommentarer 3/ / / GEOGRAFISKE DRIFTSENHETER INNLANDET POLITIDISTRIKT - HØRING HEDMARK FYLKES- KOMMUNE- HANDLINGS- PROGRAM FOR FYLKESVEGER (23) - HØRING TILTAKSPLAN FOR HEDMARK TRAFIKK FKF HØRING Vedtak Kommunestyret i Tolga kommune ber om at Innlandet politidistrikt arbeider videre med spørsmålet om geografiske driftsenheter, og ber spesielt om at det blir vurdert en løsning der arbeidsoppgavene fordeles mellom politidistriktet og tjenesteenhetene. 2. På grunnlag av utarbeidet rapport anbefaler Tolga kommunestyre at alternativet med fem driftsenheter velges. Det vises for øvrig til vurderingene i saksutredningen. Vedtak Tolga kommunestyre tar Hedmark fylkeskommunes framlagte Handlingsprogram for fylkesveger (23) til etterretning. Kommunestyret i Tolga støtter prioriteringene i planen, og ber om at følgende strekninger tas inn til vurdering: - G/S-vei Erlia gjennomføres som en alternativ tilrettelegging hvor en ser på kostnadsreduserende krav til trasé og Spleiselag mellom aktuelle parter for å få gjennomført en gang/sykkelvei dersom det blir en kraftutbygging. - Det savnes en tilbakemelding vedr tiltak for delvis breddeutvidelse av FV68l mellom Tynset og Tolga. Vedtak Tolga kommunestyre har følgende innspill til tiltaksplan for Hedmark trafikk: Det er en svakhet ved planprosessen at det ikke er mulig å finne ut hvordan de konkrete innspillene til handlingsplanen er behandlet og hvilken prioritering disse har fått. I mange utkantstrøk er det nesten utelukkende skolebussene som utgjør Tolga kommunes høringsinnspill er innsendt til rett instans. Kommunestyrets høring er sendt til Hedmark Fylkeskommune Kommunestyrets høring er sendt til rett instans.

14 6/ HØRING STRATEGISK PLAN REGIONRÅDET FOR FJELLREGIONEN kollektivtilbudet til befolkningen, og det er nødvendig med alternative løsninger. I handlingsplanen må det beskrives et prosjekt som ser på hvordan behovet for persontransport kan løses i området med lite befolkningsgrunnlag og store avstander. Tolga kommune merker seg at Hedmark fylkeskommune skal utrede muligheten for å se transport av gods, post, skoleskyss og persontransport under ett i distriktene. Tolga kommune ser positivt på en slik mulighet og mener dette kan gi bedre transporttilbud i distriktene. Frem til en får opp en alternativ løsning for et skysstilbud i disse områdene må bestillingsrutene for tog gjeninnføres. Dette er tidligere spilt inn fra formannskapets behandling den 3.mars Det er et forslag om opprettelse av servicelinjer som skal bygge på prinsippet cm at bestiller betaler. Det er vanskelig å se at dette er gjennomførbart i kommunene i Fjellregionen. Kommunestyret i Tolga kan ikke se noen eksempler på bedrifter eller kommuner som kan ha behov for egne busstilbud inn til sine virksomheter og dermed kan være villig til å betale for dette. Kommunestyret ber om at tidligere innspill fra regionrådet om pendlerrute mellom Alvdal og Røros, felles kollektivkort for tog og buss, og nattilbud mellom Oslo og Trondheim tas inn i planen og blir vurdert. Vedtak 1.Forslag til «Strategisk plan for Regionrådet for Fjellregionen » med handlingsplan vedtas, med følgende endringer; Tolga kommune mener at Interkommunalt samarbeide er spesielt viktig i tiden som kommer. Vi mener at dette bør inngå i strategisk plan som et hovedområde. Generelle kommentarer: -Må være tydeligere på mål og delmål under de enkelte hovedsatsingsområder. De må være enkle og lett målbare. - Regionrådet er et interessepolitisk koordinerende organ, og må avklare tydeligere opp mot de enkelte kommuner hva regionrådet skal involvere seg i. Spesielt opp mot næringsutvikling og arealpolitiske saker. - Regionrådet utfordres til å spisse satsingen på strategisk arbeide inn mot Storting og Regjering, og f.eks etablere et Oslo-kontor i samarbeide med næringslivet. 2. Regionen fortsetter under navnet/betegnelsen Fjellregionen inntil videre, og dersom en navneendring er ønskelig bør det inn i en bredere prosess. Det bør tas en grundig gjennomgang på om en bør bruke en tydeligere stedbetegnelse for regionen når man jobber med Kommunes vedtak og innspill oversendt regionrådet.

15 7/ / UTREDNING OM VINGELEN NASJONALPARK- LANDSBY - HVA VIL TOLGA KOMMUNE MED STATUSEN HELHETLIG RISIKO- OG SÅRBARHIETS- ANALYSE TOLGA KOMMUNE / LOKAL Vedtak markedsføringstiltak slik at en synliggjør geografisk tilhørighet. Vedtak Mandat: Sektor samfunnsutvikling skal, sammen med Nasjonalparklandsbyrådet, utrede følgende spørsmål: 1. Hvilke mål og effekter bør Tolga kommune få ut av statusen? A) Er det lokalt engasjement for å videreføre statusen? B) Hvordan sikrer vi lokal forankring? C) Hvordan kan lokalt arbeid i Vingelen best organiseres? D) Forventningsavklaring JF. Ressurs og ambisjonsnivå for Tolga kommune. Innspill. E) Hvordan skal vi best organisere det samlede arbeidet. F) Skal vi ha et Landsbyråd? - Hvordan bør et Landsbyråd være sammensatt? - Hvem skal Landsbyrådet gi råd til? G) Hvordan kan vi bruke statusen til beste for alle bygdene og kommunene rundt Forollhogna? H) Hvordan sikrer vi regional og nasjonal forankring? I) Hvordan kan kommunens representanter i Nasjonalparkstyret og i administrativt utvalg for Nasjonalparken best arbeide med verdiskaping under merkevaren Norges Nasjonalparker? Vedtak 1.Kommunestyret tar den framlagte Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse for Tolgakommune 2016 til etterretning. 2. Risiko- og sårbarhetsanalysen skal oppdateres i takt med kommunedelplaner, og forøvrig ved endringer i risiko- og sårbarhetsbildet. 3. Med bakgrunn i framlagte helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse oppdateres Tolga kommunes overordnede Beredskapsplan i henhold til DSB`s veileder «Veiledning til forskrift om kommunal beredskapsplikt» og legges fram for kommunestyret senest i møte 27. april Den enkelte kommunale sektor/enhet skal ha gjennomgått og oppdatert sine spesifikke beredskapsplaner etter særlovgivningen på det enkelte område, og med bakgrunn i egen sektors og kommunens helhetlige risikoog sårbarhetsanalyse innen Man er ikke i mål angående de spørsmål som skulle utrede, men disse skal landes i løpet av høsten 20. Vedr pkt 3: Overordnet Beredskapsplan for Tolga kommune ble vedtatt i kommunestyret Vedr pkt 4: en utsettelse av fristen ble vedtatt i Ksak 26/: Øvrige deler av kommunens beredskapsplanverk på sektor-, enhets- og fagnivå skal være gjennomgått og oppdatert administrativt innen

16 12/ / / FORSKRIFT- FORTSATT UTVIDET JAKTTID PÅ BEVER l TOLGA KOMMUNE REGULERINGS- PLAN TIL l. GANGS BEHANDLING - KAASEN GRUSTAK I HODALEN HODALEN LANDSKAPS- VERNOMRÅDE- REVISJON AV FORVALTNINGS- PLAN-HØRINGS- FORSLAG INTER- KOMMUNALT SAMARBEID - EVALUERING AV EKSISTERENDE ORDNINGER OG INNSPILL PÅ NYE 1. Tolga kommunestyre, med hjemmel i Forskrift om jakt- og fangsttider mv 3-3,vedtar utvidet jakttid på bever i Tolga kommune med 15 dager fra og med l.mai til og med 15. mai for perioden Utvidelse av jakttiden på bever i Tolga kommune vurderes til ikke å komme i strid med prinsippene i 8-12 i naturmangfoldloven. 3. Forskriften skal lyde: Forskrift om utvidet beverjakt, Tolga kommune, Hedmark. Hjemmel: Fastsatt i Tolga kommunestyre 26. januar 20 med hjemmel iforskrift..om jakt- og fangsttider fra og med 1. april 20 til og med 31. mars Utvidet jakttid bever Jakttiden på bever utvides med 15 dager fra og med l.mai til og med l5.mai. 2. Ikrafttreden Denne forskriften trer i kraft fra og med jaktåret 20. Vedtak I samsvar med planlovs legges forslag til reguleringsplan for Kaasen grustak ut til offentlig ettersyn. Reguleringsplanen gis benevnelsen Kaasen Grustak. Vedtak 1.Tolga kommunestyre godkjenner det framlagte forslag til Forvaltningsplan for Hodalen Landskapsvernområde godkjennes for utsending på høring til interessenter og aktuelle offentlige myndigheter. 2. Høringsinnspill sendes skriftlig til postmottak@tolgakornmune.no innen Vedtak Vedlagt utkast til evaluering av det interkommunale samarbeidet i Nord- Østerdal og innspill på nye mulige samarbeidsområder/tjenester sendes inn som innspill fra Tolga kommune. Kommunestyret i Tolga ber om at kommunene i Nord-Østerdalen gjennomfører en prosess med bakgrunn i de innspill som har kommet inn sammen med en ekstern prosessveileder. Det er viktig at både politikere Vedtaket er iverksatt og lokal forskrift er lagt ut på lovdata.no. Planen lagt ut på høring i tråd med vedtaket. I høringsrunden mottok kommunen innspill fra Statens Vegvesen, Hedmark Fylkeskommune, Fylkesmannen i Hedmark og Hodalen Grunneierlag/Utmarkslag. Saken kommer opp i Kstyret igjen i september 20. Med bakgrunn i alle kommuners vedtak er det startet et arbeid med henblikk på å videreutvikle det interkommunale samarbeidet i Nord-

17 15/ / / / / MULIGE SAMARBEIDS- ORDNINGER STORTlNGS- OG SAMETINGSVALG 20 OPP- GRADERINGER OG INVESTERINGER VANNRENSE- ANLEGG TOLGA VANNFORSYNING KONSOLIDERINGS AVTALE MELLOM ANNO MUSEUM AS OG TOLGA KOMMUNE AVTALE MELLOM TOLGA KOMMUNE OG DESTINSJON RØROS TILSTANDS- RAPPORT FOR GRUNNSKOLEN I TOLGA KOMMUNE og administrasjon deltar i fellesskap for å utvikle det interkommunalt samarbeidet i regionen. Vedtak 1.Som valgstyre i Tolga kommune i forbindelse med Stortings - og sarnetingsvalget , oppnevnes: Ragnhild Aashaug, Leif Vingelen, Morten Nyhus, Trond P Carlsen og Eva Nyhus. Pers.vara for Eva Nyhus; Kjell Dalløkken. Ellers følges liste over vara til formannskapet. 2. Som leder velges: Ragnhild Aashaug 3.Som nestleder velges: Leif Vingelen 4. Oppnevning av stemmestyrer delegeres til valgstyret iht. Valgloven 4.2. Tolga kommune låner kr til utbygging og oppgradering av vannrenseanlegget, Tolga vannforsyning. Investeringen finansieres ved låneopptak til sjølkost. Forslaget til konsolideringsavtale mellom Tolga kommune og Anno museum AS godkjennes. Det inngås avtale mellom Tolga kommune og Destinasjon Røros. Kommunestyret ber om at det arbeides mer spesifikt med detaljnivået til hvordan DR skal kunne styrke reiselivsaktører i Tolga kommune og hvordan aktører i Tolga kommune skal kunne gjøre seg nytte av DR. Tilstandsrapporten for grunnskolen i Tolga kommune tas til orientering. Vi ber om at det i kommunestyrets junimøte blir informert noe mer om: - Hvordan kan styringsplattformen for oppvekst gjenspeiles tydeligere i tilstandsrapporten eller årsmelding - TATO-samarbeidet: Det blir nevnt at det er viktig at skolene deler sine Østerdal. Vedtaket tas som en del av budsjettjusteringen. Avtalen er undertegnet av begge parter. Avtalen er undertegnet av begge parter. Kommunestyret ønske om informasjon i juni er flyttet til september.

18 25/ / / ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING 2016 OVERORDNET BEREDSKAPS- PLAN TOLGA KOMMUNE VEDTEKTS- ENDRING FOR IKA OPPLANDENE erfaringer med andre skoler. Opplever tolgaskolene at dette blir gjennomført? Er samarbeidet mellom TATO-skolene godt? - Tidlig innsats. Dette blir ofte nevnt som et viktig forebyggende tiltak, både faglig og psykososialt. Hva legger skolene i dette begrepet og hvilke tiltak er satt inn? - Mobbing. Tallene for mobbing er i år for høye. Vi ber om å bli informert i junimøtet om hvordan det jobbes med mobbing og læringsmiljøet generelt i skolen og at det ut fra det legges frem en tiltaksliste i septembermøtet.» 1.Årsregnskapet og årsmelding/årsberetning for 2016 godkjennes. 2.Mindreforbruket på kr ,- disponeres på følgende måte: Kr ,- avsettes generelt disposisjonsfond. Kr ,- avsettes til disposisjonsfond for oppgradering av bredbånd. Vedtaket medfører en budsjettjustering i 20 Kr , - avsettes til fond IKT 3.Kommunestyret berømmer administrasjonen for godt resultat. Det etterspørres en bedre harmonisering mellom budsjett og årsmelding for mål- og resultatindikatorer. 1. Overordnet beredskapsplan for Tolga kommune vedtas som framlagt. 2. Planens vedlegg inkludert varslingslister, kontaktlister og ressursoversikter m.v., samt planens oversikter vedrørende funksjoner og oppgavefordeling innen krisehåndtering oppdateres administrativt innen Øvrige deler av kommunens beredskapsplanverk på sektor-, enhets- og fagnivå skal være gjennomgått og oppdatert administrativt innen Eventuelle beredskapsmessige tiltak med økonomiske konsekvenser legges fram som en del av budsjett- og økonomiplanprosessen. Kommunestyret i Tolga kommune gir sin tilslutning til nødvendig endring av 1, 5 og 6 i vedtektene for IKA Opplandene. Kommunestyret vedtak følges opp. Vedr pkt 2: Administrativ oppdatering foretatt pr Vdedr pkt 3: frist Vedtaket sendt til IKA Opplandene. 28/ MANDAT FOR RÅDET FOR LIKESTILLING Kommunestyret ser positivt på at rådet har utarbeidet et mandat, men ber om at saken utsettes ut fra to forhold. Saken er i prosess og under utredning.

19 29/ / / FOR FUNKSJONS- HEMMEDE I TOLGA KOMMUNE FREMTIDIG SYKEHUS- STRUKTUR I SYKEHUSET INNLANDET- HØRINGSSVAR FRA TOLGA KOMMUNE PÅ IDEFASERAPPORT REVIDERING AV FORSKRIFT OM UTSLIPP AV SANITÆRT AVLØPSVANN FRA MINDRE AVLØPSANLEGG- BOLIGHUS, HYTTER O. L. ALVDAL, FOLLDAL, OS, RENDALEN, TOLGA OG TYNSET KOMMUNE EN MER EFFEKTIV OG FREMTIDSRETTET HJELPEMIDDEL- FORMIDLING - FOR ØKT DELTAKELSE OG MESTRING. HØRING 1.Rådmannen bes om å utarbeide en dialogform mellom rådet og adm for en bedre rutine på saker som skal tilfalle rådet og en bedre presisering for når saker kan stanses. 2.Kommunestyret ønsker en orientering fra rådet om bakgrunn for punktene i mandatet.» Vedtaket gjengis ikke her pga stort volum. Tolga kommune vedtar å legge forslag til revidert Forskrift om utslipp av sanitært avløpsvann fra mindre avløpsanlegg (bolighus, hytter og lignende), Alvdal, Folldal, Os, Rendalen, Tolga og Tynset kommune, Hedmark, som vedlagt ut til høring, jf. Forurensningsforskriften Vedtaket gjøres under forutsetning av at alle kommunene som er med i samarbeidet vedtar likelydende. Dersom dette ikke skjer, gis rådmannen delegert myndighet til å endre forskriftens virkeområde. Kommunen mener retten til hjelpemidler fortsatt skal ligge i folketrygden med et statlig finansieringsansvar og et nasjonalt formidlingssystem for faglig rådgivning og utlån av hjelpemidler. Dette vil sikre funksjonshemmede tilgang til nødvendige hjelpemidler på alle livsområder slik at grunnleggende menneskerettigheter blir ivaretatt. Retten til hjelpemidler må være ikke være avhengig av geografisk bosted og kommune-økonomi. At innbyggere, gjennom folketrygden, er sikret hjelpemidler som kompenserer for funksjonsnedsettelse vil ha betydning for et samfunn der Kommunens høringssvar er innsendt til Sykehuset Innlandet. Den nye forskriften trer i kraft når ale kommuner har gjort sine vedtak. Kommunen har sendt inn sitt høringssvar.

20 32/ / FORSKRIFT OM TILDELING AV LANGTIDS- OPPHOLD OG HELSE-OG OMSORGS- TJENESTER I INSTITUSJON ELLER TILSVARENDE BOLIG SÆRSKILT TILRETTELAGT FOR HELDØGNS- TJENESTER, VURDERINGS- MOMENTER OG VURDERINGS- LISTER MM. I TOLGA KOMMUNE. BESTILLING AV SELSKAPS- KONTROLL/ FORVALTNINGS- REVISJON I MIDT- HEDMARK BRANN-OG REDNINGSVESEN SAK FRA KONTROLL- UTVALGET alle kan delta.» Forslag om FORSKRIFT OM TILDELING AV LANGTIDSOPPHOLD OG HELSE-OG OMSORGSTJENESTER I INSTITUSJON ELLER TILSVARENDE BOLIG SÆRSKILT TILRETTELAGT FOR HELDØGNSTJENESTER, VURDERINGSMOMENTER OG VURDERINGSLISTER MM. I TOLGA KOMMUNE sendes ut på høring til følgende instanser: Eldrerådet Rådet for likestilling og funksjonshemming Pensjonistforeningen med høringsfrist 7.juni, med mål om å få vedtatt forskriften i kommunestyret den Høringssvar sendes til: postmottak@tolga.kommune.no 1. Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for Tolga kommune for og vedtar oppstart av en forvaltningsrevisjon knyttet til Midt-Hedmark brann- og redningsvesen IKS sine varslingsrutiner. 2. Prosjektet er et fellesprosjekt for kontrollutvalgene i eierkommunene Elverum, Trysil, Tynset, Våler, Rendalen, Stor- Elvdal, Alvdal, Folldal, Engerdal og Tolga. 3. Bestillingen sendes Hedmark Revisjon IKS. 4. Prosjektet har følgende problemstillinger: 1) Hvordan har ansvarlig ledelse i Midt-Hedmark brann- og redningsvesen håndtert dokumenterte henvendelser med påstander om kritikkverdige forhold/varsler fra ansatte i perioden ? 2) Har Midt-Hedmark brann og redningsvesens håndtering av henvendelsene under problemstilling 1) vært i tråd med gjeldende regelverk? 5. Hvis det i løpet av gjennomgangen avdekkes andre Kommer til sluttbehandling i september. Kommunen har sendt i sitt vedtak.

21 36/ / / NY BARNEHAGE OG NYTT KULTURHUS - UTREDNING KOMMUNAL PLANSTRATEGI TERTIALRAPPORT TERTIAL problemstillinger som bør undersøkes nærmere, tas dette opp med kontrollutvalgene. 6. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 8,75 timer (Tolga) (totalt 250 timer) og ferdigstilles innen Tilleggsbevilgning til kontroll- og tilsyn for gjennomføring av prosjektet dekkes gjennom disposisjonsfond. 8. Sekretariat for kontrollutvalget gis fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Hvis det er vesentlige endringer i forhold til tidsplanen eller andre forhold, legger sekretariatet saken fram for kontrollutvalget. Kommunestyret slutter seg til at forslaget legges ut på høring med frist Forslag til planstrategi for Tolga kommune legges i medhold av Plan og bygningsloven av 27. juni (kommunal planstrategi) ut på høring. Strategisk næringsplan tas inn under punkt 4.2 i planstrategien og settes opp med rullering i Tertialrapporten tas til orientering Forslaget er lagt ut på høring med frist 25. august 20. Planstrategien er lagt ut på høring. Sluttført. 39/ FORSLAG TIL PROSESS BUDSJETT 2018 OG ØKONOMIPLAN OG HANDLINGS- PROGRAM Aktivitet Vedtak i forhold til prosess Bakgrunnsmateriale Budsjett og strategiseminar 2. dagers kommunestyret, ledere og tillitsvalgte Videre føring for arbeidet Budsjettbehandling Tidspunkt Juni - kommunestyret Juni forelegges kommunestyret 6. og 7. september Oktober - kommunestyret Desember Plan følges i henhold til tidsplanen.

22 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB / Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 25/ Kontrollutvalget Virksomhetsbesøk ved TOS ASVO AS 8. juni 20 - evaluering Saksdokumenter: - Sekretariatets referat (vedlagt utsendt elektronisk til medlemmene etter virksomhetsbesøket) - Prosedyrer for virksomhetsbesøk (ikke vedlagt) Saksframlegg: Tolga kontrollutvalg vedtok den prosedyrer for virksomhetsbesøk. Kontrollutvalgets formål med virksomhetsbesøk er å gjøre seg kjent med og skaffe seg kunnskap om hvordan kommunens virksomheter drives. Kontrollutvalget vedtok den å gjennomføre virksomhetsbesøk ved Tos Asvo AS Plan for virksomhetsbesøket ble utarbeidet av kontrollutvalget den Dato for virksomhetsbesøket ble etter utsettelse fastsatt til I prosedyrenes punkt står følgende om arbeidet etter virksomhetsbesøket: Etter møtet lager sekretariatet et oppsummerende notat til kontrollutvalget. Notatet behandles av utvalget og videresendes til kommunestyret til orientering. Kopi sendes rådmann og enheten som er besøkt. Dersom utvalget utarbeider en uttalelse, sendes denne på høring til rådmannen først. Det er av stor betydning at det gjennomførte virksomhetsbesøket blir evaluert av kontrollutvalget. Kontrollutvalget har gjennom prosedyrene etablert en fast praksis med virksomhetsbesøk, og det er viktig at kontrollutvalget oppsummerer sitt inntrykk av de områdene som har vært tema for besøket, om det ble gjennomført i henhold til hensikten og om neste besøk skal gjennomføres på samme måte. Utvalgets diskusjon i denne saken kan legge føringer for hvordan neste besøk skal gjennomføres. Saken med referatet som vedlegg kan sendes rådmann, virksomheten og kommunestyret til orientering. Sekretariatets forslag til vedtak: Saken fremmes uten forslag til vedtak. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 25/20

23 Tolga kontrollutvalg Referat virksomhetsbesøk 8. juni 20 TOS ASVO AS Sted: TOS ASVO AS, avd. Tolga Tid: Torsdag 8. juni 20 kl. 12:30 Tilstede: Kjell Strand daglig leder Mary Anne Bakos styrets leder Aina Bredesen attføringsansvarlig Tolga kontrollutvalg v/ leder Marit Gilleberg, nestleder Audun Holte, Anne Buttingsrud, Per Gunnar Bakken og Toril Eva Steien Os kontrollutvalg v/ Kai Inge Trøan 1. Presentasjon Kontrollutvalgets leder takket for at utvalget har fått komme og orienterte kort om utvalgets funksjon og rolle. Presentasjonsrunde. Tema for møtet var: Gjennomgang av regnskap for 2016 Internkontroll Orientering om praktisk produksjon og arbeid 2. Daglig leder hadde en presentasjon av bedriften. Utvalget fikk orientering om virksomhetens etablering, eierskap, avdelinger, atall plasser og ansatt årsverk samt orientering om hva det innebærer å være en skjermet virksomhet. Videre orienterte han om kvalitetssikringssystemet Equass Assuranse, et system for kvalitetssikring av velferdstjenester med ekstern revisjon og sertifisering. Nav Hedmark har sin egen godkjenning av virksomheten hvor blant annet kompetanse, måloppnåelse, organisering, overskuddsdisponering, regnskap, personvern og avtaleinngåelse skal godkjennes. På bakgrunn av virksomhetens tilstand for noen år tilbake ba utvalget om en orientering om hvordan TOS ASVO har sikret seg at de ikke kommer i samme situasjon. Styreleder orienterte litt om nye rutiner i virksomheten som skal sikre at uregelmessigheter blir avdekket på et tidligere tidspunkt. Hverken daglig leder eller styreleder finner det problematisk at selskapet har to eiere, Tolga kommune og Os kommune. 3. Omvisning i vaskeriet. Utvalget fikk en grundig omvisning i lokalene og produksjonen.konklusjon: Nyttig og interessant. 4. Oppsummering og spørsmålsrunde.

24 Styreleder og daglig leder svarte på spørsmål i fra utvalget. Ønsker virksomheten mer i fra eierne? Daglig leder, styreleder og attføringsansvarlig mente eierkommunene kunne benytte virksomheten i større grad til for eksempel i arbeid med å få flyktninger i arbeid. Introduksjonsprogrammet kan i stor grad finansiere dette. 5. Oppsummering: Utvalget er enige i at besøket har vært positivt, nyttig og lærerikt. Styreleder og daglig leder ytret ønske om at eierne blir mere involvert i f.eks. strategi- og planarbeidet i virksomheten og at det etableres eiermøter. Utvalget skal jobbe med å engasjere eierne på annet nivå enn kun deltakelse på generalforsamling. Møtet avsluttet ca. 15:00 VTA varig tilrettelagt arbeid APS/AFT arbeidspraksis i skjermet virksomhet

25 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB / Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 26/ Kontrollutvalget Kommunestyret Budsjettforslag 2018 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Tolga kommune Saksdokumenter: - Forslag til budsjett 2018 Saksopplysninger: I henhold til forskriften for Kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 7, 18 skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling om kommunens budsjett til kommunestyret. Budsjettforslaget må ta høyde for å dekke kostnader med: - revisjon (regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapsrevisjon og andre revisjonsoppgaver) - sekretariat for kontrollutvalget - kontrollutvalgets utgifter (møtegodtgjøring, reiseutgifter, kurs, m. m) Kontrollutvalgets leder har anvisningsmyndighet i henhold til anvisningsreglement vedtatt i kommunestyret. Tolga kommune er deleier i Revisjon Fjell IKS og Kontrollutvalg Fjell IKS. Disse selskapene ivaretar revisjon og sekretariatsoppgavene for kontrollutvalget i kommunen. I Revisjon Fjell IKS og Kontrollutvalg Fjell IKS er det selskapenes representantskap som fastsetter budsjettet etter innstilling fra styrene i selskapene. Disse budsjettrammene kan ikke kontrollutvalget redusere. Saksvurdering Budsjettrammen for revisjon og sekretariat ble behandlet av representantskapene 19. juni 20. Disse rammene er innarbeidet i vedlagte regneark i henhold til vedtak i de to selskapene. -Ramme kr i Revisjon Fjell IKS (kr i 20). -Ramme på i Kontrollutvalg Fjell IKS (kr i 20). Eventuelle utgifter til revisjon/sekretariat utover selskapsavtalene må komme som et tillegg i budsjettforslaget til kontrollutvalget. Dette kan være for eksempel utgifter til ekstraordinær selskapskontroll eller forvaltningsrevisjon. I tillegg kommer kontrollutvalgets egne utgifter som skal dekke møtegodtgjøring, reiseutgifter, kurs, møteservering, osv. Sekretariatet har tatt utgangspunkt i fjorårets budsjett og kommunens egne satser for møtegodtgjørelse pr. 20. Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 26/20

26 MØTEBOK Fjorårets budsjett ga en total budsjettramme for kommunens utgifter for kontroll- og tilsynsarbeid på kr for år 20. For år 2018 legges det fram et forslag på total budsjettramme på kr Sekretariatets forslag til innstilling: Kontrollutvalget vedtar det framlagte forslag til budsjett for Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar det fremlagte forslag til budsjett 2018 kontroll- og tilsynsfunksjonen i Tolga kommune med en ramme på kr Behandling: Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyrets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 26/20

27 Ansvar: Tjeneste: 1100 Budsjett 2018 Tolga kontrollutvalg Art Konto (T) Vedtatt 20 Forslag budsjett 2018 Kommentar Møtegodtgjøring folkevalgte kr kr Tapt arbeidsfortj. folkevalgte kr kr Arbeidsgiveravg. kr kr Bevertning kr kr Opplæring/kurs kr kr Km.-kost godtgjøring kr kr Transport til kurs kr kr Sekretariatstjenester kr kr Kommunens egne satser, 5 møter pr. år Anslag kr. 400 pr. møte, fire møter, ett virksomhetsbesøk Beregnet kr pr medlem Anslag Anslag Fastsatt av Representantskapet Revisjonstjenester kr kr Forvaltningsrevisjon u/rammeavtalen Kontigenter kr kr Selskapskontroll u/rammeavtalen Innkjøp lesebrett kr kr kr Fastsatt av Representantskapet Det foreslås ingen forvaltningsrevisjon utenom rammeavtalen Medlemsavgift FKT Det foreslås ingen forvaltningsrevisjon utenom rammeavtalen Utvalget får kun tilsendt sakspapirer elektronisk og har behov for Ipad

28 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB / Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 27/ Kontrollutvalget Orienteringssaker Det orienteres om følgende saker for kontrollutvalget: Orienteringssak 1 Melding om vedtak i kommunestyret: Kontrollutvalget oversendte innstilling om selskapskontroll i Midt-Hedmark Brann- og redningsvesen. Kommunestyret behandlet saken , sak 33/ og vedtok utvalgets innstilling. Orienteringssak 2 Melding om vedtak: Kommunestyret behandler suppleringsvalg til kontrollutvalget 28/9-. Anne Buttingsrud har meldt flytting i fra kommunen. Protokoll legges fram under behandling av saken. Den kan også leses her: Sekretariatets forslag til vedtak: Sakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 27/2018

29

30

31

32 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB / Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 28/ Kontrollutvalget Eventuelt Saksdokumenter: -Ingen Saksutredning: Kontrollutvalget vedtok i møte å sette saken Eventuelt på sakslista for hvert møte. Hensikten er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 28/20