MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I ALVDAL KOMMUNE

Transkript

1 MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I ALVDAL KOMMUNE Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31. MØTEDATO: Tirsdag 28. mars 2017 KL.: 13:00 STED: Kammerset ved Alvdal kommunehus SAKSLISTE SAK NR. INNHOLD 09/2017 Godkjenning av saksliste og innkalling 10/2017 Godkjenning av protokoll fra møte /2017 Initiering av virksomhetsbesøk i /2017 Rapport i fra MHBR til orientering 13/2017 Invitasjon til deltakelse i selskapskontroll; IKT Fjellregionen IKS 14/2017 Kontrollrapport skatt /2017 Orienteringssaker 16/2017 Eventuelt Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Mandag, 20. mars 2017 For Live Stokstad, leder i kontrollutvalget Torill Bakken Kontrollutvalg Fjell IKS Torill Bakken Kopi: Ordfører, Revisor, Ekspedisjonen for utlegging til offentlig gjennomsyn på kommunens hjemmeside Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Torill Bakken tlf.: e-post: tb@kontrollutvalgfjell.no

2 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 09/17 Kontrollutvalget Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: - Saksliste til møte Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med utvalgsleder. Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 09/2017

3 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 10/17 Kontrollutvalget Møteprotokoll fra møte Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte (vedlagt) Saksframlegg: Saken er obligatorisk på alle møter i kontrollutvalget. Protokollen ble sendt ut til medlemmene pr. e-post samme dag. En liten endring ble foretatt i protokollen etter tilbakemelding. Protokollen ble oversendt postmottak for publisering på kommunens nettsider Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 10/2017

4 Alvdal kommune vedlegg MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Møterom Kammerset Alvdal kommunehus Møtedato: Tirsdag 14. februar 2017 Tid: Kl. 13:00 Saknr Til stede på møtet: Medlemmer: Live Stokstad Leif Langodden Trond Strypet Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Torill Bakken Fra Revisjon Fjell IKS: Henning Mikkelsen Fra kommunen: Ordfører Johnny Hagen (sak 4/17-8/17) Møtet ble avsluttet kl. 15:30 Alvdal, 14. februar 2017 Torill Bakken T. Bakken møtesekretær Neste møte: Tirsdag 28. mars 2017 kl. 13:00 Kontrollutvalget i Alvdal kommune Møteprotokoll, møte Side 1 av 4

5 vedlegg 01/2017 Godkjenning av saksliste og innkalling Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. 02/2017 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. 03/2017 Årsmelding 2016 for kontrollutvalget Sekretariatets forslag til vedtak: Årsmeldingen for kontrollutvalgets virksomhet i 2016 vedtas og legges fram for kommunestyret til orientering. Behandling: Utvalget diskuterte årsmeldingen, og hvordan årsmeldingen bør presenteres i kommunestyret. Noen korrigeringer ble foretatt. Årsmeldingen ble vedtatt med endringer foretatt i møtet. Kontrollutvalgets vedtak: Årsmeldingen for kontrollutvalgets virksomhet i 2016 vedtas og legges fram for kommunestyret til orientering. Kontrollutvalget i Alvdal kommune Møteprotokoll, møte Side 2 av 4

6 04/2017 Vurdering av selskapskontroll 2017 vedlegg Sekretariatets forslag til vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak. Behandling: Utvalget diskuterte aktuelle selskap. Utvalget mener FIAS kan være aktuelt i løpet av planperioden dersom øvrige eiere ønsker kontroll i selskapet. Utvalget ønsker å se nærmere på Aukrustsenteret As. Ordfører orienterte om at kommunen snart mottar en rapport bestilt i fra Rørosregionen Næringshage angående drift av Aukrustsenteret og økonomisk status. Ordfører anbefaler kontrollutvalget å avvente ferdigstillelse av rapporten, og få en orientering i fra rådmann så snart rapporten foreligger. Dersom rapporten er ferdig til neste utvalgsmøte ønsker utvalget at rådmannen gir en orientering da. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget ønsker at det gjennomføres selskapskontroll i FIAS AS i løpet av planperioden dersom øvrige eierkommuner deltar. 05/2017 Vurdering av revisors uavhengighet Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring datert 04. og 06. november Behandling: Revisor supplerte med muntlig informasjon og svarte på spørsmål i fra utvalget. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget godkjenner oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring datert 04. og 06. november /2017 Forslag til prosedyrer for virksomhetsbesøk Sekretariatets forslag til vedtak: Prosedyrer for virksomhetsbesøk vedtas. Behandling: Utvalget diskuterte saken. Kontrollutvalgets vedtak: Prosedyrer for virksomhetsbesøk i Alvdal kommune vedtas. Kontrollutvalget i Alvdal kommune Møteprotokoll, møte Side 3 av 4

7 vedlegg 07/2017 Orienteringssaker Sekretariatets forslag til vedtak: De framlagte sakene tas til orientering. Behandling: Utvalget gikk igjennom sakene. Kontrollutvalgets vedtak: O-sak 1: Den framlagte saken om kommunestyrets behandling av plan for forvaltningsrevisjon tas til orientering. O-sak 2: Sekretariatet tar kontakt med styreleder og får orientering om oppfølging av rapporten om selskapskontroll i MHBR. NKRF kontrollutvalgskonferanse 2017: Utvalgsmedlemmene deltok i februar på årets kontrollutvalgskonferanse og mener det er en viktig arena for kontrollutvalg. Utvalget diskuterte tema som ble tatt opp under konferansen blant annen varsling i kommunene. Ordfører orienterte om at eierskapsmeldingen til Alvdal kommune snart er klar for behandling i kommunestyret. Det jobbes med planstrategi vs næringsplan i kommunen. Det er gjennomført folkemøte i den forbindelse. Bygging av skole er igangsatt. Ordfører gikk igjennom status for flere aktuelle vedtak fattet i kommunestyret. 08/2017 Eventuelt Kontrollutvalgets behandling: Ingen saker til behandling. Kontrollutvalget i Alvdal kommune Møteprotokoll, møte Side 4 av 4

8 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 11/17 Kontrollutvalget Virksomhetsbesøk i 2017 Planlegging/utvelgelse Saksdokumenter: Prosedyrer for virksomhetsbesøk, vedtatt Oversiktskart Saksframlegg: Alvdal kontrollutvalg vedtok den prosedyrer for virksomhetsbesøk. Prosedyrene er vedlagt saken. I følge vedtatt møteplan for Alvdal kan det være aktuelt å legge virksomhetsbesøk til 3. oktober eller 5. desember. Sekretariatet ser det som en fordel at utvalget tidlig på året tar stilling til hvilken virksomhet som skal besøkes i 2017, tidspunkt og omfang. Prosedyrenes punkt 1: Utvelgelse av virksomheter/enheter som skal besøkes skjer i diskusjon i kontrollutvalget i forkant, fortrinnsvis i årets første kontrollutvalgsmøte. Kontrollutvalget kan be om å få en presentasjon fra virksomhetsleder hvor det legges vekt på muligheter og utfordringer, samt en omvisning. Ved å invitere en representant fra de ansatte kan utvalget få et bredere bilde av virksomheten. Dersom det er mulig å legge til rette for bruk av et møterom i virksomheten kan utvalget avholde ordinært møte etter omvisning og presentasjon. Etter at utvalget har definert hvem, når og hvordan vil neste skritt bli: Gjøre avtale med rådmannen (få navn på kontaktpersoner ved enheten) Gjøre avtaler med enheten og de som det er ønskelig å møte under besøket (styrer/rektor, ansatte, pårørendeforening/fau, brukere/elever..) Forberede ev. spørsmål til besøket dersom utvalget ønsker det. Innhente eventuell dokumentasjon Prosedyrenes punkt om forberedelse: Sekretariatet tar skriftlig kontakt med rådmann, og avtaler tidspunkt for besøket. Det gjøres avtale med enheten og de det er ønskelig å møte under besøket, eks. styrer, rektor, ansatte, pårørende, brukere, elever. Eventuell dokumentasjon utvalget ønsker å få tilsendt på forhånd innhentes. Det forberedes eventuelle spørsmål til besøket. Sekretariatet utarbeider en plan for virksomhetsbesøket på bakgrunn av utvalgets vedtak og innhenter nødvendig dokumentasjon. Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 11/2017

9 MØTEBOK Kontrollutvalget godkjenner planen for virksomhetsbesøket. Sekretariatet utarbeider en plan for besøket på bakgrunn av utvalgets behandling i denne saken. Sekretariatet foreslår at plan for besøket godkjennes i kontrollutvalgets planlagte møte Sekretariatets forslag til vedtak: Virksomhetsbesøk gjennomføres ved oktober Sekretariatet forbereder besøk i henhold til prosedyrenes punkt Plan for gjennomføring av besøket godkjennes i kontrollutvalgets neste møte. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 11/2017

10 vedlegg Prosedyrer for virksomhetsbesøk for Alvdal kontrollutvalg 1. Hensikt Virksomhetsbesøk skal gjøre kontrollutvalget bedre kjent med den kommunale virksomheten, og ansatte i kommunen skal bli kjent med kontrollutvalgets arbeid. Et virksomhetsbesøk er et møte mellom kontrollutvalget og en besøkt virksomhet/enhet i kommunen. Deltakere fra virksomheten orienterer om sin virksomhet og kontrollutvalgets medlemmer stiller spørsmål underveis hvis ønskelig. Det vil være normalt at kontrollutvalget tas med på en omvisning i kontorlokaler og eventuelt øvrig anlegg som den besøkte virksomheten disponerer. Kontrollutvalgets formål med virksomhetsbesøk er å gjøre seg kjent med og skaffe seg kunnskap om hvordan kommunens virksomheter drives. Hjemmelen for kontrollutvalgets virksomhetsbesøk er fastsatt i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4: Kontrollutvalget skal føre tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvelgelse av virksomheter/enheter som skal besøkes skjer i diskusjon i kontrollutvalget i forkant, fortrinnsvis i årets første kontrollutvalgsmøte. Virksomheter som ikke er besøkt tidligere er aktuelle, og dersom det er opprettet en ny avdeling/virksomhet vil denne framstå som interessant for besøk. Tidligere besøk i en virksomhet kan være bakgrunn for at denne besøkes på nytt. Tid som er gått siden virksomheten sist fikk besøk av kontrollutvalget er avgjørende. Forhold som ble tatt opp ved tidligere virksomhetsbesøk kan fortsatt være relevante for kontrollutvalget. Prosedyrene kan også inkludere kommunale foretak og selskap. Under besøket kan kontrollutvalget bli kjent med virksomheten, og å gjøre kontrollutvalgsarbeidet kjent i kommunen undersøke generelt om krav til internkontroll er kjent i virksomheten, og om sentrale føringer knyttet til for eksempel etikk er kommunisert sjekke utvalgte områder som for eksempel HMS, offentlige anskaffelser og lignende ved å få orientering om og innsyn i system og rutiner få innspill til kontrollutvalgets risikoanalyse og planarbeid 2. Omfang Prosedyren gjelder for virksomhetsbesøk initiert av kontrollutvalget i Alvdal kommune. Vedtatt i kontrollutvalgsmøte i Alvdal 14. februar 2017 sak 06/17

11 3. Ansvar Kontrollutvalget har ansvaret for å følge prosedyren. vedlegg 4. Framgangsmåte 4.1 Planlegging Kontrollutvalget framsetter i samråd med sekretariatet forslag til virksomheter/enheter som er aktuelle for virksomhetsbesøk gjerne i årets første kontrollutvalgsmøte eller ved behov. Det skal framgå hvilke enheter som skal besøkes og forslag til tidspunkt for virksomhetsbesøkene. 4.2 Gjennomføring Virksomhetsbesøk har flere faser: 1. Initiering 2. Forberedelse 3. Virksomhetsbesøket 4. Etterarbeid Initiering Kontrollutvalget vurderer virksomhetsbesøk fortrinnsvis i årets første møte eller ved behov, og prioriterer hvilke virksomheter som skal besøkes, samt tidspunkt og omfang. Rådmannen inviteres under behandling av saken Forberedelse Sekretariatet tar skriftlig kontakt med rådmann, og avtaler tidspunkt for besøket. Det gjøres avtale med enheten og de det er ønskelig å møte under besøket, eks. styrer, rektor, ansatte, pårørende, brukere, elever. Eventuell dokumentasjon utvalget ønsker å få tilsendt på forhånd innhentes. Det forberedes eventuelle spørsmål til besøket. Sekretariatet utarbeider en plan for virksomhetsbesøket på bakgrunn av utvalgets vedtak og innhenter nødvendig dokumentasjon. Kontrollutvalget godkjenner planen for virksomhetsbesøket Virksomhetsbesøket Leder i kontrollutvalget leder og avvikler besøket. Besøket innledes ved å orientere om kontrollutvalgets arbeid og hensikten med besøket. Virksomhetsleder/enhetsleder og andre aktuelle medarbeider deltar og orienterer om virksomheten Kontrollutvalget stiller ev. spørsmål underveis. Det gis en sammenfatning/ oppsummering av besøket tilslutt Etterarbeid Etter møtet lager sekretariatet et oppsummerende notat til kontrollutvalget. Notatet behandles av utvalget og videresendes til kommunestyret til orientering. Kopi sendes rådmann og enheten som er besøkt. Dersom utvalget utarbeider en uttalelse, sendes denne på høring til rådmannen først. Vedtatt i kontrollutvalgsmøte i Alvdal 14. februar 2017 sak 06/17

12 vedlegg 5. Registrering og arkivering All framlagt dokumentasjon fra besøket oppbevares hos sekretariatet i 10 år. Referater og oversikter fra gjennomførte virksomhetsbesøk arkiveres også hos sekretariatet. Vedtatt i kontrollutvalgsmøte i Alvdal 14. februar 2017 sak 06/17

13 vedlegg Rådmann/plan og utviklingsleder Servicekontoret Øwretun barnehage Plassen barnehage Steigen skole Alvdal ungdomsskole Pleie, rehabilitering og omsorg NAV Helse (inkl. psykiatri) Kultur Kommunal teknikk Landbruk og miljø. Felles Alvdal/Tynset Plan, byggesak og geodata. Felles Tynset/Alvdal Plassen skole Felles barneverns tjeneste med Tynset og Tolga på Tynset

14 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 12/17 Kontrollutvalget Orientering om rapport i MHBR Saksdokumenter: Forvaltningsrevisjonsrapport av (følger som eget vedlegg) Handlingsplan utarbeidet av administrasjonen i MHBR (følger som eget vedlegg) Saksframlegg: Kontrollutvalget fikk i møte i november 2016 orientering i fra ordfører om at det er gjennomført en selskapskontroll i Midt-Hedmark Brann- og redningsvesen. Sekretariatet mottok rapporten som ble videresendt kontrollutvalgets medlemmer. Styret i MHBR vedtok i 2016 å få gjennomført en forvaltningsrevisjon i selskapet, og revisjonsselskapet EY gjennomførte på bestilling forvaltningsrevisjon innrettet mot blant annet økonomi og effektiv drift, med særlig fokus på evaluering av både operasjonelle funksjoner og støttefunksjoner. Sekretariatet har i etterkant hatt kontakt med styrets leder som kunne gi følgende opplysninger: «Rapporten ble behandlet i styremøte den 12.desember 2016 og ble også gjennomgått ved representantskapsmøtet den 14.november Administrasjonen har utarbeidet en handlingsplan for å innarbeide de anbefalingene som rapporten angir. Handlingsplanen (se vedlegg) ble vedtatt på styremøte den 12.desember. Styrets leder orienterer videre om at administrasjonen alt er godt i gang med å implementere anbefalingene. Administrasjonen vil rapportere til styret på møte den 20.mars 2017 om fremdriften, og den vil bli fulgt opp i påfølgende styremøter inntil handlingsplanen er gjennomført.» Sekretariatets forslag til vedtak: Forvaltningsrevisjonsrapport i MHBR av , samt den framlagte handlingsplanen tas til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 12/2017

15 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 13/17 Kontrollutvalget Invitasjon til deltakelse i selskapskontroll av IKT Fjellregionen IKS (FFART) Saksdokumenter: - Henvendelse i fra Tynset KU v/sekretariatet Saksopplysninger: Alvdal kontrollutvalg har mottatt en henvendelse i fra Tynset kontrollutvalg hvor det inviteres til deltakelse i gjennomføring av selskapskontroll i IKT Fjellregionen (FFART). Henvendelsen sendes til alle eierkommunene i selskapet. Avklaringer vedrørende ressurser, spissing og gjennomføring av prosjektet må tas etter at det er klart hvilke eierkommuner som ønsker å delta. Eierskapet er fordelt slik: Tynset kommune 30% Alvdal kommune 19% Rendalen kommune 18% Tolga kommune 17% Folldal kommune 16% Saksvurdering: Alvdal kontrollutvalg vurderte behovet for selskapskontroll i 2017 i sak 04/17. Utvalget fattet da følgende vedtak: «Kontrollutvalget ønsker at det gjennomføres selskapskontroll i FIAS AS i løpet av planperioden dersom øvrige eierkommuner deltar.» Vedtaket ble fattet på bakgrunn av vedtatt «Plan for selskapskontroll» og diskusjon i kontrollutvalget. IKT Fjellregionen var et av selskapene som ble vurdert, men ikke prioritert. Tynset kontrollutvalgs begrunnelse for utvelgelse av FFART er i hovedsak en betydelig kostnadsøkning i selskapet. Det er ikke avklart hvordan selskapskontrollen skal gjennomføres og hvem som skal gjennomføre selskapskontrollen. Det er derfor ikke mulig å anslå noen økonomisk ramme og hvor mye prosjektet vil koste hver enkelt deltaker. Det er heller ikke anslått oppstartstidspunkt for prosjektet da de avventer avklaring om deltakelse fra samtlige eierkommuner. Av erfaring vet vi imidlertid at en slikt prosjekt kan få en total kostnadsramme på kr kr Dersom den totale kostnaden for prosjektet vil beløpe seg til kr og kostnaden fordeles prosentvis i forhold til eierandel, vil det for Alvdal bety en kostnad på kr Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 13/2017

16 MØTEBOK Sekretariatet mener det er svært viktig at alle eiere i et selskap deltar dersom det skal gjennomføres en selskapskontroll. Det er viktig at de som eiere bidrar til at det føres kontroll med at virksomheten foregår i henhold til gjeldende lover og regler, og rammer som vedtektene gir. Dersom Alvdal kommune skal delta vil det være behov for å be kommunestyret om en tilleggsbevilgning til formålet. Kontrollutvalgets budsjett for 2017 tar ikke høyde for ekstraordinær selskapskontroll. Sekretariatets forslag til innstilling: Alvdal kommune stiller seg positiv til å delta i selskapskontroll i FFART i samarbeid med andre eierkommuner. Dette under forutsetning av at den totale kostnaden for prosjektet ikke overstiger kr , at samtlige eierkommuner deltar samt at kostnaden fordeles i henhold til kommunenes eierandeler. Kontrollutvalget innvilges en tilleggsbevilgning i sin budsjettramme for tilsyn og kontroll på kr for å gjennomføre selskapskontroll i FFART i samarbeid med øvrige eierkommuner. Behandling: Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyrets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 13/2017

17 Selskapskontroll IKT Fjellregionen IKS (FARTT) 16. mars :45 vedlegg Emne Fra Til Selskapskontroll IKT Fjellregionen IKS (FARTT) Norvald Veland Torill Bakken Sendt 14. mars :09 Tynset kommune behandlet i møte den vurdering av selskapskontroll i Tynset kommune for Plan for selskapskontroll ble behandlet i Kontrollutvalget i møte den sak 44/16 med innstilling til Tynset kommunestyre. Planen ble vedtatt i kommunestyret den , sak 7/17. I møte den sak 5/17 vedtok kontrollutvalget i Tynset følgende: Kontrollutvalget vedtok å gjennomføre selskapskontroll i FARTT. Øvrige 4 eierkommuner inviteres til å bli med i felles prosjekt. Sekretariatet sender forespørsel til de øvrige 4 eierkommuner. Eierkommuner i IKS Fjellregionen IKS (FARTT) er: Tynset kommune 30% Alvdal kommune 19% Rendalen kommune 18% Tolga kommune 17% Folldal kommune 16% På vegne av kontrollutvalget i Tynset kommune sender vi forespørsel om deltakelse til de aktuelle eierkommuner sine kontrollutvalg v/sekretariatet. Mvh Norvald Veland Kontrollutvalg Fjell IKS Tlf

18 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 14/17 Kontrollutvalget Kontrollrapport 2016 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Alvdal Saksdokumenter: - Rapport fra skatteetaten av Saksframlegg: I medhold av endringer i lov av 25.september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner m.m. overtok Skatteetaten i sin helhet oppgavene med kontroll av skatteoppkreverfunksjonen fra 1.juli Riksrevisjonen er tildelt ansvaret for revisjon av skatteoppkreverfunksjonen. Frem til 1. juli 2004 ble denne oppgaven utført av kommunerevisjonen. Kommunestyret og kontrollutvalget skal ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får via kontrollrapporten en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyre/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Resultat av utført kontroll: Skatteetaten har kontrollert at Skatteoppkreverfunksjonen i Alvdal utføres tilfredsstillende i henhold til gjeldene regelverk. Følgende områder er kontrollert: Intern kontroll Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet Skatte- og avgiftsinnkreving Arbeidsgiverkontroll Skatteetaten bemerker at arbeidsgiverkontroll ikke utføres i tilstrekkelig omfang. Det er utført 4,5% kontroller mot et krav på 5%. Sekretariatets forslag til vedtak: Skatteoppkreveren bes sørge for at arbeidsgiverkontroll i Alvdal kommune utføres i henhold til kravet som fastsettes av Skatteetaten. Saken oversendes kommunestyret til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 14/2017

19 vedlegg

20 vedlegg

21 vedlegg

22 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 15/17 Kontrollutvalget Orienteringssaker Sekretariatet orienterer om følgende:! Orienteringssak 4/17 Fagkonferanse FKT: FKT arrangerer fagkonferanse for kontrollutvalg i Tromsø juni Sekretariatet anbefaler at utvalget diskuterer deltakelse da neste utvalgsmøte ikke avholdes før påmeldingsfristen er utgått. Programmet følger som vedlegg. Sekretariatets forslag til vedtak: Den framlagte saken tas til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 15/2017

23 FAGKONFERANSE KONTROLL OG TILSYN vedlegg Tromsø 7-8. juni 2017 Årsmøte i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) 7. juni 2017 #fkt2017

24 Dag 1 Onsdag 7. juni 2017 vedlegg Registrering med mat Velkommen til fagkonferansen Styreleder Benedikte Muruvik Vonen, FKT 10: Åpning Stortingsrepresentant Helge André Njåstad (Frp), leder av Stortingets kommunal- og forvaltningskomité Spørsmål og kommentarer fra salen OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Fjord1-saken Kontrollutvalgsleder Frank Willy Djuvik (Frp), Sogn og Fjordane fylkeskommune Helseinnkjøpssaken Kontrollutvalgsleder Gunnar Topland (H), Grimstad kommune Åpenhet og etikk Spesialrådgiver Tor Dølvik, Transparency International Norge Pause (Kaffe) OFFENTLIGE ANSKAFFELSER paneldebatt med åpning for spørsmål og kommentarer fra salen Medvirkende: Djuvik, Topland og Dølvik Lunsj ÅRSMØTE 2017 I FKT Registrering til årsmøte Årsmøte Sosialt program omvisning på Mack verdens nordligste bryggeri Felles middag på hotellet

25 vedlegg Dag 2 Torsdag 8. juni (m/innlagt pause) Korrupsjon i kommunal sektor slappe kontrollutvalg? Professor Petter Gottschalk, Handelshøyskolen BI Spørsmål og kommentarer fra salen Pause/utsjekking Kommuneregnskap for politikere Revisjonssjef Åge Sandsengen, Kommunerevisjon IKS Lunsj Kommuneregnskap for politikere, forts Spørsmål og kommentarer fra salen Pause Hva kan kontrollutvalget forvente av sekretariatet? Rådgiver Torbjørn Berglann, KonSek Midt-Norge IKS Spørsmål og kommentarer fra salen Avslutning Styreleder Benedikte Muruvik Vonen, FKT

26 vedlegg PRAKTISK INFORMASJON INFORMASJON OM ÅRSMØTET Årsmøtet er åpent for alle, men det er kun medlemmer i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) som har tale-, forslags- og stemmerett. Medlemmer som har saker til årsmøtet, eller forslag om vedtektsendringer, må sende disse til sekretariatet innen seks uker før årsmøtet, altså innen 26. april Styret sender ut sakspapirene senest to uker før årsmøtet, innen 24. mai Dersom din kommune/ditt sekretariat ikke er medlem i FKT, men ønsker å møte på årsmøtet med stemmerett, må innmelding skje innen 24. mai Leder i valgkomiteen: Anne-Karin Femanger Pettersen, daglig leder i Østfold kontrollutvalgssekretariat akfp@fredrikstad.kommune.no Mobil: Tlf.: Ønsker du mer informasjon eller medlemskap i FKT? Se nettsiden eller kontakt sekretariatet. KONTAKTINFORMASJON TIL SEKRETARIAT Bjørn Bråthen: Tlf E- postadresse: fkt@fkt.no

27 PÅMELDING vedlegg Påmelding via særskilt skjema på FKTs nettside: Bindende påmelding innen tirsdag 4. april Det tas forbehold om endringer i programmet. Ved avbud etter at påmeldingsfristen har gått ut, blir det belastet et administrasjonsgebyr på kr 500 i tillegg til eventuelle kostnader FKT får til hotellet. Avbud siste 14 dager før konferansen gir full deltakeravgift. DELTAKERAVGIFT Deltakelse med overnatting (helpensjon): Kr (Ikke medlem kr 6 900) Deltakelse uten overnatting, sosialt program og middag (dagpakke): Kr (Ikke medlem kr 5 500) FKT har reservert rom på konferansehotellet. Tildeling ut fra mottatt påmelding (først til mølla). Ekstra overnatting fra juni 2017: Kr ANNEN INFORMASJON Omvisning på Mack verdens nordligste bryggeri Bli med på en innholdsrik omvisning i Macks historiske lokaler og få en spennende bryggeriopplevelse. Omvisningen starter i Kjeller 5. Turen fortsetter inn i Kjeller 4 for filmvisning, deretter går vi videre i de gamle ølkjellerne fra 1877, hvor dere får et innblikk i Macks fargerike historie. Turen fortsetter til vårt moderne mikrobryggeri. Mack ligger i gangavstand fra hotellet. Scandic Ishavshotel, Fredrik Langesgate 2, 9008 Tromsø Nettside Det går både flybuss og ordinær rutebuss fra Tromsø lufthavn Langnes til hotellet. Reisetiden er ca. 15 minutter.

28 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 16/17 Kontrollutvalget Eventuelt Saksutredning: Hensikten med denne saken er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 16/2017