Alcatel Advanced Reflexes Resepsjonsapparat. Alcatel OmniPCX Office ARCHITECTS OF AN INTERNET WORLD

Transkript

1 Alcatel Advanced Reflexes Resepsjonsapparat Alcatel OmniPCX Office ARCHITECTS OF AN INTERNET WORLD

2 Hvordan du bruker denne veiledningen? how Du har til disposisjon et numerisk apparat Alcatel Advanced Reflexes (resepsjonsapparat). Store visningssoner, en navigator og et alfabetisk tastatur gjør den ergonomisk og behagelig å bruke. Handlinger Tastatur Løft av. Nummertastatur. Legg på. Beskrivelse av en handling en kontekst. Navigasjonsknapp Flytt navigasjonstasten oppover, nedover, til venstre til høyre. Display og displaytaster Hansen Ola Delvis oversikt over displayet. Alfabetisk tastatur. Enkelttast på nummertastaturet. Audiotaster Høyttaler. Høyttalende. Minus -innstilling. Pluss -innstilling. Andre faste taster Displaytast. Ikoner og programmerbare taster Linjetast. Ikon som er tilknyttet en tast. Forhåndsprogrammert tast (funksjonen symboliseres ved dens ikon). Fast tast. MENY-tast. Andre symboler som brukes Annet alternativ til handlingssekvensen. Viktig informasjon. Det kan hende at små ikoner tekst vil bli tilføyd disse symbolene. Alle innbefattede persontilpassede koder er oppført i kodetabellen som befinner seg på det vedlagte arket. og/ 2

3 Innholdsfortegnelse Toc Bli kjent med telefonen s Innsjekking av gjest s Registrere en gjest ved ankomst s Kontroll gjest s Utskrift av informasjon om gjesten s Vekketid s Ikke forstyrr s Målerkreditt s Sjekke ut s Gjestens navnt s Språk s Meldingssenter s Offentlig nummer (DDI) s Sperre s Passord s Gjestens avresie (utsjekking) s Skrive ut telefonregning s Forhåndsutsjekking s Sjekke ut s. 20 3

4 Innholdsfortegnelse 4. Tilpasse programmet s Tidspunkt for vekking s Offentlig nummer (DDI) s Språk s Målerkreditt s Sperre s Valuta s Ikke forstyrr s Avgiftsparameter s Tid for klarstilling s Mva-sats s Skjermbilderfor registrering av gjest s Romstatus s Vise romstatus s Kontroll av romstatus s Skrive ut romstatus s Konfigurasjon av romstatus s. 33 Garanti og betingelser s. 35 4

5 Innholdsfortegnelse 5

6 Bli kjent med telefonen ❶ Navigasjonsknapp Gjør det mulig å bla gjennom flere sider i displayet og velge en linje (det er underforstått at den nederste linjen er aktiv). Øverste linje Forrige side Nederste linje Neste side ❶ Guidetast Med den kan du : få info på telefonapparatet programmere tastene Lampe, som angir at det har kommet inn meldinger. Mikrofonsperre-tast slik at abonnenten ikke kan høre deg lenger. Tast for å avslutte samtalen For å avlutte en samtale en programmering ❶ Audiotaster Høyttaler (HT) : for å dele samtalen med en annen person for å senke lyden i HT i røret Høyttalende: for å ta en linje svare på et anrop uten å ta av røret for å skru opp lyden i HT i røret ❶ Alfabetisk tastatur Beskyttet med et deksel, gjør det mulig å foreta anrop via navn, skrive meldinger programmere. Du har et Memo -klistermerke som skal plasseres inni dekselet. 6

7 ❶ Programmerbare taster og ikoner For å anrope en abonnent, aktivere en tjeneste styre anrope. Det er tilknyttet et ikon til hver av disse tastene: Ikoner på romtelefonene: Kommunikasjonsikoner: Oppringing pågår (blinker). Samtale pågår. Samtale venter. Samtale satt på hold i gruppe. Funksonsikoner : Aktivert funksjon. Funksjon som krever en handling. Opptatt telefon linje. Lyser 1. segment Rom opptatt Apparat Rom ledig Lyser ikke Blinker Feil med vekking 2. segment Apparat opptatt ledig Apparat ringer* 3. segment Rom ikke rengjort Rom rengjort Problem rom * intern ekstern samtale Funksjonstaster forhåndsprogrammert fra fabrikken: Viderekople anrop til en annen abonnent. Tilgang til forskjellige meldingstjenester. Tilgang til egen telefonliste. Overføre et anrop til et annet telefonapparat. Foreta et anrop til en ISDN-abonnent. Enkelte andre taster er blitt programmert av installatøren alt etter dine behov: Tast som gir tilgang til en tjeneste som må forhåndsprogrammeres av installatøren. ❶ Sette på plass merkelappene for de forhåndsprogrammerte tastene Det leveres ferdigtrykkede merkelapper med telefonapparatet, som skal plasseres under de programmerbare tastene. 1. Stikk en gjenstand med flat ende inn i hakket (1 hakk for hver tastblokk). 2. Løfte opp dekselet. 3. Legg inn den ferdigtrykte merkelappen. 4. Sett dekselet tilbake på plass. 7

8 1 Innsjekking av gjest Other 1.1 Registrere en gjest ved ankomst Når en kunde ankommer og skal registreres, velg et ledig rom og tast: tast som tilsvarer et ledig rom katalognr. til I henhold til de programmerte skjermbildesekvensene må du: 1) Fylle inn de 'tomme' feltene (gjestens navn f.eks.). 2) Endre feltene som ikke stemmer overens med standardverdiene (språk f.eks.). 3) Bekrefte alle innsjekkingsskjermene etter hvert. Bekreftelsen (OK-tast) av det siste skjermbildet avslutter INNSJEKKINGEN; nå anses for å være opptatt, det skrives automatisk ut en 'Client Information Ticket'. 8

9 1 Følgende skjermbilder benyttes til innsjekkingen (maks. seks av åtte): ❶ Beløp/kreditt: Et forskudd (målerkreditt) foreslås som standard. Du kan endre summen velge 'NoPrep' (ingen forskuddsbetaling). Forskuddsbetalingen gjøres om til målerimpulser (målerkreditt). Når denne kreditten utløper, varsler et lydsignal gjesten om at: - samtalen hans er i ferd med å bli avbrutt - han kan ikke ringe flere eksterne numre - han bes om å betale et ytterligere forskudd Innsjekking av gjest ❶ Gjestens navn: Skriv inn kundens navn (8 tegn maks.). ❶ Vekketid: En vekketid blir foreslått som standard. Du kan endre tidspunktet velge 'Clear' (ingen vekking). ❶ DND: Aktivere (DND) deaktivere (dnd) 'do not disturb' (ikke forstyrr)- funksjonen. ❶ Språk: Velg gjestens språk fra de alternativene som er tilgjengelige. Merk: Språket tildeles automatisk gjestens talepostkasse og apparat (hvis dette har en skjerm). ❶ DDI-nummer: Gjesten får automatisk et DDI-nummer. Velg 'Choice' for å tildele et annet og gi det deretter til gjesten. ❶ Eksterne samtaler (Sperre): Kundens telefonlinje er som standard sperret for utenlandssamtaler. Velg 'Choice' for å endre apparatets sperring. ❶ Rompassord: Gjesten får automatisk tildelt et passord. Velg 'Choice' for å tildele et annet og gi det deretter til gjesten. 9

10 2 Kontroll gjest Other Du kan kontrollere og endre gjestedata (rom opptatt): Når du har valgt (se nedenfor), viser den første linjen i hvert skjermbilde dataene for gjesten som bor på dette : - gjestens navn - gjestens språk - gjestens vekketid (hvis programmert) og angivelse av mulig feil med vekkingen - status for DND (ikke forstyrr)-funksjonen - status for forskuddsbetaling ( tegnene + for 'kredit' og - for 'debet' og valutaen anvendt - segmentet lyser lyser ikke representerer status til gjestens beskjedtjeneste (tekst-post, tale-post, og forespørsel om å ringe tilbake fra resepsjonen) - katalognummeret til 2.1 Utskrift av informasjon om gjesten Skriv programmert tast tast som tilsvarer katalognr. til Utskriften viser: - gjestens navn - romnummer - språk - passord - DDI-nr. - sperring på apparatet - gjestens totale depositum (målerkreditt) - restbeløp som gjesten skal betale (debet) som skal refunderes av hotellet (kredit); totalt depositum minus samtalepriser - mva-sats og samlet mva tilsvarende samtalenes kostnader - antall samtaler ringt - status til DND-funksjonen (aktiv inaktiv) - status for gjestens meldingssenter (meldinger ikke: Tekst, tale og forespørsel om å ringe tilbake til resepsjonen) 10

11 2 2.2 Vekketid Denne funksjonen brukes til å endre tidspunktet til gjestens vekking: programmert tast tast som tilsvarer katalognr. til Vekkin Kontroll gjest Slett OK Vekketid for å avbryte vekkingen Sjekke status for vekking: Flere valgmuligheter. ❶ Venstre del av romtasten: Når venstre del av romtasten blinker, er det et problem med vekkingen. blinkende del ❶ Skjermbilde for romkontroll: Skjermbildet for romkontroll viser om det er programmert vekketid og om det er feil med vekkingen. Eksempel: 07:30 vekketid programmert, vekkingen aktivert hvis ':' (kolon) blinker. 07:30 vekketid programmert, vekkingen deaktivert hvis ingenting blinker. --:-- ingen vekketid programmert og problem med vekking hvis alle segmentene blinker. 07:30 ingen vekketid programmert og problem med vekking hvis alle tegnene blinker. 11

12 2 ❶ Statuser for vekking: Trykk WAKE-UP; status for vekkingen er en av følgende: aktivering: vekking er aktivert deaktivering: vekking er deaktivert opptatt : problem, apparatet var opptatt under de tre forsøkene ubesvart: problem, apparatet svarte ikke under de tre forsøkene ikke tilgjengelig: problem, apparatet var ikke tilgjengelig under de tre forsøkene For å varsle resepsjonen om et problem med vekking av en kunde, avgir systemet gjentatte ganger (omtrent hvert 30. sekund) et lydsignal og en varselmelding på resepsjonsterminalen. 2.3 Ikke forstyrr Denne funksjonen brukes til å endre status for kundens DND (do not disturb)-funksjon (aktivert deaktivert): tast som tilsvarer katalognr. til I.Fors Valg OK gjentatte trykk I kontrollskjermbildet, 'DND' er funksjon aktivert, 'dnd' er funksjon deaktivert. 12

13 2 2.4 Målerkreditt Denne funksjonen brukes til å endre summen på gjestens målerkreditt: programmert tast tast som tilsvarer katalognr. til Kontroll gjest Deposi OK Systemet beregner på nytt summen av gjestens depositum og saldoen. 2.5 Sjekke ut nytt beløp innbetalt programmert tast Utsjek tast som tilsvarer katalognr. til Se kapitlet som omhandler denne funksjonen (utsjekking av gjest). 13

14 2 2.6 Gjestens navnt Denne funksjonen brukes til å endre gjestens navn: programmert tast tast som tilsvarer katalognr. til Navn OK kundens navn (8 tegn maks.) 2.7 Språk Denne funksjonen brukes til å endre gjestens språk: programmert tast tast som tilsvarer katalognr. til Språk Valg OK gjentatte trykk 14

15 2 2.8 Meldingssenter Forespørsel om å ringe tilbake: Denne funksjonen brukes til å legge igjen beskjed om at gjesten skal ringe tilbake (beskjedlampen på apparatet blir aktivert) programmert tast tast som tilsvarer katalognr. til Kontroll gjest Beskje Valg OK gjentatte trykk Lese typen beskjed som er lagt igjen: Denne funksjonen brukes til å finne ut hvilken type beskjed (tale- tekstbeskjed) som er lagt igjen til gjesten Beskje tast som tilsvarer katalognr. til programmert tast Skjermen viser en av følgende etiketter: : forespørsel om å Oper. ringe tilbake ikke TaleP : talepost venter ikke Tekst : tekstpost venter ikke 15

16 2 2.9 Offentlig nummer (DDI) Denne funksjonen brukes til å gi gjesten et annet DDI-nr.: tast som tilsvarer katalognr. til OffNum Valg OK gjentatte trykk 2.10 Sperre Denne funksjonen brukes til å endre ringesperring (internasjonalt, nasjonalt forbudte samtaler) på gjestens apparat: tast som tilsvarer katalognr. til Sperre Valg OK gjentatte trykk 16

17 Passord Denne funksjonen brukes til å endre gjestens passord: tast som tilsvarer katalognr. til Kontroll gjest Passor Valg OK gjentatte trykk systemet tildeler et annet passord Gjesten kan bruke dette passordet til å: - låse apparatet sitt (forby eksterne oppringinger) - opprette samtaler med beskyttede kontokoder (bruke substitusjon ikke) - få tilgang til talepostkassen utenfra 17

18 3 Gjestens avresie (utsjekking) Other 3.1 Skrive ut telefonregning Utsjek tast som tilsvarer Skriv katalognr. til Regningen viser: - gjestens navn - romnummer - gjestens totale depositum (målerkreditt) - antall samtaler ringt - den samlede kostnaden for samtalene - mva-sats og mva-beløp tilsvarende samtalekostnadene - restbeløpet som gjesten skal betale (debet) som skal refunderes av hotellet (kreditt); totalt depositum minus utgiftene til samtalene 18

19 3 3.2 Forhåndsutsjekking Før avreise en tidlig morgen kan gjesten f.eks. betale telefonregningen dagen før (flere eksterne samtaler er ikke mulig) mens han fortsatt har alle funksjonene som er programmert på terminalen (vekke-alarm, beskjeder, DDInr., DND, etc.): Utsjek tast som tilsvarer F.rUts katalognr. til Forhåndsutsjekking sletter gjestens 'restbeløp som skal betales' Gjestens avresie (utsjekking) 19

20 3 3.3 Sjekke ut Resepsjonen kan frigjøre : Utsjek tast som tilsvarer Utsjek katalognr. til Romparametrene nullstilles. Telefonregningen skrives ut automatisk. Forhåndsutsjekking/utsjekking har denne virkningen på romparametrene: FORHÅNDSUTSJEKKING UTSJEKKING Vekking / Avbrutt Beskjed / Lagret i 1 time DND / Avbrutt Tilbake til operatør / Avbrutt Tildeling av DDI / Nummer tildelt operatør Sperre Ingen eksterne samtaler Ingen eksterne samtaler Romstatus / Ledig/Ikke rengjort Passord / Avbrutt Navn / Romnummer Gjenstår å betale Slettet Slettet Tabellforklaring: ❶ /: Dette symbolet indikerer at status forblir uendret. ❶ Ingen eksterne samtaler: Ny sperring på s apparat 20

21 3 ❶ Gjenstår å betale: Restbeløpet som gjesten skal betale (debet) som hotellet skal refundere (kredit), dvs. beløpet som fremgår etter fradrag for utgiftene til samtaler, blir slettet. ❶ Lagret i 1 time: Beskjeder som ikke er avspilt lagres i 1 time. Innsjekking nullstiller talepostkassen. ❶ Ledig/ikke rengjort: har status 'ledig', men 'ikke rengjort'. ❶ Romnr.: Gjestens navn erstattes av romnummeret (katalogen blir oppdatert). Merk: Vekkingen, DND- og sperrefunksjonene går tilbake til standard konfigurasjon ved neste innsjekking. Gjestens avresie (utsjekking) 21

22 4 Tilpasse programmet Other Tilpasnings-funksjonene brukes til å definere standardverdier til ulike applikasjonsskjermer. 4.1 Tidspunkt for vekking Denne funksjonen brukes til å definere ( ikke) en vekketid som standard: StdVer Vekkin standard vekketid Slett OK for å slette standard tid 4.2 Offentlig nummer (DDI) Denne funksjonen brukes til å tildele ( ikke) et DDI-nr. som standard: StdVer OffNum Valg gjentatte trykk OK 22

23 4 4.3 Språk Denne funksjonen brukes til å velge et språk som standard: OK StdVer Språk Valg gjentatte trykk Tilpasse programmet Språket tildeles automatisk gjestens tale-postkasse og terminal. 4.4 Målerkreditt Denne funksjonen brukes til å aktivere ( deaktivere) menyen 'forskuddsbetaling' (målerkreditt) og til å legge inn et beløp som tilsvarer standard forskuddsbetaling: StdVer Deposi beløp Slett OK for å slette menyen 23

24 4 4.5 Sperre Denne funksjonen brukes til å definere et roms apparatsperring som standard (internasjonale, nasjonale, lokale forbudte samtaler): StdVer Sperre Valg gjentatte trykk OK 4.6 Valuta Denne funksjonen brukes til å legge inn landets valuta: StdVer Valutt OK 24

25 4 4.7 Ikke forstyrr Denne funksjonen brukes til å aktivere deaktivere DND-funksjonen (do not disturb) som standard: OK StdVer I.Fors Valg gjentatte trykk Tilpasse programmet 25

26 4 4.8 Avgiftsparameter StdVer Debit Kost Enhet Kost ❶ Kostnad 1, Kostnad 2, Kostnad 3: Legg inn de 3 satsene for basisavgift. ❶ SupSer: Legg inn ekstrakostnader tilknyttet samtalene utført av resepsjonen og overført til romapparatene og 'telefonkiosk'. Enhet ❶ Grenseverdi 1, Grenseverdi 2: Legg inn de 2 grenseverdiene for den 2. og 3. avgiftssatsen. ❶ Pipelyd: Målerkredittgrense som avgir en pipelyd for hvert tskritt som forbrukes. 26

27 4 4.9 Tid for klarstilling Terminalen i resepsjonen går automatisk ut av Hotellprogrammet og settes i ventemodus hvis det ikke skjer noe i løpet av en viss programmert tid: StdVer OK SluTid Tilpasse programmet tid (i minutter) 4.10 Mva-sats Denne funksjonen brukes til å legge inn landets mva-sats: StdVer MVA OK Mva-sats 27

28 Skjermbilderfor registrering av gjest Denne funksjonen brukes til å programmere rekkefølgen for de seks skjermbildene som brukes oftest under innsjekking (maks. seks av åtte mulige). Merk: Spørrebilder som ikke velges blir tilgjengelige igjen når innsjekkingen er ferdig. StdVer Innsje Neste Forrig Valg OK for å flytte til felt som skal endres 28

29 4 Du kan notere de ulike standardtilpasningene i tabellen nedenfor: FUNKSJON DIN TILPASNING Navn : Kode : Vekking: DDI-nr.: Språk: Kreditt: Sperre: Valuta: DND: Avslutt: Mva: Avgift: Kostnad 1 Kostnad 2 Kostnad 3 Ekstra kostnader Grenseverdi 1 Grenseverdi 2 Pipelyd Innsjekking: Tilpasse programmet 29

30 5 Romstatus Other Med romstatusfunksjonen kan du: ❶ Fra oldfruen: - informere resepsjonen om status til rommene. ❶ Fra resepsjonen: - endre status for et rom - vise romstatus på terminalen i resepsjonen. ❶ Redigere et notat bilag for romstatus. 5.1 Vise romstatus Oldfruen informerer resepsjonen om romstatus (rengjort, ikke rengjort, med uten problemer) : rom rengjort rom ikke rengjort om nødvendig, feilnummer (maks. 3 sifre: 000 for å slette forrige feil) 30

31 5 5.2 Kontroll av romstatus Resepsjonisten kan se på romstatus: Status Romstatus tast som tilsvarer skjermbildet viser direkte: Status 'rengjort' 'ikke rengjort', evt. feilnummer, status 'ledig' 'opptatt' katalognr. til på grunnlag av denne statusen kan du: RomSta gjentatte trykk (rengjort/ ikke rengjort) I.Prob Problm for å slette den angitte feilen for å legge inn feil-nr. OK 31

32 5 5.3 Skrive ut romstatus Et notat bilag for romstatus kan skrives ut automatisk når romstatus endres (hvis funksjonen er programmert). ROOM STATUS DEVELOPMENT-feltet er spesielt og omfatter følgende data: - det første sifferet gir romstatus: 0 = rom rengjort 1 = rom ikke rengjort - de andre sifrene (maks. 3) viser nummeret på problemet, det finnes et. 32

33 5 5.4 Konfigurasjon av romstatus Denne funksjonen brukes til å spesifisere om alle rommene bare de som er opptatt går manuelt automatisk over på status 'ikke rengjort' (på et programmert tidspunkt) ❶ Rom: Romstatus Status Global Rom OK gjentatte trykk Gjør det mulig å fastslå hvilke rom som er berørt av overgangen til tilstanden 'skal rengjøres' (alle rom bare de rommene som er opptatt). 33

34 5 ❶ Manuell automatisk overgang: Denne funksjonen brukes til å definere hvilke rom som omfattes av overgangen til status 'ikke rengjort' (alle rom kun opptatte rom). Status Global Nå programmert tast manuell overføring Tid Slett OK automatisk overføring I tabellen nedenfor kan du notere kodene du har tildelt de forskjellige problemene angitt i romstatusen: ROMSTATUS ROMSTATUS prefiks: 77 Rom rengjort: 0 Rom ikke rengjort: 1 Feil med: Feil med: Feil med: Feil med: Feil med: Feil med: Feil med: Feil med: Slette feilen: 000 PERSONLIG KODE 34

35 Garanti og betingelser howtoc Uavhengig av garantien i henhold til loven, har dette apparatet en garantitid på ett år (deler og arbeid) fra kjøpsdatoen. Faktura må fremvises dersom man vil påberope seg garantien. Denne garantien kan allikevel bli opphevet: dersom apparatet ikke brukes i overensstemmelse med instruksjonene i denne brukerveiledningen, dersom det er oppstått feil forringelser på grunn av naturlig slitasje, dersom det er blitt skadet på grunn av ytre påvirkninger (f.eks. slag, fall, utsatt for fuktighet, osv.), ved bruk i installasjoner som ikke er i overensstemmelse med gjeldende regler dersom det er blitt foretatt reparasjoner endringer på apparatet av ikke produsent- forhandler-godkjente personer. Samsvarserklæring Undertegnede, Alcatel Business Systems, erklærer at produktet Alcatel Advanced Reflexes (resepsjonsapparat) er antatt å oppfylle de vesentlige krav i det Europeiske Parlaments og Rådets Direktiv 1999/5/CE. Enhver uautorisert endring i produktet opphever denne samsvarserklæringen. Kopi av denne samsvarserklæringen kan fås ved skriftlig henvendelse til: Alcatel Business Systems - Technical Services - Customer Care 1, route du Dr. Albert Schweitzer - F Illkirch Cedex - Frankrike CE-merkingen angir at dette produktet oppfyller følgende europeiske direktiver: - 89/336/CEE (omfatter elektomagnetisk kompatibilitet) - 73/23/CEE (omfatter elektrisk sikkerhet) /5/CE (R&TTE) Enkelte funksjoner i telefonen din trenger en programvarenøkkel for å kunne brukes er ikke tilgjengelige før installatøren har programmert dem. Copyright Alcatel Business Systems Alle rettigheter er forbeholdt. Alcatel Business Systems forbeholder seg retten til uten varsel å endre karakteristikk, utseende og/ funksjonalitet på sine produkter i kundenes interesse. Alcatel Business Systems - 32, avenue Kléber, F Colombes Cedex R.C. Paris EH CMAA Ed.01 35