MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I TYNSET KOMMUNE

Transkript

1 MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I TYNSET KOMMUNE MØTEDATO: Torsdag 6. oktober 2016 KL.: 13:00 STED: Loftet, Tynset kommunehus Kontrollutvalget i Tynset avholder sine møter for åpne dører. SAKSLISTE SAK NR. INNHOLD 31/2016 Godkjenning av saksliste og innkalling 32/2016 Protokoll fra møte /2016 Valg leverandør Revisjon for perioden unnt off. 34/2016 Valg leverandør Sekretariatet for perioden unnt off. 35/2016 Budsjett 2017 for kontroll- og tilsyn i kommunen 36/2016 Orienteringssaker 37/2016 Åpen post Dokumenter anbud revisjon og sekretariatet sak 33/16 og sak 34/16 vil bli sendt fra Abakus AS pr. post til kontrollutvalgets medlemmer i dag Varamedlemmer mottar innkallingen kun til orientering, og møter ikke uten særskilt innkalling Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Os i Ø. 27. september 2016 Norvald Veland Norvald Veland Møtesekretær For Odd Eirik Resell, leder i kontrollutvalget Kopi sendt: Ordfører i Tynset kommune KPMG v/ingunn Strand Olsson Til offentlig gjennomsyn Eventuelle forfall meldes til Odd Eirik Resell, tlf eller Kontrollutvalg Fjell IKS, Norvald Veland, tlf

2 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 31/16 Kontrollutvalget Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: - Saksliste til møte Anbudsdokumenter sendes pr. post fra Abakus AS Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med utvalgsleder. Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Kontrollutvalgets vedtak: 2 Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 31/2016

3 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 32/16 Kontrollutvalget Møteprotokoll fra møte Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte (vedlagt) Saksframlegg: Saken er obligatorisk på alle møter i kontrollutvalget. Protokollen ble sendt ut til medlemmene pr. e-post Sekretariatet har mottatt endringer som er inntatt i endelig protokoll. Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Kontrollutvalgets vedtak: 3 Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 32/2016

4 vedlegg Tynset kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Møtedato: Tid: Kl. 13:00 Saknr Møterom Kommunestyresalen, Tynset Rådhus Fredag 26. august 2016 (ekstra møte tillegg opprinnelig møteplan) Til stede på møtet: Medlemmer: Odd Erik Resell Terje Hylen Marit Motrøen Ingrid Lium Forfall: Christian Fr. Steenland Ketil Leteng Merknader: Vara for Leteng, Nils P Hagen, kunne heller ikke møte. Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Norvald Veland Møtet ble avsluttet kl Tynset, 26. august 2016 Norvald Veland Norvald Veland møtesekretær Neste møte: torsdag 29. september 2016 Kontrollutvalget i Tynset kommune Møteprotokoll, møte Side 1 av 4 4

5 vedlegg 23/2016 Godkjenning av saksliste og innkalling Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Tilleggssaker egen utsending: Sak 29/2016 Konkurransegrunnlag anbud regnskapsrevisjon 2017/2020 Sak 30/2016 Konkurransegrunnlag anbud sekretariatet 2017/2020 Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Innkalling og saksliste til møte med tilleggssaker godkjennes. Saksnummer endres ved at sak 29/2016 endres til 27/2016 og tilsvarende sak 30/2016 til 28/2016. Orienteringssaker endres til 29/2016 og åpen post til 30/ /2016 Økonomi kontrollutvalgets budsjett og forbruk ut året Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget søker om budsjettregulering med samlet tilleggsbevilgning kr i tillegg til tidligere innvilget budsjettillegg kr til ipad og kr forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget gikk igjennom budsjett med estimat for resten av året Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kontrollutvalget søker om budsjettregulering med samlet tilleggsbevilgning kr i tillegg til tidligere innvilget budsjettillegg kr til ipad og kr forvaltningsrevisjon for /2016 Valg av leverandør Overordnet analyse Forvaltningsrevisjon Sekretariatets forslag til vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak i fra sekretariatet. Sekretariatet gjennomgikk anbud og innstilling fra Abakus AS med BDO som eneste leverandør som oppfylte anbudskravene. Kontrollutvalget i Tynset kommune Møteprotokoll, møte Side 2 av 4 5

6 Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget besluttet enstemmig å velge BDO som leverandør Overordnet analyse Forvaltningsrevisjon for perioden vedlegg 26/2016 Valg av leverandør Overordnet analyse Selskapskontroll Sekretariatets forslag til vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak i fra sekretariatet. Sekretariatet gjennomgikk anbud og innstilling fra Abakus AS med BDO som eneste leverandør som oppfylte anbudskravene. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget besluttet enstemmig å velge BDO som leverandør Overordnet analyse Selskapsrevisjon for perioden /2016 Konkurransegrunnlag anbud regnskapsrevisjon Sekretariatets forslag til vedtak: Saken legges frem uten forslag til vedtak Kontrollutvalget gikk igjennom anbudsgrunnlaget og notat medfølgende Abakus AS. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget besluttet enstemmig å benytte utkast til anbudsgrunnlag utarbeidet fra Abakus AS samt notat fra regnskapsleder Barbo Røe som viser oversikt over oppdrag som inngår i revisjon. Kontrollutvalget presiserer at revisjon av pasientregnskap skal være med og gjennomføres. 28/2016 Konkurransegrunnlag anbud sekretariat Saken behandles av kontrollutvalget selv da sekretariatet er inhabil. Kontrollutvalget i Tynset kommune Møteprotokoll, møte Side 3 av 4 6

7 Kontrollutvalgets forslag til vedtak: vedlegg Norvald Veland fra sekretariatet forlot møtet ved behandling av saken. Kontrollutvalgets vedtak: Framlagte forsalg til anbudsinnbydelse for sekretariat for kontrollutvalget i Tynset kommune fra Abakus AS vedtas. Sekretariatet var inhabil og forlot møtet ved behandling av denne saken. 29/2016 Orienteringssaker Sekretariatets forslag til vedtak: Ingen saker mottatt til orientering før utsendelse møteinnkalling Ingen saker opptatt Kontrollutvalgets vedtak: Ingen saker til orientering. 30/2016 Åpen post Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalget diskuterte det videre arbeidet i kontrollutvalget og aktuelle saker som kan være aktuelle for kontrollutvalget å se nærmere på. Overordnet analyse skal behandles i neste møte vil kunne gi noen føringer. Kontrollutvalget diskuterte om protokoll skulle gjøres ferdig før avslutning av møte og godkjennes før møteslutt. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget ønsker å ferdiggjøre protokoll i møte. Grunnet endringer i saknummerrekkefølge og merarbeid protokoll, sendes denne på mail med kort svarfrist fra kontrollutvalgets medlemmer for godkjennelse, eventuelt endringer. Kontrollutvalget i Tynset kommune Møteprotokoll, møte Side 4 av 4 7

8 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 33/16 Kontrollutvalget Kommunestyret Valg av leverandør Revisjon for perioden unnt. off Saksdokumenter: Kontrollutvalgets vedtak i sak 6/2016 og 27/2016 Ikke vedlagt Abakus AS innhentet tilbud og innstilling Unnt. Off jfr off.loven 15 Saksframlegg: Tynset kommunestyre fattet i sak 69/12 slikt enstemmig vedtak: 1. Regnskapsrevisjon for Tynset kommune utlyses på anbud for perioden Kontrollutvalget gjennomfører anbudsprosessen i samarbeid med Abakus AS, 3. Begrunnelse for dette er en styrket uavhengighet ved anbudsutsettelse, og at en ser det også som en fordel at en kommune i regionen ikke deltar i revisjonssamarbeidet gjennom Revisjon Fjell IKS. I tillegg kan en heller ikke se at det foreligger økonomiske momenter til fordel ved en eventuell deltakelse i Revisjon Fjell IKS. Saken er i hht lov, forskrift og reglement unntatt offentlighet frem til kommunestyrets vedtak. Kontrollutvalget i Tynset fattet i sak 6/16 slikt vedtak: 1. Regnskapsrevisjon for Tynset kommune utlyses på anbud for perioden Kontrollutvalget gjennomfører anbudsprosessen i samarbeid med Abakus AS 3. Begrunnelser fremgår av kommunestyrets sak 69/12 I sak 27/16 fattet kontrollutvalget følgende vedtak: Kontrollutvalget besluttet enstemmig å benytte utkast til anbudsgrunnlag utarbeidet fra Abakus AS samt notat fra regnskapsleder Barbo Røe som viser oversikt over oppdrag som inngår i revisjon. Kontrollutvalget presiserer at revisjon av pasientregnskap skal være med og gjennomføres. Saksvurdering: Totalt har Abakus AS mottatt 3 anbud for utførelse av revisjon for Tynset kommune i perioden Abakus AS har gjennomført en anbudsinnbydelse med bakgrunn i godkjent anbudsgrunnlag i kontrollutvalgets møte Innstilling fra Abakus AS om valg av leverandør er gjennomgått av sekretariatet som ikke har noen merknader til innstillingen. 8 Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 33/2016

9 MØTEBOK Sekretariatets forslag til vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak i fra sekretariatet. Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyrets vedtak: 9 Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 33/2016

10 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 34/16 Kontrollutvalget Kommunestyret Valg av leverandør Sekretariat kontrollutvalget for perioden (unnt.off.) Saksdokumenter: -sendes ut direkte i fra leder/abakus Saksframlegg: Kontrollutvalgets vedtak sak 2816 i møte Framlagte forslag til anbudsinnbydelse for sekretariat for kontrollutvalget i Tynset kommune fra Abakus AS vedtas. Sekretariatet var inhabil og forlot møtet ved behandling av denne saken. Det er kommunestyret som i hht. kontrollutvalgsforskriften, 20, som skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller kontrollutvalgets behov. Det følger av dette at kontrollutvalget innstiller til kommunestyret mht valg av sekretariatsordning og valg av sekretariat når dette er konkurranseutsatt. Saken behandles av kontrollutvalget selv uten bidrag fra sekretariatet da sekretariatet er inhabil. Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyrets vedtak: 10 Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 34/2016

11 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 35/16 Kontrollutvalget Kommunestyret Budsjett 2017 for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Saksdokumenter: - Forslag til budsjett 2017 Saksopplysninger: I henhold til forskriften for Kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 7, 18 skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling om kommunens budsjett til kommunestyret. Budsjettforslaget må ta høyde for å dekke kostnader med: - revisjon (regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapsrevisjon og andre revisjonsoppgaver) - sekretariat for kontrollutvalget - kontrollutvalgets utgifter (møtegodtgjøring, reiseutgifter, kurs, m.m) Kontrollutvalgets leder har anvisningsmyndighet i henhold til anvisningsreglement vedtatt i kommunestyret. Kostnader til revisjon for Tynset kommune og sekretariatet fremkommer av mottatt anbud og valg av leverandør foretatt av kontrollutvalget i sak 33/16 og 34/16. Saksvurdering: Eventuelle utgifter til revisjon/sekretariat utover anbud må komme som et tillegg i budsjettforslaget. Dette kan være for eksempel utgifter til ekstraordinær selskapskontroll eller forvaltningsrevisjon. I tillegg kommer kontrollutvalgets egne utgifter som skal dekke møtegodtgjøring, reiseutgifter, kurs, møteservering, osv. Sekretariatet har tatt utgangspunkt i fjorårets budsjett og kommunens egne satser for møtegodtgjørelse. Totalt budsjettforslag fra sekretariatet er kr for kommunens kontroll- og tilsynsvirksomhet i Sekretariatets forslag til innstilling: Kontrollutvalget vedtar det framlagte forslag til budsjett for Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 11 Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 35/2016

12 MØTEBOK Kommunestyret vedtar det fremlagte forslag til budsjett 2017 for kontroll- og tilsynsfunksjonen i Tynset kommune med en ramme på kr Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyrets vedtak: 12 Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 35/2016

13 Budsjett 2017 Sekretariatets forslag til møtet Budsjettforslag Kontroll og tilsyn Tynset Sekretariatets forslag i sak 35/16 den Vedtatt budsjett 2016 Sekretariatets forslag til budsjett 2017 Kommentar B-forslag 2017 (mindre justeringer kommenteres ikke) Tjeneste Tjeneste (T) Konto Konto (T) 1100 Kontroll og tilsyn MØTEGODTGJØRING FOLKEVALGTE K-medlemmer 5 møter a kr. 905 pr møte 1100 Kontroll og tilsyn GODTGJØRING KONTROLLUTV. LEDER ,9 % av Stortingsrepr. Lønn, jf. k-styrets vedtak, sak 82/ Kontroll og tilsyn TAPT ARBEIDSFORTJ. FOLKEVALGTE Anslag 1100 Kontroll og tilsyn ARBEIDSGIVERAVGIFT Anslag 1100 Kontroll og tilsyn AVISER OG TIDSSKRIFTER Kontrollutvalget abonnerer på Komm. Rapport og kommunerevisoren 1100 Kontroll og tilsyn BEVERTNING Anslag 1100 Kontroll og tilsyn OPPLÆRING/KURS/MØTER div var valgår, og dermed høyere konstnader nytt utvalg 1100 Kontroll og tilsyn KM.GODTGJØRING/KOSTGODTGJØRING Anslag 1100 Kontroll og tilsyn TELEFONGODTGJØRING Anslag 1100 Kontroll og tilsyn TRANSPORT- OG SKYSSUTGIFTER Anslag Abakus, anbudsarbeid forvaltningsrevisjon og ev Kontroll og tilsyn KONSULENTTJENESTER selskapskontroll Kontroll og tilsyn SEKRETARIATSTJENESTER Anslag (anbud) 1100 Kontroll og tilsyn REGNSKAPSREVISJON Anslag (anbud + tilleggstimer) 1100 Kontroll og tilsyn FORVALTNINGSREVISJON Anslag en forvaltningsrevisjon Kontroll og tilsyn SELSKAPSKONTROLL Anslag en selskapsrevisjon 2017 kr kr Budsjett basert på medgått i hhv og Side 1

14 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 36/16 / Kontrollutvalget Orienteringssaker Saksdokumenter: Melding om politisk vedtak sak 73/16 kommunestyremøte vedtak forvaltningsrevisjon Barneverntjenesten i Tynset kommune som innstilling fra kontrollutvalget Melding om politisk vedtak sak 78/16 kommunestyremøte vedtak om at Cristian Fr. Steenland innvilges fritak fra sine politiske verv for resten av valgperioden Melding om politisk vedtak sak 79/16 kommunestyremøte vedtak nyvalg kontrollutvalget for resten av perioden Saksframlegg: Saker tas til orientering. Sekretariatets forslag til vedtak: Saker tas til orientering Kontrollutvalgets vedtak: 14 Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 36/2016

15 TYNSET KOMMUNE MØTEPROTOKOLL KOMMUNESTYRET vedlegg Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: Tid: Kl Informasjon om innkjøpsordningen v/abakus Til stede på møtet: Medlemmer: Merete Myhre Moen Nils Kristen Sandtrøen Tone Hagen Stein Tronsmoen Einar Røe Nils H. Øian Roar Estensgård Erland Horten Berit Nordseth Moen Solfrid Storli Per Martin Sandtrøen Arne Eggen Jon Tore Dalsegg Vidar Mortensen Karoline Hodal Tronsmoen Sindre Sørhus Gerd Engebakken Margit Wang Terje Hylen Signe Marit Lium Jan Kåre Moan Eva Eggen Kjetil O. Lorentzen Per Ivar Barmoen Forfall: Per Hermann Køhn Hansæl Christian Fr. Steenland Ibrahima Sesay Merknad: Varamedlemmer: Arne Nordstad Kurt Olav Fossum Evelyn Sørgård Næverdal Andre: Rådmann Arild Einar Trøen TYNSET, den TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 1 av 17 15

16 BEHANDLEDE SAKER vedlegg Saksnr. 72/16 73/16 74/16 75/16 76/16 77/16 78/16 79/16 80/16 81/16 82/16 Tittel GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL - MØTE I KOMMUNESTYRET DEN FORVALTNINGSREVISJON BARNEVERNTJENESTEN I TYNSET KOMMUNE KLAGEBEHANDLING - DETALJREGULERING AV TØRRESVANGEN HYTTEFELT PLAN-ID R27A OPPFØLGING AV BOLIGSOSIAL HANDLINGSPLAN TAK EKSISTERNDE SVØMMEHALL GNR 39/115 HØRING - NY KOMMUNELOV SØKNAD OM UTTREDEN AV KOMMUNESTYRET/FRITAK FRA POLITISKE VERV NYVALG KONTROLLUTVALGET FOR RESTEN AV VALGPERIODEN VALG AV NY VARAREPRESENTANT TIL FYLKESMØTET I KS FOR RESTEN AV VALGPERIODEN VALG AV NYTT MEDLEM TIL DOVREFJELL NASJONALPARKSTYRE FOR RESTEN AV VALGPERIODEN VALG AV NYTT MEDLEM TIL RÅDET FOR LIKESTILLING FOR FUNKSJONSHEMMEDE FOR RESTEN AV VALGPERIODEN TYNSET KOMMUNE Møteprotokoll: Kommunestyret Side 2 av 17 16

17 83/16 84/16 85/16 86/16 VALG AV NYTT VARAMEDLEM TIL NORDØSTERDALSMUSEETS REPRESENTANTSKAP FOR RESTEN AV VALGPERIODEN NYTT MEDLEM OG VARAMEDLEM FOR VENSTRE TIL VALGNEMNDA FOR RESTEN AV VALGPERIODEN MANGFOLDSSKULPTURPROSJEKTET TILSKUDD FRA TYNSET KOMMUNES NÆRINGSFOND RAMME FOR TILDELING vedlegg TYNSET KOMMUNE Møteprotokoll: Kommunestyret Side 3 av 17 17

18 vedlegg 72/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL - MØTE I KOMMUNESTYRET DEN Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner møteprotokoll fra møte i kommunestyret Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret godkjenner møteprotokoll fra møte i kommunestyret /16 FORVALTNINGSREVISJON BARNEVERNTJENESTEN I TYNSET KOMMUNE Kontrollutvalgets innstilling: Rapporten fra BDO tas til etterretning med følgende anbefaling som foreslått fra revisjonen: Det gjøres en nærmere vurdering av bemanningssituasjonen, med tanke på å opprettholde tilstrekkelig kvalitet på tjenesten i takt med utviklingen av stadig mer krevende enkeltsaker. Barnevernet gjennomfører en grundig kompetansekartlegging og utarbeider en plan for kompetanseheving, med det formål å konkretisere hvilke behov barnevernet har for faglig kompetanse i fremtiden og hvordan dette behovet skal håndteres. Kontrollutvalget oppfordrer til at samarbeidet mellom enhetene enslige mindreårige og barnevernet styrkes der dette er faglig og for brukerne er formålstjenlig. Kontrollutvalget ber om at spesifikk beredskapsplan som opplyst i rapporten er under utarbeidelse, oversendes kontrollutvalget når ferdigstilt og før endelig vedtak. Kontrollutvalgets innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Rapporten fra BDO tas til etterretning med følgende anbefaling som foreslått fra revisjonen: Det gjøres en nærmere vurdering av bemanningssituasjonen, med tanke på å opprettholde tilstrekkelig kvalitet på tjenesten i takt med utviklingen av stadig mer krevende enkeltsaker. Barnevernet gjennomfører en grundig kompetansekartlegging og utarbeider en plan for kompetanseheving, med det formål å konkretisere hvilke behov barnevernet har for faglig kompetanse i fremtiden og hvordan dette behovet skal håndteres. Kontrollutvalget oppfordrer til at samarbeidet mellom enhetene enslige mindreårige og TYNSET KOMMUNE Møteprotokoll: Kommunestyret Side 4 av 17 18

19 barnevernet styrkes der dette er faglig og for brukerne er formålstjenlig. Kontrollutvalget ber om at spesifikk beredskapsplan som opplyst i rapporten er under utarbeidelse, oversendes kontrollutvalget når ferdigstilt og før endelig vedtak. vedlegg 74/16 KLAGEBEHANDLING - DETALJREGULERING AV TØRRESVANGEN HYTTEFELT PLAN-ID R27A Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret finner ikke grunn til å ta klagen fra Arve og Margrete M. Olaussen om fortetting og forhold til vann og avløp til følge, da fortettingen ikke vurderes til å være mer negativ enn det som kan påregnes, samt at det ikke bringes inn nye momenter enn det som allerede er vurdert tidligere. Kommunestyret tar til følge de formelle feil som klager fremholder, men kan ikke se at dette har påvirket sakens endelige utfall og opprettholder sitt vedtak av sak 66/ I henhold til plan- og bygningsloven 12-12, jf. 1-9 sendes saken til fylkesmannen i Hedmark for endelig avgjørelse. 3. Klagen gis utsettende virkning for kommunestyrets reguleringsvedtak (forvaltningslovens 42) for de påklagede tomtene i felt FF4 og veg KV5 til klagen er ferdig behandlet. Dette fordi de påklagede forholdene berører forhold som vanskelig lar seg reversere dersom klagen får medhold. Forslag fra Høyre v/terje Hylen: Punkt 1 strykes. Forslaget fra Hylen falt med 1 stemme mot 26 stemmer for rådmannens innstilling. Vedtak: 1. Kommunestyret finner ikke grunn til å ta klagen fra Arve og Margrete M. Olaussen om fortetting og forhold til vann og avløp til følge, da fortettingen ikke vurderes til å være mer negativ enn det som kan påregnes, samt at det ikke bringes inn nye momenter enn det som allerede er vurdert tidligere. Kommunestyret tar til følge de formelle feil som klager fremholder, men kan ikke se at dette har påvirket sakens endelige utfall og opprettholder sitt vedtak av sak 66/ I henhold til plan- og bygningsloven 12-12, jf. 1-9 sendes saken til fylkesmannen i Hedmark for endelig avgjørelse. 3. Klagen gis utsettende virkning for kommunestyrets reguleringsvedtak (forvaltningslovens 42) for de påklagede tomtene i felt FF4 og veg KV5 til klagen er ferdig behandlet. Dette fordi de påklagede forholdene berører forhold som vanskelig lar seg reversere dersom klagen får medhold. TYNSET KOMMUNE Møteprotokoll: Kommunestyret Side 5 av 17 19

20 vedlegg 75/16 OPPFØLGING AV BOLIGSOSIAL HANDLINGSPLAN Rådmannens innstilling: 1. Bygging av 8 leiligheter i Haverslia igangsettes som referert i saken. 2. Prosjektet skal realiseres innenfor vedtatt budsjett i 2016 på 11 mill. kr pluss rest på kr 6 mill. fra tidligere bevilgning til formålet, totalt maksimalt 17 mill. kr. Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Bygging av 8 leiligheter i Haverslia igangsettes som referert i saken. 2. Prosjektet skal realiseres innenfor vedtatt budsjett i 2016 på 11 mill. kr pluss rest på kr 6 mill. fra tidligere bevilgning til formålet, totalt maksimalt 17 mill. kr. 76/16 TAK EKSISTERNDE SVØMMEHALL GNR 39/115 Rådmannens innstilling: 1. Tak svømmehall skiftes som angitt i saken. 2. Det bevilges kr 2,13 mill. fra disposisjonsfondet til utbedringen. Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Tak svømmehall skiftes som angitt i saken. 2. Det bevilges kr 2,13 mill. fra disposisjonsfondet til utbedringen. 77/16 HØRING - NY KOMMUNELOV Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret viser til NOU 2016:4 «Ny kommunelov» som er sendt på høring til kommunene. Kommunestyret mener utredningen i all hovedsak oppsummerer erfaringene med nåværende lov på en god måte og bidrar til klarere regler der det er behov for det. Kommunestyret gir med noen få unntak sin tilslutning til de forslag som her fremmes. 2. Kommunestyret vil særlig understreke betydningen av forslaget til ny formålsparagraf som understreker det lokale demokrati og selvstyre. At kommunen skal drive samfunnsutvikling, tjenesteyting og myndighetsutøvelse på en effektiv, tillitsskapende og bærekraftig måte. Videre at innskrenkinger i det lokale selvstyret må ha hjemmel i lov og må begrenses til det som er helt nødvendig for å ivareta nasjonale mål. TYNSET KOMMUNE Møteprotokoll: Kommunestyret Side 6 av 17 20

21 vedlegg 3. Kommunestyret vil i tillegg bemerke: a. Ønsker en å sikre 40 % av hvert kjønn også ved forholdstallsvalg bør hvilken gruppe som skal sikre dette avgjøres enten ved at den gruppe med størst ubalanse sørger for dette eller ved loddtrekning ( 7-6). b. Reglene om etterlønn for folkevalgte, her bør 3 mnd være et minimum og eventuell maksgrense 6 mnd med avkortning mot inntekt opptjent i perioden ( 8). c. Eventuell offentliggjøring av interne dokumenter bør ikke skje før saken er utredet og klar til politisk behandling ( 8-3). d. Forslaget om å heve terskelen for å få innbyggerforslag behandlet støttes ikke ( 12). e. Øverste administrative leder bør fortsatt benevnes rådmann ( 13). f. Deltakerne i kommunale oppgavefellesskap må selv kunne bestemme både styrets sammensetning og størrelse ( 19). g. Det er viktig at fylkesmannens rolle som samordner av statlige tilsyn blir reell ( 31). Forslag fra Arbeiderpartiet v/nils Kristen Sandtrøen: I punkt 3 b stryke «3 mnd være et minimum og eventuell». Betyr at 3 b blir «Reglene om etterlønn for folkevalgte bør ha en maksgrense på 6 mnd med avkortning mot inntekt opptjent i perioden ( 8).» Forslaget fra Sandtrøen enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling med endring enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret viser til NOU 2016:4 «Ny kommunelov» som er sendt på høring til kommunene. Kommunestyret mener utredningen i all hovedsak oppsummerer erfaringene med nåværende lov på en god måte og bidrar til klarere regler der det er behov for det. Kommunestyret gir med noen få unntak sin tilslutning til de forslag som her fremmes. 2. Kommunestyret vil særlig understreke betydningen av forslaget til ny formålsparagraf som understreker det lokale demokrati og selvstyre. At kommunen skal drive samfunnsutvikling, tjenesteyting og myndighetsutøvelse på en effektiv, tillitsskapende og bærekraftig måte. Videre at innskrenkinger i det lokale selvstyret må ha hjemmel i lov og må begrenses til det som er helt nødvendig for å ivareta nasjonale mål. 3. Kommunestyret vil i tillegg bemerke: a. Ønsker en å sikre 40 % av hvert kjønn også ved forholdstallsvalg bør hvilken gruppe som skal sikre dette avgjøres enten ved at den gruppe med størst ubalanse sørger for dette eller ved loddtrekning ( 7-6). b. Reglene om etterlønn for folkevalgte bør ha en maksgrense på 6 mnd med avkortning mot inntekt opptjent i perioden ( 8). c. Eventuell offentliggjøring av interne dokumenter bør ikke skje før saken er utredet og klar til politisk behandling ( 8-3). d. Forslaget om å heve terskelen for å få innbyggerforslag behandlet støttes ikke ( 12). TYNSET KOMMUNE Møteprotokoll: Kommunestyret Side 7 av 17 21

22 e. Øverste administrative leder bør fortsatt benevnes rådmann ( 13). f. Deltakerne i kommunale oppgavefellesskap må selv kunne bestemme både styrets sammensetning og størrelse ( 19). g. Det er viktig at fylkesmannens rolle som samordner av statlige tilsyn blir reell ( 31). vedlegg 78/16 SØKNAD OM UTTREDEN AV KOMMUNESTYRET/FRITAK FRA POLITISKE VERV Rådmannens innstilling: Christian Fr. Steenland innvilges fritak fra sine politiske verv for resten av valgperioden. Kurt Olav Fossum trer inn som fast medlem av kommunestyret for Venstre. Vararepresentanter til kommunestyret for Venstre, i prioritert rekkefølge: 1. Tor Halvor Bjørnstad-Tuveng 2. Caspar Schärer 3. Mahnaz Moayeri Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Christian Fr. Steenland innvilges fritak fra sine politiske verv for resten av valgperioden. Kurt Olav Fossum trer inn som fast medlem av kommunestyret for Venstre. Vararepresentanter til kommunestyret for Venstre, i prioritert rekkefølge: 1. Tor Halvor Bjørnstad-Tuveng 2. Caspar Schärer 3. Mahnaz Moayeri 79/16 NYVALG KONTROLLUTVALGET FOR RESTEN AV VALGPERIODEN Valgnemndas innstilling ble lagt frem i møtet: Nytt medlem til kontrollutvalget for resten av valgperioden : Signe Marit Lium Nytt kontrollutvalg for resten av valgperioden : Medlem Vara Odd Erik Resell, leder Kamilla Jakubecz Ingrid Lium, nestleder Atle Fiskvik Marit Motrøen Rune Storli Ketil Leteng Nils P. Hagen Signe Marit Lium Terje Hylen TYNSET KOMMUNE Møteprotokoll: Kommunestyret Side 8 av 17 22

23 vedlegg Valgnemndas innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Nytt medlem til kontrollutvalget for resten av valgperioden : Signe Marit Lium Nytt kontrollutvalg for resten av valgperioden : Medlem Vara Odd Erik Resell, leder Kamilla Jakubecz Ingrid Lium, nestleder Atle Fiskvik Marit Motrøen Rune Storli Ketil Leteng Nils P. Hagen Signe Marit Lium Terje Hylen 80/16 VALG AV NY VARAREPRESENTANT TIL FYLKESMØTET I KS FOR RESTEN AV VALGPERIODEN Valgnemndas innstilling ble lagt frem i møtet: Ny 2. vararepresentant for Nils H. Øian til fylkesmøtet i KS for resten av valgperioden : Kurt Olav Fossum Valgnemndas innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Ny 2. vararepresentant for Nils H. Øian til fylkesmøtet i KS for resten av valgperioden : Kurt Olav Fossum 81/16 VALG AV NYTT MEDLEM TIL DOVREFJELL NASJONALPARKSTYRE FOR RESTEN AV VALGPERIODEN Valgnemndas innstilling ble lagt frem i møtet: Ny representant til Dovrefjell nasjonalparkstyre for resten av valgperioden : Kurt Olav Fossum Valgnemndas innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Ny representant til Dovrefjell nasjonalparkstyre for resten av valgperioden : Kurt Olav Fossum TYNSET KOMMUNE Møteprotokoll: Kommunestyret Side 9 av 17 23

24 vedlegg 82/16 VALG AV NYTT MEDLEM TIL RÅDET FOR LIKESTILLING FOR FUNKSJONSHEMMEDE FOR RESTEN AV VALGPERIODEN Valgnemndas innstilling ble lagt frem i møtet: Nytt medlem til rådet for likestilling for funksjonshemmede for resten av valgperioden : Kurt Olav Fossum Valgnemndas innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Nytt medlem til rådet for likestilling for funksjonshemmede for resten av valgperioden : Kurt Olav Fossum 83/16 VALG AV NYTT VARAMEDLEM TIL NORDØSTERDALSMUSEETS REPRESENTANTSKAP FOR RESTEN AV VALGPERIODEN Valgnemndas innstilling ble lagt frem i møtet: Nytt varamedlem til Nordøsterdalsmuseets representantskapet for resten av valgperioden : Kurt Olav Fossum Valgnemndas innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Nytt varamedlem til Nordøsterdalsmuseets representantskapet for resten av valgperioden : Kurt Olav Fossum 84/16 NYTT MEDLEM OG VARAMEDLEM FOR VENSTRE TIL VALGNEMNDA FOR RESTEN AV VALGPERIODEN Valgnemndas innstilling ble lagt frem i møtet: Medlem og varamedlem for Venstre til valgnemnda for resten av valgperioden : Tor Halvor Bjørnstad-Tuveng Valgnemndas innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Medlem og varamedlem for Venstre til valgnemnda for resten av valgperioden : TYNSET KOMMUNE Møteprotokoll: Kommunestyret Side 10 av 17 24

25 Tor Halvor Bjørnstad-Tuveng vedlegg 85/16 MANGFOLDSSTRUKTURPROSJEKTET Rådmannens innstilling: 1. Skulpturen produseres med eksisterende midler 2. Midler til fundamentering, grunnarbeid og lyssetting er anslått til kr Dette beløpet må eventuelt innarbeides i neste års budsjett og virksomhetsplan. Representant for uavhengige, Berit Nordseth Moen enstemmig kjent inhabil i saken. Forslag fra SV v/margit Wang: Stryke «eventuelt» i punkt 2. Forslaget fra Wang falt med 4 mot 22 stemmer. Forslag fra Senterpartiet v/ Karoline Hodal Tronsmoen og Jan Kåre Moan: 1. Skulpturen produseres med eksisterende midler. 2. Midler til fundamentering, grunnarbeid og lyssetting er anslått til kr Dette beløpet må eventuelt innarbeides i neste års budsjett og virksomhetsplan. 3. Det oppnevnes en komitè bestående av representanter for nåværende utsmykningskomitè, internasjonalt råd, kommuneadministrasjon og politisk ledelse med mandat å snarlig fremme et nytt forslag til plassering av skulpturen innen Forslaget fra Tronsmoen og Moan vedtatt med 24 mot 2 stemmer. Vedtak: 1. Skulpturen produseres med eksisterende midler. 2. Midler til fundamentering, grunnarbeid og lyssetting er anslått til kr Dette beløpet må eventuelt innarbeides i neste års budsjett og virksomhetsplan. 3. Det oppnevnes en komitè bestående av representanter for nåværende utsmykningskomitè, internasjonalt råd, kommuneadministrasjon og politisk ledelse med mandat å snarlig fremme et nytt forslag til plassering av skulpturen innen /16 TILSKUDD FRA TYNSET KOMMUNES NÆRINGSFOND RAMME FOR TILDELING Rådmannens innstilling: Kommunestyret øker disponibel ramme på næringsfondet for 2016 med kr, slik at den totale rammen blir kr. TYNSET KOMMUNE Møteprotokoll: Kommunestyret Side 11 av 17 25

26 Forslag fra Berit Nordseth Moen, Uavhengige: Saken utsettes. vedlegg Forslaget fra Moen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken utsettes. TYNSET KOMMUNE Møteprotokoll: Kommunestyret Side 12 av 17 26

27 vedlegg VEDLEGG 1 Grunngitt spørsmål: I behandlingen av saken om omorganiseringen i helse- og omsorgssektoren 24.mai ble det bestemt at ledelseskultur, arbeidsmiljølov og avvikshåndteringssystem skulle vektlegges i det videre arbeidet med prosessen. Hvordan har det blitt jobbet med dette etter vedtaket og hvilke planer foreligger fremover? Tynset Arbeiderparti v/tone Hagen, gruppeleder TYNSET KOMMUNE Møteprotokoll: Kommunestyret Side 13 av 17 27

28 vedlegg VEDLEGG 2 Svar på grunngitt spørsmål fra Tone Hagen, Tynset Arbeiderparti Ordfører delegerte til rådmannen å besvare spørsmålet. Ledelseskultur. Tynset kommune har vært igjennom en meget krevende periode med omstillinger inne helseog omsorg. I november 2015 ble det hentet inn ekstern hjelp fra FRISK HMS. Konsulenten oppnådde etter hvert stor tillit hos tillitsvalgte og ansatte. Han har gjort en stor innsats for å hjelpe organisasjonen videre i omstillingsarbeidet. I forlengelsen av omstillingen meldte behovet seg for å arbeide med lederutvikling. Fra tillitsvalgte og ansatte ble det uttrykt ønske om at denne konsulenten burde benyttes i det arbeidet. Tynset kommune søkte i mai 2016 Kommunenes sentralforbund (KS) om organisasjonsutviklingsmidler (OU-midler) til å gjennomføre lederutviklingsprogram. Hovedmålet er å utvikle deltagerne som ledere og lederteam. Fokus vil være på praktisk lederskap og samhandling med medarbeidere og lederkolleger. Lederne skal som team, og hver for seg, kunne utøve et trygt, positivt og helsefremmende lederskap. En generell intensjon er å skape medarbeiderdrivkraft og en forutsigbar, effektiv og bærekraftig drift i en verdibasert og lærende organisasjon. Første del av programmet omfatter virksomhetslederne og går over 4 samlinger fram til jul. Det er planlagt at neste nivå med avdelingsledere skal gjennom samme program over nyttår. Det er gitt tilsagn om OU-midler på kr til programmet og det er valgt å benytte konsulenten fra FRISK HMS som kursholder. Det er laget anskaffelsesprotokoll for dette oppdraget. Arbeidsmiljølov. Fokus på arbeidsmiljøloven og helsefremmende lederskap er viktige tema for lederutviklingsprogrammet. Arbeidsmiljøloven er også tatt opp som tema i kontaktmøte mellom alle hovedtillitsvalgte og arbeidsgiver. Kommunestyret har bedt om det blir utarbeidet en revidert arbeidsgiverstrategi for perioden Denne skal bl.a. inneholde konkrete føringer med hensyn til relasjonen ledelseansatte og bidra til sikring av de nødvendige kunnskaps- og holdningsmessige forutsetninger ved gjennomføringen av framtidige endringsprosesser. Føringer fra arbeidsmiljøloven vil naturlig nok også være sentrale i dette arbeidet. Avvikshåndteringssystem. Tynset kommune beskrev før nyttår 2016 hvilke tiltak som var iverksatt med avvikshåndteringssystemet til Fylkesmannen i Hedmark. Fylkesmannen i Hedmark etterspurte i januar 2016 effekten av de tiltakene kommunen hadde iverksatt og beskrevet i brev av Kommunen fikk frist til 1. juni 2016 med å redegjøre for effekten. Det viser seg at totalt antall avvik ble betydelig redusert i perioden. For å være sikker på at det ikke framkommer underrapportering, ble det iverksatt tiltak slik at alle ansatte skal melde avvik hver måned. Dette for å stimulere og trene personalet til å melde avvik. Samtidig blir TYNSET KOMMUNE Møteprotokoll: Kommunestyret Side 14 av 17 28

29 tilbakemeldingen på avvikene satt i system både ved å være en fast agenda på ledermøter og personalmøter. På denne måten sikres en bedre læringsprosess på dette området. Vår statistikk viser at tiden fra et avvik meldes til det er behandlet og lukket er betydelig redusert. De iverksatte tiltak har hatt god effekt. Tallene indikerer likevel at det fortsatt kan være tiltak å jobbe med for å få antall avvik ferdigbehandlet og lukket etter 21 dager. Samtidig vil ambisjonen om å lukke alle avvik innen 21 dager ikke være mulig å nå fullt ut. Det vil være avvik av overordnet karakter som må vurderes videre og som vil trenge lenger behandlingstid. Det arbeides med rullering av handlingsplanen for avvik medisiner hjemmetjenesten. Dette arbeidet skal være ferdig i løpet av august Arbeidet er svært viktig og videre forbedringsarbeid prioriteres høyt. Fylkesmannen (ved fylkeslegen) skriver i brev datert 24. juni 2016 at kommunen har arbeidet godt og målrettet med utfordringene. De understreker betydningen av at kommunen gjennom sitt styringssystem fortsatt følger med på og kontrollerer at tjenestene som ytes er forsvarlige jf. internkontrollforskriften. Med bakgrunn i kommunens redegjørelse valgte Fylkesmannen å avslutte videre oppfølging av saken. vedlegg Arild Einar Trøen rådmann TYNSET KOMMUNE Møteprotokoll: Kommunestyret Side 15 av 17 29

30 VEDLEGG 3 vedlegg Grunngitt spørsmål: Valg av dekke til ny kunstgressbane. Tynset har flere kunstgressbaner. Disse har alle et dekke bestående av granulater laget av brukte bildekk. Gjenbruk er bra, men det er problematisk med bildekk fordi dette er spesialavfall. Brukte bildekk inneholder stoffer som bly, falater, sink, klorparafiner og alkylfenol. Ingen av de er særlig gunstige for miljø og helse. Hvis disse granulatene hadde blitt værende på banene hadde problemet vært begrenset, men undersøkelser viser at en enkelt kunstgressbane kan "miste" så mye som 5 tonn gummigranulater årlig. Dette er et ukontrollert utslipp av spesialavfall som er svært problematisk. Med bakgrunn i dette ønsker Miljøpartiet De Grønne svar på følgende spørsmål: - Har kommunen rutiner for å begrense tapet av gummigranulater på eksisterende baner? - Vurderes det mer miljøvennlige alternativer på den planlagte kunstgressbanen utenfor Holmenhallen? På forhånd takk! Sindre Sørhus Tynset Miljøpartiet De Grønne TYNSET KOMMUNE Møteprotokoll: Kommunestyret Side 16 av 17 30

31 VEDLEGG 4 vedlegg Svar på grunngitt spørsmål fra Sindre Sørhus, Miljøpartiet De Grønne Valg av dekke til ny kunstgressbane Tynset kommune eier 2 mindre kunstgrasbaner ved barneskolen, henholdsvis på 1350 m 2 og 390 m 2. Her er det brukt gummigranulat i kunstgresset. Kommunens erfaring med gummigranulat, er at det kan bli med på skoene og klærne til de elevene som bruker banene mest. Problemet er størst når banene er bløte. Vi er ikke plaget av at det dras gummigranulat inn i skolens lokaler. På landsbasis blir det sagt at gummigranulat kan være et problem for klesvaskemaskiner og på kommunale renseanlegg. Så langt har ikke dette vært noe problem ved kommunens renseanlegg Vaktmester følger med på banene, etterfyller gummigranulat etter behov og utfører ellers nødvendig vedlikehold. Granulatet som benyttes er av praktiske grunner det samme som brukes av Tynset idrettsforening. Det skal være mulig å suge opp gummigranulatet og legge kork eller termoplast isteden hvis mer miljøvennlig materiale ønskes. Termoplasten koster 3-4 ganger mer enn korken. Hva utskifting av granulatet vil koste, vil vi ikke får svar på før en eventuell leverandør har vært og sett på banene. På de 2 planlagte kunstgrasbanene mellom Holmenhallen og Holmen vil det ikke bli brukt gummigranulat, men sand. Denne skal ha relativt fin gradering. Hovedhensikten med sanda er at tyngden skal gjøre at en unngår at kunstgrasmatta blåser bort. Det vil da si at det velges et mer miljøvennlig alternativ på den planlagte kunstgressbanen. Når det gjelder å begrense tapet av gummigranulater på eksisterende baner, så har vi ingen rutiner for det. Merete Myhre Moen ordfører TYNSET KOMMUNE Møteprotokoll: Kommunestyret Side 17 av 17 31

32 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 37/16 Kontrollutvalget Åpen post Saksdokumenter: Ingen Saksframlegg: Hensikten med åpen post er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. Pga sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes pga behandling av taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Det ligger i sakens natur at det ikke kan fattes enkeltvedtak i saken, bare drøfte aktuelle oppfølgingssaker og temaer. Det er ikke meldt inn noen temaer i skrivende stund. Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tynset kommune Sak nr. 37/