RÅDMANNEN I ØVRE EIKER,

Transkript

1 ØVRE EIKER KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Rådet for funksjonshemmede Møtested: Rådhuset, Hokksund Dato: Tidspunkt: 13:00 Til behandling foreligger de saker som er nevnt nedenfor. Eventuelle forfall meldes til politisk sekretariat i god tid før møtet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Ordføreren oversender sakene f.o.m. nr. 20/17 t.o.m. nr. 31/17 til behandling. RÅDMANNEN I ØVRE EIKER, Trude Andresen. Marit Bergland 1

2 Saksnr Innhold Lukket PS 20/17 Referatsaker RS 14/17 RS 15/17 RS 16/17 PS 21/17 PS 22/17 PS 23/17 PS 24/17 PS 25/17 PS 26/17 PS 27/17 PS 28/17 PS 29/17 PS 30/17 Fleksibel bruk av bygg - vurdering av Eikertun, Grevlingstien 1 og Loesmoen avlastning og barnebolig Samarbeid/samordning innen psykisk helse og rusproblematikk (SAPH) Kapasitetsutfordringer i Pedagogisk- psykologisk tjeneste (PPT) Omstilling til en mer bærekraftig og mestringsorientert helse- og omsorgstjeneste - forventningsavklaring mellom innbyggere og kommune. Saksordfører: Jørgen Firing B-sak: Aktivitetstilbud til ungdom - hva er formålet? Forebyggende hjemmebesøk - forslag til organisering Overdragelse av Speiderhytta ved Hoensvannet. Saksordfører: Svein Ludvig Larsen Ny samarbeidsavtale med Buskerud folkehøgskole. Saksordfører: Per Anton Rakkestad Mat og måltidspolitikk i omsorgstjenesten. Saksordfører: Runar Andersen/ Adrian Tollefsen Konkurranseutsetting i tre av kommunens tjenesteområder Saksordfører: Kjell Erland Grønbeck Demensplan temaplan for demensomsorgen i Øvre Eiker kommune. Saksordfører: Eivind Molven Høring om endringer i barnehageloven - Krav til norskspråklig kompetanse. Saksordfører: Tore Sand-Hanssen Opprettelse av stillinger som spesialpedagog i barnehage. Saksordfører: Anne Hov Hilleren PS 31/17 Eventuelt i møte

3

4 PS 20/17 Referatsaker RS 14/17 Fleksibel bruk av bygg - vurdering av Eikertun, Grevlingstien 1 og Loesmoen avlastning og barnebolig RS 15/17 Samarbeid/samordning innen psykisk helse og rusproblematikk (SAPH) RS 16/17 Kapasitetsutfordringer i Pedagogisk- psykologisk tjeneste (PPT)

5 ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Kari Hesselberg Saksmappe: 2017/ /2017 Arkiv: Omstilling til en mer bærekraftig og mestringsorientert helse- og omsorgstjeneste - forventningsavklaring mellom innbyggere og kommune. Saksordfører: Jørgen Firing Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 15/17 Fagkomite 4: Omsorg /17 Formannskapet /17 Eldreråd /17 Rådet for funksjonshemmede Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger Det er en kjensgjerning at det blir flere eldre i befolkningen i Norge og i Øvre Eiker kommune. Skal innbyggerne få gode helse- og omsorgstjenester også i fremtiden må vi gjøre alt vi kan for å bruke ressursene der de trengs mest. Helt vesentlig er god arbeidsdeling mellom bruker av tjenestene, pårørende, nettverk, frivillige og kommunen. Med sikte på de demografiske utfordringer som venter oss for fullt om år, må denne veksten organiseres slik at den støtter opp under og utløser de ressurser som ligger hos brukerne selv, deres familie og sosiale nettverk og i nærmiljøet, organisasjoner og lokalsamfunnet. (Meld. St Morgendagens omsorg) Tydelig og tidlig forventningsavklaring er sentralt i kommunens pågående arbeid med å utvikle en helse- og velferdsplan. Planarbeidet baseres på grunnlagsdokumentet vedtatt 29. oktober 2014 av kommunestyret og planstrategien kommunestyret behandlet 26. oktober 2016 (PS 136/16), som begge reiser spørsmålet om hvordan kommunen skal møte økende forventninger fra innbyggerne og dreie til mer mestringsorientert perspektiv på tjenesten. Disse vedtakene, sammen med flere delplaner under arbeid og de vedtak kommunestyret har gjort bl.a. om forbedring av tjenester til funksjonshemmede og om prinsipper for tildeling av tjenester, er med på å legge grunnlaget for en fremtidsrettet helse- og omsorgstjeneste. Denne saken tar opp hva kommunen forventer av innbyggere som mottar helse- og omsorgstjenester. En bærekraftig tjeneste må bidra til mestring og ikke øke hjelpebehov unødig. Helse- og omsorgstjenestens viktigste oppgave er å gi pleie, omsorg og støtte til de svakeste og sykeste. Samtidig må forebygging og hverdagsmestring prioriteres for å bidra til å utsette og redusere hjelpebehov. Rådmannen mener det er behov for å begrense kommunens oppgaver, gi tydelig informasjon, være åpen for dialog og innhente tilbakemeldinger fra brukerne. Vi kaller det å gå fra Hva er i veien med deg? til Hva er viktig for deg? Arbeidsdeling og forventningsavklaring mellom innbyggere og kommune Kommunen må prioritere det viktigste og bruke ressursene på de som trenger det mest. De aller fleste ønsker å klare seg selv mest mulig. Mange har også pårørende som strekker seg svært langt. 1

6 Pårørendeomsorgen i Norge utgjør ca. 50 % av all omsorg som gis i hjemmet (NOU 2011:17 Når sant skal sies om pårørendeomsorgen). Helse- og omsorgsseksjonen ønsker å styrke dialog og samarbeid med den enkelte og deres pårørende for sammen å finne gode løsninger. Selv om noen forventninger allerede er tydelige, kan kommunen bli enda tydeligere i sin kommunikasjon. Innbyggere som mottar helse- og omsorgstjenester forventes allerede i dag selv å ordne innkjøp av dosett, medisinskap og rengjøringsutstyr, kjøpe og installere håndtak på f.eks. badet eller i trappen, skaffe ny seng hvis man trenger det, anskaffe og tåle at hjelpemidler som anses nødvendig for utførelse av stell og pleie blir en del av ens hjem. Det forventes at man ikke røyker mens ansatte er til stede og at evt. husdyr er innelåst dersom ansatt har allergi. Hvilke forventninger som kommuniseres endrer seg i takt med faglig og teknologisk utvikling og tilbakemeldinger fra innbyggere. Dette er en pågående prosess i helse- og omsorgstjenesten. Rådmannen illustrerer her noen aktuelle problemstillinger og hvor innbyggerne vil kunne oppleve at praksis, kommunikasjon og forventninger endrer seg: Tilrettelegging av bolig De fleste ønsker å bo i egen bolig så lenge som mulig. For å klare det kan det være nødvendig å tilrettelegge boligen og ta i bruk hjelpemidler og teknologiske løsninger. Det kan oppleves dramatisk å gjøre endringer i huset som å flytte ned i 1. etasje, bygge om inngangspartiet, legge til rette skikkelige toalettforhold, sikre god oppvarming, installere alarmer etc. Det finnes både låne og tilskuddsordninger til slike tilpasninger. Det kan være vanskeligere å ha krefter til å tilpasse boligen, når hjelpebehovet allerede er blitt stort. Har man ikke gjort endringene i tide, kan det medføre at man opplever å være tvunget til å flytte i omsorgsbolig eller på sykehjem før det egentlig hadde vært nødvendig. I samarbeid med Nedre Eiker og Kongsbergregionen har helse- og omsorgsseksjonen utarbeidet en informasjonsbrosjyre som er vedlagt denne saken. Brosjyren har vi kalt: Bestem deg for hvordan du vil bo - før andre gjør det! Strømpepåtrekker Fastlegen foreskriver ofte bruk av kompresjonsstrømper til eldre. Strømpene bidrar blant annet til å forebygge sår. I dag har f.eks. hjemmetjenesten i Hokksund 40 oppdrag med slike strømper. I løpet av ett år bruker distriktet nesten ett årsverk til gjennomføring av 40 oppdrag to ganger for dagen. Regner vi med at halvparten av oppdragene kan kombineres med andre nødvendige ærend hos brukeren, utgjør det i dette ene distriktet omtrent 0,3 mill. kroner. Dette er en oppgave som, ikke alle, men en del brukere / pårørende kan løse selv ved hjelp av et nyutviklet hjelpemiddel, en strømpepåtrekker. Hjelpemiddelet er ikke kostbart og den enkelte forventes å kjøpe det selv. Kommunen kan bistå med opplæring til de som har forutsetninger for å klare det selv. Velferdsteknologi Velferdsteknologi er på full fart inn i omsorgstjenesten. Trygghetsalarm er veletablert. En rekke muligheter kommer nå i større omfang. Digital medisindispenser (Pilly), sporing ved GPS, sensorteknologi og flere alarmer som kan kobles til trygghetsalarmen, etter hvert også teknologi som overvåker medisinske tilstander. I samarbeid med brukere prøves nå flere slike hjelpemidler. Det er ønskelig at innbyggerne er villig til å ta utstyr i bruk, kjøpe nødvendig utstyr og legge til rette med internettilgang. Brukere og pårørende kan også ta i bruk hjelpemidler uavhengig av kommunens hjelp. Helse- og omsorgsseksjonen ønsker å bidra med mer informasjon og dialog med innbyggerne. Fastlegeoppgaver Det gis ikke hjemmesykepleie til sårbehandling, injeksjoner, blodtrykksmålinger, mv. til innbyggere som selv kan oppsøke legekontor for å ivareta behovet for helsehjelp. Medisiner og multidose skal som hovedregel hentes av den enkelte selv. Betaling for ikke-lovpålagte oppgaver 2

7 Kommunen har mulighet til å ta betalt for flere oppgaver innen praktisk bistand. For eksempel er utkjøring av hjelpemidler i dag gratis. Hjemmetjenesten strekker seg ofte langt og yter tjenester utover vedtaket. Administrasjonen vil vurdere mulighet for å ta betalt for ekstratjenester for å øke inntektene og redusere etterspørselen. Eksempler er å fyre i ovn, bære ved, vaske opp, bytte lyspærer, følge til lege mv. Dette er forhold administrasjonen vil komme tilbake til i forbindelse med budsjett 2018 og fastsettelse av kommunens gebyrhefte. Elektrisk varmeovn Det kan ikke forventes at hjemmetjenesten skal bære ved og fyre i ovn, selv om helsetilstanden gjør det vanskelig for den enkelte å gjøre dette selv. Kommunen forventer at det ved behov legges inn flere strømkurser og kjøpes inn elektriske ovner, slik at behovet for vedfyring bortfaller. Matlaging En mikrobølgeovn er gunstig å skaffe seg for enkel oppvarming av ferdigmat. Informasjon og dialog med innbyggerne I forbindelse med søknad om helse- og omsorgstjenester foretas det kartlegging og samtaler med søker. Helse- og omsorgsseksjonens mestringsteam har også dialog med brukere om tilrettelegging av bolig, trening mv. I en del saker benyttes metoder med familie-/nettverksmøter og tverrfaglige samarbeidsmøter i tjenesten. Rådmannen mener metodene kan utvikles ytterligere og helse- og omsorgsseksjonen skal, i samarbeid med seksjon kultur og livskraft, prøve ut brukerrettet innovasjonsmetodikk i utvikling av ulike tjenester og prosesser, herunder styrke samarbeid med de ulike ressursene som finnes i lokalsamfunnet Helse- og omsorgsseksjonen planlegger Trivselssenter for eldre (jf. Økonomiplan , kap ). Et slikt senter vil gi administrasjonen mulighet for direkte kontakt med mange innbyggere. Rådmannen legger i denne møterunden også frem en sak om forebyggende hjemmebesøk for eldre. Informasjon om helse- og omsorgstjenestene på kommunens hjemmesider skal forbedres. Informasjonsbrosjyre om velferdsteknologi er vedlagt. Vedlegg 1 Bestem deg for hvordan du vil bo - før andre gjør det! Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) RS 160/14, Kommunestyret , Grunnlagsdokument for helse- og velferdsplan. PS 136/16, Kommunestyret , Kommunens planstrategi PS 162/16, Kommunestyret , Økonomiplan PS 113/16, Kommunestyret , Prinsipper for helse- og omsorgstjenester Meld. St Morgendagens omsorg NOU 2011:17 Når sant skal sies om pårørendeomsorgen Rådmannens anbefaling Kommunens helse- og omsorgstjeneste skal lytte til og ha god dialog med innbyggere som mottar tjenester. Kommunen kan på sin side forvente at innbyggeren, etter dialog, så langt det er mulig følger faglige råd som gis ved tildeling og gjennomføring av tjenester i hjemmet. Det forventes at innbyggere selv skaffer nødvendige hjelpemidler og i samspill med kommunen gjør det man kan for å tilrettelegge hjemmet og mestre egen hverdag. Begrunnelse For å bidra til at kommunen fortsatt kan gi bærekraftige og gode helse- og omsorgstjenester til de som trenger det, er det behov for å avklare forventninger om hva den enkelte kan gjøre selv som 3

8 forutsetning for å motta tjenester. Å bygge på den enkeltes mulighet til å mestre egen hverdag er en av forutsetningene for fremtidens helse- og omsorgstjeneste. 4

9 Hva er velferdsteknologi Velferdsteknologi er teknologi som skal understøtte og forsterke brukernes trygghet, sikkerhet og selvhjulpenhet. Eksempler Trygghetsalarm Sengealarm som varsler når noen ikke kommer tilbake til senga Medisindosett som varsler når tabletter ikke blir tatt GPS for personer med orienteringsvansker Nyttige tips og tiltak du ordner selv: Fjerne filleryer og småtepper og legge sklisikring under andre tepper. Male rom i lyse farger. Godt lys og forenklet lysstyring. Antisklimatte til dusjen Senger og stoler som er enkle å komme ut og inn av. Dette kan gjøres med f.eks heveklosser og spesialmøbler. Dusjkrakk Støttehåndtak i f eks dusj, ved toalett og seng Røykvarsler Komfyrvakt Brannspray for å slukke mindre branner Timer til stikkontakt som kan skru av elektriske apparater. Lokkåpner Tubeklemmer Bestikk med godt grep Brodder til sko, krykker og stokk Krykkeholder Stabiliserende skje som motvirker skjelvinger i hånda Strømpepåtrekker Gripetang Enklere fjernkontroll til TV Nettbrett Robotstøvsuger Dørvarsel Forenklet smarttelefon som tilpasses eget behov. Porttelefon med tale/video laget i forbindelse med innovasjonsprosjekt velferdsteknologi, et samarbeid mellom: BESTEM DEG FOR HVORDAN DU VIL BO - FØR ANDRE GJØR DET!

10 bestem deg for hvordan du vil bo - før andre gjør det! Innledning De fleste ønsker å klare seg selv og bo i egen bolig så lenge som mulig. For å klare det, kan det være nødvendig å tilrettelegge boligen og ta i bruk hjelpemidler og teknologiske løsninger. Denne brosjyren er laget i forbindelse med Innovasjonsprosjekt velferdsteknologi, et samarbeid mellom Øvre Eiker kommune, Nedre Eiker kommune og Kongsbergregionen. Hensikten med brosjyren er å informere om hva du som innbygger kan gjøre selv, og hva kommunen og NAV Hjelpemiddelsentral kan bistå med. 4 5

11 bestem deg for hvordan du vil bo - før andre gjør det!! Ved å ha internett, får du større mulighet til kontakt med omverdenen Å tilpasse en bolig betyr å gjøre den egnet til å bo i, selv om du har eller får nedsatt funksjonsevne. Husbankens funksjonsattest for bolig kan være et nyttig verktøy for å kartlegge din nåværende eller neste bolig. Hva kan jeg gjøre selv? Nyttige lenker Har du behov for å tilpasse boligen din, kan du søke om finansiering til små eller store ombygginger og tilpasninger. Tilpasningen må være hensiktsmessig, og behovet for tilskudd blir vurdert i sin helhet ut fra husstandens økonomiske situasjon på sikt. Det finnes et stort utvalg av hjelpemidler. Noe må du kjøpe selv, og noe kan du låne via kommunen eller NAV Hjelpemiddelsentral. Bestem deg for hvordan du vil bo, før noen andre gjør det! Det kan være lurt å tenke gjennom hva slags bolig du har og hvilke muligheter boligen har for tilpasning om du skulle få fysiske utfordringer. Er det her jeg skal fortsette å bo? Er alle beboelsesrom på en flate? Er det trappefri adkomst til huset? Bor du i gangavstand til for eksempel bussholdeplass, nærbutikk og lege? Hvordan er standarden på det elektriske anlegget (brannsikkerhet) Har jeg god nok internettlinje (gir mulighet til å benytte hjelpemidler som sender varsler ut av bolig)? Kan jeg være sosial med andre når jeg ønsker? Spennende muligheter med dagens teknologi. 6 7

12 bestem deg for hvordan du vil bo - før andre gjør det! Hva er kommunens rolle? En av kommunenes oppgaver er å bistå innbyggere til å leve et selvstendig, aktivt og deltakende liv. Kartlegging av behov og omgivelser Kommunen gjennomfører individuell kartlegging, i nært samarbeid med deg, for å finne ut hva som er rett tiltak. Ved midlertidig/ akutt behov for enkle hjelpemidler som for eksempel dusjkrakk og toalettforhøyer, kan dette lånes fra kommunen. Ved varig behov for hjelpemidler, gjør kommunens ergo eller fysioterapeut en kartlegging. De bistår også med søknad om varig utlån av hjelpemidler fra NAV Hjelpemiddelsentral. Nyttige lenker Kommunens hjemmeside Teknologi for trygghet, selvstendighet og mestring Velferdsteknologi er et relativt nytt begrep på alt fra enkle produkter som du kan skaffe deg selv, til avanserte hjelpemidler som kommuniserer med omverdenen. Det er en nasjonal målsetting at velferdsteknologi skal være en integrert del av det kommunale tjenestetilbudet innen Ved å ta i bruk nye teknologiske løsninger, vil flere kunne bo hjemme og oppleve trygghet, selvstendighet og mestring. Den analoge trygghetsalarmen, som kun fungerer hjemme, vil byttes ut med digitale trygghetsalarmer som vil fungere også når du går ut. Fremtidens alarmer vil også kunne utnytte nye funksjoner for lokalisering og varsling, fallalarm mm. Flere kommuner prøver i dag ut ulike velferdsteknologiske løsninger. Ved å ta kontakt med din kommune, kan du få mer informasjon om hvilke løsninger vi tilbyr i dag. Tilpasning av bolig Det finnes både låne- og tilskuddsordninger som kan gjøre det mulig å finansiere tilpasning av boligen din. Kommunen kan hjelpe til med å finne fram til de mulighetene som finnes for deg. Kommunen vil bistå innbyggere til å leve et selvstendig og aktivt liv. 8 9

13 bestem deg for hvordan du vil bo - før andre gjør det! Hva er NAV Hjelpemiddelsentralens rolle? Alle som har langvarig behov (over 2 år) for hjelpemidler, kan søke om dette fra NAV Hjelpemiddelsental. Rettighetene ligger i Lov om Folketrygd 10-6 og Hjelpemidlene må være nødvendige og hensiktsmessige og hjelpe deg til å løse praktiske problemer i dagliglivet, eller for at du skal kunne bo hjemme så lenge som mulig. Hjelpemidler fra NAV Hjelpemiddelsentral Det finnes ingen fullstendig oversikt over alle hjelpemidler du kan søke om. Kanskje er det ikke ett hjelpemiddel du trenger, men en kombinasjon av flere? Kanskje holder det å tilrettelegge det du allerede har eller bruker, eller få andre tips og råd for å løse ditt behov? Nyttige lenker rampe. Hensikten er at du kan unngå omfattende hjelpemiddelløsninger, og i stedet tilrettelegge for eksempel alt på en flate og/ eller en trinnfri adkomst. Forskriften gjelder deg som fyller kriteriene for å få trappeheis, løfteplattform, sjaktheis eller rampe. Forutsatt at disse hjelpemidlene ikke installeres, kan denne ordningen bidra til at boligen blir tilrettelagt, og at du kan forflytte deg enklest mulig. Forutsetninger for tilskudd: Tilskuddet skal ikke overstige hjelpemiddelets kostnad Tilskuddet kan ikke brukes til kjøp/bygging av ny bolig eller som tilskudd til flytting Det er ingen begrensninger i forhold til brukergrupper. Kommunenes ergo- eller fysioterapeut bistår i søknadsprosess. Tilskudd i stedet for rampe- eller heisløsning Man kan få utbetalt Det kan utbetales tilskudd i stedet for hjelpemidler tilskudd i stedet for rampenår det gjelder trappeheis, løfteplattform, sjaktheis og eller heisløsning

14 ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Christer Best Gulbrandsen Saksmappe: 2017/ /2017 Arkiv: B-sak. Aktivitetstilbud til ungdom - hva er formålet? Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 15/17 Fagkomite 2: Oppvekst /17 Fagkomite 3: Næring-, miljø og kultur /17 Rådet for funksjonshemmede Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger Øvre Eiker kommune har i dag følgende organiserte aktivitetstilbud til ungdom i kommunal regi: Vestfossen ungdomsklubb Skotselv ungdomsklubb I tillegg drives det i frivillig regi ungdomsklubb på Ormåsen. I kommunal regi er det også to tilbud til psykisk utviklingshemmete, som opprinnelig var ungdomstilbud. Brukerne har fortsatt å delta i tilbudene, selv om de ikke er ungdom lengre, og tilbudene er derfor ikke lenger å regne som ungdomstilbud. Det er også et omfattende frivillig aktivitetstilbud i kommunen for øvrig, hovedsakelig innen idrett og teater. I budsjett 2017 er det lagt opp til at disse tilbudene skal gjennomgås og sees i sammenheng, med et mål om økt kvalitet. Det er tilsatt en aktivitetskoordinator som skal lede dette arbeidet. Rådmannen tar sikte på at dette arbeidet startes opp høsten Rådmannens innspill til drøfting 1. Når arbeidet med gjennomgang av tilbudene skal i gang, er det viktig å ha klart for seg hva som er formålet med å drive ulike aktivitetstilbud. Er slike tilbud primært til for å ivareta andre, forebyggende hensyn, eller har de en verdi i seg selv for våre innbyggere? I så fall, på hvilken måte? 2. Hvilken rolle bør kommunen ha innen aktivitetstilbud til ungdom? På den ene siden kan kommunen bidra til stabilitet og forutsigbarhet, mens kommunen på den andre siden kan ha vanskeligere for å tilpasse seg hurtig skiftende ungdomstrender. Tilsvarende kan kommunen sikre tilgang på fagkompetanse, mens frivillige eller private initiativer kan ha lavere kostnader. Videre oppfølgning Det tas sikte på å legge fram ordinær A-sak i løpet av høsten

15 Begrunnelse Aktivitetstilbudene for ungdom skal gjennomgås, og det er da nødvendig å ha en klar forståelse av formålet med tilbudene og kommunens rolle. 2

16 ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Vigdis Sund Tveiten Saksmappe: 2017/ /2017 Arkiv: G10 B-sak. Forebyggende hjemmebesøk - forslag til organisering Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 19/17 Fagkomite 4: Omsorg /17 Eldreråd /17 Rådet for funksjonshemmede Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger Forebyggende hjemmebesøk til eldre (FHB) er et av tiltakene regjeringen løfter fram i Omsorg 2020 og i Stortingsmelding 26 ( ) Fremtidens primærhelsetjeneste nærhet og helhet. I Rundskriv fra Helseog omsorgsdepartementet nr. I -2/2016 står det: Et tiltak som kan bidra til å oppfylle kommunens ansvar for det forebyggende helse- og omsorgsarbeidet, og som kan bidra til økt mestring i eget liv, kan være systematiske forebyggende hjemmebesøk i kommunene. Denne foreliggende saken dreier seg om hvordan Øvre Eiker kommune kan gjennomføre forbyggende arbeid som treffer de eldre på en god måte og samtidig gjennomføres rasjonelt. Regjeringen anbefaler satsing på 75 åringer, men gir kommunene selv anledning til å velge målgruppens alder og organisering av tilbudet. Det påpekes behov for systematikk og at det forebyggende arbeidet ses i sammenheng med øvrig tjenestetilbud i kommunen. Helsedirektoratet har utarbeidet veiledningsmateriell for etablering og gjennomføring av forebyggende hjemmebesøk til eldre. Danmark har vært et foregangsland for hjemmebesøk til eldre. På begynnelsen av 1990 tallet etablerte flere danske kommune tilbudet, og fra 1996 var det lovpålagt i Danmark. På slutten av 1980 tallet startet noen få norske kommune opp med hjemmebesøk til eldre over 75 år. I 2003 var det bare 8 % av kommune som hadde dette tilbudet, 1 og i 2014 har 25 % av landets kommuner forebyggende besøk / tiltak som tilbud åringer i dag er sprekere og friskere enn 75 åringer var på 80-tallet. Dette har gjort at kommuner som har drevet forebyggende tilbud i mange år, nå har flyttet innsats mot 78 eller 80 åringer. I Drammen kommune som har drevet forebyggende besøk hos alle 75 åringer i 18 år, er også arbeidsmetoden endret fra hjemmebesøk hos alle 75 åringer til invitasjon om et åpent møte for sammen gruppe. Drammen inviterer til en halv dag i Kino City med foredrag, presentasjon av ulike tilbud i kommunen og smaksprøver fra kommunens kjøkken. 75- åringene som ønsker hjemmebesøk kan få det, men innsatsen rettes primært mot 78-åringene. Demografisk utvikling i Øvre Eiker kommune SSBs framskriving av den eldre befolkning i Øvre Eiker kommune viser at det vil bli nesten flere unge eldre (67-79 år) i 2035 enn i I aldergruppen år er det en liten nedgang frem mot 2020, mens antallet forventes å øke frem mot Framskriving av eldrebefolkningen i Øvre Eiker kommune (Kilde: SSB Hoved alternativet) år Forebyggende hjemmebesøk til eldre. Utbredelse, diffusjons-prosesser og spredning. Oddvar Førland mfl. i Tidsskrift for omsorgsforskning 02/ Meld. St. 25 ( ), Fremtidens primærhelsetjeneste- nærhet og helhet 1

17 80-89 år år og eldre Den forebyggende innsatsen rettes mot hjemmeboende med få eller ingen bistand fra hjemmetjenestene. Målsettingen er at de over lengre tid kan klare seg selv ved å ha fokus på aktivitet, sosialt nettverk, ernæring, sikkerhet og tilrettelegging i hjemmet og fysisk helse. 3 Eldre med behov for helsehjelp, kronisk syke og funksjonshemmede i alle aldre er også målgrupper i det forebyggende arbeidet. Deres livssituasjon, helsetilstand, ressurser og forventninger vil ha stor betydning for hvordan etterspørselen etter tjenester vil bli, og i hvilken grad de har mulighet for å være aktive og deltakende. Forebyggende arbeid til denne målgruppen bør være en naturlig del av kommunenes tjenestetilbud og satsing på hverdagsmestring. Hensikten med forebyggende besøk Hensikten med forebyggende besøk / tiltak er å bidra til at den eldre kan bo lengst mulig i eget hjem, ved å sette fokus på blant annet: fallforebyggende tiltak, ernæring, nettverk, helseutfordringer og bruk av rusmidler. Helse og omsorgsdepartementet peker på: at tilbudet rettes mot personer som ikke allerede mottar helse- og omsorgstjenester i hjemmet det er vesentlig at tiltaket er tilpasset den enkelte kommunes struktur tilbudet må forankres i kommunens ledelse tilbudet må inngå i kommunens samlede satsing på helsefremming og forebygging Forebyggende arbeid kan deles i tre primærforebyggende, sekundærforebyggende og tertiærforebyggende tiltak. Primærforebyggende tiltak har som mål å forhindre sykdom, for eksempel motivere eldre til aktivitet og sunt kosthold. Sekundærforebygging handler om å redusere ytterligere konsekvenser av sykdom, for eksempel trening etter hjerneslag. Tertiærforebygging skal bidra til å hindre kronisk sykdom. Det forebyggende arbeidet vi er opptatt av i denne saken er primær- og sekundærforbygging. Helsedirektoratets veileder Regjeringen vil bidra til spredning av forebyggende hjemmebesøk hos eldre, og har bedt Helsedirektoratet utarbeide en veileder for arbeidet. For å få utarbeidet veilederen har det vært gjennomført et treårig utviklingsprogram. Resultatene er oppsummert og beskriver ulike modeller, metodikk og annen kunnskap om forebyggende hjemmebesøk for eldre. I veilederen pekes det på at kommunen må: 1) Utpeke målgruppe 2) Andre tilbud til målgruppen må kartlegges 3) Kommunen må ha rett kompetanse og ferdigheter på plass til å drive arbeidet Evalueringen av utviklingsprogrammet viser at formålet med de fleste hjemmebesøk er å fremme helse og mestring. Blant annet var temaene under hjemmebesøket sikkerhet i hjemmet, fysisk helse, boforhold, selvhjulpenhet, ernæring, sosialt nettverk, hjelpemidler og aktiviteter. 4 Erfaringer fra andre kommuner og forskning om forebyggende hjemmebesøk I 2016 ble det det foretatt et forskningsarbeid blant eldre som hadde mottatt forebyggende hjemmebesøk 5. Hensikten med studien var å utforske eldre menneskers erfaringer med forebyggende hjemmebesøk, og spesielt se på betydningen selve besøket hadde for dem. Funnene viser at de eldre opplever annerkjennelse, at det var nyttig og at det skaper trygghet å ha en kontaktperson i kommunene, men peker også på det er utviklingspotensial knyttet til besøkene. Effekten av besøket er avhengig av antall besøk og hvordan det følges opp og kompetansen til de som gjennomfører besøkene. Det mangler imidlertid entydig forskningsbasert kunnskap om forebyggende hjemmebesøk virker på helse, dødelighet eller forbruk av helsetjenester. 6 3 Rundskriv I-2/ Rundskriv I-2/ Hvilken betydning har forebyggende hjemmebesøk? En kvalitativ studie av eldre menneskers erfaringer. Sjøbø, Bjørg Aspenes mfl. Tidsskrift for omsorgsforskning 01/ Forebyggende hjemmebesøk til eldre. Utbredelse, diffusjons-prosesser og spredning. Førland, Oddvar mfl. i Tidsskrift for omsorgsforskning 02/2015 2

18 Forslag til tiltak for å styrke det forebyggende arbeidet i Øvre Eiker kommune Det er behov for å etablere forebyggende tiltak til eldre. Per i dag har HO-seksjonen et begrenset dagtilbud for hjemmeboende eldre. Det foregår en rekke aktiviteter drevet av frivillige organisasjoner som involverer hjemmeboende og beboere ved Eikertun og i omsorgsboliger i kommunen. Det drives også en del informasjonsarbeid fra helse- og omsorgsseksjonen, men dette er ikke systematisk. Helse- og omsorgsseksjonen ønsker derfor å initiere et helt nytt tiltak med årlig invitasjon til seminar for alle innbyggere som fyller 78 år i kalenderåret. Man vil også forsøke å nå de som ikke møter på seminaret gjennom informasjon i sosiale medier og eventuelt på andre måter. Målgruppen for dette seminaret bør være 78 åringer. I økonomiplanperioden er det et mål å etablere et Trivselssenter for eldre ved Eikertun Helsehus. Dette senteret planlegges både som utvidet aktivitetstilbud etter vedtak til personer med demens og andre med helsemessige utfordringer, og som lavterskel eldresenter med mangfoldige aktiviteter og tilbud. Gjennom Trivselssenteret vil helse- og omsorgsseksjonen kunne nå mange hjemmeboende eldre med informasjon osv. som kan tilsvare et forebyggende hjemmebesøk. Det forebyggende tilbudet ved Trivselssenteret planlegges utviklet over tid. Helse- og omsorgssjefen kommer tilbake med sak om hvordan Trivselssenteret kan utformes. I møte med Eldrerådet i Øvre Eiker 9.mars 2017 fikk administrasjonen tilslutning til at 75 åringer er unge og 80 åringer litt sent. Videre synes Eldrerådet det er hensiktsmessig å kalle inn målgruppen til et møte/seminar hvor ulike temaer anbefalt i Helsedirektoratets veileder blir tatt opp. På bakgrunn av innspill fra Eldrerådet, andre kommuners erfaring, forskning og behovene for en rasjonell tilnærming til en stor utfordring, anbefaler administrasjonen at kommunen satser på gruppebaserte tilbud til innbyggerne og at målgruppen for det konkrete forebyggende hjemmebesøket er 78-åringer. Rådmannens innspill til drøfting Har politikerne synspunkter på hvordan styrke det forebyggende arbeidet for eldre og møte nasjonale føringer fra Regjeringen og Helsedirektoratet utover det som er skissert i denne saken? Videre oppfølgning Begrunnelse Det er viktig med forebyggende tiltak i eldreomsorgen med målsetting om å styrke mulighet til å klare seg selv lengst mulig gjennom aktivitet, sosialt nettverk, ernæring, sikkerhet og tilrettelegging i hjemmet og fysisk helse. 3

19 ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Morten Lauvbu Saksmappe: 2017/ /2017 Arkiv: Overdragelse av Speiderhytta ved Hoensvannet. Saksordfører: Svein Ludvig Larsen Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 46/17 Formannskapet /17 Rådet for funksjonshemmede Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger 1. Hokksund speidergruppe har siden 1998 hatt leieavtale for bruk av kommuneskogens hytte ved Hoensvannshotellet. Speideren har lagt ned et stort arbeid med hytta. Hytta er flytta ca. 50 m bakover i terrenget, og etter det gjort betydelige restaureringer. Hytta har vært i jevnlig bruk, og bruken har vært oppfattet som et positivt bidrag til de samlede aktivitetene i området. Det har vært et positivt samarbeid om bruken av hytta i disse 20 årene. Det er skjedd flere endringer i organiseringen av Speiderbevegelsen både nasjonalt og lokalt, og det er kommet inn nye tillitsvalgte. Syret i 1. Hokksund Speidergruppe har kommet med en henvendelse til Øvre Eiker kommune om å få overta eierskapet til hytta med ei naturlig tomt. Rådmannen viser til den store innsatsen som 1. Hokksund Speidergruppe har lagt ned i hytta, og at den i realiteten allerede er deres. Hytta står på kommunens eiendom, i et viktig friluftsområde ved Hoensvannshotellet. Rådmannen mener derfor at det er riktig å sikre hytta ved at det skilles ut en festetomt. Arealet er et mye brukt friluftsområde, og det er enighet med 1. Hokksund Speidergruppe at tomta ikke trenger å være større enn ca. 0,5 daa. Speiderens bruk av området anses å være i tråd med formålet for bruk av arealene rundt Hoensvannshotellet. Det er derfor grunn til å anta at det vil bli gitt tillatelse fra fylkesmannen til å opprette ei festetomt. I tråd med tidligere praksis i slike tilfelles, anbefales en salgssum for hytta på 1 kr, og en årlig festeavgift på 1 kr. Det legges til grunn at Speideren dekker kostnadene ved fradeling av tomt. Beliggenheten tilsier at kommunen bør ha en forkjøpsrett, i tilfelle det ikke lenger skulle være av interesse for Speiderbevegelsen. Vedlegg 1 Kartskisse Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) 1

20 Rådmannens anbefaling 1.Hokksund Speidergruppe gis tilbud om å overta Speiderhytta ved Hoensvannshotellet for 1 kr. Det søkes opprettet ei festetomt på ca. 0,5 daa, med ei årlig festeavgift på 1 kr. Begrunnelse Speideren har lagt ned et stort arbeid med Hytta, og den er jevnlig i bruk. Speiderens aktiviteter oppfattes som et positivt bidrag til området og aktivitetene der. 2

21

22

23 ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Christer Best Gulbrandsen Saksmappe: 2017/ /2017 Arkiv: Ny samarbeidsavtale med Buskerud folkehøgskole. Saksordfører: Per Anton Rakkestad Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 23/17 Fagkomite 3: Næring-, miljø og kultur /17 Rådet for funksjonshemmede Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger Øvre Eiker kommune og Buskerud folkehøgskole på Fiskum har hatt en samarbeidsavtale siden Denne avtalen er nå utløpt. Avtalen regulerte kompetansesamarbeid og kommunal medfinansiering av Eiker scene. I praksis har samarbeidet i senere år hovedsakelig vært av økonomisk art. Imidlertid har det også vært et samarbeid mellom folkehøgskolen og Fiskum grendeutvalg. Administrasjonen har forhandlet fram en ny avtale som i hovedsak regulerer mulige samarbeidsprosjekter mellom kommunen og folkehøgskolen. Den åpner også for dialog om bruk av hverandres lokaler, men økonomiske spørsmål er holdt utenfor avtalen for å sikre at kompetansesamarbeid til beste for innbyggere og elever er i fokus. Avtalen legger opp til at det hvert år skal gjennomføres ett eller flere konkrete samarbeidsprosjekter mellom skolen og kommunen som en del av elevenes opplæring. Målet er økt læring for elevene og nye impulser til kommunen. Det ble 22. mai i år gjennomført et samarbeidsmøte mellom folkehøgskolen og kommunen, med en kreativ workshop for folkehøgskolelærerne. Denne genererte ideer til samarbeidsprosjekter for gjennomføring våren For å konkretisere hva slike samarbeidsprosjekter kan handle om, nevner vi noen av de ideene som kom fram her men det kan være andre prosjekter som ender opp med å bli gjennomført: Lær kidsa koding på Darbu barneskole Gangfelt i Hokksund eller Darbu med Silly walks -skilt Filmklubb på Eiker scene Tegneserieworkshop som fører til veggutsmykning i underganger Produksjon av informasjonsfilmer Visninger av elevverker utenfor skolen Konserter Åpne seminarer og forelesninger fra skolen for andre Fadderordning for elever på videregående skole Vedlegg 1 Endelig samarbeidsavtale mellom Buskerud folkehøgskole og Øvre Eiker kommune - før kommunestyrevedtak 1

24 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Rådmannens anbefaling Kommunestyret godkjenner ny samarbeidsavtale med Buskerud folkehøgskole. Begrunnelse Buskerud folkehøgskole representerer et kreativt og ungt miljø i Øvre Eiker som sammen med kommunen kan bidra til utvikling av tilbud til innbyggerne. 2

25 SAMARBEIDSAVTALE MELLOM ØVRE EIKER KOMMUNE OG BUSKERUD FOLKEHØGSKOLE 1. Denne avtalen erstatter på områdene den regulerer tidligere avtaler mellom Øvre Eiker kommune og Buskerud folkehøgskole, heretter kalt partene, og gjelder fra 1. juli 2017 til den sies opp. 2. Avtalens formål er å sikre et samarbeid mellom partene til det beste for Øvre Eikers innbyggere og elevene ved folkehøgskolen om: a. kompetanseutveksling og gjensidig læring b. dialog om bruk av hverandres lokaler 3. Hvert år skal det gjennomføres minst ett samarbeidsmøte mellom partene på våren før lærerne ved folkehøgskolen legger planer for kommende skoleår. Folkehøgskolen skal kalle inn møtet. Møtet skal ta for seg mulige samarbeidsprosjekter mellom kommunen og folkehøgskolen. Samarbeidsprosjekter skal ha følgende målsetninger: a. Bidra til at elevene gjennom praksisnære situasjoner skal kunne tilegne seg størst mulig læringsutbytte, og b. Bidra til at kommunen gjennom samarbeidet får nye ideer og impulser inn i sitt arbeid med utvikling av gode tjenester til innbyggerne. I samarbeidet skal det tas hensyn til at elevene er i en læringssituasjon, og at vellykkete prosjekter derfor er avhengig av tidlig og grundig planlegging, samt respekt for elevenes integritet og vern mot å bli benyttet til gratisarbeid i kommunal tjenesteproduksjon. I etterkant av møtet skal det inngås konkret(e) avtale(r) om de enkelte prosjektene som spesifiserer formål, prosess, tidspunkt for gjennomføring, konkrete prosess- og resultatmål og praktiske forhold. Prosjektene skal gjennomføres i påfølgende vårhalvår. Hver av partene skal i utgangspunktet oppebære egne kostnader til prosjektet (materialer, reise etc.), men ved spesielt omfattende eller kostnadskrevende prosjekter kan det avtales en annen kostnadsfordeling.

26 Dersom det unntaksvis oppstår en situasjon hvor elever produserer arbeider av en slik kvalitet at det er ønskelig å benytte dette videre i kommunale tjenester, eller at det er ønskelig å engasjere elever til å videreutvikle noe for kommunen basert på arbeider i et samarbeidsprosjekt, skal det inngås egne oppdragsavtaler om dette som sikrer elevenes rettigheter som opphavspersoner og oppdragstakere. For øvrig vil dette være et forhold mellom kommunen som oppdragsgiver og den enkelte elev. 4. Hvert år skal det gjennomføres minst ett samarbeidsmøte mellom partene på høsten før kommuneadministrasjonen utarbeider sitt budsjettforslag. Møtet skal benyttes til å evaluere vårens prosjekt(er), samt til å diskutere eventuelle spørsmål knyttet til bruk av hverandres lokaler kommende budsjettår. Kommunen skal kalle inn møtet. 5. Denne avtalen skal evalueres årlig i møtet på høsten. Hver av partene kan si opp avtalen med ett års varsel. Eventuelle økonomiske forhold knyttet til bruk av lokaler eller samarbeidsprosjekter skal behandles i andre avtaler.

27 ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Kari Hesselberg Saksmappe: 2015/ /2017 Arkiv: G00 Mat og måltidspolitikk i omsorgstjenesten. Saksordfører: Runar Andersen/ Adrian Tollefsen Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 17/17 Fagkomite 4: Omsorg /17 Eldreråd /17 Rådet for funksjonshemmede Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger God næringsrik mat er noe av den beste medisin for mange skrøpelige eldre mennesker. Å spise god mat sammen med andre er en sosial aktivitet som mange greier opprettholde og ha glede av selv om demenssykdom og alderdom kan tære på. Samtidig er det vel kjent at mange eldre kan ha alvorlige problemer med under- og feilernæring (Helsedirektoratet: Nasjonale faglige retningslinjer for forebygging og behandling av underernæring (IS-1580)). Å smøre maten selv, handle selv og tilberede måltider er en viktig del av hverdagsmestring. Også på institusjon kan beboerne gjøre en del selv, men å bake eller lage mat fra grunnen av vil for de fleste være et forbigått kapittel når man er så syk at man har behov for institusjonsplass. De ansatte i helse- og omsorg må ha god kompetanse innen ernæring og systematisk kartlegge ernæringsmessig status. De må også ha stor oppmerksomhet om mat og måltidet som aktivitet og sosial arena for de gamle. Særlig ved Eikertun Helsehus er dette en viktig del av forsvarlige helse- og omsorgstjenester. En studie utført i en av våre store nabokommuner, viste en forekomst av underernæring blant 30 % av sykehjemsbeboere/ personer med daglig hjemmesykepleie 1, størst risiko for underernæring har institusjonsbeboerne. Andre studier viser at forekomsten varierer mellom 10 % og 60 % hos pasienter i sykehus og sykehjem avhengig av hvilke grupper som er undersøkt, hvilke metoder som er brukt og hvilke grenseverdier som er satt for å stille diagnosen. 2 Produksjon av maten på Eikertun følger nasjonale anbefalinger for kosthold i helseinstitusjoner 3. Kjøkkenet bruker kok server, hvilket betyr at maten blir laget samme dag som den blir servert. Dette i motsetning til «kok-kjøl» som innebærer at maten har lengre holdbarhet og må varmes opp. Ernæringssituasjonen ved Eikertun Helsehus Eikertun Helsehus har stor oppmerksomhet på ernæring. Det er nødvendig fordi beboerne som kommer til Eikertun er stadig skrøpeligere. Sykdom og generell svekkelse gir ofte dårlig ernæringsmessig status og dårlig appetitt. Å spise mindre og vise mindre interesse for mat og drikke er også en naturlig del av livets siste fase. Eikertun Helsehus har et godt kjøkken som legger til rette med næringstett kost (små porsjoner med høy ernæringsverdi) og ønskekost for å inspirere appetitten. Lukten av god mat kan man kjenne i middagstiden 1 Ernæringsstatus blant pasienter i sykehjem og i hjemmesykepleien kartlagt ved hjelp av Ernæringsjournalen. Bjørg Th. Landmark mfl. Klinisk Sygepleje, nr IS-1580 Nasjonale faglige retningslinjer for forebygging og behandling av underernæring 3 Kosthåndboken, veileder i ernæringsarbeid i helse- og omsorgstjenesten (Helsedirektoratet 2016) 1

28 ved Eikertun. Likevel er det også på Eikertun Helsehus utfordringer som gjør det vanskeligere å forebygge og behandle underernæring på best mulig måte: Nattfaste (tiden mellom kvelds/senkvelds og frokost) blir ofte for lang Tre hovedmåltider i løpet av dagen er ikke alltid tilstrekkelig Ansattes kompetanse om ernæring må kontinuerlig holdes vedlike og økes Det er uheldig for døgnrytmen til beboerne at middagen serveres tidlig på dagen. Kveldsmaten blir dermed også tilsvarende tidlig og mange beboere har en tendens til å gå og legge seg etter at kveldsmaten er spist, kanskje allerede i tiden. Det er ofte ikke så mye som skjer i avdelingene etter kveldsmat. Alle får tilbud om senkvelds (og tidlig frokost) men dette blir i varierende grad benyttet. På Eikertun er følgende tiltak planlagt iverksatt for forbedring: Tidspunktet for middagen flyttes til kl Innføre fire hovedmåltider; frokost lunsj- middag- kveldsmat Tilbud om senkvelds og tidlig frokost (i tillegg til de fire hovedmåltidene) Innføre obligatorisk e-læringsprogram i ernæring for alle ansatte Rådmannen mener det er riktig og viktig å innføre fire hovedmåltider for å sikre god ernæring for beboerne. Å forskyve middagen på Eikertun Helsehus til kl vil bidra til bedre døgnrytme mer i tråd med hvordan de eldre av i dag har vært vant til i livet sitt. Mange sykehjem gjør denne endringen nå. Nasjonale helsemyndigheter og Regjeringen anbefaler det. Kontinuerlig forbedringsarbeid ved hjelp av eget ernæringsutvalg Ernæringsutvalget for sykehjem og tjenester til hjemmeboende i Øvre Eiker, ble etablert våren 2014 og består av fagfolk i tjenestene, blant annet kjøkkensjef og sykehjemslege. Ernæringsutvalget følger Helsedirektoratets nasjonale faglige retningslinjer for forebygging og behandling av underernæring. Utvalget har utviklet prosedyrer for kvalitetssikring av ernæringsarbeidet, og bidratt til at ansatte i sykehjem og hjemmetjeneste har god kunnskap om ernæring, og ernæringens betydning for helse og livskvalitet. Medlemmer i utvalget gir ansatte opplæring, det er innført veiing av pasienter en gang pr måned, det utarbeides individuelle ernæringsplaner ved behov. Det er etablert ernæringskontakt i alle avdelinger. Ernæringsutvalget arbeider på følgende områder for både institusjonsbeboere og brukere av hjemmesykepleien: Vurdering av ernæringsstatus Vurdering av ernæringsbehov Vurdering av næringsinntaket i forhold til den eldre sitt ernæringsbehov Lage ernæringsplan og sette i gang tiltak Oppfølging og evaluering God ernæringspraksis er avhengig av gode rutiner i alle ledd. Tett samarbeid mellom ernæringsutvalg, avdelingene i omsorgstjenesten og kjøkkenets kunnskap om ernæring og god mat, gir grunnlag for å sette inn riktige tiltak. Ernæringsutvalget anbefaler at tidspunktet for middag på Eikertun Helsehus forskyves og at det innføres 4 hovedmåltider ved sykehjemmet. Ernæringssituasjon for hjemmeboende eldre med helse- og omsorgstjenester Kommunen ved sykehjemslege Mari Fiske, mottok i 2016 stimuleringsmidler fra Utviklingssenteret for hjemmetjenester i Buskerud til et ernæringsprosjekt blant hjemmeboende. Prosjektet kalles Mat som medisin og har også fått innovasjonsmidler fra fylkesmannen. Mat som medisin dreier seg blant annet om å prøve ut en metode for tverrfaglig samarbeid og samhandling mellom hjemmetjenesten, fastlege og sykehjemslege i arbeidet med forebygging og behandling av underernæring hos brukere av hjemmesykepleien. Kartlegging og oversikt over ernæringsstatus blant en del brukere av hjemmesykepleie i Øvre Eiker er del av prosjektet. Resultater fra prosjektet foreligger ikke foreløpig Tiltak for å motvirke under-/ feilernæring er viktig for å bidra til at eldre kan bo hjemme lengst mulig i tråd med kommunens strategi. Hjemmetjenesten i Øvre Eiker kommune bistår derfor mange med ulike tiltak innen ernæring som forebyggende tiltak. I dag går mye tid og ressurser bort til transport av varmmat fra kjøkkenet på Eikertun. Helse- og omsorgsseksjonen sluttet for et par år siden å fatte formelt vedtak om denne type bistand, men gjennomfører tiltak ut fra faglige vurderinger av behov knyttet til ernæring. Noen har et formelt vedtak om utkjøring av varmmat fra tidligere, kalt servicetjeneste (men ikke hjemlet i helse- og 2

29 omsorgstjenesteloven). Uavhengig av vedtak egenandel for maten. Egenandelen dekker ikke kommunens samlede kostnader. Varmmat blir i dag kjørt ut mellom kl og Det kjøres ut ca. 160 porsjoner per uke til hjemmeboende som ikke bor i omsorgsbolig. Utkjøringen gjennomføres av personell i hjemmetjenesten. Der det er mulig blir middagen tatt med i forbindelse med annet oppdrag. Det er likevel mange kjøreturer med varmmat der dette er eneste oppdrag. Kostnader ved utkjøring er dermed betydelige. Administrasjonen anslår at opp mot ett årsverk benyttes i tjenesten til kun kjøring av varmmat. Frivillige gjør i tillegg en stor innsats med utkjøring av varmmat. Kafeteriaene ved Eikertun og Grevlingstien ( Trygdepensjonatet ) er godt besøkt i middagstiden og serverer mange hjemmeboende, både fra de nærliggende omsorgsboligene (Grevlingstien 3 og 5, og Sundmoen/Chr IVs vei) og andre som har gjort det til en god vane å komme til kafeene for et varmt og næringsrikt måltid i fellesskap med andre. Forslag til endringer Rådmannen mener det er meget viktig å forskyve tidspunkt for middag til kl på Eikertun Helsehus, for å sikre ernæring for de svakeste brukerne av helse- og omsorgstjenestene. Dette innebærer at varmmaten vil bli laget senere på dagen, og må eventuelt kjøres ut ved hjelp av aftenvakten til hjemmeboende. Dagens bemanning kan ikke ivareta utkjøring av varmmat på aftenvakten uten flere tilsatte. Det betyr at flytting av tidspunkt for middag på Eikertun innebærer økte kostnader til utkjøring, dersom tilbudet skal opprettholdes. Rådmannen mener at med dagens økonomi og perspektivene fremover er det nødvendig å slutte med utkjøring av varmmat til de fleste hjemmeboende. Kommunens strategi for omstilling til en mer bærekraftig omsorgstjeneste innebærer økt vekt på hverdagsmestring. Den enkelte skal få hjelp til å mestre mat og måltider etter behov, men ansvaret må være hos den enkelte selv, i samarbeid med sine nærmeste. Grevlingstien 1 er tjeneste med heldøgns omsorg og beboerne har samme tilbud som på Eikertun. Helse- og omsorgstjenesten vil derfor fremdeles kjøre ut mat til Grevlingstien 1. Tilsvarende til barne- og avlastningsboligen på Loesmoen. Mat til Grevlingstien kjøres i én vending ved personalet i driftsstaben ved Eikertun. Det er dermed enkelt å opprettholde utkjøring av varmmat også i omsorgsboligene i Grevlingstein 3 og 5. Sundmoen omsorgsboliger i Hokksund kan gå over gårdsplassen og hente middagen selv. Tilbudet om varmmat kan dermed opprettholdes også der. Det er vedtatt opprettet Trivselssenter for eldre ved Eikertun. Et viktig mål for Trivselssenter er å bidra til bedre ernæring for hjemmeboende. Det vil styrke hverdagsmestring for mange eldre hjemmeboende å komme til Trivselssenteret og en av kafeteriaene og spise varmmat sammen med andre i stedet for å spise alene. Rådmannen mener det er en viktig strategi å satse på å utvikle det gruppebaserte tilbudet ved Trivselssenteret / kafeteriaene. Den som ikke har mulighet til å komme til en av kafeene i Trivselssenteret, eller som ikke selv, eller ved hjelp av pårørende, nettverk eller frivillige kan bestille og/eller tilberede mat, kan etter faglig vurdering få hjelp av hjemmetjenesten. I dag kan man bestille kolonialvarer levert på døren fra godtlevert.no, kolonial.no, adamsmatkasse.no mfl.. Man kan kjøpe ferdige middagsporsjoner på butikken fra Toro eller Fjordland. Drammen Kjøkken selger middag med høy næringsverdi. Maten er frossen og utkjøring kan bestilles inntil tre ganger i måneden, se Rådmannen vil vurdere mulighetene av å inngå et samarbeid med en eller flere matleverandører. En forutsetning for å få hjelp av hjemmetjenesten til oppvarming av middag er at man anskaffer en mikrobølgeovn. Ved å slutte med utkjøring av varmmat, vil hjemmetjenesten få større fleksibilitet og tid til andre oppgaver. Betydelig økte kostnadene som følger av å kjøre ut på aftenvakt vil bortfalle og det blir redusert omfang av fakturering. Kjøkkenet på Eikertun vil miste inntekter fra ca. 160 porsjoner per uke, i og med porsjonene ikke lenger blir produsert. Bemanningen må tilpasses produksjonen og noe av inntektstapet kan tas inn. Hjemmeboende som er underernært eller i risikosonen skal fortsatt kunne få hjelp. Hjemmetjenesten skal bistå med tiltak. 3

30 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Nasjonal faglig retningslinje for forebygging og behandling av underernæring, ( Ernæringsstatus blant pasienter i sykehjem og i hjemmesykepleien kartlagt ved hjelp av Ernæringsjournalen. Bjørg Th. Landmark mfl. i Klinisk Sygepleje, nr Kosthåndboken, veileder i ernæringsarbeid i helse- og omsorgstjenesten (Helsedirektoratet 2016) Rådmannens anbefaling Riktig ernæring for beboerne på Eikertun Helsehus er meget viktig, middagen bør være i tråd med vanlig døgnrytme og flyttes til ettermiddagstid. Utkjøring av varmmat til hjemmeboende er ikke en lovpålagt tjeneste og skal som hovedregel avsluttes. Det forutsettes at helse- og omsorgstjenesten følger med på ernæringsstatus og setter inn nødvendige tiltak i tråd med Helsedirektoratets anbefalinger og god praksis. De ansattes kompetanse må sikres. Begrunnelse Middag på ettermiddagstid er i tråd med normal døgnrytme og et ledd i å styrke livsglede og kvalitet ved botilbudet på Eikertun Helsehus. Utkjøring av varmmat til hjemmeboende er en kostbar tjeneste som ikke er lovpålagt. Ernæring kan sikres gjennom godt faglig arbeid i helse- og omsorgstjenesten i samarbeid med den enkelte, dennes nettverk og fastlegen. 4

31 ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Trude Andresen Saksmappe: 2017/ /2017 Arkiv: Konkurranseutsetting i tre av kommunens tjenesteområder. Saksordfører: Kjell Erland Grønbeck Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 12/17 Partsammensatt-utvalg /17 Formannskapet /17 Rådet for funksjonshemmede Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger Rådmannen viser til vedtak i Kommunestyret 14. desember 2016 (PS 162/2016): 1) Rådmannen bes igangsette arbeidet med å utrede konkurranseutsetting av hele eller deler av bofellesskapene innenfor tjenester til funksjonshemmede. Konkurransen skal være utlyst innen Kommunen vil kunne inngi egenanbud. Konkurranseutsettingen skal på forhånd utredes, og en konkurranseutsetting betinger at dette er billigere enn egen drift. Rådmannen bes komme tilbake med en sak til kommunestyret ila første kvartal med en gjennomføringsplan. 2) IKT konkurranseutsettes, og konkurransen skal være utlyst innen Kommunen vil kunne inngi egenanbud. Konkurranseutsettingen skal på forhånd utredes, og en konkurranseutsetting betinger at dette er billigere enn egen drift. 3) Kommunalt renhold konkurranseutsettes, og konkurransen skal være utlyst innen Kommunen vil kunne inngi egenanbud. Konkurranseutsettingen skal på forhånd utredes, og en konkurranseutsetting betinger at dette er billigere enn egen drift. Rådmannen iverksatte en konkurranse om utredningsoppdraget, og BDO ble valg og har gjennomført oppdraget. BDO leverte sin endelige rapport til rådmannen 19. mai, og har rapportert i formannskapets møter og om framdrift og innretting på utredningen. Formålet med konkurranseutsetting var at Øvre Eiker skal kunne levere de samme tjenestene til en lik kvalitet og til lavere kostnad som i dag. Basert på tjenestebeskrivelser, markedsanalyser og økonomiske analyser av de tre utvalgte tjenesteområdene viser BDO sin utredning at det er lite sannsynlig at Øvre Eiker kommune vil kunne redusere kostnadene ved å bruke konkurranseutsetting som virkemiddel. BDO sin rapport er vedlagt i sin helhet, og denne saken er ikke en oppsummering av rapporten. BDO peker på tre årsaker til sin konklusjon: For det første at renholdstjenestene og tjenester til personer med nedsatt funksjonsevne i bofellesskapene drives relativt kostnadseffektivt. Kommunen produserer renholdstjenester på 1

32 tilsvarende kostnadsnivå som markedet antas å kunne tilby. For bofellesskapene er kostnad per vedtakstime og kostnad per bruker betydelig lavere enn for utvalgte sammenligningskommuner. For det andre har kommunen vesentlige kompetanse- og kvalitetsfortrinn innen tjenester til personer med nedsatt funksjonsevne gjennom relasjonene til brukere og pårørende. En slik relasjonær kompetanse og kvalitet kan ikke beskrives i en anbudsprosess og vil ikke kunne oppnås på annen måte enn gjennom kontakt med brukerne over lengre tid. For det tredje mangler IKT-tjenesten oversikt over leveranser og aktivitet, noe som gjør sammenligning mot andre kommuner og mot markedet, vanskelig. Eksempelvis vil overføringen av funksjonen være utfordrende grunnet manglende dokumentasjon av løsninger og prosesser. Dette gjør at risikoen kommunen løper i en konkurranseutsetting anses som stor. For dette tjenesteområdet vil derfor ikke konkurranseutsetting, som blant annet innebærer å opprette en bestillerfunksjon, være et hensiktsmessig virkemiddel. BDO har innhentet informasjon fra flere kilder: samtaler med ansatte og ledere, regnskapstall, sammenligninger med andre kommuner og søk i det potensielle markedet. Rapporten konkluderer med at det finnes et marked for alle tre tjenesteområdene. Rapporten dveler også noe ved generelle betraktninger omkring konkurranseutsetting. Det pekes på at det er nødvendig å opprette en bestiller-funksjon med den nødvendige kompetansen. Dette må gjøres per tjenesteområde som konkurranseutsettes. En slik funksjon må i tillegg til å ha kompetanse ha tilstrekkelig kapasitet til å følge opp kontrakter med leverandøren(e) både på kvalitet og pris. BDO beskriver også implikasjoner for de ansatte, herunder om regelverket for virksomhetsoverdragelse vil være gjeldende. Kommunen vil ha forpliktelser overfor ansatte i en eventuell konkurranseutsetting, og må innhente juridisk bistand på området hvis dette blir aktuelt. Timefordeling/ressursbruk i prosjektet har vært som følger: o Styringsgruppa inkl. gjennomføring av konkurranse for å velge konsulent: 120 timer, ca kr o Prosjektmedarbeidere i seksjonene: 580 timer, ca kr o BDO ca kr Rådmannens vurdering Rådmannen er av den oppfatning at utredningen har vært svært nyttig. Alle tre tjenester som her er utredet, var på ulik måte allerede under vurdering, utvikling og endring, og utredningen har gitt et tydeligere bilde enn før, bekrefter noe som var kjent og peker på enkelte nye elementer. Tjenester til funksjonshemmede har ny leder og har gjennomgått til dels store endringer det siste året, ikke minst bofellesskapene. Nøsteelva/Skauholt, som er den billigste enheten, ble i 2016 underlagt felles ledelse og det er gjennomført flere tiltak for å redusere kostnadene, inkludert omrokkering av ressurser og å benytte fagkompetanse på tvers av avdelinger. Opprettelsen av nytt botilbud i Grevlingstien 5 i samdrift med Faasen gir ytterligere muligheter for rasjonell drift. Organisering av den samlede tjenesten er til vurdering og det sees på bedre utnyttelse av bemanning og kompetanse på tvers ved bruk av ambulant team og alternative arbeidstidsordninger. Fremtidig organisering sees i sammenheng med økte brukerbehov, med flere funksjonshemmede som trenger arbeid, aktivitet, bolig og praktisk bistand. Rådmannen mener det kan være interessant å vurdere brukervalg som en alternativ modell for konkurranseeksponering innen helse- og omsorgstjenestene. Brukervalg er en modell der private leverandører etter konkurranse får mulighet til å levere tjenester til hjemmeboende. En bruker med vedtak om kommunal hjemmetjeneste velger hvilken privat leverandør de ønsker hjelp av eller om 2

33 de ønsker kommunen. Undersøkelser viser at brukerne fremhever valgmuligheten som det viktigste gode ved denne modellen. Brukervalg kan gjennomføres på ulike måter og må evt. utredes. Renholdstjenesten er en del av kommunens avdeling for forvaltning, drift og vedlikehold, og denne tjenesten (Bygg og eiendom) har kommunestyret gjort eget vedtak knyttet til framtidig organisering av. Utredning av dette pågår parallelt med utredning om konkurranseutsetting og vil presenteres for kommunestyret høsten Renholdstjenesten er en av få tjenester der ufaglærte kan få mulighet for arbeid i kommunen. Det er flere flyktninger som jobber i tjenesten, og slik bidrar renholdstjenesten til å motvirke utenforskap i kommunen. BDO peker på at IKT- tjenesten har manglende systematikk knyttet til egne leveranser, at det mangler styringsdokumentasjon og at IKT-avdelingen i liten grad er involvert i digitaliseringsprosjekter i seksjonene. Det siste er et felles ansvar og kan ikke kun lastes IKTavdelingen. BDO skriver at dersom kommunen velger å konkurranseutsette funksjonen vil det være vanskelig å skaffe pålitelig sammenligningsgrunnlag for å vurdere kost/nytte på grunn av manglende kjennskap til dagens tjenesteinnhold og kvalitet. Digitalisering vil i løpet av få år bli en integrert del av de fleste tjenestene kommunen leverer, og det er behov for et strategisk grep på området. IKT var høsten 2016 i startfasen med å utvikle en digitaliseringsstrategi, og planen var å vurdere om kommunen bør inngå samarbeid med andre kommuner på dette området, etter at digitaliseringsstrategien var klar og analysene knyttet til strategien ferdige. Dette arbeidet ble satt på vent i påvente av utredning fra BDO. Utredningen til BDO har vist at dette arbeidet ikke har hatt tilstrekkelig oppmerksomhet hos rådmannen, og at det strategiske arbeidet må få mer oppmerksomhet, uansett om tjenesten konkurranseutsettes eller ikke. BDO viser til en modenhetsmodell for IKT-organisasjoner, og vurderer Øvre Eikers IKT-tjeneste til å være på nivå 2 av 5. Det er i tråd med rådmannens vurdering av modenheten. Årsaksbildet er sammensatt: o Manglende prioritering knyttet til å bygge opp en IKT-avdeling med kompetanse for utvikling og digitalisering med den kostnaden det vil innebære o Driftsfokus opptar tiden, på bekostning av systematikk og utvikling o Til dels lav IKT-modenhet i deler av kommuneorganisasjonen krever driftsfokus og stor bruk av helpdeskfunskjon o Stort utskifting av tjenesteledere på IKT og arbeidsmiljøutfordringer har gitt manglende langsiktighet i å utvikle avdelingen IKT er viktig både for hele organisasjonen og for tjenestetilbudet til innbyggerne. IKT-kompetanse må bygges opp i hele kommuneorganisasjonen parallelt med styrking av IKT funksjon. Dessuten kommer IT-sikkerhet til å bli stadig mer viktig i vårt samfunn og IKT må rustes opp til å møte disse utfordringene. Dagens situasjon er svært sårbar og innebærer en for stor sikkerhetsrisiko. Rådmannen opplever rapporten fra BDO som troverdig i sine beskrivelser av de tre tjenestene. Vedlegg 1 BDO - Endelig rapport Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Rådmannens anbefaling 1) BDOs rapport sannsynliggjør ikke økonomisk gevinst ved konkurranseutsetting av de aktuelle tjenestene. 2) Tjenestene renhold, bofellesskap for personer med nedsatt funksjonsevne og IKT konkurranseutsettes ikke nå. 3

34 3) Det er nødvendig med videre utvikling av IKT-området. Et strategisk arbeid bør iverksettes og kommunestyret ber rådmannen snarest legge fram en strategi for digitalisering, en risikoanalyse av sårbarhet knyttet til kompetanse og bemanning og en vurdering av om Øvre Eiker bør inngå samarbeid med andre kommuner på området. 4) Det bør vurderes å innføre brukervalg i hjemmetjenesten og rådmannen bes komme tilbake til kommunestyret med en egen sak om dette. Begrunnelse Kommunen har behov for å vurdere alle muligheter for innsparing i tjenesten grunnet en stram økonomi og store behov i årene som kommer. Konkurranseutsetting vurderes som ett mulig grep, utredningen sannsynliggjør imidlertid ikke konkurranseutsetting som lønnsomt. 4

35 Øvre Eiker kommune Konkurranseutsetting av kommunale tjenester Oslo, 19.mai 2017 Rapporten er utarbeidet for oppdragsgiver, og dekker kun de formål som med denne er avtalt. All annen bruk og distribusjon skjer for oppdragsgivers regning og risiko. BDO vil ikke kunne gjøres ansvarlig overfor en tredjepart.

36 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Innholdsfortegnelses 1. Innledning Sammendrag Mandat og avgrensning Mandat Avgrensninger Metode Beskrivelse av tjenestene Økonomiske analyser Markedsanalyser Generelle betraktninger vedrørende organisatoriske og økonomiske konsekvenser Bestiller-funksjonen Implikasjoner for ansatte Det finnes alternative modeller til konkurranseutsetting Bofelleskapene Tjenester til personer med nedsatt funksjonsevne er komplekse Tjenesten består av tre bofellesskap (samt en ambulant enhet og en barnebolig der det bor flere voksne) Tjenesten har først og fremst grensesnitt mot hjemmetjenestene i kommunen Tjenesten har et begrenset samarbeid med Nedre Eiker kommune Tjenester til personer med nedsatt funksjonsevne er hjemlet i ulike lover og forskrifter Øvre Eiker kommune har et høyt, og økende, behov for tjenester Det finnes et marked for bofellesskap De økonomiske analysene viser at tjenesten drives kostnadseffektivt Kompetansebehovet i tjenesten styres av brukernes vedtak Oppsummering Renhold Renhold er organisert i fem roder med et eget ressursteam Kommunen har ikke samarbeid med andre, og kjøper ikke tjenester eksternt Det finnes et marked for renholdstjenester Den økonomiske analysen viser at tjenesten drives kostnadseffektivt Det er ikke konkrete kvalitetskrav som påvirker kompetansebehovet Oppsummering IKT Tjenesten består av 7 ansatte og er underlagt Seksjon fellestjenester og service En sårbar tjeneste som er avhengig av nøkkelpersoner Kommunen kjøper svært mange IT-tjenester i markedet Tjenesten mangler dokumentasjon og oversikter som tydeliggjør dagens og det fremtidige behovet for tjenester Det finnes et marked Økonomisk analyse Beskrivelse av kvalitet Oppsummering Vedlegg Side 2 av 49

37 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting 1. Innledning Oppdraget er utført av BDO sin rådgivingsavdeling og innebærer en utredning av konkurranseutsetting for tre ulike tjenesteområder. Vårt arbeid er således å anse som et rådgivningsoppdrag der vi basert på det arbeidet som er gjort oppsummerer, utdyper og begrunner våre analyser og konklusjoner til oppdragsgiver som er Øvre Eiker kommune. Vårt arbeid og våre vurderinger bygger på de samtaler vi har hatt med representanter for Øvre Eiker kommune og materialet som er stilt til vår disposisjon, og våre analyser er begrenset til denne informasjonen. Vi har forsøkt å verifisere deler av informasjonen vi har mottatt, men dette er på ingen måte å anse som en ordinær revisjon eller en begrenset revisjon. Vårt arbeid er gjennomført innenfor en begrenset tidsramme og tidsperiode, og omfanget og fullstendigheten av analysene som er foretatt må ses i lys av dette. Vi kan ikke gå god for at alle relevante forhold er avdekket eller analysert. Oslo, BDO AS Partner Morten Thuve Prosjektleder Øistein Harsem Prosjektmedarbeidere Espen Løge Goksøyr Lena Stornæs Side 3 av 49

38 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting 2. Sammendrag Kommunestyret i Øvre Eiker vedtok 14. desember 2016 at rådmannen skulle igangsette utredning av konkurranseutsetting av et eller flere bofellesskap innen tjenester for funksjonshemmede, IKTfunksjonen i kommunen, samt kommunens renholdsvirksomhet. BDO fikk i oppdrag å utrede denne eventuelle konkurranseutsettingen. Formålet med konkurranseutsetting, som beskrevet i konkurransegrunnlaget, var at Øvre Eiker kommune skal kunne levere de samme tjenestene til en lik kvalitet og til lavere kostnad enn i dag. Basert på tjenestebeskrivelser, markedsanalyser og økonomiske analyser av de tre utvalgte tjenesteområdene viser denne utredningen at det er lite sannsynlig at Øvre Eiker kommune vil kunne redusere kostnadene ved å bruke konkurranseutsetting som virkemiddel. Dette skyldes i all hovedsak tre forhold. For det første drives renholdstjenestene og tjenester som leveres til personer med nedsatt funksjonsevne i tre bofellesskap relativt kostnadseffektivt. Kommunen produserer renholdstjenester på tilsvarende kostnadsnivå som markedet antas å kunne tilby. For bofellesskapene er kostnad per vedtakstime og kostnad per bruker betydelige lavere enn for utvalgte sammenligningskommuner. For det andre mener vi at kommunen har et vesentlig kompetanse- og kvalitetsfortrinn innen tjenester til personer med nedsatt funksjonsevne gjennom relasjonene til brukere og pårørende. En slik relasjonær kompetanse og kvalitet kan ikke beskrives i en anbudsprosess og vil ikke kunne oppnås på annen måte enn gjennom kontakt med brukerne over lengre tid. For det tredje mangler IKT-tjenesten oversikt over leveranser og aktivitet som vanskeliggjør benchmarking mot andre kommuner og mot markedet. Eksempelvis vil overføringen av funksjonen være utfordrende grunnet manglende dokumentasjon av løsninger og prosesser. Dette gjør at risikoen kommunen løper i en konkurranseutsetting anses som stor. For dette tjenesteområdet vil derfor ikke konkurranseutsetting, som blant annet inkluderer etablering av en bestillerfunksjon, være et hensiktsmessig virkemiddel. Mange kommuner har et stort behov for å utvikle seg fremover, ikke minst med tanke på bruk av teknologiske løsninger i den fremtidige tjenesteproduksjonen. Utvikling av en strategi for digitalisering, som er tett integrert med et arbeid med å effektivisere arbeidsprosesser og tjenestene, vil være ett tiltak for å sikre at kommunen oppnår en riktig prioritering av tiltak som igangsettes. I forbindelse med dette arbeidet vil det være naturlig å vurdere organiseringen av IKTområdet i kommunen, både på strategisk og operativt (drifts-) nivå. En fremtidsrettet organisering av IKT-området, der kommunens fremtidige tjenesteutvikling og utvikling av arbeidsprosesser står i sentrum, vil kreve utvikling av en mer strategisk IKT-funksjon og vil kreve en annerledes IKTkompetanse og organisering enn i dag. Vi vil derfor anbefale at kommunen, basert på den fremtidige digitaliserings-strategien og kompetansebehovet som defineres basert på denne strategien, vurderer hvordan IKT-organiseringen bør være for fremtiden, herunder hvilke oppgaver kommunen skal utføre selv og om det er oppgaver som bør settes ut til andre. Side 4 av 49

39 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting 3. Mandat og avgrensning Øvre Eiker kommunestyre vedtok 14. desember 2016 at rådmannen skulle igangsette utredning av konkurranseutsetting av bofellesskapene innenfor tjenester for funksjonshemmede, IKT og kommunalt renhold. Utredningen skal være overlevert kommunen 19.mai I konkurransegrunnlaget er det poengtert at målet med en eventuell konkurranseutsetting av utvalgte kommunale tjenester er å hente ut økonomiske besparelser Mandat Prosjektet skal utrede mulig konkurranseutsetting av tre ulike områder av kommunens tjenestetilbud. Utredningen skal danne grunnlag for en beslutning om eventuell konkurranseutsetting av konkrete virksomheter. Følgende tjenesteområder blir analysert: Bofellesskapene innenfor tjenester for funksjonshemmede Renhold IKT Analysen av de ulike tjenesteområdene er tredelt. For det første tar analysen for seg tjenestenivået og kostnadsnivået til de ulike tjenesteområdene. For det andre vil analysen inkludere en vurdering av muligheten for konkurranseutsetting av de aktuelle områdene, herunder en analyse av faktorer som er nødvendige for at konkurranseutsetting skal være gjennomførbart. For det tredje vil analysen ta for seg de organisatoriske og økonomiske konsekvensene av en eventuell endring av driftsformen Avgrensninger Prosjektet skal ikke vurdere den enkelte ansattes kompetanse, produktivitet eller effektivitet. For de enkelte tjenesteområdene er det gjort ytterliggere avgrensninger. Beboerne i bofellesskapene mottar ulike tjenester fra kommunen. I utredningen er det tjenestene som leveres i bofellesskapene som sådan som er vurdert. Dette betyr at barnebolig og avlastningsbolig er avgrenset fra utredningen. Flere av beboerne har dagtilbud ved Eiker aktivitetssenter. Innenfor renholdstjenesten har det fremkommet at vaktmesterne utfører noe renholdsoppgaver. Dette er holdt utenfor analysen. Side 5 av 49

40 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting 4. Metode Ettersom prosjektets mandat er å utrede ulike tjenesteområder i Øvre Eiker kommune vedrørende en mulig konkurranseutsetting har vi valgt et kvalitativt studiedesign. Dette innebærer at de utvalgte tjenesteområdene i all hovedsak blir analysert som separate case-studier. Denne metodiske innfallsvinkelen gjør at vi kan beskrive og analysere komplekse fenomener som vanskelig lar seg generalisere. Vi har kombinert litteraturstudier, dokumentanalyser, intervjuer/samtaler samt økonomiske analyser som vi beskriver i mer detalj i neste avsnitt Beskrivelse av tjenestene Beskrivelse av tjenestene er avgjørende for å forstå hva som gis av tjenester til befolkningen, samt å forstå samhandling og grensene mellom tjenesteområdene. Beskrivelsen tar utgangspunkt i organisering, oppgaver, lovhjemmel og samarbeid med interne og eksterne aktører og er basert på detaljert informasjon og beskrivelser for de ulike tjenesteområdene i kommunen. Struktureringen av den ovennevnte informasjonen er utarbeidet av BDO Økonomiske analyser Som utgangspunkt for analysene av tjenesteområdene har vi valgt å foreta grundige regnskaps- og aktivitetsbaserte analyser ved hjelp av uttrekk fra kommunens fagsystemer, som for eksempel timeoversikter, bemanningsoversikter, oversikt over vedtaksmengden. Slike aktivitetsbaserte analyser gjøres etter den såkalte Activity Based Costing metodikken (ABC-analyse), der det søkes å finne hvilke enhetskostnader kommunen har knyttet til de ulike tjenestene, samt hvilket aktivitetsnivå kommunen har. Enhetskostnaden kombinert med aktivitetsnivået danner kommunens kostnadsbilde. Analysen tar i bruk slike analyseteknikker der det er mulig, og det er derfor samlet inn et stort antall aktivitetsdata i kommunen ved hjelp av blant annet ulike systemrapporter. Kommunens ledere og ansatte har stilt velvillig opp for dette arbeidet, og bidratt vesentlig til rapportens analysekvalitet. Det må imidlertid bemerkes at analysene aldri kan bli bedre enn grunnlagsdataene som analysene bygger på. Kommunen har oversendt regnskapstall for de tre tjenesteområdene som er omfattet av prosjektet. Disse tallene danner grunnlaget for ABC-analysene. Regnskapstallene danner grunnlaget for direkte kostnader. Videre har kommunen laget en sammenstilling over indirekte kostnader for de tre tjenesteområdene. Indirekte kostnader omfatter andel av kostnader fra lederstillinger, økonomi, personal, IKT, lønn og regnskap. Allokeringen av direkte og indirekte kostnader er redegjort særskilt for under det enkelte tjenesteområde. Det er viktig å påpeke at den primære kostnadsdriveren for enhetskostnader innenfor alle tre tjenesteområdene er lønns- og pensjonskostnader. Lønnskostnader i kommunal sektor er videre drevet av utdanningsnivå og ansiennitet. Videre er kommunale pensjonskostnader i gjennomsnitt mer kostnadskrevende enn for private selskaper. Dette er ofte en forklaring på at tjenestespesifikke enhetspriser i enkelte kommuner er høyere enn for private tilbydere av de samme tjenestene Markedsanalyser Ved en eventuell konkurranseutsetting bør Øvre Eiker kommune unngå å komme i en situasjon der det i realiteten opprettes et privat monopol. Flere av de forventete gevinstene ved konkurranseutsetting fordrer at det faktisk finner sted en reell konkurranse. En privat aktør som over tid ser at den ikke har reelle konkurrenter vil mangle insentiver til å la eventuelle effektiviseringsgevinster komme Øvre Eiker kommune til gode. Private aktører i en Side 6 av 49

41 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting monopolsituasjon vil kunne forventes å innrette seg slik at aktøren kan realisere en monopolprofitt. For å unngå dette bestemte styringsgruppen at et kriterium for å vurdere hvorvidt man vil konkurranseutsette et område, er en kartlegging av hvilke private aktører som finnes innenfor dette markedet. En vurdering av hvorvidt et marked er robust avhenger av flere faktorer. For det første vil antall aktører være avgjørende for å vurdere om noen av de tradisjonelle markedsmekanismene fungerer. Om markedet har en begrenset antall aktører vil man fort komme i en posisjon hvor man får private monopoltilstander i markedet. For det andre så er den relative markedssituasjonen til de ulike aktørene viktig å vurdere. Om det er slik at en aktør besitter en veldig stor markedsandel og har dermed mulighet til å påvirke prisnivået alene bør man vurdere hvorvidt tjenesten er egnet til konkurranseutsetting. For det tredje så er robustheten til aktørene i et marked viktig. Er det slik at markedet består av relativt sett nye aktører med liten erfaring innenfor området (umodent marked) så er en mulig markedssvikt mer sannsynlig. Mer spesifikt har vi lagt følgende grunnlag for å vurdere markedet innenfor de ulike tjenesteområdene: Markedsanalysen har bestått av, gjennom internett søk, (i) å lage en oversikt over lokale private aktører innenfor de tre aktuelle områdene, (ii) å avdekke hvorvidt det finnes et fungerende marked for disse tjenestene, som et grunnlag for å utrede konkurranseutsetting og (iii) beskrive robustheten i markedet. Vi har i all hovedsak basert oss på dagens markedssituasjon og ikke hvorvidt markedet vil utvikle seg dersom etterspørsel øker som en konsekvens av at Øvre Eiker kommune velger å konkurranseutsette enkelte områder. Analysen er basert på informasjon funnet på internett og Proff.no. Vi har gjort noen avgrensninger i søket basert på følgende kriterier: Geografi Dette er spesifisert per tjenesteområde. Egenskaper For å vurdere konkurranseutsetting har vi valgt følgende kriterier: Aksjeselskap med minimum to års drift. Enkeltmannsforetak er således ikke med i analysen Minimum fem ansatte Må dekke alle tjenestene innenfor sitt felt Marked Det bør være minst tre leverandører innenfor hvert område for at det skal kunne kalles et fungerende marked. Krav til antall leverandører må likevel sees i sammenheng med i hvilken grad de oppfyller kravene til egenskaper i punktet over. Side 7 av 49

42 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting 5. Generelle betraktninger vedrørende organisatoriske og økonomiske konsekvenser 5.1. Bestiller-funksjonen Ved en eventuell konkurranseutsetting er dette et av de viktigste områdene hvor kommunen må styrke sin kompetanse. I forkant av konkurransen er det avgjørende at kommunen etablerer en bestillerfunksjon med tilstrekkelig kapasitet og kompetanse. En slik prosess må være grundig fundamentert i hele organisasjonen eller den delen som skal konkurranseutsettes, og en vellykket konkurranseutsetting er betinget av en velfungerende bestillerfunksjon. Konkurranseutsetting av tjenester vil også medføre at ledelsen av tjenesteområdet vil måtte endre måten man styrer området på. Dagens modell er basert på en hierarkisk struktur der ledere har instruksjonsmyndighet ovenfor underordnede, og har mulighet til å gi løpende korreksjoner eller innspill på driften. Slik vil det ikke være etter en konkurranseutsetting. Da vil styringen skje gjennom den inngåtte kontrakten. Dette innebærer at kommunen må sikre kontrakter som er tilstrekkelig konkrete til å legge til rette for oppfølging og korreksjon av leverandøren. Dette er en form for styring som mange kommuner har liten erfaring fra å benytte, i alle fall innenfor helse og omsorgstjenestene. Nedenfor har vi beskrevet nærmere hvilke oppgaver og kompetanse som bestillerfunksjonen bør inneha. Det kan for praktiske formål være fornuftig å organisere bestillerfunksjonen samlet der det er hensiktsmessig, og gjerne også sammen med myndighetsrollen innenfor nærliggende tjenesteområder. For Øvre Eiker kommune er derimot ikke naturlig å organisere en felles bestiller av IKT-tjenester, renholdstjenester og tjenester til personer med nedsatt funksjonsevne. For tjenester til personer med nedsatt funksjonsevne er det naturlig å organisere en bestillerenhet sammen med tjenestetildelingskontoret. Små tjenesområder vil ofte medføre at transaksjonskostnadene vil bli store, sammenlignet med det forventede innsparingspotensialet ved å kjøpe tjenesten gjennom en konkurranse. Konkurranseutsetting av isolerte små tjenesteområder er derfor ofte lite formålstjenlig. Om man finner at transaksjonskostnadene ikke vil overstige de potensielle økonomiske gevinstene ved å konkurranseutsette må det uansett avsettes ressurser til kompetanseoppbygging av en slik funksjon gjennom for eksempel: Utarbeidelse av rollebeskrivelser og kvalitetssystem Utarbeidelse av rutiner for blant annet vedtak, endringsvedtak og produksjons- og avviksoppfølging Systemtilpasninger Eventuell rekruttering/skolering Referansebesøk hos veldrevne kommuner med relevant erfaring Videre bør en bestillerenhet i en konkurranseutsatt situasjon ha blant annet følgende hovedoppgaver: Vedtak / saksbehandling, vurderingsbesøk og dokumentasjon, samt endringer Oppfølging av leverandør Brukeroppfølging Kvalitetssystem Ledelse Internrevisjon Økonomi (budsjettdisponerende myndighet, økonomioppfølging, egenbetalinger) Side 8 av 49

43 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting I tillegg til å etablere en bestillerfunksjon må kommunen avgjøre om dagens ansatte i tjenestene, som skal konkurranseutsettes, skal få mulighet til å utarbeide et eget anbud på den utlyste konkurransen. Dette omtales som et internanbud. Om kommunen velger å la de ansatte levere internanbud, vil det være viktig for å sikre troverdigheten i konkurransen at det skapes et tydelig organisatorisk skille mellom de som bestiller og de som skal levere internanbud. For å sikre likeverdighet i konkurransen er det viktig at dette skille er tydelig, og det vil trolig medføre at enten bestiller eller enheten som skal levere internanbud må flyttes ut fra dagen organisatoriske linje under Helse- og omsorgsseksjonen. En mulighet kan være å flytte bestiller over til Seksjon service- og fellestjenester, eller at enheten(ene) som skal levere internanbud flyttes ut i en egen organisatorisk linje. I tillegg til et organisatorisk skille må det også sikres at eksterne og interne tilbydere har tilgang til den samme informasjonen. Dette medfører blant annet at interntilbyder ikke kan ha tilgang til dokumenter som er forbeholdt bestillerenheten. Dette krever at kommunen oppretter egne områder for lagring og innsyn i filer og at løsningen for å sikre dette blir beskrevet i forkant av oppstart av dette arbeidet. Det vil også kreve at enheten som skal levere internanbud får mulighet til å tilpasse egen organisering og oppgaveløsning, utarbeide beskrivelse av den kvalitet som de leverer i dag og ikke minst får tilført kompetanse til å utarbeide kostnadskalkyler som grunnlag for å prise tilbudet Implikasjoner for ansatte Vedrørende de ansatte er det en rekke forhold kommunen må ta stilling til før en eventuell konkurranseutsetting starter, og som vil være en del av drøftelsene med de ansatte og organisasjonene. Følgende viktige forhold bør drøftes: Medbestemmelsesrett og involvering Hvorvidt kommunens ansatte skal gis anledning til å organisere seg og gi et eget bud på tjenesten, såkalt internbud Klargjøring av begrepet og omfanget av virksomhetsoverdragelse iht. arbeidsmiljøloven. Håndteringen av disse forholdene kan være forskjellen mellom en vellykket konkurranseutsetting og en mislykket, for kommunen generelt, de ansatte og potensielt for den nye leverandøren Vedrørende virksomhetsoverdragelse Dersom kommunen velger å konkurranseutsette tjenester, og kommunen ikke vinner et evt. internbud, må det foretas en konkret vurdering om regelverket om virksomhetsoverdragelse vil være gjeldende. Vilkårene for at en overdragelse er en virksomhetsoverdragelse fremgår av arbeidsmiljølovens 16-1 første ledd: Dette kapittel kommer til anvendelse ved overdragelse av en virksomhet eller del av virksomhet til en annen arbeidsgiver. Med overdragelse menes overføring av en selvstendig enhet som beholder sin identitet etter overføringen. For at bestemmelsene skal få anvendelse, må følgende tre vilkår være oppfylt 1 : Det må skje en overdragelse, Overdragelsen må omfatte en selvstendig økonomisk enhet, og Denne enheten må beholde sin identitet etter overdragelsen. Hvorvidt disse tre vilkårene er oppfylt beror på en konkret vurdering i det enkelte tilfellet. 1 Mjaaland, Magne og Finnøy, Frode (2010): Virksomhetsoverdragelse - Konsekvenser for ansatte. Publisert i MAGMA 4/2010 Side 9 av 49

44 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Ved en virksomhetsoverdragelse overføres ansettelsesforholdet som foreligger på overdragelsestidspunktet, i den stand det foreligger, til erververen (overtakende virksomhet) samtidig med virksomhetsoverdragelsen. Dersom arbeidsforholdet er i oppsigelsestid, overføres det oppsagte arbeidsforholdet. Erverver er ansvarlig for å videreføre ansattes lønns- og arbeidsvilkår slik de forelå på tidspunktet for overdragelsen. Eksempelvis ved et høyere lønnsnivå enn det som gjelder i tilsvarende stilling hos erververen, har den ansatte krav på å opprettholde dette nivået. Tilsvarende gjelder ordninger som dekning av telefonutgifter mv. Dersom erverver ønsker å fjerne slike ordninger, avhenger det av aksept fra de ansatte det gjelder. Retten til å opprettholde etablerte goder er imidlertid ikke ubetinget. Vedr. pensjonsordning kan erverver innlemme ansatte i eksisterende ordning selv om den har et dårligere ytelsesnivå enn tilfellet var hos forrige arbeidsgiver. De ansatte vil i et slikt tilfelle få utstedt en fripolise på opptjent pensjon hos forrige arbeidsgiver. Dersom virksomheten er bundet av tariffavtale, vil erverver i utgangspunktet bli bundet av denne. Erverver kan imidlertid fri seg for forpliktelsen om erverver skriftlig underretter det aktuelle fagforbund innen tre uker etter overdragelsestidspunktet med beskjed om at erverver ikke ønsker å bli bundet av tariffavtalen. Kommunen har plikt til å informere om virksomhetsoverdragelsen og drøfte denne med de tillitsvalgte om dette skulle finne sted. Den enkelte ansatte har i henhold til arbeidsmiljøloven rett til å reservere seg mot å følge med til ny arbeidsgiver i forbindelse med en virksomhetsoverdragelse, og det skal gis skriftlig beskjed om dette. Den skriftlige beskjeden bør utarbeides på et språk den ansatte behersker. Reservasjon mot å følge med over til ny arbeidsgiver i forbindelse med en virksomhetsoverdragelse kan få konsekvenser for arbeidsforholdet. Om de ansatte reserverer seg mot å følge med til ny arbeidsgiver så vil kommunen ikke ha en forpliktelse til å opprettholde stilling om kommunen ikke kan tilby annet relevant arbeid. Dette vil kun være gjeldende ved en virksomhetsoverdragelse. Kommunens videre forpliktelser vil være betinget av hvorvidt en virksomhetsoverdragelse vil finne sted eller ikke Det finnes alternative modeller til konkurranseutsetting En kommune som velger å ta i bruk konkurranse som verktøy for å sikre at kommunen leverer tjenester til en utgift og med en kvalitet som samsvarer med det andre leverandører kan gjøre, har flere ulike modeller som kan benyttes. Under er det satt opp en oversikt som viser de viktigste driftsformene som en kommune kan benytte: Tradisjonell drift Fritt brukervalg Konkurranseutsetting Outsourcing Privatisering Produksjon Kommunalt ansatte Kommunalt ansatte eller private leverandører Kommunalt ansatte eller private leverandører Private leverandører Privat leverandør Finansiering Kommunen Kommunen Kommunen Kommunen Privat Myndighet Kommunen Kommunen Kommunen Kommunen Privat Side 10 av 49

45 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Tradisjonell drift er den vanligste måten å organisere kommunal tjenesteproduksjon, der kommunen har ansvaret for produksjon, finansiering og myndighetsutøvelsen knyttet til tjenesten. Fritt brukervalg er ordninger der brukerne av kommunale tjenester kan velge mellom flere tjenesteprodusenter. Dette kan være mellom flere kommunale tjenesteprodusenter eller mellom kommunale og private tjenesteprodusenter som kommunen har inngått avtale med. Konkurranseutsetting innebærer at kommunen beskriver en vare eller en tjeneste som den har ansvar for, og ber om et tilbud på utførelsen i markedet. Kommunen skal fortsatt finansiere, definere og kontrollere oppdraget. Det er bare ansvaret for å produsere og/eller levere tjenesten som overlates til den som vinner anbudet, som kan være den kommunale enheten som tidligere utførte oppgavene. Utskilling/outsourcing. Outsourcing er en form for konkurranseutsetting der definerte aktiviteter/oppgaver skilles ut av kommunen, og kjøpes i markedet. Ettersom kommunen fortsatt skal ha ansvaret for å bestille, finansiere eller betale for tjenesten, er konsekvensen den samme som ved konkurranseutsetting. Men det er i dette tilfellet ikke vanlig å gi kommunens ansatte mulighet til å levere anbud på tjenesten. Drift av IT-systemer og brøyting er to tjenester som mange kommuner har outsourcet. Privatisering brukes som betegnelse når kommunen overfører ansvaret for både produksjon, drift og finansiering av en tjeneste eller produkt, eller deler av disse til private selskaper eller enkeltpersoner. Dette gjelder kun for tjenester som ikke innebærer myndighetsutøvelse. 6. Bofelleskapene 6.1. Tjenester til personer med nedsatt funksjonsevne er komplekse Linda Nedberg Tjenesteleder Mona Modalen Avd. leder Avlastning og barnebolig Runi Nilsen Avd. Leder Eiker aktivitetssenter Marit N. Johansen Avd. Leder Frognes Linda Skistad Avd. Leder Faasen/ Grevlingsstien Reidun Andersen Avd. Leder Nøstelva /Skauholt /Chr.IV`s vei 27 Figur 1 Organisering av tjenester til personer med nedsatt funksjonsevne i Øvre Eiker kommune (Kilde: Øvre Eiker kommune) Side 11 av 49

46 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Tjenester til personer med nedsatt funksjonsevne i Øvre Eiker kommune er organisert på ulike geografiske områder i kommunen. Det er 5 avdelingsledere som har ansvar for oppfølging av følgende: Avlastningsbolig: 6 rom, hvor det er 17 personer på rullerende avlastning Barnebolig: 2 leiligheter og 4 rom, hvor det bor 2 barn og 4 voksne. Aktivitetssenter: 12,5 plasser (Aktivitetssenteret drives i dag i samarbeid med Nedre Eiker kommune, som også disponerer 12,5 plass. Samarbeidet med Nedre Eiker utfases innen som følge av at Nedre Eiker har sagt opp avtalen). Bemanning benyttes noe i samdrift med avlastningen for å løse individuelle utfordringer samt utnyttelse av ressurser på tvers. Frognes bofellesskap: 8 samlokaliserte boliger Faasen bofellesskap: 8 samlokaliserte boliger Grevlingsstien nr. 5 bofellesskap: Bofellesskapet er under etablering med inntil 10 samlokaliserte boliger. Det er per nå avklart at 5 brukere skal flytte inn til sommeren. Det overføres 2,4 årsverk mellom ansvarsområdene før oppstart av drift. Grevlingstien nr. 5 bofellesskap er underlagt leder av Faasen bofelleskap. Nøsteelva består av 2 samlokaliserte boliger, Nøsteelva borettslag og Skauholt bofellesskap 2. Det består i tillegg av 2 boenheter med 1 bruker i hver enhet med heldøgns omsorg. Disse er ikke samlokalisert med hverandre, eller med noen av boligene. Nøsteelva består også av ambulant enhet. Denne enheten gir bistand, utfra vedtak, til beboere som bor utenfor de 4 enhetene. Tjenesten utarbeider vedtak etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9 (heretter kalt kapittel 9-vedtak), og pasient- og brukerrettighetsloven kapittel 4A (heretter kalt kapittel 4a-vedtak) som igjen overprøves av fylkesmannen. Tjenesten har per 2017 seks aktive kapittel 9-vedtak og ett kapittel 4A-vedtak Det finnes eksempler på oppgaver som kommer i tillegg til ordinære oppgaver Det utføres flere oppgaver/tjenester som kommer i tillegg til utførelsen av vedtakstimer og tilsyn og som er tidvis omfattende. Dette gjøres for å øke kvaliteten i tjenesten. Under har virksomheten listet opp noen eksempler på slike oppgaver: Rydding, raking, snømåking, strøing av utearealer. Samt rydding og kosting i parkeringskjeller, holde boder for brukere i orden, og hagemøbler. Sørge for at reparasjoner av eksempelvis hvitevarer, tv o.l. blir fulgt opp og bestilt. Oppfølging av biler som brukere eier, med rydding, rengjøring, drivstoff, samt sørge for dekkskift, service og EU-kontroll. Rengjøring av deler av fellesarealer, samt vinduer i fellesområder og leiligheter Kollegaveiledning Delta på tilsyn og revisjoner Bistå familien ved forespørsel under spesielle hendelser/anledninger som ved konfirmasjon, bryllup, begravelser etc. Følger med styrket bemanning til klasse- og jubileumsfester Kontaktpunkt for brukere utenfor vedtak, med behov for støttesamtaler, råd og veiledning (gjelder ambulant enhet). Innkjøp av varer, samt innredning av bolig for brukerne, både sammen med og på vegne av bruker. 2 Skauholt bofellesskap var tidligere en egen enhet på lik linje med de da tre andre bofellesskapene 3 Kapitel 9 og kapitel 4a er begge knyttet til tvangsvedtak. Formålet er blant annet å hindre at personer med psykisk utviklingshemning utsetter seg selv eller andre for vesentlig skade og forebygge og begrense bruk av tvang og makt. Side 12 av 49

47 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Tildelingsenheten har ansvaret for å dimensjonere tjenestene riktig i vedtak Tjenestetildeling mottar henvendelse/søknader, som kartlegges av saksbehandler. Saksbehandler innhenter nødvendig dokumentasjon på diagnose og hjelpebehov på den enkelte søker. Dette hentes fra interne og eksterne instanser, dersom dette ikke foreligger i søknaden. Når saken er behandlet legges den frem i vedtaksmøte ved tildelingskontoret hvor vedtak fattes. Vedtaket sendes ut til den som er part og eventuelt partsrepresentant i saken. Iverksettelse av tjeneste sendes via av samarbeidsjournal i Profil (elektronisk pasientjournal). Ved endring av innvilget tjenester for de som bor i samlokaliserte boliger, er rutinen pr. i dag at tjenesten melder via samarbeidsjournal eller i samarbeidsmøtet. Saksbehandler tar saken opp til vurdering og innhenter informasjon ved behov og nytt vedtak fattes ved endring. Kommunikasjon mellom tjenestetildeling og tjenestene i boligene skjer via samarbeidsjournal i Profil. Ut over det har man samarbeidsmøter hver andre uke hvor saksbehandlere og daglige ledere (eller stedfortreder) fra tjenestene deltar. Til daglig har tildelingskontoret direkte kontakt via telefon og mail med tjenestene. Per dags dato bruker tildelingsenheten om lag 0,5 årsverk på saksbehandling for bofellesskapets brukere Tjenesten består av tre bofellesskap (samt en ambulant enhet og en barnebolig der det bor flere voksne) Frognes bofellesskap Frognes Bofellesskap er bofellesskap for 8 voksne beboere med psykisk utviklingshemning og er bemannet med 11,18 årsverk. Beboerne leier leilighetene som eies av Eiker Eiendomsutvikling (EEU). Alderen på beboerne varierer mellom år. Majoriteten av beboerne har omfattende bistandsbehov som inkluderer tilleggsdiagnoser innenfor psykiatri og somatiske kroniske sykdommer. Tjenesten forteller at en utfordring med dagens brukere er relatert til alder. Dette innebærer behov for roligere dager hvor ulike aktiviteter tar lengre tid enn tidligere. Tjenester som brukerne får på boligen består av helsehjelp og praktisk bistand. Tjenesten tilrettelegger for dags og ukeplaner basert på brukerbehov. I dette arbeidet er det fokus på brukermedvirkning. Bemanningsplanen gjenspeiler brukerbehov, da dagtilbudet er forskjellig for den enkelte beboer. Flere beboere har dagtilbud ved Eiker Aktivitetssenter og, Eiker Vekst mens noen av beboere ikke har dagtilbud, hvor de ansatte i boligen tilrettelegger for aktiviteter. Alle beboere har en primærkontakt. Frognes bofellesskap har en tre-delt bemanningsplan i løpet av et døgn. På dagen og ettermiddagen er det fra tre til fem ansatte, mens det på natt er kun en ansatt i boligen. Boligen ble i 2016 driftet med 11,18 årsverk i turnus eksklusive leder, fordelt med 9 % miljøterapeut (vernepleier) 68 % helsefagarbeidere, hvorav 3 har etterutdanning innen psykisk helsearbeid og 1 innen aldring og helse, 21 % assistenter. Assistentene er under utdanning / i forløp mot helsefagarbeider og sykepleie. Kompetansen består av Miljøterapeut med kompetanse på målgruppen, herunder lovverk, målrettet miljøarbeid, ansvar for legemiddelhåndtering, epilepsi, adferdsanalyser, utfordrende adferd, psykisk helsearbeid, aldring og helseutfordringer overfor utviklingshemmede, veiledningskompetanse, opplæring og samarbeid. De samme kompetanseområdene må dekkes av helsefagarbeidere Faasen bofellesskap Faasen bofellesskap har 8 beboere med komplekse og sammensatte diagnoser. Boligene eies av EEU. Brukerne er i alder fra år. Flere brukere har et organisert dagtilbud, på henholdsvis Eiker Aktivitetssenter og Eiker Vekst. Resterende brukere har i vedtaket om tjenester beskrevet at dagtilbud organiseres og ytes av tjenesteytere i bofellesskapet. Bemanningsplanen er lagt med 6-8 Side 13 av 49

48 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting ansatte fordelt ut på brukerbehov gjennom uken. Bofellesskapet opererer med en tredelt vakt med en våken og en hvilende nattevakt. Dette bofellesskapet har 2 personer på jobb på natten, en våken og en hvilende. Denne høye bemanningen, sammenlignet med de andre boligene, skyldes særskilt krevende brukere. Tjenestene som tilbys til de 8 brukerne er knyttet til praktisk bistand og helsehjelp. I 2016 var det 21,85 årsverk, fordelt på 27 % miljøterapeuter (sykepleier, vernepleiere, sosionomer), 61 % helsefagarbeidere og 12 % assistenter. Lederårsverk kommer i tillegg til dette. Assistenter er under utdanning/forløp mot helsefagarbeider eller studenter i vernepleie. En assistent ansatt i vikarstilling i 95 %, er omplassert fra vikarsentralen, benyttes til å dekke opp langtidsfravær. Denne stillingen er inkludert i assistentårsverkene nevnt over. Det høye behovet for miljøterapeuter skyldes at 4 brukere har kapittel 9-vedtak med krav om kompetanse til gjennomføring av tiltakene som tildelt. I tillegg har en bruker kapitel 4a-vedtak som blant annet inkluderer kameraovervåkning. I tillegg er det viktig å påpeke at det nye bofellesskapet Grevlingstien nr. 5 er i oppstartsfasen hvor én bruker er flyttet inn. Det vil i tillegg flytte inn 4 nye brukere før sommeren 2017, og 5 til utover året. De 5 første som skal få tildelt tjenester i den nye boligen er identifisert. Grevlingstien vil driftes i samarbeid med Faasen hvor man blant annet skal ha felles leder. Dette innebærer at man skal kunne benytte kompetanse på tvers av de to boligene for å sikre at kvalifisert personell er tilgjengelige i sårbare perioder som eksempelvis ved fravær og ferieavvikling. Tjenesten påpeker at dette vil være kostnadseffektivt ettersom man vil operere med felles turnusplan for Grevlingstien nr. 5 og Faasen. Hvilende nattevakt på Faasen vil kunne bistå felles nattjeneste som vil bemanne Grevlingsstien nattestid, dersom det er behov for dette Nøsteelva borettslag, Skauholt bofellesskap Nøsteelva består av 2 samlokaliserte boliger, Nøsteelva borettslag og Skauholt bofellesskap. Nøsteelva/Skauholdt bofellesskap drifter i tillegg to boliger som leies ut av kommunen. Disse er ikke samlokalisert med hverandre eller tilknyttet bofellesskapene geografisk. Personalet som jobber med disse brukerne, har ikke mulighet til å dele på flere brukere, på grunn av den geografiske beliggenheten av boligene. Hadde boligene ligget geografisk i nærheten, kunne man delt på bemanning. Nøsteelva består også av ambulant enhet. Denne enheten gir bistand til beboere som bor utenfor de 4 enhetene, utfra vedtak. Til sammen gir Nøsteelva i dag bistand til 27 brukere 4. Ambulant enhet fungerer som en del av omsorgstrappen, hvor bistand blir gitt så lenge det er mulig i egen bolig. Alle 27 brukerne har hver sin koordinator. Samlet bemanning for boligene er 18,29 årsverk, eksklusive ambulant enhet. Kompetansesammensetningen for boligene sett under ett er: Miljøterapeuter 20 %, Helsefagarbeidere 70 %, Assistenter 10 %. Av assistenter som er ansatt i fast stilling er de fleste i et utdanningsforløp til helsefagarbeider. Nøsteelva borettslag og Skauholt bofellesskap har hatt felles ledelse i store deler Videre har kostnadene knyttet til boligene vært ført felles fra andre kvartal Dette har medført at vi i våre analyser har analysert bofelleskapene som én virksomhet. I beskrivelsen under har vi allikevel valgt å synliggjøre begge bofellesskapene ettersom det er noe ulikheter knyttet til brukergrupper og bemanning. Nøstelva Nøsteelva borettslag består av 6 boenheter, hvor 5 brukere eier sin egen leilighet, og Øvre Eiker kommune eier én leilighet for utleie. Kommunen gir praktisk bistand og helsehjelp til de 6 brukerne. 4 Det ble gitt bistand til 24 brukere i 2016 Side 14 av 49

49 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Bistanden er klassifisert som heldøgnsomsorg hvor det er tilknyttet 8,71 årsverk til 6 brukere. Borettslaget fungerer per i dag som base også for ambulant enhet. Brukersammensetning er tilfeldig, utfra hvem som har personlig økonomi til å kjøpe seg inn i borettslaget. Sammensetningen av beboere er fra middels bistandsbehov til omfattende bistandsbehov. Dagaktivitet gis fra boligpersonalet for noen av brukere Flere av brukere har dagtilbud ved Eiker Vekst. Hver beboer har sin koordinator. I de fleste samarbeidsmøtene stiller to fra personalet i boligen. I tillegg til fagkompetanse, er det nødvendig med en allsidig erfaringskompetanse for å kunne jobbe med disse beboerne. Det er en lite homogen brukergruppe, og det kreves veiledningskompetanse på ulike nivåer. Bofellesskapet opererer med en firedelt vakt som består av dagvakt, to kveldsvakter og en nattevakt. Skauholt bofellesskap Skauholt bofellesskap består av 6 boenheter. Bofellesskapet eies av EEU. Bofellesskapet gir i tillegg bistand til 1 bruker som har flyttet ut fra bofellesskapet. Denne brukeren er knyttet til personalet, og det har derfor vært naturlig at bistanden fortsetter å gis fra boligpersonalet. Skauholt bofellesskap består av 9,58 årsverk. Brukerne er i alderen år med omfattende bistandsbehov. En bruker har dagtilbud gjennom Modum Asvo, en bruker har dagtilbud på Eiker vekst (4 dager i uken), fire brukere er på Eiker Aktivitetssenter (4 dager i uken), og en bruker har ikke dagtilbud. Denne brukeren får dagtilbudet gjennom boligen. Alle brukerne, med unntak av brukeren som har tilbud på Modum Asvo har en hjemmedag i uken, fordelt på ulike ukedager. Hver beboer har sin koordinator. I de fleste samarbeidsmøtene stiller to fra personalet i boligen. Det er per dags dato ingen vedtak etter kapittel 4a eller kapittel 9 i helse og omsorgstjenesteloven i bofellesskapet Ambulant enhet Kommunen har opplevd et økt behov for veiledning og oppfølging utenfor samlokaliserte boliger. Dette behovet ble tidligere ivaretatt av Nøsteelva borettslag, men er nå organisert som en ambulant enhet under Nøsteelva borettslag. Brukerne har ikke behov for heldøgns omsorg og bor i egen bolig med noe bistand. Ambulant enhet gir tjenester til 15 5 brukere og utgjør 3,91 årsverk. Brukerne får oppfølging etter vedtak, aktivitet og tiltaksplaner. Enheten yter bistand til brukere med ulike behov som varierer over tid. Flere brukere er overtatt fra psykisk helsetjeneste da brukerne har hatt behov for en annen tilnærming og periodevis økt oppfølgingstetthet. I flere av brukersakene er flere tjenester inne og jobber parallelt, for eksempel hjemmetjenesten med hjemmehjelp og/eller hjemmesykepleie i tillegg til miljøterapeutiske tiltak fra ambulant enhet. Brukerne har koordinatorer som deltar i samarbeidsmøter der tjenestene til brukerne koordineres. Ambulant enhet følger én bruker tre dager ukentlig på Eiker Vekst. Dette skyldes at VTA-bedrifter ikke dekker praktisk bistand på arbeidsplassen og bruker dermed ville stått uten dagaktivitet uten denne bistanden brukere per desember 2016 Side 15 av 49

50 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting 6.3. Tjenesten har først og fremst grensesnitt mot hjemmetjenestene i kommunen Tjenesten til funksjonshemmede grenser først og fremst til hjemmetjenesten og til psykisk helse og rus. Hvordan man samhandler er styrt av brukernes behov og funksjonsevne som kan begrense hvem som blir gitt mulighet til å bistå brukeren. Opp mot hjemmetjenesten handler dette om at ansatte i bofellesskapene mottar opplæring på prosedyrer som for eksempel sår og injeksjoner. Tjenesten tar over prosedyrene når opplæring er gitt. Inn mot psykisk helse og rus handler dette om gråsone brukere hvor det er en del brukere i ambulant enhet og utviklingshemmede generelt i tjenesteområdet som har tilleggsdiagnoser som eksempelvis psykiske lidelser. Tjenester til funksjonshemmede har instruktører i vergeteknikk. Opplæringsplan er lagt og det er åpnet for deltagelse fra tjenesteområder i Helse og Omsorg hvor dette kan være aktuelt. Tjenester til funksjonshemmede har pålegg om å gjennomføre vergeteknikk trening jevnlig for ansatte hvor dette er aktuelt. Dette pålegget kommer fra Fylkesmannen gjennom overprøving av kapittel 9b vedtak. Bemanningen i bofellesskapene hensyntar ikke sykdom og ferieavvikling fra dagtilbud/arbeid i Eiker Vekst. Eksempelvis kan det stilles krav fra spesialisthelsetjenesten om at kommunen ledsager innlagte med sin bemanning. Dette refunderes fra spesialisthelsetjenesten. Dette får allikevel konsekvenser i den forstand at bofellesskapene selv må dekke inn tidsbruk som i gjeldende turnus utnyttes på tvers av brukere Tjenesten har et begrenset samarbeid med Nedre Eiker kommune Tjenester til funksjonshemmede drifter Eiker aktivitetssenter i samarbeid med Nedre Eiker kommune. Det er totalt 25 plasser ved aktivitetssenteret hvor kommunene har 12,5 plass hver. Kommunene saksbehandler sine egne plasser. Utgifter deles likt. Det er 11,6 årsverk tilknyttet Eiker aktivitetssenter. Avtalen er sagt opp 1. april 2017 og det skal lages en egen nedtrappingsplan for fullstendig avvikling av samarbeidet med Nedre Eiker innen Nedre Eiker kommune kjøper 274 døgn avlastning, noe som utgjør ca. 0,93 plass. Øvre Eiker har sagt opp 183 døgn fra 1. mars 2017, noe som vil ha effekt fra 1. september Øvre Eiker vil benytte den ledige kapasiteten til å avslutte noen kostbare avlastningsplasser som kjøpes av private leverandører Tjenester til personer med nedsatt funksjonsevne er hjemlet i ulike lover og forskrifter Følgende lover og forskrifter er aktuelt for dette tjenesteområdet 6 : Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester Lov om pasient- og brukerrettigheter Lov om helsepersonell m.v. Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting (Kvalitetsforskriften) Forskrift om habilitering- og rehabilitering, individuell plan og koordinator Forskrift om ledelse- og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten Forskrift om pseudonymt register for individbasert helse- og omsorgsstatistikk Meld. St. 25 ( ) Mestring, muligheter og mening Meld. St. 26 ( ) Fremtidens primærhelsetjeneste nærhet og helhet Følgende interne krav og retningslinjer ligger til grunn for tjenesten: Økonomiplan for Øvre Eiker kommune Jf. kommunens veileder for helse- og omsorgstjenester Side 16 av 49

51 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Prinsipper for tildeling av omsorgstjenester i Øvre Eiker kommune Veileder for individuell plan i Øvre Eiker Veileder for tildeling av tjenester i Øvre Eiker kommune Rutiner og retningslinjer i QM+ - ref. eget skjema og oversikt I tillegg er lover, forskrifter og retningslinjer som regulerer offentlig tjenesteproduksjon gjeldende for utøvelse av tjenesten, eksempelvis forvaltningsloven og arkivloven Øvre Eiker kommune har et høyt, og økende, behov for tjenester I følge historiske tall fra KMDs grønt hefte har Øvre Eiker kommune hatt et økende behov for tjenester for funksjonshemmede de seneste årene. 115,00 110,00 105,00 100,00 95,00 Behovsutvikling for psykisk utviklingshemmede 16 år og over 90, Øvre Eiker Landsgjennomsnittet Figur 2 Utvikling i nøkkeltallet fra KMDs Grønt hefte knyttet til Psykisk utviklingshemmede fra 16 år og over (Kilde: Kommunal- og moderniseringsdepartementet) I følge tjenesteområdet vil behovet for tjenester til funksjonshemmede øke i tiden fremover. Dette har sammenheng med et stort etterslep på boliger til funksjonshemmede i forhold til dagens behov. Eksempelvis har kommunen foretatt en kartlegging som viser at det per i dag er minimum 25 personer over 18 år med behov for bolig med heldøgns bemanning 7. Etableringen av Grevlingsstien 5 med inntil 10 samlokaliserte boliger er et tiltak for å imøtekomme dette behovet. Videre påvirkes også det fremtidige behovet av økt tilflytting til kommunen. Kartleggingen og vurderingen av fremtidige boligbehov i kommunen viser også at flere brukere i fremtiden vil ha behov for ambulante tjenester for veiledning og praktisk bistand uten behov for heldøgns bemanning Det finnes et marked for bofellesskap Helt konkret har markedsanalysen bestått av: En begrenset kartlegging av lokale aktører og aktører i nærheten av kommunen 7 Dette omfatter brukere som har søkt om bolig, men ikke fått tilbud om det per i dag. Videre omfatter det brukere som ikke har søkt om bolig, men som har bistand fra pårørende og kompenserende tjenester fra kommunen per i dag. Side 17 av 49

52 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Avdekke hvorvidt det finnes et fungerende marked som grunnlag for å utrede konkurranseutsetting Beskrivelse av robustheten i markedet Vi har utelukkende basert oss på dagens markedssituasjon og ikke lagt inn antakelser om markedet vil utvikle seg dersom Øvre Eiker kommune velger å konkurranseutsette hele eller deler av bofellesskapene i kommunen. Analysen er basert på offentlig tilgjengelig informasjon, herunder fra proff.no. Søket er basert på følgende kriterier: Bransje: Følgende NACE-koder o Bofellesskap for psykisk utviklingshemmede o Bofellesskap for eldre og psykisk utviklingshemmede med fast tilknyttet personell hele døgnet o Bofellesskap for eldre og psykisk utviklingshemmede med fast tilknyttet personell deler av døgnet Selskapsform AS eller ASA Antall ansatte: Minimum 50 Etablering: Før 2015 Søket gir treff på 7 selskaper. Av disse er følgende tre registrert i det sentrale østlandsområdet, to i Oslo og en i Røyken. Vi er av den oppfatning at Oslo-området er en naturlig del av markedet for denne typen tjenester og derfor relevante aktører ved en eventuell konkurranseutsetting av tjenestene i Øvre Eiker. Internettsøk etter selskaper som leverer tjenester til bofellesskap inkluderer flere selskaper, men disse er ikke registrert med NACE-kodene som nevnt over og derfor ikke presentert i tabellen under som viser utvalgt finansiell informasjon om de tre selskapene: Leverandør Antall ansatte Driftsinntekter (i 1000 kr) Aleris Omsorg AS Unicare BAB AS Omsorgspartner AS Tabell 1 Driftsinntekter og driftsresultat for utvalgte selskaper i perioden (Kilde: Proff.no) Driftsresultat (i 1000 kr) Dersom kommunen skulle velge å konkurranseutsette deler av tjenesten vil bemanningskravet kunne senkes og flere selskaper tilfredsstille kriteriene. Vurdering av å dele opp tjenesten ligger til planleggingsfasen av en eventuell konkurranseutsettingsprosess og er derfor ikke lagt til grunn i våre analyser. Driftsresultatet viser selskapenes evne til lønnsom underliggende drift, som er en viktig forutsetning for fremtidig drift. Aleris Omsorg AS og Omsorgspartner har positive driftsresultat for de siste tre årene det foreligger regnskapstall. Unicare BAB AS har negativt driftsresultat for Gjentagende negative økonomiske resultat tærer på egenkapital. Det er derfor nødvendig med tilstrekkelig egenkapital til å tåle slike negative resultater. Unicare BAB har en EK-andel på 31% og egenkapital på 5,4 mill. Vi presiserer at det ikke er foretatt en finansiell analyse av noen av selskapenes soliditet (evne til å tåle tap). En slik soliditet må ses i forhold til kontraktens størrelse. Teoretisk kan man se for seg at selskapene må kunne tåle tap tilsvarende kontraktens størrelse dersom de ikke evner å levere tjenestene de har bundet seg til ved å vinne et eventuelt anbud. Dette er altså ikke analysert da det er en del av kvalifikasjonsvurderingen i en anbudsprosess. Side 18 av 49

53 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Det er vår vurdering at markedet for tjenester til bofellesskap innenfor rimelig nærhet av Øvre Eiker kommune er tilstrekkelig for at det vil være en reell konkurranse om en eventuell kontrakt med kommunen. Det er ikke innhentet prisinformasjon fra selskapene, da en nøyaktig priskalkyle betinger at leverandørene får tilgang til informasjon om brukerne, herunder vedtak for den enkelte bruker, tiltak, antall vedtakstimer og brukersammensetning De økonomiske analysene viser at tjenesten drives kostnadseffektivt Kostnadsanalyse av Øvre Eiker kommune De ulike parameterne som danner grunnlaget for analysen er nærmere forklart under: Direkte kostnader: Summen av Lønn og lønnsrefusjoner, andre driftsutgifter og kjøp av varer og tjenester som inngår i, eller erstatter, kommunal egenproduksjon, samt overføringsutgifter slik det er oppgitt i regnskapsinformasjonen fra kommunen. Summen av direkte driftskostnader er derfor å anse som bruttokostnader, da salgsinntekter og refusjoner ikke er inkludert. Årsaken til dette er at dersom tjenesten skulle vært konkurranseutsatt ville man også mistet inntekter og refusjoner. Indirekte kostnader: Her tilkommer andel av seksjonsleders og tjenesteleders kostnader allokert til bofellesskapene. Videre er det allokert en andel kostnader for kommunens sentrale økonomiog personalkostnader. Dette er fordelt etter andel netto driftsutgifter. IT-kostnader er fordelt etter antall stasjoner og lønnskostnader med en timekostnad og et anslått timeforbruk per ansatt. Brukere: Tilsvarer antall beboere i bofellesskap eller ikke samlokaliserte boliger, og inkluderer ikke brukere av ambulante tjenester. Vedtakstimer per år: Dette er faktiske leverte timer til hver bruker i 2016 og således det mest presise målet på aktivitet i bofellesskapene. Tallet må ikke forveksles med IPLOS-tall på vedtakstimer 8. Tabellen under viser analysene som er gjort: Navn på avdeling Direkte kostnader Indirekte kostnader Totale kostnader Brukere Utførte timer per år Kostnad per bruker Pris per utført time Faasen bofellesskap Frognes bofellesskap Nøsteelva borettslag/ Skauholt bofellesskap* Sum og gjennomsnitt Figur 3 Beregning av pris per vedtakstime for bofellesskapene (Kilde: Øvre Eiker kommune) Vi ser at det er relativt store forskjeller i kostnad per vedtakstime. Mens Faasen og Frognes bofellesskap har relativt lik kostnad per vedtakstime har Nøsteelva borettslag og Skauholt bofellesskap vesentlig lavere kostnad per vedtakstime. Vi har beregnet gjennomsnittlig ADL-score for de tre enhetene. ADL-score representerer behovet for hjelp fra en annen person til å mestre daglige aktiviteter som eksempelvis daglig husarbeid, lage mat, spise og gjøre innkjøp av varer. Denne registreringen hensyntar ikke atferd som eksempelvis at en bruker nekter å motta bistand fra personalet. Dette medfører at brukernes ADL-score ikke nødvendigvis stemmer overens med den bistanden som ytes. Nøsteelva borettslag/ Skauholt bofellesskap har lavest gjennomsnittlige ADL- 8 PLOS-registeret inneholder data fra kommunene om personer som har søkt, mottar eller har mottatt helse- og omsorgstjenester. Side 19 av 49

54 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting score. Faasen bofellesskap har de tyngste brukerne målt etter gjennomsnittlig ADL-score, blant annet som følge av flere brukere med kapittel 9-vedtak og kapittel 4a-vedtak. Frognes bofellesskap har en gjennomsnittlig ADL-score tett oppunder Faasen. Tidlig 2016 ble Nøsteelva borettslag og Skauholt bofellesskap organisert inn under samme leder og inkludert i samme turnusplan. Kommunen opplyser om at dette har gitt stordriftsfordeler allerede i Sammenligning av kostnadsnivå mot fire utvalgte kommuner I tidligere prosjekter har BDO gjennomført analyser av kostnader for tjenester til funksjonshemmede i kommunene Rygge og Moss. Tabellen under viser en sammenligning mot andre kommuner på kostnader per bruker og kostnad per utførte timer. Som vi ser av tabellen ligger Øvre Eiker lavest på kostnad per utførte time. Kommune Kostnad per bruker Pris per utført time Øvre Eiker kommune Moss kommune Rygge kommune Lier kommune Kristiansand kommune Tabell 2 Sammenligning med andre kommuner. (Kilde: BDO, Lier kommune og Kristiansand kommune) For Rygge inkluderte ikke analysene utførte timer for bofellesskapene. Analysene av gjennomsnittlig enhetskostnad per bruker utgjorde om lag 2 mill. For Moss viser enhetskostnad per bruker om lag 1,3 mill. Analysen i Moss inkluderte også vedtakstimer. Vedtakstimene tok utgangspunkt i IPLOS 9 og ble justert bl.a. for dobbelt bemanning. Gjennomsnittlig pris per vedtakstime i Moss var 390 kroner 10. Gjennomsnittlig ADL-score for Moss var på tidspunktet for analysen lavere enn den var for Øvre Eiker i I Lier kommune følger bemanningen fra boligen med enkelte brukere til dag- /aktivitetssenter. Vi presiserer at det er utfordrende å gjøre gode sammenligninger av tjenester til funksjonshemmede på tvers av kommuner. Dette skyldes primært at «en bruker» ikke kan standardiseres på samme måte som for andre tjenesteområder. Sammenligningen over må derfor benyttes som et utgangspunkt for forskjeller i kostnadsnivået. I utredningen har vi søkt å belyse hva kommunen, gitt de vedtakene som gjelder per i dag, vil måtte betale en privat tjenesteleverandør. Private aktørers kostnadsnivå er å anse som konkurransesensitiv informasjon. En sammenligning av hva tjenesten i dag koster kommunen mot hva man kan oppnå i markedet avhenger derfor av at en privat aktør får innsyn i brukerne og kan prise sine tjenester etter de vedtakene som gjelder per i dag. Dette er ikke mulig å gjøre i en utredning som dette grunnet beskyttelse av pasientopplysninger. 9 IPLOS er betegnelsen på et sentralt helseregister med data som på en standardisert måte skal beskrive bistandsbehov til personer som søker om eller mottar pleie- og omsorgstjenester, og hvilke tjenester kommunen gir. Registeret er hjemlet i egen forskrift under helseregisterloven og skal danne grunnlag for nasjonal statistikk for pleie- og omsorgssektoren. IPLOS eies av Helsedirektoratet. 10 Tallene for Rygge kommune og Moss kommune er justert med kommunal deflator for hhv og Side 20 av 49

55 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting 6.9. Kompetansebehovet i tjenesten styres av brukernes vedtak Kvalitet på helse- og omsorgstjenester kan defineres på følgende måte: Tjenester av god kvalitet er virkningsfulle, trygge og sikre, involverer brukerne og gir dem innflytelse, er samordnet og preget av kontinuitet, utnytter ressursene på en god måte, er tilgjengelige og rettferdig fordelt. (Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring). Pasient/bruker har rett til nødvendige og forsvarlige helse og omsorgstjenester fra kommunen, jf. Pasient og brukerrettighetsloven 2-1 a. Det er pasientens/brukerens hjelpebehov etter en helse og sosialfaglig vurdering som styrer hvilke tjenester han eller hun har rett til, og i hvilket omfang. Helse og omsorgstjenesteloven (hol) 3-1 bestemmer at kommunen har plikt til å yte nødvendige tjenester til alle som oppholder seg i kommunen. Forsvarlighetskravet setter rammer for tjenestetilbudets utforming og organisering, omfanget av tjenester og tidspunktet for iverksettelse av tjenestene. Videre må kommunen ivareta pasientens/brukerens rett til medvirkning ved utformingen av tjenestetilbudet. Kvalitetsforskrift for pleie- og omsorgstjenestene (FOR ) har som formål å sikre at personer som mottar pleie- og omsorgstjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven får ivaretatt sine grunnleggende - og medisinske behov, med respekt for det enkelte menneskets selvbestemmelsesrett, egenverd og livsførsel. Kvalitetsforskriften skal sikre at det gis et helhetlig, samordnet og fleksibelt tjenestetilbud som ivaretar kontinuitet i tjenesten, og at selvbestemmelsesretten ivaretas i utforming og endring i tilbud, samt daglig utførelse av tjenestene. Videre skal det utarbeides systemer og prosedyrer som skal sikre at mottakere av pleie og omsorgstjenester får tilfredsstilt grunnleggende behov. Bemanningen må være i stand til å ivareta kvalitetsforskriftens krav og dermed være forsvarlig både med tanke på kapasitet og kompetansesammensetting. Som nevnt over, skal tjenestene som gis i bofellesskapene være forsvarlige. Kommunen skal tilrettelegge tjenestene slik at den enkelte bruker gis et helhetlig og verdig helse- og omsorgstilbud. Kommunen plikter å ha personell som utfører tjenestene som er i stand til å overholde sine lovpålagte plikter hvor tilstrekkelig fagkompetanse sikres i tjenestene (hol 4). Tjenester til funksjonshemmede opplyser selv at de samlet gir et forsvarlig tjenestetilbud. Kompetanse benyttes på tvers av enhetene for å oppfylle lovkrav da den enkelte enhet selv ikke nødvendigvis besitter all nødvendig kompetanse. Dette kan eksemplifiseres med at ett bofellesskap mangler 0,2 årsverk vernepleierkompetanse til å kontrollere utdeling av legemidler, men dekker behovet ved å bruke kapasitet fra et annet bofellesskap. Et annet eksempel er bofellesskap som selv ikke har kompetanse på vergetrening, men benytter ansatte fra andre bofellesskap for å dekke kravet til slik trening. Kommunen oppgir at tjenestene som gis er av god kvalitet, involverer brukeren og gir dem innflytelse og utnytter ressursene som er tilgjengelig på en god måte. For å sikre god kvalitet er tjenestene til enhver tid avhengig av å ha tilstrekkelig fagkompetanse som sikrer riktige tiltak til rett tid og som arbeider forebyggende. Tjenesten jobber kontinuerlig med kvalitetsforbedring gjennom å identifisere forbedringsområder, teste ut tiltak og justere til resultatet blir som ønsket og forbedringen vedvarer. Denne prosessen krever kompetanse slik at man kan dokumentere at man har en utfordring, identifisere årsaker og fastsette tiltak for så å implementere dette i daglig drift. Tjenesten har følgende kvalitetsparameter: Organisasjon, målsetting og planer. Kvalitetssystemer/kvalitetsutvikling og intern kontroll Side 21 av 49

56 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Verdigrunnlag, integritet, livssyn og verdighet Ivaretakelse av den enkelte pasient/brukers grunnleggende behov Aktiviteter Ledelse/personal/opplæring Samarbeidsrelasjoner I følge tjenesten har de det siste året vært igjennom en endringsprosess, dels på bakgrunn av tilbakemeldinger etter landsomfattende tilsyn fra Fylkesmannen høsten Forbedringsarbeidet har gått på personalsammensetning, fokuset på faglig tilnærming i arbeidet og rutiner og kompetanse i tjenesten. For bofellesskapene Nøsteelva/Skauholt og Frognes er det ikke oppgitt lovpålagte kompetansekrav utledet fra bestemmelsene i helse- og omsorgstjenestelovens kapittel 9 basert på dagens brukere. I delkapittelet under synliggjør derfor rapporten de generelle kravene til kompetanse basert på dagens beboere for disse bofellesskapene. I tillegg synliggjøres kompetansekravene som gjelder for Faasen bofellesskap i et eget delkapittel Det er ulike generelle kompetansekrav for tjenesten Det følger av lov- og forskriftsbestemmelsene som regulerer tjenester til bofellesskapenes brukere at kommunen skal sørge for forsvarlige tjenester. Dette stiller blant annet krav til kompetanse for å sørge for at tjenesten leveres med riktig innhold, og omfang til riktig tid. Bofellesskapene har behov for helsefaglig og miljøterapeutisk kompetanse. Lovverket stiller krav til sykepleier/vernepleierkompetanse for å administrere legemidler til brukerne. Minimumskravet til å håndtere legemidler er helsefagarbeider. Tjenesten skal sikre livskvalitet i et helt liv, det er derfor behov for tverrfaglighet. Med stor variasjon på kognitive utfordringer som kommunen skal ivareta er det ønskelig at: 40 % av bemanningen skal ha 3-årig høyskoleutdannelse innen helse- og sosialfag som vernepleier, sykepleier, sosionom mv. Per i dag er dette tallet i gjennomsnitt 20 %. 60 % skal være utdannet helsefagarbeider. Per i dag ligger alle bofellesskapene over denne andelen. Det er en målsetning av det ikke skal være ufaglærte i tjenesten. Per i dag er om lag 15 % av de ansatte ufaglærte. Flere av disse er under utdanning enten til helsefagarbeider eller til sykepleier eller vernepleier. I tillegg peker kommunen på behovet for fagarbeiderkompetanse med videreutdanning innen psykisk helsearbeid, målrettet miljøarbeid, aldring og helse/demens, veiledning, velferdsteknologi og etikk, samt høgskoleutdannelse med videreutdanning innen psykisk helsearbeid, målrettet miljøarbeid, pedagogikk, veiledning og etikk. For å etterleve kvalitetskravene til tjenesten er det nødvendig at ansatte innehar kompetanse på følgende områder (ikke uttømmende liste), og vedlikeholder denne kompetansen: Vergetrening og oppdateringskurs for instruktører Etikk (fasilitatorkurs) Løpende dokumentering Målrettet miljøarbeid Saksbehandling innenfor kapittel 4 og 9 i helse- og omsorgstjenesteloven Vurdering av samtykkekompetanse Førerkort personbil Side 22 av 49

57 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting I ambulant enhet er kravene til miljøterapeutisk kompetanse mest fremtredende da grunnleggende pleie ivaretas av andre tjenester, oftest hjemmesykepleie. Kommunen trekker frem følgende kompetanse som vesentlig for ambulant enhet: Helse- og sosialfag Veiledning Konflikthåndtering og risikovurdering Samtale og kommunikasjon Kjennskap og koordinering med andre offentlig etater og virksomheter Det er spesifikke krav knyttet til Faasen bofellesskap Fire av brukerne i bofellesskapet har kapitel 9-vedtak og én av brukerne har vedtak i henhold til kapittel 4a. Dette stiller krav til kompetanse blant personellet som er beskrevet nedenfor: Miljøterapeuter med kompetanse på saksbehandling av kapittel 9-vedtak og kapittel 4a-vedtak. Opplæring av øvrig personell i tiltak, systematisk veiledning og vergetrening. Evaluering av tiltak, og all dokumentasjon rundt dette arbeidet. Kompetanse på målgruppen, som målrettet miljøarbeid, adferdsanalyser, adferds avtaler, utfordrende adferd, epilepsi, noe psykiatri og veiledningskompetanse. For øvrig kompetanse på samarbeid med eksempelvis pårørende, leger, spesialisthelsetjenesten. Det er 5,7 årsverk miljøterapeutstillinger ved bofellesskapet. Sykepleier/vernepleier med samme kompetansebehov som beskrevet over. I tillegg kommer kompetanse på håndtering av legemidler etter gjeldende lov og forskrift, samt kompetanse på systematisk opplæring og nødvendig oppfølging av øvrig personell. Antall årsverk sykepleier/vernepleier inngår i miljøterapeuter over. Helsefagarbeider må ha kompetanse på målgruppen for å være i stand til å gi disse brukerne tjenester som praktisk bistand og helsehjelp. Det er ønskelig med videreutdanning i psykiatri og målrettet miljøarbeid. Det er 14 årsverk helsefagarbeidere ved bofellesskapet Oppsummering Utfra kommunens beskrivelse utfører ikke bofellesskapene myndighetsoppgaver. Myndighet utøves formelt i tjenestetildelingen gjennom vedtak. Tjenesten i bofellesskapene er utfører av vedtakene som fattes ved tjenestetildelingskontoret. Informasjonen vi har tilgjengelig tyder på at det er få aktører som per i dag leverer komplette tjenester som inkluderer bolig til brukere i det relevante området. Så vidt vi vet er det kun Unicare BAB AS som har denne typen erfaring og drifter et helt bofellesskap på vegne av en kommune. Det finnes flere leverandører som har egne boliger der kommuner kjøper plasser til sine brukere. I utredningen ble det tidlig avklart at det er innholdet til brukerne som eventuelt skal konkurranseutsettes. Markedsanalysen viser at det finnes et tilstrekkelig antall aktører som leverer praktisk bistand og BPA (brukerstyrt personlig assistent) i dag i regionen. Markedet er etter vår vurdering derfor tilstrekkelig for å sikre en konkurransesituasjon ved en eventuell konkurranseutsetting. Det er denne forbindelse viktig å påpeke at kommunens egne ansatte kan få muligheten til å komme med et internbud som vil styrke konkurransesituasjonen ytterligere, dersom kommunen velger å åpne for internbud. De økonomiske analysene er ikke entydige på hvorvidt det eksisterer et effektiviseringspotensial for kostnad per utførte timer. Vi observerer at Nøsteelva/Skauholt som i 2016 ble lagt under felles ledelse med felles turnus er den billigste enheten i Øvre Eiker kommune. Etableringen av Grevlingsstien nr. 5 som et tiltak for å møte mangel på boliger er planlagt gjennomført etter samme modell. Tjenesten har opplyst om at det er gjennomført flere tiltak for å redusere kostnadene ved Side 23 av 49

58 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting driften av bofellesskapene. Tiltakene inkluderte omrokkering av ressurser og mer fokus på å benytte fagkompetanse på tvers av avdelingene mv. Vi er opplyst om at lønnskostnadene er i balanse mot budsjett per mars 2017, bl.a. som følge av disse tiltakene. Det kan derfor ikke utelukkes at det er iverksatt effektiviserende tiltak som ikke synliggjøres i våre økonomiske analyser, og at eventuelle innsparingsgevinster allerede er i ferd med å tas ut. Det har vært utfordrende å innhente et godt sammenligningsgrunnlag fra andre kommuner. Med nødvendige forbehold om svakhet i innsamlet informasjon er det vår vurdering at Øvre Eiker kommune har et til dels betydelig lavere kostnadsnivå enn de andre kommunene. Det har i utredningen ikke vært mulig å etablere gode kalkyler for hva kommunen kan forvente å måtte betale i markedet ved en evt. konkurranseutsetting, slik som vi har gjort for renhold. Kommunen er strengt tatt ikke avhengig av å beholde egen kompetanse på praktisk bistand til brukerne i bofellesskapene. Etter møter med pårørende og representanter for tjenesten mener vi imidlertid at kommunen har et vesentlig kompetanse- og kvalitetsfortrinn gjennom relasjonene til brukere og pårørende. Dette beskrives som et familiært forhold for flere brukere. Vi er også kjent med de positive effektene den etablerte relasjonen har i tilfeller der andre aktører, eksempelvis spesialisthelsetjenesten, må yte pasienthjelp eller andre tjenester til brukerne. En slik relasjonell kompetanse og kvalitet kan ikke beskrives i en anbudsprosess og vil ikke kunne oppnås på annen måte enn gjennom kontakt med brukerne over lengre tid. Vår konklusjon er at det ikke foreligger organisatoriske eller markedsmessige forhold som er til hinder for at Øvre Eiker kommune kan konkurranseutsette tjenestene i bofellesskapene i kommunen. Vi er imidlertid usikker på om en eventuell konkurranseutsetting av tjenesten kan gjøres med tilsvarende kvalitet som i dag. Dette skyldes de langvarige relasjonene kommunens ansatte har med det som må kunne regnes som særdeles utsatte brukere. Videre har vi ikke holdepunkter for at kommunen vil kunne redusere sine kostnader til brukere i bofellesskap ved en eventuell konkurranseutsetting. På bakgrunn av vårt mandat anbefaler vi derfor å ikke konkurranseutsette kommunens bofellesskap med bakgrunn i et ønske om å redusere kommunens kostnader. Side 24 av 49

59 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting 7. Renhold 7.1. Renhold er organisert i fem roder med et eget ressursteam Renholdsoppgavene i kommunen er organisert i teknisk seksjon under leder forvaltning, drift og vedlikehold av bygg. Det som etter en omorganisering i 2016 er igjen av teknisk seksjon (tjenesteområde FDV) er midlertidig organisert under Seksjon for fellestjenester og service. Slik renholdstjenestene er beskrevet av kommunen selv har ikke tjenesteområdet myndighetsoppgaver. Renholdsaktivitetene er inndelt geografisk etter roder, i totalt fem roder. I tillegg er det etablert et ressursteam. Tjenesten har 44,1 årsverk fordelt på 49 ansatte, eksklusive seksjonsleder og Seksjon Teknisk Tjenesteområde FDV Byggadministrasjon Renhold Vaktmester Ressursteam Rode Hokksund Rode Røren og Ormåsen Rode Helse Rode Vestfossen og Darbu Rode Skotselv Tabell 3 Organisasjonskart Renhold (Kilde: Øvre Eiker kommune) tjenesteleder. 13 ansatte har fagbrev men resterende ansatte er ufaglærte. Den organisatoriske inndelingen i rode og team fremgår av organisasjonskartet over: Rodene har ansvaret for renholdsaktivitetene. Rodelederne og ressursteamet har ansvar for opplæring, bestillinger og fakturabehandling, utarbeidelse av renholds- og arbeidsplaner i tillegg til at teamet dekker opp ved fravær og ferie. Renholdstjenesten har ansvaret for daglig renhold og periodisk renhold. Periodisk renhold utføres hele året gjennom, herunder innvendig rengjøring av vinduer tre ganger årlig og utvendig rengjøring av vinduer to ganger årlig. Vegger, himling og inventar rengjøres ukentlig slik at hele bygget er rengjort i løpet av året. Totalt har tjenesten ansvaret for rengjøring av vel m 2 fordelt på ulike typer kommunale formålsbygg. Tabellen under viser de ulike typene formålsbygg som renholdes med antall kvadratmeter: Type formål Samlet antall kvadratmeter Skole m 2 Institusjon m 2 Administrasjon m 2 Kultur- og idrett m 2 Barnehage m 2 Bolig m 2 11 Bolig inkluderer avlastningsbolig, barnebolig, psykiatribolig og omsorgsbolig Side 25 av 49

60 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Andre typer formålsbygg m 2 Tekniske formålsbygg m 2 Tabell 4 Antall m 2 gruppert etter type formålsbygg (Kilde: Øvre Eiker kommune) Omfanget av rengjøringen varierer fra bygg til bygg og fra rom til rom. Ulike arealer rengjøres med ulik frekvens og etter ulikt INSTA-nivå 14. INSTA-standarden har 6 kvalitetsnivåer, hvor 5 er høyeste nivå og 1 er lavest (nivå 0 har ingen praktisk betydning). Nivå 5 stiller krav om et praktisk talt prikkfritt resultat. Totalt rengjøres om lag m 2 kommunale formålsbygg hver uke. En fullstendig oversikt over arealene som rengjøres ukentlig til hvilket INSTA-nivå, fremgår av vedlegg 1. Renholdet utføres gjennom hele dagen, men er tilpasset byggenes brukere så langt det lar seg gjøre. Eksempelvis er renhold ved skolene tilpasset undervisningen slik at enkelte rengjøringsaktiviteter gjøres i friminutt og andre ledige perioder. Kommunens bygg brukes til ulike aktiviteter utover byggets primære formål, gjerne i helger og på kveldstid. Dette er bruk som ikke nødvendigvis er lagt til grunn for renholdsplanene som spesifiserer rengjøringsfrekvens og INSTA-nivå, men som medfører økt tilsmussing av lokalene som deretter må rengjøres. Eksempler på slik bruk: Idrettsaktiviteter i hall på dag- og kveldstid, samt i helger Møter og andre typer arrangementer (eksempelvis konfirmasjon) i spisesal på helseroden Kulturaktiviteter som musikkskole, korøvelser mv. Bruk av skolekjøkken, barnehager mv. til privat bruk, herunder bursdager Videre brukes haller hyppig til idrettsaktiviteter utover fysisk aktivitet i skoletiden. Eksempelvis er Sentrumshallen i bruk fra 16:00 alle dager (enkelt dager fra tidligere) og frem til 22:00, samt hyppig brukt i helger. Videre er Hokksund kultursal hyppig brukt på ettermiddag og kveldstid i ukedagene, samt til konserter, teater mv. i helg Kommunen har ikke samarbeid med andre, og kjøper ikke tjenester eksternt Kommunen har per i dag ingen samarbeid med andre kommuner og kjøper ikke renholdstjenester fra eksterne Det finnes et marked for renholdstjenester Helt konkret har markedsanalysen bestått av: En begrenset oversikt over lokale aktører og aktører i nærheten av kommunen Avdekke hvorvidt det finnes et fungerende marked som grunnlag for å utrede konkurranseutsetting Beskrivelse av robustheten i markedet Vi har utelukkende basert oss på dagens markedssituasjon og ikke lagt inn antakelser om markedet vil utvikle seg dersom Øvre Eiker kommune velger å konkurranseutsette renholdstjenestene. Analysen er basert på offentlig tilgjengelig informasjon, herunder fra proff.no. Søket er basert på følgende kriterier: 12 Omfatter Ambulansesentralen Hokksund, Familiesenter/Helsestasjon, Gamle legevakt og Strømhauggata 2 13 Omfatter Renseanlegg og Teknisk sentral 14 Norsk standard INSTA 800; Standard Norges system for å fastsette og bedømme renholdskvalitet Side 26 av 49

61 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Bransje: Rengjøring av bygninger (NACE-kode ) Sted: Øvre Eiker, Nedre Eiker, Kongsberg, Flesberg, Modum og Drammen Selskapsform: AS, ASA Antall ansatte: Mer enn 5 Stiftelsesår: Før 2015 Det bør være minst tre leverandører innenfor området for at det skal kunne kalles et fungerende marked. Basert på ovennevnte kriterier er det registrert 24 selskaper i det definerte området. Dersom søket begrenses til Eikerkommunene og Drammen er det registrert 19 selskaper. I Øvre Eiker alene er det tre selskaper som oppfyller kriteriene. NHO Services renholdsportal 15 inneholder en oversikt over selskaper som skal kjenne bransjens kvalitetskrav godt. Det er registrert ni selskaper i Buskerud, herunder fire i Drammen og to på Kongsberg. Dette er selskaper som ikke nødvendigvis er registrert med forretningsadresse i kommunene nevnt over, men som kan ha avdelinger i nærheten av Øvre Eiker. Oppstillingen under viser tre aktører registrert i NHOs renholdsportal med aktivitet i nærliggende områder. Disse tre aktørene er godkjente renholdsvirksomheter iht. Arbeidstilsynets register over godkjente renholdsvirksomheter. Leverandør Antall ansatte Driftsinntekter (i 1000 kr) Driftsresultat (i 1000 kr) Elite Service Partner AS* ISS Facility Services AS* Insider Facility Services AS** Tabell 5 Driftsinntekter og driftsresultat for utvalgte selskaper i perioden Regnskapstall for 2016 foreligger ikke for verken Elite Service Partner AS eller ISS Facility Services AS per primo april (Kilde: Proff.no) * Avdelinger i Drammen og Kongsberg ** Avdeling i Drammen De tre selskapene har mange ansatte og derfor antakelig kapasitet til å ta et oppdrag av den størrelse det her er snakk om. Vi presiserer at antallet ansatte ikke er begrenset til renholdspersonell eller til avdelingene som ligger nærmest Øvre Eiker. Tallet på faktiske renholdere ved de lokale avdelingene vil derfor avvike fra dette. De tre selskapene registrert i Øvre Eiker regnes som for små til å kunne levere dersom en samlet renholdskontrakt for Øvre Eiker legges ut på anbud (forutsatt det ikke blir en virksomhetsoverdragelse). Det er ikke hensiktsmessig å vurdere hvorvidt de kunne vært egnet til å håndtere kontrakter for deler av kommunens bygningsmasse, da dette er vurderinger som ligger til planleggingen av en konkurranseutsetting skulle dette vedtas. Driftsresultatet viser selskapenes evne til lønnsom underliggende drift, som er en viktig forutsetning for fremtidig drift. Alle tre selskaper har positive driftsresultat. Vi har ikke foretatt en grundig analyse av soliditeten (evne til å tåle tap) for de utvalgte selskapene, da dette er vurderinger som bør gjennomføres i kvalifikasjonsprosessen i en eventuell anbudskonkurranse. Det er vår vurdering at markedet for renholdstjenester innenfor rimelig nærhet av Øvre Eiker kommune er tilstrekkelig for at det vil være en reell konkurranse om en eventuell kontrakt med kommunen. Det er ikke innhentet prisinformasjon fra selskapene, da en nøyaktig priskalkyle betinger at leverandørene får tilgang til en gjennomgang av alle objektene kontrakten vil omfatte Side 27 av 49

62 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting 7.4. Den økonomiske analysen viser at tjenesten drives kostnadseffektivt Ved en eventuell konkurranseutsetting av renholdstjenester er det naturlig at den økonomiske komponenten i en anbudskonkurranse baseres på pris per kvadratmeter. Ulike typer bygg har ulik effekt på kvadratmeterprisen for renhold, og vi har derfor valgt å presentere analysene brutt ned på formålsbygg. Vi har beregnet kommunens kostnad per kvadratmeter slik denne fordeler seg på de ulike typene formålsbygg som renholdes (jf. tabellen i kapittel 7.1) Kostnadsanalyse av renhold i Øvre Eiker kommune De ulike parameterne som danner grunnlaget for analysen er nærmere forklart under: Areal: antall kvadratmeter kommunen har oppgitt for det enkelte bygg som er kategorisert etter formål. Årsverk (stilling): Dette er antall årsverk som faktisk utførte arbeid i Tallet skiller seg fra antall årsverk som er ansatt grunnet permisjoner mv. Ressursteamet inngår ikke i dette tallet. Kommunen har selv fordelt antall årsverk på de ulike byggene som videre er samlet i type formålsbygg. Direkte kostnader: Summen av Lønn og lønnsrefusjoner, andre driftsutgifter og kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunal egenproduksjon slik det er oppgitt i regnskapsinformasjonen fra kommunen. Summen av direkte driftskostnader er derfor å anse som bruttokostnader, da inntekter fra annet avgiftspliktig salg av varer og tjenester og internsalg ikke er inkludert. Årsaken til dette er at dersom tjenesten skulle vært konkurranseutsatt ville man også mistet inntektene. Indirekte kostnader: Her tilkommer andel av seksjonsleder og tjenesteleder FDVs kostnader allokert til renhold. Ressursteamet er kostnadsberegnet basert på en gjennomsnittskostnad per ansatt, multiplisert med to ansatte. Videre er det allokert en andel kostnader for kommunens sentrale økonomi- og personalkostnader. Dette er fordelt etter andel netto driftsutgifter. ITkostnader er fordelt etter antall stasjoner og lønnskostnader med en timekostnad og et anslått timeforbruk per ansatt. Det er også beregnet en kostnad for at renhold disponerer arealer i ulike bygg. Dette er beregnet etter andel benyttelse av bygget multiplisert med driftskostnader ført på bygget. De indirekte kostnadene er summert og fordelt til de ulike typene formålsbygg etter relativ arealandel. Rengjort areal per uke: Antall m 2 multiplisert med antall ganger arealet rengjøres hver uke Vektet gjennomsnittlig INSTA-nivå: Arealet som rengjøres etter et gitt INSTA-nivå er vektet etter hvor stor del av det totale arealet på typen formålsbygg det utgjør. Vektene er summert til en samlet vekt for typen formålsbygg Tabellen under oppsummerer analysene som er gjort: Side 28 av 49

63 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Vasket areal per uke Vektet gj.snittlig INSTA-nivå Type formål Areal Årsverk (stilling) Direkte Indirekte kostnader kostnader Kostnad per m2 Kostnader per vasket m2 Skole , ,91 88,14 Institusjon , ,74 89,91 Administrasjon , ,05 76,04 Kultur- og idrettsbygg , ,38 41,03 Barnehage , ,94 131,60 Bolig , ,69 102,71 Andre typer formålsbygg , ,04 111,76 Tekniske formålsbygg 906 0, ,28 101,12 Sum , Tabell 6 Beregning av kostnad per m2 (Kilde: Øvre Eiker kommune) Vi ser at det er relativt store forskjeller i kostnad per m 2 mellom ulike typer formålsbygg. Særlig ligger barnehagebyggene høyt. Det er en antakelse at høy kvadratmeterkostnad kan forklares med at arealet rengjøres ofte. Dette ville gitt utslag i relativt like kostnader per rengjort m 2. Dette vises i kolonnen lengst til høyre i tabellen og vi ser at dette ikke er en god forklaring. En annen forklaring kunne vært at barnehager rengjøres på et relativt sett høyt INSTA-nivå. Vårt vektede gjennomsnitt viser at så heller ikke er tilfelle. En mulig forklaring på høye kvadratmeterkostnad i barnehage kan være at byggene ikke er tilpasset driften, eksempelvis at et bygg er tatt i bruk som barnehage, mens det var bygget for et annet formål, eksempelvis bolig. Vi finner det viktig å kommentere INSTA-nivået for administrasjonsbygg særskilt. Kommunen har opplyst om at dette nivået er satt høyt for å kompensere lavere rengjøringsfrekvens med høyere renhetsgrad hver gang det rengjøres Det er gjort en sammenligning av kostnader med utvalgte kommuner For å kunne vurdere Øvre Eiker kommunes renholdskostnader er det ønskelig å gjøre en sammenligning mot andre. Tall fra KOSTRA er mye brukt til sammenligninger i kommunesektoren. ASSS-nettverket 16 i regi av KS har over lang tid arbeidet sammen for å sikre enhetlig innrapportering av KOSTRA-tall, samt utviklet egne indikatorer for måling av kommunal tjenesteproduksjon. Gruppen har konkludert med at data på renhold fortsatt er så mangelfull at kommunene må styrke kvaliteten på disse tallene før de tas inn i nettverkets effektiviseringsgrupper. Vi har derfor valgt å ikke gjøre en KOSTRA-analyse på utgifter til renholdsaktiviteter som grunnlag for vurdering av Øvre Eikers kostnadsnivå sammenlignet med andre. Vi har kjennskap til en mulighetsstudie utarbeidet av NHO Service som gjelder Øvre Eiker kommune. Denne er basert på tall fra KOSTRA og vil være omfattet av de samme utfordringer knyttet til datakvalitet som nevnt over. «Innsparingspotensialet» som nevnes i mulighetsstudien tar heller ikke hensyn til transaksjonskostnader forbundet med konkurranseutsetting. Vi har i stedet valgt å sammenligne kostnadsnivået i Øvre Eiker med sammenlignbare tall fra et lignende utredningsprosjekt i regi av BDO, samt med Holtes FDV-nøkkel (Holtenøkkelen) 17. Videre har vi benyttet en tjenesteanalyse i regi av Asker kommune med regnskapstall for Tallene for alle sammenligningskommunene er regulert etter kommunal deflator for Det er flere usikkerhetsfaktorer knyttet til tallene, slik at disse ikke må ses på som et nøyaktig bilde av de 16 Aggregerte Styringsdata for Samarbeidende Storkommuner 17 Holtes FDV-nøkkel er en bransjenorm for effektiv bygningsforvaltning. Den omhandler alle områder innenfor budsjettering, planlegging og kontroll av kostnadsdata knyttet til forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). 18 Unntaket er Sørum, Skedsmo og Flora kommune som er justert med kommunal deflator for 2015 og 2016 Side 29 av 49

64 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting faktiske kostnadene og hva disse faktisk inneholder. I Flora kommune er eksempelvis skole og barnehager samlokalisert, slik at kostnad per m 2 er felles, og således ikke direkte sammenlignbare. I Asker kommune er det oppgitt at barnehagene er bygg med små rom, og idrettshaller er preget av flere halvetasjer mv. På denne bakgrunn vil ikke formålsbyggene, og dermed renholdskostnaden per kvadratmeter, være direkte sammenlignbar. Et annet moment er at sammenligningen ikke omfatter alle typer formålsbygg som er definert for Øvre Eiker. Dette medfører at sammenligningen ikke dekker hele det rengjorte arealet. Holtes FDV-nøkkels kostnadstall for normal standard er også lagt til grunn i figuren under. I sammenligning mot kultur- og idrettsbygg er gjennomsnittet av kulturhus og idrettshall håndball benyttet. Tall for kontorbygg er benyttet i sammenligning mot administrasjonsbygg. I sammenligningen mot bolig er Holtenøkkelens tall for bofellesskap benyttet. Dette er ikke nødvendigvis direkte sammenlignbart med vår gruppering av formålsbyggene. Sammenligningen er oppsummert i tabellen under. Type formål Øvre Eiker Flora Skedsmo Lørenskog Nittedal Asker Sørum Holtenøkkelen Skole Institusjon 271 Ikke tall Administrasjon Kultur- og idrettsbygg Barnehage Bolig 204 Ikke tall Ikke tall Ikke tall Ikke tall Ikke tall Ikke tall 224 Andre typer formålsbygg 287 Ikke tall Ikke tall Tekniske formålsbygg 319 Ikke tall Ikke tall Ikke tall Ikke tall Ikke tall Ikke tall Ikke tall Figur 4 Sammenligning av kostnad til renhold per m2 mot Flora kommune og Holtenøkkelen på renhold (Kilde: BDO, Asker kommune og Holtes FDV-nøkkel) Som vi ser ligger Øvre Eiker verken høyest eller lavest for noen av typene formålsbygg sammenlignet med de andre kommunene. Vi ser at kommunene i sammenligningsgrunnlaget kun unntaksvis har et kostnadsnivå som tilsvarer eller overgår Holtenøkkelens normtall. Vi har analysert de direkte kvadratmeterkostnadene for de ulike kommunene og hvilken effekt deres enhetskostnader ville hatt på de direkte kostnadene for Øvre Eiker kommune gitt Øvre Eiker kommunes fordeling av areal. Kommune Flora Skedsmo Lørenskog Nittedal Asker Sørum Differanse direkte kostnader Tabell 7 Teoretisk besparelse/merkostnad på direkte kostnader ved å legge Øvre Eikers arealfordeling på ulike typer formålsbygg til grunn sammen med sammenligningskommunenes kostnader per kvadratmeter for de ulike formålsbyggene. Negative tall betyr et teoretisk effektiviseringspotensial, mens positive tall betyr en teoretisk merkostnad for Øvre Eiker kommune (Kilde: Asker kommune og BDO) Denne analysen viser at Øvre Eiker kommune kunne spart om lag 2,5 mill. dersom kommunen hadde samme direkte kostnad per m 2 som Asker kommune. Samtidig viser den at Øvre Eiker kommune ville hatt en merkostnad på 4,2 mill. dersom den hadde samme direkte kostnad per m 2 som Skedsmo kommune. Spriket i tallene viser at det er vanskelig å sammenligne samme typer formålsbygg på tvers av kommuner grunnet ulikheter i bygningsmassen. Vi presiserer at analysen kun tar for seg direkte kostnader. De indirekte kostnadene kommer i tillegg og vil kunne gi et annet bilde. Disse kostnadstallene har ikke vært tilgjengelige for denne utredningen. Side 30 av 49

65 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Det er naturligvis ønskelig å kunne sammenligne kommunens enhetskostnader samlet og for de ulike typene formålsbygg med priser i markedet. Dette fordrer en prisinnhenting fra markedsaktører. Av særlig to årsaker er ikke dette mulig. For det første fordrer en kvadratmeterpris fra en markedsaktør tilgang til bygget for å beregne pris per de ulike arealene som skal rengjøres etter en gitt kvalitetsbeskrivelse. For det andre er angivelse av enhetspris for en aktør å anse som konkurransesensitiv informasjon som ikke kan offentliggjøres i denne typen rapport. Vi har allikevel satt opp en tenkt kalkyle for en privat aktør for å forsøke å synliggjøre en eventuell kostnadsdifferanse. Vi har basert oss på timelønnssatser fra Renholdsoverenskomsten 19 og lagt gjennomsnittlig 8 års ansiennitet til grunn for benyttet timesats. Videre har vi lagt tilsvarende bemanning som kommunen har per i dag med samme fordeling av faglært og ufaglært arbeidskraft og sosiale kostnader (feriepenger, arbeidsgiveravgift) på 30 %. For å beregne kostnad per årsverk har vi lagt 1750 timer til grunn 20. For å beregne overheadkostnader har vi benyttet tall fra renholdsportalen som tilsier at om lag 85 % av renholdskostnaden er lønn og lønnsrelaterte kostnader, mens resterende 15 % er materialkostnader, avskrivninger, administrasjon mv. Videre har vi lagt til grunn en margin på 10 %. Basert på disse forutsetningene kommer vi frem til en samlet kostnad på 22,2 mill. Vi har hentet inn opplysninger om renholdskontrakter i en annen kommune i det sentrale østlandsområdet. Kontraktene er basert på de til enhver tid gjeldende timesatsene i Renholdsoverenskomsten. Vi har kalkulert den gjennomsnittlige kostnaden de over 12 leverandørene på avtalen ville hatt med samme ansiennitet og fordeling faglært/ufaglært arbeidskraft. Kalkylene viser at det private markedet i gjennomsnitt gir en kostnad for Øvre Eiker kommune på 22,8 mill. Til sammenligning med kalkylene fra privat en tenkt og reelle private leverandører viser våre beregninger over at kommunen per i dag har kostnader til renholdstjenesten på til sammen 23,2 mill. I tillegg til kostnadene forbundet med selve tjenesten kommer kostnader til en bestillerenhet i kommunen. Basert på forutsetningen om at denne funksjonen for en stor del vil kunne dekkes innen rammene for dagens ressursteam vil dette utgjøre minimum om lag 1 mill. Dette er beregnet ut i fra gjennomsnittslønn i renholdstjenesten og bemanningen av ressursteamet per i dag Det er ikke konkrete kvalitetskrav som påvirker kompetansebehovet Kommunen opplyser om at renholdet i kommunen skal planlegges og utføres slik at innemiljøet holder et hygienisk forsvarlig og estetisk tilfredsstillende nivå til enhver tid. Alt renhold i kommunal regi utføres etter NS-INSTA 800. Dette er den eneste offentlig godkjente standard for måling av rengjøringskvalitet og brukes til vurdering på alle typer lokaler. Som nevnt over varierer kvalitetsnivået fra bygg til bygg og rom til rom i det enkelte bygg. Utskifting av renholdspersonell kan medføre økt uro for eksempel for beboere i bofellesskapene. En stabil bemanning vil derfor kunne medføre økt kvalitet for brukere av andre tjenester. Det er meget vanskelig å kontrollere og måle effekten av dette. Vi har tatt som forutsetning at kompetansen med dagens bemanning er tilstrekkelig for å kunne levere tjenester av god kvalitet i fremtiden. 19 Renholdsoverenskomsten mellom Hovedorganisasjonen Virke og Norsk Arbeidsmandsforbund Side 31 av 49

66 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting 7.6. Oppsummering Utfra kommunens beskrivelse har ikke renholdstjenesten myndighetsoppgaver. Markedsanalysen viser at det finnes et tilstrekkelig antall aktører som leverer renholdstjenester i dag i regionen. Markedet er etter vår vurdering tilstrekkelig for å sikre en konkurransesituasjon ved en eventuell konkurranseutsetting. Det er i denne forbindelse viktig å påpeke at kommunens egne ansatte skal ha muligheten til å komme med et internbud. Dette vil styrke konkurransesituasjonen ytterligere. De økonomiske analysene, inkludert sammenligningen med andre kommuner, er ikke entydige på hvorvidt det eksisterer et effektiviseringspotensial for kostnad per kvadratmeter i kommunen per i dag. Det er vår vurdering at det er mest nærliggende å anta at et slikt potensial finnes på renhold av barnehagene, bolig, tekniske formålsbygg og andre typer formålsbygg. Videre vil det etter vår vurdering være naturlig å ta en grundig gjennomgang av INSTA-nivåene på de ulike arealene for å sikre at dette er riktig ifm. en eventuell konkurranseutsetting. Uten en reduksjon av antall stillinger eller endring av kompetansesammensetningen fra dagens nivå viser sammenligningen med en tenkt privat aktør i avsnitt 7.4. et noenlunde likt kostnadsnivå når kostnader til faglige bestiller- og oppfølgingsressurser legges til. Analysene av gjennomsnittlig kontraktskostnad for renholdstjenester i en kommune på det sentrale østlandsområdet viser en kostnadsøkning i forhold til kommunens kostnadsnivå per i dag når tilsvarende kostnader til faglige bestiller- og oppfølgingsressurser inkluderes. Kommunen er ikke avhengig av å beholde egen renholderkompetanse, men fast renholdspersonell kan ha en positiv innvirkning på andre tjenester i kommunen. Dette kan det stilles krav om i en eventuell konkurranse og etter en innkjøringsperiode vil dette kunne oppnås også for en ekstern leverandør. Vår konklusjon er at det ikke foreligger organisatoriske eller markedsmessige forhold som er til hinder for at Øvre Eiker kommune kan konkurranseutsette renholdstjenestene i kommunen. Vi konkluderer imidlertid med at en eventuell konkurranseutsetting ikke vil medføre økonomiske gevinster, gitt at kvaliteten skal holdes tilsvarende dagens nivå. Dette bygger på en antakelse om at kvalitet er knyttet til kompetanse og ansiennitet. På bakgrunn av vårt mandat anbefaler vi derfor å ikke konkurranseutsette kommunens renholdstjenester med bakgrunn i et ønske om å redusere kommunens kostnader. 8. IKT 8.1 Tjenesten består av 7 ansatte og er underlagt Seksjon fellestjenester og service Generelt om tjenesten IKT avdelingen har ansvar for anskaffelse, drift, sikkerhet, vedlikehold og utfasing av alle ITsystemer, samt telefoni på alle lokasjoner. Avdelingen utøver brukerstøtte og betjener helpdesk som er tilgjengelig 24/7. IKT avdelingen bistår alle øvrige enheter som eksempelvis skoler, barnehager, sykehjem og NAV ved IT-relaterte prosjekter. IKT-avdelingen har også ansvaret for at løsningene som benyttes av kommunen er i samsvar med dagens teknologiske utvikling, samt kommunens behov og gjeldende lover og regler. Avdelingen består av 6 medarbeidere og en leder, og alle i avdelingen har egne oppgaver. I følge IKT-avdelingen jobber alle ansatte unntatt lederen operasjonelt med egne områder og har lite overlapping av funksjoner unntatt ved hendelseshåndtering. Ifølge lederen har alle i avdelingen generelt god IT-kompetanse for å dekke dagens behov. Side 32 av 49

67 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Nøkkeltall fra enheten presenterer omfanget av tjenesten. Dimensjon Verdi Kommentar \ Antall ansatte 7 Lærling 1 Praksisplass 1 Pc er 1400 fordelt 50 % mellom administrasjon og 50 % elever. Av disse er 600 tynnklienter PC-typer 89 Servere Fagsystemer ca. 200 Trådløse AP er ca. 250 Switcher 150 Lokasjoner ca virtuelle, i tillegg er det noen fysiske Interne støttesystemer bidrar til stabil og sikker drift i kommunen. Porteføljen av støttesystemer er veldig bred, lite ensartet og lite dokumentert. Vi har ikke funnet fullstendig beskrivelse av porteføljen med vurdering av verdi, funksjon, avtalevarighet, etc. Oversikt i vedlegg 2 er basert på samtaler og notater fra IKT-avdelingen og antas å ikke være fullstendig Fem tjenestefunksjoner som tjenesten server IKT-avdelingen har ikke spesifiserte funksjoner i virksomhetsplaner eller andre skriftlige styringsdokumenter. Til tross for dette har vi forsøkt, i samarbeid med leder og ansatte, å dele virksomheten inn i fem ulike funksjoner. Disse funksjonene er typiske for en IT-organisasjon i kommunal sektor og er basert på behov fra organisasjon. Innenfor disse områdene har vi forsøkt å kartlegge de ansattes ressursbruk og oppgaver som virksomheten gjennomfører. Følgende funksjoner er representert i IKT-avdelingen: Arbeidstid fordelt per tjenesteområdet Digital sikkerhet IT-brukerstøtte IT-drift IT-forvaltning IT-strategi og styring Figur 5: Fordeling på aktivitetsområder, kilde: Fordeling av årsverk per aktivitet levert fra IKT-avdeling I de påfølgende avsnittene har vi kort beskrevet ressursene som er allokert, samt oppgaver og tjenester som virksomheten leverer. Side 33 av 49

68 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Digital sikkerhet IKT-avdelingen har helhetlig ansvar for digital sikkerhet med myndighet til å implementere og håndheve vedtatte sikkerhetspolicyer. Innenfor dette området avsettes det rundt 1 årsverk (basert på opplysninger mottatt fra IKT-avdelingen). Tilknyttet denne funksjonen har IKT-avdelingen driftsavtaler med leverandører som ATEA. Driftsavtalene beløper seg til årlige kostnader i underkant av kroner. Innenfor samme fagområdet var det i 2016 gjennomført investeringer på rundt kroner. Den største investeringen var knyttet til et produkt levert av Dulram AS med produktnavnet Trend Deep Discovery Analyzer HW+SW Appliance. For dette fagområdet har ikke virksomheten definerte KPIer. Ved nærmere samtaler med leder og ansatt i IKT-avdelingen har vi fått opplyst at det i 2016 var registrert ca angrepsforsøk i måneden som blokkeres. Det var i tillegg rundt 2 millioner spam-mail som ble håndtert ved hjelp av virksomhetens systemer, og hvor den ansatte som har vakt har ansvaret for å gjennomgå spamfilteret. Vi fikk videre opplyst at det var flere angrep på kommunens systemer i 2016 som ikke ble forhindret. Alle angrep ble håndtert innenfor kort tid og sikkerheten ble ivaretatt uten at skader har oppstått. IT-brukerstøtte IKT avdelingen har ansvar for å gi IT-brukerstøtte. Brukerstøtte er tilgjengelig via skranker, telefon eller epost. Innenfor dette området avsettes det rundt 2 årsverk, ifølge informasjon fra IKTavdelingen. Vaktordningen belastes overtid kun i de tilfeller der det oppstår hendelser, selv om vaktansvarlig er tilgjengelig hele døgnet. Tilknyttet denne funksjonen har IKT-avdelingen driftsavtaler med leverandører av helpdesk og saksbehandlingssystemer som EASIT AS. Driftsavtalene beløper seg til årlige kostnader i overkant av kroner. Innenfor samme fagområdet var det i 2016 gjennomført få ubetydelige investeringer. For dette fagområdet har ikke virksomheten definerte KPIer. Ved nærmere samtaler med leder og ansatt i IKT-avdelingen har vi fått opplyst at det i 2016 var registrert 4043 saker. Ifølge IKT-avdeling er det reelle tallet mye høyere (ca ) da ikke alle saker blir registrert. Typisk er saker hvor brukere kommer på døren, eller ringer helpdesk-telefonen. Antall saker som ble løst ila 2016 er oppgitt å være ca 90 %, ifølge informasjon fra IKT-avdelingen. Sakene lukkes ikke omgående derfor vil uttrekk av åpne saker ikke gi et korrekt bilde. Side 34 av 49

69 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Totalt Figur 2: Fordeling av saker per området, kilde: Rapport, levert av IKT-avdeling. IT-drift IKT-avdelingen drifter og vedlikeholder kommunes IT-systemer og infrastruktur. Dette innbefatter tjenester som: Drift av databaser, servere og samhandlingsløsninger Lagring og sikkerhetskopiering, Klientadministrasjon og programvaredistribusjon, Drift av fastnett og trådløsnett, telefonitjenester og skrivere. IKT-avdelingen betjener også skoler, Rådhuset og andre lokasjoner med følgende bistand: Oppsett og oppdatering av PC-er, oppsett av hjemmekontor, installering og vedlikehold av drivere Tilgangsadministrasjon, assistanse ved brukerfeil, brukeropplæring og veiledning Windows-drift, div. utskriftsproblemer Betjening av smartboard i forbindelse med feilsøking og feilretting, oppdatering, justering og innstilling Betjening av skole-nettbrett og mobiltelefoner i forbindelse med feilsøking, konfigurering, oppsett av E-post, brukeropplæring og veiledning. IKT-drift er ansvarlig for feilsøking og konfigurering av nettverk og administrasjon av WLAN. I tillegg er IKT-drift ansvarlig for alle telefonsentraler, fasttelefoner, analoge linjer, ISDN, SDSL linjer, 4G lokasjoner, IP telefoner, mobiltelefoner, dekningsutstyr. Aktiviteten innebærer betjening av fastnett på 48 lokasjoner (ca. 700 telefoner), betjening av trio agenter fordelt på 3 lokasjoner, oppsett av telefoner, linjer etc. I tillegg kommer det betjening av 530 abonnement for mobiltelefoni fordelt på 90 fakturakontoer som drift overvåker forbruket på, samt anskaffelse av nye SIM-kort til mobiler og nettbrett. Skype for Business ligger også i denne aktiviteten. Løsningen er i implementeringsfasen og IKT drift har fått ansvaret for vedlikehold. Side 35 av 49

70 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting I tillegg ligger administrasjon av løsningen med elektronisk meldingsutveksling under driftsansvaret. Tjenesten gjelder for virksomhetene legevakt, helsestasjonen, pleie og omsorg og legetjenesten på Hassel fengsel. Innenfor dette området avsettes det rundt 1 årsverk basert på informasjon som er levert av IKTavdelingen. Denne aktiviteten omfatter de største driftsavtalene og lisenspakker for til sammen ca 6,7 millioner, samt en del investeringer som i 2016 beløp seg til 1,5 millioner. Driftsavtaler relaterer seg til vedlikehold og oppdatering av programvaren som brukes av andre tjenesteområder i kommunen. For dette fagområdet har ikke virksomheten definerte KPIer. Ved nærmere samtaler med leder og ansatt i IKT-avdelingen har vi fått opplyst at oppetid i 2016 var estimert tilnærmet 100%, men faktisk måling foretas ikke. Ifølge IKT-avdeling har det ikke oppstått noen kritiske hendelser ila IT-forvaltning Oppgaven innbefatter koordinering og styring av både fagsystemer og støtte-systemer gjennom hele IT-systemenes livsløp: (anskaffelse, drift, vedlikehold, avvikling). Innenfor dette området avsettes det rundt 1,2 årsverk. Det er ingen driftsavtaler eller investeringer som IKT-avdeling kunne knytte direkte til denne aktiviteten. For dette fagområdet har ikke virksomheten definerte KPIer. Ved nærmere samtaler med leder og ansatt i IKT-avdelingen har vi fått opplyst at antall fagapplikasjoner som driftes i 2016 er ca. 200, de fleste krever oppgradering, testing og tett samarbeid med applikasjonseiere. Systemapplikasjoner som driftes er ca. 30 (se vedlegg 2). Fagapplikasjoner er fordelt slik, relatert til kommunale tjenester: Arkive t Barnever n Geodat a Helse og omsorg Kommuna l-teknisk NAV Oppveks t PPtjenesten Økonomi Administrasjon Ephort e Familia Planregi ster Lync Citect MD Vokse noppl æring Hypernett Aseba Politikerløsni ng Komm une 24-7 Gisline window s Dips for alle CGM appl Johnson Control MD Flyktni ng Sats barnehag e ext WEBappl PPI VIP24 PixEdit Gisline Webinn syn Trio bruker alle Komtek Visma Velfer d Sats skole QM plus RiskM anager WebMat rikkel Soma Gemini Intranett/Inte rnett Visma Samh. Arkiv Profil Matrikke l CGM Allmenn (Hassel) Visma DVPro Visma Expens Visma Samh. Arkiv Velfer d CGM Journal/k om.lege Visma Ansatt HRM Side 36 av 49

71 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Extens or CGM Journal Legevakt CGM Helsestas jon GAT AIVO200 0 Digitalt Nattilsyn HealthTe ch (medisins kap) Visma Link Visma Mobil Omsorg Visma Profil Visma Faktura scan Visma Kommfakt Visma Økonomi 10 Faktor Figur 3: Fordeling av fagapplikasjoner, kilde: Rapport, levert av IKT-avdeling. I følge IKT-avdelingen er det i utgangspunktet kun Profil innenfor tjenesteområdet Helse og Omsorg som er definert som kritisk. Profil er en elektronisk pasientjournal (EPJ) for pleie- og omsorgssektoren. Funksjonaliteten dekker behov for dokumentasjon og oppfølging knyttet til de fleste faggrupper, med fokus på ledere, leger, sykepleiere, hjelpepleiere, fysio- og ergoterapeuter, merkantile ansatte og flere. IT-strategi og styring IKT-avdeling har som oppgave å følge langsiktige trender og strategier, og ut fra dette foreslå hensiktsmessige IT-tjenester for kommunen. IKT-avdelingen har bred kompetanse på kommunens virksomhet, prosjektledelse og tjenesteavtaler. Innenfor dette området benyttes det rundt 1 årsverk. For dette fagområdet har ikke virksomheten definerte KPIer. Ved nærmere samtaler med leder og ansatt i IKT-avdelingen har vi fått opplyst at det er 15 prosjekter som det er jobbet med ila Dokumentasjon om størrelse på prosjektene i kroner eller timer er ikke etablert En sårbar tjeneste som er avhengig av nøkkelpersoner Leder i IKT-avdelingen beskriver at ansatte i avdelingen har bred kompetanse som er tilpasset organisasjonens behov. Det er flere i avdelingen som har formell IT-utdanning, andre har opparbeidet kompetanse gjennom erfaring. Dagens kompetanse dekker administrative, driftsmessige, sikkerhetsmessige, utviklingsmessige og forvaltningsmessige behov relatert til ITfunksjoner. Noen kompetanseområder er dekket av kun 1 person og dette fører til sårbarhet i forhold til ferier og sykdom samt ventetid hos tjenester som krever lavere beredskap. Avdelingen oppgir å besitte en rekke sertifiseringer som f.eks. Windows 2000 Expert certificate, men en fullstendig liste over sertifiseringer er ikke fremlagt oss. Side 37 av 49

72 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Gjennomsnittsalder i avdelingen er ca. 50 år. Det forekommer ingen planlagt utvikling av medarbeidere, egenutvikling er eget ansvar basert på behov og interesser. Avdelingen melder behov for ressurser (1-2) på flere fagområder som per dags dato ikke er dekket fullstendig. Vi har gjennomført brukerundersøkelse ved å intervjuere superbrukere for noen av sentrale applikasjoner. Intervjuene viser variert grad av tilfredstillelse med IKT-avdelingens servicegrad, tilgjengelighet og evne til å vise initiativ. For enkelte applikasjoner er det bare 1 ansatt i IKTavdelingen som har relevant kompetanse, dette vanskeligjør tilgjengeligheten i kritiske perioder rundt oppdateringer med mer. Situasjonen med 6 operative ansatte kan vurderes som sårbar dersom flere blir sykemeldt over en lengere periode. Tilgjengelighet av ekstern kompetanse kompenserer til dels for denne risikoen, men ikke på alle områder Kommunen kjøper svært mange IT-tjenester i markedet De fleste avtaler som IKT-avdelingen har ansvar for, relaterer seg til systemleveranser inkludert lisenser (gjelder fagsystemer og støttesystemer) og utstyrsleveranser. Hovedavtaler er fremstilt i vedlegg 4. Det er på vår forespørsel laget en liste over IT-leverandører basert på reskontro med tilknyttet kostnad/investering basert på regnskap Det er identifisert 37 IT-leverandører. Disse IT-kostnader er postert på andre avdelinger enn IKTavdeling og gjelder stort sett anskaffelse av utstyr. Kostnader påløper seg til 7,5 millioner i Se vedlegg Tjenesten mangler dokumentasjon og oversikter som tydeliggjør dagens og det fremtidige behovet for tjenester Avdelingen mangler styringsdokumentasjon. Det eksisterer ikke overordnet strategi og mandat fra kommuneledelsen, så formell tjenestebestilling er ikke konkretisert. Grunnet manglende definisjon av mandatet og tjenestebestilling for IKT- avdeling er det ikke etablert tjenesteavtale og kvaliteten av leveransen (KPI) er ikke fastsatt. Dagen leveransekvalitet er ikke målt og derfor er det vanskelig å vurdere behovet for tjenester og hvorvidt IKT-avdelingen lever tjenester til dagens behov. På vår forespørsel ble det laget oversikt over pågående prosjekter. Cisco ISE Trend Deep Discovery Analyzer HW+SW Appliance IKT-løsning Nye Eikertun sykehjem Digitaliseringsstrategi Kommunikasjonsstrategi MAPS (Printerstyring) Leasing av lærer-pc er Oppgradering serverrom (ny Bladekasse) Velferdsteknologiprosjektet Prosjekt mottakssentral: o Vestregionen samarbeidet o Prosjekt kjernejournal o BTV-Innkjøp o Elektronisk meldingsutveksling Side 38 av 49

73 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting o Leasing av Elev-pc er 8.5. Det finnes et marked Helt konkret har markedsanalysen bestått av: En begrenset oversikt over lokale aktører og aktører i nærheten av kommunen Avdekke hvorvidt det finnes et fungerende marked som grunnlag for å utrede konkurranseutsetting Beskrivelse av robustheten i markedet Vi har utelukkende basert oss på dagens markedssituasjon og ikke lagt inn antakelser om markedet vil utvikle seg dersom Øvre Eiker kommune velger å konkurranseutsette hele eller deler av IKT tjenestene i kommunen. Analysen er basert på offentlig tilgjengelig informasjon, herunder fra bisnode.no. Søket er basert på følgende kriterier: Bransje: Følgende NACE kode innenfor IKT ( Konsulentvirksomhet tilknyttet informasjonsteknologi) Sted: Buskerud, unntak mot Oslo, Vestfold (nærhet til Øvre Eiker) Selskapsform: AS, ASA (Må dekke alle tjenestene innenfor sitt felt) Antall ansatte: Mer enn 5 Stiftelsesår: Før 2015 For at vi skal definere området som et fungerende marked bør det være minst fem leverandører innenfor området. Krav til antall leverandører må likevel sees i sammenheng med i hvilken grad de oppfyller kravene til egenskaper i punktet over. Basert på ovennevnte kriterier er det registrert total 294 selskaper i det definerte området. Dersom søket begrenses til Eikerkommunene og Drammen er det registrert 16 selskaper. I Øvre Eiker (lokalisert i Hokksund) alene er det et selskap som oppfyller kriteriene. Den lokale aktøren regnes derimot som for liten til å kunne levere dersom en samlet IKT-drift og support-kontrakt for Øvre Eiker legges ut på anbud. I øvrig Buskerud og Vestfold er det 29 selskaper, mens i Oslo området er det registrert 204 selskaper. Samlet sett har vi laget en oppstilling over fem aktører som vi antar kan betjene IT drift og support avtale i årlig størrelse orden på 8 10 M NOK: Leverandør Antall ansatte Driftsinntekter (i tnok) Driftsresultat (i tnok) Sopra Steria AS* EXSO AS** TENEO DATA AS*** Comtech AS** SSC Networks Norge AS*** Side 39 av 49

74 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Tabell X Driftsinntekter og driftsresultat for utvalgte selskaper i perioden Regnskapstall for 2016 foreligger ikke for verken noen av selskapene per primo april (Kilde: bisnode.no) * IT drift og Support avdeling i Oslo ** Avdeling i Vestfold *** Avdeling i Drammen De fem selskapene har mange ansatte og vi vurderer derfor at fem selskaper antakelig har kapasitet til å ta et oppdrag av den størrelse det her er snakk om. Vi presiserer at antallet ansatte ikke er begrenset til IKT-ansatte. Tallet på IKT-ressurser vil derfor kunne avvike fra dette. Driftsresultatet viser selskapenes evne til lønnsom underliggende drift, som er en viktig forutsetning for fremtidig drift. Alle fem selskaper har positive driftsresultat. Vi presiserer at vi ikke har foretatt en grundig finansiell analyse av soliditeten (evne til å tåle tap) for de utvalgte selskapene. Dette er vurderinger som bør gjennomføres i kvalifikasjonsprosessen i en eventuell anbudskonkurranse. En slik soliditet må ses i forhold til kontraktens størrelse. Teoretisk kan man se for seg at selskapene må kunne tåle tap tilsvarende kontraktens størrelse dersom de ikke evner å levere tjenestene de har bundet seg til ved å vinne et eventuelt anbud. Det er vår vurdering at markedet for IKT tjenester innenfor rimelig nærhet av Øvre Eiker er tilstrekkelig for at det vil være en reell konkurranse om en eventuell kontrakt med kommunen. Det er ikke innhentet prisinformasjon fra selskapene, da en nøyaktig priskalkyle betinger at leverandørene får tilgang til en gjennomgang av alle tjenestene og omfanget kontrakten vil omfatte Økonomisk analyse På basis av ressursfordelingen som ble gjennomført internt i IKT-avdelingen, og som er presentert under kapitel 8.2 nedenfor, har vi gjennomført økonomiske analyser av følgende: Totale kostnader for IKT-avdelingen Totale kostnader for kommunen knyttet til IKT området Ressursbruk for IKT-avdelingen fordelt på ulike tjenesteområder Kostnader som blir igjen i kommunen etter en eventuell konkurranseutsetting av tjenestene Totale kostnader for IKT-avdelingen Totale kostnader for IKT-avdeling er presentert i regnskapet på ansvarsområdet 115. Disse fordeler seg på følgende konti: 1240 Driftsavtaler 1201 IKT utstyr 1279 Andre konsulenttjenester (enkelte poster) 3201 Investeringer. IKT-avdelingen gikk gjennom disse konti og verifiserte poster som relaterer seg til drift. Dette var nødvendig for å få korrekt bilde siden regnskapet er lite tekstet. I tabellen nedenfor har vi presentert de totale kostnadene for IKT-avdelingen eksklusiv lønn og sosiale kostnader. Type kostnad Beløp Konsulenttjenester Investeringer Drift Totale kostnader Figur 4: Totale kostnader IKT-avdeling, kilde: Rapport, levert av økonomiavdeling. For de ulike kostandsområdene inngår følgende: Side 40 av 49

75 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Konsulenttjenester er bistand som er kjøpt utenfra for å gjennomføre enkelte prosjekter eller oppgaver, supplere kompetanse og kapasitet i IKT-avdelingen. Investeringer for 2016 besto hovedsakelig av ny Brannmur og kostnader i forbindelse med Skypekommunikasjonsprosjektet som vil dekke behov hos andre tjenesteområder. Drift representerer hovedsakelig lisenser for alle brukere i kommunen og andre vedlikeholdskostnader i forbindelse med programvære. Vi ønsker å presisere at driftsavtaler og investeringer ikke utelukkende er knyttet til IKT-avdelingen, men også til kommunens tjenester. Enkelte kostnader er derimot postert på avdelingen grunnet at avdelingen har ansvar for bestilling av disse avtalene Totale kostnader for kommunen I tillegg til kostnader som er presentert på IKT-avdelingen (ansvar 115 se figuren over) kommer det IT-kostnader som er postert på andre avdelinger (se vedlegg 3). Disse påløper seg til 7,5 millioner og er hovedsakelig relatert til anskaffelse av utstyr som Atea med 3,5 millioner og telefonabonnementer via TDC på 1,2 millioner. I tillegg kommer lønnsutgifter til ansatte ved IKT avdelingen og inkludert i dette er overtid- og vakttillegg. Totale IKT-kostnader for kommunen er fremstilt i tabellen under. Ansvarsområdet Samlet kostnad IKT Lønn IKT -avdeling Andre avdelinger Total kostnad Figur 5: Totale IKT-kostnader for kommunen, kilde: Rapport, levert av økonomiavdeling Kostander fordelt på ulike tjenesteområder Samlet vurdering av tjenesteverdi er presentert i tabellen under. Regnskapet inneholder ikke tilstrekkelige opplysninger for å kunne definere kostnader. IKT-avdeling har gjennomgått alle transaksjoner og koblet de til eksisterende avtaler, aktiviteter og leverandører. Vi baserer oss på denne gjennomgangen. Alle tall i tabellen er inkludert skatter og avgifter (AGA, MVA) Arbeidskraft Konsulenttjenester Investeringer Driftsavtaler Totalt Digital sikkerhet IT-brukerstøtte IT-drift ITforvaltning IT-strategi og styring Sum Figur 6: Kostnader fordelt på tjenesteområder, kilde: Rapporter, levert av IKT-avdelingen. Under arbeidskraft samler vi alle lønnskostnader inkludert overtid, pensjon og avgifter. Fordelingen per tjenesteområdet er basert på fordelingsnøkkel (årsverk) per tjeneste, levert av IKT-avdelingen. Konsulenttjenester er kjøpt bistand ved diverse utviklingsprosjekter. Investeringer er anskaffelser som er foretatt i 2016, bla ny brannmur der avtalen inkluderer 3 års vedlikehold. Driftsavtaler er hovedsakelig lisenser og vedlikeholdsavtaler relatert til programvare som benyttes av andre tjenesteområder i kommunen. Vi ser av tabellen over at de største utgiftene er knyttet til drift. Dette inkluderer i all hovedsak kostnader knyttet til lisenser og oppgraderinger av programmer som kommunen har. Side 41 av 49

76 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Kostnader som blir igjen i kommunen etter konkurranseutsetting Kostnad Uendret Endret Arbeidskraft * Konsulenttjenester Investeringer IKT ** Drift IKT *** Utstyr og andre IKT kostnader postert på andre avdelinger Totalt Figur 7: Kostnader som blir igjen i kommunen etter konkurranseutsetting, kilde: sammenstilling av rapporter over. * * Kostnaden for lønn i IKT-avdeling vil forsvinne etter konkurranseutsetting og bli erstattet med kostnaden for driftsavtale med valgt driftsleverandør. I tillegg vil det oppstå kostnad for lønn for bestillerfunksjon. Vi antar at grunnlønn vil være på et tilsvarende nivå med dagens IKT leder og medregnet sosiale kostnader som arbeidsgiveravgift, pensjon og feriepenger vil det gi kommunen en kostnad på ca Dagens løsning med intern avdeling inkluderer tjeneste med 24/7 tilgjengelig vaktordning der overtid belastes kun når hendelser oppstår. Ved valg av ekstern leverandør vil 24/7 beredskap være en ekstra kostnad. ** Investeringer som påløper seg 2,5 millioner i 2016 vil være avhengige av prosjekter som kommunen iverksetter og vil kreve innleid IT-kompetanse etter konkurranseutsetting i tillegg til direkte prosjektkostnader. Vi forutsetter at posten vil bli endret, men ikke borte. Et eksempel på en investering i 2016 er ny IKT-løsning for nye Eikertun sykehjem. Dersom kommunen velger å investere i nye prosjekter må den regne med tilleggskostnader for faglig IT-prosjektledelse og innleid IKTkompetanse. *** Fordelingen av driftskostnader som blir uendret er basert på oversikt mottatt fra IKT-avdelingen. Kostnader som blir igjen i kommunen representerer konsulenttjenester på fagapplikasjoner, lisenskostnader for alle brukere i kommunen samt obligatorisk vedlikehold og oppdateringer fra systemleverandører på fagsystemer samt telefonlinjer og WLAN. I tillegg vil det forekomme anskaffelse av utstyr som enhetene betaler for selv (ca 7,4 mill i 2016) Sammenligning med andre kommuner er utfordrende grunnet mangel på informasjon om aktiviteten Det er utfordrende å sammenligne Øvre Eiker kommune med andre kommuner ettersom det er usikkerhet knyttet til aktivitetsnivået innenfor dette tjenesteområdet. BDO besitter informasjon om hva en annen kommune, med et tilsvarende befolkningsgrunnlag betaler for drift av IKT-tjenesten. For denne kommunen viser vår informasjon et tilsvarende kostnadsnivå, men ettersom vi ikke kan sammenligne kommunene vedrørende aktivitetsnivå er det vanskelig å trekke konklusjoner på bakgrunn av dette. Vi har også mottatt informasjon om kostnader som Nedre Eiker kommune måtte betale for å inngå i Drammensregionen IKT. Nedre-Eiker kommune betalte en engangsavgift knyttet til prosessutgifter og implementeringsutgifter på om lag 10,5 millioner kroner. I tillegg viser informasjonen at Nedre Eiker kommune har investeringskrav på om lag 3,5 millioner for påfølgende år. Side 42 av 49

77 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting 8.7. Beskrivelse av kvalitet For å beskrive utviklingsgrad i IKT- organisasjon bruker vi Modenhets Model (ATS IT Maturity Model) American Technology Services (ATS) har utviklet modellen med formål for bruk i IT-strategiske prosjekter for å planlegge utvikling av IT-organisasjon eller utvikling av enkelte IT-tjenesteområder under IKT-avdeling. Det er identifisert fem nivåer: 1 - kaotisk; 2 - reaktiv; 3 - proaktiv; 4 - moden; og 5 strategisk. I figuren under har vi synliggjort de ulike nivåene i en modell med tilhørende forklaringer under. 5 Strategisk 1 Kaotisk Kaotisk Uforutsette kostnader Ikke samstemt systemportefølje Manglende ITstyring 2 Reaktiv fokusert på løsning skygge-it enkel IT-styring noe kostnadskontroll 3 Proaktiv Styrt saksbehandling IT-styrings dokumenter eksisterer Noe samkjøring mellom IT og forretning 4 Moden Data og applikasjoner er integrert Foretning og IT er fullstendig samkjørt IT-kostnader er skalerbare Samstemt brukeropplevelse IT har fokus på forretningsmål Utviklet brukere ROI maksimering Figur 6: ATS IT Maturity Model American Technology Services Nivå 1 kjennetegnes ved at Prosesser og funksjoner gjennomføres kaotisk og ad hoc. Det finnes spor på at organisasjon registrer hendelser som må løses, men det finnes ikke standardiserte prosedyrer for hvordan dette skal eller bør løses. IT-funksjon er vurdert som mindre viktig i organisasjon og har typisk lite med ressurser. Styringsprosesser er ikke organisert. Nivå 2 kjennetegnes ved at funksjoner og prosesser følger systematisk mønster. Organisasjonen utviklet seg til oppgavefordeling etter funksjon. Opplæringsprosesser er uformelle. Overføring av standartprosedyrer er mangelfull, ansvaret er plasser på de enkelte individer. Aktiviteter og prosesser baserer seg i stor grad på individenes kjennskap og kunnskap og derfor kan er risiko for feil er høy. Generelt er aktiviteter lite koordiner, uregelmessige og er rettet for å løse enkelte oppgaver. Det mangler dokumentasjon på det meste av proseser, avtaler, kostnader og risikoanalyser. Nivå 3 kjennetegnes ved styrt saksbehandling der saksbehandlingsproses er fullstendig dokumentert og KPI på løsningsgrad rapporteres reggelmessig. Det eksisterer krav til behandlingstid på helpdesk. IT-styringsdokumenter eksisterer og det er noe grad av samkjøring mellom IT og restesn av organisasjonen. Ledelsen involverer IT i strategiske beslutninger relatert til IT og organisasjonens utvikling. Nivå 4 kjennetegnes ved at dataflyt er integrert, det er ingen eller minimal manuell behandling ved overføring av informasjon innenfor virksomheten. Resten av organisasjon og IT er fullstendig Side 43 av 49

78 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting samkjørt. IT-kostnader er skalerbare og forutsetter god oversikt og kontroll over kostnader og invisteringer. En samstemt positiv brukeropplevelse er et tydelig tegn for dette nivået. Nivå 5 er kjennetegnet ved en strategisk IT-organisasjon med høyt fokus på forretningsmål og strategier. Utviklet brukersselvservice med modne og opplærte brukere med høy grad av selvhjelp er en viktig del av dette. Vår vurdering er at IKT-organisasjonen i Øvre Eiker kommune er på 2 nivå i modenhetsmodellen. Dette begrunnes først og fremst med manglende styringsdokumentasjon og tilfeldig involvering av IKT-avdelingen i øvrige prosjekter i kommunen, oftest i etterkant av prosjekter. IKT-avdelingen måler ikke kvalitet på sine leveranser, og det er ingen krav til rapportering av KPIer fra kommuneledelsen. IKT-avdelingen mangler konkrete automatiserte kostnadsoversikter. Ved behov kan slike oversikter utarbeides manuelt. Videre observerer vi mangel på strategi og fremtidige planer i IKT-avdelingen. Kommunen har heller ikke serviceavtaler mellom IKT og resten av organisasjonen. Dette innebærer at IKT i stor grad iverksetter egne beslutninger uten at dette er forankret. Vi er opplyst om at IKT-avdelingen hadde som mål i 2016 (vedtatt i Kommunestyret) å utarbeide en digitaliseringsstrategi. Dette arbeidet var knapt i gang ved utgangen av 2016, og ble satt på vent grunnet konkurranseutsettingsprosjektet. For å kunne videreutvikle IKT-avdelingen vil det være behov for store endringer knyttet til samarbeid med kommuneledelsen vedrørende strategi, fremdriftsplan, kravspesifikasjon og tjenesteoppfølging. Dette vil stille krav til blant annet styringsdokumenter. Vi mener i tillegg at det bør iverksettes en prosess for å utarbeide en komplett dokumentasjon av dagens IT-struktur og leveranser. Videre bør kommunen utføre en grundig kompetansekartlegging som grunnlag for en gapanalyse. Deretter kan kommunen ta nødvendige valg vedrørende behovet for å videreutvikle og forbedre kompetansen i IKT-avdelingen. Vi mener at en slik analyse bør inkludere en analyse av dagens kapasitet. Eksempelvis vil man måtte vurdere nødvendig tiltak som kompetanseoverføring om man finner at en og samme ansatt utøver forskjellige kritiske oppgaver alene Oppsummering Utfra kommunens beskrivelse har ikke IKT-tjenesten myndighetsoppgaver. Markedsanalysen viser at det finnes et tilstrekkelig antall aktører som leverer IKT tjenester i dag i regionen. Markedet er etter vår vurdering tilstrekkelig for å sikre en konkurransesituasjon ved en eventuell konkurranseutsetting. Det er denne forbindelse viktig å påpeke at kommunens egne ansatte skal ha muligheten til å komme med et internbud. Våre økonomiske analyser gir oss ikke entydig grunnlag for en anbefaling ettersom det er stor usikkerhet knyttet til aktivitetsnivået i IKT-avdelingen. Vi har derimot oppnådd tilstrekkelig grad av sikkerhet ved anskaffelse av økonomisk informasjon. Vi har ikke mottatt tilstrekkelig dokumentasjon av tjenesteinnhold og tekniske løsninger. Det meste av fremlagt dokumentasjon ble laget på vår forespørsel og er ikke kvalitetssikret med hensyn til fullstendighet og pålitelighet. Vi observerer lav modenhetsgrad i styringsprosesser, manglende dokumentasjon på alle områder. Dersom kommunen velger å konkurranseutsatte funksjonen vil det være vanskelig å skaffe pålitelig sammenligningsgrunnlag for å vurdere kost/nytte på grunn av manglende kjennskap til dagens tjenesteinnhold og kvalitet. I tillegg vil overføringen av funksjonen være utfordrende grunnet manglende dokumentasjon av løsninger og prosesser. Dette gjør at risikoen kommunen løper i en konkurranseutsetting anses som stor. Vi anbefaler derfor ikke å konkurranseutsette funksjonen slik Side 44 av 49

79 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting som denne er organisert og styrt per dags dato. Avdelingen bør innarbeide bedre dokumentasjon og tjenestebeskrivelse før en eventuell prosess som vil innebære en konkurranseutsetting. Det finnes følgende alternativer løsninger i markedet: Sette ut all drift. En IT-leverandør tar alt ansvar og drifter løsningen «as is» til en fast pris. Dellevering. En IT-leverandør tar for eksempel det tekniske ansvaret, kommunen beholder for eksempel supportavdelingen. ASP. Alt settes ut til drift i et datasenter hos en leverandør. Prisen på IT-drift blir fast. Et annet alternativ er å samarbeide med andre kommuner. Et eksempel på dette vil kunne være å inngå til et interkommunalt selskap som eksempelvis Nedre Eiker kommune har gjort ved å inngå i Drammensregionen IKT. Side 45 av 49

80 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting 9. Vedlegg Vedlegg 1 Bygning m² Gjennomsnittlig INSTA-nivå Antall m² per uke Aktiv Eiker 110 4,5 110 Ambulansesentralen Hokksund 300 4,5 600 Arbeideren 667 4, Avlastningsbolig 468 4, Barnebolig 431 4, Chr. IV's vei ,0 440 Chr. IV's vei ,8 459 Darbu barneskole , Eiker aktivitetssenter 725 3, Eikerkvikk barnehage 662 3, Eikertun sykehjem , Falkbanen SFO 365 4, Familiesenter/Helsestasjon 636 4, Fiskumhallen 676 4, Gamle legevakt 146 4,0 143 Hammertun (gang, heis og trapper) 319 4,0 319 Haugløkka 406 4,0 406 Hellefossveien ,5 262 Hokksund barneskole , Hokksund ungdomskole , Lerberg barnehage 892 4, NAV , Ormåsen barnehage 373 3, Ormåsen barnehage Ormebolet ,8 652 Ormåsen barnehage Ormebolet ,0 245 Ormåsen barneskole , Ormåsen SFO 322 3, Renseannlegget 447 4, Røren barnehage 376 3, Røren barneskole , Rådhuset , Skotselv flerbrukshall , Skotselv skole , Skotselv ungdomsklubb 159 4,0 159 Smellhaugen barnehage 772 3, Solbakken barnehage 621 3, Strømhauggata ,3 264 Teknisk sentral 458 4, Vestfossen Arena Musikkskolen 172 4,0 344 Vestfossen barneskole , Vestfossen flerbrukshall , Vestfossen Folketshus Ungdomsklubb 332 4,0 332 Vestfossen ungdomskole , Voksenopplæringen 619 4, Åpen barnehage 148 4,0 674 Vedlegg 2 Side 46 av 49

81 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting System XenDesktop Provisioning EASIT Active Directory Exchange MSSQL SHAREPOINT SCCM Bruksområdet Citrix Saksbehandlingssystem Tilgangskontroll Mail Relasjons database management system Informasjonsdeling Overvåke, igangsette og oppgradere servere og enheter SCOM Skype for Business WSUS Hyper-V Cluster ORACLE SQL SECUREENVOY SAFECOM Citrix Netscaler VEEAM Sysman Checkpoint Cisco WLC Cisco ISE Cisco PRIME HP MSM Trend Control Manager Trend Officescan Trend Scanmail 4 Exchange Trend Deep Discovery Analyzer Trend IMSVA Trend IWSVA MS Network Policy Server HP IMC PRTG Overvåke kapasitet og prestasjon av pc-er Kommunikasjon Styre og distribuere oppdateringer Virtuelle maskiner hosting Styringssystem for relasjonsdatabase Sikkerhet Print manager Citrix hastighet Backup SMS-tjenester Sikkerhet LAN-nett styring Sikkerhetspolicy styring Nettverksstyring Sikkerhet - trafikkovervåking Sikkerhetsovervåking Sikkerhet hos sluttbruker Mail sikkerhet Sikkerhets analyser Logging av sikkerhetshendelser Web-sikkerhet Autentiseringstjenester for server og proxy Trafikkanalyser Overvåking av nettverk Vedlegg 3 Leverandør Beløp APRO TELE OG DATA AS ARRO ELEKTRO AS ARRO ELEKTRO AS (SG FINANS) ATEA AS ATEA FINANCE AS ATEA FINANS (SG FINANS AS) BIBLIOTEKSENTRALEN A/L COMPUGROUP MEDICAL NORWAY AS Side 47 av 49

82 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting COMPUTER CONNECTION AS (SG FIN CONEXUS NORGE AS DATAMETRIX DOKUMENTPARTNER AS DULRAM AS EASIT AS EUROTECH COMPUTER SERVICES NOR EVRY AS FRONTER AS GURUSOFT AS HEWLETT-PACKARD INTERNATIONAL ICE.NET IDENTUM AS IST INTERNATIONAL SOFTWARE TEC ITUM AS MERCELL NORGE AS MOBILSKOLE AS NEXTGENTEL AS RINGNETT AS SOMA SOLUTIONS AS SYSTEMPARTNER NORGE AS TDC AS TELENOR NORGE AS TELENOR NORGE AS MOBIL VISMA MAMUT AS VISMA SOFTWARE NORGE AS VISMA UNIQUE AS Totalsum Vedlegg 4 Avtale Beløp Kontrakt OEM Software (Microsoft lisenser) ,76 Gatsoft vedlikehold, lisenser (274), sitelisens og ressursstyringsmodul ,50 Bruksrettavtale inkl support Visma Velferd (avt.: 91861) 12 mnd, Visma Velferd ,00 Voksenopplæring (avt ) 100 lisenser 3 mnd., Visma Familia (avt ) 6mnd Citrix Software Maintenance/support (Quote #: inkl. support) ,50 Avtale Vedlikeholdsavtale Visma Ent.Økonomi Connecto integrasjon ,00 mnd., Avtale: SaaS Bruksrett Visma Ent. BI 6 mnd., Avtale Vedlikeholdsavtale Visma Ent. Ekstern Print 6 mnd. Atea supportavtale maskinvare ,31 Side 48 av 49

83 Øvre Eiker kommune Utredning av konkurranseutsetting Årlig vedlikehold Hypenet skoleadm., div integrasjoner og moduler ,00 Avtale Bruksrettsavtale inkl. support Visma Link 12 mnd., Avtale ,00 Bruksrettsavtle inkl. support Visma Profilkom 12 mnd. Check Point Anti Bot Blade 3 år ,75 MS OVS-ES telling /Microsoft lisenser / Cal etc. Academic ,58 Avtale Service og support avtale 3 mnd ,25 Faktura for 1. halvår Avgift programvare Bibliofiil, teknisk serviceavtale og ,00 fjernkjøring Avtale SaaS Bruksrett Visma.Net Expens Basis inkl. supportavtale 6 mnd., ,00 Avtale Vedlikeholdsavtale Visma Enterprise Refusjon fra NAV - auto utlikning 6mnd., Avtale Vedlikeholdsavtale Visma Ent.HRM - AD integrasjon 6mnd. Totalt ,65 Side 49 av 49

84 ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Ann-Kristin Dramdal Saksmappe: 2017/ /2017 Arkiv: Demensplan temaplan for demensomsorgen i Øvre Eiker kommune. Saksordfører: Eivind Molven Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 16/17 Fagkomite 4: Omsorg /17 Eldreråd /17 Rådet for funksjonshemmede Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger Demensplan 2020 er utarbeidet for å styrke kapasitet, kompetanse og kvalitet i demensomsorgen. Det er en helhetlig plan for demensomsorgen i Øvre Eiker kommune og den bygger på nasjonal demensplan 2020 Et demensvennlig samfunn. Demensplan 2020 er en temaplan som del av kommunens Helse og velferdsplan, under Kommuneplan. Planen bygger videre på kommunens forrige lokale Demensplan som ble laget i En av de største omsorgsutfordringene vi står overfor som følge av økt levealder og endret alderssammensetning i befolkningen, er at antallet mennesker med ulike demenslidelser sannsynligvis vil bli fordoblet i løpet av 35 år. Dette vil skape store utfordringer for helse- og omsorgstjenestene og stille store krav til planlegging av framtidens tjenestetilbud i kommunen. Planens formål er å videreutvikle demensomsorgen for de kommunale tjenestene som er rettet mot personer med demens og deres pårørende. For å oppnå et mer demensvennlig samfunn er det nødvendig med god, helhetlig planlegging og samarbeid på tvers av sektorgrenser, tjenestenivå og ansvarsområder. Nasjonal demensplan 2020 beskriver at dette blant annet handler om å bygge ned barrierer i de fysiske og sosiale omgivelsene for å sikre fortsatt deltagelse og likestilling for personer med demens. Et mer demensvennlig samfunn er et bedre samfunn for alle. Det er naturlig at man i en handlingsplan for Øvre Eiker kommune prioriterer de samme områdene som i nasjonal demensplan. Øvre Eiker kommune har derfor valgt å ha hovedfokus på følgende områder i ny lokal demensplan: 1. Diagnostisering og oppfølging 2. Fleksible og differensierte aktivitets og avlastningstilbud 3. Tilpassede tjenester gjennom sykdomsforløpet med involvering og deltagelse fra brukerne 4. Økt kunnskap og kompetanse. Med utgangspunkt i satsingsområdene er det utarbeidet en handlingsplan med mål og tiltak for perioden frem mot Planen er vedlagt 1

85 Vedlegg 1 Demensplan Øvre Eiker kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Rådmannens anbefaling Demensplan 2020 for Øvre Eiker kommune vedtas. Begrunnelse I forhold til omsorgsutfordringer vi står overfor, er det vesentlig å planlegge framtidens tjenester til personer med demens. Demensplanen vil styrke kapasitet, kompetanse og kvalitet i demensomsorgen i Øvre Eiker kommune. 2

86 Demensplan 2020 Øvre Eiker kommune En handlingsplan for perioden 2020 med satsingsområdene; diagnostisering og oppfølging, fleksible og differensierte aktivitets og avlastningstilbud, tilpassede tjenester gjennom sykdomsforløpet med involvering og deltagelse fra brukerne og økt kunnskap og kompetanse. Planen bygger videre på Øvre Eiker kommunes lokale Demensplan Våren 2017

87 Innhold 1. Innledning Oppnevning og sammensetting Prosjektbeskrivelse Mål og føringer Metode Statusbeskrivelse Demens Demensomsorg i Norge Demensomsorg i Øvre Eiker kommune Lokalsamfunn og frivillig innsats Prinsipper for god demensomsorg Perspektiver for demensplan Et mer demensvennlig samfunn Åpenhet, forståelse og respekt Brukerinvolvering Kortsiktig handlingsplan Diagnostisering og oppfølging Fleksible og differensierte aktivitets og avlastningstilbud Tilpassede tjenester gjennom sykdomsforløpet og involvering/deltagelse Økt kunnskap og kompetanse Avslutning Lovverk og sentrale føringer

88 DEMENSPLAN 2020 ØVRE EIKER KOMMUNE 1. Innledning Som følge av økt levealder og endret alderssammensetning vil antallet mennesker med ulike demenslidelser sannsynligvis bli fordoblet i løpet av 35 år. Dette vil skape store utfordringer for helse- og omsorgstjenestene og stille store krav til planleggingen av framtidens tjenestetilbud i kommunen. Planens formål er å videreutvikle demensomsorgen for de kommunale tjenestene rettet mot personer med demens og deres pårørende. Det er utarbeidet en handlingsplan for perioden med satsingsområdene; diagnostisering og oppfølging, fleksible og differensierte aktivitets og avlastningstilbud, tilpassede tjenester gjennom sykdomsforløpet med involvering og deltagelse fra brukerne og økt kunnskap og kompetanse. Planen bygger videre på Øvre Eiker kommunes lokale Demensplan Oppnevning og sammensetting Arbeidet med ny lokal Demensplan ble igangsatt på bakgrunn av framtidens omsorgsutfordringer i forhold til demens og skal være en delplan av handlingsplan for omsorgstjenesten. Styringsgruppe og oppdragsgivere: Kari Hesselberg Helse- og omsorgssjef Ann Kristin Dramdal Tjenesteleder institusjonstjenesten Vigdis Sund Tveiten Tjenesteleder tjenester til hjemmeboende Kjersti Eide Tjenesteleder tjenestetildeling og samordning Linda Nedberg Tjenesteleder tjenester til funksjonshemmede Arbeidsgruppen sammensetning: Hilde Lobben - sykehjemslege Eikertun/ Grevlingstien Wenche-Lill Aakre - avdelingsleder Demens Ingjerd Pedersen avdelingsleder Grevlingstien Kristin K. Nilsen - sykepleier demensavdeling Eva Pedersen - hjelpepleier/demenskontakt hjemmesykepleien Anette Knive Torgersen demenskoordinator 1.2 Prosjektbeskrivelse Det skal utarbeides en helhetlig plan for demensomsorgen i Øvre Eiker kommune. Demensplanen skal bygge på nasjonal demensplan 2020 Et demensvennlig samfunn Planen skal inneholde mål og tiltak realiserbare innen 2020, med vekt på: Brukernes egne ønsker Samarbeid med frivillige Støtte til og samarbeid med pårørende Tiltak for å utsette behov for tjenester Kommunalt tjenestetilbud 2

89 1.3 Mål og føringer Nasjonal Demensplan 2020 identifiserer seks områder hvor det særlig er behov for en ytterligere innsats: Forebygging Kunnskap og kompetanse Diagnostisering og oppfølging etter diagnose Fleksible og differensierte aktivitets- og avlastningstilbud Tilpassede tjenester gjennom hele sykdomsforløpet Deltagelse og involvering Øvre Eiker kommune er en visjons- og verdistyrt kommune. Visjonen Sammen skaper vi et livskraftig lokalsamfunn inviterer til samarbeid og dialog om utviklingen. Bygging av inkluderende fellesskap, der generasjonene tar vare på hverandre, og der hver enkelt blir stimulert til å ta ansvar ut fra egne ressurser og muligheter, står sentralt. Dette er også i trå med Demensplan 2020, hvor det løftes frem som et hovedmål å skape et demensvennlig samfunn. Den enkelte innbygger i Øvre Eiker er den viktigste ressurs for å skape gode nærmiljø, gode levevilkår og livskraft gjennom å ta aktivt ansvar for sitt eget liv, egen helse, gi omsorg, delta i lokalt fellesskap og skape gode kulturtilbud og opplevelser. Kommunens tjenester skal bidra til et verdig liv for de som på grunn av høy alder, sykdom eller funksjonshemming har behov for hjelp. 1.4 Metode Brukerinvolvering har en sentral plass i nasjonal Demensplan 2020, vi har derfor også valgt å legge vekt på dette i utarbeidelsen av lokal Demensplan. For å involvere brukerne og pasientene med demens i Øvre Eiker har vi utarbeidet et spørreskjema med vekt på følgende spørsmål: Hvordan fikk du diagnosen, og på hvilken måte har fastlegen vært involvert? Hva slags oppfølging fikk du etter diagnosen ble satt? Føler du at du har fått tilstrekkelig informasjon om sykdommen? Hvem har du fått informasjon av? Hvilke ønsker har du for et dagtilbud? Hva skal til for at du kan opprettholde dine interesser og hobbyer? Det ble også sendt ut et spørreskjema til ansatte i helse og omsorg med hvor det var mulig å komme med innspill på planens fokusområder: Diagnostisering og tiltak Hvilke tiltak kan bedre dette? Fleksible og differensierte aktivitets- og avlastningstilbud h Hvordan kan dagens tilbud videreutvikles? Og hvilken for, for avlastning er viktig å tilby? Tilpassede tjenester gjennom hele sykdomsforløpet Hvordan sikre riktige og tilpassede tjenester? Hvordan involvere pasient og pårørende? Økt kunnskap og kompetanse Hvordan sikre riktig kompetanse hos ansatte? Og hvordan øke kunnskapen ellers i befolkningen? Det har jevnlig blitt avholdt møter i prosjektgruppen hvor vi blant annet har evaluert Demensplan Vi har valgt å videreføre mange av tiltakene fra denne planen som 3

90 av forskjellige årsaker ikke har blitt gjennomført. I tillegg er det flere tiltak som videreføres til den nye demensplanen på grunn av behov for kontinuerlig arbeid og fokus. 2. Statusbeskrivelse 2.1 Demens Demens er en fellesbetegnelse på sykdommer forårsaket av ulike sykdommer i hjernen. Kjennetegn for demens er ervervet intellektuelt svikt, svikt av emosjonell kontroll og sviktende evne til å utføre dagliglivets funksjoner. Personer med demens får problemer med å opprettholde innlærte ferdigheter og mestre dagliglivets aktiviteter. En del personer utvikler personlighetsforandringer med manglende innsikt og redusert dømmekraft. Andre symptomer kan være angst, depresjon, mistenksomhet, vrangforestillinger og tvangsmessig atferd. De som rammes vil gradvis fungere dårligere og tilslutt bli helt avhengige av hjelp. Demens har ulike årsaker og kan ramme alle. Demens inndeles i typer avhengig av årsaksforhold: Alzheimers sykdom ca 60 % Vaskulær demens (hjerneslagdemens) Lewy Body demens Parkinson sykdom med demens Frontallappsdemens Andre former (relatert til alkoholmisbruk, vitaminmangel, MS) 2.2 Demensomsorg i Norge Det er i dag ca personer med demens i Norge, og en regner med at ca personer, både demente og deres pårørende er berørt av sykdommen. Da antall eldre vil stige de neste tiårene, vil antall personer med demens i Norge kunne dobles til ca innen en periode på år (St.meld.nr.25). Forekomsten av demens er stigende med økende alder. Mens forekomst av demens i aldersgruppen år er 0,9 %, er den til sammenligning 17,6 % for gruppen år. Fra 90 år og oppover har hele 40,7 % utviklet en demenssykdom. Minst halvparten av personer med demens befinner seg i eget hjem og de fleste vil være avhengig av tilrettelagte omsorgstjenester. I de fleste tilfeller er familien den viktigste medhjelper og bærer av omsorgsbyrden. 4

91 Figur: Berger skala. «Omsorgstrappen» viser utvikling av tjenester ved demenssykdom i en års periode 2.3 Demensomsorg i Øvre Eiker kommune Med bakgrunn i fremskrevne befolkningstall vil forekomsten av demenssykdommer øke kraftig i årene som kommer. Den største økningen vil skje fra Av ca med demenssykdom i Norge, er ca personer under 65 år. For aldersgruppen år vil det i Øvre Eiker utgjøre en ny person i året med tidlig demens. Dette er personer som befinner seg midt i livet, kan være yrkesaktive og ha omsorg for barn og ungdom. Denne gruppen vil kreve et annet tilbud enn til eldre personer med demens. I Øvre Eiker har vi i dag en demenskoordinator ansatt i 40% stilling som har hovedansvar for utredning og oppfølging i kommunen. Demenskoordinator er også leder for kommunens demensteam som består av avdelingsleder for demensavdelingene på Eikertun, sykehjemsoverlege og spesialsykepleier på skjermet avdeling. Hjemmesykepleietjenesten i Øvre Eiker kommune er i dag organisert i tre tjenesteområder, Vestfossen distrikt, Hokksund distrikt og Skotselv distrikt. Denne tjenesten består av ulike yrkesgrupper, og slik tjenesten er organisert i dag medfører det at brukerne får mange hjelpere å forholde seg til. Det vil være hensiktsmessig å vurdere å redusere antall hjelpere som personer med demens må forholde seg til. På grunn av sviktende funksjonsevne i dagliglivet har personer med demens problemer med å huske og tilpasse seg hjemmetjenestens rutiner, og å skulle forholde seg til stadig nye tjenesteutøvere. Det er i tillegg viktig at ansatte i hjemmetjenesten har kunnskap om demens og kjennskap til pasientens bakgrunn og situasjon. I institusjonstjenesten er det pr. i dag 33 langtidsplasser og 4 korttids-/avlastningsplasser til personer med demens på Eikertun helsehus. 5 av disse er plasser på skjermet enhet for personer med demens med store atferdsutfordringer. Grevlingsstien bofellesskap har 20 omsorgsboliger til denne gruppen hvor det er heldøgns bemanning, og hører inn under institusjonstjenesten. Både demensavdelingene ved Eikertun 5