Referat fra møte i Lokalt arbeidsmiljøutvalg (LAMU) 12. juni 2017 kl , i Domus Theologica, møterommet i administrasjonsgangen

Transkript

1 Dato: Saksnummer: 2017/xxxx Notat Referat fra møte i Lokalt arbeidsmiljøutvalg (LAMU) 12. juni 2017 kl , i Domus Theologica, møterommet i administrasjonsgangen Til stede: Representanter: Aud Tønnessen (AG rep.), Dag Myhre-Nielsen (AG rep.), Brynjulv Norheim (LHVO, arbeidstakerrepresentant), Observatører: Johannes Saastad (observatør Teologisk studentutvalg, representant ved behandling av læringsmiljøsaker) Rune Greaker (områdeleder), Vemund Blomkvist (til sak D2). Forfall: Helge Staxrud (ny, vara verneombud, arbeidstakerrepresentant) pga. ATTR. Vara Amina er fortsatt i permisjon. Referatet sendes til informasjon til: Benedicte Westin (fakultetets kontaktperson i BHT), Vara til LAMU Stig Frøyshov og Amina Selimovic, Oddbjørn Leirvik (studiedekan), det sentrale AMU ved UiO (hovedverneombud ved UiO og NTL-UiO som leder AMU), Bjørn Erik Schjerverud (leder av studieseksjonen) og Heidi Christophersen (seniorrådgiver i studieseksjonen). Saksliste V-sak 1 Godkjenning av innkalling og saksliste Vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes. V-sak 2 Godkjenning av referat fra møte Vedtak: Referat fra møte godkjennes. V-sak 3 Handlingsplan/årsplan for LAMU og HMS-arbeidet Vedtak: Handlingsplanen vedtas som foreslått i møtet. Oppdatert handlingsplan var vedlagt innkallingen. Oppretting: TA er blitt EA (for lenge side). TA er ikke ansvarlig for brann i etasjene, det er TF. Siste brannøvelse var 5.4. Neste i august etter semesterstart. (Prøver å unngå

2 O-sak 1 Bygg, drift og avvik Eventuelle avvik og planlagt vedlikeholdsarbeid i Domus Theologica. Informasjon ved områdeleder: Vi venter på ferdigstilling av læringssenteret. Brannøvelser går sin gang. Viktig å følge opp innmeldinger gjennom systemet (expand) ang. driftsoppgaver. Ta med Rune G i sakene som meldes inn. Ha har ansvar for oppfølging og får oppdatering fra servicetorget. Kan ikke huske noen saker som har «hengt» på TF. -Heisen: Vi har 4 6 servicebesøk på heisen hvert år. Meld til Bjørge om det er noe, så kommer firma dagen etter eller samme dag om det meldes før 12. Heisen har antakelig funka bra siden siste møte. Om noen står fast i heisen, kommer vaktsentralen med det samme. -Vinduer: Utskifting er ikke planlagt i Dette er meldt i dialog med EA de siste tre årene, men er ikke prioritert fra EA. Det er behov for å skifte alle vinduene. Men man tar bare enkeltvinduer når det er helt nødvendig (punktert). Vi ser spesielt på vinduer på vernerunden. Vi er sårbare ifht åpne vinduer (jf. innbrudd, se under). Kan vi ha sperrer på noen vinduer, de det er lettes å komme inn gjennom? Info om å lukke vinduer, på kontorer, møterom og undervisningsrom må formidles på en god og effektiv måte. Vaktsentralen går inn og lukker om de ser åpne vinduer. Rune sjekker opp dette. Vi ser også på vinduer som kan være aktuelle for sperring med bøyle i vernerunden. -Lys: Det har vært problem med å få lyset av! Selv om man slår «0». Rom 202, U40 og 214 har ikke automatisk avslukking. Ang. 205 og 304: Feil på AV-skapet etter strømbruddet. Det meldes som enkelt driftssak når det er aktuelt. Informasjon om ombygging av biblioteket, Dag Myhre-Nielsen og Brynjulv Norheim: Veldig nær fullføring. Litt utsettelse. Leveranse i tid til å få innreda, men hele boksamlingen kommer kanskje ikke på plass før åpning. Blir veldig fint! De store vinduene med buskene utenfor er veldig flott. Persienner skal skjerme mot sola. Vi har antakelig god grunn til å være fornøyde. Fint inngangsparti. Det var ikke spesielt klarert at en svenneprøve skulle utføres (like utenfor dekanens kontor). Johannes har fått en klage. Overlevering skjer torsdag kl. 12. Da har ledelsen seminar på Tøyen, men rydder plass til å være med. HMS-koordinator blir også med. Det kan ikke vært noen med fra UiO sentralt og sjekka underveis. Rekkverket utenfor er under standard (90 cm). Det må ordnes før levering. En brannmelder stod i veien for en skjerm. OBS brattheten på rullestolrampe. Den er 1:12, det er akkurat på grensen mot lovlig bratthet. Det er planlagt åpning offisielt ifbm semesterstart. Fint om noen fra EA er med da. AV-rommet ser ut til å bli fint, lett å styre selv, verdifulle ting. Læringsmiljø og ansattemiljø har et potensiale her. Kollokvierom kan brukes både av studenter og ansatte. Bestillingssystemet vil i utgangspunktet bli ei liste man skriver seg på, kan evt tas inn i outlook. Brannalarmøvelser avholdte og planlagte: Det ble holdt brannøvelse i Blindernveien Den forløp som den skulle. Neste blir i august. Innmeldte behov fra Si fra og HMS-avvikssystemet. Det er ikke meldt saker siden siste møte. (Møte i Si-fra-nettverket i morgen kl hvor Heidi Christoffersen møter.) Husk: Systemet kan også brukes til ros!

3 Oppfølging av saker meldt til BHT. Jamfør neste sak. Eventuell flytting til Tullinløkka. Det var møte med ledelse i EA fredag. Da så man på muligheter -og umuligheter! Arkitektene vil tenke kreativt og være fleksible. De ønsker å få satt denne eiendommen i spill. Men lokalene der nede gir per nå ikke det vi trenger. Det ble hørt at vi må ha plass til bibliotek med lesesalsplasser. Nå tømmes det gamle jus-biblioteket. Kunne det blitt vårt? Spørsmål knytta til avstand til Blindern er der fortsatt. Det nye læringssenteret frister til å bli her. TF har reagert på tegningene som kom, som ikke var gode. Vi er i dirkete kontakt med arkitekt nå. Men det blir ikke flere kvadratmetere mot 3500 her. Men kan funksjonell innpassing oppveie dette? Stillelesesal kan kanskje flyttes ned, for eksempel? Utfordring: KDs nye føringer for vitenskapelig ansatte som sier at flere må sitte i landskap. Men det må være plass til mye litteratur for våre ansatte! Vi må tenke på hvordan ansatte skal ha medvirkning på en god måte. Bra med informasjon som ble sendt ut. Viktig å holde info-flyten ved like. Styringsgruppa for utbyggingen i sentrum har ikke konkludert. Det var fine framlegg fra jus om byggeprosessen på LAMU-seminaret, men det blir likevel en del støy der nå. Det handler om plassnød og forholdet til kjerneaktivitet. Det understreker også at kommunikasjon alltid må videreføres. Dag og Mathias går i tettere dialog med arkitekt nå. Hvilke muligheter har vi? Når kan vi si nei? Verneombudet vil ha en infooppdatering til alle før sommeren. D-sak 1 Bruk av bedriftshelsetjenesten på TF i 2017 Nytt blikk på bruken av tjenester fra BHT i En gjennomgang av TFs oversikt over mulige planlagte bestillinger i 2017 fulgte med innkallingen. Kontekst: Bestilling tidlig, HMS-koordinator var ikke med på innmeldingen. Vi bearbeida ARK og PTS er innlemmet. Møte gikk gjennom oversikten for å se hva som er aktuelt nå: Store potter finnes ifht. for eksempel. ARK-oppfølging. Kontaktperson er Dag, men dette gjelder ikke bare adm. Aud og Hallgeir kan også bruke timer. PTS: Alle fra PTS har hatt medarbeidersamtaler. Dekanen har ikke fanga opp spesielle behov. Fagenheten har hatt et møte med fokus på hvordan det fungerer nå, med oppgavene som ble overført, og den enkelte. Ledelsen finner tid til møte for å avslutte omstillingen. BHT kan brukes som fasilitator for et slikt møte. Det de nye fra PTS har behov for av opplæring, gjelder gjerne alle (nye)? Nå er tidligere PTS-ansatte mer effektive enn noen p.g.a. opplæring! Apropos info til andre. Skal vi se på ARK på fak. sem.? Viktig at de ansatte oppfatter at det skjer noe. Samtalekurs: Hva betyr dette? Ikke vanskelige samtaler-kurs som AP gir. Men kanskje «roe ned voldelige situasjoner»? (Ikke PLIVO.) Både undervisere og adm. kan ha nytte av det. Studiedekanen kan involveres for å finne ut hvordan disse timene kan brukes. HMs-koordinator snakker med studiedekanen. Sykefraværsoppfølging: Vi bør ta mer fatt i dette. Transporttilskudd fra NAV er en konkret sak nå. Ledelsen bør bestille opplæring i sykefraværsoppfølging, helt konkret etter konkrete behov.

4 O-sak 3 Orientering fra de sentrale AMU ved UiO Siste møte: 15.mars. Referat Sak 4/17: «AMU diskuterte ulike tiltak som kan bidra til at AMU i større grad fyller rollen som et rådgivende og besluttende organ. Videre ble det diskutert hvilken rolle AMU har i forhold til LAMUarbeidet ute ved enhetene. Det er viktig at saker som skal behandles i AMU blir satt opp i godt tid før ledelsen skal ta en beslutning. AMU bør tilstrebe å gi råd til ledelsen også i orienteringssaker og referatet skal gjenspeile diskusjonen og konklusjonen fra AMU. Bakgrunnen for dette er både at referatet er et viktig ledd i informasjon til ansatte og ledere om det systematiske HMS-arbeidet som gjøres ved UiO og at referatene fra AMU ofte er utgangspunktet for sakslister i LAMU. AMU ønsker også å se nærmere på tiltak som kan støtte LAMU-arbeidet.» Tidligere hadde det sentrale AMU en rep. i LAMU. Det er avviklet. Vårt referat skal sendes til AMU. Økt vektlegging av AMU-LAMU fra arbeidstilsynet. De vil ikke ta i saker før de har vært i AMU-LAMU. Gjelder også konkrete arbeidskonflikter. De skal opp i LAMU før det går til Arbeidstilsynet. Vi bør følge opp TF-delen av rapporten om sykemelding og se på hvordan TF ligger an. O-sak 4 Status for HMS-arbeidet ved Det teologiske fakultet. Nye arbeidstakerrepresentanter i vernelinjen: Helge Staxrud, Stig Ragnvald Frøyshov (vara for Brynjulv) og Amina Selimovic (vara for Helge). Brynjulv melder dem inn i e-postlooper for vernelinjen. Rigmor følger opp opplæring. LHVO, Brynjulv Norheim, informerte fra vernelinjen: Vi er inne i en ny periode med nye i sentrale posisjoner. Det jobbes bra! Verneombudene har hatt seminar på Finse. HVO falt og brakk ankelen! Brynjulv steppet inn og leda en del av programmet. Seminaret hadde bredt HMS-fokus, men konflikthåndtering var viktig, for det er aktuelt. Det er interessant å bli kjent med UiO: Ledere bør bruke mer tid på å forstå konflikter tidlig, og søke råd hos HMS og BHT + involvere vernelinjen. Vanskelige personer må frontes tidligere. Disse personene blir ofte, mens de som varsler går. Coacher, i stedet for ledere, kan brukes til å rettlede folk ut av stillinger. Info kom fram om leders virkemidler, hva har man lov til, osv. Det er en tendens til at småkonflikter defineres som miljøproblem. Det kan dele/ødelegge miljøer selv om det egentlig er personkonflikter. Arbeidstilsynet kom til verneombudets dag og fokuserte på dette. Unnlatelsessynder har mye dårlig effekt. Noen ledere er fort i gang (for fort), og andre er alt for seine. Lokal beredskapsplan: Arbeidet med risiko- og sårbarhetsanalyse (og ny beredskapsplan) for fakultet starter med møte mellom HMS-koordinator og beredskapslederne fra UiO sentralt. Bør TF ha CIM-øvelse til høsten? Deet skal vi finne ut av. HMS-koordinator informerer om pågående HMS-arbeid/oppfølging fra forrige LAMU-møte. -ARK-oppfølging: Administrasjonen har fulgt opp ARK i stabsmøter. Lene Renneflått har vært med to ganger. Medarbeidersamtaler er i gang. Vitenskapelige: Medarbeidersamtaler har fulgt opp ARK. Kollektivt er det gjort noe blant disse ennå.

5 Arbeid med rekruttering og info til nye: Det trengs særlig info om arbeidsmiljølovgivning og HMS, også på engelsk. Dette må følges opp. Forberedes fram mot fakultetsseminaret til høsten. -Ledelsens gjennomgang: Gjennomgang er forberedt, men ennå ikke gjennomført. -Vernerunde : Verneombud og HMS-koordinator går vernerunde 15. og 16. juni. Det er sendt ut nettskjema i forkant. Rune minner om at småting bør endres meldes direkte til EA i expand-systemet, i stedet for at det kommer med i vernerundterapporten. -Vann på annekset. Vannet smaker rust. Tidligere ble det filtrert. Det ble tatt bort da leverandøren skiftet. Yrkeshygieniker Knut Arnesen er involvert. Koster mye med et slikt filter/maskin. -Mac stjålet fra kontor i 2. etasje i Blindernveien 9 i pinsen. Det skal politianmeldes. Hva må ellers gjøres? Politianmeldelse må gå til arkiv. Det må anmeldelse til for at Apple evt. skal kunne «skru av» harddiscen. Vi bør se på flyten i denne typen saken. LAUM-seminaret våren 2017: Hovedsakene var *framlegg om konflikthåndtering m/påfølgende samtale og ulike innlegg om *roller i byggesaker. Power pointpresentasjonen om konflikthåndtering ble sirkulert til seminardeltakerne 6.6. Den legges ved referatet. Fanny Duckert hadde også innlegg på verneombudets dag, om det samme. Spørsmålet som ble tatt opp på seminaret var også aktuelt blant verneombudene: Hva med omkampene? Hva gjør man når det er tatt en beslutning, men den ikke respekteres? D-sak 2 Trivsels og velferdsgruppa Rapport fra arbeidet ved Vemund Blomkvist: Utvalget har hold på siden Vemund har vært med hele tida. Ambisiøs start, litt lavbluss nå. Har arrangert fester. Viktigste er julebordet. Vi har det her og mat fra Elvebredden. Det har man vært fornøyd med. Prøvde friluftsliv. Det ble ikke så stor suksess mht. deltakere. Kulturutflukt ala kafebesøk til Emmanuel Vigelandmausoleet og Frognerseteren vil man fortsette med. Det blir augustfest, eller utegrill i september snarere enn sommerfest når. Andreas Ihlang Berg og Vemund trenger ett medlem til fra administrasjonen, etter Heidi Christophersen. Rigmor blir med i utvalget. Gruppa kan ha mer kontakt med de sentrale organene, ifht. sykkeldag osv. De sentrale har sin egen markedsføring, men det er litt ymse med hvem som får ulike e-poster. Sjekk opp hvem som får for eksempel lunsj med kultur-info. Gruppa har et budsjett, som brukes mye til julebordet. Fokus spesielt mot nyansatte ville kanskje vært noe? Felles lunsjer, ala lunsj med kultur er jo en enkel ting å få til. Noen må ta ansvar for å koordinere dette. Holmenkollstafetten er også et velferdsarrangement, men utenom trivsels- og velferdskomiteen. Viktig at TVUs arrangementer tilpasses i forhold til andre fester som studentene og adm. har. Kan vi ha fest om ettermiddagen etter semesteråpning/åpning av læringssenteret? Eventuelt Kan noen fra EA med på vernerunden 15. og Rigmor sender info til Rune.