Institutt for matematiske realfag og teknologi

Transkript

1 Styremøte 11/2014 Dato: Institutt for matematiske realfag og teknologi Innkalt: Cecilie Rolstad Denby, Cecilia Futsæther, Tor Kristian Stevik, Egil Stemsrud, Turid Torheim, Ola Bettum, Beathe Due, Henrik Iden og Yngve Mardal Moe Forfall: Ola Bettum, Beathe Due og Tor Kristian Stevik Protokoll til styremøte Nr. 11/2014 Mandag kl rom: TF10

2 Saksoversikt: Sak 76/2014: Innkalling, saksliste og referat fra møte 10/2014 Sak 77/2014: Drøfting, Orientering og Referatsaker Sak 78/2014: Studentenes innspill Sak 79/2014: Økonomi Sak 80/2014: Talerett for varamedlemmer Sak 81/2014: Utstyrsbevilgning Sak 82/2014: Utlysning av to interne PhD stipendiatstillinger Sak 83/2014: Likestillingsmidler til to tre-årige 20% stillinger innen matematikk/fornybar energi Sak 84/2014: Utlysning 50% stilling som 1. amanuensis prosessteknikk Sak 85/2014: Utlysning professor fysikkdidaktikk Sak 86/2014: Eventuelt Med vennlig hilsen Cecilie Rolstad Denby Instituttleder

3 Styremøte 11/2014 Dato: Saksdokument for styret ved IMT Sak 76/2014 Innkalling, saksliste og referat fra møte 10/2014 Utsendte saksdokumenter: 1. Innkalling og saksliste 2. Protokoll fra styremøte 10/2014 Vedtak: Tas til etterretning

4 Styremøte 11/2014 Dato: Saksdokument for styret ved IMT Sak 77/2014 Drøfting, orientering og referater - Status administrasjon - Informasjon om budsjettarbeid IMT/NMBU - Referat UU - Referat FU - HMS - Arbeid med personalplan - Strategiarbeid - Nye ansatte - Samarbeidsavtaler med statlige forvaltningsinstitusjoner - PhD program - Laboratorier - Vedlikehold Orientering: Ny heis blir montert i perioden januar - april - Det ble orientert om at det er hektisk med mange arbeidsoppgaver i administrasjonen som fortiden er underbemannet. Det er utført intervjuer til forskningsadministrativ stilling. - IMT s budsjettramme for 2015 er enda ikke helt klar, men det er økning ifht HMS Noen utfordringer; internasjonale PhD må ha kurs da det er behov for bedre kontroll på kjemikalier - Utvikling av personplan fortsetter med instituttleder i samarbeid med seksjonsledere. Frist medio februar. - IMTs overordnede strategidokumentet er på nytt behandlet av FU, og sendes på ny høring til alle ansatte med tilbakemelding visa seksjonsledere. Styremedlemmer bes om å komme med sine innspill via seksjonsledere. - Nye ansatte: Jordanger 20%, Wolf 20%, Breili 20%, Matematikk (Simula) 20% 01/15,

5 - Instituttleder jobber med mulige samarbeidsavtaler med statlige forvaltningsinstitusjoner; Statens Kartverk, Statens Vegvesen, Jernbaneverket. - Laboratorier: etablering av ny laboratorie for forskning innen bioraffinering. Flytting av undervisningslab 3D-modellering til verkstedet er under planlegging Styremøte 11/2014 Dato: Saksdokument for styret ved IMT Sak 78/2014 Studentenes innspill Studentene etterlyser svar fra UU angående MATH111, de ønsker mer oppfølging og dialog om utfordringene. Studentene meldte behov for forbedringer i TBM120 Det ble gjensidig informert om vikarbruk i fysikk-kurs FYS155 Studentene etterlyser informasjon vedrørende LMU 2015, og Andreas Flø undersøker og informerer om dette. Vedtak Styret takker studenter for innspill, og ønsker en videre god dialog vedrørende studiesaker, inkludert MATH 111.

6 Styremøte 11/2014 Dato: Saksdokument for styret ved IMT Sak 79/2014 Økonomi Økonomi og personalleder informerte om at IMT svært sannsynlig går med et positivt resultat for 2014, og dermed kan nedbetale ned noe av gjelden på 4.3 mill. Det foreslås å legge neste års budsjett tilsvarende som for 2014, for å få nedbetalt gjeld. Vedtak: Styret tar informasjonen til etterretning.

7 Styremøte 11/2014 Dato: Saksdokument for styret ved IMT Sak 80/2014 Talerett for varamedlemmer Saksbehandler: Flø/Denby Bakgrunn: Instituttleder har innkalt vara fra SLL til å delta på styremøter. Deler av styret ønsket imidlertid ikke at vara skulle ha talerett. Styret diskutert saken i hht sakspapirer og stemte over alternativ 1 og 3: Alt 1: SLL s vara får talerett denne perioden, for å inkludere lærerutdanningen Alt 3: Vararepresentanter ved IMT har ikke talerett Instituttleder og to studenter stemte for alternativ 1. Stemsrud, Futsæther og Torheim stemte for Alt 3. Vedtak: Astrid Sinnes, SLL, får talerett i IMTs styremøter for denne styreperioden

8 Styremøte 11/2014 Dato: Saksdokument for styret ved IMT Sak 81/2014 Utstyrsbevilgning Vedlegg: Brev fra komite Vedtak: Forslaget etterfølges innenfor rammen på 1 mill., og kutt gjøres prosentvis per tildeling. Differansen forutsettes dekt over eksterne midler, rimeligere innkjøp, eller over de allerede tildelte 150 per seksjon til undervisningsmateriell. Mindre endringer for innkjøp aksepteres, men skal gjøres i dialog med laboratorieleder Andreas Flø. Styret takker komiteen for godt arbeid.

9 Styremøte 11/2014 Dato: Saksdokument for styret ved IMT Sak 82/2014 Utlysning av to interne PhD stipendiatstillinger Forslag til vedtak: To treårige PhD stillingene lyses ut innen IMTs forskningsområder, og søknader vurderes iht FU s forslag (Sak 42/2014). FU ble bedt om å foreslå kriterier for utlysning av to treårige-phd stillinger på IMT s ramme. Fra Sak 42/2014 i FUs møtebok for møte refereres foreslåtte kriterier for utvelgelse av kandidater til PhD stillinger: 1. PhD søkere med spesielt gode karakterer og evt. publikasjoner eller andre prestasjoner 2. Godt prosjekt med god kandidat; relevans til IMTs strategiske områder (mulighetsvindu som kan gå tapt); komparative fortrinn 3. Veileder/Forskergrupper med høy antall publikasjoner (antall, antall per ansatt, poeng per ansatt, etc) FU-IMT ønsker å være med og utforme utlysningsteksten for de to stillingene samt i vurderingsprosessen FU-IMT ønsker ikke at de 2 stillingene skal tilfalle samme faggruppe/seksjon Styret vil følge FU s foreslåtte retningslinjer for vurdering av søkere. Instituttleder får fullmakt til å fullføre utlysningstekst for å rette faktafeil, og det lyses ut 2 PhD stillinger på norsk. FU leder konfereres om utlysningsteksten.

10 Styremøte 11/2014 Dato: Saksdokument for styret ved IMT Sak 83/2014 matematikk/fornybar energi Saksbehandler: Flø/Denby Likestillingsmidler til 2 treårige 20% stillinger innen Bakgrunn: IMT er tildelt likestillingsmidler fra NMBU til delfinansiering av 2 treårige 20% førsteamanuensis/professor stillinger for innen matematikk og fornybar energi. Vedtak: IMT bevilger tilleggsfinansiering til lønn i til 2 treårige 20% førsteamanuensis/professor stillinger innen matematikk/fornybar energi.

11 Styremøte 11/2014 Dato: Saksdokument for styret ved IMT Sak 84/2014 Utlysning 50% stilling som 1. amanuensis prosessteknikk Unntatt offentlighet: Ja Saksbehandler: Flø/Denby Vedtak: Det lyses ut en fast 50% stilling som førsteamanuensis i prosessteknikk.

12 Skjemaet legges i Public360 og sendes også med epost til POA v/håkan Vik, Stillingen utlyses på jobbnorge.no og NAV. Gi også beskjed til POA v/håkan Vik om vem som trenger innsyn i stillingen i JobbNorge Dersom ønskelig kan POA hjelpe med å utlyse i tidsskrifter/aviser. Kostnad for dette belastes bestillende avdeling. 1. amanuensis Ingress Standard tekst settes inn av personalavdeling Tittel Førsteamanuensis i prosessteknikk; prosessmodellering, optimering og produktutvikling Stillingsnr. Innledning Ved Institutt for matematiske realfag og teknologi, Seksjon for Maskin, prosess og produktutvikling er det fra våren 2015 ledig fast, 50 % stilling som førsteamanuensis i prosessteknikk. Instituttet Instituttet har ca. 130 ansatte og 1000 studenter innen natur- og ingeniørvitenskap og lektorutdanning. Instituttet tilhører Fakultetet for miljøvitenskap og teknologi ved NMBU. Arbeidssted er Ås.

13 I prioritert rekkefølge Arbeidsoppgaver Undervisning i prosessteknikk, herunder separasjonsteknikk, reaktordrift og design, måleteknikk, prosessmodelering og optimalisering Forskning og Innovasjon med vekt på bioraffineringsteknikk. Initiere interne og eksterne forskningsprosjekter innen prosessteknikk/bioraffineringsteknikk Bidra til interdisiplinært samarbeid ved IMT og Campus Ås innen prosess, bioraffinering og prosess kontroll for forskning og undervisning. Kvalifikasjonskrav for stillingen Faglige kvalifikasjonskrav Det kreves: For tilsetting kreves fullført Dr.grad innen prosessteknikk eller nærliggende områder som separasjonsteknikk, bioprosesseringsteknikk, kjemisk prosessteknikk, måleteknikk eller biofysikk Evne til å undervise og kommunisere på norsk og engelsk Ønskelig erfaringsbakgrunn og personlige egenskaper Arbeidserfaring Erfaring med undervisning i prosessteknikk på sivilingenørnivå Kunnskaper innen bioraffineringsprosesser som er et strategisk satsningsområde ved IMT Erfaring fra forskning innenfor de beskrevne fagområdene. Personlige egenskaper/egnethet Det kreves: Pedagogiske egenskaper og evne til å inspirere og ta aktiv del i undervisning. Personlig egnethet og motivasjon til å skape en sterk forskergruppe og til å delta i tverrfaglige forsker-nettverk. Kreativitet og evne til å initiere prosjekter, skaffe finansiering og å lede forsknings- og utviklingsprosjekter. Godt utviklet samarbeidsevne.

14 Forskning Forskningsaktiviteten bør være godt knyttet til andre forskningsaktiviteter i gruppen og i tett kontakt med privat og offentlig næringsliv der resultatene forventes å anvendes. For denne stillingen leter vi etter en kandidat som kan bidra med forskning og utvikling innen: Bioraffineringsprosesser Bioenergi Måleteknologi Optimal drift av utstyr NMBU tilbyr: Pedagogikk Et hyggelig og stimulerende arbeidsmiljø Utfordrende arbeidsoppgaver God pensjonsordning i Statens Pensjonskasse Ulike velferdsordninger Privat barnehage for barn 0-6 år Foruten vitenskapelig kompetanse blir det lagt vekt på undervisningserfaring, pedagogisk og administrativ kompetanse. Søkere uten formell kompetanse i pedagogikk forplikter seg til innen 2 år å gjennomføre NMBUs kurs i universitetspedagogikk.

15 Lønnsvilkår Stillingen som Førsteamanuensis innplasseres i stillingskode 1011, lønnsramme 24 (ltr ), for tiden NOK , avhengig av kvalifikasjoner. Nærmere opplysning Sende søknad Nærmere opplysninger ved professor John Mosbye, tlf , epost: [email protected], eller instituttleder Cecilie Rolstad Denby, tlf , epost: [email protected] Søknad sendes elektronisk via linken Søk stillingen øverst på denne siden. Søknadsfrist: Sentrale arbeider Attester/vitnemål Søker vedlegger inntil 10 arbeider som etter søkerens vurdering er sentrale i produksjonen. Dersom det i fellesarbeid er vanskelig å identifisere søkerens innsats, må det legges ved en kort redegjørelse om søkerens del av arbeidet. Dokumenter som ikke kan sendes elektronisk sendes i tre eksemplarer med ordinær post merket still.nr. (??) til NMBU, Institutt for matematiske realfag og teknologi, postboks 5003, NO Ås, poststemplet innen. Søkere som innkalles til intervju må kunne fremlegge bekreftede kopier av vitnemål og attester. Stillingen følger Statens lønnsregulativ. Medlemskap i Statens Pensjonskasse (2 %). Standard tekst Et godt arbeidsmiljø er preget av mangfold. Vi oppfordrer kvalifiserte kandidater til å søke uavhengig av kjønn, funksjonsevne eller kulturell bakgrunn. Arbeidsplassen vil om nødvendig bli lagt til rette for personer med nedsatt funksjonsevne. NMBU ønsker flere kvinner i faste, vitenskapelige stillinger. Kvinner oppfordres derfor til å søke. I samsvar med offentlighetsloven 25 gjøres det oppmerksom på at opplysninger om søkeren kan bli offentliggjort selv om søkeren har bedt om ikke å bli ført opp på søkerlisten.

16 Styremøte 11/2014 Dato: Saksdokument for styret ved IMT Sak 85/2014 Utlysning av professor fysikkdidaktikk Unntatt offentlighet: Nei Saksbehandler: Flø/Denby Vedtak: Utsettes til neste møte

17 Styremøte 11/2014 Dato: Saksdokument for styret ved IMT Sak 85/2014 Eventuelt Vedtak : Neste styremøte avholdes mandag 15 desember Det er avholdt møte med Tjenestemannsorganisasjonene Det fremkom ingen innvendinger til styresakene.

18 Styremøte 12/2014 Dato: Institutt for matematiske realfag og teknologi Tilstede: Cecilie Rolstad Denby, Cecilia Futsæther, Tor Kristian Stevik, Egil Stemsrud, Turid Torheim, Helen French, Einar Sagstuen, Henrik Iden Fra adm.: Anita Habbestad Møte med instituttleder og NTL v/sigrun Vedø Lien og Tekna v/rune Grønnevik ble avholdt Fagforeningsrepresentantene hadde ingen store innsigelser til styresakene. Referat fra styremøte Nr. 12/ kl rom: TF10

19 Saksoversikt: Sak 87/2014 Innkalling, sakliste og referat fra møte 11/2014 Sak 88/2014 Drøfting, orientering og referatsaker Vedtak: Det ble blant annet informert om brev til ledelsen til NMBU om bruk av SAK midler (Brev vedlagt). Styret tok instituttleders informasjon til etterretning Sak 89/2014 Studentenes innspill Vedtak: Seksjonene Bygg og Maskin må se på muligheter for samarbeid om kurset TBM120. Evalueringsmøte med studenter som har fulgt av Math 111/ INF 100 høsten 2014 må gjennomføres. Disse studiesaker koordineres av UU leder. Sak 90/2014 Økonomi. Vedtak: IMT bør undersøke frafall og studie gjennomføring på individnivå UiO har hatt gode erfaringer med dette. Sak 91/2014 Budsjett 2015 Vedtak: Forslag til instituttbudsjett presenteres i januar Sak 92/2014 Instituttstrategi FUs siste høring for IMTs forskningsstrategi med frist 8 januar 2015 avventes for eventuell justering av de seks kulepunkter som lister IMTs satsningsområder. Den øvrige teksten av IMTs overordnede instituttstrategi vedtas, med fjerning av tekst «spesielt mot industriell økonomi» under kulepunkt om innovasjon. Vedtak: Overordnet strategisk plan for IMT fremmes igjen for styret i januar Sak 93/2014 Pliktår Post Doc realfag Saken trekkes.

20 Sak 94/2014 Utlysning vikar 50% som ingeniør realfag Vedtak: Det lyses ut en 50 % overingeniørstilling fra 1.2 til , i hht forslaget fra realfagsseksjonen. Sak 95/2014 Ekstern komite 50% stilling prosessteknikk Vedtak: Komiteen godkjennes. Komitemedlemmene må vurdere sin habilitet når søkerlisten foreligger. Ved eventuell inhabilitet vurderes nye komitemedlemmer av styret. Sak 96/2014 Utlysning stilling professor fysikkdidaktikk SLL Styret er enstemmig i at fysikkdidaktikk er en relevant satsning ved SLL, men ønsker en grundigere vurdering av de økonomiske rammene ved SLL før utlysning av en hel fast stilling. Saken behandles pånytt på grunnlag av resultater fra arbeidsgruppen for vurdering av SLLs økonomske rammer (styresak 10/2014, pkt. 7), og senest innen utgangen av februar. Vedtak: For å dekke undervisningsbehovet i fysikkdidaktikk (omfanget må spesifiseres nærmere) åpner styret for utlysning av et vikariat på inntil 50% i 6.måneder, med mulighet for forlengelse. Sak 97/2014 Endring av stillingskode til 1.ammanuensis Instituttleder innhenter juridisk råd fra sentraladministrasjonen, og saken drøftes pånytt. Sak 98/2014 Møteplan våren 2015 Vedtak: Fem styremøter avholdes fra januar til juni 2015, siste fredag i måneden, kl til Sak 99/2014 Eventuelt Vedtak: Tor Kristian Stevik foreslår kriterier til ettårsevalueringen av organiseringen av IMTs administrasjon, som utføres i november Forslaget behandles i neste styremøte.

21 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Institutt for matematiske realfag og teknologi Notat Til Mari Sundli Tveit/Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Øystein Johnsen/Fakultet for miljøvitenskap og teknologi Jan Eskil Aldal/Økonomiavdelingen Hans Christian Sundby/Økonomiavdelingen Kopi til Vår ref. 14/ Dato Disponering av SAK-midler Oslofjordalliansen - hvordan disponere den ubenyttede SAK-millionen for 2014 fra KD? NMBUs ledelse har foreslått at ubenyttede SAK midler (1 mill.) fra 2014 skal gå til å styrke NMBUs budsjettbalanse. Det var ikke KD s mening at SAK midlene skulle gå til generell styrking av institusjonenes budsjettbalanse, og midlene må brukes til tiltak som er i overenstemmelse med den opprinnelige hensikten. Styrking av teknologi- og lærerutdanning står sentralt her. Institutt for Matematiske Realfag og Teknologi (IMT) har arbeidet fram OFA, og har i en årrekke lagt inn stor egeninnsats gjennom ledelse av teknologipiloten og lærerutdanningen. På teknologisiden har IMT stort sett kommet i mål når det gjelder utdanningen. Dette arbeidet ble utført i tett samarbeid med NRT (Nasjonalt Råd for Teknologisk utdanning, Universitets- og høgskolerådet). På delområdet internasjonalisering gjenstår mye. Når det gjelder forskningen var den overordnede målsettingen å utvikle OFA-TEK til å bli Norges fremste industrinære forskningsmiljø innen de prioriterte områdene. Forslag: SAK-millionen tildeles IMT til styrking av industrinær forskningen og internasjonalisering av utdanningen, eller eventuelt til reduksjon av instituttets opparbeidede negative budsjettbalanse. Bakgrunn Oslofjordalliansen ble etablert i desember 2007 som en strategisk allianse mellom UMB, HiBu, HiVe og HiØ. Hensikten var å styrke rekruttering, forskning og mulighetene for samfunnsoppdrag for institusjonene samlet. Alliansen ble organisert i to piloter og flere faggrupper. Pilotene ble organisert som prosjekter med Cecilie, Rolstad Denby [email protected]

22 styringsgruppe og prosjektleder. Leder av styringsgruppa for Teknologi var instituttleder ved IMT. Leder av Styringsgruppa for lærerutdanning var i den første tiden dekan ved HiØ, deretter IMT. Øverste leder for alliansen var en styringsgruppe bestående av de fire rektorene. Denne gruppa vedtok budsjett og årsplaner for pilotene. Alliansens aktiviteter ble finansiert av institusjonenes egne midler og tilskudd fra Kunnskapsdepartementet og fylkeskommunene. Departementet ga betydelige bidrag gjennom direkte bevilgning, gjennom tildeling av stipendiat til teknologi og gjennom nye studieplasser øremerket teknologi. Alliansen har fått meget god omtale av to statsråder og framhevet som et eksempel til etterfølgelse. I 2013 ble situasjonen for alliansen dramatisk forverret. Høgskolene i Vestfold og Buskerud meldte om at kapasiteten, faglig og administrativt, var sprengt på grunn av arbeidet med fusjonen mellom de to høgskolene. De to høgskolene ba derfor om at det planlagte aktivitetsnivå på institusjonsnivå for OFA senkes i Rektorene vedtok derfor at rammen for OFA i 2013 skulle settes til 1 mill. fordelt på 0,3 mill. til hvert av de tre prosjektene teknologi, lærerutdanning og helse, og 0.1 mill. til koordinater/administrasjon. Siden tilskuddet fra KD var på 1 mill. ble mao. institusjonenes egenfinansiering satt til 0, og teknologipilotens budsjett for 2013 under 1/3 av budsjettene tidligere år. Fra rektorgruppa ble det uttalt at 2013 måtte betraktes som et hvileår, og at det fra 2014 måtte utarbeides en ny strategi for alliansen. En prosjektplan for strategiarbeidet i OFA skulle utarbeides og HiØ utarbeide utkast til denne planen. Etter dette er det så vidt vites ikke skjedd noe fra institusjonsledelsens side Vidar Thue Hansen Initiativtager, OFA Cecilie Rolstad Denby Instituttleder, IMT 2

23 Medlemmer: Prof. Sjur Baardsen - Instituttleder - [email protected] ( ) Prof. Erik Næsset, INA Styrets nestleder - [email protected] ( ) F.aman. Line Nybakken, INA - [email protected] ( ) F.aman. Siri Fjellheim, IPV - [email protected]( ) Seniorrådgiver Kari Thue, INA - [email protected] ( ) Stipendiat Markus Sydenham, INA - [email protected] ( ) Forskn.sjef Erik Framstad, NINA - [email protected] ( ) Student Mari Hulleberg (til ) - [email protected] ( ) Student Ellen Nordrum Brøste (til ) - [email protected] ( ) Adm.sjef Ågot Aakra Sekretær - [email protected] ( ) Vararepresentanter: 1. vara prof. Tone Birkemoe, INA - [email protected] ( ) 2. vara prof. Knut Asbjørn Solhaug, INA - [email protected] ( ) Prof. Ståle Navrud, HH - [email protected] ( ) Rådgiver Gunnar Jensen, INA - [email protected] ( ) Stipendiat Rannveig M. Jacobsen, INA - [email protected] ( ) Seniorforsker Ketil Skogen, NINA - [email protected] ( ) Student Ida Gundersen (til ) - [email protected] Student Sunniva Østvik Hage (til ) - [email protected] FORSLAG TIL MØTEBOK FRA STYREMØTE INA 8/14 TORSDAG , kl NMBU 13. november 2014 Ågot Aakra Møtebok 8/14 1

24 STM 8/14 MØTEBOK FRA STYREMØTE VED INA TORSDAG 13. NOVEMBER 2014 Tid: Kl Sted: Styrerommet INA (S257) Til stede: Sjur Baardsen (møteleder), Erik Næsset, Line Nybakken, Siri Fjellheim, Gunnar Jensen, Markus Sydenham, Erik Framstad, Mari Hulleberg, Ellen Nordrum Brøste. Forfall: Kari Thue Møtebok: Ågot Aakra Sakliste: S-80/14 Godkjenning av innkalling og sakskliste Vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes uten merknader. S-81/14 Godkjenning av møtebok 7/14 Vedtak: Møtebok 7/14 godkjennes uten merknader. S-82/14 Internbudsjett gangs behandling Saksdokumenter Notat fra G. Jensen forslag til internbudsjett 2015 Vedtak: Innspill som kom fram i møtet innarbeides. Revidert forslag til internbudsjett for 2015 legges fram for styret i desembermøtet. Endelig forslag til internbudsjett for 2015 legges fram på styremøtet i januar Styret diskuterer prinsippene for insitamentmodellen i neste styremøte. Evt. beskatning og andre virkemidler for å sette midlene på personkonti i omløp diskuteres også da. S-83/14 Personalsak: Omgjøring av midlertidig forskerstilling til fast stilling som forsker Saksdokumenter: Notat fra Å. Aakra Vedtak: Instituttstyret tar saken til orientering. S-84/14 Doktorgradstudentenes kvarter Fornying av ph.d.-håndbok: Det hadde vært bra å få en ny ph.d.- håndbok med en mer kronologisk oppbygging - med 1. kap. om oppstart-fasen, 2. kap. om midtveisfasen, og 3. kap om sluttfasen. Utenlandske studenter møter mange problemer med det offentlige i Norge. F.eks tar det lang tid å få personnummer og dermed bankkonto og lønn. Kunne det lages retningslinjer, slik at kommende ph.d.- studenter ble kontaktet noen måneder før de kommer til Norge med info om hvordan de bestiller time hos politiet, etc.? Evt også gjøre det enklere å finne frem til denne informasjonen på NMBUs web-sider. Møtebok 8/14 2

25 Mange stipendiater underviser mye i løpet av stipendiatperioden, men får ikke tilbud om kurs i didaktik. Kunne et slikt tilbud opprettes på INA? Evt. som et 'presentasjonsteknikkurs' som også flere efterspør. E-post som sendes fra Administrasjonen til de ansatte bør skrives på både engelsk og norsk. S-85/14 S-86/14 S-87/14 Studentenes kvarter Avklaring vedr språk i styre, utvalg: Norsk er arbeidsspråk og admininstrasjonsspråk. Referatsaker Møtebok INA-FU (forslag) Møtebok INA-UU Møtebok Universitetsstyret Møtebok Forskningsutvalget Oppfølging av S-79-14a INAs innspill til studieprogram og programportefølje 2015/2016 Retningslinjer for bistillinger (professor II) og pensjonsopptjening Ph.d.-program i naturforvaltning Instituttleder orienterer Anne S.-Thygeson: forlenga engasjement som vitenskapelig rådgiver (20%) ved NINA (ref. styresak S-94/11) Fordeling av rekrutteringsstillinger ( ambulerende ) ved NMBU 2015 Dag Fjeld tilsatt som prof. II i skogbrukets driftsteknikk Uformell samtale mellom Jan Vermaat og Sjur Baardsen: Vurdere å etablere masterstudie innenfor Vann-, basert på alt eksisterende emner. Valg av nye repr. for midlertidig tilsatte til fak. og instituttstyre S-88/14 Eventuelt Ingen saker Møtebok 8/14 3

26 Medlemmer: Instituttleder Sjur Baardsen - Leder - [email protected] ( ) Prof. Erik Næsset, INA Nestleder - [email protected] ( ) F.aman. Line Nybakken, INA - [email protected] ( ) F.aman. Siri Fjellheim, IPV - [email protected]( ) Seniorrådgiver Kari Thue, INA - [email protected] ( ) Stipendiat Markus Sydenham, INA - [email protected] ( ) Forskn.sjef Erik Framstad, NINA - [email protected] ( ) Student Mari Hulleberg (til ) - [email protected] ( ) Student Ellen Nordrum Brøste (til ) - [email protected] ( ) Adm.sjef Ågot Aakra Sekretær - [email protected] ( ) Vararepresentanter: 1. vara prof. Tone Birkemoe, INA - [email protected] ( ) 2. vara prof. Knut Asbjørn Solhaug, INA - [email protected] ( ) Prof. Ståle Navrud, HH - [email protected] ( ) Rådgiver Gunnar Jensen, INA - [email protected] ( ) Stipendiat Rannveig M. Jacobsen, INA - [email protected] ( ) Seniorforsker Ketil Skogen, NINA - [email protected] ( ) Student Ida Gundersen (til ) - [email protected] Student Sunniva Østvik Hage (til ) - [email protected] FORSLAG TIL MØTEBOK FRA STYREMØTE INA 9/14 TORSDAG , kl NMBU 18. desember 2014 Ågot Aakra Møtebok 9/14 1

27 STM 9/14 MØTEBOK FRA STYREMØTE VED INA TORSDAG 18. DESEMBER 2014 Tid: Kl Sted: Styrerommet INA (S257) Til stede: Sjur Baardsen (møteleder), Erik Næsset, Line Nybakken (t.o.m sak S- 93/14), Rannveig Jacobsen, Kari M. Thue, Siri Fjellheim, Mari Hulleberg, Ellen N. Brøste. Gunnar Jensen var til stede ved behandling av sak S-82/14. Habilitet: Erik Næsset erklærte seg inhabil i sak S-95/14 Forfall: Markus A. K. Sydenham Møtebok: Ågot Aakra Saksliste: S-89/14 Godkjenning av innkalling og sakskliste Vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes, med merknad om at sak S-95/14 har blitt endret etter at innkalling ble sendt ut. S-90/14 Godkjenning av møtebok 8/14 Vedtak: Møtebok 8/14 godkjennes uten merknader. S-82/14 S-91/14 S-92/14 Internbudsjett gangs behandling Saksdokumenter Notat fra G. Jensen forslag til internbudsjett 2015 Vedtak: De innspill som kom fram i møtet innarbeides. Endelig forslag til internbudsjett for 2015 legges fram på styremøtet i januar Finansiering av drift og vedlikehold av tyngre utstyr og forskningsinfrastruktur ved INA Saksdokumenter Notat fra Ågot Vedtak: Styret ber administrasjonen, i samråd med faggruppene, om å gjennomgå instituttets tyngre vitenskapelige utstyr og infrastruktur med tanke på verdi, drifts- og vedlikeholdskostnader, behov for oppgradering, samt å foreslå retningslinjer for finansiering av drift, vedlikehold og evt. oppgradering. Retningslinjene må være enkle. Nytt 300-emne: Exploring and analyzing data in ecology and natural resource management Saksdokumenter Notat fra FU-leder Katrine Eldegard Vedtak: Styret støtter forslaget om oppretting av nytt 300-emne Exploring and analyzing data in ecology and natural resource management og ber UU kvalitetssikre emnebeskrivelsen, slik at emnet kan gis første gang studieåret 2015/2016. Styret ber UU vurdere innholdet i det nye emnet opp mot innholdet i Ecol300. Et nytt emne må være relevant for masterstudenter på alle INAs Møtebok 9/14 2

28 programmer. Innenfor maksimalt antall studenter skal INAs studenter prioriteres først og etter «først til mølla»-prinsippet. S-93/14 S-94/14 S-95/14 Personalsak: Saksdokumenter Vedtak: Saken utsettes. Hvem skal og/eller kan være medlemmer av INAs faggrupper? Saksdokumenter Notat fra Ole Wiggo og Ågot Mandat og instruks for faggruppene Vedtak: Prinsipper for organisering, inkludert oversikt over hvem som er medlemmer i INAs faggrupper, er gitt i Mandat og instruks for faggruppene. Styret ber om at følgende legges til i Mandat og instruks for faggruppene: - Aktive pensjonister kan være assosierte medlemmer av faggruppene, dersom de selv ønsker det. - Hovedveileder vurderer eksterne ph.d.-kandidater individuelt. - Teknisk personale skal tilhøre en eller flere faggrupper. Administrativt ansatte, med unntak av instituttleder og administrasjonssjef, kan være medlemmer eller assosierte medlemmer dersom de ønsker det. - Gjesteforskere kan være assosierte medlemmer av faggruppene dersom de selv og faggruppeleder ønsker det. Forslag til bedømmelseskomite for ph.d.-graden - Endre Hofstad Hansen Saksdokumenter: Forslag til bedømmelseskomite CV R. Nelson CV P. Watt Bekreftelse på gjennomført utdanningsplan Vedtak INA-FU Ettersendte saksdokumenter: Nytt forslag til bedømmelseskomite CV P. Watt CV T. Tokola Instituttstyret foreslår følgende bedømmelseskomité for ph.d.-graden for Endre Hofstad Hansen: 1. opponent: Dr. Pete Watt, Head of Resource Mapping and Climate Change, Indufor Asia Pacific Ltd, PO Box , Auckland City 1143, New Zealand e-post: [email protected] 2. opponent: Professor Timo Tokola, professor in Forest Information Technology and Systems, University of Eastern Finland/University of Joensuu, Joensuu, Finland e-post: [email protected] 3. opponent og NMBUs koordinator: Forsker Katrine Eldegard Møtebok 9/14 3

29 e-post: De foreslåtte personer er forespurt og har sagt seg villige til å sitte i bedømmelses-komiteen. Terje Gobakken er Endre Hofstad Hansens hovedveileder. Vedtak: Styret fremmer forslag overfor NMBU om bedømmelseskomité for Endre Hofstad Hansen. S-96/14 Møteplan for våren 2015 Saksdokumenter Notat fra Ågot Vedtak: Styremøtene ved INA våren 2015 vil være: - Torsdag Torsdag Torsdag eller torsdag (instituttleder avklarer) - Torsdag Torsdag Møtene starter kl S-97/14 S-98/14 S-99/14 S-100/14 S-101/14 Doktorgradstudentenes kvarter - Allmøte: helst på engelsk, iallfall engelsk referat - Julebord: Tale på engelsk - Agresso: Behov for brukerveiledning Studentenes kvarter - Nye representanter til styre, råd og utvalg er gjennomført Referatsaker Møtebok INA-FU Møtebok INA-UU Møtebok Studieutvalget Møtebok Forskningsutvalget Møtebok Fakultetsstyret Møtebok Universitetsstyret (ettersendes) Møtebok Tilsettingsutvalget Valg av representant for midlertidig vitenskapelige ansatte til fakultets- og instituttstyre (ettersendes) Instituttleder orienterer Ny velferdskomite Orientering om sentrale vedtak i Universitetsstyret Eventuelt - Styret hadde en kort diskusjon om arbeidet med INAs bemanningsplan (jf. S-115/13). Takk til student Mari Hulleberg for flott innsats som styremedlem i 2014! NMBU 18. desember 2014 Ågot Aakra Sekretær Møtebok 9/14 4

30 Medlemmer: Instituttleder Sjur Baardsen - Leder - [email protected] ( ) Prof. Erik Næsset, INA Nestleder - [email protected] ( ) F.aman. Line Nybakken, INA - [email protected] ( ) F.aman. Siri Fjellheim, IPV - [email protected]( ) Seniorrådgiver Kari Thue, INA - [email protected] ( ) Stipendiat Rannveig M. Jacobsen, INA - [email protected] ( ) Forskn.sjef Erik Framstad, NINA - [email protected] ( ) Student Sylvia Pal Stolsmo(til )- [email protected] ( ) Student Ellen N.Brøste (til ) - [email protected] ( ) Adm.sjef Ågot Aakra Sekretær - [email protected] ( ) Vararepresentanter: 1. vara prof. Tone Birkemoe, INA - [email protected] ( ) 2. vara prof. Knut Asbjørn Solhaug, INA - [email protected] ( ) Prof. Ståle Navrud, HH - [email protected] ( ) Rådgiver Gunnar Jensen, INA - [email protected] ( ) Stipendiat Walid Mustapha, INA - [email protected] Seniorforsker Ketil Skogen, NINA - [email protected] ( ) Student Vibeke Hoff (til ) - [email protected] Student NN(til dd.mm.åååå) FORSLAG TIL MØTEBOK FRA STYREMØTE VED INA 1/15 TORSDAG , kl NMBU 22. januar 2015 Ågot Aakra Møtebok 1/15 1

31 STM 1/15 MØTEBOK FRA STYREMØTE VED INA TORSDAG 22. JANUAR 2015 Tid: Kl Sted: Styrerommet INA (S257) Til stede: Sjur Baardsen (møteleder), Tone Birkemoe, Line Nybakken, Rannveig Jacobsen, Kari M. Thue, Siri Fjellheim, Erik Framstad, Vibeke Hoff, Gunnar Jensen var til stede ved behandling av sak S-82/14. Forfall: Erik Næsset, Ellen Brøste, Sylvia Pal Stolsmo Møtebok: Ågot Aakra Sakliste: S-1/15 Godkjenning av innkalling og sakskliste Vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes. S-2/15 Godkjenning av møtebok 9/14 Vedtak: Møtebok 9/14 godkjennes, med merknad om vedtak i S-93/14. Saksdokumentene ligger under fane 2 S-82/14 Internbudsjett 2015 Sluttbehandling Saksdokumenter Notat fra G. Jensen forslag til internbudsjett 2015 Emnebudsjett 2015 Vedtak: Internbudsjett for 2015 vedtas med de innspill som kom fram i møtet. Internbudsjett for INA 2015 Budsjettramme for 2015 Budsjettet baserer seg på ramme vedtatt av universitetsstyret (US) den 12. desember. Det foreslåtte kuttet vedr. effektivisering og avbyråkratisering ble ikke vedtatt. Det ble heller ikke innført skolepenger for utenlandske studenter. Budsjettrammen framkommer slik: Møtebok 1/15 2

32 Grunnbevilgvisning Strateg. Under- (tall i 1000 kr) tildeling Kommentar Grunnbevilgning Økt fra ' i 2014 Tildeling av undervisning stk. 60-studiepoengsenheter Utvekslingsstudenter utv.studenter á kr 4.500,-. Underv. - deling emner 402 Emner delt med andre institutt. Publisering ,4 publ.poeng á kr ,-. Dr.grader stk. á kr per dr.grad. NFR ,7 % av inntekt EU ,9 % av oms Formidling 0 Ingen insitament Sum Sum GUFS Internhusleie Lønns- og priskomp. 3,3 % Trekk for sen sensur (ikke kjent ennå) 0 Ramme vedtatt av US Økt ramme i RBO (kommet i etter vedtaket) 36 Endelig ramme Vedtatt ramme av US inkluderer ikke midler (økt ramme i RBO - resultatbasert omfordeling) som har blitt tilført sektoren gjennom stortingets behandling av statsbudsjettet. Etter US-vedtaket har ramma økt med 36. Sum GUFS i tabellen ovenfor er 152 lavere i 2015 enn i 2014 (inkl. lønns- og priskompensasjon for 2014). Grunnbevilgningen har økt med 4.594, undervisning og forskning har blitt redusert med hhv. 339 og De store endringene skyldes overgang til den nye budsjettmodellen. Spesifisering av redusert tildeling vedr. forskning (tall i tusen kr) 2014* 2015 Økning Kommentar* Publisering Publ.poeng red. fra 112,4 til 98,4 Sats red.: til Dr.grader Antall økt fra 8 til 12 stk. Sats red. fra til NFR-omsetning/- Grunnlag endret fra omsetning (11 972') til inntekt (16.020'). Sats inntekt fra 4,6 % til 9,7 %. EU-omsetning Fra 113 til 88 % av oms. Formidling Insitamentet fjernet Sum *2014-tallene (kroner) er økt med 3,5 % som var lønns- og priskompensasjonen i 2014-budsjettet. Hovedtall budsjett 2015 Tabellen nedenfor viser noen hovedtall for budsjettet med sammenligning. Mere detaljer ligger vedlagt. Budsjett vedtatt 2014 Regnskap prognose 2014 ( ) Budsjett 2017 (mill. kr) Regnskap 2013 Budsjett 2015 Budsjett 2016 Inntekter 62,0 65,3 65,6 65,7 66,2 65,9 Utgifter 60,9 65,1 64,7 70,0 68,3 67,8 Resultat BFV 1,1 0,2 0,9-4,2-2,1-1,9 Overskudd BOA 0,1 0,1 0,0 0,0 0,2 0,4 Resultat inkl. BOA 1,2 0,3 0,9-4,2-1,9-1,5 Møtebok 1/15 3

33 Overført fra året før 12,7 14,0 13,9 14,8 10,6 8,7 Akkumulert beholdning 13,9 14,3 14,8 10,6 8,7 7,1 Herav: - bundne midler 6,6 6,1 6,6 7,7 - frie midler 7,3 8,2 8,2 2,9 Budsjettet for 2015 viser et overforbruk 4,2 mill. kr. I 2016 og -17 ser utgiftene ut til å bli hhv. 2,1 og 1,9 mill. kr høyere enn inntektene. Akkumulert beholdning reduseres og spises opp av bundne midler, som i stor og økende grad består av personprosjekter (5,6 mill. kr i slutten av 2015). Vesentlige/viktige endringer siden 2. behandling av budsjettet Budsjettramma er oppdatert med vedtatt ramme i US sin behandling 12. desember. Rammekuttet på 233 vedr. effektivisering og avbyråkratisering ble fjernet. Egeninnsats eksternt fin. prosjekter (BOA): Økt utgift med 208, delfinansiering av kurstap «Tanzania-prosjektet» på 314. Oppdatert beregning av tildeling av insitamentmidler ut fra produksjonen og endring i satser. Budsjettert tildeling i 2015 økte med 487. Formidlingspris: Prisen består. FU vurderer kriterium for tildelingen. Kommentarer til budsjettet Annen inntekt: INA har avtale med Skog og landskap om at de refunderer 50 % av lønna til ei stilling i driftsteknikk (skogbruk) i 4 år f.o.m Det er lagt inn at denne refusjonen faller bort høsten I lønnsbudsjettet er det lagt inn økning på 2,0 % f.o.m. mai og 1 % f.o.m. september. Årslønnsveksten ekskl. overhenget blir da 1,5 %. Overhenget fra 2014 er 2 %. Pensjonssatsen reduseres fra 13,15 % i 2014 til 12,70 % i Dette gir en innsparing på ca. 0,24 mill. kr. Innlagte forutsetninger vedr. stillinger: o Det er budsjettert med at en stilling innen skogøkonomi ikke erstattes. Ny stilling i reiseliv erstatter denne (70 % stilling i 2014). Det er lagt inn i budsjettet at stillingen innen reiseliv økes til 80 % f.o.m. mars 2015 og til 100 % høsten Det er lagt inn at stillingen økes til 80 % f.o.m. mars 2015 og til 100 % høsten o Det er lagt inn 30 % stilling til reiseliv (fordeles trolig mellom flere personer). o I 2013 fikk INA en engangssum på 0,3 mill. kr i likestillingsmidler som delfinansiering av en kvinnelig prof. II forskerstilling i 3 år. Kangas startet i stillingen 8. sept Det er lagt inn i budsjettet forutsetning om at den ikke forlenges. o Stipendiatstillinger finansiert av INAs ramme: F.o.m. februar 2015 har vi 4 stillinger. o Ambulerende stipendiatstillinger: De to siste fra 2014-tildelingen forventes besatt i starten av Det er ikke lagt inn nye stillinger som forventes tildelt i Emnebudsjettene: Ut fra innkomne emnebudsjett er det lagt inn: o 1453 i lønn til eksterne inkl. sensor. o 1419 i lønn til stipendiater, post doktorer og ansatte på bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA). o 1681 til drift og utferder. Det budsjetteres med ei uke per fast ansatt forsker til å skrive søknad om eksternt finansierte prosjekter. Inntil to ubrukte uker kan dras med fra årene før. Driftspakke til kvotestipendiater finansiert av Statens lånekasse for utdanning: Disse kan søke om reisestøtte fra lånekassen var første året de fikk driftspakke fra INA, kr per år i de tre første årene. Stipend til kvotestipendiater, finansiert av Statens lånekasse for utdanning, i perioden mellom innlevering og disputas. Statens lånekasse for utdanning gir f.o.m ikke stipend i tiden fra Møtebok 1/15 4

34 innlevering av oppgaven til disputasen. INA gir stipend til disse, etter søknad, på inntil kr ,- brutto, etter at oppgaven er levert. Dette gjelder nye og eksisterende kvotestipendiater. Det er en forutsetning at avhandlingen er levert innen utgangen av stipendperioden fra lånekassen. Budsjettene til faggruppene er på totalt kr ,- og er tildelt etter følgende satser: o Grunnbeløp per faggruppe: kr ,-. o Per fast vitenskapelig ansatt, inkl. prof. II og 1. aman. II: kr 517,- (totalt kr ,-) o Per «andre medlemmer» (stipendiater og andre midlertidig ansatte): kr 1 020,- (totalt kr ,-). o I tillegg til de kr er det budsjettert med et ukesverk til sekretær i hver av faggruppene. Dette utgjør ca. kr ,-. Se også sak S-94/14: Hvem skal være medlemmer i INAs faggrupper? Forskningsutvalget: o Forskningspris: Det er budsjettert med kr ,- til forskningspris (FU-18/13). Prisen utdeles hvert andre år vekselvis med undervisningspris. I 2015 utdeles forskningspris for 2014, i 2016 utdeles undervisningspris for 2015 osv. o Formidlingspris: Prisen består. FU vurderer kriterium for tildelingen. o Reisestøtte: Det er budsjettet med kr ,- (kr i 2014). Det forutsettes at man i større grad bruker personprosjektene og/eller søker reisestøtte eksternt til hel- eller delfinansiering. De som har mer enn kr på personprosjektet på søknadstidspunktet prioriteres ikke. Undervisningsutvalget: Undervisningspris endres til utdeling hver andre år. I 2015 utdeles forskningspris for 2014, i 2016 utdeles undervisningspris for 2015 osv. Småforskmidlene skal gå til forskere/forskergrupper som ikke har store driftsmidler allerede. Ordningen dekker maksimalt 40 % av et prosjekt. Instituttet/den enkelte må selv dekke en egenandel på minst 60 %. Mulighetene til finansiering av egenandelen er stort sett personprosjektene. Det betyr at de som har lite/ingen midler har liten/ingen mulighet til å søke, selv om det trolig er de som trenger midlene mest. Det budsjetteres med kr til å finansiere halvparten av egenandelen. Det er imidlertid en forutsetning for å få støtte til finansiering av egenandelen at prosjektet bidrar til å posisjonere søkeren for å søke om eksternt finansiert prosjekt. Insitamentmodell Saldo på personprosjektene har økt betydelig de senere årene. Insitamentmodellen har etter hvert ført til at instituttet akkumulerer store midler på personprosjektene, og det er nødvendig med endringer. Ett insitament skal per def. være med å stimulere til ekstra innsats. Insitamentordningen uttrykker hva instituttet ønsker at de tilsatte skal arbeide med. I årsplansamtaler er plan for bruk av midlene på personprosjektene ett tema som instituttleder vil ta opp. Ansatte ved instituttet er opptatt av å publisere, veilede, søke prosjekter osv., og insitamentmodellen er nok i stor grad med på å stimulere til dette, men det er tydelig at insitamentsatsene har vært for høye. Tabell: Tildeling per insitament Møtebok 1/15 5

35 Inntekt til INA Insitament tildeling Andel OH Nye prosjekter i 2015? Publikasjonspoeng kr per poeng i 2015 Andel 01-lønn Formidling Kr 0,- i 2015 Dr. grad Publisering masteroppg Inngår i publ.p Master veiledn Innsendt søknad Avsl. oppdragsprosj Andel ekstern inntekt Fast beløp Sum tildeling Forbruk personprosj Saldo Som vi ser i tabellen ovenfor tildeles store summer hvert år, og det brukes betydelig mindre. Ved utgangen av 2014 er saldo på personprosjektene ca. 4,1 mill. kr og ser ut til å øke til 5,6 mill. kr ved slutten av Instituttets akkumulerte beholdning viser ikke noen dramatisk utvikling, men penger flyttes fra frie midler til bundne midler når saldo på personprosjektene øker, og de frie midlene reduseres. I slutten av 2013 var de frie midlene 7,3 mill. kr, i slutten av 2015 viser budsjettet frie midler på 2,8 mill. kr. Endringer i insitamentsatser for produksjon i 2015, med tildeling i 2016 Satsen for publikasjonspoeng i budsjettmodellen reduseres fra kr i 2014-budsjettet til kr i Insitamentet i 2014-budsjettet er kr per publikasjonspoeng. Det gav utbetaling på 393. Satsen reduseres til kr Ut fra samme produksjon reduseres insitament utbetalingen med 250. Insitamentsatsen for publisering av masteroppgaver er i 2014-budsjettet kr ,-. Sammen med satsen på kr per publikasjonspoeng gir publisering av masteroppgaver kr i insitament, som er 76 % av instituttets inntekt. Satsen reduseres til kr 2 500,-. Reduksjonen i satsen reduserer tildelingen med 109. Insitamentet for veiledning av masteroppgaver reduseres fra kr 1500 til kr for 30-poengs oppgaver og fra kr til kr for 60-poengs oppgaver. Reduksjonen i satsen reduserer tildelingen med 55. Inntekten av formidling er fjernet i budsjettmodellen for I 2014-budsjettet ble insitamentsatsen redusert fra kr 500 til kr 250 per stk. Satsen på kr 500 gav insitamenttildeling på 171. Det er viktig å formidle forskningen og å gjøre instituttet synlig i samfunnet, men insitamentet fjernes likevel siden formidling er fjernet i budsjettmodellen. Insitamentet for ph.d.-veiledning fjernes. Det anses som så attraktivt å ha stipendiat at insitamentet kan fjernes. Det foreslås ingen endring i insitamentet andel 01-lønn (lønnsdekning for fast ansatte f.aman. og professorer på eksternt finansierte prosjekter). 01-lønn er/bør være en viktig inntektskilde for instituttet og det er et potensiale for økt inntekt her, men noe holdningsskapende arbeid er påkrevd. I NMBU sitt reglement for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) står det bl. a. følgende: Møtebok 1/15 6

36 «For alle bidragsprosjekt skal det søkes om ekstern finansiering av en så stor del av kostnadene som mulig. I de tilfeller der bidragsyter ikke finansierer alle kostnader, skal finansiering av resterende kostnader ved hjelp av grunnbevilgning være godkjent av institutt-/enhetsleder.» Det er mao. fastslått at 01-lønn skal søkes finansiert i så stor grad som mulig. Andel av INAs overhead Universitetsstyret sa i sitt møte i juni at de trolig kom til å vedta en ny budsjettmodell (TDI-modellen) for eksternt finansierte prosjekter i november-møtet. Saken er noe utsatt. Det ligger an til at det blir vesentlige endringer vedr. overhead i nye prosjekter som omfattes av TDI-modellen. Fra US 81/2014 (US sin budsjettbehandling i juni): «Senest fra 1. januar 2015 vil NMBU ha implementert den nye metodikken for beregning av dekningsbidrag innen universitets og høyskolesektoren (den såkalte TDI modellen). Det er en forventning at denne modellen bedre vil synliggjøre hvilke indirekte kostnader BOAprosjektene påfører institusjonen. Dette vil kunne gi bedre finansiering av forskningsprosjektene over tid. NMBU vil fremover ha muligheten til å belaste BOA-prosjektene mer av de indirekte kostnader. Siden de nye beregningsmåtene og tilhørende satser kun vil gjelder for nye BOA prosjekter etter 1. januar 2015, forventes det ikke merkbare merinntekter fra dekningsbidrag i budsjettet for 2015.» De nye prosjektene som vil omfattes av TDI-modellen (Tid, Direkte og Indirekte kostnader) vil ha vesentlig høyere overheadsats enn i dag. Overheaden vil kun bli beregnet av lønn. Siden dette kun vil gjelde nye prosjekter som det søkes om vil virkningen på insitament-tildelingen bli begrenset. Intensjonen er å holde overheadtildelingen ut fra de nye TDI-prosjektene på nivå i kroner med tildelingen fra eksisterende prosjekter. Når den nye modellen blir kjent, kommer vi tilbake til hvilken beregningsmetode som skal brukes. Overhead-insitamentet gav tildeling på 411 i Av EU-rammeprogramprosjekter får prosjektleder 100 % av overheaden som INA får. For andre prosjekter får prosjektleder 20 %. Satsene for alle prosjektene reduseres til 10 %, som gir redusert tildeling på anslagsvis 228. Insitamentet innsendt søknad reduseres til kr for EU og andre søknader, men utvides til også å gjelde fast ansatte forskere, tidligere gjaldt insitamentet bare for fast ansatte f.aman. og professorer. Insitamentet andel intern inntekt reduseres fra 25 til 20 %. Omfanget av dette er svært lite. Insitamentet små eksterne oppdrag som faktureres direkte til rammen endres til 20 % av fakturert inntekt. I 2014 var det 60 % for pensjonister og 20 % for andre, beregnet av overskuddet. Med endringen blir utbetalingen større og det blir betydelig enklere å administrere. Samlet gir reduksjonene i satsene redusert tildeling på ca Dette er beregnet ut fra produksjonen. Tildelingen ville da blitt på ca. 900, som er litt mindre enn gjennomsnittlig forbruk. Innføring av skatt Saldoene på personprosjektene har økt vesentlig de siste årene. Det foreslås derfor at det innføres skatt på personprosjektene. Figuren nedenfor viser utviklingen i saldo ved årsslutt i tusen kr (prognose for 2014 og -15). Møtebok 1/15 7

37 6000 Saldo personprosjektene ved årsslutt Saldo personprosjekter tildeling for 2014 Saldo intervall Antall personer Saldo til sammen % av totalt Under kr kr % Kr kr % Kr kr % Kr kr % Over kr kr % 78 kr % 21 personer av 78 (27 %) hadde over kr , og disse hadde til sammen 4,2 mill. kr (77 %) av midlene. Store deler av midlene er altså samlet på få hender. Dette er naturlig fordi insitamentene stort sett gir uttelling rettet mot eksternt finansiert virksomhet. Noen få personer har stor slik aktivitet og vil dermed få mye insitamentmidler. Det er ikke bare insitamentmidler som kommer inn på personprosjektene. Det gjør også bl.a. likestillingsmidler fra sentraladm., reisestipend fra FU, startpakke for nyansatte og andre mindre tilskudd fra interne og eksterne kilder. De nevnte midlene kan være vesentlige. Det er, i utgangspunktet, kun penger fra insitamentmodellen som skal beskattes. Det legges derfor opp til at det skal korrigeres for andre særskilte tildelinger over kr , med forutsetning om at pengene brukes i løpet av to år (bunnfradraget justeres i hht. dette). Etter to år kan pengene beskattes. Personprosjektene har vært beskattet også tidligere, sist i Da var bunnfradraget kr og 50 % skatt utover dette. I ettertid har ordningen med Småforsk kommet (trolig aktuelt også i 2015). Der kan man søke om tilskudd på kr Den enkelte må selv stille opp med 60 % av prosjektet. I budsjett 2015 legges det imidlertid inn at INA dekker halvparten av egeninnsatsen, slik at den enkelte kun må dekke 30 % av prosjektet, dvs. mellom kr og kr ,-. Skatt innføres: Bunnfradrag kr , 30 % skatt på overskytende beløp. Det er de store beløpene som skal beskattes. Skatten beregnes på grunnlag av saldo per , minus bunnfradrag. Simulering av skatt på grunnlag av saldo per , med bunnfradraget på kr ,- og 30 % skatt gir kr i skatt. Insitamentsatser - oversikt Insitamentordningen gjelder faste og midlertidig vitenskapelig ansatte (med unntak av stipendiater) inkl. pensjonister, samt teknisk og administrativt personale. Enkelte insitamenter er forbeholdt fast ansatte førsteamanuenser og professorer, jf. tabellen nedenfor. Møtebok 1/15 8

38 Insitament for produksjon i 2015 Grunnlag Tildeling Kommentar Publikasjoner Kr Pr publikasjonspoeng (ett poeng for nivå 1-, og tre poeng for nivå 2-artikler). Reduseres fra kr i Publisering av masteroppgaver Kr Veileder må sende søknad om insitamentet til FU, som fatter vedtak. Tildeling i etterkant av vedtaket. Endring gjelder for FU-vedtak etter Før gjelder satsen på kr ,- Masteroppgaver 30 stp., veiled- Kr Ved flere veiledere deles summen. ning Masteroppgaver 60 stp., veiledning Kr Ved flere veiledere deles summen. Kr 0 Pr stk. Reduseres fra kr 250 i 2014 og 500 i Formidling Ph.d.-veiledning Kr 0 I 2014 var satsen inntil kr ,-. Andel av inndekning av fast lønn finansieringskilde 1 (01-lønn). EU-prosjekter: 30 % Andre: 20 % Andel av INAs overhead. EU: 10 % Andre: 10 % Innsendt søknad. Dette gjelder for endelige søknader (ikke for pre-proposals ). Gjelder faste ansatte. Andel av intern inntekt. Gjelder kun fast ansatte førsteamanuenser og professorer. EU: Kr Andre: Kr % Avholdt SEVU-kurs. kr Til kursansvarlig. Over-/underskudd ved avslutning av eksternt finansierte oppdragsprosjekter. Overskudd: 20 % Underskudd: 50 % Små eksterne oppdrag som faktureres direkte til INA sentralt (normalt mindre enn kr ). (hovedregel) Pensjonister 20 % Andre 20 % Med EU menes prosjekter finansiert av EUs rammeprogram og som gir uttelling i budsjettmodellen. «Andre» reduseres fra 20 % i Intensjonen er at TDI-prosjekter skal gi tilsvarende insitament i kroner som «Andre» prosjekter. Tildeles lokal prosjektleder for søknader som tilfredsstiller betingelsene nedenfor. Reduseres fra kr og kr for hhv. EU og andre i Ved underskudd dekker prosjektleder 50 % av underskuddet (hovedregel). Beregnes i % av fakturert inntekt (i 2014 ut fra overskudd). For pensjonister reduseres det fra 60 % i Tildeling ved fakturering. Tildelingen ut fra insitamentene for produksjonen i 2015 kommer i mars/april 2016, hvis ikke annet er nevnt i tabellen ovenfor, ved at budsjett overføres til personprosjektene.betingelser for utløsing av insitament for innsending av søknad: Søknader til NFR må minimum oppnå totalkarakteren 5. Bare søknader som inneholder midler til finansiering av lønn til minst 2 årsverk ved INA er kvalifisert. Dette gjelder for endelige søknader (ikke for pre-proposals ) Søknaden skal være ny og ikke tidligere premiert og heller ikke basert på en tidligere premiert søknad. Søknadens faglige innhold skal være relevant for INAs satsningsområder. Prosjektleder oppgir i egetarbeid-skjema: Møtebok 1/15 9

39 o Saksnr. i Public 360 (arkivsystemet) o Prosjektets tittel o Hvor søknaden er sendt inn (finansiør og ev. program) o Antall rekrutteringsstillinger (i forskjellige kategorier) o Totalt søknadsbeløp o Totalkarakter for ev. NFR-søknad o Hvilke(t) INA-satsningsområde prosjektet er relevant for o Hvordan beløpet skal fordeles mellom eventuelle med-søkere og prosjektleder o Prosjektleder erklærer at søknaden er ny og ikke tidligere premiert og heller ikke basert på en tidligere premiert søknad. Andre økonomibestemmelser Tropisk økologi reise for masterstudenter: Det er budsjettert med kr 6 000,- per student for 10 studenter. Kun inntil halvparten av beløpet utbetales som reiseforskudd. Vi må tilstrebe å belaste alle relevante kostnader på eksternt finansierte prosjekter. Dette gjelder utgifter forbundet med ansettelser, 01-lønn, bruk av laboratorier, utstyr og teknikerhjelp etc. Vedr. doktorgradsdisputaser bidrar instituttet med kake, gave og avslutningsseremoni rett etter disputasen. Ev. middag for bedømmelseskomité dekkes av instituttet på inntil kr 4 000,-. Instituttet dekker normalt reise og opphold for inntil kr ,- pr. opponent. Maks. beløp for reise og opphold vurderes administrativt årlig og justeres ved behov. Honorar til opponenter utbetales etter satser gitt i Personalhåndboka. I tilfeller der komiteen anbefaler omarbeiding av avhandlingen innen seks måneder, og dermed forplikter seg til å bedømme den omarbeidede avhandlingen når den foreligger, utbetales et tillegg på 10 timer til opponentene. Nyansatte faste vitenskapelige får startpakke på kr ,- til driftsutgifter hvert år i to år. Som hovedregel utlyses alle stipendiatstillinger med varighet på 3 år med mulighet for forlengelse. Veiledning av doktorgradsstudenter som ikke er ansatt på INA skal, som hovedregel, kompenseres. Årlige driftsmidler settes til kr ,- pr år i 3 år for stipendiater på rammen og ambulerende. Over-/underforbruk overføres til neste år. Beløpet kan ikke omdisponeres til lønn. Trykking av avhandlingen belastes prosjektet/budsjettposten Disputaskostnader. Seksjon adm/tekn tildeles en budsjettramme på kr ,- til etterutdanning, relevant personlig utstyr og sosiale aktiviteter. Utgifter til PC-er og annet personlig utstyr dekkes ikke av instituttets utstyrsbevilgning eller felles drift. Stipendiatene benytter tildelte driftsmidler, vitenskapelige ansatte benytter personprosjektet eller eksternt finansierte prosjekter. De som er helt «blakke» kan skriftlig søke instituttleder/administrasjonssjef om midler. Utgifter til open access -publisering som ikke støttes av NMBUs publiseringsfond, dekkes ikke av instituttet sentralt. Finansiering må finnes av den enkelte. Styret har i sak 91/14 bedt om at administrasjonen om gjennomgår instituttets tyngre vitenskapelige utstyr og infrastruktur med tanke på verdi, drifts- og vedlikeholdskostnader, samt behov for oppgradering. Styret ønsker at det foreslås enkle retningslinjer for finansiering av drift, vedlikehold og evt. oppgradering. Disse retningslinjene iverksettes når styret har vedtatt dem. Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Tabellen nedenfor viser omsetning fordelt på finansieringskilde. Møtebok 1/15 10

40 Prognose Prognose (tall i 1000 kr) Statlige foretak NFR Kommuner Organisasjoner og stiftelser EU Andre utenlandske Private foretak Sum Økning fra året før 7,0 % -4,0 % 22,3 % -14,4 % 17,9 % -12,1 % Omsetningen varierer noe fra år til år. Økningen fra 2010 til 2014 er på 17,9 %. Til sammenligning har konsumprisindeksen steget med 8,5 % fra januar 2010 til desember Konklusjon Det ligger an til overforbruk i hele budsjettperioden. En stor, og stigende andel av akkumulert beholdning er bundne midler, i hovedsak personprosjekter. Utviklingen kan ikke fortsette. S-3/15 Internkontroll ved INA 2014 Saksdokumenter: HMS-rapport 2014 Vedlegg: 1. HMS-handlingsplan Vernerunde i laboratoriene i Sørhellinga og Fløy 5 Follo bedriftshelsetjeneste A/S ved Trond Sørensen 3. Tilsynsrapport, Sørhellinga HMS årsrapportering HMS-handlingsplan 2015 Miljørapport 2014 Vedlegg: 1. Oppfølging av Miljøhandlingsplan Miljøhandlingsplan 2015 Vedtak: Styret tar HMS-rapport 2014 og Miljørapport 2014 til orientering S-70/14 Prosedyrer og kriterier for evaluering og prioritering av søknader om interne ph.d.- og postdoktorstillinger Saksdokumenter: Notat fra Ågot og Sjur Fordeling av rekrutteringsstillinger 2015 Tildeling av kvotestipend (e-post fra Forskningsavd.) Prosedyrer og kriterier for evaluering og prioritering av søknader om interne ph.d.- og postdoktorstillinger ved INA Vedtak: 1. Følgende setning legges til i dokumentet Prosedyrer og kriterier for evaluering og prioritering av søknader om interne ph.d.- og postdoktor-stillinger på INA : Styret har anledning til foreta skjønnsmessig vurdering. Grunnlag for skjønnsutøvelse må gå klart fram av styrets vedtak. 2. Styret ber om at kriterier som skal brukes til prioritering endres: Møtebok 1/15 11

41 II b. Veileders evne til å skape et faglig miljø for stipendiater. Nytt punkt: II c. Hovedveileders aktivitet når det gjelder innhenting av eksternfinansierte forskningsprosjekter siste 4 år. 3. Hans Fredrik Hoen får disponere en stipendiatstilling på samme vilkår som nye faste vitenskapelige ansatte. 4. Styret ber Forskningsutvalget om å lyse ut en stipendiatstilling rettet mot INAs satsingsområde «Klimaendringer effekter, botemidler og tilpasninger» så fort som mulig. Det er et mål at stipendiatstillingen lyses ut eksternt med søknadsfrist ved påsketider. 5. Sam Adaramola får disponere ett ubrukt kvotestipend fra Styret ber FU om å koordinere prosessen for tildeling av kvotestipendet INA er tildelt i S-93/14 Personalsak untatt offentlighet S-4/15 Årsplan for 2015 Saksdokumenter Retningslinjer for enhetenes årsplanarbeid for 2015 Utkast til Årsplan 2015 for INA (ettersendes!) Langtidsbudsjett for INA Vedtak: Styret ber admininstrasjonen ferdigstille årsplanen og oversende den til Universitetsadministrasjoenen innen fristen. Årsplanen utarbeides i stråd med INAs vedtatte budsjett, strategi, og i henhold til referat frå styringsdialog mellom instituttleder og dekan S-5/15 S-6/15 S-7/15 Oppnevning av nye medlemmer til instituttets utvalg Saksdokumenter Notat fra Ågot Retningslinjer for UU Retningslinjer for FU Vedtak: 1. Gro Kvelprud Moen oppnevnes som medlem av INAs undervisningsutvalg. Karen Lone går ut av utvalget. Hanne Eik Pilskog oppnevnes som vara for Kvelprud Moen. Siri Lie Olsen går ut av utvalget. Endringen gjelder fra vedtaksdato. 2. Instituttstyret gir instituttleder fullmakt til å oppnevne nye medlemmer av instituttets utvalg under funksjonsperioden. Ved oppnevning av nye utvalgsledere fatter styret vedtak. Doktorgradsstudentenes kvarter - Informasjon på engelsk. Administrasjonen følger opp: Nødvendig informasjon gis på norsk og engelsk. - Oppstart kan være vanskelig for noen ph.d.-studenter Nytt introduksjonshefte kan løse noen av utfordringene. Adm. skal sørge for presentasjon av nye ph.d.-studenter. Studentenes kvarter - Ingen saker Møtebok 1/15 12

42 S-8/15 S-9/15 S-10/15 Referatsaker Møtebok INA-UU Møtebok INA-FU Møtebok NMBUs studieutvalg Nye studentrepresentanter o Fast medlem: Sylvia Pal Stolsmo o Varamedlem: Vibeke Hoff Rapport om finansiering av universiteter og høyskoler (høringsfrist 9.2.) Instituttleder orienterer Møter i Rektors ledergruppe Styringsdialog 2014 Søknadsworkshop mandag 26. januar Dekanens strategiske midler: Sannsynligvis kr til ungt forskertalent, kriterier ikke klare enda Status vitenskapelig publisering 2014 Eventuelt Ingen saker Møtebok 1/15 13

43 IMV, Institutt for miljøvitenskap REFERAT fra møte i INSTITUTTSTYRET Dato: 18. november 2014 Sted: Aasen Møtetid: Kl til kl Deltagere: Jan Vermaat, Jan Mulder, Line Tau Strand, Anne Kjersti Uhlen, Per Strand, Kurt Johansen, Mona Bakke, Sanna Burgess, Åsmund Kvifte, Herbjørn Hovin (sekr.) Forfall: Ingen Saksliste 2014/056 Godkjenning av innkalling og saksliste 2014/057 Godkjenning av møtebok fra forrige møte 2014/058 nestinstituttleder 2014/059 Prinsippsak rekruttering 2014/060 Informasjon om stillinger 2014/061 Studentenes hjørne 2014/062 Informasjon fra instituttledelse 2014/063 Eventuelt Saksbehandling 2014/056 Godkjenning av innkalling og saksliste vedtak: Saksliste og møteinnkalling godkjennes med bemerkning at orientering om FU/SU skal være på dagsorden som sak mellom studentenes hjørne og informasjon fra instituttledelse. 2014/057 Godkjenning av referat fra forrige møte Saksbehandler: Herbjørn Hovin Vedlegg Møtebok fra styremøte 21. oktober 2014 vedtak: Møte fra forrige styremøtet godkjennes med korreksjon: I 2104/55 andre kulepunkt skal det stå kjemi- eller undervisingslaboratoriet i sted for biologilaboratoriet. 2014/058 Forslag til styret angående nestinstituttlederen Saksbehandler: Jan Vermaat vedtak: Line Tau Strand påpeker at nestlederen til styret er valgt i styremøte 23. januar 2014, sak 2014/01. Saken ble diskutert. Det konkluderes med at grunnen til at vi har både instituttnestleder og styrenestlederen er uklar. Jan Vermaat skal revidere Oppfølging: saksdokumenter og klare opp saken. Imidlertid har Jan drøftet saken med Trond Børresen og flere kolleger. Det tidligere IPM hadde både instituttnestleder (Trond B) og styrenestleder (Line TS), men Trond hadde lite arbeide med dette og IPM var større enn IMV. INA har bare en nestleder og IPV har begge deler. Kolleger i ULF prefererer at vi har en instituttnestleder. Jan

44 foreslår at saken blir avgjort på neste møte med følgende vedtak: IMV skal ha en separat instituttnestleder, som kan fungere når instituttleder er i utlandet og til ulike representasjonsmøter i forbindelse med konteksten, vararepresentant til det sentrale tilsetningsrådet er administrationsjefen. Instituttstyret skal velge instituttnestleder. 2014/059 Informasjon om stillinger Saksbehandler: Line Tau Strand Vedlegg fra Line Tau Strand den om rekruttering af PhD og postdoktere. Vedtak: Vi påpeker at vedlegg 2013/039 skal implementeres. PhD og postdoktor er i en begynnende fase av sine akademiske karrierer. Det bør klargjøres i utlysningstekster. Jan Vermaat skal kritisk revidere standard utlysingstekster til enkelte vitenskapelige stillinger (PhD, postdok, forsker, førsteamanuensis), og utarbeide de i samarbeid med Ingrid Heggelund, tilsettingsutvalg og instituttstyret. 2014/060 PhD reglement IMV Saksbehandler: Jan Vermaat Vedlegg PhD reglement fra FU (Susanne Eich-Greatorex) spesifisering av generelt NMBU dokument vedtak: Reglementet blir vurdert stort sett i orden, men bør bearbeides videre på 2 aspekter: (a) kvalitetskrav i seksjon 13: styre foreslår å tilføye Karakter i relevant mastergrad skal være ekvivalent til B ; (b) styre ønsker at faginnhold i seksjonene 11, 18 og 20 skal bli revidert til større konsistens. Jan Vermaat skal skrive forslag til FU. Neste revisjon skal godkjennes av styret. 2014/061 Studentenes hjørne Studentene er bekymret for laboratoriesituasjonen. Kapasitetsbegrensningen har ført til at studenter har måttet utsette eksamen. Det ønskes utført en arbeidsmarkedsundersøkelse, denne anses særdeles viktig for studenter på MINA. Arbeidsmarkedsundersøkelsen bør eventuelt føre til revisjon av pensum. Normalt vil det bli foretatt revisjon av studieprogrammet hvert 5 år, og en vedtak: rutinemessig revisjon er derfor like rundt hjørnet. Foranlediger ikke separat vedtak. 2014/061 Informasjon fra instituttledelse (a) Kjemi-undervisningslab. Jan beskriver prosessen til nå og strategisk (b) Hvem gjør hva på IMV. Jan håper at det skal være oppfylt med mer aktuelle saker i websiden (c) Emnebudsjettering. Arbeidet med emnebudsjettering er kommet godt i gang, og vil være en del av budsjettgrunnlaget for (d) Fullmaktsaker. Ingen spesielle fullmaktsaker til dette møtet. 2014/062 Eventuelt Neste møte: 9. desember