Styremøte 1/2015 Dato:

Transkript

1 Styremøte 1/2015 Dato: Institutt for matematiske realfag og teknologi Tilstede: Cecilie Rolstad Denby, Cecilia Futsæther, Tor Kristian Stevik, Egil Stemsrud, Turid Torheim, Ola Bettum, Einar Sagstuen, Jon Sættem, Yngve Mardal Moe Observatører: Astrid Tonette Sinnes og Hans Plesser Futhsæther og Bettum var ikke tilstede på sak 10/2015 Fra adm.: Andreas Flø og Anita Habbestad Det ble avholdt møte med fagforeningene i forkant og det var ingen invendinger.

2 Protokoll til styremøte Nr. 1/ kl rom: TF10 Saksoversikt: Sak 1/2015 Innkalling, sakliste og referat fra møte 11/2014 Sak 2/2015 Drøfting, orientering og referatsaker Sak 3/2015 Studentenes innspill Sak 4/2015 Økonomi resultat 2014 Sak 5/2015 Budsjett 2015 Sak 6/2015 Vitenskapelig komite stilling vann Sak 7/2015 Økonomistyring Sak 8/ årig master i miljøfysikk og beregningsorientert biologi Sak 9/2015 Fordeling av PhD stillinger 2015 Sak 10/2015 Forslag om 4.år til post Doc Heidi Nygård Sak 11/2015 Eventuelt

3 Styremøte 1/2015 Dato: Saksdokument for styret ved IMT Sak 1/2015 Innkalling, saksliste og referat fra møte 12/2014 Vedtak : Godkjennes.

4 Styremøte 1/2015 Dato: Saksdokument for styret ved IMT Sak 2/2015 Drøfting, orientering og referatsaker Fakultetsstyret er bedt om å diskutere NTNUs vedtak om fusjon med HiG og HiÅ ved førstkommende fakultetsstyremøte. Brev om disponering av OFA - SAK midler ved NMBU er bedt vedlagt styrepapirer. Tas til etterretning Styret mener at NTNU-styrets fusjonsvedtak vil bidra til skjerpet konkurranse om studenter, og at NMBUs ledelse må bidra mer aktivt for å bedre betingelsene for opprettholdelse og vekst i sivilingeniørutdanningen. Som oppfølging av diskusjonen har instituttleder gjort følgende henvendelse per til dekan ifb. ved fakultetsstyremøte 11.02: «IMTs styre har hatt styremøte i dag og ønsker å kommunisere til deg at styre er svært bekymret over økt konkurranse fra et fremtidige NTNU på Gjøvik. Styret har derfor en forventning om at Fakultetsstyret diskutere saken grundig, og at synspunkter fremmes videre opp mot universitetsledelsen, og selvsagt til IMT.»

5 Styremøte 1/2015 Dato: Saksdokument for styret ved IMT Sak 3/2015 Studentenes innspill Studentene informerte om at linjeforeningene ved IMT har fått godt samarbeid seg i mellom. Studentene er ikke fornøyd med studietilbud i TBM120 og statistikk, og ønsker videre dialog. Studentene har sendt brev til US UU-leder bes undersøke situasjon rundt TBM120, og vurdere mulig samarbeid mellom studieretningene bygg, og maskin og prosess. Studentene må få en tilbakemelding vedrørende TBM120 og statistikktilbudet.

6 Styremøte 1/2015 Dato: Saksdokument for styret ved IMT Sak 4/2015 Økonomi resultat 2014 Vedlegg: Økonomisk rapport 2014 per seksjon (Vedlegg 1) Styret ønsker noter til regnskapet som forklarer hvorfor instituttet gikk bedre enn budsjettert. Økonomirapporten for 2014 tas til etterretning.

7 Styremøte 1/2015 Dato: Saksdokument for styret ved IMT Sak 5/2015 Budsjett 2015 Vedlegg: Utdrag av budsjett 2015 (Vedlegg 2) og budsjett 2015 (Vedlegg 3) Budsjettet for 2015 vedtas. Styret ber UU om å komme med forslag om hvordan midlene til linjeforeningene fordeles, og forslag om etablering av utlysning av midler til innovasjonsprosjekter for studenter fra 2016.

8 Styremøte 1/2015 Dato: Saksdokument for styret ved IMT Sak 6/2015 Vitenskapelig komite til 1. amanuensisstilling vann og miljø Utlysningstekst ble godkjent i sak 48/2014. Forslag til komite ettersendes så snart det klart fra fagmiljøet. Saken utsettes.

9 Styremøte 1/2015 Dato: Saksdokument for styret ved IMT Sak 7/2015 Økonomistyring Vedlegg: Bakgrunn (Vedlegg 4) Emne- og masterbudsjetter innføres som administrativt system ved IMT i 2015.

10 Styremøte 1/2015 Dato: Saksdokument for styret ved IMT Sak 8/ årig master i miljøfysikk og beregningsorientert biologi Styret mener også at det engelskspråklige programmet computational biology legges ned. Fagmiljøet ved IMT bes komme med forslag til endringer av 2-årige master programmet i miljøfysikk og beregningsorientert biologi. Forslaget bes diskutert med samtlige studieretninger, og UU.

11 Styremøte 1/2015 Dato: Saksdokument for styret ved IMT Sak 9/2015 Fordeling av PhD stillinger 2015 FU bes om å fordele 3 stillinger, og en stilling holdes av i vente på beslutning om fakultetets strategimidler.

12 Styremøte 1/2015 Dato: Saksdokument for styret ved IMT Sak 10/ år for Post Doc Heidi Nygård Vedlegg: Begrunnelse fra seksjonen (Vedlegg 5) Det ble diskutert om behovet for undervisningsstøtte i Miljøfysikk og fornybar energi er reelt. Det ble diskutert satsning på ung talentfull forsker Styret stemte over innvilgelse av 4. året som belastes IMTs budsjett Stevik og Stemsrud stemte imot. Det innvilges et 4. år i post doc stilling for Heidi Nygård.

13 Styremøte 1/2015 Dato: Saksdokument for styret ved IMT Sak 11/2015 Eventuelt

14 Styremøte 2/2015 Dato: Epostmøte mars Institutt for matematiske realfag og teknologi Innkalt: Cecilie Rolstad Denby, Cecilia Futsæther, Tor Kristian Stevik, Egil Stemsrud, Turid Torheim, Ola Bettum, Einar Sagstuen, Jon Sættem, Yngve Mardal Moe og Astrid Tonette Sinnes

15 Protokoll til styremøte Nr. 2/2015 epost Saksoversikt: Sak 12/2015 Oppnevning av sakkyndig komite i stilling Professor/Førsteamanuensis i bygningskonstruksjon 14/04153 Sak 13/2015 Oppnevning av sakkyndig komite Professor/førsteamanuensis i vann og avløpsteknikk - referanse 14/04418

16 Styremøte 2/2015 Dato: Epostmøte mars Saksdokument for styret ved IMT Sak 12/2015 Oppnevning av sakkyndig komite i stilling Professor/Førsteamanuensis i bygningskonstruksjon 14/04153 Forslag til komite: Førsteammanuensis Anders Bjørnfot Professor Jasna Bogunovic Jakobsen [email protected] Professor II NILS E. FORSÉN, [email protected] Vedlegg: CV Jasna (Vedlegg_1_Jakobsen), CV Forsen (Vedlegg_2_Forsen) Vedtak : Det oppnevnes følgende komite til stilling Professor/Førsteamanuensis i bygningskonstruksjon 14/04153 : Førsteammanuensis Aders Bjørnfot Professor Jasna Bogunovic Jakobsen Professor II Nils E. Forsén

17 Styremøte 2/2015 Dato: Epostmøte mars Saksdokument for styret ved IMT Sak 13/2015 avløpsteknikk - referanse 14/04418 Forslag til komite: Oppnevning av sakkyndig komite Professor/førsteamanuensis i vann og Thomas Thiis (leder), prof. IMT. Per- Arne Malmquist. prof. em. Chalmers (per- [email protected]) Maria Viklander. Prof. Luleå Tekniske Universitet.([email protected]) Vedlegg: CV Malmquist (Vedlegg_3_Malmquist), CV Viklander (Vedlegg_4_Viklander) Det oppnevnes følgende komite til stilling som Professor/førsteamanuensis i vann og avløpsteknikk - referanse 14/04418: Professor Thomas Thiis Prof. em Per- Arne Malmquist Professor Maria Viklander

18 INSTITUTT FOR MATEMATISKE REALFAG OG TEKNOLOGI (IMT) INSTITUTTSTYRET STYREMØTE: 3/2015, , TF 10. Tilstede: Instituttleder Cecilie Rolstad Denby, Astrid Sinnes (vara), Ulf Geir Indahl (vara), Sigrun Vedøen Lien (vara), Turid K. Gjerstad Torheim, Ola Bettum, Einar Sagstuen, Jon Lauvstad Sættem og Yngve Mardal Moe. Fra administrasjon: Andreas Flø og Kristine Dehli Høitomt (referent). Observatør: Hans Erik Lefdal. Turid K. Gjerstad Torheim deltok ikke under behandling av SAK 20/2015. Saksliste: SAK 14/2015: Innkalling, saksliste og referat fra møte 2/2015. SAK 15/2015: Drøfting, orientering og referatsaker SAK 16/2015: Studentenes innspill SAK 17/2015: Økonomi status per 1. april SAK 18/2015: SLL rapport SAK 19/2015: Utlysning av stilling: Konsulent administrasjon SLL SAK 20/2015: Fordeling av rekrutteringsstillinger SAK 21/2015: Rutiner for fordeling av rekrutteringsstillinger SAK 22/2015: Søknad om forskningstermin SAK 23/2015: Eventuelt Instituttleder ønsket velkommen til møtet. Nyansatt i administrasjonen, Kristine Dehli Høitomt, ble introdusert. Høitomt vil ivareta arbeidet som sekretær for styret fremover. Andreas Flø ble takket for innsatsen som midlertidig styresekretær. Fagforeningene ble kontaktet individuelt om styresakene etter styremøtet, da det ikke ble avholdt eget IDF-møte i forkant av styremøtet. Fagforeningene hadde ingen spesielle kommentarer til sakene. Kommende styremøter for våren 2015 ble satt til: Styremøte 4/2015 Fredag 22. mai Styremøte 5/2015 Fredag 19. juni SAK 14/2015: Innkalling, saksliste og referat fra møte 2/2015. Det ble etterlyst endelig referat fra styremøte 1/2015, samt protokoll fra epost møtet i mars. Administrasjonen ble gjort oppmerksom på feil i møtenummerering i deler av innkallingen. Det ble meldt inn ønske om at fremtidige innkallinger inkluderer forslag til vedtak i alle saker. Oppfølging: Administrasjonen retter opp iht. til kommentarene gitt fra styret, og sikrer at fremtidig kommunikasjon også når de eksterne medlemmene uten tilgang til intranettportalen. SAK 15/2015: Drøfting, orientering og referatsaker Det vises til innkalling for oppsummering av orienteringssakene. Tilleggskommentarer til sakene gitt ved møtet: HMS - Deltakelse på kurs om sikkerhet på laboratoriet (antall 6): Det ble opplyst at tiltak med tilbud om kurs for alle nyansatte PhD-stipendiater var kommet i stand som oppfølging av tilbakemelding fra HMS-ansvarlig på manglende oppfølging rundt sikkerhetsrutiner. Studentenes krav om høyere prioritering av instituttets undervisningstilbud: Instituttleder informerte om at det var avholdt allmøte med studentene , med stort oppmøte og mange konstruktive innspill. Ved siden av styrking av infrastruktur, etterlyste studentene bedre markedsføring av studietilbudet ved instituttet. Instituttleder påpekte behov for å utarbeide en strategi for markedsføringen og at studentene bør delta i dette arbeidet. Det ble foreslått at støtte til markedsføringstiltak også kan inkluderes i utlysning av midler til innovasjonsprosjekter for studenter (til videre oppfølging av UU, jf SAK 5/2015). Styret anmodet om tett samarbeid mellom 1

19 INSTITUTT FOR MATEMATISKE REALFAG OG TEKNOLOGI (IMT) INSTITUTTSTYRET STYREMØTE: 3/2015, , TF 10. instituttet og studentene for å fremme utfordringene ved studietilbudet ved IMT overfor universitetsledelsen på best mulig måte. Ved allmøte ble det opplyst at studentene planlegger å sende et brev til universitetsstyret, hvor dekanen og instituttleder har tilbudt å gi innspill. Dagsbøter ved for sent levert sensur: Det ble informert om planlagt revisjon av gjeldende reglement for sensuring ved NMBU, og at arbeid med forbedring av rutiner ved IMT vil bli vurdert i forhold til dette. «NMBU satser på fremragende forskning og undervisning»: Instituttleder informerte om bestilling fra rektor som ber om forslag fra fagmiljøene på hva midler til «strategisk pott» kan benyttes til. Forslagene vil danne grunnlag for rektors innspill til universitetsstyret. Bestillingen er nærmere beskrevet i epost fra rektor som vil bli ettersendt styret. SAK 16/2015: Studentenes innspill Ingen. SAK 17/2015: Økonomi status per 1. april Budsjett per mars 2015 med noter var vedlagt innkallingen. Instituttleder informerte om at resultatet opp imot første tertial var tilfredsstillende. Det var ingen spesielle avvik å melde. Studentrepresentantene fremmet ønske om å øke støtten til linjeforeningene med kr Instituttleder vil konferere med økonomisjef ved IMT. Styret ba samtidig om at studentene gir innspill på hva midlene ønskes benyttet til. Saken fremmes på nytt for vedtak ved styremøte 4/2015 ( ). SAK 18/2015: SLL rapport Instituttleder oppsummerte hovedpunktene fra SLL rapporten av februar Videre oppfølging ble diskutert. I tillegg til punktene som var kommentert i rapporten, foreslo instituttleder å ta opp til diskusjon om en alternativ plassering av SLL i NMBU organisasjonen var ønskelig eller nødvendig for videreutvikling av forsknings- og utdanningstilbudet ved SLL. Det ble spesielt pekt på IMTs begrensede tilgang på kontor, undervisnings- og laboratoriearealer og hvorledes dette er til hinder for videreutvikling av de to utdanningstilbudene lærerutdanning og sivilingeniørutdanning som begge har potensiale for ekspansjon. Instituttleder pekte på at utvikling av et lærerutdanningstilbud i naturbruk er mer relevant fagområde for andre enheter ved NMBU. Styret mente at en eventuell omorganisering av SLL må fremmes som egen sak til diskusjon i styre, og at innspill fra SLL til saken må innhentes som grunnlag til saken. VEDTAK: I) Utlysning av en professorstilling i fysikkdidaktikk vil bli fremmet for vedtak i styret 22. mai SLL fremmer forslag til utlysningstekst. II) Styret ber om at opptaksrammen til PPU økes til 90 studieplasser (fullfinansierte studieplasser), under forutsetning av at behov for økt undervisningsarealer løses. Det er ikke aktuelt å øke opptaksrammen for PPU innenfor de arealene IMT disponerer i dag. III) Instituttet foreslår for fakultetsstyret å avsette strategiske midler for å dekke økte kostnader til praksisopplæring i PPU og LUR. IV) Hans Erik Lefdal bes søke om utvidet forskningsfri for å kompensere for arbeidstid med SLL rapporten brukt i egen forskningsfritermin. Søknaden fremmes til vedtak i styret 22. mai V) SLL vil bli invitert til et møte i mai der dekanen og instituttleder deltar. Hensikten med møtet er å diskutere om en annen plassering av SLL i NMBU organisasjonen vil kunne gi bedre rammer for utviklingen av et samlet lærerutdanningstilbud ved NMBU, sett i lys av mulighet til vekst og ressurssituasjonen ved IMT. SLL bes om å avholde et internt møte i forkant og forberede et notat til dekanen og instituttleder med seksjonens kommentarer og synspunkter til alternativ plassering og mulig utvikling av fagområdet naturbruk. 2

20 INSTITUTT FOR MATEMATISKE REALFAG OG TEKNOLOGI (IMT) INSTITUTTSTYRET STYREMØTE: 3/2015, , TF 10. SAK 19/2015: Utlysning av stilling: Konsulent administrasjon SLL Forslag til utlysning var vedlagt innkallingen til møtet. Tittelen på stillingen ble diskutert, og da det ikke er noen endringer i arbeidsoppgavene i forhold til nåværende stilling, lyses stillingen ut i samme stillingskategori som sist. VEDTAK: Stilling som studieveileder ble godkjent for utlysning i stillingskategori førstekonsulent. SAK 20/2015: Fordeling av rekrutteringsstillinger Forslaget fra FU-IMT om omdisponering av PhD til postdoc og fordeling av stillinger ble diskutert (jf forslag i innkalling). Styret mente forslaget ikke var iht. mandatet gitt fra styret, og at omgjøring av PhD-stillinger til postdoc representerer en ny ordning som vil kunne medføre omfattende konsekvenser. Styret ba om at kriterier og retningslinjer for fordeling av rekrutteringsstiller utarbeides og godkjennes før det eventuell omgjøring av PhD-stillinger til postdoc vedtas (se også sak 21/2015). VEDTAK: Forslag fra FU-IMT til fordeling av rekrutteringsstillinger ble ikke godkjent. FU-IMT bes om å gjennomgå forslaget på nytt og gjøre eventuelle nødvendige endringer iht. til kriterier og retningslinjer for rekrutteringsstillinger som skal vedtas ved styremøte 4/2015 ( , se sak 21/2015). FU-IMT bes om å levere nytt forslag til fordeling av rekrutteringsstillinger til vedtak ved styremøte 5/2015 ( ). SAK 21/2015: Rutiner for fordeling av rekrutteringsstillinger SAK 21 ble diskutert sammen med SAK 20. Det ble blant annet pekt på økonomiske og strategiske spørsmål ved omgjøring av PhD-stillinger til postdoc, samt utfordringer ved en eventuell internrekruttering i form av videreføring av en internfinansiert PhD til internfinansiert postdoc. VEDTAK: Det nedsettes en arbeidsgruppe som skal fremme forslag til kriterier og retningslinjer for prosess og fordeling av rekrutteringsstillinger, inkludert praksis og rutiner ved eventuell omgjøring av PhD-stillinger til postdoc. Instituttleder sammenkaller en arbeidsgruppe bestående av instituttleder, FU-leder, en representant fra styret, en vitenskapelig ansatt og forskningskoordinator som sekretær. Arbeidsgruppen utarbeider et forslag innen 14. mai som legges frem for vedtak i styret 22. mai d.å. SAK 22/2015: Søknad om forskningstermin Det forelå ikke uttalelse fra fagseksjonen. Behandling av søknaden utsettes til styremøte 4/2015 ( ). SAK 23/2015: Eventuelt Ingen. 3

21 IMV, Institutt for miljøvitenskap REFERAT fra møte i INSTITUTTSTYRET Dato: Tirsdag 6. jan Sted: Aasen Møtetid: Kl til Deltagere: Jan Vermaat, Line Tau Strand, Per Strand, Kurt Johansen, Mona Bakke Myrvang, Herbjørn Hovin (sekr.) Forfall: Jan Mulder, Anne Kjersti Uhlen, Sanna Burgess, Åsmund Kvifte Saksliste 2015/001 Godkjenning av innkalling og saksliste 2015/002 Godkjenning av møtebok fra forrige møte 2015/003 Budsjett 2015 og langtidsbudsjett 2015/004 Instituttnestleder 2015/005 Strategidiskusjon: vedtak-forslag i oppsummering 2015/006 PhD reglement 2015/007 Studentenes hjørne 2015/008 Informasjon fra instituttledelse 2015/009 Eventuelt Saksbehandling 2015/001 Godkjenning av innkalling og saksliste Det bemerkes at saksdokumentene til dette møtet var distribuert alt for sent, og det beklager vi. vedtak: Saksliste og møteinnkalling godkjennes. 2015/002 Godkjenning av møtebok fra forrige møte Saksbehandler: Herbjørn Hovin Vedlegg: Møtebok fra styremøtet den 18. november 2014 vedtak: Møtebok fra forrige styremøtet godkjennes. Det noteres at Oppfølging ved 2014/58 skulle har vært et separat saks-notat. 2015/003 Budsjett 2015 Saksbehandler: Herbjørn Hovin Vedlegg: Budsjett 2015 og langtidsbudsjett Budsjett 2015 De totale inntekter utgjør 54,866 mill. kroner, samlede kostnader beløper seg til 54,853 mill. kroner, og dette gir et overskudd på kr

22 Det knytter seg størst usikkerhet til postene overhead, 01-lønn fra prosjekter og egenfinansiering av eksternt finansierte prosjekter. Regnskapet for 2014 foreligger foreløpig ikke, heller ikke tildelingsbrevet fra sentralt hold. Samtlige kostnadsposter er stramt budsjettert, og krever løpende oppfølging året gjennom. Langtidsbudsjett Den økonomiske situasjonen gir svært lite handlingsrom i den kommende periode. Det blir i hovedsak å videreføre nåværende driftsopplegg. For 2016 er inntektene økt med kr ut fra en økning på ferdige PhD. Videre er egenfinansieringen på eksternt finansierte prosjekter redusert med kr , 01-lønn fra prosjekter er økt med kr , samt en mindre økning i overhead. For 2017 er investeringskontoen økt med kr Egenfinansieringen på prosjekter er redusert med ytterligere kr , og 01-lønn fra prosjekter er økt med kr Budsjett 2015 ble diskutert først. LTS og PS påpeker at den langsiktige strategien skal være ledende her, men at vi likevel har litt handlingsrom. I forlik med budsjettskjema av 2014 er der små endringer i systematikk som skal øke transparens. Herbjørn forklarte det nærmere. Tiltak til å skaffe balanse mellom inntekter og utgifter var det følgende: (a) inntekter og utgifter i alle labs til sammen skal bli det samme som i Det synes realistisk etter diskusjon med Tore Krogstad og Brit Salbu (b) 01-lønn skal ikke reduseres. Det synes også realistisk etter vurdering av prosjekter. (c) egenfinansiering skal reduseres, men kun i små steg (200 knok) hvert år, fordi det involverer kontraktsforpliktelser. (d) lønn er basert på personalliste. ( e) utgifter til insentiver er redusert, men tatt til sammen med faggrupper er det kun litt. (f) utdanningskostnader endres ikke, (g) i øvrige driftskostnader reduseres datakostnader og utstyrskjøp. Datakostnader skulle også inkludere 250 knok til nye PCer i datasalen. Vi har stilet et krav til sentraladministrasjonen av NMBU og vil vurdere hvordan 2015 vil utvikle seg finansielt. Til sammen er resultatet svakt positivt. Styret spurte om man har anledning å reservere for utstyr, og Herbjørn bekrefter dette, under visse forutsetninger. LTS mener at vi nå skal også ha strategien og reserveringsskjema til de arbeidshester på labben de ikke kommer spesielt med et prosjekt, men som vi kan ikke være ut med, som LECO furnace osv. Langtidsbudsjett til Styre mener at excel-ark format er ikke transparent. Differanse i antall stillinger er nå rettet opp. Per Strand mener at det er viktig at prioritere, og her må EU søknader være en viktig mål. Vi skal utvikle insentiver til det, og først og fremst til kolleger som har ikke stor nettverk ennå. Det er rart at EU omsetning går ned når NFR blir konstant. Jan svarer at vi skal få et insentivprogram på plass i etterkant av strategidiskusjonen. Vi vil har et konservativt budsjett men likevel stimulerer søknadsskrivelse. Men vi kan ikke stole på sikker suksess her. Med oppretting av stillingsoversikt går budsjettet nå i balanse.

23 vedtak: Budsjett for 2015 og langtidsbudsjett for perioden godkjennes. Langtidsbudsjett godkjennes under forutsetning at antall ansattes blir uendret i I tillegg bes instituttleder om å få en utstyrsavsetnings-skjema på plass. 2015/004 nestinstituttleder Saksbehandler: Jan Vermaat Vedlegg: Ingen Det vises til referat av forrige møte. vedtak: Styret gir instituttleder fullmakt til selv å utpeke nestleder. 2015/005 strategidiskusjon: vedtak-forslag og prioritering i oppsummering Saksbehandler: Jan Vermaat Vedlegg: Oppsummering strategi-arbeide diskusjon: Forelagt prioritering omdisputeres. Styret er enig i at det er behov for en generelle instituttstrategi som er mere enn forskningsmål fokusering. Styret mener at denne strategi skulle være en revidering av dokumentet akseptert i mai 2014 på grund av våre desember-diskusjoner. Instituttleder skal utarbeide dette dokument og forelegger det for styre. Dokument skal gi oss de store mål og være spesifikk hvor mulig i samme sted. Faggruppestruktur er en måte for å oppnå dette mål, og skal være diskutert etterpå. Det er mere langsiktig og må involvere mange kolleger ikke minst i første omgang for å prøve å lage konsensus og kartlegge ulike muligheter. De konkrete forslag i oppsummeringsdokumentet kan være utført umiddelbart. Mona Bakke opplyser i denne forbindelse at sommerskolen kan være organisert i samarbeide med skoletjeneste-praktikanten. vedtak: Instituttleder utarbeider forslag til revidert strategi for IMV for perioden basert på eksisterende forslag fra mai 2014, og forelegger dette for styret i neste styremøte. Oppsummering av strategiarbeidet i desember danner grunnlaget for dette. (1) IMV strategidokument revideres i februar (Jan Vermaat), (2) organisasjonsstruktur diskuteres i bottom-up formen sommeren 2015, (3) konkrete forslag i oppsummeringsdokumentet implementeres: instituttseminar, dynamisering av insentiver til formidling og søknadsskriving fra annuum (forslag blir forberedt av Herbjørn Hovin og Jan Vermaat), 2015/006 PhD reglement IMV Saksbehandler: Jan Vermaat Revidert PhD reglement ble ikke diskutert på grunn av tidsmangel. Susanne Eich-Greatorex vil bli spurt om å redegjøre om det nye reglementet. Saken utsettes til neste styremøte 2015/007 Studentenes hjørne Ingen student til stede.

24 2015/008 Informasjon fra instituttledelse Ingen på grunn av tidsmangel. 2015/009 Eventuelt (a) Instituttleder kommer tilbake til forlengelse av førsteamanuensisstilling II for Gudny Okkenhaug. Vil gjerne ha bekreftelse av godkjenning han spurte om ved e-posten i desember. godkjennes. (b) Instituttleder har fått en forslag fra Petter Jenssen 5. januar om lønn til Manoj Pandey de første 6 monader i 2015 Saken oversendes administrasjonen til behandling (c) Kurt Johansen påpeker at det skal være møte med tillitsvalgt i forkant av styremøtet. Jan Vermaat vil finne ut hvordan dette kan organiseres.

25 IMV, Institutt for miljøvitenskap REFERAT fra møte i INSTITUTTSTYRET Dato: Onsdag 11. mars 2015 Sted: Aasen Møtetid: Kl til Tilstede: Jan Vermaat, Line Tau Strand, Anne Kjersti Uhlen, Per Strand, Kurt Johansen, Sanna Burgess, Tone-Lise Rustøen, Mona Henriksen, Herbjørn Hovin (sekr.) Forfall: Mona Bakke (syk) Saksliste 2015/021 Godkjenning av innkalling og saksliste 2015/022 Godkjenning av møtebok fra forrige møte 2015/023 Strategi /024 Studentenes hjørne 2015/025 Informasjon fra instituttledelse 2015/026 Etteranmeldt 2015/027 eventuelt Saksbehandling 2015/021 Godkjenning av innkalling og saksliste Kurt Johansen hadde følgende forslag som ble akseptert: 1) innkalling via outlook 2) alle varamedlemmer skal motta innkalling og sakspapirer 3) Personer med forfall innkaller selv vara når de ikke kan møte, kopimelding til styreleder/adm.sjef Styret sluttet seg til dette forslaget. vedtak: Etteranmeldt sak emnerevisjon fra UU, bli oppført som sak 2015/026, og eventuelt ble skiftet til /027. Saksliste og møteinnkalling for øvrig godkjennes. 2015/022 Godkjenning av møtebok fra forrige møte Saksbehandler: Herbjørn Hovin vedtak: Møtebok fra styremøte 10. februar 2015 godkjennes. 2015/023 Strategi Saksbehandler: Jan Vermaat Form og innholt ble diskutert vedtak: Styret vedtok å gå videre med kortversjonen og rette opp noen punkt som følge av diskusjonen i styret. Den korrigerte versjonen sendes FU og UU, disse bes om innspill, generelt, men spesielt på forskningsstrategi og

26 undervisningsstrategi respektivt. Instituttleder arbeider videre med teksten generelt og med punktet Administrasjon og organisasjon spesielt. 2015/024 Studentenes hjørne Studentene sliter med dårlige PCer i datarom og spør hvorfor de ikke blir remplassert. Herbjørn svarer at vi ikke fant plass til kjøp av PC er i budsjettet i første omgang, men spørsmålet kan tas opp igjen dersom økonomien gir plass senere på året. Vi søker også penger sentralt, fordi vi ser dette som et generelt undervisningsrom. Hvis det er anledning til å oppgradere bare noen få maskiner, vil det kunne avhjelpe situasjonen. Dette spørsmålet vil bli vurdert av IT-konsulent. 2014/025 Informasjon fra instituttledelse (a) Fremdrift kjemisaler: på vei som planlagt; (b) nestleder: Tore Krogstad vil fungere som nest-instituttleder, t.eks. når Jan Vermaat er borte. (c) Seminar styrearbeid: sted ennå uklart, ellers i orden; (d) fullmaktsaker: bilag blir presentert til informasjon; (e) administrasjon: Anja Nieuwenhuis blir tilbudt administrasjonstilling i CERAD, og forhandlinger skal snart være ferdig, så vi kan søke erstatning; Herbjørn søker hjelp i Anne Elisabeths fravær, og er selv beredt til å være med lenger inntil posisjonen er besett permanent igjen; (f) Styret skal bli informert om fullmaktsaker, mens ansettelsessaker som før var en del av «fullmaktsakene» gis som orienteringer da disse sakene nå ikke er underlagt instituttstyret men instituttets tilsettingsutvalg (vitenskapelig) eller sentralt tilsettingsutvalg (teknisk og administrativ). 2014/026 Etteranmeldt sak: forslag til emnerevisjon fra UU Emnerevisjon: Styret aksepterer forslag av UU at godkjenne følgende endringer: JORD315 Biogeochemistry, Global Change endrer emnekode til MINA300 Biogeochemistry, Global Change. Jan Mulder og Lars Bakken deler emneansvaret. JORD200 Jord, vegetasjon og landskap endrer navn til Soils in natural environments field and laboratory course. Emnet vil tilbys i høstparallellen, første gang høst Endelig godkjenning av nedleggelse av emnene JORD221 Jordfysikk felt- og laboratoriekurs og JORD250 Jordmorfologi som følge av igangsetting av emnet JORD200 Jord, vegetasjon og landskap. Endelig godkjenning av emnet JORD210 Soils: Classification, process modeling and application of GIS (10 stp.). Emneansvarlig er ikke bestemt enda, men Jan Mulder, Trine A. Sogn, Line Tau Strand og

27 2014/027 Eventuelt --. andre er medvirkende lærere. Emnet vil gå i vårparallellen og gis første gang i Endelig godkjenning av nedleggelse av emnene JORD201 Modellering av prosesser i jord, vann og plantesystem og JORD251 Jordklassifikasjon som følge av opprettelse av emnet JORD210 Soils: Classification, process modeling and application of GIS. KJM351 Eksperimentell radioøkologi og KJM353 Radioøkologi flyttes til januarblokk. Emnene vil bli gitt neste gang januar Omfanget av GEO220 Hydrogeologi økes fra 5 til 10 stp. KJM350 Stråling og radiokjemi og KJM352 Stråling og radiokjemi endrer navn til KJM350 Radiokjemi og KJM352 Stråling og strålevern. Emne MINA220 Møt Kina (ansvarlig Lars Bakken) gis først som fri emne i juni 2015, avvente godkjenning til en god emnebeskrivelse er på plass.

28 IMV, Institutt for miljøvitenskap REFERAT fra møte i INSTITUTTSTYRET Dato: Tirsdag 10. feb Sted: Aasen Møtetid: Kl til Deltagere: Jan Vermaat, Line Tau Strand, Trond Mæhlum, Toril Trædal, Mona Bakke Myrvang, Jan Mulder (kun tilstede på sak 2015/10, 11, 14, 15), Herbjørn Hovin (sekr.) Forfall: Anne Kjersti Uhlen, Sanna Burgess Saksliste 2015/010 Godkjenning av innkalling og saksliste 2015/011 Godkjenning av møtebok fra forrige møte 2015/012 Foreløpig regnskap /013 nye PhD reglement IMV 2015/014 prosedyre nye PhD stillinger 2015/015 prosedyre tildeling dekanens strategimidler 2015/016 prosedyre dynamisering insentiver 2015/017 medlemmer ansettelsesutvalg 2015/018 Studentenes hjørne 2015/019 Informasjon fra instituttledelse 2015/020 Eventuelt Saksbehandling 2015/010 Godkjenning av innkalling og saksliste vedtak: Saksliste og møteinnkalling godkjennes. 2015/011 Godkjenning av møtebok fra forrige møte Saksbehandler: Herbjørn Hovin Vedlegg: Møtebok fra styremøtet den 6. januar vedtak: Møtebok fra styremøte 6. januar 2015 godkjennes. 2015/012 Foreløpig regnskap 2014 Saksbehandler: Herbjørn Hovin Vedlegg: Regnskapsoversikt med kommentar. Herbjørn Hovin ga muntlig nærmere forklaringer på de viktigste postene til regnskapet. vedtak: Regnskapet for IMV for 2014 godkjennes. 2015/013 Nye PhD reglement IMV Saksbehandler: Susanne Eich-Greatorex

29 Vedlegg: Revidert PhD reglementet i generell NMBU mål, henvises sak 2015/006. Susanne Eich-Greatorex forklarte prosedyren. Styret diskuterte nødvendigheten av tilleggsdokument som spesifiserer karakterkrav. vedtak: Styret tar orienteringen om IMV s nye PhD reglement til etterretning, og ønsker ingen tilleggsdokument med nærmere karakterkrav. 2015/014 Prosedyre nye PhD stillinger Saksbehandler: Jan Vermaat Vedlegg: I følge tildelingsbrevet rekrutteringsstillinger NMBU for 2015, tildeles IMV 2 stipendiater (hvorav 1 MNT-fag), og 1 kvotestipendiat. vedtak: Samme prosedyre som i 2014 følges: (a) søknader til FU til vurdering og rangering, (b) I tilfelle inhabilitet i FU oppnevner FU i samarbeid med Instituttleder nye medlemmer FU s vurdering og rangering av søknadene må ses i sammenheng med sak 2015/15 da en av PhD stillingene forutsettes knyttet til den som mottar disse strategimidlene 2015/015 Prosedyre tildeling dekanens strategimidler Saksbehandler: Jan Vermaat Vedlegg: prosedyreforslag. vedtak: Forslag godkjennes med to modifikasjoner (1) 29% i kriterium 3 må være 20%; (2) young in talented young og promising young early career erstattes med følgende, nærmere spesifikasjon in the positions / stillinger forsker og førsteamanuensis. 2014/016 Prosedyre dynamisering insentiver Saksbehandler: Jan Vermaat & Herbjørn Hovin Vedlegg: prosedyreforslag. vedtak: godkjennes med følgende modifikasjoner i spesifiseringstabellen: (a) Nivå2 og niva1 publikasjon slås sammen til nivå1 og niva2 publikasjon 1000 NOK, (b) tilføyes kategori Editorial Board member NOK, (c) tilføyes kategori foredrag i populærvitenskapelig formidlingsforum 1000 NOK. Revidert saksdokument finnes som Anneks. Vedtak mot 1 stemme. 2014/017 Ansettelsesutvalg Saksbehandler: Jan Vermaat vedtak: Nyvalgte styremedlem Mona Bakke (midlertidig vitenskapelige) blir utnevnt. Studentrepresentant er fremmet av studenttinget: Åsmund Kvifte 2014/018 Studentenes hjørne Ingen student til stede. Sanna Burgess var utenlands og kunne ikke finne erstatning. 2014/019 Informasjon fra instituttledelse (a) Rekonstruksjon av våre Kjemi-undervisiningslabs er på vei som planlagt; (b) Hvem gjør hva på IMV: nettside til den enkelte person skal

30 revideres med innhold, bilde og CV; (c) Skriftlig kommentar til budsjett 2015 kommer med møtesaker; (d) Emnebudsjettering skal bli fulgt av prosjekttimebudsjettering; (e) Styringsdialog dekan instituttleder har vært positiv, (f) Seminar styrearbeid skal organiseres snart muligst, (g) Fullmaktsaker skal forelegges styre som sak, mens ansettelsessaker som før var en del av «fullmaktsakene» gis som orienteringer da disse sakene nå ikke underlagt instituttstyret men instituttets ansettelsesutvalg (vitenskapelig) eller sentralt utvalg (teknisk og administrativ). 2014/020 Eventuelt Ingen saker --

31 Medlemmer: Instituttleder Sjur Baardsen - Leder - [email protected] ( ) Prof. Erik Næsset, INA Nestleder - [email protected] ( ) F.aman. Line Nybakken, INA - [email protected] ( ) F.aman. Siri Fjellheim, IPV - [email protected]( ) Seniorrådgiver Kari Thue, INA - [email protected] ( ) Stipendiat Rannveig M. Jacobsen, INA - [email protected] ( ) Forskn.sjef Erik Framstad, NINA - [email protected] ( ) Student Sylvia Pal Stolsmo(til )- [email protected] ( ) Student Ellen N.Brøste (til ) - [email protected] ( ) Adm.sjef Ågot Aakra Sekretær - [email protected] ( ) Vararepresentanter: 1. vara prof. Tone Birkemoe, INA - [email protected] ( ) 2. vara prof. Knut Asbjørn Solhaug, INA - [email protected] ( ) Prof. Ståle Navrud, HH - [email protected] ( ) Rådgiver Gunnar Jensen, INA - [email protected] ( ) Stipendiat Walid Mustapha, INA - [email protected] Seniorforsker Ketil Skogen, NINA - [email protected] ( ) Student Vibeke Hoff (til ) - [email protected] Student NN(til dd.mm.åååå) FORSLAG TIL MØTEBOK FRA STYREMØTE VED INA 1/15 TORSDAG , kl NMBU 22. januar 2015 Ågot Aakra Møtebok 1/15 1

32 STM 1/15 MØTEBOK FRA STYREMØTE VED INA TORSDAG 22. JANUAR 2015 Tid: Kl Sted: Styrerommet INA (S257) Til stede: Sjur Baardsen (møteleder), Tone Birkemoe, Line Nybakken, Rannveig Jacobsen, Kari M. Thue, Siri Fjellheim, Erik Framstad, Vibeke Hoff, Gunnar Jensen var til stede ved behandling av sak S-82/14. Forfall: Erik Næsset, Ellen Brøste, Sylvia Pal Stolsmo Møtebok: Ågot Aakra Sakliste: S-1/15 Godkjenning av innkalling og sakskliste Innkalling og saksliste godkjennes. S-2/15 Godkjenning av møtebok 9/14 Møtebok 9/14 godkjennes, med merknad om vedtak i S-93/14. Saksdokumentene ligger under fane 2 S-82/14 Internbudsjett 2015 Sluttbehandling Saksdokumenter Notat fra G. Jensen forslag til internbudsjett 2015 Emnebudsjett 2015 Internbudsjett for 2015 vedtas med de innspill som kom fram i møtet. Internbudsjett for INA 2015 Budsjettramme for 2015 Budsjettet baserer seg på ramme vedtatt av universitetsstyret (US) den 12. desember. Det foreslåtte kuttet vedr. effektivisering og avbyråkratisering ble ikke vedtatt. Det ble heller ikke innført skolepenger for utenlandske studenter. Budsjettrammen framkommer slik: Møtebok 1/15 2

33 Grunnbevilgvisning Strateg. Under- (tall i 1000 kr) tildeling Kommentar Grunnbevilgning Økt fra ' i 2014 Tildeling av undervisning stk. 60-studiepoengsenheter Utvekslingsstudenter utv.studenter á kr 4.500,-. Underv. - deling emner 402 Emner delt med andre institutt. Publisering ,4 publ.poeng á kr ,-. Dr.grader stk. á kr per dr.grad. NFR ,7 % av inntekt EU ,9 % av oms Formidling 0 Ingen insitament Sum Sum GUFS Internhusleie Lønns- og priskomp. 3,3 % Trekk for sen sensur (ikke kjent ennå) 0 Ramme vedtatt av US Økt ramme i RBO (kommet i etter vedtaket) 36 Endelig ramme Vedtatt ramme av US inkluderer ikke midler (økt ramme i RBO - resultatbasert omfordeling) som har blitt tilført sektoren gjennom stortingets behandling av statsbudsjettet. Etter US-vedtaket har ramma økt med 36. Sum GUFS i tabellen ovenfor er 152 lavere i 2015 enn i 2014 (inkl. lønns- og priskompensasjon for 2014). Grunnbevilgningen har økt med 4.594, undervisning og forskning har blitt redusert med hhv. 339 og De store endringene skyldes overgang til den nye budsjettmodellen. Spesifisering av redusert tildeling vedr. forskning (tall i tusen kr) 2014* 2015 Økning Kommentar* Publisering Publ.poeng red. fra 112,4 til 98,4 Sats red.: til Dr.grader Antall økt fra 8 til 12 stk. Sats red. fra til NFR-omsetning/- Grunnlag endret fra omsetning (11 972') til inntekt (16.020'). Sats inntekt fra 4,6 % til 9,7 %. EU-omsetning Fra 113 til 88 % av oms. Formidling Insitamentet fjernet Sum *2014-tallene (kroner) er økt med 3,5 % som var lønns- og priskompensasjonen i 2014-budsjettet. Hovedtall budsjett 2015 Tabellen nedenfor viser noen hovedtall for budsjettet med sammenligning. Mere detaljer ligger vedlagt. Budsjett vedtatt 2014 Regnskap prognose 2014 ( ) Budsjett 2017 (mill. kr) Regnskap 2013 Budsjett 2015 Budsjett 2016 Inntekter 62,0 65,3 65,6 65,7 66,2 65,9 Utgifter 60,9 65,1 64,7 70,0 68,3 67,8 Resultat BFV 1,1 0,2 0,9-4,2-2,1-1,9 Overskudd BOA 0,1 0,1 0,0 0,0 0,2 0,4 Resultat inkl. BOA 1,2 0,3 0,9-4,2-1,9-1,5 Møtebok 1/15 3

34 Overført fra året før 12,7 14,0 13,9 14,8 10,6 8,7 Akkumulert beholdning 13,9 14,3 14,8 10,6 8,7 7,1 Herav: - bundne midler 6,6 6,1 6,6 7,7 - frie midler 7,3 8,2 8,2 2,9 Budsjettet for 2015 viser et overforbruk 4,2 mill. kr. I 2016 og -17 ser utgiftene ut til å bli hhv. 2,1 og 1,9 mill. kr høyere enn inntektene. Akkumulert beholdning reduseres og spises opp av bundne midler, som i stor og økende grad består av personprosjekter (5,6 mill. kr i slutten av 2015). Vesentlige/viktige endringer siden 2. behandling av budsjettet Budsjettramma er oppdatert med vedtatt ramme i US sin behandling 12. desember. Rammekuttet på 233 vedr. effektivisering og avbyråkratisering ble fjernet. Egeninnsats eksternt fin. prosjekter (BOA): Økt utgift med 208, delfinansiering av kurstap «Tanzania-prosjektet» på 314. Oppdatert beregning av tildeling av insitamentmidler ut fra produksjonen og endring i satser. Budsjettert tildeling i 2015 økte med 487. Formidlingspris: Prisen består. FU vurderer kriterium for tildelingen. Kommentarer til budsjettet Annen inntekt: INA har avtale med Skog og landskap om at de refunderer 50 % av lønna til ei stilling i driftsteknikk (skogbruk) i 4 år f.o.m Det er lagt inn at denne refusjonen faller bort høsten I lønnsbudsjettet er det lagt inn økning på 2,0 % f.o.m. mai og 1 % f.o.m. september. Årslønnsveksten ekskl. overhenget blir da 1,5 %. Overhenget fra 2014 er 2 %. Pensjonssatsen reduseres fra 13,15 % i 2014 til 12,70 % i Dette gir en innsparing på ca. 0,24 mill. kr. Innlagte forutsetninger vedr. stillinger: o Det er budsjettert med at en stilling innen skogøkonomi ikke erstattes. Ny stilling i reiseliv erstatter denne (70 % stilling i 2014). Det er lagt inn i budsjettet at stillingen innen reiseliv økes til 80 % f.o.m. mars 2015 og til 100 % høsten Det er lagt inn at stillingen økes til 80 % f.o.m. mars 2015 og til 100 % høsten o Det er lagt inn 30 % stilling til reiseliv (fordeles trolig mellom flere personer). o I 2013 fikk INA en engangssum på 0,3 mill. kr i likestillingsmidler som delfinansiering av en kvinnelig prof. II forskerstilling i 3 år. Kangas startet i stillingen 8. sept Det er lagt inn i budsjettet forutsetning om at den ikke forlenges. o Stipendiatstillinger finansiert av INAs ramme: F.o.m. februar 2015 har vi 4 stillinger. o Ambulerende stipendiatstillinger: De to siste fra 2014-tildelingen forventes besatt i starten av Det er ikke lagt inn nye stillinger som forventes tildelt i Emnebudsjettene: Ut fra innkomne emnebudsjett er det lagt inn: o 1453 i lønn til eksterne inkl. sensor. o 1419 i lønn til stipendiater, post doktorer og ansatte på bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA). o 1681 til drift og utferder. Det budsjetteres med ei uke per fast ansatt forsker til å skrive søknad om eksternt finansierte prosjekter. Inntil to ubrukte uker kan dras med fra årene før. Driftspakke til kvotestipendiater finansiert av Statens lånekasse for utdanning: Disse kan søke om reisestøtte fra lånekassen var første året de fikk driftspakke fra INA, kr per år i de tre første årene. Stipend til kvotestipendiater, finansiert av Statens lånekasse for utdanning, i perioden mellom innlevering og disputas. Statens lånekasse for utdanning gir f.o.m ikke stipend i tiden fra Møtebok 1/15 4

35 innlevering av oppgaven til disputasen. INA gir stipend til disse, etter søknad, på inntil kr ,- brutto, etter at oppgaven er levert. Dette gjelder nye og eksisterende kvotestipendiater. Det er en forutsetning at avhandlingen er levert innen utgangen av stipendperioden fra lånekassen. Budsjettene til faggruppene er på totalt kr ,- og er tildelt etter følgende satser: o Grunnbeløp per faggruppe: kr ,-. o Per fast vitenskapelig ansatt, inkl. prof. II og 1. aman. II: kr 517,- (totalt kr ,-) o Per «andre medlemmer» (stipendiater og andre midlertidig ansatte): kr 1 020,- (totalt kr ,-). o I tillegg til de kr er det budsjettert med et ukesverk til sekretær i hver av faggruppene. Dette utgjør ca. kr ,-. Se også sak S-94/14: Hvem skal være medlemmer i INAs faggrupper? Forskningsutvalget: o Forskningspris: Det er budsjettert med kr ,- til forskningspris (FU-18/13). Prisen utdeles hvert andre år vekselvis med undervisningspris. I 2015 utdeles forskningspris for 2014, i 2016 utdeles undervisningspris for 2015 osv. o Formidlingspris: Prisen består. FU vurderer kriterium for tildelingen. o Reisestøtte: Det er budsjettet med kr ,- (kr i 2014). Det forutsettes at man i større grad bruker personprosjektene og/eller søker reisestøtte eksternt til hel- eller delfinansiering. De som har mer enn kr på personprosjektet på søknadstidspunktet prioriteres ikke. Undervisningsutvalget: Undervisningspris endres til utdeling hver andre år. I 2015 utdeles forskningspris for 2014, i 2016 utdeles undervisningspris for 2015 osv. Småforskmidlene skal gå til forskere/forskergrupper som ikke har store driftsmidler allerede. Ordningen dekker maksimalt 40 % av et prosjekt. Instituttet/den enkelte må selv dekke en egenandel på minst 60 %. Mulighetene til finansiering av egenandelen er stort sett personprosjektene. Det betyr at de som har lite/ingen midler har liten/ingen mulighet til å søke, selv om det trolig er de som trenger midlene mest. Det budsjetteres med kr til å finansiere halvparten av egenandelen. Det er imidlertid en forutsetning for å få støtte til finansiering av egenandelen at prosjektet bidrar til å posisjonere søkeren for å søke om eksternt finansiert prosjekt. Insitamentmodell Saldo på personprosjektene har økt betydelig de senere årene. Insitamentmodellen har etter hvert ført til at instituttet akkumulerer store midler på personprosjektene, og det er nødvendig med endringer. Ett insitament skal per def. være med å stimulere til ekstra innsats. Insitamentordningen uttrykker hva instituttet ønsker at de tilsatte skal arbeide med. I årsplansamtaler er plan for bruk av midlene på personprosjektene ett tema som instituttleder vil ta opp. Ansatte ved instituttet er opptatt av å publisere, veilede, søke prosjekter osv., og insitamentmodellen er nok i stor grad med på å stimulere til dette, men det er tydelig at insitamentsatsene har vært for høye. Tabell: Tildeling per insitament Møtebok 1/15 5

36 Inntekt til INA Insitament tildeling Andel OH Nye prosjekter i 2015? Publikasjonspoeng kr per poeng i 2015 Andel 01-lønn Formidling Kr 0,- i 2015 Dr. grad Publisering masteroppg Inngår i publ.p Master veiledn Innsendt søknad Avsl. oppdragsprosj Andel ekstern inntekt Fast beløp Sum tildeling Forbruk personprosj Saldo Som vi ser i tabellen ovenfor tildeles store summer hvert år, og det brukes betydelig mindre. Ved utgangen av 2014 er saldo på personprosjektene ca. 4,1 mill. kr og ser ut til å øke til 5,6 mill. kr ved slutten av Instituttets akkumulerte beholdning viser ikke noen dramatisk utvikling, men penger flyttes fra frie midler til bundne midler når saldo på personprosjektene øker, og de frie midlene reduseres. I slutten av 2013 var de frie midlene 7,3 mill. kr, i slutten av 2015 viser budsjettet frie midler på 2,8 mill. kr. Endringer i insitamentsatser for produksjon i 2015, med tildeling i 2016 Satsen for publikasjonspoeng i budsjettmodellen reduseres fra kr i 2014-budsjettet til kr i Insitamentet i 2014-budsjettet er kr per publikasjonspoeng. Det gav utbetaling på 393. Satsen reduseres til kr Ut fra samme produksjon reduseres insitament utbetalingen med 250. Insitamentsatsen for publisering av masteroppgaver er i 2014-budsjettet kr ,-. Sammen med satsen på kr per publikasjonspoeng gir publisering av masteroppgaver kr i insitament, som er 76 % av instituttets inntekt. Satsen reduseres til kr 2 500,-. Reduksjonen i satsen reduserer tildelingen med 109. Insitamentet for veiledning av masteroppgaver reduseres fra kr 1500 til kr for 30-poengs oppgaver og fra kr til kr for 60-poengs oppgaver. Reduksjonen i satsen reduserer tildelingen med 55. Inntekten av formidling er fjernet i budsjettmodellen for I 2014-budsjettet ble insitamentsatsen redusert fra kr 500 til kr 250 per stk. Satsen på kr 500 gav insitamenttildeling på 171. Det er viktig å formidle forskningen og å gjøre instituttet synlig i samfunnet, men insitamentet fjernes likevel siden formidling er fjernet i budsjettmodellen. Insitamentet for ph.d.-veiledning fjernes. Det anses som så attraktivt å ha stipendiat at insitamentet kan fjernes. Det foreslås ingen endring i insitamentet andel 01-lønn (lønnsdekning for fast ansatte f.aman. og professorer på eksternt finansierte prosjekter). 01-lønn er/bør være en viktig inntektskilde for instituttet og det er et potensiale for økt inntekt her, men noe holdningsskapende arbeid er påkrevd. I NMBU sitt reglement for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) står det bl. a. følgende: Møtebok 1/15 6

37 «For alle bidragsprosjekt skal det søkes om ekstern finansiering av en så stor del av kostnadene som mulig. I de tilfeller der bidragsyter ikke finansierer alle kostnader, skal finansiering av resterende kostnader ved hjelp av grunnbevilgning være godkjent av institutt-/enhetsleder.» Det er mao. fastslått at 01-lønn skal søkes finansiert i så stor grad som mulig. Andel av INAs overhead Universitetsstyret sa i sitt møte i juni at de trolig kom til å vedta en ny budsjettmodell (TDI-modellen) for eksternt finansierte prosjekter i november-møtet. Saken er noe utsatt. Det ligger an til at det blir vesentlige endringer vedr. overhead i nye prosjekter som omfattes av TDI-modellen. Fra US 81/2014 (US sin budsjettbehandling i juni): «Senest fra 1. januar 2015 vil NMBU ha implementert den nye metodikken for beregning av dekningsbidrag innen universitets og høyskolesektoren (den såkalte TDI modellen). Det er en forventning at denne modellen bedre vil synliggjøre hvilke indirekte kostnader BOAprosjektene påfører institusjonen. Dette vil kunne gi bedre finansiering av forskningsprosjektene over tid. NMBU vil fremover ha muligheten til å belaste BOA-prosjektene mer av de indirekte kostnader. Siden de nye beregningsmåtene og tilhørende satser kun vil gjelder for nye BOA prosjekter etter 1. januar 2015, forventes det ikke merkbare merinntekter fra dekningsbidrag i budsjettet for 2015.» De nye prosjektene som vil omfattes av TDI-modellen (Tid, Direkte og Indirekte kostnader) vil ha vesentlig høyere overheadsats enn i dag. Overheaden vil kun bli beregnet av lønn. Siden dette kun vil gjelde nye prosjekter som det søkes om vil virkningen på insitament-tildelingen bli begrenset. Intensjonen er å holde overheadtildelingen ut fra de nye TDI-prosjektene på nivå i kroner med tildelingen fra eksisterende prosjekter. Når den nye modellen blir kjent, kommer vi tilbake til hvilken beregningsmetode som skal brukes. Overhead-insitamentet gav tildeling på 411 i Av EU-rammeprogramprosjekter får prosjektleder 100 % av overheaden som INA får. For andre prosjekter får prosjektleder 20 %. Satsene for alle prosjektene reduseres til 10 %, som gir redusert tildeling på anslagsvis 228. Insitamentet innsendt søknad reduseres til kr for EU og andre søknader, men utvides til også å gjelde fast ansatte forskere, tidligere gjaldt insitamentet bare for fast ansatte f.aman. og professorer. Insitamentet andel intern inntekt reduseres fra 25 til 20 %. Omfanget av dette er svært lite. Insitamentet små eksterne oppdrag som faktureres direkte til rammen endres til 20 % av fakturert inntekt. I 2014 var det 60 % for pensjonister og 20 % for andre, beregnet av overskuddet. Med endringen blir utbetalingen større og det blir betydelig enklere å administrere. Samlet gir reduksjonene i satsene redusert tildeling på ca Dette er beregnet ut fra produksjonen. Tildelingen ville da blitt på ca. 900, som er litt mindre enn gjennomsnittlig forbruk. Innføring av skatt Saldoene på personprosjektene har økt vesentlig de siste årene. Det foreslås derfor at det innføres skatt på personprosjektene. Figuren nedenfor viser utviklingen i saldo ved årsslutt i tusen kr (prognose for 2014 og -15). Møtebok 1/15 7

38 6000 Saldo personprosjektene ved årsslutt Saldo personprosjekter tildeling for 2014 Saldo intervall Antall personer Saldo til sammen % av totalt Under kr kr % Kr kr % Kr kr % Kr kr % Over kr kr % 78 kr % 21 personer av 78 (27 %) hadde over kr , og disse hadde til sammen 4,2 mill. kr (77 %) av midlene. Store deler av midlene er altså samlet på få hender. Dette er naturlig fordi insitamentene stort sett gir uttelling rettet mot eksternt finansiert virksomhet. Noen få personer har stor slik aktivitet og vil dermed få mye insitamentmidler. Det er ikke bare insitamentmidler som kommer inn på personprosjektene. Det gjør også bl.a. likestillingsmidler fra sentraladm., reisestipend fra FU, startpakke for nyansatte og andre mindre tilskudd fra interne og eksterne kilder. De nevnte midlene kan være vesentlige. Det er, i utgangspunktet, kun penger fra insitamentmodellen som skal beskattes. Det legges derfor opp til at det skal korrigeres for andre særskilte tildelinger over kr , med forutsetning om at pengene brukes i løpet av to år (bunnfradraget justeres i hht. dette). Etter to år kan pengene beskattes. Personprosjektene har vært beskattet også tidligere, sist i Da var bunnfradraget kr og 50 % skatt utover dette. I ettertid har ordningen med Småforsk kommet (trolig aktuelt også i 2015). Der kan man søke om tilskudd på kr Den enkelte må selv stille opp med 60 % av prosjektet. I budsjett 2015 legges det imidlertid inn at INA dekker halvparten av egeninnsatsen, slik at den enkelte kun må dekke 30 % av prosjektet, dvs. mellom kr og kr ,-. Skatt innføres: Bunnfradrag kr , 30 % skatt på overskytende beløp. Det er de store beløpene som skal beskattes. Skatten beregnes på grunnlag av saldo per , minus bunnfradrag. Simulering av skatt på grunnlag av saldo per , med bunnfradraget på kr ,- og 30 % skatt gir kr i skatt. Insitamentsatser - oversikt Insitamentordningen gjelder faste og midlertidig vitenskapelig ansatte (med unntak av stipendiater) inkl. pensjonister, samt teknisk og administrativt personale. Enkelte insitamenter er forbeholdt fast ansatte førsteamanuenser og professorer, jf. tabellen nedenfor. Møtebok 1/15 8

39 Insitament for produksjon i 2015 Grunnlag Tildeling Kommentar Publikasjoner Kr Pr publikasjonspoeng (ett poeng for nivå 1-, og tre poeng for nivå 2-artikler). Reduseres fra kr i Publisering av masteroppgaver Kr Veileder må sende søknad om insitamentet til FU, som fatter vedtak. Tildeling i etterkant av vedtaket. Endring gjelder for FU-vedtak etter Før gjelder satsen på kr ,- Masteroppgaver 30 stp., veiled- Kr Ved flere veiledere deles summen. ning Masteroppgaver 60 stp., veiledning Kr Ved flere veiledere deles summen. Kr 0 Pr stk. Reduseres fra kr 250 i 2014 og 500 i Formidling Ph.d.-veiledning Kr 0 I 2014 var satsen inntil kr ,-. Andel av inndekning av fast lønn finansieringskilde 1 (01-lønn). EU-prosjekter: 30 % Andre: 20 % Andel av INAs overhead. EU: 10 % Andre: 10 % Innsendt søknad. Dette gjelder for endelige søknader (ikke for pre-proposals ). Gjelder faste ansatte. Andel av intern inntekt. Gjelder kun fast ansatte førsteamanuenser og professorer. EU: Kr Andre: Kr % Avholdt SEVU-kurs. kr Til kursansvarlig. Over-/underskudd ved avslutning av eksternt finansierte oppdragsprosjekter. Overskudd: 20 % Underskudd: 50 % Små eksterne oppdrag som faktureres direkte til INA sentralt (normalt mindre enn kr ). (hovedregel) Pensjonister 20 % Andre 20 % Med EU menes prosjekter finansiert av EUs rammeprogram og som gir uttelling i budsjettmodellen. «Andre» reduseres fra 20 % i Intensjonen er at TDI-prosjekter skal gi tilsvarende insitament i kroner som «Andre» prosjekter. Tildeles lokal prosjektleder for søknader som tilfredsstiller betingelsene nedenfor. Reduseres fra kr og kr for hhv. EU og andre i Ved underskudd dekker prosjektleder 50 % av underskuddet (hovedregel). Beregnes i % av fakturert inntekt (i 2014 ut fra overskudd). For pensjonister reduseres det fra 60 % i Tildeling ved fakturering. Tildelingen ut fra insitamentene for produksjonen i 2015 kommer i mars/april 2016, hvis ikke annet er nevnt i tabellen ovenfor, ved at budsjett overføres til personprosjektene.betingelser for utløsing av insitament for innsending av søknad: Søknader til NFR må minimum oppnå totalkarakteren 5. Bare søknader som inneholder midler til finansiering av lønn til minst 2 årsverk ved INA er kvalifisert. Dette gjelder for endelige søknader (ikke for pre-proposals ) Søknaden skal være ny og ikke tidligere premiert og heller ikke basert på en tidligere premiert søknad. Søknadens faglige innhold skal være relevant for INAs satsningsområder. Prosjektleder oppgir i egetarbeid-skjema: Møtebok 1/15 9

40 o Saksnr. i Public 360 (arkivsystemet) o Prosjektets tittel o Hvor søknaden er sendt inn (finansiør og ev. program) o Antall rekrutteringsstillinger (i forskjellige kategorier) o Totalt søknadsbeløp o Totalkarakter for ev. NFR-søknad o Hvilke(t) INA-satsningsområde prosjektet er relevant for o Hvordan beløpet skal fordeles mellom eventuelle med-søkere og prosjektleder o Prosjektleder erklærer at søknaden er ny og ikke tidligere premiert og heller ikke basert på en tidligere premiert søknad. Andre økonomibestemmelser Tropisk økologi reise for masterstudenter: Det er budsjettert med kr 6 000,- per student for 10 studenter. Kun inntil halvparten av beløpet utbetales som reiseforskudd. Vi må tilstrebe å belaste alle relevante kostnader på eksternt finansierte prosjekter. Dette gjelder utgifter forbundet med ansettelser, 01-lønn, bruk av laboratorier, utstyr og teknikerhjelp etc. Vedr. doktorgradsdisputaser bidrar instituttet med kake, gave og avslutningsseremoni rett etter disputasen. Ev. middag for bedømmelseskomité dekkes av instituttet på inntil kr 4 000,-. Instituttet dekker normalt reise og opphold for inntil kr ,- pr. opponent. Maks. beløp for reise og opphold vurderes administrativt årlig og justeres ved behov. Honorar til opponenter utbetales etter satser gitt i Personalhåndboka. I tilfeller der komiteen anbefaler omarbeiding av avhandlingen innen seks måneder, og dermed forplikter seg til å bedømme den omarbeidede avhandlingen når den foreligger, utbetales et tillegg på 10 timer til opponentene. Nyansatte faste vitenskapelige får startpakke på kr ,- til driftsutgifter hvert år i to år. Som hovedregel utlyses alle stipendiatstillinger med varighet på 3 år med mulighet for forlengelse. Veiledning av doktorgradsstudenter som ikke er ansatt på INA skal, som hovedregel, kompenseres. Årlige driftsmidler settes til kr ,- pr år i 3 år for stipendiater på rammen og ambulerende. Over-/underforbruk overføres til neste år. Beløpet kan ikke omdisponeres til lønn. Trykking av avhandlingen belastes prosjektet/budsjettposten Disputaskostnader. Seksjon adm/tekn tildeles en budsjettramme på kr ,- til etterutdanning, relevant personlig utstyr og sosiale aktiviteter. Utgifter til PC-er og annet personlig utstyr dekkes ikke av instituttets utstyrsbevilgning eller felles drift. Stipendiatene benytter tildelte driftsmidler, vitenskapelige ansatte benytter personprosjektet eller eksternt finansierte prosjekter. De som er helt «blakke» kan skriftlig søke instituttleder/administrasjonssjef om midler. Utgifter til open access -publisering som ikke støttes av NMBUs publiseringsfond, dekkes ikke av instituttet sentralt. Finansiering må finnes av den enkelte. Styret har i sak 91/14 bedt om at administrasjonen om gjennomgår instituttets tyngre vitenskapelige utstyr og infrastruktur med tanke på verdi, drifts- og vedlikeholdskostnader, samt behov for oppgradering. Styret ønsker at det foreslås enkle retningslinjer for finansiering av drift, vedlikehold og evt. oppgradering. Disse retningslinjene iverksettes når styret har vedtatt dem. Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Tabellen nedenfor viser omsetning fordelt på finansieringskilde. Møtebok 1/15 10

41 Prognose Prognose (tall i 1000 kr) Statlige foretak NFR Kommuner Organisasjoner og stiftelser EU Andre utenlandske Private foretak Sum Økning fra året før 7,0 % -4,0 % 22,3 % -14,4 % 17,9 % -12,1 % Omsetningen varierer noe fra år til år. Økningen fra 2010 til 2014 er på 17,9 %. Til sammenligning har konsumprisindeksen steget med 8,5 % fra januar 2010 til desember Konklusjon Det ligger an til overforbruk i hele budsjettperioden. En stor, og stigende andel av akkumulert beholdning er bundne midler, i hovedsak personprosjekter. Utviklingen kan ikke fortsette. S-3/15 Internkontroll ved INA 2014 Saksdokumenter: HMS-rapport 2014 Vedlegg: 1. HMS-handlingsplan Vernerunde i laboratoriene i Sørhellinga og Fløy 5 Follo bedriftshelsetjeneste A/S ved Trond Sørensen 3. Tilsynsrapport, Sørhellinga HMS årsrapportering HMS-handlingsplan 2015 Miljørapport 2014 Vedlegg: 1. Oppfølging av Miljøhandlingsplan Miljøhandlingsplan 2015 Styret tar HMS-rapport 2014 og Miljørapport 2014 til orientering S-70/14 Prosedyrer og kriterier for evaluering og prioritering av søknader om interne ph.d.- og postdoktorstillinger Saksdokumenter: Notat fra Ågot og Sjur Fordeling av rekrutteringsstillinger 2015 Tildeling av kvotestipend (e-post fra Forskningsavd.) Prosedyrer og kriterier for evaluering og prioritering av søknader om interne ph.d.- og postdoktorstillinger ved INA 1. Følgende setning legges til i dokumentet Prosedyrer og kriterier for evaluering og prioritering av søknader om interne ph.d.- og postdoktor-stillinger på INA : Styret har anledning til foreta skjønnsmessig vurdering. Grunnlag for skjønnsutøvelse må gå klart fram av styrets vedtak. 2. Styret ber om at kriterier som skal brukes til prioritering endres: Møtebok 1/15 11

42 II b. Veileders evne til å skape et faglig miljø for stipendiater. Nytt punkt: II c. Hovedveileders aktivitet når det gjelder innhenting av eksternfinansierte forskningsprosjekter siste 4 år. 3. Hans Fredrik Hoen får disponere en stipendiatstilling på samme vilkår som nye faste vitenskapelige ansatte. 4. Styret ber Forskningsutvalget om å lyse ut en stipendiatstilling rettet mot INAs satsingsområde «Klimaendringer effekter, botemidler og tilpasninger» så fort som mulig. Det er et mål at stipendiatstillingen lyses ut eksternt med søknadsfrist ved påsketider. 5. Sam Adaramola får disponere ett ubrukt kvotestipend fra Styret ber FU om å koordinere prosessen for tildeling av kvotestipendet INA er tildelt i S-93/14 Personalsak untatt offentlighet S-4/15 Årsplan for 2015 Saksdokumenter Retningslinjer for enhetenes årsplanarbeid for 2015 Utkast til Årsplan 2015 for INA (ettersendes!) Langtidsbudsjett for INA Styret ber admininstrasjonen ferdigstille årsplanen og oversende den til Universitetsadministrasjoenen innen fristen. Årsplanen utarbeides i stråd med INAs vedtatte budsjett, strategi, og i henhold til referat frå styringsdialog mellom instituttleder og dekan S-5/15 S-6/15 S-7/15 Oppnevning av nye medlemmer til instituttets utvalg Saksdokumenter Notat fra Ågot Retningslinjer for UU Retningslinjer for FU 1. Gro Kvelprud Moen oppnevnes som medlem av INAs undervisningsutvalg. Karen Lone går ut av utvalget. Hanne Eik Pilskog oppnevnes som vara for Kvelprud Moen. Siri Lie Olsen går ut av utvalget. Endringen gjelder fra vedtaksdato. 2. Instituttstyret gir instituttleder fullmakt til å oppnevne nye medlemmer av instituttets utvalg under funksjonsperioden. Ved oppnevning av nye utvalgsledere fatter styret vedtak. Doktorgradsstudentenes kvarter - Informasjon på engelsk. Administrasjonen følger opp: Nødvendig informasjon gis på norsk og engelsk. - Oppstart kan være vanskelig for noen ph.d.-studenter Nytt introduksjonshefte kan løse noen av utfordringene. Adm. skal sørge for presentasjon av nye ph.d.-studenter. Studentenes kvarter - Ingen saker Møtebok 1/15 12

43 S-8/15 S-9/15 S-10/15 Referatsaker Møtebok INA-UU Møtebok INA-FU Møtebok NMBUs studieutvalg Nye studentrepresentanter o Fast medlem: Sylvia Pal Stolsmo o Varamedlem: Vibeke Hoff Rapport om finansiering av universiteter og høyskoler (høringsfrist 9.2.) Instituttleder orienterer Møter i Rektors ledergruppe Styringsdialog 2014 Søknadsworkshop mandag 26. januar Dekanens strategiske midler: Sannsynligvis kr til ungt forskertalent, kriterier ikke klare enda Status vitenskapelig publisering 2014 Eventuelt Ingen saker Møtebok 1/15 13

44 Medlemmer: Instituttleder Sjur Baardsen - Leder - [email protected] ( ) Prof. Erik Næsset, INA Nestleder - [email protected] ( ) F.aman. Line Nybakken, INA - [email protected] ( ) F.aman. Siri Fjellheim, IPV - [email protected]( ) Seniorrådgiver Kari Thue, INA - [email protected] ( ) Stipendiat Rannveig M. Jacobsen, INA - [email protected] ( ) Forskn.sjef Erik Framstad, NINA - [email protected] ( ) Student Sylvia Pal Stolsmo(til )- [email protected] ( ) Student Ellen N.Brøste (til ) - [email protected] ( ) Adm.sjef Ågot Aakra Sekretær - [email protected] ( ) Vararepresentanter: 1. vara prof. Tone Birkemoe, INA - [email protected] ( ) 2. vara prof. Knut Asbjørn Solhaug, INA - [email protected] ( ) Prof. Ståle Navrud, HH - [email protected] ( ) Seniorrådgiver Gunnar Jensen, INA - [email protected] ( ) Stipendiat Walid Mustapha, INA - [email protected] ( ) Seniorforsker Ketil Skogen, NINA - [email protected] ( ) Student Vibeke Hoff (til ) - [email protected] ( ) Student Marthe Bjella (til ) - [email protected] ( ) FORSLAG TIL MØTEBOK FRA STYREMØTE INA 2/15 TORSDAG , kl NMBU 26. februar 2015 Ågot Aakra Møtebok 2/15 1

45 STM 2/15 MØTEBOK FRA STYREMØTE VED INA TORSDAG 26. FEBRUAR 2015 Tid: Kl Sted: Styrerommet INA (S257) Til stede: Sjur Baardsen (møteleder), Tone Birkemoe, Line Nybakken (inhabil i S- 16/15), Rannveig Jacobsen, Kari M. Thue (ugild i S-16-19/15, Siri Fjellheim, Erik Framstad, Ellen Brøste, Sylvia Pal Stolsmo. Gunnar Jensen var til stede ved behandling av sak S-13/15. Forfall: Erik Næsset Møtebok: Ågot Aakra Sakliste: S-11/15 Godkjenning av innkalling og sakskliste Innkalling og saksliste godkjennes. S-12/15 Godkjenning av møtebok 1/15 Møtebok 1/15 godkjennes. S-13/15 Regnskapsrapport til NMBU 3. tertial 2014 Saksdokumenter Notat m/ regnskapsrapport fra G. Jensen Styret tar regnskapsrapporten for 3. tertial 2014 til orientering S-14/15 S-15/15 Tilleggskrav for opptak ved søknad om opptak til ph.d.-utdanningen ved INA Saksdokumenter: Notat fra K. Eldegard og K. Thue (INA-FU sak 20/15) Opptakskrav ved noen andre norske institusjoner Vedtak INA-FU (fra utkast til møtebok) Styret slutter seg til intensjonen i vedtak fra INA-FU: a. Krav om karakter B eller bedre på masteroppgave for å bli tatt opp som ph.d.-student ved INA b. Krav om gjennomsnittskarakter lik C eller bedre på bachelorstudiet c. Mulighet for å få dispensasjon fra a og b dersom gode argumenter foreligger Styret ber FU om å kvalitetssikre formulering av tilleggskravene. Tilleggskrav for gjennomføring av ph.d.-utdanningen ved INA Saksdokumenter: Notat fra K. Eldegard og K. Thue (INA-FU sak 21/15) Vedtak INA-FU (fra utkast til møtebok) Styret slutter seg i hovedsak til vedtak i INA-FU, og vedtar følgende tilleggskrav for gjennomføring av ph.d.-utdanningen ved INA. Møtebok 2/15 2

46 For å sikre at ph.d.-kandidaten får god faglig veiledning, krever INA at: Hovedveileder skal være fast vitenskapelig ansatt ved INA og ha INA som sin hovedarbeidsgiver. Veiledergruppa skal bestå av hovedveileder og 1-2 medveiledere. Dersom man ønsker å inkludere flere veiledere i veiledergruppa, må det begrunnes skriftlig hvorfor dette er faglig nødvendig og til fordel for ph.d.-kandidaten. CV til eksterne veiledere skal legges ved for å dokumentere 1. stillingskompetanse For å sikre at ph.d.-kandidaten tilegner seg nødvendige faglige kunnskaper, krever INA at: Som hovedregel skal kandidaten gjennomføre minimum 5 studiepoeng i statistikk eller annen kvantitativ analyse på masternivå. Dette kravet kan fravikes, etter skriftlig begrunnelse. Gjennomsnittskarakter fra alle emner med bokstavkarakterer skal være B eller bedre. Styret ber FU om å kvalitetssikre formulering av tilleggskravene. S-16/15 S-17/15 Forslag til bedømmelseskomité for ph.d.-graden Aaron Smith Saksdokumenter: Forslag til komité Kandidatrapport CV Pierre Bernier CV C. Woodall Vedtak INA-FU (fra utkast til møtebok) Forskningsutvalget har behandlet saken, og foreslår følgende bedømmelseskomité: 1. opponent: PhD Pierre Bernier, Laurentian Forestry Centre 1055 Du P.E.P.S. Street, P.O. Box Québec, Quebec, G1V 4C7 Canada. e-post: [email protected] 2. opponent: PhD Christopher Woodall, United States Department of Agriculture,1992 Folwell Avenue, St. Paul, MN USA. e-post: [email protected] 3. opponent og NMBUs koordinator: Førsteamanuensis ph.d. Line Nybakken, INA. e-post: [email protected] De foreslåtte personer er forespurt og har sagt seg villige til å sitte i bedømmelseskomitéen. Styret slutter seg til vedtak i Forskningsutvalget, og fremmer forslag overfor NMBU om bedømmelseskomité for ph.d.-graden for Aaron Smith. Doktorgradsstudentenes kvarter Nye rutiner ved ph.d.-disputaser (for kort tid til presentasjon av ph.d.-prosjektet) Administrasjonen sender en kort oversikt over rutiner for presentasjon av ph.d.-arbeider ved disputas på noen andre institusjoner til stipendiatene Møtebok 2/15 3

47 S-18/15 S-19/15 S-20/15 S-21/15 Studentenes kvarter Ingen saker Referatsaker Møtebok INA-FU Møtebok NMBUs FU Møtebok MiljøTek-styret Møtebok Universitetsstyret Ny vara for studentrepresentant Ellen Brøste: Marthe Bjella (til ) Instituttleder orienterer Årsplan 2015 Engasjement og tilsettinger Orientering fra møte i rektors utvidede Oppfølging av R-seminarserie i regi av faggruppe økologi: Behov for R-opplæring ved andre deler av instituttet? Nye emner under planlegging EU-søknader Fordeling av fakultetets strategiske midler Ny varamedlem i INAs Forskningsutvalg: Geir Sonerud Ny varamedlem i INAs Undervisningsutvalg: Dag Fjeld Prosjektmidler fra GBIF Norway og Artsdatabanken: Tilskudd til kvalitetssikring og tilrettelegging av stedfestede artsdata. S-79/14a: Saken har fått en god løsning Eventuelt Bruk av midler på personkonto Styret vedtok i S-82/14 at det skal innføres skatt på personkontomidler etter følgende prinsipp: Bunnfradrag kr , 30 % skatt på overskytende beløp. Det er de store beløpene som skal beskattes. Skatten beregnes på grunnlag av saldo per , minus bunnfradrag. Simulering av skatt på grunnlag av saldo per , med bunnfradraget på kr ,- og 30 % skatt gir kr i skatt. Hensikten med skatteordningen er å stimulere til økt bruk av personkontomidler, samt å øke andelen frie budsjettmidler ved INA. Personer som vil rammes av skatteordningen har, etter vedtaket, vurdert nøye hvordan personkontomidlene kan benyttes og hvordan unngå skatt. I den sammenhengen mener instituttleder det kan være behov for å justere vedtaket om skatteordningen som følger: Dersom man legger fram en plan for bruk av personkontomidler ut over bunnfradraget for de to nærmeste år og instituttleder godkjenner planen og gjennomføringen, blir tilsvarende beløp unndratt beskatning. Planen skal leveres instituttleder pr 1. september og skal gjelde fra 1. januar påfølgende år. Instituttleder evaluerer framdrift eller gjennomføring pr 1 desember hvert år. Ikke godkjent framdrift eller gjennomføring medfører trekk på personkonto tilsvarende tidligere unndratt skattebeløp. Styret slutter seg til instituttleders forslag om tilleggsformulering i vedtaket om skatt på personkonti: Dersom man legger fram en plan for bruk av personkonto- Møtebok 2/15 4

48 midler ut over bunnfradraget for de to nærmeste år og instituttleder godkjenner planen og gjennomføringen, blir tilsvarende beløp unndratt beskatning. Planen skal leveres instituttleder pr 1. september og skal gjelde fra 1. januar påfølgende år. Instituttleder evaluerer framdrift/gjennomføring pr 1. desember hvert år. Ikke godkjent framdrift/gjennomføring medfører trekk på personkonto tilsvarende tidligere unndratt skattebeløp. NMBU 26. februar 2015 Ågot Aakra Sekretær Møtebok 2/15 5

49 Medlemmer: Instituttleder Sjur Baardsen - Leder - [email protected] ( ) Prof. Erik Næsset, INA Nestleder - [email protected] ( ) F.aman. Line Nybakken, INA - [email protected] ( ) F.aman. Siri Fjellheim, IPV - [email protected]( ) Seniorrådgiver Kari Thue, INA - [email protected] ( ) Stipendiat Rannveig M. Jacobsen, INA - [email protected] ( ) Forskn.sjef Erik Framstad, NINA - [email protected] ( ) Student Sylvia Pal Stolsmo(til )- [email protected] ( ) Student Ellen N.Brøste (til ) - [email protected] ( ) Adm.sjef Ågot Aakra Sekretær - [email protected] ( ) Vararepresentanter: 1. vara prof. Tone Birkemoe, INA - [email protected] ( ) 2. vara prof. Knut Asbjørn Solhaug, INA - [email protected] ( ) Prof. Ståle Navrud, HH - [email protected] ( ) Seniorrådgiver Gunnar Jensen, INA - [email protected] ( ) Stipendiat Walid Mustapha, INA - [email protected] ( ) Seniorforsker Ketil Skogen, NINA - [email protected] ( ) Student Vibeke Hoff (til ) - [email protected] ( ) Student Marthe Bjella (til ) - [email protected] ( ) MØTEBOK FRA STYREMØTE INA 3/15 TORSDAG , kl NMBU 26. mars 2015 Ågot Aakra Styremøte 3/15 1

50 STM 3/15 MØTEBOK FRA STYREMØTE VED INA TORSDAG 26. FEBRUAR 2015 Tid: Kl Sted: Styrerommet INA (S257) Til stede: Sjur Baardsen (møteleder), Tone Birkemoe (ugild i S-24/15), Line Nybakken (ugild i S-24/15), Knut Asbjørn Solhaug (S-24/15), Walid Mustapha, Kari M. Thue, Siri Fjellheim, Erik Framstad, Ellen Brøste, Sylvia Pal Stolsmo. Thrond Haugen var til stede ved behandling av sak S-24/15. Forfall: Erik Næsset, Rannveig Jacobsen Møtebok: Ågot Aakra Saksliste: S-22/15 Godkjenning av innkalling og sakskliste Innkalling og saksliste godkjent S-23/15 Godkjenning av møtebok 2/15 Møtebok 2/15 godkjent med den merknaden som kom fram i møtet. S-24/15 Stipendiatstilling rettet mot INAs satsingsområde «Klimaendringer effekter, botemidler og tilpasninger» Saksdokumenter: - Søknader fra Dale, Loe, Nybakken, Gauslaa, Sheil, Haugaasen, Klanderud, Sverdrup-Thygeson, Totland - Prosedyrer og kriterier for evaluering og fordeling av søknader om interne ph.d.- og postdoktorstillinger på INA - Oversikt over søkernes publisering - Oversikt over søkernes prosjektinnhenting - Samlet vurdering av søknadene (u.off!) - Vedtak INA-FU Saken er en oppfølging av vedtak i S-70/14, pkt 4.: Styret ber Forskningsutvalget om å lyse ut en stipendiatstilling rettet mot INAs satsingsområde «Klimaendringer effekter, botemidler og tilpasninger» så fort som mulig. Det er et mål at stipendiatstillingen lyses ut eksternt med søknadsfrist ved påsketider. Thrond Haugen presenterte saken i møtet. 1. Torbjørn Haugaasen tildeles en stipendiatstilling. Stipendiaten skal være tilknyttet prosjektet Synergies between Amazonian floodplain forest and climate change. 2. Styret ber om at instituttleder oppnevner en komite som gjennomgår og reviderer prosedyrer og kriterier for evaluering og fordeling av søknader om interne ph.d.- og postdoktorstillinger på INA. S-25/15 Implementering av NMBUs ph.d.-forskrift Saksdokumenter: - Notat frå Ågot - Notat og vedtak INA-FU (Sak FU-20/15) Styremøte 3/15 2

51 - Notat og vedtak INA-FU (Sak FU-21/15) - Ph.d.-utdanningen ved NMBU og fastsettelse av «særlige krav og utfyllende bestemmelser» ved instituttene ved campus Ås og ved campus Adamstuen (notat fra Universitetsadministrasjonen) NB! S-25/15 er oppfølging av S-14/15 og S-15/15 Styrer slutter seg i hovedsak til vedtak i FU-INA om at: I. For å bli tatt opp som ph.d.-kandidat ved INA, må kandidaten ha a. Karakter B eller bedre på masteroppgaven b. Gjennomsnittskarakter B eller bedre på emner som inngår i mastergraden c. Gjennomsnittskarakter C eller bedre på bachelorstudiet Punkt a, b, c kan fravikes dersom gode argumenter foreligger II. III. For å sikre at ph.d.-kandidaten får god faglig veiledning, er hovedregelen at a. Hovedveileder er fast vitenskapelig ansatt ved NMBU og har INA som arbeidssted b. Veiledergruppa består av hovedveileder og 1-2 medveiledere c. Instituttet vurderer CV en til eksterne veiledere før veiledergruppe oppnevnes Ph.d.-kandidater ved INA skal i løpet av ph.d.-studiet gjennomføre tre obligatoriske seminarer: 1. Oppstartseminar skal holdes like etter opptak og før det søkes om godkjenning av opplæringsdelen 2. Midtveisseminar holdes som en evaluering i henhold til NMBUs forskrift for ph.d.-graden 3. Sluttseminar holdes i siste fase av ph.d.-studiet Seminarene arrangeres av FU-INA, og minst én veileder skal være tilstede. Hovedveileder oppnevner opponent for ph.d-seminaret. IV. For å få godkjent opplæringsdelen i ph.d-utdanningen, skal a. Karakterer fra alle NMBU-emner være B eller bedre (for emner med bokstavkarakterer) b. Som hovedregel skal kandidaten ha minimum fem studiepoeng i statistikk eller annen kvantitativ analyse på minimum masternivå. Kravet kan fravikes, etter skriftlig begrunnelse fra hovedveileder c. Minimum ti studiepoeng innenfor kandidatens kjerneområde skal være på ph.d-nivå I-IV er INAs særlige krav i ph.d.-utdanningen, som skal bidra til å holde høy kvalitet i utdanningen og dermed lavt frafall og høy gjennomføringsgrad. Administrasjonen sender oversikt over instituttets særlige krav i ph.d.-utdanningen til universitetsadminstrasjonen for juridisk gjennomgang og kvalitetssikring. S-26/15 MiljøTek-dekanens strategiske midler Saksdokumenter: Notat fra Sjur - Instituttleder forespør to eksterne forskere som rådgir instituttet om bruk av midlene. - Faste vitenskapelige ansatte ved INA får invitasjon til å foreslå bruk av midlene. Instituttleder formulerer utlysning i tråd med MiljøTek-styrets intensjoner. - Styret forutsetter at Forsker(e) ved INA som får disponere midlene, skal søke prestisjetunge eksternfinansierte prosjekter Styremøte 3/15 3

52 S-27/15 S-28/15 S-29/15 S-30/15 S-31/15 Doktorgradsstudentenes kvarter Ingen saker Studentenes kvarter Ingen saker Referatsaker Møtebok INA-FU Møtebok INA-UU og Møtebok Universitetsstyret Møtebok NMBU-SU Bestemannspremie 2014 Instituttleder orienterer 19TAkvatisk økologi 19TSFF-IV 19THøring om parkeringsbestemmelser mv. (arkiv 15/01118) Eventuelt Ingen saker NMBU 27. mars 2015 Ågot Aakra Sekretær Styremøte 3/15 4

53 Medlemmer: Instituttleder Sjur Baardsen - Leder - [email protected] ( ) Prof. Erik Næsset, INA Nestleder - [email protected] ( ) F.aman. Line Nybakken, INA - [email protected] ( ) F.aman. Siri Fjellheim, IPV - [email protected]( ) Seniorrådgiver Kari Thue, INA - [email protected] ( ) Stipendiat Rannveig M. Jacobsen, INA - [email protected] ( ) Forskn.sjef Erik Framstad, NINA - [email protected] ( ) Student Sylvia Pal Stolsmo(til )- [email protected] ( ) Student Ellen N.Brøste (til ) - [email protected] ( ) Adm.sjef Ågot Aakra Sekretær - [email protected] ( ) Vararepresentanter: 1. vara prof. Tone Birkemoe, INA - [email protected] ( ) 2. vara prof. Knut Asbjørn Solhaug, INA - [email protected] ( ) Prof. Ståle Navrud, HH - [email protected] ( ) Seniorrådgiver Gunnar Jensen, INA - [email protected] ( ) Stipendiat Walid Mustapha, INA - [email protected] ( ) Seniorforsker Ketil Skogen, NINA - [email protected] ( ) Student Vibeke Hoff (til ) - [email protected] ( ) Student Marthe Bjella (til ) - [email protected] ( ) FORSLAG TIL MØTEBOK FRA STYREMØTE INA 4/15 TORSDAG , kl NMBU 07. mai 2015 Ågot Aakra Styremøte 4/15 1

54 STM 4/15 MØTEBOK FRA STYREMØTE VED INA TORSDAG 26. FEBRUAR 2015 Tid: Kl Sted: Styrerommet INA (S257) Til stede: Sjur Baardsen (møteleder), Tone Birkemoe (ugild i S-35/15, 37/15), Line Nybakken (ugild i S-35/15, 37/15), Rannveig Jacobsen, Gunnar Jensen, Siri Fjellheim, Erik Framstad, Ellen Brøste, Sylvia Pal Stolsmo. Forfall: Erik Næsset, Kari M. Thue Møtebok: Ågot Aakra Sakliste: S-32/15 Godkjenning av innkalling og sakskliste Innkalling og saksliste godkjennes. S-33/15 Godkjenning av møtebok 3/15 Møtebok 3/15 godkjennes. S-34/15 Mer fremragende forskning og utdanning ved NMBU Saksdokumenter: Notat fra Å. Aakra Brev fra NMBU med spørsmål om innspill datert NMBUs satsing: Mer fremragende forsking og utdanning (Rektors presentasjon) Presentasjonar frå seminar i rektors utvida leiargruppe : Hva bør vi gjøre for å styrke forskningen? (Anne Storset, MatInf) Hva bør vi gjøre for å styrke utdanningen? (Sjur) Hva bør vi gjøre for å styrke forskerutdanningen? (Inger-Lise Saglie, ILP) Tiltaksforslag FFU (Pouls huskeliste) Kopi av notat om NTNU toppforskning Administrasjonen innarb innspill som kom i styremøtet og svarer på forespørselen fra Universitetsledelsen. Instituttstyret får kopi av INAs svar. S-35/15 Søknader om forskningstermin 2016/2017 Saksdokumenter: Notat frå Ågot Oversikt over søknader om forskingstermin 2016/2017 Forskningstermin NMBU retningslinjer Rutiner for forskningstermin ved INA Forslag til endring av rutiner for søknader om forskningstermin ved INA Søknader (Birkemoe, Solhaug, Sverdrup-Thygeson, Ohlson, Bolkesjø, Nybakken, Vestøl) Utlysning av forskningstermin (e-post fra Kari Thue) Styremøte 4/15 2

55 1. Følgende medarbeidere ved INA innvilges forskningstermin i 2016/2017: - F.aman. Line Nybakken ( ) - Prof. Mikael Ohlson ( ) - Prof. Geir I. Vestøl ( ) - Prof. Knut Asbjørn Solhaug ( ) - Prof. Anne Sverdrup-Thygeson (6 mnd) - Prof. Tone Birkemoe (6 mnd) - Prof. Torjus F. Bolkesjø ( ) Vedtak om forskningstermin er gjort under forutsetning av at undervisnings- og veiledningsoppgaver er ivaretatt når nevnte medarbeidere er i forskningstermin. Administrasjonen og UU-leder avklarer dette med søkerne. 2. Rutineendringer: Administrasjonen reviderer rutiner for håndtering av søknader om forskningstermin ved INA. Instituttstyret ønsker at planer for søknader om eksternfinansiering bør tillegges stor vekt ved vurdering av søknad om forskningstermin. 3. Medarbeidere som har hatt forskningstermin skal levere en enkel rapport til styret om utbyttet av forskningsterminen. Det utarbeides enkel mal for dette. Administrasjonen følger opp. S-36/15 INAs ph.d.-program: Studieretninger Saksdokumenter: Notat fra Ågot e-post fra Forskningsavdelingen Vedtak INA-FU Styret foreslår følgende studieretninger innenfor ph.d.-programmet i Naturforvaltning (Ecology and Natural Resource Management): 1. Fornybar energi (Renewable Energy), 2. Økologi og naturforvaltning (Basic and Applied Ecology) 3. Skogfag (Forest Sciences) 4. Naturbasert reiseliv (Nature-based Tourism) Forslag til studieretninger drøftes med faggruppene før forslagene oversendes universitetsadministrasjonen og innarbeides i beskrivelsen av ph.d.-programmet. S-37/15 Småforsk-midler 2015 Saksdokumenter: Notat fra Ågot Utlysning Samlet oversikt Søknader (S.R. Moe, R. Biscof, D. Sheil, T. Haugaasen, L. Nybakken, K.A. Solhaug, T. Haugen, A. Sverdrup-Thygeson, L.E. Loe, T. Birkemoe) Vedtak INA-FU Styret foreslår slik tildeling av Småforsk-midler 2015: Torbjørn Haugaasen Where have all the birds gone? Preliminary assessment of long-distance migrations by Amazonian waterbirds egenandel Søker Prosjekttittel Småforskmidler Richard Developing and testing an automated Bischof GPS-collaring device for wildlife Stein Ecological effects of termites and large Moe herbivores in African Savannas Totalbeløp Tildeling % av omsøkt beløp Styremøte 4/15 3

56 Douglas Sheil Thrond Haugen Leif Egil Loe Elevation, disturbance and competitive exclusion (facilitate site selection and instrumentation Fjordvandringer og habitatbruk hos sjørøye i Neidenområdet: miljødrivere og mulige interaksjoner med menneskelige arealbruksinteresser Behavior as a buffer of extreme climate events are Svalbard reindeer able to find areas with less ice and secure higher fitness? Midlene som ble avsatt til Småforsk i budsjettbehandlingen (S-82/14, kr ) går inn som 50 % av egenandelen i prosjektene, beregnet ut fra tildelt beløp. S-38/15 S-39/15 Forslag til bedømmelseskomite for ph.d.-graden - Iliana Vasileva Ilieva Saksdokumenter: Forslag til komité Kandidatrapport CV A. Tomasgard CV L. Trygg Vedtak INA-FU Forskningsutvalget har behandlet saken, og foreslår følgende bedømmelseskomité: 1. opponent: Professor Dr. Asgeir Tomasgard, Department of Industrial Economics and Technology Management, Norwegian University of Science and Technology, NO-7491 Trondheim, Norway e-post: [email protected] 2. opponent: Associate Professor Dr. Louise Trygg, Department of Management and Engineering, Linköping University, SE Linköping, Sweden e-post: [email protected] 3. opponent og NMBUs koordinator: Professor Erik Trømborg, INA e-post: [email protected] De foreslåtte personer er forespurt og har sagt seg villige til å sitte i bedømmelseskomitéen. Styret slutter seg til vedtak i Forskningsutvalget, og fremmer forslag overfor NMBU om bedømmelseskomité for ph.d.-graden for Ilieva Vasileva Ilieva. Saksdokumentene ligger under fane 7 Forslag til bedømmelseskomite for ph.d.-graden - Deo Dominick Shirima Saksdokumenter: Forslag til komité Kandidatrapport CV M.T. Hoffman CV V. Vandvik Vedtak INA-FU Forskningsutvalget har behandlet saken, og foreslår følgende bedømmelseskomité: 1. opponent: Professor Michael Timm Hoffman, Botany Department, University of Cape Town, Private Bag X3, Rondebosch 7701, South Africa e-post: [email protected] 2. opponent: Professor Vigdis Vandvik, Department of Biology, University of Bergen, NO-5006 Bergen, Norway e-post: [email protected] Styremøte 4/15 4

57 3. opponent og NMBUs koordinator: Professor Tron Eid, INA e-post: De foreslåtte personer er forespurt og har sagt seg villige til å sitte i bedømmelseskomitéen. Styret slutter seg til vedtak i Forskningsutvalget, og fremmer forslag overfor NMBU om bedømmelseskomité for ph.d.-graden for Deo Dominick Shirima. S-40/15 S-41/15 Forslag til bedømmelseskomite for ph.d.-graden - Severin Kusonyola Kalonga Saksdokumenter: Forslag til komité Kandidatrapport CV D.T. Fanta CV F.H. Johnsen Vedtak INA-FU Forskningsutvalget har behandlet saken, og foreslår følgende bedømmelseskomité: 1. opponent: Professor Demel Teketay Fanta, Department of Crop Science and Production, Botswana College of Agriculture Herbarium (BACH), Private Bag 0027, Gabrone, Botswana e-post: [email protected] 2. opponent: Professor Fred Håkon Johnsen, Department of Agricultural Sciences, Hedmark University College, PO Box 400, 2418 Elverum e-post: [email protected] 3. opponent og NMBUs koordinator: Professor Stein Ragnar Moe, INA e-post: [email protected] De foreslåtte personer er forespurt og har sagt seg villige til å sitte i bedømmelseskomitéen. Styret slutter seg til vedtak i Forskningsutvalget, og fremmer forslag overfor NMBU om bedømmelseskomité for ph.d.-graden for Severin Kusonyola Kalonga. Forslag til bedømmelseskomite for ph.d.-graden - Julia Schregel Saksdokumenter: Forslag til komité Kandidatrapport CV E. Randi CV Ø. Flagstad Vedtak INA-FU Forskningsutvalget har behandlet saken, og foreslår følgende bedømmelseskomité: 1.opponent: Professor Ettore Randi, University of Bologna, Instituto Superiore per la Protezione e la Ricerca Ambientale ISPRA, Via Cà Fornacetta 9, I Ozzano dell'emilia (BO), Italy e-post: [email protected] 2. opponent: Seniorforsker ph.d. Øystein Flagstad, NINA, Postboks 5685 Sluppen, 7485 Trondheim, Norway e-post: [email protected] 3. opponent og NMBUs koordinator: Forsker ph.d. Katrine Eldegard, INA e-post: [email protected] Styremøte 4/15 5

58 De foreslåtte personer er forespurt og har sagt seg villige til å sitte i bedømmelseskomitéen. Styret slutter seg til vedtak i Forskningsutvalget, og fremmer forslag overfor NMBU om bedømmelseskomité for ph.d.-graden for Julia Schregel. S-42/15 S-43/15 S-44/15 S-45/15 S-46/15 Doktorgradsstudentenes kvarter Studentenes kvarter Praktisk øving / praktiske ferdigheter i kurs ved INA Styret ber studentene beskrive behovet nærmere og vil deretter be UU-INA om å vurdere saken. Referatsaker Møtebok INA-FU (forslag) Møtebok NMBU-FU (forslag) Instituttleder orienterer Vitenskapelig publisering 2014 ARK arbeidsmiljøkartlegginga (muntlig) Møte i RUL (jf. 34/15) Møte i RUL Bemanning Tek-Adm ved INA (muntlig) Oppfølging av styresaker (muntlig) o S-24/15, Gjennomgang av Prosedyrer og kriterier for evaluering og fordeling av søknader om interne ph.d.- og postdoktorstillinger på INA o S-26/15 MiljøTek-dekanens strategiske midler Innstegsstillinger Arbeid med prosjektsøknader: Intern fagfellevurdering Skoglaugets årsmøte (muntlig) Research Leadership Programme (muntlig) EFI Annual Conference proposal (muntlig) Møte med SIUs International Academic Partnership Program Møte med Kungliga Svenska Skog- och Lantbruksakademien Eventuelt o Styret diskuterte kort erfaringer med søknadsprosesser ved instituttet. Styret oppfordrer til å benytte eksterne evaluatorer i alle prosesser som omfatter vitenskapelig evaluering. NMBU Ågot Aakra o Takk til Ellen Nordrum Brøste for innsatsen som studentrepresentant i styret ved INA! Styremøte 4/15 6