Beredskapsplan Silurveien 2

Transkript

1 Beredskapsplan Silurveien 2

2 Endringshistorikk Versjon Dato Kommentar Hvem Første versjon. AL 2

3 Innholdsfortegnelse 1 GENERELT Hensikt Hva er beredskap? Fasene i avvikshåndtering Systemeiers ansvar Kartlegging Oppdatering og vedlikehold Opplæring og informasjon til de som er involvert i eksamensgjennomføring ORGANISERING OG INSTRUKSER Iverksettelse av beredskap Varsling av beredskap Beredskapsgruppe Lokalisering av beredskapsgruppen ROLLER OG ANSVAR Beredskapsleder IT-beredskapsleder AF-beredskap Fakultetsberedskap KONTAKTPUNKTER Kontaktpunkter for Silurveien (UiO) Kontaktpunkter for Silurveien (Selvaag) Kontaktpunkter for fakulteter INSTRUKSER FOR KOMMUNIKASJON Målsetning for kommunikasjonsarbeidet Kommunikasjonskanaler Ansvarlig for kommunikasjon Predefinert meldinger til kandidater TILTAKSKORT OG PROSEDYRER Generell prosedyre Identifiserte avvikssituasjoner Tekniske problemer med en maskin Strømbrudd (enkelte) Strømbrudd (flere plasser / hel sal) Nettverksbrudd (enkelte) Nettverksbrudd (alle) Manglende / feil med passord Brannalarm og evakuering av eksamenslokalet Problemer med Inspera Feil i oppgavesett Manglende vurderingsmelding i FS

4 7 VEDLEGG Avvikslogg Oversikt over saler

5 1 Generelt 1.1 Hensikt Denne beredskapsplanen skal være en beskrivelse av ansvar, organisering og oppgaver i avvikssituasjoner som kan oppstå under eksamensgjennomføringen i Silurveien 2. Avvikssituasjoner som faller utenfor, som for eksempel brann, alvorlig ulykke osv., må håndteres i henhold til UiOs eksisterende beredskapsplaner 1 og vil ikke bli omtalt nærmere her. All avvikshåndtering må underrette seg de generelle retningslinjene som fremkommer av UiOs beredskapsplan. Beredskapsplanen inneholder tiltakskort eller referanser til prosedyrer for aktuelle situasjoner eller hendelser. Hensikten er at man rasjonelt og effektivt kan prioritere og iverksette tiltak. Planen er tenkt å være et enkelt verktøy både til forberedelser og for bruk i en aktuell situasjon. 1.2 Hva er beredskap? Felles for alt beredskapsarbeid er at det innrettes i forhold til hendelser som kan inntreffer og / eller har inntruffet. Foruten at man lærer av erfaringer som er gjort, er det avgjørende at det jobbes proaktivt. Dette innebærer at man søker å forebygge eller redusere skadeinnvirkning ved å planlegge i forhold til mulige hendelser før de inntreffer. Beredskapsplanen for eksamensgjennomføring i Silurveien 2 vil derfor være summen av alt som er gjort for å håndtere uønskede hendelser, herunder kartlegging, planlegging, dokumentasjon, opplæring og beredskapsøvelser. Forutsetningen for effektiv beredskap er at ledelsen er i stand til å ta beslutninger på en rasjonell måte. Dette betinger at de ansatte i Silurveien 2, AF og USIT er forberedt på å takle uønskede situasjoner og ha de nødvendige ressurser tilgjengelig

6 1.3 Fasene i avvikshåndtering Det er vanlig å dele et større avvik inn i fire faser: Planlegging Er et forebyggende stadium fordi en god plan vil kunne bidra til å begrense konsekvensene av et avvik. Det er viktig å forutse de ulike typer avvik man kan forvente og samtidig redusere risikoen for disse. Beredskap En god beredskapsplan oppdateres kontinuerlig. Beredskapsledelsen skal ha semestervise møter for å forberede seg best mulig. Responsfase Er når selve avviket inntreffer. En oppdatert beredskapsplan og en forberedt beredskapsledelse gjør at avviket kan takles på en forsvarlig måte, og dermed minimisere konsekvensene. Hvert medlem i beredskapsledelsen skal ha kjennskap til sin rolle og ansvarsområde. Normalisering Kan ta relativt lang tid. Alle tap og skader skal dokumenteres på et egnet detaljeringsnivå. 1.4 Systemeiers ansvar Systemeier er ansvarlig for at: Beredskapsplanen er dekkende for eksamensgjennomføringen. Det er gjort tilstrekkelig kartlegging av risiko. Beredskapsgruppen er kjent med planverket og sin funksjon Nøkkelpersonell er fortrolig med ansvar og oppgaver. Aktuelle prosedyrer / instrukser er implementert. Beredskapsplanen har oppdaterte navn- og telefonlister. 1.5 Kartlegging Prosjekt UiO digital eksamen og fakultetene gjennomførte høsten 2015 en risiko- og sårbarhetsanalyse for digital eksamensgjennomføring. I dette ble det gjennomført analysearbeid for å identifisere og beskrive hendelser / situasjoner som kan ha beredskapsmessig betydning. De påfølgende semestrene er det blitt gjennomført jevnlige evalueringer av eksamensgjennomføringen, og risikobildet er blitt oppdatert fortløpende. For Silurveien 2 er det blitt gjennomført egne ROS-analyser og tiltakene er inkorporert i beredskapsplanen. Denne kartleggingen må vedlikeholdes slik at man fanger opp endringer i risikobildet, organisasjon og aktiviteter. Systemeier er ansvarlig for at dette blir gjort. 6

7 1.6 Oppdatering og vedlikehold Beredskapsplanen må vedlikeholdes og ajourføres av de som skal bruke den hvert semester. Ved revidering og evaluering av ROS-analyser er det viktig at dette sammenholdes med beredskapsplanen slik at nødvendige endringer blir gjort. Forslag eller melding om endringer i planen sendes til Systemeier [EPOST]. 1.7 Opplæring og informasjon til de som er involvert i eksamensgjennomføring Alle involvert i eksamensgjennomføringen skal være informert om de respektive beredskapsplaner / tiltak og være kjent med sin rolle. De skal ha opplæring i forhold til ansvar og oppgaver som tildeles. Instrukser og viktige prosedyrer skal være oppdatert og øvet. 7

8 2 Organisering og instrukser 2.1 Iverksettelse av beredskap Beredskap skal iverksette når et større avvik under eksamensgjennomføringen kan medføre store konsekvenser for kandidatene på kort eller lang sikt. Eksempler på dette kan være: Strømbrudd Nettverksbrudd Teknisk svikt i Inspera Assessment og tilliggende systemer Teknisk svikt i QP og tilliggende systemer Med «større» avvik menes avvik som tar mer enn 15 minutter å håndtere, og med «iverksettelse av beredskap» menes at beredskapsgruppen samles for å ivareta sitt ansvar for informasjon, tiltak og ledelse av et avvik. 2.2 Varsling av beredskap Overinspektør varsler stedansvarlig hvis det oppstår hendelser / situasjoner som kan medføre at vi må etablere beredskap. Ved digital eksamen vil IT-ansvarlig, som har monitoreringsansvar, varsle stedansvarlig. Stedansvarlig varsler fakultetsansvarlig og vurderer sammen med IT-ansvarlig om beredskapsgruppe må etableres. 2.3 Beredskapsgruppe Beredskapsleder har det overordnede ansvaret for at avviket blir håndtert på en forsvarlig måte i Silurveien. Dette må gjøres i god dialog med Fakultetsberedskap som har den endelige beslutningsmyndigheten ved avvik som berører deres eksamener. AF- og fakultetsberedskap vil ikke være tilstede i Silurveien 2, men må være tilgjengelig på telefon. Overinspektør Kandidat Fakultetsberedskap Beredskapsleder IT-beredskapsleder IT-vakter AF-beredskap Figur 1: Beredskapsgruppen. Grønn er tilstede i Silurveien mens oransje er tilgjengelig via telefon. 8

9 Navn Rolle Funksjon i gruppen Arbeid Mobil Kamilla Holand Stedansvarlig Beredskapsleder (228) MN Fakultetsberedskap HF SV (228) UV MED (228) Torjus Håkestad IT-ansvarlig IT-beredskapsleder (228) Vara Soufiane Homrani (MN) (228) Frank Paul Silye (HF) (228) Mari Anne Ramstad (SV) (228) Harris Ali (UV) (MED) Johanne Ramdøl Smestad AF AF-beredskap (228) Siv-Ellen Østengen AF (228) Lokalisering av beredskapsgruppen Møterommet mellom sal B / C er designert beredskapslokale i Silurveien. Det er viktig at kun beredskapsgruppen er i beredskapslokalet under et avvik. Følgende utstyr er tilgjengelig der: Prosjektor PC Whiteboard Fasttelefon Skriveredskaper Post-it lapper 9

10 3 Roller og ansvar 3.1 Beredskapsleder Rapportering Fakultetsberedskap Systemeier Viktig informasjon Beskjeder om beslutninger skal gis skriftlig hvis mulig. For eksempel bevilget tilleggstid, avlyse eksamen. Oppgaver Overordnet ansvar for avvikshåndtering i Silurveien. Lede beredskapsgruppen. Skaffe oversikt over situasjonen. Vurdere situasjonen sammen med beredskapsgruppen. Ta operative beslutninger, om nødvendig eskalere beslutningsnivå. Involvere systemeier ved behov Koordinerer arbeidet mot AF og USIT ved behov. Ledespørsmål Hva har skjedd, når og hvordan? Hvor mange / hvem er involvert? Hva er årsaken? Hva er konsekvensene? Hva skjer nå? Hvem berøres av situasjonen - direkte og indirekte? Hva er «worst case»- utvikling i situasjonen? Hvordan oppleves situasjonen - sett utenfra? 3.2 IT-beredskapsleder Rapportering Beredskapsleder Dialog med USIT IT-vakter Oppgaver Innhente opplysninger fra USIT / IT-vakter Gi nødvendig informasjon og råd til beredskapsgruppen Iverksette og koordinere IT-tekniske tiltak Koordinere IT-vakter Føre IT-teknisk logg. 10

11 3.3 AF-beredskap Rapportering Beredskapsleder Systemeier (ved behov) Dialog med Inspera FSAT AF / SSD USIT (ved behov) Viktig informasjon Beskjeder om beslutninger skal gis skriftlig hvis mulig. Oppgaver Innhente opplysninger fra Inspera Gi nødvendig informasjon og råd til beredskapsgruppen Iverksette og koordinere IT-tekniske tiltak for Inspera Feilsøking og testing i Inspera Assessment Føre Inspera-teknisk logg. 3.4 Fakultetsberedskap Rapportering Studieleder ved fakultet Dialog med Emneansvarlig / faglærer Eksamenskonsulent Stedansvarlige Viktig informasjon Beskjeder om beslutninger skal gis skriftlig hvis mulig. Oppgaver Beslutningsmyndigheten ved avvik som berører deres eksamener Kontaktpunkt mellom Silurveien og fakultetet Innhente opplysninger fra Inspera Gi nødvendig informasjon og råd til beredskapsgruppen Iverksette og koordinere tiltak på fakultetsnivå 11

12 4 Kontaktpunkter 4.1 Kontaktpunkter for Silurveien (UiO) Navn Rolle Telefon Epost Kamilla Holand Stedansvarlig Torjus Håkestad IT-ansvarlig Aleksander Lorentzen Prosjektansvarlig Siv-Ellen Østengen Johanne Randøl Smestad AF / Inspera s.e.ostengen@admin.uio.no j.r.smestad@admin.uio.no Tor Morten Vangen Tilrettelegging (228) t.m.vangen@admin.uio.no UiO Vakt- og alarmsentral Vaktsentral (228) Nødtelefon (228) vaktalarm@admin.uio.no Thore Olsen Kim Tone Hansen Budsentralen thore.olsen@admin.uio.no k.t.hansen@admin.uio.no Nibaldo Miguel B. Escobar Renhold n.m.b.escobar@admin.uio.no Tom Olafsen Driftsteknisk UiO tom.olafsen@admin.uio.no Mehmet Eser (etter kl. 15) mehmet.eser@admin.uio.no 4.2 Kontaktpunkter for Silurveien (Selvaag) Navn Rolle Telefon Epost Selvaag Kundeservice kundeservice@selvaag.no Liss-Heidi Olsen Gard Arne Kristoffersen Vaktmester (Selvaag) Bjarne Berggrav HMS-ansvarlig (Selvaag) bber@selvaag.no 12

13 4.3 Kontaktpunkter for fakulteter Navn Rolle Telefon Epost Det humanistiske fakultet Eksamenstelefon Torill Stave Asbjørn Aursjø (228) (228) Det matematisknaturvitenskapelige fakultet Eksamenstelefon Andreas Tandberg Helge E. Kleivane Øystein Bergkvam Det medisinske fakultet (228) Eksamenstelefon (228) Nele De Vos Hanne-Guro Abelvik Det samfunnsvitenskapelige fakultet Gro H. Hals Hilde J. Corell Kari Henriksen (228) Eksamenstelefon (228) (228) (228) Det utdanningsvitenskapelige fakultet Eksamenstelefon Kristin Schøyen Grude Ariel Sevendal (228) (228)

14 5 Instrukser for kommunikasjon 5.1 Målsetning for kommunikasjonsarbeidet I kommunikasjonsarbeidet må det skilles mellom det som gjøres i Silurveien og på fakultetene. Målsetning for kommunikasjonsarbeidet i Silurveien er: Skape trygghet og forutsigbarhet for eksamenskandidatene. Gi informasjon om hendelsen, hvordan den følges opp og hva konsekvensene er. Synliggjøre for berørte at vi har en trygg hånd på håndteringen av avviket. 5.2 Kommunikasjonskanaler Kandidater Fakulteter Inspera USIT Muntlige beskjeder fra overinspektør Skriftlige beskjeder via Inspera Assessment Telefon Epost Telefon Epost Telefon Epost 5.3 Ansvarlig for kommunikasjon Følgende ansvarslinjer gjelder for kommunikasjonsarbeidet: Fakultetsansvarlig og beredskapsleder utformer budskap. Fakultetsansvarlig godkjenner alle budskap relatert til sine eksamener. Overinspektør er ansvarlig for å informere kandidater muntlig. IT-ansvarlig er ansvarlig for å informere kandidater skriftlig gjennom Inspera Assessment. 14

15 5.4 Predefinert meldinger til kandidater Det utarbeides predefinert beskjeder som skal gis av overinspektør på salene i gitte situasjoner. Talepunkter og predefinert beskjeder nummeres og beredskapsleder gir instruks om hvilke som skal benyttes. 1. Nettverksbrudd Alternativ (a) Det er en feil med nettverket, og dere får ikke levert online nå. Dere kan fortsette å jobbe med oppgaven. Hvis dere ønsker å levere eksamen, ta kontakt med eksamensvakt. Vi jobber med å utbedre feilen. Dere får ny informasjon om N minutter. Alternativ (b) [Etter N minutter] Det jobbes fortsatt med å rette feilen. Vi vet ikke når den blir rettet, men dere vil få tilleggstid som kompensasjon. Inntil videre kan dere jobbe med oppgaven. Dere får ny informasjon om N minutter. Alternativ (c) Feilen er fortsatt ikke funnet, og dere må levere i offline modus. Ta kontakt med eksamensvakt hvis dere ønsker å levere besvarelsen. 2. Strømbrudd Alternativ (a) Det er strømbrudd på flere plasser / hele salen og dere får ikke arbeidet med oppgaven. Vi jobber med å utbedre feilen. Dere får ny informasjon om N minutter. Vennligst vent ved plassen dere. Snakking er ikke tillatt. Alternativ (b) [Etter N minutter] Det jobbes fortsatt med å rette feilen. Vi vet ikke når den blir rettet, men dere vil få tilleggstid som kompensasjon. Dere får ny informasjon om N minutter. Alternativ (c) Feilen er fortsatt ikke funnet, og det er besluttet å avslutte dagens eksamen. Dere vil få tilbud om ny prøve senere i semesteret. Alle får en epost i løpet av i dag eller i morgen med mer informasjon om når ny prøve avholdes. Vi har ikke annen informasjon enn den vi har gitt dere nå, men dere vil finne oppdatert informasjon på fakultetets nettsider. 15

16 3. Feil i eksamensløsningen Alternativ (a) Det er en feil i den tekniske løsningen. Det er derfor ikke mulig å skrive akkurat nå. Det jobbes med å rette feilen, og dere får ny informasjon om N minutter. Alternativ (b) [Etter N minutter] Det jobbes fortsatt med å rette feilen. Vi vet ikke når den blir rettet, men dere vil få tilleggstid som kompensasjon. Dere får ny informasjon om N minutter. Alternativ (c) Feilen er fortsatt ikke funnet, og det er besluttet å avslutte dagens eksamen. Dere vil få tilbud om ny prøve senere i semesteret. Alle får en epost i løpet av i dag eller i morgen med mer informasjon om når ny prøve avholdes. Vi har ikke annen informasjon enn den vi har gitt dere nå, men dere vil finne oppdatert informasjon på fakultetets nettsider. 4. Feil i oppgaveteksten Det er oppdaget en feil [BESKRIV FEILEN] i oppgavesettet. Riktig er [BESKRIV RIKTIG]. Berørte kandidater vil få tilleggstid. Vi beklager feilen. 16

17 6 Tiltakskort og prosedyrer 6.1 Generell prosedyre Situasjonsvurdering Hva har skjedd, hvor, når og hvem er berørt? Iverksettelse av strakstiltak Hva er omfanget? Vurder mulig utvikling / skadepotensial Få oversikt over situasjonen Varsling Internt Beredskapsgruppe Innkalling av aktuelle ressurser / nøkkelpersonell Eksternt Fakultetsansvarlig AF / USIT / EA / Selvaag Vurdering og beslutning av tiltak Akutte behov Ivaretakelse av berørte kandidater Interne ressurser Eksterne ressurser Prioriteringer Iverksettelse av tiltak Etablering av kommunikasjon / samband Fordeling av oppdrag, oppgaver og ansvar Ledelse på stedet og kommunikasjon Administrativ og operativ ledelse Fortløpende situasjonsvurdering Oversikt over situasjonen Kontakt med berørte parter Kontakt med fakultetet Ivaretakelse av kandidater Intern informasjon Normalisering og etterarbeid Debrief med alle involverte Gjenopptakelse av normal drift Oppsummering av årsaker og forløp Evaluering og dokumentasjon av beredskapsarbeidet (rapport) o Hva ble gjort riktig, og fungerte bra? o Hva må forbedres? o Hva var vanskelig? Forslag til forebyggende tiltak og beredskap Forslag til oppdatering av dokumentasjon 17

18 6.2 Identifiserte avvikssituasjoner Følgende avvikssituasjoner er identifisert etter gjennomførte ROS-analyser og tidligere erfaringer med digital eksamen. Tiltakskortnr. Hendelse / avvik Tekniske problemer med en maskin Strømbrudd (enkelte) Strømbrudd (flere plasser / hel sal) Nettverksbrudd (enkelte) Nettverksbrudd (alle) Manglende / feil med passord Brannalarm og evakuering av eksamenslokalet Problemer med Inspera Feil i oppgavesett Manglende vurderingsmelding i FS 18

19 6.2.1 Tekniske problemer med en maskin Tekniske problemer med en maskin Beskrivelse av avviket Maskinen / SEB henger. Tiltak IT-vakt sørger for at kandidaten bytter plass. Hvis ingen ledige plasser; IT-vakt tar en restart av maskinen. Hvis det fortsatt ikke fungerer; IT-vakt deler ut lånemaskin. Beredskapsleder i samråd med Fakultetsberedskap avgjør hvor mye tilleggstid kandidaten gis. Statusrapport Noter klokkeslett, kandidatnummer, plassnummer og emne. Videre varsling Situasjonen krever ordinært sett ikke videre beredskap, men en slik hendelse rapporteres til fakultetsansvarlig og USIT i etterkant av hendelsen. 19

20 6.2.2 Strømbrudd (enkelte) 6.2. Strømbrudd (enkelte) Beskrivelse av avviket Strømbrudd som påvirker enkelte kandidater. Tiltak Er strømbruddet forårsaket av lokal strømkabel som er dratt ut, eller er det strømbrudd for hele salen / flere saler / hele bygget? IT-vakt kontrollerer kabling. Hvis fortsatt problemer, og det er ledige plasser; kandidaten får en ny plass. Hvis fortsatt problemer, og det er ingen ledige plasser; kandidaten får en lånemaskin. Hvis fortsatt problemer, og det er ingen ledige plasser eller lånemaskiner; driftsledere ved Selvaag / UiO varsles og får beskjed om at avviket må utbedres umiddelbart. Beredskapsleder i samråd med Fakultetsberedskap avgjør hvor mye tilleggstid kandidaten gis. Statusrapport Noter klokkeslett, kandidatnummer, plassnummer og emne. Videre varsling Hendelsen rapporteres til Selvaag- og UiO driftsleder, fakultetsansvarlig og USIT. Driftsledere følger eksisterende rutiner og får plassen funksjonell til neste eksamen. 20

21 6.2.3 Strømbrudd (flere plasser / hel sal) 6.2. Strømbrudd (flere plasser / hel sal) Beskrivelse av avviket Strømbrudd som påvirker flere kandidater på en rad eller en hel sal. Tiltak Er strømbruddet forårsaket av lokal strømkabel som er dratt ut, eller er det strømbrudd for hele salen / flere saler / hele bygget? Hvis ledig i andre saler, flyttes kandidatene dit Overinspektør informerer kandidater gjennom predefinerte meldinger. Beredskapsleder i samråd med Fakultetsberedskap avgjør hvor mye tilleggstid kandidaten gis. Statusrapport Noter klokkeslett, kandidatnummer, plassnummer og emne. Videre varsling Hendelsen rapporteres til Selvaag- og UiO driftsleder, fakultetsberedskap og USIT. Driftsledere følger eksisterende rutiner og får plassene funksjonell snarest. 21

22 6.2.4 Nettverksbrudd (enkelte) 6.2. Nettverksbrudd (enkelte) Beskrivelse av avviket Nettverksbrudd som påvirker enkelte kandidater. Tiltak IT-vakt kontrollerer kabling. Hvis fortsatt problemer, og det er ledige plasser; kandidaten får en ny plass. Hvis fortsatt problemer, og det er ingen ledige plasser; kandidaten får en lånemaskin. Hvis fortsatt problemer, og det er ingen ledige plasser eller lånemaskiner; kandidaten arbeider videre og leverer i offline-modus. Beredskapsleder i samråd med Fakultetsberedskap avgjør hvor mye tilleggstid kandidaten gis. Statusrapport Noter klokkeslett, kandidatnummer, plassnummer og emne. Videre varsling Hendelsen rapporteres til fakultetsansvarlig og USIT. 22

23 6.2.5 Nettverksbrudd (alle) Nettverksbrudd (alle) Beskrivelse av avviket Nettverksbrudd som rammer flere rader / hele salen. Tiltak IT-vakt kontrollerer kabling. Kandidatene arbeider videre og leverer i offline-modus. Overinspektør informerer kandidater gjennom predefinerte meldinger. Beredskapsleder i samråd med Fakultetsberedskap avgjør hvor mye tilleggstid kandidaten gis. Statusrapport Noter klokkeslett, kandidatnummer, plassnummer og emne. Videre varsling IT-beredskapsleder kontakter USIT som iverksetter deres beredskapsplaner. Hendelsen rapporteres til fakultetsberedskap. 23

24 6.2.6 Manglende / feil med passord Manglende / feil med passord Beskrivelse av avviket Kandidat har ikke, eller har feil, passord. Tiltak Logg på BOFH Sjekk kandidatens legitimasjon og søk opp kandidaten på fødselsnummer person find fnr <fødselsnummer> Sett nytt passord user password <brukernavn> Sjekk brukerhistorie for å se om det samtidig ble fjernet en karantene user history <brukernavn> Hvis autopassord ble fjernet, fortsett videre. Ellers, sjekk karantene og fjern den. quarantine show account <brukernavn> quarantine remove <brukernavn> <karantenetype> Skriv ut passordarket misc print_password Gi kandidaten passordark og be dem om å vente 15 min før man prøver å logge inn. Statusrapport Noter klokkeslett, kandidatnummer og emne. Videre varsling Hvis du ikke får satt passord, ta kontakt med Houston på telefon (228)

25 6.2.7 Brannalarm og evakuering av eksamenslokalet Brannalarm og evakuering av eksamenslokalet Beskrivelse av avviket Brannalarmen går og eksamenslokalet må evakueres. Tiltak Overinspektør er ansvarlig for at sin sal evakueres på et forsvarlig vis i henhold til evakueringsplanen. Eksamensvaktene tar ansvar for hver sin gruppe kandidater under evakueringen, og leder dem til samlingspunktet ved bygning A. Overinspektør og eksamensvakter er ansvarlige for å holde ro og orden blant kandidatene, det skal ikke forkomme snakk mellom kandidatene under evakueringen. Stedsansvarlig og fakultetsansvarlig vurderer i samråd om det skal gis tilleggstid og gir overinspektør beskjed om dette. Statusrapport Stedansvarlig mottar rapport fra overinspektørene på alle salene og forsikrer seg om at evakueringen ble foretatt uten at kandidater fikk anledning til å snakke seg imellom. Eksamensansvarlig forsikrer seg om at eksamen er gjenopptatt i alle saler. Hvor forstyrrende var episoden? Hvor lang tid tok evakueringen? Videre varsling Situasjonen krever ordinært sett ikke videre beredskap, men en slik hendelse rapporteres til fakultetsansvarlig i etterkant av hendelsen. 25

26 6.2.8 Problemer med Inspera Problemer med Inspera Beskrivelse av avviket Inspera fungerer ikke som den skal. Oppgaver / PDFer / andre Inspera ting fungerer ikke. Tiltak IT-vakt kontakter IT-beredskapsleder og beskriver problemet så utførlig som mulig, også skriftlig. Alle feilmeldinger må gjengis nøyaktig. Beredskapsleder informer AF-beredskap som følger opp saken videre med Inspera. Stedsansvarlig og fakultetsansvarlig vurderer i samråd om det skal gis tilleggstid og gir overinspektør beskjed om dette. Statusrapport Noter klokkeslett, kandidatnummer og emne. Videre varsling Beredskapsleder varsler AF-beredskap som varsler Inspera. En slik hendelse rapporteres til fakultetsansvarlig og avviksrapport utarbeidet i etterkant av hendelsen. 26

27 6.2.9 Feil i oppgavesett Feil i oppgavesett Beskrivelse av avviket Skrive- eller innholdsfeil i oppgavetekst. Oppgaveteksten krever presisering. Tiltak Overinspektør informerer beredskapsleder som informerer fakultetsberedskap. Beredskapsleder sender melding i Inspera med ny oppgavetekst / presisering til kandidatene. Ved papireksamen leses ny oppgavetekst / presisering opp av overinspektør. Beredskapsleder i samråd med Fakultetsberedskap avgjør hvor mye tilleggstid kandidaten gis. Statusrapport Noter klokkeslett, kandidatnummer og emne. Videre varsling Beredskapsleder kontakter fakultetsberedskap som så kontakter faglærer for presisering / rettelser. Situasjonen krever ordinært sett ikke videre beredskap, men en slik hendelse rapporteres til fakultetsansvarlig i etterkant av hendelsen. 27

28 Manglende vurderingsmelding i FS Manglende vurderingsmelding i FS Beskrivelse av avviket Kandidat får logget på Inspera, men finner ikke prøven under «Mine Prøver». Tiltak Beredskapsleder kontakter fakultetsberedskap og oppgir kandidatens personalia. Fakultetsberedskap kontrollerer om kandidaten er oppmeldt til eksamen i FS. Hvis ikke, meldes kandidaten opp i FS med kandidatnummer. Fakultetsberedskap kjører FS-synkronisering i Inspera, og gir beskjed til beredskapsleder om at det er klart. Overinspektør ber kandidaten om å fylle ut «skjema for manglende obligatoriskinnlevering» med beskjed om at besvarelsen ikke blir sensurert hvis vi finner ut at kandidaten ikke har rett til å ta eksamen. Beredskapsleder i samråd med Fakultetsberedskap avgjør hvor mye tilleggstid kandidaten gis. Statusrapport Noter klokkeslett, kandidatnummer og emne. Videre varsling Situasjonen krever ordinært sett ikke videre beredskap, men en slik hendelse rapporteres til fakultetsansvarlig i etterkant av hendelsen. 28

29 7 Vedlegg 7.1 Avvikslogg NR. TIDSPUNKT HENDELSE INFORMASJON / AVGJØRELSER / UTFØRTE OPPGAVER ANSVARLIG

30 7.2 Oversikt over saler 30

31 31

32 32

33 33