ORGANISASJONSPLAN FOR TROLLDALEN IDRETTSFORENING

Transkript

1 ORGANISASJONSPLAN FOR TROLLDALEN IDRETTSFORENING Vedtatt på årsmøtet Organisasjonsplan for., vedtatt på årsmøtet

2 Grunnlagsopplysninger for idrettslaget Navn: Trolldalen Idrettsforening Stiftet: Postadresse: Postboks Kråkerøy E-postadresse: Bankkonto: Bankforbindelse: Dnb Internettadresse: Organisasjonsnummer i Brønnøysundregisteret: Anleggsadresse: Lundebuen Kråkerøy Telefon: Tatt opp som medlem i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komite/nif: 1965 Registrert tilknytning til Østfold drettskrets Registrert tilknytning til Fredrikstad idrettsråd Registrert tilknytning til Norges Fotballforbund Registrert tilknytning til Østfold fotballkrets Klubbnummer i NIFs medlemsregister: Årsmøtemåned: Februar Organisasjonsplan for., vedtatt på årsmøtet

3 Innledning Organisasjonsplanen er ment som et styrende dokument for Trolldalen Idrettsforening og utgjør sammen med Sportsplanen og Plan for barneidrett foreningens vedtekter. Hensikten har vært å samle de overordnede retningslinjer som foreningens tillitsvalgte, trenere og ledere skal arbeide etter. Organisasjonsplanen beskriver grunnstrukturen i foreningens organisasjon. Endringer i vedtektene skal behandles av hovedstyret og vedtas av årsmøtet. Historikk Den 23. mars 1959 ble idrettslaget Fart startet på Folkets hus i Trolldalen. Ved innmeldelsen i Norges idrettsforbund i 1965 endret laget navn til Trolldalen idrettsforening. På og 80-tallet var det stor aktivitet i foreningen, først og fremst innen fotball og håndball, men det var også grupper som drev med orientering, basketball, turn, skirenn, terrengløp og turmarsjer. Utover på 90-tallet gikk aktiviteten nedover, og anleggssituasjonen på Søndre Kråkerøy var vanskelig. Etter noen rolige år og en sammenslåingsprosess med Kråkerøy IL som strandet i 2007, har aktiviteten i fotballgruppa igjen skutt fart. Høydepunktet var åpning av egen kunstgressbane på Lunde høsten I dag er det fotball og barneidrett som drives i Trolldalen IF, og foreningen aktiviserer ca 150 barn mellom 5 og 12 år i Lunde skolekrets. 5 og 6 åringene har tilbud om barneidrett åringene har tilbud om fotball og idrettsskole med introduksjon av ulike aktiviteter vinterstid. Ca 90% av de aktive barna i Trolldalen IF i dag er gutter. I tillegg har foreningen en aktiv dametrimgruppe bestående av ca 15 voksne damer. Foreningens formål Visjon Hvor TIF ønsker å være Trolldalen Idrettsforening skal være den ledende tilbyder av organisert barneidrettsaktivitet knyttet til Lunde skoles omgivelser og dets fasiliteter. Det vil per i dag si fotball og barneidrettsaktiviteter for barn tom 12 år. Innen de aktivitetene som foreningen engasjerer seg i, skal man bestrebe seg å skape best mulig forutsetninger for sosial trygghet og utvikling for barna innen de rammebetingelser foreningen har tilgjengelig. Misjon Hva meningen med TIF er 1. Skape idrettsglede for barn og foreldre gjennom idrettslige aktiviteter for barna i deres nærmiljø. 2. Utvikle barnas sosiale trygghet og selvtillit gjennom gruppevis trening hvor barna utvikler sin fysiske mestring. 3. Være en selveiende og frittstående forening med utelukkende personlige medlemmer. Organisasjonsplan for., vedtatt på årsmøtet

4 4. Drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF). Verdier Hva TIF står for Generelle verdier 1. Idrettslige aktiviteter tuftet på verdiene idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. 2. Yte lokalt idrettslig tilbud med lokal forankring da dette gir lokal forpliktelse (av foreldre) og skaper en sosial arena for foreldre som igjen skaper sosial trygghet for barna. 3. Være en forening hvor arbeidet preges av frivillighet, demokrati, lojalitet, likeverd. 4. Være en åpen og demokratisk organisasjon på både klubb og lagsnivå. Idrettslige verdier 5. Søke allsidighet i treningen i den grad klubbens fasiliteter tillater det. 6. Gi barna fysisk og motivasjonsmessig grunnlag for å drive videre idrettslig aktivitet. 7. Utvikle kompetente trenere og ledere. Foreningens organisasjon Organisasjonskart for Trolldalen IF Organisasjonsplan for., vedtatt på årsmøtet

5 Styret: antall styremedlemmer og varamedlemmer fastsettes av årsmøtet. Årsmøtet Årsmøtet er foreningens høyeste myndighet. Årsmøtet blir avholdt en gang i året, i februar måned. Innkalling til årsmøtet skal skje en måned før årsmøtet avholdes, og annonseres i avisen eller på nettet, og sendes/legges ut til medlemmene. Innkomne forslag skal være styret i hende 2 uker før årsmøtet og sakspapirene skal sendes ut en uke før. Årsmøtet er for medlemmer i foreningen, dvs. de som har betalt medlemskontingenten. Foreldre/foresatte har ikke fullmakt til å stemme for medlemmer under 15 år. Årsmøtet legger grunnlaget for styret sitt arbeid og alle som ønsker å bli med å bestemme hvordan foreningen skal drives bør stille på årsmøtet. Årsmøtet skal gjennomføres slik det er fastsatt i lovens årsmøteparagraf 12. Styrets funksjon og sammensetning Styret skal: Planlegge og ivareta idrettsforeningens totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgaver beskrevet i 1 NIFs lover, lovnorm for idrettslag. Styret har ansvar for at det finnes retningslinjer for aktiviteten i klubben og at disse retningslinjene følges. Iverksette bestemmelser og vedtak fattet av årsmøtet eller andre overordnede idrettsmyndigheter. Stå for foreningens daglige ledelse, og representere foreningen utad. Disponere foreningens inntekter (tilskudd, kontingent o.a.) og fordele disse etter plan og godkjent budsjett. Oppnevne komitéer og utvalg etter behov, og utarbeide instruks for disse. Leder Står for foreningens daglige ledelse, koordinerer styrets og foreningens totale aktivitet. Innkaller, forbereder og leder styremøter. Innkaller, forbereder og leder årsmøtet. Søker om momskompensasjon. Regnskapsrapporterer. Søker om bingo. Holder oversikter over tillitsvalgte oppdatert og sender inn til rette instanser. Kasserer Disponerer foreningens og lagenes midler og har fullmakt til foreningens bankkontoer. Har til enhver tid oversikt over foreningens økonomiske situasjon og ansvar for å holde styret oppdatert om denne. Har kjennskap til kontoplan for idrettslag og fører regnskap i henhold til denne. Organisasjonsplan for., vedtatt på årsmøtet

6 Sørger for at regnskap blir revidert. Lager budsjett i samarbeid med styret. Betaler regninger. Sender ut fakturaer. Har oversikt over de ulike lagenes inn- og utbetalinger. Økonomiansvarlig Søker om midler. Vurderer og utreder mulige inntektskilder for foreningen. Leder økonomiutvalget. Sekretær Fører referat fra styremøter, medlemsmøter og årsmøtet. Samler inn årsmeldinger fra undergruppene. Skriver årsberetning fra styret. Er ansvarlig for medlemsarkivet. Nestleder / Materialforvalter Fungerer som leder under dennes fravær. Har ansvar for å innhente politiattester. Har ansvar for kontakt med utstyrsleverandør. Bestiller utstyr. Har oversikt over foreningens utstyr. Fotballeder Bør ha eller ta C-lisenstrener og evt. fotballederkurs 1. Er oppdatert på regler og frister fra ØFK. Mottar og videresender viktig informasjon fra ØFK. Møter i møter i Byprosjektet (Fredrikstad FK). Avholder trener/lagledermøter for fotballgruppa ved behov. (Minimum før seriestart og etter sesongslutt). Avholder trenerforum for trenerne i klubben hvor aktuelle tema diskuteres. Sørger for at trenere får tilgang til kurs (Delkurs 1 opptil 8 år, delkurs år, delkurs år og komplett C-lisenskurs i ungdomsfotballen). Er administrator for Koordinerer klubbtiltak fotball som keepertrening, "lørdagstrening" både internt i klubb og eventuelt i samarbeid med andre lokale klubber. Hjelper nye grupper i gang med lagene. Hjelper til med hospiteringsordninger der det er aktuelt. Er foreningens superbruker i FIKS og er foreningens overgangsansvarlig. Barneidrettsleder Må ha/ta Aktivitetsleder Barneidrettskurs Deltar på møter i regi av FRID. Sørger for oppstart av nye barneidrettsgrupper. Sørger for å kurse foreldretrenere slik at vi får en allsidig aktivitet også for fotballgruppene. Leder og legger opplegget for idrettsskolen. Organisasjonsplan for., vedtatt på årsmøtet

7 Holder seg oppdatert på aktuelle kurs/tiltak som kan være aktuelle for lagene/instruktørene. Søker om treningstider inne. Anleggsansvarlig Møter på møter med kommunen ang kunstgress og anlegg. Har ansvar for rapportering av bruk og vedlikehold av kunstgressbanen til kommunen. Koordinerer dugnader. Har ansvar for maskiner til vedlikehold. Leder anleggskomitéen. Varamedlemmer 2 stk Møter frivillig på alle styremøter. Komitéer Valgkomité Vurderer styrets og komiteenes virksomhet. Ser til at medlemmenes syn på styrets arbeid blir tatt opp til behandling. Diskuterer med styret om eventuelle endringer i styrets sammensetning. Holder seg informert om og diskuterer med medlemmene om ulike kandidater for styreoppdrag, og får rede på om ønskede personer for styreoppdrag har kunnskap, tid og interesse for oppdraget. Å gjennomgå for styret og medlemmene hvilke forandringer/nomineringer som kommer til å bli foreslått. Før årsmøtet, på det tidspunkt vedtektene bestemmer, avgi skriftlig forslag på nomineringen som skal forelegges medlemmene på årsmøtet. Presentere valgkomiteens forslag under årsmøtet. Arangementskomité Har ansvar for fester og felles arrangementer. Har ansvar for vaffelbu. Sørger for salg/servering under arrangementer. Økonomikomité Har ansvar for skilt på banen. Har ansvar for sponsoravtaler. Har ansvar for å gjennomføre sommerutlodningen. Anleggskomité Sørger for vedlikehold og utbedringer av kunstgressbane og bygninger/installasjoner i tilknytning til anlegget. Andre funksjoner Organisasjonsplan for., vedtatt på årsmøtet

8 Trenerkoordinator fotball Må ha C-Lisenstrener eventuelt spillerutviklerkurs. Sørger for å utvikle/oppdatere/revidere sportsplan for Trolldalen IF. Sørger for at lagene er kjent med og følger sportsplanen både i trening og kamp. Bidrar med kompetanseutvikling for fotballtrenerne. Møter sammen med fotballeder i møter med Byprosjektet. Hjelper lagstrenere ifht. uttak til sonelag. Avholder klubbtiltak i samarbeid med fotballeder. Trener fotball: (ønske om 1 trener pr 6 spillere) Forbereder og gjennomfører treninger for lagene etter retningslinjer fra foreningen (hva skal vi trene på). Leder lagene i kamp etter retningslinjer fra foreningen for kampgjennomføring (spilletid, posisjoner, keeper osv.). Forplikter seg til å følge klubbens retningslinjer ifht. til pålagte kurs. (aktivitetsleder barneidrett og C-lisenstrener). Er kontaktperson med lag over og under mtp. hospitering fra lag under og til lag over. Møter i trener/lagledermøter i Trolldalen IF. Lagleder fotball Holder spiller og trener/laglederlister kontinuerlig oppdatert på nett og overfor sekretær. Organiserer klubblotteri internt i laget (inn og ut med loddbøker). Er ansvarlig for klubbdrakter. Organiserer dugnader. Er ansvarlig for lagsøkonomi ihht klubbens retningslinjer. Er ansvarlig for at for påmelding til cuper. Er ansvarlig for å kontakte motstanderlag ved seriekamper. Er ansvarlig for å organisere hjemmekamper (dommere, baner, baller etc.). Er ansvarlig for å informere foreldregruppen (foreldremøter osv.). (Disse oppgavene kan fordeles (anbefales) på flere, men Hovedlagleder vil stå som ansvarsperson) Revisorer 2. stk Vurderer om årsregnskapet er utarbeidet i samsvar med idrettens regnskapsog revisjonsbestemmelser, og om styret har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser. Frivillighetskoordinator Leder valgkomiteen. Har ansvar for å kartlegge medlemmenes kompetanse. Motiverer for og koordinerer det frivillige arbeidet i foreningen. Organisasjonsplan for., vedtatt på årsmøtet

9 Web-ansvarlig Drifter og oppdaterer foreningens nettsider. Representanter til styret i Lunde samfunnshus 2. stk Drifter Lunde samfunnshus i samarbeid med Kråkerøy Arbeiderpartilag. Revisor til Lunde samfunnshus Vurderer om årsregnskapet for samfunnshuset er utarbeidet etter god regnskapsskikk. Økonomi Innledning Styret er juridisk ansvarlig for foreningens økonomi. Styret er ansvarlig for å sette opp budsjett før årsmøte. Alle innkjøp utover budsjett skal godkjennes av styret. Det skal tegnes underslagsforsikring for de som disponerer foreningens kontoer. Medlemskontingent og treningsavgift skal ligge til grunn for et bredt aktivitetstilbud for samtlige medlemmer innenfor hovedidrettsgrenene (i dag fotball), og sikre alle et minimum av allsidige barneidrettsaktiviteter. Styret, økonomikomité og arrangementskomité skal jobbe aktivt for å sikre foreningens økonomi, ved å skaffe midler gjennom ulike tilskuddsordninger, bingo, arrangementer og sponsorinntekter. Modellen skal ivareta muligheten til og motivasjonen for å jobbe for eget lag/kull, samtidig som den sikrer foreningens mulighet til å sikre nødvendige inntekter til den daglige driften og framtidige investeringer. Medlemskontingent/aktivitetsavgift Samtlige aktive medlemmer betaler samme medlemskontingent. Passive/foreldre og tillitsvalgte betaler en lavere medlemskontingent enn de aktive. Trolldalen IF krever at alle lagledere/tillitsvalgte er aktive eller passive medlemmer av Trolldalen IF. Aktive medlemmer innenfor hovedidrettsgrenene betaler aktivitetsavgift. Aktivitetsavgiften kan differensieres. Barn under 6 år, som ikke er påmeldt seriespill betaler redusert aktivitetsavgift. Barn fra 6 12 år som er påmeldt seriespill i barnefotballen betaler felles aktivitetsavgift. Medlemskontingent og aktivitetsavgift fastsettes på årsmøte som egen sak, og kreves inn av foreningens kasserer innen årlig. Medlemskontingent passive/foreldre/tillitsvalgte: 100 kr Medlemskontingent aktive: 300 kr Aktivitetsavgift tom 5 år: Aktivitetsavgift 6 12 år: Organisasjonsplan for., vedtatt på årsmøtet

10 Aktivitetsavgift trimmer: Foreningen Foreningen skal dekke de kostnadene som er nødvendig for å stille lag i hovedidrettene: Tilgang på anlegg for trening. Skolering av trenere/ledere. Draktsett som lånes ut til lagene og leveres tilbake ved sesongslutt og administreres sentralt av materialforvalter. Baller, medisinvesker og nødvendig utstyr for å gjennomføre de aktiviteter styret bestemmer. Seriepåmelding i det lokale seriesystem innenfor hovedidrettene for alle lag i kullet. Påmeldingsavgift til en turnering/cup pr år. Arrangere idrettsskole for alle lag mellom 6 og 12 år. Laget/kullet Dersom laget ønsker å delta på andre sportslige eller sosiale aktiviteter, må laget finansiere dette selv. Det er mulig for lagene å skaffe seg inntekter gjennom dugnader, vaffelsalg og sponsoravtaler. Alle sponsoravtaler skal godkjennes av styret eller den styret har utpekt som ansvarlig. Av lagets dugnadsinntekter skal 10% av inntekter under kr og 20% av inntekter over kr overføres til foreningen. Pengene føres på en egen konto, og kan fordeles på lag med mindre ressurser etter tildeling fra styret. Alle lag har en egen konto under Trolldalen IFs navn og organisasjonsnummer. Kontoen disponeres av klubbens kasserer og lagets hovedlagleder. Alle lagets inntekter og utgifter skal registreres på denne kontoen. Det er ikke tillatt for lagene å ha egne private kontoer eller kontantkasser. Lagets hovedlagleder har ansvar for å samle og attestere bilag til alle transaksjoner han/hun gjør på kontoen, og levere disse til kasserer. Organisasjonsplan for., vedtatt på årsmøtet

11 Klubbdrakter/profilering Logo Drakter Draktfarge: Blå Shortsfarge: Blå Strømpefarge: Blå Politiattest Politiattest skal avkreves av personer som skal utføre oppgaver for idrettsforeningen som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Med mindreårige menes barn og unge under 18 år. Personer under 18 år skal også avkreves politiattest. Den nedre grense er 15 år. Organisasjonsplan for., vedtatt på årsmøtet