Norges Fekteforbund Protokoll styremøte

Transkript

1 Norges Fekteforbund Protokoll styremøte Tid Onsdag 15. Juni 2016 Hvor Skype - Kl. 20 NF styret Referent Erik Storelv (ER), Claes Bendiksen (CB), Judith Molka-Danielsen (JMD), Åse Linda Hillestad (ÅLH), Paal Bergh (PB), Camilla Draugedalen (CD), Reidar Helliesen (RD) Erik Storelv Forfall Innkalling Sendt 14.Juni 2016 Vedtakssaker Saksnr: 15/16 Tilknytting av sportslig leder Ansettelse av daglig leder 16/16 Valg av teknisk komité, legat komité, ressursgrupper som trenerforum og dommergruppe. 17/16 Anskaffelse av Ophardt for administrasjon av norsk fekting: påmelding, lisensstyring, konkurransestyring, resultat og rankingsrapportering Informasjon og diskusjonssaker 21/16 Dialog med Olympiatoppen og søknad om utviklingsprosjekt for yngre fektere for toppidrettssatsing 22/6 20/6 Medlemsregistrering og rekrutteringstiltak Rekrutteringstiltak for klubbene 23/6 Kristiansand Fekteklubbs vedtak om å bli i Norges Fekteforbund 24/6 Avslutning av ansettelsesforhold med Mariusz Piasecki markering og praktisk 1

2 Sak 15/16 Ansettelser og endringer i styret i NF Styret i Norges Fekteforbund har utlyst to stillinger etter vedtak i styremøte 11. Mai, en stilling som daglig leder og en stilling som sportslig leder. Det har kommet 13 søkere til den første og to søkere til den andre. 3 søkere til stillingen som daglig leder har blitt plukket og vurdert nærmere av styret. Begge søkerne til stillingen som sportslig leder har blitt vurdert av styret. Styret har vedtatt å knytte til seg; Claes Bendiksen som daglig leder i 50% stilling, på åremål, som tiltrer snarest Og Bartosz Piasecki som sportslig leder i 20% stilling med midlertidig kontrakt, som tiltrer snarest etter 24. juni Se for øvrig vedtak fra styremøte 11.mai 2016 om stillingsbeskrivelser. Claes Bendiksen er styremedlem og nest-leder i NF og vil dermed trekke seg fra styret.reidar Helliesn trer inn som første varamann i hans rolle, med full stemmerett fra og med neste styremøte. Sak 16/16 Valg av Teknisk komite (TK) og Legat komite (LK): NFs sitt styre vedtok utvidet mandat for TK på styremøte 11. Mai Det er også mange som har meldt sin interesse for å sitte i TK. 16/6-1 Mandat og medlemmer til Teknisk komite Styret mener det er positivt at så mange har vist interesse for å delta i TK, og har vedtatt at TK utvides fra 5 medlemmer til 7 medlemmer. Styret velger følgende personer til teknisk komité (TK): Bård Vonen, Gryta Kasikoviene, Axel Moulin, Stig Herbern, Hilde Wilmot, Jonas Norby og Kjetil Draugedalen. 2

3 TK velger selv leder. 16/6 2 Valg av legatkomité Jens Bjelkes reiselegat har blitt et internt legat med formål iht det opprinnelige reiselegatet. Arbeidet er ikke fullført og legatkomiteen skal revidere vedtekene, og innstille til et nytt forslag til styret. Komiteen skal lage retningslinjer for bruk av legatet, og deler ut støtte. Styret har vedtatt at til legatkomité (LK) gjenvelges for Claus Mørch, Inger Med og Claes Bendiksen. 16/6 3 Ressursgrupper NF vil satse tungt på klubbutvikling og vil fra tid til annen innkalle til klubbledersamlinger. Styret har vedtatt å etablere: 1) Klubblederforum (LF): samlingen av klubbledere/styremedlemmer i klubbene. NF-styret spør LF for råd og synspunkter om tiltak innen handlingsplanen, og LF er referansegruppe når tiltakene skal evalueres. På LF vil aktuelle temaer tas opp. Det er en samling som jobbes med klubbutvikling på styrenivå, og samarbeid mellom klubbene, regioner og mellom klubb og forbund etableres og utvikles. 2) Trenerforum (TF): hovedtrener(e) i klubbene som har fektere på landslagene vil være med i gruppen. TF er hovedsakelig ressursgruppe til TK, men også til styret. SL samarbeider med TF for å foreslå langsiktige planer for utvikling av norsk fekting og for å gjennomføre i praksis en sportslig satsing. SL diskuterer med TF om konkrete opplegg og stevner. NF arrangerer TF-møte på tidspunkt slik at det ikke påløper unødige ekstra reisekostnader. Det bevilges noe midler fra TKs budsjett for møter hvert år. Treneforum settes sammen av kvalifiserte fektetrenere som har fektere i satsingsgruppene i Norges Fekteforbund, og suppleres eventuelt med andre trenere etter behov og interesse. For 2016/2017 utnevnes Frederic Roqueta, Samuil Kaminski, Ton Hazes og Georgi Zazitski, og kan suppleres når situasjonen tilsier dette. 3) Dommergruppe (DG): norsk FIE-dommere og NF-dommere er med i denne gruppen. Sammen med NF-styret jobber DG med å utdanne flere kvalifiserte fektedommer i Norge. DG er hovedsakelig ressursgruppe til styret, men også til TK. NF arrangerer DGmøte i forbindelse med NM(er) og evt NDM. Dommergruppen leverer innstilling til styret til strategisamlinger for 3

4 hvordan NF bør satse på å utvikle dommere. Gruppen består av maks 3 personer og ledes av Andras Borsodi, som får fullmakt til å sette ned en gruppe. 4

5 Sak 17/16 Vurdering av Ophardt som system for styring av lisens, konkurranser, resultater og ranking. Fekteforbundet i Danmark, Sverige og Finland anvender Ophardt for dette formål, samt mange andre forbund i Europa. Ophardt anvendes for de fleste WC konkurransene, og er et helhetlig system for å håndtere påmelding til konkurranser, lisenskontroll, arrangere konkurranse, publisere resultat og rankinger. Lenke til Ophardt: NF har i dag et alternativ basert på manuelle excelark, manuell utfylling av disse for lisener og resultater, rankings, ad hoc løsninger for påmeldinger til konkurranser, og uklar resultatfremstilling. NFs løsning har mange ulemper; store kostnader for manuell gjennomføring, ingen enhetlig nasjonal løsning, risiko for feil, kostnader for arrangører i form av tid for å styre påmeldinger og publisere resultat, dårlige oppsporing av resultat og ingen live publisering av disse. I tillegg vanskeliggjør NFs løsning samarbeid med andre nordiske forbund, norsk deltagelse i nordiske konkurranser og videre digitalisering av fektesporten i Norge. Vi har hentet innspill fra det Svenske Fäktforbundet (vedlagt), som vi har fått skriflig og muntlig innspill fra Det Danske Fægteforbund. Begge forbund anbefaler sterkt at Norge innfører Ophardt. Ifølge det Svenske Fäktforbundet er det enormt arbeidsbesparende, billig, tilbyr kvalitetssikring i planlegging, påmelding, resultat og rankinger. Ulempene er begrensede; (litt utfordring med kobling med andre system, fullt, litt gammelmodig) og det arbeides visstnok med forbedringer av løsningene. Alle klubbene må kunne logge seg på, mens håndtering av systemet gjøres av forbundet og konkurranse arrangører. Vedtak. NF kjøper Ophardt sitt administrasjonssystem som innføres for sesongen 2016/2017 iht til vedlagte tilbud fra Ophardt. Annen dokumentasjon: Mail fra Hans Wahl i Det Svenske Fäktforbundet. Fra Svenske Fåktforbundet Hans Wahl og Pierre Jag rekommenderar Ophardt eftersom det inte finns något alternativ på marknaden som ger samma fäktspecifika 5

6 funktionalitet. Fördelar: Det levererar det som det ska göra: Anmälningsfunktionalitet, licenskontroll (hos oss måste man köpa fältlicens), anmälningsfiler till tävlingsarrangörer, resultatrapportering och rankinglistor. I tort sett fungerar det bra och det är enormt arbetsbesparande (även om folk snabbt glömmer bort hur mycket tid de var tvungna att lägga tidigare på att administrera dessa saker. Det finns också en tydlig kvalitetssäkring i att leverantören är en av oss som tar ansvar för en långsiktig relation. Det är också en fördel tycker jag om ni också skulle ha Ophardt för då är Danmark, Finland, Norge och Sverige med. Nackdelar: Helst skulle man vilja ha ett eget system men det skulle kosta alldeles för mycket i tid och utveckling. Eftersom vi inte utvecklar det själva får vi ett gränssnitt mot våra övriga system och måste få integrationen att fungera. Stundtals är detta smärtsamt, inte minst estetiskt men också varumärkesmässigt. Systemet är också lite gammalmodigt i hur det fungerar och även om viss modernisering skett det senaste året är det inte modernt och lättillgängligt. Jag tycker också att det är fult. Efter vad jag förstår planerar Ophardt för en stor uppryckning av denna tjänst (det administrativa systemet) så snart de är färdiga med sitt nya tävlingssystem. Det jag verkligen saknar är en funktion för betalningar men det är en stor utveckling som jag undrar om de någonsin kommer att klara. Jag tycker att Ophardt är prisvärt och att vi får mycket för de pengar vi betalar om jag tänker på hur mycket tid vi sparar både på förbundets kansli, för tävlingsarrangörerna och för föreningar och även fäktarna själva. Genom att införa Ophardt blir ordning och reda på anmälningar. En sak som man bör vara medveten om är att Ophardt inte är en helt professionell relation, det är lite som att gå med i en förening. Fördelen är att det är ganska billigt och att du ofta slipper bära hela kostnaden för utveckling du behöver. Nackdelen är att du bara är en liten del av Ophardtsystemet och det finns flera andra länder som är med och bestämmer (inte minst Tyskland) och ibland får du böja dig för saker som du tycker är dåliga men de andra bra. Det kan också ta ett bra tag innan det du vill ha gjort verkligen blir gjort eftersom listan på önskningar är lång. Hälsningar Pierre 6

7 Sak 21/16 Dialog med Olympiatoppen Det blir viktig for NF å bedre dialogen med OLT for å øke profesjonaliseringen av vår sporstlige satsing de neste årene slik at NF blir preget av en prestasjonskultur. Dette er en forutsetning for å nå vårt felles mål om å oppnå medaljer i internasjonale stevner iht til Handlingsplan vedtatt av Fektetinget siste 4 år. Vedlagt oppsummering av inntrykk fra styreleders møte med Olympiatoppen 7. Juni Til NF styret og TK komité, Undertegnede hadde idag et møte med Olympiatoppen. Tilstede var toppidrettssjef Tore Øvrebø og Michael Jørgensen som følger opp fekting som en av de tekniske idrettene. Anledningen var vår søknad «Flere fektetalenter mot toppen 2024» hvor vi søker om kr per år for toppidrettsatsing for lag som nå er U15 og kadett med mål om kvalifisering til OL i Se invitasjon til søknad her: talentutvikling/page8465.html OLT har fått 40 mill. kr til idretter som er store internasjonalt, der Norge har muligheter for å hevde seg, men som også har begrensede midler, hvor en slik støtte kan være utløsende. Det er nesten perfekt for fekting. Det er 40 søknader, men det vil innvilges til 10. Prosess vil løpe i juni og vil koordineres av sportslig leder. Vedlagt følger min presentasjon. Jeg brukte litt tid på generell informasjon og om klubbtrenerne. Vi hadde en meget ærlig og fin diskusjon som jeg tror de satte pris på. Det viktigiste fra møtet er følgende: 1. De er svært interesserte i norsk fekting og hadde mange gode og relevante spørsmål. 2. De kom med klar beskjed om at vi må organisere oss slik at vi lar de beste få sjansen for internasjonale resultater uansett klubb. 3. De kom med klar beskjed med erfaring fra andre forbund at suksess kommer når forbundet er samstemt, trekker i lag og legger borte snevre klubb og regionsinteresser 7

8 4. OLTs motto; som jeg oppfattet som mer enn et sterkt råd er: «Vi møtes i konkurranser, men står sammen om å utvikle idretten vår» 5. De er svært opptatt av organisering; at forbund og klubbtrenere trekker i lag og at klubbtrenere samarbeider, av TKs mandat og TKs rolle i norsk fekting. 6. De mener vi har mye å lære av å lære om andre idretter og trene med andre idretter for å trene mer uten at det blir belasting eller for kjedelig. 7. De vil se på samlede støttetiltak til vårt forbund uansett utfall av denne søknaden. 8. De er ikke så opptatt av enkeltnavn, men mer av at det eksisterer planer, rammer, ambisjoner og et opplegg for å nå toppen internasjonalt 9. De tror også på at en bør satse på lag, og det underbygger vår søknad om litt større beløp enn stipend De er opptatt av prestasjonskultur. Noen forbund har det (seiling, svømming, roing for å nevne noen), noen andre har det overhodet ikke. NF må høre til den første kategorien! De tror at de kan bidra med å utvikle fysiske ferdigheter hos våre fektere og kanskje andre ferdigheter også. Dette er føringer SL vil kunne ta med seg for å utforme vår nye sportslige satsing. 8

9 Sak 22/16 Status medlemsregistrering Medlemsregistrering blir viktig for å sikre flere inntekter for norsk fekting i tiden fremover. NIFs system for tildeling mellom forbundet er komplisert. Men det er 5 hovedelementer som gir flere midler. Antall Medlemmer. Medlemmer mellom 13 og 19 år gir 5 ganger høyere kr-uttelling enn andre! Regional fordeling på antall fylker Integreringstiltak Tiltak for funksjonshemmede Prosjekttiltak. Det vil bli lagt frem oppdaterte tall på medlemsregistrering for 2015 på møtet og status på NIFs behandling. Sak 20/16 Rekrutteringstiltak og plan for Å få flere medlemmer og sikre rekruttering bør være det viktigste tiltaket for det nye styret. Det er i hvert fall det styreleder er valgt inn på. Målet er å sikre høyere tilskudd til NF og klubbene allerede for Siden mange av tiltakene er knyttet til skolen, er det viktig å få identifisert tiltak allerede nå, og starte prosess med klubbene før sommerferien. Vedlagt følger en kombinasjon av tiltak fra NF og for klubbene som kan iverksettes for å få satt i gang dette allerede til høsten. Forslag til tilnærming for diskusjon NF tar føringen i dette og definerer et program; som foreslås Program mot 1500/2000 som betyr 2000 medlemmer i slutten av 2017 og 1500 i slutten av Vedlagt følger en liste av mulige tiltak klubbene kan anvende som forbundet vil kunne bistå med. 1. Hver klubb utnevner en rekrutteringsansvarlig 2. NF går inn i en dialog med hver klubb og starter en prosess/program 3. NF støtter klubbene administrativt med å øke antall medlemmer slik at de også fyller kravene fra NIF. (familiemedlemskap, prisstrategi) 4. NF og klubbene etablerer i felleskap en målsetting for 9

10 antall medlemmer for 2016 basert på 2015 statistikkene, og setter i fellesskap en målsetting for antall medlemmer slutt 2016, slutt 2017 og slutt NF definerer bidrag (råd, kommunikasjonsmateriell, fremgangsmåte, og klubbene leverer på tiltak. (Nesten en avtale), eventuelle midler. 6. Klubbene sikrer at de har trenerkapasitet og lokaler for å ta vekst. 7. Klubbene tilstreber å kombinere et media event og tilby kårdelek i samarbeid med skolene, enten i gymmen eller i SFO tiden. 8. Klubbene får en pakke fra NF på kommunikasjonsmateriell, tilnærming og opplegg fra NF. 9. Økonomisk støttetiltak vurderes; enten i form av støtte til ustyr eller trener. 10. Tilfeldige aktiviteter som event og andre tistrebes å knyttes opp mot medlemskap. 11. Mediadekning og markedsføring må bearbeides 12. Kampanje på sosiale media må etableres og følges opp Forslag: Disse oppgavene inngår i DLs stillingsbeskrivelse og gis høy prioritet. NF avklarer hvilke beløp som er tilgjengelige for et slikt opplegg. Vedlagt utdrag fra årsmøteprotokollen, samt revidert klubblov for idrettskretsens godkjennelse. Sak 23/16 Vedtak av Kristiansand Fekteklubb om å forbli I Norges Fekteforbund Kristiandsand Fekteklubb har på sitt årsmøte forrige uke vedtatt å forbli i Norges Fekteforbund. De stiller ingen betingelser for dette, men har større tro på et bedre samarbeid med forbundet nå enn tidligere. De har i epost sendt følgende: Vi har nå avholdt årsmøte der det bl.a. ble vedtatt å opprettholde medlemskap i NIF, og dermed pliktig medlemskap i relevant særforbund. Dette betyr at vi ønsker å trekke utmeldingen fra NIF, før effektiv dato 15. juni Vennligst kunne VAI ajourføre NIFs databaser, bl.a. KlubbAdmin/ SportsAdmin. Utover de praktsike utfordringene med å melde seg ut av norsk idrett peker styret i klubben på følgende som begrunnelse: 1) Ny fektepresident for (Erik Storelv, Njård FK) som ikke er fastlåst i en tankegang om at det ikke finnes nok 10

11 midler/ ressurser til annet enn kårdefekting i Norge. Vårt inntrykk er at ny fektepresident viser forståelse for at NF også skal ivareta minoritetsgrenene, slik at disse fårrelevante utviklingsmuligheter. 2) Tegn til holdningsendringer i fektemiljøet. Generelt virker det som deltagende fekteklubber på NFbting 2016 ønsker et samlet fekte-norge og samarbeid. Klubben stiller ingen betingelser for å komme tilbake, men ønsker to ting fra oss: Et brev som forklarer misforståelsene som oppstod i forbindelse med påmelding til internasjonal konkurranse som gjenreiser klubbens troverdighet En tilpassing i NIFs registrering på underavdelinger i fekting, med kårde, sabel og florett. Sak 24/16 Avslutning av ansettelsesforhold med Mariusz Piasecki 11