Bø kommunale eigedomsselskap AS Eigarskapkontroll Bø kommune

Transkript

1 Bø kommunale eigedomsselskap AS Eigarskapkontroll Bø kommune 2014 ::

2 Eigarskapskontroll Bø kommunale eigedomsselskap AS Bø kommune Foto framside: Flyfoto av Bø med Lifjell. Brukt med løyve frå HiT. 2

3 Innhald Samandrag... ii 1 Innleiing Bakgrunn, føremål og problemstillingar Metode Kriterier Høyring Fakta om selskapet Eigarskap Selskapet si leiing Vedtekter og eigarskapsmelding Organisasjon Økonomi Avtaleforhold og juridiske plikter Innsyn, innkjøp og offentlig støtte Helse, miljø og tryggleik Styret sitt arbeid Generalforsamlinga Revisor Framtidsutsikter Vurderingar av selskapet Formål og organisasjonsform Økonomi Avtalar avtale om aksjekjøp - Telemarkshallen AS Styret sitt arbeid Generalforsamlinga Om eigarkommunen Eigarskapsmelding Forvaltning av eigarskapen Vurderingar av eigarskapen Tilrådingar Til selskapet Til eigar Vedlegg i

4 Samandrag Bestilling Eigarskapkontrollen er bestilt av kontrollutvalet i Bø kommune i sak 27/13. Bakgrunn for bestillinga er plan for selskapskontroll , vedteken av kommunestyret i Bø kommune den Kontrollutvalet har bedt om ein generell eigarskapskontroll, og vi har undersøkt følgjande problemstillingar: Har Bø kommune oversikt over sine eigarinteresser i selskapet? Har Bø kommune tydelege målsetjingar med eigarskapen i Bø kommunale eigedomselskap? Har Bø kommune vedtatt føringar for korleis dei skal utøve eigarskapen? Forvaltar Bø kommune eigarskapen i selskapet i samsvar med eventuelle eigne føringar, selskapslovgivinga og KS sine anbefalingar? Metode Eigarskapskontrollen er gjort i samsvar med reglane om gjennomføring av selskapskontroll i kommunelova 77 og 80, samt forskrift om kontrollutval 13 og 14 og gjeldande rettleiar for selskapskontroll, fastsett av Norges kommunerevisorforbund. 1 Om selskapet funn og vurderingar Styret har i hovudsak ført forsvarleg tilsyn med selskapet. Vi har få negative funn og ingen funn som vi vurderer som alvorlege. Vi vil likevel peike på følgjande: Selskapet har låg eigenkapitalprosent som følgje av høg gjeld. Valkomiteen har i nokre høve kome seint i gang med sitt arbeid. Det bør treffast tiltak for at komiteen skal få nok tid til sitt arbeid. Dersom selskapet skal drivast forretningsmessig med overskott og utbetaling av utbytte på sikt, vurderast det som lite føremålstenleg for BKE AS å overta aksjane i Telemarkshallen AS, som kan seiast å være et subsidiert selskap. BKE AS og dotterselskapet Telemarkshallen AS har same styreleiar. I følgje KS sine retningsliner bør dette vera to forskjellige personar. 1 Selskapskontroll - fra A til Å, Norges kommunerevisorforbund 11. mai 2011 ii

5 Om eigar funn og vurderingar Bø kommune må seiast å ha god oversikt over sine eigarinteresser i selskapet. Det kan vere motsetjingar mellom formåla med selskapet, slik det kjem til uttrykk i vedtekter og eigarmelding. Det er såleis grunn til at eigar avklarar nærare kva utbytepolitikk selskapet skal ha. Gjennom eigarskapsmeldinga meiner vi at Bø kommune har etablert klare føringar for utøving av eigarskap, både generelt og i BKE AS spesielt. Eigarmeldinga er godt i samsvar med tilrådingar frå KS om godt eigarskap. Etter det vi kan sjå gjennomfører kommunen obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalde om eigarstyring av utskild verksemd i tråd med eigarskapsmelding og KS sine anbefalingar. Representasjon i eigarorgan er i samsvar med eigarmelding og delegert mynde, men vi kan ikkje sjå at kommunestyret er orientert i samsvar med eigarmeldinga. Det er ikkje gjort evalueringar av styret sitt arbeid i samsvar med tilrådingane. Etter vår vurdering kan prosessen for val av styremedlemmer forbetrast, mellom anna ved at det blir gjort styreevalueringar og at innstilling frå valkomiteen blir grunngjeven. Innstillinga bør ligge føre i god tid før generalforsamling. Forvaltinga av eigarskapen vert elles i det store og heile utøvd i tråd med vedtekter og eigarskapsmelding. Tilrådingar På bakgrunn av det vi har sett i eigarskapkontrollen, tilrår vi at selskapet arbeider for å styrke eigenkapitalen, gjer ei grundig vurdering av kva økonomiske og driftsmessige overtakinga av Telemarkshallen AS kan få for BKE AS, vurderer tiltak for å sikre at styrerepresentasjonen i Telemarkshallen AS og i Bø Kommunale Eigedomselskap AS ikkje er den same, jf. KS sine anbefalingar, gjennomfører styreevaluering, registrere styreverva i Styrevervregistret, vurderer om det er behov for styreforsikring, ser til at kontrollutvalet og kommunens revisor får varsel om generalforsamling. iii

6 Vi tilrår at eigar avklarar kva utbytepolitikk selskapet skal ha, og utarbeider klare retningsliner for utbetaling av utbytte frå selskapet, vurderer om det er behov for å treffe tiltak for å betre informasjonsflyten frå eigarrepresentanten til kommunestyret, treffe tiltak for å betre prosessen rundt styreevaluering og innstilling til val av styre. Skien, 3. september 2014 Gunnar Isaksen Revisor Kirsti Torbjørnson leder for forvaltningsrevisjon iv

7 1 Innleiing 1.1 Bakgrunn, føremål og problemstillingar Eigarskapkontrollen av Bø kommunale eigedomsselskap AS (BKE AS) er bestilt av kontrollutvalet i Bø kommune i sak 27/13. Bakgrunn for bestillinga er plan for selskapskontroll , vedtatt av kommunestyret i Bø kommune. I kontrollen vil vi undersøke følgjande problemstillingar: Har Bø kommune oversikt over sine eigarinteresser i selskapet? Har Bø kommune tydelege målsetjingar med eigarskapen i Bø kommunale eigedomselskap? Har Bø kommune vedtatt føringar for korleis dei skal utøve eigarskapen? Forvaltar Bø kommune eigarskapen i selskapet i samsvar med eventuelle eigne føringar, selskapslovgivinga og KS sine anbefalingar Kontrollen gjeld hovudsakeleg åra 2012 og Selskapet har knytt til seg eit dotterselskap i Sidan dette er så nytt, har vi ikkje undersøkt eigaroppfølginga av dotterselskapet, men vi omtalar overtakinga av selskapet i pkt 2.6 i rapporten. 1.2 Metode Denne kontrollen er ein eigarskapkontroll. Kontrollen er gjennomført i samsvar med reglane om selskapskontroll i kommunelova 77 og 80, forskrift om kontrollutval 13 og 14, samt gjeldande rettleiar for selskapskontroll, fastsett av Norges kommunerevisorforbund. 1 I rapporten presenterer vi noko informasjon om selskapet. Vi meiner at denne informasjonen kan vere med på å gi et heilskapleg bilete av eigarstyringa av selskapet, og om denne fungerer i praksis. Utover dette går ikkje kontrollen djupt når det gjelder styret sitt ansvar og verksemda i selskapet. 1.3 Kriterier Kriterier for vurderingane i rapporten bygger i hovudsak på følgjande kjelder: 1 Selskapskontroll - fra A til Å, Norges kommunerevisorforbund 11. mai

8 lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (koml) lov 13. juni 1997 om aksjeselskap (asl) lov 16. juli 1999 og forskrift 7. april 2006 om offentlige anskaffelser lov 27. november 1992 om offentlig støtte lov 19. mai 2006 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) KS anbefalingar for eigarstyring selskapet sine vedtekter og relevante kommunestyrevedtak eigarskapsmelding for Bø kommune og spesielt BKE AS Fakta i rapporten bygger på informasjon som er innhenta gjennom eigenerklæring frå styret eigenerklæring frå eigarrepresentant intervju med dagleg leiar og styreleiar dokumentgjennomgang Vi fokuserer på negative funn. Det som er i orden blir som hovudregel ikkje omtala. Vi meiner at metodebruk og kjeldetilfang i denne eigarskapkontrollen har gitt eit godt nok grunnlag til å svare på dei problemstillingane som kontrollutvalet har vedtatt. 1.4 Høyring Utkast til rapport er sendt på høyring til selskapet sitt styre og daglege leiing og til ordførar i Bø kommune. Kommentarane er innarbeida i rapporten. 2

9 2 Fakta om selskapet 2.1 Eigarskap Bø kommune eig alle aksjane i selskapet: 457 aksjar á kr Dotterselskap BKE AS har i 2014 kjøpt Bø kommune sine aksjar i Telemarkshallen AS for kr ,- (90,1 %, 1191 aksjar). 2.2 Selskapet si leiing Styret Styrefunksjon Styret valt på ekstraordinær generalforsamling Dato Styreleiar Dieter Oswald Styremedlem - styrets nestleiar Arnhild Bø Styremedlem Arnt Langkaas Styremedlem Bente Dysthe Styremedlem Torfinn Moen 1. Varamedlem Håvard H. Aabø 2. Varamedlem Henry Bråthen 3. Varamedlem Gunnar Kleppen Opplysningane er registrera i Enhetsregisteret. Styreleiars honorar var kr for Dette er heva til kr for Nestleiar har kr pr. år, og dei andre styremedlemmene får kr pr. år. I tillegg godtgjersle på kr per møte. Varamedlemmar får kr pr. møte. Dagleg leiar Trygve Myrene er dagleg leiar i 100% stilling og lønn i 2013 var kr Siste vedtekne stillingsbeskriving er frå og er vedteken av BKE sitt styre. Lønn i 2014 er budsjettert til

10 Stillingsbeskrivinga inneheld ei forholdsvis kortfatta skildring av føremålet med stillinga, ansvarsområder, myndigheit, informasjonsplikt og kven dagleg leiar skal samarbeide godt med. 2.3 Vedtekter og eigarskapsmelding Føremål Selskapet sine vedtekter vart sist endra 27. april Selskapets føremål går fram av vedtektene 3: - Kjøp, sal, drift og oppføring av fast eigedom - Utleie av personell - Utvikle forprosjekter for handel, industri, reiseliv og andre i tilknyting til selskapets eigedomar - Elles alt som naturleg står i samband med prosjektutvikling og prosjektrealisering i tilknyting til selskapets føremål Selskapets primæroppgåver skal være forvalting og strategisk utvikling av kontor- og næringsbygg for Bø kommune. Selskapet driv i all hovudsak med utleige og utvikling av næringseigedom og prosjektering av slike eigedomar. I tillegg vert dagleg leiar leigd ut til Stiftelsen for utleigebustader i 33% stilling. Same person er også dagleg leiar i Telemarkshallen AS. Det er ikkje sagt noko om økonomiske føremål i vedtektene. Kommunen si eigarskapsmelding, vedtatt av kommunestyret , inneheld 19 punkt med generelle retningsliner for eigarskap, leiing og kontroll av selskap eid av Bø kommune. I tillegg inneheld eigarskapsmeldinga særskilde strategiar for BKE AS og dei andre selskapa som kommunen har eigarinteresser i. Her er det gitt signal til styret om at overskott skal brukast til å utvikle selskapet vidare. Eigarskapsmeldinga er nærare omtala i pkt. 4. I intervju med selskapets leiing kom det fram at dei hadde god kjennskap til det som direkte omhandlar BKE AS (pkt 2.4.8), men liten kjennskap til dei 19 punkta som omhandlar Bø kommune sine generelle retningslinjer for eigarskap Organisasjonsform Bø kommune valde i si tid å organisere denne verksemda som eit aksjeselskap. Revisor har ikkje funne dokumentasjon som seier noko om årsaka til dette, men ordførar meiner at det vart gjort for å få ei noko friare drift, med høve til å ta noko større risiko. Organisasjonsforma 4

11 skal vere tilpassa formål, eigar sitt styringsbehov, marknadsmessige tilhøve og konkurranseregelverk jf. eigarskapsmelding pkt Organisasjon Med sin eine tilsette, er BKE ein liten og oversiktlig organisasjon. Dagleg leiar, som er den eine tilsette, har god oversikt. Styreleiar og ordførar utrykkjer at selskapets daglege leiing fungerer bra Planar og styrande dokument Dei fleste planar og dokument blir nemne i andre deler av rapporten. I tillegg til desse har selskapet i 2010 utarbeida et HMS-dokument som inneheld mellom anna HMS-plan med kapitel om ansvarsfordeling, risikoanalyse og rutinar. Selskapets leiing uttalar at dei legg stor vekt på at HMS-reglar og spesielt at Arbeidsmiljølova blir følgd på dei prosjekta der selskapet er byggherre. 2.5 Økonomi Nøkkeltall i BKE AS Alle tall i heile Budsjett Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Ordinært utbytte Resultatgrad i % Sum eiendeler Eigenkapital: Innskoten eigenkapital Opptent eigenkapital Sum gjeld Likviditetsgrad 1 (OM/KG) 6,06 1,76 Eigenkapitaldel i % (av EK+gjeld) 6,25 9,73bil Gjeldsgrad 15,00 9,27 Totalrentabilitet i % 4,56 5,43 5

12 2.5.2 Økonomiske vurderingar Resultatutviklinga har vore positiv frå 2012 til 2013 og ein resultatgrad på 45 er isolert sett, god. Det er budsjettert ei auke på ca. 44 prosent i driftsinntekter frå 2013 til 2014, men ein nedgang i årsresultatet på ca. 80 prosent, som i hovudsak skuldast auka gjeldsrenter. Selskapet har låg eigenkapitaldekning på grunn av stor gjeld. Med så stor gjeldsgrad vil det naturleg nok vera avgjerande med stabile og sikre inntekter. Det vil derfor vere viktig med gode og langsiktige leigeavtalar. Det er også viktig å få leigd ut tomme lokale, noko som i følgje styreleiar og dagleg leiar kan vera ei stor utfordring og til dels problematisk. For at finansieringa av selskapet kan seiast å være sunn, bør eigenkapitalprosenten aukast, jf. aksjelova kapitel 3, II Krav til eigenkapitalen. Bedriftsforbundet og ALTINN antyder ei norm på 30 prosent i eit dokument som inneheld formlar og forklaringar til økonomiske nøkkeltall. Dokumentet er offentleggjort på internett. Likviditeten i selskapet var pr god, mens den eit år tidlegare var mindre god. Selskap av denne art vil ofte ha svingande likviditetstal avhengig av om ein har store prosjekt i gang eller ikkje. I 2011 var til dømes likviditetsgraden på 2,54. I det store og heile vil vi vurdere likviditeten til å vera under kontroll. 2.6 Avtaleforhold og juridiske plikter Vedtektene og offentlege register viser at selskapets firma 2 kan teiknast av dagleg leiar og styreleiar i lag. Prokura er meddelt dagleg leiar i tråd med vedtektene. Styreleiar opplyser at når det gjeld store/viktige avtalar, har styreleiar og dagleg leiar kontakt med ordførar. Dette blir også bekrefta i eigenmelding frå ordførar. Viktige avtalar blir derfor aldri inngått utan at eigar er informert. Dagleg leiar har fullmakt til å setja ut i live tiltak innanfor gjeldane budsjett. Vesentlege kostnadsavvik skal i følgje stillingsbeskriving til dagleg leiar godkjennast av styret. Det er ikkje avdekka forhold som tilseier at selskapet er underlagt noko form for spesiallovgjeving eller treng konsesjonar slik drifta er lagt opp i dag. I kartlegginga av selskapet er det helle ikkje funne uoppgjorde krav eller uoppfylte offentlege krav. Avtale om kjøp av aksjar i Telemarkshallen AS BKE AS kjøpte 90,1 % (1191 stk) av aksjane i Telemarkshallen AS av Bø kommune for kr ,-. Salet av aksjane blei vedteke samrøystes i formannskapet og 2 Rett til å teikne selskapets firma gir ei ubegrensa fullmakt til å representere/forplikte selskapet. 6

13 samrøystes i kommunestyret etter tilråding frå rådmannen. Selskapet handsama kjøp av aksjane i styremøte den Aksjane i Telemarkshallen AS har ein reell verdi på kr. 0,-, jf. protokoll frå styremøte sak 19/13 og den økonomiske situasjonen i Telemarkshallen AS vurderast til å vere dårleg. Salsinntektene i selskapet er låge, og andre driftsutgifter var i 2013 høgare enn salsinntektene. Kommunen sitt formål med å selje aksjane til BKE AS er å få ei meir profesjonell drift og særleg med tanke på meir kommersiell utnytting av anlegget. Aksjelova kapitel IV. Transaksjoner mellom selskapet og aksjeeiere mv. 3-8 regulerer avtalar mellom aksjeselskap (BKE AS) og eigar av selskapet (Bø kommune). Formålet med reglane er å sikre selskapets interesser og å hindre omgåing av reglane om utbytte. Ved transaksjonar som har ein verdi over kr skal styret lage ei fråsegn til generalforsamlinga. Fråsegna skal innehalda ei erklæring om at det er rimeleg samsvar mellom verdien av det vederlaget selskapet skal yte og verdien av det vederlaget selskapet skal motta. Fråsegna skal leggjast ved innkallinga til generalforsamlinga, og den skal utan opphald meldast til Foretaksregisteret. Aksjekjøpet er under kr , og styret har såleis ikkje utarbeida slik fråsegn til generalforsamlinga. 2.7 Innsyn, innkjøp og offentlig støtte BKE AS driv ordinær næringsverksemd, primært innanfor kontor- og næringsbygg, med det økonomiske føremål å drive med overskott, på lik linje med privat eigd verksemd. Selskapet mottar ingen form for offentleg stønad og meiner at dei difor ikkje kjem inn under lov om offentlige anskaffelser jf. forskrift om offentlige anskaffelser 1-2a. Av same årsak vurderer selskapet at heller ikkje offentleglova gjeld for selskapet jfr. lovas 2 andre ledd. Vi har ikkje undersøkt om kjøpet av Telemarkshallen AS endrar dette. 2.8 Helse, miljø og tryggleik Styret opplyser at så langt dei kjenner til, så følgjer selskapet reglane for helse, miljø og tryggleik, sjå punkt i rapporten. Selskapet har berre ein tilsett, og vi har derfor valt å ikkje undersøkje emnet utover dette. 2.9 Styret sitt arbeid Styremøte, -instruks, -innkalling og -protokollar Det er utarbeidd styreinstruks som er vedteken av styret 22. juni

14 Det har vore åtte styremøter i 2012, fem i 2013 og fire pr. 23. april Protokollane viser at styret har vore vedtaksføre på alle møta i Dagsorden for styremøta følgjer i hovudsak eit fast oppsett, og dagleg leiar og styreleiar har kalla inn til styremøta, i tråd med styreinstruks. Protokollane er underskrivne av dei styremedlemmane som har deltatt på møtet. Styreleiar har jamt møter med dagleg leiar mellom styremøta Økonomirapportering Styret opplyser at dei normalt blir informert med ein rekneskapskontroll etter 2. og 3. kvartal i tillegg til rekneskapet som blir lagt fram ved årsslutt. Ved større byggeprosjekt legg dagleg leiar fram oversikt/prognosar i byggeperioden. I følgje eigarskapsmeldinga skal selskapet rapportere til kommunen gjennom innkalling til generalforsamling og gjennom å sende årsmelding, rekneskap og protokoll til kommunen så snart som råd. Kommunen opplyser at dei blir informert gjennom eigarmøter minst to gonger pr. år, elles gjennom jamleg kontakt med dagleg leiar og styreleiar Risikovurderingar Under vår kartlegging av eigarstyringa har vi ikkje kunne identifisera nokon form for systematisk vurdering av risikoar gjort av styre eller selskapet. Og det er difor ikkje heller ikkje identifisert konkrete risikoreduserande tiltak. Styret har ikkje teikna styreforsikring Styreevaluering og registrering i styrevervregisteret Styret har ikkje gjennomført eigenevaluering av styrets arbeid Styreverva ikkje registrert i Styrevervregisteret Generalforsamlinga Ordførar er generalforsamling for selskapet, jf. Delegasjonsreglement vedtatt i kommunestyret Dagleg leiar og styreleiar kallar inn til generalforsamling. I 2014 er innkallinga datert 19 dagar før møtedato, i 2013 er innkallinga datert 21 dagar før og 13 dagar før i I følgje selskapet sine vedtekter skal innkalling skje i brev med 14 dagars varsel, jf. 8. 8

15 Kontrollutvalet er varsla om generalforsamlinga, jf. kommunelova 80 i 2013 og 2014, men ikkje i Kommunens revisor er ikkje varsla desse åra. Jf. 80 siste avsnitt, skal kommunens revisor varslas og har rett til å være tilstade på selskapets generalforsamling Protokollane frå generalforsamlinga er i samsvar med formelle krav, og opplyser at ordførar, styret for selskapet, selskapets revisor og dagleg leiar var til stades på generalforsamlingane. Generalforsamlingane har handsama dei sakene som dei etter aksjelova og vedtektene pliktar å handsame. Protokollane viser at årsrekneskap og årsmelding vart godkjent. Det er ikkje delt ut utbytte i 2012 og Generalforsamlingane har valt styreleiar, styremedlemmer og revisor, og har fastsett godtgjering til disse. Det er kjønnsbalanse i styret. Selskapet har retningslinjer for styresamansetjing, og det er vedtektsfesta valkomité. Det er avhalde ei ekstraordinær generalforsamling i den perioden vi har undersøkt. Hovudsakene her var vedtektsendring av 6 og 8 i selskapsvedtektene, samt val av styremedlemmar og val av medlemmar til valnemnda Revisor Selskapets revisor har gitt normal revisjonsberetning for 2012 og Dette tilseier at intern kontroll, bokføring og rekneskapsrapportering m.m. fungerer tilfredsstillande og at årsrekneskapen er i samsvar med god rekneskapsskikk. Generalforsamlinga valde Ernst & Young som revisor i 2014, jf. aksjelova 7-3. Revisor har deltatt på styremøte før generalforsamling og på generalforsamling. Selskapet har ikkje mottatt nummererte brev frå revisor i den undersøkte perioden. Revisor har utført ordinær regnskapsrevisjon, og noko rådgiving. Note 2 til årsrekneskapen for 2013 viser at revisor fakturerte kr eks meirverdiavgift for ordinær revisjon, og kr eks meirverdiavgift for andre tenester frå revisor. Note 2 til årsrekneskapen for 2012 viser at revisor har fakturert kr eks. meirverdiavgift for ordinær revisjon og kr eks meirverdiavgift for andre tenester frå revisor Framtidsutsikter Årsmeldinga for 2013 seier lite om selskapet sine framtidsutsiktar, men seier litt om utfordringane i Det går fram av årsmeldinga at hovudutfordringa er å få inn nye 9

16 leigetakarar i Napastaabygget og Valenvegen 2. Selskapet arbeider med fleire prosjekt knytt til desse eigedommane og dagleg leiar uttrykker optimisme med omsyn på å få til gode løsningar. Selskapet har auka driftsinntektene betydeleg dei siste åra. Dette har som tidligare nemnt ført til stor gjeld og låg eigenkapital. Selskapet uttaler at dette på sikt vil betre seg dersom driftsinntektene aukar som venta. Kritiske faktorar vil vera gode og langsiktige leigeavtalar og lite tomme lokale. Pr står 1300 kvm utan leigetakarar, og i dagens forfatning, anslår selskapet at inntektspotensialet er vel pr. år. Lokala må ifølge dagleg leiar, rustast opp. Styreleiar og dagleg leiar meiner at overtakinga av Telemarkshallen AS vil ha noko å seie for BKE AS si økonomiske framtid. Styret i Telemarkshallen AS har bedt dagleg leiar i BKE AS om å jobbe med tanke på sal av hallen. Ein arbeider også med sal av utleigegolvet, noko som vil kunne innbringe 1 mill. kroner. 10

17 3 Vurderingar av selskapet 3.1 Formål og organisasjonsform Vår vurdering er at selskapets drift og dagleg leiing er innanfor selskapets formålsparagraf, og at den daglege drifta skjer på ein kompetent måte. I dag skriv leigeinntektene seg frå både kommunale og private leigeavtalar. Størstedelen av driftsinntektene skriv seg frå ikkje-kommunale leigetakarar. Dersom eigar ønskjer at selskapet skal fungera som eit marknadsorientert selskap, så vurderer vi det slik at aksjeselskapsforma er den mest hensiktsmessige og at denne forma tener formålet på beste måte. 3.2 Økonomi Det vedtekne føremålet gir selskapet eit spesifikt men likevel et romsleg handlingsrom. Eigar og styre synest i det store og heile å ha eins syn på kva selskapet si drift skal bestå i. Handlingsrommet vil også være avhengig av eigenkapitalen og gjeldsgraden i selskapet. Dersom eigar ønskjer at selskapet skal gi avkastning i form av utbytte på sikt, er det viktig at handlingsrommet ikkje blir redusera. I så fall er det viktig å styrke eigenkapitalen i forhold til gjelda, jf. også pkt i rapporten. Overtakelsen av aksjane i Telemarkshallen AS, vil etter vår vurdering kunne redusera det økonomiske handlingsrommet til BKE AS, med årsak i den svake økonomiske situasjonen i Telemarkshallen AS. Selskapet har gode og langsiktige leigekontraktar som legg grunnlag for ein sunn økonomi. Dei har også levert rekneskap med eit bra overskott i den kartlagde perioden. Låneopptaket som vart gjort i 2013 vil føre til eit dårlegare resultat for 2014, men på lang sikt vil dei nye leigeavtalene kunne bidra til styrking av økonomien. Eigenkapitalen vurderast til å være svært låg, mest med årsak i høg gjeld. Gjelda vil også auke med 19 mill i haust (2014) når finansieringa av Eurosportbygget er på plass. Låg EK kan til dels forsvarast med sikre og gode leieavtalar, samt at inntektene aukar frå år til år. Etter vår vurdering bør det setjast sterkt fokus på å auke EK-prosenten i åra som kommer. I eigarskapsmeldinga tek rådmann til orde for å utreia ein plan for utbytte frå BKE AS. Dette bør følgjast opp for å få avklart om eigar ønskjer at BKE AS skal være eit reint utbytteselskap eller om det skal vere eit selskap med samansett formål som i dag. Etter vår vurdering bør det uansett ikkje utbetalast utbytte før eigenkapitalen er betydeleg styrka, jf. aksjelova

18 3.3 Avtalar avtale om aksjekjøp - Telemarkshallen AS Avtala er vurdert opp i mot aksjelova 3-8. Vår vurdering er at avtalen ikkje må handsamast i generalforsamlinga for at den skal være bindande for selskapet, jf. 1. ledd pkt. 5. Det vil med andre ord seia at avtala er formelt rett behandla i samsvar med aksjelova. Avtala er også vurdert opp i mot selskapets formålsparagraf, samt eigarskapsmelding. Vi vurderer avtalen til å væra i ytterkant av selskapets formålsparagraf, fordi vi ikkje vurderer hallen til å væra eit berre eit næringsbygg, men meir eit bygg til samfunnsnyttig bruk. Eigarskapsmeldinga seier at selskapet skal drive forretningsmessig og ei overtaking av slik ein art, kan ikkje seiast å væra ei god forretningsmessig avtale for BKE AS. 3.4 Styret sitt arbeid Eigarskapsmeldinga seier at styret skal evaluere sitt arbeid og gi ei samla vurdering i årsmeldinga. Den tilrår også at styremedlemmene registrerer styreverva i Eigarskapsmeldinga tilrår også at det blir teikna styreforsikring. Desse tiltaka er ikkje gjennomført. 3.5 Generalforsamlinga Generalforsamling er halden i samsvar med lov og forskrift med omsyn til tidspunkt og innhald. Innkallinga er sendt ut til rett tid i 2013 og I 2012 blei den send ut 1 dag for seint. I følgje kommunelova 80 skal kontrollutvalet og kommunens revisor også ha kopi av innkallinga. Vi kan ikkje sjå at kommunens revisor har fått innkalling i den undersøkte perioden. 12

19 4 Om eigarkommunen Har Bø kommune oversikt over sine eigarinteresser i selskapet? Har Bø kommune tydelege målsetjingar med eigarskapen i Bø kommunale eigedomselskap? Har Bø kommune vedtatt føringar for korleis dei skal utøve eigarskapen? Forvaltar Bø kommune eigarskapen i selskapet i samsvar med eventuelle eigne føringar, selskapslovgivninga og KS sine anbefalingar. 4.1 Eigarskapsmelding Bø kommune vedtok eigarskapsmelding for kommunen for perioden Denne meldinga avløyser tidlegare melding vedtatt i Eigarmeldinga har to deler, ein generell del om som inneheld retningslinjer for eigarskap, leiing og kontroll av selskap heilt eller delvis eigd av Bø kommune. Det går fram av eigarskapsmeldinga at desse føringane er laga i samsvar med tilrådingar om godt eigarskap frå KS. Del 2 i eigarskapsmeldinga gir oversikt over selskap kommunen har eigarinteresser i og eventuelle mål/strategiar knytt til det einskilde selskapet. BKE AS er omtala her. Det går fram at selskapet skal vere kommunen sitt selskap for forvaltning av eigedomar og bygg for strategisk utvikling på området. Primæroppgåva skal vere kontor og næringsbygg. Selskapet skal drivast etter forretningsmessige prinsipp jf. aksjelova. Overskott skal brukast til å utvikle selskapet vidare. Det går også fram av målformuleringar at selskapet skal vere eit reiskap for vidareutvikling av Bø som regionsenter spesielt. 4.2 Forvaltning av eigarskapen Folkevaldopplæring I følgje ordførar følgjer Bø kommune KS si politikaropplæring. Denne opplæringa går over 3 dagar, med høve til utviding til fire dagar, noko som Bø kommune har nytta seg av. Eigar opplyser at opplæring til styremedlemmar i kommunens selskap, blir gjeve etter behov. Kurs om offentlegheitslova ble halde i regi av kommunen Dette er i tråd med eigarskapsmeldinga som seier at Bø kommune vil organisera ei systematisk opplæring av folkevalde knytt til eigarstyring. 13

20 4.2.2 Representasjon og delegasjon Det er tilrådd at sentral politisk leiing bør vere eigarrepresentant. Ordførar har representert kommunen på generalforsamlinga i BKE AS. Representasjonen går fram av kommunens delegasjonsreglement Rapportering og avklaring av rammer I følgje eigarskapsmeldinga skal det gjennomførast eigarmøte i samsvar med tilråding frå KS. Det blir halde minimum 2 eigarmøter per år, i tillegg til ei generalforsamling i året. Selskapet opplyser at ordførar, som er kommunens eigarrepresentant, blir løpande informert av styreleiar og dagleg leiar. I følgje eigarskapsmeldinga pkt. 2.4 pkt. 7 har ordførar eit særleg ansvar for at det vert lagt til rette for gode samhandlingsrutinar mellom kommunen og selskap. Rådmannen opplyser i sitt høyringsfråsegn at eigarskapet blir løypande behandla i formannskapet. Her er det ein gjennomgang både i forkant og i etterkant av generalforsamlinga. Relevante dokumenter blir lagt fram for kommunestyret som referatsaker. Ekstraordinære sakar, som til dømes sal av Telemarkshallen AS blir handsama av kommunestyret Styreevaluering og styreinstruks Eigarskapsmeldinga seier at styret i si årsmelding skal gje ei samla vurdering av selskapet si styring og leiing. Årsmeldingane for 2012 og 2013 er svake på dette punktet, og inneheld ingen direkte vurderingar med omsyn til det temaet. Styret opplyser at eigar gjer evalueringar. Kva desse evalueringane går ut på, er ikkje spesifisert eller dokumentert. Eigar, ved ordførar, opplyser at det blir gjort løpande evalueringar av styret og bekreftar dermed det styret opplyser. Eigenerklæringar, intervju og annan dokumentasjon gjer ingen indikasjonar på at styreinstruksen ikkje vert etterlevd Val av styremedlemmer Ei av dei viktigaste oppgåvene for eigar, er å velje eit godt og kompetent styre. Vedtektene seier at selskapet skal leiast av eit styre med leder og fire styremedlemmer. To av styremedlemane skal veljast blant kommunestyrets faste medlemmer og varamedlemmar. 14

21 Styret har fem medlemmar. I følgje kommunelova 80 a skal begge kjønn vere representert med minst to. I dag sit det tre menn og to kvinner i styret. I følgje vedtektene skal selskapet ha valnemnd. I følgje KS sine tilrådingar og eigarskapsmelding skal valnemnda innstilla på representantar i selskapsstyret for å sikra naudsynt kompetanse til å leia selskapet i tråd med eigar sitt føremål. Valnemnda si tilråding bør i følgje eigarskapsmeldinga grunngjevast. Valnemnda skal bestå av tre medlemmar og veljast på den ordinære generalforsamlinga. Vedtektene og eigarskapsmeldinga gir ingen kriterier for representasjonen. KS si tilråding er at valkomiteens fleirtal bør vere uavhengig av styre og tilsette. I intervju med styreleiar og dagleg leiar kom det fram at valnemnda dei siste åra ikkje har kome i gang med sitt arbeid i rett tid. Det har skjedd at valkomiteens forslag ikkje har vore klart før generalforsamlinga har starta. Årsaka kan ifølgje dagleg leiar vera at beskjed frå dagleg leiar til kommuneadministrasjonen (postmottak) ikkje har kome fram til valkomiteen i tide. Det går ikkje fram av dokumentasjonen om valkomiteens forslag er grunngjeve eller ikkje, slik eigarskapsmeldinga seier at den skal. 15

22 5 Vurderingar av eigarskapen Oversikt over eigarinteresser Bø kommune må seiast å ha god oversikt over sine eigarinteresser i selskapet. Kommunen legg vekt på at selskapet er viktig for næringsutviklinga i Bø og for forvaltninga av kommunen sine eigedomar. Det bør vurderast av eigar å kartleggja potensialet for selskapet og om selskapet på sikt kan gi utbytte til eigar, jf. rådmannens tilråding i eigarskapsmeldinga. Tydelege målsetjingar? Målsetjingar med selskapet er formulera i formålsparagrafen i vedtektene og styringssignal i eigarskapsmeldinga, som seier at selskapet både er eit viktig reiskap for forvaltning av kommunen sine eigedomar og verdiar, samt for vidareutvikling av Bø som regionsenter spesielt. Det går også fram at selskapet skal drivast etter forretningsmessige prinsipp. Det kan etter omstenda ligge motsetjingar i dette samansette formålet. Det er såleis grunn til at eigar avklarar nærare kva utbytepolitikk selskapet skal ha. Generelle føringar for utøving av eigarskap Gjennom eigarskapsmeldinga meiner vi at Bø kommune har etablert klare føringar for utøving av eigarskap, både generelt og i BKE AS spesielt. Eigarmeldinga er godt i samsvar med tilrådingar frå KS om godt eigarskap. Utøving av eigarskap Etter det vi kan sjå gjennomfører kommunen obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalde om eigarstyring av utskild verksemd i tråd med eigarskapsmelding og KS sine anbefalingar. Representasjon i eigarorgan er i samsvar med eigarmelding og tilrådingar frå KS. Vi kan ikkje sjå at det er gjort evalueringar av styret sitt arbeid i samsvar med tilrådingane. Etter vår vurdering kan prosessen for val av styremedlemmer forbetrast, mellom anna ved at innstilling frå valkomiteen blir lagt fram i god tid, og at innstillinga blir grunngjeven i samsvar med føringane i eigarskapsmeldinga. Det er rett nok ingen indikasjonar på at det er noko å utsetje på styresamansetninga i dag eller tidligare. 16

23 Forvaltinga av eigarskapen vert elles i det store og heile utøvd i tråd med vedtekter og eigarskapsmelding. 17

24 6 Tilrådingar 6.1 Til selskapet På bakgrunn av det vi har sett i eigarskapkontrollen, tilrår vi at selskapet arbeider for å styrke eigenkapitalen, gjer ei grundig vurdering av kva økonomiske og driftsmessige overtakinga av Telemarkshallen AS kan få for BKE AS, vurderer tiltak for å sikre at styrerepresentasjonen i Telemarkshallen AS og i Bø kommunale eigedomselskap AS ikkje er den same, jf. KS sine anbefalingar, gjennomfører styreevaluering, registrere styreverva i Styrevervregistret, vurderer om det er behov for styreforsikring, oppdaterer opplysningar om endringar i styret i Enhetsregisteret, ser til at kontrollutvalet og kommunens revisor får varsel om generalforsamling. 6.2 Til eigar Vi tilrår at eigar avklarar kva utbytepolitikk selskapet skal ha, og utarbeider klare retningsliner for utbetaling av utbytte frå selskapet, i tråd med aksjelova og god forretningsskikk, vurderer om det er behov for å treffe tiltak for å betre informasjonsflyten frå eigarrepresentant til kommunestyret, treffe tiltak for å betre prosessen rundt styreevaluering og innstilling til val av styre. Vedlegg Vedlegg 1 Formlar for berekning av nøkkeltal Vedlegg 2 Eventuelle kommentarar til rapporten frå eigar/selskapet. Vedlegg 3 KS tilrådingar for godt eigarskap 18

25 Vedlegg 1: Formlar nytta ved berekning av nøkkeltall: Resultatgrad i % (Driftsresultat x 100) / Sum driftsinntekter Resultatgraden er et mål på hvor stort driftsresultatet er i forhold til omsetningen. Likviditetsgrad 1 Sum omløpsmidler / Sum kortsiktig gjeld Likviditetsgrad 1 måler bedriftens evne til å dekke betalingspliktene etter hvert som de forfaller. Likviditetsgrad 1 bør være større enn 1,5. Egenkapitalandel i % (Sum egenkapital x 100) / Sum totalkapital Er et uttrykk for hvor stor del av eiendelene som er finansiert med egenkapital og dermed hvor mye av eiendelene som kan gå tapt før kreditorenes fordringer kommer i fare. Gjeldsgrad Sum gjeld / Sum egenkapital Gjeldsgraden viser hvor stor gjelda er i forhold til egenkapitalen. En gjeldsgrad på 1 vil si at bedriften har like stor gjeld som egenkapital. En kan si at jo mindre dette forholdstallet er, jo mer solid er bedriften. Totalrentabilitet i % (Driftsresultat + finansinntekter) x 100 / Gjennomsnittlig totalkapital Totalrentabiliteten viser bedriftens avkastning på den totale kapitalen som er bundet i bedriften. Er altså et mål på avkastningen på selve eiendelene, og representerer et viktig nøkkeltall ved lønnsomhetsberegning. 0

26 Vedlegg 2: Høyringsuttale 1

27 2

28 3

29 Vedlegg 3: KS Anbefalinger om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/ fylkeskommunalt eide selskap og foretak Nr. 1 Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte Kommuner bør som en del av folkevalgtopplæringen gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspektene knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første 6 månedene av valgperioden og senere med oppfølging etter 2 år. Det anbefales at kommunestyret etter gjennomføring av generalforsamling, får forelagt en oversikt over status for selskapene. Nr. 2 Utarbeidelse av eierskapsmeldinger Kommuner skal foreta en politisk gjennomgang av virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter eller interkommunale organer gjennom utarbeidelse av en eierskapsmelding. Eierskapsmeldingen bør gjennomgås og eventuelt revideres hvert år i kommunestyret. Eierskapsmeldingen skal følges av strategier og formål/selskapsavtale for det enkelte selskap. Alt eierskap i selvstendige rettssubjekter skal fremgå på en klar og instruktiv måte i kommunens årsberetning. Interkommunale eierskapsmeldinger kan også utarbeides. Nr. 3 Utarbeidelse og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter Selskapets virksomhet skal tydeliggjøres i vedtektene/selskapsavtalen. Innenfor rammen av vedtektene/selskapsavtalen bør selskapet ha klare mål og strategier for sin virksomhet. Eierne skal ha et bevisst forhold til en eventuell forventet avkastning. For selskaper som opererer innenfor et marked skal prinsippene for en eventuell utbyttepolitikk klargjøres og deretter fremmes for eierorganet gjennom selskapsavtalen/vedtektene. Langsiktighet og samfunnsansvar bør legges til grunn for det kommunale/fylkeskommunale eierskap. Formålsangivelsen i selskapsavtale/vedtekter bør vurderes med jevne mellomrom for å se om det er behov for endringer. Nr. 4 Vurderinger og valg av selskapsform Det er eiers ansvar å sikre en selskapsform som er tilpasset virksomhetens formål, eierstyringsbehov, markedsmessige forhold og konkurranseregelverket. Skal selskapet ta risiko og operere i et marked bør det etableres et selskap med begrenset ansvar. Der selskapet skal yte tjenester til eierne i egenregi kan både interkommunale selskap 4

30 og foretak være hensiktsmessige former. Stiftelser er ikke anbefalt for virksomhet som krever eierstyring. Nr. 5 Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet Selskaper som opererer med konkurransevirksomhet i tillegg til monopolvirksomhet, bør som hovedregel skille ut virksomheten for å unngå mistanke om muligheten for rolleblanding og kryssubsidiering. Organiseringen av konkurranseutsatt virksomhet bør så langt mulig være ledelsesmessig, personalmessig og fysisk atskilt fra monopolvirksomheten. Dette må være utgangspunktet, og oppfyller man ikke dette må det være en bevissthet om hvorfor. Nr. 6 Tilsyn og kontroll med kommunale foretak og med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper Kommunestyret har både et tilsyns og kontrollansvar for å sikre at kommunen når sine mål, at regelverket etterleves og at etiske hensyn ivaretas. Kontrollen utføres blant annet gjennom regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalget er delegert denne funksjonen fra kommunestyret og har derfor en spesielt viktig rolle i eierstyringen. Nr. 7 Sammensetning og funksjon til eierorgan For aksjeselskap og interkommunale selskaper anbefales det at kommunestyret oppnevner politisk ledelse som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierutøvelsen skal speile kommunestyrets samlede/flertallsbeslutning. Det er sentralt at det opprettes en forutsigbar og klar kommunikasjon mellom eierorgan og kommunestyre i forkant av generalforsamling/representantskapsmøte. Nr. 8 Gjennomføring av eiermøter De formelle eiermøtene er enten generalforsamling eller representantskap, men det kan også innkalles til eiermøter i tillegg til disse. Styret bør tilrettelegge for at flest mulig av eierorganets medlemmer kan delta i generalforsamling/representantskapet og at dette blir en effektiv møteplass for aksjeeierne og styret. Dette gjøres ved å følge lovens regler om innkalling, at saksdokumentene er utførlige nok til å ta stilling til sakene, at eierne som ikke kan møte skal kunne stemme ved bruk av fullmakt (gjelder ikke interkommunale selskaper), at styret, revisjon og valgkomité er tilstede samt rutiner for at eierorganet velger møteledelse. 5

31 Nr. 9 Eiers krav til profesjonelle styrer i kommunal sektor Det er eiers ansvar å sørge for at styret sammensettes og gis de nødvendige styringsrammene for å utøve sitt virke som et profesjonelt organ. Et profesjonelt styre som kollegium består av personer med egnede personlige egenskaper som utfyller hverandre kompetansemessig. Nr. 10 Valgkomité for styreutnevnelse i aksjeselskap og interkommunale selskaper Ved valg av styre til selskaper organisert etter aksjeloven og lov om interkommunale selskaper bør det vedtektsfestes bruk av valgkomité hvor formålet er å sikre sammensetning av styre med komplementær kompetanse og i tråd med eiers formål med selskapet. Representantskapets/generalforsamlingens leder velger leder av valgkomiteen. I selskap med flere eierkommuner bør valgkomiteen sammensettes for å speile eierandel. Flertallet av valgkomiteen bør være uavhengige av styret og ansatte. Valgkomiteens innstilling bør begrunnes. Valgperioden kan vedtektsfestes men allikevel være fleksibel i forhold til eiers behov for kompetanse. Nr. 11 Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene Eier har ansvar for å sikre at styret besitter den nødvendige kompetansen for å nå selskapets mål, jmf. punkt 9. I dette ligger det også at eier står fritt til å skifte ut styremedlemmer innenfor valgperioden. Men styret selv har også et selvstendig ansvar for å Jevnlig vurdere egen kompetanse i forhold til eiernes formål med selskapet og det er derfor anbefalt en rekke rutiner for å sikre nødvendig kompetanse. Nr. 12 Styresammensetning i konsernmodell Styret i morselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap. Konserndirektøren kan være representert i datterselskapenes styrer. Dersom datterselskap yter tjenester til morselskap i konkurranse med andre bør det være ledelsesmessig og funksjonelt skille mellom selskapene for å unngå inhabilitet og rolleblanding i anbudsprosesser. Dersom det i konsernet er et datterselskap som yter monopoltjenester til sine eiere eller innbyggerne i eiers kommuner bør eksterne kandidater ha flertall i datterstyret. Nr. 13 Oppnevnelse av vararepresentanter Der det utpekes vara til styre bør ordningen med numerisk vara benyttes for å sikre kontinuitet og kompetanse i styret. Nr. 14 Habilitetsvurderinger og politisk representasjon i styrene Det er opp til hvert enkelt eierorgan (representantskap/generalforsamling) å avgjøre hvilken type kompetanse et styre skal ha. I utgangspunktet anbefales det å unngå 6

32 situasjoner der styrets medlemmer jevnlig blir vurdert i forhold til forvaltningslovens regler om habilitet og derfor kritisk vurderer bruken av ledende politikere i selskapsstyrene. Det anbefales at styrene etablerer faste rutiner for å håndtere mulige habilitetskonflikter, og at kommunestyret oppretter en valgkomité som innstiller til det organ som skal velge styrerepresentanter. Nr. 15 Kjønnsrepresentasjon i styrene I loven er det nå krav om 40 % kjønnsrepresentasjon i styrene for både interkommunale selskap, aksjeselskap og aksjeselskap hvor kommuner og fylkeskommuner har eiermajoritet. Egne rekrutteringsseminar bør iverksettes der det er vanskelig å oppnå lik kjønnsrepresentasjon. Nr. 16 Godtgjøring og registrering av styreverv Kommunen bør i forbindelse med utarbeidelse og eventuell revidering av eiermelding gjennomføre en prinsipiell diskusjon om honorar som grunnlag for eierorganets fastsetting av styrehonorar, uavhengig av organisasjonsform. Alle som påtar seg styreverv for kommunale selskaper bør registrere vervene på Nr. 17 Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter Det anbefales at selskapene ved utskilling av virksomhet til selvstendige rettssubjekter søker medlemskap i en arbeidsgiverorganisasjon. Nr. 18 Utarbeidelse av etiske retningslinjer Det anbefales at eier påser at selskapsstyrene utarbeider og jevnlig reviderer etiske retningslinjer for selskapsdriften. Nr. 19 Administrasjonssjefens rolle i kommunale og fylkeskommunale foretak. Administrasjonssjefens rolle som budsjettansvarlig for kommunens samlede økonomiske virksomhet herunder foretakene kombinert med manglende instruksjonsmyndighet overfor daglig leders disponeringer bør være gjenstand for en samhandlingsdiskusjon ved opprettelse av foretak. Administrasjonssjefen, stedfortreder eller andre i ledende administrative posisjoner samt medlem av fylkesog kommunalråd kan ikke sitte i styret. I kommuner med parlamentarisme kan ikke kommune- og fylkesråd sitte i foretaksstyrene. Det samme gjelder administrasjonssjef/stedfortreder. Det anbefales at styrene etablerer faste rutiner for å håndtere mulige habilitetskonflikter. 7