Kvalitet i matrikkelen

Transkript

1 Kvalitet i matrikkelen

2 Innhold Kvalitet i matrikkelen Innledning FØRING AV MATRIKKELEN TIL RETT TID Eiendom Geometrisjekk MUF-Utsatt forretning, ML Føring av jordskiftesaker Føring av saker for Statens vegvesen Oppmåling ved omsetning (< 5 da og ikke oppmålt) MF-Midlertidig forretning, DL Adresser Innføring av veiadresser i hele Norge Bygning Bygningsarealer (Kartverket blir målt på ulike areal) Uttak av fylkesvise boligbyggestatistikker KVALITETSKONTROLL AV EKSISTERENDE DATA Kvalitetsheving av eksisterende data i matrikkelen Kvalitetsheving av sirkeleiendom Kvalitetsheving av eiendommer uten teig Kvalitetsheving av teig med flere bruksnummer Veinavn og føring av kortversjon av veinavn (22 tegn) Avvik mellom grunnbok og matrikkel Eiere i grunnbok som fortsatt er registrert med løpenummer Eiere i grunnbok hvor firma er registrert oppløst i Brønnøysund Eiere i grunnbok hvor eier er død Avvik mellom Postregister og matrikkel Avvik mellom SSB og matrikkel LOGGING AV UTFØRTE TILTAK I KOMMUNENE System for å registrere kvaliteten Innsamling av informasjon om kvaliteten i matrikkelen Prioritering av kvalitetsheving av dataene i matrikkelen AVSLUTNING Oppsummering

3 Kvalitet i matrikkelen På faggruppemøtet den 10. februar 2016 ble det bestemt at det skulle settes ned en gruppe som skulle se på kvalitetstiltak i matrikkelen. I referatet som ble utsendt den 13. mars 2016 ble mandatet begrenset med noen punkt som skulle utredes. Siden vi i gruppa hadde satt i gang før dette, er det tatt med flere punkt i vårt arbeid. Mandat: Tre representanter (en fra Kartverket, to fra kommunene) jobber ut et forslag til hvilke parametere vi skal følge videre, hvordan vi kan følge dette, og foreslå tiltak (både kortsiktige og langsiktige i forhold til budsjetter): Bygningsarealer (dette vil Kartverket bli målt på fra KMD) Vegadresser MUF Sirkeleiendommer Teig med flere matrikkelenheter Jordskiftesaker som ikke føres Avvik mellom grunnboka og matrikkelen Navn på representanter: For Kartverket: For Storkommunegruppa: For andre kommuner: Finn Ørnes Jan Inge Torgersen Arne Nysveen 3

4 1.0 Innledning Det viktigste grunnlaget for å sikre god kvalitet i matrikkelen, er god matrikkelkompetanse og kapasitet i kommunene. I tillegg til opplæringen av matrikkelførere, må Kartverket følge opp arbeidet som gjøres i kommunene, slik at vi i framtiden unngår å måtte kvalitetsheve det som legges inn i matrikkelen i dag. For å sikre at alle kommunene prioriterer løpende oppdatering av matrikkelen til riktig tid og med god kvalitet, mener gruppa at det er viktig å øke fokuset på de viktigste dataene. I tillegg er det viktig å sørge for at kommunene har forståelse for hvorfor det er så viktig å prioritere ajourholdet av matrikkelen. Vi er kjent med at SSB over mange år, har måtte innhente grunnlagsdata for statistikk via alternative metoder som mail og telefon. Med 428 kommuner kan det være ulike årsaker til manglende- eller forsinka føring. Vi tror at noen av årsakene kan være en kombinasjon av lite/manglende ressurser eller prioritering av disse oppgavene i kommunene. For at brukerne av matrikkeldataene skal ha tillit til matrikkeldataene er det viktig at det sikres løpende ajourhold av matrikkelen med god kvalitet i alle kommunene. Vi mener kvalitetsarbeidet bør deles i: 1. Føring av matrikkel til rett tid (Eiendoms-, adresse- og bygningsdata) 2. System for å registrere dagens kvalitet og gjennomførte prosjekter 3. Prioritering av ulike kvalitetshevingsprosjekt 4. Kvalitetsheving eiendom-, adresse-, bygnings- og eierdata. 4

5 2.0 FØRING AV MATRIKKELEN TIL RETT TID Vi tror at det må fokuseres på løpende ajourhold og at eventuell svikt blir fanget opp tidligst mulig via ulike kontroller. Det vil i denne sammenheng være viktig at det gjøres en vurdering på hva som er fornuftige frister for føring. Vi mener at alle hendelser innen eiendom bør føres innenfor dagens femdagers frist. Når det gjelder adresse og bygg bør disse vurderes endret til «innen måneden» vedtaket er gjort + fem virkedager (Dette var gjeldende retningslinjer for føring av bygningsdata til GAB-registeret ( )). Hvis manglende føring ikke kan løses lokalt, bør kommunene pålegges å overlate føring til annen kommune (midlertidig eller langsiktig avtale), og som siste utveg overlate føring til Kartverket. Det vil være urealistisk å opprettholde femdagers frist for føring for andre kommuner. Det bør utformes opptellinger som kan bistå Kartverket å holde en oversikt over endringer innen eiendom, adresse og bygning (opptelling hittil i år og gjennomsnittstall for 5 og 10 år?). På dagens nettsider finnes det noen opptellinger for eksempel etterslep på føring av bygg. Vinnerne på disse opptellingene er de uten føring og null i etterslep. Når kommunen senere har fått igangsatt føringen, blir dette flagget med stort etterslep. Det burde heller blitt satt fokus på manglende eller svikt i føring. Sviktende føring er mer alvorlig enn brudd på femdagers frist. For å sikre løpende føring i alle kommunene, bør det tas ut halvårlige kontroller. Mulig at det er adresse og bygning som er mest utsatt for svikt i føring? Eiendom følges i dag opp via MUF-Midlertidig utsatt forretning og som ikke blir sluttført innen frist. 2.1 Eiendom Innen eiendom er det laget en del valideringer som sikrer en minimumskvalitet på det som blir ført. Vi anbefaler at det gjøres noen kontroller i alle kommuner over føring av eiendom i matrikkelen. Se på bruk av kvalitetskoding i føringen av eiendom. Fylkeskartkontorene kan her gjøre vurderinger på hva som bør kontrolleres og følges opp spesielt Geometrisjekk I dag finnes det en geometrisjekk for eiendomskartet i matrikkelen. Det burde vært en 5

6 oppfølging av avvikene med veiledning. I tillegg burde det vært gjort en vurdering om det er andre kontroller som skulle vært kjørt til faste tidsintervall MUF-Utsatt forretning, ML I dag er det laget ett opplegg hvor Kartverket følger opp kommuner med restanser i samarbeid med fylkesmennene. Kartverket bør ha en streng praksis i å påse at kommunene følger regelverket for utsatt forretning. Statistikk forrestanser for MF og MUF er lagt ut på Kartverkets hjemmeside Føring av jordskiftesaker Vi har fått informasjon fra Kartverket om at det er noen jordskiftesaker som er sendt til kommunene som ikke blir ført. For å framskaffe tall for disse, bør det sendes forespørsel til jordskifterettene med spørsmål om det er saker som er oversendt kommunene som ikke er ført. Det kan også være aktuelt å sende forespørselen til kommunene. I første omgang er jordskiftesaker fra 2008 og frem til i dag som bør ha fokus. Kortsiktige tiltak: Finne omfanget av restansene på føring av jordskiftesaker (Antall, % og liste med avvik). Det kan være aktuelt å sende forespørsel til jordskifterettene. 6

7 Langsiktige tiltak: Kartverket bør i samarbeid med Domstoladministrasjonen utarbeide rutiner som sikrer at alle jordskiftesaker blir ført i matrikkelen innen frist. Gjennomgang av eldre saker og sikre at alle disse er blitt ført. I dag er jordskiftekartene skannet, men mangler georeferering. Ved en slik tilrettelegging av kartene kan kommunen eller Kartverket enkelt kontrollere jordskiftekartene mot matrikkelen og evt avdekke feil og manglende føring (Hvor alvorlige skal feilene være for at de skal rettes?). Grensemerker i matrikkel bør få tillagt ny egenskap om opprinnelse (Kilder: Jordskifte, oppmålingsforretning, kartforretning, skylddelingsforretning, ØK, og lignende) Prioritet: Saker etter innføring av matrikkelloven bør ha høy prioritet Eldre saker vil måtte organiseres som ett prosjekt og kan ha lavere prioritet Føring av saker for Statens vegvesen På faggruppemøtet ble det også nevnt at det også var problemer med at ikke alle kommuner var ajour med føring av saker for Statens vegvesen. For å gi matrikkelen troverdighet må vi sikre at alle saker til føring blir ført i matrikkelen. Kortsiktige tiltak: Finne omfanget av restansene på føring av saker fra Statens vegvesen (Antall, % og liste med avvik). Det kan være aktuelt å sende forespørsel til grunnseksjonene i regionskontorene til Statens vegvesen. Langsiktige tiltak: Kartverket bør i samarbeid med Statens vegvesen utarbeide rutiner som sikrer at alle veisaker blir ført i matrikkelen. Prioritet: Saker etter innføring av matrikkelloven bør ha høy prioritet. Eldre saker vil måtte organiseres som ett prosjekt og kan derfor ha lav prioritet 7

8 Oppmåling ved omsetning (< 5 da og ikke oppmålt) (Spesifikasjon for måleplikt hvilke eiendommer som vil utløse måleplikt ved omsetning) Selv om Ml 7 enda ikke er iverksatt, mener vi at det burde utformes opptellinger som viser antall «7eiendommer» og hvilke som evt blir berørt ved omsetning. For å forberede en slik innføring burde det vært utformet retningslinjer for utløsning av måleplikt ved omsetning. I dette arbeidet kunne det vært gjennomført merking av slike eiendommer som en indikator på slik måleplikt ved omsetning etter Ml 7. Ved eventuell iverksetting må det vurdere om rekvirert oppmåling etter 7 skal angis i matrikkel eller om det bare er det ferdige resultatet av forretningen skal føres i matrikkelen. I så tilfelle vil restanser bare kunne fanges opp via tilsyn og kontroll av saker i sak/arkiv MF-Midlertidig forretning, DL Vi regner med at både eiendommer registrert med MF midlertidig forretning og DL 2.5 overlatt til FKK blir fulgt opp av Statens kartverk og at disse er sluttført innen få år. Kortsiktig og langsiktige tiltak: Kartverket kjører nå ett opplegg som skal sikre at alle slike saker blir avsluttet. Prioritet: Høy. 2.2 Adresser Det er ønskelig at alle boliger, næring og fritidsbygg får tildelt veiadresser. For å sikre at alle boliger får egen adresse er det i matrikkelen lagt inn validering ved oppdatering av igangsettingstillatelse. I forbindelse med føring av nye rammetillatelser for bygg kan dette utløse behov for omadresseringer for å frigjøre husnummer for nye bygg. Det er derfor viktig at valideringene forhindrer føring av nye bygg. Det er ingen god løsning å ta i bruk matrikkeladresser for å føre store boligbygg med mange innganger. Innføring av validering på utfylling av vedtatt kortversjon av veinavn når dette bryter grensen på 22 tegn. 8

9 2.2.1 Innføring av veiadresser i hele Norge Matrikkeladresser og veiadresser Mange kommuner har bare matrikkeladresser i kommunen og Kartverket oppfordrer flest mulig å innføre veiadresser. Gjennomføring er beskrevet i Adresseveilederen til Kartverket. Fylkeskartkontorene har en viktig rolle med å ta dette opp i forbindelse med årlige møter med aktuelle kommuner. Statistikk for vegadresser og matrikkeladresser er lagt ut på Kartverkets hjemmeside. Kortsiktige tiltak: Opplegg med automatisk utsendelse av adresserapporter til abonnenter (gratis). Det er viktig at alle adressebrukere får informasjon om nye veinavn, veiadresser og endringer av adresser. Eier av eiendom får selvfølgelig brev med vedtaket fra kommunen, men hvordan sikre at andre adressebrukere får denne informasjonen? Mange kommuner yter i dag denne tjenesten ved å ta ut slik informasjon fra matrikkelen og publisere på kommunens nettsider. Det bør lages et opplegg hvor Kartverket bidrar i et standardisert opplegg for alle kommunene, og hvor kommunene kan lenke en nettside til slik informasjon. Egen side per kommune med tilrettelagte rapporter? Det kan lages et opplegg hvor det månedlig eller kvartalsvis gis tilgang på endringsdata (Blir som de gamle gratisrapportene som ble tatt ut av IBM til kommunene ( ): - Nye eller endring i veinavn - Nye eller endring i veiadresser inkludert bolignummer (flerboligbygg) Kommunene bør oppfordres til å publisere endringene på egne nettsider (lenke) Eksempel: Nye, endring eller sletting av veinavn Kommune: 1103 Stavanger Periode

10 Eksempel: Nye, endring eller sletting av veiadresser Kommune: 1103 Stavanger Periode Del 1: Nye adresser Del 2: Endrede adresseidenter Del 3: Endrede adressedata Bør isoleres som egen rapport Del 4: Utgåtte adresser Delrapport 1, 2 og 4 kan slås sammen til en rapport. Delrapport 3 viser endring på kretsdata eller koordinatsett. Denne kan derfor gi store utslag på 10

11 endringer og bør leveres som egen rapport. For å forenkle uttaket bør det vurderes om de bør tas ut for hele fylke hvor det tillegges kommunenummer i starten av hver linje. I forbindelse med beskrivelse av kvalitetsprosjekter bør det også tas med fremgangsmåte for endring av ulike kommunale kretser. -Beskrive fremgangsmåte for endring av skole- eller valg kretser -Beskrive fremgangsmåte for oppdatering av bydeler eller levekårssoner på adressene i matrikkelen (Kommunalkrets1 og -2) Prioritet: Det er viktig at offisielle veinavn og veiadresser blir tatt i bruk i Norge. For å sikre at alle nye veinavn, nye adresser og endringer blir brukt, så må disse gjøres tilgjengelig for næringslivet. Prioritet: Høy Må få høy prioritet, da adressene er viktig og at det er enkelt å gjøre disse tilgjengelige. 2.3 Bygning Det er viktig å følge opp alle kommuner for å sikre tidsriktig oppdatering. SSB må i dag bruke tid på å ta kontakt med enkeltkommuner for å få boligbyggetall for alle kommuner. Dette burde være unødvendig, da alle kommuner har plikt til å melde endringer innen eiendom, adresse og bygning til matrikkelen. Samtidig er det noen typer føringer som ikke forstås riktig av SSB. Eksempel på dette er carporter som etter NS3940 er definert som åpne arealer. Arealet for slike bygg kan ikke føres som bruksareal og blir av mange kommuner ført i feltet kommunaltillegsdel i feltet Alternativareal 1 eller 2. Slike bygg opptrer hos SSB som etasje uten areal og bygg uten areal. Dette kunne vært løst med nytt felt i basen åpent areal Eksempel på føring av åpne areal for carporter: 11

12 2.3.2 Bygningsarealer (Kartverket blir målt på ulike areal) Bruksareal bolig og annet og antall boliger I dag er de fleste kjent med arealbegrepet bruksareal (bruksareal til boligformål og annet formål). Slike areal skal beregnes for alle etasjer og skal følge «søknad om igangsetting». Problemet er at søknadene ofte er mangelfulle og at det ikke finnes noe godt system for å etterlyse manglende utfyllinger av søknadene. Kommunene sitter derfor ofte selv og kontrollerer/beregner bruksarealene. Bruksarealet nyttes av kommune som grunnlag for innkreving av vann- og avløpsgebyr (Grunnlag for beregning av vann- og avløpsgebyr). For kommuner som har innført eiendomsskatt nyttes også ofte bruksareal som grunnlag for utskrivingen av eiendomsskatten. Kommunene har derfor en interesse for at dette arealet har best mulig kvalitet. Carporter er i NS3940 definert som åpne areal og det bør etableres eget felt på etasjenivå som sikrer lik føring av åpne areal for alle kommuner. Det bør årlig lages oversikt over antall hovedbygg med- og uten bruksareal + %) Prioritet: Høy Bruttoareal etasje og leilighet Bruttoarealet blir i dag i liten grad registrert i matrikkelen. Årsak: - Det finnes ikke søknadsskjema som inneholder bruttoareal for etasjebygning - Arealene må beregnes manuelt av kommunen via gjennomgang av tegninger og manuell beregning. Byggesak prioriterer heller lav saksbehandlingstid enn beregning av bruttoareal. Bruttoareal bør flyttes til kommunal tilleggsdel, i vertfall frem til det er laget ett opplegg som sikrer utfylling av søknad med bruttoareal på etasjenivå og leiligheter. Prioritet: Lav Primær- og sekundærareal (P-rom/S-rom) Bør ikke tas inn i matrikkelen, før det er laget ett godt opplegg rundt dette med retting av feil hos Skatteetaten. Enda ett arealbegrep i matrikkelen vil svekke dagens bruk av bruksareal. Prioritet: Lav 12

13 Bebygd areal Bebygd areal etter matrikkelloven (føringsinstruks) plan og bygningsloven (grad av utnytting) har ulik tolkning og bør flyttes over til kommunal tilleggsdel Prioritet: Lav Uttak av fylkesvise boligbyggestatistikker For å stimulere til løpende oppdatering av boenheter, bør det for alle fylker tas ut fylkesvise opptellinger over boligbyggingen. Det er ingen mening i at SSB skal måtte ringe rundt til kommunene for å få tilfredsstillende boligbyggetall til å lage månedlig boligbyggestatistikk. Tiltak for å sikre månedlig føring av bygningsdelen av matrikkelen: - Opptelling av boligbygging pr måned for alle kommunene i hvert fylke - Opptelling av boligbygging hittil i år for all kommunene i hvert fylke Månedlig statistikk over boligbygging Eksempel 1100 Rogaland Periode: Mars 13

14 Hittil i år statistikk over boligbygging Eksempel 1100 Rogaland Periode: Januar-Mars Legg spesielt merke til kommuner som verken har gitt igangsettingstillatelse, midlertidig brukstillatelse eller ferdigattest i perioden blir synliggjort. Kortsiktige tiltak: Uttak av boligbyggestatistikker pr måned og hittil i år for alle fylker/kommuner. Rapporten tas ut månedlig og sendes til fylkeskartkontorene. De sørger for at månedlig statistikk blir sendt til alle matrikkelansvarlige i kommune + til administrasjonen. I tillegg bør tallene sendes til fylkesmann, aviser og utbygningsfirma. Årsaken til at tallene også bør sendes avisene er for å sikre at alle kommunene fører data innen gitte frister. Etter noen avisreportasjer med feil tall, så håper vi at ajourholdet blir prioritert i kommunene. Langsiktige tiltak: Lage ett opplegg med automatisk uttak og utsendelse av boligbyggetallene til faste gratisabonnenter. Fylkesvise uttak. 14

15 Prioritet: Høy Enkelt å iverksette uttak av statistikk for alle fylker med månedlige uttak og utsendelse til aviser, matrikkelansvarlig og postmottak i kommunene. Noen avisreportasjer rundt boligbyggingen vil stimulere til løpende føring av bygningsdelen av matrikkelen i kommunene. 15

16 3.0 KVALITETSKONTROLL AV EKSISTERENDE DATA 3.1 Kvalitetsheving av eksisterende data i matrikkelen Det er flere som har etterlyst matrikkelrapportene som ble tatt ut i forbindelse med konverteringen av GAB-dataene til Matrikkelen. En del av disse avvikene i matrikkelkontrollene måtte rettes for å unngå å miste data, mens andre var frivillige å gjennomgå og evt rette. Konverteringskontroll 1-17 I forbindelse med konvertering til matrikkelregisteret var det krav om at disse måtte gjennomgås og rettes. Kan det ha oppstått nye avvik etter innføring av matrikkelen? Hvis ja: Vurdere utforming av noen av disse rapportene i matrikkelen/annet spørringsverktøy Hvis nei: vurdere rapportene

17 Konverteringskontroll I forbindelse med konvertering til matrikkelregisteret oppfordret Kartverket kommunene å gjennomgå og evt rette alle avvik i rapportene En del kommuner hadde ikke kapasitet til dette + det kan også ha oppstått nye slike avvik. Det bør vurderes om noen av disse rapportene skal utformes i matrikkelklienten evt lages via eget spørreverktøy mot matrikkelen. Flere kommuner har etterlyst ny slik utlisting for gjennomgang og evt retting. Før slik arbeid igangsettes, bør det lages ett godt oppfølgingssystem slik at en kan få journalført hva som er utført i de ulike kommunene. I tillegg er det viktig å få journalført informasjon om hvilke prosjekt som er gjennomført/ikke gjennomført. Kortsiktige tiltak: Få oversikt over om det er noen av disse kontrollen som bør videreføres i matrikkelen, da det fortsatt finnes slike avvik i matrikkelsystemet. Prioritet: Høy, da dette er rapporter som en med få ressurser kan få videreført i matrikkelsystemet. 17

18 3.1.1 Kvalitetsheving av sirkeleiendom Sirkeleiendommer er ofte plasserte i kart i forbindelse med at det finnes en eller flere bygninger på eiendom. Hvis en iverksetter ML 7, så vil en over tid få målt opp noen av disse eiendommer som omsettes under 5 da. Arbeidet med å avklare slik måleplikt vil kreve at en har tilgang på dokumentasjon som viser størrelsen på tomten. Ett annet kvalitetshevende tiltak for sirkeleiendommer kan være å innføre krav om oppmåling i forbindelse med behandling av byggemeldinger på slike eiendommer. Dette er hjemla i Pbl ledd pkt a. Kortsiktige tiltak: Skaffe oversikt over omfang. (Antall, %, liste med eiendommer og fremgangsmåte for retting) (Yngvild Malmo, Kartverket Hamar har tidligere laget slike opptellinger) Noen av disse sirkeleiendommene vil gjelde målebrev etablert i lokale nett. Langsiktige tiltak: Et slikt prosjekt vil være for omfattende for enkeltkommuner å gjennomføre alene. Det er derfor viktig at det blir laget en nasjonal plan og opplegg for å få etablert digitale grenser for slike eiendommer. Jobbe for å få lage ett prosjekt for å forbedre eiendomskartet i matrikkelen. Slik arbeid må ikke nødvendigvis gjøres samtidig for alle kommuner. Det viktigste er at det blir laget en fremgangsmåte som sikrer rasjonell bruk av ressurser med ett støtteapparat hos Kartverket. Eksempel på slik fremgangsmåte kan være: Liste ut område for område og sende brev til eiere om at eiendom kan oppmåles hvis dette blir rekvirert av eier. Redusert pris for oppmålingsforretning hvis oppmålingen skjer via prosjekt og resultatet blir ført i matrikkelen. Før et slikt prosjekt iverksettes er det viktig at kommunen har tilgang på alle skylddelingene 18

19 fra panteboka. Kartverket har igangsatt skanning av alle disse skylddelingssakene. Vurdere måleplikt ved byggesøknad og reguleringsplan-forslag når grensene er uavklarte. Prioritet: Vil måtte organiseres som prosjekt med dertil del finansiering Prioritet: Lav Kvalitetsheving av eiendommer uten teig Det er viktig at alle eksisterende eiendommer også de uten teig blir vist i matrikkelen. Minimum må være at eiendommer blir vist som sirkeleiendom eller eiendommer med flere bruksnummer. Kortsiktige tiltak: Skaffe en oversikt over eiendommer uten teig(antall, %, liste med eiendommer og fremgangsmåte for retting). Legge inn sirkeleiendommer for disse med korrekt GID etter beskrivelse i skylddelingsforretning. I forbindelsen med ett slikt prosjekt bør det tillates etablering av sirkeleiendommer i matrikkelkartet. Vi ønsker at alle slike eiendommer med etablert med best mulig geometri, men minimum må være etablering av sirkeleiendom som plasserer eiendom i kartet. (Hva om eiendommen er en fallrett eller en annen bruksrett?) Langsiktige tiltak: Et slikt prosjekt vil være for omfattende for enkeltkommuner å gjennomføre alene. Det er derfor viktig at det blir laget en nasjonal plan og opplegg for å få avklart alle disse eiendommene uten teig. Jobbe for å få lage ett prosjekt for å forbedre eiendomskartet i matrikkelen. Slik arbeid må ikke nødvendigvis gjøres samtidig for alle kommuner. Det viktigste er at det blir laget en fremgangsmåte som sikrer rasjonell bruk av ressurser med ett støtteapparat hos Kartverket. For å unngå feiltolkninger er det viktig at eiendommer uten geometri blir etablert i matrikkelkartet (Etablering med dårlig kvalitet på grenser eller sirkeleiendom er bedre enn uten geometri). Eksempel på eiendommer uten geometri og rettingen av disse: Gjennomgang av skylddelinger eller målebrev. Etablering av manglende geometri i matrikkelkartet. 19

20 Etablering av sirkeleiendom, da grenser er usikre Etablering av bruksrett i matrikkelkartet Bruksretter kodes om i matrikkelen til «Annen matrikkelenhet». Eiendom er fradelt til null. Dokumentasjon/egenerklæring oversendes til tinglysning for vurdering og sletting i grunnboka Prioritet: Høy Dette må organiseres som prosjekt hvor det foretas opptellinger i antall restanser. Utarbeides anbefalte fremgangsmåter for avklaring og retting av avvik. Det bør også vurderes mulighet for å kunne søke om delfinansiering av prosjektstillinger for slikt arbeid Kvalitetsheving av teig med flere bruksnummer Kortsiktige tiltak: Skaffe oversikt over omfang (Antall, %, liste med eiendommer og fremgangsmåte for retting). (Yngvild Malmo Kartverket Hamar har laget slike opptellinger tidligere). Langsiktige tiltak: Definere dette som ett kvalitetsprosjekt. Beskrive fremgangsmåte for avklaring og retting. Eksempel på slik fremgangsmåte kan være: Ta kontakt med eier og informere om mangel i eiendomskart og alternative måter for retting. 1. Be eier om å tegne inn grenser på kart mellom bruksnummer som sendes kommunen. Kommunen fører dette i matrikkelen og sender matrikkelbrev som kvittering på føringen. 20

21 2. Sammenslåing av bruksnummer. (Bør brukes med forsiktighet) (Kontroll: Samme kommune, lik hjemmel, ikke prioritetskollisjon, bør danne sammenhengende eiendom) Utfylling av skjema + tinglysning (Gratis) Prioritet: Dette må organiseres som prosjekt med prosjektstyring, utarbeiding av fremgangsmåter for kvalitetsheving. Det må vurderes delfinansiering som kan stimulere til igangsetting og gjennomføring av slike prosjekt. Prioritet: Lav Veinavn og føring av kortversjon av veinavn (22 tegn) Posten ønsker at alle kommuner sørger for riktig skrivemåte for kortversjonen av veinavnene (Forkortet versjon 22 tegn) I dag har ikke alle kommune gjennomført dette prosjektet og dette lager problemer for brukere av kortversjonen av veinavnene. Kortsiktige tiltak: Skaffe en oversikt over kommuner som ikke har fått rett kortversjon av gatenavn i matrikkelen og lage utlisting av de som må rettes (Antall avvik og %). Prioritet: Høy, da riktig skrivemåte av veinavn er viktig for brukere av matrikkeldata. Bør kunne fullføres i samarbeid med kommunene i løpet av 3-6 mnd. 21

22 3.1.5 Avvik mellom grunnbok og matrikkel I denne rapporten er det laget ulike avvik mellom grunnbok og matrikkel Det er viktig at det blir laget en oppskrift for gjennomgang og retting. Ved innsending av krav om retting av grunnboka bør dokumentasjonskravet være spesifisert. Noen av eiendommene kan gjelde eiendommer som er fradelt til null og som dermed ble satt til historisk eiendom i arealkartoteket. Disse eiendommene ligger fortsatt i dag med grunnboksblad i tinglysningen. Slike feil vil ikke kunne oppdages uten samkjøring av registrene. I samarbeid med tinglysningen burde det vært laget en fremgangsmåte for å avklare disse manglene. Gjennomgang av avvik hos kommunen og alternative utfall: Alternativ 1: Eiendom settes historisk i grunnboka etter vurdering av dokumentasjon fra kommunen Alternativ 2: Eiendom settes til bestående i matrikkel og det etableres geometri/sirkeleiendom i kartet. 22

23 Kortsiktige tiltak: Kjøre rapporter som viser antall avvik i ulike kommuner. Langsiktige tiltak: Lage oppskrift for retting av disse avvikene. Rette i matrikkel eller grunnbok etter hva som er feil? Viktig at dette blir gjort avklaring med tinglysningen om krav til dokumentasjon ved innsending av krav om retting i grunnboka. Prioritet: Middels Vil kreve en del forberedelser før iverksetting. I forbindelse med kommunesammenslåing har arbeidet med retting av avvik mellom grunnbok og matrikkel høy prioritet Eiere i grunnbok som fortsatt er registrert med løpenummer Innføring av 11 siffer fødselsnummer ble vedtatt i 1964 og iverksatt i Det er fortsatt mange eiendommer hvor eier fortsatt er registrert med løpenummer. I Stavanger er det 384 stk enkeltpersoner og 346 firma registrert med løpenummer. Det bør lages rapporter som viser opptellinger og hvilke eiendommer dette gjelder. I tillegg bør det lages en fremgangsmåte hvordan dette kan rettes. Se vedlagt fremgangsmåte. Kortsiktige tiltak: Skaffe en oversikt over slike mangler Langsiktige tiltak: Lage oppskrift for retting av slike mangler 23

24 Prioritet: Middels Vil kreve en del forberedelser før iverksetting Eiere i grunnbok hvor firma er registrert oppløst i Brønnøysund Eksempel som viser oppløst foretak som er eier til en boligseksjon Det er i dag ikke tinglysningsplikt, men i forbindelse med oppløsning av foretak ser vi stadig at eiendommer for både ubebygde og bebygde eiendommer blir liggende «uten eier». Dette temaet bør settes på dagsorden i samarbeidsmøtene mellom Kartverket, Brønnøysund, Tinglysning og Skifteretten. Det kan ikke være meningen at næringsbygg og boliger (store verdier) skal stå uten eier med dertil skatteunndragelse. Dette har blitt noe forverret de senere år, og vi vet ikke om dette skyldes sentralisering av tinglysningstjenestene eller andre årsaker. Kortsiktige tiltak: Lage opptellinger som viser oppløste foretak som eier bebygde (bolig/næringsbygg) og ubebygde tomter. Lage rapporter som viser eiendommer med bebygde og ubebygde tomter hvor firma er oppløst. Beskrive fremgangsmåte i lag med Tinglysningen for dokumentasjonskrav til krav om retting. 24

25 Langsiktige tiltak: Mål om at det ikke oppløses foretak, uten av det blir redegjort for tinglyst hjemmel til grunn. I samarbeid mellom Kartverket (Matrikkel/Tinglysning) og Brønnøysund lage rutine for å unngå at firma blir oppløst uten av det blir ordnet opp i eierforhold i grunnboka (fusjon, fisjon eller oppløsning). Kan bli behov for endring i rutiner og forskrifter. Prioritet: Høy Vil kreve en del forberedelser før iverksetting Eiere i grunnbok hvor eier er død I dag kan en person være eier selv etter sin død. Ofte sitter det en enkemann/-kone som ønsker å bo i uskifte, og har ikke blitt gjort kjent med at eiers navn kan endres i grunnboka uten kostnad. Hvis en ønsker å sitte i uskifte kan slik uskifte meldes til tinglysning i lag med kopi av uskifteattest. Det er gratis å tinglyse uskifte og grunnbok/matrikkel får oppdatert navn og adresse. Alternativ 2 er å melde til folkeregisteret at enke/enkemann med adresse skal påføres registering for død person. Kortsiktige tiltak: Lage opptellinger som viser døde registrert som eiere i matrikkelen (Tall og %). Sikre at informasjon om tinglysning av uskifte blir informert til alle begravelsebyrå. Dette gjelder ektefeller som ønsker å sitte i uskifte og vil ha sitt navn på kommunale brev og avgifter. Langsiktige tiltak: Sikre at det blir gitt tilfredsstillende informasjon i forbindelse med utsendelse av uskifteattest. I tillegg bør kommunene ha fått nok opplæring til at de kan veilede i utfylling av skjema når en ønsker å bo i utskifte. Det bør komme en løsning der den som får en uskifteattest AUTOMATISK blir stående som hjemmelshaver. Eventuelt at det er PLIKTIG å fylle ut hjemmelsoverføringsskjema. Prioritet: Høy Vil kreve en del forberedelser før iverksetting 25

26 3.1.9 Avvik mellom Postregister og matrikkel Matrikkelen skal inneholde alle offisielle adresser og Posten får daglige overføringer av endringer fra matrikkelen. I dag inneholder Posten nasjonale adresseregister stk flere adresser enn hva som finnes i matrikkelen. Mange av disse gjelder adresser som er omadressert i matrikkelen, men som fortsatt er i bruk av beboere. Posten er også tvunget til å ha adresser i sitt register selv om de er utgått. Posten har laget en analyse for å vise adresser som de har i bruk som ikke finnes i matrikkelen: Trykk på lenke og bytt ut «Stavanger» med din kommune +Trykk enter: +kommune%3astavanger+offisielt%3anei Vi anbefaler at alle kommuner tar en gjennomgang og gjøre en vurdering av adressene. Adresser som er avklart burde hatt en kode hos Posten med «utgått adresse» eller «ikke godkjent adresse». I tillegg kunne det vært lagt inn merknad om at adresse ikke skal eksistere, da bygg er revet eller fått nytt husnummer o.l. Kortsiktige tiltak: Enkelt prosjekt som kan igangsettes av fylkeskartkontorene etter ett informasjonsmøte. Det er viktig at det blir gjort registreringer på hvilke kommuner som har gjort slik avklaring og at Posten får denne tilbakemeldingen. Langsiktige tiltak: I utgangspunktet bør posten ta kontakt når det blir innmeldt nye adresser som ikke finnes i matrikkelen. Det bør derfor ikke kunne oppstå nye avvik. 26

27 Prioritet: Høy Kan raskt iverksette prosjektet uten mye forarbeid. Viktig å ha opplegg med bekreftelse når gjennomgangen er gjort i kommunene. Resterende adresser i avvikslisten må da få påført merknad om «uoffisiell adresse som ikke skal nyttes» eller noe slikt Avvik mellom SSB og matrikkel Sme/HDr, / / / Dokumentasjon av kvalitetsindikatorene for SSB-Matrikkelen Kontrollene omfatter alle aktive enheter i SSB-Matrikkelen. Det betyr at alle enheter som ligger uten utgaatt_dato_ssb i situasjonsuttakene blir kontrollert. For bygg, boenhet og boligadresser gjelder at kontrollene bare kjøres for hovedbygg. Det vil si at bygg, bruksenheter og boligadresser tilhørende tilbygg/påbygg ikke er med i datagrunnlaget. Når tilbygg/påbygg ferdigstilles, vil dataene uansett tilføres hovedbygget og tilbygget/påbygget har da bare historisk interesse og vil bli slettet i SSB-Matrikkelen. Eksempel: Opptelling i ulike avvik for hele landet og Stavanger kommune Kontrol l K1 K2 Kort beskrivelse Enhet/tabell Hele landet Tekniske kontroller Nøyaktighet Stavanger K21 Identifiserbarhet K21A Unik og gyldig ID for enheter K22 Inkonsistente enheter K22A Boligbygg uten bruksenhet Bygning/bruksenhet K22B Boligbygg med kun bruksenhet Bygning/bruksenhet av typen fritidsbolig K22C Boligbygg med kun bruksenhet Bygning/bruksenhet av typen unummerert bruksenhet K22D Fritidsbygg uten bruksenhet Bygning/bruksenhet

28 K22E K22F K22G K22H K22I K22J K23 K23A K23B K23C K23D K23E K24 K24A K24B K24C Fritidsbygg med kun bruksenhet av typen bolig Fritidsbygg med kun bruksenhet av typen unummerert bruksenhet Feil kobling mellom boligadresse og matrikkelenhet ved seksjonering Aktive tilbygg/påbygg uten aktivt hovedbygg Matrikkelenheter uten hjemmelshaver Bruksenhet registrert i tilbygg/påbygg, men ikke bruksenhet i hovedbygg Mistenkelige enheter Ubeboelige boliger - uten verdi ifølge SERG Ubrukelige/falleferdige bygg, annet enn boligbygg Bygg med både matrikkeladresse og vegadresse Bruksenhet av typen bolig i "merkelige" bygg Matrikkelenheter med både matrikkeladresse og vegadresse Målefeil Bygg med ugyldige koordinater Matrikkelenheter med ugyldige koordinater Adresser med ugyldige koordinater Bygning/bruksenhet Bygning/bruksenhet Boligadresse Bygning 1 0 Matrikkelenhet/eier Bygning/bruksenhet Bruksenhet Bygning Bygning/adresse Bygning/bruksenhet 42 1 Matrikkelenh/adress e Bygning Matrikkelenh Adresse

29 K24D K25 K25A K25B K25C K25D K25E K25F K25G K25H K25I osv Adresser med ugyldig grunnkrets Inkonsistente verdier Hovedbygg med mindre areal enn ferdigstilte tilbygg/påbygg Ugyldig kombinasjon av bygningstype og antall boliger for boligbygg (ferdigstilte hovedbygg) Ugyldig kombinasjon mellom antall rom og bruksareal for bruksenheter av typen bolig Ugyldig kombinasjon av bygningstype og antall etasjer for boligbygg Bruksareal bolig i bygg med bare en bruksenhet, har ulikt bruksareal på bruksenheten og bygget Ugyldig kombinasjon mellom bygningstype og bruk av bygg (bruksendring) Ugyldig kombinasjon av bygningstype og areal for boligbruksenheter Bruksareal totalt på hovedbygg er ulik summen av bruksareal på etasjene Antall boliger i hovedbygg er ulik summen av antall boliger på etasjene Adresse Bygning Bygning Bruksenhet Bygning Bygning Bygning Bruksenhet Bygning/etasje Bygning/etasje

30 Eksempel på rapport fra SSB Dagens avvikslister inneholder mye som ikke er feil. I tillegg mangler det både topptekster og prioritering Eksempel på liste med topptekst og prioritering Kortsiktige tiltak: Lage en opptelling for alle kommuner og en prioritering på avvik som det haster å få rettet. Det bør lages ett godt opplegg som sikrer at SSB får tilbakemelding om at ulike rapporter er gjennomgått og avvik rettet. Slike utlistinger er nyttige for å sikre god kvalitet i matrikkelen. Det er også viktig at de som er avklarte «ikke er reelle avvik» ikke blir liste på neste uttak. Før igangsetting må dagens lister forbedres med topptekster og prioritering. I tillegg må det lages ett godt opplegg hvor det er mulig å registrere gjennomførte tiltak i ulike kommuner. 30

31 Langsiktige tiltak: Det bør vurderes å innføre ulike kvalitetsindikatorer i basen som sikrer at identer som er avklart av kommune/kartverket ikke dukker opp på månedlige feillister. Det bør også vurderes mulighet for å laste kvalitetsheva data via script inn i matrikkelen. Prioritet: Høy/Middels Kan iverksettes etter at fylkeskartkontorene er informert og det er laget ett godt opplegg prioritering, laget ett system for registrering av gjennomførte rettinger. Mange av opptellingene gjelder er ikke avvik, men viser antall identer med gitt tilstand. Viktig at Kartkontorene tar en nøye gjennomgang av disse før igangsetting av prosjektet og velger hva som bør gjennomgås av rapporter. Viktig å ha opplegg med bekreftelse når gjennomgangen er gjort i kommunene. 31

32 4.0 LOGGING AV UTFØRTE TILTAK I KOMMUNENE 4.1 System for å registrere kvaliteten For å sikre informasjon om kvaliteten i de ulike kommunene bør det lages ett system som sikrer informasjon om hva som er gjennomført av ulike kvalitetstiltak av matrikkel i de ulike kommunene. Det er også viktig at det åpnes for å kunne skrive merknader om spesielle avvik/mangler i kommunene. Registrere igangsatte og fullførte tiltak i kommunen. Alle disse dataene bør registreres i ett system for å holde oversikten over status på dataene i kommunen, igangsatte- og fullførte kvalitetstiltak. 4.2 Innsamling av informasjon om kvaliteten i matrikkelen For å samle inn informasjon bør det lages ett nettbasert spørreskjema som fylles ut av matrikkelansvarlig i kommunene. Tanken må være at en om 20 år skal kunne ha informasjon om hva som er gjennomført av tiltak. Det bør også være mulighet til å kunne informere om kjente mangler som feil i koding av eiendomskart eller bruk av referansenummer. Eksempel: Referansekode A som ble tatt i bruk før innføring av RiksGAB og hvor feltet senere har fått annen betydning. Antall eiendommer som har feil referansetype A «Fornminne-Objekt før reformasjonen» stk Det er viktig at slik informasjon blir innsamlet, mens kunnskapen fortsatt finnes i kommunene. 32

33 Eksempel på en nettbasert spørring som kan sikre informasjon om kvaliteten i matrikkelen: Er all veigrunn matrikulert? Ja/Nei, ca antall km, % og merknad Er bruksareal registrert for alle bygninger? Ja/Nei, antall, % og merkad Er alle realsameier registrert? Ja/Nei, antall, % og merknad Hvilke kontrollrapporter til SSB er gjennomgått og rettet/avklarte? Nr dato og merknad Har en gjennomgått adressene som finnes i Posten, men som ikke finnes i matrikkelen? Ja/Nei og dato Er kommunen kjent med feil/mangler i matrikkeldataene som burde vært rettet? Ja/Nei og merknad Har kommunen omkodet bruksretter til annen matrikkelenhetstype? Ja/Nei, % Spørringer direkte i matrikkelen: Eiendommer uten teig? Antall og % Sirkeleiendommer innen kommunen? Antall og % Teiger med multippel gid? Antall og % Fullverdig geometri (alle grenser målt) innen eiendom? Antall og % I forbindelse med innsamling av data fra matrikkelen, bør det også samles inn informasjon fra andre store brukere av matrikkelinformasjon om bruk av matrikkeldata og krav til kvalitet. 4.3 Prioritering av kvalitetsheving av dataene i matrikkelen Før det igangsettes kvalitetsheving bør det sikres løpende ajourhold av data for alle kommuner. Dette bør gjøres med en kombinasjon av kontrollrapporter, gjennomgang av registreringer og møter med kommunene. 33

34 5.0 AVSLUTNING 5.1 Oppsummering Vi har i dette prosjektet sett på hva som burde ha vært gjort for å sikre tidsriktig dataflyt til matrikkelen. I tillegg har vi sett på kvalitetsheving av dataene i matrikkelen og via andre brukere av matrikkeldataene. For å sikre dokumentasjon på hva som er gjennomført av kvalitetsprosjekter i de ulike kommunene, bør en før videre arbeid, utforme ett system/loggark for registering av gjennomførte kvalitetsprosjekter i de ulike kommunene. I tillegg bør det lages en prioritering av ulike kvalitetshevingstiltak. 1. Lage loggsystem for: a. registrering av utførte tiltak i kommunene b. registrering av kvalitet i dataene c. behov for rettinger i ulike kommuner (sirkeleiendom, gid u/flate, manglende bruksareal, veiadresser, jordsameier) d. merknader om manglende eller feil i føringer som må følges opp 2. Sikre føring i matrikkelen (eiendom, adresse og bygning) 3. Sikre at det er god kvalitet i det som blir ført 4. Prioritere og utforme kvalitetsprosjekter 5. Jobbe for å sikre samfinansiering fra andre statlige etater som har behov for en matrikkel med god kvalitet (Del finansiering av prosjektstillinger?) Vi i gruppa tror at det er viktig at dette arbeidet gjøres systematisk med godt loggsystem for å sikre troverdighet til matrikkeldataene. Om 20 år må det være mulig å gjøre oppslag på hva som er gjort i ulike kommuner og med hvilken kvalitet. Litteratur som kan være til nytte i videre arbeid: - Gran Kommune Håndbok for retting av matrikkelen v/leikny Gammelmo Samarbeidsprosjekt mellom Gran kommune og Kartverket 34

35 35