MØTEINNKALLING Styret i FIKS

Transkript

1 MØTEINNKALLING Styret i FIKS Møtetid: kl. 18:00 Møtested: Møterommet i 2.etg. Rådhusplassen 29 i Ås Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet. Møtedokumenter er publisert på Saksliste Side Saker til behandling 10/16 Utkast til utredning om fusjon ROKUS og FIKS 2 11/16 Regnskapet for FIKS /16 Regnskapsrapport pr. juni /16 Rapport fra sekretariatet 5 14/16 Godtgjøring til styret 6 15/16 Budsjett /16 Tema for faglig forum 27. oktober 9 17/16 Arbeidet i utvalga 10 18/16 Orienteringssaker 11 Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. Varamedlemmer møter etter særskilt innkalling. Ås, Thorbjørn Nerland/s./ leder Jan T. Løkken/s./ sekretær Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

2 Styret i FIKS -10/16 Utkast til utredning om fusjon ROKUS og FIKS Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Styret i FIKS 10/ Sekretariatets innstilling: Utkastet til utredning tas til orientering. Vedlegg: SAKSUTREDNING: Vedlagt følger utkast til utredning om en fusjon mellom ROKUS og FIKS. Dokumentet er utarbeidet av de daglige lederne for ROKUS og FIKS i felleskap. En felles uttalelse fra de ansatte i begge selskap er tatt inn i utredingen. På bakgrunn av tilbakemeldingene fra styrene i de to selskapene tar vi sikte på å legge fram en endelig utredning til neste styremøtesom er Vi ber om at styret drøfter de viktigste sider ved forslaget; det materielle innholdet, presentasjonsformen/omfanget og videre framdriftsplan. Hvordan vi eventuelt skal forankre fusjonen i eierkommunene i forkant av kommunestyrebehandlingen, er også viktig å få drøftet. Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Vedlegg: Internt utkast, datert , til utredning om mulig fusjon mellom FIKS og ROKUS. Side 2 av 11

3 Styret i FIKS -11/16 Regnskapet for FIKS 2015 Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Styret i FIKS 11/ Sekretariatets innstilling: 1. Regnskapet for FIKS for 2015 godkjennes. 2. Kr tilføres disposisjonsfondet. 3. Regnskapet og årsberetningen for 2015 (vedtatt i sak 1/16), samt revisjonsuttalelsen av 9.mai sendes kommunestyrene som melding. Vedlegg: Revisjonsuttalelse FIKS 2015.pdf, FIKS regnskap 2015.xlsx, FIKSårsberetning2015.pdf SAKSUTREDNING: Årets overskudd er kr Fondsmidlene utgjør da totalt kr ved årsskiftet. Styret har tidligere vedtatt at fondet bør være på ca kr Mulig skifte av daglig leder og eventuell fusjon gjør at det vil være ønskelig å ha noe mer midler til disposisjon for å møte disse situasjonene. Vi foreslår derfor at årets overskudd tilføres disposisjonsfondet. Posten abonnement dekker vårt behov for aviser/tidsskrift: ØB, Amta, Enebakk avis og Kommunal rapport. Posten er noe underbudsjettert i forhold til dette. Posten Bevertning er overskredet pga avsluttende styremiddag i Frogn som ikke var budsjettert med. Revisjon peker i sin uttalelse til regnskapet datert 9. mai bl.a. på at regnskapet for FIKS føres som en del av Ås kommunes årsregnskap. Den ordinære revisjonen er utført i forbindelse med vår revisjon av Ås kommunes årsregnskap. Revisjonen har ikke avdekket vesentlige feil eller mangel. Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Vedlegg: FIKS regnskap for 2015 Revisjonens uttalelse i brev av 9. mai 2016 Vedtatt årsberetning 2015 Side 3 av 11

4 FIKS regnskap 2015 Konto Kontotekst Regnskap 2015 Rev.budsjett 2015 Budsjett 2016 Regnskap Lønn faste stillinger , Feriepengeavsetning faste stillinger , Godtgjørelse folkevalgte Møtegodtgjørelse Pensjon fellesordning , Kollektiv ulykkes-/gruppelivsforsikring , Motkonto fordel kollektiv ulykke og premieavvik , Arbeidsgiveravgift ,53 0 Lønn og sosiale utgifter Kontorrekvisita , Abonnementer , Kopieringsmateriell Medisinsk forbruksmateriell Bevertning ved møter/utvalg , Diverse utgiftsdekning Portoutgifter , Telefonutgifter , Linje- og sambandsutgifter Kurs og opplæring , Kompetanseutviklingstiltak , Kjøregodtgjørelse , Kjøregodtgjørelse skattepl Telefongodtgjørelse Utlegg i følge bilag til reise , Andre transportutgifter , Personforsikringer , Husleie , Andre leieutgifter Kontigenter Kopieringsavtale ,71

5 Diverse avgifter og gebyrer , Inventar Moms , Kjøp av varer/tjenester inkl moms Kjøp fra kommuner Kjøp fra andre Avsetninger til bundne driftsfond , Finansutgifter Refusjon fra andre kommuner Refusjon fra andre Refusjoner eks sykepenger/momskompinnt Momskompensasjon , Momskomp.inntekter Bruk av bundet driftsfond Finansinntekter

6

7 1 Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat FIKS Årsberetning for 2015 Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse Rådhusplassen 29 Telefon: m: E-post Internett:

8 2 Grunnlaget for FIKS Kommunelovens 77, nr. 10 bestemmer at Kommunestyret og fylkestinget skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget. I forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet den 15. juni 2004, heter det i 20, 3. ledd: Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS) ble startet opp fra 1. desember Selskapet har i dag syv deltakerkommuner: Enebakk Frogn Nesodden Oppegård Ski Vestby Ås FIKS er etablert med hjemmel i kommunelovens 27 om interkommunalt samarbeid. Kontrollutvalgssekretariatet er ikke et eget rettssubjekt, men et samarbeidstiltak mellom deltakende kommuner. Vedtektenes Kap. 3 gir formålet: FIKS skal yte sekretariatsbistand til deltakende kommuners kontrollutvalg i samsvar med de til enhver tid gjeldende bestemmelser i KL og forskrifter om kontrollutvalg fastsatt med hjemmel i KL. Dersom styret beslutter det, kan det ytes bistand til andre kommuner enn deltakerkommunene. Styret Styret for FIKS består i henhold til vedtektenes Kap. 7.1 av lederne i kommunenes kontrollutvalg med nestlederne som personlige varamedlemmer. Før kommunevalget: Roar Thun, Ski kommune, leder Øivind Stenbek, Nesodden kommune, nestleder Odd Harald Røst, Oppegård kommune Thorbjørn Nerland, Enebakk kommune Håkon L. Henriksen, Ås kommune Ludolf Bjelland, Frogn kommune Siri Hov, Vestby kommune Etter kommunevalget, fra 3. desember 2015 Thorbjørn Nerland, Enebakk kommune, leder Jeanette Hoel, Vestby kommune, nestleder Arne Maus, Nesodden kommune

9 3 Odd Harald Røst, Oppegård kommune Andrè Kvakkestad, Ski kommune Håkon L. Henriksen, Ås kommune Knut Erik Robertsen, Frogn kommune Styrets oppgave, jf. vedtektenes Kap 7.4, er å påse at sekretariatet drives i samsvar med gjeldende retningslinjer og vedtak og å utarbeide forslag til budsjett og økonomiplan. Styret har instruksjonsmyndighet overfor leder av sekretariatet i forhold til selve driften av sekretariatet og styret vedtar FIKS sitt budsjett. Det enkelte kontrollutvalg fastsetter for øvrig sekretariatets arbeidsoppgaver. I 2015 ble det avholdt fire styremøter: 15.4, 10.6, 2.9 og De fleste møtene fant sted i lokalene til FIKS. Møtet 2.9 ble avholdt i Frogn rådhus etterfulgt av en middag for det avtroppende styret. I møtet den 3.12 ble det nye styret konstituert med valg av leder og nestleder. Pga. forfall deltok Jon E. Angset og Owe Gunnar Fagerli som varamedlemmer på ett møte hver. Styret har i 2015 blant annet behandlet årsberetningen og årsregnskapet for 2014, regnskapsrapporter gjennom året, rapporter fra sekretariatet, budsjett for 2016, godtgjørelsesordningen for styret, lønnsoppgjøret i FIKS, programmet for oppstartkonferansen 14. og 15. januar 2016, oppfølgingen av Follorådets eiermelding og drøfting av behovet for en fusjon med andre sekretariat. Ikke minst har styremøtene også vært benyttet som forum for erfaringsutveksling mellom utvalgene. Noen av sakene omtales nærmere nedenfor. Sekretariatet Sekretariatet har følgende ansatte: Jan T. Løkken, kontrollsjef/sekretariatsleder i hel stilling Lene H. Lilleheier, rådgiver i 60% stilling Jan T. Løkken var i 2015 sekretær for fire av kontrollutvalgene: Nesodden, Oppegård, Vestby og Ås. I tillegg var han sekretær for FIKS-styret. Lene H. Lilleheier var sekretær for tre utvalg: Enebakk, Frogn og Ski. Sekretariatet leier kontorlokaler fra Ås kommune som vertskommune på Rådhusplassen 29. Hver medarbeider har eget kontor og leien inkluderer møterom etter behov. Ås kommune står for regnskapsføringen og kommunens revisor (Follo distriktsrevisjon) reviderer regnskapet. Ved utgangen av 2015 har de fleste utvalgene gått over til papirløse møter, eller har planer om det. Ved papirløse møter sendes innkallingen ut elektronisk og den enkelte kommune legger dokumentene ut på sine politikerportaler på internett. Når varamedlemmer innkalles til møter sendes vanligvis en papirutgave til disse. Behovet for kopiering og utskrift på papir ivaretas av en egen, leid maskin. Sekretariatet har pc-terminaler med doble skjermer som er koblet opp mot kommunens servere og to laptop er og et bærbar skriver som kan kobles opp mot serverne ved arbeid under møter eller hjemme. To av utvalgene har innført en ordning der protokollene fra møtene godkjennes ved slutten av møtet.

10 4 Lene H. Lilleheier deltok på NKRFs nasjonale kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen i februar og på NKRF-kurset om «Offentlige anskaffelser» på høsten. Jan T. Løkken deltok på FKTs sekretærkonferanse i Oslo i mars og Jan T Løkken deltok på FKTs fagkonferanse og årsmøte som ble holdt på Gardermoen i juni. Begge deltok i to samlingene i Strømstad for erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgssekretariatene rundt Oslo-fjorden. Sekretariatets oppgaver Sekretariatet hadde ansvaret for innkallingen av til sammen 54 møter i kontrollutvalgene i Utvalgene har behandlet til sammen 299 saker. Utvalg Møter Antall saker Enebakk 7 57 Frogn 7 51 Nesodden 7 47 Oppegård 7 40 Ski 7 46 Vestby 9 44 Ås 8 43 Totalt 52 (2014: 50) 328 (2014: 308) Sekretariatets oppgaver er todelte: tradisjonelle sekretæroppgaver og saksbehandling/ utredning til hjelp for kontrollutvalgene. Det er utviklet rutiner for innkalling, sakspapirer og oppfølging av møtene i kontrollutvalgene. I dette arbeidet inngår innhenting av informasjon fra kommunen og andre, skriving av saksframlegg med forslag til vedtak og kvalitetssikring av hver sak. Sekretariatet har ansvaret for at utvalgenes vedtak blir formidlet til rette instans og for at vedtakene blir fulgt opp. Utlegging av innkallinger og protokoller fra utvalgene på kommunenes internettsider er en viktig del av informasjonsarbeidet. FIKS er underlagt arkivloven på linje med andre offentlige organer og har også journal- og arkivansvaret for kontrollutvalgene. Avtale med Ås kommune om tjenesteyting for FIKS. Avtalen med Ås kommunen om betaling av tjenesteyting til FIKS ivaretar våre behov for bistand til beregning og utbetaling av lønn og godtgjørelser, regnskap, sak-/arkivtjenester, IKT-tjenester og eventuell veiledning personal. Sak/arkiv-system i FIKS Fra januar 2014 gikk FIKS over til fullelektronisk saksbehandling, journal og arkiv basert på systemet i Ås kommune «Public 360». Etter noen tilpassinger fungerer disse ordningene godt. Papirutgaver av innkallinger, protokoller og annet arkivverdig materiale fram til og med 2011 er klargjort og satt bort på fjernarkivet som er opprettet i samarbeid med Ås kommune. Årgangene 2012 og 2013 gjenstår.

11 5 Etiske retningslinjer for FIKS Styret vedtok 10. juni etiske retningslinjer for styremedlemmer og ansatte i FIKS. Retningslinjene understreker at FIKS skal arbeide for fellesskapets beste i tråd med lover og god forvaltningsskikk og at en skal opptre på en måte som gir tillit i befolkningen og hos andre. Retningslinjene skal årlig tas opp til diskusjon i styret og i sekretariatet. Handlingsplan for HMS-arbeidet i FIKS I møtet den 2. september sluttet styret seg til prosessbeskrivelsen av HMS-arbeidet i FIKS og vedtok en handlingsplan for dette arbeidet. Handlingsplanen skal revideres årlig, etter gjennomført vernerunde, og legges deretter fram for styret. Selskapskontrollen Sekretariatet har ansvaret for selskapskontrollen/eierskapskontrollen i Follo av 17 kommunalt heleide aksjeselskaper og selskaper opprettet i medhold av lov om interkommunale selskaper. FIKS bygger sin kontroll på kommunenes planer for selskapskontroll Opplegget for det enkelte år vedtas av kontrollutvalgene. I 2015 gjennomførte sekretariatet eierskapskontroll av hvordan tiltakene i kommunenes eiermeldinger var fulgt opp av selskapene. Jan T. Løkken sto for kontrollen og en felles rapport for alle selskapene ble lagt fram for kontrollutvalgene og oversendt kommunestyrene for endelig behandling. Revisjonsordninger og samarbeidet med revisorene Tre av kommunene skiftet i løpet av 2015 revisor. Frogn og Oppegård kommune sa opp sin deltakelse i Follo distriktsrevisjon og konkurranseutsatte revisjonen. Vestby kommune konkurranseutsatte sin revisjon på nytt dette året. Vestby og Frogn valgte etter en felles utlysing KPMG som regnskapsrevisor. Forvaltningsrevisjonen i disse kommunene vil bli konkurranseutsatt årlig. I Oppegård kommune vant Deloitte konkurransen om oppdraget som omfatter både regnskaps- og forvaltningsrevisjon fra Follo distriktsrevisjon holder frem som revisor for Ski, Enebakk, Ås og Nesodden. FIKS sto for forberedelsene og gjennomføringen av konkurranseutsettingen av revisjonen i kommunene. FIKS står også for den årlige konkurranseutsettingen av forvaltningsrevisjon i to kommuner. I det daglige arbeidet må FIKS forholde seg til tre ulike revisjonsselskap, mot ett for noen år tilbake. FIKS lopplever sitt samarbeid med revisjonsselskapene som godt. Oppstartkonferansen FIKS sin oppstartkonferanse for de nyvalgte kontrollutvalgene ble holdt i Strømstad 14. og 15. januar Mesteparten av forberedelsene foregikk i 2015 og programmet ble drøftet på flere styremøter. Kontrollutvalgene i Follo-kommunene har til sammen 37 medlemmer. Konferansen samlet, inkludert noen varamedlemmer, 39 deltakere fra utvalgene. Konferansen ga bl.a en grunnleggende innføring i kontrollutvalgsarbeidet, habilitetsspørsmål og risikovurderinger i kommunen kombinert med gruppearbeid. I evalueringen av konferansen sa alle seg svært fornøyde eller fornøyde med konferansen.

12 6 Informasjon om FIKS Internettsidene til FIKS ( gir informasjon om FIKS og hvert kontrollutvalg har egne sider med innkallinger, sakspapirer, protokoller og møteplaner. Egne ressurssider for hvert utvalg inneholder lokale retningslinjer og planer og lover og forskrifter. Alle forvaltningsrevisjonsrapporter fra Follo-kommunene blir fortløpende lagt ut på sidene. Økonomi I vedtektenes Kap. 6.2 heter det at Sekretariatets driftsutgifter fordeles med et likt basistilskudd på hver kommune som utgjør 50% av driftskostnadene og de resterende 50% av driftskostnadene fordeles etter folketall. Tilskuddet fra deltakerkommunene var på til sammen kr i Lønn- og sosiale utgifter er de største postene på FIKS sitt budsjett. Styret vedtok i møte den 10. juni budsjettet for Budsjettet ble seinere vedtatt av kommunestyrene etter innstilling fra kontrollutvalgene. Ås, den 3. mars 2016 Thorbjørn Nerland Styreleder Jeanette Hoel Nestleder

13 Styret i FIKS -12/16 Regnskapsrapport pr. juni 2016 Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Styret i FIKS 12/ Sekretariatets innstilling: Regnskapsrapporten pr juni tas til orientering. Vedlegg: Regnskapsrapport pr pdf SAKSUTREDNING: Lønnsoppgjøret kan føre til en mindre overskridelse på lønnsbudsjettet. Husleien er allerede betalt for 2015, men beløpet er redusert pga. mindre leieareal etter flytting. Årets leie vil utgjøre basisåret for seinere justeringer. Kontingent gjelder medlemskapet i FKT og NKRF. Portoutgiftene gjelder 1. kvartal. Kompetanseutviklingstiltak gjelder oppstartkonferansen i Strømstad. Refusjonen fra kommunene dekker utgiftene, jf. post Forbruket på posten inventar gjelder innkjøp av to laptoper. I tillegg er innkjøp av portabel skriver feilaktig ført under rekvisita med kr Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Vedlegg: Regnskapsrapport pr Side 4 av 11

14

15 Styret i FIKS -13/16 Rapport fra sekretariatet Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Styret i FIKS 13/ Sekretariatets innstilling: Redegjørelsen tas til orientering. SAKSUTREDNING: Sekretariatet vil orientere om aktuelle saker vedr. driften. Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Side 5 av 11

16 Styret i FIKS -14/16 Godtgjøring til styret Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Styret i FIKS 14/ Sekretariatets innstilling: Sekretariatets redegjørelse tas til orientering. SAKSUTREDNING: Styret drøftet i sak 5/16 oppfølgingen av Follorådets vedtak om harmonisering av godtgjørelser til styrene i interkommunale selskaper/samarbeid i Follo. Styret ba sekretariatet undersøke om de andre selskapene har innført den godtgjørelsesordningen som Follorådet foreslo. Sekretariatet har fått bekreftet at bl.a. Nordre Follo Renseanlegg IKS, Follo kvalifiseringssenter IKS og Follo barnevernvakt IKS har innført Follorådets forslag. Godtgjørelsen til styret i FIKS fremgår av vedtektene kap 12 og medlemmene har krav på en møtegodtgjørelse i overenstemmelse med de satser som gjelder for lignende verv i vertskommunen. En endring av disse reglene må, iht. kap 13, godkjennes av alle deltakende kommunestyrer. I Ås kommune er møtegodtgjørelsen fastsatt til 0,1% av ordførerens godtgjørelse. Videre har styret i alle år lagt til grunn at styrets leder gis dobbel møtegodtgjørelse, jf. kommunens regel om ledere av utvalg som ikke har fast godtgjørelse. Lederen av kontrollutvalget i kommunen gis en fast godtgjørelse tilsvarende 3% av ordførerens godtgjørelse og møtegodtgjørelse i tillegg. Styrets medlemmer får møtegodtgjørelse for andre møter, kurs og konferanser. Det gis også godtgjørelse for tapt arbeidsfortjeneste. Sekretariatet vil bemerke at styret for FIKS kun har ansvaret for driften. De ansatte er underlagt kontrollutvalgene i alle andre spørsmål. Dette blir litt forskjellig fra det helhetlige ansvaret som andre styrer vanligvis har. Styrt i FIKS skal likevel påse at sekretariatet er i stand til å leve opp til utvalgenes forventninger. Et eventuelt forslag fra styret om å endre reglene for fastsetting av godtgjøringen må vedtas av alle kommunestyrer og vil kunne ta noe tid. Sett i lys av det pågående utredningsarbeidet om fusjon mellom FIKS og ROKUS fra 1. januar 2018, foreslår vi at styret ikke innstiller om endring av godtgjøringsreglene for styret. Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Side 6 av 11

17 Styret i FIKS -15/16 Budsjett 2017 Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Styret i FIKS 15/ Sekretariatets innstilling: 1. Styret vedtar følgende driftsbudsjett for FIKS for 2017: Lønnsutgifter kr Godtgjørelse til styret kr Øvrige driftsutgifter kr Sum kr Refusjon fra kommunene kr Resultat kr 0 2. Driftsutgiftene refunderes av deltakerkommunene med følgende fordeling (budsjettet for 2016 i parentes: (2016) 2017 Enebakk (kr ) kr Frogn (kr ) kr Nesodden (kr ) kr Oppegård (kr ) kr Ski (kr ) kr Vestby (kr ) kr Ås (kr ) kr Styret slutter seg til forslaget til økonomiplan Vedlegg: Økonomiplan doc, Forventningsbrev IKS 2017 inkl mal for økonomiplan.doc, budsjett 2017.xlsx SAKSUTREDNING: Budsjettet er en videreføring av aktivitetene på 2016-nivå. Budsjettet for lønn økes i tråd med Follorådets anbefaling med utgangspunkt i lønnen pr med 2,7% for å dekke lønnsoppgjøret Vi har justert lønnen pr i tråd med forventet lønnsoppgjør med 1,5% på årsbasis. Feriepenger og pensjon er økt tilsvarende. Mens budsjettet for 2016 bygde på Follorådets anbefaling, baserer forsalg for 2017 seg på dagens vedtekter, jf. annen sak til styret. Forslaget bygger på en møtesats på kr 1100,- pr. møte. Kjøp av varer og tjenester er justert ut fra erfaringer, men basert på 2016-priser. Vi er i ferd med å gå over til utsending av innkallinger til alle kontrollutvalg via e-post og dette vil redusere portoutgiftene radikalt. Fra april -16 opphørte leien av egen Side 7 av 11

18 Styret i FIKS kopimaskin og skriver og vi deler maskin med personal- og økonomiavdelingen i kommunen. Også her forventer vi reduserte utgifter. Kompetanseutviklingstiltak gjelder primært faglig forum og utgiftene vil variere noe avhengig av programmet. Denne posten er derfor vanskelig å budsjettere. Posten kurs og opplæring for de ansatte holdes uforandret. FIKS er en kunnskapsbasert bedrift og vi har erfaring for at denne posten er noe snau. Basisen for husleieberegningen ble, pga flytting til mindre kontorer, avtalt justert til kr for Dette blir basisåret for framtidige endringer. Serviceavtalen med Ås kommune(lønn og regnskapsføring, arkiv, IKT og noe rådgivning) justeres i tråd med prisstigningen. Under posten Diverse utgifter foreslår vi at kr avsettes ekstern hjelp til å ordne og sette på fjernarkiv dokumenter for 2012 og Dette er først og fremst innkallinger til kontrollutvalgsmøtene og styret i FIKS, samt brevkopier for noen år. Da vil vi ha fullført arkiveringen av alle årene fram til vi gikk over til elektronisk arkivering. Utgiftene til driftsbudsjettet refunderes av medlemskommunene. 50 % av driftsbudsjettet fordeles likt mellom kommunene og 50 % i forhold til folketallet. I fordelingen for 2017 har vi lagt folketallet i kommunene pr til grunn. Refusjonene fra kommunene holdes nesten uforandret fra Eventuelle ekstraordinære tiltak, som for eksempel utlysning av stilling ved sekretariatet, bør tas fra disposisjonsfondet. Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Vedlegg: 1. Detaljert budsjett for Budsjett 2017 og økonomiplan Follorådets mal for forventningsbrev 2017 Side 8 av 11

19 FIKS budsjett 2017 Konto Kontotekst Regnskap 2014 Regnskap 2015 Budsjett 2016 Budsjett Lønn faste stillinger Feriepengeavsetning faste stillinger Godtgjørelse folkevalgte Møtegodtgjørelse Pensjon fellesordning Arbeidsgiveravgift Lønn og sosiale utgifter Kontorrekvisita Abonnementer Kopieringsmateriell Bevertning ved møter/utvalg Diverse utgiftsdekning Portoutgifter Telefonutgifter Linje- og sambandsutgifter Kurs og opplæring Kompetanseutviklingstiltak Kjøregodtgjørelse Telefongodtgjørelse Utlegg i følge bilag til reise Andre transportutgifter Personforsikringer Husleie Andre leieutgifter Kontigenter Kopieringsavtale Diverse avgifter og gebyrer Inventar Moms Kjøp av varer/tjenester inkl moms

20 Kjøp fra kommuner Kjøp fra andre Avsetninger til bundne driftsfond Finansutgifter Refusjon fra andre kommuner Refusjon fra andre Refusjoner eks sykepenger/momskompinnt Momskompensasjon Momskomp.inntekter Bruk av bundet driftsfond Finansinntekter

21 Vedlegg 1 - ØKONOMIPLAN FOLLO INTERKOMMUNALE KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT OPPRETTET I MEDHOLD AV KL Utfordringer fram mot 2020 FIKS bidrar med både sekretæroppgaver og utredningshjelp/saksbehandlingshjelp til utvalgene. I kommende periode blir det viktig å utvikle samspillet med revisjonen og kommuneadministrasjonen i kommunene. Konkurranseutsetting av revisjonen i flere kommuner innebærer økte oppgaver for sekretariatet. Det er også aktuelt å se på fordelingen av arbeidsoppgavene mht. overordnet analyse og selskapskontroll. På lengre sikt kan bruken av deltidsstilling være et problem i forhold til miljø og rekruttering. Vi antar eventuelle endringer som følge av kommunereformen først vil komme etter Styret i FIKS har, sammen med styret for ROKUS (kontrollsekretariatet på Romerike) vedtatt å få utredet en fusjon av de to selskapa. Sak om dette vil eventuelt bli lagt fram for kommunestyrene. 2. Økonomiplanmål Mål 1 Effektiv drift innenfor vedtatte økonomiske rammer

22 3. Konsekvensjustert budsjett (i kr) Tiltak/aktivitet/område Basis Eksempler Sum lønn inkl. sosiale kostnader Salgsinntekter Sum Kommentarer: FIKS har ingen salgsinntekter 4. Rammer for økonomiplanperioden (i kr) Basis Brutto driftsutgifter Herav: - Lønn Kjøp av varer og tjenester Kjøp av tjenester som erstatter kommunal egenproduksjon - Overføringer Brutto driftsinntekter 1 Herav: - Salgsinntekter - Refusjoner Overføringer Netto driftsutgifter Herav tilskudd fra kommunene (1 000 kr): R 2015 B 2016 B 2017 B 2018 B 2019 B 2020 Oppegård Ski Enebakk Ås Vestby Frogn Nesodden Samlet tilskudd

23 6. Innsparing, utgiftsreduksjon, økte inntekter (i kr) Tiltak Pri.: 1 Si opp medlemskap i FKT og NKRF 22 2 Halvere posten kurs og opplæring 20 3 Ikke arrangere faglig forum 7 4 Si opp aviser tidsskrifter 10 Sum Konsekvenser: Gjennom medlemskapet i NKRF får kontrollutvalgene tilgang til kurs og konferanser med reduserte priser. 7. Personalmessige rammer ,6 Nedleggelse av stillinger (-) -0 Nye stillinger (+) ,6 Kommentar til ev. opprettelse/nedleggelse av stillinger: Dagens rammer antas å være tilstrekkelig for å løse oppgavene.

24 Vedlegg 2 Adresseliste Frogn kommune odd.haktor.slake@frogn.kommune.no anne.larsson@frogn.kommune.no postmottak@frogn.kommune.no Enebakk kommune Oystein.slette@enebakk.kommune.no kjersti.oiseth@enebakk.kommune.no postmottak@enebakk.kommune.no Oppegård kommune thomas.sjovold@oppegard.kommune.no formannskapskontoret@oppegard.kommune.no anne.skau@oppegard.kommune.no Ås kommune post@as.kommune.no ola.nordal@as.kommune.no trine.christensen@as.kommune.no Nesodden kommune Nina.Sandberg@nesodden.kommune.no Arve.Ruud@nesodden.kommune.no Geir.Grimstad@nesodden.kommune.no post@nesodden.kommune.no Ski Kommune postmottak@ski.kommune.no tuva.moflag@ski.kommune.no tove.naes@ski.kommune.no Vestby kommune Tom.anders.ludvigsen@vestby.kommune.no post@vestby.kommune.no elin.tokerod@vestby.kommune.no

25 Til Styreleder Interkommunale selskaper i Follo utarbeidelse av forslag til økonomiplan forventningsbrev. 1. Innledning Interkommunale virksomheter skal som tidligere år følge felles opplegg for utarbeidelse av økonomiplan med årsbudsjett for I dette brevet gis det nærmere retningslinjer og forventninger for utarbeidelse av økonomiplanforslaget. Representant(er) for kontorkommunen medvirker sammen med daglig leder av virksomheten i å utarbeide økonomiplanforslaget. Ta derfor i ønskelig utstrekning kontakt med kontorkommunen for ev. bistand. Dette brevet omhandler prosess og form på budsjett og økonomiplan. Den innholdsmessige styringen av selskapet fra eierne vil skje gjennom representantskapet på vanlig vis. Kommunene har erfaring for at det er utfordrende å sikre en koordinert framdrift i arbeidet i selskapene og kommunene. Det er derfor viktig at selskapet følger opp innholdet i dette brevet lojalt. Her pekes det særlig på: Tidsfrister. Viktig pga. samhandling med de øvrige eierkommunene og deres møteplaner Forslag til innsparing. Som kommunene, så også IKS'ene. Det gjøres spesielt oppmerksom på at foreslåtte tiltak skal være lovlige og realistiske. Dokumentets form. Skal være i ocr-pdf, dvs. ikke et printet og scannet dokument, men et Word eller Excel-dokument lagret i pdf-format. Skal være i ett samlet dokument. Utsendelse. Forsendelser fra selskapene skal kun skje via mail, se vedlagte adresseliste. Dette gjelder også alle styredokumenter. 2. Tidsplan i 2016 for arbeidet med økonomiplan/regnskap/årsmelding Innen 15. februar Årsmelding og regnskap er avlagt av styret. Innen 15. mars Regnskapet er ferdig revidert 18. april - Behandling årsmelding og regnskap i representantskapene. Årsmelding må være representantskapet i hende senest 1. april. Innen 15. september: Styrebehandling av økonomiplan, budsjett i det enkelte samarbeid med omgående oversendelse til representantskapet. 21. og 22. september: Sluttbehandling i det enkelte representantskap med omgående oversendelse til kommunene. Ca. 1. november Rådmannen legger fram budsjettforslag for kommunen der selskaper/samarbeid inngår. Desember Kommunestyrene 1) vedtar Handlingsprogram og budsjett inkl. samarbeid/selskaper. 1) Oppstår vesentlige avvik fra representantskapets vedtak, må representantskapet tre sammen på nytt for å justere budsjettet.

26 3. Mål for virksomheten Vedlagte mal skal benyttes. Det åpnes likevel for en viss tilpasning avhengig av behovet til den enkelte virksomhet. Vedrørende utfylling av malens pkt Utfordringer fram mot 2020 Kortfattet redegjørelse for virksomhetens rammebetingelser, strukturelle utfordringer og endrede forutsetninger fram mot Økonomiplanmål Betydelige, tidsbegrensede mål som kommer i tillegg til ordinær aktivitet. Bør være relatert til delmål/strategier i styringsdokumenter, andre politiske vedtak og/eller nasjonale føringer. 4. Grunnlag for utarbeidelse av økonomiplanforslaget Det skal tas utgangspunkt i rammen for virksomhetens opprinnelige vedtatt budsjett for 2016, jf. vedlegg. Pris- og lønnsnivå samt pensjonsutgift Prisnivå: Budsjetteringen skal for alle årene skje i faste 2016-priser. På grunn av den lave prisstigningen skal det ikke innarbeides kompensasjon for prisvekst fra 2016 til Lønnsnivå: Alle stillinger skal budsjetteres iht. lønn per , eller senere. Det legges inn en reserve på 2,7 % for å dekke lønnsoppgjør Pensjonsutgift: Det budsjetteres med pensjonspremie (arbeidsgivers andel) i tråd med brev/gkrs fra pensjonsleverandør. Med utgangspunkt i rammen for 2016 skal det spesifiseres hvilke endringer (pluss eller minus) som må foretas for å opprettholde dagens driftsaktivitet (konsekvensjustert budsjett): Eksempler på slike endringer er: Lønns- og pensjonsutgift iht. ovenstående. Kjente bevilgninger som er av engangskarakter i Av engangskarakter regnes også forsøksordninger/prøvedrift mv. der det ikke er gjort vedtak om permanent drift. Helårsvirkning av tiltak (drift ut over stillinger) som kun ligger inne med delårsvirkning i budsjett Helårsvirkning av nye stillinger mv. i 2016 som ev. kun ligger inne med delårsvirkning i budsjett Korrigeringer av utgifter og inntekter som følge av eventuelle feil i budsjettet for Eventuell resultatføring av fordelt premieavvik fra tidligere år. Helt nødvendig å innføre/opprette i 2016 eller senere for å oppfylle formelle krav til tjenesteyting. Driftsmessige virkninger av vedtatte investeringsprosjekter som ikke er hensyntatt med fulle driftsvirkninger i I den grad tiltak/forslag knyttes til volumvekst som følge av befolkningsutvikling skal det presiseres. Anslått virkning på lån og innskudd av renteutviklingen.

27 Endringer i henhold til ovenstående skal føres oppi malens pkt Rammer for økonomiplan Basert på rammen for 2016 og de spesifiserte endringene føres rammer for økonomiplanperioden opp i malens pkt. 5. Det første året i økonomiplanen vil være budsjett for Innsparinger/utgiftsreduksjon, økte inntekter Med utgangspunkt i gjeldene budsjettramme skal det foreslås tiltak som reduserer overføringene til kommunene innsparingsforslag på 2,5 % regnet av brutto utgifter. Tiltakene skal settes opp i prioritert rekkefølge. Med vennlig hilsen leder representantskapet Kopi: Kontorkommunen Daglig leder Vedlegg: 1. Økonomiplanmal Adresseliste

28 Vedlegg 1 - ØKONOMIPLANMAL IKS/ 27 i Follo (navn) 1. Utfordringer fram mot Økonomiplanmål Mål 1 Overskrift Tekst zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz Tekst zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz Mål 2 Overskrift Tekst zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz Tekst zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz Mål 3 Overskrift Tekst zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz Tekst zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz

29 3. Konsekvensjustert budsjett (i kr) Tiltak/aktivitet/område Basis Eksempler Sum lønn inkl. sosiale kostnader Salgsinntekter Sum Kommentarer: 4. Rammer for økonomiplanperioden (i kr) Basis Brutto driftsutgifter Herav: - Lønn - Kjøp av varer og tjenester - Kjøp av tjenester som erstatter kommunal egenproduksjon - Overføringer Brutto driftsinntekter 1 Herav: - Salgsinntekter - Refusjoner - Overføringer Netto driftsutgifter Herav tilskudd fra kommunene (1 000 kr): Oppegård Ski Enebakk Ås Vestby Frogn Nesodden Samlet tilskudd R 2015 B 2016 B 2017 B 2018 B 2019 B 2020

30 6. Innsparing, utgiftsreduksjon, økte inntekter (i kr) Tiltak Pri.: Sum Konsekvenser: 7. Personalmessige rammer ,0 Nedleggelse av stillinger (-) -2,0 Nye stillinger (+) 0, ,5 Kommentar til ev. opprettelse/nedleggelse av stillinger:

31 Vedlegg 2 Adresseliste Frogn kommune odd.haktor.slake@frogn.kommune.no anne.larsson@frogn.kommune.no postmottak@frogn.kommune.no Enebakk kommune Oystein.slette@enebakk.kommune.no kjersti.oiseth@enebakk.kommune.no postmottak@enebakk.kommune.no Oppegård kommune thomas.sjovold@oppegard.kommune.no formannskapskontoret@oppegard.kommune.no anne.skau@oppegard.kommune.no Ås kommune post@as.kommune.no ola.nordal@as.kommune.no trine.christensen@as.kommune.no Nesodden kommune Nina.Sandberg@nesodden.kommune.no Arve.Ruud@nesodden.kommune.no Geir.Grimstad@nesodden.kommune.no post@nesodden.kommune.no Ski Kommune postmottak@ski.kommune.no tuva.moflag@ski.kommune.no tove.naes@ski.kommune.no Vestby kommune Tom.anders.ludvigsen@vestby.kommune.no post@vestby.kommune.no elin.tokerod@vestby.kommune.no

32 Styret i FIKS -16/16 Tema for faglig forum 27. oktober Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Styret i FIKS 16/ Sekretariatets innstilling: Som tema for faglig forum 2016 velges. Styreleder og kontrollsjef gis i fullmakt å fastsette endelig program. Vedlegg: SAKSUTREDNING: Faglig forum arrangeres normalt en gang pr år og er et møte for skolering og meningsutveksling for alle kontrollutvalgene i Follo. Styret har vedtatt å avholde årets forumsmøte den 27. oktober. Styret har tidligere vedtatt å ha bare ett tema pr møte og ikke ha gruppearbeid. Møtene har startet kl og vært avsluttet innen kl 20:30. Faglig forum i 2014 hadde kommunenes etikkarbeid som tema og 28 utvalgsmedlemmer deltok. Evalueringen viste at alle som svarte var veldig fornøyde eller fornøyde med det faglige utbyttet av møtet. Vi foreslår at vi ber om å få benytte kommunestyresalen i Ski til møtene framover. Mulige tema: - Offentlige anskaffelser hva bør kontrollutvalget være oppmerksom på? - Rådmannens internkontroll - Kommunelovutvalgets innstilling med vekt på kontroll og tilsyn (høringen vil være over på dette tidspunktet) - Statlig tilsyn og kommunenes erfaringer rep. For fylkesmannen og kommuner - Kontroll og tilsyn kontrollutvalgets virkemidler - Korrupsjon v/erling Grimstad fra BDO Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Side 9 av 11

33 Styret i FIKS -17/16 Arbeidet i utvalga Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Styret i FIKS 17/ Sekretariatets innstilling: Informasjonen om arbeidet i kontrollutvalga tas til orientering. SAKSUTREDNING: Styrets medlemmer informerer hverandre om aktuelle saker i egne utvalg. Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Side 10 av 11

34 Styret i FIKS -18/16 Orienteringssaker Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Styret i FIKS 18/ Sekretariatets innstilling: Orienteringssakene tas til orientering. Vedlegg: Protokoll Styret i FIKS docx, Styrets Aktivitetsplan juni 2016.docx 1. Vedtatt protokoll fra kontrollutvalgsmøtet 2. mars Styrets aktivitetsplan pr. juni 3. Kommunelovutvalgets innstilling. Se link. Muntlig orientering fra deltakerne under FKTs fagkonferanse og årsmøte 7. og 8. juni. Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Side 11 av 11

35 MØTEPROTOKOLL Styret i FIKS Møtetid: kl. 18:30 Sted: Lokalene til FIKS, 2. etg. Rådhusplassen 29 i Ås Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 6 av 7. Møtende medlemmer: Thorbjørn Nerland (Enebakk), leder, Odd Harald Røst (Oppegård), Håkon L. Henriksen (Ås), Knut Erik Robertsen (Frogn), Arne Maus (Nesodden), Andrè Kvakkestad (Ski) Forfall: Jeanette Hoel (Vestby) Fra sekretariatet: Kontrollsjef Jan T. Løkken (møtesekretær) Rådgiver Lene H. Lilleheier Diverse merknader: Møteprotokoll godkjent Thorbjørn Nerland Leder Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

36 Saksliste Side Saker til behandling 1/16 Årsberetning /16 Regnskapet pr /16 Regnskapsrapport pr /16 Rapport fra sekretariatet 4 5/16 Styrets godtgjørelse 4 6/16 Evaluering av oppstartkonferansen /16 Status for papirløse møter i kontrollutvalgene 5 8/16 Gjensidig orientering om arbeidet i kontrollutvalgene 5 9/16 Orienteringssaker 6 Styret i FIKS Side 2 av 6

37 -1/16 Årsberetning 2015 Sekretariatets innstilling: Forslaget til årsberetning for FIKS for 2015 godkjennes Styret i FIKS behandling : Odd Harald Røst foreslo en tilføyelse i siste setning undr avsnittet om Sekretariatets oppgaver: «eller med henvisning til FIKS sine Hjemmesider». Votering: Forslaget ble, med tillegg av forslaget fra Odd Harald Røst, enstemmig vedtatt. Styret i FIKSs vedtak : Forslaget til årsberetning for FIKS for 2015 ble godkjent. [Lagre] -2/16 Regnskapet pr Sekretariatets innstilling: Regnskapsrapporten pr tas til orientering. Styret i FIKS behandling : Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKS vedtak : Regnskapsrapporten pr tas til orientering. [Lagre] -3/16 Regnskapsrapport pr Sekretariatets innstilling: 1. Regnskapsrapporten pr tas til orientering. 2. Sekretariatslederen gis i fullmakt å gjøre mindre budsjettendringer. Styret i FIKS behandling : Det var enighet i møtet om at vedtak om budsjettendring kan skje ved endrede forutsetninger. Punkt 2 i innstillingen bør utgå og sekretariatet trakk dette forslaget. Votering: Punkt 1 i innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKSs vedtak : Styret i FIKS Side 3 av 6

38 Regnskapsrapporten pr tas til orientering. [Lagre] -4/16 Rapport fra sekretariatet Sekretariatets innstilling: Redegjørelsen tas til orientering. Styret i FIKS behandling : Jan T. Løkken orienterte om arbeidet med fusjonsutredningen med ROKUS. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKS vedtak : Redegjørelsen tas til orientering. [Lagre] -5/16 Styrets godtgjørelse Sekretariatets innstilling: Saken ble lagt fram uten innstilling. Styret i FIKS behandling : Det ble foreslått at, før en konkluderer i denne saken, bør FIKS undersøkes om de andre selskapene har innført den godtgjørelsesordningen som Follorådet foreslo Votering: Forslaget ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKS vedtak : Sekretariatet bes undersøke om de andre selskapene har innført den godtgjørelsesordningen som Follorådet foreslo. [Lagre] -6/16 Evaluering av oppstartkonferansen 2016 Sekretariatets innstilling: Deltakernes evaluering av oppstartkonferansen 14. og 15. januar 2016 tas til orientering. Styret i FIKS behandling : Styret i FIKS Side 4 av 6

39 Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKS vedtak : Deltakernes evaluering av oppstartkonferansen 14. og 15. januar 2016 tas til orientering. [Lagre] -7/16 Status for papirløse møter i kontrollutvalgene Sekretariatets innstilling: Redegjørelsen tas til orientering. Styret i FIKS behandling : Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKS vedtak : Redegjørelsen tas til orientering. [Lagre] -8/16 Gjensidig orientering om arbeidet i kontrollutvalgene Sekretariatets innstilling: Informasjonen om arbeidet i utvalgene tas til orientering. Styret i FIKS behandling : Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKS vedtak : Informasjonen om arbeidet i utvalgene tas til orientering. [Lagre] Styret i FIKS Side 5 av 6

40 -9/16 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling: Orienteringene tas til orientering. Styret i FIKS behandling : Vedlegg 5: Styrets aktivitetsplan. Det bel foreslått å endre datoene for de resterende styremøtene i 2016 til: 16. juni 15. september 17. november Håkon L. Henriksen orienterte fra styreopplæringen arrangert av Follorådet som han nylig hadde deltatt i. Votering: Endringsforslagene ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKS vedtak : Dato for styremøter i 2016: 16. juni 15. september 17. november For øvrig ble orienteringssakene tatt til orientering [Lagre] EVENTUELT Thorbjørn Nerland minnet om faglig forum som i år arrangeres 27. oktober. Det er viktig å få avklart tema for møtet i neste styremøte. Han oppfordret styremedlemmene til å sende inn forslag til sekretariatet i god tid før møtet den 16. juni. Styret i FIKS Side 6 av 6

41 Styrets aktivitetsplan 2016 per juni 2016 JTL Styremøte Faste saker Nye/aktuelle saker 2. mars Årsberetning Regnskapsrapport Rapport fra sekretariatet Rapport fra utvalgene 8. juni Årsregnskapet Regnskapsrapport Rapport fra sekretariatet Rapport fra utvalgene Budsjett 2017 Tema faglig forum 14. september Lønnsoppgjøret Rapport fra sekretariatet Rapport fra utvalgene 27. oktober Faglig forum Tema? 23. november Rapport fra sekretariatet Rapport fra utvalgene Egenevaluering Møteplan 2017 Papirløse KU-møter Styrets godtgjørelse Eval. oppstartkonferansen Utredning fusjon med ROKUS HMS-plan Gj.gang etiske retninglinjer KS-styreregister