KONKURRANSEGRUNNLAG for HOTELLDRIFT ved Oslo universitetssykehus HF Saksnummer 2014/15170 Tilbudsfrist: , kl

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG for HOTELLDRIFT ved Oslo universitetssykehus HF Saksnummer 2014/15170 Tilbudsfrist: , kl

2 Innhold 1 Informasjon om anskaffelsen Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Forbehold/Endringer i driftsperioden Konkurransegrunnlaget Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Orientering om hotellene ved Oslo Universitetssykehus HF Spørsmål vedrørende anskaffelsen Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Informasjonsplikt om sykehusets policy vedrørende korrupsjon Virksomhetsoverdragelse Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Omkostninger Befaring Krav til Tilbyderens kvalifikasjoner Obligatoriske krav Finansielle kvalifikasjoner Tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav til tilbudet Språk Tilbudsformat Strukturering av tilbudet Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Adresse og leveringssted for tilbudet Vedståelsesfrist Informasjon om prissetting Avgjørelse av konkurransen Tildelingskriterier med vekting Utdyping av tildelingskriterier Avlysning og avvisning Informasjon om kontrakt Avtaleform og avtaleperiode Forbehold til kontraktsvilkår Vedlegg

3 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Oslo universitetssykehus (OUS) eies av Helse Sør-Øst og består av de tidligere helseforetakene Aker, Rikshospitalet og Ullevål. Sykehuset leverer spesialisthelsetjenester og ivaretar lands- og regionsfunksjoner. Oslo universitetssykehus har også lokalfunksjoner for Oslos befolkning. Universitetssykehuset er landets største med ca ansatte, og står for en betydelig andel av medisinsk forskning og utdannelse av helsepersonell i Norge. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang OUS ved innkjøpsavdelingen inviterer med dette til konkurranse for inngåelse av avtale om drift av sykehusets tre hotell. 1.3 Forbehold/Endringer i driftsperioden Det tas forbehold om at beslutninger i Helse Sør-Øst eller OUS HF kan medføre endringer i bygningsmasse, teknisk utforming, kundegrunnlag, økonomiske forutsetninger, prioriteringer, med mer, i kontraktsperioden. Slike endringer må påregnes og gir ikke forutsetningsvis grunnlag for kompensasjon fra Oppdragsgiver. Det tas videre forbehold om at OUS HF og HSØ godkjenner bruk av alle tre hoteller som pasientog sykehotell. 1.4 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med vedlegg. I dette dokumentet gis informasjon om konkurranseprosessen frem til inngåelse av kontrakt, krav til hva tilbudet skal innholde og hvordan det skal utformes. Vedlagte dokumenter danner grunnlag for kontrakt med valgt tilbyder, og oppstiller således krav som er relevant for tilbyder ved utforming av tilbud. 1.5 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Konkurransen avholdes som en konkurranse med forhandling i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69 (LOA) med tilhørende forskrift av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del I og del II, jf FOA 2-1 (5). Konkurranse med forhandling kan forløpe i flere faser, og Oppdragsgiver forbeholder seg retten til bare å invitere et utvalg av de kvalifiserte tilbydere til forhandlinger, jf. FOA 11-8 (1). Dersom antallet tilbud på den måten blir redusert i forkant av, eller under, forhandlingene, vil reduksjonen skje på bakgrunn av tildelingskriteriene. Utlysningen er kunngjort i DOFFIN-databasen, se En veiledende kunngjøring med invitasjon til dialogkonferanse, med referansenummer , ble publisert

4 1.6 Orientering om hotellene ved Oslo Universitetssykehus HF Generelt Oslo universitetssykehus HF ønsker tilbud på et totalkonsept i henhold til spesifikasjonene i konkurransegrunnlag med vedlegg. Med dette menes tilbud med utgangspunkt i en driftsform der operatøren både står som ansvarlig for daglig drift og ansetter det nødvendige personalet. Oslo universitetssykehus HF eier tre hoteller som er tilknyttet sykehusets sentralområder på Radiumhospitalet, Rikshospitalet og Ullevål. For hotellbygget på Rikshospitalet har Oslo universitetssykehuset heleid aksjeselskap, Sykehotell AS, som står for utleie av bygget til Tilbyder. Avtale om hotelldriften ved dette hotellet skal være mellom Oslo universitetssykehus HF og Tilbyder. Ved de øvrige to hoteller er OUS avtalepart både i driftsavtale og leiekontrakt. Det forutsettes at Tilbyder er til stede ved befaringen ved de tre hotellene for avklaring av spesifikk, detaljert informasjon om det enkelte hotell Gaustad hotell ved Rikshospitalet Hotellet ble tatt i bruk i år 1999, og består av totalt 124 rom med ca. 196 senger, inkl. rom for funksjonshemmede. Dette er fordelt med 38 enmannsrom, 36 kombirom a ca. 18m2 og 6 HCdobbeltrom og 2 HC-enkeltrom a ca 22m2 til rullestolbrukere, 42 dobbeltrom. Alle rom er utstyrt med bad med dusj og wc. I tillegg finnes diverse fellesrom som kjøkken, spisesal/kantine, oppholdsrom, kontorer, vaskerom, lager, resepsjonsarealer etc. Se tegninger vedlagt husleiekontrakten. Tegninger og inventarliste publiseres på Doffin etter at befaring er gjennomført Hotell Montebello ved Radiumhospitalet Hotellet ble tatt i bruk i år 2010, og består av totalt 77 rom med ca. 150 senger, inkludert rom for funksjonshemmede. Dette er fordelt som 4 enkeltrom, 10 dobbeltrom, 8 HC rom og 2 familierom (junior suiter). Størrelsen på rommene varierer noe. Alle rom er utstyret med bad med dusj og wc. I tilegg finnes diverse fellesrom som kjøkken, spisesal/kantine, oppholdsrom, kontorer, vaskerom, lager, resepsjonsarealer etc. Hotellet ligger i et av sykehusets bygg, med resepsjon og restaurant i 5 etg. og med overnattingsrom i 6. og 7. etg. Kreftforeningen driver i samarbeid med oppdragsgiver et mestringssenter i samme etasje som resepsjonen. Av denne grunn forutsettes et nært samarbeid mellom Kreftforeningen og den aktør som vinner konkurransen. Det antas at senteret vil bli benyttet av både hotellgjester og øvrige personer som ikke bor på hotellet. Se tegninger vedlagt husleiekontrakten, tegningene spesifiserer de områder hvor det forventes samarbeid mellom Kreftforeningen og hotelloperatør. Tegninger og inventarliste publiseres på Doffin etter at befaring er gjennomført. 3

5 1.6.4 Ullevål Hotell ved Ullevål sykehus Hotellet ble bygget og tatt i bruk i år 2000, og består av 131 rom med ca. 250 senger, inkludert 5 rom for funksjonshemmede. Dette er fordelt som 17 enkeltrom a ca 10 m2, 58 enkeltrom a ca 10 m2 med ekstra seng, 51 dobbeltrom a ca 10 m2 samt 3 fødestuer. I tillegg er det etablert et læringssenter med to møterom i tilknytning til resepsjon og restaurant. Læringssenteret drives av sykehuset. På dette hotellet har enkelte medisinske avdelinger et fast antall rom til rådighet. De rom som ikke disponeres av bemannet enheter benyttes til pasienter eller andre gjester som ikke skal ha medisinsk tilsyn. Det er en spa-avdeling i kjelleretasjen. Ullevål hotell er definert som område for etablering av pårørende- og presse-senter i gjeldende beredskapsplan. Det må påregnes å måtte evakueres i katastrofesituasjoner. Vi viser for øvrig til gjeldende beredskapsplan, vedlegg 9. Tegninger og inventarliste publiseres på Doffin etter at befaring er gjennomført Statistisk informasjon om belegg Hotell År Belegg (%) Gaustad ,6 % ,9 % ,9 % Montebello ,7 % ,0 % ,9 % Ullevål ,7 % ,2 % ,9 % Gjestegrunnlag Hotellene er en integrert del av sykehusets totaltilbud, og er primært et tilbud til pasienter og pårørende Pasienter Gjestegrunnlaget på hotellene ved Rikshospitalet og Radiumhospitalet er i hovedsak selvhjulpne pasienter (ikke innskrevet ved sykehuset) som går til poliklinisk behandling, kontroll, seriebehandling. Det forutsettes at de ikke skal motta medisinske, behandlende, pleierelaterte eller rehabiliterende tjenester på disse hoteller. De bor der som del av reisen til eller fra sykehuset, for dagbehandling eller poliklinisk behandling på sykehuset, og har av ulike årsaker særlig behov for midlertidig nærhet til sykehuset. Her forutsettes det et nært samarbeid mellom 4

6 hotellet, de kliniske avdelinger, poliklinikker, sengeposter, andre enheter for dagbehandling, samt serviceavdelinger ved sykehuset. I tillegg vil det være gjester med status som inneliggende pasienter. Disse kan være pasienter som skal gjennom behandling eller et operativt inngrep på sykehuset og som har forberedende undersøkelser i forkant. Etter et slikt operativt inngrep vil de kunne bli overført til hotellet (lavere omsorgsnivå) før de skrives ut og sendes hjem. På hotellet ved Ullevål utgjør i dag denne gruppen den største brukergruppen i hotellet. Her forutsettes det et særlig nært samarbeid mellom hotellet, de kliniske avdelinger, poliklinikker, sengeposter, andre enheter for dagbehandling, samt serviceavdelinger ved sykehuset. Til sist utgjør fødende kvinner en stor brukergruppe på hotellet ved Ullevål sykehus. Deler av hotellet er å betrakte som en lettpost i sykehuset og har hatt et noe varierende antall allotment-rom tilgjengelig for de ulike avdelinger (barsel, ortopedi mm). Sykehuset vurderer løpende antall allotment-rom for hver avdeling. Ledige allotment-rom frigis etter avtale til drifters disposisjon. Sykehusets ansvar for hotellets gjester er begrenset til de pasientene som har status som inneliggende Pårørende Hotellet skal i størst mulig utstrekning gi pårørende mulighet for å bo sammen med sine nærmeste under undersøkelse, utredning og behandling. Pårørende er dermed en annen betydelig gruppe besøkende. Hovedtyngden av disse er selvbetalende, men samtidig har en vesentlig andel pårørende krav på å få oppholdet dekket etter nærmere retningslinjer (rekvisisjon). Det gjelder for eksempel når pasienten er under 18 år Øvrige Hotellene kan ved ledig kapasitet også benyttes av eksterne gjester, og hotellets restaurant skal, med mindre annet avtales, holdes åpen for alle. 1.7 Spørsmål vedrørende anskaffelsen Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være sendt per e-post til vår kontaktperson innen , klokken 12.00, med tittelen Hotelldrift. Kontaktperson E-postadresse Stian Bonnevie Arntzen stbarn@ous-hf.no Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli gjort tilgjengelige via Doffin.no. 5

7 1.8 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til tilbudsfristens utløp. 1.9 Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell Tilbyder/Tilbyders ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers ansatte på annen måte enn forutsatt i konkurransegrunnlaget, og i henhold til FOA. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell Tilbyder dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet Informasjonsplikt om sykehusets policy vedrørende korrupsjon Oslo universitetssykehus HF har et verdigrunnlag der vi ønsker å framstå som en åpen og ansvarlig institusjon. Sykehuset vil ha ledere og medarbeidere som tar ansvar for verdiene kvalitet, trygghet og respekt i sitt daglige arbeid. Klarhet, åpenhet og etterrettelighet er en viktig del av sykehusets omdømme. Kontraktsparter skal bli møtt med respekt, forståelse og kunnskap og bli behandlet upartisk og rettferdig fra sykehusets ansatte. Oslo universitetssykehus HF har opprettet en varslingskanal for å gjøre det enkelt og trygt å varsle om kritikkverdige, uetiske eller ulovlige forhold i virksomheten. Eks. på dette er økonomiske misligheter, korrupsjon, mobbing, trakassering. Oslo universitetssykehus HF tar avstand fra korrupsjon og arbeider for å motvirke korrupsjonshandlinger. Alle våre kontrakter inneholder derfor en varslingsplikt ved mistanke eller kunnskap om korrupsjon. Korrupsjon er misbruk av tillit for å oppnå egne fordeler. Korrupsjon er at noen krever, mottar eller aksepterer et tilbud om utilbørlige fordeler eller belønning i anledning av den stilling, det verv eller oppdrag de innehar. Både den som gir og den som mottar slike ytelser kan straffes for korrupsjon. Alle former for korrupsjon er forbudt. Straffeloven har tre bestemmelser som er særlig viktige i kampen mot korrupsjon. Disse er 276a om korrupsjon, 276b om grov korrupsjon og 276c om påvirkningshandel. Korrupsjon straffes med fengsel i inntil 3 år og i tilfeller av grov korrupsjon er strafferammen inntil 10 år Virksomhetsoverdragelse Det legges til grunn at ny drifter overtar arbeidsgiveransvaret for de ansatte i ved hotellene på overtakelsestidspunktet, og at virksomhetsovertakelsen gjennomføres i henhold til Arbeidsmiljøloven (AML) Kapittel 16 Arbeidstakernes rettigheter ved virksomhetsoverdragelse Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder ved kjøp av tjenester eller bygg- og anlegg som overstiger 1,6 million kroner eks. mva., jf. 6

8 forskriften 4. Forskriften gjelder også for kontrakter som omfatter både varer og tjenester (blandede kontrakter) dersom verdien av de aktuelle tjenestene overstiger 1,6 million kroner eks. mva. Formålet med reguleringen er å bidra til at ansatte i virksomheter som utfører tjenester og bygge- og anleggsarbeider for offentlige oppdragsgivere, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jf. forskriften 1. Tilbyder og eventuelle underleverandør(er) skal på forespørsel fra Oppdragsgiver kunne dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom Tilbyderen eller dennes underleverandør(er) ikke etterlever kravene til lønns- og arbeidsvilkår Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentlighetsloven 23, tredje ledd inntil valg av Tilbyder er bestemt. Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i disse dokumentene, likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhetspriser, men vanligvis ikke totalpriser). Sammen med originaltilbudet skal Tilbyder levere en elektronisk versjon (minnebrikke) hvor de taushetsbelagte opplysningene er sladdet (ikke slettet fra dokumentet, men strøket over). Dersom Tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i tilbudsbesvarelsen Omkostninger Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger, vareprøver m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av Tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert Tilbyder Befaring Det vil bli avholdt befaring med samtlige Tilbydere i uke 33. Innkalling til befaring vil bli kunngjort på Doffin. Vi oppfordrer på det sterkeste samtlige Tilbydere til å delta på befaringen, og tar ikke ansvar for å formidle informasjon som formidles muntlig på befaringen. Utgifter i forbindelse med befaringen dekkes av den enkelte Tilbyder. 7

9 2 Krav til Tilbyderens kvalifikasjoner Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sitt tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De Tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 2.1 Obligatoriske krav Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. o Attest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder. Evt. restanser må forklares/begrunnes. o Utenlandsk Tilbyder må fremlegge tilsvarende bekreftelse på at offentlige skatter og avgifter er betalt i landet hvor Tilbyder har forretningssted. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyderen skal ha etisk forsvarlig virksomhet o Dersom Tilbyder siste 5 år er rettskraftig dømt for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, eller skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, må det i så fall redegjøres for dom og saksforhold. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. o Norsk Tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk Tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal/vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. o HMS-egenerklæring i samsvar med Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, vedlegg 2, om at Tilbyderen oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være medundertegnet av en fra de ansatte i bedriften. 8

10 2.2 Finansielle kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyderen skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. o Tilbyder skal fremlegge årsregnskap for 2013 og 2014 sammen med revisors årsberetning. o Tilbyder vil evt. bli kredittvurdert. o For nystartede selskaper skal det leveres regnskap og revisjonsberetning for den tiden selskapet har vært i drift. o Det kan inngis bankgaranti som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen. 2.3 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal ha svært gode kvalifikasjoner og kapasitet, relatert til kontraktsforpliktelsene. Dokumentasjon o o o Tilbyder skal redegjøre for firmaets lokalisering av hovedkontor og evt. underavdelinger, samt organisasjonskart med ledelsesstruktur og ansvars/myndighetslinjer. Tilbyder skal angi om han har til hensikt å bruke underleverandører for oppfyllelse, og i så fall for hvor stor del av kontrakten. Dersom tilbyder vil støtte seg på andre foretaks kapasitet, skal det legges fram en forpliktelseserklæring som viser at tilbyder vil ha rådighet over nødvendige ressurser i hele kontraktsperioden. 9

11 3 Krav til tilbudet 3.1 Språk Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk. Brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. 3.2 Tilbudsformat Komplett tilbud med alle vedlegg skal leveres i 4 eksemplarer i A4-format innsatt i ringperm, systematisert med eget skilleark for de ulike kapitlene. Tilbudet må signeres av person med fullmakt til å forplikte selskapet. Av miljø og lagringshensyn henstilles Tilbyderne om i størst mulig grad å levere tosidig dokumentasjon. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk i pdf-format på minnepenn. Det forutsettes at elektronisk mottatt dokumentasjon er fri for virus og annen ondsinnet kode. Ved uoverensstemmelse mellom papirversjonen og den elektroniske versjonen skal papirversjonen ha forrang. NB! Elektronisk prisskjema skal leveres i Excel format, eller tilsvarende format som takles av Excel. Brosjyrer kan leveres i PDF format. Tilbyder skal sammen med tilbudet levere en elektronisk utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 3.3 Strukturering av tilbudet Tilbudsbesvarelsen skal ha følgende inndeling: Inndeling Papirversjon Elektronisk versjon Kapittel 1 Kapittel 2 Kapittel 3 Tilbudsbrev: Skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for Tilbyder. Se vedlegg 3 Redegjørelse for kvalifikasjonskrav: Utdypning og dokumentasjon av kvalifikasjonskravene. Se kapittel 2 i konkurransegrunnlaget Pris: Utfylt og signert prisskjema vedlegges. Se vedlegg 4. <Tilbyderens navn_tilbudsbrev.pdf> <Tilbyderens navn_kvalifikasjonskrav.pdf> <Tilbyderens navn_bilag X_prisinformasjon.xls> Kapittel 4 Kapittel 5 Redegjørelse for leveransen som tilbys: Utdypning og dokumentasjon av de øvrige tildelingskriteriene foruten pris (se punkt 4.1 til 3), samt kravspesifikasjonen, vedlegg 1. Eventuelt produktinformasjon/brosjyrer <Tilbyderens navn_bilag X_kravspesifkasjon.pdf> <Tilbyderens navn_bilag X_Vedlegg Y.pdf> 10

12 3.4 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 3.5 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3.6 Adresse og leveringssted for tilbudet Tilbudet skal være Oslo universitetssykehus i hende innen , klokken Postadresse: Leveringsadresse: Stian Bonnevie Arntzen Innkjøpsavdelingen Oslo universitetssykehus Postboks 4950 Nydalen 0424 Oslo Stian Bonnevie Arntzen Innkjøpsavdelingen Oslo universitetssykehus Forskningsveien 2B, 3. etg Oslo Kontortid Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket 2014/15170 Hotelldrift - Stian Bonnevie Arntzen - Åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Fristen for innlevering av tilbud er absolutt, og for sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også forsinkelser som skyldes tredjepart (Posten, budfirma, o.s.v.). Tilbyderen har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen ovenfor innen tilbudsfristens utløp. 3.7 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for Tilbyder frem til klokken 23.00, 45 dager etter tilbudsfristens utløp. 3.8 Informasjon om prissetting Tilbyder skal prise sitt tilbud i samsvar med vedlagte prisskjema, vedlegg 4. Papirversjonen av prisskjemaet skal være datert, underskrevet og stemplet med firmaets navn. Prisene som er basert på overenskomst mellom RHFene vil bli endret i tråd med de til en hver tid gjeldende satser RHFene imellom. Øvrige priser som tilbyder oppgir er bindende i kontraktsperioden, eller frem til overenskomst mellom avtalepartene om ny prisfastsettelse. Både leietaker og Oppdragsgiver har adgang til å regulere prisene én gang per år. Slik årlig prisregulering kan skje ved å legge til grunn endringen i konsumprisindeksen med utgangspunkt 11

13 i november. I tillegg gis det anledning til priskompensasjon for endringer i offentlige avgifter som ikke inngår i indeksgrunnlaget. Den provisjonssats som tilbys er bindende for hele kontraktsperioden. 12

14 4 Avgjørelse av konkurransen 4.1 Tildelingskriterier med vekting Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av kriteriene angitt nedenfor. Det vil bli benyttet en forholdsmessig tildelingsmatrise med vekting hvor Tilbyderne maksimalt kan få 100 poeng totalt i konkurransen, ved full uttelling på alle kriterier. Nr Kriterier Vekting 1 Pris 35 2 Provisjon 20 3 Kvalitet 45 For at Oppdragsgiver skal kunne gjøre en objektiv vurdering av tilbudene må Tilbyderen gi fyldig informasjon i tilknytning til hvert tildelingskriterium i sitt tilbud. Manglende informasjon kan medføre avvising av tilbudet samt påvirke utfallet av kontraktstildelingen. 4.2 Utdyping av tildelingskriterier Pris Pris evalueres på bakgrunn av tilbudte priser i prisskjema. Beste tilbud gis maksimal poengsum for kriteriet, og øvrige tilbud gis en forholdsmessig poengsum, basert på beste tilbud Provisjon Provisjon evalueres på bakgrunn av tilbudt provisjonsmodell. Det tilbud som representerer den totalt sett mest økonomisk fordelaktige provisjonsmodellen for Oppdragsgiver gis maksimal poengsum for kriteriet, og øvrige tilbud gis en forholdsmessig poengsum, basert på beste tilbud Kvalitet Kvalitetskriteriet vil bli vurdert på bakgrunn av Tilbyders besvarelse av evalueringskriteriene i kravspesifikasjonen i vedlegg 1, punkt 2.1. Kriteriet vil bli inndelt i underkategorier. Fastsettelsen av score vil foretas skjønnsmessig på grunnlag av Oppdragsgivers vurdering av endelig tilbud. Beste tilbud gis maksimal poengsum for kriteriet, og øvrige tilbud gis en forholdsmessig poengsum, basert på beste tilbud. 4.3 Avlysning og avvisning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Avlysning kan for eksempel skje ved bortfall av finansiering, interne vedtak i OUS HF, interne vedtak i HSØ RHF eller annet. 13

15 5 Informasjon om kontrakt 5.1 Avtaleform og avtaleperiode Målet med konkurransen er inngåelse av følgende avtaler: Det vil bli inngått en avtale om drift av henholdsvis Gaustad hotell, Ullevål hotell og Hotell Montebello, med en underliggende husleieavtale for leie av hvert hotell. Avtalene skal vare i 4 år fra avtaleinngåelse, med opsjon på forlengelse i år. De 12 første måneder er likevel å betrakte som en prøvetid for kvalitet, levering og operatørens service overfor brukerne. I prøvetiden kan avtalen sies opp med 6 måneders varsel, dersom Tilbyder misligholder sine kontraktsforpliktelser. Ved vesentlig mislighold kan kontrakten sies opp av begge parter, med 3 måneders varsel. Kontrakter som inngås vil baseres på de krav og vilkår som fremgår av vedlagte dokumenter. Oppdragsgiver forplikter seg ikke til å kjøpe noe bestemt volum tjenester eller overnattinger i avtaleperioden. 5.2 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlig forbehold til kontraktsvilkårene. Vesentlige forbehold vil medføre avvisning, jf. FOA (1) d. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene i vedlagte dokumenter, skal forbeholdene presiseres, og det skal refereres til det relevante punkt i konkurransegrunnlaget. Forbeholdene skal, sammen med prismessige konsekvenser, presiseres i tilbudsbrevet. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med øvrige Tilbydere. Alle avvik og forbehold til konkurransegrunnlaget skal klart fremgå av tilbudsbrevet, være presise, entydige og kunne prisberegnes. 14

16 6 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2a: Vedlegg 2b: Vedlegg 2c: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Vedlegg 5: Vedlegg 6: Vedlegg 7: Vedlegg 8: Vedlegg 9: Vedlegg 10: Kravspesifikasjon Utkast til leieavtale for Ullevål Hotell Utkast til leieavtale for Hotell Montebello Utkast til leieavtale for Gaustad Hotell Tilbudsbrev Prisskjema Kontraktsvilkår for etisk handel HMS- erklæring Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Etiske retningslinjer for innkjøp og Tilbyderkontakt i Helse Sør-Øst Beredskapsplan Utkast til driftsavtale 15