Møteinnkalling. Utvalg: Formannskapet - Ørland kommune Møtested: Borgklinten, Rådhuset Møtedato: Tid: 12:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet - Ørland kommune Møtested: Borgklinten, Rådhuset Møtedato: Tid: 12:00 Forfall meldes til postmottak@orland.kommune.no eller tlf som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Hallgeir Grøntvedt Ordfører OK-SP Knut Morten Ring Varaordfører OK-AP Laila Selnes Lund Medlem OK-SP Finn Olav Odde Medlem OK-SP Frank Aronsen Medlem OK-H Torhild Aarbergsbotten Medlem OK-H Bjørnar Dahlberg Medlem OK-FRP Vel møtt! Hallgeir Grøntvedt ordfører

2 Saksnr Sakstittel Lukket PS 14/3 Fosen Regionråd - utviklingsprisen for 2013 PS 14/4 Avtale mellom Ørland kommune og Fosen Brann og Redningstjeneste IKS om leie av lokaler for Brekstad brannstasjon og for lagring av beredskapsmateriell - revidert avtaleutkast PS 14/5 Retningslinjer for bruk av kommunens tjenestebiler PS 14/6 Avtale mellom Ørland kommune og kanallagene for Budeibekken og Vikgrøfta Kl. 12:00 Gjennomgang av opplegg for folkemøte vedr. kommunesammenslåing Ørland og Bjugn. Orientering/drøfting: 1. Ordfører 2. SAVA 3. Økonomirapportering 4. Rådmann 5. Eventuelt

3 Ørland kommune Arkiv: /157 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Toril Reitan Saksnr Utvalg Møtedato 14/3 Formannskapet - Ørland kommune Fosen Regionråd - utviklingsprisen for 2013 Sakens bakgrunn og innhold I brev fra Fosen Regionråd av blir kommunen bedt om å foreslå kandidat til utviklingsprisen for 2013 innen 1. mars Statuttene for utviklingsprisen pkt. 6 er som følger: Formannskapet i hver av regionens sju kommuner innstiller èn eller flere kandidater til utviklingsprisen. Dersom den enkelte kommune velger å innstille flere kandidater til prisen, ordnes kandidatene etter prioritering. Den enkelte kommune kan også foreslå kandidater fra de øvrige kommunene. Frist for å foreslå kandidater settes til 1. mars. Følgende kandidater har tidligere mottatt prisen: 1990: Jens Bye, Rissa 1991: Bjørn Lyng, Leksvik 1992: Tore Løkke, Åfjord 1993: Morten Berg, Ørland 1994: Leon Bygballe, Leksvik 1995: Henry Ressem, Verran 1996: Refsnes Fiskeindustri, Åfjord 1997: Johs. J. Syltern, Åfjord 1998: Ragnar Lyng, Leksvik 1999: Ørland Sparebank, Ørland 2000: Norsk Limtre AS Mosvik 2001: Kråkøyfisk AS Roan 2002: Stjern AS Åfjord 2003: Kroa Produkter Leksvik (utdelt 2004) Utviklingsprisen for Fosen (nye statutter vedtatt i styremøte den ): 2006: Stokkøya Sjøsenter Åfjord (utdelt 2007) 2008: Fosen Transport Ørland (utdelt 2009) 2009: Drageid Leirskole Osen (utdelt 2010) 2010: Kjetil Myran Leksvik (Utdelt 2011) 2011: Nilssen Hønseri AS Roan (Utdelt 2012) 2012: LC Production AS Rissa (Utdelt 2013) Folkehelsevurdering 1

4 Administrasjonens vurdering Formannskapet har foreslått Fosen Tools som kommunens kandidat til utviklingsprisen de siste 4 år. På denne bakgrunn anbefaler rådmannen at formannskap prioriterer Fosen Tools også som kandidat for utviklingsprisen for Rådmannens innstilling Ørland formannskap anbefaler Fosen Regionråd å gi utviklingsprisen 2013 til Fosen Tools AS, Brekstad med følgende begrunnelse: * Fosen Tools AS er et ekspangsiv firma som ble grunnlagt i Firmaets målsetning er: "Vi skal være markedets beste på verktøyløsninger, som er optimalt tilpasset bruker og miljøet det brukes i!" Det er 8 ansatte i bedriften. * Firmaet har moderne og funksjonelle lokaler, som huser administrasjon, produksjon, showrom og lager for distribusjon i inn og utland. * Firmaet er stor på verktøy og grafisk design. * Firmaet har inngått en samarbeidsavtale med Fosen Trykkeri/Ulleberg Wold på reklame, eksponeringsprodukter og skiltløsninger. Samarbeidet lanserer offisielt i 2011 under navnet Fosenprofil. * Firmaet har utviklet i samarbeid med Ørland hovedflystasjon en ny type verkstøyløsning. * Fosen Tools AS vil være en verdig prisvinner! 2

5 Ørland kommune Arkiv: /1141 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Arnfinn Brasø Saksnr Utvalg Møtedato 14/4 Formannskapet - Ørland kommune Avtale mellom Ørland kommune og Fosen Brann og Redningstjeneste IKS om leie av lokaler for Brekstad brannstasjon og for lagring av beredskapsmateriell - revidert avtaleutkast. Vedlegg: 1 Avtale mellom Ørland kommune og Fosen Brann og Redningstjeneste IKS om leie av lokaler for Brekstad brannstasjon og for lagring av beredskapsmateriell - revidert avtaleutkast Sakens bakgrunn og innhold Kommunestyret fattet i møte følgende vedtak: 1. Det inngås leieavtale med FBRT IKS om garasjering av brannbiler samt lagring av utstyr i selskapets anlegg på Fjæraveien. 2. Kommunestyret delegerer til formannskapet å godkjenne leieavtalen. Et forslag til avtale ble lagt fram for formannskapet i møte Formannskapet ønsket ikke å godkjenne avtalen slik den ble forelå, og bad om at administrasjonen under pkt C - "Økonomi" og under pkt G - "Avtalens gyldighet", framforhandlet endringer. Det er gjennomført drøftinger med selskapet, og i det avtaleforslaget som nå presenteres er det gjort følgende endringer: Under pkt C Gammel ordlyd:... Ut fra prinsippet om at kommunen skal dekke kostnadene for vognhall med tilhørende utomhusareal, skal FBRT få refundert sine kostnader til: 1. Husleie 2. Energi 3. Nødvendig vedlikehold og tilrettelegging for drift 4. Utvidelse / endringer av lokaler som en følge av endringer i beredskapsoppsettet. Pkt 3 og 4 forutsettes å utføres etter avtale med kommunen. Nødvendig utvidelse kan oppstå som følge av tilførsel av mer materiell pga endrede krav til beredskap i kommunen. 1

6 Tekst i revidert forslag:... Ut fra prinsippet om at kommunen skal dekke kostnadene for vognhall med tilhørende utomhusareal, skal FBRT få refundert sine kostnader til: 1. Husleie 2. Energi 3. Nødvendig vedlikehold og tilrettelegging for drift Pkt 3 forutsettes å utføres etter avtale med kommunen. Under pkt G Gammel ordlyd: Tekst i revidert forslag: Avtalen løper inntil partene sier den opp skriftlig. Oppsigelsesfristen er ett år, regnet fra og med utløpet av kalenderåret oppsigelsen fant sted. Avtalen løper inntil en partene sier den opp skriftlig. Oppsigelsesfristen er ett år fra oppsigelse foreligger. Administrasjonens vurdering I det reviderte avtaleutkastet, under pkt C, er pkt 4 om kommunens forpliktelser knyttet til framtidige endringer/utvidelse tatt ut. I pkt G er oppsigelsesfristen satt til ett år fra dato til dato. Administrasjonen anbefaler at det reviderte forslaget til avtale godkjennes. Rådmannens innstilling 1. Det framlagte forslaget til leieavtale, datert , mellom Ørland kommune og FBRT IKS om leie av lokaler for Brekstad brannstasjon mv, godkjennes. 2. Leiekostnadene for 2014 oppfinansieres ifm justeringen av driftsbudsjettet for

7 Avtale om brannstasjon og depot AVTALE mellom ØRLAND KOMMUNE og FOSEN BRANN OG REDNINGSTJENESTE IKS om - LOKALER FOR BREKSTAD BRANNSTASJON - LAGER FOR DEPONERING AV BEREDSKAPSMATERIELL

8 Avtale om brannstasjon og depot A. BAKGRUNN FOR AVTALEN Eierkommunene i FBRT plikter ihht Selskapsavtalen og Tjenesteavtalen å stille egnede lokaler for brannstasjon i kommunen kostnadsfritt, til disposisjon for Fosen Brann og Redningstjeneste IKS (FBRT). Kommunestyret i Ørland har behandlet grunnlaget for denne avtalen den 12. desember 2013 og gjort følgende vedtak: 1. Det inngås leieavtale med FBRT IKS om garasjering av brannbiler samt lagring av utstyr i selskapets anlegg på Fjæraveien. 2. Kommunestyret delegerer til Formannskapet å godkjenne leieavtalen. Denne avtalen regulerer de økonomiske forholdene mellom kommunen og FBRT mht kostnader forbundet med bruk av denne bygningen. Bygningen ligger på eiendommen 68/335 og er eid av Joar Grande. Det er opprettet leieavtale mellom eier og FBRT på bruk av hele eiendommen. B. LOKALER og UTOMHUSAREAL Ihht avtale om gjensidige ytelser mellom Ørland kommune og FBRT, datert 17. oktober 2013, pkt F Lokaler, er det avtalt følgende: Ørland kommune stiller kostnadsfritt egnede lokaler til brannstasjon og depot til disposisjon for FBRT iht Selskapsavtale og Tjenesteavtale. Med brannstasjon menes her arealer til vognhall. Kostnadene for administrative lokaler skal innarbeides i FBRTs budsjett. Av praktiske årsaker er arealene som omfattes av denne avtalen definert som vognhall, administrative areal og utomhusareal. Med vognhall menes her lokaler til bruk for FBRTs beredskapsmateriell og brannbiler, lokaler til feievirksomhet samt lager for materiell tilhørende Interkommunalt Utvalg mot Akutt forurensning. Med administrative lokaler menes areal for kontor og personalrom for ansatte i FBRT. Utomhusareal er frie arealer beliggende innenfor eiendommen og som fritt kan benyttes av FBRT til parkeringsplass, lagring etc. for eget bruk. I vognhallen er det plass for FBRT s materiell som er nødvendig for å yte tjeneste i akutt beredskap samt for materiell tilhørende feiertjenesten. Disse arealene, samt utomhusareal egnet for lagring, parkering etc., defineres som det areal og bygg som kommunen skal stille kostnadsfritt til rådighet for FBRT. Øvrige lokaler betales av FBRT. C. ØKONOMI Det er inngått et direkte avtaleforhold mellom Joar Grande, 7130 Brekstad og FBRT om leie av hele eiendommen med virkning fra 1. juli Avtalen har en løpetid på 10 år med mulighet for ett års oppsigelse og rett til forlengelse utover 10 år ved fornyelse av avtalen. Leie av lokalene er inklusive bruk av utomhusarealene. Utvidelse av bygget kan skje for leietagers regning uten at leiesummen blir regulert. Leiesummen reguleres i takt med konsumprisindeksen. Ut fra prinsippet om at kommunen skal dekke kostnadene for vognhall med tilhørende utomhusareal skal FBRT få refundert sine kostnader til: 1 Husleie 2 Energi 3 Nødvendig vedlikehold og tilrettelegging for drift Pkt 3 forutsettes å utføre etter avtale med kommunen.

9 Avtale om brannstasjon og depot D. REFUSJON AV KOSTNADER 1. Husleie Ørland kommune refunderer husleie til FBRT, for areal til beredskapsmateriell og feierlokaler,et beløp tilsvarende kr 60/kvm pr mnd inkl fri benyttelse av utomhusarealer. Beløpet reguleres ihht konsumprisindeksen, første gang pr 1. januar Ved avtalens inngåelse er kvartalsbeløpet beregnet slik: (245 m 2 x kr 60,00 x 12)/4 = ,00/kvartal Beløpet er ekskl. mva og det tas forbehold om ev. endringer i merverdiavgiftsloven som måtte medføre at leieforholdet skal belastes for mva. Beløpet betales kvartalsvis, fom 1. januar Energi Energi refunderes etter bygningens totale energiforbruk fordelt forholdsvis på vognhall og administrative lokaler. Beløpet refunderes halvårlig etter spesifisert regning fra FBRT. 3. Øvrige Øvrige kostnader refunderes etter regning basert på forhåndsinngåtte avtaler. E. LOKALER TIL DEPONERING AV ANNET UTSTYR Beredskapsmateriell som ikke får plass i ny brannstasjon deponeres i annen bygning som kommunen stiller til disposisjon. Lokalene må være tilpasset behovet for teknisk oppbevaring og uttak av utstyr. F. DEPONERING AV SJØRELATERT UTSTYR. Kommunen stiller til kostnadsfri disposisjon areal på Brekstad kai for oppbevaring av lenser og tilhørende utstyr for beredskap mot akutt forurensning på land og sjø. G. AVTALENS GYLDIGHET Avtalen løper inntil en partene sier den opp skriftlig. Oppsigelsesfristen er ett år fra oppsigelse foreligger. Brekstad, 21. januar Ørland kommune Fosen Brann og Redningstjeneste IKS

10 Ørland kommune Arkiv: /259 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Arnfinn Brasø Saksnr Utvalg Møtedato 14/5 Formannskapet - Ørland kommune Retningslinjer for bruk av kommunens tjenestebiler Vedlegg: 1 Nye retningslinjer for utlån og utleie av kjøretøy Sakens bakgrunn og innhold Ørland kommune har et stadig økende antall biler som brukes ifm kommunens tjenesteyting. Det har så langt ikke vært etablert felles rutiner og felles reglement for bruken av denne bilparken hos oss. Både for å sikre kontroll og styring av denne ressursen, men også for å ivareta det regelverket skattemyndighetene forvalter og de krav som der stilles, legges det fram et forslag til retningslinjer for bruken av kommunens biler. Pr i dag består bilparken av følgende biler med henvisning til tilhørighet i organisasjonen (og hvor kostnadene bokføres): Tilhørighet i adm Type bil Årsmodell Vaktmestertjenesten Toyota Hi Ace - varebil 1997 Toyota Hi Ace -varebil 2002 Peugeot Expert - varebil 2000 Opel Combo - varebil 1998 VA, vei, grønt Toyota Hi Ace - varebil 2007 Toyota Hi Ace - varebil 2004 Toyota Hi Ace - varebil 2005 VW Caravelle - varebil 2013 VW Caravelle - varebil 2013 Oppmåling VW Caddy - varebil 2014 Hjemmetjenesten VW Caddy 2012 Toyota Hi Ace - varebil 1990 Toyota Yaris - pers.bil 2005 Mitsubishi I-MiEV - elbil 2012 Mitsubishi I-MiEV - elbil 2012 Mitsubishi I-MiEV - elbil 2012 Mitsubishi I-MiEV - elbil 2012 Psykiatritjenesten Mitsubishi I-MiEV - elbil 2012 Oppfølgingstjenesten Mitsubishi I-MiEV - elbil 2012 Peugeot Expert - stasjonsv

11 Avlastningstj. barn Skoda Fabia - personbil 2012 Admin H&O VW Golf - personbil 2012 Admin rådm.ktr VW Golf - personbil 2012 Administrasjonens vurdering Ved å etablere en slik ordning som foreslått vil vi sikre oss mot at verken arbeidstakere eller kommunen som arbeidsgiver, blir utsatt for feilaktig beskatning for bruk av tjenestebil. Vi vil også ved ordningen som er foreslått ivareta de dokumentasjonskrav myndighetene stiller til kommunen og til den ansatte. Både kommunen og den ansatt er pålagt å dokumentere bruken av tjenestebilen (omvendt bevisbyrde). Dersom man ikke har slik dokumentasjon, vil ligningsmyndighetene kunne fastsette beskatning av tjenestebiler etter skjønn. I tillegg vil bruker(ne) av den enkelte bil ansvarliggjøres for bruken på en annen måte enn dagens praksis. Rådmannens innstilling Det framlagte forslag til retningslinjer, datert , for bruk av tjenestebil tilhørende Ørland kommune godkjennes. 2

12 Retningslinjer for bruk av tjenestebil tilhørende Ørland kommune For bruk av tjenestebil gjelder følgende: 1. Alle kommunale biler skal uniformeres med «Ørland kommune» logo. 2. Alle kommunale biler skal forsikres av Ørland kommune. 3. Kommunens biler skal ikke benyttes i privat sammenheng, og skal normalt parkeres på tjenestestedet. 4. Hver bil skal ha eget kort for fylling av drivstoff. 5. Kommunal bil kan disponeres etter følgende kriterier: En bil disponeres av flere ansatte. Dette reguleres av arbeidsgiver som definerer bruken av aktuell bil og prioriterer dette gjennom eget system. Passasjer(er) kan medbringes der dette er hensiktsmessig. All bruk av kommunal bil skal være avklart med ansvarlig leder. 6. Alle tjenestebiler skal ha et elektronisk system for automatisk registrering av kjøring, i form av kjørebok eller annen form for logg/registrering. Den automatiske kjøreboken skal tilfredsstille skattemyndighetens krav til dokumentasjon. 7. Rutiner ift. den daglige driften. Det oppnevnes en ansvarlig for hver kommunal bil. Den som har ansvaret for bilen skal påse at den brukes innenfor den til enhver tids gjeldende regelverk. Bilen skal brukes ansvarsfullt og derigjennom ikke bli påført unødige skader. Den ansvarlige for den enkelte bil skal lese av kilometerstand og registrere avlesningen inn på den automatiske kjøreboken første arbeidsdag hver måned. Bilene skal fremstå ryddet og i orden. Bilene skal, ved behov, vaskes utvendig minimum en gang hver 14. dag og ryddes og holdes i orden innvendig ukentlig. Eventuelle skader på bil skal rapporteres til nærmeste leder og utbedres umiddelbart. Synlige rustskader skal utbedres omgående. Det er den som disponerer bilen som har ansvaret for at den til enhver tid er i forsvarlig stand. Påføres bilen skader som skyldes uaktsom eller uvøren bruk kan Ørland kommune søke regress for påførte utgifter i angjeldende sak. 8. Fylling av drivstoff og registrering av andre hendelser. Ved fylling av drivstoff skal det føres egen logg der dato, sted, kilometerstand på aktuelt fyllingstidspunkt og fylt drivstoffvolum og kostnad registreres. Registreringen attesteres av den som fyller drivstoff. Hendelser som verkstedopphold, bruk av bil utenfor arbeidstid og skader skal loggføres. Loggen for drivstoffylling og andre hendelser leveres ansvarlig leder første arbeidsdag hver måned. Det er den bilansvarlige som skal sørge for at loggen føres og at den leveres inn til leder en gang hver måned.

13 9. Unntak: For vakt, eller ved annet behov innen vaktmestertjenesten, skal tjenestebilen kunne brukes i de tilfeller det er nødvendig for å utføre et arbeidsoppdrag utenfor normal arbeidstid. Dette skal være avklart med enhetsleder. All bruk utenfor normalarbeidstid skal dokumenteres i kjørelogg. Beslutningsmyndighet i henhold til disse retningslinjene Det er kommunalsjef, eller den som kommunalsjefen skriftlig har delegert myndighet til, som har ansvar for at retningslinjene gjøres kjent blant de ansatte, og at reglene blir fulgt. Retningslinjene er godkjent av Formannskapet i sak **/14, i møte **.**.2014

14 Ørland kommune Arkiv: V /405 Dato: Saksbehandler: Jon Foss SAKSFRAMLEGG Avtale mellom Ørland kommune og kanallagene for Budeibekken og Vikgrøfta Vedlegg: 1 Avtaleforslag mellom Ørland kommune og kanallagene for Budeibekken og Vikgrøfta Sakens bakgrunn og innhold Kommunestyret vedtok i møte at kommunen skulle gjennomføre flomforebyggende tiltak i nedre del av felles utløp for Budeibekken og Vikagrøfta. Kommunen har nå i samråd med de to kanallagene blitt enige at dette løses ved at nederste del av det felles kanalløpet legges i en åpen kanal. Kommunens forpliktelser til vedlikehold av den nye kanalen og eventuell framtidig problematikk i forhold til flomforbyggende tiltak i området er regulert ved egen avtal mellom partene. Folkehelsevurdering Ingen direkte innvirkning på folkehelsen Administrasjonens vurdering Administrasjonen tilrår at fremlagte avtale godkjennes Rådmannens innstilling Rådmannen tilrår av framlagte avtale mellom Ørland kommune og kanallagene for Budeibekken og Vikagrøfta godjennes. 1

15

16

17