Hvordan lykkes i anbudskonkurranser?

Transkript

1 Hvordan lykkes i anbudskonkurranser? Senioradvokat Trine Friberg Skaug OSLO OSLO TØNSBERG BERGEN ÅLESUND TRONDHEIM TROMSØ

2 FOA III BA 40 V/T 1,6 Kunngjøring TED Strenge vilkår kjøp etter forhandling Frister Plikt oppgi vekting LOA 5 Konkurranse Forutberegnelighet Likebehandling Etterprøvbarhet II I Nasjonal kunngjøring Valgfritt anbudskonkurranse el kjøp etter forhandling Kortere tilbudsfrist Ikke plikt oppgi vekting Protokoll Skatteattester HMS-erklæring

3 Anskaffelsesregelverket i et nøtteskall Kravet til konkurranse FELG

4 Agenda I Tilbudsfasen Hva bør du fokusere på i fasen frem til tilbudsinnlevering Kvalifikasjonskrav, kravspesifikasjon og tildelingskriterier Hva er lovlig å kreve av mengde dokumentasjon? Spesielt om krav til erfaring og og referanseprosjekter II Evalueringsfasen Evalueringens rammer Spesielt om hvordan pris evalueres i forhold til kvalitet Spesielt om bruk av referanser Plikten og retten til avvisning av tilbud med forbehold, avvik, feil, uklarheter III Tildelingsfasen Begrunnelse Innsyn Hva kan du oppnå ved klage og søksmål

5 I Tilbudsfasen - Hva bør du fokusere på i fasen frem til tilbudsinnlevering? - Kvalifikasjonskrav, kravspesifikasjon og tildelingskriterier - Hva er lovlig å kreve av mengde dokumentasjon? - Spesielt om krav til erfaring og referanseprosjekter

6 Hva skal du fokusere på i fasen frem til tilbudsinnlevering?

7 Les kunngjøring og konkurransegrunnlag grundig i god tid før tilbudsfristen!

8 KONKURRANSEGRUNNLAGET Regler for konkurransen Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Avtalevilkår Kravspesifikasjon bør-skal-ønsker-kan

9 Klarhetskravet Forutberegnelighet Likebehandling Sikre «epler og epler» 9

10 KOFA-sak 2011/249 Konkurransegrunnlaget «må utformes slik at det for en alminnelig aktsom tilbyder fremstår som klart hva det skal inngis tilbud på og hvordan dette skal gjøres» og at det må «inneholde tilstrekkelige opplysninger til at tilbyderne har et forsvarlig grunnlag for å inngi tilbud. 10

11 SJEKKSPØRSMÅL 1. Er det harmoni mellom opplysningene i konkurransegrunnlaget og kunngjøringen hva gjelder: a) tilbudsfristen? b) kvalifikasjonskravene? c) tildelingskriteriene? d) adgangen til å levere deltilbud? e) adgangen til å levere alternative tilbud? f) kontraktsperioden og opsjoner? g) anskaffelsens estimerte verdi?

12 SJEKKSPØRSMÅL, forts. 2. Er kvalifikasjonskravene: a) tilstrekkelig klare? b) (lovlige? ) 3. Er tildelingskriteriene: a) tilstrekkelig klare? b) (lovlige?) c) vektet? (Dersom anskaffelsen er regulert av del III)

13 SJEKKSPØRSMÅL, forts. 4. Priskriteriet tilstrekkelig klart?

14 SJEKKSPØRSMÅL, forts. 8 Er kravspesifikasjonen/beskrivelsen tilstrekkelig klar? a) Harmoni mellom kravspesifikasjonen og tildelingskriteriene? b) Absolutte minstekrav? c) Er kravene entydige?

15 Syretest Hvorfor spør jeg om dette? Krav som skal oppfylles, eller kun betydning ved evaluering av tildelingskriteriene? Har jeg et tildelingskriterium hvor dette kan vektlegges? «Bør» - «Skal» - «Ønsker»

16 SJEKKSPØRSMÅL, forts. 8. Generelt: Er det opplysninger om samme forhold under ulike punkter som er motstridende, eller skaper uklarhet? Sikrer konkurransegrunnlaget epler og epler

17 Ved uklarhet STILL SPØRSMÅL Søk gjerne bistand for screening og formulering av spørsmål

18 Hvorfor? Avlysningsrisikoen

19 Avvisningsrisikoen

20 Kalkuleringsrisikoen - feil kalkyleforutsetninger - reduserte vinnersjanser - bevisstgjøring av konkurrenter

21 Hva med adgangen til rettelser og endringer? 21

22 Kunngjøring Tilbudsfrist Kontraktsinngåelse A Forbud mot vesentlige endringer Forhandlingsfasen F Forbud mot vesentlige KOFA-praksis endringer 22

23 Befaring Still godt forberedt; dvs. ha lest kunngjøring/ konkurransegrunnlag nøye Still spørsmål med mindre du ønsker anonymitet (kan stille spørsmål i etterkant) Skal skrives referat

24 KVALIFIKASJONSKRAV

25 Hvorfor? 8-4 / 17-4 (2) Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene og skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres. M.a.o. reduserer risikoen for kontraktsbrudd

26 Kvalifikasjonskravene skal fremgå av kunngjøringen Eks KOFA (28) Hensynet bak forskriften 8-5 (1) er å gjøre det mulig for potensielle tilbydere å lese av kunngjøringen om prosjektet kan være relevant, uten å måtte be om å få utlevert konkurransegrunnlaget, jf. klagenemndas sak 2009/210 ( premiss (57). Dette hensynet må anses ivaretatt ved at konkurransegrunnlaget er tilgjengelig som vedlegg til kunngjøringen. Ordlyden i 8-5 (1) er imidlertid klar, kvalifikasjonskravene «skal» i hovedtrekk angis i kunngjøringen. Klagenemnda finner derfor at innklagede har brutt forskriften 8-1 (1) ved ikke i hovedtrekk å angi kvalifikasjonskravene i kunngjøringen. 26

27 III.2) KVALIFIKASJONSKRAV III.2.1) Sett opp krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Dokumentasjonskrav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling: Se konkurransegrunnlaget III.2.2) Sett opp krav til tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Dokumentasjonskrav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet: Se konkurransegrunnlaget Krav til tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Se konkurransegrunnlaget III.2.3) Sett opp krav til tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Dokumentasjonskrav knyttet til tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner: Se konkurransegrunnlaget Krav til tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Se konkurransegrunnlaget

28 Obligatoriske: HMS Skatteattester 3-3, 3-4/ Kan stille krav til: Finansiell og økonomisk stilling Tekniske og faglige uttømmende

29 Enten - Eller Oppfylt minstekravene = Kvalifisert Hvis ikke = Diskvalifisert (plikt til å avvise) Ikke graderinger eller rangering

30 MEN ved prekvalifisering og begrenset konkurranse Kvalifiserte 5 best kvalifiserte? Utvelgelseskriterier

31 Viktig å huske på om kvalifikasjonskrav Dobbelsjekk at du har vedlagt ALT Husk at oppdragsgiver aldri har plikt til å benytte retten til å innhente tilleggsdok./supplerende opplysninger Og retten er relativt begrenset etter FOA, jf. bolk II

32 Proporsjonalitetsprinsippet 8-4(2)/17-4(2) 2) Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene og skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres.

33 17-9 (5) 5) Omfanget av dokumentasjonen skal stå i forhold til kontrakten, og oppdragsgiver skal ta hensyn til leverandørenes berettigede interesser når det gjelder beskyttelse av forretningsmessige hemmeligheter vedrørende deres foretak

34 Spesielt om krav til erfaring og referanseprosjekter ved tjenestekontrakter Referanselister for oppdrag de siste tre årene, jf. FOA 17-9 (1) bokstav c Kan etterspørre attester Kan formulere krav gjeldende erfaring, effektivitet, pålitelighet og kompetanse Utgangspunktet kun vektlegge referanser vedlagt tilbudet, men antas at oppdragsgiver kan forbeholde seg retten til å kontakte også andre referanser

35 Skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag - Hva er tilsvarende? Normalt at det er dokumentert erfaring med oppdrag av tilsvarende verdi, art og omfang

36 Er følgende krav lovlig? Både tilbyder og evt. underleverandører/ samarbeidspartnere må oppfylle samtlige kvalifikasjonskrav?

37 Kan tilbyder støtte seg på kvalifikasjoner til andre foretak?

38 FOA 17-8 (2) om finansiell og øk. stilling og 17-9 (2) om tekniske eller faglige kvalifikasjoner Kan støtte seg på andre foretaks kapasitet, uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom dem

39 Forutsatt at : dokumentere overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene

40 Er følgende krav lovlig? Ved evt. innlevering av gruppetilbud må samtlige deltakere oppfylle samtlige kvalifikasjonskrav?

41 17-8(3) og 17-9 (3) 3) På samme vilkår (ref og 17-9 (2). min merknad) kan en gruppe av leverandører som vist til i 17-7 (krav til leverandørens organisering), støtte seg på kapasiteten til deltakerne i gruppen eller til andre foretak.

42 Oppfyller gruppen som helhet kravene til tekniske og faglige kv evt gruppen + annet foretak? RIV RIB ARK RIE RIV

43 Er dette et felles tilbud/ et gruppetilbud? Vi har herved gleden av å oversende vårt tilbud på ovennevnte konkurranse om prosjekterings-oppdrag. Arbeidene vil bli utført i samarbeid med firmaet Bare blåbær AS, jf. vedlagte firmapresentasjon og referanser. Med vennlig hilsen Arkitekt Friberg AS Kan oppdragsgiver vektlegge kvalifikasjonene til Bare Blåbær AS?

44 Tildelingskriterier Kriterier for valg av tilbud (1) Tildelingen skal skje enten på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, eller utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen. (2) Dersom tildelingen av kontrakten skjer på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbud, skal det benyttes kriterier som har tilknytning til kontraktsgjenstanden. Dette kan for eksempel være kvalitet, pris, teknisk verdi, estetiske og funksjonsmessige egenskaper, miljøegenskaper, driftsomkostninger, rentabilitet, kundeservice og teknisk bistand, og tid for levering eller ferdigstillelse. Alle kriterier som vil bli lagt til grunn skal oppgis i eller konkurransegrunnlaget

45 Kvalifikasjonsvurderingen: Er leverandøren egnet? Tildelingsvurderingen: Rangere tilbudene, ikke leverandørene

46 Klarhetskravet Skal være så klare og entydige at tilbyderne oppfatter innholdet på samme måte

47 Viktig om tildelingskriteriene Kriteriene som tilbudene skal vurderes opp mot/i forhold til = Konkurranseparametrene Ikke minstekrav Uttelling i forhold til hvor godt tilbudet oppfyller kriteriene, ref. nærmere bolk II

48 Forskjell mellom kravspek/ tildelingskriterier Kravspesifikasjonen : - hvilket behov anskaffelsen skal dekke - hvilke krav som er satt for at behovet skal dekkes Tildelingskriterier: - forhold som utgjør en relevant merverdi for oppdragsgiver, men ikke er absolutte for å dekke behovet

49 Tildelingskriterier som har en side mot kvalifikasjoner Må fremgå klart at det er forskjellig tema under kvalifikasjonskriteriene og tildelingskriteriene

50 OG Må være egnet til å si noe om kvalitet utover de minstekrav som allerede er stilt til kvalifikasjoner, og ytelse (kravspek og kontraktsbestemmelser Hvis kun sier noe om oppfyllelsesevnen - ikke mulig Derfor utfordring ved vare- og bygg- Og anleggsanskaffelser

51 Eks. tjenestekontrakt Selskapets generelle kompetanse (referanseprosjekter) Selskapets kapasitet (bemanning, utstyr) Tilbudte arkitekters kompetanse (CV) Tilbudt kapasitet

52

53 II Evalueringsfasen Plikten og retten til avvisning av tilbud grunnet manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav Plikten og retten til avvisning av tilbud med forbehold, avvik, feil, uklarheter Evalueringens rammer Spesielt om hvordan pris evalueres i forhold til kvalitet Spesielt om bruk av referanser ved evaluering av tildelingskriteriene

54 Plikten og retten til avvisning av tilbud grunnet manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav

55 Plikten: FOA (1) og (1) bokstav a) Retten: FOA (2) og (2) bokstav g

56 Muligheter for å innhente tilleggsdokumentasjon? 12-3/21-3. Tilleggsfrist for ettersending av dokumenter Dersom en eller flere leverandører ikke har levert HMS-egenerklæring, skatteattest eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon på at krav til leverandøren er oppfylt, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersending av disse dokumentene. Tilleggsfristen skal gjelde tilsvarende overfor alle deltakerne i konkurransen, og oppdragsgiver skal ikke vurdere de innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt.

57 Kan det innhentes andre opplysninger? 12-4/21-4. Supplerende opplysninger om leverandørens kvalifikasjoner Oppdragsgiver kan anmode om at fremlagte attester og dokumenter vedrørende krav til leverandøren suppleres eller utdypes

58 Hva hvis? Det er vedlagt årsregnskap men ikke kredittrating kan kredittrating innhentes med hjemmel i 12-4? KOFA 2010/279 Det er opplyst at man vil støtte seg på en underleverandør, men ikke vedlagt signert forpliktelseserklæring. Kan sistnevnte innhentes? Det er vedlagt referanseliste, men denne mangler opplysninger om kontaktperson?

59 Kan oppdragsgiver innhente dokumentasjonen selv? JA, forutsatt likebehandling

60 Kan oppdragsgiver ombestemme seg? Oppdragsgiver vil kunne annullere beslutningen i den utstrekning det i ettertid konstateres at beslutningen er i strid med anskaffelsesregelverket Se eks KOFA 2010/114

61 Hva hvis tilbyder ikke har vedlagt etterspurt dokumentasjon, og dokumentasjonen ikke kan innhentes - plikt til å avvise? Nei, avgjørende er da om oppdragsgiver kan gi en saklig og forsvarlig vurdering for hvorfor Kvalifikasjonskravet allikevel anses for oppfylt

62 Rett til å avvise ved manglende dokumentasjon? 11-10(2)/20-12(2) bokstav g MEN, ikke lov til å praktisere reglene slik at nyetablerte automatisk ekskluderes, ref. eks. regnskap, erfaring Må vurdere om alternativ dokumentasjon sannsynliggjør oppfyllelse av kravet

63 MAO Alltid plikt til å avvise ved manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav Ikke automatisk plikt ved manglende dokumentasjon

64 Plikten og retten til avvisning av tilbud med forbehold, avvik, feil, uklarheter

65 Forbehold/avvik Risikosport Ikke ta forbehold/innta avvik med mindre strengt nødvendig, og du er 100 % sikker på at det ikke foreligger noe risiko for avvisning

66 11-11/ Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet (1) Et tilbud skal avvises når: d. det inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, e. det inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget, eller f. det på grunn av avvik, forbehold,feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene.

67 Et tilbud kan avvises når: a) tilbudet, etter forsøk på avklaring etter 12-1 (forhandlingsforbudet ved anbudskonkurranser), inneholder avvik, forbehold, feil eller ufullstendigheter, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige b) det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en konkurranse med forhandling kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene

68 Forbehold / Avvik Anbudskonkurranse Forhandling Plikt - Vesentlige - «kan medføre tvil» Vesentlige Rett Noe mer enn ubetydelig «kan medføre tvil» Noe mer enn ubetydelige Hvis fortsatt etter forhandling Ikke rett Ubetydelige Ubetydelige

69

70 Hva er vesentlig? Den konkrete betydningen av avviket som er relevant Risiko for at leverandørene får en konkurransefordel?.. også andre bivirkninger enn konkurransefordeler etter omstendighetene må tillegges vekt

71 I forhold til øvrige deltakere i konkurransen: -typisk «sparte kostnader», ref. tildelingskriteriet pris - kan også ha innvirkning på evalueringen av øvrige tildelingskriterier enn pris

72 I forhold til potensielle deltakere som har avstått: - «påvirket markedets lyst og evne»? (sml forbudet mot vesentlige endringer av konkurransgrunnlag/ kontrakt)

73 Bestemmelsen om rangeringstvil ved klare forbehold/avvik FOA /20-13 (1) bokstav f «kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene.»

74 KOFA 2009/281 Bestemmelsen er et utslag av den generelle bestemmelsen i loven 1 om å «sikre mest mulig effektiv ressursbruk». Dette ville harmonere dårlig med en plikt til å avvise et tilbud som utvilsomt er det økonomisk mest fordelaktige, uansett hvordan oppdragsgiver vurderer avviket.

75

76 KOFA-sak 2010/109 Lønnheim Entreprenør - Ski kommune Taket skal ikke være flatt

77 Avvik? - Avgjørende vekt på definisjonen av «flate tak» i Byggforsk punkt 21 - Flatt = fall på mindre enn 6 - Valgte leverandørs tilbudte tak = fall 1:50 en helling på ca 1,15 Ergo - Avvik

78 Avvisningsplikt? JA Avvik fra minstekrav = Vesentlig avvik

79 Vil alltid avvik fra minstekrav = Vesentlig avvik? NEI

80 2011/55 Bodø videregående skole

81 Krav: «Komplett AV utstyr i alle formidlingsrom og undervisningsrom" Tilbudet: "Det er medtatt AV-utstyr i formidlingsrom, undervisningsrom og auditorium, totalt 8 stk rom."

82 Rangeringstvil? - Valgte leverandørs tilbud måtte tillegges en pris på kroner for å påvirke rangeringen -Iht klagers beregninger - maksimalt til 15 millioner kroner. - Ergo ikke rangeringstvil

83 Vesentlige avvik? «(72) Når det gjelder dette spørsmålet må det som innklagede har påpekt tas hensyn til at kontraktsbestemmelsene gir innklagede adgang til å pålegge tilleggs- og endringsarbeider. Det må være klart at innklagede i medhold av disse reglene kan pålegge valgte leverandør en utførelse i samsvar med konkurransegrunnlaget. Klagenemnda kan heller ikke se at konkurransegrunnlaget er utformet på en slik måte at innklagede har forpliktet seg til å avvise et tilbud med de aktuelle avvikene

84 Det forhold at valgte leverandør har tilbudt en avvikende utførelse er tilstrekkelig ivaretatt ved vurderingen av hvorvidt tilbudet skal avvises i medhold av forskriften bokstav f. Klagers anførsel om at valgte leverandør skulle vært avvist i medhold av forskriften bokstav e fører derfor ikke frem.»

85 M.A.O Avvik fra minstekrav i bygg- og anleggsanskaffelser må vurderes i lys av BH s endringskompetanse Kan pålegge utførelse i samsvar med kravene- ergo ikke vesentlig avvik Avgjørende om lar seg forsvarlig prissette - og spm om rangeringstvil

86 Oppsummering klare avvik/ forbehold: Vesentlig avvik kan elimineres gjennom taksering ved BA-anskaffelser, jf. Bodø videregående skole Usikkert hva som er den kvantitativ grense, jf. «flatt tak-saken» Antar syretesten er om avviket/forbeholdet kunne ha påvirket «markedets lyst og evne», sml forbudet mot vesentlige endringer av konkurransegrunnlaget, men husk endringskompetansen inntil 15% Kan tenkes egnet til konkurransevridning selv om kan takseres, jf. øvrige tildelingskriterier

87 Oppsummering a la Trine - Byggog anlegg Avvik fra minstekrav/absolutte krav i en bygg- og anleggsanskaffelse utgjør ikke «vesentlig avvik», dersom de er taksert på et forsvarlig grunnlag, og de ikke anses vesentlige. Sistnevnte vurdert opp mot endringspotten på netto 15% endringsarbeid, muligheten for kunne ha påvirket markedets lyst og evne til å delta, og/eller påvirket tilbudenes innhold utover pris og derved potensielt konkurransens utfall

88 Varer og tjenester H: Avvik fra minstekrav = Vesentlige avvik U: Kan tenkes Utover dette Konkret vurdering, jf. innledende lysbilder

89 Eks. avvik som innebar rangeringstvil - Arkitekttjeneste KOFA-sak 2010/67 Anskaffelse prosjekteringstjenester gjenoppbygging av en ungdomskole Krav i konkurransegrunnlaget at samtlige prosjektmedarbeidere skulle oppgis i tilbudet. Det var disse som skulle evalueres under tildelingskriteriet Prosjektgjennomføring

90 Tilbudt én medarbeider, ikke vedlagt CVér for andre Fremgikk av tilbudet at det ville bli benyttet et team KOFA konstaterte = Avvik som innebar plikt til avvisning etter bestemmelsen om rangeringstvil

91 Hva hvis det er uklart om tilbudet inneholder forbehold og avvik?

92 12-1 / 21-1 Forhandlingsforbudet ved anbudskonkurranser..ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er herunder ikke tillatt å endre pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet

93 Avklaringsadgangen Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene: a. oppdragsgiver kan innhente nærmere opplysninger hos leverandørene for å få klarlagt uklarheter og ufullstendigheter i tilbudene. Avklaring skal unnlates dersom uklarhetene og ufullstendighetene er slike at tilbudene skal avvises i henhold til (avvisning på grunn av forhold ved tilbudet

94 b. når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som leverandøren selv foreslår, kan oppdragsgiver be leverandøren foreta utdypninger og klargjøringer om hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt, eller

95 C)dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsninger leverandøren har fremsatt.

96

97

98

99 Hva hvis det er uklart om det foreligger et vesentlig forbehold/avvik? Hvis mulig å taksere, så ikke avvisningsplikt. Men, hva hvis det ikke er mulig å taksere, og et mulig tolkningsalternativ er at det ikke er et tilsiktet avvik/ forbehold?

100 Det kan hevdes at det vil kunne avklares om det foreligger et avvik, alternativt hvordan avviket skal forstås, dersom oppdragsgiver etter en forsvarlig vurdering kommer til at det mest sannsynlig ikke foreligger et vesentlig avvik. (Borgarting lagmannsretts dom av 9. desember 2008)

101 Adgangen til retting FOA 12-1 (3) / 21-1 (3) Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det er utvilsomt hvordan feil skal rettes. Andre åpenbare feil vurderes etter regelen i 11-11/20-13 (avvisning på grunn av forhold ved tilbudet)

102 RÅD Forsøk å unngå avvik / forbehold Still heller spm/forsøk å påvirke i forkant Søk juridisk bistand hvis du vurderer å hevde at et tilbud skulle ha vært avvist!

103 Evaluering av tildelingskriteriene

104 Intet krav om at det i konkurransegrunnlaget er oppgitt: Undervekting (vekting av underkriterier) Poengskala Evalueringsmetode 52

105 Hvilke forhold kan vektlegges? Bare legge vekt på forhold som følger av en naturlig forståelse av tildelingskriteriet basert på lesning av konkurransegrunnlaget Ved uttømmende presisering; kun nevnte forhold

106 Underkriterier, uttømmende eller eksemplifisering? Kvalitet, med dette menes... Kvalitet, med dette menes eksempelvis

107 Hva som IKKE kan vektlegges Tilleggsytelser som ikke er etterspurt Opplysninger som ikke fremgår av tilbudet Forhold som faller utenfor tildelingskriteriets ordlyd/ forståelse

108 Overoppfyllelse Ingen hensikt!

109 Tilbudene skal rangeres Relative forskjeller skal premieres Poengsetting skal reflektere faktiske forskjeller av relevans Men, unntaksvis kan tenkes at det er ok å la være å gradere ett eller flere tildelingskriterier, eks. dersom prisforskjellen er så stor ta det uansett rangering på de øvrige kriteriene ikke vil være mulig å oppveie prisforskjellen -

110 Evalueringsmodeller Valg ligger innenfor det innkjøpsfaglige frie skjønn, men: - metoden må være egnet til å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, i tråd med det som flg av tildelingskriteriene og deres vekting - metoden må føre til at forskjeller reflekteres - er metoden oppgitt i konkurransegrunnlaget, så må denne benyttes

111 Den teoretiske tilnærmingen Den faktiske tilnærmingen

112 De vanligste modellene Lineær metode Poengforskjellen i prosent samsvarer med kroneforskjellen/kvalitetsforskjeller i prosent Ikke anvendelig hvis pristilbud er mer enn dobbelt så dyrt, ref. ikke tillatt å gi minuspoeng Men kan lage en skal hvor man på forhånd har opplyst at 0 poeng vil tildeles den som er mer enn 200% dyrere

113 Forholdsmessig metode Poengforskjellen blir mindre, jo høyere prisforskjellen er

114 Evaluering av kvalitet Vidt innkjøpsfaglig fritt skjønn Poengsettingens feller Et godt alternativ kan være å prissette kvalitetsforskjeller (settes en kroneverdi på kvalitet utover minstekravet)

115 Spesielt om evaluering av referanser Referansene må gi opplysninger som kan belyse kvaliteten mv av tilbudte tjenester

116 Kan man gi dårlig score grunnet pågående tvister? NEI Dårlig erfaring kan bare vektlegges fordi kvaliteten på tilsvarende arbeid ikke har vært tilfredsstillende

117 Må referansene kontaktes? Nei, ikke hvis referansene inneholder tilstrekkelige opplysninger til å vurdere tidligere arbeids godhet

118 Er det plikt til å kontakte alle referansene? NEI Eks. KOFA-sak 2006/14 hhv 9 og 6 referanser fra 2 tilbydere kontaktet Må normalt kontakte mer enn én referanse Eks. 2007/106 - Ikke kontaktet eller vurdert andre referanser enn egen erfaring.

119 Kan oppdragsgiver kontakte andre enn de som er oppgitt i tilbudet? JA, men da forutsatt at dette er varslet i konkurransegrunnlaget OG tilbyder skal da ha mulighet til å imøtegå denne

120 Hvordan skal de innhentes? Kan foregå muntlig, men da skal de dokumenteres skriftlig

121

122 Takk for meg! E-post: Mobil:

123 III Tildelingsfasen BEGRUNNELSE INNSYN HVA KAN DU OPPNÅ VED KLAGE OG SØKSMÅL?

124 Hvilke krav kan du sette til begrunnelsen for valg av leverandør? 2

125 Meddelelse om tildelingsbeslutning del II FOA Oppdragsgiver skal meddele sin beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt eller rammeavtale til alle berørte leverandører i rimelig tid før kontrakten eller rammeavtalen inngås. 2. Meddelelsen skal være skriftlig og gis samtidig til alle berørte leverandører. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget etter (oppdragsgivers begrunnelsesplikt) første ledd, og opplyse om karensperioden. 3

126 Meddelelse om tildelingsbeslutning del III FOA 22-3: 1. Oppdragsgiver skal meddele sin beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt eller rammeavtale til alle berørte leverandører før kontrakten eller rammeavtalen inngås. 2. Meddelelsen skal være skriftlig og gis samtidig til alle berørte leverandører. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget etter (oppdragsgivers begrunnelsesplikt) første ledd, og opplyse om karensperioden. 3. (NY) Oppdragsgiver kan tidligst inngå kontrakt eller rammeavtale etter utløpet av den karensperioden oppdragsgiver har fastsatt. Karensperioden skal være minst 10 dager dersom meddelelsen sendes elektronisk eller over telefaks, eller minst 15 dager dersom den sendes med et annet kommunikasjonsmiddel. Fristen regnes fra dagen etter at meddelelsen er sendt 4

127 Krav til begrunnelse ved meddelelse om tildeling Før: Begrunnelse samtidig med tildelingsbeslutningen + Nærmere begrunnelse ved anmodning

128 Nå: Ett trinn; Økt krav til begrunnelsen ved meddelelsen om tildeling Ligger nært opp til den «nærmere begrunnelse» som ble krevd tidligere, men ikke individuell i forhold til hver enkelt

129 Krav til begrunnelse for tildelingen Krav til begrunnelse jf (1) og (1) NY! Oppdragsgiver skal i samsvar med 22-3 (meddelelse om kontraktstildeling og karensperiode før inngåelse av kontrakt) annet ledd gi berørte leverandører en begrunnelse for tildeling av kontrakt eller rammeavtale. Oppdragsgiver skal i begrunnelsen opplyse navnet på den som fikk kontrakten eller rammeavtalen og gi en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier. 7

130 Krav til begrunnelse for tildelingen Forarbeidene Prop 12 L ( punkt 8.2.5): Begrunnelsen må således sette leverandørene i stand til, på et objektivt grunnlag, å vurdere om den konkrete anskaffelsesprosedyren har foregått i samsvar med anskaffelsesregelverket, og følgelig om det er grunnlag for klage. Dette må innebære at oppdragsgiver gir en beskrivelse av det vinnende tilbudets egenskaper i relasjon til hvert enkelt tildelingskriterium En generell begrunnelse som for eksempel at «etter en samlet vurdering ut fra tildelingskriteriene var det vinnende tilbudet best vil aldri være tilstrekkelig. Samtidig er det også viktig at kravet til begrunnelse ikke blir uforholdsmessig tyngende for oppdragsgiver». 8

131 Krav til begrunnelse for tildelingen Formål: Gi leverandørene grunnlag for å vurdere klage eller midlertidig forføyning. Tilstrekkelig at det fremgår på hvilke punkter det vinnende tilbudet var bedre enn de øvrige, men uten at dette må beskrives i forhold til hver enkelt leverandør Det må også angis hva som skilte tilbudet fra de øvrige tilbudene Begrunnelsen må synliggjøre hvordan oppdragsgiver har anvendt tildelingskriteriene. Grensen for begrunnelsesplikten har også en side til reglene om taushetsplikt. 9

132 KOFA 21/ april 2013 (77) begrunnelsen må inneholde en konkret vurdering som gjør leverandørene i stand til, på objektivt grunnlag, å forstå hvilke forhold det er som har gjort at oppdragsgiver har bedømt valgte leverandørs tilbud som best ut fra de fastsatte tildelingskriteriene. 10

133 KOFA 21/ april 2013 Poengmatrise som viste hvor mange poeng hver enkelt tilbyder fikk på tildelingskriteriene pris og kvalitet Opplyst om hvordan poenggivningen var gjennomført på tildelingskriteriet pris Vedlagt evalueringsrapport hvor det var redegjort for hva som var det enkelte tilbuds styrker og svakheter på de forhold som innklagede hadde angitt at skulle bedømmes under tildelingskriteriet kvalitet. Innklagede hadde også pekt på de faktorer som var avgjørende for at et tilbud på tildelingskriteriet kvalitet ble vurdert bedre enn et annet. = tilfredsstillende 11

134 Innsyn

135 Tildelingsbeslutning Anskaffelsesprotokoll + tilbudene er offentlige, jf. offentleglova 23 MEN unntak for taushetsbelagte Forretningshemmeligheter, jf. FOA 3-6 Og forvaltningsloven 13

136 Nærmere om unntaket for taushetsbelagte opplysninger «tekniske innretninger og fremgangsmåter samt driftseller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår» 3 vilkår: 1. Opplysningen må etter sitt innhold gjelde «tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold» 2. Opplysningen må holdes hemmelig «av hensyn til den som opplysningen angår» 3. Det må være «av konkurransemessig betydning» å holde opplysningen hemmelig

137 Nærmere om unntaket for taushetsbelagte opplysninger Momenter i vurderingen: Er informasjonen kjent utenfor tilbyders bedrift, eller er den eksklusiv for virksomheten? I hvilken grad vil de ansatte eller andre involverte i bedriften kjenne til informasjonen Hvilke tiltak er satt i verk for å sikre at informasjonen holdes hemmelig Hvilken økonomisk verdi har informasjonen for bedriften? Hvor mye har det kostet bedriften å fremskaffe informasjonen? Hvor gamle er opplysningene? Bransjepraksis Tilliten til forvaltningen Hvor unikt er det aktuelle pristilbudet? («skreddersydd»?)

138 Nærmere om unntaket for taushetsbelagte opplysninger Klassifiseringer/eksempler: ALLTID en konkret vurdering Kapasitet: kan være taushetsbelagt Generelle metoder: ikke taushetsbelagt Spesialutviklede metoder: kan være taushetsbelagt Generell organisering: ikke taushetsbelagt Spesiell organisering: kan være taushetsbelagt

139 Nærmere om unntaket for taushetsbelagte opplysninger Klassifiseringer/eksempler: Strategier: som regel taushetsbelagt Referanser: som regel ikke taushetsbelagt Men: opplysninger om identitet og detaljert informasjon i uttalelsen fra referansen, kan være taushetsbelagte Kvalifikasjonsopplysninger: som regel ikke taushetsbelagt CV er.o.l. kan være taushetsbelagte Økonomien i selskapet (som ikke er kjent): som regel taushetsbelagt

140 Nærmere om unntaket for taushetsbelagte opplysninger Klassifiseringer/eksempler: Fortjenestemarginer: som regel taushetsbelagt Rabattprosenter: som regel taushetsbelagt Prisforbehold: ikke taushetsbelagt Totalpris/fastpris: ikke taushetsbelagt Delpriser: kan være taushetsbelagt Enhetspriser: som regel taushetsbelagt Men flere unntak

141 Saksbehandlingsreglene Kan fremsettes skriftlig eller muntlig Enhver har krav på innsyn Organet skal vurdere kravet konkret; kan ikke unnta offentlighet på generelt grunnlag Skal behandles «uten ugrunnet opphold»: 1 3 dager Unnlatt svar innen 5 dager er å anse som et avslag som kan påklages Ved krav om innsyn i dokumenter som kan inneholde taushetsbelagte opplysninger skal innsynskravet formidles til den som er vernet med forespørsel om det gis samtykke til innsyn

142 Når er det aktuelt å klage / Hva kan du oppnå?

143 EN REKKE SPILLEREGLER OG POTENSIELLE KLAGEPUNKTER START Omfattet av LOA og FOA? Plikt til kunngjøring? Plikt til konkurranse? Kunngjøring / Konkurransegrunnlag SPM & SVAR Tilbudsåpning Evaluering Tildelingsbeslutning Klage Kontraktsinngåelse Kravet til begrunnelse Karensperiode Kontraktens avslutning Forhandlingsforbudet Endringer MÅL Forbudet mot vesentlige endringer

144 Hva kan KOFA/domstolene etterprøve når det gjelder evalueringen? Betydelig grad av fritt skjønn Evalueringsmetoden egnet til å reflektere forskjeller mellom tilbudene Evalueringen i samsvar med kravet til likebehandling, forutberegnelighet og etterprøvbarhet, herunder i samsvar med kunngjøring og konkurransegrunnlag? Korrekt faktum? Utenforliggende hensyn? (Grovt) urimelig (læren om myndighetsmisbruk)?

145 Har en avgjørelse fra KOFA noen verdi? Medhold før kontraktsinngåelse kan lede til: Avlysning av konkurransen (feil som ikke lar seg rette innen rammen av konkurransen, eks. ulovlige tildelingskriterier, uklart konkurransegrunnlag) Annullering av tildelingsbeslutningen og ny tildelingsbeslutning Dekning av negativ kontraktsinteresse

146 Etter kontraktsinngåelse kan lede til: Erstatning; dekning av positiv eller negativ kontraktsinteresse Opplærende/preventiv effekt

147 Erstatning Positiv kontraktsinteresse stilles økonomisk som om f ått kontrakten - vesentlig regelbrudd - klar sannsynlighetsovervekt Negativ kontraktsinteresse Stilles økonomisk som om ikke deltatt - Regelbrudd - Sannsynlig ikke ville ha deltatt ved kunnskap om fremtidig regelbrudd

148 Råd Hvis tiden tillater, send først klage til oppdragsgiver før evt. klage til KOFA Anmod om bekreftelse på at kontrakt tidligst vil bli signert 3 virkedager etter at svar på klagen er oversendt pr e-post. Dette under henvisning til at det bør være i begge parters interesse, jf. den ressursbruk sak for domstolene (midlertidig forføyning) eller KOFA vil innebære

149 Tenk nøye gjennom hva du ønsker å oppnå avlysning eller annullering/omgjøring, bedre forståelse, tilbakemelding/ forbedringspotensiale, opplæring av oppdragsgiver Kan minnelig løsning være en mulighet som dekker ditt behov; eks. erkjennelse av regelbrudd og full eller delvis dekning av negativ kontraktsinteresse mot at saken ikke bringes inn for KOFA?

150 Vær en god pedagog Strukturert og klar klage Normalt bør du søke juridisk bistand Kok ned anførslene til et hensiktsmessig nivå, vurdert opp mot hva du ønsker å oppnå

151

152 Takk for meg! E-post: Mobil: