ÅRLIGE VEDTEKTER FOR H.O.G. CHAPTERE

Transkript

1 ÅRLIGE VEDTEKTER FOR H.O.G. CHAPTERE Ansvar: Sponsende forhandler Director Alle offiserer Denne delen avslører: Reglene og bestemmelsene som styrer alle vedtektene til H.O.G.-chaptere Innledning Årlige vedtekter for H.O.G. Chaptere er dokumentet som definerer forholdet mellom det lokale chapteret, den sponsende forhandleren og H.O.G. Punktene i vedtektene er bindende, du kan stole på vedtektene som siste ord i forhold til spørsmål du måtte ha. For de chapterne som er innlemmet som en ideell organisasjon må du lese vedtektene sammen med organisasjonens forskrifter. Det er den sponsende forhandleren som har ansvaret at deres chapter tilfredsstiller betingelsene som stilles av H.O.G. i vedtektene. Lederen og de andre offiserene skal opprettholde Årlige vedtekter for H.O.G.-chaptere i alle aktiviteter og virksomheter chapteret gjennomfører. B-1 Årlige Vedtekter for H.O.G. Chaptere 2004 Harley-Davidson Motor Co.

2 Innledning Innholdsfortegnelse Årlige Vedtekter for H.O.G. Chaptere Formålsparagraf B-2 Formål B-2 Sponsing B-2 Søking og betingelser B-3 Navn og tilslutning B-3 Officers (1-5) B-3 Medlemskap B-6 Avgifter B-6 Aktiviteter B-6 Publikasjoner B-7 Varemerkelisens B-7 Forskrifter B-8 Endringer B-8 Utbetaling av midler B-9 Ansvarsfraskrivelse B-9 Nasjonale og lokale lover B-9 Ansvarsfraskrivelse (US) B-9 B-1

3 ÅRLIGE VEDTEKTER FOR H.O.G. CHAPTERE Formålsparagraf Harley Owners Group (H.O.G.) er en organisasjon som er grunnlagt og sponset av Harley-Davidson Motor Company. Gruppen ble etablert for å tilby motorsykkelfordeler og -tjenester til H-D-entusiaster over hele verden, og for å utvikle et nært forhold mellom H-D-sjåføren, H-D-forhandleren og Harley-Davidson Motor Company. Man får muligheten til å starte et uavhengig chapter underlagt Harley Owners Group for å samle medlemmene rundt en felles interesse for motorsykkelaktiviteter. Målet for alle chapter er å øke interessen og begeistringen for kjøring med Harley-Davidson motorsykler. Chapteret skal være en ikke-politisk organisasjon med sterk familieprofil. Formål 1. Formålet for det lokalet chapteret skal være å fremme ansvarlige motorsykkelaktiviteter for H.O.G.-medlemmer, ved å gjennomføre aktiviteter og oppmuntre til deltakelse i andre H.O.G.-arrangementer. 2. Chapterets aktiviteter og drift skal gjennomføres i samsvar med en familierettet, ikke-politisk filosofi. Sponsing 1. Alle chapter må sponses av en autorisert H-D-forhandler. Avgjørelsen om sponsing av et chapter baseres utelukkende på forhandlerens skjønn. 2. En autorisert Harley-Davidson-forhandler kan kun sponse ett H.O.G.-chapter. 3. Sponsende forhandler har rett til å kreve at det sponsede chapter gjennomfører drift og aktiviteter i samsvar med sponsende forhandlers normer. Sponsende forhandler skal kreve at chapteret driver og gjennomfører aktiviteter i samsvar med disse vedtektene og H.O.G.s driftspolicy. 4. Sponsende forhandler skal ha myndighet over og rett til å godkjenne alt som publiseres av chapteret. B-2

4 5. Sponsende forhandler skal ha myndighet over og rett til å godkjenne alt som angår medlemskap i chapteret. 6. Sponsende forhandler kan opprette chapteravgifter, som skal gå til dekning av administrasjonskostnader i chapteret. 7. For de chapterne som er innlemmet som en ideell organisasjon må vedtektene leses sammen med chapterets forskrifter. Søking og betingelser Chapterets tilslutning til H.O.G. gjelder for ett år om gangen, og er underlagt søknadsplikt og godkjenning av H.O.G. Navn og tilslutning 1. Harley Owners Group, som er en avdeling under Harley-Davidson Motor Company, fungerer som ledelse for alle H.O.G.-chapter. Alle chapter som er tilsluttet H.O.G. skal være separate og uavhengige organisasjoner som tilbyr tjenester til sine medlemmer uten fortjeneste. 2. Alle tilsluttede chapter må overholde disse vedtektene og H.O.G.s driftspolicy. 3. Tilsluttede chapter skal kalles opp etter byen eller stedet der sponsende forhandler holder til. H.O.G. påberoper seg retten til å godkjenne chapternavn. 4. Dersom H.O.G. etter eget skjønn bestemmer at et chapter ikke overholder disse vedtektene, kan H.O.G. oppheve sin godkjennelse av chapteret som en organisasjon tilsluttet H.O.G. Forhandlerne kan likeledes når som helst oppheve sin sponsing av chapteret, og da vil chapterets tilslutning til H.O.G. opphøre samtidig. Officers 1. Tilsluttede chapter skal ha følgende primary officers: Director (leder), Assistant Director, Kasserer, Sekretær og Sponsoring Director. Andre discretionary officers kan utnevnes ved behov. 2. Sponsende forhandler tar rollen som Sponsoring Director. Han/hun kan ta en eller flere officerstilling(er), inkludert deres respektive oppgaver, og B-3

5 kan fjerne officers etter eget skjønn. Sponsende forhandler kan bestemme hvordan chapter officers velges, samt hvor lenge de skal sitte. Chapter som er inkorporert må sjekke chapterets forskrifter for å finne ut mer om utnevnelse og fjerning av officers. 3. Sponsende forhandler har myndighet til å kreve at et chapter opptrer etter normene som gjelder for den sponsende forhandleren, og må forsikre H.O.G. om at chapteret overholder disse vedtektene og driftspolicyen. 4. Primary chapter officers har følgende plikter og ansvar: A. Director: Director (lederen) skal opprettholde disse vedtektene og chapterets forskrifter, holde chaptermøter og koordinere chapteroffiserenes plikter. B. Assistant Director: Assistant Director skal assistere Director med å gjennomføre hans/hennes plikter. Assistant Director skal også ha ansvaret for å fremme og orientere om medlemskap, trekke tilbake medlemskap og holde chapterets medlemmer orientert om H.O.G.-programmer. C. Kasserer: Kassereren skal ha ansvaret for å disponere chapterets midler, rapportere økonomiske transaksjoner til medlemmene hver måned, sende inn årlig regnskap til H.O.G., overholde alle krav om registrering og rapportering av omsetning, samt sende inn refusjonssøknad sammen med nødvendig dokumentasjon. D: Sekretær: Sekretæren skal ha ansvaret for administrasjon av chapteret, dvs. føre protokoll fra chapterets forretningsmøter og allmøter, føre tilsyn med membership officer (dersom den funksjonen eksisterer), sikre at alle chapterets medlemmer er gyldige H.O.G.-medlemmer, oppbevare en signert kopi av chartermedlemmenes innmeldingsskjema, og sende disse til H.O.G.Chaptervedtekter Søknader og andre rapporter som er obligatoriske fra H.O.G.s side Sekretæren skal videre sikre at alle forsikringskrav overholdes (inkludert signaturer på utskrivingsskjema fra deltakere), og at årlig innsendelse til lokale myndigheter gjennomføres. Sekretæren skal sørge for at skadeskjema blir utfylt og sendt til korrekt forsikringsselskap til riktig tid, og han/hun skal ha ansvaret for vedlikehold og oppbevaring av utskrivingsskjema og skadeskjema. B-4

6 5. Discretionary (frivillig) chapter officers har følgende plikter og ansvar: A. Activities Officer: Activities Officer skal ha ansvaret for administrering av chapterarrangementene. B. Ladies of Harley Officer: LOH-offiseren skal ha ansvaret for å oppmuntre kvinnelige medlemmer til å delta aktivt i chapteraktiviteter. C. Road Captain: Road Captain skal assistere planleggingen av reiserutene som kjøres på chapterturer, og skal holde chapteret informert om alle H.O.G.-programmene. D. Redaktør: Redaktøren har ansvaret for å samle inn og samordne alt skrevet, muntlig (kringkastet) og elektronisk materiale for chapterets publikasjoner, f.eks. nyhetsbrev og pressemeldinger. Alle chapterets publikasjoner, det være seg skriftlige, muntlige (kringkastede) eller elektroniske, skal godkjennes av sponsende forhandler før publisering. E. Sikkerhetsoffiser: Sikkerhetsoffiseren skal ha ansvaret for å gi chapterets medlemmer informasjon vedrørende tilgjengelig kjøreopplæring. F. Fotograf: Fotografen skal ha ansvaret for å samle inn og samordne bilder som skal brukes i chapterets publikasjoner og historiealbum. G. Historiker: Historikeren skal ha ansvaret for å forberede og vedlikeholde en skriftlig oversikt over chapterets historie, og det skal omfatte offiserstillinger, chapteraktiviteter og medlemsnivåer. H. Medlemsoffiser: Medlemsoffiseren skal ha ansvaret for at alle chapterets medlemmer er gyldige H.O.G.-medlemmer, oppbevare en kopi av chartermedlemmenes innmeldingsskjema som signeres årlig, holde ved like chapterets medlemsrapport, sende kvartalsvise oppdateringer til H.O.G.- kontoret eller holde ved like chapterets firmaside på I. Webmaster: Webmaster skal ha ansvaret for å samle inn og samordne materiale til chapterets nettside, og innhente godkjenning fra sponsende forhandler før publisering. B-5

7 Medlemskap 1. Alle medlemmer i Harley Owners Group kan melde seg inn i et tilsluttet chapter. Et utgått medlemskap i H.O.G. avslutter automatisk medlemskapet i et lokalt chapter. Dette gjelder også for assosierte medlemskap. Det er det enkelte lokale chapter som har ansvaret for at medlemmene er gyldige H.O.G.-medlemmer, og de skal oppbevare en signert kopi av innmeldingsskjemaet fra hvert chaptermedlem. Det er søkers eget ansvar å fremlegge bevis for sitt internasjonale medlemskap når man søker om eller skal fornye medlemskap i et lokalt chapter. Dette er en forutsetning for å kunne bli medlem. 2. Sponsende forhandler kan avbryte eller avslutte et medlemskap i det sponsede chapteret dersom forhandleren etter eget skjønn konstaterer at medlemmets opptreden er uønsket eller strider med den sponsende forhandlerens interesser. Dersom chapteret er inkorporert må man konsultere chapterets forskrifter, som har en egen paragraf om bortvisning av medlemmer. Avgifter 1. Chapterne skal være ideelle organisasjoner. Sponsende forhandler kan fastsette chapteravgifter som kun skal benyttes til drift av chapteret. Dersom chapteret er inkorporert må man konsultere chapterets forskrifter, som har en egen paragraf om avgifter. 2. Chapterne kan gjennomføre lovlige aktiviteter for å samle inn penger som skal gå til drift av chapteret eller til veldedighet. Alle slike aktiviteter skal godkjennes av sponsende forhandler. Aktiviteter Chapterarrangementer og -aktiviteter er det lokale chapterets fulle og hele ansvar. Slike arrangementer og aktiviteter kan omfatte familierettede, trygge aktiviteter som fremmer et positivt bilde av motorsykkelsporten, og som kan øke chapterets medlemstall. B-6

8 Publikasjoner Alt materiale som publiseres av chapteret må ha med det offisielle chapternavnet og -nummeret. Alle chapterpublikasjoner, det være seg skrevne, muntlige (kringkastet) eller elektroniske, må godkjennes av den sponsende forhandleren. Dersom H.O.G. på et tidspunkt etter eget skjønn bestemmer at en chapterpublikasjon er uforenlig med de familierettede, ikke-politiske filosofier og/eller formål i H.O.G., kan det hende at chapterets godkjenning som H.O.G.-tilsluttet organisasjon opphører. Man skal alltid sende en kopi av alle chapterets publikasjoner, uansett type, til H.O.G.-kontoret. Varemerkelisens 1. Varemerkene H.O.G., HOG, HARLEY OWNERS GROUP, L.O.H., LADIES OF HARLEY og følgende H.O.G.-logoer ( H.O.G. varemerker ) er blant de mange varemerkene som eies av Harley-Davidson Motor Company. Disse H.O.G. varemerker kan ikke endres på noen måte, og de kan ikke brukes i kombinasjon med andre ord eller annen grafikk. 2. Utstedelse eller fornyelse av disse årlige vedtektene for H.O.G. chaptere skal gi en begrenset rett til å bruke H.O.G. varemerker i den perioden disse årlige vedtektene for H.O.G. chaptere gjelder. I fremtiden vil alle chapter i Europa inngå en original avtale om varemerkelisens med H.O.G., som er adskilt fra vedtektene. 3. H.O.G.-chapterneslisens for bruk av H.O.G. varemerker er begrenset til bruk i forbindelse med det offisielle chapternavnet, og bruk i forbindelse med materiale som relateres til chapteraktiviteter. 4. Gjeldende H.O.G. ørnelogo skal fremvises kun sammen med det offisielle chapternavnet, og chapternavnet skal vises over H.O.G.s ørnelogo og innenfor den offisielle H.O.G. chapterchevronen som er vist nedenfor. B-7

9 5. Chapterne må innhente tillatelse fra H.O.G. før de kan bruke H.O.G. varemerker på alt materiale utenom chapterets publikasjoner. T-skjorter, pins og andre artikler kan kun produseres av autoriserte lisensinnehavere av Harley-Davidson Motor Company, og skal forhåndsgodkjennes av H.O.G. på samme måte. 6. Chapterets bruk av H.O.G. varemerker kan kun vare så lenge disse vedtektene eller H.O.G.s varemerkelisens mellom H.O.G. og chapteret er gyldig, og så lenge chapteret drives i samsvar med disse vedtektene og H.O.G.s driftspolicy. H.O.G. kan når som helst, og etter eget skjønn, avbryte chapterets begrensede tillatelse til bruk av H.O.G varemerker med tretti (30) dagers skriftlig varsel. Chapteret skal avbryte sin bruk at merkene umiddelbart etter at varselet trer i kraft. 7. Harley-Davidson Europe kan rimeligvis be chapteret gjøre en innsats for å beskytte H.O.G. varemerker i området der chapteret driver sitt arbeid. Forskrifter 1. Disse vedtektene skal innføres og fungere som en driftspolicy for H.O.G.- chapterne, og de må være tilgjengelige for alle chapterets medlemmer. 2. For chaptere som er inkorporert vil forskriftene være et tillegg til disse vedtektene og H.O.G.s driftspolicy. Sponsende forhandler og H.O.G.- kontoret må godkjenne chapterets forskrifter før publisering eller iverksettelse. Når forskriftene er innført må man sende en kopi til sponsende forhandler og til H.O.G.-kontoret. De må også være tilgjengelig for alle chapterets medlemmer. Dersom det forekommer avvik er det chapterets forskrifter som er rådende. Endringer H.O.G. kan endre disse vedtektene når som helst etter eget skjønn, med grunnlag i H.O.G.s gjennomgang av chapterutvikling og -behov, eller på grunn av konflikter med gjeldende lokale eller nasjonale lover. B-8

10 Utbetaling av midler Dersom chapteret blir oppløst eller avvikles skal chapterets midler og eiendom overføres til veldedighet etter at all gjeld og alle forpliktelser er dekket. De veldedige organisasjoner som mottar midler må være organisert og drevet i samsvar med det regelverk som gjelder for veldedige organisasjoner i det aktuelle landet. Verdier skal under ingen omstendigheter overføres til ledere, officers eller privatpersoner. Ansvarsfraskrivelse Selv om chapteret er tilknyttet H.O.G. er det fortsatt en egen, uavhengig enhet som selv har ansvaret for sine handlinger. Alle medlemmer i Harley Owners Group og deres gjest(er) deltar frivillig og på eget ansvar i H.O.G. og H.O.G. chapteraktiviteter. Sponsende forhandler, H.O.G. og Harley-Davidson Motor Company, deres datterselskaper og forhandlere og lokale chapteroffiserer skal ikke holdes ansvarlig for skader eller tap medlemmer/gjester lider som resultat av deltakelse i H.O.G. og H.O.G. chapteraktiviteter. Med andre ord er det ingen lokale chaptermedlemmer og gjest(er) som har grunnlag for å gå til søksmål mot sponsende forhandler, H.O.G., Harley-Davidson Motor Company, deres datterselskaper, forhandlere, lokale chaptere og deres representanter og ansatte med grunnlag i skade på person eller eiendom. Nasjonale og lokale lover Dersom det er punkter i disse vedtektene som er i strid med nasjonale eller lokale lover som har myndighet over innholdet i vedtektene, skal den/de delene vurderes slettet fra vedtektene. Resten av vedtektene skal ha full virkning. Driftspolicy 1. Annullering og opphør av sponsing: Dersom sponsende forhandler beslutter å avbryte eller annullere sponsingen av et godkjent chapter, skal følgende gjøres: A. Den sponsende forhandleren skal informere riktig H.O.G. leder om sin intensjon om å avbryte eller annullere sponsingen. Dette må skje 15 dager før chapteret mottar skriftlig varsel om det samme. Et slikt varsel skal fremmes via telefon- eller faksoverføring. B-9

11 B. Sponsende forhandler skal gi chapteret skriftlig varsel om at sponsingen opphører, med begrunnelse for hvorfor dette skjer. Nevnte varsel skal gjelde i 15 påfølgende dager etter at varselet er overlevert. En kopi av det skriftlige varselet skal sendes til H.O.G. lederen. C. Dersom det kommer søknader fra grupper som påstår at de er sponset av den forhenværende sponsende forhandleren, skal disse ikke vurderes før det har gått minst tre måneder etter avsluttet sponsing av det tidligere godkjente chapteret. 2. Chapteraktiviteter: A. Chapteret skal spesifisere hvilke arrangementer som er åpne, lukkede eller kun for medlemmer. B. Lukkede arrangementer er de chapterarrangementene som er åpne for chaptermedlemmene pluss én gjest pr. medlem. C. Medlemsarrangementer er arrangementer som er åpne kun for H.O.G.-medlemmer. D. Åpne arrangementer er de chapterarrangementene som er åpne for chaptermedlemmene, internasjonale H.O.G.-medlemmer pluss andre gjester. 3. Medlemskap: For å avbryte eller trekke tilbake et medlemskap i chapteret må sponsende forhandler gjøre følgende: A. Gi medlemmet skriftlig varsel om oppsigelse av hans/hennes chaptermedlemskap. Gi en kortfattet og klar begrunnelse for oppsigelsen. B. Betale tilbake medlemmets avgifter for inneværende år. C. Sende en kopi av oppsigelsen til H.O.G. lederen. B-10

12 D. Dersom chapteret er inkorporert må man lese chapterets forskrifter, som har en egen paragraf om oppsigelse av medlemskap. 4. Nyhetsbrev: Nyhetsbrevene kan bestå av trykket materiale som informerer medlemmene om aktiviteter, dvs. postkort, brosjyrer, flygeblader osv. Aktivitetene som står i nyhetsbrevet må gjøre oppmerksom på om det er et åpent arrangement, H.O.G. medlemsarrangement eller et lukket arrangement. 5. Chapterstatus: Chaptere som ikke gjennomfører arrangementer eller unnlater å publisere nyhetsbrev, kan risikere at chapterets anerkjennelse som H.O.G.-tilsluttet organisasjon opphører. 6. Avgifter: Årlig medlemsavgift i chapteret må ikke overskride 50 Euro. B-11