INNKALLING TIL STYREMØTE DESEBER

Transkript

1 Styreleder Ketil Holmgren 6. desember 2009 Jostein Tørstad Ragnhild L. Nystad Staal Nilsen Ole I. Hansen Hilde Søraa Ane Kokkvoll Anita Johnsen Ally Nyheim Ulf Syversen Irene Skiri Brukerutvalget v/leder INNKALLING TIL STYREMØTE DESEBER 2009 Det innkalles herved til styremøte mandag 14. desember , møtet fortsetter den 15. desember kl. 09:00-15:00. Det er felles middag i restaurant Skansen mandag 14. desember kl. 20:00. Møtet avholdes på Rica Hotel i Hammerfest. Sak 67/2009 Godkjenning av innkalling og saksliste. Sak 68/2009 Godkjenning av møteprotokoll av 22. oktober Sak 69/2009 Godkjenning av møteprotokoll av 9. november Sak 70/2009 Revisjonsrapport Helse Finnmark HF 2. tertial 2009 fra Ernst&Young. Sak 71/2009 Resultat og tiltaksrapport Helse Finnmark HF per oktober Sak 72/2009 Fremtidig tilbud ved døgnenhetene i psykisk helsevern i Helse Finnmark HF. Sak 73/2009 Budsjett 2010 Helse Finnmark HF. Sak 74/2009 Styreinstruks for styret i Helse Finnmark HF. Sak 75/2009 Status strategiplan Helse Finnmark HF orienteringssak Sak 76/2009 Status brannteknisk oppgradering av sykehusene i Helse Finnmark HF - orienteringssak. Sak 77/2009 Oppfølging intern revisjonsrapport 01/09 Helse Nord RHF orienteringssak. Sak 78/2009 Status prosjekt Nye Kirkenes Sykehus muntlig orientering Sak 79/2009 Referatsaker. Sak 80/2009 Evt. 1 - Ekstra telefonstyremøte i januar vedrørende tomt Nye Kirkenes Sykehus. Helse Finnmark HF Telefon: Avd: Administrasjonen Saksbehandler: Dan S. Andersen Sykehusvneien 35 Avd.tlf: Hammerfest [email protected] Avd. Fax: Dir.tlf: Org.nr: Kontonr: Avd.e-post: saksbehandler epost: MVA NO [email protected]

2 Administrasjonen Styremøte i Helse Finnmark HF Dato. 4. desember 2009 Møtedato: desember 2009 Saksbehandler: Adm. konsulent Dan Sølvfester Andersen Sak nr: 68/2009 Navn på sak: Godkjenning av møteprotokoll av 22. oktober 2009 Tilrådning: Styret for Helse Finnmark HF godkjenner protokoll fra styremøte 22. oktober 2009 Vedlegg: 1. Protokoll fra styremøte 22. oktober 2009 Eva Håheim Pedersen Adm. dir. Godkjenning av møteprotokoll av 22. oktober 2009

3 Administrasjonen PROTOKOLL FRA STYREMØTE AV 22. OKTOBER 2009 Til stede: Styreleder Ketil Holmgren Nestleder Irene Skiri Jostein Tørstad Ragnhild L. Nystad Ole I. Hansen Ulf Syversen Staal Nilsen Hilde Søraa Ally Nyheim Ane Kokkvoll Øyvin Grongstad Meldt forfall: Fra administrasjonen møtte: Adm. dir. Eva Håheim Pedersen Økonomisjef Lill-Gunn Kivijervi Styresekretær Dan S. Andersen som førte protokollen Klinikksjef klinikk psykisk helsevern og rus Inger Lise Balandin Fra Brukerutvalget Helse Finnmark møtte: Leder Werner Johansen Sak 56/2009 Innkalling og saksliste Tilrådning: Styret for Helse Finnmark HF godkjenner innkalling og saksliste. Vedtak: Styret for Helse Finnmark HF godkjenner innkalling og saksliste. Enstemmig vedtatt. Sak 57/2009 Godkjenning av møteprotokoll av 1. oktober 2009 Tilrådning: Styret for Helse Finnmark HF godkjenner protokoll fra styremøte 1. oktober 2009 Vedtak: Styret for Helse Finnmark HF godkjenner protokoll fra styremøte 1. oktober 2009 Enstemmig vedtatt. 1

4 Sak 58/2009 Resultat og tiltaksrapport per september 2009 Tilrådning: 1. Styret i Helse Finnmark HF viser til vedtak i styresakene 44/2009 og 52/2009, og presiserer kravet til å oppnå årsresultat på mellom 0-10 mill.kr. 2. Styret presiserer at det er en absolutt forutsetning at alle avdelinger har drift i hht. tildelte rammer de gjenstående måneder i Styret ber administrerende direktør følge opp iverksatt arbeid knyttet til vridning av aktivitet og vurdering av liggetid i de somatiske klinikkene. Vedtak: 1. Styret i Helse Finnmark HF viser til vedtak i styresakene 44/2009 og 52/2009, og presiserer kravet til å oppnå årsresultat på mellom 0-10 mill.kr. 2. Styret presiserer at det er en absolutt forutsetning at alle avdelinger har drift i hht. tildelte rammer de gjenstående måneder i Styret ber administrerende direktør følge opp iverksatt arbeid knyttet til vridning av aktivitet og vurdering av liggetid i de somatiske klinikkene. Enstemmig vedtatt. Sak 59/2009 Evaluering ambulant team for barn og unge i Helse Finnmark HF Adm. direktør la frem følgende endrede tilrådning: Tilrådning: 1. Styret i Helse Finnmark HF ber om at tilbudet de ambulante teamene gir til barn og unge i Finnmark videreføres og at forbedringsområder som nevnes i rapporten følges opp. 2. Styret ber videre om at dimensjoneringen av tilbudet må vurderes i forhold til behov og hensiktsmessighet og sees i sammenheng med det øvrige tilbudet til barn og unge i klinikken. Vedtak: 1. Styret i Helse Finnmark HF ber om at tilbudet de ambulante teamene gir til barn og unge i Finnmark videreføres og at forbedringsområder som nevnes i rapporten følges opp. 2. Styret ber videre om at dimensjoneringen av tilbudet må vurderes i forhold til behov og hensiktsmessighet og sees i sammenheng med det øvrige tilbudet til barn og unge i klinikken. Enstemmig vedtatt. Sak 60/2009 Sluttrapport prosjekt Kom hit, ambulante team og teknologi Adm. direktør la frem følgende endrede tilrådning: Tilrådning: 1. Styre i Helse Finnmark HF ber om at mobilløsningen Kom hit mobil videreføres og at videreutvikling til nye brukergrupper videreføres gjennom ordinær drift og opplæring i klinikken. 2. Styret ber om at det opprettes et oppfølgingsprosjekt som har til formål å: 2

5 a. Utvide omfanget av tjenesten geografisk - til flere kommuner. b. Knytte kommunehelsetjenesten til mobilløsningen. c. Tilrettelegge for samisk språk 3. Styret ber om at Helse Finnmarks rettigheter til løsningen som er utviklet, avklares og sikres. Vedtak: 1. Styre i Helse Finnmark HF ber om at mobilløsningen Kom hit mobil videreføres og at videreutvikling til nye brukergrupper videreføres gjennom ordinær drift og opplæring i klinikken. 2. Styret ber om at det opprettes et oppfølgingsprosjekt som har til formål å: a. Utvide omfanget av tjenesten geografisk - til flere kommuner. b. Knytte kommunehelsetjenesten til mobilløsningen. c. Tilrettelegge for samisk språk 3. Styret ber om at Helse Finnmarks rettigheter til løsningen som er utviklet, avklares og sikres. Enstemmig vedtatt. Sak 61/2009 Styreinstruks og plan for styrearbeidet 2010 Tilrådning: Styret for Helse Finnmark HF tar styreinstruks og møteplan 2010 til etterretning. Vedtak: Behandles styremøte i desember. Enstemmig vedtatt. Sak 62/2009 Arbeidsavtale adm. direktør unntatt off., jfr. Offl ledd Tilrådning: Vedtak: Enstemmig vedtatt. Sak 63/2009 Referatsaker Tilrådning: Styret i Helse Finnmark HF tar referatsakene til orientering Vedtak: Styret konstaterer at det innenfor referatsak 1. Internrevisjonsrapport 01/09 og referatsak 2. Brev fra Helsetilsynet 23. september 2009 Kartlegging av bemanning i ambulansetjenesten sommeren 2009 er iverksatt tiltak. Styret ber om at referatsak 1 og 2 kommer tilbake til styret innen februar 2009 som egne saker hvor tiltak og status rapporteres. Enstemmig vedtatt. 3

6 Sak 64/2009 Evt. 1. Muntlig orientering prosjekt Nye Kirkenes Sykehus status tomteutredning og hovedfunksjonsprogram. Møtet ble avsluttet klokken 12:30. Neste styremøte avholdes som telefonmøte den 9. november Protokoll godkjent av styreleder Ketil Holmgren i etterkant av styremøtet. Dan S. Andersen Referent 4

7 Administrasjonen Styremøte i Helse Finnmark HF Dato. 4. desember 2009 Møtedato: desember 2009 Saksbehandler: Adm. konsulent Dan Sølvfester Andersen Sak nr: 69/2009 Navn på sak: Godkjenning av møteprotokoll av 9. november 2009 Tilrådning: Styret for Helse Finnmark HF godkjenner protokoll fra styremøte 9. november 2009 Vedlegg: 1. Protokoll fra styremøte 9. november 2009 Eva Håheim Pedersen Adm. dir. Godkjenning av møteprotokoll av 9. november 2009

8 Administrasjonen PROTOKOLL FRA TELEFONSTYREMØTE AV 9. NOVEBER 2009 Til stede: Styreleder Ketil Holmgren Nestleder Irene Skiri Jostein Tørstad Ragnhild L. Nystad Ole I. Hansen Ulf Syversen Staal Nilsen Hilde Søraa Ally Nyheim Meldt forfall: Werner Johansen Ane Kokkvoll Øyvin Grongstad Fra administrasjonen møtte: Adm. dir. Eva Håheim Pedersen Ass direktør Jan Erik Hansen Prosjektleder Nye Kirkenes sykehus Øyvin Grongstad Fra Brukerutvalget Helse Finnmark møtte: Nina Danielsen Sak 65/2009 Innkalling og saksliste Tilrådning: Styret for Helse Finnmark HF godkjenner innkalling og saksliste. Vedtak: Styret for Helse Finnmark HF godkjenner innkalling og saksliste. Enstemmig vedtatt. 1

9 Sak 66/2009 Tomteutredning Nye Kirkenes Sykehus Direktørens endrede tilrådning: 1. Styret i Helse Finnmark HF konstaterer at det er tre aktuelle tomtealternativer, alternativ A, D og G. 2. Styret ber om at tomtealternativ A, nåværende tomt på Prestøya, foreløpig legges til grunn for det videre arbeid i Skisseprosjektet. 3. Styret ber administrasjonen iverksette et arbeid for å få utredet konsekvensene av dette tomte-alternativet grundigere (inkludert rivingskostnader og eventuell alternativ verdi av tomten). Samtidig brukes første etappe i skisseprosjektet til å få en nærmere avklaring av de forhold som pr i dag er uavklart for de to andre tomtealternativene. 4. Dersom det viser seg at et annet alternativ er gunstigere, kan tomtevalget i prosjektet endres. Styret ber da om å få seg forelagt en ny sak. Vedtak: 1. Styret i Helse Finnmark HF konstaterer at det er tre aktuelle tomtealternativer, alternativ A, D og G. 2. Styret ber om at tomtealternativ A, nåværende tomt på Prestøya, foreløpig legges til grunn for det videre arbeid i Skisseprosjektet. 3. Styret ber administrasjonen iverksette et arbeid for å få utredet konsekvensene av dette tomte-alternativet grundigere (inkludert rivingskostnader og eventuell alternativ verdi av tomten). Samtidig brukes første etappe i skisseprosjektet til å få en nærmere avklaring av de forhold som pr i dag er uavklart for de to andre tomtealternativene. 4. Dersom det viser seg at et annet alternativ er gunstigere, kan tomtevalget i prosjektet endres. Styret ber da om å få seg forelagt en ny sak. Enstemmig vedtatt. Møtet ble avsluttet klokken Neste styremøte avholdes den 14 og 15. desember Protokoll godkjent av styreleder Ketil Holmgren i etterkant av styremøtet. Eva Håheim Pedersen Referent 2

10 Administrasjonen Styremøte i Helse Finnmark HF Dato. 4. desember 2009 Møtedato: desember 2009 Saksbehandler: Økonomisjef Lill-Gunn Kivijervi Sak nr: 70/2009 Navn på sak: Revisjonsrapport Helse Finnmark HF 2. tertial 2009 fra Ernst & Young. Tilrådning: 1. Styret i Helse Finnmark HF tar oppsummering av revisjonsrapporten til orientering. Vedlegg: 1. Oppsummering av revisjon Helse Finnmark HF 2. tertial 2009 fra Ernst & Young. Eva Håheim Pedersen Adm. dir. Revisjonsrapport Helse Finnmark HF 2. tertial 2009 fra Ernst & Young.

11 Administrasjonen Styremøte i Helse Finnmark HF Dato. 4. desember 2009 Møtedato: desember 2009 Saksbehandler: Økonomisjef Lill-Gunn Kivijervi Sak nr: 71/2009 Navn på sak: Resultat- og tiltaksrapport Helse Finnmark HF per oktober Tilrådning: 1. Styret i Helse Finnmark HF er ikke tilfreds med at de somatiske klinikkene og psykisk helsevern BUP ikke oppnår aktivitetstall i tråd med plan. Styret er fornøyd med den positive akitivitetsutviklingen innenfor psykiske helsevern VPP og rusomsorgen. 2. Styret er fornøyd med at foretaket har effekt av de fleste igangsatte tiltak, men konstaterer at tiltakene ikke har vært tilstrekkelig for drift i balanse. 3. Styret er fornøyd med at klinikk Psykisk helsevern og rus har god kostnadskontroll og har tilpasset kostnadene til aktivitetene, og dermed har et positivt resultat som forventet. 4. Styret er ikke tilfreds med den negative resultatutviklingen i oktober og ber adm. direktør iverksette tiltak som medfører færre heldøgnsenger og mer dagbehandling og reduksjon av månedsverk. 5. Styret er ikke fornøyd med at de somatiske klinikkene ikke har klart å bedre driften gjennom 2010, og forventer at det utarbeides tiltak som muliggjør økonomisk balanse i Vedlegg: 1. Saksfremlegg 2. Månedsrapport Helse Finnmark HF oktober ØBAK økonomianalyse Eva Håheim Pedersen Adm. dir. Resultat- og tiltaksrapport Helse Finnmark HF per oktober 2009.

12 Saksbehandler: Økonomirådgiver Inger Marie Kongsbak Styresak 71/2009 Økonomi- og tiltaksrapportering oktober 2009 Bakgrunn Styrets behandling av økonomi- og tiltaksrapport for oktober Resultat Helse Finnmark har et budsjettavvik på 7,8 mill. i oktober, og et akkumulert avvik på -33,1 mill. pr oktober. Dette representerer en resultatforbedring på 49,6 mill. sammenlignet med oktober Helse Finnmark har høy gjennomføringseffekt av tiltak. Det er gjennomført omstillingstiltak for 71 mill. pr. oktober, men kostnadene i foretaket er likevel høyere enn budsjett med 30,3 mill. Dette skyldes høyere gjestepasientkostnader med 10,4 mill, lønnskostnader med 8,7 mill, innleie av personell fra firma med 5,8 mill og øvrige drifts- og vedlikeholdskostnader med 5,2 mill. 1. november 2009 fikk Helse Finnmark på plass avtalen knyttet til landeveistransport. Samtidig har foretaket overtatt enkeltoppgjør på pasientreiser fra NAV. Ved klinikk Kirkenes har det vært flere vakante spesialistlegestillinger som nå er besatt. I tillegg har kodegjennomgang vist at klinikken har et potensial når det gjelder kodeforbedringsarbeidet. Klinikk Kirkenes har også hatt dobbelt så mange dialysepasienter enn hva de har kapasitet til, og det etableres nå dialysetilbud i Vardø samt at antall dialyseplasser øker ved klinikk Kirkenes. Klinikk Hammerfest har tapt mye på medisinske DRG i Kodegjennomgang viser at også her har foretaket et forbedringspotensial. Klinikken har i tillegg gjennomført bestillingen av ferieuttak i 2009, noe som har betydd høyere innleie enn opprinnelig planlagt. Klinikk Prehospital tjeneste har fra november/desember gjennomført turnusendringer ved flere ambulansestasjoner ved å gjøre om fra passiv til aktiv tid. Dette vil medføre lavere kostnader knyttet til utrykning på passiv tid. Disse tiltakene er iverksatt sent på året i 2009 og vil ha økonomisk effekt i Årsprognosen er nå justert til -36 mill. Med det dårlige resultatet i oktober vil det ikke lengre være realistisk å tro på en prognose på 14 mill. Likviditet Som følge av et lavt investeringsnivå, er likviditeten bedret de siste månedene. Det er gjennomført investeringer på 31,4 mill. av et budsjett på 33,6 mill. Tiltak knyttet til sysselsettingspakken er iverksatt og arbeidet går som planlagt. Personal Helse Finnmark arbeider med å få ned årsverksforbruket ved å ha et høyt fokus på sykefraværsarbeidet. Antall månedsverk var i oktober månedsverk høyere enn oktober Kostnaden pr. månedsverk er lavere enn året før, noe som skyldes at foretaket lykkes i å redusere dyre månedsverk knyttet til overtid.

13 Sykefravær Sykefraværet lå i siste periode på 7,9%. Dette er en nedgang sammenlignet med samme periode året før som var på 8,4%. Aktivitet Aktivitet i somatikken er redusert sammenlignet med 2008 både når det gjelder heldøgnsopphold, polikliniske konsultasjoner og DRG-poeng, samtidig er aktiviteten betydelig lavere enn planlagt. I Psykisk Helsevern er antall polikliniske konsultasjoner BUP lavere enn planlagt. Noe som skyldes vakante psykologspesialiststillinger. Polikliniske konsultasjoner VPP ligger også noe under planlagt aktivitet pr. oktober. I Rusomsorgen er aktiviteten økt fra året før, og Helse Finnmark ligger over plantall pr. oktober Vurdering Det økonomiske resultatet er betydelig bedret sammenlignet med fjoråret, men driften er ikke i balanse. Oktober viste et betydelig dårligere resultat enn forventet, og resultatet ble svekket med 7,9 mill. Fortsatt er utfordringen å få effekt av tiltak knyttet til vikarer- og overtidsforbruk. Totalt går sykefraværet ned noe som betyr at arbeidet med sykefraværet er riktig satsning. I tillegg holdes det fokus på økt aktivitet samtidig som kostnadene ikke skal øke i andre enden.

14 HELSE FINNMARK HF Oktober 2009 Helse Finnmark HF

15 Oktober rapport 2009 Innhold Økonomi... 4 Resultat... 4 Funksjonsregnskap... 6 Driftsinntekter... 6 Driftskostnader... 7 Finansposter... 7 Prognose... 7 Regjeringens sysselsettingspakke... 8 Gjennomføring av tiltak... 9 Likviditet og investeringer... 9 Personal Bemanning Sykefravær Aktivitet Somatikk Psykisk helsevern Rusomsorg Utarbeidet av; Økonomirådgiver Inger M. Kongsbak 2

16 Oppsummering av utvikling Helse Finnmark har en aktivitet hittil i år som er 519 DRG-poeng lavere enn planlagt. Helse Finnmark har et negativt avvik i oktober på ca 7,8 mill. Avviket hittil i år er på 33,1 mill. Avviket skyldes lavere ISF-inntekter samt at kostnader knyttet til pasientreiser, overtid og innleie og gjestepasientkostnader er høyere enn budsjettert. Helse Finnmark har økte kostnader knyttet til gjestepasienter rus, og hittil i år har foretaket hatt kostnader knyttet til gjestepasienter på totalt 10,3 mill mer en planlagt. Også kostnader i forbindelse med å leie inn leger og sykepleiere fra firma er høyere enn planlagt men er likevel lavere enn året før. Helse Finnmark har justert prognosen til -36 mill. som følge av det svake resultatet i oktober. Sykefraværet viser fortsatt en positiv utvikling. Per september er sykefraværet 8,9%. Antall månedsverk i oktober økte i fht. året før, foretaket lykkes med å redusere innleie fra firma samt at antall dyre overtidsmånedsverk reduseres til fordel for flere faste og timelønns månedsverk. Likviditeten i foretaket viser en bedring. Investeringsrammen er på 33,6 mill, 31,5 mill av rammen er benyttet. Foretaket har en utfordring knyttet til drift i balanse. Utfordringene er spesielt knyttet variable lønnskostnader ved de somatiske klinikkene i Hammerfest og Kirkenes samt Prehopital klinikk. 3

17 Økonomi Resultat Budsjettavvik pr. kontoklasse, årsbudsjett og prognose per oktober Regnskap pr. Regnskap pr. Budsjett pr. Avvik pr. Tall i hele 1000 okt 2008 okt 2009 okt 2009 oktober Årsbudsjett Prognose inntekt Varekostnader Lønn Andre driftskostnader Avskrivninger Finansposter Sum driftsutgifter Resultat Budsjettavvik sammenlignet med året før Tall i hele 1000 Okt 2009 Pr Okt 2008 Pr Resultat Budsjett Avvik Avviket i oktober ble negativt med 7,8 mill. Sammenlignet med 2008 er dette en forbedring på 7,3 mill. Hittil i år har Helse Finnmark et negativt resultat på 33,1 mill. mot 58,9 mill. i Inntektene per oktober viser et negativt avvik i forhold til budsjett på 11 mill. ISF inntektene viste et positivt avvik i oktober på 1,7 mill og ligger under budsjett hittil i år med 8,7 mill.. Andre inntekter ligger under med 2,3 mill, dette skyldes svikt i leieinntekter på eiendom. Varekostnaden viser et negativt avvik per oktober på 14,6 mill. Dette skyldes i hovedsak høyere gjestepasient kostnader rus i forhold til budsjett med 6,5 mill. og 3,8 mill på øvrig gjestepasientkostnader. Kostnader knyttet til innleie fra firma er høyere enn planlagt med 3,8 mill. Lønnskostnadene viser et negativt avvik per oktober på 8,7 mill. Avviket skyldes vikarbruk og overtid. Andre driftskostnader viser et negativt avvik per august på 7 mill. Dette skyldes høye kostnader på pasienttransport og overforbruk medisinteknisk utstyr knyttet til Pandemi, og vedlikehold på driftsutstyr og bygg. Positivt avvik på 8,2 mill. på finansposter skyldes lavere rentenivå i 2009 enn forventet. 4

18 Avvikene i oktober fordeler seg slik: Tall i hele 1000 Avvik okt Avvik hittil i år Adm Pasienttransport Psykisk Helsevern og rus Klinikk Hammerfest Klinikk Kirkenes Prehospital avdeling Drift Boligforvaltning Sum Administrasjon har et negativt avvik i oktober på 0,4 mill. Dette skyldes høyere gjestepasientkostnader enn budsjett. Hittil i år er avviket positiv med 13,2 mill. Dette skyldes hovedsakelig lavere rentekostnader, periodisert buffer og at rekrutteringsprosjektet har et lavere forbruk enn budsjettert. Pasienttransport viser et negativt avvik hittil i år på 6,4 mill. Avviket skyldes høyere kostnader på transport med drosje i fht budsjett. Det er nå skrevet avtaler med drosjenæringen i alle kommuner og man venter en effekt av denne i slutten av året. Klinikk Psykisk Helsevern og rus har et positivt avvik i oktober på 1,6 mill, mens avviket hittil i år er positivt med 5 mill. Årsaken ligger hovedsakelig i at ungdomspsykiatrisk avdeling i Karasjok ikke ble åpnet før i september. Klinikk Hammerfest har i oktober et negativt avvik på kr. 2 mill og hittil i år et negativt avvik på 12,2 mill. Avviket skyldes i hovedsak overforbruk på lønn i form av innleie vikarer og overtid for å dekke vakante stillinger og sykefravær. Inntektene for oktober viser et positivt avvik på 1,3 mill. Årsaken er at ISF-inntektene er over budsjett denne perioden, forbedring av kodingsarbeid og bedre kvalitetssikring av dette arbeidet gir positive resultater. Hittil i år er det imidlertid et negativt avvik på 3,5 mill, som i hovedsak skyldes ISF-inntektene. Varekostnadene gir hittil i år et negativt avvik på 2,9 mill, som skyldes høye kostnader på innleie av leger og sykepleiere. Hittil i år er avviket på lønn negativt med 5,4 mill. Klinikk Kirkenes har et negativt resultatavvik på 2,5 mill i oktober og hittil i år et negativt avvik på 18,6 mill. Avviket i oktober skyldes i hovedsak svikt i inntekter med 1,1 mill og overforbruk på lønn med 1 mill. Hittil i år er avviket i inntekter 5,1 mill av detter er 3,7 mill ISF-inntekter. Varekostnaden viser hittil i år et negativt avvik på 3 mill, som i hovedsak skyldes høyere innleie av leger enn planlagt. Også lønnskostnadene viser et negativt avvik, hittil i år 9 mill. Dette skyldes betydelig høyere forbruk av overtid og innleie av vikarer. Andre driftskostnader viser hittil i år et negativt avvik på 1,4 mill, avviket skyldes reisekostnader på innleie av personell. De største avvikene ligger på medisinske leger og medisinsk sengepost, som hittil i år utgjør henholdsvis 3,6 mill og 3,5 mill. Kirurgiske leger har et negativt avvik på 3,6 mill. Prehospital avdeling har et positivt avvik i oktober på 0,4 mill, mens avviket hittil i år er negativt med 7,7 mill. Avviket skyldes overforbruk på overtid. Driftsavdelingen har et negativt avvik i oktober på 2,4 mill., mens hittil i år er avviket negativt med 5 mill. Avviket knyttet seg i all hovedsak til byggvedlikehold og vedlikehold/kjøp av medisinteknisk utstyr knyttet til pandemien. 5

19 Eiendomsforvaltningen var også i oktober i balanse, men hittil i år er avviket negativt på 1,2 mill, som i hovedsak skyldes lavere leieinntekter enn forventet. Funksjonsregnskap Brutto driftskostnader per Andel av totale driftskostnader funksjonsområde - akkumulert pr Funksjon R hittil i fjor R hittil i år JB hittil i år JB 2009 Sum Somatikk 58,9 % 58,5 % 58,7 % 59,0 % Sum Psykisk helse 16,2 % 16,3 % 17,9 % 17,8 % Sum Rusomsorg 1,6 % 2,2 % 1,7 % 1,7 % Sum Prehospitale tjenester 21,4 % 22,1 % 20,5 % 20,3 % Sum Personal 2,0 % 1,0 % 1,2 % 1,2 % Sum driftskostnader 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % R = regnskap JB = justert budsjett For den somatiske virksomheten er det hittil i år budsjettert med 58,7% av brutto driftskostnader, mens resultat viser 58,5%, dvs. 0,2% under budsjett. Regnskapet hittil i år ligger under samme periode i 2008 med 0,4%. Dette skyldes i hovedsak at aktiviteten ikke har vært som planlagt. I Klinikk Psykisk helsevern er det budsjettert med 17,9% andel av totale driftskostnader i 2009, noe høyere enn forbruk i Dette er i tråd med krav om økt aktivitet på området. Avviket i forhold til budsjett hittil i år er negativt med 1,6%, noe som i stor grad knytter seg til at ungdomspsykiatrisk behandlingshjem i Karasjok ikke har vært i drift som forutsatt i budsjettene. I rusomsorgen ligger budsjettet på 1,7% hittil i år, mens man har oppnådd 2,2%. Høyere forbruk enn budsjettert skyldes hovedsakelig at gjestepasientkostnadene ligger betydelig over budsjett til tross for økt kapasitet ved Finnmarksklinikken. Prehospitale tjenester har budsjettert med 20,5% andel av driftskostnadene hittil i år, totalt for 2009 er budsjettet 20,3%. Forbruket hittil i år er på 22,1% noe som er 1,6% over budsjett og 0,7% høyere enn samme periode i Dette skyldes overforbruk på personalkostnader i forhold til budsjett. Driftsinntekter Driftsinntektene viser et positivt avvik i oktober på 1,5 mill, dette skyldes høyere ISF inntekter enn budsjettert. Hittil i år er avviket negativt med 11 mill. Dette skyldes i hovedsak svikt i DRG-poeng i forhold til plantall, ISF inntektene ligger 8,7 mill. lavere enn budsjett. I forhold til plantall ligger DRG-poengene under med 519 poeng hittil i år, dette alene utgjør ca 7 mill. Når det gjelder Dyre legemidler er ISF inntekten 2,5 mill lavere enn budsjettert. Andre inntekter ligger under med 2,3 mill, som i hovedsak skyldes leieinntektene på bolig som har et negativt avvik på 2 mill. 6

20 Driftskostnader I oktober viser driftskostnader ekskl. finanskostnader et totalt negativt avvik på 10,4 mill. Hittil i år er avviket negativt med 30,4 mill. Varekostnaden viser et overforbruk i oktober på 4,6 mill, men avviket hittil i år er negativt med 14,6 mill som hovedsaklig skyldes kostnader til gjestepasienter rus samt høyere kostnader knyttet til innleie av personell fra firma enn planlagt. Lønnskostnadene har et negativt avvik på 2,8 mill. i oktober, mens hittil i år er avviket negativt med 8,7 mill. Avviket skyldes overforbruk på overtid og vikarer. Andre driftskostnader viser et negativt avvik i oktober på 2,9 mill. Hittil i år er avviket negativt med 7 mill, som i hovedsak knytter seg til drift og vedlikehold av utstyr og bygg. Finansposter Finansposter viser et positivt avvik i oktober på 1 mill, hittil i år er avviket positivt med 8,2 mill. Dette skyldes den generelle rentenedgangen. Prognose Det er en forventning at foretaket vil være i balanse i november og desember. Av forsiktighetshensyn og som følge av det svake resultatet i oktober, justeres prognosen til -36 mill. Direktøren har fortsatt en forventning om effekt av de implementerte tiltak samt et krav om at tiltak som enda ikke er iverksatt skal iverksettes. 7

21 Regjeringens sysselsettingspakke Sysselsettingsmilder 2009 Investering Drift Forbruk Rest Etterisolering og skift av vindu sør/øst fløya Maling av søsterhjem Rehabilitering av barneavdelingen Mottakelsen Laborat Taket nordøst fløya Luftsmitteisolat Kirkenes Gulbygg- skifte vindu Tak østfløy Tak fyrrom Dren N-øst fløy Kirkenes Vindu klt.fløy Kirkenes Finnmarksklinikken Karasjok Pasienttransport Hammerfest (syssels.m.) Pasientventerom Totalt Helse Finnmark er godt i gang med å benytte regjeringens sysselsettingspakke. Alle tiltak er iverksatt parallelt og anbud vil gå ut i november. Helse Finnmark har pr. oktober brukt 3,3 mill av midlene på 28,7 mill. 8

22 Gjennomføring av tiltak Helse Finnmark har utarbeidet forbedringstiltak for 108,9 mill. kr. Pr. oktober estimerer Helse Finnmark å ha gjennomført 88% av opprinnelig planlagte tiltak på 80 mill. Nye tiltak er utarbeidet og gjennomføringsevnen er vurdert. Det forventes at Helse Finnmark gjennomfører og får effekt av 87 mill. av utarbeidede tiltak på 108,9 mill, dvs. 70%. Likviditet og investeringer Trekkrammen er på 450 mill, mens disponibel saldo per var på 33,7 mill. Likviditeten er bedret, dette skyldes hovedsakelig et lavere investeringsnivå i Helse Finnmark. Investeringsbudsjett 2009 Justert ramme Investert pr okt Rest ramme Investeringer Ambulanser Renovering Kirkenes sykehus Drift (brann) Med.tekn.utstyr Diverse utstyr (dig.lab mv) Egenkaptal KLP Kronikersatsing Sum ramme Omst.midler Funduskamera Hammerfest Omst.midler Resirkulering BHM Omst.midler skiftestue bedre logsistikk Sum omstillingsmidler Oppgradering Psykiatri bygg Sum oppgrad Psykiatri bygg Sum prosjekter Justert investeringsramme / investert Innvilget ramme Differanse Sysselsettingsmidler er ikke med i oppsettet, dette rapporteres under eget kapitel. Helse Finnmark har en total investeringsramme på 33,6 mill. (ekskl. Sysselsettingsmidler), hvorav 31,5 mill er investert per oktober. Som følge av høyere egenkapitalinnskudd KLP enn planlagt vil investeringsrammen på 33,6 mill. kr overskrides med ca. 1,1 mill. Dette søkes dekket med investeringsramme i

23 Personal Bemanning Oktober Antall mnd verk Lønnskost pr.ansatt Lønnskost 2008 er justert for 5,9% lønnsvekst. Hittil i år Antall mnd verk Lønnskost pr.ansatt Lønnskost 2008 er justert for 5,9% lønnsvekst. Månedsverkene for oktober er på 1 604, 64 høyere enn i Lønnskostnaden per ansatt ligger 4% lavere i 2009 i forhold til samme periode i Dette skyldes at foretaket lykkes i å vri bruken av dyre månedsverk, dvs. overtidsmånedsverk til mer bruk av timelønnsmånedsverk. Hittil i år ligger månedsverkene på månedsverk, dette er 332 høyere enn Lønnskostnadene ligger imidlertid ca 3% lavere enn nivået hittil i Overtidsmånedsverk er redusert med 7 sett i fht. samme periode året før. Sykefravær Sykefraværet for september viser 7,9%. Sammenlignet med fjoråret var sykefraværet i september 8,4%. Dette viser en fortsatt god trend, og at arbeidet med å få redusert sykefraværet gir effekter. Sykefraværet hittil i år ligger på 8,9%. Vi har heller ikke sett noen effekt på sykefraværet i fht pandemien hittil. 10

24 Aktivitet Somatikk Pr. oktober Heldøgn Dagopph/DK Polikl. kons. DRG poeng Faktisk Plan Faktisk Plan Faktisk Plan Faktisk Plan Endring Antall heldøgnopphold ligger 401 opphold under plantallene. I forhold til 2008 viser heldøgn en reduksjon på 170 opphold. Dagopphold ligger 181 opphold over plantall, og i forhold til 2008 har vi en økning på 532 opphold. Polikliniske konsultasjoner ligger konsultasjoner under plantall, og under samme periode i DRG poeng ligger 519 poeng under plantall. Sammenlignet med samme periode i 2008 er det en reduksjon på 57 DRG-poeng. Utviklingen på DRG viser en positiv trend, jfr grafen over. Avviket i DRG ligger i hovedsak på Kirurgiske leger og Medisinske leger. Sett i forhold til 2008 ligger dagsoppholdene over nivået i 2008, mens øvrig aktivitet er noe redusert i forhold til Plantallene for 2009 er ikke oppnådd hittil i år, foruten på dagbehandlingen. 11

25 Psykisk helsevern OPPNÅDD 2009 PLANTALL 2009 AVVIK Avvik I % Pr. oktober OPPNÅDD 2008 Liggedøgn voksenpsykiatr i (VPP) ,41 % Polikliniske kons. Voksenpsykiat ri (VPP) ,69 % Polikliniske kons. Barneog ungd.psyk (BUP) ,80 % Antall liggedøgn VPP har en økning på 41 døgn i forhold til 2008, men ligger samtidig under plantallene med døgn. Polikliniske konsultasjoner VPP ligger 365 konsultasjoner høyere enn for samme periode i I forhold til plantall er det en svikt på 99 konsultasjoner. Polikliniske konsultasjoner BUP viser færre konsultasjoner i 2009 i forhold til Dette skyldes til dels feilregistrering av data i I forhold til plantall ligger man også under med Årsaken ligger i at foretaket har hatt mangel på psykologer/psykolog spesialister i 2009 sammenlignet med Rusomsorg Pr. oktober PLANTALL 2009 AVVIK Antall liggedøgn døgnbehandling Antall liggedøgn i rusomsorgen ligger per oktober på døgn. Noe som er 248 liggedøgn over samme tidspunkt i 2008 og 177 liggedøgn over plantall. Til tross for økt antall senger og økt antall liggedøgn ved Finnmarksklinikken, har gjestepasientkostnader rus økt betydelig i 2009 sammenlignet

26 Økonomirapportering til eier 2009 Helse Finnmark Velg periode her: Okt Alle tall i 1000 og registrert med positivt fortegn Oktober Akkumulert per Oktober Akkumulert per Oktober Årsestimat vs årets budsjett Årsestimat vs fjorårets resultat Årsestimat 2009 per Oktober Estimat -09 vs resultat - Endring i 08 % Resultatrapportering Resultat Budsjett Avvik i kr Avvik i % Resultat Budsjett Avvik i kr Avvik i % Endring ift 2008 Endring i % Årsbudsjett 2009 Avvik i kr Årsresultat 2008 Basisramme % % % % ISF egne pasienter % % % % ISF somatisk poliklinisk aktivitet % % % % ISF-inntekt kostnadskrevende legemidler UTENFOR sykehus % % % Gjestepasienter % % % % Polikliniske inntekter % % % % Øremerkede tilskudd psykisk helsevern % % % % Øremerket tilskudd "Raskere tilbake" % % % % Andre øremerkede tilskudd % % % % Andre driftsinntekter % % % % Sum driftsinntekter % % ,0 % ,4 % Kjøp av offentlige helsetjenester % % % % Kjøp av private helsetjenester % % % % Varekostnader knyttet til aktiviteten i foretaksgruppen % % % % Innleid arbeidskraft - del av kto % % % % Lønn til fast ansatte % % % % Vikarer % % % % Overtid og ekstrahjelp % % % % Pensjon inkl arbeidsgiveravgift % % % % Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft % % % % Annen lønn % % % % Avskrivninger % % % % Nedskrivninger % % 0 0 % % Andre driftskostnader % % % % Sum driftskostnader % % ,1 % ,4 % Driftsresultat % % % % Finansinntekter % % % % Finanskostnader % % % % Finansresultat % % % % Ordinært resultat % % % % Ekstraord inntekter % % 0 0 % % Ekstraord kostnader % % 0 0 % % Skattekostnad % % 0 0 % % (Års)resultat % % % % Teoretisk prognose (res + bud) diff Avvik må forklares i direktørens kommentarer Konklusjon: Forventer en negativ utvikling i forhold til budsjettet for de resterende månedene

27 Resultat- og estimatutvikling Resultat 2009 Budsjett 2009 Periodisert estimat Resultat 2008 Resultatutvikling vs estimatendring Akkumulert budsjettavvik Akkumulert estimatendring

28 Administrasjonen Styremøte i Helse Finnmark HF Dato. 4. desember 2009 Møtedato: desember 2009 Saksbehandler: Klinikksjef psykisk helsevern og rus Inger-Lise Balandin. Sak nr: 72/2009 Navn på sak: Fremtidig tilbud ved døgnenhetene i psykisk helsevern i Helse Finnmark HF. Tilrådning: Styret i Helse Finnmark HF vedtar å redusere driftsrammen med 10 mill kr for klinikk psykisk helsevern og rus. I 2010 settes effekten av tiltakene til 5 mill kr. Styret vedtar reduksjon av driftsrammen som følger: DPS Vest-Finnmark: 4 mill. SANKS / DPS Midt-Finnmark: 3 mill. DPS Øst-Finnmark: 3 mill. Det enkelte DPS utarbeider forslag til kostnadsreduserende tiltak. Tiltakene risikovurderes og drøftes med tillitsvalgte på DPS nivå. Tiltakene iverksettes fortløpende og innen 1. mai I utarbeidelsen av tiltakene så skal det gjøres en vurdering av reduksjon i stabs - og støttefunksjoner i klinikken. Styret vedtar reduksjon av 14 senger fordelt som følger: 5 senger DPS Vest Finnmark, post Jansnes 4 senger SANKS/DPS Midt-Finnmark, døgnenheten i Lakselv 5 senger DPS Øst-Finnmark, døgnenheten i Tana Styret vedtar at det etableres brukerstyrte senger, innenfor eksisterende senger, som en del av tilbudet ved døgnenhetene. Styret ber om at det gjøres en utredning med henblikk på å vurdere etablering av en telefonisk bakvaktsordning for samtlige døgnenheter i klinikk psykisk helsevern og rus der alle spesialister i klinikken inngår i et felles bakvaktsystem. Tidsfrist for utredningen fastsettes til 1. mars Styret ber om at det fremtidig tilbudet ved døgnenhetene til pasienter med rusproblemer og pasienter med dobbeltdiagnose psykiatri/rus utredes. Tidsfrist for utredningen fastsettes til 30. juni Fremtidig tilbud ved døgnenhetene i psykisk helsevern i Helse Finnmark HF.

29 Vedlegg: 1. Saksfremlegg 2. Rapport fra arbeidsgruppe: Framtidig tilbud ved døgnenhetene i psykisk helsevern, november Referat fra møte 10. november 2009 i fagrådet i psykisk helsevern og rus. Eva Håheim Pedersen Adm. dir. Fremtidig tilbud ved døgnenhetene i psykisk helsevern i Helse Finnmark HF.

30 Styresak 72/2009 Fremtidig tilbud ved døgnenhetene i psykisk helsevern Bakgrunn Denne saken er en oppfølging av sak 31/2009 behandlet på styremøte i Helse Finnmark HF. Styrets vedtak i sak 31/2009 Plan for psykisk helsevern og rus del 2 vurdering av tilbudet ved døgnenhetene i DPS Vest-Finnmark med spesiell fokus på Jansnes samt momenter i forhold til en vurdering av tilbudet og antall døgnplasser i klinikken: Styret i Helse Finnmark HF tar saken til orientering. I den videre gjennomgangen av det fremtidige tilbudet ved klinikkens døgnenheter, ber styret om vektlegging av følgende forhold: 1. - Behov for tjenestetilbud - Hensiktsmessige pasientforløp - Sikre geografiske likeverdige tilbud i fylket - Involvering av brukerorganisasjoner 2. Beskrivelse av de ulike behandlingstilbudene, faglige vurderinger og kompetanse 3. Nødvendige endringsbehov 4. Samhandlingsreformen 5. Effektiviseringspotensialet samt investeringsbehov Som oppfølging av styrevedtaket ble det oppnevnte en arbeidsgruppe som fikk i mandat å utarbeide forslag til fremtidig tilbud ved døgnenhetene innen psykisk helse. Arbeidsgruppa som ble ledet av psykologspesialist Snefrid Møllersen var bredt sammensatt for å sikre god faglig forankring, representasjon fra samtlige døgnenheter, representasjon fra UNN, brukermedvirkning og deltakelse fra ansattes organisasjoner. Klinikkledelsen har vært styringsgruppe. Arbeidsgruppa har i sitt arbeid valgt å legge vekt på den faglige delen av drifta. På styringsgruppemøte ble arbeidsgruppa bedt om å ta hensyn til forventede endringer i rammebetingelser i budsjett 2010 ved innskrenking i drifta på 10 mill (årsvirkning) / reduksjon i inntil 15 sengeplasser som oppfølging av Stemlandsrapporten Sammenligning av DPS - og tilpasning av klinikkens døgntilbud i henhold til nasjonal og regional føringer (september 2009). Arbeidsgruppene avsluttet sitt arbeid (vedlegg 2). Fagrådet i klinikken sluttet seg til arbeidsgruppas rapport med merknader jfr innstilling datert (vedlegg 3) Behov for tjenestetilbud - Hensiktsmessige pasientforløp Døgnenhetene har utviklet tilbud for de alvorlig syke, for pasienter med kroniske lidelser, for pasienter i akutte psykiske kriser og pasienter med andre psykiske lidelser som krever kortere 1

31 eller lengre tids innleggelse. Døgnenhetene ved DPS ene har over tid tatt imot pasienter med dobbeltdiagnose rus / psykiatri, og opparbeidet erfaring og kompetanse i forhold til denne pasientgruppen. Døgnenhetene tilbyr innleggelse i institusjonen, har tilbud om dagtilbud uten innleggelse, og gir ambulant behandling/oppfølging utenfor institusjonen. Opphold ved døgnenheten kan tilbys som enkelt-opphold, eller som innleggelses-serier. Avdelingene er åpne, og all behandling er frivillig. Døgnenhetene har et tett samarbeid med psykiatrisk avdeling ved UNN, bl.a. i forbindelse med overføring av pasienter mellom behandlingsnivåene. Døgnenhetene har et tett samarbeid med kommunene i sine opptaksområder vedrørende samordning av behandling/rehabilitering før og etter/mellom innleggelser. - Sikre geografiske likeverdige tilbud i fylket Det legges til grunn at antall døgnenheter/-poster i Tana, Lakselv, Alta og Jansnes opprettholdes. Utredning tilknyttet styresak 31/2009 viste at dersom tilbudet ved Jansnes legges ned vil det tilsi et økt investeringsbehov ved nybygg i Alta dersom befolkningen i DPS Vest-Finnmark ikke skal få et redusert tilbud. Videre ble det vist til at øvrige døgnenheter i klinikken/sykehusene ikke har kapasitet/kompetanse til å gi alternative tilbud ved en eventuell nedleggelse av Jansnes. Signaler fra styret om at det ikke vil være tilgjengelige investeringsmidler til bygg innenfor psykisk helsevern de nærmeste årene tilsier at det heller ikke er mulig å endre struktur i SANKS/DPS-Midt Finnmark eller i DPS Øst-Finnmark. Dagens struktur er i tråd med beslutninger og prioriteringer i Opptrappingsplan for psykisk helse for Involvering av brukerorganisasjoner Det er etablert brukerråd ved alle DPSene. Brukerorganisasjonene deltar på årlige møter på klinikknivå. I tråd med ønske fra brukerrepresentantene i arbeidsgruppa foreslår arbeidsgruppa at det gjennomføres en brukerundersøkelse for å sikre brukermedvirkning. Resultatet av en slik undersøkelse vil ikke foreligge før tidligst sommeren Beskrivelse av de ulike behandlingstilbudene, faglige vurderinger og kompetanse - Behandlingstilbud Døgnenhetene i DPS Vest-, Midt-, Øst-Finnmark ivaretar funksjoner innen allmennpsykiatri - utredning, behandling og rehabilitering - av voksne over 18 år med psykiske lidelser og/eller rusmiddelavhengighet. Døgnenhetene ved de tre DPSene er utviklet til å bli aktive behandlingsenheter for den gruppe psykiatriske problemer som kommunale tiltak og tilbud ved voksenpsykiatriske poliklinikker ikke er tilstrekkelig for, Jfr DPS veielederen, s 30 (4). De statlige pålegg om å redusere inneliggende behandling og utvide tjeneste-tilbud nært pasientens hjemsted, har vært fulgt opp. 2

32 Arbeidsgruppas utredning konkluderer med at basistilbudene ved døgnenhetene skal bestå og videreutvikles. Begrunnelsen er knyttet til nasjonale og regionale føringer korrigert for demografi og geografi. - Faglige vurderinger Fagrådet viser i sitt vedtak til at dagens tilbud vurderes å være et faglig godt tilbud ut fra rammebetingelser som befolkningstetthet, geografi og lange avstander med mange små kommuner med små ressurser. - Kompetanse Arbeidsgruppas rapport og utredning i styresak 31/2009 viser at døgnenhetene har tverrfaglig, stabilt og faglig oppdatert turnuspersonell. Stillingene ved døgnenhetene er besatt av sykepleiere, vernepleiere og hjelpepleiere med spesialutdannelse innen psykisk helsearbeid. I tillegg har enhetene psykiater-, psykolog-, fysioterapeut, ergoterapeut- og sosionomtjenester knyttet til seg gjennom samarbeid med DPS ets poliklinikk. Mangelfull dekning av lege-og psykolog spesialister medfører begrensninger i utrednings og behandlings- kapasiteten og forlenger vurderingsdelen i oppholdet. Videre er det behov for økt kompetanse innenfor dobbeltdiagnoser rus/psykisk helse og rusområdet. 3. Nødvendige endringsbehov Det er faglig enighet om at antall sengeplasser som nærmer seg faktisk beleggsprosent er realistisk. Pkt. 8.1 Rapport arbeidsgruppe Norm Dagens sengetall Reduksjon 25 % Fremtidig sengetall DPS Vest- Finnmark [27,5*] 6 [7*] 19 [20*] DPS Øst-Finnmark SANKS/DPS Midt Finnmark ,5 7,5 Helse Finnmark, totalt ,5 41,5 * Når sengetallet ved DPS Vest er justert opp til samme nivå som DPS Øst og SANKS/DPS Midt, for senger pr innbyggere over 18 år Normtallet for Finnmark er i dimensjoneringen av antall døgnplasser i Opptrappingsplanen satt til 1 pr innbygger. Begrunnelsen var befolkningsgrunnlag kombinert med lange avstander. Driftskostnader døgnavdelingene i 2009 DPS Vest - Finnmark SANKS Korrigering Korrigert sum Jansnes Post Alta ( ) Døgnavdeling ( )

33 DPS Øst Finnmark Støttefunksoner Døgnavdelingen Andel av felles støtte funksjoner Drift Tana Helsesenter Sum drift døgnavdelingene psykiatri Sum drift Finnmarksklinikken RUS Andel av felles støtte funksjoner Sum døgn Rus & Psykiatri drift Tana Helsesenter er lagt inn med 80 % som støtte funksjon for døgn Overforbruk Jansnes er motregnet underforbruk Post Alta Fellefunksjoner for SANKS er lagt til døgnavdelingen i Lakselv med 1,5 mill Utover mangel på spesialister viser arbeidsgruppa til at det mangler vakttjeneste med spesialist utenom ordinær arbeidstid. Muligheten for å gjøre inntak i akutte situasjoner kveld/ natt og helg er derfor svekket. Det tas i dag inn pasienter utenfor dagtid, men av forsvarlighetsgrunner gjelder det oftest pasienter som allerede er vel utredet. Rutiner tilknyttet beredskap utenom ordinær arbeidstid var ett av områdende som ble utredet i Plan for psykisk helsevern og rus del 2 handlingsplan. Konklusjonen var at dagens ordning videreføres. Problemstillingen er et tilbakevendende tema, sist i forbindelse med åpningen av Ungdomspsykiatrisk avdeling i Karasjok i sept og på Helse Nord sin årlige DPS konferanse i Tromsø Samhandlingsreformen Under henvisning til Samhandlingsreformen påpekes det i Nasjonale mål og hovedprioriteringer for 2009 at styrket samhandling mellom spesialisthelsetjeneste og kommunene anses å være et særlig viktig redskap for å skape bedre tjenester. Arbeidsgruppa viser til at i Finnmark har man allerede kommet langt med å innfri de statlige satsninger som er beskrevet i Samhandlingsreformen. I Finnmark er personellforbruket spesielt høyt og reiseutgiftene store når det skal gjennomføres forvern, og ettervern, overføring av pasient til/fra hjemkommune og veiledning til den kommunale helse- og sosialtjenesten. Fagrådet påpeker at det er viktig å ha gode prosesser mot kommunene når nødvendig driftstilpasninger i klinikken skal gjennomføres. Ressurser som eventuelt er bundet opp i tilbud som kan defineres som et kommunalt ansvar må synliggjøres både for å gi rom og kapasitet til nye pasienter og for å følge opp nasjonale prioriteringer om at pasienter skal få tilbud på riktig nivå til riktig tid. 5. Effektiviseringspotensialet samt investeringsbehov - Effektiviseringspotensialet I oversendelsesbrev viser arbeidsgruppas leder til at rapporten presenterer relativt prinsipielle og overordnede beskrivelser og vurderinger. Rapporten har den begrensninger at 4

34 arbeidsgruppa, pga korte frister har måttet utføre sitt arbeid uten mulighet til å fremskaffe deler av den detalj-informasjon de kunne ønsket seg, og uten mulighet til å utforske flere alternativer og varianter av modeller for effektivisering. Rapporten leveres således i hht tidsfristen, men med mangler hva gjelder utarbeidelse av løsningsalternativer. Vurdering av løsninger er således ikke ferdigstilt. I rapporten viser arbeidsgruppa til at for å nyttiggjøre seg brukerperspektivet til effektivisering av behandlingsvirksomheten (for eksempel redusere avbrutte behandlinger), for styring av videreutvikling og for å være i forkant av misnøye/klager, er det lønnsomt med en mer spisset samhandling med brukerorganisasjonene, innenfor de tema der disse har særskilt kompetanse. - Investeringsbehov Når det gjelder investeringsbehov vises til styresak 31/2009 der fremkommer at det er behov for renovering av Jansnes, selv om behovet ikke vurderes å være akutt. Døgnenheten i Tana og Lakselv er renovert i opptrappingsperioden. I Alta er bygningsmassen ved Alta Helsesenter utvidet med en ny post 6. Budsjettforutsetninger 2010 Forventede endringer i rammebetingelsene i budsjettet for 2010 med en reduksjon av rammen på 10 mill. og en reduksjon i antall senger med ca. 15 er en oppfølging av Helse Nord RHF sin sammenligning av tilbudet ved DPSene (2009) og Stemlandsrapporten som forelå i sept Arbeidsgruppa ble i styringsgruppemøte bedt om å ta hensyn til dette i sitt arbeide. Begrunnelsen fra styringsgruppa var at det ikke er mulig å se på fremtidig tilbud ved døgnenhetene uten samtidig å forholde seg til en redusert driftsramme. Arbeidsgruppas rapport viser til at det i grunnlaget er flere forhold det ikke er tatt hensyn til bla kostnader ved ambulering til pasientenes hjemkommuner og at knapphet på spesialister forlenger behandlingsforløp. Fagrådet viser til at dette er en stor omstillingsprosess i døgnenhetene med et omstillingskrav som bygger på et marginalt grunnlag. Tilbud som skritt for skritt er bygd opp i opptrappingsperioden, spesielt vises til kompetanseoppbyggingen, kan lett gå tapt i en prosess som vanskelig vil kunne reverseres. Det er derfor viktig at tilbud ikke reduseres før det faglig kan vises til at pasientene får et tilfredsstillende og likeverdig tilbud på annen måte og i henhold til gjeldende regelverk og anbefalinger. Vurderinger forslag til tilpasninger endringer 1. Antall døgnplasser Basert på arbeidsgruppa rapport og tabell i pkt. 8.1 samt oversikt over faktisk bruk av senger i utredning til sak 31/2009 basert på normtall korrigert for demografi og geografi, faktisk bruk og folketallsutvikling vurderes behovet for antall sengeplasser å være: 5

35 DPS Vest-Finnmark: Reduseres med 5 plasser på Jansens til 10 plasser på Jansnes (Talvik) og 10 plasser i Alta. SANKS/DPS Midt-Finnmark (Lakselv): Reduseres med 4 plasser til 10 plasser inklusiv 4 nasjonale plasser tilknyttet Samisk nasjonalt kompetansesenter. DPS Øst-Finnmark (Tana): Reduseres med 5 plasser til15 plasser Klinikk psykisk helsevern og rus: 45 døgnplasser en reduksjon på 14 plasser 2. Tilbud som kan defineres som et kommunalt ansvar må synliggjøres Det foretas en gjennomgang av innlagte pasienter for å avklare om det ved døgnenhetene gis tilbud som er et kommunalt ansvar. Avklaringen følges opp overfor den enkelte kommune med sikte på overføring av inneliggende ferdigbehandlede pasienter. Tilbud overfor kommunene vil være poliklinisk oppfølging av pasienter og veiledning og undervisning til kommunene. 3. Ambulant virksomhet Ambulerende virksomhet gir riktig og viktig oppfølging av pasientene i deres hjemmemiljø før og etter innleggelse ved døgnenhetene og bidrar forebyggende i forhold til både antall innleggelser og lengde på innleggelser. Videre gis veiledning og undervisning til kommuner. Konklusjonene er at ordningen bør videreføres og videreutvikles i henhold til behov og hensiktsmessighet. 4. Beredskap utenom ordinær arbeidstid Med bakgrunn i flere innspill i saken bør det utredes om det kan etableres en telefonisk bakvaktsordning for samtlige døgnenheter i klinikk psykisk helsevern og rus der alle spesialister i hele klinikken inngår i et felles bakvaktsystem. 5. Brukerstyrte senger Brukerstyrte senger etableres som en del av tilbudet ved døgnenhetene, innenfor eksisterende plasser. Det utarbeides kriterier for bruk av sengene som også bidrar til at sengekapasiteten ved døgnenhetene benyttes og at det ikke blir stående ledige senger i påvente av at en bruker tar kontakt. 6. Tilbud innenfor rusområdet / dobbeltdiagnose psykiatri/rus Fremtidig tilbud ved døgnenhetene til pasienter med rusproblemer og pasienter med dobbeltdiagnose psykiatri/rus må utredes nærmere før prioriteringer foretas og nye tiltak iverksettes. Utredningen forankres i det potensialet som allerede fins i form av erfaringer og kompetanse og i henhold til Plan for psykisk helsevern og rus, del 2 Handlingsplan. Utredningen vil danne grunnlag for innspill til Helse Nord RHF tilknyttet prioriteringer og tiltak innenfor rusområdet herunder Opptrappingsplan for rus. 7. Økonomiske tilpasninger I grunnlagsdokumentasjonen i saken er det ikke fremmet forslag til tiltak som reduserer drifta med en årseffekt på 10 mill. slik kravet er. Hovedårsaken er at det ikke har vært mulig å gjøre en slik omfattende driftstilpasning innenfor gitte tidsfrister. Konklusjonene om at det er forsvarlig å redusere antall senger i henhold til faktisk bruk gjør at det i oppfølgingen av budsjettkrav er behov å gjennomgå drifta ved døgnenhetene med sikte på å utvikle mer kostnadseffektive driftskonsept. 6

36 En reduksjon i sengekapasiteten vil medføre reduksjon i antall årsverk. I den forbindelse vil det også være behov for å vurdere stabs- og støttefunksjonene herunder skrive og sekretærtjenesten. Det legges til grunn at reduksjonen i minst mulig grad skal gå utover pasienttilbudet. Parallelt vurderes alternative behandlingsforløp. Interne prosesser i klinikkens ledelse viser at det på ledernivå er et ønske om at prosessene gjennomføres lokalt i det enkelte DPS. Begrunnelsen er at lokal kunnskap vil bidra til å finne smidige og optimale løsninger også i forhold til kommunene. Prosessene og fremdrift forankres og følges opp fortløpende på klinikkledernivå. Med grunnlag i befolkningsstruktur, geografi og eksisterende tilbud korrigert for reduksjon i antall senger forelås det at DPSene utarbeider tiltak tilsvarende årseffekt på 10 mill med følgende fordeling: DPS Vest-Finnmark: 4 mill. SANKS / DPS Midt-Finnmark 3 mill. DPS Øst-Finnmark: 3 mill. Sum klinikk: 10.mill. For å sikre halvårseffekt av tiltakene i 2010, må forslag til tiltak foreligge innen Tiltakene risikovurderes og drøftes med tillitsvalgte i henhold til vedtatt prosedyre på DPS nivå før forslag til tiltak oversendes klinikksjefen til godkjenning innen fastsatt frist. Tiltak iverksettes og implementeres fortløpende fra april

37 Framtidig tilbud ved døgnenhetene i psykisk helsevern Rapport fra arbeidsgruppe nedsatt av klinikksjefen Klinikk psykisk helsevern og rus Nov. 2009

38 2 Innholdsfortegnelse 1. Oppsummering 3 2. Målsettinger for tilbudet ved døgnenhetene 3 3. Mandat 4 4. Arbeidsgruppe, styringsgruppe. Sammensetning og aktivitet 5 5. Statusrapport: Døgntilbudet ved Klinikk psykisk helsevern og rus i Helse Finnmark Særskilte trekk ved det enkelte DPS 6 6. Faglig vurdering av dagens døgntilbud Mangler i dagens tilbud 7 7. Brukermedvirkning Mangler ved dagens tilbud 8 8. Faglig analyse av konsekvensene ved besparelse tilsvarende kr 10 millioner ved bemanningsreduksjon Normer for sengetall og bemanning To modeller for nedbemanning, konsekvenser for behandlingstilbudet Reduksjon i antall ansatte som går turnus Reduksjon i antall ansatte med stabs- og støttefunksjoner 8.3 Økt bruk av deltidsstillinger, faglige konsekvenser dagers poster, konsekvenser for behandlingstilbudet Utvikle tilbud til pasienter med rusproblem Utvikling av avrusning og behandlingstilbud til samiske pasienter Utvikle tilbud om behandling til mødre med rusproblem Videreutvikling av tilbud til pasienter med dobbeltdiagnoser ved DPS Vest 8.6 Definere og formalisere poliklinisk virksomhet ved døgnenhetene Konklusjon Referanseliste 14

39 3 Det fremtidige tilbud ved døgnenhetene i klinikk psykisk helsevern og rus 1.Oppsummering Økonomiske innskrenkninger må iverksettes slik at de ikke rammer den delen av tilbudet ved døgnenhetene som er utviklet under opptrappingsplanen og som har vist seg å fungere tilfredsstillende. Det vil innebære et brudd med nasjonale føringer og strategiplaner, samt stå i strid med Samhandlingsreformen. Hva gjør oss dyrere? Skjevhet i fordeling av helseressursene Stemlandsrapportens beskrivelse av virksomhet og kostnader ved drift av døgnenhetene i Helseregionen slår skjevt ut for Helse Finnmark pga store geografiske og demografiske forskjeller med konsekvenser for kostnader knyttet til ambulerende virksomhet. Mangelen på lege- og psykologspesialister og utgiftene til disse ressursene hemmer mulighetene for å ta i bruk faglig hensiktsmessige effektiviseringstiltak. Innføring av øremerkede brukerstyrte 5-dages-senger samt samarbeid med brukerorganisasjonenes erfaringsveiledere vil effektivisere drift og øke kvalitet på tjenesten. Opprettelse av 4 senger for å møte behovet for styrking av regionsfunksjonen for rusbehandlingstilbudet til den samiske befolkninga iverksettes. Opprettelse av 4 behandlingsplasser for å møte behovet for familiebehandlingstilbud innenfor Helse Finnmark HF til mødre med rusproblem og deres barn iverksettes. DPS Vest ønsker å videreutvikle tilbud (utredning og behandling) til dobbeltdiagnosepasienter (rus/psykiatri) ved DPS Vest. Formalisering av den polikliniske del av virksomheten ved døgnenhetene iverksettes for tydeliggjøring av tilbudet og realisering av tilhørende inntekter. 2. Målsettinger for tilbudet døgnenhetene. Helse er velvære gjennom det å kunne mestre livets prøvelser, være produktiv og yte sosialt (WHO). Nasjonale Mål og Hovedprioriteringer for 2009 (1) bekrefter dette som overordnede mål innen psykisk helsevern, og ber helseforetakene om å bidra til å sikre likeverdig pasientbehandling ved å tilpasse helsetjenestene til mangfoldet i befolkningen. Målsettinga for helsetilbudet ved døgnenhetene i Klinikk psykisk helsevern og rus i Helse Finnmark er å gi gruppen av alvorlig psykisk syke spesialisthelsetjeneste på nasjonalt nivå og i hht nasjonale føringer. Det dreier seg om pasienter med psykiske lidelser som hindrer dem i å fungere i hverdagen på en trygg og forsvarlig måte, og der hjelp fra pårørende, tiltak fra kommunens helse- og sosialtjeneste og psykiatrisk poliklinikk ikke er tilstrekkelig. Et likeverdig og rettferdig helsetilbud er kjennetegnet ved at helseressursene er fordelt slik at ressursene er likt tilgjengelige, at helsetilbudet kompenserer for ulikheter i levekårsrelaterte helsebelastninger, og at helsetilbudet gir tjenester som er funksjonelle innenfor det materielle og sosiale liv folk lever. Psykisk helsevern i Finnmark er preget av skjevhet i fordeling av helseressursene : Det er mangel på lege- og psykologspesialister og de kommunale

40 4 psykiatritjenestene er små og sårbare enheter. Befolkninga som skal bruke helsetjenesten bor i småsamfunn med lang reisevei til spesialisthelsetjeneste og har et levesett styrt av arktisk klima og lys. Det stilles også spesielle krav til allsidighet og fleksibilitet til en tjeneste skal være et likeverdig tilbud i forhold til variasjonene i den multikulturelt sammensatte befolkninga i området. Normer for tjenestetilbud, som baserer seg på statistiske gjennomsnitt på liggedøgn, årsverk, kostnader er et viktig bidrag til å tallfeste sider ved tjenestens form (Stemland-rapporten), men kan være villedende som beskrivelse av tilbudets innhold. Dersom man etterstreber at tilbudet ved døgnenhetene i Finnmark skal gi befolkningen et forsvarig, tilgjengelig og likeverdig tilbud kan slike gjennomsnittstall være uhensiktsmessige som styringsinstrument. Under henvisning til Samhandlingsreformen påpekes det i Nasjonale mål og hovedprioriteringer for 2009 at styrket samhandling mellom spesialisthelsetjeneste og kommunene anses å være et særlig viktig redskap for å skape bedre tjeneste. I Finnmark han man allerede kommet langt med å innfri de statlige satsninger som er beskrevet i Samhandlingsreformen (2). I Finnmark er personellforbruket spesielt høyt og reiseutgiftene store når det skal gjennomføres forvern, og ettervern, overføring av pasient til/fra hjemkommune og veiledning til den kommunale helse- og sosialtjenesten. I Stemlandrapporten, s. 17 (3) påpekes det at poliklinisk og ambulant virksomhet samt dagtilbud ikke er synliggjort i deres statistikker. Tallene beskriver aktivitet, personellforbruk og kostnader som om all virksomhet skjer inne på institusjonen. Finnmark er landets største fylke med det laveste folketallet 1), og derfor slår nettopp det at den ambulante del av tjenesten er innbakt i tallene ekstra ille ut for Finnmark. Faktorer for forholdet mellom sengeplasser, bemanning og kostnader ved døgnenheter i Helseregionen eller landet for øvrig kan således ikke overføres til Finnmark. Økonomiske beregninger ved reduksjon av sengetallet ved døgnenhetene i Finnmark må gjøres på en måte som ikke griper negativt inn i den ambulante virksomheten og dermed undergraver Samhandlingsreformens intensjon. 1) innb. pr kvkvm:; Nordland: 6,2; Troms: 5,8; Finnmark 1,5 (Landsgj.sn: 15, 9) Hva gjør oss dyre? 3. Mandat Klinikkledelsen ved psykisk helsevern og rus gav Ambulant virksomhet arbeidsgruppa i oppdrag å gjøre en gjennomgang av det fremtidige tilbudet ved klinikk psykisk helsevern og rus sine døgnenheter. Gruppa ble bedt om å jobbe ut fra styret i Helse Finnmark sitt vedtak i Sak 31/2009, : Mandat: I den videre gjennomgangen av det fremtidige tilbudet ved klinikkens døgnenheter, ber styret om vektlegging av følgende forhold: 1. - Behov for tjenestetilbud - Hensiktsmessige pasientforløp - Sikre geografiske likeverdige tilbud i fylket - Involvering av brukerorganisasjoner 2. Beskrivelse av de ulike behandlingstilbudene, faglige vurderinger og kompetanse 3. Nødvendige endringsbehov 4. Samhandlingsreformen 5. Effektiviseringspotensialet samt investeringsbehov Pga korte tidsfrister og arbeidsgruppas sammensetning, har arbeidsgruppa måttet begrense sin

41 5 gjennomgang til forhold som vedrører den faglige del av driften. Arbeidsgruppa har tolket mandatet på følgende måte: 1 Arbeidsgruppa skal gi en faglig vurdering av dagens helsetjeneste- og behandlingstilbud ved døgnavdelingene. 1) 2 Arbeidsgruppa skal gi en faglig redegjørelse for hvilke av dagens tilbud som bør videreføres, gjøre en faglig vurdering av om tjenestetilbudet og/eller behandlingstilbudet er mangelfullt, og i så tilfelle ta stilling til endring. 2) 3 Arbeidsgruppa skal foreslå alternative modeller/funksjoner og gjøre en faglig begrunnet konsekvensanalyse av alternative forslag mht effektiviseringspotensiale og behov for investeringer/ressurser. 3) 4 Arbeidsgruppa skal gi innspill til modeller for brukermedvirkning. 4) På møte med styringsgruppa ble arbeidsgruppa presentert for forventede endringer i rammebetingelsene i budsjettet for Det ble bedt om at mandatet ble korrigert etter forventet innskrenkning i drifta på 10 millioner/inntil 15 sengeplasser ved døgnenhetene. Innskrenkninger/besparelser skulle gjennomføres slik at dagens struktur, med døgnenheter ved hvert av DPS ene, ble beholdt. 1) herunder bl.a. hensiktsmessighet i behandlingsforløp, geografisk tilgjengelighet, ressurser/kompetanse 2) med fokus på pasientgrupper, behandlingsmetodikk, samordning av tilbud med øvrige deler av helse- og sosialtjenesten, behov hos pasient(bruker)gruppen 3) herunder vurdering av nytten av omfordeling av oppgaver/ressurser, effektiviserende aktiviteter og nødvendige investeringer knyttet til ulike alternativer. 4) herunder brukerundersøkelser, erfaringsformidling, brukerstyring etc. 4. Arbeidsgruppe, styringsgruppe sammensetning og aktivitet Arbeidsgruppa ble oppnevnt av klinikksjefen, og har bestått av: Snefrid Møllersen-psykologspesialist- DPS Midt/SANKS Tove Dahle- sekretær- klinikkadministrasjonen Åse Mikkelsen Olsen- leder post Jansnes Ragnhild H. Nilsen- leder post Alta Raimo Hekkanen- leder døgnenheten Tana Laila Somby Iversen- leder døgnenheten Lakselv Kjetil Ryan- medisinskfaglig rådgiver for klinikken/overlege DPS Vest Finnmark Tordis Sørensen Høifødt- overlege UNN Snefrid Breivik Norsk sykepleieforbund (NSF) Gro Sørensen- Fagforbundet Siv Rydheim- Mental Helse Finnmark Sigrun Hegge- Mental Helse Finnmark, vara for S. Rydheim Thorvald Tretteskog- RIO Finnmark Vibeke Haugen Kechter- nestleder post Alta (møtt som stedfortreder for R.H.Nilsen) Marit Rasdal- nestleder døgnenheten Lakselv (møtt som stedfortreder for L.S.Iversen) Eva Pedersen Biti- sykepleierforbundet (møtt som stedfortreder for S.Breivik) Arbeidsgruppa har hatt 5 møter i perioden , hvorav to som telekonferanse med 5/6 studioer påkoplet. Telekonferansene har fungert dårlig pga tekniske problemer.

42 6 Styringsgruppa har bestått av klinikkledelsen: klinikksjef og DPS-lederne. Styringsgruppa deltok på første møte med arbeidsgruppa og innkalte til møte med arbeidsgruppa for informasjon om mandatendring. Styringsgruppa har hatt løpende tilgang på referater og annet skriftlig materiale som arbeidsgruppa har produsert. 5. Statusrapport. Døgntilbudet ved Klinikk psykisk helsevern og rus i Helse Finnmark Døgnenhetene i DPS Vest-, Midt-, Øst-Finnmark ivaretar funksjoner innen allmennpsykiatri - utredning, behandling og rehabilitering - av voksne over 18 år med psykiske lidelser og/eller rusmiddelavhengighet. Døgnenhetene har utviklet tilbud for de alvorlig syke, for pasienter med kroniske lidelser, for pasienter i akutte psykiske kriser og pasienter med andre psykiske lidelser som krever kortere eller lengre tids innleggelse. Døgnenhetene ved DPS ene har over tid tatt imot pasienter med dobbeltdiagnose rus / psykiatri, og opparbeidet erfaring og kompetanse i forhold til denne pasientgruppen. Døgnenhetene tilbyr innleggelse i institusjonen, har tilbud om dagtilbud uten innleggelse, og gir ambulant behandling/oppfølging utenfor institusjonen. Opphold ved døgnenheten kan tilbys som enkelt-opphold, eller som innleggelses-serier. Avdelingene er åpne, og all behandling er frivillig. Døgnenhetene har et tett samarbeid med psykiatrisk avdeling ved UNN, bl.a. i forbindelse med overføring av pasienter mellom behandlingsnivåene. Døgnenhetene har et tett samarbeid med kommunene i sine opptaksområder vedrørende samordning av behandling/rehabilitering før og etter/mellom innleggelser. Stillingene ved døgnenhetene er besatt av sykepleiere, vernepleiere og hjelpepleiere med spesialutdannelse innen psykisk helsearbeid. I tillegg har enhetene psykiater-, psykolog-, fysioterapeut, ergoterapeut- og sosionomtjenester knyttet til seg gjennom samarbeid med DPS ets poliklinikk Særskilte trekk ved det enkelte DPS Ved DPS Vest-Finnmark er døgntilbudet lagt til to geografisk adskilte bygninger, én rehabiliteringspost og én korttids-/krisepost. DPS Øst-Finnmark har 4 treningsleiligheter tilknyttet døgn-enheten. Døgnenheten huser en prosjekt-pasient.. Personalgruppa er flerkulturell med norsk, samisk og finsk språk. DPS Midt-Finnmark/SANKS har et særskilt ansvar for å utvikle et psykisk helsevern for den samiske befolkningen i hele Norge og har 4 nasjonale døgnplasser. Det tilstrebes å ha samisktalende personale på alle vakter, og behandlingstilbudet er på både samisk og norsk. I Finnmark er det store asylmottak i Alta og i Vadsø, kretsfengsel i Vadsø, og sentralisert høyskoletilbud i Alta. Oversikt over Døgn-tilbudet ved DPS Vest, Øst og SANKS, pasientbelegg, årsverk, liggedøgn, produksjon kostnader. Alle tall (Kilde: Stemland-rapporten) Vest Øst SANKS total Befolkning Befolkning o/18 år Antall utskrevne pas

43 7 Årsverk, totalforbruk 67,3 44,0 29,7 141 Senger (+4) 55(+4) Senger pr innb over 18 år 9,5 10,5 10,5 Liggedøgn Liggedøgn pr 1000 innb o/18 år Liggetid 20,7 17,2 11,8 16,8 Beleggsprosent Kostnad pr. liggedøgn Tallene inkluderer ikke ambulering og tar ikke høyde for kodepraksis Kortere liggetid for alle DPS i 2008 sammenliknet med 2007 Alle DPS har senket den relative pasientkostnaden (i forhold til gjennomsnittet) siden 2007 Hva gjør oss dyre? 6. Faglig vurdering av dagens døgntilbud Døgnenhetene ved de tre DPSene er utviklet til å bli Personellkostnad ved reisetid aktive behandlingsenheter for den gruppe psykiatriske på 6 timer t/r til pasienter & problemer som kommunale tiltak og tilbud ved voksenpsykiatriske poliklinikker ikke er tilstrekkelig samarbeidende kommuner for, Jfr DPS veielederen, s 30 (4). De statlige pålegg om å redusere inneliggende behandling og utvide tjenestetilbud nært pasientens hjemsted, har vært fulgt opp. En betydelig del av aktiviteten ved døgnenhetene er derfor i dag sentrert omkring ambulant ettervern, kontakt med pårørende, samarbeidsmøter med kommunene og kommunenes helse- og omsorgstjeneste. Tilbudene til alvorlig psykisk syke varierer fra kommune til kommune, og den utadrettede behandlings- og veiledningsvirksomheten tilpasses fleksibelt for dette. Samhandlingsreformen er i stor grad allerede innarbeidet i den daglige virksomheten. Alle døgnenhetene driver spesialisert rehabilitering av langtidssyke, prioriterer alvorlig psykisk syke i tidlig sykdomsfase og tar imot akutte lidelser. Døgnenhetene tilstreber å gi lavterskeltilbud i samarbeid med kommuneleger, pårørende og pasientene selv. Enkelte pasientgrupper har forhåndsavtalte re-innleggelser etter individuell plan. Døgnenhetene har tilbud om tilgjengelighetstelefon for pasienter, pårørende og kommunehelsetjenesten døgnet rundt. Døgnenhetene behandler og rehabiliterer et variert spekter av lidelser, og har bygget opp varierte og differensierte behandlingstilbud innen ulike typer funksjonstrening, miljøterapi, gruppebehandling, individorienterte tiltak, medikamentell behandling og fysisk aktivitet Døgnenhetene har tverrfaglig, stabilt og faglig oppdatert turnuspersonell. Behandlinga er basert på prinsipper om brukermedvirkning, kontinuitet, og sammenheng i behandlingskjeden. Dette er iverksatt gjennom systematisk bruk av behandlingsansvarlig kontakt som koordinerer, følger opp og sørger for overføring av behandlingsplaner i nært samarbeid med pasienten. Hva gjør oss dyre? 6.1. Mangler i dagens tilbud Mangelfull dekning av lege-og psykolog spesialister medfører begrensninger i utrednings og behandlings- For få og svært kostbare lege- og psykologspesialister

44 8 kapasiteten og forlenger vurderingsdelen i oppholdet. Det mangler vakttjeneste med spesialist. Muligheten for å gjøre inntak i akutte situasjoner kveld/ natt og helg er derfor svekket. Det tas i dag inn pasienter utenfor dagtid, men av forsvarlighetsgrunner gjelder det oftest pasienter som allerede er vel utredet. Når det gjelder pasienter med akutt behov for avrusninger er det ofte kun mulig gjennom samarbeid med vertskommunens legevaktsleger. Samhandling med legegruppa i kommunene er lite utviklet. Ifølge PasOpp-rapport 3/2009 (5), er det særlig bedre tilgjengelighet på lege- og psykologspesialister som kommunelegene i Finnmark etterlyser ved DPS ene i Finnmark. I dag mangler en del kompetanse og rutiner for tilrettelegging for pasienter med alvorlige rusproblem. Det er et udekket behov for avrusningstilbud både akutt og planlagt, en oppgave det ville være naturlig å gjennomføre ved døgnenheter ved DPS. Det gjenstår arbeid for å få på plass ivaretakelse av barn av psykisk syke i klinikkens døgnenheter selv om det nå er opprettet barnefaglig ansvarlige på hver avdeling. 7. Brukermedvirkning Brukermedvirkning er brukers innflytelse på utformingen av tilbudet, brukers innflytelse på beslutningsgrunnlaget både på individ- og systemnivå. Det er etablert brukerråd ved alle DPSene. Brukerorganisasjonene deltar på årlige møter på klinikknivå. Hva gjør oss dyre? Tjenester til små og sårbare kommunale fagmiljøer Det foretas brukerundersøkelser og forbedringsarbeid rettes mot områder der brukerne rapporterer mindre gode erfaringer. Det planlegges en større brukerundersøkelse Bruker spør bruker i nært samarbeid med brukernes interesseorganisasjon. Brukerstyring er innarbeidet i behandlingsforløpet gjennom individuell plan der brukerne deltar i planlegging av eget behandlingsopplegg. Brukerne deltar i behandlingssamarbeidet på møter med UNN og kommunen, samt daglige interne behandlingsmøter. En del brukere har ordninger med døgnenheten der de selv kan melde behov for innleggelse. Brukere kan benytte tilgjengelighetstelefon bemannet med turnuspersonell, etter eget behov uten å være innlagt i institusjon. 7.1 Mangler ved dagens tilbud Det er behov for å styrke lavterskeltilbud der brukere kan be om innleggelse direkte til institusjonen etter egen vurdering av behov for behandlingsplass. Ordningen med øremerkede brukerstyrte senger vil si at brukere gjennom en forhåndsavtale har prioritet på å bli tatt imot for innleggelse i de øremerkede sengene. I dag mangler øremerking av brukerstyrte senger så vel som rutiner for avtaleutforming av brukerstyring mellom den enkelte pasient og institusjonen (6). Helse er velvære gjennom det å kunne mestre livets prøvelser, være produktiv og yte sosialt (WHO). Kulturen i helsevesenet legger en del normer for hva som er god helse, altså hvilke av dagliglivets utfordringer pasientene bør mestre, både produktivt og sosialt. Mange av brukerne har tilhørighet til andre miljøer der kravene til dagliglivets utfordringer er annerledes, og med annerledes normer for produktivitet og sosialt liv. For å kunne rette behandling mot det som er relevant for at pasienten skal fungere i sitt liv, trenger helsevesenet kunnskaper om disse kulturforskjeller. Denne opplæring og tilbakemelding kan innhentes i samarbeid med

45 9 brukerorganisasjonene, gjennom deres erfaringsformidlere. Seminar, møter til dette formål er i dag ikke iverksatt. Samarbeidet med brukerorganisasjonene gjøres innenfor rammene av helsevesenets struktur og problemstillinger. For å nyttiggjøre seg brukerperspektivet til effektivisering av behandlingsvirksomheten (for eksempel redusere avbrutte behandlinger), for styring av videreutvikling og for å være i forkant av misnøye/klager, er det lønnsomt med en mer spisset samhandling med brukerorganisasjonene, innenfor de tema der disse har særskilt kompetanse. Denne type samarbeid med brukerorganisasjonene mangler.. 8. Faglig analyse av konsekvensene ved besparelse tilsvarende kr. 10 millioner ved bemanningsreduksjon Opprinnelig hadde arbeidsgruppa et mandat som oppfordret til vurderinger av hvilken type virksomhet som burde videreføres, videreutvikles eller etableres samt hvilke muligheter det var for effektivisering av drift. I etterkant av styrets budsjettdrøfting ultimo september fikk styret endret mandatet til å vurdere døgnenhetene i forhold til en reduksjon på inntil 15 sengeplasser og en besparelse på 10 millioner i løpet av Alternative besparelser/inntekter er vurdert av styringsgruppa som har konkludert med at besparelsen ikke kan gjennomføres uten ovennevnte reduksjon i stillinger. Det må i denne sammenhengen tas med at døgnenhetene i 2008 fikk et effektiviseringspålegg (7) med årlig innsparing tilsvarende ca. 1 stilling ved hvert DPS sine døgnavdelinger. Innsparingspålegget for 2009 er gjennomført. Arbeidsgruppas reelle mandat har derfor vært å vurdere døgnenhetenes faglige tilbud i forhold til de to parallelle besparingspålegg. Det er lite rom for å vurdere kreative effektiviseringstiltak og utvikling av nye tilbud i lys av dette. Arbeidsgruppa presenterer her modeller for innskrenkning/driftsendring samt enkelttiltak for inntjening/besparelse med en vurdering av de konsekvenser dette vil ha for det behandlingsmessige tilbudet ved døgnenhetene. 8.1 Normer for sengetall og bemanning Stemlandrapporten oppgir nasjonal norm for sengetall ved døgnenheter i DPS pr innb. > 18 år til 6 plasser, mot dagens10 plasser i Finnmark. Det vil si totalt 33 plasser i Finnmark, mot dagens 55 plasser. Nedenfor vises tabell som illustrerer en reduksjon i sengetall tilsvarende 25 %, jevnt fordelt slik at strukturen med døgnenheter ved hver av de tre DPS ene forblir uendret. Norm Dagens sengetall Reduksjon 25 % Fremtidig sengetall DPS Vest- Finnmark [27,5*] 6 [7*] 19 [20*] DPS Øst-Finnmark SANKS/DPS Midt Finnmark ,5 7,5 Helse Finnmark, totalt ,5 41,5 * Når sengetallet ved DPS Vest er justert opp til samme nivå som DPS Øst og SANKS/DPS Midt, for senger pr innbyggere over 18 år

46 10 Beleggsprosenten i Helse Finnmark er på årsbasis 71 %. Med en reduksjon av sengetallet på 25 % vil volumet på tilbudet om døgnbehandling forbli nokså uberørt. Siden pasientstrømmen er ujevn vil imidlertid fleksibilitet ved inntak, lavterskeltilbud og akuttinnleggelser bli berørt i perioder der behovet for heldøgnsbehandling er høyest. Det vil innebære at flere pasienter må innlegges ved UNN, pga periodevis plassmangel ved døgnenhet DPS. Personell og andre driftsutgifter ved døgnenhetene går med til å dekke kostnader knyttet til døgnbasert behandling, dagbehandling, ambulant behandling, samarbeid med øvrig del av pasientens behandlingsapparat, og veiledning til kommunens helse- og sosialtjeneste. I DPS veilederen, 2006 (4) heter det at tilstrekkelig og stabil fagkompetanse ved DPS er den viktigste forutsetningen for å lykkes med kjernevirksomheten Det er ikke etablert bemanningsnormer, men DPS-veilederen presenterer eksempel på bemanning (døgnenheten ved DPS på Ski). Nedenfor presenteres tabell der eksemplet på bemannings fra DPS-veilederen er benyttet som norm, for sammenlikning med bemanning ved våre DPS døgnavdelinger Antall plasser norm DPS Vest DPS øst SANKS Ski pr 2009 Etter norm Pr Etter norm Pr Etter norm Sum stillinger 51,00 63,0* 45,5 40,9* ,5* 25,5 Bemanningsfaktor 1,82 2,52 1,82 2,05 1,82 1,75 1,82 * Budsjetterte stillinger 2009 Som nevnt innledningsvis, er norm for bemanningsfaktor tilpasset arbeidsoppgaver i et tettbefolket lite område. I Finnmark må bemanningsfaktoren heves pga større personellforbruk ved ambulerende tjenesteyting. Pr. i dag er ikke personellforbruk ved pasient- og samarbeidsreiser synliggjort (dokumentert). Slik dokumentasjon vil gi grunnlag for beregning av en realistisk bemanningsfaktor for døgnenheter i vårt fylke. Alle døgnenhetene ved DPS ene har små sengeposter. Ved mindre institusjoner blir i tillegg forbruket av personell relativt høyere enn ved mellomstore/store institusjoner fordi turnusordningen gjør det vanskelig å ha en effektiv utnyttelse av heltidsstillinger. 8.2 To modeller for nedbemanning, konsekvenser for behandlingstilbudet Reduksjon i antall ansatte som går turnus Bemanningen er allerede i dag marginal, dvs. i forhold til arbeidstidsordninger for turnus er helgebemanningen redusert til et minimum for opprettholdelse av drift i helgene. I dag er det ansatte i turnus som utfører arbeidsoppgaver både i forhold til inneliggende pasienter og arbeidsoppgaver ved ambulering. Ambulering avstemmes etter oppgavemengden knyttet til døgnbehandling. Ved reduksjon i bemanning vil større andel av ansatte bli bundet til den døgnbaserte del av virksomheten. Det blir færre personell som kan utføre ambulerende virksomhet Reduksjon i antall ansatte med stabs- og støtte-funksjoner

47 11 Personell med stabs- og støttefunksjoner (psykiater, psykolog, fysioterapeut, ergoterapeut, sosionom, vaktmester, kokk) kan innskrenkes uten at det innvirker på opprettholdelsen av en forsvarlig turnusbemanning. De tilbud/tjenester som i dag utføres av ansatte i stabs- og støttefunksjoner må i den grad det er faglig forsvarlig overføres til turnuspersonell. Deler av de spesialiserte tjenestene stabs- og støttepersonell vil falle bort, og kvaliteten på tilbudet for inneliggende pasienter forringes. Når turnusansatte overtar deler av støttefunksjonene, vil det redusere tiden som blir tilgjengelig for den ambulerende virksomheta. Konsekvensen vil bli at personellet blir i økende grad bundet til oppgaver inne i institusjonen. Det strider mot Samhandlingsreformen. 8.3 Økt bruk av deltidsstillinger, faglige konsekvenser. Ovennevnte uheldige konsekvenser kan omgås ved økt bruk av delttidsstillinger. Man kan klare seg med færre årsverk, men må benytte flere ansatte for å få turnusen til å gå opp. Det gir en bedre økonomisk utnyttelse pr. årsverk. Utrygghet, sosial engstelse, mangel på struktur og sammenheng er vanlige tilleggsplager hos innlagte pasienter. Dagens ordning med behandlingsansvarlig terapeut som følger opp pasienten øker stabilitet og sosial trygghet, og skaper bedre og mer kostnadseffektive behandlingsforløp. Økt bruk av deltidsstillinger gjør det vanskelig å gjennomføre ordningen. Når antallet ansatte øker, og den enkelte ansatte er mindre tilstede i behandlingsmiljøet, innebærer det høy grad av ustabilitet for pasientene. Dette er spesielt skadelig for de svakeste og sykeste pasientene. Deltidsstillinger øker andelen ubekvemme vakter pr ansatt. All fagutvikling, behandlingsplanlegging, etc foregår på dagtid. Deltids ansettelser skaper redusert deltakelse/samhandling omkring behandlingsinnholdet, og mulighetene for å gjennomføre effektive samordnede tiltak svekkes. Små institusjoner er svært sårbare for innskrenkninger i forhold til enhver form for fleksibilitet i tilbudet. Med dagens bemanning og belegg har man mulighet til å tillate samtidig mottak av pasienter med ulike behandlingsbehov. Det er mulig å gi pasientene et relativt differensiert behandlingstilbud. Innskrenkninger fører til at behandling blir mindre effektiv/intens, og mindre rettet mot den enkelte pasients spesifikke behov dagers poster, konsekvenser for behandlingstilbudet 5-dagers post kan benyttes for å omgås problemer med tilfredsstillende bemanning i helger. Gjennomsnittlig liggetid for pasienter ved døgnenhetene i Finnmark er dager (se s. 4). De pasientgrupper som kan benytte 5-dagers-post er gruppen av pasienter med mindre alvorlige psykiske lidelser, og pasienter der lidelsen ikke er i en kritisk fase. Det vil ikke være faglig forsvarlig å ta imot alvorlig og kritisk syke pasienter dersom en på forhånd vet at behandlingstilbudet vil måtte avbrytes etter få dager. Pasienter med alvorlig selvmordsproblematikk, rusproblematikk, psykoser, forvirring, større funksjonstap vil sjelden ha utbytte av en innleggelse som varer bare få dager, for så å bli utskrevet til hjemmet i helgene. Alvorlig sjuke som i dag kan få behandling ved DPS, vil måtte sendes til UNN. Likeledes, overføring av pasienter fra UNN til DPS ikke kan gjøres i forkant av helger. I slike tilfeller forlenges pasientens opphold ved UNN utover det som er behandlingsmessig nødvendig. Pga kapasitetsproblemer ved UNN kan man risikere at terskelen for hjemsendelse av

48 12 pasienter påvirkes/senkes, dvs pasienter sendes til hjem før de er ferdigbehandlede, med økt risiko for tilbakefall, event. skade. Finnmark har mange små kommuner. Disse har få personer med spesialkompetanse innen psykisk helsevern og rus. Det er kun én avtalespesialist (psykolog) i vårt opptaksområde. I helgene er bemanninga innen helse- og omsorgssektoren i kommunene lav, med liten kapasitet til å ivareta pasienter med behov for døgnbehandling under eventuell helgestengning av DPS ets døgnenhet. Opprettelse av 5- dagers-poster kan medføre at kommunene blir tvunget til å velge andre institusjoner som har åpent 7-dager i uka. 8.5 Utvikle tilbud til pasienter med rusproblem Utvikling av avrusning og behandlingstilbud til samiske pasienter Som nevnt under pkt. 6.1 er det et udekket behov for avrusningstilbud både akutt og planlagt, en oppgave det ville være naturlig å gjennomføre ved døgnenheter i DPS. Døgnenheten ved SANKS har over tid opparbeidet erfaring og kompetanse i behandling til rusmisbrukere. I styresak 46/2009 (8) er styrking av regionfunksjon overfor den samiske befolkninga ført opp som tiltak under øking av rammen til psykisk helsevern og rus. Døgnenheten ved SANKS vil øremerke 4 sengeplasser for rusbehandling, spesielt rettet mot oppbygging av samisk kompetanse for innen spesialisert tverrfaglig rusbehandling. Tiltaket innebærer styrking og utvidelse av eksisterende behandlingstilbud, og en inntjening av midler gjennom overføringer budsjett Utvikle tilbud om behandling til mødre med rusproblem I dag må mødre med behov for rusbehandling med lengre opphold i institusjon sendes til institusjoner utenfor Helseforetaket, dersom behandlingstilbudet også skal ivareta barnas behov. Behandlinga finansieres over gjestepasientbudsjettet. DPS ene har bare delvis kommet i gang med arbeidet med ivaretakelse av barn av psykisk syke foreldre (se pkt. 6.1). Ved DPS Øst ønsker man å utvikle et familieorientert rusbehandlingstilbud for mødre med rusproblem og deres barn, i samarbeid med SANKS, avd. for barn og unge. Frigjorte arealer/rom (etter innskrenkning av sengeplasser) er tilgjengelige. Døgnenheten ved DPS Øst vil øremerke 4 behandlingsplasser pr. år for familiebehandlingstilbud til mødre med rusproblem og deres barn i Finnmark. Tilbudet vil innebære en utvidelse av tjenestene ved døgnenhetene, og bør kunne finansieres ved overføringer fra gjestepasientbudsjettet. Tillegg til Framtidig tilbud ved døgnenhetene i psykisk helsevern Videreutvikling av tilbud til pasienter med dobbeltdiagnoser ved DPS Vest (Punktet er innarbeidet etter at rapporten var oversendt klinikksjefen og i hht klinikksjefens beslutning. Grunnlaget for beslutning er henstilling fra Arbeidsgruppas medlemmer fra DPS Vest-Finnmark, medisinskfaglig rådgiver i klinikken og i hht Fagrådets innstilling datert ). Døgnenheten ved DPS Vest-Finnmark har over de siste år opparbeidet betydelig erfaring og kompetanse i utredning og behandling av pasienter med dobbeltdiagnose rus/psykiatri. Dette gjelder ikke minst gruppen helt unge tildels alvorlig psykisk syke med rusproblem. Aldersgruppen år har vært sterkt representert, dels som et resultat av samarbeid med

49 13 Finnmarkskollektivet. Det eksisterer samarbeidsprosjekter med kommunene Nordkapp og Hasvik sammen med UNN vedrørende overføring og oppfølging av langtidssyke med rusproblem på hjemstedet. Ellers er det nært samarbeid med de øvrige kommunene i opptaksområdet (kommunal psykiatritjeneste og ruskonsulenter). Videre samarbeide med LAR. Vi ser arbeidet med unge som sliter med rusproblem og psykisk lidelse som et satsingsområde. Det er mye å hente hvis en på et tidlig tidspunkt i ruskarrieren kan stoppe en destruktiv utvikling med mye lidelse og store kostnader både for den enkelte og for samfunnet. Døgnenheten i Vest ser for seg mulighet til å videreutvikle samarbeidet med Finnmarkskollektivet og andre rusinstitusjoner spesielt i forhold til de yngste pasientene (aldersgruppe år). Samarbeidet med LAR er også ønskelig å videreutvikle. Det bør være mulig og fortsatt prioritere å øke kompetansen på dette området uten økning av dagens budsjett. 8.6 Definere og formalisere poliklinisk virksomhet ved døgnenhetene Døgnenhetene utfører i dag en rekke polikliniske oppgaver som del av den ambulante virksomheten og som del av dagbehandlings-virksomheten ved institusjonen. Pr. i dag har DPS- Øst formalisert de polikliniske oppgaver som del av psykoseteamet ved døgnenheten. Ellers er ikke de polikliniske tjenestene organisert i poliklinikk, og gir derfor heller ikke polikliniske inntekter. Det er både hensiktsmessig og formelt riktig å synliggjøre denne delen av tilbudet ved døgnenhetene. Anslagsvise estimater tilsier at det ligger urealiserte inntekter opp mot 1 million kroner i denne delen av den ambulante virksomheten 9. Konklusjon Døgnenhetene ved DPS ene i Klinikk psykisk helsevern og rus ved helse Finnmark HF har i løpet av opptrappingsplanens virketid klart å utvikle differensierte behandlingstilbud til de alvorlig psykisk syke i befolkningen, dels gjennom aktive døgnbehandlingstilbud, dagbehandlingstilbud, ambulante tjenester, og samhandling mellom kommunene og UNN. Dette har vært i tråd med nasjonale og regionale føringer. Det er derfor både overraskende og uforståelig at det nå legges opp til en type innskrenkning som især vil ramme den delen av virksomheten som har vært utadrettet og spesielt har fokusert på å kunne gi pasienter forsvarlig behandling i sitt hjemmemiljø. Arbeidsgruppen har vurdert at denne typen innskrenkninger innebærer en klar forringelse av tilbudet til den svakeste gruppen av pasienter med psykiske lidelser. Arbeidsgruppen vurderer at en reduksjon av antall sengeplasser som nærmer seg dagens faktiske beleggsprosent er realistisk. Arbeidsgruppen vil påpeke at det statistiske materialet som er lagt til grunn for vurdering av økonomiske nedskjæringer, ikke er utarbeidet i forhold til geografien og befolkningsstrukturen i Finnmark. Den ambulerende virksomheten ved døgnenhetene er ikke synliggjort, og det uforholdsmessig store personellforbruket og de store transportutgiftene som er forbundet med slik virksomhet i Finnmark, gir inntrykk av at det dreier seg om høye kostnader knyttet til drift av sengeplasser inne i institusjonen. Arbeidsgruppa gjør videre oppmerksom på at lege- og psykologspesialistressurser dels er mangelvare, og dels er betydelig mer kostnadskrevende i Finnmark enn ellers i helseregionen. Flere mangler ved dagens behandlingstilbud ved døgnenhetene er en følge av dette, og det begrenser potensialet for effektivisering. Arbeidsgruppen har vurdert øremerkede brukerstyrte senger og samarbeid med

50 14 erfaringsveiledere fra brukerorganisasjonene som hensiktsmessige og gjennomførbare tiltak for å styrke brukermedvirkning og den faglige kvalitet ved behandlingstilbudet. Arbeidsgruppen har vurdert at det fins kapasitet, ledige lokaler og tilgjengelig kompetanse til å iverksette tilbud til pasienter med rusproblematikk, både utarbeidelse av tilbud til samisk befolkning, og til mødre og deres barn. Iverksetting av disse tiltak forutsetter overføring av midler avsatt til rusbehandling i Helseforetakets 2010-budsjett, og overføringer fra gjestepasientbudsjettet. Arbeidsgruppen gjør avslutningsvis oppmerksom på at døgnenhetene utfører en betydelig poliklinisk tjeneste som del av ambulant virksomhet og at det er hensiktsmessig å synliggjøre dette tilbudet gjennom organisering av den polikliniske driften og realisering av de inntekter som er knyttet til slik drift. 10. Referanseliste (1) Nasjonale mål og hovedprioriteringer for 2009 Rundskriv IS-1/2009, Helsedirektoratet (2) Stortingsmelding nr 47. Samhandlingsreformen rett behandling- på rett sted- til rett tid (3) Sammenligning av kostnader og personellbruk ved DPS-ene i Helse Nord 2007 og 2008, utarbeidet av Helse Nord 2009 (Stemlandrapporten) (4) DPS-veilederen Psykisk helsevern for voksne Distriktspsykiatriske sentre med blikket vendt mot kommunene og spesialiserte sykehusfunksjoner i ryggen. IS /2006 (5) Fastlegers vurdering av distriktspsykiatriske sentre i Institusjonsresultater. PasOpprapport fra Kunnskapssenteret, nr (6) Brukerstyrt seng makten skifter eier? Veien til mestring av eget liv! Døgnenheten i Tromsø, Psykiatrisk senter for Tromsø og omegn. Delrapport i Norsk Sykepleierforbunds rapport fra det nasjonale kvalitetsprosjekt..med pasientens øyne. (7) Tiltaksplan , Psykisk helsevern og rus, Helse Finnmark HF (8) Protokoll fra styremøte 8.september Sak 46/2009 Hovedlinjer budsjett 2010, Helse Finnmark HF Øvrige dokumenter som har dannet grunnlag for arbeidsgruppens vurderinger: Lov om etablering og gjennomføring av psykisk helsevern, Rundskriv I-10/2001 Lov om helsepersonell, Rundskriv I-20/2001 Lov om spesialisthelsetjenesten m.m., Rundskriv I-59/2000 Lov om pasientrettigheter, Rundskriv I-60/2000 Oppdragsdokument for Helse Finnmark HF, 2009 Pårørende- en ressurs. Veileder om samarbeid med pårørende innen psykiske helsetjenester 2008 St. meld. nr. 25 ( ) Åpenhet og helhet. Opptrappingsplanen for psykisk helse (St prp nr ).

51 Fagrådet i klinikk psykisk helsevern og rus Referat fra møte Tilstede: Haiko Raschpichler leder/overlege ved VPP Kirkenes / medisinskfaglig rådgiver DPS Øst-Finnmark Kristin Dahn psykologspesialist VPP Alta Christel Sundsfjord psykologspesialist BUP Alta Åse Holberg Mathisen leder VPP Tana / psykiatrisk sykepleier Kjetil Ryan- overlege Døgnenheten post Alta og Talvik / medisinskfaglig rådgiver i klinik Inger Lise Balandin Klinikksjef Forfall: Kjell Dalan psykologspesialist Finnmarksklinikken Arnhild Somby overlege Ungdomspsykiatrisk avdeling Saker 1 Fagrådet Leder frem til febr. / mars 2010: Christel Sundsfjord Vedtatt mandat legges til grunn for fagrådets arbeid. Dersom mandatet ikke dekker aktuelle oppgaver/områder retter fagrådet en henvendelse til klinikksjefen. Det lages en møteplan. Det legges opp til månedlige møter. Noen av møtene skal være fysisk første gang i januar Neste møte bli tirsdag kl via telematikk. Leder for fagrådet / klinikksjef avklarer hvem som deltar på møter i forkant av møter - utover fagrådets medlemmer. Fagrådet representere den faglige forankringen i klinikken og er et rådgivende organ for klinikkledelsen. Vararepresentanter: Det oppnevnes vararepresentanter. Begrunnelsen er at flere av rådets medlemmer kommer til å ha lengre fravær (permisjoner ol) 2. Selvmordsrelatert arbeid i klinikk psykisk helsevern og rus Helse Finnmark HF - Veileder og prosedyrer Saken utsettes til neste møte tirsdag Fremtidig tilbud ved døgnenhetene i psykisk helsevern Rapport fra arbeidsgruppe datert Fagrådets enstemmige vedtak datert :

52 Fagrådet viser til Rapport fra arbeidsgruppe datert Fremtidig tilbud ved døgnenhetene i psykisk helsevern Fagråder stiller seg bak rapporten og vil i tillegg komme med følgende tilføyelser: Fagrådet ber om at henstilling fra Kjetil Ryan om at pkt Videreutvikling av tilbud til pasienter med dobbeltdiagnoser ved DPS Vest innarbeides i rapporten følges opp. Fremtidig tilbud til pasienter med rusproblemer må utredes nærmere før prioriteringer foretas og nye tiltak iverksettes Fagrådet viser til at dagens tilbud vurderes å være et faglig godt tilbud ut fra rammebetingelser som befolkningstetthet, geografi og lange avstander med mange små kommuner med små ressurser. En reduksjon av tilbudet kommer til å føre til et dårligere tilbud spesielt til de dårligste pasientene som bor i marginale kommuner. Fagrådet konkluderer med at en reduksjon i tilbudet tilsvarende 10 mill vil gi et redusert tilbud, spesielt i forhold til sub-akutte tilbud. Fagrådet vil påpeke at rammebetingelser som følge av Samhandlingsreformen fortsatt er uavklart. Det er grunn til å tro at dette vil ta tid, kanskje flere år. Konklusjonene er at en reduksjon nå lett kan føre til at det vil være vanskelig å opprettholde kravet om likeverdige tilbud spesielt i forhold til småkommuner med lange reiseavstander. Kostnadsbesparende tilbud er ofte ikke forenelig med likeverdige tilbud til befolkningen (eksempelvis dagtilbud). En reduksjon av ambulante tjenester og ordningen med 5 dagers post vil lett kunne føre til både et dårligere tilbud til pasienter og til betydelig økte reisekostnader. Samtidig er det grunn til å tru at langt flere pasienter vil måtte innlegges på UNN spesielt i helger og flere pasienter vil få et lengre opphold på UNN enn i dag. Tilbud der pasienter flyter må reduseres ved at pasienter kan få trygghet i forhold til behandlingsforløp herunder nødvendig tid til behandling. På den måten kan nedverdigende og opprivende innleggelser unngås Ved reduksjon av tilbudet ved døgnenhetene i Finnmark vil transportkostnadene øke. Det foreligger ikke noen bergninger eller anslag på omfanget av disse kostnadene. Ressurser som eventuelt er bundet opp i tilbud som kan defineres som et kommunalt ansvar må synliggjøres både for å gi rom og kapasitet til nye pasienter og for å følge opp nasjonale prioriteringer om at pasienter skal få tilbud på riktig nivå til riktig tid. Fagrådet vil avslutningsvis vise til at dette er en stor omstillingsprosess i døgnenhetene med et omstillingskrav som bygger på et marginalt grunnlag. Tilbud som skritt for skritt er bygd opp i opptrappingsperioden, spesielt vises til kompetanseoppbyggingen, kan lett gå tapt i en prosess som vanskelig vil kunne reverseres. Det er derfor viktig at tilbud ikke reduseres før det faglig kan vises til at pasientene får et tilfredstillende og likeverdig tilbud på annen måte og i hht gjeldende regelverk og anbefalinger

53 Administrasjonen Styremøte i Helse Finnmark HF Dato. 4. desember 2009 Møtedato: desember 2009 Saksbehandler: Økonomisjef Lill-Gunn Kivijervi Sak nr: 73/2009 Navn på sak: Budsjett 2010 Helse Finnmark HF. Tilrådning: 1. Styret slutter seg til hovedlinjene fremlagt i budsjett Styret i Helse Finnmark RHF vedtar aktivitetsvridning fra døgn til dag i de somatiske klinikkene i Hammerfest og Kirkenes og vridningen og økning av aktivitet innefor psykisk helsevern og rus som fremlagt i budsjettsaken. 3. Styret krever at klinikk Hammerfest gjennomfører planlagte tiltak som skissert i budsjettsak 2010, og vil konkretisere iverksettelsen av følgende tiltak: 5 dagerspost innenfor området indremedisins iverksettes fra 1. april 2010 Omgjøring av 4 kirurgiske senger til pasienthotellsenger iverksettes fra 1. februar Styret krever at klinikk Kirkenes gjennomfører planlagte tiltak som skissert i budsjettsaken Styret krever at det utredes tiltak for ytterligere 10 mill. Denne utredningen skal også omfatte En felles medisinsk/kirurgisk heldøgnsavdeling En felles medisinsk/kirurgisk 5 dagers-post Vurdering av behov og bruken av pasienthotellsenger Utredningen forelegges styret i styremøte 23. mars Tiltakene som utredes har iverksettingsfrist innen 30. juni Styret vedtar at klinikk Prehospitale tjenester tilføres 4 mill. Tiltak knyttet til turnusforbedring og forbedring av ferieavvikling forventes gjennomført i tråd med planer. 6. Styret forventer at foretaket gjennomfører en bemanningsreduksjon i tråd med budsjett Styret vedtar fremlagte fordeling av investeringsmidler. Direktøren gis fullmakt til å omdisponere innenfor rammen dersom det oppstår uforutsette investeringsbehov. Budsjett 2010 Helse Finnmark HF.

54 Vedlegg: 1. Budsjett Helse Finnmark Protokoll fra drøftingsmøte budsjett 2010, klinikk Hammerfest, datert 30. november Protokoll fra drøftingsmøte budsjett 2010, klinikk Kirkenes, datert 1. desember Eva Håheim Pedersen Adm. dir. Budsjett 2010 Helse Finnmark HF.

55 Vår referanse: Arkivnr: Styremøte Saksbehandler: Økonomisjef Lill-Gunn Kivijervi BUDSJETT 2010 Helse Finnmark HF Styresak 73/2010 Budsjett

56 Innhold 1 INNLEDNING - SAMMENDRAG 3 2 UTGANGSPUNKT FOR BUDSJETT Den økonomiske situasjonen ved utgangen av Bevilgningen fra Helse Nord Uløste økonomiske utfordringer Budsjettarbeidet Drøftingsmøte med organisasjonene 8 3 BUDSJETT-TILPASNINGEN Rammer til den enkelte klinikk Tiltak for å bedre driften 12 AKTIVITETSPLAN Aktivitetstall klinikk Hammerfest Aktivitetstall klinikk Kirkenes Aktivitetstall psykisk helsevern og rus 20 4 BEMANNING 21 5 INVESTERINGER 22 6 LIKVIDITETSBUDSJETT Styresak 73/2010 Budsjett

57 1 Innledning - Sammendrag Helse Nord har satt krav om at budsjettet som vedtas av helseforetakenes styrer skal balanseres ifht vedtatt styringsmål. For å nå denne målsetningen skal det utarbeides nødvendige konkrete tiltak med klar ansvarsplassering for gjennomføring som skal budsjetteres inn slik at budsjettet balanserer. Helse Finnmark HF styrkes med 9,4 mill. i basisramme, i tillegg kommer styrking av prioriterte områder som kronikeromsorgen, rusbehandling og saksbehandlerenhet pasientreiser på totalt 9,2 mill. samt 2,0 mill. til styrking kapitaltilskudd. I statsbudsjettet er det lagt opp til en videreføring av prøveordning med aktivitetsbasert finansiering i Finnmark og departementet vil bidra med midler til dette. Helse Nord har avsatt 7,8 mill.kr til sykestuene. Helse Finnmarks andel blir som i /3 del av totalkostnadene som utgjør ca 40 mill. kr. Dette budsjettforslaget innebærer en styrking av de somatiske klinikkene når det gjelder kronikersatsningen og diabeteshandlingsplan. Klinikk Hammerfest styrkes med 0,3 mill. til fullføring av diabetessykepleierstilling og 0,6 mill. til oppstart av LMS-tilbud til den samiske befolkningen ved spesialistlegesenteret i Karasjok. Klinikk Kirkenes styrkes med 0,3 mill. til fullføring av diabetessykepleierstilling og 0,9 mill. til å påbegynne oppbygging av geriatrisk team. I tillegg foreslås det at klinikk prehospital tjeneste styrkes med 4 mill. og klinikk drift og eiendom styrkes med 8,8 mill. til IKT, branntiltak og vedlikehold. Alle klinikkene styrkes med hele lønnsoverhenget i Stramme investeringsrammer gjør at investeringene må holdes på et minimum i Når det gjelder sykehusene er det kun nødvendig vedlikehold og brannsikringstiltak som prioriteres innenfor tildelte rammer. Lavt investeringsnivå i 2010 gjør at likviditetssituasjon i 2010 forventes å være tilfredsstillende. Styresak 73/2010 Budsjett

58 . 2 Utgangspunkt for budsjett Den økonomiske situasjonen ved utgangen av 2009 Helse Finnmark HF har hatt en positiv resultatutvikling i 2009 sammenlignet med tidligere år med en forbedring av resultatet pr. oktober på 49 mill. Helse Finnmark har likevel ikke innfridd kravet til drift i balanse. Foretaket har pr. oktober lykkes i å gjennomføre ca 70 mill. av planlagte tiltak på 108 mill. Helse Finnmark har i 2009 hatt fokus på å gjennomføre tiltak knyttet til dyre månedsverk. Fokuset har vært på å redusere sykefravær samt turnusforbedringer på sengeposter for å styrke svake punkter. Dette har ikke gitt forventet effekt. De to somatiske sykehusene er betydelig styrket i 2009, det har likevel ikke lykkes å forbedre driften ved de to sykehusene. Noe av årsaken er uforutsette utgifter knyttet til innleie fra firma pga. langtidssykefravær og vakante legespesialiststillinger. Dette viser at Helse Finnmark har en så marginal økonomi med dagens drift, at det er nødvendig å gjennomføre driftsendringer for å kunne drive innenfor tildelte rammer. Driften av døgntilbudet i klinikk Psykisk Helsevern og rus, viser at klinikken har et høyt døgntilbud sammenlignet med andre foretak. Kostnadene i Prehospital klinikk viser en stabiliserende trend gjennom året har vært det første normale driftsåret etter overtakelsen i En omlegging av turnusen i bilambulansetjenesten vil gi en mer effektiv drift uten å forringe tjenestene til befolkningen. Helse Finnmark har betydelige kostnader knyttet til pasientreiser. Helse Finnmark har gjennom året hatt stor fokus på informasjonskampanjer både internt og ekstern for å gi korrekt informasjon om pasientrettigheter. Dette har gitt effekt på kostnadene. Foretaket har hatt store forhåpninger til prosjektet pasientbehandling på rett nivå i regi av UNN. Prosjektet har ikke kommet så langt som forventet i 2009 og har dermed ikke gitt effekt på reisekostnadene. I tillegg var rammeavtalen på landeveistransport forventet på plass i første tertial. Avtalen kom ikke på plass før 1 november, noe som har medført at Helse Finnmark har betalt maxpriser på landeveistransport gjennom stort sett hele året. Utfordringen for Helse Finnmark er hovedsakelig et for høyt forbruk av månedsverk. Etter å ha gjennomført tiltak for å redusere sykefravær og derigjennom overtid og innleie i 2009 konstaterer Direktøren at tiltakene ikke er tilstrekkelig, og det er nødvendig å gjøre driftsendringer. De somatiske klinikkene har fått i oppdrag å se på en endring fra døgn- til dagbehandling. Styresak 73/2010 Budsjett

59 2.2 Bevilgningen fra Helse Nord Styret i Helse Nord RHF vedtok i styresak 99/2009 følgende ramme for Helse Finnmark HF. Helse Finnmark HF 2010 Basis Utgangspunkt ramme Økning: Ny inntektsmodell Økt kapitaltilskudd Utbygging rusbehandling Forebyggende handlingsplan diabetes 600 Økning kronikersatsning (avskr. 30 Sykestueprosjektet Saksbehandlerenhet pasientreiser Prosjekt nasjonal stab/støtte og enkeltoppgjør -500 Videre oppflg. Kronikersatsningen rev.legemidler, avvikling ref. fysioteratpauter 1897 Egenandel pas.transport, somatisk pol.kl., endret fin.ansv.innkj Styrking HF 1400 prisjustering/lønnskompensasjon Planramme Helse Finnmark HF får i 2010 ytterligere 1,5 mill. til utbygging av rusbehandlingen. I tillegg til 1,5 mill. til videre oppfølging av kronikersatsningen. I november 2009 overtok Helse Finnmark HF enkeltoppgjør fra NAV og etablerte en egen pasientreiseenhet. Foretaket tilføres midler til drift av enheten på 6,1 mill. I tillegg medfører inntektsfordelingsmodellen at Helse Finnmark får økt rammen med 7,3 mill. I budsjettopplegget fra Helse Nord RHF er det avsatt 35 mill. kr til omstillingstiltak i Disse midlene er ikke fordelt, men vil på samme måte som i 2009 fordeles etter retningslinjer gitt av Helse Nord. Helseforetakene gis mulighet til å søke prosjektmidler som gir rask effekt på foretakets driftsøkonomi. Helse Finnmark må utvikle gode prosjekter som gir mulighet til å få innvilget prosjektmidler. Med bakgrunn i prognose pr. september 2009 er Helse Finnmark HF tildelt en investeringsramme for 2010 på 39 mill. Denne tildelingen forutsetter et årsresultat på 10 mill. Prognose for 2009 er pr. november 2009 er 36 mill. Dersom Helse Finnmark HF ikke innfrir et resultat på 10 mill. vil investeringsrammen for 2010 reduseres tilsvarende avviket som overstiger denne forventningen. Med et resultat på 36 mill. vil Helse Finnmark HF sin investeringsramme reduseres til 27 mill. I Helse Nords styremøte 15. desember 2009 vil endelig investeringsramme fastsettes. Styresak 73/2010 Budsjett

60 2.3 Uløste økonomiske utfordringer Hvilke utfordringer har Helse Finnmark fått i 2010 i forhold til 2009: Tall i 1000 kr 1. Prognose 2009 (avvik fra styringsmål) Prognose SUM Korreksjon for engangseffekter 2009 (spesifiser) Effekt oppdatert inntektsfordelingsmodell Økt pensjonskostnad KLP tilført KLP midler Skjerping resultatkrav kompensasjon lavere lønnsandel Styrkning sykestue 300 Prisjustering kapitalelementet Styrking HF Omlegging ISF, forventet effekt SUM Endrede eksterne inntektsforutsetninger (spesifiser) Kostnadsøkning HN IKT(plattformprosjektet) Kostnadsøkning IKT RHF (lisenser og oppgraderte versjoner av ulike systemer) Økte strømkostnader Økte rentekostnader SUM Endrede eksterne kostnadsforutsetninger (spesifiser) Brannsikring sykehusene, driftskostnader, vedlikeholde Økning videreutdanning sykepleiere Økning HMS-tiltak Vedlikehold Bolig Forsknig, BHM og Personal Foretakscontroller SUM Endrede internt påførte økte utfordringer (spesifiser) Tiltak som ikke er iverksatt i 2009, men som er konsekvensutredet, drøftet SUM Overhengseffekt tiltak som er iverksatt før Nye tiltak SUM Nye tiltak som iverksettes i 2010 (spesifiser) Til disposisjon Oppdatering av inntektsfordelingsmodellen gir Helse Finnmark en inntektsøkning på 7,3 mill. i I tillegg får Helse Finnmark HF en kompensasjon for lavere lønnsandel på 1,4 mill., prisjustert kapitalelement på 2 mill. samt at Helse Finnmark styrkes med 1,4 mill. i basis. Det forventes at foretaket får en økning i inntekt som følge av ISF omlegging i På den andre siden er kostnadsøkning på IKT-tjenester på 4 mill., rentekostnadene forventes å øke med 3,5 mill. og strømkostnadene forventes å øke med 2,2 mill. Helse Finnmark har et stort etterslep på vedlikehold av bygg og boliger, samt at de gamle sykehusbyggene krever en brannteknisk oppgradering. Det er fortsatt et stort behov for spesialsykepleiere, noe Helse Finnmark ønsker å ta tak i ved å styrke rammen til videre- og Styresak 73/2010 Budsjett

61 etterutdanning. Helse Finnmark har hatt en fin utvikling i sykefraværsprosenten og har erfart at satsning på sykefraværsprosjekt har gitt effekt. Derfor vil det satses ytterligere på HMSarbeidet. Helse Finnmark har pr. oktober en utfordring på 33 mill., tilsvarende driftsunderskuddet. Prognosen for 2009 er -36 mill. Oppsummerer vi oversikten ovenfor har Helse Finnmark en netto utfordring på -40,7 mill. Foretaket har tiltak fra 2009 (overhengseffekt) på 19,2 mill. og har identifisert ytterligere tiltak for 30,4 mill. Totalt har Helse Finnmark identifisert tiltak for 9,0 mill. mer enn omstillingsutfordringen. Direktøren har gitt klinikkene en bestilling på å utarbeide tiltak tilsvarende prognostisert avvik. Klinikk Hammerfest har utarbeidet tiltak for 13,2 mill. og mangler dermed tiltak for nærmere 2,0 mill. Klinikk Kirkenes har utarbeidet tiltak for 10,0 mill. og mangler tiltak for 10,0 mill. i fht sin omstillingsutfordring. Dette betyr at Helse Finnmark vil ha utarbeidet tiltak på 61,4 mill. som er høyere enn omstillingsutfordringen. Dette kommer som et uslag av at foretaket legger en buffer på direktør på 10 mill. samt at klinikk psykisk helsevern og rus som har et positivt avvik i 2009 har et krav om å dekke inn kostnader til gjestepasienter rus innenfor eget budsjett, samt at klinikkene har et effektiviseringskrav i 2010 på 5,0 mill. I tabellen ovenfor fremkommer at Helse Finnmark har utarbeidet nye tiltak for 30,4 mill. I dette tallet er det ikke lagt inn tiltak som ikke er utarbeidet og drøftet. Dette vil komme i tillegg til de 9 mill. som står til disposisjon og utgjør mellom mill. 2.4 Budsjettarbeidet Budsjettprosessen for 2010 er gjennomført i samarbeid med ledelsen og tillitsvalgte hovedsakelig på klinikk- og avdelingsnivå. Budsjettprosessen har i henhold til tidligere vedtak følgende hovedelementer: Mai: Juni: September: Aug okt.: Tids- og medvirkningsplan budsjett Samarbeidsforum, FTV, FHVO og FAMU. Oppstart prosess med innspill til hovedlinjer budsjett Styringssignaler budsjett 2010 fra RHF Innspill til hovedlinjer budsjett Samarbeidsseminar foretaksledelsen, FTV og FHVO Styrebehandling hovedlinjer budsjett Medvirkning FTV, FHVO og FAMU Budsjettarbeid internt på avdelingsnivå. Aktivitetsplanlegging, bemanningsplaner, utfordringer for Ansvarlig Klinikksjef, avd.sykepleier, avd. overlege, avd. leder. Medvirkning Tillitsvalgt og verneombud. Oktober Statsbudsjett legges fram Sammenstilt budsjettforslag HF November Samarbeidsforum budsjett 2010 og status. Medvirkning FTV og FHVO Budsjettbehandling foretaksledelsen Budsjettforslag 2010 sendes ut til drøfting og FAMU Styresak 73/2010 Budsjett

62 Desember: Drøftingsmøte budsjett Medvirkning FTV, FHVO og FAMU Styrebehandling Budsjett Drøftingsmøte med organisasjonene Se vedlagt protokoll fra drøftingsmøtet med de ansattes organisasjoner 4. desember Styresak 73/2010 Budsjett

63 Budsjett-tilpasningen Rammer til den enkelte klinikk Rammer for den enkelte klinikk oppsummeres i tabellen under: Justert Klinikk Klinikk (T) budsjett 2009 Budsjett ADMINISTRASJONEN KLINIKK PSYKISK HELSEVERN KLINIKK HAMMERFEST KLINIKK KIRKENES PREHOSPITAL KLINIKK DRIFTSORGANISASJONEN Budsjettert resultat 276,52 * Prisjustering er ikke lagt inn i rammen Klinikk Psykisk Helsevern og rus Rammen for klinikk Psykisk Helsevern og rus foreslås i 2010 til 211,7 mill. inkl. lønnsoverheng, noe som er en reduksjon på totalt 3,5 mill. Reduksjonen forklares ved: Reduksjon i sengetall Klinikk Psykisk Helsevern og Rus har fått krav om kostnadseffektivisering på 10 mill. kr knyttet til døgnbehandling ved DPS ene. I 2010 skal effekten av tiltakene være 5 mill. Videre utbygging rus Klinikken får tilført 1,5 mill. til utbygging av rustilbudet i Dette er en videreføring av påbegynte tiltak i Klinikk Hammerfest Rammen til klinikk Hammerfest foreslås i 2010 til 193,4 mill. inkl. lønnsoverheng, noe som er en styrking på 0,9 mill. Økningen forklares ved; Midler til kronikersatsning Klinikk Hammerfest får styrket sitt budsjett med 0,3 mill. til fullfinansiering av diabetesstilling som ble opprettet i I tillegg bevilges 0,6 mill. til oppstart av LMS-tilbud til den samiske befolkningen. Denne satsningen legges til spesialistlegesenteret i Karasjok. Klinikk Kirkenes Rammen til klinikk Kirkenes foreslås i 2010 til 118,3 mill. inkl. lønnsoverheng, noe som er en styrking på 1,2 mill. Økningen forklares ved: Midler til kronikersatsning Klinikk Kirkenes får styrket sitt budsjett med 0,3 mill. til fullfinansiering av diabetesstilling som ble opprettet i I tillegg bevilges 0,9 mill. til å påbegynne oppbygging av geriatrisk team. Styresak 73/2010 Budsjett

64 Klinikk Prehospital tjenester Rammen til klinikk Prehospital tjenester foreslås i 2010 til 150,7 mill. inkl. lønnsoverheng, noe som er en styrking på 4,0 mill. Styrkingen forklares ved: Styrking turnus Det ble i budsjett 2009 lagt inn en reduksjon på 10 stillinger i bilambulansen. En forutsetning for å gjennomføre dette var en omlegging av turnus. Klinikken har ikke lykkes med dette. Det ble nedsatt en arbeidsgruppe for å se på turnusen i bilambulansen. I ettertid ble det besluttet at stasjonene beholder stillingene men skal tilpasse turnus slik at det blir minst mulig utrykning på passiv tid. Ny turnus implementeres i bilambulansen fra november og desember Omgjøring av turnus vil medføre høyere kostnader knyttet til utrykning på vakt enn budsjett I tillegg har klinikken ikke hatt tilstrekkelige budsjetter for innleie av ferievikarer. Direktøren foreslår at klinikk Prehospital tjenester styrkes med 4 mill. i Klinikk Drift og Eiendom Rammen til klinikk Drift foreslås i ,9 mill. inkl. lønnsoverheng, noe som er en økning på 8,8 mill. Kostnadsøkning IKT Kostnader knyttet til plattformprosjektet i Helse Nord IKT øker i hht. plan, totalt kr. 1,5 mill. i I tillegg er det en kostnadsøkning knyttet til oppgradering av ulike versjoner samt lisenskostnader på 2,3 mill. Totalt øker kostnader knyttet til IT med 3,8 mill. og direktøren forslår at IKT-budsjettet styrkes tilsvarende. Brann og vedlikeholdskostnader Helse Finnmark HF har et stort etterslep når det gjelder brannsikring, teknisk og bygningsmessig vedlikehold. I tillegg har foretaket krav om å utføre bygningstekniske utbedringer knyttet til brannsikkerheten. Det vil bli anledning til å søke Helse Nord RHF om midler særlig knyttet til brannteknisk oppgradering av sykehusene i Driftsavdelingen foreslås styrket med 3,0 mill. som skal øremerkes brann, drift og vedlikehold av teknisk og bygningsmessig vedlikehold. Boligavdelingen Boligavdelingen har et stort etterslep på vedlikehold av boliger. Det har de siste årene også vært utfordringer knyttet til løpende utgifter som oppstår i forbindelse med feil og mangler. Boligavdelingen foreslås styrket med 2,0 mill. som skal benyttes til å ansette vaktmester i Kirkenes samt drift og vedlikehold av boligmassene. Administrasjonen Personal Personalavdelingen er inne i en omorganisering for å tilpasse driften til de servicekrav som påhviler avdelingen. Personalavdelingen styrkes i 2010 med en lønnsmidler til en stilling som skal gjøre avdelingen i stand til å håndtere nye krav og yte tilfredsstillende service til organisasjonen for øvrig. Ny vurdering av bemanning gjøres ved utløpet av HMS Helse Finnmark HF ønsker å prioritere HMS arbeidet og direktøren foreslår å styrke HMS arbeidet med 1,0 mill. i Foretaks-AMU får i oppdrag å utarbeide forslag til bruk av midlene. Styresak 73/2010 Budsjett

65 Styrking AOIBJ Direktøren satte i 2009 ned en arbeidsgruppe med følgende mandat: Arbeidsgruppen skal skaffe oversikt over kort- og langsiktig rekrutteringsbehov for de neste 10 år. Arbeidsgruppen skal for samme periode gjøre en vurdering av utdanningsbehovet innenfor AOIBJ Arbeidsgruppen skal utrede og fremme forslag til rekrutterings- og stabiliseringstiltak På bakgrunn av arbeidsgruppens konklusjoner foreslår direktøren å sette av ytterligere 1,0 mill. til utdanning av spesialsykepleiere i Helse Finnmark. I tillegg til 0,3 mill. til hospitering ved andre større sykehus. I 2010 prioriteres disse midlene til jordmødre ved Klinikk Kirkenes. Forskning Forskning er ett av foretakets hovedoppgaver og et viktig satsningsområde for foretaket. Forskning bidrar til å tenke kritisk på egen kompetanse og til å heve kvaliteten på våre tjenester. Et aktivt fagutviklingsmiljø virker også rekrutterende og stabiliserende på våre fagfolk. Helse Finnmark har et lite men aktivt forskningsmiljø. Denne aktiviteten har medført at foretaket har fått god uttelling i inntekstefordelingsmodellen i Helse Nord. Helse Finnmark og Høgskolen i Finnmark, avdeling for helsefag har innledet et FOU samarbeid om felles forskningsleder for å organisere og fremme forskningsaktiviteten ved institusjonene. Helse Finnmark skal dekke 40 % av stillingen som lyses ut som en 3-årig engasjementstilling. Forskningsleders oppgaver vil blant annet være; å stimulere til økt forskningsaktivitet og være pådriver for flere publiseringer både internasjonalt og nasjonalt samt følge opp pågående forskningsprosjekter, opprette nettverksgrupper og forskningssamlinger innad og på tvers av institusjonene. Stillingen skal også legge til rette for å styrke samarbeidet mellom Helse Finnmark, avdeling for helsefag HIF, SANKS og klinisk forskningssenter ved Universitetssykehuset i Nord Norge. I tillegg skal forskningsleder stimulere til samarbeid på tvers av landegrensene i nord. Det er derfor direktørens vurdering at Helse Finnmark sin forskning bør styrkes med 0,5 mill kr i 2010 for å styrke den pågående forskningsaktiviteten i foretaket. I tillegg prioriteres det nevnte samarbeidsprosjektet med Høyskolen i Finnmark om en felles forskningslederstilling til 0,35 mill. Totalt 0,85 mill. Kurs/opplæring sekretærtjenesten Det settes av 0,3 mill. til faglig oppdatering av sekretærtjenesten. Midlene skal benyttes til å planlegge og gjennomføre en fagkonferanse for skrive- og sekretærtjenesten i foretaket i Styrking behandlingshjelpemidler(bhm) Økningen i behandlingshjelpemidler til pasienter i hjemmet er stadig økende, og flere oppgaver er lagt på hvert enkelt foretak. Enheten styrkes med en prosjektstilling i påvente av at samhandlingsreformen skal gi resultater. Det er forventet at deler av virksomheten vil overtas av kommunene. Styresak 73/2010 Budsjett

66 Buffer I tråd med praksis i 2009 foreslår Direktøren at deler av rammeøkningen legges som en buffer på overordnet nivå i foretaket. Styret i Helse Finnmark vedtok i 2009 at det budsjetteres med en buffer på minimum 10 mill. kr. For å møte utfordringer i 2010 foreslår Direktøren at det legges en buffer på minimum 10 mill. kr på direktøren. Positivt resultat Helse Finnmark HF har et krav om et positivt resultat på 5,0 mill i 2010 for å kunne møte økende investeringsbehov i fremtiden. Det budsjetteres derfor med et positivt resultat på 5,0 mill. i Tiltak for å bedre driften Krav til tiltak 2010 Klinikk Avvik pr. oktober Krav 2010 Administrasjonen ,00 Pasienttransport ( ,00) ,00 Psykisk Helsevern og rus , ,00 Klinikk Hammerfest ( ,00) ,00 Klinikk Kirkenes ( ,00) ,00 Prehospital avdeling ( ,00) ,00 Driftsavdelingen ( ,00) ,00 Boligforvaltning ( ,00) ,00 Sum ( ,00) ,00 Pr. oktober har Helse Finnmark et avvik på 33 mill. Ser vi på de ulike klinikkene og pasienttransport isolert sett er avviket 46 mill. Årsaken til det positive avviket i administrasjonen er lavere rentekostnader enn forventet samt bufferen som ble budsjettert inn i Med bakgrunn i resultatavviket pr. oktober 2009 er krav til tiltak delt ut tilsvarende forventet avvik ved utgangen av Samtidig er det tidligere vedtatt et krav til klinikk Psykisk helsevern og rus om kostnadseffektivisering på 10 mill. i årseffekt, med virkning på 5 mill. i I tillegg skal klinikken håndtere høyere gjestepasientkostnader knyttet til rus i 2009 innenfor eget budsjett. Psykisk Helsevern og rus Reduksjon i sengetall Helse Nord har gjennomført en sammenligning av kostnader knyttet til DPS ene i Helse Nord. Her fremkommer at Helse Finnmark har betydelig høyere kostnader knyttet til tilbudet enn øvrige foretak. Det fremkommer i tillegg at sengetallet er høyere enn behovet. Styret i Helse Finnmark vil i styremøte behandle sak 72/2009 Fremtidig tilbud ved døgnenhetene i psykisk helsevern i Helse Finnmark HF. Gjestepasienter rus Klinikk Psykisk helsevern og rus har pr. oktober 2009 et overforbruk på gjestepasienter rus på 7 mill. Overforbruket dekkes innenfor eget budsjett. Styresak 73/2010 Budsjett

67 Klinikk Hammerfest Reduksjon plantall Klinikken har i 2009 budsjettert med en økning i DRG-poeng innenfor ortopedi. Denne økningen har man innfridd, men samtidig er DRG-poengene redusert innenfor generell kirurgi og medisinsk fagområde. Dette medfører at klinikken i 2010 må ta ned plantall og dermed tilpasse driften til denne reduksjonen. Tiltak med overhengseffekt Klinikk Hammerfest har hatt et høyt forbruk på innleie av vikarer og overtid, særlig ved medisinsk sengepost. Tiltak om forbedret turnus er iverksatt og vil ha overhengseffekt. Mottakelsen og Hammerfest ambulansestasjon har konkludert om et samarbeid i mottakelsen, noe som også er et tiltak med overhengseffekt til Ombygging av operasjonsstuen var ferdig senere enn først antatt i 2009, og tiltaket vil ha effekt utover i 2010 i form av økt aktivitet og redusert stryk% innenfor ortopedivirksomheten. Driftsendringer døgn- til dagsenger Vedlagt følger drøftingsprotokoll datert fra klinikk Hammerfest. Tiltak klinikk Hammerfest Forbedring av medisinsk diagnostisering og kodevirksomhet kr. 1,0 mill. 5 dagers sengepost i medisinsk avdeling, etablering av Geriatrisk poliklinikk kr. 4,0 mill. Besette vakant legestilling med. Avd., red. overtid/innleie kr. 0,6 mill. Omgjøre 4 kirurgiske senger til pasienthotellsenger kr. 2,0 mill. Reduksjon i månedsverk pga. ferieavvikling 5,6 årsverk kr. 2,0 mill. Tiltak med overhengseffekt o Økning 60 DRG ortopedisk kr. 0,8 mill. o Reduksjon stryk fra 16 til 7%, forbedret logistikk. kr. 2,4 mill. o Samarbeid mottakelse og Hammerfest ambulanse kr. 0,4 mill. Totale tiltak kr. 13,2 mill Konsekvenser: Etablering av 5 dagers post i medisinsk avdeling vil innebære endring av dagens praksis med hvilken sengepost ulike diagnosegrupper innlegges. Det vil også innebære omorganisering av kompetanse og arbeidsplan for avdelingens personale og en reduksjon i antall årsverk som avhenger av reduksjon i antall senger i helg. Tiltaket kan iverksettes etter at prosess med kartlegging av pasientforløp og inngåelse av ny turnus i avdelingen er gjennomført, ca 3 måneder. Det er en risiko for økt antall korridorpasienter. Reduksjon av kirurgiske heldøgnsenger vil kunne bety økning av kirurgisk og ortopedisk venteliste. Dette kan kompenseres ved å planlegge aktivitetene slik at liggetiden reduseres. Krykketrening i hjemkommune før innleggelse og god fysioterapi og trening i avdelingen er viktige elementer. Avdelingsteammøter vil være arena for planlegging og drøftinger. Klinikk Hammerfest hadde et avvik pr. oktober på 13,0 mill. Prognosen indikerer at klinikken vil få et avvik ved utgangen av året på 15,0 mill. Det må utarbeides ytterligere tiltak tilsvarende avviket ved årsskiftet. Styresak 73/2010 Budsjett

68 Klinikk Kirkenes Tiltak med overhengseffekt Klinikk Kirkenes har i 2009 hatt høyt antall innleieuker av leger. Dette skyldes en kombinasjon av langtidssykefravær, vakante legespesialiststillinger og dårlig langtidsplanlegging. Alle overlegestillinger er nå besatt med midlertidige eller fast ansatte leger. Det utarbeides langtidsplaner for legeavdelingene i samarbeid med avdelingssykepleiere innenfor de ulike fagområdene. Bedre langtidsplanlegging gir bedre styring av innleieuker. Driftsendringer døgn- til dagsenger Vedlagt følger drøftingsprotokoll datert fra klinikk Kirkenes. Tiltak klinikk Kirkenes Redusere liggetid kirurgisk sengepost, redusere overtid 1,6 årsverk kr. 1,6 mill. Bedre kodevirksomhet kr. 1,5 mill. Ytterligere reduksjon overforbruk (med.leger ) kr. 1,7 mill. Tiltak med overhengseffekt o Reduksjon dialyse 4 dg. Pr.uke 6 t+ varkeforbruk kr. 1,0 mill. o Føde/gyn, frigjøre jordmorstilling, turnusforbedr. Kr. 0,8 mill. o Reduksjon innleie fra firma og innleieuker, kirurg.legeavd. kr. 1,7 mill. o Reduksjon innleie fra firma og innleieuker, akuttleger kr. 1,7 mill. Totalt kr. 10,0 mill Det er iverksettes et arbeid knyttet til å utvide dialysebehandlingen i Kirkenes. Det er pr. i dag 8 pasienter og behandlingskapasitet til 3-4. Kapasiteten i Kirkenes skal utvides, noe som medfører at behandlingen kan foregå på dagtid. I tillegg arbeider klinikken med et samarbeid med Vardø kommune om dialysebehandlingsplasser i kommunen. Medisinsk biokjemi og blodbank skulle iverksette et arbeid knyttet til nye turnuser med passiv vakt på natt. Dette tiltaket skulle iverksettes i 2009, men ble satt på vent pga. brannvaktsordningen som ble innført i november Det iverksettes et arbeid knyttet til turnusendring fra aktiv til passiv vakt på natt. Kirurgisk sengepost har overtatt DKI og skulle i forbindelse med flytting av DKI til kirurgisk sengepost redusere 2 senger. Iverksettelsen er ikke gjennomført men vil komme som del av ny gjennomgang av driftsendring. Klinikk Kirkenes har ikke kommet fram til tiltak tilsvarende kravet på 20 mill. Resultat pr. oktober viser et avvik på 18 mill. Tiltross for betydelig styrking i Årsprognosen viser et resultat på -20 mill. Det er driektørens vurdering at tiltak med varig økonomisk effekt må utredes og iverksettes. I tråd med bestillingen i innretning av arbeidet for 2010 om vridning av senger fra døgn til dag hvor kravet var på 20 mill., er det direktørens vurdering at klinikken må utrede ytterligere tiltak på 10 mill. Denne utredningen skal også omfatte: 1. En felles medisinsk/kirurgisk heldøgnsavdeling 2. En felles medisinsk/kirurgisk 5 dagers-post 3. Vurdering av behov og bruken av pasienthotellsenger Styresak 73/2010 Budsjett

69 Klinikk Prehospitale tjenester Klinikk prehospitale tjenester har et forbedringspotensial hva gjelder ferieavvikling. I 2010 vil prehospital tjeneste benytte ledelsesverktøyet GAT som gir bedre planlegging og styring av ferieavvikling. Tiltak med overhengseffekt I bilambulansen er det et overforbruk knyttet til overtid på utrykning og utrykning passiv vakt. Nye turnuser på de fleste bilambulansestasjonene med vridning fra passiv til aktiv vakt vil gi en besparelse på overtid knyttet til disse aktivitetene. Klinikk drift og eiendom Mulighetsstudien Helse Nord har gjennomført en mulighetsstudie for driftsområdet i Helse Nord. Rapporten vil foreligge 14. desember 2000, og vil behandles i styremøte i Helse Finnmark i februar Boligforvaltningen Prisøkningen på husleien kom i juli Det er en forventning om at leieinntektene øker i 2010 slik at leieinntektene blir som budsjettert Kontinuerlige forbedringsprosesser Fullmaktsstruktur Prosedyre for intern delegering av fullmakt er under implementering og legger føringer på delegering av fullmakt. Det blir en ensartet delegering av fullmakt, og ansvar tydeliggjøres. Det er lagt inn klare retningslinjer som gir bedre styring og kontroll og ansvarliggjør den enkelte leder. Halvårlige aktivitetsbaserte arbeidsplaner Halvårlige aktivitetsbaserte arbeidsplaner ble innført i Det har ikke vært godt nok fulgt opp i klinikkene, men tydeliggjort i bestilling til avdelingsoverleger. For å få til forutsigbar og effektiv drift er halvårlige aktivitetsbaserte arbeidsplaner en nødvendighet. Det vil legges begrensninger på innleie utover planlagt innleie, og følges opp i Lederutviklingsprogram og praktisk lederopplæring I 2009 har Helse Finnmark HF tre pågående lederutviklingstilbud. Disse er: Praktisk lederopplæring for alle ledere Ett årig lederutviklingsprogram for alle ledere Eget lederprogram for stasjonsledere bilambulanse (avsluttet sept. 2009) Felles for de tre lederutviklingstilbudene ligger et fokus på at lederutvikling blant toppledere, mellomledere og andre vil være et viktig fundament for framtidig utvikling av foretaket. Kvalifiserte ledere er nøkkelen til måloppnåelse innenfor foretakets strategiområder. Foretaket vil fortsatt ha et sterkt fokus på ledelse. I 2010 vil det bli tatt opp et nytt kull på det ettårige lederutviklingsprogrammet. Per 2009 så har totalt 45 ledere gjennomført dette programmet. I tillegg vil foretaket fra 2010 ha en ledersamling per år for alle lederne i Helse Finnmark. Dette for å få en felles arena der lederne kan møtes på tvers av institusjonene for Styresak 73/2010 Budsjett

70 kompetansepåfyll, erfaringsutveksling og inspirasjon. Ledersamlingen vil også bidra til kulturbygging på tvers av institusjonene i Helse Finnmark. Lederutviklingsprogrammet Praktisk ledelse vil være en satsning også i Fra og med 2010 vil ambulansestasjonsledelsen delta på samme program som øvrige ledere i Helse Finnmark. Programmet omfatter generell opplæring innenfor økonomiforvaltning, personalforvalting og kvalitetsarbeid. Sykefravær Sykefraværet i Helse Finnmark viser en nedadgående trend og særlig innenfor områder hvor det har vært satt fokus på sykefraværsarbeidet. Helse Finnmark har lykkes i sin satsning på sykefraværsprosjekter, og har allerede plukket ut avdelinger som skal være med i prosjektet for Målet for sykefraværet er fastsatt i oppdragsdokumentet 2010 til 7,9% for Helse Finnmark. Målsettingen er at sykefraværsarbeidet også skal gi et økonomisk resultat. Pasienttransport Informasjon og ny investering Pasientreisekostnadene forventes å gå ytterligere ned i I november 2009 er avtalen knyttet til landeveistransport på plass. I tillegg vil tilpasning av hjemme-cpap med tilhørende kontroller foregå ved klinikk Kirkenes slik at det spares reisekostnader knyttet til dette. Klinikk Hammerfest har i slutten av 2009 fått på plass Fundus-kamera, noe som vil medføre færre reiser til UNN. Helse Finnmark vil i sine fremtidige investeringsprosjekter også se sammenhengen mellom driftskostnader og reisekostnader. Overtakelse enkeltoppgjør Fra november 2009 overtok Helse Finnmark enkeltoppgjør fra NAV. I denne forbindelse gjennomføres det en formidabel landsomfattende informasjonskampanje om pasientreiser med sterk lokal forankring. Pasientreisekontoret ved Helse Finnmark har besøkt alle primærleger og legekontorer for å informere om regelverket. Det en forventning om at det vil være en effektiviseringsgevinst i å samlokalisere denne tjenesten, og herunder ha fokus på tilrettelegging av reisekostnader innefor et lovverk som praktiseres likt. Dette mener vi skal ha effekt på reisekostnadene. Sykestuene samhandling og finansiering Det overordnede målet for sykestueprosjektet i regi av Helse Finnmark, er at den fremtidige satsing på sykestuer skal gi et kvalitetsløft i forhold til samhandling mellom Helse Finnmark HF og kommunene i fylket. Likeverdige helsetjenestetilbud, desentraliserte tilbud som gir samfunnsøkonomisk gevinst gjennom reduserte reiseutgifter, bedre helsetjenester for pasienter med lang vei til sykehus og forpliktende samarbeid mellom tjenestenivåene vil kunne bidra til dette kvalitetsløft. Helse Finnmark og kommunene inngikk i 2009 en samarbeidsavtale, og målet med avtalen er å sikre en klar ansvarsplassering av oppgaver mellom helseforetak og kommunen, sikre at pasienten opplever trygghet og kontinuitet ved overflytting mellom spesialist- og kommunehelsetjeneste, og å legge tilrette for et samarbeid mellom tjenestenivåene som gir pasienten enkel tilgang på nødvendige helsetjenester etter behandlingsbehov. Krav til bruk av sykestueplassene reguleres av inngått samarbeidsavtale mellom Helse Finnmark HF, og omfatter krav til utstyr, kompetanse og personell. Styresak 73/2010 Budsjett

71 Arbeidet med sykestuene har i 2009 blitt videreført i Arbeidsgruppa for organisering og drift av sykestueplassene (faggruppa) og i styringsgruppe for finansiering av sykestueplasser. Faggruppa vil også i 2010 fortsette sitt arbeid med å videreutvikle kriterier for bruk av sykestuene. Prøveordningen vil videreføres i 2010 med finansiering på 7,8 mill. fra Helse Nord RHF og 7,8 mill. via statsbudsjettet. Styringsgruppen for finansiering og faggruppa har tilrådd at avtalene mellom Helse Finnmark HF og kommunene videreføres i samme form for Aktivitetsplan 2010 I aktivitetsforslaget for DRG poeng budsjetteres med en total nedgang på 50 DRG-poeng for Helse Finnmark. Prognose for 2009 tilsier at Klinikk Hammerfest får ca poeng mot planlagt 6.950, mens Klinikk Kirkenes får ca poeng mot planlagt Aktivitet Plan 2009 Prognose 2009 Plan 2010 Antall sykehusopphold i 2010 forventes å øke i forholdt til Dette forklares med at det forventes et mindre antall inneliggende men en økning i antall elektiv dagbehandling og DKI. Det planlegges en reduksjon på 50 DRG-poeng totalt. Denne nedgangen planlegges ved klinikk Hammerfest. Klinikk Kirkenes planlegger med samme plantall som for Dersom plantall nås vil det likevel bety 570 DRG-poeng mer enn prognose for 2009 viser. Klinikk Psykisk Helsevern og rus er over i 2 året med normal drift etter opptrappingsperioden. Tilbud til barn og unge er i løpet av 2009 styrket i BUP-midt ved at ungdomspsykiatrisk avdeling i Karasjok var i drift fra september En analyse av aktiviteten viser at det tidligere har vært for høye plantall i barne- og ungdomspsykiatrien men disse er nå korrigert og polikliniske konsultasjoner BUP forventes å øke i 2010 i fht. 2009, men plantallene er noe under 2009 plantall. Styresak 73/2010 Budsjett

72 2.8 Aktivitetstall klinikk Hammerfest Klinikk Hammerfest inneliggende elektiv dagbehandling/dki Poliklinikk DRG 2008 Plan 2009 Prognose Plan 2009 Prognose Plan 2009 Prognose Plan 2009 Prognose Medisin HS Pediatri Kirurgi Gyn/føde HS Ortopedi HS Sum Klinikk Hammerfest budsjetterer med en reduksjon i inneliggende pasienter på totalt 500. Reduksjonen forventes å komme innenfor medisinsk og kirurgisk fagområde. Prognosen viser at inneliggende vil bli som planlagt i Samtidig budsjetterer klinikken med en økning i elektiv dagbehandling/dki med 500 i fht. plan Prognosen viser at elektiv dagbehandling/dki vil ligge under plantall med ca Det planlegges med poliklinikk omtrent som 2009 plantall. Prognosen viser at klinikken ikke når plantall i Svikten kommer innenfor alle fagområder forutenom pediatri hvor poliklinikkbehandlingen ligger over plantall med 330. Klinikk Hammerfest budsjetterer med en reduksjon på 50 DRG poeng. Det budsjetteres med en økning på 100 DRG innenfor ortopedi, noe som er i 50 DRG-poeng i underkant av hva prognosen for 2009 viser. Innenfor generell kirurgi budsjetteres det med en reduksjon på 162 DRG-poeng. Prognosen viser at plantallene ligger under med 200 DRG-poeng i Innenfor medisinsk fagområde viser prognosen at klinikken oppnår 2300 DRG, mens budsjettet er på 2500 DRG-poeng. Klinikk Hammerfest opprettholder plantall fra Plantall Plantall Plantall Plantall Avdeling okt.09 prognose 2010 MR HS Røntgen HS Medisinsk Biokjemi og Blodbank Prognosen pr. oktober viser at totalproduksjonen ved Radiologisk avdeling ved klinikk Hammerfest vil ligge på i nærmere av i Av dette utgjør 2600 MR og r røntgen og ultralyd. Plantallene for røntgen opprettholdes på mens klinikken øker plantallene for MR til Økningen fra 2008 forklares med endring i måten å måle antall undersøkelser på. Styresak 73/2010 Budsjett

73 2.9 Aktivitetstall klinikk Kirkenes Klinikk Kirkenes Inneliggende Elektiv dagbehandling/dagkirurgi Poliklinikk DRG Avdeling Plan okt Plan Prognos okt.09 e 2010 Plan Prognos okt.09 e 2010 Plan Prognos okt.09 e 2010 Medisin KS , , , Kirurgi KS , , , Gyn/Føde KS , ,6 665 Rehab KS , , ,2 141 Sum , , , Klinikk Kirkenes forventer at antall inneliggende vil gå ned ca. 20% i 2010 i fht. faktiske liggedøgn i Elektiv behandling/dki planlegges å øke i fht. faktiske tall i Det planlegges at poliklinikkbehandlingen øker innenfor alle områder, innenfor medisin og kirurgi også i fht. plantall for Klinikk Kirkenes økte i 2009 sine DRG-plantall med 282 poeng i fht. plan for I 2009 har ikke klinikken lykkes i å oppnå plantall stort sett pga. legemangel og sent igangkommen ortopedivirksomhet. Prognosen viser at Klinikk Kirkenes vil ligge etter med 282 poeng i fht. plantall i Med bakgrunn i full årseffekt av ortopedivirksomeheten samt at man klarer å opprettholde den medisinske aktiviteten og har de fleste spesialistlegestillinger besatt, legges plantallene for 2010 på samme nivå som Styresak 73/2010 Budsjett

74 Plantall Plantall Plantall Prog. Plantall Avdeling okt MR KS Røntgen Medisinsk KS Biokjemi og Blodbank For Radiologisk avdeling forutsettes samme aktivitet som planlagt i For avdeling Medisinsk biokjemi og blodbank har ikke nådd plantall i Dette skyldes i stor grad innføring av nytt blodbanksystem. Plantall for 2010 opprettholdes derfor på samme nivå som plantall for Aktivitetstall psykisk helsevern og rus Psykisk helse for voksne Plan 2009 Prognose 2009 Plan 2010 Antall utskrivninger Antall liggedøgn Antall dagopphold Antall polikliniske konsultasjoner Prognose Psykisk helse for barn og unge Plan Plan 2010 Antall utskrivninger Antall liggedøgn Antall dagopphold Antall polikliniske konsultasjoner Antall tiltak Prognose Rusomsorg Plan Plan 2010 Antall utskrivninger Antall liggedøgn Psykisk helse for voksne I budsjettet for 2010 er det lagt inn en reduksjon på 14 i sengetall ved DPS ene. Dermed planlegges det med færre utskrivninger og færre liggedøgn enn i Det skjer en vridning mot flere dagopphold noe som er i tråd med nasjonale føringer. Etter opptrappingsperioden har Helse Finnmark hatt en økning i polikliniske konsultasjoner fra i 2007 til i 2009 (prognose). Det planlegges med ytterligere økning på 400 konsultasjoner fra prognose 2009 noe som tilsvarer en økning på ca 2,3% fra prognose Psykisk helse for barn og unge (BUP) I september 2009 var ungdomspsykiatrisk avdeling i Karasjok i full drift. Det har i hele perioden fra 2007 vært en aktivitetsøkning innen BUP. Det planlegges med en ytterligere økning i antall utskrivninger på nærmere 40% og økning i antall liggedøgn på 3,4% fra prognose Antall polikliniske konsultasjoner forventes å bli på rundt noe som er en økning på 11,5% fra prognose. Antall tiltak forventes også å øke med 11% fra prognose Både planlagte antall polikliniske konsultasjoner og planlagte tiltak avviker fra plantall 2009 pga feil i registreringene i 2008, som var grunnlag for plantall Styresak 73/2010 Budsjett

75 Rusomsorg Også i rusomsorgen planlegges det med en økning i antall utskrivninger på 7% i 2010 sammenlignet med plantall for Antall liggedøgn planlegges også økt som en naturlig følge av dette. 3 Bemanning Bemanningstabellen gir viser forbrukte årsverk i 2008, plan for 2009 og prognose for Klinikknavn 2008 plan 2009 Prognose 09 plan 2010 Administrasjon Drift Klinikk Hammerfest , Klinikk Kirkenes , Prehospitale tjenester , Klinikk psykisk helsevern og rus , Sum antall ansatte 1 537, , , Endring fra året før 163,80-4,50 37,00-62,00 Helse Finnmark HF har ca faste årsverk. Hittil i år har foretaket brukt 1574 årsverk inkl. overtid. I 2009 har antall årsverk økt med 37 fra Økningen er hovedsakelig faste årsverk i klinikk Hammerfest og klinikk Prehospital tjeneste. Økningen av faste årsverk skulle tilsi et lavere forbruk av overtid og innleiemånedsverk men dette har tvert i mot økt. Noe av årsaken ligger i at all oppspart og opptjent ferie skulle avvikles i Helse Finnmark har et stort årsverksforbruk knyttet til overtid og innleie. Det er lagt inn en forventning om at antall årsverk reduseres betydelig knyttet til de somatiske klinikkene og klinikk prehospital tjeneste i Klinikk Hammerfest forventes å reduserer årsverk med 25 i Mens klinikk Kirkenes forventes å redusere sine årsverk med 18 i Klinikk Prehospital tjenester planlegger å redusere antall årsverk med 8 i Total reduksjon vil være 62 årsverk i forhold til forbruk i Årverksreduksjonen er avstemt med budsjetterte stillinger både faste, innleie og overtid. Det bør være godt mulig å gjennomføre denne årsverksreduksjonen i 2010 siden månedsverkforbruket har vært betydelig høyere i 2009 pga. avvikling av restferie. Samtidig vil god driftsplanlegging gi effekt i form av mindre innleie. Dette i tillegg til en positiv utvikling i sykefraværet gir Helse Finnmark gode muligheter til å lykkes i dette arbeidet. Styresak 73/2010 Budsjett

76 4 Investeringer I styresak 99/2009 tildelte Helse Nord RHF investeringsrammen til helseforetakene i regionen. Helse Finnmark er tildelt en investeringsramme for 2009 på 39 mill. forutsatt at driftsresultatet blir -10 mill. eller bedre. Pr. oktober er prognosen på -36 mill. Det regnes ikke som sannsynlig at driftsresultat på -10 mill. oppnås og dermed blir investeringsrammen til Helse Finnmark HF redusert til 27 mill. Investeringsbudsjett Ambulanser Diverse inventar/utstyr/maskiner 3000 MTU Hammerfset MTU Kirkenes Kirkenes sykehus prosjekt Egenkapital KLP Sum investeringer Sum ramme Rest Med en begrenset investeringsramme foreslår direktøren at det innvilges investeringsramme på 3,5 mill. til innkjøp av ambulansebiler. Det foreslås at det innvilges 4,0 og 3,0 mill. til medisinteknisk utstyr til hhv. klinikk Hammerfest og klinikk Kirkenes. Det avsettes investeringsmidler til egenkapital KLP på 3,6 mill. som tilsvarer KLP s beregning for Prosjekt Kirkenes nye sykehus vil i 2009 ha benyttet 5,1 mill. av total ramme på 15 mill. slik at det må avsettes 9,9 mill. til prosjektet i Det settes av 3,0 mill. til investeringer i nødvendig driftsteknisk utstyr som ikke innbefatter medisinteknisk utstyr. En ramme på 27 mill. betyr at Helse Finnmark må holde investeringene på et minimum også i Styresak 73/2010 Budsjett

77 5 Likviditetsbudsjett 2010 Detaljert likviditetsbudsjett som er utarbeidet vises nedenfor. Helse Finnmark HF har en trekkrettighet på inntil 450 mill. kr av kassekreditt. Likviditetsbudsjett 2010 Kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter Budsjettert resultat Ordinære avskrivninger Diff pensjonskostnad/premie Andre forhold (endr kortsiktig gjeld/fordringer) som påvirker likv.behold Netto kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter Kontantstrøm fra investeringsaktiviteter Ubrukte investeringsrammer estimat Investeringsbudsjett Netto kontantstrøm fra investeringsaktiviteter Kontantstrøm fra finansieringsaktiviteter Innbetaling ved opptak av ny langsiktig gjeld Avdrag Lån Netto kontantstrøm fra finansieringsaktiviteter 0 Netto endring i kontanter IB estimat UB Trekkramme Estimat ubenyttet trekkramme Figur: Likviditetsbudsjett 2010 (Tall i 1000) Helse Finnmark har et overskuddskrav i 2010 på 5 mill. Avskrivningene er på 75 mill, og foretaket har en positiv likviditetsgevinst i form av at premie KLP er 11 mill. lavere enn kostnaden. Foretaket vil benytte ca. 4 mill. av fond knyttet til opptrapping psykiatri i 2010 som vil belaste likviditeten. Investeringsrammen er på 27 mill. i tillegg til at ca 13 mill. av sysselsettingspakken vil være investeringer. Dette betyr at Helse Finnmark HF med et positivt resultat på 5 mill. vil ha en styrket likviditet gjennom året, og ved slutten av året vil ubenyttet kreditt være på ca. 60 mill. Styresak 73/2010 Budsjett

78 Personalavdelingen Tilstede: PROTOKOLL Det ble den avholdt drøftingsmøte i henhold til HA 31, 30 mellom Helse Finnmark HF, Klinikk Hammerfest og hovedtillitsvalgte vedrørende forslag til organisering av arbeid med HMS og kvalitet og forslag til innretning budsjett Fra arbeidsgiver: Klinikksjef Klinikk Hammerfest Kristine Brevik, Ass. Klinikksjef Vigdis Kvalnes og økonomirådgiver Solfrid Nicolaysen Fra arbeidstakerorganisasjonene: Ole Hansen (Fagforbundet), Lill Kråkøy (NSF), Solveig Furseth (NITO), Jon Karlsen (DNL), Ingrid Rønning (YLF), Odd Oskarsen (Delta) og Gunn Bente Knudsen (HVO) Følgende to rapporter lå til grunn for drøftingen, med utgangspunkt i forslag: 1- Organisering av arbeid med HMS og kvalitet 2- Foreløpig innretning budsjett 2010, Klinikk Hammerfest Sak 1 Organisering av arbeid med HMS og kvalitet Arbeidsgiver redegjorde for prosessen vedrørende omorganisering av HMS og kvalitetsarbeidet i Klinikk Hammerfest og viste til rapport fra arbeidsgruppen for KVAM. Spørsmål fra Delta Hvilken myndighet skal KVAM-rådet ha, i rapport er der ikke definert myndighetsområde for dette rådet, skal de ha samme myndighet som dagens AMU, jfr. AML kap 7, eller skal de kun været et rådgivende organ som rapporterer til FAMU. Har og merknad til det punkt at Klinikksjef skal sitte som leder i KVAM-råd, dette vil medføre at rådet ikke bli et uavhengig organ iht. AML. Arbeidsgiver svarer: Dette må avklares før videre drøfting og trekker dermed saken fra dette møtet Sak 2 Foreløpig innretning av budsjett 2010, Klinikk Hammerfest. Arbeidsgiver redegjorde for prosessen vedrørende bestilling fra direktør i brev av 12/10 vedrørende innretning av arbeidet i Spørsmål fra HVO: Etterlyser regnskapstall og oversikt over antall månedsverk for overtidsbruken, Helse Finnmark HF Besøksadresse: Telefon: * Avd: Personalavdelingen Saksbehandler: Sykehusveien 35 Sykehusveien 35 Telefaks sekretariat: Avd tlf: Kristine Brevik 9613 Hammerfest 9613 Hammerfest Epost sekretariat: Avd faks: Dir tlf: [email protected] Kontonr: Org nr: Internett: Avd e-post: Saksbehandler epost: MVA NO [email protected]

79 2 Spørsmål fra NSF: Hvorfor ledige stillinger holdes vakant, eksempel operasjonssykepleier på KIR/ORT-poliklinikk. Arbeidsgiver svarer: Regnskapstall og oversikt over månedsverk kan skaffes. Klinikksjef kommenterer at den vakante stilling ikke er tema på dette møtet. Forbedring av medisinsk diagnostisering og kodevirksomhet Spørsmål fra Fagforbundet: Hvorfor nektes sekretærer å reise på kurs i koding når klinikken jobber med å kvalitetssikre dette arbeidet? Arbeidsgiver svarer: Kompetanseheving bør skje lokalt på arbeidsplassen, det gir mindre kostnader og flere får være med på kursene. Erklæring fra DNL: Det bør være 2 hovedpersoner i klinikken som skal kvalitetssikre all koding. Erklæring fra HVO: Sekretærfunksjonen bør styrkes da de har fått mer arbeid i forbindelse med kvalitetssikringen av kodingsarbeidet. Det er enighet om at dette tiltaket gjennomføres. 5 dagers sengepost i medisinsk avdeling Erklæring fra NSF: 2 måneder er for kort registreringstid, tiltaket vil medføre en risiko for økt liggetid på intensiv. Mener at tiltaket først kan være realisert på slutten av Erklæringen støttes av Fagforbundet. Flere forhold må vurderes før gjennomføring av nye arbeidsplaner viser til turnusregler med mer. Spørsmål fra NSF: Hvor skal Geriatrisk poliklinikk etableres og hvilke kostnader er forbundet med dette. Erklæring fra DNL: Dersom avdelingen har et jevnt belegg hele året er ikke 2 måneders registreringstid for kort. Geriatrisk poliklinikk kan fungere i MEDPOL uten særlige ekstra kostnader. Erklæring fra HVO: 2 måneder for kort registreringstid. Mener at transport av pasienter hjem er en mulighet for å korte liggetid, noe som arbeidsgiver bør se på i forhold til å få ned antall korridorpasienter også mht. arbeidsmiljø. Det bør sees på samhandlingen/rutinene i forhold til blodprøvetaking og fysikalsk behandling, slik at ikke liggetiden blir forlenget i påvente av dette.

80 3 Erklæring fra Delta: Vil kreve mer utredning av tiltaket før de slutter seg til det. Krever full oversikt av den økonomiske gevinsten. Erklæring fra Fagforbundet: Støtter Delta og krever mer utredning. Erklæring fra NITO: Ber om en vurdering av ressursbruk av prøvetaking og fysikalsk behandling. Erklæring fra Arbeidsgiver: Kardiologen vurderer 2 måneder som realistisk registreringstid. Registreringen vil vise hvor mange pasienter som kunne vært på et annet nivå enn sengepost, vi har en antakelse om at der er pasienter som liggende på post pga. manglende alternativ. Det er ikke uenighet om at tiltaket gjennomføres men det må gjøres en bedre utredning som også viser økonomisk gevinst av tiltaket. Det er beregnet for kort tid på gjennomføring. Dagbehandling/Pasienthotell/Stryk/Ferieavvikling Erklæring fra HVO: Forslår å styrke med et dagkirurgisk team. Bedre samarbeid imellom kir, ort, og anestesi i forhold til reduksjon av stryk, positiv til arbeidet med å redusere stryk. Vil ha en avklaring av hvor pasienthotellet skal ligge, det er et bra tiltak å styrke hotellkapasiteten. Erklæring fra Delta: Savner konsekvenser for pasientene og arbeidsmiljøet. Delta hevder at direktørens innstramminger i forhold til ferieavviklingen er lovstridig. Erklæring fra NSF: Dagbehandling bør satses på med full program daglig. Støtter forslaget om etablering av et dagkirurgisk team med styrking av anestesi- og operasjonssykepleierstillinger. Foreslår å ha dagkirurgen åpen til kl , noe som vil redusere presset på intensiv og post. For å unngå styrk bør det stå i innkalling at pasientene kan påvente å måtte overnatte i forbindelse med behandlingen. Positiv til å øke pasienthotellsenger. Vil ha økonomiske beregninger av tiltakene. Ønsker ikke reduksjon av kirurgiske- ortepediske senger før andre alternativ er utredet og gjennomført. Erklæring fra DNL: Støtter forslaget fra avdelingsoverlege på ortopedien som innebærer å beholde antall senger og heller øke den ortopediske aktiviteten med protesekirurgi og dermed økte inntekter. Føden vil ha behov for mer observasjonssenger med bakgrunn i at pasienter fra Kirkenes og Alta må komme til Hammerfest for observasjon. Positiv til at ukompliserte fødsler overføres pasienthotell. Tiltak i forhold til stryk må få en bedre oppfølging for å oppnå resultat.

81 4 Klinikksjef Klinikk Hammerfest Kristine Brevik (NSF) Lill Karin Kråkøy Ass. Klinikksjef Klinikk Hammerfest Vigdis Kvalnes (Hovedverneombud) Gunn Bente Knudsen Økonomirådgiver Solfrid Nicolaysen (DNL) Jon Karlsen (YLF) Ingrid Rønning (NITO) Solveig Furseth (Delta) Odd Oskarsen (Fagforbundet) Ole I. Hansen

82 HELSE FINNMARK FINNMARKKU DEARVVASVUOHTA HELSE NORD PersonallFFU-avdelingen Dreftlnqsmete vedrerende innretning av arbeidet 2010 Innkalt til dreftningsmete i henhold til HA 30 og 31. Motet ble avholdt kl Fra arbeidsgiver: Grete Asvang Rita Jorgensen Anne Grenvold Wenche Mjelde Klinikksjef, klinikk kirkenes Ass. klinikksjef klinikk kirkenes Fagkonsulent 0konomikonsulent Fra arbeidstakersiden: Baard Martinsen, NITO Daniel Nowbudt, NSF Meldt forfall Solveig Nilsen Gaute Landsem Kare Hansen HVO YLF OLF Merknader til innkalling: Ingen Utsendte dokumenter: Forelepig rapport Mandat for innretning av arbeid 2010 Tiltak med overhengs effekt fra 2008 til 2009 Gjennomgang av punktene i utsendte dokument: Har revidert utkaste til dokumentet fortlopende i motet. Enighet om felgeude punkter: Klinikken jobber videre med de tiltakene som kan bidra til at liggetiden reduseres med 20% til 2.7 degn. Klinikken jobber videre med tiltak for aredusere strykninger pa operasjon/pasientlogistikk Klinikken jobber videre med forbedret koding Klinikken jobber videre med halvarige aktivitetsplaner for leger Klinikken jobber videre med tiltak for aopprettholde plantall Klinikken jobber videre med forbedring av henvisnings og utskrivingsrutiner Klinikken jobber videre med tiltak for aeke bruk av hotelllpasienthotell Klinikken starter arbeidet med pasientforlep pa 2 pasientgrupper (galle/fess) Heise Finnmark HF Besl/lksadresse: Telefon: ' Avd: Personal Saksbehandler: Sykehusveien 35 Sykehusveien 35 Telefaks sekretariat: Avdttf: Jens B. Herstad 9613 Hammerfest 9613 Hammerfest Epost sekretariat: Avd faks: Oir. tit: [email protected] Kontonr: Org nr: Internett: Avd e-post: Saksbehandler e-post: MVA NO w.nw.helse-finnmark.no [email protected]

83 2 Reduksjon av senger pa kirurgisk avdeling: Uenighet om reduksjon av 2 senger pa kirurgisk avdeling. HTV NSF og NITO ser det ikke hensiktsmessig a redusere antall senger, da reduksjon i antall senger i seg selv ikke gir noen gevinst. Det uttrykkes samtidig ogsa bekymring om at det vil komme krav om a kutte stillinger dersom antall senger reduseres. Ved reduksjon av bemanning vil avdelingen ikke kunne opprettholde helgebemanningen, som i dag er marginal. Organisasjonene er bekymret for at det vil medfere dertil okt innleie (overtidlmerarbeid) samt reduserte elektive pasienter og inntekter. Konklusjon: Partene er enig om alle punktene sa mer som redusert antall senger pa kirurgisk avdeling. Partene er ogsa enig om tett samarbeid videre for a oppna budsjettbalanse i 20 IO. ~k~~ ~"'C Z Grete Asvang Klinikksjef, klinikk kirky,.,...

84 Administrasjonen Styremøte i Helse Finnmark HF Dato. 4. desember 2009 Møtedato: desember 2009 Saksbehandler: Styreleder Ketil Holmgren Sak nr: 74/2009 Navn på sak: Styreinstruks for styret i Helse Finnmark HF. Tilrådning: 1. Styret i Helse Finnmark HF godkjenner revidert styreinstruks. Vedlegg: 1. Revidert styreinstruks Helse Finnmark HF (ettersendes). Eva Håheim Pedersen Adm. dir. Styreinstruks for styret i Helse Finnmark HF.

85 Administrasjonen Styremøte i Helse Finnmark HF Dato. 4. desember 2009 Møtedato: desember 2009 Saksbehandler: Ass. direktør Jan-Erik Hansen Sak nr: 75/2009 Navn på sak: Status strategiplan Helse Finnmark HF orienteringssak. Tilrådning: 1. Styret i Helse Finnmark HF tar saken til orientering og ber om at følgende innarbeides i planen. Vedlegg: 1. Saksfremlegg 2. Forslag til strategiplan Helse Finnmark HF Eva Håheim Pedersen Adm. dir. Status strategiplan Helse Finnmark HF orienteringssak.

86 Saksbehandler: Jan-Erik Hansen Dato: Styresak 75/2009 Status Strategiplan Helse Finnmark HF - orienteringssak Bakgrunn Helse Finnmark HF har i dag en strategiplan for perioden som ble utarbeidet i 2004/2005. Denne må fornyes. I tillegg skjer det stadige endringer i forhold som påvirker Helse Finnmarks rolle og muligheter. Direktøren har på denne bakgrunn igangsatt en bredt anlagt prosess i foretaket for å revidere strategiplanen. Styret har blitt orientert om oppstart og prosess, og fikk en orientering i styremøtet i september. Basert på styrets tilbakemeldinger, det videre arbeidet i strategigruppen og styringsgruppens beslutninger, så er det utarbeidet et nytt foreløpig utkast som forelegges styret til orientering. Saksfremstilling I orienteringssaken om strategiplanen, sak 47/2009, ga styret en del innspill til det videre arbeidet. I tillegg ble det bedt om at neste versjon av planen kom tilbake som en orienteringssak. I tråd med styrets vedtak fremmes nå en ny versjon av strategiplanen, med sikte på at endelig versjon behandles på styremøtet 10. februar I forhold til sak 47/2009, er det foretatt endringer på følgende områder: 1. Språk og fremstilling Det har vært foretatt en språklig gjennomgang av dokumentet, og fremstillingen er forsøkt konsentrert. 2. Hovedstrategiene Hovedstrategiene er videreført fra forrige versjon, og det er gjort en avklaring av hvordan ansvaret for den samiske pasienten skal tydeliggjøres. På dette punktet har utvalget vurdert to måter å tydeliggjøre dette på. Det første alternativet var å knytte arbeidet for den samiske befolkningen til de foreslåtte hovedstrategiene, særlig gjennom å understreke aktuelle tilpasninger, eksempelvis: - Kvalitet henger sammen med bedre kulturforståelse og språk - Desentralisering kan oppnås gjennom tilbud i de samisktalende kommunene Fordelen med denne tilnærmingen er at ansvaret for denne pasientgruppen forløpende ville blitt integrert inn i mange av hovedsatsingene våre. Det andre alternativet, var å samle det som gjelder samisk kulturforståelse og samisk språk, til et eget punkt. På den måten ser man lettere satsingsområdet på linje med de andre hovedstrategiene. Kommunikasjonsmessig har denne løsningen en klar fordel. Strategiutvalget har diskutert de to alternativene og har kommet frem til å anbefale at vår satsing på å møte den samiske pasienten tydeliggjøres som et eget punkt i strategiene. 3. Forslag til konkretisering av disse strategiene på klinikk-nivå Utvalget har arbeidet en del med å få definert målsettinger og overordnede handlingsplaner på klinikknivå. Det foreligger nå forslag til målsettinger under hovedstrategiene for hver klinikk. Konkret handlingsplan på hver avdeling, skal lages årlig på avdelingsnivå. Dette er ikke med i planen, men utgjør en viktig del av strategiarbeidet i foretaket. Utformingen av planen må derfor også måles opp mot hvor lett den etterpå lar seg omsette i konkrete handlingsalternativer for hver avdeling. I de tidligere fasene har hele organisasjonen vært utfordret til å gi innspill. I denne fasen

87 har klinikkledermøtene vært involvert for å drøfte utformingen på klinikknivå. Det har vært en del arbeid med å finne frem til riktig presisjonsnivå og omfang for det som skal vedtas i selve planen. 4. Forholdet til avdelingsnivået I innledningen er det klargjort sammenhengen mellom strategiplan, budsjettvedtak og årlige handlingsplaner på avdelingsnivå. Hovedstrategiene som foretaket skal jobbe etter, må være tydelige, men ikke for detaljert. Grunnen til det er todelt: Detaljeringen får best kvalitet når den gjøres av dem som kjenner det aktuelle fagfeltet. I tillegg vil et vidt handlingsrom for den enkelte avdeling med hensyn til hvordan oppgavene skal løses, motivere enda bedre til å levendegjøre strategiene. 5. Fakta-delen Denne beskrivelsen er i kapittel 1 i planen. Teksten i dokumentet i dette kapitlet er revidert. I tillegg er disposisjonen strammet opp. Målet er at dette kapitlet skal kunne tjene som en lett tilgjengelig faktabank om egen virksomhet. I tillegg skal dette kapitlet fremheve viktige forhold ved befolkning, sykdomsbilde og andre aktører som vi mener må være med i vurderingen av spesialisthelsetilbudet for Finnmark. Avslutning - fremdrift Styret inviteres til å komme med innspill til det foreliggende dokumentet. Strategigruppen vil levere endelig forslag til direktør rett over nyttår. Forslaget vil bli sendt ut på høring i januar til eksterne parter før endelig styrebehandling 10.februar 2010.

88 Strategiplan Helse Finnmark HF Der sola aldri går ned! Hammerfest Utgave 12

89 Strategiplan Forord Rammebetingelser og utviklingstrekk Lovverk og politiske føringer Samfunnstrender og medisinsk utvikling Egen organisasjon og pasientbehandling Organisasjonen Statistikk ambulering og desentralisering Aktivitetsutvikling og DRG aktivitet Kvalitetsindikatorer Ansatte og økonomi Samspill med andre aktører Gjennomførte tiltak i forrige strategiperiode Desentralisering og samhandling IKT og telemedisin Rekruttering og stabilisering Arbeidsmiljø Økonomi Endringer i pasienttilbud og struktur Opptrapping innenfor Psykisk helsevern og rus Utfordringer og mulighetsområder Kompetanse, ledelse og FOU Samhandling og tilgjengelighet Prosesstøtte, systemer og teknologi Omdømme, valgmuligheter og organisasjon Rekruttering og stabilisering Økonomi og investeringsbehov Det flerkulturelle samfunn Verdigrunnlag og kjerneverdier Målsetning Strategiområder Kvalitet Stabile og sterke fagmiljø Samhandling Desentralisering Organisasjon og ledelse Samisk kultur og språk Klinikkenes målsetninger og overordnede tiltaksplaner Klinikk Kirkenes Klinikk Hammerfest Klinikk Psykisk Helsevern og Rus Klinikk Prehospitale tjenester Klinikk Drift Der solen aldri går ned! - 2

90 Strategiplan Forord Strategiarbeidet og strategiplanen skal bidra til en mest mulig felles virkelighetsforståelse av de utfordringer og valg spesialisthelsetjenesten i Finnmark står foran den kommende 5-års perioden. Kunnskap om befolkningsutvikling, medisinsk og teknologisk utvikling, organisering av helsetjenesten m.m. er noen av de viktigste rammefaktorene som påvirker de valg som må tas. Strategiplanen beskriver de viktigste forhold som ligger til grunn for styrets og ledelsens strategiske beslutninger i forhold til Helse Finnmarks fremtidige tjenestetilbud og rolle. Arbeidet med strategiplanen starter i februar I arbeidet har man involvert ansatte, fagorganisasjoner, ledere og styre. Planen ble vedtatt av styret 10.februar Strategiplanen er overordnet og vil følges opp årlig igjennom virksomhetsplanlegging ved klinikkene og igjennom utarbeiding av årsplaner og budsjetter. Målgruppen for strategiplanen er ledere og ansatte i Helse Finnmark, befolkningen i Finnmark og kommuner og samarbeidspartnere for øvrig. Foretaksnivå Strategiplanen Klinikknivå Overordnede mål / tiltak Årlig budsjett Avdelingsnivå Årlige Virksomhetspl 3 - Der solen aldri går ned! -

91 Strategiplan Rammebetingelser og utviklingstrekk Denne delen beskriver foretakets omgivelser, rammebetingelser og utviklingstrekk som vil ha betydning for vårt arbeid fremover. Lover og regler definerer rammer for vår virksomhet. Generelle trender i befolkningsutvikling og sykdomsbilde vil ha betydning også for Finnmark. I tillegg gjennomgås noen spesielle trekk ved sykdomsbildet i Finnmark. Organisasjonen Helse Finnmark beskrives deretter for å gi et bilde av det apparat som pr i dag er på plass, både med hensyn på klinikker, aktivitetsutvikling, kvalitetsindikatorer, ansatte og økonomi. Vi plasserer også vår aktivitet i en større regional og nasjonal sammenheng Lovverk og politiske føringer Helseforetakene opererer under mange rammebetingelser. Driften av foretakene er tuftet på lov om spesialisthelsetjenesten. Tjenestene som utføres reguleres blant annet gjennom pasientrettighetsloven som gir pasienten visse rettigheter, og lov om helsepersonell som regulerer helsepersonells rettigheter og plikter. Prioriteringer som gjøres i pasientbehandlingen skjer i henhold til prioriteringsforskriften. Gjennom lov om helseforetak er sørge for -ansvaret lagt på helseforetakene. Hvert av helseforetakene får en årlig rammebevilgning fra Staten. Innenfor den tildelte ramme skal hvert helseforetak organisere et helhetlig tilbud av sykehus- og andre spesialisthelsetjenester, slik at befolkningens behov for slike tjenester blir best mulig dekket. I tillegg til det som nevnes ovenfor er flere andre lover, forskrifter og rundskriv som for eksempel samisk språklov, lov om psykisk helsevern m.fl. retningsgivende for foretakets arbeid og virksomhet. I tillegg til lover og regler styres og reguleres helseforetakets arbeid av beslutninger fattet i flere overordnede institusjoner og organisasjoner. Stortinget vedtar lover og regler og regjering og departement iverksetter planer, strategier og tiltak ovenfor helsesektoren som regionale og lokale helseforetak skal arbeide for å gjennomføre. Helsetilsynet fører tilsyn med helseforetakene og Helsedirektoratet er kompetanseorgan for denne virksomheten. Nasjonal helseplan utarbeides av regjeringen og vedtas i Stortinget. Planen legger grunnlaget for langsiktig arbeid i helseforetakene. Med bakgrunn i nasjonale planer og retningslinjer vedtar Helse Nord RHF strategier for overordnet arbeid i helseforetakene i regionen. Årlig utarbeides blant annet oppdragsdokument til helseforetakene med prioriteringer for arbeidet kommende år. Ulike Stortingsmeldinger og reformer vedtas også knyttet til organisering, prioritering, helsetilbud til ulike grupper av befolkningen m.m. Disse meldingene og reformene skal blant annet styrke grunnlaget for driften av spesialisthelsetjenesten og bidra til effektivisering, prioritering og måloppnåelse knyttet til nasjonale målsetninger m.m. o Nasjonal helseplan o Oppdragsdokument fra Helse Nord o Strategi Helse Nord o Lokalsykehusstrategien 4 - Der solen aldri går ned! -

92 Strategiplan o Samhandlingsreformen o St meld om - Mangfold og likeverd o St meld nr 25 Åpenhet og helhet o St meld nr 28 - Helsetilbud til den samiske befolkning o I tillegg en rekke nasjonale fagplaner (eksempel rehabiliteringsvirksomheten) 1.2. Samfunnstrender og medisinsk utvikling Et viktig premiss for befolkningsutviklingen nasjonalt de nærmeste årene, er forventningene om økt levealder. I tillegg øker folketallet hvert år. Om noen år vil vi passere 5.millioner mennesker i Norge. Antallet eldre over 70 år vil være økende i årene som kommer, og gjennomsnittlig levealder vil være høyere om 20 år enn den er i dag. Økningen i antallet eldre vil også føre til økning i antallet som blir syke i høy alder. (Kilde: SSB befolkningsutvikling) Kilde: SSB 2009 Folketallet i Finnmark har gått ned de siste årene. Stastistisk sentralbyrås (SSB) fremskrivninger tyder på at de små kommunene i fylket vil oppleve nedgang i folketallet og de største kommunene, slik som Sør-Varanger, Hammerfest og Alta kommer til å få en økning i folketallet. På samme måte som i resten av landet vil det vil bli flere eldre som en konsekvens av økt levealder. Levealderen vil fortsatt likevel være noe lavere i Finnmark enn i resten av landet. Det forventes at aldersrelaterte sykdommer vil være økende som et resultat av denne utviklingen, og antallet pasienter vil være økende. - Der solen aldri går ned! - 5

93 Strategiplan Befolkningsutvikling Finnmark antall år Kilde: SSB 2009 Det er en del spesielle forhold ved sykdomsbildet i Finnmark. I fylket dør flere menn av hjertekarsykdommer enn ellers i landet. Hyppighet av lungekreft blant kvinner i Finnmark er høyere enn landet for øvrig. Det samme er tilfellet for voldsomme dødsfall. (Kilde: Helse Nord RHF 2009) Utdanningsnivået i Finnmark er lavere enn i resten av landet. Antallet arbeidsledige og andel av befolkningen som er på sosialhjelp er tradisjonelt sett høyere i Finnmark enn landet for øvrig. (Kilde: SSB befolkningsutvikling) Forskjellene blir mindre, men også de neste årene forventer man en ulikhet på disse områdene. Småkommunene opplever dette i større grad enn andre kommuner. En generelt lavere sosioøkonomisk status i Finnmark enn for landsgjennomsnittet, gir Helse Finnmark en større utfordring med hensyn til helserelaterte problemer knyttet til dette. Samtidig er det også slik at det er tilsvarende større helsegevinster som kan oppnås ved forbedringer. Antallet personer med livsstilsrelaterte problemer vil vokse framover. Kols, diabetes, slag, kreft, rusavhengighet og dårligere psykisk helse vil øke i omfang, og kommer til å kreve store ressurser i forhold til forebygging og behandling de nærmeste årene. Disse utviklingstrekkene i sykdomsbildet gjør det naturlig å legge større vekt på forebygging generelt og satsning på fagområder som rus og psykiatri spesielt. - Der solen aldri går ned! - 6

94 Strategiplan Kilde: Folkehelseinstituttet 2009, helsebarometer. Figuren viser oversikt over dødelighet, røykevaner, fysisk aktivitet, utdanningsnivå osv. for befolkningen i Finnmark sett i relasjon til landet for øvrig. De nærmeste årene vil fokus rettes mot forebygging og muligheter for å tilrettelegge slik at man reduserer antall sykdomstilfeller eller lidelser. Teknologisk forventes det utvikling av verktøy for bedre diagnostisering, bedre datasystemer og sammenstilling av data fra ulike kilder. I tillegg har vi sett en utvikling i retning av større vekt på teamarbeid i pasientbehandling. Det må antas at dette vil fortsette i takt med nye og bedre spesialiserte løsninger. Denne utviklingen vil føre til behov for større integrasjon mellom ulike funksjoner og samtidig muligheter for å tilby nye tjenester desentralt. - Der solen aldri går ned! - 7

95 Strategiplan Egen organisasjon og pasientbehandling Organisasjonen Klinikk Kirkenes Antall senger 59 senger og 8 hotellsenger 16 sykestuesenger: Tana (2), Nesseby (1), Vadsø (6), Vardø (2), Båtsfjord (2), Berlevåg (1), Gamvik (1), Lebesby (1) Antall årsverk Ca. 261 årsverk pr. oktober 2009 Avdelinger Poliklinikker Medisin inkl. dialyseenhet, Kirurgi inkludert ortopedi, ØNH og øye. Gyn/føde, ReHabilitering, Akuttavdelingen (intensiv-, anestesi-, operasjonsavdeling og akutt-mottak), Radiologi, Medisinsk biokjemi og blodbank, Fysioterapi og Ergoterapi, Lærings- og mestringssenter. Medisin, Kirurgi/ortopedi, Barn, Gynekologi, Føde, Hud, ØNH, Øye, Revmatologi, Nevrologi, Ernæringsfysiologi, Hørsel, hud og nevrologi i Vadsø. 8 - Der solen aldri går ned! -

96 Strategiplan Klinikk Hammerfest Antall senger Antall årsverk 99 senger og 14 hotellsenger. 24 sykestuesenger: Alta (9), Hasvik (1), Karasjok (4), Kautokeino (3), Loppa (1), Måsøy (1), Nordkapp (3), Porsanger (2) Fødetilbud: 4 plasser i Alta Ca 420 årsverk. Avdelinger Poliklinikker Medisin med geriatrisk enhet og dialyse, Kirurgi, Ortopedi og senter for elektiv ortopedisk virksomhet, Gyn/føde med risikofødsler ned til 32.uke, Barn inkl. barnehabilitering og nyfødte ned til 32. uke, Anestesi, Intensiv, Akuttmottak, Operasjon, Radiologi, Medisinsk biokjemi og blodbank, Fysio/ergoterapi. Medisin, Kirurgi, Ortopedi, Gyn/føde, Barn, Kreftpoliklinikk, Hud, ØNH, Øye, Nevrologi, Nefrologi og Reumatologi, Ernæring, Lærings- og mestringssenter, Spesialistpoliklinikken i Alta, cytostatika og dialysebehandling Alta kommune, Spesialistlegesenteret i Karasjok, lysbehandling Nordkapp kommune. Klinikk Psykisk helsevern og rus Døgnplasser DPS 55 døgnplasser fordelt på 3 DPS, SANKS 4 plasser, Finnmarksklinikken 12 plasser. Antall årsverk Psykisk helsevern 322 årsverk, Rusvern 18 årsverk (pr ) Distriktspsykiatriske senter (DPS) og poliklinikker DPS Vest-Finnmark; BUP Alta, VPP Alta inkl. dagavdeling/gruppeterapi, PUT Alta, VPP Hammerfest og Døgnavdeling post Talvik og post Alta. SANKS/DPS Midt Finnmark; BUP Karasjok, Familieavdeling Karasjok, PUT Karasjok, Ungdomspsykiatrisk avdeling Karasjok, FOU, Døgnenhet og VPP Lakselv, Akutteam i Lakselv. DPS Øst-Finnmark; Døgnenhet og VPP i Tana, VPP og BUP i Kirkenes. Finnmarksklinikken; Senter for behandling av avhengighet og rus (SAR). 9 - Der solen aldri går ned! -

97 Strategiplan Klinikk Prehospitale tjenester Avdelinger og årsverk Prehospital klinikk består av 2 luftambulanser med 1 fly i Kirkenes og 2 fly i Alta. AMK sentralen er lokalisert til Kirkenes. Det finnes totalt 17 ambulansestasjoner fordelt på hele fylket. Til sammen 196 årsverk inkludert 5,66 lærlinger. Klinikk Drift og Eiendom Avdelinger og årsverk Klinikk Drift består av 7 ulike avdelinger. Klinikken ledes av driftssjef og har totalt 84 årsverk. De ulike avdelingene er Kjøkken/kantine, husøkonom, sentralbord/resepsjon, IT, medisinteknisk og bygg og vedlikehold. Arbeidsoppgavene strekker seg fra matservering og kantinedrift, via renhold og tøylager til teknisk drift av medisinsk utstyr og vedlikehold av bygg og anlegg for øvrig. Klinikk Drift har sin hovedaktivitet ved klinikk Hammerfest og Klinikk Kirkenes. Stab/støtte og administrasjon Avdelinger og årsverk Stab/støtte og administrasjon i Helse Finnmark består av personalavdeling, økonomiavdeling, sekretariat, samt informasjonsog samhandlingsenhet. Personalavdelingen har ansvar for rekruttering, opplæring, lønn, kvalitetsarbeid, HMS og FOU virksomhet. Økonomiavdelingen arbeider med budsjett, analyse, regnskap, pasientreiser innkjøp og behandlingshjelpemidler. Sekretariat og informasjon- og samhandling arbeider blant annet med informasjonsvirksomhet, samhandling med kommuner m.m. Totalt er det 73 årsverk i disse avdelingene Der solen aldri går ned! -

98 Strategiplan Statistikk ambulering og desentralisering Filosofien bak desentraliseringen av spesialisthelsetjenester er å tilrettelegge for nærhet til behandlingsapparatet ved at spesialistene ambulerer ut til pasientene. Gjennom å utvikle et behandlingsapparat i en kommune som ikke har sykehus vil man kunne oppnå mer likeverdig helsetjeneste for befolkningen og gi økt mulighet for nærhet mellom spesialist og den enkelte pasient.(nou 1997:2, Stmeld nr , Sosial- og helsedirektoratet Rapport IS-1077) Det å stimulere til denne type samarbeidsløsninger mellom forvaltningsnivåene i helsetjenesten er spesielt viktig i Finnmark både i forhold til geografi og befolkningsstruktur. I tillegg vil man kunne oppnå en samfunnsøkonomisk lønnsom organisering av spesialisthelsetjenesten som kommer pasienten til gode. Totalt antall desentraliserte konsultasjoner(eksklusive rtg) Alta 7700 kons kons kons. Karasjok 5022 kons kons kons. Spesialistpoliklinikken i Alta med røntgen er først og fremst et elektivt tilbud, men røntgen har daglig ø-hjelp for pasienter fra legevakta og fastlegene. Rundt 35 % av aktiviteten ved røntgen er såkalte ø-hjelp eller andre henvisninger som haster. De ambulerende spesialistene behandler ø-hjelp pasienter på forespørsel fra legevakta og fastlegene hvis det er rom for det og da er ofte et røntgenbilde nødvendig for vurderingen. Total produksjonen røntgen avdelingen i Alta Alta Aktivitetsutvikling og DRG aktivitet Aktivitet målt i DRG-poeng DRG Hammerfest Kirkenes Totalt Kilde: Analysesenteret Varehuset 17.mars 2009 Aktivitet målt i DRG- poeng ved klinikk Hammerfest har vært økende i perioden fra Klinikk Kirkenes har hatt en nedgang i aktiviteten i samme periode. Fra 2007 til 2008 er aktivitet målt i DRG poeng gått ned ved begge klinikkene. Samlet sett har likevel aktiviteten i perioden fra ved de to klinikkene vært økende Der solen aldri går ned! -

99 Strategiplan Beleggsprosent Beleggsprosent for kirurgisk og medisinsk fagområde 2007 og 2008 målt i 3. tertial. Fagområde Kirurgisk fagområde belegg Medisinsk fagområde belegg 3. tertial ,60 % 81,80 % 102,80 % 98,00 % Kilde: Analysesenteret Varehuset 17.mars 2009 Helse Finnmark har totalt i 2008 en gjennomsnittlig beleggsprosent på 90%, fordelt på 98% innen medisinsk fagområde og 78% innen kirurgisk fagområde. Innen medisinsk fagområde ligger foretaket tett opptil, eller over kapasiteten. Sammenligner man 2007 innenfor det kirurgiske fagområdet med 2008 har det vært en liten økning i beleggsprosenten. Aktivitetsutvikling Somatikk Aktivitetsutvikling Heldøgn Dagopph/DK Polikl. kons. Heldøgn Dagopph/DK Polikl. kons. Hammerfest Kirkenes Klinikk Hammerfest har totalt sett hatt en liten økning i heldøgnspasienter fra 2006 til 2008 på 4 døgnbehandlinger. Totalt sett har det vært en reduksjon i antall dagopphold ved Klinikk Hammerfest fra 2006 til 2008 på 341 opphold. Det har også vært en reduksjon i antall polikliniske konsultasjoner ved Klinikk Hammerfest fra konsultasjoner i 2006 til i Etablering av 3 avtalespesialister ved Spesialistpoliklinikken i Alta innenfor øre-nese-hals, øye og gynekologi forklarer nedgangen i polikliniske konsultasjoner ved klinikken. Private spesialisters aktivitet rapporteres ikke inn i aktivitetsregisteret som foretakene bruker. Klinikk Kirkenes har en reduksjon i antall heldøgnopphold fra 2006 til 2008 med 24 døgn. Antall dagopphold ved klinikk Kirkenes har økt med 184 opphold fra 2006 til Klinikk Kirkenes har i 2008 en økning totalt sett på polikliniske konsultasjoner sett i forhold til 2006 på konsultasjoner. - Der solen aldri går ned! - 12

100 Strategiplan Aktivitetsutvikling Psykisk helsevern og Rus Aktivitetstall BUP Utskrivinger døgnbehandling Antall liggedøgn Antall oppholdsdager dagbehandling Polikliniske konsultasjoner BUP Antall tiltak BUP (indirekte og direkte) Aktivitetstall VPP Utskrivinger døgnbehandling Antall liggedøgn Antall oppholdsdager dagbehandling Polikliniske konsultasjoner VOP Aktivitetstall RUS Utskrivninger døgnbehandling Antall liggedøgn Kilde: ASL /Analysesentret/ Klinikk for psykisk helsevern og rus Antall liggedøgn ved BUP familieavdelinga er redusert i perioden Polikliniske konsultasjoner og antall tiltak BUP har økt betydelig i samme periode. Helse Finnmark har i tråd med opptrappingsplanen lykkes i å øke sitt tilbud i BUP fra 2006 til Aktiviteten innenfor VPP har som følge av opptrappingsplanen økt i fra Antall oppholdsdager/dagbehandling har gått ned i samme periode. Aktiviteten innenfor rusomsorgen har økt, som følge av økning av antall behandlingsplasser ved Finnmarksklinikken fra 10 til 12 plasser i Kvalitetsindikatorer Antall korridorpasienter Klinikk Kirkenes Klinikk Hammerfest I løpet av 2008 har Klinikk Hammerfest hatt 201 korridor pasienter mot 419 i 2004 (manuell telling). Dette viser en betydelig nedgang de siste årene. Ved klinikk Kirkenes har det vært en reduksjon i antall korridorpasienter fra 2004 fram til I perioden fra 2007 til 2008 har det likevel vært en økning på 85 pasienter. Andel epikriser innen 7 dager somatikk Klinikk Kirkenes 50,0 % 51,3 % 60,4 % 68,0 % Klinikk Hammerfest 49,9 % 53,6 % 62,0 % 56,0 % - Der solen aldri går ned! - 13

101 Strategiplan I 2008 var 68 % av epikrisene ved Klinikk Kirkenes sendt ut innen 7 dager, mot 60,4 % året før. Tilsvarende tall for Klinikk Hammerfest er 56% i 2008, mot 62 % i Epikrisetiden har samlet sett vist en positiv utvikling i perioden fra 2005 fram til 2008 ved begge klinikkene. Måltallet for utsendelse av epikriser er at 80% skal være sendt ut innen 7 dager. Ventelistetall Somatikk Helse Finnmark overholder i all hovedsak ventelistegarantien i Unntaket er innenfor øye-og hørselslidelser. Ventetiden for øyelidelse er 30 uker ved klinikk Kirkens og 16 uker ved klinikk Hammerfest. For hørselslidelser er ventetiden 30 uker ved klinikk Kirkenes og 26 uker ved Klinikk Hammerfest. Det er registrert få eller ingen fristbrudd ved klinikkene de siste årene. Ventelistetall Psykisk helsevern og Rus Klinikk psykisk helsevern har som mål å kunne tilby oppstart i behandlingen senest innen 90 dager etter at henvisningen er vurdert. Måltall for barn og unge er ventetid på 60 dager. Ventetiden er redusert det siste året. Ventetiden anser man som tilfredsstillende i forhold til prioriteringsforskriften. Gjennomsnittlig ventetid for barn ved alle avdelinger er rundt 20 dager. Innenfor Rus er gjennomsnittlig maks ventetid for pasienter med rett til nødvendig helsehjelp steget noe det siste året. Infeksjonsstatistikk Kirkenes 5,80 7,20 6,40 6,10 Hammerfest 5,50 7,20 3,70 4,30 Tallene viser gjennomsnittlig prevalens ved klinikkene. Begge klinikkene gjennomfører 4 prevalensmålinger i året slik det er lovpålagt fra Folkehelsa. Infeksjonsforekomsten i Helse Finnmark er ikke alarmerende høy i forhold til ellers i landet. I Helse Finnmark er det hovedsakelig forekomsten av urinveisinfeksjoner og nedre luftveisinfeksjoner som dominerer, og disse infeksjonene har pasientene oftest med seg før de innlegges på sykehusene, men registreringsstedet er der hvor pasienten oppholder seg på prevalenstidspunktet. Forekomsten av sårinfeksjoner er også lav. Det er allikevel grunn til å ha kontinuerlig fokus på infeksjonsforebyggende arbeide for å holde infeksjonstallene lavest mulig. Kvalitetsmålet sykehusene skal jobbe mot bør være null infeksjoner. Dette er av stor betydning for kvaliteten på sykehusoppholdet til den enkelte pasient. Videre er det av økonomisk interesse for foretaket å ha lav/ingen infeksjonsforekomst da dette gir sparte penger i form av kortere liggetid, mindre antibiotikaforbruk og mulighet for å nytte disse frigjorte ressursene til øvrig drift og pasientbehandling - Der solen aldri går ned! - 14

102 Strategiplan Ansatte og økonomi Årsverk Helse Finnmark HF hadde i årsverk, mens det i 2007 var årsverk. Dette er en økning på 166 årsverk (12%). Hovedårsak til økt antall stillinger er: Overtagelse av bilambulansen Opptrappingsplan innen klinikk psykisk helsevern og rus. Opprettelse av prosjekt raskere tilbake ved klinikk Hammerfest samt inntak av fire lærlinger ved samme klinikk. Økonomi Bevilgningene til helseforetakene over statsbudsjettet ble nesten doblet fra 2002 til Fram til 2008 var økningen på om lag 33 milliarder kroner. Helseforetakene opplever likevel fortsatt store underskudd. I denne perioden har helseforetakene fått flere nye oppgaver, pensjonskostnadene har økt, og vi har hatt en generell lønns- og prisstigning. Korrigert for dette så er bevilgningene økt med i størrelsesorden 3-5 milliarder kroner. (kilde: ECON rapport Ressursbruk i spesialisthelsetjenesten) Inntekter Kostnad Resultat DRG Antall ansatte Tall i løpende tusen kroner Utviklingen i varekostnaden følger utviklingen knyttet til inntekt og aktivitet. Vi ser at aktiviteten (DRG) var stabil fra 2005 til 2006, hvorpå den økte i 2007 med en liten reduksjon igjen i Samme utvikling har varekostnaden hatt, men vi kan se at inntekten derimot fortsetter å øke i 2008, noe som kan bety bedre kostnadskontroll. Lønnskostnaden øker med økningen i antall ansatte. Fra 2007 til 2008 skylles veksten i antall ansatte at man overtok prehospitale tjenester og opptrapping i psykisk helsevern. Økte lønnskostnader skylles også økte pensjonskostnader. Lønnskostnad per ansatt justert for lønnsvekst, ser derfor ut til å holde seg relativt stabilt. Andre driftskostnader har de to siste årene vært stabil og lavere i forhold til 2005 og 2006, tatt i betraktning at man i 2008 fikk inn prehospitale tjenester, hvor man brukte en del ressurser på etablering. - Der solen aldri går ned! - 15

103 Strategiplan Samspill med andre aktører Innenfor hele virksomheten er Helse Finnmark avhengig av, og står i et samspill med andre aktører. Innenfor somatiske sykehus har Universitetssykehuset i Tromsø (UNN) en rekke spesialistfunksjoner for Finnmarks befolkning. Dette er ikke et statisk bilde, men har endret seg over tid. Også innen psykisk helsevern har UNN sykehusfunksjonene for Finnmark. Innenfor rusbehandling har vi eget tilbud, men bruker også i stor grad andre offentlige og private tilbud. Innenfor rusbehandling brukte vi i 2008 vel 10.7 mill.kr. på egen virksomhet og kjøpte tjenester for 12.9 mill.kr. Antall opphold (dag/døgn) i de 10 hyppigste DRG-ene i 2007 og 2008 for pasienter bosatt i Finnmark er beskrevet nedenfor. Tallene oppgis i totalt antall for alle behandlingssteder og er fordelt på andel for de som behandles i Finnmark. Tabellen viser at kreftbehandling, dialyse, rehabilitering og fødsler er de mest hyppigste DRG-ene. DRG Tot 2007 Behandl Helse Finnmark Andel Helse Finnmark 1DRG 410A Kjemoterapi u/akutt leukemi som bidiagnose, uspesifisert % 2DRG 317 Dialysebehandling % 3DRG 462B Rehabilitering, vanlig % 4DRG 391 Frisk nyfødt % 5DRG 140 Angina pectoris % 6DRG 373 Vaginal fødsel u/bk % 7DRG 467 Påvirkninger på helsetilstanden ITAD % 8DRG 183 Øsofagitt, gastroenteritt & diverse > 17 år u/bk % 9DRG 125 Diagnostisk perkutan hjerteprosedyre u/ kompl hjertelidelse % 10 DRG 381 Kirurgisk revisjon ved spontan eller medikamentelt utløst abort % DRG Tot 2008 Behandl Helse Finnmark Andel Helse Finnmark 1DRG 410A Kjemoterapi u/akutt leukemi som bidiagnose, uspesifisert % 2DRG 317 Dialysebehandling % 3DRG 391 Frisk nyfødt % 4DRG 373 Vaginal fødsel u/bk % 5DRG 462B Rehabilitering, vanlig % 6DRG 140 Angina pectoris % 7DRG 183 Øsofagitt, gastroenteritt & diverse > 17 år u/bk % 8DRG 39 Operasjoner på linsen % 9DRG 467 Påvirkninger på helsetilstanden ITAD % 10 DRG 381 Kirurgisk revisjon ved spontan eller medikamentelt utløst abort % Antall opphold (dag/døgn) i de 10 hyppigste DRG-ene i 2007 og 2008 for pasienter bosatt i Finnmark. Kilde: SKDE Tabellen viser andeler som Finnmark har innenfor ulike diagnoser. Den kan også være en spore til forbedringsområder. Helse Finnmark håndterer nesten alle behov innen dialyse, friske nyfødte, vanlige vaginale fødsler, spiserørssykdommer, samt abort. En stor del av hjertepasientene behandles også ved egne sykehus, mens noen naturlig nok må behandles ved UNN. Foretaket har en utfordring knyttet til videreutvikling av tilbud innenfor rehabilitering og kreftomsorg med kjemoterapi. På sikt bør det vurderes å bygge kompetanse i skjæringspunktet mellom kreftbehandling (onkologi) og lindring (palliasjon), som vil bli et større felt i tiden som kommer på grunn av befolkningsutvikingen. Disse to grupper (rehabilitering og kreftbehandling) er store, og rommer pasienter som har behov for - Der solen aldri går ned! - 16

104 Strategiplan behandling nær hjemstedet der telemedisinsk støtte fra universitetsklinikken kan være mulig å tenke seg. Operasjoner på øyet utføres i stor grad utenfor helseforetaket og her ligger det også en mulighet knyttet til utvikling av tilbud ved egne sykehus. Undervisningsinstitusjonene er andre viktige aktører for Helse Finnmark HF. Vi er en kompetansebedrift som trenger kontinuerlig påfyll av medarbeidere og av ajourført kompetanse. I en spesiell stilling står Universitetet i Tromsø og Høgskolen i Finnmark. Det har stor betydning for oss at universitetet legger til rette for studenter fra Finnmark, både for legestudiet og andre helseprofesjons-utdanninger. Sykepleierutdanningen i Finnmark, hovedsakelig i Hammerfest, har stor betydning for å sikre lokal rekruttering til sykepleieryrket. Samtidig bruker foretaket betydelig med ressurser for å legge til rette for praksisplasser innen ulike fagområder, og da spesielt for studentene fra våre hovedsamarbeidspartnere. Kommunesektoren står ansvarlig for det grunnleggende helsetilbudet i lokalsamfunnet. Det er åpenbart at kvaliteten på dette tilbudet har betydning for arbeidsmåter og omfang på det som sykehusene skal levere. På samme måte vil en velfungerende spesialisthelsetjeneste være et viktig aktivum for kommunenes helsearbeid. Det er tradisjon for tett kontakt mellom de to nivåene i Finnmark. Dette ønsker foretaket å videreutvikle, både ved struktur og formalisering av samarbeidet og basert på tilpasning til lokale variasjoner i forutsetninger og behov. For alle områder gjelder det at det er et dynamisk forhold mellom Helse Finnmark og våre samarbeidspartnere. Et godt lokalsykehus må stadig utvikle seg, slik at det kan ta det ansvaret som er naturlig innenfor de store sykdomsgruppene. En jevn aktivitet sikrer grunnlaget for sykehusene, mens dramatisk fall i aktivitet vil gi store samfunnsøkonomiske konsekvenser. En foreløpig konklusjon på dette er at det er i samfunnets interesse at vi kan levere pasientbehandling på rett nivå med god kvalitet, og at vi endrer oss i takt med sykdomsbildet hos pasientene som skal betjenes 2. Gjennomførte tiltak i forrige strategiperiode Strategiske satsningsområder i forrige strategiperiode har vært desentralisering og samhandling, IKT og telemedisin, rekruttering og stabilisering, samt arbeidsmiljø og økonomi Desentralisering og samhandling Det er opprettet flere nye tilbud både ved spesialistpoliklinikken i Alta og i Karasjok. I Alta har man fått på plass en 100 % fast stilling innenfor indremedisin, dagkirurgi innenfor ortopedi 4 uker hvert år, tre 100 % stillinger for privatpraktiserende spesialister innenfor Øre/nese/hals, øye og gynekologi og en 100 % stilling som spesialist innenfor fysikalsk medisin og rehabilitering. - Der solen aldri går ned! - 17

105 Strategiplan I Karasjok har man etablert en 20 % avtalehjemmel som indremedisiner, ambulerende faste spesialister fra Klinikk Kirkenes innen reumatologi og Øre/nese/hals, ambulerende spesialister fra Klinikk Hammerfest innenfor gynekologi og pediatri og ambulering fra Røntgen ved klinikk Hammerfest. Helseministeren framhever det desentraliserte tilbudet fra spesialisthelsetjenesten til Alta kommune som en positiv modell for organiseringen av helsetjenestene i landet. Det er etablert overordnede samarbeidsavtaler med alle kommunene og ordningen med praksiskonsulenter har bidratt til økt samarbeid mellom primærhelsetjenesten og kommunene. Det er også etablert ulike samarbeidsforum med kommunene. I perioden er sykestuesamarbeidet videreutviklet igjennom utredning av det faglige tilbudet og finansieringsmodeller. I 2009 fikk man på plass nye retningslinjer og kr. 15. mill. i prosjektmidler til finansiering av videre satsning IKT og telemedisin Innen IKT og telemedisin er elektronisk pasientjournal etablert. Papirløse journaler sikrer en bedre arbeidsflyt i foretaket og forenkler arbeidshverdagen for alle. Videre har foretaket innført bruk av programvare for kvalitetssikring og dokumentasjon som muliggjør systematisk oppfølging av avvik, og gjør det enklere å finne og spre dokumentasjon. I perioden har man også installert sak- og arkivsystemet Ephorte og turnusplanleggingssystemet GAT. Aktiv bruk av lyd/bilde møter bringer foretaket nærmere hverandre og foretaket kommer nærmere brukerne. Bruken har vært økende i hele perioden og gir foretaket lavere reisekostnader og økt effektivitet. I perioden er service vedrørende IKT overført fra eget foretakt til Helse Nord IKT Rekruttering og stabilisering Innenfor rekruttering og stabilisering er det etablert et eget prosjekt for legespesialister. Prosjektet har gått over flere år, og det er ansatt egen prosjektleder som har kontorsted i Kirkenes. Årlig bruker man 4-5. millioner kroner på tiltak som kontakt og oppfølging av potensielle kandidater under utdanning, tilrettelegging av helhetlige utdanningsforløp, tilrettelegging for spesialisering, hospiteringsordninger, tilrettelegging av muligheter for forskning og markedsføring av foretaket og virkemidlene som finnes m.m. Det er også gjennomført et eget utdanningsprogram for psykiatere innenfor BUP, VOP og psykologspesialister. Dette er et prosjekt som er kjørt i samarbeid med Helse Nord. Rekrutteringsprogram for spesialsykepleiere ble etablert i perioden og innen forskning kan man vise til økt aktivitet de siste årene. Etter- og videreutdanning har vært prioritert, og mange har fått mulighet til dette igjennom aktiv satsning fra foretaket. I perioden har man også deltatt i regionalt masterprogram i helseledelse og gjennomført lederutviklingsprogram for ledere i foretaket. I 2009 ble det også etablert et praktisk lederopplæringsprogram og et lederprogram for stasjonsledere i ambulansetjenesten. - Der solen aldri går ned! - 18

106 Strategiplan Arbeidsmiljø I forhold til arbeidsmiljø har man hatt stor fokus på HMS arbeid. Det er opprettet egen stilling som HMS koordinator og foretaket gjennomfører årlige HMS dager. Det er etablert en virksom vernetjeneste igjennom kompetanseheving av ledere og verneombud Økonomi I perioden har det vært fokus på tiltak for å få en ryddig og forutsigbar økonomi. Det er redusert betydelig i antallet stillinger ved de somatiske klinikkene og innen stab/støtte. Antall kirurgiske senger er redusert med 30 ved klinikkene i Hammerfest og Kirkenes og antallet ansatte er redusert med til sammen 40 årsverk innenfor klinisk arbeid. Det har også vært en reduksjon på 35 årsverk i stab og støtte. Kostnadene til pasienttransport er redusert med 25 millioner kroner i perioden. Videre er det gjennomført ulike strukturelle endringer knyttet til funksjonsfordeling mellom AMK og prehospitale tjenester, etablering av nye MR tilbud og CT tilbud osv. Dette vil på sikt bidra til besparelser og rasjonell drift i foretaket. Bevilgningene har i perioden økt betydelig og er løftet opp på et høyere nivå Endringer i pasienttilbud og struktur Kreftkirurgi (gastro/mamma) er sentralisert til UNN i perioden. Foretaket har også overtatt ansvaret for flysykepleierne på luftambulansen og det er etablert MR tilbud både i Kirkenes og Hammerfest. Det er også etablert kreftpoliklinikk i Hammerfest og Spesialisert bakvakt innenfor ortopedi er avviklet i Kirkenes. Det er etablert lindrende enhet ved Klinikk Kirkenes. Klinikk Hammerfest har fått på plass et geriatrisk team og enhet med 4 geriatriske sengeplasser. Både Kirkenes og Hammerfest har etablert lærings- og mestringssenter og i Kirkenes har man etablert lungepoliklinikk. Antallet AMK sentraler er redusert fra 2 til 1 og AMK Finnmark er etablert med AMK sentral i Kirkenes. De desentraliserte tilbudene er også styrket i perioden både i Alta og i Karasjok Opptrapping innenfor Psykisk helsevern og rus Foretaket har gjennomført en betydelig opptrapping av arbeidet innenfor Psykisk helsevern og Rus. Spesielt nevnes etablering av Samisk Nasjonalt Kompetansesenter (SANKS) med avd. barn/unge i Karasjok og avd. for voksne i Lakselv som et nasjonalt kompetanse senter for psykisk helsevern for den samiske befolkningen. Kompetansesenteret er integrert med DPS Midt-Finnmark. SANKS driver med både forskning/utvikling, veiledning, undervisning og klinisk arbeid. De har etablert 3 satteliter i Tysfjord, Snåsa og Oslo, hvor det er en 100% stillingsressurs på hver plass. - Der solen aldri går ned! - 19

107 Strategiplan Det er i perioden etablert et akutt team og en familieenhet i Midt-Finnmark. Det er også etablert et ambulant team i Midt/Øst-Finnmark. Ambulant team jobber klinisk for DPS - Øst Finnmark. Dette er også utviklet ved DPS - Vest Finnmark. Helse Finnmark har etablert ny familieenhet i Karasjok og ny døgnavdeling Alta. Lokalene i Lakselv og Tana har fått en betydelig oppgradering og det er etablert ny ungdomspsykiatrisk avdeling i Karasjok. 3. Utfordringer og mulighetsområder 3.1. Kompetanse, ledelse og FOU Kompetanse og kompetanseutvikling er sentrale elementer i utviklingen av en spesialisthelsetjeneste som skal møte nye krav fra samfunnet og pasienter knyttet til å behandle flere pasientgrupper. I framtiden vil det være viktig for helseforetakene å framstå som høyt spesialiserte kunnskapsbedrifter der ansatte utgjør foretakets viktigste ressurs. Tilrettelegging for faglig utvikling i gjennom utvikling av programmer for systematisk kompetanseutvikling vil være viktig i årene som kommer. Kompetansebehovet er økende innenfor helsesektoren og faglig utvikling for å holde tritt med utviklingen innenfor ulike fagfelt vil være sentralt både i forhold til å holde på fagfolk, øke kvaliteten på helsetjenestene og skape fornøyde pasienter. Helse Nord har gjennom sin forskningsstrategi uttrykt ønske om utvidelse av forskningsaktiviteten ved helseforetakene i Nord. Nytt lovverk innenfor forskning stiller også nye krav til blant annet forskningsansvarlig og system for internkontroll m.m. Lederutvikling og opplæring vil være sentrale element i utviklingen av helseforetakene. Kvalifiserte ledere er nøkkelen til måloppnåelse innenfor foretakenes strategiområder. Dette sammen med arbeid innenfor FOU må for mange gis spesiell prioritet framover Samhandling og tilgjengelighet Teknologi og kostnadsutvikling åpner nye muligheter for etablering av behandlingstilbud nærmere der folk bor. Dette sammen med forventninger fra pasientene om økt tilgengelighet på helsetjenester vil kreve fokus på desentralisering av spesialisthelsetjenester framover. Sykestuene vil være viktig i forhold til desentralisering av tilbud, men også i forhold til samarbeid med primærhelsetjenesten om å tilby et best mulig tilbud til pasientene. Samhandlingsreformen fokuserer på økt samarbeid og samhandling både for å øke kvaliteten på helsetjenester, effektivisere pasientbehandlingen og utnytte og fordele ressursene bedre. Dette vil stille krav til helseforetakene om aktiv holdning og satsning i forhold til dette. Og Systemer, rutiner og prosesser må tilpasses for å kunne få til både bedre samhandling og øke tilgjengeligheten til helsetjenester. - Der solen aldri går ned! - 20

108 Strategiplan Prosesstøtte, systemer og teknologi Kvalitetsutviklingen ved norske sykehus vil være i fokus i årene som kommer. Pasienten får økte rettigheter og stiller strengere krav til helsetjenestene som leveres. Det vil også bli behandlet flere pasienter enn man gjør i dag. Dette vil blant annet føre til behov for utvikling av kvalitetssystemer med fokus på standardisering og automatisering av pasientbehandlingen på mange ulike områder. Fokus må i mange tilfeller rettes mot etablering av intern kultur for evaluering av egne behandlingsdata. Utvikling av systemer for beslutningsstøtte og investering i ny teknologi og teknisk infrastruktur vil bidra til økt struktur og kontroll i pasientbehandlingen. Opprettelse av system for behandlingslinjer utvikles ved flere helseforetak over hele landet. Dette sammen med etablering av læringsmetoder og system vil kunne bidra til smartere pasientbehandling med høy kvalitet og effektiv ressursutnyttelse Omdømme, valgmuligheter og organisasjon Helseforetakene opplever at pasientene selv i langt større grad enn tidligere velger behandlingssted. Pasientene stiller også krav til behandlingsinstitusjoner knyttet til behandlingstid og resultat. Fritt sykehusvalg fører til at behandlingsstedsted i større grad avgjøres med basis i informasjon om tilbudet, omdømme av institusjonen, tilgjengelighet m.m. Utfordringen for foretakene er å utvikle sin virksomhet slik at den framstår som positiv med høy kvalitet og evne til å tilfredsstille pasientenes behov. Interne prosesser, utvikling av organisasjon og hvordan organisasjonen framstår legger grunnlaget for hvordan pasienten opplever tjenestetilbudet og således til slutt velger hvor han vil behandles. Bygging av organisasjon og utstrakt informasjonsarbeid vil kunne bidra til å gi foretakene økt legitimitet i befolkningen. For at helseforetakene skal kunne bygge et godt omdømme, må de definere sin egen identitet på en troverdig måte. Ledelse og ansatte må jobbe sammen for å finne felles mål og identitet. Det er viktig at ansatte er stolt av arbeidsplassen sin. Et godt arbeidsmiljø må derfor sees i sammenheng med dette Rekruttering og stabilisering Rekruttering av helsepersonell har i mange år vært hovedutfordringen for helseforetakene. Spesielt gjelder dette foretakene ute i distriktene som over flere år har hatt utfordringer knyttet til både lege- og sykepleierdekningen, samt psykologer og psykologspesialister. Dyktige fagfolk er selve grunnlaget for driften av helseforetakene. For mange foretak blir det viktig å rekruttere nye medarbeidere sett i relasjon til behandling av de store sykdomsgruppene. Aktiv - Der solen aldri går ned! - 21

109 Strategiplan holdning og tiltak rettet mot rekruttering vil være viktig for å kunne bidra til full dekning av leger og psykiatere. Hovedutfordringen for helseforetakene, i tillegg til rekrutteringen, vil være å få til en stabilisering av arbeidskraften igjennom tiltak som bidrar til økt faglig utvikling, utfordringer, attraktiv arbeidstid, kollegialt samhold m.m. Attraktive arbeids- og læringsmiljø er ofte viktige kriterier for å kunne bidra til stabilisering av ansatte Økonomi og investeringsbehov Helse Norge opplever en betydelig økning i kostnadene med lønnsvekst som en av hovedforklaringene. Dette sammen med en forventet aktivitetsvekst i årene som kommer vil sette helseforetakene i en utfordrende situasjon med tanke på å skape økonomisk kontroll som igjen skal kunne gi økt handlefrihet. De økonomiske rammene vil igjennom overføringer og bevilgninger stille strengere krav til helseforetakene i forhold til kostnadskontroll og effektiv ressursutnyttelse. Samtidig opplever man at bygningsmassen og utstyret ved de ulike foretakene vil kreve betydelige oppgraderinger og fornying dersom man skal kunne drive effektiv pasientbehandling på en økonomisk forsvarlig måte i årene som kommer. Samlet sett er dette utfordringer som vil kreve spesiell fokus og tilrettelagte tiltak fra hele organisasjonen i mange år framover Det flerkulturelle samfunn Det norske samfunn blir stadig mer flerkulturelt. I Finnmark finnes det folk fra mange ulike kulturer og språkgrupper. Innvandringen sørger for at stadig nye nasjonaliteter bosetter seg i fylket vårt. I takt med at samfunnet blir enda mer flerkulturelt så må også samfunnsinstitusjoner som Helse Finnmark legge til rette for at alle skal få et likeverdig tjenestetilbud. Lov om helseforetak paragraf 1 pålegger Helse Finnmark å yte gode og likeverdige spesialisthelsetjenester til alle som trenger det uavhengig av alder, kjønn, bosted økonomi og etnisk bakgrunn En betydelig del av de norske samene bor i Finnmark. Helse Finnmark har derfor et spesielt ansvar for å innarbeide et samisk språklig og kulturelt perspektiv i sine tjenester. Foretaket har fått et spesielt ansvar for å utvikle samisk nasjonalt kompetansesenter innenfor psykisk helsevern. Vi har også et ansvar for å påse at samisk tolketjeneste er tilgjengelig og brukes aktivt ovenfor samiske pasienter. Igjennom aktiv tilstedeværelse og ansvar skal man sikre en likeverdig behandling av samiske pasienter fra de tradisjonelle samiske kjerneområdene, kystsamer og befolkning med samisk bakgrunn for øvrig. - Der solen aldri går ned! - 22

110 Strategiplan Verdigrunnlag og kjerneverdier Helse Finnmark HF skal yte gode og likeverdige spesialisthelsetjenester til alle som trenger det uavhengig av alder, kjønn, bosted, økonomi og etnisk bakgrunn, samt legge til rette for forskning og undervisning. (Stiftelsesprotokollen 3) Vårt verdigrunnlag legger til grunn at pasientens behov er utgangspunktet for all behandling og kjernen i all pleie. Disse kjerneverdiene skal prege all vår virksomhet i møte med pasienter, kolleger og eksterne samarbeidsparter. Våre kjerneverdier er: Respekt Åpenhet Tilgjengelighet 5. Målsetning I Helse Finnmarks verdigrunnlag står det: Helse Finnmark HF skal være en trygghetsbase og det naturlige førstevalget vedrørende spesialisthelsetjenester for befolkningen i Finnmark. Dette skal oppnås igjennom utvikling av en organisasjon og ledelse med fokus på faglighet, kvalitet og samhandling med nærhet til bruker, der det legges til rette for behandling av de vanligste lidelser kombinert med muligheten for satsing på spesielle fagområder. 6. Strategiområder 6.1. Kvalitet Kvalitet på våre tjenester skal sikres igjennom enkelhet i arbeidsrutiner og system Utviklingen av læringsmetoder og system for å sikre kvaliteten på Helse Finnmark sine tjenester blir viktig framover. Fokus må endres fra organisering av tjenesten til innhold i tjenesten. Utvikling av behandlingslinjer og kvalitetssystem vil gi et vesentlig bedre grunnlag for å fatte gode beslutninger som skal bidra til at pasienten opplever økt kvalitet og sikkerhet i behandlingen. Automatisering og standardisering av prosesser og etablering av IKT system og teknisk infrastruktur vil sikre helhetlig behandling og målrettet ressursbruk i pasientforløpet. Læringsmetoder og system Fokus på innhold i tjenesten - Der solen aldri går ned! - 23

111 Strategiplan Behandlingslinjer og kvalitetssystem Beslutningsstøtte Opplevelse av økt kvalitet som også bidrar til økt omdømme Helhetlig pasientforløp 6.2. Stabile og sterke fagmiljø Stabile og sterke fagmiljø skal etableres igjennom kompetanseutvikling og attraktive læringsmiljø Rekruttering og stabilisering er en hovedutfordring for Helse Finnmark. Dette skal skje gjennom fokus på nye og eksisterende ansatte med lokal tilhørighet eller ønske om å bli. Det å utvikle attraktive arbeids- og læringsmiljø der faglig utvikling og forskning settes i fokus, vil kunne bidra til kontinuerlig faglig oppdatering med mål om å oppnå full spesialistlegedekning i foretaket. Tilrettelegging av individuelle videreutdanningsplaner og spesielle opplæringsplaner for sentrale faggrupper i samarbeid med blant annet UNN, vil gi kompetanseutvikling som styrker fagmiljøene i hele foretaket. Økt krav til kompetanse ved prehospital virksomhet krever økt fokus på videreutdanning av personell og rekruttering og opplæring av nye lærlinger. Fortsatt fokus på lederutvikling vil være et viktig fundament for framtidig utvikling av foretaket. Attraktive arbeids- og læringsmiljø Forskning og utvikling Mål om full spesialistlegedekning Etter- og videreutdanning Samarbeid med UNN om utdanning og opplæring Fortsatt fokus på lederutvikling Lærlinger innefor ambulansefaget 6.3. Samhandling Gjennom samhandling med kommunene skal framtidens spesialisthelsetjeneste utvikles Samhandlingsreformen legger opp til utstrakt samarbeid mellom primærhelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten. Utvikling av sykestuene, etablering av nye behandlingsformer og samarbeidsarenaer ute i kommunene, samt tettere samarbeid om pasientbehandling vil være vesentlige faktorer knyttet til Helse Finnmarks arbeid med dette. Framtidens spesialisthelsetjeneste vil bygges i gjennom et forsterket og utvidet samarbeid med kommunene i Finnmark Fylke. Dette skal blant annet foregå innenfor pasientbehandling, administrativt og faglig samarbeid, og gjennom felles utviklingsarbeid og prosjekt. Samhandlingsreformen Samarbeid mellom primærhelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten 24 - Der solen aldri går ned! -

112 Strategiplan Utvikling av sykestuene Etablering av samarbeidsarena med kommunene Tettere samarbeid om pasientforløp Faglig og administrativt samarbeid 6.4. Desentralisering Desentralisering skal skape nærhet til bruker Nærhet til brukeren vil bli en sentral utfordring for Helse Finnmark når framtidige behandlingstilbud skal etableres og videreutvikles. Desentralisering av spesialisthelsetjenesten vil være viktig for å kunne tilby pasientene behandling så nært sitt hjemsted som mulig. Dette vil blant annet stille spesielle krav til foretakets kompetanse på kulturforståelse og forståelse for det samiske språk. Sentralisert behandling av spesialister vil skape en opplevelse av økt kvalitet og enklere hverdag for pasienten. Nærhet til bruker skal også etableres gjennom utvikling av teknologiske løsninger i forhold til kommunikasjon, samhandling og medisinske behandlingsmetoder og teknikker. Nærhet til bruker Desentralisering av spesialisthelsetjenesten Opplevelse av økt kvalitet og enklere hverdag for brukeren Utvikling av teknologiske løsninger for behandling Utvikling av teknologiske løsninger for kommunikasjon Økt kulturforståelse og satsing på samisk språk og kultur 6.5. Organisasjon og ledelse Vår organisasjon og ledelse skal gjenspeile vårt verdigrunnlag og våre kjerneverdier Helse Finnmark sitt verdigrunnlag legger til grunn at pasientens behov er utgangspunktet for all behandling og kjernen i all pleie. Disse kjerneverdiene skal prege foretakets virksomhet i møte med pasienter, kolleger og eksterne samarbeidsparter. Respekt, åpenhet og tilgjengelighet skal være en selvfølge i foretakets interne og eksterne kommunikasjon, og legge grunnlaget for bygging og videreutvikling av vår organisasjon, våre medarbeidere og ledelse. Helse Finnmark skal igjennom aktivt informasjonsarbeid framstå som en enhetlig organisasjon med utgangspunkt i vårt verdigrunnlag. Høy faglig integritet og kompetanse skal oppnås på alle nivå i organisasjonen, og ledelse vil være et viktig virkemiddel for å få til dette. Med bakgrunn i foretakets kjerneverdier skal organisasjon og ledelse også utvide forståelse for samisk folk og kultur. Pasientens behov i fokus Respekt, åpenhet og tilgjengelighet Fokus på organisasjon og ledelse 25 - Der solen aldri går ned! -

113 Strategiplan Informasjon og kommunikasjon Omdømmebygging 6.6. Samisk kultur og språk Gjennom aktiv handling skal vi legge til rette for samisk språk og kultur Helse Finnmark har et spesielt ansvar for å innarbeide et samisk språklig og kulturelt perspektiv i sine tjenester. På den måten skal man sikre en likeverdig behandling av samiske pasienter fra de tradisjonelle samiske kjerneområdene, kystsamer og befolkning med samisk bakgrunn for øvrig. Foretaket har fått et spesielt ansvar for å utvikle samisk nasjonalt kompetansesenter innenfor psykisk helsevern (SANKS) som må videreutvikles de neste årene. Vi har også et ansvar for å påse at samisk tolketjeneste er tilgjengelig og brukes aktivt i møte med samiske pasienter. Det blir viktig å gi tilbud om samisk språkopplæring og opplæring i samisk kultur for de ansatte i foretaket. Foretaket må videreutvikle informasjonsmateriell på samisk og det må arbeides med utvikling av utrednings- og testverktøy på samisk. Samisk språkopplæring hos ansatte Utvikling av tolketjenesten Opplæring i Samisk kulturforståelse Utvikling av infomateriell på Samisk Utvikling av utrednings og testverktøy på Samisk Fokus på rekruttering av Samisk talende medarbeidere Fokus på helsearbeiderens behov for samisk tolk - Der solen aldri går ned! - 26

114 Strategiplan Klinikkenes målsetninger og overordnede tiltaksplaner I denne delen av dokumentene vil klinikkenes målsetninger og overordnede tiltaksplaner under hvert av strategiområdene ovenfor presenteres. Målsetningene og overordnede tiltak skal danne grunnlag for utarbeidelse av årlige handlingsplaner og budsjetter Klinikk Kirkenes Hovedmål Klinikk Kirkenes vil videreutvikle sin profil som lokalsykehus med akuttfunksjon, fødeavdeling og foretaksovergripende ansvar for rehabilitering og habilitering for voksne. Gjennom samhandling skal klinikken bidra til at pasientene ivaretas på det beste effektive omsorgsnivået i helsetjenesten der pasientens behov er i sentrum. Klinikk Kirkenes skal videreutvikle sin posisjon som Barentssykehus i tråd med samfunnsutviklingen særlig innen gruvedrift, olje og gass. Et viktig mål i denne perioden er å legge til rette for å bygge et nytt sykehus i Kirkenes for å imøtekomme framtidens behov. Kvalitet Klinikk Kirkenes skal videreutvikle et kompetansemiljø for en helhetlig og koordinert spesialisthelsetjeneste som imøtekommer pasientenes behov, herunder ta hensyn til pasientenes kulturelle egenart og flerspråklighet. Behandlingsforløpene i klinikk Kirkenes skal være forutsigbare, helhetlige og effektive. Klinikk Kirkenes skal holde høy faglig standard og kunne dokumentere det gjennom systematisk kvalitetssikring og gjeldende kvalitetssystemer. Kvaliteten i klinikken Kirkenes skal bidra til å sikre et godt omdømme, slik at pasientene føler seg trygge på at de får et godt tilbud i Finnmark. Stabile og sterke fagmiljø Rekruttering av personell med lokal tilknytning vil være et viktig fokus for å sikre stabilitet. Klinikk Kirkenes skal være en faglig målrettet utdanningsarena, i samhandling med klinikk Hammerfest, Universitetssykehuset Nord-Norge HF og primærhelsetjenesten. Klinikken Kirkenes skal legge til rette for forskning og fagutvikling. Klinikken Kirkenes skal ha et arbeidsmiljø som bidrar til stabile og sterke fagmiljø. Klinikken Kirkenes skal samhandle med utdanningsinstitusjonene om utdanning og kompetanseutvikling i Finnmark. Klinikk Kirkenes skal videreutvikle den spesialiserte tverrfaglige tjenesten i Helse Finnmark, både gjennom ambulant og klinisk virksomhet. - Der solen aldri går ned! - 27

115 Strategiplan Samhandling Gjennom samhandling internt, med andre sykehus og primærhelsetjenesten skal Klinikk Kirkenes sikre at pasientene får god behandling på riktig nivå i helsetjenesten. Gjennom samhandling med brukerorganisasjoner skal klinikk Kirkenes sikre at tilbudet er tilpasset pasientens behov. Prioritere koordineringsarbeidet i klinikken, for å sikre god samhandling med kommunen. Dette skal gjøres ved å tilføre ressurser og plassere større ansvar i enheten. Desentralisering Klinikk Kirkenes skal videreutvikle de tilbud som er desentraliserte Klinikk Kirkenes skal i samhandling med primærhelsetjenesten til en hver tid vurdere hvilke nye tilbud det er riktig å desentralisere. Organisasjon og ledelse Klinikk Kirkenes skal ha en kultur der verdigrunnlaget, etiske retningslinjer og medvirkning fra ansatte gjenspeiles i den daglige driften i hele organisasjonen. Klinikk Kirkenes skal gjennom godt lederskap og styring utvikle en kultur der tildelte ressurser forvaltes på en kostnadseffektiv måte. Klinikk Kirkenes skal gjennom organisasjonsutvikling sikre at klinikken kan imøtekomme framtidens tjenester og ressursbehov. Samisk kultur og språk Klinikk Kirkenes skal ha fokus på rekruttering av samisktalende ansatte Klinikk Kirkenes skal siker at alle pasienter som er samisktalende får et tilfredsstillende tolketilbud. Klinikk Kirkenes skal sikre at alle ansatte har kunnskap spesialisthelsetjenesten sitt ansvar for å ivareta den samiske befolkningen og kjenner til den samiske kultur 7.2. Klinikk Hammerfest Hovedmål Klinikk Hammerfest vil videreutvikle sin posisjon som lokalsykehus med akuttfunksjoner og skal gjennom samhandling oppnå en hensiktsmessig oppgavefordeling mellom nivåene i helsetjenesten. Klinikk Hammerfest skal ha et særskilt tilbud for risikofødsler ned til uke 32 for hele befolkningen i Finnmark. Klinikk Hammerfest skal ha tilbud inne elektiv og akutt pediatri samt barnehabilitering for hele befolkingen i Finnmark. Klinikk Hammerfest vil videreutvikle sin funksjon som senter for elektiv ortopedisk virksomhet i Finnmark gjennom internt og regionalt samarbeid. - Der solen aldri går ned! - 28

116 Strategiplan Kvalitet Klinikk Hammerfest skal sikre at behandlingsforløp blir forutsigbart, helhetlig og effektivt for pasient og pårørende. Brukernes erfaring skal benyttes i planlegging og tilrettelegging av behandlingstilbud ved Klinikk Hammerfest. Forebygging av uønskede hendelser skal være klinikkens hovedfokus i forbedringsarbeidet. Stabile og sterke fagmiljø Ved hjelp av kompetente medarbeidere skal Klinikk Hammerfest utvikles til å bli en effektiv og resultatorientert klinikk. Klinikk Hammerfest skal ha faste ansatte medarbeidere i alle stillinger Forskning og fagutvikling skal være en naturlig og høyt prioritert del av Klinikk Hammerfest sin virksomhet. Klinikk Hammerfest skal være en målrettet utdanningsarena for studenter, lærlinger og egne medarbeidere. Samhandling Klinikk Hammerfest skal bidra til god samhandling mellom alle nivå i helsetjenesten gjennom forpliktende avtaler og etablering av og deltagelse i samhandlingsfora. Desentralisering I nært samarbeid med kommuner og brukere skal Klinikk Hammerfest ta i bruk ny teknologi og kunnskap for å videreutvikle vårt tjenestetilbud. Organisasjon og ledelse Verdigrunnlaget og etiske retningslinjer skal inngå i Klinikk Hammerfest sitt kvalitetsog HMS arbeid som en del av det daglige virksomheten. Lederne i Klinikk Hammerfest skal drive sine avdelinger med god økonomistyring og ha et helhetlig perspektiv. Gjennom organisasjonsutvikling og investeringer skal ressursene i Klinikk Hammerfest utvikles og tilpasses fremtidens behov. Samisk kultur og språk Utvikle og profilere Klinikk Hammerfest som et kompetansemiljø for en helhetlig og koordinert spesialisthelsetjeneste til den samiske befolkningen Klinikk Psykisk Helsevern og Rus Hovedmål Klinikk psykisk helsevern og rus skal utvikle desentraliserte, tilgjengelige og sammenhengende spesialisthelsetjenester av høy faglig kvalitet som er tilpasset befolkningens behov. Klinikken skal videreutvikle det nasjonale tilbudet til den samiske befolkningen innenfor området psykisk helsevern og det regionale tilbudet til den samiske befolkning innenfor rusområdet. - Der solen aldri går ned! - 29

117 Strategiplan Kvalitet Klinikk psykisk helsevern og rus skal sikrer gode behandlingsforløp med høy faglig kvalitet gjennom å arbeide kontinuerlig med kvalitetsforbedring og internkontroll systemer. Kvalitetsforbedringsarbeidet skal skje i nær dialog og samarbeid med brukerne, primær- og spesialisthelsetjenesten for øvrig ved: Helhetlige gode pasientforløp på tvers av ansvarsområder Sikre internkontroll rutiner Brukerundersøkelser i forhold til tilfredshet hos brukerne Utvikle lærende organisasjoner Stabile og sterke fagmiljø Klinikk psykisk helsevern og rus skal gi et tilbud av faglig høy kvalitet med ansatte som har nødvendig fagkompetanse til å sikre pasienten riktig behandling til riktig tid på riktig nivå ved: Kompetanseplan som viser oversikt over klinikkens fagkompetanse og fremtidige behov Kompetanseutviklingsplaner Videreutvikle faglige samarbeidsrelasjoner på tvers i klinikken Rekruttering og stabilisering av spesialister Samhandling Klinikken skal bidra til at brukerne sikres riktig behandling til riktig tid på riktig nivå ved at spesialisert kompetanse kommer brukerne til gode gjennom dialog og samarbeidsavtaler mellom klinikken, kommunene, UNN HF og spesialisthelsetjenesten for øvrig. Klinikken skal sammen med våre samarbeidsparter bidra til helhetlige pasientforløp i dialog med brukeren ved: Samarbeidsavtaler med kommuner og UNN DPS kommunedager Samhandlingstiltak Samarbeid og dialog med brukeorganisasjoner Desentralisering Klinikken skal videreutvikle det desentraliserte spesialisthelsetjenestetilbudet i tråd med nasjonale og regionale føringer ved: Tydeligere behandlingsforløp Tilby tjenester ute i kommunene, pasientbehandling, veiledning og undervisning Økt bruk av elektroniske hjelpemidler i pasientbehandling - Der solen aldri går ned! - 30

118 Strategiplan Organisasjon og ledelse Klinikken skal sikre en helhetlig og tydelig ledelse i alle avdelinger på alle nivåer ved: Fokus på lederfunksjon Lederutvikling Klinikksjefens månedlige møte med avdelingslederne som arena for dialog Samisk kultur og språk Utvikle et likeverdig tilbud for den samiske befolkningen innenfor psykisk helsevern og rus Rekruttering og stabilisering av spesialister og ansatte med samisk språk og kulturkompetanse Tilby nærhet og tilgjenglighet til bruker i forhold til samisk språk og kultur Bidra til utdanning av tolker med helsefaglig kompetanse Opplæring av pasient og dialog med pårørende på samisk. Sikre flere maler / dokumenter på samisk til utredning, tester og informasjon Etablere grensesamarbeid med Sverige i forhold til pasientarbeid tilsvarende dagens ordning med Finland Klinikk Prehospitale tjenester Hovedmål Prehospital klinikk vil videreutvikle ambulansetjenesten i Helse Finnmark og jobbe for samarbeid med kommune helsetjenesten og spesialisthelsetjenesten. Kvalitet Prehospital klinikk skal gi likeverdige helsetjenester av god kvalitet, tilpasset befolkningens og den enkelte brukers behov. Samarbeid med kommunehelsetjenesten i forhold til trening og opplæring vil være et kvalitetsmål. Utvikle og profilere Prehospital klinikk som et kompetansemiljø i nærmiljøet. Prehospital klinikk skal holde høy faglig standard og kunne dokumentere det. Stabile og sterke fagmiljø Ved hjelp av kompetente medarbeidere skal Prehospital klinikk utvikles til å bli en effektiv og resultatorienterte klinikk. Prehospital klinikk skal ha faste ansatte medarbeidere i alle stillinger Prehospital klinikk skal jobbe målrettet med faglig kompetanseheving og ha lærlinger under opplæring på egnede stasjoner. Samt tilrettelegge for hospitering når dette er nødvendig. Samhandling Prehospital klinikk skal bidra til god samhandling med kommuneleger, legevakter og andre naturlige samarbeidspartnere. - Der solen aldri går ned! - 31

119 Strategiplan Organisasjon og ledelse Prehospital klinikk skal ivareta verdigrunnlaget, etiske retningslinjer og medvirkning fra ansatte. Prehospital klinikk skal drives med god og pålitelig økonomistyring. Samordning, effektiv drift og investeringer skal bidra til bedre pasienttilbud og sørge for at verdiene i klinikken vedlikeholdes og utvikles. Samisk kultur og språk Rekruttering og stabilisering av ansatte med samisk språk og kulturkompetanse 7.5. Klinikk Drift Hovedmål Klinikk Drift har en servicefunksjon i forhold til tjenester og virksomheter i Helse Finnmark. Klinikken omfatter renhold, kjøkken/kantine, sentralbord, bud og posttjeneste, IKT, teknisk drift og vedlikehold av maskiner og bygningsmassen samt drift og vedlikehold av medisinteknisk utstyr. Klinikkens oppgaver er å yte intern service til den øvrige virksomheten i Helse Finnmark samt ivareta foretakets eiendom i henhold til gjeldende lover og regler. Klinikken skal videreutvikle sin funksjon som intern servicefunksjon i Helse Finnmark, samt standardisere og implementere interne prosedyrer for å sikre kvalitet i tjenestene. Kvalitet Klinikk Drift skal ha standardiserte kvalitetssystemene for å ivareta sikkerheten til ansatte, pasienter og foretakets eiendom i henhold til gjeldende lover og regler knyttet til tjenestene. Skal holde høy faglig standard og dokumentere det gjennom systematisk kvalitetssikring i henhold til kvalitetssystemer. Kvaliteten og servicen fra klinikken skal bidra til å sikre at ansatte, pasienter og foretakets eiendom blir ivaretatt på en god måte og i henhold til foretakets verdier respekt, åpenhet og tilgjengelighet. Stabile og sterke fagmiljø Klinikk drift skal ha ved å definere arbeidsoppgaver som skal løses internt ha tydelig definerte kompetansekrav i sin organisasjonsmodell Klinikk Drift skal til enhver tid søke å inneha den nødvendige kompetansen for å utføre sine tjenester ved å alltid ha rett kompetanse ansatt. Klinikken skal gjennom sin kompetanseplan ha et arbeidsmiljø som bidrar til stabile og sterke fagmiljø. - Der solen aldri går ned! - 32

120 Strategiplan Samhandling Klinikk Drift skal gjennom høy grad av service oppleves som en samarbeidspartner og skal samhandle med hele foretakets virksomhet. Organisasjon og ledelse Klinikk Drift skal gjennom godt lederskap og styring være tilgjengelig og yte god intern service. Klinikken skal gjennom godt lederskap og styring respektere interne kunder, ansatte, foretakets eiendom og til enhver tid gjeldende rammer. Klinikken skal gjennom godt lederskap og godt arbeidsmiljø vise åpenhet i form av god intern informasjon, samarbeid med, og medvirkning fra, ansatte, brukere og offentlige tilsynsmyndigheter. Klinikk Drift skal gjennom godt lederskap og styring utvikle en kultur som bidrar til respekt for tildelte ressurser, at intern servicen oppleves som god fra virksomheten og bidrar til godt arbeidsmiljø og trivsel på arbeidsplassen. Klinikk Drift skal gjennom organisasjonsutvikling ivareta foretakets ansatte, pasienter og eiendom i henhold til lover og regler og i henhold til forventet servicenivå. Økt forståelse for samisk språk og kultur Klinikk Drift skal gjennom opplæring i samisk kulturforståelse få styrke kompetansen og forståelsen for samisk kultur - Der solen aldri går ned! - 33

121 Administrasjonen Styremøte i Helse Finnmark HF Dato. 4. desember 2009 Møtedato: desember 2009 Saksbehandler: Økonomisjef Lill-Gunn Kivijervi Sak nr: 76/2009 Navn på sak: Status brannteknisk oppgradering av sykehusene i Helse Finnmark HF - orienteringssak. Tilrådning: 1. Styret tar status for brannteknisk oppgradering av sykehusene i Helse Finnmark HF til orientering 2. Styret ber administrerende direktør påse at brannavvikene lukkes. Vedlegg: 1. Saksfremlegg 2. Referat 03 Tilsynsrapport og møte med brannvesenet den Tilsynsrapport for Kirkenes Sykehus, brev fra Sør-Varanger Kommune Tilbakemelding etter tilsyn Helse Finnmark HF, Kirkenes Sykehus. Sendt til Sør- Varanger Kommune Vedrørende deres tilbakemelding på vårt forhåndsvarsel om tvangsmulkt samt vedtak om tvangsmulkt, brev fra Sør-Varanger Kommune den Eva Håheim Pedersen Adm. dir. Status brannteknisk oppgradering av sykehusene i Helse Finnmark HF orienteringssak.

122 Saksbehandler: Fungerende Driftssjef Lill-Gunn Kivijervi Styresak 76/2009 Status brannteknisk oppgradering av sykehusene i Helse Finnmark HF Bakgrunn Helse Finnmark har siden høsten 2007 satt fokus på brannsikkerheten ved de to sykehusene i helseforetaket. Styret har vært informert om brannteknisk status for sykehusene i styresak 61/2007, 5/2008 og 6/2009. Mål Hovedmålet med det iverksatte brannsikkerhetsarbeidet i Helse Finnmark er å bedre brannsikkerheten ved sykehusene i Helse Finnmark ved å gjennomføre bygningsmessige og organisatoriske tiltak. Status det organisatoriske arbeidet Helse Finnmark har i 2009 fått på plass brannvernboka. Gjennom dette arbeidet er to sentrale elementer i det organisatoriske arbeidet på plass. Ansvars- og rolleavklaringer Utarbeidelse av prosedyrer for egenkontroll I det videre arbeidet vil det iverksettes tiltak for å gjennomføre de øvrige tiltak for det organisatoriske arbeidet ved at det nedsettes en arbeidsgruppe som skal prioritere følgende: Bedre brannvernopplæring av ansatte Systematisering av eksisterende dokumentasjon Revidering og oppføling av eksisterende risikoanalyser Utarbeidelse av risikoanalyser Status for det bygningsmessige arbeidet Hammerfest Reinertsen sin branntekniske rapport viste 85 avvik/tiltak for Hammerfest sykehus. Av totalt 85 tiltak er 44 tiltak gjennomført i 2008 og Rapporten og enkelt tiltak er gjennomgått med det lokale branntilsyn for å finne hensiktsmessige løsninger. Det videre arbeidet vil gjennomføres i nært samarbeid med brannvesenet og brannteknisk konsulent, og arbeidet med å lukke avviket i Hammerfest vil pågå i 2010 og Kirkenes Det har vært avholdt flere møter med Brannvesenet i Sør-Varanger kommune. I tillegg har Brannvesenet gjennomført flere branntilsyn ved sykehuset. Tilsynet tok for seg dokumentasjon, befaring samt stikkprøver for verifikasjon. Branntilsyn tok for seg gjennomgang av tilsynsrapport av med dokumentert oppfølging, fremdriftsplan, befaring samt stikkprøver for verifikasjon. Tilsynsrapport datert avdekket 10 avvik og 2 anmerkninger. For 2 av avvikene ble det satt frist for lukking til Helse Finnmark sendte svar til branntilsynet og avvik 9 ble lukket etter fristen, mens avvik 10 er lukket tidligere. Branntilsynet har i brev datert ikke godkjent brannvaktordningen og heller ikke

123 godkjent katastrofeplanen for Kirkenes sykehus som god nok rednings- og beredskapsplan. Branntilsynet har vedtatt tvangsmulkt fra 11. januar Branntilsynet har avdekket mangler ved det organisatoriske brannsikkerhetsarbeidet i Helse Finnmark. Det er blant annet ikke gjennomført tilstrekkelige risikoanalyser knyttet til brannsikkerheten og da særlig knyttet til brannvaktordningen som er innført. Helse Finnmark vil prioritere å leie inn brannteknisk konsulent som skal bidra til å gjennomføre risikoanalyser både knyttet til brannsikkerheten og brannvaktordningen samt få dette implementert som en del av internkontrollsystemet. På bakgrunn av Reinertsens branntekniske rapport har Helse Finnmark leid inn brannteknisk konsulent for å gjennomgå de ulike bygningsmessige tiltakene. Brannteknisk konsulent har utarbeidet en plan for brannteknisk oppgradering av bygningens seksjoneringsskiller, samt underetasje i seksjonen som inneholder K, M og ny Ø-fløy. Det er leid inn brannteknisk prosjekteringsbistand for å prosjektere arbeidet. Prosjekteringsarbeidet skal være gjennomført innen uke 3 med utlysning i Doffin, og kontrahering av entreprenør i uke 9. Det er omfattende bygningsmessige brannoppgraderinger som skal gjennomføres, og arbeidet må deles inn i faser for å strukturere lukking av avvik. Foreløpige kostnadsberegninger fra brannteknisk konsulent for brannoppgraderingens fase I (seksjoneringsskiller, samt underetasje i seksjonen som inneholder K, M og ny Ø-fløy) tilsier 1,4 mill. Brannteknisk konsulent har anbefalt å dele vurderingen av brannsikkerheten i 3 faser. Arbeidet med å vurdere brannsikkerheten i fase II og fase III iverksettes fortløpende, deretter iverksettes utbedringer. Etter hvert som bygningen sikres vil bygningen friskmeldes ved at prosjekterende søker godkjenning for bygget del for del. Helse Finnmark har og vil fortsatt prioritere å ha god dialog med det lokale brannvesenet både for å lukke organisatoriske avvik og bygningstekniske avvik. Brannsikringsarbeidet prioriteres i 2010 ved at det avsettes 3 mill. i budsjett 2010 til dette arbeidet.

124 Kirkenes Sykehus att: Tor Birger Grønnum Deres ref.: Vår ref.: Vår saksbehandler: Dato: Side: Tor Birger Grønnum Bengt Slettli. Slettli av 2 Referat 03 Tilsynsrapport og møte med brannvesenet Vi viser til møte den på Kirkenes Sykehus. Deltakere: Leif Sommer forebyggende avdeling brannvesenet Sør Varanger Kommune, Tor Birger Grønnum Kirkenes Sykehus (HF), Svein Ryeng Kirkenes Sykehus, Grete Åsvang Klinikksjef, Solveig Nilsen Hovedverneombud, Bengt Slettli Total Brannsikring AS. På møtet den er brannsikring og personsikkerhet tema som en del av det årlige tilsynet av brannvesenet. Tilsynet ble gjennomført ved at partene gjennomførte møte hvor det ble orientert om pågående arbeider fra Kirkenesklinikken, og hvor Sommer fra brannvesenet orienterte om status og krav til Kirkenesklinikken. Sak 1: Orientering fra Sør Varanger Brannvesen v/ Sommer Sommer refererte til forrige tilsyn og status siden da. Sommer har gitt pålegg 28/7 om å lukke 2 avvik fra forrige tilsyn. Forrige tilsyn ble gjennomgått pkt. for pkt. med kommentarer. De pkt. som ikke er lukket videreføres og medtas i dette tilsynet. (rapport av ) Et av hovedpunktene ved gjennomgangen var at Kirkenesklinikken ikke har sin organisatoriske oppbygning på plass. Pr. dato er ikke kompenserende tiltak innført. (ref. for eksempel. sprinkling) Brannøvelser er ikke risikobasert. Branntegninger og rømningsplaner er ikke oppgradert. Rom nummerering er ikke på plass. ROS analyser må gjennomføres på alle virksomheter, hvor risiko = sannsynlighet x konsekvens. Konklusjon fra brannvesenet: Dagbøter sendes fra hvis ikke Kirkenesklinikken kan sannsynliggjøre tilstrekkelig fremdrift og plan for det videre brannsikkerhets arbeidet. Frist den for lukking av avvik på rednings og beredskapsplan. Sak 2: Orientering fra Brannteknisk konsulent Bengt Slettli, Total Brannsikring Slettli gjennomgikk hva som er gjennomført siste periode, etter det første møtet med brannvesenet den : 1. Det er laget en risikovurdering og sikkerhetsvurdering som danner grunnlag for prioritering av utbedringer av Det er gjennomført møte vedrørende redning og beredskap (brannvaktordning) av Det er gjennomført risikovurdering med brannteknisk rapport med forslag til tiltaksplan og utbedringer den Det er foretatt møte på Hammerfest Sykehus mellom Tor Birger Grønnum, Driftssjef Lill Gunn Kivijervi og Total Brannsikring hvor beredskapsplan og fremdrift ble fastsatt. Hovedkontor: Total Brannsikring as Pb Alta Telefon: Telefaks; E-post: [email protected] Foretaksregisteret: NO Mobil Slettli: WWW. totbrann.no

125 Sak 3: Generell diskusjon Etter orienteringene, ble det en generell diskusjon om videre fremdrift og prioriteringer. Kirkenesklinikken kom med kommentarer og utfyllende informasjon. Momenter som kom frem: 1. Rydding av uønsket materiell prioriteres. Opperasjon dagsverk fra VGS skal brukes snarest til dette. 2. Det skal ikke foretas bruksendringer og bygningsmessige endringer uten at regelverk følges mht. avklaringer mot myndigheter. 3. Pasienter kan i dag bevege seg fritt på sykehuset. Det må iverksettes adgangskontroll for de områder hvor pasienter ikke skal ha adgang. 4. Narvesen må finne nye lokaliteter snarest pga. brannfare og rømningsmulighet forbi Narvesen i dag. 5. Tor Birger informerte om ROS analyser og brannbok for Kirkenesklinikken og fremdrift på dette. Er satt litt på vent, da instrukser og maler kolliderer med katastrofeplan. 6. Hver avdeling tar tak i branndokumentasjonen som ligger på dok.map og bruker de malene som er tilgjengelige som grunnlag for brann og beredskapsplan på sin avdeling. Sak 4: Gjenomgang på bygget seksjoneringer. Det ble gjennomført en befaring hvor brannteknisk rådgiver orienterte om planlagte oppgraderinger av seksjoneringene på bygget. Der blir 3 seksjoneringer totalt, slik at bygget deles inn i 3 seksjoner. Side 2 Sak 4: Oppsummering: Brannvesenet vil sende ut ny tilsynsrapport, hvor avvik som ikke er lukket fra forrige tilsyn blir videreført. Brannvaktordning som en del av beredskapsplan må fremlegges brannvesenet innen Rydding må iverksettes for U- etg. Adgangskontroll må iverksettes. Branntegninger, rom merking og rømningsplaner må oppgraderes. Fysiske tiltak og utbedringer må iverksettes. Brannvesenet forventer at ledelsen på Kirkenesklinikken forsetter og viderefører det arbeidet som nå er igangsatt, ved bruk at branntekniske rådgivere med tilstrekkelig kompetanse. Mål for sikkerhet må fastsettes Sikkerhet = organisatoriske tiltak x tekniske tiltak Fremdriftsplan må overholdes. Konklusjon: Brannvesenet er fornøyd med at der har blitt gjennomført og planlagt flere konkrete planer og tiltak i 2009, enn det som er blitt gjennomført siden Referent: Bengt Slettli, Total Brannsikring AS.

126

127

128

129

130

131 Sør-Varanger kommune Brannvesenet Postboks Kirkenes Deres ref: Vår ref: Dato: Arkivkode K2-M Saksnr.: 08/3338/10 TILBAKEMELDING ETTER TILSYN HELSE FINNMARK HF, KIRKENES SYKEHUS Vi viser til tilsendte rapport etter tilsyn, datert Vi vil innledningsvis beklage at flere av avvikene som er avdekket ikke er tilfredsstillende håndtert på et tidligere tidspunkt. I Helse Finnmark er det siste året gjennomført 2 viktige omorganiseringer vi mener skal bidra til å styrke oss også gjeldende de områder hvor det er påvist forbedringspotensialer. Vi vil kort redegjøre for dette. Endret organisasjonsstruktur: Organisasjonsstrukturen i Helse Finnmark er nå endret. Organisasjonskartet framstår nå som følger: HELSE FINNMARK HF STYRET ADM. DIR HR- avdeling Områder: Personal Lønn Opplæring Kvalitet HMS Forskning Økonomi avdeling Områder: Budsjett/ analyse Regnskap Pasienttransport Innkjøp Beh. hjelpemidler Sekretariat Stedsfortreder/ass.dir Med.fagl. rådgiver Sekretariat Informasjon/ samhandlingsenhet Informasjonssjef Barentssamarbeid Samhandlingskoordinator Praksiskonsulentene KLINIKK PSYKISK HELSEVERN OG RUS KLINIKKSJEF KLINIKK KIRKENES KLINIKKSJEF KLINIKK HAMMERFEST KLINIKKSJEF KLINIKK PREHOSPITALE TJENESTER KLINIKKSJEF KLINIKK FOR DRIFT OG EIENDOM Endringen har medført gjennomgang av alle stillingsbeskrivelser og instrukser slik at ansvar for HMS- og kvalitetsoppgaver er tydelig presisert gjennomgående for alle lederstillinger. Helse Finnmark HF Besøksadresse: Telefon: * Avd: Administrasjonen Saksbehandler: Sykehusveien 35 Sykehusveien 35 Telefaks sekretariat: Avd tlf: Adm.dir Hammerfest 9613 Hammerfest Epost sekretariat: Avd faks: Dir tlf: [email protected] Kontonr: Org nr: Internett: Avd e-post: Saksbehandler epost: MVA NO [email protected] [email protected]

132 2 Endret struktur organer som arbeider med HMS- og kvalitetsoppgaver Ny organisering av arbeid med kvalitet og HMS ble besluttet i ledermøte i Helse Finnmark HF tirsdag 25. august Ny organisasjon skal være etablert innen 1. desember Arbeid med kvalitet og HMS er og skal være en integrert del av virksomheten i alle avdelinger på alle nivå og skal ses som en naturlig del av de daglige gjøremål. KVAM benyttes som forkortelse/begrep for KValitet og ArbeidsMiljø. Tiltak som gjennomføres er som følger: På foretaksnivå: TILTAK 1: Det etableres ett felles kvalitetsutvalg i Helse Finnmark HF TILTAK 2: Dagens etablerte FAMU beholdes TILTAK 3: Det avvikles årlig 2 fellesmøter for Kvalitetsutvalg og FAMU. På klinikknivå: TILTAK 4: Det etableres KVAM-råd i klinikkene (bestående av inntil 8-10 personer) Oppgaver for KVAM-råd: KVAM-råd skal være rådgivende og til hjelp og støtte for ledelsen. Følgende oppgaver tillegges rådene: bidra til at kvalitetsarbeid forankres hos ledelse og ansatte, slik at det blir et felles ønske om å levere god kvalitet i klinikken. Saker skal søkes løst på klinikk-/avdelingsnivå. betraktes som et underutvalg av Kvalitetsutvalget i pasientsaker. drøfte områder for forbedring, sette utviklingsmål for klinikken og iverksette tiltak for å forbygge uønskede hendelser Stimulere til kvalitetsprosjekt, kvalitetsarbeid og kvalitet i HMS-arbeidet i avdelingen. Sørge for at klinikkens dokumenter i kvalitetssystemet DocMap blir utarbeidet, implementert og vedlikeholdt. Behandle og følge opp alle avviksmeldinger som forventes behandlet på klinikknivå innen pasientskader. Sluttbehandle alle aktuelle mindre alvorlige skader/uhell i klinikken. Følge opp nasjonale kvalitetsindikatorer som gjelder for klinikken Behandle rapporter etter tilsyn og interne kvalitets- og HMS-revisjoner (inkl. vernerunder) med tanke på oppfølging og forbedringstiltak Rapportere relevante saker til kvalitetsutvalget og AMU. Her vektlegges og saker/forhold som har læringsverdi utenom egen klinikk. Bidra til koordinering på tvers av klinikker i saker som har felles interesse. Innad i klinikkene: TILTAK 5: Klinikksjef etablerer KVAM-grupper underlagt klinikkens KVAM-råd. Oppgaver for KVAM-gruppe: Bidra til at kvalitetsutvalgets/famus/ KVAM-råds arbeid forankres blant alle ansatte, slik at det blir et felles ønske om å levere god kvalitet i en avdeling preget av godt arbeidsmiljø. Drøfte områder for forbedring og sette utviklingsmål for impliserte enheter. Aktuelle utfordringsområder: Små og store HMS-saker av fysisk og/eller psykososial karakter, eksempelvis turnusutfordringer, avvikling av høytider, ferier, sykefraværsproblematikk, avviksmeldinger, forbedringsforslag, vernerunder, uttalelser ved ansettelser etc. Stimulere til samhandling, kvalitetsprosjekt, kvalitetsarbeid og kvalitet i HMS-arbeidet i enheten. Følge opp helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet i enheten, spesielt års- og handlingsplaner. Sørge for å utarbeide, implementere og vedlikeholde enhetens dokumenter i kvalitetssystemet DocMap. Registrere, behandle og følge opp alle avviksmeldinger/forbedringsforslag i enheten Sluttbehandle alle mindre alvorlige skader/uhell. Følge opp de nasjonale kvalitetsindikatorene som gjelder for KVAM-gruppens område Behandle rapporter etter tilsyn og interne kvalitets- og HMS-revisjoner med tanke på oppfølging og forbedringstiltak Rapportere aktuelle saker til KVAM-råd i klinikken.

133 3 Skisse organisering av arbeid med kvalitet og HMS KVALITETSUTVALG Helse Finnmark HF FAMU Helse Finnmark HF KVAM-råd Klinikk for psykisk helsevern og rus KVAM-råd Klinikk Kirkenes KVAM-råd Klinikk Hammerfest KVAM-råd Klinikk for Prehospitale tjenester KVAM-råd Klinikk for drift og eiendom KVAM-råd Stabs- og støtte avdelinger KVAM-grupper Inndeling og antall besluttes i klinikken KVAM-grupper Inndeling og antall besluttes i klinikken KVAM-grupper Inndeling og antall besluttes i klinikken KVAM-grupper Inndeling og antall besluttes i klinikken KVAM-grupper Inndeling og antall besluttes i klinikken KVAM-grupper Inndeling og antall besluttes i klinikken Det gjøres nå forøvrig en større satsing gjeldene dataapplikasjonen DocMap både med tanke på å få lagt aktuelle rutiner/prosedyrer på plass her, samt ikke minst få avviksmodulen implementert. Vi har som mål at avviksmodulen skal være i bruk i alle klinikker fra samme tidspunkt som KVAM-råd og KVAM-grupper skal være etablert og i funksjon: 1.desember Etablering av arbeidsgruppe brannvern Helse Finnmark vil nå nedsette en arbeidsgruppe som skal ivareta brannvernarbeidet knyttet til rutiner og prosedyrer. Arbeidsgruppen skal ledes av brannvernleder. Helse Finnmark har i dag en katastrofeplan på overordnet nivå, med en lokal tilpasning for de to sykehusene i foretaket. I tillegg har foretaket vedtatt en brannbok som ivaretar brannvernorganiseringen, rollebeskrivelser, ulike prosedyrer, egenkontroll-sjekklister mv. En gjennomgang av dokumentasjonen viser at det er nødvendig å samstemme katastrofe- og beredskapsplanen med både brannbok og øvrige overordnede prosedyrer for foretaket.. Arbeidsgruppen skal gå systematisk gjennom og evaluere, revidere og videreutvikle brannverndokumentasjonen som skal være i hht. internkontrollforskriften. Arbeidsgruppen skal avslutte sitt arbeid innen 1. oktober DE ULIKE AVVIK: Avvik 1: Virskomhetene mangler et overordnet system for arbeid med brannsikkerhet etter målstyringsprinsippene. Arbeidsgruppen skal evaluere, revidere evt. utarbeide overordnede mål for brannvernarbeidet i Helse Finnmark. Frist innen

134 4 Avvik 2 Virksomhetens organisering av brannvernarbeidet er ikke dokumentert. Organisering av brannvernarbeidet ligger i foretakets brannbok, en kortversjon er utarbeidet for bruk ved kirkenes sykehus jfr. vedlegg Brannvern. I Brannboka s. 25 ligger stillingsinstruks for brannvernledere i Helse Finnmark. Arbeidsgruppen vil i sitt arbeid evaluere brannboka slik at denne samsvarer med katastrofeplan og øvrige overordnede prosedyrer. Hele virksomheten vil inkluderes i prosessen. Oppdatert brannboken vil bli lagt inn i DocMap. Avviket skal lukkes innen Avvik 3 Risikokartlegging brukes ikke som et virkemiddel i brannarbeidet. Brannteknisk rådgiver har gjennomgått bygget og utarbeidet en risikoanalyse. Det er iverksatt arbeid knyttet til å redusere risikoen. 1. Døgnkontinuerlig brannvaktordning iverksettes fra 16 november Teknisk del av kjelleren er kartlagt, det er iverksatt sikring av bygget, jfr. vedlagte tidsplan 3. Parallelt startes kartlegging av bygningens seksjoneringsskiller, dernest påbegynnes arbeidet med oppgradering Avvik 4 System for avviksbehandling er mangelfullt. Helse Finnmark har en overordnet rutine for behandling av avvik, jfr. prosedyre PR 0168 som ligger vedlagt. I tillegg har foretaket en avviksrutine PR vedr. avvik el-anlegg. Helse Finnmark arbeider med å implementere FDV-systemet Plania, som skal være på plass innen I Plania finnes en egen modul for brannsikkerhetsarbeid. Brannvernleder har fått i oppdrag å se på muligheten til å benytte Plania for håndtering av avvik knyttet til brann. Plania vil da knyttes opp mot kvalitetssystemet DocMap. Arbeidsgruppen vil se på avviksbehandlingen knyttet til brannvernarbeidet. Avviket skal lukkes innen Avvik 5 Det mangler rutiner for revisjon av internkontrollsystem for brannvern Helse Finnmark viser til prosedyren for internrevisjon PR Helse Finnmark arbeider med å revidere prosedyren i forbindelse med at foretaket skal ha på plass en systematisk internrevisjonsordning. Revisjon av denne prosedyren vil sluttføres inneværende måned. Rutiner gjeldende internkonrollsystem for brann vil ivaretas av klinikk Drift s KVAM-råd som etableres Arbeidet med å få på plass et internkontrollsystem for brannvern vil gjennomføres innen Avvik 6 Brannvernarbeidet er ikke samordnet mellom virksomhetene. Helse Finnmark har en overordnet katastrofeplan for foretaket. Katastrofeplanen gjelder på overordnet nivå for hele foretaket, med spesielle retningslinjer for de ulike virksomheter. Katastrofeplan Brann for Kirkenes sykehus gjelder for alle virksomheter som er etablert i sykehuset.

135 5 Arbeidsgruppen vil gå gjennom katastrofeplanen og brannbok samt øvrige prosedyrer for å samstemme disse og avdekke om ytterligere presisering skal gjøres i planverket. Frist Avvik 7 Brannteknisk tilstand ved bygget er ikke tilfredsstillende. Foretaket har iverksatt et arbeid med å brannsikre bygningsmassen. Brannteknisk konsulent har gjennomgått bygget, og i prosessen har Helse Finnmark og brannteknisk konsulent vært i nær dialog med brannvesenet. Helse Finnmark har iverksatt et arbeid knyttet til å sikre bygget, og har utarbeidet en tidsplan for gjennomføring av dette arbeidet som ligger vedlagt. Avvik 8 Branntegningene er mangelfulle. Brannteknisk konsulent sammen med brannvernleder utarbeider oppdaterte branntegninger og rømningsplaner. Arbeidet pågår og skal være ferdigstilt innen Avvik 9 Vaktordning er ikke tilfredsstillende. Helse Finnmark har i samråd med brannteknisk konsulent og brannvesenet vurdert det slik at foretaket må ha en døgnkontinuerlig brannvaktordning, med våken brannvakt inntil brannseksjonering av bygget er gjort. Foretaket har gjennom en grundig prosess vurdert at brannvaktordningen i en prøveperiode fra 16. November 2009 til 1. Mai 2010 skal ivaretas av vakthavende personell på Kirkenes sykehus. Det er utarbeidet en brannvaktrutine som ivaretar de risikoer som ble avdekket i ros-analyser ved de ulike avdelingene. Brannvesenet er gjennom tidligere e-post informert om prosessen som har vært gjennomført. Opplæring av personell er iverksatt og sluttføres i uke 46. Rutine for brannvakt ved Kirkenes sykehus ligger vedlagt. Brannvaktordning iverksettes fra 16 november 2010, og vi håper med dette at avvik 9 kan anses som lukket. Avvik 10 Rømnings- og beredskapsplaner er ikke utarbeidet. Helse Finnmark har etablert en overordnet Katastrofeplan for foretaket. Instruksen ved brann beskriver evakuerings- og redningsplan for Kirkenes sykehus. Se vedlagt katastrofeplan for Kirkenes sykehus. Katastrofeplanen for Helse Finnmark finnes på foretakets intranettsider og i kvalitetssystemet DocMap, og ble utarbeidet Vi håper med dette at avvik 10 kan anses for lukket. Anmerkning 1 Det mangler nummersystem for fløyer, etasjer, avdelinger og rom. Helse Finnmark har iverksatt et arbeid knyttet til å se på alternative nummersystem for merking i hht. anmerkning 1. I arbeidet er brannteknisk konsulent koblet inn. Jfr. fremdriftsplan for brannsikringsarbeidet. Anmerkning 2 Risikoreduserende tiltak er ikke gjennomført

136 6 Helse Finnmark har iverksatt arbeidet for å gjennomføre de risikoreduserende tiltak som fremkom i rapport fra rådgivningsfirmaene Norconsult og Total Brannsikring. Titak knyttet til å redusere brannbelastning i snekkerverksted, elektroverksted, malerverksted og snekkerlager skal være gjennomført innen Med vennlig hilsen Lill Gunn Kivijervi Økonomisjef/fung. driftssjef Tor-Birger Grønnum Teknisk sjef/brannvernleder Vedlegg Plan for brannvernarbeider Overordnet måldokument Katastrofeplan Brann Helse Finnmark Prosedyrer for internrevisjon og avvikshåndtering Brannvern område avd. Beredskapsvern brannprotokoll (brannboka)

137

138

139

140

141

142 Administrasjonen Styremøte i Helse Finnmark HF Dato. 4. desember 2009 Møtedato: desember 2009 Saksbehandler: Økonomisjef Lill-Gunn Kivijervi Sak nr: 77/2009 Navn på sak: Oppfølging intern revisjonsrapport 01/09 Helse Nord RHF orienteringssak. Tilrådning: 1. Styret i Helse Finnmark HF tar oppfølging internrevisjonsrapport 01/09 Helse Finnmark til orientering. Vedlegg: 1. Saksfremlegg 2. Referat fra møte oppfølging av internrapport 01/09 Internkontroll knuttet til bygningsmessig vedlikehold og byggeprosjekter ved HF. 3. Internrevisjonsrapport 01/09, tidligere utsendt styremøte 22. oktober Eva Håheim Pedersen Adm. dir. Oppfølging intern revisjonsrapport 01/09 Helse Nord RHF orienteringssak.

143 Saksbehandler: Fungerende Driftssjef Lill-Gunn Kivijervi Styresak 77/2009 Oppfølging internrevisjonsrapport 01/09 Helse Finnmark HF Bakgrunn Internrevisjonen har gjennom internrevisjon 01/09 kartlagt om helseforetakets internkontroll gir tilstrekkelig sikkerhet for at misligheter knyttet til byggevirksomhet og eiendomsforvaltning ikke gjennomføres, og at slike misligheter blir avdekket dersom de likevel forekommer. Internrevisjonen viste at Helse Finnmark HF på lik linje med øvrige foretakt i Helse Nord ikke har gode nok rutiner for internkontroll når det gjelder muligheter for mislighold. Styret i Helse Finnmark har bedt om en orientering om hva som er gjort i etterkant av internrevisjonen jfr. referatsak til styret 22. oktober Prioritering og prosess Internkontrollrapport 01/09 er fulgt opp med møte og gjennomgang av rapporten med ledere medisinteknisk avdeling, konstituert teknisk sjef og innkjøpssjef. Internkontrollrapporten er også behandlet i foretaksledelsen. Følgende tiltak er iverksatt: Fokus på etikk Etiske regningslinjer for ansatte i Helse Nord gjøres kjent internt i avdelingene gjennom personalmøter på avdelingen. Dokumenteres til driftssjef med referat fra avdelingsmøter innen 15. desember. Helse Nord har gjennomført en spørreundersøkelse blant alle ansatte om kjennskap til etiske retningslinjer i foretaksgruppen. Risikovurdering Vurdering av mislighetsrisiko Det ble i foretaksledermøtet 26.oktober besluttet å gjennomføre en risikoanalyse for muligheten for mislighold. Dette vil da avdekke mislighetsrisikoen og vil føre til identifisering av tiltak. Offentlige anskaffelser Regelverk om offentlige anskaffelser skal etterleves og gjøres kjent i avdelingene. Regelverket er presisert i økonomihåndboken som er tilgjengelig på intranett og i ettertid har vært gjennomgått i kurset praktisk lederopplæring o Innkjøp gjøres i hovedsak gjennom innkjøpsavdelingen o Hovedregel er at alle anskaffelser skal være gjenstand for konkurranse o Prosedyre for offentlige anskaffelser over er gjort kjent gjennom praktisk lederopplæring o Reviderte prosedyrer og protokoll for offentlige anskaffelser skal ligge i docmap innen o Dokumentasjon skal arkiveres i e-phorte for alle anskaffelsesprosesser

144 Det pågår et arbeid med å kartlegge om Helse Finnmark har kontrakter som pågår over flere år, som ikke har vært gjenstand for anbud, og vurderer nødvendigheten av anbud evt. andre rutiner. Oversikten skal være på plass 15 desember og anskaffelsesprosesser skal gjennomføres. Ansvars- og arbeidsdeling Stillingsbeskrivelser er under utarbeidelse Prosedyre for delegering av fullmakter i Helse Finnmark implementeres innen 15. desember og fullmakter tydeliggjøres. Budsjettprosess og budsjettoppfølging vs. oppfølging av planlagt vedlikehold Avdelingsleder har ansvar for å utarbeide en vedlikeholdsplan med tilhørende budsjett for de ulike prosjekter i forbindelse med budsjettprosess 2010 (tilpasses avdelingens behov). Prioritering skal gjøres innenfor egne budsjetter, og det skal avsettes midler til uforutsette kostnader. Vedlikeholdsplaner innenfor teknisk drift og vedlikehold samt medisinteknisk utstyr ligger til grunn for budsjettprosessen Avdelingsledere har ansvar for å rapportere på gjennomføring av vedlikeholdsplaner i budsjettoppfølging Avdelingsleder har ansvar for å rapportere på gjennomføring av vedlikeholdsplan i budsjettoppfølging i Avvik fra vedlikeholdsplan skal forklares. Avdelingsleder har ansvar for å rapportere omprioritering av planlagt og nødvendig vedlikehold i budsjettoppfølging i 2010.

145 Direktøren Referat fra møte oppfølging av internrapport 01/09 Internkontroll knyttet til bygningsmessig vedlikehold og byggeprosjekter ved HF Til stede: fung. Driftssjef Lill-Gunn Kivijervi (som ledet møtet), Leder MTA Hammerfest Pål Karlstad, Leder MTA Kirkenes Nils-Otto Pleym og Innkjøspsjef Trond Michelsen Ikke møtt: Teknisk sjef Tor-Birger Grønnum, oversendt referat Gjennomgang resultater i rapporten Rapporten var sendt ut på forhånd. Funn, vurderinger og anbefalinger ble gjennomgått Oppsummering Internkontrollelementene Regelverk om offentlige anskaffelser skal etterleves og gjøres kjent i avdelingene Oppgave/ansvar frist 1 november Ny frist 15. desember: Innkjøpssjef oppdaterer og legger i dokmap. 1. Prosedyre for anskaffelser over ,- (DOCMAP) skal inneholde: a. Regelverk b. Prosedyre for anskaffelsen c. Dokumentasjon av anskaffelsesprosessen og arkivering i e-phorte d. Mal for protokoll 2. Prosedyre for anskaffelse over ,- (DOCMAP) a. Anskaffelse skal alltid gjennomføres i samråd med innkjøpsavdeling 3. Samlet oversikt over rammeavtaler oppdateres og legges på intranett, rutine for oppdatering av oversikt(?) Oppgave/ansvar frist 1. desember 2009, ny frist 15.desember 4. Stillingsbeskrivelser utarbeides for alle stillinger i egen avdeling ansvar; Teknisk sjef og Ledere MTA innen 1. desember Innkjøpssjef kartlegger kontrakter som pågår over flere år, som ikke har vært gjenstand for anbud, og vurderer nødvendigheten av anbud evt. andre rutiner. Områder: Elektriske tjenester Brøyting VVS Håndtverkertjenester Områder innenfor MTU, meldes inn til innkjøpssjef av ledere MTU innen samme dato. Andre?? Fokus på etikk Side 1 av 2

146 Etiske regningslinjer for ansatte i Helse Nord gjøres kjent internt i avdelingene gjennom personalmøter på avdelingen. Oppgave/ansvar frist 1. desember 2009, ny frist 15 desember Teknisk sjef, Ledere MTU og Innkjøpssjef presenterer etiske retningslinjer for ansatte i Helse Nord og Helse Finnmarks verdigrunnlag i personalmøte i egen avdeling. Dokumenteres i form av referat fra møtet. Risikovurdering Vurdering av mislighetsrisiko Oppgave/ansvar frist 15.november 2009: Fung. driftssjef setter på dagsorden risikovurdering av mislighet i foretaket. Etterlevelse av regelverk for offentlige anskaffelser Sikre etterlevelse av anskaffelses og innkjøpsrutiner i foretaket Oppgave/ansvar frist 1 november 2010, ny frist 15 desember Økonomisjef har ansvar for å revidere og oppdatere økonomihåndbok. Innkjøpsfullmakt og beløpsgrenser strammes inn. legges i DOCMAP frist 1. november Økonomisjef har ansvar for ny prosedyre delegering av fullmakter i Helse Finnmark, legges i DOCMAP frist 1. november Innkjøpssjef og Økonomisjef vurderer dagens håndtering av LAB-lager Økonomisjef kartlegger håndtering av medisinteknisk utstyr LAB, inkl. servicekontrakter mv. Budsjettprosess og budsjettoppfølging Sikre rapportering på målsettinger knyttet opp mot økonomioppfølgingen, for å sikre at planlagt og nødvendig vedlikehold gjennomføres innenfor vedtatte budsjetter. Oppgave/ansvar frist 1. november 2009, ny frist budsjettfrist. Teknisk sjef og Ledere MTU har ansvar for å utarbeide en vedlikeholdsplan med tilhørende budsjett for de ulike prosjekter i forbindelse med budsjettprosess 2010 (tilpasses avdelingens behov). Prioritering skal gjøres innenfor egne budsjetter, og det skal avsettes midler til uforutsette kostnader. Teknisk sjef og ledere MTA har ansvar for å rapportere på gjennomføring av vedlikeholdsplan i budsjettoppfølging i Avvik fra vedlikeholdsplan skal forklares. Teknisk sjef og ledere MTA har ansvar for å rapportere omprioritering av planlagt og nødvendig vedlikehold i budsjettoppfølging i Side 2 av 2

147 Administrasjonen Styremøte i Helse Finnmark HF Dato. 4. desember 2009 Møtedato: desember 2009 Saksbehandler: Prosjektleder Nye Kirkenes Sykehus Øyvin Grongstad Sak nr: 78/2009 Navn på sak: Status prosjekt Nye Kirkenes Sykehus muntlig orientering. Tilrådning: 1. Styret i Helse Finnmark HF tar framlegget om status prosjekt Nye Kirkenes Sykehus til orientering. Eva Håheim Pedersen Adm. dir. Status prosjekt Nye Kirkenes Sykehus muntlig orientering.

148 Administrasjonen Styremøte i Helse Finnmark HF Dato. 4. desember 2009 Møtedato: desember 2009 Saksbehandler: Adm. konsulent Dan S. Andersen Sak nr: 79/2009 Navn på sak: Referatsaker Tilrådning: Styret i Helse Finnmark HF tar referatsakene til orientering. Vedlegg: 1. Uttalelse fra Brukerrådet, DPS Øst-Finnmark i forbindelse med foreslåtte nedskjæringer i budsjettet for klinikk psykisk helsevern og rus, datert 19. november Avslutning av tilsyn ved DPS Øst-Finnmark, brev fra Helsetilsynet i Finnmark den 17. november Protokoll fra møte i Foretaks AMU den 3. desember 2009 (ettersendes). 4. Protokoll fra drøftingsmøte med organisasjonene og foretaksverneombud den 4. desember 2009 (ettersendes). 5. Vedtak om å lukke avvik samt varsel om tvangsmulkt, brev fra DSB 19. juni Tilbakemelding etter tilsyn i Helse Finnmark HF, brev til DSB 30. september Søknad om utsatt tidsfrist, brev til DSB datert den 4. desember Eva Håheim Pedersen Adm. dir. Referatsaker

149

150

151 4'd Direktoratet for S samfunnssikkerhet og beredskap Vår saksbehandler Siri Aker, tlf Helse Finnmark HF Dokument dato Vår referanse /775/AKSI Deres dato Deres referanse 1 av 4 Arkivkode Sykehusveien HAMMERFEST Vedtak om å lukke avvikk samt varsel om tvangsmulkt Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) viser til brev og vedlagte revisjonsrapport datert 28. april 2009 med referanse 2009/775. I brevet ble det varslet om at DSB vil fatte vedtak om at avvik 1, 2, 3, 5, 6 og 7 må lukkes snarest og senest innen 15. juni 2009 samt at det må utarbeides en fremdriftsplan med forpliktende tidsfrister for lukking av avvik 4 innen samme frist. I varselet ble det gitt en frist på 3 uker til å komme med en uttalelse i saken. DSB mottok en tilbakemelding fra Helse Finnmark HF i brev datert 29. mai juni 2009 hadde DSB et møte i Hammerfest med Helse Finnmark HF. Hensikten med møtet var å avklare og forklare hva avvikene i DSB sin rapport rettslig og faktisk går ut på. Fra Helse Finnmark HF deltok assisterende direktør Jan Erik Hansen, driftssjef Violet K. Bjørgve samt teknisk sjef Tor-Birger Grønnum. Senioringeniør Magne Toft og senioringeniør Gunnar Langmo deltok fra DSB. På bakgrunn av rapporten med referanse 2009/775, møtet 9. juni 2009 samt uttalelsen og søknad om fristutsettelse fra Helse Finnmark HF datert 29. mai 2009 formulerte DSB vedtak i saken 15. juni Samme dag mottok imidlertid DSB en revidert uttalelse fra Helse Finnmark HF i brev datert 15. juni Denne er også tatt hensyn til og kommentert i det følgende. Avvik 1 Målene til Helse Finnmark HF er hittil utformet som visjoner. Det er imidlertid nedsatt en revisjonsgruppe som skal jobbe frem mål. Disse bør være konkrete, tidsavgrensede og målbare. Hensikten med målene bør være å få til en kvalitetsforbedring innenfor elektroområdet. Målene bør spisses inn mot områder hvor det er et forbedringspotensial. For å vite hvilke områder dette er, må avvikssystemet og eventuelt andre statistiske data analyseres. Dette er et arbeid som bør kunne startes opp umiddelbart. Det er viktig at målene tilpasses virksomheten på lokalt nivå og er forholdsmessige. Av tilbakemeldingen går det imidlertid frem at revisjonsgruppen har en fremdriftsplan som løper frem til 31. desember På bakgrunn av det ovennevnte mener DSB at det må være mulig å se resultater av arbeidet før den tid. Til revidert uttalelse: DSB ser positivt på at helseforetaket har foretatt en ny vurdering i forhold til hvordan dette avviket skal lukkes og at arbeidet med å utarbeide konkrete mål for elsikkerhet igangsettes umiddelbart. Postadresse Kontoradresse Telefon Telefaks Org.nr. Direktoratet for Rambergveien samfunnssikkerhet og beredskap 3115 Tønsberg Hovedkontoradresse Hovedkontor Rambergveien 9 Postboks 2014 E-post Intemett Tnchera

152 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Enhet for Elektriske produkter Dokument dato Vår referanse /775/AKSI 2 av 4 Avvik 2 Intensjonen om kontakt mot leder av internrevisjonen i Helse Nord RHF er god, men som for avvik 1 er det viktig også her å starte på lokalt nivå og at interne revisjoner tilpasses virksomheten, da det er her ansvaret i utgangspunktet ligger. Det er viktig med interne revisjoner for å sikre at kvalitetssystemet fungerer etter sin hensikt. Til revidert uttalelse: DSB er positive til at det nå er utarbeidet en prosedyre for interne revisjoner og at denne skal implementeres i foretaket og igangsettes umiddelbart innenfor driftsavdelingen. Det er imidlertid iverksettelsen som er viktig. DSB vil derfor beholde avvik 2 til avviket er verifisert lukket. Avvik 3, 6 og 7 Avvik 6 går ut på at det ikke er innført internkontroll innenfor elsikkerhetsområdet. Avvik 3 og 7 omhandler forhold som naturlig vil falle inn under et slikt internkontrollsystem. Selve intensjonsavtalen med Petter Gagama AS er god, men det er viktig å presisere at ansvaret, både for det elektriske anlegget og oppfølging av eventuelle avvik, ligger hos helseforetaket. Dette ligger også forutsetningsvis i avtalen. Det er behov for en konkret beskrivelse i kvalitetssystemet av hvordan helseforetaket skal følge opp sitt ansvar og sin del av avtalen. Det forutsettes da at dette innføres innenfor hele helseforetaket. DSB ser positivt på at det jobbes med å få på plass nye og forbedrede rutiner for registrering av feil og mangler ved de elektriske anleggene, jf. avvik 3. Det forutsettes at dette innføres innenfor hele helseforetaket som en del av internkontrollsystemet. Til revidert uttalelse: Avvik 3: DSB er positive til at det nå er laget et system for registrering av feil og mangler ved de elektriske anleggene. Det er imidlertid iverksettelsen og at det fungerer etter sin hensikt som er viktig. DSB vil derfor beholde avvik 3 til avviket er verifisert lukket. Avvik 6 og 7: Tilbakemeldingen viser at Helse Finnmark HF er bevisst sitt ansvar i forhold til internkontrollsystemet innenfor elektroområdet og at helseforetaket ser nødvendigheten av egne konkrete prosedyrer. Avvik 4 Helseforetaket ber om aksept til å gjennomføre og ferdigstille tegninger for det elektriske anlegget i Kirkenes til utgangen av Dette aksepteres, forutsatt at det lages en fremdriftsplan med forpliktende tidsfrister for lukking av avvik 4 innen fristen gitt nedenfor. Avvik 5 DSB ser positivt på at det jobbes med å få på plass en felles opplæringsplan for bruk av elektromedisinsk utstyr. Det som imidlertid er viktig er at det lages et system og rutiner som er tilpasset virksomheten ned til den enkelte avdeling/seksjon, rutiner som fungerer og som kan følges opp på en enkel måte av ledere. Til revidert uttalelse: Det vises til kommentaren over til avvik 5. DSB er positive til at helseforetaket har tatt initiativ til å sikre at systemet fungerer.

153 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Enhet for Elektriske produkter Dokument dato Vår referanse /775/AKSI 3 av 4 På bakgrunn av møtet 9. juni 2009 samt det ovennevnte anser DSB at avvikene i rapporten med referanse 2009/775 er formidlet til og forstått av Helse Finnmark HF, men ikke lukket. Vedtak om lukking av avvik På bakgrunn av dette har Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB), med hjemmel i lov 24. mai 1929 nr 4 om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr (el-tilsynsloven) 6 1. ledd, forskrift 6. desember 1996 nr 1127 om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 4, 5 og 10, forskrift 20. august 1999 nr 955 om bruk og vedlikehold av elektromedisinsk utstyr 13 og forskrift 6. november 1998 nr 1060 om elektriske lavspenningsanlegg 9, 12 og 13 fattet følgende vedtak: Helse Finnmark HF pålegges å lukke avvik 1, 2, 3, 5, 6 og 7 i vedlagte rapport med referanse 2009/775 snarest og senest innen 1. oktober 2009 samt at det må utarbeides en bindende fremdriftsplan med forpliktende tidsfrister for lukking av avvik 4 innen samme frist. Begrunnelsen for vedtaket er gitt i vedlagte rapport datert 28. april 2009 med referanse 2009/775, jf lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) ledd samt i det ovennevnte. Vi gjør oppmerksom på at De i henhold til forvaltningsloven innen 3 uker etter at denne underretningen er kommet fram kan påklage vedtaket til Justis- og politidepartementet. De har også rett til å se sakens dokumenter i henhold til forvaltningsloven 18 og 19. En eventuell klage skal sendes til Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap. Videre gjør vi oppmerksom på at De etter forvaltningsloven 42 kan søke om utsatt iverksettelse av vedtaket til en eventuell klage er avgjort. Fristen settes til 1. oktober 2009 for at helseforetaket skal kunne ha en rimelig mulighet til å igangsette tiltakene samt få opp et system som fungerer etter sin hensikt og som det vil være mulig å verifisere. DSB presiserer viktigheten av at det nå gis korrekte tilbakemeldinger på om avvikene er lukket og konkret på hvilken måte. Umiddelbart etter fristens utløp vil DSB komme på en kontroll for å verifisere om avvikene er lukket og at fremdriften i forhold til avvik 4 er i henhold til plan. Varsel om tvangsmulkt Samtidig varsler DSB om at det vil bli fattet vedtak om tvangsmulkt med hjemmel i el-tilsynsloven 13, f 61. ledd dersom avvikene ikke lukkes innen fristen 1. oktober Tvangsmulktens størrelse vil beløpe seg til kr ; per virkedag og begynne å løpefra og med IS. oktober 2009 og frem til og med den dagen avvikene er lukket.

154 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Enhet for Elektriske produkter Dokument dato Vår referanse /775/AKSI 4av4 En eventuell uttalelse på forhåndsvarselet må være DSB i hende innen 13. juli Eventuelle spørsmål kan rettes til saksbehandler på telefon Med hilsen for Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Enhet for Elektriske produkter 2 Bjørn Nyrud Siri Aker avdelingsleder overingeniør Vedlegg: Revisjonsrapporten med DSB sin referanse 2009/775 Kopi til: Hammerfest Energi 9613 HAMMERFEST Varanger Kraft Postboks HESSENG Statens strålevern Postboks ØSTERÅS

155 0d o Direktoratet for S samfunnssikkerhet og beredskap Dokument dato Vår referanse Arkivkode Side t /AKS av 11 RAPPORT etter SYSTEMREVISJON ved Helse Finnmark HF Tidsrom for revisjonen: fra 16. til 19. mars 2009 Virksomhetens adresse: Sykehusveien HAMMERFEST Dokumentunderlag: Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr Forskrift om systematisk helse- miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (intemkontrollforskriften) Forskrift om bruk og vedlikehold av elektromedisinsk utstyr med veiledning, FEMU. Forskrift om kvalifikasjon for elektrofagfolk, FKE. Forskrift om elektrisk lavspenningsanlegg med veiledning, FEL. Forskrift om sikkerhet ved arbeid i og drift av elektriske anlegg, FSE. Sykehusets egen beskrivelse av sitt systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Kontaktperson i virksomheten: Revisjonsgruppen besto av: Siri Aker overingeniør, DSB (revisjonsleder) Magne Toft senioringeniør, DSB Gunnar Langmo senioringeniør, DSB Tom Høvik tilsynsingeniør, DLE ved Varanger Kraft Harald Johnsen tilsynsleder, DLE ved Hammerfest Energi Revisjonsgruppen besto også av seksjonssjef Tor Wøhni og forsker Marie Solberg, begge fra Statens strålevern, men disse reviderte strålevernets forvaltningsområde og skriver sin egen rapport. Rapportens innhold Denne rapporten beskriver de avvik og anmerkninger og det generelle inntrykk som ble avdekket innen de reviderte områdene innenfor DSB og DLE sitt forvaltningsområde. Postadresse Kontoradresse Telefon Telefaks Org.nr. Direktoratet for Rambergveien samfunnssikkerhet og beredskap 3115 Tønsberg Hovedkontoradresse Hovedkontor Rambergveien 9

156 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Enhet for Elektriske produkter Dokument dato Vår referanse /775/AKSI 2 avl l Hovedkonklusjon Det er fremdeles store mangler ved internkontrollen på elektroområdet, spesielt i Kirkenes. Avvik innenfor dette har blitt gitt helt tilbake i 2003 uten at avviket er lukket per i dag. Avvik 2 og 3 fra 2007 omhandler avvik innenfor elektroområdet. DSB har fatt et brev med en tilbakemelding fra Helse Finnmark HF datert som bekreftet at avvikene fra 2007 var lukket. Revisjonen i uke avdekket at avvik 2 og 3 fra 2007 ikke er lukket. Opplæringen i bruk av elektromedisinsk utstyr blir ikke fulgt systematisk opp av ledere. Det er ikke tatt stilling til hvordan kontrollistene skal brukes etter at de er utfylt. Det ble ikke fremlagt noen dokumentasjon på opplæring i bruk av elektromedisinsk utstyr for legene. jø Siri Aker avdel ' gsleder overingeniør

157 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Enhet for Elektriske produkter Dokument dato Vår referanse /775/AKSI 3 av Innledning Revisjonen ved Helse Finnmark HF i uke har vært en samordnet revisjon mellom Statens strålevern, Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap og det lokale elektrisitetstilsyn (DLE) ved Varanger Kraft og Hammerfest Energi. Revisjonen ble gjennomført fra 16. til 19. mars Hensikten med revisjonen har vært å få et inntrykk av hvordan intemkontrollarbeidet administreres og praktiseres. 2. Dokumentunderlag Revisjonen tok utgangspunkt i intemkontrollforskriften og Helse Finnmark HF sin egen beskrivelse av internkontrollen sin. Oversikt over dokumentasjon fra virksomheten er gitt i vedlegg Omfang Revisjonen ble gjennomført ved dokumentgransking og intervjuer. Metodikken ved revisjonen var å gå inn på Helse Finnmark HF sin internkontroll for å se på styring av aktiviteter og utstyr med vektlegging av følgende forhold: Hovedfokuset i denne revisjonen har vært å følge opp gamle avvik innenfor elektroområdet. I tillegg har temaene for revisjonen vært: HMS Overordnede mål og klinikk/avdelingsvise mål Interne revisjoner Avvikshåndtering Risikovurdering Meldeplikt Bruk & vedlikehold av elektromedisinsk utstyr Opplæring (brukere og teknisk personale) o Brukere o Teknisk personale Periodisk vedlikehold Risikovurdering Mål og måloppnåelse for ovennevnte aktiviteter Elektro Forebyggende vedlikehold på el utstyr og installasjon Opplæring Risikovurdering Mål og måloppnåelse Oversikt over deltagere på møter og intervjuer er gitt i vedlegg 2. Gjennomføringsplan for revisjonen er gitt i vedlegg 3.

158 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Enhet for Elektriske produkter Dokument dato Vår referanse /775/AKSI 4 avl l 4. Avvik og anmerkninger Definisjoner: Avvik: Overtredelse av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen Anmerkning : Et forhold som tilsynsetatene mener det er nødvendig å påpeke for å ivareta helse, miljø og sikkerhet og som ikke omfattes av definisjonen for avvik. Det blir gitt 7 avvik og 3 anmerkninger. Avvik og anmerkninger Avvik 1 Helseforetaket har ikke fastsatt mål for helse, miljø og sikkerhet. Avvik fra Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), 5, pkt 4 Kommentar HMS/ kvalitetssystemene forutsetter ikke at målene skal konkretiseres på avdelingene. Avvik 2 Helseforetaket mangler rutiner og planerfor gjennomføring av interne revisjoner. Avvik fra Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), 5, pkt 5 og 8 Kommentar Helseforetaket gjennomfører ikke interne revisjoner og det foreligger heller ingen revisjonsplaner for Det er uklart hvem som har ansvaret for å påse at interne revisjoner blir iverksatt. Statens strålevern har også gitt dette som et avvik.

159 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Enhet for Elektriske produkter Dokument dato Vår referanse /775/AKSI 5 avll Avvik 3 Alle feil og mangler ved de elektriske anleggene blir ikke registrert. Avvik fra Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), 5, pkt6og7 Kommentar Hammerfest: Feil og mangler som avdekkes under kontrollrundene registreres, men feil som det blir varslet om og som blir utbedret, blir ikke registrert. Kirkenes: Det er tilfeldig hva som registreres. Avvik 4 Tegninger over de elektriske anleggene i Kirkenes er ikke oppdaterte. Avvik fra Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Intemkontrollforskriften), 5 pkt. 6 og 7 Forskrift om elektriske lavspenningsanlegg, 12 og 13 Avvik 5 Opplæringen i bruk av elektromedisinsk utstyr følges ikke opp av ledere på en systematisk måte. Avvik fra Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), 5 pkt. 6 og 7 Forskrift om bruk og vedlikehold av elektromedisinsk utstyr, 13 Kommentar Det er ikke tatt stilling til hvordan kontrollistene skal brukes etter at de er utfylt. Det ble ikke fremlagt noen dokumentasjon for legene.

160 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Enhet for Elektriske produkter Dokument dato Vår referanse /775/AKSI 6avll Avvik 6 Foretaksledelsen har ikke sørgetfor at det er innført internkontroll innen elsikkerhet på den elektriske installasjonen og på elektrisk utstyr (unntak er elektromedisinsk utstyr). Avvik fra: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 4 og 5 pkt. 7. Kommentarer Det er mangler i kvalitetssystemet innenfor elektroområdet både i Kirkenes og i Hammerfest. I Kirkenes var sjekklistene mangelfullt utfylt og ikke daterte. Feil og mangler som er avdekket blir ikke utbedret systematisk. Avvik i rapport fra DLE ved Varanger Kraft med frist for utbedring er ikke utbedret. I Hammerfest blir kontrollen av det elektriske anlegget utført av et eksternt firma (Petter Gagama AS). Avtalen mellom helseforetaket og Petter Gagama AS er ikke revidert og signert. Avtalen omhandler kun kontrollrunder og ikke utbedringer. Dette avviket ble også gitt i 2007 (avvik 2). I brev datert fra Helse Finnmark HF til DSB bekreftes det at avviket er lukket. Årets revisjon har avdekket at avviket ikke er lukket. Avvik 7 Rutiner i det forebyggende vedlikeholdet på den elektriske installasjonen er ikke utarbeidet- Avvik fra: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet i virksomheter 5 pkt 6 og 7. Forskrift om elektriske lavspenningsanlegg 9 Kommentarer 2009 Kvalitetssystemet er fremdeles mangelfullt når det gjelder prosedyrer som omhandler kontroll og vedlikehold av den elektriske installasjonen. De rutinene som var utarbeidet i Kirkenes ble ikke fulgt. Dette avviket ble også gitt i 2007 (avvik 3). I brev datert fra Helse Finnmark HF til DSB bekreftes det at avviket er lukket. Årets revisjon har avdekket at avviket ikke er lukket. DLE ved Varanger Kraft var på befaring før jul De avvik som da ble avdekket var ikke utbedret da årets revisjon pågikk, dvs. etter fristens utløp. Anmerkning 1 Helseforetaket har ingen planfor når Docmap skal være implementert ved helseforetaket Plania erfremdeles under innføring i Hammerfest. Kirkenes har enda ikke startet innføringen.

161 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Enhet for Elektriske produkter Dokument dato Vår referanse /775/AKSI 7 avl l Anmerkning 2 Det er uklart hvem som har det koordinerende ansvaret mellom HMS -rådgiver og kvalitetsleder. Anmerkning 3 Helseforetaket må forvisse seg om at el-entreprenøren benytter personell med nødvendig kompetanse innen aktuellefagområder, for eksempel innen medisinske områder. Annet Kommentarer vedrørende forvaltningen av det medisinsk-tekniske utstyret DSB fikk ikke snakket med riktig person ved Medisinsk-teknisk avdeling i Kirkenes. I Hammerfest var Medisinsk-teknisk avdeling ukjent med alle funksjoner i vedlikeholdsprogrammet Merida. Her var historiske data gått tapt i forbindelse med skifte av vedlikeholdssystem. På grunn av de nevnte forhold, har ikke DSB fått sjekket om det medisinsk-tekniske utstyret forvaltes på en tilfredsstillende måte.

162 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Enhet for Elektriske produkter Dokument dato Vår referanse /775/AKSI 8 avl l Vedlegg 1: Oversikt over dokumentasjon fra Helse Finnmark HF som ble brukt under revisjonen Dokumentasjon for gjennomført opplæring av brukere av elektromedisinsk utstyr både for leger og sykepleiere (ufullstendig) Prosedyrer tilgjengelig elektronisk og skrevet ut på papir Vedlikeholdsdatabasen for det elektriske anlegget (fikk ikke se i Kirkenes, så kun Petter Gagama sin i Hammerfest) Vedlikeholdsdatabasen for medisinsk-teknisk utstyr

163 Qirektoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Enhet for Elektriske produkter Dokument dato Vår referanse /775/AKSI 9 avl l Vedlegg 2: Oversikt over deltakerne på revisjonen Intervju Navn Tittel Klinikk/ avdeling/ enhet Åpningsmøte Åpningsmøte Sluttmøte Svein W. Balk Elektriker Teknisk avd. X X Stian Wessel Johnsen HMS-rådgiver Personal/FFU X X X (video) Svein Erik Ryeng Formann Teknisk avd. X X Ole Jørgen Ulvang Avdelin leder rtg. Radiologisk avd. X Vibeke R. Seierstad Avdelingsoverlege - Radiologisk avd. X rt Karianne Jenjori Radiograf Radiologisk avd. X Ranvei Sneve Radiograf Radiologisk avd. X Jan Fredrik Andersen Intensiv sykepleier/ v intensiv avd. AMK/ Intensiv x X X (video) Turid Gudim Aune Avdelingssykepleier Intensiv avd. X X X (video) Anne Grønvold Avd. sjef Akuttavd. X X X(video) Tone Sagen Konst. Avd.sykepl. Anestesiavd. X anestesiavd. Steinar Larsen Strålevemansvarli Rt. avd. X Helge Søndenå Overlege Medisinsk avd. X X Gaute Lomdrem Ass. lege Kirurgisk avd. X Torill Vara Avd. spl. Medisinsk avd./ med. X X sengepost Grethe H. Monsen Avd. 1. Operasjons avd. X Mile Vukic Kirurgisk overlege Kirurgisk avd. /gastro x Ståle Ackermann Klinikkesjef Klinikk Kirkenes x X Vigdis Kvalnes x X X Violet K. Bjørgve x X X Pål Karlstad Avdelingsleder Medisinsk teknisk avdeling, x X X Hammerfest Svein Arne Eriksen Saksbehandler Petter Ga gama AS X X X Espen Ørud Servicetekniker Petter Gagama AS X X X Olle Gilljam Avdelingsoverlege Røntgenavd. X X Karin Engstad Avd. leder Røntgenavd. X X Anette Mortensen Radiograf/ kont. Radiologisk avd. X X strålevemsansvarlig Lisbeth Skau dal Avd. 1. Medisinsk pol. X X Leif-Ame Asphaug- Kvalitetsleder Helse Finnmark x X (to x Hansen ganger) Ingeborg Eliassen Avdelingssjef Akuttavd. X X Gunn Bente Knudsen Foretaksvemeombud x Svein Opheim Radiograf Rtg. X Kenneth Romsdal (avd. sjef Nils Otto Pleym fraværende) Elektroingeniør Medisinsk-teknisk avdeling, Kirkenes Eina K. Warelius Sykepleier Medisinsk avd., Kirkenes x Randi Hjertø Intensivsykepleier Akuttavd. / Intensiv, x Hammerfest Åpningsmøtet var i Kirkenes. Åpningsmøtet var i Hammerfest. Sluttmøtet var i Hammerfest, men da var det videooverføring til/fra Kirkenes. Deltakerne på sluttmøtet som Statens strålevern holdt i Kirkenes er ikke med i tabellen. Det er heller ikke deltagerne som kun er intervjuet av Statens strålevern. x

164 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Enhet for Elektriske produkter Dokument dato Vår referanse /775/AKSI 10 avll Vedlegg 3. Gjennomført revisjonsplan DSB og DLE - Helse Finnmark HF- uke Mandag , Klinikk Kirkenes Tid (kl.) Aktivitet Åpningsmøte for foretaksledelsen og de involverte i revisjonen. Felles DSB, Strålevernet og DLE. Tid (kl.) Aktivitet Hvalhvem Deltakende tilsynsmyndighet Intervju Klinikkleder Kirkenes, HMS-rådgiver og Kvalitetsleder (siste deltar via videooverføring) DSB og Strålevernet Intervju Leder ved Medisinsk avdeling i Kirkenes DSB Tirsdag , Klinikk Kirkenes Tid (kl.) Aktivitet Til intervju Deltakende tilsynsmyndighet Intervju Drifts- og elektroansvarlig i Kirkenes DSB og DLE Befaring Elektroansvarli i Kirkenes DSB (TRN) og DLE Intervju Leder ved Medisinsk-teknisk avdeling i DSB (ELP) Kirkenes Lunsj Intervju Leder ved Akuttavdelingen i Kirkenes og DSB (ELP) leder for sykepleierne på Intensiv under Akuttavdelingen i Kirkenes Intervju Sykepleier på vakt fra Medisinsk avdeling i DSB (ELP) Kirkenes Intervju Sykepleier på vakt fra Intensiv under DSB (ELP) Akuttavdelingen i Kirkenes

165 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Enhet for Elektriske produkter Dokument dato Vår referanse 2009/775/AKSI 11 avl l Onsdag Klinikk Hammerfest Tid (kl.) Aktivitet Åpningsmøte for foretaksiedelsen og de involverte i Felles DSB, DLE og revisjonen. Strålevernet Tid (kl.) Aktivitet Til intervju Deltakende tilsynsmyndighet Intervju Klinikkleder i Hammerfest og DSB, DLE og Strålevernet kvalitetsleder i foretaket (siste også intervjuet via videooverføring mandag) Intervju Driftssjef for Helse Finnmark HF og DSB og DLE elektroansvarlig i Hammerfest Lunsj Befaring Elektroansvarlig i Hammerfest DSB (TRN) og DLE Intervju Leder ved Medisinsk-teknisk avdeling i DSB (ELP) Hammerfest Intervju Leder ved Akuttavdelingen i DSB (ELP) Hammerfest og leder for sykepleierne på Intensiv under Akuttavdelingen i Hammerfest Intervju Sykepleier på vakt fra Intensiv under DSB (ELP) Akuttavdelingen i Hammerfest Torsdag , Klinikk Hammerfest Tid (kl.) Aktivitet Deltakende tilsynsmyndighet Sluttmøte for foretaksledelsen og de involverte i revisjonen Felles DSB, DLE og Strålevernet

166

167

168

169

170

171

172

173

174 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Postboks Tønsberg Deres ref: Vår ref: Dato: 2009/775/AKSI 2006/ SØKNAD OM UTSATT TIDFRIST Vi viser til tidligere korrespondanse og dialog i forbindelse med gjennomført systemrevisjon i Helse Finnmark HF og søker med dette akseptasjon for de frister vi tidligere har signalisert som følger: Gjeldende avvik 1: Gjennomgang av el-sikkerhet pågår nå. Vi ber om aksept på den frist vi skisserte i vårt tidligere brev ved at gjennomgang skulle være gjennomført innen 1. desember Dokumentasjon på at dette er gjennomført i henhold til plan oversendes dere parallelt med denne henvendelsen fra de respektive klinikker. Gjeldende avvik 2 I tillegg til tidligere orientering vil vi formidle at det nå er pekt ut interne revisorer i foretaket, og opplæring for å styrke denne funksjonen er under planlegging med tanke på gjennomføring tidlig på nyåret. Vi har tidligere signalisert gjennomføring av revisjoner som følger: A: Gjennomføres opplæring i klinikk for drift og eiendom i tråd med retningslinjene (RL1673 og RL1674)? Revisjonen skal være gjennomført innen B: Gjennomføres internkontroll innen el-sikkerhet i henhold til gjeldene rutiner/retningslinjer? Vi hadde satt som mål å ha denne gjennomført innen juni Vi ber med dette om aksept på de frister vi har skissert. Gjeldende avvik 3 Det er påpekt at alle feil og mangler ved de elektriske anleggene ikke ble registrert tilfredsstillende. Vi har i vårt tidligere brev skissert innføring av PLANIA og NORIK som følger: Gjeldene Klinikk Kirkenes er grunnarbeidet med å legge frist var av oss satt til Gjeldende Klinikk Hammerfest hadde vi grunnet sykdom blant nøkkelpersonell satt frist for implementering til senest 1. mars Vi ber med dette om akseptasjon av de skisserte tidsfrister. Helse Finnmark HF Besøksadresse: Telefon: * Avd: Administrasjonen Saksbehandler: Sykehusveien 35 Sykehusveien 35 Telefaks sekretariat: Avd tlf: Adm.dir Hammerfest 9613 Hammerfest Epost sekretariat: Avd faks: Dir tlf: [email protected] Kontonr: Org nr: Internett: Avd e-post: Saksbehandler epost: MVA NO [email protected] [email protected]

175 2 Gjeldende avvik 4 Avviket omhandler mangelfulle/ikke-oppdaterte tegninger over de elektriske anleggene i Kirkenes. Ut fra forklaring i vårt foregående brev ba vi om aksept for følgende mht krav omhandlende tegningsdokumentasjon: Oversikt over foreliggende tegningsgrunnlag tidsfrist 1. Nov Utarbeidelse av nødvendig tegningsgrunnlag for å opprettholde forskriftskrav innen 1. januar 2011 for utarbeidelse av tegninger for følgende områder: a. Brannvarslingsanlegg. b. Nødlysanlegg. c. Nødstrømsforsyning. Innbefattet i dette ligger en risikovurdering for de mest kritiske funksjoner og tilhørende kurser for sykehus, som f.eks. intensiv, operasjonssaler, mottak, etc. d. Tavler og tavlerom. Beslutning på utarbeidelse av resterende tegningsunderlag kobles til beslutning/vedtak på bygging av nytt sykehus, planlagt mai Dersom nytt sykehus besluttes bygd aksepteres tegningsgrunnlag iht. ovenstående punkt som tilstrekkelig. Dersom nytt sykehus ikke blir besluttet bygd igangsettes arbeider med utarbeidelse av manglende tegninger. Vi søker med dette om akseptasjon av de skisserte frister. Gjeldende avvik 5 Opplæring i bruk av elektromedisinsk utstyr omhandles nå i egne retningslinjer (RL0887). Ansvaret i forbindelse med opplæring, dokumentasjon og internkontroll er tydeliggjort. Vi skisserte at internkontroll skulle gjennomføres innen Vi søker med dette om akseptasjon av skissert frist. Vi vil avslutningsvis orientere om det nå er tilsatt driftssjef som tiltrer stillingen 18. januar Med vennlig hilsen Lill-Gunn Kivijervi Fung. Driftssjef Leif-Arne Asphaug-Hansen Kvalitetsleder