M Ø T E P R O T O K O L L

Transkript

1 VÅGSØY KOMMUNE M Ø T E P R O T O K O L L UTVAL: Kontrollutvalet i Vågsøy og Flora DATO: 12. desember 2017 TID: kl STAD: Vågsøy rådhus, Formannskapssalen DELTAKANDE I MØTET: Kontrollutvalet i Vågsøy: Kontrollutvalet i Flora: Vest kontroll: Inger Grethe Dalehamn, leiar Randi Husevåg, nestleiar Jostein Mykland, medlem Klaus Iversen, medlem Knut Dag Holvik, varamedlem Bjørn Hollevik, leiar Eva Richter, nestleiar Ole Christian Rynning, medlem Else Marie Hammerseth, medlem Jostein Støylen, dagleg leiar Ida Birgitte Marholm, konsulent SEKOM-sekretariat: Arnar Helgheim, dagleg leiar Audhild Ragni Vie Alme, rådgjevar KRYSS-revisjon: Vågsøy kommune: Fråfall: Møtet var leia av: Terje Førde, revisjonssjef/dagleg leiar Knut Ove Leite, rådmann Olav Gjesdal, medlem Vågsøy Olav Mølster, medlem Flora Inger Grethe Dalehamn, leiar Vågsøy

2 Tema i møtet: Innleiing ved sekretariata Val av møteleiar Presentasjon av møtedeltakarane Informasjon om status Rådmann i Vågsøy Knut Ove Leite Kontrollutvalet si rolle ved samanslåing Forvaltningsrevisjonar og selskapskontrollar Vidare framdrift for kontrollutvala sin del Opning: Dagleg leiar i Vest kontroll Jostein Støylen opna møtet. Val av møteleiar: Inger Grethe Dalehamn vart vald som møteleiar. Informasjon om status: Rådmann i Vågsøy Knut Ove Leite orienterte, og gjekk gjennom prosjektplan som var handsama av fellesnemnda Kontrollutvalet si rolle ved samanslåing Dagleg leiar i SEKOM-sekretariat Arnar Helgheim gjekk gjennom kontrollutvalet si rolle ved samanslåing, og viste til at dette også var tema på Kontrollutvalsdagen 15. juni. Forvaltningsrevisjonar, revisjonsrapportar og selskapskontrollar Viser til opplisting av prosjekt dei siste åra i dei to kommunane jf. presentasjon. Nye prosjekt i følgje Plan for forvaltningsrevisjon vart også omtala. Vidare framdrift for kontrollutvala sin del Det er ynskjeleg at kontrollutvala og sekretariata møter i Fellesnemnda for å informere om kontrollutvalet si rolle, og sette kontroll og tilsyn på dagsorden i arbeidet med ny kommune. Nytt fellesmøte for kontrollutvala i Vågsøy og Flora vert i samband med møte i Fellesnemnda i Florø. Kontrollutvalet vil møte i Fellesnemnda sine møte Kontrollutvalsleiar i Flora møter ved møte i Flora, og kontrollutvalsleiar i Vågsøy møter i Vågsøy. Kontrollutvala ber om å få tilsendt innkalling og protokollar fortløpande, og ber om at protokollane blir lagt ut på heimesida raskare enn no. Møtet slutt.

3 Kinn kommune Prosjektplan Etablering av Kinn kommune Versjon for handsaming i fellesnemnda

4 Innhaldsliste 1.0 Bakgrunn Stortingsvedtak Intensjonsavtalen Fasane i arbeidet Mål for prosessen Hovudmål Resultatmål Delmål Omfang, prinsipp og rammer for arbeidet Forholdet mellom prosjektorganisasjon og driftsorganisasjonane Generelle overordna prinsipp for arbeidet Organisering Aktøroversikt Overordna organisering av prosjektet Politiske prosjekt Samhandlingsprosjekt mellom politikk og administrasjon Administrative prosjekt Mandat for delprosjekta Gjennomføring og framdrift Overordna organisering av prosjektet Politiske prosjekt Samhandlingsprosjekt mellom politikk og administrasjon Administrative prosjekt Temagruppe 1. administrasjon og leiing Temagruppene Handtering av utryggleik Risikoar som er vurdert Tiltak for å redusere risiko Budsjett for arbeidet... 19

5 1.0 Bakgrunn 1.1 Stortingsvedtak Stortinget vedtok i samband med handsaming av Prop. 96 S ( ), Innst. 386 S ( ) den , Endringer i kommunestrukturen i vedtak 831 følgjande: Vågsøy kommune og Flora kommune slås sammen senest fra 1. januar Bremanger består som egen kommune. 1.2 Intensjonsavtalen Dei to kommunestyra har gjort vedtak om å søkje om å bli slått i saman. Desse søknadane byggjer på intensjonsavtalen som er inngått mellom kommunane. Intensjonsavtale. Det arbeidet som skal gjerast for å få på plass Kinn kommune skal basere seg på mål og rammer sett i intensjonsavtalen. Intensjonsavtalen har følgjande mål for samanslåinga: Vi vil: - Bli ein attraktiv tilflyttingskommune - Bli den sentrale utviklingsaktøren mellom Ålesund og Bergen - Sikre gode tenester med høg kvalitet for innbyggarane - Styrke vår attraktivitet som lokalisering for næringsverksemd - Sikre ei berekraftig utvikling med målretta satsing på klima og miljø - Styrke lokal stadidentitet og fellesskapskjensle til innbyggjarane i den nye kommunen Det kan vi oppnå ved å: - Realisere 45-minutts-regionen (Måløy-Svelgen-Florø) for å sikre gode kommunikasjonar i kommunen, og skape ein felles bu- og arbeidsregion. Kommunane er samde om at det viktigaste målet med 45-minuttsregionen er å raskast mogleg reise mellom Måløy og Florø. Det primære ønskje er bru over Bikjelsneset-Tongane, og veg over Terøya. Kommunane vil vurdere andre alternativ dersom det primære ønsket viser seg umogleg å realisere. - Etablere eit båtsamband med fleire avgangar mellom Vågsøy, Bremanger og Flora og som korresponderer godt med anna samferdsle - Satse på Florø Lufthamn for å sikre eit framtidsretta og godt rutetilbod - Arbeide vidare med Stad skipstunnel for å sikre etablering av nye næringar - Arbeide for betre vegstandard på det fylkeskommunale vegnettet - Arbeide for å styrke tilbodet og miljøet rundt dei to vidaregåande skulane, fagskulen og høgskulen - Arbeide for framtidas omsorg med utstrakt bruk av velferdsteknologi - Skape verdiar av mogelegheitene som ligg i havrommet, farleiene og hamnene - Arbeide for etablering av regionale og statlege arbeidsplassar i Måløy og Florø - Skape attraktive bu-, arbeids- og fritidsområde - Styrke folkevald styring, brei deltaking og involvering - Byggje ein kompetent, effektiv og attraktiv kommuneorganisasjon med gode fagmiljø gjennom ein god, føreseieleg og framtidsretta arbeidsgjevarpolitikk - Bygge ut Måløy og Florø som attraktive, urbane og kulturelle sentra ved å prioritere realisering av gjeldande plan for symjeanlegg, fleirbrukshall med spesialfunksjonar og kulturfasilitetar i Vågsøy og fullskala fotballhall i Florø - Prioritere plankapasitet, areal og tilrettelegging for tomter til næring, landbruk og bustadbygging

6 Tenestene Vi er samde om å ha kostnadseffektive tenester ut frå tilgjengelege økonomiske ressursar. Vi skal: - Ha og utvikle førstelinetenester som skular, sjukeheimar, helse- og omsorg, barnehagar og kulturtilbod der dei er ved samanslåinga - Vere ein aktiv samfunns- og næringsutviklar og etablere møteplassar, partnarskap og samhandling - Vere ein kunnskapsutviklande og attraktiv arbeidsplass for dei tilsette - Rekruttere dyktige medarbeidarar inn i ein samla kompetanseorganisasjon 1.3 Fasane i arbeidet Hending Fase Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Kva k3 k4 k1 k2 k3 k4 k1 k2 k3 k4 Etablere fellesnemnda Tilsette prosjektrådmann Utarbeide og vedta prosjektplan Etablere prosjektorganisasjon Utgreie og vedtak politisk struktur Utgreie og vedta overordna administrativ struktur Tilsette toppleiargruppe Tilsette i andre sentrale stillingar Produksjon og leveranse av forhold som må på plass Siste førebuingar til samanslåing Kommuneval og kontinuering av nytt kommunestyre

7 2.0 Mål for prosessen 2.1 Hovudmål Kinn kommune er i drift med alle elementet for ein kommuneorganisasjon, både politisk og administrativt. 2.2 Resultatmål Kommunen sine prosessar er vidareutvikla og forbetra Synergier er realisert Neste praksis er etablert Program for identitetsbygging for innbyggjarane og tilsette er gjennomført 2.3 Delmål Alle overordna strukturar for styring av kommunen må vere på plass, både politisk og administrativt Alle reglement, rutinar, avtalar m.m. må vere på plass Alle sentrale tilsettingar må vere på plass Alle avtalar med samarbeidspartar og eksterne partar må vere på plass Alle digitale løysingar må fungere og vere på plass

8 3.0 Omfang, prinsipp og rammer for arbeidet 3.1 Forholdet mellom prosjektorganisasjon og driftsorganisasjonane Prosjektorganisasjonen med prosjektrådmannen som leiar skal leggje til rette for det arbeidet som skal gjerast. Herunder all sakshandsaming ovanfor fellesnemnda. Det skal kome klart fram av bestillingane/mandat til temagruppene kva som blir forventa av deltakarar frå administrasjonane. Det skal lagast «avtalar» med dei to rådmennene om tidsbruk og leveranse inn i prosjektet frå administrasjonane. Konkret så blir det lagt opp til følgjande arbeidsdeling mellom kommunane og prosjektorganisasjonen i perioden fram til : Oppgåve Flora Vågsøy Omfang/merknad Politisk sekretariat x x Arkivdelen er lagt til Flora. Kommunane stiller med pol. sekretær alt etter kor møtet blir heldt. Administrasjon av FN sine øk. midlar. x Når Vågsøy har utgifter blir desse vidarefakturert til Flora spesifisert på artsnivå. Arbeid i tema og arbeidsgrupper Deltaking i adm. leiargruppe Deltaking på ulike kurs, konferansar m.m. ang. samanslåingsprosjektet. Høve til løpande oppgåver i driftsorganisasjonane. Leveranse frå prosjektorganisasjonen x x Det blir forventa at medlemma i temagruppene gjer dette utan at kommuneadministrasjonen blir kompensert. Konkrete utlegg som reise til og frå møter m.m. blir etter rekning dekka av samanslåingsprosjektet. x x Det blir forventa at toppleiarar i kommunane deltek i AL utan at kommuneorganisasjonane blir kompensert for dette. x x Deltaking på relevante kurs som har med samanslåinga å gjere kan etter avtale med prosjektorg. bli dekka av prosjektet. x x Rådmenna i driftsorganisasjonane skal organisere/rydde plass i høve til andre driftsoppgåver slik at dei som får oppgåver i samanslåingsprosjektet vil kunne gjennomføre dette innanfor normal arbeidstid og lov- og avtaleverk. Evt. overtidsbetaling eller annan kompensasjon til tilsette blir avgjort av den einskilde rådmann og må dekkast av kommunen sitt budsjett. x x Temagruppene skal etter meldt behov få levert stoff til sitt arbeid frå prosjektorganisasjonen. Omfanget av dette må avklarast med prosjektstaben. Tilitsvalde? x x Prosjektrådmannen avtalar frikjøp med driftsorganisasjonane.

9 3.2 Generelle overordna prinsipp for arbeidet Arbeidet blir styrt av; Inndelingslova, intensjonsavtalen og delegasjonen fra kommunestyra. Dette krevjar at fellesnemnda haldast løpande orientert om framdrift og status i prosessen. Fellesnemnda har vidare ansvar for å informere og involvere dei øvrige politikarane i sine kommunestyrer og oppretthalde ein dialog med innbyggarar, næringsog samfunnsliv. Prosjektskildringa skal sikre klare ansvarsforhold i høve til kommunane og prosjektet og mellom temaprosjekt, arbeidsgrupper, arbeidsutval, samansette grupper og linjer i alle fasar i prosessen med å etablere ein ny kommune. Tydeleg skilje mellom politiske og administrative oppgåver i samanslåingsprosessen og områder der det er behov for samhandling Fokus på gevinstrealisering i alle fasar av prosessen Samanslåingsprosjektet skal bestå av tre ulike delprosjekt Politiske delprosjekt Samhandlingsprosjekt mellom politikk og administrasjon Administrative delprosjekt Bruk av eksterne konsulentar skal avgrensast og å bere nyttast når prosjektorganisasjonen eller kommunane sjølve ikkje har kompetansen som krevjast eller ikkje har eigne ressursar Involvering av de tillitsvalde skal ivaretakast i alle prosjektet sine fasar Ansatterepresentantar veljast av tillitsvaldforum og skal representere alle tilsette i begge kommunane Arbeidsgjevarane skal legge til rette for dei tilsette si involvering i samanslåingsprosjektet. Evt. vikar- og/eller reiseutgifter til deltaking dekkast av den einskilde kommune.

10 4.0 Organisering 4.1 Aktøroversikt Rollar Kven Merknad Prosjekteigar Kommunestyra Gjennomføre Stortinget sitt vedtak. Styringsgruppe Fellesnemnda På oppdrag frå kommunestyra Prosjektansvarleg Prosjektrådmann Tilsett av fellesnemnda Prosjektleiar Prosjektkoordinator Koordinerande rolle underlagt PR. Tilsett av PR. Partsamansett utval 5 politikarar og 4 tillitsvalde Tilsettesaker Pol. arb. utval Arb. grupper sett saman av både politikk og administrasjon Adm. styringsgruppe Blir sett blant FN sine medlemmar jf. prosjektplanen og ved behov Blir sett blant FN sine medlemmar jf. prosjektplanen og ved behov samt at PR tiltrer med aktuelle fagpersonar Prosjektrådmann, rådmenna og 2 tillitsvalde. Når nye k.sjefar er tilsett tiltrer dei gruppa. Opplagde politiske oppgåver/saker. Utvala rapporterer direkte til FN. PR er sekretariat. Saker av omfattande karakter som krevjar både politisk og administrativ deltaking/koordinering. PR legg saker fram for FN. «Prosjektrådmannen si leiargruppe». Temagrupper Adm. tilsette + tillitsvalde Få fram og løyse faglege spørsmål Temaleiarargruppe Arbeidsgrupper Arb. gruppeleiargruppe Leiarane av temagruppene. Pluss pers. frå leiargruppene dersom det ikkje er samsvar med personar. Fagpersonar med spisskompetanse. Blir sett ned av temagruppene. Leiarane av arbeidsgruppene under kvar temagruppe. Koordinere spørsmål på tvers av temagruppene. Levere fagleg til temagruppene Koordinere spørsmål på tvers av arbeidsgruppene.

11 4.2 Overordna organisering av prosjektet

12 4.3 Politiske prosjekt

13 4.4 Samhandlingsprosjekt mellom politikk og administrasjon

14 4.5 Administrative prosjekt 4.6 Mandat for delprosjekta. Politiske prosjekt Dei politikarane som fellesnemnda vel til å delta i dei ulike gruppene kjem sjølv med framlegg til mandat og rammer for arbeidet i gruppa, som då blir lagt fram for fellesnemnda til handsaming. Samhandlingsprosjekt mellom politikk og administrasjon Gruppene kjem sjølv med framlegg til mandat og rammer for arbeidet i gruppa, som då blir lagt fram for fellesnemnda til handsaming. Korleis dette blir gjort vil vere avhengig av oppdraget sitt omfang og karakter. Gruppa som arbeider med Arbeidsgjevarpolitikk legg sine saker fram for partssamansett utval, som igjen legg desse fram for Administrative prosjekt Prosjektrådmannen gjev mandat og opplegg for gjennomføringa av arbeidet.

15 5.0 Gjennomføring og framdrift 5.1 Overordna framdrift for prosjektet 5.2 Politiske prosjekt

16 5.3 Samhandlingsprosjekt mellom politikk og administrasjon 5.4 Administrative prosjekt Temagruppe 1. administrasjon og leiing

17 5.4.2 Temagruppene 2-12

18 6.0 Handtering av utryggleik 6.1 Risikoar som er vurdert 1. Uklar ansvarsfordeling innan i prosjektorganisasjonen - grensesnitt mellom delprosjekta 2. Mangel på ressursar til å halde ved lag god drift i de tre kommunane i samanslåingsprosessen 3. Utydeleg styring og leiing i prosjektet 4. Mangel på riktig og tilstrekkeleg kompetanse i prosjektet 5. Tap av nøkkelpersonell i perioden fram til Manglande involvering av tilsette 7. Uavklarte roller mellom administrasjon og folkevalde i prosjektorganiseringa 8. Manglande felles identitet og kultur for Kinn kommune 9. Misnøye knytt til harmonisering av vilkår for tilsette og felles pensjonsordning 10. Driftsforstyrringar knytt til datasystem 11. Utryggleik om framdrifta i prosjektet 12. Press frå media 13. Manglande eller for seine avklaringar når det gjeld interkommunale selskap (IKS) 14. Usemje rundt lokalisering av arbeidsplassar 15. Politiske omkampar 16. Forventingsgap mellom politikk og administrasjon 17. Manglande oversikt over prosjektet sine kostnadar 18. Klarar ikkje etablere "neste praksis" - ein praksis som er betre enn summen av dei to kommunane sin eksisterande praksis 19. Motstand mot endring i administrasjonen (mellomleiarar) 20. Ulike arbeidsmetodar og kultur i dei to kommunane 21. Svak politisk forankring 22. Manglande kapasitet hos leverandørar av digitale tenester 23. Klarar ikke synliggjere vinningar underveis 24. Lite koordinert planprosess og strategiutvikling i prosjektperioden 25. Fellesnemnda har status som interimnemd fram til kongeleg resolusjon. 26. Misnøye i samband med etablering av ny leiargruppe 27. Motstand mot endring blant innbyggarane 28. Uklare forventningar til dei to kommunane sitt bidrag inn i prosjektet 29. Statisk og lite oppdatert styringsdokument 30.Tap av kommunane sine samarbeidspartnarar

19

20 6.2 Tiltak for å redusere risiko Generelt så er det, og det vil bli teke høgde for alle monumenta i som kjem fram av analysa i prosjektplanen og arbeidet forøvrig. Spesielt om dei momenta som er vurdert til å ha stor sannsynlighet og stor konsekvens. Ad 2 Mangel på resursar for å oppetetthalde god drift i dei to kommunane under prosessen med å etablere den nye kommunen Dette kan vere eit kritisk tema. Mellom anna så peike evalueringsrapporten som KS har laga for slike prosessar på dette som ei utfordringa. Det er viktig å ta høgde for at dette blir ei utfordring, mellom anna ved å redusere ambisjonsbehovet for utviklingsoppgåver i dei to kommunane i både 2018 og særleg i Det viktige vil vere å prioritere den daglege drifta innanfor kommunen sin tenesteproduksjon og forvaltning. Det vil også vere sentralt å vurdere nøye kven i dei kommunale organisasjonane som blir «teke ut av drift» for å vere med i samanslåingsprosessen. Ad 8 Manglande felles identitet og kultur for Kinn kommune. Dette er tema som er fastslått er viktige i intensjonsavtalen. Prosjektplanen følgjer dette med å leggje til rette for ei gruppe som skal arbeide med dette spesielt. Vidare ligg det inne planar, strategiar og tiltak for å gjere noko med dette i i informasjonsplanen for prosjektet. Arbeidet med samfunnsdelen som fellesnemnda har bestemt skal starte opp vil også vere viktig med tanke på å «byggje Kinn». Ad 10 Driftsforstyrrelser knytt til datasystem Det er ein krevjande prosess med å slå saman ein rekkje ulike datasystem. Spesielt utfordrande blir det når ein også skal få dette til å fungere med eit utgangspunkt der Flora driv dette aleine i dag, mens Vågsøy er ein del av Nordfjordnett. Det som må gjerast er å tidleg er (er i ferd med å bli starta opp) å kartleggje utfordringane både i høve til kva for system, organisering, drift bruk mm dei ulike organisasjonane har i dag. For så å komme fram til dei framtidige løysningane basert på funksjonalitet og kravspekk som prosessen for etablering av den nye kommunen vil krevje. Dette må gjerast raskt slik at utfordringar blir tidleg avdekka og for å gje leverandørar naudsynt tid til å levere det som den nye kommunen vil spørje etter frå leverandørane. Det vil også vere sentralt å få på plass systema tidleg slik at dei kan bli testa ut i førekant og at naudsynt opplæring kan bli gjeve. Ad 14 Uenighet rundt lokalisering av arbeidsplasser Fellesnemnda må tidleg leggje dei naudsynte føringane for dette, slik at evt. usikkerheit blir avklara så tidleg som mogleg. Prosjektrådmannen må også leggje føringar og ta avgjerd som reduserer usikkerheit mest mogleg. Dette etter at det er gjennomført gode prosessar kor tilsette og deira organisasjonar blir teke med på ein slik måte rammeverket for slike prosessar krevjar. Ad 22 Manglende kapasitet hos leverandører av digitale tjenester Sjå Ad 10 Ad 27 Motstand mot endring blant innbyggerne Sjå Ad 8

21 7.0 Budsjett for arbeidet Samla Folkevalde Prosjektorganisasjon Kommunikasjon/kulturbygging Kommuneorganisasjonane Digitalisering Tilskott fellesnemnd kykja Andre/reserve Totalt

22 Kinn kommune Notat Kunnskapsgrunnlaget innanfor temaområde: Medlemmar i gruppa: Fristar Oppstart av arbeidet Frist ferdig utfylt IT skjema: Temagruppeleiarmøte Felles «undervegsmøte» Frist for ferdigstilling Møte elles gruppa blir fastsett av gruppa sjølve. Arbeidet skal basere seg på føringar og mål gitt i Intensjonsavtalen for etablering av Kinn kommune og vedteken prosjektplan.

23 Innhold 1.0 Status Kva for tenesteområde ligg innanfor gruppa sitt ansvarsområde Korleis er tenesteområda organisert i dag i dei to kommunane Kva for lokalt planverk, vedtak og føringar ligg til grunn for tenesteproduksjon Kva for regionale og nasjonale føringar ligg til grunn for tenesteproduksjon Relevante nøkkeltal Utfordringar og moglegheiter Utfordringar Moglegheiter Oppgåve og tiltaksplan Skjema; oppgåve og tiltaksplan for etablering av ny kommune... 4 Vedlegg... 5 Skjema for IT registrering Skjema for funksjon, bruk og kompetanse av dataverktøy... 6

24 1.0 Status 1.1 Kva for tenesteområde ligg innanfor gruppa sitt ansvarsområde. List opp og beskriv kort. Med «tenesteområde» forstås både kommunale tenester reint organisatorisk og andre kommunale oppgåver som fell inn innanfor gruppa sitt område. Gruppa må sette opp og beskrive dette slik at det er mest mogleg hensiktsmessig for det aktuelle temaområdet. 1.2 Korleis er tenesteområda organisert i dag i dei to kommunane Lag org. kart og tekstleg omtale. Legg inn tal tilsette og driftsøkonomi for kvart område. (her vil det kome ein mal frå prosjektstaben på korleis dette skal gjerast) Elles skal kapitlet ta føre seg: Medarbeidernes kompetanse som ressurs Lokalisering av tjenestene og bygningsmasse 1.3 Kva for lokalt planverk, vedtak og føringar ligg til grunn for tenesteproduksjon. Fordel på kvar teneste/område og kommune. 1.4 Kva for regionale og nasjonale føringar ligg til grunn for tenesteproduksjon. Kort. på aktuelle føringar som vil ha konsekvens for organisering og drift av ny kommune. T.d bemaningsnorm i barnehage, eller organisering av legevakt. 1.5 Relevante nøkkeltal Bruk følgjande kjelde; Relevanta KOSTRA tal for tenesteområda. Aktuell offisiell fagspesifikke data for tenesteområdet på konsernivå. Aktuell demografi og framskriving av tal brukarar innan for akuelle tenesteområde, t.d tal på personar med behov for omsorgstenester og tal på framtdige barn i skule og barnehage. Evt. andre nøkkeltal som beskriv tenesteområdet, t.d tal byggesaker, kvm byggningsmasse mm. 2.0 Utfordringar og moglegheiter 2.1 Utfordringar Kort tekstleg del som peike på kva for utfordringar ein ny kommune vil ha innanfor dei tenesteområda som er omtala i kap Moglegheiter Kort tekstleg del som peike på kva for moglegheiter ein ny kommune vil ha innanfor dei tenesteområda som er omtala i kap 1. Disse moglegheitene skal summerast opp på følgjande måte (vedtekne resultatmål for den nye kommunen:

25 Kommunen sine prosessar er vidareutvikla og forbetra Den nye organisasjonen er rigga for at synergier skal kunne realiserast. Det er lagt til rette for at neste praksis er etablert Her vil det kome opplegg/skjema i gruppeleiarmøtet for korleis dette skal gjerast. Mellom anna så vil det bli lagt vekt på at gruppa skal ha fokus på dei framtidige digitale løysningane for kommunen. 3.0 Oppgåve og tiltaksplan Kartlegging av dagens oppgåver som må finne sin plass i den nye kommunen. Her må oppgåvene innanfor kvart tenesteområdet splittast opp slik at dei er tydeleg og identifiserbare. Døme på kva som skal vere med: Rutinebeskrivelser, dagens lokale forskrifter og interne reglementer, avtaler med eksterne samarbeidspartnere, avtaler med eksterne leverandører av varer og tjenester mm. Dette skal føras inn i tabell som er vedlagt. Denne oppgåve og tiltaksplanen skal innehalde; Kva for oppgåver skal tenesteområdet splittast opp i Status pr. i dag i dei to kommunane Behov for samordning mot andre sektorar Kva må gjerast (Tiltak) som også beskriv omfang på tiltaket/oppgåva. Vil dette ha ein kostnad i prosjektperioden eller for framtidig drift. Må oppgåva vere ferdig før eller etter ny kommune er på plass. 3.1 Skjema; oppgåve og tiltaksplan for etablering av ny kommune. Nr Kva Vågsøy Flora Behov for samordning mot andre sektorer? Kostnad Prosjekt? Framtidig drift? Tiltak Før/etter

26 Vedlegg Skjema for IT registrering. IT registreringsskjemaet skal fyllast ut. Frist for å fylle ut dette skjemaet er Her skal fellesskjema i Excel format nyttast. Skjema blir vist og forklart i Kalvåg 29/30 november.

27 Skjema for funksjon, bruk og kompetanse av dataverktøy I gruppeleiarmøte vil slikt skjema bli presentert. Dette vil mellom anna innehalde: Korleis brukar vi systemet vårt i dag? Kva ser vi av muligheiter som vi ikkje har tatt i bruk? Kva må til for å bli meir effektive internt? Kva saknar vi i våre arbeidsverktøy? Kva digitale tenester tilbyr vi til innbyggarane i dag? Kva teneste og korleis? Levert av kven og integrert med kva? Kva nye / forbetra digitale tenester ynskjer vi å tilby innbyggarane? Kva må til for å få til dette?

28 Prosjektstab Rolf Bjarne Sund xx Prosjektrådmann Terje Heggheim Administrativ styringsgruppe Prosjektrådmann Rådmennene Tillitsvalde 1 Administrasjon og leiing Rådmanns -gruppene Sekretær Berit Osa Reidar Knapstad 2 Personal /HMS L Trond Ramstad Olsen Rita Kvamme Sekretær Flora Wenche Kvalvik 3 Kultur, idrett og frivillighet Roald Leivestad Odd Gunnar Myhre Sekretær Flora Britt Madsen 4 Oppvekst L Anders Moen Bente Forfang Runa Nybakk Ellen Jåvold Sekretær Line Dalelv Christer Solheim 5 Helse og omsorg Norunn Stavø L Jeanette Jensen Sekretær Trude Guldbrandsen May Linn Selvik 6 Digitale Kinn Int utlysing Bjørn Roger Rasmussen 7 Eigedom L Vidar Andersen/ Vårdal Germund Veka Frode Weltzien Tove Lill Refvik Volle Sekretær Flora 8 Økonomi L Henrik Skovly Stine Oksholen Linda Nipen Sekretær Berit Osa 9 Plan, samfunn utvikling Janne Midtbø L Anders Espeset Sekretær Flora 10 Kommunal teknikk/ beredskap Kim Hjelle Odd Robert Solvåg Magne Igland Reidulf Refsnes Sekretær Flora Robert Endestad 11 Informasjon service Jon Even Myre L Møyfrid Ellingsund Jarle Torsheim Sekretær Linda Myhre Larsen 12 Busetting og int. Inger Jorunn Årseth Ingrid Sunde L Arild Melvær Sekretær Flora