Protokoll møte i Asker kirkelige fellesråd

Transkript

1 Protokoll møte i Asker kirkelige fellesråd Møtedato: Onsdag 24.april 2019 Tid: Kl Utvidet fellesnemnd med alle representanter for de tre fellesrådene Kl Ordinært møte i Asker kirkelige fellesråd Sted: Holmen kirke. Av hensyn til kravet om at minst halve fellesrådet må være tilstede i møtet, ble saksframleggene sendt ut på nytt til alle medlemmene for å sikre kommentarer og aktiv tilslutning til forslag til vedtak. Slik tilsutning er gitt. Se nedenfor. Tilstede/Tilslutning/Forfall Nils Inge Haus, Geir Haugland, Ole-Johnny Yggeseth, Anders Mikelsen (e-post), Tone Bovim (e-post), Annemor Onarheim (forfall) og Tor Øystein Vaaland (e-post) Saksliste Sak 22/19 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 23/19 Protokoller fra møte i Asker kirkelige fellesråd 6.3. Sak 24/19 Sak 25/19 Sak 26/19 Refleksjoner, respons og oppfølging etter møtet i Asker kirkelige fellesnemnd Midlertid rolle som kirkeverge i Røyken og Hurum Diakonstillinger i Asker Sak 27/19 Regulert budsjett 2019 Sak 28/19 Sak 29/19 Sak 30/19 Sak 31/19 Status overskjøting av eiendom fra Asker kommune til Asker kirkelige fellesråd Askertun fortsatt uten dato for ferdigstillelse Vardåsen kirke Prosjekt Tett tak Orienteringer a. Menighetene orienterer b. Prosten orienterer c. Ny driftsbygning Asker kirkegård

2 - 2 - d. Asker kirke og Barnas katedral: befaring med riksantikvaren fuktskader i mur, behov for nytt toalett og oppussing av sakristier e. Ansettelser m.m. f. Svar på søknader om gravsted ved Asker kirkegård Sak 32/19 Eventuelt

3 Sak 22/2019 Godkjenning av innkalling og saksliste Se vedlagte saksliste. Vedtak Asker kirkelige fellesråd godkjenner innkalling og saksliste.

4 Sak 23/2019 Protokoll fra fellesrådets møte 6.3. Protokoll for Asker kirkelige fellesråd se Vedtak Ingen kommentarer er kommet inn, og protokoll for møte i Asker kirkelige fellesråd er følgelig godkjent.

5 Sak 24/2019 Referat og refleksjoner fra møtet i Asker kirkelige fellesnemnd Se kopi av samlede saksframlegg til fellesnemnda. Vedtak a. Asker kirkelige fellesråd tar fellesnemndas vedtak til etterretning. b. Asker kirkelige fellesråd gir sin tilslutning til møteplan for nemnd, råd og utvalg som vedtatt i fellesnemndas møte, jfr. AKFN Sak 29/2019. c. Asker kirkelige fellesråd gir sin tilslutning til vedtak i Asker kirkelige fellesnemnds vedtak knyttet til Prosjekt Enhetlig ledelse i Oslo bispedømme, jfr. AKFN sak 31/2019

6 Sak 25/19 Rolle som kirkeverge i Røyken og Hurum Se vedlagte saksframlegg AKFN 22/2019 og 30/2019. Vedtak a. Asker kirkelige fellesråd: Asker kirkelige fellesråd gir sin tilslutning til anmodningen fra Hurum og Røyken kirkelige fellesråd om å forskuttere ordningen med felles kirkesjef fra b. Asker kirkelige fellesråd ber forhandlingsutvalget inngå med avtale med kirkesjefen om å overta ansvaret for den samlede virksomheten i Asker, Hurum og Røyken. c. Asker kirkelige fellesråd avgir styringsrett for de de delene av kirkesjefens stilling som skal ivareta kirkevergens arbeidsoppgaver i Røyken og Hurum. d. Asker kirkelige fellesråd dekker kirkesjefens fulle lønn, under forutsetning av at Røyken og Hurum kirkelige fellesråd dekker kostnadene knyttet til den midlertidige stillingen som rådgiver i kirkesjefens stab

7 Sak 22/19 Tidsavgrenset stilling som rådgiver i kirkesjefens stab Administrasjonene vil i ha mange oppgaver knyttet til ordinær drift, i tillegg til de mange prosessene knyttet til sammenslåingen. Det er i denne perioden ikke avsatt egne ressurser til etableringen av det nye fellesrådet. Administrasjonen har i planleggingen av bemanningsplan for det nye fellesrådet i utgangspunktet lagt opp til en reduksjon i administrative stillinger med 0,5 stilling, ref. sak 69/2018. Denne ressursen er tilført menighetsarbeidet. I en overgangsfase har administrasjonen likevel behov for å sikre tilstrekkelig bemanning å gjennomføre sammenslåingen på en god måte. Fellesnemndas arbeidsutvalg foreslår derfor å opprette tidsavgrenset stilling som rådgiver/kommunikasjonsrådgiver i 100 % i perioden Stillingen er tenkt tillagt slike midlertidige oppgaver: Sekretær for Asker kirkelige fellesnemnd Saksbehandling og forberedelser knyttet til opprettelse av nytt fellesråd Intern og ekstern kommunikasjon Forberede og gjennomføre tiltak for å styrke vi-følelse og felles kultur i det nye prostiet Forefallende lederstøtte i omstillingsfasen Den som skal tilsettes i engasjementet må ha ledererfaring i kirken og fagkompetanse innen kommunikasjon, personal- og økonomifeltet. Kunnskap om lokalt kirke- og kulturliv i Asker, Hurum og Røyken vil være en fordel. De tre fellesrådenes fond vil fra bli overført nye Asker kirkelige fellesråd. Den midlertidige stillingen kan finansieres ved bruk av eventuelle ledige lønnsmidler i ordinære budsjetter og tilgjengelige fondsmidler i Asker kirkelige fellesråd. Per har Asker kirkelige fellesråd blant annet 1,4 millioner kroner avsatt i disposisjonsfond til administrative oppgaver - prosjekt arkiv. Denne avsetning er betydelig høyere enn faktiske kostnader knyttet til overgang til den nye arkivløsningen Public 360. Fellesnemndas arbeidsutvalg foreslår derfor at de lønnskostnadene som ikke kan dekkes over ordinære budsjett, blir dekket over disposisjonsfond. Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd gir sin tilslutning til å opprette tidsavgrenset stilling som rådgiver i kirkesjefens stab Asker kirkelige fellesnemnd anmoder Asker kirkelige fellesråd om å omdisponere midler i disposisjonsfond øremerket administrative oppgaver, slik at pengene kan dekke de kostnadene til stillingen som det ikke er dekning for i ordinære budsjetter.

8 Sak 30/2019 Rolle som kirkeverge i Røyken og Hurum Kirkevergen i Røyken og Hurum, Øyvor Sekkelsten, har takket ja til midlertid stilling som rådgiver i kirkesjefens stab i Asker Til opprettelse av stillingen se sak 22/2019. Dette medfører spørsmål om hvordan rollen som kirkeverge i Røyken og Hurum kan løses ut 2019 på best mulig måte. Mulig framgangsmåte Fellesnemndas AU foreslår slik framgangsmåte i form av forslag til vedtak i nemnd og råd: Forslag til vedtak i Asker kirkelige fellesnemnd: Asker kirkelige fellesnemnd anmoder de tre fellesrådene om å forskuttere ordningen fra med én kirkesjef. Dette kan skje ved at fellesrådene inngår avtale om at kirkesjefen i Asker også fungerer i den ledige stillingen som kirkeverge i Hurum og Røyken i perioden Røyken kirkelige fellesråd/hurum kirkelige fellesråd: [ ] kirkelige fellesråd anmoder Asker kirkelige fellesråd om å forskuttere ordningen med én kirkesjef allerede fra Røyken og Hurum kirkelige fellesråd vil i denne perioden ha styringsrett i de delene av kirkesjefens stilling som skal ivareta kirkevergens arbeidsoppgaver i Røyken og Hurum. Røyken og Hurum kirkelige fellesråd vil i denne perioden kunne betale lønnen for den nyopprettede stillingen som rådgiver i kirkesjefens stab fra 1.7 og anmoder Asker kirkelige fellesråd om tilsvarende å dekke kirkesjefens lønn som leder for den samlede virksomheten i Asker, Hurum og Røyken. Asker kirkelige fellesråd: Asker kirkelige fellesråd gir sin tilslutning til anmodningen fra Hurum og Røyken kirkelige fellesråd om å forskuttere ordningen med felles kirkesjef fra Asker kirkelige fellesråd ber forhandlingsutvalget inngå med avtale med kirkesjefen om å overta ansvaret for den samlede virksomheten i Asker, Hurum og Røyken. Fellesrådet avgir styringsrett for de de delene av kirkesjefens stilling som skal ivareta kirkevergens arbeidsoppgaver i Røyken og Hurum. Fellesrådet dekker kirkesjefens fulle lønn, under forutsetning av at Røyken og Hurum kirkelige fellesråd dekker kostnadene knyttet til den midlertidige stillingen som rådgiver i kirkesjefens stab Forslag til vedtak Asker kirkelige fellesnemnd anmoder de tre fellesrådene om å forskuttere ordningen fra med én kirkesjef. Dette kan skje ved at fellesrådene inngår avtale om at kirkesjefen i Asker også fungerer i den ledige stillingen som kirkeverge i Hurum og Røyken i perioden

9 Sak 26/2019 Diakonstillinger Se sak 90/2018, 7/2019 og 17/2019 om samfinansiering av diakonstillinger i Asker og Heggedal. Stillingen som diakon i Vardåsen i 70 % og den nye stillingen i 100 % i Heggedal er utlyst med søknadsfrist Diakon i Holmen Til sommeren går diakonen i Holmen av med pensjon. Asker kirkelige fellesråd dekker i dag 50 % av denne stillingen over kommunal tildeling Holmen menighet 30 %. I HoMR Sak 34/2019 har menighetsrådet fattet slik vedtak: Vurdering Menighetsrådet søker fellesrådet om å øke prosentandel til diakonstilling fra 80% til en 100% stilling på grunn av stor etterspørsel og behov innenfor diakoniarbeidet. Menighetsrådet ber fellesrådet om å finansiere denne utvidingen på 20%, slik at finansieringen fra fellesrådet blir 70% og menighetsrådets andel blir 30%. Alternativt lyses stillingen ut som en 80% stiling, hvorav 30% andel er menighetsfinansiert. Kirkesjefen har stor forståelse for anmodningen fra Holmen menighetsråd. Holmen er en stor menighet og behovet for en diakon i 100 % stilling er åpenbar. Det er ikke imidlertid ikke penger i fellesrådets budsjett for en slik utvidelse med 20 % stilling i Ut fra rammene for det kommunale budsjettet i 2020, vil det heller ikke da være slike midler tilgjengelige. En eventuel utvidelse av stilling i Holmen, ville i så fall medføre kutt i stillinger i andre menigheter. Asker kirkelige fellesråd har i 2019 fått to halve stillinger finansiert over statsbudsjettet. Kirkesjefen har likevel gjort en henvendelse til Oslo bispedømme, med spørsmål om det finnes flere tilgjengelige statlige midler til samfinansiering med kommunale. Oslo bispedømmeråd har svart at det dessverre ikke er mulig å prioritere flere nye stillinger i Asker. Det er derfor kirkesjefens innstilling å opprettholde og utlyse 80 % stilling som diakon i Holmen menighet, i tråd med menighetsrådets alternative løsning. Forslag til vedtak Asker kirkelige fellesråd tar orienteringen til etterretning. Asker kirkelige fellesråd forstår behovet for diakon i 100 % stilling i Holmen menighet, men har dessverre ikke budsjettmessig dekning for en slik utvidelse. C:\Users\John\OneDrive\Dokumenter\AKF\2018 A AKF Møter\ AKF Saksframlegg\ AKF Saksframlegg til utsendelse\ AKF Samlede saksframlegg Ny utsendelse\ AKF Sak 26 Diakonstilinger C.docx

10 Sak 27/2019 Regulert budsjett 2019 Se vedlagt regulert driftsbudsjett. Reguleringen tar opp i seg 1,1 millioner kroner i økte inntekter. Tilskudd fra bispedømmeråd har økt i forhold til samfinansiering diakoni, ref. sak 26/2019. Tilskudd fra Asker kommune er indeksregulert. Nye tiltak i fellesrådets budsjett for 2019, og som ikke ble tilgodesett, er tatt bort. Regulert budsjett viser 1,2 millioner kroner i økte kostnader. Dette gjelder i hovedsak lønnsjusteringer, samt lønnskostnader til samfinansiering diakoni og lønnskostnader til leder for administrativ enhet. Noen mindre justeringer er foretatt som tilskudd til Vardåsen menighet på kr til reparasjon av flygel. I tillegg er det lagt inn driftsstøtte til KFUK-KFUM på kr samt støtte til menighetenes korprosjekt på kr Vedtak Asker kirkelige fellesråd vedtar regulert budsjett med et netto driftsresultat på kr

11 Driftsbudsjett 2019 Regulert budsjett pr Asker kirkelige fellesråd Inntekter Brukerbetaling, salg, avg., leieinntekter Refusjoner/overføringer Tilskudd fra staten Tilskudd kommune Tilskudd fra fellesråd / menighetsråd Andre tilskudd, gaver, innsaml. midler Sum driftsinntekter Utgifter Regulert budsjett 2019 Budsjett 2019 År 2018 År 2017 Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Refusjoner/overføringer Tilskudd og gaver Sum driftsutgifter BRUTTO DRIFTSRESULTAT Renteinntekter Renteutgifter Netto finansinntekter/-utgifter NETTO DRIFTSRESULTAT Bruk av udisponert fra tidligre år Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond Sum bruk av investeringer Avsetning til dekn. tidl. år (underskudd) Avsetning til ubundne fond Avsetning til bundne fond Overføring til investeringsregnskapet Sum avsetninger REGNSKAPSMESSIG RESULTAT

12 Sak 28/2019 Eiendomsoverdragelser fra Asker kommune Se AKF sak 42 og 87/2018 og sak 4/19 og 14/19. Utkast til opprettelse av nye grunneiendommer vil bli framlagt i fellesrådets møte. Asker kirkelige fellesråd har i 2018 hatt to forhandlingsmøter med Asker kommune. Det er avtalt et tredje møte Partene har et felles ønske om å kunne sluttføre forslag til avtale i dette møtet. Partene drøftet i møtet slik ramme for avtalen: Heggedal Parkeringsareal blir overført til kirken, men med et tinglyst sambruk med kommunen. Kjørevei og atkomst til framtidig bebyggelse forblir i kommunalt eie. Det er behov for å gå befaring av grense. Forslaget om makebytte m2 mot m2 av gangveiparsell og areal ned mot veien på kirkeeiendommen, blir stilt i bero og forblir i kirkelige eie. Med unntak av nevnte parkeringsplass, forblir 79/1 i kommunens eie, foreløpig avsatt til offentlig bebyggelse. Matrikkelen er i reguleringsplanen ikke øremerket annet formål i reguleringsplan. Eiendommen kan derfor i prinsippet bli benyttet til nytt menighetshus eller annet kirkelige formål. Et slik eventuelt prosjekt må følge vanlig prosess. Østenstad Kirken oppfatter at kommunen imøtekommer vårt kartforslag sendt som vedlegg til brev og med de innrømmelser som kirken gjør i samme brev. Dette innebærer at avmerket oldstidsvei blir i kommunalt eie. Et omforent vilkår er at 63/11 sammenføyes med 62/11. Atkomstvei forblir kirkens eiendom, men med klausul om kommunens rett til bruk. Holmen Asker kommune er i det foreløpige arbeidet villig til å skjøte over hele 39/473. I vedlagte arbeidsskisse til ny grunneiendom innrømmer kirken eiendomsrett også til hele atkomstveien til Holmen kirke, inkludert parkeringsplassen. En slik avtale hindrer ikke framtidig regulering av veien, men kan gi kirken en tydeligere stemme i prosessene Atkomst for de som deler vei er, og skal selvsagt forbli, en rettighet. Vardåsen Kirken oppfatter at det er viktig for kommunen å eie seksjonen med barnehage og tilhørende uteareal og vil derfor vurdere å akseptere en slik avtale om sameie. Partene må avtale eventuell framtidig endring av bruk og som kan komme i konflikt med den andre partens virksomhet. Dagens sambruk av enkelte arealer bør videreføres. Dersom kommune eller kirke ønsker å avvikle virksomheten, har den andre parten etter lov forkjøpsrett. Kirken har argumentert for at dersom kommunen vil avvikle barnehagedriften i sin seksjon av eiendommen, og kirken C:\Users\John\OneDrive\Dokumenter\AKF\2018 A AKF Møter\ AKF Saksframlegg\ AKF Saksframlegg til utsendelse\ AKF Samlede saksframlegg Ny utsendelse\ AKF Sak 28 Eiendomsoverdragelser fra Asker kommune C.docx

13 - 2 - ikke er i stand til å oppfylle vilkår for kjøp eller overtakelse, forplikter kommunen seg til ikke å åpne for eller selge til virksomhet som kan komme i konflikt med byggets egenart som kirke, den tilhørende urnelunden og den kirkelige virksomheten i bygget. Kommunen ønsker en tilsvarende avtale om vederlagsfri overtakelse av kirkebygget dersom soknet en gang i framtiden skulle avvikle driften i bygget. Kommunen ønsker å eie all parkeringsgrunn, men aksepterer at kirken skal ha bruksrett. Urnelunden er i henhold til ny reguleringsplan (2017) tatt inn i avgrensning av eiendommen. I Rundskriv V-6/2002B fra departementet heter det at parkeringsarealer bør følge med i en naturlig avgrensning av eiendommen. Kirken er likevel åpen for et tinglyst sambruk, med kommunen som eier. Kirken har særskilt behov for å sikre tilstrekkelig parkeringsplasser øremerket kirkens ansatte. Kommunen er av hensyn til utnyttelse av parkeringsareal uvillig til å møte dette kravet, men vil vurdere mulighet for en driftsavtale om slik parkering. Asker Det enighet om at grense for 1/435 skal følge grensen til vernesonen mot Askerelva, og at ny driftsbygning på Asker kirkegård skal bygges innenfor areal regulert til kirkegård. Kommunen kommer med forslag til deling av 1/440. For kirken er utgangspunktet å sikre den delen av arealet som kan anvendes til gravplass. Den uregulert delen er av vernehensyn avhengig av fylkesmannens godkjennelse. Kommunen beholder arealet rundt administrasjonsbygget som kirken leier i Kirkelia 3, arealet ut mot Kirkeveien og under statuen av Märtha. Gravkapellet forblir kirkelig eiendom. Kirken får hjemmel til Askertun og foreslått grunn rundt bygget, inkludert parkeringsareal mellom Kirkelia 3 og 5. Kommunen ønsker å stå som hjemmelshaver av parkeringsplassen mellom gravkapellet og Askertun. Kirken aksepterer et sambruk av parkeringsplassen, under forutsetning av tinglyste rettigheter til bruk. Prosess Arbeidet med avtalene skjer med forbehold om vedtak i Plan- og bygningsavdelingen, hos fylkesmannen m.fl. Asker kommune vil i løpet av kort tid sende forsalg til avtale mellom partene, basert på fellesrådets forslag og møtene mellom partene. Deretter vil arbeidet med kart- og delingsforretninger begynne. Det kan da oppstå behov for mindre justeringer av avtalene for å sikre hensiktsmessig deling og bruk. Kirkesjefen avventer på forslag til avtale fra Asker kommune. Vedtak Asker kirkelige fellesråd tar orienteringen til etterretning. Fellesrådet anmoder Asker kommune om å få det avtalte avtaleutkastet oversendt så tidlig som mulig før forhnadlingsmøtet 20.5.

14 Sak 29/2019 Askertun fortsatt uten dato for ferdigsstillelse Asker kommune er selv byggherre for renoveringen av Askertun. Arbeidet ble påbegynt før påske 2018, med antatt tidsplan på 10 uker. Ansatte i Asker menighet flyttet da i midlertidige lokaler i Asker kirke og i underetasjen i gravkapellet. Asker kommune har hatt store problemer med den valgte entreprenøren, Oslo prosjektbygg, og har etter en lang prosess avsluttet kontraktsforholdet. Kommunen har deretter inngått avtale med Asker entreprenør om å overta prosjektet. Kontrakten omfattet i infrastruktur i bygget, deretter skulle resterende midler brukes til å oppgradere vinduer, overflater m.m. Merkostnadene for forsinkelsene er beregnet til kr Dette er meldt Asker kommune som en merkostnad som bør bli dekket av det kommunale prosjektet. Det ble i midten av mars klart for kirkesjef og daglig leder i Asker menighet at prosjektledelsen ikke hadde planlagt arbeidet med ferdigstillelse av bygget som helhet, men kun hatt fokus på den delen av arbeidet som kontrakten med Oslo prosjektbygg omfattet. Kirkesjefen har deretter hatt tett kontakt både med kommuneledelsen og prosjektledelsen ble det gjennomført befaring, men prosjektledelsen i Asker kommune har fortsatt ikke gitt tilbakemelding på hva som vil bli gjort på Askertun og hvilke tidsplan vi kan se for oss. Kirkesjefen har på nytt bedt om å bli informert om framdrift. Etter avtale med kommunaldirektør Ragnar Sand Fuglum skal vi drøfte situasjonen i Styringsgruppe for kirkesaker. Kirkesjefen håper da å få på plass rammene for en konkret og forpliktende plan. Jeg ber om å bli holdt løpende orientert om utviklingen. Våre ansatte, foreninger og frivillige har i mer enn 1 år ventet på å flytte tilbake til Askertun. Det er vanskelig å forstå hvorfor vi nå må vente på nye utredninger og planer for å få en helhetlig standard på bygget. Ansatte i Asker menighet og hovedverneombud i Asker kirkelige fellesråd har derfor bedt om et krisemøte med kirkesjefen De midlertidige lokalene var ment for inntil 10 uker og er ikke forsvarlige over tid. Når framdriften i bygget fortsatt viser seg uavklart, er de ansattes arbeidssituasjon vanskelig å holde ut. I møte med kommunen kom det fram følgende opplysninger som samme dag ble formidlet til staben i Asker menighet og Hovedverneombudet: Asker kommune har nye befaringer på Askertun og med representanter for Asker menighet og Asker kirkelige fellesråd Asker kommune vil umiddelbart begynne på arbeidet med maling, gulvbelegg, nødvendige utbedringer og utvendig takdekke. Skifte av vinduer vil ikke bli prioritert i første omgang. Asker kommune vil sende over detaljert oversikt over tiltak og forpliktende tidsplan innen 1 uke. Kommunen vil prioritere kontordelen, med innflytting senest om 8 uker Kommunen skal ha hele prosjektet ferdigstilt senest innen Vedtak Asker kirkelige fellesråd tar orienteringen til etterretning. Fellesrådet er dypt bekymret for de ansattes kontorforhold og arbeidssituasjon. Rammene for menighetsarbeidet uten Askertun er tilsvarende bekymringsfullt.

15 - 2 - Fellesrådet ber kirkesjefen fortsette dialogen med Asker kommune for å sikre den varslede tidsplanen for arbeidet med å sette Askertun i hensiktsmessig stand. Fellesrådet ber kirkesjefen fortsette dialogen med ansatte og vernetjeneste, med sikte på å legge til rette på beste måte for de ansattes arbeidssituasjon fram til Askertun er ferdigstilt.

16 Sak 30/2019 Vardåsen kirke Prosjekt Tett tak Taket i Vardåsen kirke (2004) lekker flere steder. Lekkasjene er dokumentert over tid og det foreligger en rekke rapporter over flere år. Teoriene er flere om hvorfor taket lekker om det har med konstruksjon eller utførelse av arbeid å gjøre. Det er også uklart hvilke følgeskader lekkasjene kan ha forårsaket. Asker kommune har avsatt 1 million kroner til et forprosjekt for å løse problemet. Kirkesjefen tok i november 2018 initiativ til å nullstille prosjektet og samle alle aktuelle ressurser i et nytt prosjekt for å løse problemet. Asker kommune, Terje Grønmo Arkitekter, Multiconsult, Vardåsen menighet og kirkesjefen arbeider nå med å finne ut hva problemet er og beskrive en løsning. Deretter må kommunen knytte til seg en entreprenør som i samarbeid med prosjektgruppen kan beregne kostnad og utføre arbeidet. Taket vil i uke 17 eller 18 bli prøveåpnet 5 steder på utsiden og 1 sted på innsiden. Hensikten er å forsøke å få et bedre bilde av hva problemet er, vurdere eventuelle følgeskader av lekkasjene og skaffe tilstrekkelig beslutningsgrunnlag for å finne beste plan og framgangsmåte. Den foreløpige antakelsen er at vi må åpne hele taket både fra utsiden og deretter på innsiden, for så å legge nye duker og dekke. Den foreløpige framdriftsplanen tilsier tett tak i Vardåsen kirke i løpet av Se vedlegg foreløpig tidsplan. Partene vil samarbeide med Vardåsen menighet for å begrense ulempene ved de omfattende byggearbeidene. Vedtak Asker kirkelige fellesråd tar orienteringen til etterretning. Fellesrådet anmoder Asker kommune om å følge opp prosjektet og bevilge nødvendige midler til reparasjon av taket. C:\Users\John\OneDrive\Dokumenter\AKF\2018 A AKF Møter\ AKF Saksframlegg\ AKF Saksframlegg til utsendelse\ AKF Samlede saksframlegg Ny utsendelse\ AKF Sak 30 Vardåsen kirke Prosjekt Tett tak B.docx

17 Navn Gjeldende start Gjeldende slutt Befaring med entreprenør for avklaring åpning av dag Prøvefelter - åpning av tak 5 steder dager Befaringer med registrering dager Utarbeide tilstandsrapp m anbefalte tiltak og kostn dager Kommunens gjennomgang av rapporten dager Utarbeide estimat av entreprisekostnad dager Frist for kommunens søknad om budsjettmidler dag Utarbeidelse av fagteknisk tilbudsforespørsel dager Utarbeidelse av miljøsaneringsrapport dager Kommunens gjenomgang av tilbudsforespørsel dager Utsendelse av tilbudsforespørsel dag Kommunens budsjettbehandling dager Tilbudsfrist dag Kontrollregning, evaluering og tilbudsinnstilling dager Kommunens behandling av innstilling på entrepre dager Kommunens meddelse om tildeling dag Klagefrist/karrensdager dager Avklarende møte + kontrahering dager Oppstart byggeplass dag Byggeperiode utvendig kirke dager Byggeperiode utvendig barnehage dager Byggeperiode innvendig kirke dager Byggeperiode innvendig barnehage dager A k Gjeldend e varig Halv 1, 2019 Halv 2, 2019 Halv 1, 2020 Halv 2, 2020 H Gjeldende Gjeldende Gjeldende Fremdrift (timevektet) Fremdrift (timevektet) for summasjon Oppnådd milepæl Antatt prosjekterings- og fremdriftsplan for Vardåsen kirke "Tett tak" Utgave 5. mars 2019 MS

18

19 Sak 31/2019 Orienteringer a. Menighetene orienterer b. Ny driftsbygning Asker kirkegård c. Asker kirke og Barnas katedral: befaring med riksantikvaren fuktskader i mur, behov for nytt toalett og oppussing av sakristier d. Ansettelser m.m. e. Svar på søknader om gravsted ved Asker kirkegård f. Urnelund ved Vardåsen kirke Til sakene Til pkt c: Neste møte i prosjektgruppen Prosjektleder fra kommunen er Kanwal Kamboj. Anders Joneid og Rune Eilertsen fra Asker kommune er også med i prosjektgruppen, i tillegg til vår driftssjef Even Frogh og kirkesjefen. Målet for møtet er å få på plass en forpliktende tidsplan og knytte til oss arkitekt for å bistå prosjektet med funksjonsplan, utforming og søknadsprosess. Til pkt. nytt punkt g: Se sak 20/2019 Formannskapet har i tråd med vedtak i Asker kirkelige fellesråd gitt sin tilslutning til innstilling om alternativ 1 i mulighetsstudiet, men tatt ut vannspeilet av prosjektet. Kirkesjefen har i møte bedt kommunen følge opp vedtaket med tilstrekkelige driftsmidler i kommunens handlingsplan. Vedtak Asker kirkelige fellesråd tar orienteringene til etterretning

20 Sak 32/2019 Eventuelt Det er ikke forhåndsmeldt saker til Eventuelt