Møteinnkalling. Porsanger kommune Porsáŋggu gielda Porsangin komuuni

Transkript

1 Porsanger kommune Porsáŋggu gielda Porsangin komuuni Møteinnkalling Utvalg: Eldrerådet Møtested: Rådhuset - Kommunestyresalen Dato: Tidspunkt: 12:00 Forfall meldes til offentlig servicekontor på telefonnr.: , eller e-post: postmottak@porsanger.kommune.no. Offentlig servicekontor sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling Ekstraordinært møte fremmet følgende forslag: Lakselv, Aina Gudrun Hanssen Leder Bente Larssen Rådmann Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen håndskrevet signatur 1

2 2

3 Saksliste Utvalgsnr:. Tittel Lukket PS 19/7 RS 19/2 RS 19/2 Godkjenning av innkalling, saksliste og signering av protokoll Orientering Brev til eldrerådene Leve hele livet - En kvalitetsreform for eldre PS 19/8 Digitaliseringsstrategi for Porsanger kommune - høring. 3

4 PS 19/7 Godkjenning av innkalling, saksliste og signering av protokoll RS 19/2 Orientering 4

5 Til eldrerådet i din kommune Januar 2019 Meld. St. 15 ( ) «Leve hele livet» - En kvalitetsreform for eldre Regjeringen la «Leve hele livet» den 4. mai Reformen skal bidra til: at eldre kan mestre livet lengre, oppleve god kvalitet og ha trygghet for at de får god hjelp når de har behov for det At pårørende kan bidra uten at de blir utslitt At ansatte opplever at de kan bruke sin kompetanse i tjenesten og gjøre en god jobb Målgruppen er hjemmeboende eldre 65 + og eldre som bor på institusjon. Denne målgruppe har ulike forutsetninger og stor variasjon over behov og ønsker. «Noe av det viktigste kommunene kan starte med er forebyggende hjemmebesøk. Skal vi ivareta de eldre innbyggere på en god måte, må vi vite mer om situasjonen deres og hva som er viktig for dem. Hjemmebesøk gir en unik mulighet til se den enkelte, ikke minst de som ikke er i kontakt med helseog omsorgstjenesten til vanlig, sier eldre- og folkehelseminister Åse Michaelsen.» «Leve hele livet har fem innsatsområder: 1. Et aldersvennlig Norge 2. Aktivitet og fellesskap 3. Mat og måltider 4. Helsehjelp 5. Sammenheng i tjenesten På hver av innsatsområdene legger reformen «Leve hele livet» fram 5 utfordringer og forslag til løsninger som alle viser til lokale eksempler. «Leve hele livet» bygger på en rekke tiltak som er prøvd ut i en eller flere kommuner over hele landet. Innspillene har kommet fram på dialogmøtene fra blant annet ansatte, eldre, pårørende, frivillige, forskere og ledere. I meldingen er det lagt fram en tidsplan for gjennomføring av reformen: Fase 1 Forberedelse og oppstart skal foregå gjennom hele (2019. Fase 2 Karlegging og planlegging ( ). Fase 3 Implementering og gjennomføring ( ). Fase 4 Evaluering og forbedring ( ). Reformperioden starter i 2019 og varer fram til Det er fase 1 og 2 som er relevante for aktivitetsplanen for Forberedelse og oppstartsåret for Leve hele livet starter i Kvalitetsreformen skal settes på dagsorden i både kommunene og fylkeskommunen i Kommunene og fylkeskommunen må kartlegge egne behov og utfordringer når det gjelder innsatsområdene for «Leve hele livet». Derfor er 2019 et viktig år når det gjelder å involvere brukerne selv og deres pårørende. 5

6 Pensjonistforbundet er den største pensjonistorganisasjonen i landet og vi ønsker derfor at eldrerådet tar oss med på råd. Vi oppfordrer derfor eldrerådet ta kontakt med Pensjonistforbundets lokalforening og lage en arbeidsgruppe med tema Leve hele livet, slik at intensjonen i reformen følges opp. Kommunen kan ha mange utfordringer og da gjelder det at brukerne kan være med å gi innspill til hva som er viktigst for oss og evt. foreslå løsninger/tiltak. Mål Å påvirke prosessene som skal gjennomføres i kommuner og fylkeskommuner slik at resultatet blir bedre livskvalitet for alle eldre. Forslag til aktiviteter (sidetallene refererer seg til «Leve hele livet» Gjøre seg kjent med reformen, særlig om tidsplan og virkemidler for gjennomføring (s ). Komme seg med på de opplæringsarenaene som skal etableres lokalt av fylkesmennene m.fl. Følge med på om reformen settes på dagsorden i kommunen, fylkeskommunen og i allmennheten. På s i st. meld. er det beskrevet hvordan regjeringen planlegger at det skal foregå. Si fra i relevante fora dersom dette ikke skjer (eldreråd, lokalaviser osv.). Følge med på om kommunene tar stilling til løsningene i reformen og hvordan de vil utforme og gjennomføre dem lokalt. Det er forutsatt at kommunene tar stilling til dette gjennom politiske vedtak. Påvirke hvilke løsninger som velges lokalt. NB! Det er viktig at pensjonistforeningen kommer tidlig inn i prosessen gjennom f. eks eldreråd. Når saken legges fram for kommunestyret vil det ofte være for seint. Det er viktig å være oppmerksom på om kommunene bare velger de billigste løsningene og ikke de som dekker best de eldre behov. Hva er viktigst at kommuner dekker i din kommune? Hver av de 5 innsatsområdene kan være tema på pensjonistforeningens møter i Det kan legges opp til en dialog etter foredragene på foreningsmøtene Det er satt av 48 millioner i Statsbudsjettet for 2019 for å gi kommunene støtte til å planlegge og komme i gang med reformen. Kommuner som tar i bruk løsninger fra Leve hele livet vil bli prioritert i statlige støtteordninger. Det er viktig at vi lærer av de gode eksemplene og samarbeider med relevante aktører i kommunene. Lykke til med reformen «Leve hele livet»! Med vennlig hilsen Harald Olimb Norman Generalsekretær Anne Hanshus Seniorrådgiver helse 6

7 7

8 Fra: Tone Bye Sendt: :49:41 Til: Akershus, Ski, Nessim Ghouas (kommunikasjonssjef og redaktør); Akershus, Oppegård (mangler rådmann); Hedmark, Tolga, Ellen Vibeke Nygjelten (nettredaktør); Buskerud, Røyken, Georg N. Smedhus (rådmann);

9 Rogaland, Strand, Terje Ersland (webredaktør);

10 Nordland, Meløy, Connie Slettan Olsen (webredaktør); Vadsø Kommune; Hammerfest Kommune; Kautokeino Kommune; Alta Kommune; Loppa Kommune; Hasvik Kommune; Kvalsund Kommune; Måsøy Kommune; Nordkapp Kommune; Postmottak; Karasjok Kommune; Lebesby Kommune; Gamvik Kommune; Berlevåg Kommune; Tana Kommune; Nesseby Kommune; Båtsfjord Kommune; Sør-Varanger Kommune; Kopi: Emne: Brev til eldrerådene LEVE HELE LIVET Vedlegg: Brev til eldrerådene LEVE HELE LIVET.doc Til eldrerådet i din kommune Regjeringen la «Leve hele livet» den 4. mai Reformen skal bidra til: at eldre kan mestre livet lengre, oppleve god kvalitet og ha trygghet for at de får god hjelp når de har behov for det At pårørende kan bidra uten at de blir utslitt 10

11 At ansatte opplever at de kan bruke sin kompetanse i tjenesten og gjøre en god jobb «Leve hele livet har fem innsatsområder: 1. Et aldersvennlig Norge 2. Aktivitet og fellesskap 3. Mat og måltider 4. Helsehjelp 5. Sammenheng i tjenesten Kvalitetsreformen skal settes på dagsorden i både kommunene og fylkeskommunen i Kommunene og fylkeskommunen må kartlegge egne behov og utfordringer når det gjelder innsatsområdene for «Leve hele livet». Derfor er 2019 et viktig år når det gjelder å involvere brukerne selv og deres pårørende. Pensjonistforbundet er den største pensjonistorganisasjonen i landet og vi ønsker derfor at eldrerådet tar oss med på råd. Vi oppfordrer derfor eldrerådet ta kontakt med Pensjonistforbundets lokalforening og lage en arbeidsgruppe med tema Leve hele livet, slik at intensjonen i reformen følges opp. Lykke til med arbeidet med reformen «Leve hele livet» Mvh Pensjonistforbundet ved Tone Bye 11

12 Porsanger kommune Porsáŋggu gielda Porsangin komuuni Arkiv: 064 Arkivsaksnr: 2019/404-6 Saksbehandler: Leif Andersen Saksframlegg Saknummer Utvalg Møtedato 3/19 Sektorstyre for helse og omsorg /3 Sektorstyre for næring, forvaltning og kommunalteknikk 4/19 Sektorstyre for oppvekst og kultur /8 Eldrerådet /6 Kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 7/19 Administrasjonsutvalg /19 Arbeidsmiljøutvalget /19 Ungdomsråd Digitaliseringsstrategi for Porsanger kommune - høring. Vedlegg til saken: 1 Høringsutkast 2 - digitaliseringsstrategi for Porsanger kommune 2 Digitalisering i kommunal sektor, brev til kommunene fra KMD av Digitaliseringsrundskrivet H7/17 fra KMD Sakens bakgrunn Kommunal og moderniseringsdepartementet KMD) har satt i gang prosjekter hvor digitalisering av offentlig sektor er hovedfokus. Tilsvarende har KS gjort gjennom sitt arbeid med en digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuner. KMD har i rundskriv H7/17 og videre i brev fra samme til kommunene datert omhandlet kommunens arbeid med digitalisering. Mye av forventingene til digitaliseringen er gjengitt i rundskrivet fra KMD og brevet til kommunene av I brevet heter det bl.a.: Digitalisering skaper helt nye måter å levere offentlige tjenester på, og er en viktig drivkraft for forenkling og forbedring av offentlig sektor. Det er behov for en raskere digitalisering av offentlig sektor og et løft i kommunesektoren. Derfor må stat og kommune samarbeide mer og bedre for å tilby innbyggere og næringsliv gode, brukervennlige og helhetlige digitale tjenester. Videre har KS også utarbeidet en digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuner for perioden Rådmannen har nå satt i gang arbeid å vedta en strategi for digitalisering av Porsanger kommunes tjenester og virksomhet. 12

13 Vurdering Porsanger kommune har et stort behov for å utvikle og effektiviserte kommunens interne prosesser og tjenesteproduksjon og å møte forventninger om digitale tjenester. Digital teknologi er blitt en del av hverdagen for de fleste. Digitalisering handler om å bruke teknologi til å fornye, forenkle og forbedre. Det handler også om å tilby nye og bedre tjenester som er enkle å bruke, effektive og pålitelige. Med bakgrunn i dette har Rådmannen satt ned en gruppe som skulle jobbe med spørsmål rundt digitalisering av den kommunale tjenesteproduksjonen. I denne arbeidsgruppen ble flere sentrale personer oppnevnt, med representasjon fra ledergruppen, administrasjonen, arkiv og it. Rådmannen har nå fått utarbeidet ett høringsutkast til digitaliseringsstrategi som skal på høring til styrer, råd og utvalg. Denne har vært på høring og drøfting i arbeidstakerorganisasjonene, se innspillene lenger ned i vurderingen. Digitaliseringsstrategien skal være retningsgivende for viktige satsingsområder innen digitalisering for Porsanger kommune, og har overordnede mål innen disse satsingsområdene. Rådmannen har lagt opp til følgende prosessplan før sluttbehandling i Kommunestyret den Hensikten med en slik bred prosess er å skape involvering og forankring, både politisk og i Porsanger kommune som organisasjon. Digitaliseringsstrategi første høringsutkast utarbeidet Høringsutkast sendes ut til tillitsvalgte Drøfting med tillitsvalgte, høring Høringsrunde til sektorstyrer og andre utvalg Endelig saksframlegg og utkast til strategi utarbeides etter høringsrunde Behandling i formannskapet Sluttbehandling i kommunestyret Første utkast til strategidokument ble drøftet med tillitsvalgte i møte og Rådmannen har valgt å ta hensyn til enkelte av innspillene, se kommentarene til rådmannen under. Utdanningsforbundet: 1. Under innledning i strategidokumentet utdype noe om «Hvorfor lage en digitaliseringsstrategi» 2. Sammenhengen mellom spørsmålet «Styrket digital kompetanse og deltakelse» under avsnittet «Digitalisering mot framtiden». Her står det bl.a. «Gjelder fra grunnopplæringen...». Finner ingen sammenheng mot målsettingen (side 5) da her ikke er nevnt noe om grunnopplæringen. 3. Grunnopplæringen gjelder alle innbyggere, fra skolen og utover. Gjelder grunnopplæringen og det kommer ikke under mål 4. Hva med forholdet til samisk og kvensk språk. Kommunen er en trespråklig kommune, men dette er ikke omhandlet på noen måter i forslaget. 5. I avsnittet innledningen står det hva PK skal oppnå med en digitaliseringsstrategi, men sier ikke noe om hvordan digitaliseringsarbeidet skal videreføres. Kommentar fra Rådmann på innspillene fra Utdanningsforbundet: 13

14 1. Dette innspillet innarbeides i høringsdokumentet som sendes til styrer, råd og utvalg. 2. Under satsningsområdet «Styrket digital kompetanse og deltakelse» fjernes grunnopplæring og det vil nå stå «Gjelder igjennom alle faser i livet» Rådmannen ser at i strategien er det en fordel at det står alle faser i livet, da det gjelder alle våre innbyggere. 3. Dette punktet må sees i sammenheng med pkt. 2 over. 4. Rådmann har valgt å holde strategien på et overordnet nivå og uavhengig av forvaltningsspråk. 5. Den overordnede strategien vil peke en retning og det vil utarbeides tiltak som skal nå de overordnede målene. Norsk Sykepleierforbund 1. Avklaringen i møtet som ble gitt om forholdet mellom strategi og handlingsplaner og budsjett var meget nyttig for å kunne se sammenhengen. Viktig at en må komme i gang med den videre prosessen, hva kan digitaliseres videre framover. Ser mange muligheter og løsninger innen helse. Kommentar fra Rådmann på innspillet fra Norsk Sykepleierforbund: Det vil være høy fokus på digitalisering i kommunen fremover og rådmannen setter pris på at forbundet ønsker å ha høy fokus på dette området, samt at det viser et tydelig signal på at kommunen beveger seg i rett retning. Fysioterapiforbundet: 1. Gi kreditering i forhold til prosess, innkalling til drøftingsmøte i god tid. Måtte finne tilbake til rundskriv fra departementet at dette er i henhold til de føringene som her er gitt. 2. Ryddig og fint utkast. 3. Forslag til endring i målsettingen under styrket digital kompetanse og deltakelse: Porsanger kommune skal ha innbyggere og ha digital kompetanse osv. Kommentar fra Rådmann på innspillet fra Fysioterapiforbundet: 1. Rådmannen tar innspillet på pkt. 1 og 2 til forbundet til etterretning. 2. Se kommentarer under pkt Innspillet tas ikke til følge med bakgrunn i at Porsanger kommune ikke kan stå ansvarlig for innbyggernes digitale kompetanse alene. Her vil andre offentlige institusjoner som bank, NAV etc. være med på å løfte den digitale kompetansen for samfunnet. Fagforbundet: Ryddig og fått i god tid. Ønsker at slike prosesser skal gjennomføres i andre sammenhenger hvor planer etc. skal utvikles Kommentar fra Rådmann på innspillet fra Fagforbundet: Rådmannen tar innspillet til forbundet til etterretning. Porsanger kommunes digitaliseringsstrategi skal være en overordnet strategi med felles mål for det videre digitaliseringsarbeidet. I forslaget til digitaliseringsstrategi så er det foreslått følgende visjon: Gode og tilgjengelige digitale tjenester styrker dialogen med innbyggere og næringsliv og gir gode lokalsamfunn. 14

15 KS digitaliseringsstrategi har fem hovedsatsningsområder som Porsanger kommune legger til grunn i vår strategi: Brukeren i sentrum IKT er en vesentlig innsatsfaktor for innovasjon og produktivitet Styrket digital kompetanse og deltakelse Effektiv digitalisering av offentlig sektor Godt personvern og god informasjonssikkerhet Hensikten med en egen digitaliseringsstrategi for Porsanger kommune er erkjennelsen av at digitalisering både er nødvendig og vil gi betydelige muligheter. For å lykkes med dette kreves det god forankring og aktivt eierskap til digitaliseringsstrategien. Involvering av de ansatte er avgjørende for å lykkes med digitalisering. Strategien skal være med på å bidra til organisasjonsutvikling og fremtidsrettet satsning på digitalisering med brukeren i fokus. Økonomiske konsekvenser Det vil i forbindelse med de årlige budsjettbehandlingene vurderes omfanget av økonomiske rammer som settes av til oppfølgingen av vedtatt strategi. I og med at strategidokumentet er ett overordnet dokument vil det ikke være mulig å fastslå noen økonomiske konsekvenser, samt at dette dokumentet vil ikke ha noen økonomiske bindinger. Det vil først gjennom de årlige budsjett- og økonomiplan vedtak gi økonomiske forpliktelser og prioriteringer for kommunen. Strategidokumentet vil være førende for hvilke områder Porsanger kommune skal satse på fremover, i den hensikt å hente ut gevinster for effektivisering gjennom digitalisering. Saken legges nå fram for de ulike styrer, råd og utvalg uten noen innstilling, slik at høringsinnspill kan vurderes før endelig innstilling fra rådmann. Innstilling vil først komme når saken skal til sluttbehandling i formannskapet og kommunestyret den Rådmannens innstilling Utvalget anbefales å avgi sin høringsuttalelse til foreslåtte strategidokument innen Saksprotokoll i Sektorstyre for helse og omsorg Behandling: Forslag fra sektorstyret for helse og omsorg: "Sektorstyret for helse og omsorg har drøftet digitaliseringsstrategien for Porsanger kommune og er positiv til digitalisering og utvikling av kommunale tjenester, men etterlyser samtidig en handlingsplan for digitaliseringsstrategien" Votering: Enstemmig Sektorstyre for helse og omsorg vedtak: Sektorstyret for helse og omsorg har drøftet digitaliseringsstrategien for Porsanger kommune og er positiv til digitalisering og utvikling av kommunale tjenester, men etterlyser samtidig en handlingsplan for digitaliseringsstrategien. 15

16 Saksprotokoll i Sektorstyre for næring, forvaltning og kommunalteknikk Behandling: Forslag fra sektorstyret for næring, forvaltning og kommunalteknikk "Målene er ikke konkrete nok, og hvilke handlinger skal vi gjøre for å nå målene? Det må lages en handlingsplan for implementering knyttet til strategiplaner med hvem som er ansvarlig for å gjennomføre jobben, hvem som har hovedansvar, hvem som skal konsulteres og hvem som skal informeres. Denne saken bør kjøres som et digitaliseringsprosjekt med egen prosjektleder. Det mangler totalt om hvilke verktøy vi skal bruke internt. Kun eksternt. Famac Web skal være med å effektivisere drift. Regnskapsverktøy: agresso m.m., kommuniserer de forskjellige plattformene sammen? Når man gjør en ting i et verktøy skal man slippe å gjøre det samme i det andre verktøyet. Hvilke verktøy skal brukes og hvordan skal samhandlingen mellom de forskjellige avdelingene foregå? Mål: En handling skal bare gjøres en gang. Digitaliseringen bør foregå som et prosjekt og det må lages en implementeringsplan ved hjelp av en RACI-analyse. Mistenker at strategiplanen er laget ut i fra rundskrivet som har kommet fra sentralt hold. Brukeren i sentrum side 35, endre punkt 4:... tilføye «med hensyn til det trespråklige». Forslag til visjon: «Gode og tilgjengelige digitale tjenester skal forbedre effektivitet internt og styrke dialogen eksternt med mål om fornøyde porsangerværinger». Votering: Enstemmig Sektorstyre for næring, forvaltning og kommunalteknikk vedtak: Målene er ikke konkrete nok, og hvilke handlinger skal vi gjøre for å nå målene? Det må lages en handlingsplan for implementering knyttet til strategiplaner med hvem som er ansvarlig for å gjennomføre jobben, hvem som har hovedansvar, hvem som skal konsulteres og hvem som skal informeres. Denne saken bør kjøres som et digitaliseringsprosjekt med egen prosjektleder. Det mangler totalt om hvilke verktøy vi skal bruke internt. Kun eksternt. Famac Web skal være med å effektivisere drift. Regnskapsverktøy: agresso m.m., kommuniserer de forskjellige plattformene sammen? Når man gjør en ting i et verktøy skal man slippe å gjøre det samme i det andre verktøyet. Hvilke verktøy 16

17 skal brukes og hvordan skal samhandlingen mellom de forskjellige avdelingene foregå? Mål: En handling skal bare gjøres en gang. Digitaliseringen bør foregå som et prosjekt og det må lages en implementeringsplan ved hjelp av en RACI-analyse. Mistenker at strategiplanen er laget ut i fra rundskrivet som har kommet fra sentralt hold. Brukeren i sentrum side 35, endre punkt 4:... tilføye «med hensyn til det trespråklige». Forslag til visjon: «Gode og tilgjengelige digitale tjenester skal forbedre effektivitet internt og styrke dialogen eksternt med mål om fornøyde porsangerværinger». Saksprotokoll i Sektorstyre for oppvekst og kultur Behandling: Sektorstyre for oppvekst og kultur vedtak: Sektorstyret for oppvekst og kultur har ingen merknader til Digitaliseringsstrategien. 17

18 Digitaliseringsstrategi for Porsanger kommune Dato: andre høringsutkast Saksnummer 2019/

19 Innhold Innledning...3 Visjon...3 Digitalisering mot fremtiden...3 Brukeren i sentrum - digitale innbyggere og digitalt næringsliv...5 Digitalisering som drivkraft for innovasjon og økt produktivitet...6 Styrket digital kompetanse og deltakelse...7 Effektiv digitalisering...8 Informasjonssikkerhet, personvern og dokumentasjonsforvaltning...9 Saksnummer 2019/

20 Innledning KS og regjeringen har lagt føringer for kommunenes arbeid med digitalisering (Jfr. Kommunal og moderniseringsdepartementets rundskriv H7/17 og KS digitaliseringsstrategi ). KS har utarbeidet en digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuner Mye av arbeidet med digitaliseringen i Porsanger kommune bygger på disse føringene. Porsanger kommune har behov for å lage en egen digitaliseringsstrategi. Porsanger kommunes digitaliseringsstrategi danner et sett med felles mål som beskriver retningen i digitaliseringsarbeidet. Strategien sier hva kommunen skal oppnå, og skisserer noen av utfordringene kommunen står overfor. Hensikten med en egen digitaliseringsstrategi for Porsanger kommune er erkjennelsen av at digitalisering både er nødvendig og vil gi betydelige muligheter. For å lykkes med dette kreves det god forankring og aktivt eierskap til digitaliseringsarbeidet på alle nivåer, fra den ansatte til rådmann og i neste omgang til det politiske nivået. Digitalisering vil i første omgang skape raske gevinster i form av forenkling og forbedring av de kommunale tjenestene, noe brukerne vil nyte godt av. Visjon Porsanger kommunes visjon for digitalisering: Gode og tilgjengelige digitale tjenester styrker dialogen med innbyggere og næringsliv og gir gode lokalsamfunn. Digitalisering mot fremtiden Digitalisering er en stor drivkraft for måten Porsanger kommune organiserer, utvikler og leverer tjenester på. Det gir samtidig nye organisatoriske og styringsmessige utfordringer. Digitale løsninger og systemer må endres i takt med at teknologien og samfunnet endrer seg. Samfunnsmessige utfordringer som demografi, klima og inkludering gjør at vi må tenke nytt om etablerte løsninger. Digitalisering dreier seg i stor grad om endring og fornyelse av tjenester, prosesser og arbeidsmåter. Ledelse, kultur og holdninger står sentralt. Det er et lederansvar å sikre at Porsanger kommune leverer merverdi gjennom digitaliseringsinitiativene som settes i gang. Derfor har Porsanger kommune utarbeidet en digitaliseringsstrategi, som skal sees i sammenheng med organisasjonens overordnede planer og tjenesteområdenes behov. Digitalisering legger til rette for økt verdiskaping og innovasjon, og vil bidra til å øke produktiviteten i Porsanger kommune. Saksnummer 2019/

21 KS digitaliseringsstrategi har fem hovedsatsningsområder som Porsanger kommune legger til grunn i vår strategi: Brukeren i sentrum: Porsanger kommunes tjenester skal oppleves som sammenhengende og helhetlige for innbyggere, næringsliv og frivillig sektor. Kommunen skal gjenbruke informasjon i stedet for å spørre på nytt. IKT er en vesentlig innsatsfaktor for innovasjon og produktivitet: Porsanger kommune skal utnytte mulighetene som digitaliseringen gir. Styrket digital kompetanse og deltakelse: Gjelder igjennom alle faser i livet. Digitale tjenester skal være lette å forstå og lette å bruke for alle. Effektiv digitalisering av offentlig sektor: Digitaliseringsprosjekter skal planlegges og gjennomføres profesjonelt. Gevinster skal realiseres. Porsanger kommune skal nytte fellesløsninger for å dekke like behov. Godt personvern og god informasjonssikkerhet: Personvern og informasjonssikkerhet skal være en integrert del av utviklingen og bruken av IKT. Den enkelte innbygger skal i størst mulig grad ha råderett over egne personopplysninger. Informasjonssikkerhet skal ivaretas med utgangspunkt i risikovurderinger basert på trussel- og sårbarhetsinformasjon, og følges opp gjennom god internkontroll. Saksnummer 2019/

22 Brukeren i sentrum - digitale innbyggere og digitalt næringsliv For å forbedre og utvikle digitale løsninger må behovene til de som bruker disse løsningene ligge til grunn. For brukerne vil gode digitale løsninger bidra til en enklere og mer effektiv hverdag. Med brukere menes både innbyggere, fritidsboere, ansatte, frivillig sektor og offentlige og private virksomheter. Innbyggernes behov for de ulike kommunale tjenestene vil i stor grad være avhengig av hvilken livssituasjon de befinner seg i. Deler av saksbehandlingen kan automatiseres og tilpasses ved bruk av automatiserte regelstyrte prosesser og kunstig intelligens. For brukerne betyr dette raskere svar og enklere selvbetjening. For at en tjeneste skal oppleves som nyttig av brukerne, må utviklingen av tjenesten være basert på en grundig forståelse av brukernes behov. I dag bruker de fleste innbyggere ulike digitale plattformer, som smarttelefon, nettbrett eller PC. Digitale tjenester bør kunne benyttes på disse plattformene uavhengig av skjermstørrelser. Nye digitale løsninger må være universelt utformet, og de eksisterende løsningene skal følge kravene om universell utforming innen 1. januar Universell utforming skal bidra til å gjøre løsningene lette å forstå og enkle å bruke. Dette kan være et av virkemidlene for å redusere digitale skillelinjer (utenforskap) i befolkningen. Et klart og brukertilpasset språk er en viktig forutsetning for at digitale tjenester blir tatt i bruk. Porsanger kommune må arbeide systematisk for at klarspråk blir en del av utviklingen av de digitale tjenestene. Et uklart og tungt språk kan skape avstand mellom brukerne og det offentlige, og samtidig øker det faren for misforståelser og unødvendig merarbeid. Innbyggere og næringsliv mottar mye informasjon som handler om rettigheter og plikter, og derfor er det avgjørende at de kan finne, forstå og bruke denne informasjonen. Klarspråk skaper mindre avstand og mer tillit, og det kan bidra til inkludering. Mål 1. Porsanger kommune skal digitalisere sine tjenester med utgangspunkt i brukernes behov. 2. Porsanger kommune skal automatisere regelstyrte prosesser. 3. Porsanger kommune skal sørge for at digitale løsninger følger kravene om universell utforming. 4. Porsanger kommune skal kommunisere i et klart og forståelig språk. Saksnummer 2019/

23 Digitalisering som drivkraft for innovasjon og økt produktivitet Det er lederes og ansattes evner til å endre og utvikle organisasjonen, arbeidsprosesser og tjenester som skaper verdier. Digitaliseringen er et vesentlig virkemiddel for verdiskapningen. Digitalisering gjør det mulig å løse samfunnsutfordringer på nye måter og dermed skape gevinster. Innføring og bruk av velferdsteknologi krever at virksomhetene klarer å endre måten de leverer tjenester på. Velferdsteknologi kan bidra til økt mestring, trygghet og kontroll over egen helsetilstand for innbyggerne, i tillegg til å forebygge belastningsskader hos de ansatte. Framover vil bruk av velferdsteknologi bidra til å gi gode tjenester til langt flere innbyggere. Smarte lokalsamfunn tar i bruk teknologi og innovasjon for å automatisere prosesser og gi bedre og mer effektive tjenester, samt at det vil gi muligheter til gjenbruk av data. Smarte lokalsamfunn involverer innbyggere og næringsliv, og bruker teknologiske løsninger for å sikre bedre oppgaveløsning. I tillegg legger de til rette for selvhjelp og mestring. Mål 1. Porsanger kommune skal ta i bruk teknologi som bidrar til tjenesteinnovasjon og effektive tjenester. 2. Porsanger kommune skal ta i bruk velferdsteknologiske løsninger som gir brukerne bedre trygghet, bedre tjenestekvalitet og øke produktiviteten. 3. Porsanger kommune skal bruke offentlige tilgjengelige data til planlegging og styring av tjenester. Saksnummer 2019/

24 Styrket digital kompetanse og deltakelse Digital kommunikasjon skal være hovedregelen når Porsanger kommune kommuniserer med innbyggerne og næringslivet. Teknologi gir nye muligheter for økt demokratisk deltakelse og bedre tjenester, men gjør samtidig at innbyggerne må forholde seg til en stadig mer digitalisert hverdag. Digital kompetanse blant innbyggerne er en forutsetning for å lykkes med digitalisering. Mange innbyggere i Norge har ikke tilstrekkelig digital kompetanse til å bruke digitale løsninger og kan dermed ikke betjene seg selv på nett. Porsanger kommune skal gi innbyggerne veiledning i bruk kommunens digitale tjenester. Arbeid med kvalitetsutvikling og effektivisering ved hjelp av digitalisering krever ny kompetanse. Medarbeidere innenfor alle fagområder må være forberedt på å løse oppgaver på nye måter for å møte innbyggernes krav og forventninger om effektive tjenester av høy kvalitet. Digitalisering innebærer organisasjonsutvikling og endringer i måten arbeidsoppgaver blir løst på. Ledernes kompetanse og håndtering av omstillingsprosesser er avgjørende for å skape mer effektive arbeidsprosesser, levere høy kvalitet på tjenestene, redusere sårbarheten, gi økonomisk gevinst og fremstå som en attraktiv arbeidsgiver for fremtidens arbeidstakere. Mål 1. Porsanger kommune skal gi innbyggerne veiledning i bruk av kommunens digitale tjenester. 2. Porsanger kommune skal ha ledere og ansatte med kompetanse til å innføre og bruke digitale verktøy og andre teknologiske løsninger til utvikling av kommunens tjenestetilbud. Saksnummer 2019/

25 Effektiv digitalisering Offentlige tjenester skal oppleves som sammenhengende og helhetlige for brukerne. De digitale tjenestene som kommunal sektor tilbyr brukerne er ganske like. Derfor har digitalisering av tjenester til innbyggere og næringsliv stort gjenbrukspotensial. For å oppnå dette må kommunal sektor samordne seg på digitaliseringsområdet. Samordning vil i denne sammenhengen si at Porsanger kommune legger kommunale, regionale og nasjonale fellesløsninger til grunn for digitaliseringsarbeidet. Porsanger kommune benytter seg av fellesløsninger utviklet av blant annet KS, der dette er hensiktsmessig. Porsanger kommune skal søke samarbeid med andre kommuner for å skape felles gevinster gjennom effektiv digitalisering. Tilgang til digital infrastruktur som fungerer godt er en forutsetning for å realisere de mulighetene digitaliseringen gir. Mål 1. Porsanger kommune skal legge felleskommunalt rammeverk, løsninger og prinsipper til grunn i digitaliseringsarbeidet. 2. Porsanger kommune skal legge nasjonale felleskomponenter og standarder til grunn i digitaliseringsarbeidet. 3. Porsanger kommune skal søke samarbeid med andre kommuner for å skape felles gevinster gjennom effektiv digitalisering. 4. Porsanger kommune skal dele resultater og erfaringer fra eget digitaliseringsarbeid i samarbeidsprosjekter. 5. Porsanger kommune skal bidra til at utbygging av digital infrastruktur gjennomføres. Saksnummer 2019/

26 Informasjonssikkerhet, personvern og dokumentasjonsforvaltning Informasjonssikkerhet og personvern på alle områder er en forutsetning for tillit til digitale løsninger. Alle nye løsninger skal ha innebygget personvern fra og med mai 2018, slik det er bestemt i Lov om Personopplysninger. Porsanger kommune skal ha personvernombud. Når kommunikasjonen med innbyggerne og næringslivet blir digital får kommunen et større ansvar for å ivareta de rettighetene hver enkelt har til innsyn i egne saker. Opplysninger om den enkelte skal være tilgjengelig ved behov samtidig som opplysningene ikke skal komme på avveie. Innbyggerne skal i størst mulig grad ha råderett over egne personopplysninger. Datakriminalitet, sabotasje og digitale innbrudd på kommunale og fylkeskommunale IKT-systemer kan få store samfunnsmessige konsekvenser. Håndtering av slike hendelser krever systemer for avvik- og krisehåndtering. Kommunal sektor bør samarbeide og dele informasjon om hendelser for å håndtere disse utfordringene. Automatisering av saksbehandling og muligheten for kommunikasjon på tvers av IT-systemer vil kunne påvirke hvordan offentlige oppgaver organiseres og utformes i fremtiden. Skytjenester og innsamling og bruk av stordata er en utfordring for informasjonssikkerhet og personvern. Kommunens dokumentasjon skal være tilgjengelig på kort og lang sikt for alle som har rettmessige krav. For å oppnå dette må kommunen ha forsvarlig og effektiv arkiv- og dokumentasjonsforvaltning både nå og i framtiden. Langtidsbevaring av dokumentasjon og arkiv fra alle deler av virksomheten er påkrevd. På denne måten vil man være sikret både riktig tilgang, hensiktsmessig bruk, rettidig sletting og at bevaringsverdige opplysninger faktisk blir bevart. Mål 1. Porsanger kommune skal ivareta informasjonssikkerhet og personvern på alle områder. 2. Porsanger kommune skal sikre at riktig informasjon er tilgjengelig for rett person. 3. Porsanger kommune skal sørge for innebygd personvern i nye løsninger. 4. Porsanger kommune skal ha styringsdokumentasjon for informasjonssikkerhet. 5. Porsanger kommune skal dele informasjon om sikkerhetshendelser de har vært utsatt for. 6. Porsanger kommune skal ha helhetlig dokumentasjons- og arkivforvaltning. Saksnummer 2019/

27 Rundskriv Departementene Underliggende forvaltningsorganer Statsministerens kontor Nr. Vår ref Dato H-7/17 17/ DIGITALISERINGSRUNDSKRIVET Digitaliseringsrundskrivet er en sammenstilling av pålegg og anbefalinger om digitalisering i offentlig sektor. Rundskrivet gjelder for departementene, statens ordinære forvaltningsorganer, forvaltningsorganer med særskilte fullmakter og forvaltningsbedrifter. Rundskrivet erstatter rundskriv H-09/16, og gjelder til et nytt digitaliseringsrundskriv sendes ut. Vesentlige endringer fra fjorårets rundskriv De viktigste endringene fra rundskriv H-09/16 er: Nytt punkt om brukeren i sentrum til erstatning for tidligere punkt 2.1, jf. punkt 1.1. Omtalen av gjenbruk og viderebruk er slått sammen, og omtale av geodata er tatt inn, jf. punkt 1.3. Omtale av Oppgaveregisteret er tatt inn, jf. punkt 1.6. Kravet om bruk av digital postkasse til innbyggere er presisert, jf. punkt 1.7. Universell utforming av IKT i utdanningssektoren er tatt inn, jf. punkt 1.8. Bakgrunn Digitalisering handler om å bruke teknologi til å fornye, forenkle og forbedre. Det handler om å tilby tjenester som er enkle å bruke, effektive og pålitelige. Digitalisering Postboks 8112 Dep, 0032 Oslo Telefon: E-post: postmottak@kmd.dep.no 27

28 legger til rette for økt verdiskaping og innovasjon, og kan bidra til å øke produktiviteten i både privat og offentlig sektor. Regjeringen la i 2016 frem Meld. St. 27 ( ) Digital agenda for Norge. IKT for en enklere hverdag og økt produktivitet. 1 Meldingen presenterer regjeringens overordnede politikk for hvordan vi kan utnytte IKT til samfunnets beste. 1. Hvordan skal virksomheten digitalisere? 1.1 Sett brukeren i sentrum Virksomheten skal sette brukeren i sentrum. Brukere kan være innbyggere, egne ansatte, andre offentlige og private virksomheter, etc. Virksomhetene anbefales å bruke tjenestedesign og andre metoder for brukerinvolvering og brukertesting for å sikre at tjenestene oppfyller brukernes behov. Brukere skal få hjelp og veiledning til å benytte virksomhetens digitale tjenester, for eksempel gjennom veiledning på nett, digital dialog, direkte kontakt eller betjening ved personlig fremmøte. Virksomheter som har ansvarsområder som går på tvers av virksomheter bør samarbeide, og gi brukerne et hensiktsmessig og helhetlig tilbud, uavhengig av måten forvaltningen er organisert på. Et klart og brukertilpasset språk er en viktig forutsetning for at digitale tjenester blir tatt i bruk og for at forvaltningens brukere forstår sine rettigheter og plikter. Det legges derfor til grunn at virksomhetene arbeider systematisk for at klart språk blir en del av utviklingen av de digitale tjenestene. Difi kan være en støtte i dette arbeidet, og gode språkråd finnes på Prosjektveiviseren (versjon 3.0), se punkt 2.1, gir også råd om klart språk i digitale tjenester. Kommunal- og moderniseringsdepartementet og KS har i fellesskap forpliktet seg til å legge forholdene til rette slik at landets kommuner kan ha et veiledningstilbud i grunnleggende digital kompetanse for innbyggere som trenger hjelp til å komme seg på nett, og bruke digitale tjenester. Et konsept for etablering av slike veiledningstjenester skal være klart i januar Det vil inkludere hvordan statlige etater med digitale tjenester, som er rettet mot innbyggerne, kan bidra med opplæringsmateriell og -ressurser for å styrke de kommunale veiledningstilbudene. Norge.no er en veiviser til offentlige digitale tjenester til innbyggerne på tvers av sektorer og nivå. Tjenestene er blant annet organisert etter livshendelser. Statlige virksomheter bør fortløpende registrere sine tjenester her, for å sikre en helhetlig fremstilling av forvaltningens digitale tjenester til innbyggerne. Altinn er hovedkanal for overordnet informasjon om rettigheter og plikter for etablerere og næringsdrivende. 1 Side 2 28

29 1.2 Gjennomfør digitalt førstevalg Forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv skal normalt skje gjennom digitale, nettbaserte tjenester. Disse tjenestene skal være helhetlige, brukervennlige, trygge og universelt utformet. Departementene skal innen utgangen av 2017 kartlegge potensialet for digitalisering av tjenester og arbeidsprosesser, og utarbeide planer for hvordan alle egnede tjenester skal gjøres tilgjengelig digitalt. Arbeidet skal skje i samarbeid med departementets underliggende virksomheter, jf. fellesføring i tildelingsbrevene for Departementene skal innen utgangen av 2018 gjøre en vurdering av hvilke tjenester som bør ses i sammenheng med andre virksomheters tjenester, og om tjenestene egner seg for utvikling av tjenestekjeder. Det skal også utarbeides planer/strategier for utvikling av tjenestene. Departementet skal samarbeide med underliggende virksomheter, og evt. virksomheter i andre sektorer. Kartleggingene bør blant annet omfatte hvilke tjenester det gjenstår å digitalisere, hvilke tjenester som egner seg for digital selvbetjening, straks-avgjørelser og automatisert saksbehandling. Kartleggingen må også brukes til å vurdere om eksisterende digitale tjenester er brukerorienterte og brukervennlige, eller om de bør re-designes, forenkles eller kanskje kan bortfalle. Se veiledning på Difis hjemmeside. 2 Relevant regelverk må også gjennomgås. Regelverk skal være teknologinøytralt. Det skal ikke lages nye regelverkshindringer og eksisterende, utilsiktede hindringer skal fjernes. Det enkelte departement er ansvarlig for å gjennomføre de regelverksendringene som er nødvendige for å kunne oppnå gevinster ved digitalisering på eget område. 1.3 Tilrettelegg for gjenbruk og viderebruk av informasjon Den enkelte virksomhet skal ha oversikt over hvilke data den håndterer, hva dataene betyr, hva de brukes til, hvilke prosesser de inngår i, og hvem som kan bruke dem (informasjonsforvaltning). Dette innebærer også å ta stilling til hvilke data som kan gjøres tilgjengelig for gjenbruk i offentlig sektor, og viderebruk av privat sektor. Offentlige virksomheter må prioritere utveksling av informasjon som andre virksomheter har krav på. Difi etablerer et rammeverk for informasjonsforvaltning som kan brukes av virksomheten. Rammeverket skal hjelpe virksomheter med ulik modenhet å komme i gang med strukturering av egen informasjon. 3 Virksomheten skal gjenbruke informasjon, i stedet for å spørre brukerne på nytt om forhold de allerede har opplyst. Før virksomheten etterspør informasjon, skal den sjekke om den samme informasjonen allerede finnes, og er tilgjengelig i egen eller i 2 og Side 3 29