Fokus på Administrative Byrder. En manual for å definere og måle virksomhetenes administrative kostnader

Transkript

1 Fokus på Administrative Byrder En manual for å definere og måle virksomhetenes administrative kostnader

2 Forord Våren 2004 innledet Nederland, Sverige, Danmark og Norge et samarbeide om en metode for å måle virksomheters administrative belastninger som følge av et bestemt regelverk. Som utgangspunkt benyttes en målemetode som Nederland har anvendt i ca. et decennium. Metoden benevnes Standard Cost Modell og har blitt oversatt til Standard Kostnads Modellen. Metoden bygger på at en lov kan inneholde ulike informasjonskrav som medfører at virksomheten skal levere et antall oppgaver til offentlige myndigheter eller i forhold til tredje man. Krav til opplysninger hentes fram av virksomheten gjennom en rekke administrative aktiviteter som er knyttet til en kostnad for virksomheten. Denne kostnaden er en administrativ byrde. Manualen er utarbeidet av Rambøll Management og er først og fremst rettet mot personale hos myndigheter og departementer som arbeider med målinger og har til hensikt å gi et detaljert bilde av metoden og definisjoner relatert til den.

3 Innhold Side Forord Innledning Standard kostnads modellen Hvorfor en standardisert kostnadsmodell? Modellens metodologiske trinn Valg av metode påvirkes av lovens kompleksitet Hvordan kan resultatene brukes? Hvilke krav kan relateres til en administrativ byrde (AB) Hvilke informasjonskrav skal inngå i målingen? AB-vurderingstrinn Hvilke kostnader skal inngå i målingen? Beregninger ved nullbasismåling Komponentene P og Q Rapportering av resultat fra Standard Kostnads Modellen Beregning ved ny eller forandret lovgivning Beregning av AB for nye lover og regelverk Beregninger i forbindelse med forandring av eksisterende lover og regelverk Vedlegg 1 Detaljert beskrivelse av de ulike stegene i SKM... 25

4 1. Innledning Som et ledd i regjeringens arbeide med forenkling og tilrettelegging for næringslivet har man besluttet å ta i bruk Standard Kostnads Modellen (SKM) for å måle virksomhetenes administrative byrder som en konsekvens av regelverket. SKM har vært brukt i Nederland, Danmark og Sverige og har delvis som formål å vurdere virksomhetenes administrative byrder (AB) ved å håndtere krav i regelverket, og delvis å identifisere hvor i regelverket byrdene finnes og hvilke konsekvenser forandringer i disse kan få. Denne manualen har til hensikt å gi en detaljert beskrivelse av de ulike trinnene i en SKM måling, definisjoner koplet til målingen og hvordan beregningene av virksomheters administrative byrder gjennomføres. Manualen baseres på erfaringer med Standard Kostnads Modellen i Holland, Sverige, Danmark og Norge. Manualen er oppdelt på følgende vis: Kapittel 2 gir en overgripende introduksjon til Standard Kostnads Modellen hva metoden innebærer og hvilke resultater den gir. Kapittel 3 og 4 definerer begrepet administrativ byrde (AB) og gir retningslinjer for å bedømme om et visst krav er å betrakte som en administrativ byrde for en virksomhet, samt hvilke kostnader som inkluderes i begrepet. Kapittel 5 introduserer de sentrale utgångspunktene for en beregning av eksisterende AB samt hvordan resultatet kan rapporteres. Kapittel 6 går igjennom hvordan man følger opp forandringer i en AB som et resultat av: (1) innføring av en ny lov og/eller (2) forandringer innenfor eksisterende lovgivning, samt beskriver utgångspunktet for å beregne disse forandringene. I vedlegg 1 er det gitt en mer detaljert beskrivelse av metodens ulike trinn. 1 Fokus på Administrative Byrder

5 2. Standard kostnads modellen I dette kapittelet gis en kortfattet introduksjon til Standard Kostnads Modellen og dens fordeler og formål. Den grunnleggende idéen i metoden er å kartlegge tidsforbruket for en virksomhet for å utføre de administrative aktivitetene som er knyttet til å oppfylle kravene i loven. Tidsforbruket standardiseres for å gjelde en normalt effektiv virksomhet som følger loven, slik som det er forventet at den skal følges. Den normalt effektive virksomhetens kostnader for å oppfylle kravene beregnes siden ut i fra timekostnadene for internt tidsforbruk (timelønn pluss overhead), samt utgifter for eventuell outsourcing av administrative aktiviteter. Målingen er en ekspertvurdering som baseres på dyptgående intervjuer med virksomheter og eksperter på det aktuelle regelverket. Når det er gjennomført målinger for alle offentlige regelverk, kan de samlede byrdene for det norske næringsliv påføres som følge av offentlige reguleringer beregnes. Nedenfor følger en mer detaljert beskrivelse av modellen. 2.1 Hvorfor en standardisert kostnadsmodell? En måling med SKM-metoden tar utgangspunkt i et konkret regelverk og hvilke administrative aktiviteter en virksomhet utfører for å oppfylle kravene i loven. Dette i motsetning til flertallet av andre metoder som tar utgangspunkt i virksomhetenes håndtering av en lov uansett tilpasningen av den. Forskjellen innebærer at målingen tar sitt utgangspunkt i hvordan loven er tenkt etterlevd, hvilket er politikernes ansvar, og ikke om og hvordan enkelte virksomheter følger og håndterer de administrative oppgaver som er forbundet med en viss lov. De administrative byrdene i SKM-metoden beregnes således for hvor lang tid det tar for en normalt effektiv virksomhet å oppfylle kravene i loven. Metoden tar ikke hensyn til at virksomheter tilrettelegger sitt administrative arbeide på en ikke rasjonell måte og dermed har høye administrative kostnader, eller at virksomheter ikke følger eksisterende lovkrav. Omvendt tas det heller ikke hensyn til at andre virksomheter er mer effektive enn den normalt effektive virksomheten. Den normalt effektive virksomheten defineres innenfor ulike segment, der utgangspunktet er fastlagt forhold til lovens krav. Loven kan for eksempel stille ulike krav mot ulike segmenter av virksomheter, avhengig av type av informasjon som skal leveres eller hvor ofte informasjonen skal rapporteres. 2 Fokus på Administrative Byrder

6 Forutsetningen for at tidsbruken på administrative aktiviteter kan standardiseres for en normalt effektiv virksomhet kan være vanskelig å håndtere i praksis, da det er stor forskjell på hvordan ulike virksomheter håndterer det administrative arbeidet. Erfaringene med målinger med Standard Kostnads Modellen viser at forskjellene mellom virksomhetene minsker når målingene avgrenses til et lovområde og måles på hvert enkelt krav. Forskjellene i virksomhetenes samlede tidsforbruk ved håndteringen av f.eks. merverdiavgiftsregelverket kan dermed for en stor del forklares av hvilken type av segment virksomheten tilhører, dvs. hvilke lovkrav de har å følge. Selv om Standard Kostnads Modellen er et instrument som gir mange muligheter, så er den fortsatt en teoretisk modell. Med andre ord, den målte AB er kun en teoretisk antatt verdi i forhold til de virkelige kostnadene. Det er i enkelte tilfeller umulig å unngå å gjøre bruk av antagelser. 2.2 Modellens metodologiske trinn Målingene av regelverket kan deles in i to kategorier. Den ene kategorien er så kalte nullbasismålinger som innebærer en full skala måling på et område inklusive intervjuer med virksomheter og eksperter. Den andre typen av måling er når man reviderer allerede eksisterende nullbasismålinger ut i fra forandringer i en spesifikk lov, så kalte gjentatte målinger. Oppdatering av eksisterende målinger behandles i kapittel 6. En nullbasismåling består av to sentrale deler; kartlegging av lovgivningsområdet og en mer dyptgående undersøkelse av spesifikke regelverk. Nedenfor følger en oversikt som oppsummerer noen av de viktigste momentene i respektive del. Kartlegging av lovgivningsområdet 1. Identifikasjon og nedbrytning av lovgivning 2. Avgrensning til annen lovgivning 3. Identifikasjon og fastlegging av administrative aktiviteter 4. Identifikasjon av berørte virksomhetssegment 5. Identifikasjon av kostnadsparameterne Fordypet undersøkelse av spesifikke regelverk 1. Identifikasjon av normalt effektive virksomheter 2. Intervju med eksperter 3. Intervju med virksomheter 4. Standardisering av aktiviteter 5. Sammenstilling av data i databasen 6. Beregninger 3 Fokus på Administrative Byrder

7 En nullbasismåling begynner alltid med en dyptgående kartlegging av et spesifikt lovgivningsområdet med det formål å identifisere de krav i loven som medfører en administrativ byrde for virksomheten. Samtidig som lovkravene kartlegges, identifiseres om de enkelte kravene retter seg mot samtlige virksomheter, eller kun mot en spesifikk type av virksomheter eller en spesifikk type av transaksjoner. Denne så kalte segmentering gjøres for å få kontroll på hvordan mange virksomheter som omfattes av de ulike kravene som stilles i en spesifikk lovgivning. Deretter gjøres intervjuer med virksomheter og eksperter i hensikt å kartlegge tidsforbruket av de administrative aktivitetene som knytter seg til å oppfylle kravene i loven. Tidsforbruket standardiseres for å gjelde en normaleffektiv virksomhet som følger loven som den er avsett å følge. Den normaleffektive virksomhetens kostnader for å oppfylle kravene i regelverket beregnes siden ut i fra timekostnadene for internt tidsforbruk samt utgifter for eventuell outsourcing av administrative aktiviteter. Disse kostnader fastlegges så godt som mulig ut i fra eksisterende statistiske kilder og ut i fra intervjuer med virksomheter og eksperter. Ved selve målingen er det viktig å se bort i fra subjektive oppfatninger fra virksomheten om lovkravene og den administrative byrden. Målet er å nå fram til en objektiv måling som ikke bare aksepteres av dem som skaper byrden og av virksomheten, men også oppnår begges støtte for resultatet. Informasjonen skal derfor samles inn på så detaljert nivå som mulig og som beskriver hva virksomheten gjør (hvilke aktiviteter de utfører) for å oppfylle det administrative kravet. Målingen skal være basert på så klare fakta som mulig. Å gjøre antagelser skal unngås i størst mulig grad. Det er viktig at den informasjon som beregningen baseres på er hentet fra tilforlatelige kilder. Om det allikevel blir nødvendig å gjøre antagelser skal disse være synliggjort som slike i modellen og vedlegges forklaring i rapporten. En mer detaljert beskrivelse av målingens ulike trinn finnes i bilag Valg av metode påvirkes av lovens kompleksitet To typer av nullbasismåling Som beskrevet over er det hovedformålet med Standard Kostnads Modellen å måle de administrative byrdene for hvert separat informasjonskrav i en særskilt lov. Dette gir en detaljert bilde over de ulike delene av loven det gjelder, samt hvordan de administrative byrdene er fordelt mellom ulike kapittel og paragrafer i 4 Fokus på Administrative Byrder

8 lovgivningen. Noen lover er svært komplekse og inneholder et stort antall informasjonskrav og retter seg mot ulike virksomhetssegment. Andre lover inneholder et fåtall informasjonskrav og som kun retter seg mot et eller to segment. Lovens kompleksitet står imidlertid nødvendigvis ikke i relasjon til størrelsen på en AB. En lov kan inneholde et fåtall informasjonskrav og bare dekke et segment, men samtidig kan AB være svært store, og vice versa, for eksempel prismerking av produkter. Avhengig av hvor kompleks den gjeldende loven er, finnes det mulighet å velge mellom to ulike typer av nullbasismåling, hvor begge er baserte på prinsippene som beskrives i denne manual. Måling av komplekse lover Den metoden som beskrives ovenfor tar utgangspunkt i en måling av en kompleks lovgivning med mange informasjonskrav, og som dekker et større antall segment. For denne type av lovgivning er det nødvendig å samle inn data via personlige intervjuer. Dette på grunn av at det kan være vanskelig å holde lengre telefonintervjuer (ca 1.5 timer), dels for at det mange ganger kreves at intervjuene gjennomføres av en metodeekspert og en ekspert på det spesifikke lovområdet. Kompleks lovgivning krever også et større arbeide med å identifisere respektive informasjonskrav og hvilke segment som skal inkluderes i målingen. Disse momentene er betydelig mer krevende her enn for en mindre kompleks lovgivning. Måling av enkle lover Ved en måling av en mindre kompleks lovgivning som dekker et fåtall informasjonskrav og segment, kan innsamlingen av nødvendige data skje gjennom telefonintervjuer. Dette da intervjuene går relativt raskt og fordi intervjuene kan gjøres av en person (krever sjelden begge sakkyndige for å håndtere enklere lovgivning i sammenheng med intervjuene). Andre trinn i målingsprosessen er også mindre resurskrevende sammenlignet med en måling av en kompleks lov, f.eks. å identifisere de ulike kravene i loven ettersom det kun inkluderer er fåtall. Få et overblikk For å få en oversikt over de administrative byrdene for ulike regelverk er det mulig å gjennomføre en rask gjennomgang der de ulike informasjonskravene er identifisert. Dette kan kombineres med å finne aktuell statistikk over hvor mange virksomheter som er berørte av loven. Dette innebærer ikke at en måling av en AB er gjennomført, men resultatet kan brukes i den hensikt å prioritere forestående må- 5 Fokus på Administrative Byrder

9 linger, og å identifisere hvilken type av måling som er mest passande for ulike lovområder. Inkluderer gjennomgangen fremskaffelse av statistikk på hvor mange virksomheter eller transaksjoner som berøres av informasjonskravene, medfører dette også at det er mulig å identifisere områdene der det ikke finnes noen aktuell statistikk. Disse data kan så samles inn i separate undersøkelser og brukes ved kommende nullbasismålinger av regelverket. 2.4 Hvordan kan resultatene brukes? Med SKM beregnes de administrative byrdene på et detaljert nivå gjennom en kartlegging av de administrative aktivitetene som virksomheter skal utføre for å etterleve kravene i regelverket. Resultatene kan dermed brukes til en rekke formål: Løpende følge utviklingen av de administrative byrdene Eks-ante vurderinger av regelverksendringer Identifisere krav i lovgivningen, som er særskilt kostnadstunge for virksomheter å etterleve og dermed peke på forslag til regelverksforenkling Komme fram til forslag til en mer brukervennlig administrasjon av lovgivningen hos offentlige myndigheter, f.eks. gjennom digitalisering. Byrdenes utvikling følges av metoden gjennom oppdatering av nullbasismålinger på de enkelte regelverksområdene. Overvåkning av utviklingen innenfor de administrative byrdene er nødvendig for å sikre politikernes og tjenstemennens oppmerksomhet på lovgivningens administrative konsekvenser. Dette er en grunnleggende forutsetning for å gjennomføre konkrete handlinger med sikte på å redusere byrdene. Endringer i byrdene kommer først og fremst til å oppstå som følge av endringer i regelverkenes utforming og innhold, dvs. som et direkte resultat av politikernes innsats. Det bør derfor gjøres grundige overveielser før en nullbasismålingene skal oppdateres med ny populasjonsstatistikk alt ettersom statistikken publiseres. En slik oppdatering av målingen påvirker den totale kostnaden for norsk næringsliv, uten at det har skjedd noen forandring i lovgivningen. Skulle for eksempel antall momsregistrerte virksomheter minske, vil den totale administrative byrden for norsk næringsliv reduseres uten at det har skjedd noen endringer i regelverket, og selvfølgelig det motsatte om antallet momsregistrerte virksomheter øker. Derimot bør oppdateringer av populasjoner gjennomføres på bakgrunn av en forandring i loven, f.eks. om terskelen for å innrapportere merverdiavgiften en gang per år forandres. 6 Fokus på Administrative Byrder

10 Graden av detalj og presisjon i Standard Kostnads Modellen innebærer at det er mulig å overvåke utviklingen av byrdene på myndighetsnivå. Det er således mulig å identifisere hvilke departement og myndigheter som har økt respektive lettet virksomhetenes administrative byrder over tid. Dette gir muligheter for å stille opp resultatmål på departements- og myndighetsnivå for å oppnå regelverksforenklinger. Eks-ante vurderinger av de administrative konsekvensene av ny lovgivning har likeså vist seg å være et effektivt instrument i arbeidet for bedre og forenkle lovgivningen for virksomheter. Jo tidligere det er mulig å gjennomføre eks-ante vurderinger, desto lettere er det å sikre at regelverket ikke skaper uheldige byrder på landets virksomheter. Ideelt kan man forestille seg at data fra nullbasismålingene samles i en database. Til databasen utvikles et enkelt brukergrensesnitt. Tjenestemenn og andre som arbeider med regelverk for næringslivet i Norge, kan derigjennom få tilgang til et solid instrument for konsekvensanalyser. Alternativet er å samle inn data fra en representativ del av virksomhetene som forventes å bli berørt av lovendringen for å vurdere konsekvensene av lovkravet. Dette krever imidlertid at lovendringen er relativt presist formulert for de virksomhetene som skal vurdere konsekvensene. Denne metoden kan derfor først brukes relativt sent i det lovforberedende arbeidet, og er generelt sett mer ressurskrevende. Som beskrevet over gir nullbasismålingene en detaljert innblikk i hvilke administrative aktiviteter virksomhetene gjennomfører på de enkelte regelverksområdene og tilhørende kostnader. Målingene identifiserer hvilke krav i lovgivningen som medfører de største administrative byrdene for norsk næringsliv. Nullbasismålingene kan derfor være et effektivt redskap for regelverksforenkling og for politiske prioriteringer. I nullbasismålingen av momsloven har man identifisert et antall ulike administrative aktiviteter som virksomhetene utfører i sammenheng med håndteringen av momslovgivningen. Resultatene fra målingen viser hvilke lovkrav som medfører de største byrdene for virksomheten og hvilke endringer i lovgivningen som skulle få en begrenset effekt. På bakgrunn av nullbasismålingen vurderes SKM-metoden som et hensiktmessig verktøy for å hente frem forslag til regelverksforenkling. 7 Fokus på Administrative Byrder

11 Det bør imidlertid understrekes at Standard Kostnads Modellen kun belyser kostnader for virksomhetenes administrative byrder og ikke de samlede konsekvensene som oppstår som følge av lovgivningen. 8 Fokus på Administrative Byrder

12 3. Hvilke krav kan relateres til en administrativ byrde (AB) I dette kapitlet beskrives hvordan vurderingene gjøres når det gjelder hvilke lovkrav som kan betraktes som krav som medfører en AB for virksomheten. Kapittelet innledes med å definere begrepet administrative byrder. For at samfunnet skal kunne fungere og utvikles pålegger staten virksomheter og privatpersoner ulike krav, som forplikter dem å gjennomføre eller unngå visse handlinger eller fremgangsmåter (innholdskrav). Kravene innebærer dessuten visse forpliktelser når det gjelder å opprette og/eller stille til rådighet informasjon om handlinger eller fremgangsmåter (informasjonskrav). Eksempel på forskjellen mellom innholdskrav og informasjonskrav Kravet om at den som driver f.eks. vannforsyning er pliktige til å utføre vedlikehold av fasiliteter er ett innholdskrav; å rapportere hvordan vedlikehold gjennomføres i en årlig miljørapport er et informasjonskrav. Både innholdskrav og informasjonskrav kan innebære en kostnad for virksomhetene, men bare den kostnaden som oppstår som følge av informasjonskravet defineres som en administrativ byrde (AB). En AB for en virksomhet kan dermed gis følgende definisjon: Med administrativ belastning menes bedriftenes kostnader knyttet til å finne frem til, dokumentere, lagre, gjøre tilgjengelig eller rapportere alle former for informasjon på bakgrunn av krav i offentlige regler. Med bedrift eller foretak menes i denne sammenhang en juridisk eller fysisk person som bedriver næringsvirksomhet. Med denne definisjonen ekskluderes andre typer av kostnader som er forbundet med kravene i loven. Dette kan handle om finansielle kostnader som er et resultat av et lovbestemt krav på å overføre en viss sum penger (i form av avgifter, skatter, premier etc.) til staten eller en annen myndighet. Disse kostnadene er ikke relatert til et behov for informasjon fra staten eller tredje part og kan derfor ikke utgjøre en administrativ byrde. Definisjonen utelukker til og med materielle kostnader som en virksomhet har for å kunne etterleve de innholdskrav som det aktuelle regelverket krever av et produkt, produktionsprosessen eller tjenesten. 3.1 Hvilke informasjonskrav skal inngå i målingen? Et informasjonskrav kan defineres som en paragraf i en lovtekst eller annet offentlig regelverk som pålegger en virksomhet å fremskaffe eller utarbeide 9 Fokus på Administrative Byrder

13 informasjon som virksomheter ikke kan unnlate å fremskaffe eller utarbeide uten å komme i et motsetningsforhold til loven. Krav om informasjon til en tredje part, som ikke er relatert til at virksomheten gir informasjon direkte til en statlig/kommunal myndighet, betraktes også som en AB. For å ivareta de samfunnsmessige interessene er det vanlig at også tredje part (vanligvis privatpersoner eller forbrukere) har rett til informasjon relatert til en handling eller et produkt. Et eksempel på slike krav er prismerking av produkter. Eksempel på informasjonskrav Eksempel på informasjonskrav i forhold til det offentlige er: Selvangivelse, bokføringsregelverk, årsavslutning, omsetningsoppgave for MVA, søknader om tillatelser, viderebefordring av informasjon om sykemeldinger til trygdekontoret, etc.. Eksempel på informasjonskrav i forhold til tredje part er: Krav om at virksomheter skal holde lokale fagforeninger informert, krav om innholdsfortegnelser på matvarer, bruksanvisninger på medisiner og andre produkter, krav om fraktsedler ved transport, oppgaveplikt for kjemiske produkter, krav om prismerking av varer, etc. Den grunnleggende forutsetningen for å avgjøre om et informasjonskrav forårsaker en AB er om den har sitt opphav i et offentlig regelverk. Det er derimot ikke relevant hvorvidt det er staten eller en tredje part som er den mottakende parten av informasjonskravet som er beskrevet i loven/regelverket. Merk: Frivillighet Frivillighet er ikke en faktor for vurdering av hvorvidt en kostnad er et resultat av et informasjonskrav, som igjen utløser en AB. Når en virksomhet møter et informasjonskrav som er en direkte følge av en lov eller annet offentlig regelverk vurderes disse kostnadene til å være en AB. Eksempel Selv om en søknad om et bidrag eller en tillatelse er en frivillig handling, er informasjonskravene koblet til bidraget eller tillatelsen å betrakte som krav som kan foranlede en administrativ byrde. SKM-modellen skiller heller ikke mellom hvorvidt virksomheten utfører aktiviteten på grunn av lovkravet eller hvorvidt de allikevel skulle ha utført arbeidet. Merk: Selvregulerende tiltak En virksomhet kan i visse tilfeller møte informasjonskrav som er et resultat av et selvregulerende tiltak. I dette tilfellet kan ikke informasjonskravet regnes som en 10 Fokus på Administrative Byrder

14 AB (regelverket er ikke et resultat av en statlig lov eller forskrift). På den andre siden, skulle staten velge å foreskrive det selvregulerende tiltaket i en lovtekst, betyr det at virksomheten konfronteres med en AB. 3.2 AB-vurderingstrinn De trinn som nettopp er beskrevet kan også visualiseres i nedenstående modell. De ulike stegene kan anvendes for å utrede om et det er et informasjonskrav som kan innebære en administrativ byrde for en virksomhet. Figur 1: AB-vurderingstrinn 11 Fokus på Administrative Byrder

15 Finnes det et informasjonskrav? Nei Ingen AB Ja Kommer informasjonskravet fra en lov eller forskrift? Nei Ingen AB Ja Er informasjonskravet rettet mot virksomheten? Nei AB, men ikke for virksomheten Ja Kostnaden for å oppfylle disse informasjonskravene utgjør en AB 12 Fokus på Administrative Byrder

16 4. Hvilke kostnader skal inngå i målingen? For at det skal være mulig å kvantifisere en AB må vi først identifisere hvilke kostnader som skal inkluderes ved målingen av en AB. I dette kapittel skal vi se nærmere på akkurat dette aspektet. I følgende avsnitt presiseres hvilke typer kostnader som inkluderes i begrepet administrative byrder. Objektive byrder Definisjonen av AB inneholder kun et fåtall kategorier som er tilstrekkelig konkrete og objektive/målbare for å kunne anvendes i en kvantitativ måling av AB. Ved en måling av AB er det irrelevant om en virksomhet anser at et visst informasjonskrav er en byrde i den subjektive betydningen (irritasjonskostnad) eller ikke. Det som må vurderes er om den aktuelle byrden er en objektiv byrde i den forstand at den innebærer en kostnad. Eksempel på objektive byrder Arbeidskostnader, kostnader for outsourcing, kostnader for materialer og overhead kostnader Kun kostnadene, ikke inntektene Alle inntekter som informasjonskravet eventuelt genererer for virksomheten skal ses bort fra i målingen. Erstatning Et lovbestemt informasjonskrav der den aktuelle virksomheten mottar erstatning fra en statlig myndighet regnes ikke som en AB. Faktisk kostnad Ved en måling av AB er det de faktiske kostnadene forårsaket av et informasjonskrav, som beregnes. Hvorvidt virksomheten ville ha gjennomført noen av disse handlingene om det ikke hadde vært et informasjonskrav er ikke relevant. Spørsmålet er om informasjonskravet er et lovbestemt krav eller ikke. Engangskostnader De substansielle engangskostnadene som virksomheten påføres for å kunne oppfylle et visst informasjonskrav, skal kvantifiseres og spres ut over avskrivningsperioden. Mer ubetydelige engangskostnader behøver ikke kvantifiseres, men det bør allikevel være mulig å få en kvalitativ oppfatning av hvilke typer av engangskostnader som er assosiert med en viss lov. Holde seg à jour med eksisterende regelverk 13 Fokus på Administrative Byrder

17 Kostnader som oppstår i sammenheng med å holde seg à jour med frekvente endrede lover og forskrifter mv. skal regnes som AB. Kostnader for å holde seg à jour med lover, hvor ingen endringer kan forutses, regnes ikke som AB. Holde seg à jour med nye lover og forskrifter Kostnader som oppstår for virksomheter ved å holde seg à jour med nye lover og forskrifter mv. regnes som en administrativ byrde. Disse kostnadene behøver dog ikke kvantifiseres på forhånd, men det skal være mulig å kunne få en kvalitativ oppfattelse av dem. Total etterlevelse AB er beregnet ut fra den forutsetning at alle lovbestemte krav etterleves til fulle, til tross for at dette i realiteten ikke alltid er tilfellet for en virksomhet. Blandede funksjoner Et antall virksomheter registrerer data for flere formål enn bare de krav som framkommer av offentlig regelverk. Det er imidlertid kun den kostnaden som registreres i sammenheng med den loven som er formål for målingen, som regnes med. Ved en vurdering av en AB er det irrelevant om virksomheten vil gjennomføre aktiviteten, selv om det ikke fantes et lovbestemt krav eller ikke. Det som gjelder er at det er den aktuelle loven som direkte krever denne aktiviteten. Overlapping til andre lover eller regelverk Hvis det finnes en overlapping mellom to lovområder (samme informasjon innsamles av to ulike parter) deles kostnaden for rapportering opp likt mellom begge lovområdene, så fremt det ikke finnes særskilte grunner til å gjøre en annen fordeling. Det er imidlertid viktig å ha oversikt over hvilke fordelinger som gjøres for å unngå at samme krav dobbelt regnes i to ulike lover. Tapt omsetning Definisjonen av en AB godkjenner ikke tapt omsetning som en AB, f.eks. i sammenheng med en inspeksjon. Kun kostnader som oppstår som en følge av å oppfylle lovbestemte informasjonskrav regnes som en AB. Eksempel En virksomhet ønsker å importere et visst produkt og trenger en tillatelse til dette. For å kunne søke om (eller beholde) denne tillatelsen må eieren til virksomheten besøke et tollkontor. Den tid som eieren bruker på å søke om (eller beholde) tillatelsen regnes som en administrativ byrde. Den eventuelle omsetning som har gått tapt i løpet av den tid som eieren brukte på tillatelsen regnes imidlertid ikke som en AB. Ingen av de avgifter som eieren har betalt for å få (eller beholde) tillatelsen regnes som en AB. 14 Fokus på Administrative Byrder

18 5. Beregninger ved nullbasismåling I så stor utstrekning som mulig er Standard Kostnads Modellen utformet til å passe strukturen i lover og regelverk. En lov eller et regelverk kan inneholde flere informasjonskrav. Et informasjonskrav alene (for eksempel et krav om å anskaffe en tillatelse) kan omfatte mange krav om opplysninger/oppgaver. For å oppfylle informasjonskravet må virksomheten utføre en rekke ulike aktiviteter. Denne logikken kan illustreres i følgende skjema: Merverdiavgiftområdet Informasjonskrav Krav til opplysninger Aktivitet x frekvens Innlevering av periodisk Verdi av vare- Informasjons- sammenstilling leveanser insamling (terminrapport) Kjøperens VAT-nr Beregning Kostnader -Arb.tid -Overhead -Konsulenter -m.m. Informasjonskrav 2 Opplysnings- Krav 3 Aktivitet 3 Informasjonskrav 3 Etter at kostnaden per aktivitet er regnet ut, kan den totale kostnaden for en AB beregnes gjennom å multiplisere denne kostnad med antallet ganger/timer som denne aktivitet utføres. Den grunnleggende struktur som er beskrevet over kan oppsummeres i følgende formel: Beregning av administrative byrder Total AB tilhørende en viss lov = summen av kostnaden per informasjonskrav Kostnad per informasjonskrav = summen av kostnaden per aktivitet Kostnad per aktivitet = P*Q P står for kostnaden for en viss aktivitet og Q er antallet ganger den administrative aktiviteten utføres. 5.1 Komponentene P og Q Regnestykket ovenfor viser at ved beregning av en administrativ byrde er P og Q de sentrale komponentene. Følgende formel viser hvordan P respektive Q er beregnet. 15 Fokus på Administrative Byrder

19 5.1.1 P: kostnaden av en viss administrativ aktivitet Kostnaden for en viss administrativ aktivitet (P) er beregnet ut i fra følgende formel: P =Tariff * Tid Tariff Det finnes to typer av tariffer: Interne og eksterne. Den interne tariffen er kostnaden per time for den person innenfor virksomheten som arbeider med informasjonskravet. Den eksterne tariffen er kostnaden per time for en person utenfor organisasjonen som arbeider med informasjonskravet for virksomhetens regning. Dette kan for eksempel være kostnaden per time for en kontrahert revisor. Tariffer kan variere kraftig avhengig på målgruppe og aktivitet. En intern tariff består av følgende komponenter: Bruttolønn. Dette kan være både den ansattes lønn (for den ansatte selv) og arbeidsgiverens lønn (selv om arbeidsgiveren mottar gevinst i stedet for lønn) Lønnsrelaterte kostnader. Dette kan være kostnader for feriepenger, ansvarsforsikring, eller bonus etc. Material og overhead kostnader. Med materialkostnader menes her kostnaden for alt material som kjøpes inn i hensikt å kunne oppfylle de administrative kravene. Dette kan inkludere kostnader for losji, material for registreringssystem eller tegninger etc. Som overhead kostnader regnes alle kostnader forbundet med bruk av kontormateriell, nedskrivninger av kontormøbler, datamaskiner, lokaler for underordnede avdelinger ol. Material- og overhead kostnader er en relativt liten post, og kan være veldig diversifiert og dermed vanskelig å beregne. En retningsgivende faktor for denne kostnad kan være et 25-prosent påslag på lønnskostnaden (inklusive lønnsrelaterte kostnader). En ekstern tariff består av: Kostnaden for utlegging av: revisoroppdrag, juridisk ekspertise, administrativ service etc., som utfører administrative og prosessuelle aktiviteter slik at virksomheten kan leve opp til informasjonskravene i regelverket. Disse kostnadene settes vanligvis til markedspris (basert på 16 Fokus på Administrative Byrder

20 lønnskostnader). Det er de faktiske kostnadene som beregnes, ekskludert skatter og forsikringer. Tid Med variabelen tid (P) menes her den tid (i timer) som det tar for en virksomhet å gjennomføre en viss aktivitet. Kilder for tid kan være: (1) intervjuer med virksomheter, og (2) stoppeklokkemetoden 1. Den anbefalte metoden for å fastsette tidsbruken (for tiden det tar å gjennomføre de aktiviteter som kreves for informasjonskravet) er via intervjuer med virksomheten. Stoppeklokkemetoden er svært tidkrevende. Eksempel på utregning av P Et foretak er pålagt å utarbeide en selvangivelse for hvert inntektsår. Foretaket benytter et regnskapsbyrå som er leid inn. Regnskapsføreren i det aktuelle tilfellet debiterer 500 kroner per time. Det tar regnskapsføreren totalt 20 timer å gjennomføre arbeidet. Foretaket på sin side må forsyne regnskapsføreren med den informasjon han behøver for arbeidet. Dette tar to timer med en tariff på 300 kroner per time (la oss anta at tariffen og tiden er representative). P er: P total = P intern (300 kr *2 h) + P ekstern (500 kr *20 h ) = kr Med utgangspunkt fra gjennomførte intervjuer vurderes tidsbruken for en normaleffektiv virksomhet å være en virksomhet som oppfyller informasjonskravet og som følger loven så som den er ment å etterleves. SKM-modellen blir unødvendig kompleks, om det skulle tas selvstendige hensyn til virksomheter, som p.g.a. selvforskyldte forhold opplever de administrative byrdene som ekstremt store. Denne standardisering er en sentral del av målingen og gjøres på bakgrunn av intervjuer og av eksperter på området Q - Antallet ganger som den administrative aktiviteten er gjennomført per år Det antall ganger som den administrative aktiviteten er gjennomført bestemmes av (1) antallet virksomheter som berøres av den aktuelle loven/regelverket, og (2) hvor ofte aktiviteten utføres. Q beregnet dermed på følgende måte: Q = antall virksomheter * frekvens 1 Dette involverer en faktisk tidtaking av aktiviteten, utført enten på arbeidsplassen eller i en simulert situasjon. 17 Fokus på Administrative Byrder

21 Antall virksomheter Med dette menes det antall virksomheter som berøres av det aktuelle regelverket. Dette betyr at ved en måling av en AB kreves det at lovens/regelverkets målgruppe og antall virksomheter som denne inneholder må fastsettes. Avhengig på hvilken lovgivning som måles finnes mer eller mindre presise informasjonskilder om antall virksomheter som omfattes av spesifikke krav. Utgangspunktet for å identifisere antallet virksomheter er den informasjonen som finnes hos den berørte myndighet, f.eks. har Skattedirektoratet en omfattende statistikk på oppgavepliktige virksomheter. I enkelte tilfeller kan det også være relevant å benytte statistikk på bransjenivå. For enkelte informasjonskrav finnes ingen statistikk tilgjengelig og da kan det overveies å gjennomføre kompletterene spørreundersøkelser eller på annet vis forsøke å kvantifisere antallet virksomheter som omfattes av kravet. Frekvens Frekvensen er det antall ganger som aktiviteten utføres av et virksomheter per år. Kilder fra hvor frekvensen kan fastsettes er: 1. loven/regelverket, 2. register hos en statlig myndighet, eller 3. via intervju Den anbefalte metoden er å fastsette frekvensen via den aktuelle loven/regelverket. Om denne ikke inneholder tilstrekkelig spesifisert informasjon er et register hos en statlig myndighet det nest beste alternativet. Eksempel på utregning av Q Kravet om å utarbeide en selvangivelse (se eksempel for utregning av P) omfatter totalt virksomheter og rapporteringen skal gjøres en gang per år. Q er dermed: Q = (antall virksomheter) * 1 (frekvens) = Total AB for å oppfylle kravet om å utarbeide selvangivelse er dermed: Total kostnad = P(10 600) * Q( ) = kr Observer: I enkelte tilfeller kan det være enklere å fastsette antallet administrative aktiviteter utført per år gjennom å tilegne seg informasjon fra et register over hvor mange virksomheter som f.eks. har søkt om en tillatelse det året. I disse tilfellene er det enklere å fastsette Q gjennom statistikk fra disse registrene i stedet for å gjøre beregningen via formelen over. Det er viktig at registeret er komplett. I et eksempel som dette er antallet virksomheter det samme som 1, ettersom registret er basert på antallet aktiviteter per år. I en situasjon som denne gir utregningen ikke noen innsikt i den totale AB per virksomheter, da f.eks. samme virksomheter 18 Fokus på Administrative Byrder

22 kan ha sendt inn flere enn en søknad. Den gjennomsnittlige byrden kan imidlertid fås gjennom å dividere den beregnede AB n med målgruppen for loven/regelverket. Eksempel på beregning av Q med basis i et register Et firma som utfører utslippstester plikter å rapportere til en statlig myndighet om hver godkjent test (gitt tillatelse). Den statlige myndighet fører et register over eksakt hvor mange rapporter samlet som registreres fra firmaet. I dette tilfellet kan Q lett bli identifisert gjennom den tilgjengelige informasjonen i registret. De ulike komponentene for en beregning av de administrative byrdene fastlegges i en Excel database, med f.eks. følgende oppstilling: Administrative aktiviteter Tidsanvendelse - administrative aktiviteter (%) Funksjonsnivå i virksomheten No Beskrivelse av oppgaveplikt og krav til opplysninger Total tidsbruk Intern tid (min) Ekstern tid (min) Informasjonsinnsamling Vurdering Beregnin ger Innrapportering Innbetaling Kontroll Korrektion Møte med eksterne (Revisor) Annet distribution, arkivering etc. Totalt Sekret ærer Regn- Økonomi skapsav- sjef/funk delinge n sjonssjef Toppledelse A 1. Infomasjonskrav A A.1 Generelt A.1.1 Kra v til opplysning 1 A.1.2 Kra v til opplysning 2 A.2 Spesielt A.2.1 Kra v til opplysning 3 I tillegg legges det inn kolonner for populasjoner og kostnadsparametere. 5.2 Rapportering av resultat fra Standard Kostnads Modellen Standard Kostnads Modellen har en åpen struktur. Med dette menes at rapporten skal gi et innblikk i, og kontroll av: (1) hvilket informasjonskrav som ligger til grunn for målingen (f.eks. paragraf/artikkel i loven), (2) hvilken aktivitet som virksomheten må gjennomføre for å kunne oppfylle kravet, (3) hvordan kostnaden her beregnet. Modellen skal dessuten konstrueres slik at det er lett å fortsette målinger av ulike mulige situasjoner som kan oppstå, når loven forandres eller påvirkes av ukjent grunn. Rapporten bør utformes i Excel og inkludere et minimum av følgende informasjon per aktivitet: o P: kostnad for en administrativ aktivitet o Tariff Den interne tariffen beregnes ut i fra hvilken personalkategori som utfører den enkelte aktiviteten. Den eksterne tariffen baseres på oppgaver om kostnaden for tjenesten (for å utføre den spesifikke tjenesten) per time. Excel formatet i rapporten viser tydelig om en ekstern eller intern tariff er inkludert i beregningen. o Tid i timer 19 Fokus på Administrative Byrder

23 o Q: antall ganger som en administrativ aktivitet er utført per år o Antall virksomheter o Frekvens: hvor mange ganger informasjonskravet skal rapporteres inn per år Modellen muliggjør også sammenligninger med forslag til alternativ lovgivning eller forbedringer. Et eksempel på dette er gitt lengre ned på siden. Om det finnes en overlapp mellom ulike lover og regelverk skal dette beskrives i rapporten/modellen for å unngå dobbeltregistrering. Eksempel på dette er regelverk om fakturaens innhold. Disse beskrives både i merverdiavgiftsloven og i regnskapsloven. For å unngå at tidsbruken for å opprette en faktura beregnes to ganger er det viktig å tydeliggjøre hvilken del av byrden som tilskrives hvilken lovgivning. Det er ikke nødvendig å gjennomføre undersøkelsen ut i fra sektor og/eller størrelse på virksomheter, om ikke dette påvirker hvilke informasjonskrav de stilles overfor, eller om det ikke finnes en annen særskilt interesse av å måle en spesifikk bransje eller virksomhetsstørrelse. Forklaring Størrelsen på en virksomhet, i dette tilfellet størrelsen på organisasjonen eller prosessen, kan i enkelte tilfeller påvirke den administrative byrden. Dette kan på sin side bety at byrden er forholdsmessig større for mindre virksomheter på grunn av mindre administrative ressurser. På andre siden kan større organisasjoner også påvirkes negativt da en byrde kan bli mer merkbar på grunn av den mengde som kreves eller organisasjonens kompleksitet. For eksempel er større virksomheter ofte hardere rammet av lovgivning relatert til arbeidsmiljø enn hva mindre virksomheter er. Det bør alltid være mulig å spore data i Standard Kostnads Modellen tilbake til kilden, eksempelvis databaser eller intervjuer. En måling bør derfor alltid inneholde informasjon om hvilken kilde som brukes for respektive aktivitet. I forbindelse med intervjuer skal en referanse gis til den aktuelle organisasjonen/bransjen, hvis ikke dette innebærer at informasjonen går an å spore til en viss person. Resultatet av et intervju skal alltid dokumenteres i Excel-format. 20 Fokus på Administrative Byrder

24 6. Beregning ved ny eller forandret lovgivning I kapittel 2 beskrives utgangspunktet for hvordan man går frem ved måling av eksisterende byrder. Byrdene bør bli målt ca. hvert fjerde år. Etter at en måling er gjennomført kan det være aktuelt å registrere forandringer innenfor enkelte AB også under fireårsperioden. Forandringer innenfor AB kan for eksempel være et resultat av nye lover eller forandringer innenfor eksisterende lover/regelverk. 6.1 Beregning av AB for nye lover og regelverk Beregning av AB for nye lover og regelverk (som har trådd i kraft etter at målingen er gjennomført) er ingen lett oppgave, ettersom det ikke finnes noen offisiell statistikk og informasjonen er vanskelig tilgjengelig. Resultatet av målingen kommer alltid å være en kvalifisert antagelse og ikke nødvendigvis en refleksjon av virkeligheten. For i det minste forsikre at disse beregninger skjer uniformt, beskrives det i dette avsnittet forskjellig utgangspunkt for å måle AB i nye lover/regelverk. Utgangspunktet er for en stor del likt det som gjelder for måling av eksisterende byrder, med gjenbruk av data for enkelte punkt. Utgangspunkt for beregning av P og Q for nye lover/regelverk Ved en beregning av komponentene P og Q er det nødvendig å fylle i variablene (1) tariff, (2) tid, (3) antall virksomheter og (4) frekvens. Relevante utgangspunkt for måling av nye lover/regelverk er listet opp nedenfor. Observer: Utgangspunktet for nye lover/regler skiller seg vesentlig fra utgangspunktet ved en måling av eksisterende byrder i eksisterende lovgivning. Tariff Ved en måling av AB i de tilfeller det foreligger nye lover/regelverk bør en så realistisk tariff som mulig velges. I dette ligger at eksisterende informasjon vedrørende tariffen skal benyttes for den aktuelle aktiviteten, hvis denne gir en god indikasjon. Om så ikke er tilfellet benyttes den gjennomsnittlige månedslønnen for de ulike personalkategorene basert på opplysninger fra SSB og omregnet til timelønn. For å gjøre målingen sammenlignbar med tidigere gjennomførte målinger benyttes timelønn basert på samme års lønnstatistikk, inklusive overhead kostnader. 21 Fokus på Administrative Byrder

25 Tid Ved vurdering av den tid det tar for en virksomhet å leve opp til informasjonskravet i den nye lovgivningen/regelverket, er første steg å undersøke om det finnes statistikk for tid tilgjengelig for lignende lovgivning. Om så ikke er tilfellet skal det gjøres en kvalifisert antagelse. Merk : Vær alltid tydelig for hver informasjonen om tiden fantes tilgjengelig eller hva antagelsen legger til grunn. Antall virksomheter Ved en vurdering av antall virksomheter, skal den aktuelle nye loven som en første instans tjene som informasjonskilde. Skulle dette ikke være mulig skal en kvalifisert antagelse gjøres. Merk : Vær alltid tydelig for hver informasjonen om antallet fantes tilgjengelig eller hva antagelsen legger til grunn. Frekvens Ved en vurdering av frekvensen skal den aktuelle nye loven som en første instans tjene som informasjonskilde. Skulle dette ikke være mulig skal det gjøres et kvalifisert antagelse. Merk: Vær alltid tydelig for hver informasjonen om frekvensen fantes tilgjengelig eller hva antagelsen legger til grunn. Spesifikke utgangspunkt for utredning av nye lover/regelverk Antagelser Ved en beregning av de administrative byrdene for en ny lov eller regelverk er det umulig å unngå antagelser. Det er ofte mulig å benytte seg av allerede målt informasjonskrav, som mer eller mindre likner de nye foreslåtte informasjonskravene. Hvilke antagelser som legges til grunn bør alltid fremgå i den etterfølgende rapporten. Sette seg inn i ny lovgivning Kostnaden en virksomhet har for å sette seg inn i ny lovgivning skal ikke inkluderes i beregningen av administrativ byrder. Denne kostnad betraktes som en overgangskostnad og målingens hensikt er å måle de administrative kostnadene når regelverket håndteres på en mer eller mindre rutinemessig måte av virksomheten. Engangskostnader Engangskostnader som virksomheten må investere for å kunne oppfylle informasjonskravet skal kvantifiseres og spres ut over en avregnings- 22 Fokus på Administrative Byrder

26 periode. Andre engangskostnader behøver ikke kvantifiseres, men det skal være mulig å fremskaffe detaljert informasjon om disse. Eksempel Som et resultat av en ny lov er entreprenør KSKS pliktig å etterleve et visst informasjonskrav. For å kunne etterleve dette må KSKS gjøre et innkjøp av software. Denne kostnad skal kvantifiseres. Den totale kostnaden skal imidlertid ikke registreres for den periode innkjøpet fant sted, men spres ut over en lengre periode. 6.2 Beregninger i forbindelse med forandring av eksisterende lover og regelverk Beregning av en AB som følge av forandringer eller tillegg i en eksisterende lovgivning/regelverk er vanligvis lettere enn å beregne en AB for ny lovgivning. Den nødvendige informasjonen for å kunne fylle i alle variabler finnes allerede tilgjengelig i eksisterende målinger. I perioden etter en måling av eksisterende byrder kan det skje forandringer av en AB som en følge av tillegg til en lovgivning. Det kan for eksempel ha vært gjennomført tiltak for å minske størrelsen på en AB. Disse tiltak skal legges inn i beregningen av eksisterende byrder så de blir synlige i resultatet. En slik oppdatering er en viktig oppgave for å kunne følge forandringer over tid. Ved beregning av en AB, som følge av tillegg i lovgivningen, skal det tas utgangspunkt i følgende: Det skal tas de samme utgangspunkt som for beregningene av den eksisterende byrden. De data som benyttes ved beregningen av den eksisterende byrden kan også her benyttes som P og Q. For å opprettholde en systematisk kontroll over forandringer av virksomhetenes administrative byrder over tid, bør måleresultatet oppdateres på årsbasis. Utgångspunktet for oppdateringer er å kun endre de variabler som er direkte påvirket av forandringer i regelverket, f.eks. antall virksomheter som er berørt av et visst krav. De parametere som behøver justeres er følgende: o Forandringer i de lovbestemte informasjonskravene. 23 Fokus på Administrative Byrder

27 o Forandringer i informasjonsflyten mellom stat og virksomheter, uansett om disse kvalifiserer som AB eller ikke. (Se del 1 i manualen). o Større forandringer på måten å rapportere inn informasjonen som følge av lovgivning. Justeringer bør gjøres per lov der det er nødvendig. Eksempel Et eksempel på en større forandringer i måten å rapportere inn informasjonen på er muligheten for å registrere selvangivelsen via internet. En av hovedhensiktene med målingen er å følge utviklingen av de administrative byrdene, koblet til en politisk ambisjon om å minske byrdene. For å kunne gjøre relevante sammenligninger av hvordan byrdene påvirkes av regjeringens politikk er det viktig å holde makroøkonomiske indikatorer konstant, som lønn eller inflasjon. Om ikke dette gjøres kan en forandring av næringslivets administrative byrder påvirkes av at flere virksomheter etableres (totale kostnadene for de administrative byrdene øker) eller vice versa. På samme måte kommer kostnadene for de administrative byrdene øke i takt med lønnsutviklingen. Med andre ord, alle verdier for P og Q skal kun forandres som følge av en forandring av policy. Faktor Q kan imidlertid forandres om lovkravene forandres slik at f.eks. færre virksomheter omfattes av kravet. Slik forandring er et resultat av en regelverksendring og skal derfor oppdateres. Oppdateringen bør imidlertid gjøres med utgangspunkt i den fryste statistikken. 24 Fokus på Administrative Byrder

28 Vedlegg 1 Detaljert beskrivelse av de ulike stegene i SKM Nullbasismåling Den metodiske tilgangen til målingene er bottom-up, dvs. det som måles er virksomhetenes kostnader relatert til de aktiviteter som er nødvendige å utføre for å oppfylle informasjonskravene i en viss lovgivning. Gjennom en oppsummering av aktivitetene og informasjonskravene kan de samlede byrdene koblet med et regelverk beregnes på såvel virksomhets- som samfunnsnivå. Når det gjennomført målinger på alle regelverkområdene kan de samlede byrdene for de norske virksomhetene beregnes gjennom aggregering av alle regelverksområder. I motsetning til en top-down tilnærming, der et stort antall virksomheter intervjues om deres administrative byrder, gjennomføres bottom-up målingene normalt som dyptgående studier i et mindre antall virksomheter, samt gjennom intervjuer med eksperter. En nullbasismåling inneholder to sentrale deler; kartlegging av lovområdet og en mer dyptgående undersøkelse av spesifikke regelverk. Oversikten nedenfor oppsummerer noen av de viktigste momentene i hver del. 1. Kartlegging av lovområdet a. Identifikasjon og nedbrytning av lovgivning b. Avgrensning til annen lovgivning c. Identifisere og fastsette administrative aktiviteter d. Ekskludere informasjonskrav som ikke er relevante å inkludere i målingen e. Identifisere berørte virksomhetssegment f. Identifisere kostnadsparametrene 2. Fordypet undersøkelse av spesifikke regelverk a. Intervju med eksperter b. Intervju med virksomheter c. Standardisering av aktiviteter d. Sammenstilling av data i database e. Beregninger 25 Fokus på Administrative Byrder

29 Nedenfor følger en beskrivelse av de respektive trinn. 1. Kartlegging av lovområdet Nullbasismålingens første del gjennomføres som en desk-study og ekspertintervju. Hensikten er dels å utarbeide en preliminær forståelse av de administrative byrder på et regelverksområde, samt å avgrense og forbedre de dyptgående analysene i nullbasismålingens andre del. Output fra denne del av nullbasismålingen stilles opp skjematisk (i et skjema) og inneholder informasjon om informasjonskrav, krav til opplysninger, administrative aktiviteter, avgrensninger, hvilke medarbeidergrupper som gjennomfører ulike aktiviteter, outsourcing og overheadkostnader. Skjemaet er input til databasen og ligger til grunn for intervjuene. I det følgende går vi dypere inn i de enkelte delene av over. 1.a. Nedbrytning av lovgivningen Den første aktiviteten i en nullbasismåling består i å identifisere det gjeldende lovområdet, samt nedbrytning til informasjonskravene og de konkrete krav til opplysninger. Oftest finnes det flere enn et krav til opplysning i hvert informasjonskrav. I den følgende beskrivelsen har vi imidlertid for enkelhets skyld utgått i fra at det kun finnes et budskap per informasjonskrav. Identifikasjonen omfatter en oversikt hele regelverket (lover, forskrifter mv) på området. Neste trinn er å identifisere informasjonskravene som lovgivningen ilegger virksomhetene å oppfylle. Informasjonskravene går ut i fra den definisjon av administrative byrder som finnes i denne manualen. Det kan f.eks. være innrapportering av opplysninger, avregning av merverdiavgift etc. I praksis gjennomføres identifikasjonen og nedbrytningen av eksperter på gjeldende regelverksområde. 1.b. Avgrensning til annen lovgivning Etter identifikasjonen og nedbrytningen av et regelverksområde, skal det gjøres en avgrensning til nærliggende lovgivning. Risikoen for at administrative byrder regnes med i flere nullbasismålinger oppstår, når et informasjonskrav i et regelverk også er et informasjonskrav i et annet regelverk. 26 Fokus på Administrative Byrder