Innkalling til årsmøte Det innkalles til ordinært årsmøte i Alfheim Boligsameie III Tid og sted: Torsdag kl. 18:30 - Usbl sine lokaler i Li

Transkript

1 Innkalling til årsmøte Det innkalles til ordinært årsmøte i Alfheim Boligsameie III Tid og sted: Torsdag kl. 18:3 - Usbl sine lokaler i Lierbyen Saksliste 1 Konstituering 1.1 Valg av møteleder 1.2 Valg av sekretær 1.3 Valg av eier til å undertegne protokollen sammen med møtelederen 1.4 Opplysning om antall møtende med stemmerett og antall fullmakter 1.5 Godkjenning av innkalling 1.6 Godkjenning av saksliste 2 Godkjenning av årsregnskap Årsberetning Godtgjørelse til styret 5 Vedtekter 6 Styret 7 Skifte av forretningsfører 8 Forsikringsskade 9 Valg 9.1 Valg av leder 9.2 Valg av medlemmer til styret 9.3 Valg av varamedlemmer til styret 9.4 Valg av valgkomite Vedlagt registreringsblankett fylles ut og leveres ved inngangen. 1

2 Styrets innstilling til de saker som skal behandles på ordinært årsmøte torsdag : 1. Konstituering Innstilling til de respektive poster blir lagt fram på årsmøtet. 2. Godkjenning av årsregnskap 218 Årsregnskapet og revisjonsberetningen for 218 følger vedlagt. Årsregnskapet for 218, som viser et underskudd på kr ,- anbefales godkjent. 3. Årsberetning 218 Det er ikke lenger et lovkrav å skrive årsberetning. Dette som følge av en endring i regnskapsloven fra 218. Årsberetning fra styret er frivillig og følger vedlagt. Årsberetningen tas til etterretning. 4. Godtgjørelse til styret Forslag vedrørende godtgjørelse for siste styreperiode fremlegges på årsmøtet. Forslag til vedtak: Vedtak: 5. Vedtekter På bakgrunn av ny Eierseksjonslov fra har styret bedt Usbl utarbeide forslag til nye vedtekter for sameiet. Disse følger vedlagt, og er satt opp med utgangspunkt i nye standard vedtekter for eierseksjonssameier. Styrets innstilling: Foreslåtte endringer godkjennes 6. Styret Fra valgkomiteen - bestående av Berit Helgesen og Berit Vangsnes- og fra beboer Anfinn Haaheim er kommet forslag til å ikke ha beboere i styret, men kjøpe inn styrets tjenester, fortrinnsvis fra USBL. Se vedlegg fra forslagsstiller Forslag til vedtak: Styrets innstilling: Sittende styret vil fraråde beboere å gå inn for dette. Det er naturlig at beboere styrer sameie de bor i. Vi fant ingen eksempel i de sameiene rundt oss som har en slik løsning. Å la utenforstående styre vår sameie kan bety at beboere mister kontroll, bli påtvunget løsninger, også kostbare, som de ikke er enig i, mm. Dessuten vil dette bli en stor tilleggskostnad for sameie som kan føre til økte felles kostnader. Vi som bor i en blokk har ansvar og vi vil oppfordre alle som kan ( også ev nære pårørende) til å si ja å være i styret en periode. Dette er en liten sameie og sitte i styret er en overkommelig jobb for de fleste. Sittende styret oppfordrer valgkomiteen til å prøve en gang til å få erstattere for de som ikke tar gjenvalg slik at vi fortsatt har beboere som sitter i styret. 7. Skifte av forretningsfører Fra valgkomiteen og fra beboer Anfinn Haaheim er det kommet forslag å stoppe skiftning 2

3 av forretningsfører og fortsette med USBL. Se vedlegg fra forslagsstiller Forslag til vedtak: Sittende styret har sagt opp avtalen med USBL og har inngått avtale med Lier regnskapskontor AS om forretningsførertjenester i november 18. Det var 6 måneders oppsigelsesfrist og det er avtalt at Lier regnskapskontor overtar i ca. juni 19. Grunnen til dette at vi i styret følte at USBL har et opplegg tilrettelagt for store borettslag og sameier som passer mindre for oss. Det er mye de tilbyr som vi ikke trenger. Kostnader for USBL tjenester er pr i dag på 5 kr pr år som basis. I tillegg til dette kommer alle de små tjenestene de gjør for oss (som f. eks leie av lokaler når vi sitter i årsmøte!!). Vi tenkte at vi burde få en forretningsfører som kan gjøre enklere for oss. Vår avtale med Lier regnskapskontor AS er følgende : -bokføring og årsoppgjør. -utsending av fakturaer -innlevering av oppgaver til det offentlige. Pris pr. år: kr 3. + merverdiavgift. Dette avtale synes vi i styret var mye bedre enn med USBL. Vi har kontaktet Alfheim boligsameie 1, som i mange år har Lier regnskapskontor AS som forretningsfører, og de sa at de har bare gode erfaringer med dem. Når det gjelder forsikringssaker kan styret gå direkte til forsikringsselskapet. Dette har også Alfheim boligsameie 1 gode erfaringer med. Dessuten rådet de oss til å melde oss i Huseierforening hvor det kan hentes støte f. eks i forsikringssaker og juridisk ved behov. Styrets innstilling: Sittende styret foreslår at avtalen med Lier regnskapskontor AS og oppsigelse av USBL går som planlagt. 8. Forsikringsskade Det er kommet klage fra Berit Helgesen om styrets behandling rundt vannlekkasjen fra Midtbø og forsikringssaken etter det. Se vedlegg fra forslagsstiller Forslag til vedtak: Styrets innstilling: Styret beklager ulempene vannlekkasjen medførte. Midtbø hadde en rørlegger som tettet sluk og vannlekkasjen. Etter det ville forsikringsansvarlig hos USBL at styret godkjenner badet slik at de kan gå til reparasjon i leiligheten under. Vi i styret mente at når en fagperson rørlegger, også skriftlig etter vår anmodning, bekrefter at arbeid er gjort og rørene er tette, at dette må være tilstrekkelig for at reparasjon i leiligheten under kan starte. Men nei, forsikringsansvarlig hos USBL krevde at styret måte godkjenne badet. Til slutt måtte vi skrive at Styret godkjenner badet - selv om vi ikke har peiling på dette. Og da kunne reparasjon under starte. Vi i styret vurderer at ev. forsinkelsen for reparasjoner hos Helgesen skyldes ene og alene unødvendige formaliteter forsikringsansvarlig hos USBL krevde. 3

4 9. Valg 9.1 Valg av leder Styreleder Majda Anicic ønsker ikke gjenvalg 9.2 Valg av medlemmer til styret Signe Birkeland ønsker ikke gjenvalg Valg av varamedlemmer til styret Valg av valgkomite 4

5 5

6 6

7 Årsregnskap 218 Alfheim Boligsameie III Arbeidskapital Regnskap 218 Regnskap 217 A. Arbeidskapital fra foregående årsregnskap B. Endring i arbeidskapital Årets resultat Endring i andre langsiktige poster B. Endring arbeidskapital C. Arbeidskapital Spesifikasjon av arbeidskapital: Omløpsmidler Kortsiktig gjeld C. Arbeidskapital Sameiets arbeidskapital er de økonomiske midlene som de har til rådighet pr De defineres som omløpsmidler fratrukket kortsiktig gjeld. 423 Alfheim Boligsameie III Org. nr

8 Resultatregnskap 218 Alfheim Boligsameie III Note Regnskap 218 Regnskap 217 Budsjett 218 Budsjett 219 INNTEKT Leieinntekt Innkrevd felleskostnad Sum leieinntekt Sum inntekt KOSTNAD Lønnskostnad Lønnskostnad Styrehonorar Driftskostnad Energikostnad Kostnad eiendom/lokaler Kommunale avgifter/renovasjon Verktøy, inventar og driftsmateriell Reparasjon og vedlikehold Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Andre honorar 35 Kontorkostnad 31 TV/bredbånd Kontingenter og gaver Forsikringer Andre kostnader Sum kostnad Driftsresultat FINANSPOSTER Renteinntekt Rentekostnad 23 Netto finansposter Årsresultat Andre overføringer Overført sameiekapital SUM OVERFØRINGER Alfheim Boligsameie III Org. nr

9 Balanse 218 Alfheim Boligsameie III Note EIENDELER Anleggsmidler Finansielle anleggsmidler Øremerkede bankinnskudd Sum anleggsmidler Omløpsmidler Fordringer Andre kortsiktige fordringer Forskuddsbetalte kostnader Bankinnskudd og kontanter Innestående bank Sum omløpsmidler SUM EIENDELER Alfheim Boligsameie III Org. nr

10 1

11 Noter årsregnskap 218 Alfheim Boligsameie III Note - Regnskapsprinsipp Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk. Klassifisering og vurdering av balanseposter Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmiddel/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Fordringer Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. Varige driftsmidler Varige driftsmidler balanseføres og avskrives over driftsmidlets levetid dersom de har levetid over 3 år og har en kostpris som overstiger kr 5.,-. Direkte vedlikehold av driftsmidler kostnadsføres løpende under driftskostnader, mens påkostninger eller forbedringer tillegges driftsmidler og avskrives ihht driftsmidlets levetid. Driftsinntekter Leieinntekter bokføres og inntektsføres i takt med opptjening. Inntektsføring ved salg av varer/tjenester skjer på leveringstidspunktet. Tjenester inntektsføres etter hvert som de opptjenes. Skattetrekk Ved lønnskjøring overføres skattetrekk til en felles skattetrekkskonto i Usbl. 423 Alfheim Boligsameie III Org. nr

12 Noter årsregnskap 218 Alfheim Boligsameie III Note 1 - Innkrevde felleskostnader Innkrevde felleskostn. drift Sum Note 2 - Lønnskostnader og styrehonorar Arbeidsgiveravgift Honorar tillitsvalgte fra lønnssystemet Sum Sameiet har ingen ansatte. Sameiet er ikke pliktig å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Note 3 - Energikostnader Strøm- og energikostnader Sum Note 4 - Kostnad eiendom/lokaler Snømåking/strøing Klipping av gress/hekk og blomster Sum Note 5 - Kommunale avgifter Renovasjon Kommunale avgifter Sum Alfheim Boligsameie III Org. nr

13 Noter årsregnskap 218 Alfheim Boligsameie III Note 6 - Verktøy, inventar og driftsmateriell Verktøy og redskaper Lyspærer, lysrør, sikringer o.l Nøkler, låser, navnskilt, postkasser o.l Driftsmateriell Sum Note 7 - Reparasjon og vedlikehold Vedlikehold bygg Vedlikehold elektro Vedlikehold grøntanlegg/lekeplasser/uteområde Vedlikehold brannvernutstyr Egenandel forsikring Malerarbeider Sum Note 8 - Revisjonshonorar Revisjonshonorar Sum Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon. Note 9 - Andre kostnader Årsmøte Betalingskostnader Omkostninger innkreving Sum Alfheim Boligsameie III Org. nr

14 Noter årsregnskap 218 Alfheim Boligsameie III Note 1 - Øremerkede midler Øremerkede midler er avsatt til fremtidig vedlikehold. Note 11 - Andre kortsiktige fordringer Mellomregning BBL Finans Sum Note 12 - Annen kortsiktig gjeld Påløpte energikostnader Sum Note 13 - Fond Øremerkede midler er avsatt til fremtidig vedlikehold. 423 Alfheim Boligsameie III Org. nr

15 Noter årsregnskap 218 Alfheim Boligsameie III Note 14 - Egenkapital Egenkapital Egenkapital per 1.1 Endringer Egenkapital per Innskutt egenkapital Opptjent egenkapital Fond Årets resultat Sum opptjent egenkapital Sum egenkapital Alfheim Boligsameie III Org. nr

16 Årsberetning Alfheim Boligsameie III Etter endring i regnskapsloven 1. januar 218 er det ikke lenger lovpålagt å skrive årsberetning. Styret ønsker likevel å orientere om året som har gått, og har derfor laget en forenklet årsberetning. Styresammensetning Styret har etter årsmøte 218 bestått av følgende representanter: Styreleder, Majda Anicic Styremedlem, Irena Møklegård Styremedlem, Signe H. Birkeland Varamedlem, Gunnar Kolbein Finsnes Styret i Alfheim Boligsameie III består av 3 kvinner og ingen menn Virksomhetens art Alfheim Boligsameie III er organisert etter de bestemmelser som følger av loven, og har til formål å drive eiendommen i samråd med, og til det beste for, eierne. Alfheim Boligsameie III ligger i Lier kommune, og har organisasjonsnummer Alfheim Boligsameie III består av 14 boliger og ingen næringslokaler. Forretningsførsel og revisjon Forretningsfører er Boligbyggelaget Usbl. Revisor er KPMG. Forsikring Alfheim Boligsameie III er fullverdiforsikret i If Skadeforsikring NUF, avtalenr SP Ved skadesaker skal henvendelse gjøres til styret. Privat innbo/eiendeler må forsikres ved egen polise. HMS/Internkontroll Styret er pålagt å arbeide systematisk med helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften 5. I året som er gå er styret u ørt lovpålagte kontroller på risikoområder i boligsameiet: styret har u ørt egenkontroll av bygning. i llegg l eksisterende er det 2 nye snøfangere installert for å sikre beboere mot mulig snøras. ven lasjonsanlegg på taket er inspisert og delvis by et ut for å forebygge ev brann brannsikkerhet i alle leiligheter er kontrollert av kvalifisert brannvernfirma styret har sendt skriv l alle beboere for å minne om nødvendig kontroll og 16

17 vedlikehold av elektrisk anlegg og utstyr inne i leilighetene 17

18 Styrets arbeid Styret har jobbet med følgende saker i året som gikk: HMS arbeid Vedlikehold av bygget og utearealer - styret er organisert og fått utført følgende: vasking, reparasjon og impregnering av taket vasking og maling av hele bygget utskifting av ca. halvparten av ventilasjonsanlegg på taket andre små reparasjoner Regnskap og budsjett Årsmeldingen er godkjent av styret

19 ! " ## $ %&%& '! '! (()*%&+ ' #!( # &"%, -.-#!!"!-( /!#!!! *".! #- '(-" $!"- "&" '(!( $! (!'(" -( *( #(!*1( - % #(!! (" #!!%&$ ( ( 2!!#-($(!(!!#!!(! 2(#-(" #(!* '( # #$!" # $*!1( -!" #$%$%& 19

20 !$% '(#--'(# #-!!-"! %- #-( #$ - #- -$! # --! #!* (* '(# #!3$ -(*3# $. ( #"- 3! "! - " 45!(3-*#!) ( " 3!!( ""! (($ +2!($! -6!) # -* *!*) (# *- (!' 7 $! %'! - *"-!(* -"*- $! -! () (" ' 3( # 55 ( 8 #!( (!*% $ 2( ** - ** ( " *!'* * - %4! -"!$! ( (() % 8 -(!!* #( #* *( ( -(! 9#-!#-!9(! 5*!! -! -(!.! % 2

21 - (-*4 -! +& +" #& $%& '(!- # -*"$!( - #!-'(!! -*"!"!!"! : " - ""!$!"!" -!"! " -!5"-!5 $"" $!!-*$ '(!!# (-# % #$! (-!!!" -! -"!- *$'(!!-!$!--" -!$!-! '(-!$ $#. (#- # - '(-* (-!"(" )!-($ *) -( + #-!" #!-!)"-)! ; (-!# -" (#!* 2*( #-$!"- (-. (!!-!)-$!( 21

22 2( *! " #$ ("((!< +"#& %$ ' -!!"-* ("!!-$ # -*"( - - (! "( -5 # (-#$!"-! % #( #( -" $""! -! ' #$*(( -!!- -('! #-!!!!- '! # -!!-"- $!-!"*$ ( -!"(")!-("-" $ *)-( -!! '( -#!" (!4-! ( $ -$!- (- 2 *! " #$ (( #-"((!<,-.& &,- 4 *-" 6 ( $. )-"* -- %. ( $-*"! $!,/.(-!! #$!( ## $"!*"#! $ #!!!" # # # $!!,!).(! (! ( $! "((!< 8!!$!-! *-$ # -!-( $ 8 #! -!) () *!,(" & % 22

23 .(! $ )# & 1& '(- #! -($ '!"$! "-!-- # )# /!(!! " * #! #("((!<! *! *#!(!- /!( $ $$!! "( $! ( $!-"*!!!-!-*! 2" 2".. ' *'*'*%*! %'* (($#!# $ '*!!#'*! (!6!)(! * 7 $!*!!! '*!)'*! 7 $!-!* # * '*!! 2" 3 '*$* $# 2* $!* %'* $!*2*"!"*! $ '*-*#!!* -!!! '# "($ $ -. -" #!-($ (! '*$ * $ $* - 2!" '*$!! $!!!!"!- ## $ 2(" $% & 23

24 '*-!! -! ## $"#! * $!!"!# $- %'*- # # # (-#- #( 2+4&$ 2*!($! $ #!)# $ ) 2," '(!-!** %'*# ( - ((. # ( $--!# $*" # &1 7 $$! * % 2 ## $- # (-#- #( 5% #3 ;)# $!#-!(-'* ##!( $ #! $ %2)# $#*$!"# (! "!!$ 5!4#3 '*# $!!) # #$*(- '* $!)# $!"!!) $ %(' # -( *# $'# $ -!! #! (!! " #!!) ' ($)# $"! #*! $! -5% 5("#3$& 7 $ $ + 24

25 %=*!")# $> *#!-(* # #!*!* 7"!-!(-$ )# $-( (.- -!)(# $!)# $"# $ - $/!( ## $ "# $#- #!"* -#*# $#!($ $ 5+#3 (# ## $ 5"5" 2"!-! (#!)- %'* "$"!!(#!) ## $-'* #!) # -$!* 2( $!- 6- # '(# #!# $9#! #- ## $6-! - 5,13 '*# $ # $! $?$$!#!)( %?$!$! " - ## -!# $ "-! 8!(( 5/ ##3 # $!(@ "!!'# "!($! 52-%$%##3 - ## $!!!!!(!!!# $ ## #!!! %.! # (!! ## $ #- *" #*!* # -!!!!- 25

26 ($!*--!! - : "($ "-! "-( $$( " (! #-!!! * #@- # #! *(!(!<%& --!! 55-7$ 3 A (5-" #-!!!" $ $!- ( #!#" -!!! ## $/!$ $!-( #!#"! # (!! ## $ %/!$ $!- ( #!!*-$ # --"( $!( -* 58/% & ( #" ## $ # -"-*! --!!! $! : $!! #-!(5-"-!! $ # $"-!!! $!- $( 5/% 6$-! *((>! ( #!! $!! (!( $!!! $! + 54&$! $ #!)# 26

27 )#!! : $ #!!! #!(!<<!)#.(#! - 8- & 6#!$!!"(! (! ++%&+ 27

28 28

29 29

30 3

31 31

32 SAK 8 32

33 SAK 9 33

34 34