Deponering 43 Elektroniske arkiv - instruks for oppfyllelse av krav Interne ansvarsforhold og rutiner Oppbygning og bruk av det

Transkript

1 Innhold Arkivplan for Søgne kommune 2 Organisering/Ansvar 3 Ansvar og fullmakter 4 Rådmannens arkivansvar 5 Arkivleders ansvar 6 Arkivtjenestens ansvar 7 Depottjenestens ansvar 8 Behandlingsansvarlig for personopplysninger 9 Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS 10 Utskilte virksomheter 11 Arkivorganisering 12 Organinndeling i kommunen 13 Arkivskapere, journalenheter og arkiv 14 Saksarkiv, spesialarkiv og protokoller 15 Arkivnøkkel og andre ordningsprinsipper 16 Organisering i saksmapper 17 Organisasjonskart 18 Organisasjonskart pr Lover/forskrifter/regelverk 20 Lover og forskrifter (lenker) 21 Forvaltningsloven med forskrifter 22 Personopplysningsloven med forskrifter 23 Offentlighetsloven med forskrifter 24 Arkivloven med forskrifter 25 Riksarkivarens bestemmelser 26 Elektroniske arkivformater 27 Elektroniske lagringsenheter 28 Godkjente papir/penner 29 Riksarkivarens vedtak 30 Regler 31 Saksbehandleres arkivoppgaver 32 Saksbehandlers arkivoppgaver i fagsystem utenfor ephorte 33 Saksbehandleres arkivoppgaver i elektronisk arkiv/ephorte 34 Innsyn 35 Innsyn gjennom offentlig journal 36 Eksternt innsyn i arkiv 37 Innsyn i avlevert personregister 38 Utlån internt 39 Sensitive personregistre 40 Innsyn i deponert register 41 Konsesjons- og meldeplikt 42

2 Deponering 43 Elektroniske arkiv - instruks for oppfyllelse av krav Interne ansvarsforhold og rutiner Oppbygning og bruk av det elektroniske arkivet 50 Arkivlokaler 53 Dagligarkiv 54 Bortsettingsarkiv 55 Depotarkiv 56 Regler for adgang til arkivlokaler 57 Kassasjon 58 Sektorvist regelverk 59 Grunnskolen 60 Arkivets formål 61 DEN PRIMÆRE FUNKSJONEN TIL ARKIVENE 62 DEN SEKUNDÆRE FUNKSJONEN TIL ARKIVENE 63 Kommunal arkivordning 64 Arkivordningen i grunnskolen 65 RUTINER FOR POSTBEHANDLING 66 ARKIVVERDIG OG IKKE ARKIVVERDIG MATERIALE 67 ARKIVSERIER 68 ELEVARKIV 69 INTERNT UTLÅN AV ELEVMAPPER OG SAKSMAPPER 71 Utlevering og overføring av elevopplysninger 72 Innsynsretten 73 Periodisering, kassasjon og avlevering av arkiv 74 PERIODISERING 75 KASSASJON 76 AVLEVERING TIL FJERNARKIV I KOMMUNEN 77 AVLEVERING TIL IKAVA 78 Arkivoversikt 79 MØTEBØKER 80 KOPIBOK 81 JOURNALER 82 SAKSARKIV 83 ELEVARKIV 84 PERSONALARKIV 86 Etiketter og avleveringslister 87 NAV - arkivrutiner 88 Journalføring og administrative saker 89 Oppstilling av arkivet og daglige rutiner 91 Etablering av NAV-kontor 92 Forberedelser før oppretting av et NAV-kontor 93 Tilgang og sikkerhet - arkivrommet 94 Arkivansvar 95

3 Søgne og Songdalen PP-tjeneste 96 Elevmapper PP-tjenesten 97 Rutiner 98 Postbehandling 99 Mottak av post - brevpost 100 Åpning, sortering og arkivbegrensning 101 Fordeling 102 Backuprutiner for IKT 103 Backup-rutiner for IKT 104 Journaler og journalføring 105 Registrering inngående post 106 Registrering av utgående brev 107 Registrering av interne dokumenter 108 Kvalitetskontroll av registreringer 109 Obligatoriske journalopplysninger 110 Krav til journal og arkivsystem 111 Saker. Registreringsregler 112 Offentlig journal 113 Ansvar og produksjon 114 Innsyn i journal 115 Restanser og forfall 116 Forfallskontroll 117 Restansekontroll 118 Saksavslutning 120 Periodisering og avlevering 121 Periodisering sak/arkivsystem 122 Periodisering fysisk arkiv 123 Bortsetting 124 Avlevering til depot 125 Avlevering - personregistre 126 Førstehjelp ved skade på arkiv 127 Arkivdepot 128 Reglement depot 129 Regler for innsyn i avlevert arkiv 130 Krav til depotlokale 131 Avleveringsbestemmelser depot 132 Avlevering av personregistre 133 Katalog 134 Oversikt 135 Arkivserier 136 Aktive arkivserier 137 Sentralarkivet 138 Tverrfaglig individrettet samarbeid (UNG) 139 Saksarkiv Søgne og Songdalen PP-tjeneste ( PPT ) 140

4 Personalarkiv (PERS2) 141 Individuell plan (IP-VEDTAK2) 142 Gårds og bruksarkiv (GBNR2) 143 Elevarkiv (ELEV2) 144 Saksarkiv (SAK2) 145 Gårds og bruksarkiv Songdalen (GBNRS) 146 Møtebøker i ephorte 147 Møtebok for kommunestyret 148 Møtebok for planutvalget 149 Møtebok for klagenemnda 150 Møtebok for valgnemnda 151 Møtebok for valgstyret 152 Møtebok for administrasjonsutvalget 153 Møtebok for Arbeidsmiljøutvalget 154 Søgne og Songdalen PP-tjeneste 155 Elevmappe PPT 156 Opplæringsringen-Sør 157 Saksarkiv (ORS) 158 Avsluttede arkivserier 159 Overformynderiet - mai juli Overformynderiet (MYND) 161 Elevmappe PPT 162 Klientmappe barnevern 163 Historisk oktober mai Gårds- og bruksnummerarkiv (GNR) 165 Enhet for kultur (KU) 166 Tangvall skole (LU) 167 Nygård skole (NY) 168 Overformynderiet (OF) 169 Enhet for pleie og omsorg - øst 170 Veikode (VK) 171 Sentralarkivet - mai desember Saksarkiv (SAK) 173 Elevarkiv (ELEV) 174 Gårds og bruksarkiv (GBNR) 175 Personalarkiv (PERS) 176 Skatt (Skatt) 177 Individuell plan (IP-VEDTAK) 178 Elektronisk system 179 Aktive systemer 180 Avsluttede systemer 196 Dokumentets vei 211 Hurtigoppslag of 216

5 Arkivplan for Søgne kommune Arkivplanens formål er kvalitetssikring av arkivfunksjonen i kommunen. Arkivplanen gir videre en framstilling av de overordnede retningslinjene som gjelder for arkivordningen i kommunen, reglement og instrukser for journalføring og arkivhåndtering, og en oversikt over arkivdeler og arkivserier i de kommunale arkivene. Bestemmelsene i arkivforskriften er lagt til grunn for denne arkivplanen. Arkivplanen skal revideres ved grunnleggende endringer for arkivet, og uansett hvert 4. år. Underliggende etater og sektorer i kommunen kan vedta egne utfyllende arkivinstrukser, så lenge disse er i samsvar med arkivplanen. Slike arkivinstrukser skal tas med i arkivplanen. Alle arkivmedarbeidere og saksbehandlere i kommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer og rutiner som planen inneholder. Hurtigoppslag for saksbehandlere 5 of 216

6 Organisering/Ansvar 6 of 216

7 Ansvar og fullmakter 7 of 216

8 Rådmannens arkivansvar Rådmannen har i følge kommuneloven og arkivforskriften ansvaret for kommunens arkiv og for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i rådmannen sitt arkivansvar er ellers fastsatt i forskrift om offentlige arkiver ( 1-1-, andre og tredje ledd): "Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova 23. Eit offentleg organ har ansvaret for at underliggjande organ får nødvendige rettleiingar, råd og instruksar for arkivarbeidet i samsvar med føresegner gitt i eller i medhald av arkivlova. Organet har det overordna arkivansvaret for offentlege utval som organet har nedsett." 8 of 216

9 Arkivleders ansvar Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten i kommunen til arkivleder. Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er faglig overordnet arkivpersonalet. Arkivleder rapporterer til rådmannen. Arkivlederens hovedoppgave er å sikre at samtid og ettertid har arkiver som dokumentasjon og informasjonskilde. Arkivleder er leder for arkivtjenesten og skal gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Arkivleder skal: holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver. bidra til at organisasjonen overholder de plikter som er nevnt i arkivlovens forskrifter, forvaltningsloven, offentlighetsloven, personopplysningsloven og andre lover og rutiner som har relevans for arbeidet. gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklingen. tas med på råd når kommunen skal ansette medarbeidere i arkivtjenesten og gi nyansatte nødvendig opplæring. bistå alle enhetene med rådgivning og veiledning i arkivfaglige spørsmål rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten til arkivtjenesten og legge fram forslag om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet. utarbeide virksomhetsplaner for arkivtjenesten. ha tilsyn/overordnet arkivfaglig ansvar for alle fagsystemene som produserer arkiv føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen. føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret i godkjente lokaler. ta initiativ til oppdatering/endringer i arkivplanen. ansvar for bruk og lån av materiale fra fjernarkiv være kontaktperson til Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder. tas med på råd når kommunen skal velge edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystemer, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskap. få anledning til å uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen. 9 of 216

10 Arkivtjenestens ansvar Arkivtjenesten i Søgne kommune er organisert som en sentralisert arkivtjeneste. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgaver, er knyttet til arkivtjenesten. Arkivleder er leder for kommunens arkivtjeneste og faglig overordnet for arkivpersonalet i alle kommunale enheter. Arkivtjenestens hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten i kommunen. Arkivtjenesten skal: registrere inngående dokumenter og andre forespørsler utenfra og kontrollere at de blir besvart (journalføring og restansekontroll). sikre at arkivet dokumenterer en saksopprinnelse (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger, osv.) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging). sørge for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden. sørge for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere. Det skal være én arkivansvarlig i hver journalførende enhet som har det daglige ansvaret for at postbehandling og arkivlegging skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan. 10 of 216

11 Depottjenestens ansvar Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder eldre og avsluttede arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Minimumskravene til arkivdepot er at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiv blir plassert et sted, at man har de nødvendige lokaler for å oppbevare arkivene, se depotlokaler og at det etableres rutiner for å følge kravene i arkivforskriften. Kommuner og fylkeskommuner kan overføre depotoppgaver til en interkommunal depotordning. Depottjenesten er ansvarlig for behandling av søknader om innsyn i eldre og avsluttede arkiver. For innsyn i nyere arkiver, se: Innsyn i offentlig journal Kommunen har som plan at Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder skal overta oppgaven som depot for eldre og avsluttede arkiv. Ved en slik ordning vil kommunen fortsatt ha eiendomsretten til det avleverte materialet. Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder vil bli ansvarlig for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de avleverte arkivene. Depotordningen vil reguleres av en egen avtale mellom kommunen og Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder. Inntil en slik ordning er på plass, gjelder følgende: Ansvaret for depottjenesten, herunder vedlikehold av systematikk og orden i depotarkivet, ligger hos lederen for depot-tjenesten, som er arkivlederen. Retningslinjer for avlevering til arkivdepot vil bli utarbeidet av depotansvarlig og tatt med i arkivplanen. Inntil den er utarbeidet, henvises det til: Avleveringsbestemmelser depot De mest sensitive personregistrene skal avleveres til Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder normalt senest 10 år etter at de har gått ut av bruk. Det avleverte materialet skal være renset og arkivbegrenset. Det skal også være listeført, slik at det går fram hvilke personer materialet omfatter. For nærmere regler for avlevering av personregister, se: Avlevering av sensitive personregister 11 of 216

12 Behandlingsansvarlig for personopplysninger Personopplysningsloven krever i utgangspunktet konsesjon for å behandle sensitive personopplysninger. Flere unntaksregler medfører imidlertid for en kommune at svært få edb-systemer eller papirregistre trenger konsesjon. Eventuelle edb-baserte planregistre med sensitive personopplysninger må kommunen ha konsesjon for. Ellers vil langt de fleste elektroniske systemene med personopplysninger og papirbaserte sensitive personregistrene i en kommune kun være meldepliktige. Meldeplikt innebærer å gi Datatilsynet melding om rutiner og ansvar knyttet til bruken av personopplysningene. For øvrig vil meldeplikten også omfatte sensitive personregistre som tidligere var unntatt konsesjonsplikt, som f.eks. pasientjournaler. Den "behandlingsansvarlige" er den som har bestemmelsesrett over personopplysningene, som bestemmer formålet med behandlingen og hvilke hjelpemidler som skal brukes for å oppnå formålet. Det daglige behandlingsansvaret kan i en kommune delegeres til en underliggende etat, skole eller helseinstitusjon. Lederen i dette underliggende organet får dermed et selvstendig ansvar for at personopplysningslovens regler blir fulgt. Kommunens ledelse kan imidlertid ikke fraskrive seg sitt "rettslige" behandlingsansvar ved delegeringen. Ved eventuelle lovbrudd er det kommunen, representert ved ordføreren, som er rettslig ansvarlig og som kan saksøkes og pådra seg straffeansvar. Søgne kommune har innført ordningen med personvernombud. Personvernombudet skal: Bistå Søgne kommune med råd og veiledning i deres behandling av personopplysninger, og påpeke evt. brudd på regelverket dersom dette oppdages. Bistå Datatilsynet i deres kontakt med Søgne kommune Bistå enkeltpersoner som er registrert med personopplysninger hos Søgne kommune med å ivareta deres rettigheter Selv om Personvernombudet er ansatt i Søgne kommune, har ombudet en uavhengig stilling i sitt arbeid som ombud og er ikke underlagt Rådmannens instruksjonsmyndighet i utførelsen av sin rolle som Personvernombud. Arkivleder Grethe Murbræch er personvernombud for Søgne kommune. 12 of 216

13 Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS Kommunen er tilsluttet Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder (IKAVA) IKS som skal arbeide for at verdifullt arkivmateriale fra kommunen blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for offentlig bruk, forskning og andre administrative og kulturelle forhold. IKAVA skal i samråd med kommunen utføre følgende oppgaver: ordning og katalogisering av kommunens eldre arkiver. arkivfaglig opplæring av ansatte i kommunen mottak av sensitive personregistre som har gått ut av aktiv bruk tilsyn med at arkivdanningen i kommunen følger gjeldende lovverk, og utarbeidelse av lokalt regelverk der dette må gjøres i følge forskrifter til arkivloven tilsyn med at kommunens arkivrom er i forskriftsmessig stand. Kommunen har også overlatt oppgaven med arkivdepot for eldre og avsluttede arkiver til Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS. 13 of 216

14 Utskilte virksomheter Kommunen har skilt ut en del av sine oppgaver i selskaper og interkommunale samarbeid. Kommunen er også medeier i ulike selskaper og sammenslutninger. Disse er selskapene og sammenslutningene er selv ansvarlige for korrekt produksjon og oppbevaring av arkiver og dokumentasjon, med mindre annet er eksplisitt avtalt med kommunen. Vertskommune samarbeid ( 28 kommuneloven) Søgne og Songdalen PP-tjeneste (Søgne kommune er vertskommune) Søgne og Songdalen Barneverntjeneste (Songdalen kommune er vertskommune) 100% kommunaleide selskaper: Songvår Vekst AS Søgne Industriselskap AS Aksjeselskap med kun offentlig eierinteresse: Agder Energi AS Avfall sør AS (tidligere Renovasjonsselskapet for Kristiansandsregionen AS, RKR Næring AS, Mjåvannsveien 23 AS) Returkraft AS Interkommunale sammenslutninger og selskaper (IKS eller kl. 27) Renovasjonsselskapet for Kristiansandsregionen DA Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS Vest-Agder-museet IKS Sandripheia Fritidspark Knutepunkt Sørlandet Midt-Agder Friluftsråd Kristiansandsregionen brann og redning IKS Tronstad interkommunale vannverk Selskaper som også har private eiere: Torvmoen AS Varodd AS 14 of 216

15 Arkivorganisering 15 of 216

16 Organinndeling i kommunen Rådmannen har i brev av bestemt at kommunen er å regne som ett organ etter arkivloven. Dette får bl.a. følger for arkivansvaret og journalføringen. Bestemmelsene i arkivloven og arkivforskriften er gjort gjeldende for offentlige organer, med unntak av bestemmelsene om arkivdepot som gjelder kommunen som helhet (uavhengig om den er ett organ eller ikke). Arkivforskriften 1-1, første ledd, tredje punktum, fastsetter at den enkelte kommune "skal fastsetje kva for institusjonar og einingar som eventuelt skal reknast som eigne organ etter forskrifta her." Det er derfor klart at kommunen kan gjøre vedtak om at administrative enheter skal fungere som egne organer etter arkivforskriften. 16 of 216

17 Arkivskapere, journalenheter og arkiv Søgne kommune har et felles IT-basert sak-/arkivsystem (ephorte). All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i sak-/arkivsystemet, med unntak av saker som føres i spesiellt tilpassede fagsystem. (Se oversikt i Elektronisk system). Ephorte har en felles database og fungerer som elektronisk arkiv for dokumentene som behandles i systemet. Det felles arkivet skal dokumentere den politiske og administrative saksbehandlingen i kommunen. De spesielle fagsystemene fungere som saksbehandlingssystemer for sitt fagområde, men er ikke godkjent for elektronisk langtidslagring/arkiv. Dokumenter (klientjournaler, notater m.v.) skal derfor skrives ut på papir, senest ved bortsetting. Se de enkelte systemene for eventuelle spesialrutiner (se Elektronisk system). Det kan knyttes en eller flere journalenheter til sak-/arkivsystemet. Det er tilsluttet følgende egne journalenheter til ephorte: Overformynderiet Opplæringsringen-Sør Enheter som har egne fagsystemer skal fungere som egne journalenheter for disse systemene. Fagsystemene, med de tilhørende manuelle klientarkivene etc, er likevel en del av organets felles arkiv. 17 of 216

18 Saksarkiv, spesialarkiv og protokoller Saksarkiv Saksarkivet skal dokumentere saksbehandling og oppfølging av administrative og politiske vedtak i kommunen. Alle arkivskapere skal ha saksarkiv. Saksarkivet skal være ordnet etter arkivnøkkel for kommunen. Alle saker som er til behandling skal arkiveres i saksarkivet, med de unntakene som går frem av arkivserieoversikten. Spesialarkiv Spesialarkivene samler saker om spesielle saksområder, som blir skilt ut fra saksarkivet når ett av tre vilkår er til stede: sakene har en lengre aktiv periode enn det som er vanlig sakene krever spesielt trygg oppbevaring når mengden av disse sakene er blitt så stor at det er upraktisk å oppbevare dem i saksarkivet. Opprettelse av nye spesialarkiver skal godkjennes av arkivleder. Følgende saksområder skal arkiveres i spesialarkiv: 1. Personalsaker med varig virkning for ansettelses-, lønns- og pensjonsforhold skal arkiveres i sentralt personalarkiv. Saker som dokumenterer forhold som bare har kortvarig virkning (f.eks. velferdspermisjoner, kursdeltakelse o.l.) skal arkiveres i lokalt personalarkiv der dette finnes. 2. Saker som inneholder sensitive opplysninger om enkeltpersoner skal arkiveres som egne serier. Dette gjelder bl.a. elev-, pasient- og klientarkiv. 3. Saker som gjelder konkrete eiendommer skal arkiveres i egne serier etter gårds- og bruksnummer. Dette gjelder byggesaker, fradelingssaker, saker etter jordlov og odelslov og andre landbrukssaker. 4. Rutinemessige saker som gjelder betaling av skatt og kommunale avgifter skal dokumenteres i kommunens regnskap. Saker om nedsettelse og ettergivelse av skatt og avgifter, og tvangssaker i sammenheng med inndriving av disse, registreres og behandles i datasystemet Sofie. Fullstendig oversikt over spesialarkivene, se: Arkivserier Protokoller Møtebøker, protokoller over administrative vedtak og kopibøker bindes inn før bortsetting. For mer detaljer om hver protokoll som produseres, se: Arkivserier 18 of 216

19 Arkivnøkkel og andre ordningsprinsipper Kommunen bruker pr følgende arkivnøkler og arkivordningssystemer: K-koder, versjon Denne arkivnøkkelen skal brukes til å registrere emnekode i journaler. Serieordning etter gårds- og bruksnummer blir brukt til registrering av objektkode i journaler og til oppstilling av spesialarkiv. Serieordning etter fødselsdato (dd.mm.åå) blir brukt til registrering av objektkode i journaler og til oppstilling av spesialarkiv. Alfabetisk serieordning etter etternavn/fornavn blir brukt til registrering av objektkode i journaler og til oppstilling av spesialarkiv. Serieordning etter dato til ordning i kopibøker. Serieordning etter saksnummer til ordning i møte- og vedtaksbøker. Andre ordningssystemer kan bare tas i bruk etter godkjennelse fra arkivleder. 19 of 216

20 Organisering i saksmapper Dokumentene i en sak skal arkiveres samlet og legges enten i saksarkiv eller i spesialarkiv. En sak kan være arkivert i vanlige saksmapper, dossiermapper og prosjekt: 1. En vanlig saksmappe inneholder dokumentene som hører til en sak. Slike mapper fins hovedsakelig i saksarkivet og skal være ordnet etter arkivkode og merket med arkivsaksnummer og sakstittel. I sak-/arkivsystemet blir disse sakene identifisert med arkivsaksnummer. 2. En dossiermappe samler flere saker om det samme objektet (eiendommer, personer) og dokumenterer et forhold som strekker seg over tid (eiendomsforhold, ansettelsesforhold). Slike mapper fins særlig i spesialarkiv. I sak-/arkivsystemet blir slike mapper identifisert ved hjelp av objektkode. 3. Et prosjekt er et overordnet nivå som samler flere vanlige saker. Dokumentasjon er knyttet til gjennomføringen av et arbeid og kan være ordnet som flere vanlige saksmapper - slik at prosjektet bare fins som en logisk struktur i sak-/arkivsystemet, eller samlet til et fysisk prosjektarkiv. 20 of 216

21 Organisasjonskart Her legger du inn kommunens organisasjonskart 21 of 216

22 Organisasjonskart pr Klikkbart organisasjonskart.pdf 42,97 kb 22 of 216

23 Lover/forskrifter/regelverk 23 of 216

24 Lover og forskrifter (lenker) Her finner du lenker de til mest sentrale lover og forskrifter for arkivarbeidet i kommunen ("Kongen har sagt det!") 24 of 216

25 Forvaltningsloven med forskrifter Klikk her for Forvaltningsloven (Lov av 10. februar 1967, med endringer, sist ved lov av 6. januar 1995 nr. 2) Klikk her for Forskrifter til Forvaltningsloven 25 of 216

26 Personopplysningsloven med forskrifter Klikk her for Lov om personopplysninger (Lov av 14.april 2000 nr. 31) I kraft fra Klikk her for forskrift (Forskrift av 15. desember 2000 nr. 1265) 26 of 216

27 Offentlighetsloven med forskrifter Klikk her for Offentlighetsloven (Lov av , nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd) For forskriften, klikk her 27 of 216

28 Arkivloven med forskrifter Klikk her for Arkivloven (Lov av 4. des nr. 126) Klikk her for Arkivforskriften (forskrift om offenltige arkiv 11. des nr.1193) Klikk her for forskrift om Riksarkivarens bestemmelser (Forskrift av 1. des. 1999, nr. 1566) (her finner du blant annet kassasjonsregler, forskrift om elektronisk arkivering, mikrofilming m.m.) 28 of 216

29 Riksarkivarens bestemmelser 29 of 216

30 Elektroniske arkivformater Arkivforskriften krever at arkivplanen skal inneholde dokumentasjon av edb-baserte arkivsystemer, jf. 2-5 og Saksdokumenter i elektroniske arkiv skal lagres i godkjente arkivformat, dersom de ikke blir skrevet ut på papir. Godkjente arkivformat er for tiden (jfr. Aksepterte formater for elektroniske dokumenter i "Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket"): Ren tekst - ISO : 1998, Latin-1 TIFF - Tag Image File Format, alternativt som: 1) TIFF, versjon 6 (Aldus/Adobe, 1992), baseline, som "multiple page" eller "single page", eller: 2) ISO-versjonen TIFF/IT - ISO 12639: SGML - ISO 8879: 1986: Standard Generalized Markup Language, herunder subset-formatene HTML og XML PDF - Portable Document Format. Elektroniske journalsystemer, databaser og fagsystemer skal ha eksportfunksjoner som sikrer at de kan avleveres til arkivdepot i samsvar med forskrifter fastsatt av Riksarkivaren. Uttrekk fra Koark-baserte journalsystemer skal foretas i henhold til spesifikasjonene i Noark-3 (1994), kapittel , alternativ 1, - dog med den endring at mediet skal være CD-R, og ikke magnetbånd. 30 of 216

31 Elektroniske lagringsenheter I arkivforskriften 2-13 og 2-14 er det fastsatt at elektroniske arkiver skal oppbevares på lagringsmedia som er godkjent av Riksarkivaren, og at man bruker systemer og rutiner som sikrer autentisiteten og integriteten til materialet. Aktivt elektronisk arkiv blir lagret på harddisker, og det skal daglig lages sikkerhetskopier på elektronisk lagringsmedium (f.eks. magnetbånd). Disse skal oppbevares fysisk atskilt fra de operative lagringsenhetene (jf. arkivforskriften 2-10). Elektronisk arkiv skal kopieres over på nye lagringsenheter når levetiden til mediet eller overgang til nye format krever det. Ved avlevering til depot skal kommunen bruke lagringsmedium som er godkjent av Riksarkivaren, for tiden CD-R (74 minutt). 31 of 216

32 Godkjente papir/penner Kulepenner som oppfyller svenske krav, klikk her Papirkvaliteter som Riksarkivet per i dag har godkjent, klikk her 32 of 216

33 Riksarkivarens vedtak Vedtak med hjemmel i Riksarkivarens bestemmelser, klikk her. 33 of 216

34 Regler 34 of 216

35 Saksbehandleres arkivoppgaver Saksbehandlere har et viktig medansvar for at arkiv og dokumentasjon er komplett og at den er korrekt laget og lagret. Det gjelder ulike rutiner for arbeid i kommunens sak/arkivsystem ephorte og i de ulike fagarkivene/-systemene. Det er svært viktig at saksbehandlerne videresender e-post som er arkivverdig, saksdokumentasjon, til postmottak@sogne.kommune.no for registrering og journalføring. 35 of 216

36 Saksbehandlers arkivoppgaver i fagsystem utenfor ephorte Dokumentbehandling utenfor ephorte (fagsystemer etc). Saksbehandler skal: Kontrollere at mottatte brev er stemplet av arkivtjenesten. Saksbehandler registerer selv i fagsystemet. Dette gjelder også faks og e-post. Det er ikke tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er stemplet og registrert. Ha ansvaret for at sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til arkivtjenesten for stempling/registrering. Ha ansvaret for at all sakspost de skriver blir registrert. Dersom saksbehandler journalfører og ekspederer selv, skal kopi av utgående brev og interne notater settes i perm og bindes inn ved avlevering. Disse reglene gjelder også faks og e-post. All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller i avdelingenes fagsystem. I fagsystem skal saksbehandler selv registrere/journalføre utgående brev. Saksbehandlerne har ansvaret for at materiale de låner fra arkivet blir registrert, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet. 36 of 216

37 Saksbehandleres arkivoppgaver i elektronisk arkiv/ephorte Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller i avdelingenes fagsystem. Saksbehandlerne skal: ved opprettelse/skriving av nye saker ta kontakt med sentralarkivet for opprettelse av ny sak. ikke starte saksbehandling av dokumenter som ikke er registrert i sak/arkivsystemet eller fagsystemet. ha ansvaret for at sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til arkivtjenesten for registrering (gjelder uavhengig av medium, altså både papir, e-post, SMS m.v.). ha ansvaret for at all sakspost de skriver blir registrert i sak/arkivsystemet. Disse reglene gjelder også faks og e-post. være ansvarlig for avskjerming ifht Offentlighetslov og taushetsplikt for dokumenter de oppretter selv. selv foreta ekspedering av utgående post. ferdigstille utgående brev, men registreringen skal autoriseres (endelig journalføres) av arkivtjenesten. ha ansvaret for at materiale som lånes fra arkivet blir registrert, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet. 37 of 216

38 Innsyn 38 of 216

39 Innsyn gjennom offentlig journal Kommunen gir innsyn i postjournal etter reglene i offentlighetsloven 3 og 4 og 11. For det edb-baserte sak-/arkivsystem skal det daglig lages en offentlig journal. Administrative enheter som ikke er omfattet av det edb-baserte sak-/arkivsystemet og som fører manuell journal, skal følge reglene i arkivforskriften 2-7, andre ledd: "Er det ikkje mogleg å registrere eit dokument utan å røpe opplysningar som er undergitt lovheimla teieplikt, eller som allmenta elles ikkje kan krevje, kan det nyttast nøytrale kjenneteikn, utelatingar eller overstryking på den kopien eller utskrifta av journalen som allmenta kan krevje innsyn i. Heil utstryking av ei innføring kan berre nyttast dersom det er nødvendig for ikkje å røpe opplysningar som er undergitt lovheimla teieplikt." Se også Ansvar og produksjon av offentlig journal 39 of 216

40 Eksternt innsyn i arkiv Kommunale arkiv som er skapt etter er åpne for innsyn etter reglene i offentlighetsloven. Disse reglene gjelder ikke for kommunale arkiv som er skapt før 1971, men de skal likevel være retningsgivende for innsyn i slike arkiver. Etter forvaltningsloven gjelder regelen om partsinnsyn, dvs. at en part i en forvaltningssak har rett til å gjøre seg kjent med dokumentene i saken. Denne retten gjelder uavgrenset i tid. Innsynsretten gjelder ikke for opplysninger som er underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven. Taushetsplikten gjelder for "noens personlige forhold", tekniske innretninger og framgangsmåter og drift- og forretningsforhold som kan ha konkurransemessige konsekvenser. Taushetsplikten gjelder som hovedregel i 60 år, med unntak av bl.a. barnevernsaker og adopsjonssaker som har taushetsplikt på respektive 80 år og 100 år. Innsynsretten gjelder heller ikke interne dokumenter (dvs. dokumenter som et organ, et underordnet organ eller særskilte sakkyndige har utarbeidet som en del av intern saksforberedelse), opplysninger som kan få følger for rikets sikkerhet, og opplysninger det er utilrådelig at en person får kjennskap til, av hensyn til egen helse og forholdet til personer som står vedkommende nær (slike opplysninger kan likevel gjøres kjent for fullmektig for den det gjelder). Et vilkår for å få innsyn i arkivene er at brukeren identifiserer den aktuelle saken, f.eks. ved hjelp av arkivkatalog eller postjournal. Når det ikke finnes detaljerte registre over arkivmaterialet, skal arkivleder undersøke om det inneholder opplysninger underlagt taushetsplikt før brukeren får tilgang. Det vil vanligvis ikke bli gitt innsyn i arkiver som er uordnet. Det er flere grunner til dette: Det vil være vanskelig å kontrollere om dokumenter som er underlagt taushetsplikt blir gjort tilgjengelige, det vil være vanskeligere å kontrollere at alt utlevert materiale blir tilbakelevert, og framfinning i slike arkiv vil som regel være urimelig arbeidskrevende. Uordnede arkiver må likevel aldri bli mer enn en midlertidig begrunnelse for manglende innsynsrett, jf. Arkivlovens 6: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid." Forskere - dvs. personer med vitenskapelig stilling innenfor relevant fagområde, eller en person under veiledning av en med en slik stilling - kan få tilgang til materiale underlagt taushetsplikt etter vedtak av arkivleder etter samråd med vedkommende fagenhet. Den som ønsker innsyn må selv søke kommunen om innsyn. Forespørsel om innsyn skal som regel være skriftlig. Søknaden skal inneholde: informasjon om hvilke arkiver og hva slags opplysninger en vil ha innsyn i opplysninger om formålet med innsynet skriftlig fullmakt når en person søker om innsyn på vegne av en annen hjemmel for innsyn, når den som krever innsyn mener å ha rettslig krav på opplysningene Arkivmateriale som det er gitt innsyn i, må benyttes på den plassen arkivbrukeren er blitt anvist. Det er ikke anledning til å låne arkivmateriale ut av kommunehuset. Før en får tilgang til materialet, skal arkivbrukeren skrive under en erklæring om at han/hun er kjent med gjeldende regler for bruk av arkivmaterialet. Depot-tjenesten er ansvarlig for at materialet blir satt på rett plass etter bruk. 40 of 216

41 Innsyn i avlevert personregister En registrert person har med visse unntak (jf. Personoppl. 23) rett til å få innsyn i hvilke opplysninger som behandles om seg selv. Dersom en tidligere klient eller elev ønsker partsinnsyn i personregistre som er avlevert til Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder, skal denne henvises til behandlingsansvarlig i den avleverende institusjon. Eventuelle avslag om innsyn blir primært et forhold som må avklares mellom vedkommende person, behandlingsansvarlig ved arkivskapende organ og Datatilsynet. Hvis personen innvilges innsyn, skal avleverende organ gi IKAVA tilstrekkelig opplysninger om den registrerte til at en rask gjenfinning av personmappen sikres. 41 of 216

42 Utlån internt Utlån av saksdokumenter skal alltid skje gjennom arkivtjenesten. Utlån skal registreres i postjournalen eller på utlånskort som blir plassert på den utlånte mappa sin plass i arkivet. Når utlånt materiale blir returnert, skal arkivtjenesten avskrive utlånet. Utlånt materiale skal normalt leveres tilbake innen 4 uker. Når saksbehandlingen krever at utlånstiden blir forlenget, må arkivtjenesten få melding om dette. Utlånt materiale er låneren sitt ansvar til utlånet er avskrevet. Låneren må passe på at ingen dokumenter blir fjernet eller lagt til i en mappe, og at ordenen i mappen ikke blir ødelagt. 42 of 216

43 Sensitive personregistre Pasientregistre, klientregistre, elevarkiver, elektroniske fagsystemer og andre personregistre er en del av kommunens arkiv, og retningslinjene og rutinene som er fastsatt i denne arkivplanen gjelder også for disse. Arkivmedarbeidere skal i sin egenskap av sin funksjon kunne behandle slike personregistre. Arkivmedarbeidere i kommunen som håndterer sensitive personopplysninger må derfor ha oversikt over de viktigste bestemmelsene i Personopplysningsloven. 43 of 216

44 Innsyn i deponert register En registrert person har med visse unntak (jf. Personoppl. 23) rett til å få innsyn i hvilke opplysninger som behandles om seg selv. Dersom en tidligere klient eller elev ønsker partsinnsyn i personregistre som er avlevert til Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder (IKAVA), skal denne henvises til behandlingsansvarlig i den avleverende institusjon. Eventuelle avslag om innsyn blir primært et forhold som må avklares mellom vedkommende person, behandlingsansvarlig ved arkivskapende organ og Datatilsynet. Hvis personen innvilges innsyn, skal avleverende organ gi IKAVA tilstrekkelig opplysninger om den registrerte til at en rask gjenfinning av personmappen sikres. Avleverende avdeling (arkivskaperen) har tilgang til personmapper i avlevert personregister, og kan benytte registeret dersom bruken er den samme som før deponering. Dersom personopplysninger skal benyttes til annet formål enn før deponering, må arkivskaperen søke Datatilsynet om særskilt tillatelse før tilbakeføring kan skje. Personopplysninger som er tilbakeført fordi en tidligere klient har gått inn i et fornyet klientforhold, vil vanligvis gå inn som dokumentasjon i den aktive klientmappen sammen med det nye materialet. I slike tilfeller skal en ikke sende materialet tilbake til IKAVA. IKAVA må likevel få melding når en tilbakeføring på denne måten blir fast. Personmapper som en bare bruker midlertidig og ikke i et fornyet klientforhold, skal behandles som et utlån fra det avleverte arkivet og skal returneres til IKAVA etter bruk. For slike utlån vil det vanligvis bli satt et frist på 4 uker, med mindre det kun er oversendt kopi av dokumenter. Da skal dokumentene makuleres når bruken av disse er ferdig. 44 of 216

45 Konsesjons- og meldeplikt Personopplysningsloven krever i utgangspunktet konsesjon for å behandle sensitive personopplysninger. Flere unntaksregler medfører imidlertid for en kommune at svært få edb-systemer eller papirregistre trenger konsesjon. Edb-baserte planregistre med sensitive personopplysninger må kommunen ha konsesjon for. Langt de fleste elektroniske systemene med personopplysninger og papirbaserte sensitive personregistrene i en kommune vil kun være meldepliktige. Meldeplikt innebærer å gi Datatilsynet melding om rutiner og ansvar knyttet til bruken av personopplysningene. For øvrig vil meldeplikten også omfatte sensitive personregistre som tidligere var unntatt konsesjonsplikt, som f.eks. pasientjournaler. 45 of 216

46 Deponering Kommunen har bestemt at IKAVAs tilbud om deponering skal benyttes av samtlige etater, kontorer eller institusjoner som har slike personregistre som tilbudet omfattes av. Følgende typer personregistre skal derfor avleveres til IKAVA: sosialklientarkiv (klientarkiv til sosialkontorer) klientarkiv etter barnevernsloven, arkiv over barn i barnehager, elevarkiv/elevmapper til skoler, skoleetater eller PPT. Andre spesielt sensitive personregistre kan også tas inn for oppbevaring etter IKAVAs egen vurdering. 46 of 216

47 Elektroniske arkiv - instruks for oppfyllelse av krav Elektroniske arkiv er edb-system som tar i mot, produserer og lagrer saksdokument og andre arkivdokumenter elektronisk. Arkivforskriften godkjenner bruk av slike system når de tilfredsstiller kravene i 3-2 og 3-3 i Kapittel IX: Elektronisk arkivering av saksdokumenter i forskrift om Riksarkivarens bestemmelser (Forskrift av 1. des. 1999, nr. 1566) 47 of 216

48 3-3 Interne ansvarsforhold og rutiner 1. Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner Arkivlederen har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner (Systemansvarlig). En spesielt utpekt arkivmedarbeider gjennomfører ajourhold av brukerrettigheter (tildelt rollen "systemansvarlig"). Dersom IKT-tjenesten skal gi eller endre tilgang, må dette skje i samråd med arkivleder. Ajourhold av brukerrettigheter: Arkivleder har ansvar for at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig. En spesielt utpekt arkivmedarbeider står for den daglige gjennomføringen. Leder har ansvaret for at arkivleder/spesielt utpekt arkivmedarbeider blir informert/varslet om tildeling av brukerrettigheter til nye personer i sak/arkivsystemet personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i sak/arkivsystemet endring av en persons brukerrettigheter i sak/arkivsystemet det kan skje ved nyansettelse ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i sak/arkivsystemet når ansatte slutter Meldingen skal inneholde: Den ansattes fulle navn og stillingstittel Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/ oppretting av ny bruker/ stopp av brukerrettigheter Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/ evt. stopp av tilganger. Spesifisering av den enkeltes roller, evt.klarering for tilgangskoder Melding skal oversendes arkivleder samtidig med endringsmelding om lønn. Meldingen skal være skriftlig, slik at leder ansvarliggjøres både for brukerrettighetene til sine underordnede og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukerrettigheter. Arkivleder skal ikke gjøre endringer i brukerrettighetene uten etter skriftlig melding fra lederen til den aktuelle bruker. Ajourhold av brukerrettigheter i sak/arkivsystemet er grunnleggende for sikkerheten i systemet, f.eks for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar. 2. Hvilke spesifikke registrerings- og arkiveringsrettigheter som tildeles ledere og saksbehandlere Ledere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter: 48 of 216

49 Rettigheter: adgang til å opprette journalposter og dokumenter adgang til funksjoner for registrering og retting adgang til å registrere merknader adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak rett til å autorisere saksbehandlere i systemet m.h.t registreringsrettigheter, tilgangskoder og medlemskap i tilgangsgrupper Begrensninger: autorisasjonsretten for tilgangskoder gjelder bare de koder vedkommende selv er autorisert for alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter for tilgangsbegrensede saker som man ikke er medlem av, er begrenset til egen administrativ enhet eller enheter som er underlagt denne. Saksbehandlere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter: Rettigheter: adgang til å opprette journalposter og dokumenter adgang til funksjoner for registrering og retting adgang til å registrere merknader adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak (hvor vedkommende er saksansvarlig) rett til å opprette ad hoc tilgangsgrupper som knyttes til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter hvor vedkommende er saksbehandler. Begrensninger: adgangen til å opprette journalposter er blant tilgangsbegrensede saker begrenset til sakene hvor vedkommende er saksansvarlig, saksbehandler eller medlem av tilgangsgruppe på annen måte. alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter er begrenset til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter med tilhørende dokumenter hvor vedkommende er saksbehandler. 3. Ansvarsforhold og prosedyrer for registrering og arkivering av saksdokumenter som sendes og mottas som e-post Mottak Søgne kommune har ett sentralt e-postmottak. Her skal all arkivverdig e-post sendes til. Som all annen post er det arkivtjenesten som åpner posten her og som har ansvaret for å registrere de arkivverdige dokumentene. Når saksbehandleren mottar e-post direkte (utenom det sentrale e-postmottaket), plikter saksbehandleren å vurdere om det er arkivverdig post som må journalføres. Er saksbehandleren i tvil, må arkivtjenesten kontaktes. Dersom e-posten er arkivverdig, må e-posten straks videresendes til arkivtjenesten for registrering. Unntak: 49 of 216

50 Byggesaksbehandlere har tillatelse til å importere sin e-post til byggesaksmapper (eksporter til Ephorte) under forutsetning av at det tydelig fremgår avsender. Det skal ikke stå e-postadressen i avsenderfeltet. Sending Saksdokumenter kan eksepderes med e-post hvis det ikke er spesielle krav om underskrift o.l. som forhindrer dette. Saksbehandler plikter da å registrere e-posten før utsendelse. Alle enkeltvedtak skal undertegnes og sendes i posten. Arkivverdig e-post som sendes fra Søgne kommune skal være utformet som et offentlig dokument og inneholde kommunens logo, arkivkode, journalnummer og øvrige kjennetegn for et offentlig dokument. Brev som er unntatt offentlighet skal ikke sendes som e-post, med mindre det benyttes kryptering. 4. Ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av saksdokumenter til arkivformat, herunder tidspunkt for konvertering Hver natt konverterer serveren automatisk saksdokumentene som dagen før har fått status J til riktig arkivformat. IKT-tjenesten må hver morgen kontrollerer om konverteringen har vært vellykket og straks melde fra til arkivtjenesten hvis det ikke er tilfellet. 5. Operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter Arkivtjenesten har operatøransvaret for skanningen av innkomne papirdokumenter. Etter at dagens post er sortert, skannes de arkivverdige dokumentene inn omgående. Her følges rutinene for enkeltskanning i brukerveiledningen til Ephorte. Når skanningen er ferdig, registrerer arkivtjenesten den innkomne posten i arkivsystemet. Dernest kontrolleres følgende: at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert at alle sider er kommet med på hvert dokument at skanningen kvalitetsmessig er god nok at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger OCR-versjoner kan aldri utgjøre arkiveksemplaret av et skannet dokument. 6. Ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og den elektroniske arkiveringen Registreringen Den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på korrekt måte. Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøres snarest mulig etter at et brev er ferdigstilt for utsendelse eller et internt dokument er fedigstilt. Kvalitetssikringen går bl.a. ut på at følgende kontrolleres: at journalposten er knyttet til riktig sak at eventuell avskrivning er utført at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t navn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført 50 of 216

51 ved opprettelse av ny sak må spesielt arkivkode og sakstittel kontrolleres Arkiveringen IKT-tjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre den elektroniske arkiveringen inntil avlevering skjer til depot. Dette innebærer følgende rutiner: backup-rutinene beskrevet under 3-2 punkt 5 skal følges sikkerhetskopiene lagres på enheter som er fysisk adskilt (annet lokale) fra enheten der Ephorte-basen er lagret. Lokalene som benyttes til oppbevaring av server og sikerhetskopier skal være godkjent for dette formålet. kun godkjente arkivformater skal benyttes kun godkjente lagringsmedium skal benyttes Dersom det oppstår problemer, må arkivtjenesten straks kontaktes. 7. Dersom digital signatur anvendes: regler og rutineopplegg for bruken Digital signatur skal foreløpig ikke benyttes i Søgne kommune. Før dette blir tatt i bruk vil det bli utarbeidet regler og rutiner for bruken av dette. 8. Rutiner som definerer opplegg og ansvar for: 1. - Fordeling av dokumenter Ved registreringen av innkommende dokumenter skal arkivtjenesten fordele direkte til saksbehandler. Ved tvil kontaktes behandlende enhet/avdeling Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger Uriktige journal- og arkivopplysninger skal rettes opp snarest mulig. Brukere av systemet kan rette opplysninger der de selv er saksansvarlige. Oppdager de feil der de selv ikke er ansvarlig, skal de straks melde fra til arkivtjenesten. Arkivtjenesten kan rette feil i alle saker, men må kontakte saksansvarlig ved eventuell tvil Avskrivning av ferdigstilte dokumenter Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til etterretning. Arkivtjenesten kvalitetssikrer avskrivninger ved ferdigstillelsen av utgående brev, ved avslutning av saker og ved utarbeidelse av restanselister Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet Søgne kommune praktiserer meroffentlighet. Offentlighetsvurderingen av inngående brev foretas av arkivtjenesten. Hvis tvil, kontaktes den enkelte administrative enhet, der rådmannen, enhetslederen eller den som har fått fullmakt til det, avgjør hvilke saksdokument som skal unntas fra offentlig 51 of 216

52 innsyn. Unntakene blir registrert i Ephorte med lovhjemmel. Dokumenter som er vurdert eller skal vurderes unntatt offentlighet, gis også tilgangskode i systemet. For slike dokumenter tas det avgjørelse om innsyn i det enkelte tilfelle når det foreligger en begjæring Registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette Når rådmannen, enhetsledere eller den som har fått fullmakt til det, har avgjort at et saksdokument skal unntas fra offentlig innsyn, må dette registreres i Ephorte med henvisning til korrekt lovhjemmel. Det må også gis korrekt tilgangskode i systemet. 9. Nødprosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift. Dersom systemet er ute av drift, gjelder følgende prosedyre: Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (1-2 dager), utsettes registreringen til systemet virker igjen. All makulering av saksdokumenter utsettes også, og dokumentene plasseres i spesialrom for arkiv, sortert kronologisk. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 2 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres fortsatt kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skannes inn når systemet er i drift igjen. 52 of 216

53 3-2. Oppbygning og bruk av det elektroniske arkivet 1. Hvilke kategorier av saker, herunder typer av saksdokumenter, som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir, jf. 3-1 Se: Arkivserier 2. Hvilke arkivformat som skal brukes Følgende arkivformater skal registreres i Ephorte: Lagringsformat Beskrivelse Arkivformat Filtype PDF Portable document format Ja PDF SGML SGML med tilhørende DTD Ja XML TEKST ISO Ja TXT Tiff6 TIFF versjon 6 Ja TIF Malene i Ephorte for de ulike dokumenttypene bestemmer hvilke av disse formatene som brukes når. I grove trekk blir det slik: 1. Worddokumenter, regneark, powerpoint o.l. konverteres til PDF-A 2. Skannede dokumenter benytter seg av PDF-A 3. E-posten som kommer inn blir konvertert til PDF-format i forbindelse med importen 4. Tabelluttrekkene lagres i XML-format 3. Dersom dokumenter skal autentiseres med digital signatur: hvilke typer dokumenter som skal autentiseres Foreløpig skal det ikke benyttes digital signatur. Før dette eventuelt tas i bruk skal det utarbeides en oversikt over hvilke dokumenter som skal autentiseres. 4. Retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk Papirarkivet oppbevares kronologisk til det foretas konvertering, på grunn av sikkerhet dersom noe skulle gå galt ved konverteringen 5. Plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av det elektroniske materialet inntil det kan avleveres til arkivdepot Plan for periodisering: 53 of 216

54 I god tid i forveien før periodisering tar kommunen kontakt med Ephorma og IKAVA (og eventuelt elektronisk depot) for nødvendig bistand. Søgne kommune skal normalt periodisere hvert 4. år, dvs. 1. januar etter hvert kommunestyrevalg. For saksarkivet benyttes det da en overlappingsperiode på 2 år, for å avklare hvor vidt saker er avsluttet eller aktive. Det blir ikke opprettet nye saker for den avsluttede perioden, men eksisterende saker fra perioden som får tilført nye dokumenter i løpet av de to årene, defineres som aktive saker og overføres til ny arkivperiode. I Ephorte gis arkivdelene som skal ha overlappingsperiode arkivstatus O, mens de nye arkivdelene som opprettes som arvtakere får status A (aktiv). Saker i arkivdeler med status O som får tilført nye dokumenter i overlappingsperioden overføres automatisk til den nye aktive arkivdelen. Når overlappingsperioden er slutt, skal det ikke lenger overføres saker fra den gamle til den nye arkivdelen. Den gamle arkivdelen får da status B (bortsatt) og overføres til en vedlikeholdt og søkbar historisk database. Møtebøkene periodiseres ved skarpe periodeskiller hvert 4. år. Når det gjelder objektarkivene, overføres hvert 4. år de uaktuelle eller avsluttede objektene (elever, ansatte, Gnr/Bnr etc.) til en vedlikeholdt og søkbar historisk database. Avlevering til depot: To kopier av de avsluttede arkivdelene ved periodisering kopieres i godkjent format over på et medium som Riksarkivaren til en hver tid anbefaler og som depotet krever. Deretter avleveres det til depotet med all nødvendig dokumentasjon liggende ved. Depotet gir nærmere retningslinjer om krav og rutiner ved avlevering. Plan for vedlikehold av det elektroniske materialet: Vedlikehold av elektronisk materiale gjelder både den aktive basen, den historiske databasen og de avsluttede arkivdelene som er kopiert over på CD-R. Med mindre det inngås avtale med depotet om at avleveringen (og ikke deponeringen) av materialet kan skje umiddelbart etter periodisering, må kommunen oppbevare/vedlikeholde egne CD-R-kopier. For vedlikehold av den aktive basen og den historiske databasen må følgende rutiner følges: IKT-avdelingen har ansvaret for at backuprutinene blir fulgt. De er som følger: Det tas Backup av alle data og servere som er i drift hver natt. Backup går til datarom i annet kommunalt bygg. Kun IT-avdelingen har tilgang til dette. Backup skjer helautomatisk der IT-avdelingen får mail hver morgen om status på nattens backupjobber. Det foretas stikkprøver av rekonstruksjon. Rapportering: Ved alvorlige feil med backup en skal arkivtjensten raskest mulig orienteres. For eventuell vedlikehold av CD-R-kopiene (eller det mediet som Riksarkivaren til enhver tid anbefaler) gjelder følgende regler: - det skal alltid være to kopier av ett arkiv - det skal brukes CD-R med god kvalitet og som er tilpasset CD-brenneren som brukes 54 of 216

55 - oppbevaringen skal skje i lokale med riktig klima (ca. 18 C og ca. 35% luftfuktighet) og det skal være godt sikret mot tilgang fra uvedkommende - det skal aldri gå lenger enn 5 år før det lages en ny kopi av en CD-R - det skal foretas løpende kvalitetskontroll av materialet - eventuelle konverteringer som depotet krever må utføres 55 of 216

56 Arkivlokaler 56 of 216

57 Dagligarkiv Dagligarkiv kan oppbevares i vanlige kontorrom. Slike rom må likevel tilfredsstille disse kravene: Røyking og annen brannfarlig virksomhet skal være forbudt. Rommet kan kun inneholde elektrisk utstyr som er nødvendig for virksomheten i arkivlokalet. Rommet skal være sikret mot vann og fukt. Det skal ikke tas i bruk lokaler som man vet kan være truet av flom eller oversvømmelse. Det skal ikke være sikringsskap o.l. i rommet. Bygningsdelene i rommet skal minst ha brannmotstandsevne REI 30 og være utført i materialar som er avgrenset brennbare. Arkivlokalet skal ha håndslukkingsapparat. Rommet skal ha stabilt klima, med vanlig romtemperatur og relativt luftfuktighet rundt 50 %. Kontorrom der en har arkiv, skal gå inn i det ordinære sikkerhetsopplegget for bygningen. Arkivmaterialet skal være sikret mot ulovlig tilgang og mot innbrudd, dessuten skal det være regler for hvem som har adgang til arkivlokalet. 57 of 216

58 Bortsettingsarkiv Arkiv som har blitt skilt ut etter periodisering skal normalt overføres til bortsettingsarkiv, men kan også oppbevares i kontorlokale hvis de er i hyppig bruk. Med hyppig bruk regnes minst en gang i uken. Arkivmaterialet i bortsettingsarkivet skal normalt avleveres til depot når det er 25 år gammelt. Avvik fra denne regelen må avtales med ledelsen for kommunens depotordning. Arkivmaterialet bør være ordnet slik at bevaringsverdig og kassabelt materiale er oppbevart hver for seg. De journalførende enhetene har selv ansvaret for å holde vedlike systematikk og orden i bortsettingsarkivene. Arkivlokale som skal benyttes til bortsettingsarkiv skal kunne klassifiseres som spesialrom for arkiv. I tillegg til kravene for dagligarkiv skal spesialrom for arkiv tilfredsstille disse kravene: Tilfluktsrom skal ikke brukes som arkivlokale, annet enn til oppbevaring av arkivmateriale som er vedtatt kassert etter en viss tid. Lokalene skal være innredet slik at arkivmaterialet ikke står tett inntil vegger og tak eller rett på golvet. I spesialrom for arkiv skal det ikke være vannrør. I spesialrom for bortsettingsarkiv skal bygningsdelene minst ha brannmotstandsevne REI 60 og utføres i materialer som er avgrenset brennbare. Spesialrom for arkiv skal ha selvlukkende dør. De skal normalt ikke ha vinduer. Reoler skal være av ikke brennbart materiale. Spesialrom for arkiv skal ha automatisk brannalarm. Spesialrom for arkiv skal være sikret med særskilt innbruddsalarm Spesialrom skal varmes opp med varmekabler i gulv eller i egne vernekonstruksjoner eller med varmluftsanlegg. Arkivskap med brannmotstandsevne EI 90 eller høyere kan brukes til oppbevaring av bortsettingsarkiv, i stedet for spesialrom. 58 of 216

59 Depotarkiv Arkivforskriften krever at arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter nedlagte organ eller har avsluttet virksomheten (avsluttet arkiv), skal avleveres til arkivdepot. Eldre arkiv skal normalt avleveres etter 25 år. Materiale som blir overført til depotet, skal være kassasjonsbehandlet. Arkiv som blir avsluttet i sammenheng med nedleggelse av administrative enheter skal avleveres etter avtale med ledelsen for depottjenesten. Arkivlokale som skal benyttes til eldre og avsluttet arkiv, skal kunne klassifiseres som spesialrom for arkiv. I tillegg til kravene for dagligarkiv skal spesialrom for arkiv tilfredsstille disse kravene: Tilfluktsrom skal ikke brukes som arkivlokale, annet enn til oppbevaring av arkivmateriale som er vedtatt kassert etter en viss tid. Lokalene skal være innredet slik at arkivmaterialet ikke står tett inntil vegger og tak eller rett på golvet. I spesialrom for arkiv skal det ikke være vannrør. Lokaler som skal brukes til varig oppbevaring av eldre og avsluttede arkiver, depot, skal ha brannmotstandsevne REI 120. Spesialrom for arkiv skal ha selvlukkende dør. De skal normalt ikke ha vinduer. Reoler skal være av ikke brennbart materiale. Spesialrom for arkiv skal ha automatisk brannalarm. Spesialrom for arkiv skal være sikret med særskilt innbruddsalarm Spesialrom skal varmes opp med varmekabler i gulv eller i egne vernekonstruksjoner eller med varmluftsanlegg. 59 of 216

60 Regler for adgang til arkivlokaler (Her legges kommunens egne regler inn.) 60 of 216

61 Kassasjon Arkivdokumentene som dokumenterer saksbehandling og vedtak hos en arkivskaper skal arkivlegges og som hovedregel bevares for ettertiden. Bevaring av arkiv vil si at arkivmateriale blir oppbevart for framtiden og avlevert til arkivdepot. Kassasjon vil si at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling og hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og slettet eller destruert. Arkivloven fastsetter i 9 at man må ha spesiell tillatelse fra Riksarkivaren for kassasjon som ikke har hjemmel i forskrifter utgått fra arkivloven. Arkivforskriften har i 3-20 fastsatt bevaringspåbud for følgende arkivmateriale: arkivmateriale eldre enn 1950, etter at arkivbegrensning er utført, møtebøker, forhandlingsprotokoller, referatprotokoller, møtereferat og eventuelle vedleggsserier til disse, organets egne årsmeldinger, kopibøker (kopier av utgående dokumenter) og kopibokregister, journaler, medregnet journaldatabaser, og journalregistre, alle andre former for register og hjelpemidler som kan brukes til framfinning, f.eks. arkivnøkler som organet har brukt, arkivplaner, presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innenfor saksgrupper der det i godkjente kassasjonsregler er gitt kassasjonspåbud uten spesifiserte unntak, kart, unntatt trykte kart uten påtegninger, tegninger og fotografier som har inngått som et ledd i den virksomheten organet har drevet, grunnlagsmateriale, innstillinger, protokoller/referater og endelige vedtak fra styre, råd, nemnder og utvalg. Riksarkivaren skal i følge arkivforskriften utarbeide bevarings- og kassasjonsregler for annet arkivmateriale. Kassasjonsreglene skal gi oversikt over hva som skal bevares og hva som kan eller skal kasseres, eventuelt hvor lenge materialet skal oppbevares før kassasjon. Det er utarbeidet egne retningslinjer for kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiver. Det er utarbeidet kassasjonsregler knyttet til K-kodene. I påvente av nye sentrale regler er disse kassasjonsreglene ikke tilpasset ved revisjon i K-kodene fra 1999 og Derfor må kassasjon av materiale kodet etter disse K-kodene basere seg på "Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv" fra Når de nye kassasjonsreglene blir vedtatt, må derimot disse følges. Kassasjonsregler skal vi for øvrig forstå slik at tillatelse til kassasjon er relativ, mens krav om bevaring er absolutt. Kassasjonsreglene inneholder ikke krav om kassasjon, men er en generell rettledning som sier hva slags sakstyper som kan kasseres. Arkivtjenesten må i samråd med saksbehandlere gjøre en kassasjonsvurdering av disse sakene for å se om de inneholder bevaringsverdig dokumentasjon. 61 of 216

62 Sektorvist regelverk 62 of 216

63 Grunnskolen Arkivrettledning for grunnskolen er utarbeidet av Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA) til bruk i grunnskolen i våre medlemskommuner. Rettledningen er resultatet av henvendelser fra skolesektoren i flere medlemskommuner om hjelp til å bedre arkivsituasjonen på skolene i kommunen. Den er en videreutvikling av en arkivinstruks som Interkommunalt arkiv i Hordaland utarbeidet i 1998 til bruk i grunnskolen i Hordaland-kommunene. Rettledningen er formelt et forslag. For å gjøre den gjeldende som instruks for sine skoler, må hver kommune gjøre vedtak om dette. Etter at Personopplysningsloven ble iverksatt f.o.m ble det behov for å revidere arkivrettledningen for grunnskolen. Endringene som er gjort er derfor først og fremst på personvernområdet. Web-tilpasningen av rettledningen har ikke medført noen endringer av innholdet. IKAVA, of 216

64 Arkivets formål 64 of 216

65 DEN PRIMÆRE FUNKSJONEN TIL ARKIVENE Arkiv blir skapt som hjelpemiddel for administrasjonen, som har daglig bruk for arkivdokumentene til saksbehandling, oppfølging, kontroll og andre formål. Dette kaller vi den primære funksjonen til arkivene. Skolens arkiver er kommunale arkiver og dermed underlagt bestemmelsene i arkivloven, offentlighetsloven og forvaltningsloven. Dette betyr bl.a. at arkivene er åpne for offentlig innsyn og for partsinnsyn. 65 of 216

66 DEN SEKUNDÆRE FUNKSJONEN TIL ARKIVENE Etter at arkivene har gått ut av administrativ bruk, kan en del av arkivdokumentene få rettslig eller historisk verdi. Dette vil være materiale som dokumenterer undervisning til tidligere elever eller som inneholder lokalhistoriske kilder som ikke finnes andre steder. Den enkelte grunnskolen handler på vegne av kommunen, og skal ta derfor vare på rettslig og historisk dokumentasjon som kommunen kan få bruk for. Dette er det vi kaller den sekundære funksjonen til arkivene. RETTSLIG DOKUMENTASJON Skolene er alene om å ha den samlede dokumentasjonen av tiltak og tilbud til elevene. Dette materialet finner vi for en stor del i elevmappene, men også i klassedagbøker og karakterprotokoller. Her finnes det informasjon om den undervisningen eleven har fått og om eventuelle spesialpedagogiske tiltak, - f.eks. individuelle læreplaner utarbeidet ved skolen materiale som ikke finnes noe annet sted. Retten til partsinnsyn gjelder uten tidsavgrensning. En tidligere elev har derfor rett til å få innsyn i alle opplysninger om seg selv som måtte finnes i arkivet (med visse unntak, jfr. forvaltningslovens 19 c). HISTORISK DOKUMENTASJON Skolearkivene kan dessuten inneholde unike kilder til lokalsamfunnets historie. Både i møtebøkene til Samarbeidsutvalget (og det tidligere tilsynsutvalget), Foreldrenes arbeidsutvalg, Elevrådet og i saksarkivene, kan det finnes opplysninger som ikke finnes andre steder, og som vil gi ettertiden innsikt i hvordan forholdene var i skolekretsen. Det er derfor både i kommunens, skolens, den enkelte elevens og i forskningens interesse, at skolearkivene blir tatt vare på for ettertiden. 66 of 216

67 Kommunal arkivordning ARKIVANSVAR Rådmannen har det overordnede administrative ansvaret for kommunens arkiver. Den videre ansvarsfordelingen er avhengig av organinndelingen i den enkelte kommune. DENNE kommune er organisert som et arkivorgan. Hvert organ skal ha én arkivansvarlig som er leder for hele organets arkivtjeneste - arkivleder. Denne lederen er arkivfaglig overordnet den øvrige arkivtjenesten, dvs. de ansatte som arbeider med arkiv i organet. Hvis en skole er et eget organ, vil det overordnede ansvaret for arkivarbeidet vanligvis ligge hos rektor, mens en annen person pekes ut som arkivansvarlig for organet. Er derimot hele kommunen ett organ, vil arkivtjenesten på skolen være faglig underlagt kommunens øverste arkivansvarlige. BEHANDLINGSANSVAR I følge Personopplysningsloven skal den behandlingsansvarlige bl.a. bestemme formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes. I en kommune er det ordføreren som er tillagt dette formelle ansvaret. Imidlertid skal det utpekes personer som har det daglige ansvaret for å etterleve den behandlingsansvarliges plikter. Ved grunnskolene vil det ofte være rektor, men dette må det gjøres et formelt vedtak om. ARKIVPLAN FOR KOMMUNEN Arkivforskriften ( 2-2) krever at hvert offentlig organ skal ha en ajourført arkivplan, som inneholder retningslinjer og regelverk som er bindende for arkivtjenesten. Denne arkivrettledningen for grunnskolen må forstås som en presisering og utdyping av arkivrutinene i arkivplanen til kommunen. RETNINGSLINJER FOR ARKIVTJENESTEN Arkivrutinene skal fortrinnsvis være like for hele kommunen/organet. De viktigste retningslinjene for den kommunale arkivtjenesten er disse: - Alle saksdokumenter skal registreres i kommunens elektroniske sak-/arkivsystem og arkiveres i det fysiske arkivet. Dersom det eksisterer fagsystemer innen skolen som tilfredstiller arkivforskriftens krav til journalføring og/eller elektronisk lagring av saksdokumenter, kan disse brukes etter avtale med kommunens arkivleder. Der det ikke finnes tilknytning til elektroniske systemer skal man føre manuell postjournal. - Materiale som ikke er arkivverdig, men som inneholder viktig informasjon, skal ikke i arkivet, men plasseres i f.eks. kontorbiblioteket. De ansattes personlige arbeidsnotater er deres eget ansvar og skal heller ikke i arkivet. - Saksarkivene skal være ordnet etter samme versjon av kommunens arkivnøkkel (K-kodene) i hele kommunen. - Med mindre skolen har fullelektronisk arkiv skal den føre kopibok. - Arkivet skal på en trygg måte ta vare på rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden. Kassasjon skal bare gjennomføres etter regler som er godkjent av Riksarkivaren. 67 of 216

68 Arkivordningen i grunnskolen Skolene skal følge de vanlige rutinene for kommunale arkiver, og ellers slik det framgår av forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven med forskrifter. De er egne arkivskapere, og skal følgelig bygge opp og holde ved like egne arkiver. Disse arkivene vil være delt inn i arkivserier. De vanlige arkivseriene er møtebøker, kopibøker, postjournal, saksarkiv, personalarkiv og ulike typer spesialarkiv, som på skolene dreier seg om elevarkivene. Skolen har også ansvar for arkivene til Samarbeidsutvalget (SU), Foreldrerådets arbeidsutvalg (FAU), Elevrådet og eventuelt andre underliggende organer. 68 of 216

69 RUTINER FOR POSTBEHANDLING 1. Skolen skal ha ett felles postmottak. Telefaks og elektronisk post skal behandles som vanlig post. Post mottatt av andre enn postmottaket, slik som lærere, rådgivere etc., skal leveres arkivtjenesten for registrering. 2. Den uåpnede posten skal deles i personlig adressert post og post til skolen. Post som er adressert til skolen skal åpnes av arkivansvarlig og eventuelt datostemples. Post der skolens navn står før et personnavn er post til skolen og skal åpnes av arkivansvarlig. Personlig adressert post er det først når navnet til personen står foran skolens navn, og da skal posten leveres uåpnet til rette vedkommende. Dersom et brev til tross for personlig adressering er til skolen, har mottakeren ansvaret for at det straks blir levert tilbake til arkivansvarlig for eventuell registrering. (Det kan lages regler om at arkivtjenesten får lov til å åpne personlig adressert post.) 3. Deretter skal posten deles i informasjonspost og sakspost. Følgende blir i hovedsak regnet som informasjonspost: Trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter fra andre organers protokoller og annet mangfoldiggjort materiale. Informasjonsposten er arkivuverdig materiale og skal derfor ikke legges i arkivet, men i ringpermer eller kassetter i kontorbiblioteket, fysisk adskilt fra arkivet. Post som blir gjenstand for saksbehandling blir regnet som sakspost. Det gjelder ikke minst post vedrørende enkeltelever, også den som mottas av lærere etc. 4. Saksposten skal stemples med journalstempel og registreres i postjournal. Arkiv- og journalnummer skal føres på saksdokumentene og i postjournalen. Deretter skal saksposten deles i offentlig og ikke offentlig post. Dokumenter som er unntatt fra offentlig innsyn skal stemples "ikke offentlig" med referanse til hjemmel for unntaket. Når man bruker manuell journalføring skal ikke-offentlige brev merkes med U.O. i postjournalen. Når man bruker elektronisk sak-/arkivsystem, skal slike brev tilgangsbegrenses i samsvar med rutinene i dette systemet. 5. Utgående post skal registreres i postjournalen. Dette gjelder også sakspost fra lærere, rådgivere etc. (Se for øvrig avsnittene Egenproduserte rundskriv og Elevarkiv under punkt 5.2) De originale og signerte utgående brevene skal før utsendelse kopieres i to eksemplarer for arkivering i saksmappe i saks- eller spesialarkiv og i kopibok. Disse reglene gjelder også for faks og elektronisk post. Ved bruk av faks bør originaldokumentet ettersendes som vanlig post. Konfidensielle opplysninger må aldri sendes med faks. Dersom slike opplysninger skal sendes via e-post, må det brukes godkjente krypteringsmetoder. 6. Før arkivlegging av en avsluttet sak skal arkivmappen renses for binders, stifter, plastomslag etc., og konsepter, kladder, dubletter, arbeidsnotater o.l. skal fjernes fra mappen. 69 of 216

70 ARKIVVERDIG OG IKKE ARKIVVERDIG MATERIALE Skolens aktiviteter er dokumentert i arkivet, og arkivet viser hva slags virksomhet den driver med og hva den har gjort. Skolen skal arkivere materiale som dokumenterer saksbehandling, vedtak og oppfølging i egen administrasjon, uavhengig av om saksbehandlingen er utført av rektor, rådgiver, kontorpersonale, lærere eller andre. Materiale som skal arkiveres er i hovedsak inngående brev, notater, utredninger, kopi av utgående brev, anbefalinger og vedtak. Dette utgjør det som kalles arkivverdig materiale, eller sakspost. I offentlig forvaltning er saksbehandlerne ansvarlige for at alle relevante opplysninger blir tatt med i saksdokumentene. Men de personlige arbeidsnotatene som blir laget i løpet av en sak skal normalt ikke arkiveres. Man skal heller ikke arkivere materiale som ikke fører til saksbehandling f.eks. rundskriv, brev til orientering og utskrifter av møtebøker. Dette kallers arkivuverdig materiale, eller informasjonspost. Informasjonsposten skal som hovedregel heller ikke journalføres. Ellers gir arkivforskriftene detaljerte opplysninger om hva som skal og ikke skal journalføres. Denne rettledningen behandler ikke regnskapsmaterialet til skolen. Reglene for skolens regnskapsføring er fastsatt bl.a. i egne forskrifter for kommunale budsjetter og regnskap. Spørsmål om regnskapsføringen ved skolen skal derfor rettes til kommunekassereren. 70 of 216

71 ARKIVSERIER Et grunnskolearkiv skal ha følgende arkivserier: Møtebøker inneholder referater (protokoller) fra møter i styre, råd og utvalg. I grunnskolen vil det blant annet gjelde SU, FAU og elevrådet. Referatene må være utformet slik at de inneholder den informasjonen som er nødvendig for å tolke vedtakene som er gjort. Det er ikke tillatt å produsere møtebøker ved å lime inn referater på løse ark i protokoller. Møtebøker i løsbladsystem skal bindes inn på godkjent måte før bortsetting. Kopibøker er en kronologisk samling gjenparter av brev som er sendt ut fra skolen. Dersom skolen har mye brevveksling om enkeltelever, kan den ha to kopibøker: en kopibok for offentlige saker og en for konfidensielle saker. Kopibøker skal bindes inn på godkjent måte før bortsetting. Postjournalen registrerer inn- og utgående korrespondanse. Skolene skal føre postjournal, dersom ikke denne oppgaven utføres av en sentralisert arkivtjeneste. Journalen er enten elektronisk eller manuell. Føres den elektronisk, må det tas utskrift av denne hver dag, med mindre det er et NOARK-4 system. All arkivverdig post skal registreres i journalen. Det gjelder også konfidensielle brev, som merkes U.O, samt arkivverdige brev som lærere sender til foreldre til elevene. Offentlig journal lages ved behov, men det er postjournalen som skal bindes inn på godkjent måte før bortsetting og bevares for alltid. Saksarkivet inneholder saker som er behandlet ved skolen, og er ordnet etter arkivnøkkelen som er i bruk i kommunen (K-koder). Saksarkivet er innrettet slik at dokumentene i en sak skal legges i en egen saksmappe, som får påført arkivnummer og sakstittel. Saksmappene skal stilles opp etter arkivnøkkelen. Egenproduserte rundskriv er en arkivserie som IKAVA anbefaler å opprette. I denne serien arkiveres egne rundskriv med dokumentasjonsverdi som sendes elever, foresatte m.fl. fysisk adskilt fra resten av saksarkivet, sortert kronologisk. Hvis skolen ikke oppretter en serie som inneholder alle egne arkivverdige rundskriv, må disse arkiveres i saksarkivet. Fordelen med en egen serie er bedre oversikt over rundskrivene og en mindre arbeidskrevende jobb når disse skal kassasjonsbehandles. Elevarkiv/spesialarkiv inneholder saksdokumenter som er ordnet etter andre systemer enn arkivnøkkelen, f.eks. fødselsdato eller alfabetet. Spesialarkiver som inneholder personsensitive opplysninger er underlagt bestemmelsene i Personopplysningsloven. Ved en skole kommer alle elevarkivene inn under denne kategorien. Når det gjelder personalarkivet, skal normalt alle originale dokumenter med følger for ansettelses-, lønns- og pensjonsforhold arkiveres i det sentrale personalarkivet i kommunen eller hos skoleetaten. Andre dokumenter som gjelder den daglige forvaltningen, kan man ha i et personalarkiv på skolen. Personalarkiv. Skoler i DENNE kommune har selvstendig arkivansvar for personaldokumentasjonen og skal selv beholde originale dokumenter med følger for ansettelses-, lønns- og pensjonsforhold. Dokumentene arkiveres i en egen arkivserie ordnet alfabetisk eller etter fødselsdato. En mer detaljert arkivoversikt er tatt med bakerst i denne rettledningen. 71 of 216

72 ELEVARKIV Elevarkivene kan inneholde opplysninger om nåværende og tidligere elever ved skolen, i tillegg til opplysninger om foreldre eller foresatte. Hovedkravet er at personopplysningene er relevante for at skolene skal kunne utføre sine oppgaver i henhold til opplæringsloven. FRITAK FRA BÅDE MELDE- OG KONSESJONSPLIKT Tidligere måtte skolene ha konsesjon fra Datatilsynet for å kunne opprette ulike typer elevregistre. Fra og med Personopplysningslovens ikrafttredelse er det nå hverken konsesjons- eller meldeplikt for de behandlinger av personopplysninger som skolene utfører med hjemmel i opplæringsloven. Det forutsetter imidlertid mellom annet tilstrekkelig sikkerhet og internkontroll ved behnalding av personopplysningene. Det betyr at de gamle konsesjonsreglene ikke gjelder, og at skolene selv må vurdere ut fra den nye loven hvordan de skal forholde seg til ulike spørsmål knyttet til opplysninger om elever og foresatte. Etter IKAVAs vurdering vil det imidlertid ikke kreve store endringer i forhold til de krav og retningslinjer som ble gitt i de gamle konsesjonsreglene.[1] De gamle reglene ble utarbeidet med de samme grunnkrav som den nye loven setter: Opplysningene skal være relevante og saklig grunngitte, tilstrekkelige og kun benyttes til de angitte formålene som opplæringsloven gir. På denne bakgrunn har IKAVA lagt Datatilsynets "Konsesjon for grunnskolen m.m." til grunn i utarbeidelsen av rutiner for skolens behandling av personopplysninger, som følger nedenfor. Elektroniske elevregistre eller manuelle elevkort kan inneholde elevens navn, fødselsdato, adresse, klasse/klassestyrer og f.eks. opplysninger om skoleskyss, samt navn, fødselsdato, adresse, telefon og arbeidsgiver til foresatte. Hvis det registreres opplysninger som er regnet som sensitive etter personopplysningslovens 2 (f.eks. etnisk bakgrunn, religiøs tilknytning og helsemessige forhold) i et elektronisk elevregister, må kravene i personopplysningslovens 13 (om informasjonssikkerhet) og 14 (om internkontroll) etterfølges. De elektroniske elevregistrene kan ikke, med mindre de tilfredsstiller forskriftene til arkivloven, brukes som eneste lagringsmåte av arkivverdig dokumentasjon, om f.eks. elevvurderinger, karakterer, disiplinære forhold og referat fra foreldremøter. Klasselister som skal utleveres til elever og foresatte kan inneholde elevenes navn, adresse, fødselsdato og telefonnummer, men skal bare omfatte den aktuelle klassen. Klasselister som skal utleveres til klassestyrer, skolestyre, skolelege, skoletannlege og klassekontakt kan inneholde elevenes navn, adresse, fødselsdato, telefon, og navn, adresse og arbeidsadresse til foresatte, samt opplysninger om klasse og navn på klassestyrer. Karakterprotokoller kan inneholde navn, adresse, fødselsnummer, terminmeldinger og terminkarakterer. Vitnemålsprotokoller kan inneholde navn, adresse, fødselsnummer og karakterer. Klassedagbøker kan inneholde registrering av fravær o.l. Elevmappene kan inneholde navn, adresse, fødselsnummer, opplysninger om foresatte, vurderinger og referater fra foreldremøter. Når det er nødvendig og relevant, kan mappene også inneholde opplysninger om livssyn, etnisk eller språklig bakgrunn, misbruk av rusmidler i skoletiden, sykdom og helseforhold, disiplinære forhold i skoletiden, spesialpedagogiske tiltak, IOP o.l. I tillegg kan elevmappen inneholde innkommet og kopi av utgående korrespondanse. 72 of 216

73 For at all dokumentasjon om hjelp til elever skal bli sikret og tatt godt vare på, skal det ikke opprettes flere mapper på den samme eleven. Dersom en skole har sosiallærer, spesiallærer og/eller rådgiver, kan det i samme mappe benyttes omslag av f.eks. ulik farge for å skille de ulike lærernes dokumenter fra hverandre, slik at en hindrer urettmessig innsyn. ANDRE BEHANDLINGER SOM ER FRITATT FOR MELDEPLIKT Dette gjelder f.eks. personalarkivet ved skolen[2]og nødvendig behandling av personopplysninger i skolefrititidsordningen (SFO). Selv om disse behandlingene er unntatt meldeplikt, gjelder like fullt reglene i Personopplysningsloven i håndteringen av opplysningene som fremkommer her. [1] Denne antagelsen styrkes ved at Datatilsynet på sine internettsider i januar 2003, henviser til regler om elevopplysninger som er identiske med de som ble gitt i den gamle konsesjonen for grunnskolene. [2] Såfremt kravene i personopplysningsforskriftens 7-16 følges. 73 of 216

74 INTERNT UTLÅN AV ELEVMAPPER OG SAKSMAPPER Ingen elevmapper eller saksmapper skal fjernes fra arkivet uten at utlånet blir registrert. Ved utlån skal en fylle ut et lånekort som blir plassert på mappens plass i arkivet. Lånekortet skal vise hvilken mappe som er utlånt, hvem det er som har mappen, og dato for utlånet. Lånekortet skal stå på mappens plass i arkivet til mappen blir levert tilbake. Utlån kan alternativt registreres i en elektronisk journal. 74 of 216

75 Utlevering og overføring av elevopplysninger Utlevering av elevopplysninger kan skje når eleven eller foresatte har gitt skriftlig samtykke til dette. Utlevering kan også skje når den lovbestemte taushetsplikten ikke er til hinder for det og mottakeren med hjemmel i lov eller forskrift kan kreve opplysningene utlevert. Man skal generelt være forsiktig med utlevering og overføring av sensitive personopplysninger. Slik informasjon skal ikke sendes via telefaks. Skal den sendes via e-post, må det brukes godkjente krypteringsmetoder. NÅR EN ELEV FLYTTER TIL EN ANNEN KOMMUNE Når en elev flytter til en annen kommune, skal bare opplysninger som er nødvendige for elevens videre skolegang overføres. Eleven eller de foresatte skal orienteres om dette og få anledning til å uttale seg før dette skjer. Med samtykke fra eleven eller foresatte kan andre sensitive opplysninger overføres. Opplysninger om disiplinære forhold skal ikke i noe tilfelle overføres til den nye skolen, dersom ikke disiplinære forhold er en årsak til flyttingen. Skolen skal kun sende fra seg kopier av dokumentene. Skolen skal ta vare på originaldokumentene i elevmappene slik at man i framtiden kan dokumentere hvilket tilbud som er gitt til den enkelte elev. OVERGANG TIL UNGDOMSSKOLE Ved overgang fra barneskole til ungdomsskole skal elevmappen følge eleven. Opplysninger om disiplinære forhold skal ikke overføres til ungdomsskolen. Elevmappene som barneskolen sitter igjen med skal avleveres til IKAVA 5-10 år etter eleven gikk ut barneskolen og begynte på ungdomsskolen. Ved de kombinerte barne- og/ungdomsskolene, er det også nødvendig med en opprydding i mappene når elevene begynner på ungdomstrinnet, slik at de har mulighet til å starte med "blanke ark" akkurat som de andre elevene. UTLEVERING AV INFORMASJON TIL FOLKEVALGTE ORGANER Elevsaker framlagt for folkevalgte organer skal normalt legges fram i anonymisert form, dvs. uten navn, fødselsdato eller andre referanser som kan identifisere eleven. 75 of 216

76 Innsynsretten Både elever og foresatte har rett til innsyn i hva skolen har registrert om dem og hvordan personopplysningene er sikret. Dette er hjemlet i personopplysningslovens 18. Forvaltningslovens 18 hjemler at interne dokumenter kan unntas innsyn, men elever og foresatte har likevel krav på å gjøre seg kjent med de faktaopplysningene som legges til grunn i disse dokumentene. MATERIALE VED SKOLEN Alle elever og foresatte har innsynsrett fra 1. klasse. Når en elev har fylt 16 år, kan det i spesielle tilfeller bestemmes at innsynsretten skal være eksklusiv for den registrerte selv. Det vil si at eleven skal kunne få se hva som er registrert om seg selv, uten at de foresatte har tilgang til opplysningene. Den behandlingsansvarlig avgjør dette. I forbindelse med en av de konferanser som holdes mellom foreldre/foresatte og lærer i løpet av skoleåret, skal foresatte/elev informeres om innsynsretten og få anledning til å gå gjennom innholdet i elevmappen. Elever/foresatte skal før overflytting av eleven til ny skole informeres om innsynsretten og få anledning til å gå gjennom innholdet i elevmappen. Elever/foresatte skal før overflytting av eleven til ny skole, gjøres kjent med hvilke opplysninger som er tenkt oversendt til denne og ha anledning til å uttale seg før dette skjer. Skolen plikter å sørge for at den som blir gitt innsyn identifiserer seg på en tiltrekkelig sikker måte. For å sikre at elevopplysninger ikke utleveres til andre enn dem som har innsynsrett, skal skolen alltid kreve en skriftlig og underskrevet begjæring fra den som krever innsyn. MATERIALE SOM ER AVLEVERT TIL IKAVA For materiale som er avlevert til Interkommunalt arkiv i Vest-Agder, gjelder de samme innsynsreglene. Personer som ønsker innsyn i avleverte personregistre skal ikke henvende seg direkte til IKAVA, men rette en skriftlig forespørsel til den avleverende skole eller skoleetat. Den avleverende skolen/skoleetaten står ansvarlig for behandling av innsynssøknadene, kontakt med IKAVA for evt. oversendelse av dokumenter og for evt. kopiering av dokumenter/utdeling av opplysninger til dem som krever innsyn. Dersom den enkelte skole/skoleetat ønsker tilbakelån av elevmapper, skal dette skje i samsvar med Personopplysningslovens 11 c), hvor det står at personopplysningene ikke må brukes senere til formål som er uforenlig med det opprinnelige formålet med innsamlingen, uten at den registrerte samtykker. Historiske, statistiske og vitenskaplige formål anses ikke som uforenlig med de opprinnelige formål, dersom samfunnets interesser klart overstiger ulempene det kan medføre for individet (jf. 11). 76 of 216

77 Periodisering, kassasjon og avlevering av arkiv Offentlige organer har arkivplikt, og arkivene skal være ordnet og innrettet slik at de er tilgjengelige som kilder for innsyn og forskning i samtid og ettertid. Kassasjon av arkivdokumenter kan bare skje i samsvar med regler som er godkjent av Riksarkivaren eller den han har gitt fullmakt. Arkivmateriale som går ut av bruk skal som hovedregel etter en viss tid overføres til et felles fjernarkiv i kommunen. Tidspunktet for dette kan den depotansvarlige i hver enkelt kommune gi opplysninger om. Sensitive elevarkiv skal avleveres til IKAVA 5-10 år etter eleven har gått ut av skolen. 77 of 216

78 PERIODISERING Arkivordningen i kommunen bygger på fireårige arkivperioder. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådt i funksjon. Ved overgang til ny arkivperiode skal arkivet deles. Den praktiske gjennomføringen av delingen bør skje senest ett år etter at en arkivperiode er avsluttet, og skal gjøres på følgende måte: 1. Møtebøker: Dersom møtebøkene blir ført i løsbladsystem, skal referatene fra den avsluttede perioden bindes inn på forsvarlig måte før den overføres til bortsettingsarkivet. Når man fører møtebok i en håndskrevet protokoll, skal denne overføres til bortsettingsarkivet når den er fullskrevet. Det må aldri limes eller tapes inn referater i protokoller. 2. Kopibøker: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn på en forsvarlig måte før de overføres til bortsettingsarkivet. 3. Postjournalen: Når man fører postjournal i en håndskrevet protokoll, skal denne overføres til bortsettingsarkivet når den er fullskrevet. Hvis man fører postjournal i løsbladsystem, skal disse bindes inn på forsvarlig måte før den overføres til bortsettingsarkivet. Dersom skolen er tilknyttet et elektronisk sak-/arkivsystem, skal skolen ta kontakt med arkivlederen i kommunen for å få gjennomført periodiseringen i postjournalen. 4. Saksarkivet: De avsluttede sakene fra siste arkivperiode skal skilles ut, pakkes i arkivbokser og overføres til bortsettingsarkivet. Hvis det er i hyppig bruk, kan bortsettingsmaterialet plasseres i et arkivskap i et kontorlokale. 5. Elevarkiv/spesialarkiv: I ungdomsskolen skilles mappene på elevkullet som har sluttet ut etter hvert skoleår og overføres til bortsettingsarkivet. Ved barneskolen er hovedregelen at mappen skal følge eleven over til ungdomsskolen. Imidlertid skal opplysninger om disiplinære forhold ikke overføres. Periodiseringen fører til at arkivet blir delt i tre: Dagligarkivet, som inneholder arkivdokumenter som har vært i bruk i inneværende arkivperiode. Bortsettingsarkivet, som inneholder arkivdokumenter som har vært i bruk i tidligere arkivperioder, men som ikke er avlevert til fjernarkivet. Fjernarkivet er siste stoppested for arkivdokumentene og felles for hele kommunen. Hver enkelt kommune fastsetter egne regler for når arkivmaterialet skal avleveres fra bortsettingsarkivet. Normalt er dette etter år. 78 of 216

79 KASSASJON Materiale som skal avleveres til fjernarkiv og IKAVA, skal være arkivbegrenset, kassasjonsbehandlet, ordnet og listeført. Arkivbegrensning betyr å plukke ut arkivuverdig materiale fra saksmappene som ikke er journalført. Med kassasjon forstår vi at materiale som er journalført og arkivert blir fjernet fra arkivet og makulert. Når arkivsaker kan makuleres, er det fordi vi ikke har bruk for informasjonen, hverken til administrative, rettslige eller historiske formål. I det avleverte materialet skal dessuten binders, stifter, plastomslag og annet overflødig materiale være fjernet. Kassasjon kan bare gjennomføres etter regler som er godkjent av Riksarkivaren. I løpet av den tiden denne rettledningen er gjeldende, vil trolig nye kassasjonsregler tas i bruk. I påvente av disse reglene skal det ikke foretas kassasjon i elevmappene. Hvis det er aktuelt å gjennomføre kassasjon i saksarkivet, bør man ta kontakt med arkivleder i kommunen for å få veiledning om hvilke regler man skal bruke. 79 of 216

80 AVLEVERING TIL FJERNARKIV I KOMMUNEN Tidspunktet for avlevering til fjernarkiv skjer etter reglene som den enkelte kommune fastsetter. Arkivansvarlig ved skolen må derfor ta kontakt med depotansvarlig i kommunen for å få klarlagt dette. Møtebøker, kopibøker, postjournal og saksarkiv skal avleveres til fjernarkivet. Hver enkelt kommune må selv bestemme om og når vitnemålsprotokoller (eksamensprotokoller) og klasselister skal avleveres til kommunens fjernarkiv. Dessuten skal også karakterprotokoller, skoleprotokoller og klassedagbøker avleveres hit. Det avleverte materialet skal være arkivbegrenset, kassasjonsbehandlet, ordnet og listeført. KLARGJØRING FØR AVLEVERING Møtebøker, kopibøker, postjournaler og vitnemålsprotokoller skal avleveres slik det er. Skolen skal ikke lime etiketter på protokollene. Skolens navn, hva slags protokoll det er og ytterår skal stå på protokollens tittelark. Saksarkiv som blir avlevert til fjernarkivet skal være arkivbegrenset og kassasjonsbehandlet etter gjeldende kassasjonsregler. Arkivansvarlig ved skolen bør ta kontakt med arkivleder i kommunen for å få avklart hvilke regler som skal følges. Saksarkiv skal legges i arkivbokser i arkivnummerorden. Hver arkivboks skal merkes med kommunens navn, navnet til skolen, saksarkiv, ytterårene for arkivtilfanget og fra/til-oversikt over arkivnummer som boksen inneholder. Løpenummer til boksen merkes med blyant. Det skal følge med lister over det avleverte materialet. Listene skal inneholde oversikt over alle elevmappene med fødselsdato og nummer på boksen mappen ligger i. For eksempel på lister og etiketter, se under Personregistre på nettsiden til IKAVA. 80 of 216

81 AVLEVERING TIL IKAVA Elevmappene skal avleveres til IKAVA. Dette er materiale som skolen ikke kan oppbevare lengre enn nødvendig (jf. personopplysningslovens 28), og som skal avleveres til godkjent arkivdepot (jf. arkivloven). Hovedregelen er at materialet skal avleveres 5-10 år etter at eleven har gått ut av skolen. Det avleverte materialet skal være ordnet og listeført. KLARGJØRING AV MATERIALET Elevmapper som blir avlevert til Interkommunalt arkiv i Vest-Agder skal ikke kassasjonsbehandles, bare arkivbegrenses. Dessuten skal binders, stifter, plastomslag og annet overflødig materiale fjernes. Elevmapper skal legges i arkivbokser i alfabetisk orden, eventuelt etter fødselsdato hvis det er brukt. Hver arkivboks skal merkes med navnet på kommunen, navnet på skolen, elevarkiv, ytterårene for arkivtilfanget, fra/til-oversikt over forbokstavene til etternavnene på elevmappene og løpenummer til boksen. Det skal også følge med lister over det avleverte materialet. Listene skal inneholde oversikt over alle elevmappene med fødselsdato og nummer på boksen mappen ligger i. For eksempel på lister og etiketter, se under Personregistre på nettsidene til IKAVA. 81 of 216

82 Arkivoversikt Her vises hvilke standard arkivserier som finnes i grunnskolen. Arkivoversikt for den enkelte skole finner du på arkivplanens generelle oversikt: Arkivserier 82 of 216

83 MØTEBØKER ARKIVSERIE: Møtebok for Samarbeidsutvalget (SU) INNHOLD:Originale referater fra møtene ORDNING:Kronologisk PERIODE: 4 år LAGRING:Ringperm, protokoll, o.l. Bindes inn før bortsetting. OVERFØRING: Når kommunens avleveringsregler tilsier det, overføres møteboka til felles fjernarkiv i kommunen. KASSASJON: MERKNAD: ARKIVSERIE: Møtebok for Foreldrerådet (FAU) INNHOLD:Originale referater fra møtene ORDNING:Kronologisk PERIODE: 4 år LAGRING:Ringperm, protokoll, o.l. Bindes inn før bortsetting. OVERFØRING: Når kommunens avleveringsregler tilsier det, overføres møteboka til felles fjernarkiv i kommunen. KASSASJON: MERKNAD: ARKIVSERIE: Møtebok for Elevrådet INNHOLD:Originale referater fra møtene ORDNING:Kronologisk PERIODE: 4 år LAGRING:Ringperm, protokoll, o.l. Bindes inn før bortsetting. OVERFØRING: Når kommunens avleveringsregler tilsier det, overføres møteboka til felles fjernarkiv i kommunen. KASSASJON: MERKNAD: 83 of 216

84 KOPIBOK ARKIVSERIE: Kopibok INNHOLD:Kopier av utsendte brev ORDNING:Kronologisk PERIODE: 1 år LAGRING:Ringperm. Bindes inn før bortsetting. OVERFØRING: Når kommunens avleveringsregler tilsier det, overføres kopiboka til felles fjernarkiv i kommunen. KASSASJON: MERKNAD: Har skolen mye brevveksling om enkeltelever, kan de ha to kopibøker: en kopibok for offentlige saker og en for konfidensielle saker/elevsaker. 84 of 216

85 JOURNALER ALT. 1: MANUELL POSTJOURNAL ARKIVSERIE: Postjournal INNHOLD:Registrering av inn- og utgående korrespondanse ORDNING:Journalnummer PERIODE: Protokoll skrives helt ut, ved løsbladsystem: 4 års-periode. LAGRING:Protokoll, eller løsbladsystem i ringperm som bindes inn før bortsetting. OVERFØRING: Når kommunens avleveringsregler tilsier det, overføres postjournalen til felles fjernarkiv i kommunen. KASSASJON: MERKNAD: Konfidensielle brev skal merkes U.O. ALT. 2: ELEKTRONISK POSTJOURNAL (SAK-/ARKIVSYSTEM) ARKIVSERIE: Elektronisk-journal (NOARK-godkjent) INNHOLD:Registrering av all inn- og utgående korrespondanse ORDNING:Saksnummer og dokumentnummer PERIODE: 4 år LAGRING: Elektronisk-lagring + daglige utskrifter av journalen (ikke Noark-4systemer), som bindes inn før bortsetting. FJERNARKIV: Når kommunens avleveringsregler tilsier det, overføres den innbundne journalen til felles fjernarkiv i kommunen. En elektronisk kopi av basen for en avsluttet periode skal overføres til fjernarkivet når periodiseringsprosessen er ferdig. KASSASJON: MERKNAD: Systemet vil ofte være en del av kommunens felles sak-/arkivsystem. Rutiner for drift og bevaring vil dermed være felles for hele kommunen og styrt av arkivleder/it-ansvarlig, som kan gi nærmere rettledning og instrukser. 85 of 216

86 SAKSARKIV ARKIVSERIE: Saksarkiv INNHOLD:Saker som er startet av skolen og egne uttalelser o.l. i saker som er initiert av andre ORDNING:Arkivnøkkel (K-koder) PERIODE: 4 år (følger valgperioden i kommunen) LAGRING:Mappe for hver sak i arkivskap OVERFØRING: Når kommunens avleveringsregler tilsier det, overføres materialet til felles fjernarkiv i kommunen. KASSASJON: Etter forskrift om kassasjon MERKNAD: ARKIVSERIE: Egenproduserte rundskriv INNHOLD:Arkivverdige rundskriv som skolen selv har laget og sendt til elever, foresatte m.fl. ORDNING:Kronologisk PERIODE: 4 år (følger valgperioden i kommunen) LAGRING:I arkivskap OVERFØRING: Når kommunens avleveringsregler tilsier det, overføres materialet til felles fjernarkiv i kommunen. KASSASJON: Saker av prinsipiell art bevares. Rutinemessige enkeltsaker kan kasseres etter 10 år. MERKNAD: Frivillig serie. NB: Hvis ikke den brukes, må egne arkivverdige rundskriv legges i det ordinære saksarkivet. 86 of 216

87 ELEVARKIV ARKIVSERIE: Elevkort eller elektronisk elevregister INNHOLD:Navn, adresse, fødselsdato, foresatte ORDNING:Alfabetisk PERIODE: Kontinuerlig LAGRING:Kort for hver elev OVERFØRING: KASSASJON: 10 år MERKNAD: Fra det elektroniske elevregisteret skal det tas årlige utskrifter (klasselister) på godkjent papir. Disse utskriftene skal bevares. ARKIVSERIE: Elevmapper INNHOLD:Navn, adresse, fødselsnummer, opplysninger om foresatte, vurderinger, opplysninger om livssyn, etnisk eller språklig bakgrunn, misbruk av rusmidler i skoletiden, sykdom og helseforhold, disiplinære forhold i skoletiden, spesialpedagogiske tiltak o.l. ORDNING:Klasse/alfabetisk, evt. fødselsdato PERIODE: Kontinuerlig LAGRING:Mappe for hver elev OVERFØRING: 10 år etter eleven har sluttet på grunnskolen overføres mappen til IKAVA. Ved flytting til annen skole skal bare opplysninger som er nødvendige for elevens videre skolegang overføres. Med samtykke fra eleven eller foresatte kan andre sensitive opplysninger overføres. Ved overgang fra barneskole til ungdomsskole er hovedregelen at elevmappen skal følge eleven. Opplysninger om disiplinære forhold skal ikke i noe tilfelle overføres til ny skole, dersom ikke disiplinære forhold er en årsak til flyttingen. KASSASJON: Ingen kassasjon, bare arkivbegrensning MERKNAD: Meldepliktig personregister ARKIVSERIE: Klasselister INNHOLD:Navn, adresse, fødselsnummer, foresatte ORDNING:Klasse, alfabetisk PERIODE: 1 år LAGRING: Ringperm OVERFØRING: Når og hvis kommunens avleveringsregler tilsier det, overføres protokollene til felles fjernarkiv i kommunen. Disse har skolene selv lov til å oppbevare. KASSASJON: MERKNAD: Klasselistene kan legges i saksarkiv etter arkivnummer. ARKIVSERIE: Karakterprotokoller INNHOLD:Navn, adresse, fødselsnummer, terminkarakterer ORDNING:Klasse, alfabetisk PERIODE: Kontinuerlig LAGRING:Protokoller OVERFØRING: Når kommunens avleveringsregler tilsier det, overføres protokollene til felles fjernarkiv i kommunen. KASSASJON: MERKNAD: 87 of 216

88 ARKIVSERIE: Vitnemålsprotokoller (Eksamensprotokoller) INNHOLD:Navn, adresse, fødselsnummer, karakterer ORDNING:Klasse, alfabetisk PERIODE: Kontinuerlig LAGRING:Protokoller OVERFØRING: Når og hvis kommunens avleveringsregler tilsier det, overføres protokollene til felles fjernarkiv i kommunen. Disse har skolene selv lov til å oppbevare. KASSASJON: MERKNAD: ARKIVSERIE: Klassedagbøker INNHOLD:Registrering av fravær o.l. ORDNING:Klasse, alfabetisk PERIODE: 1 år LAGRING:Protokoller OVERFØRING: Når kommunens avleveringsregler tilsier det, overføres protokollene til felles fjernarkiv i kommunen. KASSASJON: MERKNAD: 88 of 216

89 PERSONALARKIV (En av disse beholdes:) ARKIVSERIE: Personalarkiv INNHOLD:Saker som gjelder den daglige personalforvaltningen av ansatte på skolen. Eventuelt kopier av originale dokumenter med varig virkning for ansettelses- og lønnsforhold. ORDNING:Alfabetisk/fødselsdato PERIODE: Kontinuerlig LAGRING: Mappe for hver ansatt OVERFØRING: KASSASJON: 1 år etter sluttdato MERKNAD: Originale dokumenter med varig virkning for ansettelses- og lønnsforhold skal overføres til personalarkivet sentralt i kommunen eller skoleetaten. ARKIVSERIE: Personalarkiv INNHOLD:Originale dokumenter med varig virkning for ansettelses- og lønnsforhold. ORDNING:Alfabetisk/fødselsdato PERIODE: Kontinuerlig LAGRING: Mappe for hver ansatt OVERFØRING: KASSASJON: MERKNAD: 89 of 216

90 Etiketter og avleveringslister Eksempler på etiketter og avleveringslister som kan brukes, finner du under Personregistre på nettsiden til IKAVA. 90 of 216

91 NAV - arkivrutiner 91 of 216

92 Journalføring og administrative saker Ved poståpning skal alle saksdokumenter stemples med mottatt dato. Dokumenter i fagsaker skal registreres i det aktuelle fagsystemet før de går til saksbehandling. Administrative saker som angår de statlige tjenestene sendes til fylkesleddet for journalføring og arkivering, om den ikke allerede er journalført der. Lokalkontoret beholder en arbeidskopi så lenge det er behov for det. Administrative saker som angår sosialtjenesten journalføres hos kommunen. Administrative saker som angår hele NAV-kontoret journalføres hos den part som i følge avtalen har ansvar for sakens innhold. I tvilstilfeller velger man hvor det skal journalføres. Hvis saken må dokumenteres hos begge parter, må den også journalføres hos begge. Når NAV-kontoret skal sende et saksdokument i en administrativ sak, må saksnummer skaffes fra det leddet (fylke/kommune) som skal journalføre og arkivere saken. Kopi av dokumentet sendes journalførende ledd for arkivering. Fylket sender postlister til NAV-kontoret når det er journalført post til kontoret. Klagesaker: Klage på vedtak skal behandles i fagsystemet, og legges på saksmappa. Klage på saksbehandler og saksbehandling er en administrativ sak. Denne skal sendes fylket eller kommunen for journalføring, avhengig av hvor saksbehandleren er ansatt. Personalsaker (stat): Søknader på stilling går via NAV Økonomitjeneste Steinkjer, og NAV-kontoret får søknadene oversendt for behandling lokalt. Søknadene til de som ikke blir tilsatt skal oppbevares ett år, deretter kasseres. (Jf. Sivilombudsmannens klagefrist.) Søknader til lederstillinger bevares. Søknadene skal oppbevares der hvor tilsettingsmyndigheten er plassert. Søknadspapirene til den som blir tilsatt starter personalmappa til den ansatte. Personalmappene oppbevares der hvor personalansvaret ligger. Om det er fylket som forestår mesteparten av saksbehandlingen knyttet til personalmappene kan fylket selv avgjøre at personalmappene skal oppbevares der. Det enkelte kontor kan da oppbevare arbeidskopier. Hvis personalmappene oppbevares på NAV-kontoret, skal de ligge i aktivt personalarkiv til og med året etter stillingsopphør. Den skal deretter sendes til fylket for oppbevaring frem til avlevering. Personalsaker (kommune): NAV-kontoret må følge kommunens rutine for journalføring og arkivering av personalsaker. Det må avtales med kommunen om personalmappene skal ligge på NAV-kontoret eller hos kommunen. For etatens administrative arkiver har NAV Drift og utvikling, Seksjon for arkiv og dokumentasjon, utøvende fagansvar. 92 of 216

93 Den enkelte kommune har det fulle ansvar for arkiver som gjelder sosialtjenesten. NAV Fylkeskontorene lager arkivplan som gjelder for egen og alle underliggende enheter. Ansvaret for arkivholdet ved NAV-kontoret ligger hos lederen. Det daglige ansvaret kan delegeres. Dette ansvaret innebærer: Sørge for at det finnes en oversikt for enhetens arkivmateriale, både i aktivt arkiv og i bortsettingsarkiv. Denne skal vise hvilke arkivserier som finnes ved kontoret, f.eks. fagsaker, administrative arkiv, rapporter, journaler, kopibøker, personalsaker, regnskapsmateriale, etc. Oversikten skal også vise hvor seriene er plassert fysisk. Kopi av denne skal sendes fylkesleddet og gå inn som en del av fylkets arkivplan. Utarbeide skriftlige lokale arkivrutiner, se rutinemal under relatert innhold. Arbeidet kan påbegynnes med utgangspunkt i føringene i dette dokumentet. Ytterligere og mer detaljerte føringer vil komme i et senere skriv. Rutinene skal fortløpende holdes oppdatert. Leder ved NAV-kontoret har ansvar for at saksbehandlerne har nødvendig kunnskap om etatens felles og lokale arkivrutiner. 93 of 216

94 Oppstilling av arkivet og daglige rutiner Statlige brukermapper skal stilles opp etter fødselsnummer, sortert først på dag i måneden, deretter måned, og så etter år og evt. personnummer. (Dvs , , , osv, etterfulgt av , , , osv., med sortering på årstall innenfor hver dato.) Det er juridisk åpning for at det nye NAV-kontoret har ett felles arkiv, med personmapper som inneholder alle saker (arbeids- og velferdsforvaltningsloven 16). Det skal allikevel være et klart skille mellom arkivmateriale fra statlige og kommunale saker. Det må merkes tydelig hva som er kommunalt og hva som er statlig. Dette kan bl.a. gjøres på følgende måter: Det kommunale og det statlige kan stilles på fysisk atskilte plasser i arkivet, som egne serier. Materialet kan samles i felles personmapper, men med klart atskilte mapper for hhv. statlig og kommunalt materiale. Vær obs på at enkelte sakstyper (blant annet flyktninge- og barnevernssaker hvis disse inngår i NAV-kontoret) skal holdes atskilt. Utfyllende liste for slike sakstyper kommer senere. Ulike sakstyper har forskjellige kriterier for beregning av oppbevaringstid, enten fra avsluttet sak eller fra død. Det kan derfor være hensiktsmessig, både i forhold til kassasjon og i forhold til plassbesparelse i aktivt arkiv, å skille enkelte sakstyper ut i egne serier. Man kan, der det er hensiktsmessig, samle sakstyper som naturlig hører sammen i personmapper. Dette gjelder særlig saker med felles behov for opplysinger.. Bortsetting av saker bør foretas snarest mulig etter avsluttet sak/ved død. I bortsettingen er det mest hensiktsmessig å stille opp sakene på avslutnings-/dødsår, og innenfor avslutnings-/dødsåret etter personnummer, som beskrevet over. Videre er det fordelaktig å sortere sakstyper etter hvor lang oppbevaringstid det er på dem, og etter om de skal kasseres eller avleveres til arkivdepot, jf. bevarings- og kassasjonsbestemmelsene for NAV. Materiale som skal bevares avleveres etter år. Statlig arkivmateriale skal avleveres til statsarkivene, mens kommunen skal sørge for å oppbevare arkivene etter sosialtjenesten i henhold til gjeldende regelverk. Det er fylkesleddet som har ansvar for, i samarbeid med de respektive statsarkiver, å planlegge regelmessige avleveringer fra NAV-kontorene i sitt fylke. Når en bruker flytter skal samtlige aktive originale saker fra staten sendes til brukerens nye bostedskontor så snart flyttemelding mottas. Det er kontor i fraflyttingskommunen som har ansvar for at dette blir gjort snarest mulig etter samråd med tilflyttingskontoret. Kontoret i tilflyttingskommunen må vurdere om også avsluttede saker skal oversendes. Saker knyttet til sosialtjenesten sendes ikke. 94 of 216

95 Etablering av NAV-kontor Ved sammenslåing skal arkivene med avsluttede saker (ytelse opphørt) fra tidligere arbeidskontor/nav Arbeid, trygdekontor/nav Trygd og sosialkontor holdes atskilte. Utvalg fra disse skal avleveres senere, når materialet er år. Aktive saker (ytelsen løper) skal videreføres av NAV-kontoret, og arkiveres etter de nye oppstillingsprinsippene, se neste kapittel. 95 of 216

96 Forberedelser før oppretting av et NAV-kontor Før sammenslåing og etablering av NAV-kontor må enhetene rydde arkivene sine ved å arkivbegrense, kassere og søke å få avlevert. Dette er viktig å få gjennomført blant annet fordi det reduserer plassbehovet og letter gjenfinning. En må regne med en viss tilvekst til arkivmateriale de første årene, men tilveksten vil reduseres når stadig mer av saksbehandlingen blir elektronisk, og når mange sakstyper flyttes ut av NAV-kontoret til forvaltningsenheter. Mer informasjon om dette kan finnes i Deltaprosjektets rapport, Fremtidens prosesser for NAV, versjon 3.0, se relatert innhold. 96 of 216

97 Tilgang og sikkerhet - arkivrommet Dagligarkiv, dvs. der de aktive sakene står, trenger ikke oppbevares i spesialrom for arkiv. Materialet skal gis vern mot vann og fuktighet, brann og skadelig varme, skadelig påvirkning fra klima og miljø, samt skadeverk, innbrudd og ulovlig tilgang. Bortsettingsarkiv med avsluttede saker skal normalt plasseres i spesialrom for arkiv, med strengere krav til brann- og innbruddsikkerhet, mv. Krav til arkivlokaler finnes i arkivforskriften kapittel IV. Arkivverket har gitt ut en veiledning, se relatert innhold. Brukerne av NAVs tjenester (publikum) skal ikke ha tilgang til arkivene eller til områder hvor saksmapper/sakspapirer ligger fremme. Dette betyr: Områder hvor saksmapper oppbevares skal være avlåst fra områder hvor publikum har adgang uten oppsyn. Hvis saksbehandler tar imot brukere på sitt kontor, må saksmapper som ligger der mens de er til behandling oppbevares i et låsbart skap. Skriver som brukes av saksbehandler må ikke stå i område hvor publikum oppholder seg. Generelle sikkerhetskrav finnes i Felles sikkerhetsnormer for Arbeids- og velferdsforvaltningen av , se relatert innhold. 97 of 216

98 Arkivansvar For etatens administrative arkiver har NAV Drift og utvikling, Seksjon for arkiv og dokumentasjon, utøvende fagansvar. Den enkelte kommune har det fulle ansvar for arkiver som gjelder sosialtjenesten. NAV Fylkeskontorene lager arkivplan som gjelder for egen og alle underliggende enheter. Ansvaret for arkivholdet ved NAV-kontoret ligger hos lederen. Det daglige ansvaret kan delegeres. Dette ansvaret innebærer: Sørge for at det finnes en oversikt for enhetens arkivmateriale, både i aktivt arkiv og i bortsettingsarkiv. Denne skal vise hvilke arkivserier som finnes ved kontoret, f.eks. fagsaker, administrative arkiv, rapporter, journaler, kopibøker, personalsaker, regnskapsmateriale, etc. Oversikten skal også vise hvor seriene er plassert fysisk. Kopi av denne skal sendes fylkesleddet og gå inn som en del av fylkets arkivplan. Utarbeide skriftlige lokale arkivrutiner, se rutinemal under relatert innhold. Arbeidet kan påbegynnes med utgangspunkt i føringene i dette dokumentet. Ytterligere og mer detaljerte føringer vil komme i et senere skriv. Rutinene skal fortløpende holdes oppdatert. Leder ved NAV-kontoret har ansvar for at saksbehandlerne har nødvendig kunnskap om etatens felles og lokale arkivrutiner. For spørsmål om implementering av rutinene, kontakt Anne Lise Aune, NAV Finnmark. Øvrige kontaktpersoner: Prosjektleder Øivind Kruse, Riksarkivet og Prosjektkoordinator Anne Therese Wengshoel, NAV Drift og uvikling 98 of 216

99 Søgne og Songdalen PP-tjeneste 28 samarbeid som Søgne kommune er ansvarlig for arkivdriften. Formelt sett ble samarbeidsordningen startet Det administrative samarbeidet startet Søgne kommune har hele arkivansvaret, postbehandling, systemansvaret, sikkerheten og ansvar for avlevering til depot (IKAVA) både papir og elektronisk. Vertskommunen har personalansvaret. 99 of 216

100 Elevmapper PP-tjenesten Ansvaret for elevmappene ligger hos arkivleder i Søgne kommune. Det daglige behandlingen er derimot PP-tjenestens ansvar. De oppretter selv mapper, registerer inn og ut post og sørger for en trygg oppbevaring av dokumentene og sørger for en korrekt behandling i fagsystemet og forøvrig riktig dokumentbehandling. Ved vesentlige endringer i rutiner og ved spørsmål, skal arkivleder kontaktes. 100 of 216

101 Rutiner 101 of 216

102 Postbehandling Instruks for postbehandling følger forskriftene i arkivforskriften, , og gjelder for alle enheter i kommunen som tar i mot eller sender ut post. 102 of 216

103 Mottak av post - brevpost Arkivtjenesten henter post fra Posten Norge hver virkedag kl Intern post leveres til arkivtjenesten. Arkivtjenesten er ansvarlig for behandling av all post til kommuneadministrasjonen. Elektronisk post (e-post) og telefaks skal behandles som vanlig post. De skal derfor vurderes etter de samme kravene for journalføring som vanlig post. Hvis en e-post eller telefaks oppfyller kravene, skal den importeres til sak eller skannes og journalføres. Søgne kommune har et sentralt e-postmottak for post til organet. adressen er postmottak@sogne.kommune.no Personlig adressert post, dvs. når personnavn er nevnt før navnet til den kommunale enheten, skal leveres uåpnet til rette vedkommende, med mindre det er gjort en skriftlig avtale om noe annet. Medarbeidere som mottar personlig adressert post som viser seg å være til organet, skal straks levere denne til arkivtjenesten for registrering. Denne regelen er medieuavhengig og gjelder all brevpost, men også for e-post og telefaks. 103 of 216

104 Åpning, sortering og arkivbegrensning Posten åpnes av arkivtjenesten. Ved åpning av rekommandert post og verdipost skal det være to ansatte til stede. Etter at posten er åpnet, deles den i arkivuverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost). Som arkivuverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene som skisseres nedenfor til arkivverdig post. Dersom rundskriv fører til saksbehandling, skal det journalføres. Rundskriv/kurs fra Fylkesmannen i Vest-Agder, Fylkeskommunen og KS journalføres i egen saksmappe. Generell Informasjonspost er arkivuverdig materiale og skal derfor ikke legges i arkivet. Som arkivverdig post stilles følgende krav: det må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven 2 og 3, det må være gjenstand for saksbehandling, og det må ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til stempling og journalføring. Regninger, fakturaer, egenmeldinger, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring. 104 of 216

105 Fordeling Post til rådmannen fordeles i utgangspunktet til aktuell kommunalsjef. Arkivtjenesten fordeler øvirge saksdokumentene til saksbehandlerne. Arkivtjenesten registrerer fordelingen i postjournalen. 105 of 216

106 Backuprutiner for IKT 106 of 216

107 Backup-rutiner for IKT Det tas Backup av alle data og servere som er i drift hver natt. Backup går til datarom i annet kommunalt bygg. Kun IT-avdelingen har tilgang til dette. Backup skjer helautomatisk der IT-avdelingen får mail hver morgen om status på nattens backupjobber. Det foretas stikkprøver av rekonstruksjon. Dersom det oppstår problemer, må arkivtjenesten straks kontaktes. Arkivtjenestens ansvar: Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (1-2 dager), utsettes registreringen til systemet virker igjen. All makulering av saksdokumenter utsettes også, og dokumentene plasseres i spesialrom for arkiv, sortert kronologisk. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 2 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres fortsatt kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skannes inn når systemet er i drift igjen. 107 of 216

108 Journaler og journalføring 108 of 216

109 Registrering inngående post Elektronisk arkiv: Saksposten blir stemplet med journalstempel som inneholder opplysninger om kommunenavn og mottaksdato. Saksdokumentene skal skannes etter åpning og stempling. Saksdokumentene skal klasserest etter rett ordningsprinsipp. Arkivtjenesten journalfører saksdokumentene og knytter dem til eksisterende saker eller oppretter nye saker. Hvis journalposten består av flere dokumenter, må ett av dokumentene registreres som hoveddokument og de andre som vedlegg. Tilgangskode registreres sammen med evt. gradering av unntatt offentlighet, rett lovhjemmel og evt. sladding av journalinformasjon. Leder/saksbehandler er ansvarlig for å kontrollere alle offentlighetsvurderinger og eventuelt rette disse. Dokument stemples med "Skannet" og dato når det er journalført. Skannede dokument tas vare på i minimum 3 måneder før de makuleres. Anbud: Anbudene registreres i ephorte. Registrert saks- og dokumentnummer skrives utenpå konvolutten, som først åpnes ved ansvarlig instans ved fristens utløp. Anbudene oppbevares samlet i sentralarkivet inntil anbudsfristen er gått ut. Når anbudene er åpnet, skal de sammen med konvoluttene leveres tilbake til arkivtjenesten for komplett registrering og skanning. Kvittering leveres anbyder etter ønske. Ansvarlig instans sørger for at det skrives anbudsprotokoll. Anbudsprotokoll skrives i ephorte eller skannes inn i ephorte. Papirarkiv Klientpost/pasientpost til journalenheter med sensitive personregister (sosialavdeling, barnevernavdeling, helsestasjon, PPT, psykiatri og pleie- og omsorgsavdeling) skal føres i egne postjournaler tilknyttet fagsystemene, dersom disse tilfredsstiller kravene til obligatoriske journalopplysninger. Saksposten blir stemplet med journalstempel som inneholder opplysninger om arkivskaper, mottaksdato, arkivkode, saks- og dokumentnummer, saksbehandler/avdeling og evt. unntatt offentlig innsyn. Arkivtjenesten (v/merkantilt personale på den aktuelle avdeling) journalfører saksdokumentene og knytter dem til eksisterende saker eller oppretter nye saker. 109 of 216

110 Registrering av utgående brev Alle arkivverdige utgående brev skal journalføres, enten i sak-/arkivsystemet eller i fagsystem for personsensitive saker. Saksbehandler skal registrere utgående brev og samtidig avskrive eventuelt inngående brev som besvares. Saksbehandler har ansvaret for korrekt registrering av utgående brev, herunder alltid påse at interne/utgående dokumenter har status F (ferdigstilt/"marker dokumentet som ferdig" i ephorte) når de er avsendt. Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort. Dette gjøres snarest mulig etter at et brev er ferdigstilt for utsendelse eller at en inngående e-post er blitt registrert. Kvalitetssikringen går ut på at spesielt følgende kontrolleres: at journalposten er knyttet til riktig sak at eventuell avskrivning er utført at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t navn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført hvis saksbehandleren har opprettet en ny sak, må spesielt arkivkode og sakstittel kontrolleres, samt at det faktisk var nødvendig å opprette en ny sak Konfidensielle opplysninger skal aldri sendes med faks eller e-post. Arkivdeler på papir: Saksbehandleren skal før utsending kopiere utgående brev for arkivlegging i saksmappe i saks- eller spesialarkiv og i kopibok. 110 of 216

111 Registrering av interne dokumenter Organintern (Intern) sakspost skal journalføres når dokumentene inneholder informasjon som må regnes som vesentlige saksopplysninger. Registreringen gjøres kun av journalenheten som produserer dokumentet Saksbehandler skal journalføre interne notat, utredninger og framlegg til vedtak Arkivtjenesten skal kontrollere at interne saksdokumenter er korrekt jregistrert og journalføre dokumentet (endre status til J). 111 of 216

112 Kvalitetskontroll av registreringer Arkivtjenesten skal føre kontroll med at alle saksdokumenter er journalført og knyttet til rett sak i sak-/arkivsystemet. Sjekk også at el-fil finnes. Arkivtjenesten skal kontrollere at sak-/arkivsystemet blir brukt rett, slik at avsluttede saker og avskrevne dokument blir låst. (Status A = avsluttet). Arkivtjenesten har ansvaret for kvalitetssikring av arkivfunksjoner som er utført av saksbehandlere og ledere. 112 of 216

113 Obligatoriske journalopplysninger Alle postjournaler som er i bruk i kommunen skal inneholde obligatoriske journalopplysninger. Arkivforskriften fastsetter at føring av dokumenter i journalsystemet skal skje slik at det er mulig å identifisere dokumentet, så langt dette er mulig uten å røpe opplysninger undergitt taushetsplikt i lov eller medhold av lov, eller som kan unntas fra offentlig innsyn etter offentlighetsloven. Ved registrering av dokumenter i journalen skal følgende tas med: journalføringsdato, (kommer automatisk) saks- og dokumentnummer (kommer automatisk) avsender og/eller mottaker, opplysninger om sak, innhold eller emne, dokumentets dato, arkivkode (etter arkivnøkkelen), Dokumenter som tilhører samme sak, skal knyttes sammen i journalen med felles saksnummer eller annen henvisning. 113 of 216

114 Krav til journal og arkivsystem Kommunen bruker et felles elektronisk sak-/arkivsystem, ephorte til journalføring, administrativ og politisk saksbehandling i kommuneadministrasjonen. Pr er følgende arkiv fullelektroniske: Saksarkiv (K-kode), Gårds- og bruksarkiv Gnr/bnr arkiv, Overformynderiet, Personalarkivet, Elevarkiv, Det edb-baserte arkivsystemet som brukes i kommunen skal være godkjent av Riksarkivaren. Arkivleder skal i samarbeid med systemansvarlig sikre at systemet er installert på en slik måte at det tilfredsstiller kravene i NOARK-standarden, slik at opplysninger ikke kan gjøres tilgjengelige for uvedkommende og at systemet bare er tilgjengelig for autoriserte brukere. Dokumentasjonen av system og tilgangen til systemet skal bevares. Kommunen bruker også spesielle elektroniske fagsystemer til saksbehandling på visse fagområder, f.eks. innenfor helse- og sosialsektoren. Disse fagsystemene skal ha programvare for journalføring som tilfredsstiller kravene til journalinnhold. Saksdokumenter som blir behandlet eller produsert av disse systemene skal bevares på papir, jf. arkivforskriften 2-14, første ledd. Papirbaserte arkiver: Klientarkiv Sosial, klientarkiv PP-tjenesten, klientarkiv Helsestasjonen, klientarkiv pleie- og omsorg, klientarkiv psykisk helse og habilitering, kientarkiv Flyktninger, Jfr. Arkivforskriften Kvalitetssikring av elektronisk journal og arkivsystem. Søgne kommune viser til backup-rutiner for IKT, postbehandling, journal og journalføring, elektronisk arkivinstruks. 114 of 216

115 Saker. Registreringsregler Generelle regler I sakstittel Navn Dato Fornavn Mellomnavn, Etternavn (dag, måned,år) Gnr/bnr 24/14/10, seksjonsnr. 10 Ved flere bruksnr.: 24/14,1,2 Saker Sakstittel Saksperiode Arkivdel Klassering/ arkivkode Tekniske saker Byggesøknad Tilbygg hytte Eiken 77/14, tiltakshaver Ole Hansen Delingssak Fradeling av Eiken 77/14, søker Ole Hansen Reguleringsplan Reguleringsplan Eiken, evt. gnr/bnr, endring (evt.) Vann/avløp Utslipp av kloakk Eiken 77/14, Ole Hansen 1 sak pr. tiltak 1 sak pr. fradeling 1 sak pr. regulering 1 samlesak pr. år Renovasjon ol. Fritak for renovasjon/feiing 1 samlesak pr. år Personal Ansettelse Ansettelse fast/midlertidig (stillingsprosent) % stilling, tjenestested 1 sak pr. ansettelse Permisjon Navn, type permisjon 1 sak pr. permisjon gnr/bnr gnr/bnr gnr/bnr gnr/bnr reguleringsplan Etter kommunens reglement Saksarkiv Saksarkiv Personalarkiv Personalarkiv M M00 Fødselsnummer Fødselsnummer Tariffoppgjør Tariffoppgjør årstall 1 sak pr. år Personalarkiv Fødselsnummer Kommunalt stipend Skole Spesial-pedagogiske tiltak Barnehage Barnehageplass Spesial-pedagogiske tiltak SFO Kommunalt stipend, søkers navn Spesialpedagogiske tiltak, navn på elev, skoleår Barnahageplass årstall, ev. navn på barnehage Spesialpedagogiske tiltak, navn på barn, barnehageår 1 sak pr. søknad 1 sak pr. år pr. barn 1 samlesak pr. år 1 sak pr. år pr. barn SFO-plass SFO-plass skoleår, evt. sted 1 samlesak pr. år Kulturskole Kulturskole Kulturskole/musikkskoleplass, skoleår 1 samlesak pr. år Personalarkiv Elevarkiv Fødselsnummer Fødselsnummer Saksarkiv A11 &60 Barnearkiv Fødselsnummer Saksarkiv A22 &60 Saksarkiv A30 & of 216

116 Offentlig journal 116 of 216

117 Ansvar og produksjon Arkivtjensten som mottar dokument og saksbehandlere som produserer dokument avgjør hvilke saksdokument som skal bli unntatt fra offentlig innsyn. Unntakene blir registrert i sak-/arkivsystemet med lovhjemmel. Det produkseres daglig en offentlig journal i sak-/arkiv systemet. Denne produseres i PDF-format og legges på angitt lagringsområde internt. Det blir ikke laget offentlig journal for følgende journalførende enheter: Overformynderiet (arkivdel MYND) Opplæringsringen sør (arkivdel ORS) Postlisten publiseres i en egen søkbar løsning på internett. Dette gjøres daglig. Postlisten inneholder opplysninger i henhold til Forskrift om offentlig arkiv 2-7. Kommunens generelle saksarkiv og byggesaksarkiv publiseres i postlisten. Alle inngående, utgående og N-notat publiseres. Oppføringen i postlisten er tilgjenglig på internett i ett år. Postliste for elevarkiv, personalarkiv, PP-tjenesten og helse blir ikke publisert på internett. 117 of 216

118 Innsyn i journal Kommunen gir innsyn i postjournal etter reglene i offentlighetsloven 3 og 4 og 11. For det edb-baserte sak-/arkivsystem lages det daglig en offentlig journal som omfatter all korrespondanse til og fra kommuneadministrasjonen, med unntak av de opplysninger som er unntatt fra offentlig innsyn. Arkivtjenesten har kontrollrutiner for å sikre at ingen opplysninger underlagt taushetsplikt blir gjort tilgjengelige. Deler av den offentlige journalen legges ut på internett. Administrative enheter som ikke er omfattet av det edb-baserte sak-/arkivsystemet og som fører manuell journal, skal bruke nøytrale kjennetegn, utelatelser eller overstrykinger på den offentlige journalen. Fullstendig utstrykning av en oppføring, kan bare brukes dersom det er nødvendig for ikke å røpe opplysninger som er undergitt lovhjemlet taushetsplikt. Dersom man leverer ut kopi som er rettet på denne måten, skal dette ikke være den kopien som rettelsen er gjort på (slik at f.eks. korrekturlakk kan fjernes e.l.). Innsynsbegjæringer behandles så snart som mulig og innen 5 arbeidsdager. Arkivtjenesten kvalitetssikerer dokumenter som etterspørres slik at ingen opplysninger underlagt taushetsplikt blir utlevert. 118 of 216

119 Restanser og forfall 119 of 216

120 Forfallskontroll Hver onsdag produserer arkivtjenesten en liste med dokumenter med forfallsdato påfølgende uke, og gir melding til rette vedkommende. 120 of 216

121 Restansekontroll Arkivtjenesten skal fire ganger i året ta ut restanseliste over saker som ikke er ferdigbehandlet (jf. arkivforskriftens 3-7). Listene sendes den enkelte saksbehandler samt hennes nærmeste overordnede. Når saksbehandlere slutter i sin stilling skal det sikres at denne ikke har restanser eller pågående arbeidsdokument ved fratredelse. 121 of 216

122 122 of 216

123 Saksavslutning I ephorte har saksbehandler ansvaret for å endre sakens status til F når en sak er ferdigbehandlet og skal avsluttes. (Marker som ferdig). Arkivtjenesten kontrollerer at alle dokumenter i saken er i arkivformat, slik at saken kan avsluttes i ephorte. I fagsystemene og andre papirarkiv skal arkivmappene renses, og konsept, kladder, dubletter, arbeidsnotat o.l. skal fjernes fra mappen når en sak er ferdigbehandlet. Saksbehandler er ansvarlig for dette. Dersom arkivtjenesten mottar en mappe for arkivlegging som ikke er renset og arkivbegrenset, kan denne returneres til saksbehandleren. Når saksmappen er renset og arkivbegrenset, sendes den til arkivtjenesten for arkivlegging. Arkivtjenesten kontrollerer at alle saksdokumenter er på plass før saken blir arkivlagt. 123 of 216

124 Periodisering og avlevering Periodiseringen har som formål å skille ut alle avsluttede saker fra en arkivperiode, slik at disse kan overføres til bortsettingsarkiv. Periodiseringen omfatter de arkivdelene som det er naturlig å avgrense i tid. Derfor periodiseres følgende serier hvert 4. år: møtebøker, kopibøker, postjournal og saksarkiv. Arkivperioden samsvarer i hovedsak med den kommunale valgperioden. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådt i funksjon. Alle arkivskapere skal følge denne periodiseringen. I tillegg skal det periodiseres når viktige arkivorganisatoriske endringer tilsier det, f.eks. ved sentralisering av arkivtjenesten, overgang til elektronisk arkiv og skifte av arkivnøkkel. Objektordnede spesialarkiv, slik som personalarkiv, eiendomsarkiv og klientarkiv, er normalt ikke gjenstand for periodisering i de faste fireårsperiodene. Her må det utarbeides egne periodiseringsregler som kan skille ut objekter som ikke lenger er aktive og som kan settes bort. Se arkivoversikten for nærmere informasjon om periodiseringsbestemmelser til hver enkelt arkivserie. 124 of 216

125 Periodisering sak/arkivsystem Periodisering av sak-/arkivsystem vil si at alle avsluttede saker i postjournalen blir skilt ut og overført til en historisk database i systemet, i et godkjent eksportformat (jf. KOARK /Noark-4 kap. 12 og Noark-4.1 kap. 15). Etter periodiseringen skal det ikke være mulig å registrere eller endre journalopplysninger i den avsluttede databasen. Den historiske databasen skal vedlikeholdes og være søkbar. Hvis en slik historisk database ikke blir laget, må det ved periodisering tas ut obligatoriske papirutskrifter som skissert i KOARK Avleveringsliste må uansett skrives ut. Obligatorisk er det også at en kopi av den avsluttede perioden ved periodisering kopieres til CD-R (74 minutt) og avleveres umiddelbart til depotet i riktig format, jf. godkjente elektroniske arkivformater Hvis mulig, gjennomføres periodiseringen etter en overlappingsperiode, ett til to år etter at arkivperioden er avsluttet. Delingen skal skje etter disse kriteriene: - Saker som ikke har fått tilført nye dokumenter i løpet av overlappingsperioden, blir regnet som avsluttet og overføres til den avsluttede perioden. - Saker som har fått tilført nye dokumenter i overlappingsperioden blir regnet som aktive, uavhengig av når saken oppstod, og blir overført til den nye journalperioden. - Presedenssaker blir overført til den nye perioden, selv om de ikke har vært aktive i overlappingsperioden. Periodisering av sak-/arkivsystem skal ellers gjennomføres i samsvar med de reglene som er fastsatt i KOARK/Noark-4. Det elektroniske arkivet skal - dersom det skal bevares - overføres til godkjent lagringsformat og behandles etter forskriftene i VEDLEGG 2 til Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket: "Uttrekk fra Noark-systemer og andre journal-/arkivsystemer". 125 of 216

126 Periodisering fysisk arkiv Papirbaserte arkiv skal behandles på denne måten: Møtebøker og vedtaksbøker: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn. Kopibøker: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn. Postjournaler: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn. Spesialarkiv: Mapper som har blitt uaktuelle i løpet av arkivperioden skal skilles ut fra det aktive arkivet. Saksarkiv: De avsluttede sakene fra siste arkivperiode skal skilles ut, pakkes i arkivbokser og overføres til bortsettingsarkiv i samsvar med instruks for periodisering av saksarkiv. Utskillingen av avsluttede saker skal gjøres på følgende måte: - Der man bruker edb-journal, skal det skilles ut saker etter den saksutskriften som blir produsert i forbindelse med saneringen av postjournalen. - Der man bruker manuell journal, skal det benyttes skarpt periodeskille (jf. arkivforskriftens 3-13). Det betyr at dokumenter som tilhører saker som er aktive ved periodeskillet, enten settes bort med den avsluttede perioden eller overføres til den nye perioden. Uansett må det lages henvisninger i journalen og i saksmappene som sikrer at man finner igjen dokumenter som krysser periodeskillet. - Saksmappene som er skilt ut fra saksarkivet, skal legges i arkivbokser. Arkivboksene skal merkes med etiketter som viser arkivskaper, ytterår og innhold. - En bør samtidig skille saker som senere skal kasseres fra saker som skal bevares. Kassable saker bør samles i egne bokser, der etikettene i tillegg til arkivskaper, år og innhold også er merket med kassasjonsår. 126 of 216

127 Bortsetting Ved overføring til bortsettingsarkiv skal man merke de enkelte arkivstykker (esker, pakker, protokoller, filmruller, elektroniske lagringsmedium etc.) med: navn på kommune navn på arkivskaper (dvs. etat/avdeling) arkivdel (kopibok, k-kodearkiv etc.) innhold (kode og tekst i arkivnøkkelen) tidsrom arkivmaterialet omfatter. Videre skal man gjennomføre arkivbegrensning og kassasjon i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer. Det skal også utarbeides liste over materiale som blir kassert, og en fullstendig arkivliste over det som bevares. Ved bruk av elektronisk journal kan avleveringslisten produseres automatisk fra journalsystemet, men nummerering av arkivstykkene må påføres spesielt. Møtebøker, protokoller, kopibøker og papirbaserte journaler skal bindes inn senest ved bortsetting. 127 of 216

128 Avlevering til depot Avlevering til arkivdepot skal normalt gjennomføres 25 år etter at arkivet gikk ut av aktiv bruk. Enheter som ønsker å avlevere til depot må kontakte depotansvarlig i god tid før avleveringen. Avleveringen skal omfatte evt. møtebøker, kopibøker, postjournal, saks- og spesialarkiv fra minst en arkivperiode. Materialet skal være ordnet i arkivserier. Når arkiv blir avlevert til depot, skal det følge med avleveringslister. Avleveringslistene skal inneholde opplysninger om arkivskaper og innholdet i avleveringen. Som minimum skal en ha med en oversikt over arkivserier og arkivstykke i hver serie (protokoll eller arkivboks). Arkivstykkene skal være merket med arkivskapernavn og årstall. Avlevert arkiv skal være ferdig kassasjonsbehandlet. Det administrative ansvaret for avlevert materiale blir overført fra arkivskaperen til depotet. Nærmere retningslinjer for avlevering til arkivdepot vil bli utarbeidet av depotansvarlig og tatt med i arkivplanen. 128 of 216

129 Avlevering - personregistre Personmapper fra sensitive personregistre skal som hovedregel avleveres 10 år etter siste kontakt med vedkommende person. Når en slik avlevering skjer til IKAVA, er det å regne som fjernarkivering (depotordning) under særlig trygge forhold. Deponert arkivmateriale av denne typen er fremdeles underlagt kommunenes disposisjonsrett. Deponering skal normalt gjennomføres hvert fjerde år. Materialet skal være arkivbegrenset, renset (binders/stifter etc. fjernet), ordnet og pakket i arkivbokser og registrert på avleveringsliste. Mappene skal legges i godkjente arkivbokser i samme orden som den arkivet var ordnet etter før deponering. Aktuelle ordningsmåter er etter fødselsdato, alfabetisk etter navn, eller etter klientnummer. Mapper etter døde personer bør merkes særskilt. Dersom en har større mengder slike mapper, kan disse legges i egne arkivbokser som en egen serie. Arkivboksene skal nummereres fortløpende og merkes med navnet til kommunen, avdelingen/kontoret, innhold og årstall. Personregistermappene skal registreres med navn og fødselsdato på avleveringsliste. Denne skal gi oversikt over hvilke mapper som ligger i hver enkelt arkivboks. Dersom mappene er ordnet etter klientnummer, skal det følge med en alfabetisk oversikt over personnavn og fødselsdato med referanse til klientnummer. 129 of 216

130 Førstehjelp ved skade på arkiv Tiltak ved store vannskader: Vannskadet arkivmateriale skal legges i tette plastposer/sekker og fryses ned snarest mulig. Dette gjøres for å stanse soppvekst og annen nedbrytning av papirmaterialet. Send arkivmaterialet i nedfrosset tilstand til et spesialfirma som kan frysetørke arkivsakene. Ta kontakt med IKAVA for en vurdering av behovet for konservering etter frysetørkingen. Tiltak ved mindre fuktskader: Arkivmaterialet lufttørkes. Protokoller bør åpnes eller legges med trekkpapir mellom sidene. Kaldluftvifter kan gi god lufting, men bruk ikke varme. Det øker nedbrytningshastigheten i papiret og fremmer soppdannelser. Ta kontakt med IKAVA for en vurdering av behovet for konservering etter tørkingen. 130 of 216

131 Arkivdepot 131 of 216

132 Reglement depot Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette innebærer å etablere en depottjeneste for eldre og avsluttede arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Depottjenesten er ansvarlig for å holde oversikt og kontroll med avlevert materiale og for behandling av søknader om innsyn i eldre og avsluttede arkiver. Kommunen har som plan at Interkommunalt arkiv i Vest-Agder skal overta oppgaven som depot for eldre og avsluttede arkiv. Ved en slik ordning vil kommunen fortsatt ha eiendomsretten til det avleverte materialet. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder vil bli ansvarlig for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de avleverte arkivene. Depotordningen vil reguleres av en egen avtale mellom kommunen og Interkommunalt arkiv i Vest-Agder. Inntil en slik ordning er på plass, gjelder følgende: Ansvaret for depottjenesten, herunder vedlikehold av systematikk og orden i depotarkivet, ligger hos lederen for depot-tjenesten, som i kommunen er arkivleder. Retningslinjer for avlevering til arkivdepot vil bli utarbeidet av depotansvarlig og tatt med som vedlegg i arkivplanen. Inntil den er utarbeidet henvises det til: Avleveringsbestemmelser depot De mest sensitive personregistrene skal avleveres til Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder normalt senest 10 år etter at de har gått ut av bruk. Det avleverte materialet skal være renset og arkivbegrenset. Det skal også være listeført, slik at det går fram hvilke personer materialet omfatter. For nærmere regler for avlevering av personregister, se: Avlevering av personregistre 132 of 216

133 Regler for innsyn i avlevert arkiv Kommunale arkiv som er skapt etter er åpne for innsyn etter reglene i offentlighetsloven. Disse reglene gjelder ikke for kommunale arkiv som er skapt før 1971, men de skal likevel være retningsgivende for innsyn i slike arkiver. Etter forvaltningsloven gjelder regelen om partsinnsyn, dvs. at en part i en forvaltningssak har rett til å gjøre seg kjent med dokumentene i saken. Denne retten gjelder uavgrenset i tid. Innsynsretten gjelder ikke for opplysninger som er underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven. Taushetsplikten gjelder for "noens personlige forhold", tekniske innretninger og framgangsmåter og drift- og forretningsforhold som kan ha konkurransemessige konsekvenser. Taushetsplikten gjelder som hovedregel i 60 år, med unntak av bl.a. barnevernsaker og adopsjonssaker som har taushetsplikt på respektive 80 år og 100 år. Et vilkår for å få innsyn i arkivene er at brukeren identifiserer den aktuelle saken, f.eks. ved hjelp av arkivkatalog eller postjournal. Når det ikke finnes detaljerte registre over arkivmaterialet, skal arkivleder undersøke om det inneholder opplysninger underlagt taushetsplikt før brukeren får tilgang. Det vil vanligvis ikke bli gitt innsyn i arkiver som er uordnet. Det er flere grunner til dette: Det vil være vanskelig å kontrollere om dokumenter som er underlagt taushetsplikt blir gjort tilgjengelige, det vil være vanskeligere å kontrollere at alt utlevert materiale blir tilbakelevert, og framfinning i slike arkiv vil som regel være urimelig arbeidskrevende. Uordnede arkiver må likevel aldri bli mer enn en midlertidig begrunnelse for manglende innsynsrett, jf. Arkivlovens 6: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid." Forskere - dvs. personer med vitenskapelig stilling innenfor relevant fagområde, eller en person under veiledning av en med en slik stilling - kan få tilgang til materiale underlagt taushetsplikt etter vedtak av depotansvarlig etter samråd med vedkommende fagenhet. Forespørsel om innsyn skal som regel være skriftlig. Søknaden skal inneholde: informasjon om hvilke arkiver og hva slags opplysninger en vil ha innsyn i opplysninger om formålet med innsynet skriftlig fullmakt når en person søker om innsyn på vegne av en annen hjemmel for innsyn, når den som krever innsyn mener å ha rettslig krav på opplysningene Arkivmateriale som det er gitt innsyn i, må benyttes på den plassen arkivbrukeren er blitt anvist. Det er ikke anledning til å låne arkivmateriale ut av depotets lokaler. Før en får tilgang til materialet, skal arkivbrukeren skrive under en erklæring om at han/hun er kjent med gjeldende regler for bruk av arkivmaterialet. Depot-tjenesten er ansvarlig for at materialet blir satt på rett plass etter bruk. En registrert person har med visse unntak (jf. Personoppl. 23) rett til å få innsyn i hvilke opplysninger som behandles om seg selv. Dersom en tidligere klient eller elev ønsker partsinnsyn i personregistre som er avlevert til Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder, skal denne henvises til behandlingsansvarlig i den avleverende institusjon. Eventuelle avslag om innsyn blir primært et forhold som må avklares mellom vedkommende person, behandlingsansvarlig ved arkivskapende organ og Datatilsynet. Hvis personen innvilges innsyn, skal avleverende organ gi IKAVA tilstrekkelig opplysninger om den registrerte til at en rask gjenfinning av personmappen sikres. 133 of 216

134 Krav til depotlokale Arkivlokale som skal benyttes til eldre og avsluttet arkiv, skal kunne klassifiseres som spesialrom for arkiv og tilfredsstille disse kravene: Røyking og annen brannfarlig virksomhet skal være forbudt. Rommet kan kun inneholde elektrisk utstyr som er nødvendig for virksomheten i arkivlokalet. Det skal ikke være sikringsskap o.l. i rommet. Bygningsdelene i rommet skal minst ha brannmotstandsevne REI 120 og være utført i materialar som er avgrenset brennbare. Arkivlokalet skal ha håndslukkingsapparat. Rommet skal ha stabilt klima, med vanlig romtemperatur og relativt luftfuktighet rundt 50 %. Tilfluktsrom skal ikke brukes som arkivlokale, annet enn til oppbevaring av arkivmateriale som er vedtatt kassert etter en viss tid. Lokalene skal være innredet slik at arkivmaterialet ikke står tett inntil vegger og tak eller rett på golvet. Rommet skal være sikret mot vann og fukt. Det skal ikke tas i bruk lokaler som man vet kan være truet av flom eller oversvømmelse. I spesialrom for arkiv skal det ikke være vannrør. Spesialrom for arkiv skal ha selvlukkende dør. De skal normalt ikke ha vinduer. Reoler skal være av ikke brennbart materiale. Spesialrom for arkiv skal ha automatisk brannalarm. Spesialrom for arkiv skal være sikret med særskilt innbruddsalarm Spesialrom skal varmes opp med varmekabler i gulv eller i egne vernekonstruksjoner eller med varmluftsanlegg. Arkivmaterialet skal være sikret mot ulovlig tilgang og mot innbrudd, dessuten skal det være regler for hvem som har adgang til arkivlokalet. 134 of 216

135 Avleveringsbestemmelser depot Avlevering til arkivdepot skal normalt gjennomføres 25 år etter at arkivet gikk ut av aktiv bruk. Enheter som ønsker å avlevere til depot må kontakte depotansvarlig i god tid før avleveringen. Avleveringen skal omfatte evt. møtebøker, kopibøker, postjournal, saks- og spesialarkiv fra minst en arkivperiode. Materialet skal være ordnet i arkivserier. Når arkiv blir avlevert til depot, skal det følge med avleveringslister. Avleveringslistene skal inneholde opplysninger om arkivskaper og innholdet i avleveringen. Som minimum skal en ha med en oversikt over arkivserier og arkivstykke i hver serie (protokoll eller arkivboks). Arkivstykkene skal være merket med arkivskapernavn og årstall. Avlevert arkiv skal være ferdig kassasjonsbehandlet. Det administrative ansvaret for avlevert materiale blir overført fra arkivskaperen til depotet. Nærmere retningslinjer for avlevering til arkivdepot vil bli utarbeidet av depotansvarlig. 135 of 216

136 Avlevering av personregistre Personmapper fra sensitive personregistre skal som hovedregel avleveres 10 år etter siste kontakt med vedkommende person. Når en slik avlevering skjer til IKAVA, er det å regne som fjernarkivering (depotordning) under særlig trygge forhold. Deponert arkivmateriale av denne typen er fremdeles underlagt kommunenes disposisjonsrett, forutsatt at personopplysningene ikke brukes til annet enn det opprinnelige formålet. Deponering skal normalt gjennomføres hvert fjerde år. Materialet skal være arkivbegrenset, renset (binders/stifter etc. fjernet), ordnet og pakket i arkivbokser og registrert på avleveringsliste. Mappene skal legges i godkjente arkivbokser i samme orden som den arkivet var ordnet etter før deponering. Aktuelle ordningsmåter er etter fødselsdato, alfabetisk etter navn, eller etter klientnummer. Mapper etter døde personer bør merkes særskilt. Dersom en har større mengder slike mapper, kan disse legges i egne arkivbokser som en egen serie. Arkivboksene skal nummereres fortløpende og merkes med navnet til kommunen, avdelingen/kontoret, innhold og årstall. Personregistermappene skal registreres med navn og fødselsdato på avleveringsliste. Denne skal gi oversikt over hvilke mapper som ligger i hver enkelt arkivboks. Dersom mappene er ordnet etter klientnummer, skal det følge med en alfabetisk oversikt over personnavn og fødselsdato med referanse til klientnummer. 136 of 216

137 Katalog På Arkivportalen ligger en oversikt over arkiv som er avlevert fra Søgne kommune til depot hos IKAVA: gne&depotinstitusjonid=ikav&arkivnivaer=1000&_arkivnivaer=on&_arkivmedium=on&_digitalise rt=on&landkode=&fylkenr=&kommunenr=&_publiseringsdatosortering=on&treffperside= of 216

138 Oversikt 138 of 216

139 Arkivserier Her er alle kommunens arkivserier registrert. 139 of 216

140 Aktive arkivserier 140 of 216

141 Sentralarkivet 141 of 216

142 Tverrfaglig individrettet samarbeid (UNG) Daglig ansvar: Leif Steinar Brådland Journalførende enhet: Sentralarkivet (SENT) Oppbevaringsmedium: Elektronisk Kassasjon: Type: Original Godkjent av: Grethe Murbræch Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 142 of 216

143 Saksarkiv Søgne og Songdalen PP-tjeneste ( PPT ) Daglig ansvar: Leif Steinar Brådland Journalførende enhet: Sentralarkivet Innhold: Saksarkiv - K-kodearkiv - for PP-tjenesten Tilgang for: alle som har tjenestlig behov etter reglene i Eporte Ordning: K-koder Periode: Oppbevaringsmedium: Elektronisk Kassasjon: Type: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 143 of 216

144 Personalarkiv (PERS2) Daglig ansvar: Journalførende enhet: Innhold: Tilgang for: Periode: Oppbevaringsmedium: Overføring: Kassasjon: Type: Kassasjonshjemmel: Godkjent av: Leif Steinar Brådland Sentralarkivet (SENT) Dokumenter med varig verdi for ansettelsesforholdet vedr. den enkelte ansatte Arkiv Fortløpende Elektronisk Ved ordinær periodisering overføres/avsluttes ikke-aktive saker Ja Original Riksarkivarens bestemmelser Grethe Murbræch Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 144 of 216

145 Individuell plan (IP-VEDTAK2) Daglig ansvar: Leif Steinar Brådland Journalførende enhet: Sentralarkivet (SENT) Oppbevaringsmedium: Elektronisk Kassasjon: Type: Original Godkjent av: Grehte Murbræch Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 145 of 216

146 Gårds og bruksarkiv (GBNR2) Daglig ansvar: Journalførende enhet: Innhold: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Kassasjon: Type: Kassasjonshjemmel: Godkjent av: Leif Steinar Brådland Sentralarkivet (SENT) Alt ang. den enkelte eiendom/grunn; f.eks. bygge-, måle-, delesak, salg og kjøp av grunn. Arkivet Gård- og bruksnummer Kontinuerlig Elektronisk Ja Original Riksarkivarens kassasjonsbestemmelser Grethe Murbræch Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 146 of 216

147 Elevarkiv (ELEV2) Daglig ansvar: Journalførende enhet: Innhold: Tilgang for: Periode: Oppbevaringsmedium: Overføring: Kassasjon: Type: Kassasjonshjemmel: Merknader: Godkjent av: Leif Steinar Brådland Sentralarkivet (SENT) Navn, adresse, fødselsnummer, opplysninger om foresatte, vurderinger, opplysninger om livssyn, etnisk eller språklig bakgrunn, misbruk av rusmidler i skoletiden, sykdom og helseforhold, disiplinære forhold i skoletiden, spesialpedagogiske tiltak o.l. ( jf. personregisterlovens 6, 2. ledd). Gjelder barnehage, grunnskole, voksenopplæring Arkiv Kontinuerlig Elektronisk Uttrekk fra avsluttet periode skal straks etter periodisering deponeres i depot (IKAVA) 10 år etter eleven har sluttet på grunnskolen overføres mappen til IKAVA. Ved flytting til annen skole skal bare opplysninger som er nødvendige for elevens videre skolegang overføres. Med samtykke fra eleven eller foresatte kan andre sensitive opplysninger overføres. Ved overgang fra barneskole til ungdomsskole er hovedregelen at elevmappen skal følge eleven. Opplysninger om disiplinære forhold skal ikke i noe tilfelle overføres til ny skole, dersom ikke disiplinære forhold er en årsak til flyttingen. Ja Original Riksarkivarens kassasjonsbestemmelser Åros, Tomtebo og Sjøstjerna barnehage kom med fra Før dette har de papirarkiver på barna. Torvmoen kom med fra Grethe Murbræch Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 147 of 216

148 Saksarkiv (SAK2) Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Innhold: Leif Steinar Brådland Søgne kommune Sentralarkivet Ordning: K-koder, versjon 1999 Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Overføring: Kassasjon: Type: Kassasjonshjemmel: Godkjent av: Saker som er behandlet administrativ eller politisk i kommunen 4 år Elektronisk bbb Til arkivdepot etter 25 år. Uttrekk fra avsluttet periode skal straks etter periodisering deponeres i depot (IKAVA) Original Riksarkivarens kassasjonsregler Kjetil Reithaug Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 148 of 216

149 Gårds og bruksarkiv Songdalen (GBNRS) Daglig ansvar: Journalførende enhet: Innhold: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Kassasjon: Type: Kassasjonshjemmel: Godkjent av: Leif Steinar Brådland Sentralarkivet (SENT) Alt ang. den enkelte eiendom/grunn; f.eks. bygge-, måle-, delesak, salg og kjøp av grunn knyttet til Songdalen kommune. Arkivet Kommunenummer (1017) + gård- og bruksnummer Kontinuerlig Elektronisk Ja Original Riksarkivarens kassasjonsbestemmelser Leif Steinar Brådland Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: Sensitiv 149 of 216

150 Møtebøker i ephorte Møtebøker i ephorte 150 of 216

151 Møtebok for kommunestyret Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Innhold: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Overføring: Kassasjon: Type: Formannskapssekretæren Sentralarkivet Sentralarkivet Saksutredning,innstilling, behandling og vedtak Kronologisk etter utvalgssaksnummer 1 år Papir Kontoret til utvalgets sekretær Bindes inn hvert år. Overføres til fjernarkiv etter behov. Original Kassasjonshjemmel: Bevares jfr. arkivforskriftene 3-20 Godkjent av: Grethe Murbræch Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 151 of 216

152 Møtebok for planutvalget Daglig ansvar: Formannskapssekretæren Arkiv: Sentralarkivet Journalførende enhet: Sentralarkivet Innhold: Saksutredning, behandling, innstilling og vedtak. Ordning: Kronologisk etter utvalgssaksnummer Periode: 1 år Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Kontoret til utvalgets sekretær Overføring: Bindes inn etter 1 år. Overførers til fjernarkiv etter behov. Kassasjon: Type: Original Kassasjonshjemmel: Bevares iflg. arkivforskriften 3-20 Merknader: I planutvalget ligger formannskapsfunksjonen Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 152 of 216

153 Møtebok for klagenemnda Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Innhold: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Overføring: Kassasjon: Type: Formannskapssekretæren Sentralarkivet Sentralarkivet Saksutredning, behandling, vedtak Kronologisk etter utvalgssaksnummer 4 år Papir Formannskapssekretærens kontor Bindes inn 4 år. Overføres til fjernarkiv etter 8 år. Original Kassasjonshjemmel: Bevares jfr. arkivforskriften 3-20 Merknader: Følger valgperioden Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 153 of 216

154 Møtebok for valgnemnda Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Innhold: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Overføring: Kassasjon: Type: Formannskapssekretæren Sentralarkivet Sentralarkivet Original signerte møteprotokoller fra forberedende arbeid med valg av nemnder og råd Kronologisk etter utvalgssaksnummer Etter behov Papir Formannskapssekretærens kontor Bindes inn etter behov, senest ved overføring til fjernarkiv Kassasjonshjemmel: Bevares jfr. arkivforskriften 3-20 Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 154 of 216

155 Møtebok for valgstyret Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Innhold: Ordning: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Overføring: Kassasjon: Type: Formannskapssekretæren Sentralarkivet Sentralarkivet Original signerte møteprotokoller med saksforberedelse, innstilling, vedtak iht valgloven Kronologisk etter utvalgssaksnummer Papir Formannskapssekretærens kontor Bindes inn. Overføres til fjernarkiv etter 8 år. Original Kassasjonshjemmel: Bevares jfr. arkivforskriften 3-20 Merknader: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: Valgbok(valgoppgjør) løsbladsystem i fjernarkiv, stemmestyrer i fjernarkiv. 155 of 216

156 Møtebok for administrasjonsutvalget Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Overføring: Kassasjon: Type: Personalsekretær Sentralarkiv Sentralarkiv Kronologisk etter utvalgsnummer 4 år Papir Personalkontoret Bindes inn etter 4 år. Overføres fjernarkiv etter 8 år. Original Kassasjonshjemmel: Bevares, jfr. arkivforskriften 3-20 Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 156 of 216

157 Møtebok for Arbeidsmiljøutvalget Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Innhold: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Overføring: Kassasjon: Type: Personalkonsulent Sentralarkiv Sentralarkiv Innkalling, saksutredning, innstilling og vedtak Kronologisk etter utvalgssaksnummer 4 år Papir Personalkontoret Bindes inn etter 4 år. Overføres til fjernarkiv etter 8 år. Original Kassasjonshjemmel: Bevares, jfr. arkivforskriften 3-20 Merknader: Følger valgperioden Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 157 of 216

158 Søgne og Songdalen PP-tjeneste 158 of 216

159 Elevmappe PPT Daglig ansvar: Journalførende enhet: Innhold: Tilgang for: Ordning: Annikken Sunde Søgne og Songdalen PP-tjeneste Alle dokumenter om det enkelte barn. Ansatte i PPT Navn, fødselsdato Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Overføring: Kassasjon: Type: Godkjent av: Papir Kontoret til PP-tjenesten Anslagsvis 10 år etter siste kontakt, bevegelse i elevmappa. Mappene ordnes og avleveres til IKAVA, samlet for flere år. Original Grethe Murbræch Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: Ja Sensitiv 159 of 216

160 Opplæringsringen-Sør Samarbeid om lærlingeordning for offentlige fag: helsearbeiderfaget, barne- og ungdomsarbeiderfaget, aktivitørfaget, institusjonskokkfaget, kontor- og administrasjonsfaget, IKT-servicefaget. Samarbeidet omfatter kommunene Søgne, Songdalen, Marnardal, Mandal, Lindesnes, Vennesla, Audnedal og VAF 160 of 216

161 Saksarkiv (ORS) Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Innhold: Tilgang for: Ordning: Randi Jortveit Søgne Opplæringsring-Sør/Sentralarkivet Saksbehandling, styresaker m.m. ang Opplæringsring-Sør Randi Jortveit K-koder, versjon Periode: Oppbevaringsmedium: Kassasjon: Type: Merknader: Godkjent av: Elektronisk Original Mappe for den enkelte lærling ligger i den enkeltes kommunes arkiv (vanligvis personalarkiv) Grethe Murbræch Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Lovhjemmel: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: Ivaretakelse av tilgjengelighet: Ivaretakelse av integritet: Ivaretakelse av konfidensialitet: Ja Sensitiv Lov om videregående opplæring Ja Ja Ja Begrenset ved hjelp av tilgangsstyring etc i ephorte Ved hjelp av ephortes funksjoner for integritet Skjerming ved hjelp av ephortes funksjoner og tilgangsstyring 161 of 216

162 Avsluttede arkivserier 162 of 216

163 Overformynderiet - mai juli of 216

164 Overformynderiet (MYND) Daglig ansvar: Leif Steinar Brådland Journalførende enhet: Overformynderiet (Sentralarkivet (SENT)) Innhold: All dokumentasjon om den enkelte myndling Tilgang for: Arkivet og sekretær for Overformynderiet Ordning: Fødselsnummer (evt. fødselsdato) Periode: Oppbevaringsmedium: Elektronisk Kassasjon: Type: Original Godkjent av: Grethe Murbræch Dato: Meldeplikt: Ja Klassifikasjon: Sensitiv Lovhjemmel: Vergemålslovgivningen Tilgjengelighet: Ja Konfidensialitet: Ja Integritet: Ja Ivaretakelse av tilgjengelighet: Ved hjelp av tilgangssikring i ephorte Ivaretakelse av integritet: Ved hjelp av ephortes funksjoner Ivaretakelse av konfidensialitet: Ved hjelp av ephortes funksjoner 164 of 216

165 Elevmappe PPT Arkiv: Søgne Journalførende enhet: PPT Innhold: Dokumenter angående hver enkelt elev Tilgang for: Ansatte i PPT Ordning: Navn Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Overføring: Til IKAVA ca 10 år etter siste kontakt. Samles for flere år Kassasjon: Type: Godkjent av: Grethe Murbræch Dato: Meldeplikt: Ja Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 165 of 216

166 Klientmappe barnevern Arkiv: Søgne Journalførende enhet: Søgne barnevern Innhold: Tilgang for: Ordning: All korrespondanse om det enkelte barn Ansatte i barnevern/arkiv Navn (og fødselsdato) Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Overføring: Kassasjon: Type: Godkjent av: Ca 10 år etter siste kontakt overføres til IKAVA. Overføres samlet for flere år. Original Grethe Murbræch Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: Ja Sensitiv 166 of 216

167 Historisk oktober mai of 216

168 Gårds- og bruksnummerarkiv (GNR) Arkiv: Innhold: Ordning: Søgne Alt ang. den enkelte eiendom/grunn; f.eks. bygge-, måle-, delesak, salg og kjøp av grunn Gårds og bruksnummer Periode: til mai 2005 Oppbevaringsmedium: Papir Kassasjon: Type: Godkjent av: Original Kjetil Reithaug Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 168 of 216

169 Enhet for kultur (KU) Innhold:? Periode: oktober mai 2005 Oppbevaringsmedium: Papir Kassasjon: Type: Original Godkjent av: Kjetil Reithaug Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 169 of 216

170 Tangvall skole (LU) Innhold: Saksarkiv? Ordning: K-koder? Periode: oktober mai 2005 Oppbevaringsmedium: Papir Kassasjon: Type: Original Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 170 of 216

171 Nygård skole (NY) Innhold: Saksarkiv? Ordning: K-koder? Periode: oktober mai 2005 Oppbevaringsmedium: Papir Kassasjon: Type: Original Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 171 of 216

172 Overformynderiet (OF) Innhold: Saksarkiv? Ordning: K-koder? Periode: Oktober mai 2005 Oppbevaringsmedium: Papir Kassasjon: Type: Original Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 172 of 216

173 Enhet for pleie og omsorg - øst Innhold: Saksarkiv? Ordning: K-koder? Periode: oktober mai 2005 Oppbevaringsmedium: Papir Kassasjon: Type: Original Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 173 of 216

174 Veikode (VK) Journalførende enhet: Sentralarkivet? Innhold:? Ordning:? Periode: oktober mai 2005 Oppbevaringsmedium: Papir Kassasjon: Type: Original Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 174 of 216

175 Sentralarkivet - mai desember of 216

176 Saksarkiv (SAK) Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Innhold: Leif Steinar Brådland Søgne kommune Sentralarkivet Ordning: K-koder, versjon 1999 Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Overføring: Kassasjon: Type: Kassasjonshjemmel: Godkjent av: Saker som er behandlet administrativ eller politisk i kommunen 4 år Elektronisk bbb Til arkivdepot etter 25 år. Uttrekk fra avsluttet periode skal straks etter periodisering deponeres i depot (IKAVA) Original Riksarkivarens kassasjonsregler Kjetil Reithaug Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 176 of 216

177 Elevarkiv (ELEV) Daglig ansvar: Journalførende enhet: Innhold: Tilgang for: Periode: Oppbevaringsmedium: Overføring: Kassasjon: Type: Kassasjonshjemmel: Merknader: Godkjent av: Leif Steinar Brådland Sentralarkivet (SENT) Navn, adresse, fødselsnummer, opplysninger om foresatte, vurderinger, opplysninger om livssyn, etnisk eller språklig bakgrunn, misbruk av rusmidler i skoletiden, sykdom og helseforhold, disiplinære forhold i skoletiden, spesialpedagogiske tiltak o.l. ( jf. personregisterlovens 6, 2. ledd). Gjelder barnehage, grunnskole, voksenopplæring Arkiv Kontinuerlig Elektronisk Uttrekk fra avsluttet periode skal straks etter periodisering deponeres i depot (IKAVA) 10 år etter eleven har sluttet på grunnskolen overføres mappen til IKAVA. Ved flytting til annen skole skal bare opplysninger som er nødvendige for elevens videre skolegang overføres. Med samtykke fra eleven eller foresatte kan andre sensitive opplysninger overføres. Ved overgang fra barneskole til ungdomsskole er hovedregelen at elevmappen skal følge eleven. Opplysninger om disiplinære forhold skal ikke i noe tilfelle overføres til ny skole, dersom ikke disiplinære forhold er en årsak til flyttingen. Ja Original Riksarkivarens kassasjonsbestemmelser Åros, Tomtebo og Sjøstjerna barnehage kom med fra Før dette har de papirarkiver på barna. Torvmoen kom med fra Grethe Murbræch Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 177 of 216

178 Gårds og bruksarkiv (GBNR) Daglig ansvar: Journalførende enhet: Innhold: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Kassasjon: Type: Kassasjonshjemmel: Godkjent av: Leif Steinar Brådland Sentralarkivet (SENT) Alt ang. den enkelte eiendom/grunn; f.eks. bygge-, måle-, delesak, salg og kjøp av grunn. Arkivet Gård- og bruksnummer Kontinuerlig Elektronisk Ja Original Riksarkivarens kassasjonsbestemmelser Grethe Murbræch Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 178 of 216

179 Personalarkiv (PERS) Daglig ansvar: Journalførende enhet: Innhold: Tilgang for: Periode: Oppbevaringsmedium: Overføring: Kassasjon: Type: Kassasjonshjemmel: Godkjent av: Leif Steinar Brådland Sentralarkivet (SENT) Dokumenter med varig verdi for ansettelsesforholdet vedr. den enkelte ansatte Arkiv Fortløpende Elektronisk Ved ordinær periodisering overføres/avsluttes ikke-aktive saker Ja Original Riksarkivarens bestemmelser Grethe Murbræch Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 179 of 216

180 Skatt (Skatt) Daglig ansvar: Leif Steinar Brådland Journalførende enhet: Sentralarkivet (SENT) Innhold: Diverse vedr. personlige skatteytere Tilgang for: Arkivet Periode: Fortløpende Oppbevaringsmedium: Elektronisk Kassasjon: Type: Original Godkjent av: Grethe Murbræch Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 180 of 216

181 Individuell plan (IP-VEDTAK) Daglig ansvar: Leif Steinar Brådland Journalførende enhet: Sentralarkivet (SENT) Oppbevaringsmedium: Elektronisk Kassasjon: Type: Original Godkjent av: Grehte Murbræch Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: 181 of 216

182 Elektronisk system 182 of 216

183 Aktive systemer 183 of 216

184 Systemnavn: Visma Oppvekst Skole Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Administrativt system for skoler. Skolefaglig rådgiver IKT-avdelingen Sentrale dokument sendes til ephorte for arkivering. Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Avlevering Kassasjon: Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Merknader: Godkjent av: Dato: Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv 184 of 216

185 Systemnavn: Visma Oppvekst Barnehage Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Administrativt system for barnehagesektoren. Enhetsleder barnehage IKT-avdelingen Arkivverdige dokumenter overføres til arkivering i ephorte. Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Avlevering Kassasjon: Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Merknader: Godkjent av: Dato: Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv 185 of 216

186 Systemnavn: Bibliofil Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Biblioteksystem - Bokregister - Utlånsregister Biblioteksystemer AS ansatte i Biblioteket Grethe Mørkestøl Grethe Mørkestøl Kommunens datarom Operativsystem: LINUX Avlevering Kassasjon: Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Merknader: Inneholder ikke konverterte data fra andre systemer. Godkjent av: Dato: Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv 186 of 216

187 Systemnavn: Natur 2000 Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Oversikt over felt elg viltansvarlig i kommunen Helge Reisvold Helge Reisvold Acsess DB Kommunens datarom Operativsystem: WINDOWS Avlevering Kassasjon: Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Merknader: Godkjent av: Dato: Ja Systemet inneholder ikke konverterte data fra andre systemer. Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv 187 of 216

188 Systemnavn: Tatt i bruk: Avsluttet dato: Gemini (VA (vann og avløp), landmåling, målebrevreg., terreng, m.m.) Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Gemini (VA (vann og avløp), landmåling, målebrevreg., terreng, m.m.) Ingeniørvesenet Paal Kristensen Paal Kristensen SQL kommunens datarom Operativsystem: WINDOWS Avlevering Kassasjon: Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Merknader: Godkjent av: Dato: Ja Systemet inneholder systemet inneholder konverterte data fra MIVAREG, VG-KART Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv 188 of 216

189 Systemnavn: Norkart kartsystem GISLINE Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Operativsystem Windows Avlevering Kassasjon: Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Merknader: Systemet inneholder konverterte data fra VG KART. Godkjent av: Dato: Infosikkerhet 189 of 216

190 Systemnavn: Agresso Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Lønn Regnskap Faktura økonomiavdelingen og alle saksbehandlere med økonomiansvar Fred Egil Gundersen Fred Egil Gundersen Inneholder systemet konverterte data fra tidligere systemer: Oracle Hos ErgoGroup ASP Drift Avlevering Kassasjon: Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Merknader: Godkjent av: Dato: Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv 190 of 216

191 Systemnavn: PPT-HK versjon Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Elevmapper Søgne og Songdalen PP-tjeneste Annikken Sunde Marit Repstad 20,. mars 2010 ble data fra Songdalen kommunes PP-tjeneste imporert. Tekniske data Databaseplattform: Firebird Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Operativsystem DOS Merknader: Data fra tidligere Søgne kommune PP-tjenesten og tidligere Songdalen kommunes PP-tjeneste er konververt inn i denne produksjonsbasen Avlevering Kassasjon: Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Uttrekk og overføring når systemet blir avsluttet Merknader: Godkjent av: Kjetil Reithaug Dato: Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv 191 of 216

192 Systemnavn: Sysvak Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Vaksiner Marit Berg Marit Berg Winmed leverer data til Sysvak Sysvak er et sentralt register hvor vi melder inn aktuelle vaksiner som blit gitt. Vi har således ikke ansvar for dette systemet. OPerativsystem WIN Avlevering Kassasjon: Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Uttrekk og overføring når systemet blir avsluttet Merknader: Godkjent av: Kjetil Reithaug Dato: Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv 192 of 216

193 Systemnavn: Winmed Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Pasientopplysninger / journal / postjournal / Helsekort ansatte på Helsestasjonen Marit Berg Marit Berg Kommunens datarom Inneholder konverterte data fra ProfDoc Helse Avlevering Kassasjon: Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Uttrekk og overføring når systemet blir avsluttet Merknader: Godkjent av: Kjetil Reithaug Dato: Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv 193 of 216

194 Systemnavn: Gerica Pro Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Egenprodusert dokumentasjon på den enkelte bruker (vedtak, brev, referater fra nettverksgruppemøter/ansvarsgruppemøter, medisinregistrering, Iplos-registrering, tiltak og prosedyrer, rapporter fra helsepersonell, vederlagsberegning). Inn- og utgående post. Adm- og helsepersonell ( Psykiatri og habiltering, Institusjonstjeneste, Helstejenesten og Hjemmetjenesten) Randi Jortveit Randi Jortveit PPS (nasjonal standard for sykepleieprosedyrer) Tekniske data Databaseplattform: Oracle 9 Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Kommunens datarom. Databaseserver sikker sone. Merknader: Operativsystem Win 2003 Avlevering Kassasjon: Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Uttrekk og overføring når systemet blir avsluttet Merknader: Inneholder ikke periodiserte data fra andre systemer Godkjent av: Kjetil Reithaug Dato: Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Integritet: Konfidensialitet: Ja Sensitiv Ja Ja Ja 194 of 216

195 Systemnavn: IBM Bosttøte Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Innregistrering av søknader om bostøtte, saksbehandling og vedtak Bente Sveen Bente Sveen STOR,MASKIN IBM Husbanken Online-system til Husbanken. ASP-drift. Avlevering Kassasjon: Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Merknader: Godkjent av: Kjetil Reithaug Dato: Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv 195 of 216

196 Systemnavn: Socio Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Egenproduserte dok. i klientsaker, vedtak, postjournal for inn/utgående, utbetaling. Flyktning - klient: Egenproduserte dok. i klientsaker, vedtak, postjournal for inn/utgående, utbetaling. Saksbehandlere merkantile ved NAV/sosial og saksbehandlere ved Enhet for kompetanseutvikling, Flyktningtjenesten Randi Jortveit Randi Jortveit Leverandør tidligere oppgitt som "IBM Respons AS" Oracle Kommunens Data/serverrom Operativsystem Win 2K Avlevering Kassasjon: Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Uttrekk og overføring til depot (IKAVA) når systemet blir avsluttet Merknader: Oppgradert fra "Sosial 2000" Godkjent av: Kjetil Reithaug Dato: Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Integritet: Konfidensialitet: Ja Sensitiv Ja Ja Ja 196 of 216

197 Systemnavn: ephorte Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Elevarkiv (ELEV) Elevarkiv (ELEV2) Gårds og bruksarkiv (GBNR) Gårds og bruksarkiv (GBNR2) Individuell plan (IP-VEDTAK) Individuell plan (IP-VEDTAK2) Personalarkiv (PERS) Personalarkiv (PERS2) Saksarkiv (SAK) Saksarkiv (SAK2) Saksarkiv Søgne og Songdalen PP-tjeneste ( PPT ) Sentralarkivet Skatt (Skatt) Tverrfaglig individrettet samarbeid (UNG) Elektronisk postjournal, generell administrativ og politisk saksbehandling Hele kommunen Arkivleder IKT-avdelingen Tekniske data Databaseplattform: SQL 2008 Produksjonsformat: DOC, TIF, PDF Arkivformat: PDF/ A Lokalisering/Plassering: Merknader: NOARK 4 Avlevering Kassasjon: Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Merknader: Godkjent av: Ved periodisering av basen (normalt hvert 4. år) deponeres arkivuttrekk for avsluttede perioder straks ved kommunens depot (IKAVA). Eventuelle tilknyttede elektroniske dokumenter skal følge med ved deponeringen. Se for øvrig arkivforskriften 3-17 og 5-2, og Normalinstruks arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner punkt Kjetil Reithaug 197 of 216

198 Dato: Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv 198 of 216

199 Avsluttede systemer 199 of 216

200 Systemnavn: Forum Sosial Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Egenproduserte dok. i klientsaker, vedtak, postjournal for inn/utgående, utbetaling. Saksbehandlere i sosialtjenesten Randi Jortveit Ivar Indrebø Unix - Ikke konverterte data Avlevering Kassasjon: Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Merknader: Elektroniske data er slettet. Papirarkivet er gjeldende. Godkjent av: Grethe Murbræch Dato: Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv 200 of 216

201 Systemnavn: Forum Ploms Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Egenprodusert dokumentasjon på den enkelte bruker (vedtak, brev, referater fra nettverksgruppemøter/ansvarsgruppemøter, Saksbehandlere i pleie- og omsorg Randi Jortveit Andreas Løge Unix All elektronisk informasjon er slettet. Det er kun papirarkivet som gjelder. Avlevering Kassasjon: Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Merknader: - Ikke konvertert fra annet system. Godkjent av: Grethe Murbræch Dato: Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv 201 of 216

202 Systemnavn: Forum Barnevern Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Klient barnevern Innhold: Klientmapper barnevernstjenesten. Egenprodusert korrespondanse, journalnotater, vedtak, tiltaksplan, notater mv om den enkelte klient. Postjournal for inn-/utgående post. Klientjournal. saksbehandlere og merkantile i barneverntjenesten Ivar Indrebø/Grete Rirud Randi Jortveit Papirarkiv Systemet finnes ikke lenger Avlevering Kassasjon: Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Merknader: Godkjent av: Grethe Murbræch Dato: Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv 202 of 216

203 Systemnavn: Familia Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Klient barneverntjensten. Egenprodusert korrespondanse, journalnotater, vedtak, tiltaksplan, notater mv om den enkelte klient. Postjournal for inn-/utgående post. Klientjournal. Utbetaling i h.t. vedtak: - fosterhjemsgodtgjørelse - støttekontakt - besøkshjem - miljøarbeider - tilsynsfører saksbehandlere og merkantile ved barnevernstjenesten Margrethe Østerhus Randi Jortveit Merknader: versjon Tekniske data Databaseplattform: MSN SQL Express 2005 Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Avlevering Kassasjon: Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Uttrekk er overført til depot (IKAVA) Merknader: Godkjent av: Grethe Murbræch Dato: Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Integritet: Ja Sensitiv Ja Ja 203 of 216

204 Konfidensialitet: Ja 204 of 216

205 Systemnavn: HK-Data Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Elevmappe PPT Klientregister/Elever PP-tjenesten, Postjournal, klientjournal Enhetsleder PPT Ansatte i PP-tjenesten Annikken Sunde Marit Repstad Tekniske data Databaseplattform: Firebird Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Avlevering Kassasjon: Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Merknader: Godkjent av: Papir Avlevert IKAVA (depot) ved sammenslåing til Søgne og Songdalen PP-tjeneste Ja Se Grethe Murbræch Dato: Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv 205 of 216

206 Systemnavn: Familia Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Egenprodusert korrespondanse, journalnotater, vedtak, tiltaksplan, notater mv om den enkelte klient. Postjournal for inn-/utgående post. Utbetalinger til barn, fosterhjem/besøkshjem/støttekontakt. Saksbehandlere og merkantile ved barnevernet Margrethe Østerhus Randi Jordtveit Tekniske data Databaseplattform: MSN SQL Express 2005 Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Avlevering Kassasjon: Hjemmel: Uttrekk i 2010, som er overført til Songdalen kommune pga. felles barnevern. Tabelluttrekk: Uttrekk ble sendt til IKAVA i Overføring: Merknader: Godkjent av: Ikke konverterte data. Grethe Murbræch Dato: Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Integritet: Konfidensialitet: Ja Sensitiv Ja Ja Ja 206 of 216

207 Systemnavn: WIS - skoleadministrasjons-system Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Karakterer/vitnemål Klasselister/foresatte Personalregister Lærere Operativsystem: Windows Avlevering Kassasjon: Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Merknader: Godkjent av: Dato: Ja Systemet inneholder ikke konverterte data fra andre systemer. Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv 207 of 216

208 Systemnavn: Mivareg Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Data om vann- og ledningskartverk Ingeniørvesenet Systemet finnes ikke lenger Operativsystem: DOS Avlevering Kassasjon: Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Merknader: Godkjent av: Dato: Ja Systemet inneholder ikke konverterte data fra andre systemer. Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv 208 of 216

209 Systemnavn: VG-kart/innsyn/eiendom/land Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Kart/Eiendomsdata Teknisk etat GAB Oppdatert til GISLINE Flate filer Operativsystem: WINDOWS Avlevering Kassasjon: Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Merknader: Systemet inneholder ikke data fra tidligere systemer. Godkjent av: Dato: Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv 209 of 216

210 Systemnavn: Libro Fakturering Libro Regnskap Libro Økonomi Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Fakturering og regnskap Fred Egil Gundersen Fred Egil Gundersen ORACLE Oppbevares på papir i 10 år Utgått, finnes ikke lenger Operativsystem: NT4 Avlevering Kassasjon: Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Merknader: Godkjent av: Dato: Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv 210 of 216

211 Systemnavn: Forum Winsak Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Sak- og arkiv, møte- og utvalgsbehandling, byggesak, politisk agenda, offentlig journal. alle saksbehandlere i Søgne kommune Rådmannen Liv Peersen Merknader: Prehistorisk arkiv: Historisk arkiv: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Oracle Opertativsystem NT4 Avlevering Kassasjon: Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Merknader: Periodisert Periodiserte data ikke eksportert Godkjent av: Grethe Murbræch Dato: Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv 211 of 216

212 Systemnavn: ProfDoc Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Marit Berg Marit Berg Opreativsystem DOS Avlevering Kassasjon: Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Merknader: Data ikke eksportert for avlevering. Konvertert til Winmed. Godkjent av: Kjetil Reithaug Dato: Infosikkerhet 212 of 216

213 Systemnavn: BV-Pro Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivserier/arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Klientregister barnevern. Meldinger, undersøkelse, tiltak, utbetaling, fosterhjem/besøkshjem/støttekontakt. Kåre Egil Nerbø/Jan Terje Einarsmo/Margrethe Østerhus saksbehandlere i Barnevernet Randi Jortveit Randi Jortveit Oracle Data/serverrom Operativsystem Win2K Avlevering Kassasjon: Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Uttrekk og overført IKAVA Merknader: Inneholder ikke data fra tidligere systemer. Godkjent av: Kjetil Reithaug Dato: Infosikkerhet Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv 213 of 216

214 Dokumentets vei Lær om dokumentets vei gjennom kommunen Klikk på det du vil vite mer om! (funksjon som skal komme) 214 of 216

215 215 of 216