Brukermanual for leder: LIS i kommune

Transkript

1 Brukermanual for leder: LIS i kommune DISCLAIMER: Denne brukermanualen er skrevet av den digitale kommuneløsningens leverandør og er ment som veiledning for ledere. Det tas høyde for at det kan komme endringer i produktet og nye versjoner av brukermanualen. Innholdsfortegnelse: Del 1: Dette må jeg vite 1. Kort om LIS i kommune 2. Hvordan får jeg tilgang? 3. Hvordan opprette bruker? 4. Hvordan bruke løsningen som leder: 4.1. Hvordan forstå løsningen ved første innlogging? 4.2. Leders oppgaver Godkjenning av læringsmål Alternativ framgangsmåte for godkjenning av læringsmål 4.3. Følge progresjon (Drilldown-rapport) Del 2: Lær mer om kompetanseportalen 1. Kort introduksjon - Hva er kompetanseportalen? 2. Læringsmålplan 3. Dashboard 4. Kort om rollene i kompetanseportalen 5. Hvilke digitale enheter kan benyttes i arbeid med kompetanseportalen?

2 Del 1: Dette må jeg vite 1. Kort om LIS i kommune: LIS1 som utplasseres i kommune har gjennom utdanningsløpet benyttet kompetanseportalen for å loggføre og demonstrere sin tilegnede kompetanse. Løsningen benyttes for å oppfylle krav og aktiviteter som skal føre til tilegnelse av relevante egenskaper, og knyttes mot fastsatte roller. LIS1 vil fortsette å anvende denne kompetanseløsningen ute i kommune. LIS1 behøver hjelp fra kommuneansatte til veiledning og godkjenning læringsmål/-aktiviteter. Kommuneansatte mottar invitasjon til å opprette bruker fra den LIS1 de har ansvar for. 2. Hvordan får jeg tilgang? Kommuneansatte er nødt til å registrere seg i kommuneløsningen for å kunne tilby LIS1 opplæring og oppfølging under utplasseringsperioden. Under registrering sender LIS1 ut invitasjon for brukerregistrering til sin utvalgte kommunale leder, veileder og supervisør. Dette sørger for at LIS1 knyttes sammen med de rette ansvarlige. Kommuneansatte oppretter bruker med elektronisk ID De som ikke har Helse-ID kan logge inn via en av ID-portens elektroniske ID-alternativer (se liste på neste side) Etter registrering i løsningen vil de tre rollene vises i listen over brukere som kan bli bedt om å godkjenne læringsmål og aktiviteter.

3 3. Hvordan opprette bruker: Kommunens server vil ikke inneholde LIS1 brukerdata fra opprinnelig læringssted. Derfor er både LIS1 og kommuneansatte nødt til å registrere seg som brukere. 1. Du mottar en invitasjon fra den LIS1 som har valgt deg som sin leder 2. Trykk på HelseID/Ny bruker 3. Velg din foretrukne elektroniske ID Dersom du ikke har HelseID kan du velge blant disse: MinID BankID Buypass ID Commfides BankID på mobil

4 4. Hvordan bruke løsningen som leder? Hvordan bruke løsningen som leder? Som leder har du to primære oppgaver for å følge opp LIS1 i kommune: Godkjenning av læringsmål Som leder er det ditt ansvar å godkjenne selve læringsmålet når det er klart. Følge progresjon Leder skal følge LIS1 progresjon. Ved å hente ut drilldown-rapporter får leder oversikt over LIS1 fremdrift på de forskjellige læringsmålplanene.

5 4.1. Hvordan forstå løsningen ved første innlogging? Bildet under viser hvordan løsningen vil se ut for leder ved første innlogging. Her vises en oppsummering av leder (Lise Hanen) sine data. Avdelingen leder jobber ved og tilgang til egen personalia og egne eventuelle læringsmål finnes her. Bildet under viser fanen Mine medarbeidere. Her vil de LIS1 som leder har ansvar for befinne seg. Ola Olsen er i dette eksempelet LIS1:

6 4.2. Leders oppgaver Som leder har du to primære oppgaver for å følge opp LIS1 i kommune: Godkjenning av læringsmål Som leder er det ditt ansvar å godkjenne selve læringsmålet når det er klart. Følge progresjon Leder skal følge LIS1 progresjon. Ved å hente ut drilldown-rapporter får leder oversikt over LIS1 fremdrift på de forskjellige læringsmålplanene.

7 Godkjenning av læringsmål Som leder er det ditt ansvar å godkjenne, eller underkjenne, selve læringsmålet når det er klart. Fremgangsmåten er som følger: 1. Åpne fanen Godkjenning av læringsmål under Mine medarbeidere. Her ligger en tredelt inndeling som sørger for ryddig oversikt: Venter på godkjenning Avviste læringsmål Godkjente læringsmål 2. Under Venter på godkjenning vil LIS1 innsendte læringsmål legge seg. Leder presenteres med følgende info: Navnet på LIS1 Hvilket læringsmål det gjelder Hvilken læringsmålplan det tilhører Dato for innsending Status på læringsmålet

8 3. Trykk på pila til venstre for LIS1 navn. Da åpnes godkjenningsskjemaet hvor leder kan evaluere og deretter godkjenne eller underkjenne læringsmålet: Avhengig av leders evaluering, vil læringsmålet havne under enten godkjent eller avvist. Etter godkjenning av læringsmålet endres status til Fullført umiddelbart. Ved underkjenning av læringsmål kan du legge ved årsak til avslaget. Et godkjent læringsmål kan når som helst avbrytes. Åpne godkjenningsskjemaet og trykk på Avbryt godkjenning. Læringsmålet vil da plasseres tilbake i listen over læringsmål som venter på godkjenning.

9 Etter godkjenning av læringsmålet, endres status til Fullført umiddelbart. Vi ser også at den nå ligger under Godkjent -fanen. Ved ønske om å avbryte godkjenningen, kan du trykke på pila, hvor knappen for å endre status ligger godt synlig:

10 Ved avbrytelse av godkjenningen, havner læringsmålet tilbake i listen over læringsmål som venter på godkjenning: Ved underkjenning av læringsmålet, havner det i fanen for avviste læringsmål:

11 Alternativ fremgangsmåte for å godkjenne læringsmål: Godkjenning via planoversikt På LIS1 læringsmål plan under Mine medarbeidere kan leder klikke seg inn på Læringsmål. Da åpnes kandidatens digitale perm med tildelte planer:

12 I den tilhørende planen vil det aktuelle læringsmålet være tydelig markert med påskriften Venter på godkjenning. Ved siden av navnet til signeringsansvarlig er det en link til å åpne godkjenningsskjemaet:

13 Godkjenningsskjemaet vises i et nytt vindu. Her kan du som leder se over læringsaktivitetene og gjøre en helhetlig vurdering av læringsmålet: Tilgang til læringsaktivitetene Informasjon om innfridd dato Informasjon om når læringsmålet ble sendt til godkjenning Lese eventuelle kommentarer fra utdanningskandidat (LIS1) Legge til kommentar (både ved godkjenning og avslag)

14 Etter å ha trykket på Godkjenn, vil læringsmålet umiddelbart endre status til godkjent:

15 Dermed er læringsmålet godkjent. Denne statusen vises også i LIS1 plan. Godkjenningen kan alltid kanselleres. Ved å trykke på linken til evalueringsskjemaet åpnes vinduet hvor status kan endres: Dersom din konklusjon er at læringsmålet ikke skal godkjennes likevel, har du muligheten til å legge ved årsak til avslaget. Merk: Ved underkjenning må leder legge ved en kommentar.

16 4.3. Følge progresjon (Drill down-rapporter) Som leder er det viktig å følge med på LIS1 fremdrift. Den beste måten å gjøre dette i kommuneløsningen er å hente ut drilldown-rapporter. Drill-down rapporter benytter et trafikklyssystem for å illustrere hvordan LIS1 ligger an med læringsmålene og -aktivitetene. LIS1 og supervisør fyller inn fortløpende, slik at du som leder får muligheten til å monitorere læringen i sanntid. Ved å trykke på fanen Se status alle dokumenter, presenteres du en nedtrekksmeny bestående av alle de utdelte planene: I nedtrekksmenyen ligger alle tildelte planer i samme liste. Velg planen du ønsker å hente ut en drilldown-rapport på ved å trykke på planens navn fra listen. Drilldown-rapport: Læringsmålplan Læringsmål består av læringsaktiviteter. Drilldown-rapporter vil derfor deles i to; en fane for læringsmål og en for læringsaktiviteter: Blåfargen indikerer hvilken fane informasjonen leses fra. Noen av læringsaktivitetene kan være repeterende aktiviteter. I det tilfellet vil drilldown-rapporten deles i tre faner:

17 Fane: Læringsmål Læringsmålene består av aktiviteter og repeterende aktiviteter. Læringsmål-fanen viser dermed fremdrift på overordnet nivå. Et læringsmål kan ikke ha status som fullført uten at alle de (repeterende) aktivitetene som utgjør læringsmålet er fullført. Fanene Aktiviteter og Repeterende aktiviteter kan leses av for å få dypere innsikt i LIS1 progresjon på veien mot innfrielse av læringsmål ILLUSTRASJONSFOTO: Rapporten kan se annerledes ut i kommuneløsningen. Pilforklaring: Fanen er blå, med andre ord leser vi informasjon fra denne fanen Læringsmål står som en overskrift Under overskriften ser man de ulike læringsmålene horisontalt, med tilhørende fremdriftsstatus per LIS1 vertikalt

18 Fargekoder drilldown-rapport læringsmål Det grønne symbolet at læringsmålet har status som godkjent. Det gule klokkeikonet forteller leder at kandidaten har påbegynt arbeidet med læringsmålet. Sort trekant i gult felt varsler leder om at et læringsmål venter på godkjenning. Hvit varseltrekant i rødt felt signaliserer at et læringsmål har blitt avvist. Som leder kan du legge til en årsak ved underkjenning av et læringsmål. Et hvitt felt med tre punktum informerer leder om at det ikke er noen registrerte data på læringsmålet, og er ensbetydende med at LIS1 ikke har påbegynt læringsmålet

19 Fane: Aktiviteter Fanen Aktiviteter gir leder et dypere innblikk i kandidatenes fremdrift på læringsaktivitetene og tilfører forklaringskraft til den overordnede fremdriften på læringsmålene. ILLUSTRASJONSFOTO: Rapporten kan se annerledes ut i kommuneløsningen. Pilforklaring: Når fanen er farget blå, betyr det at vi leser informasjon fra denne fanen Læringsmål står som en overskrift På linjen under Læringsmål-overskriften vises navnet på læringsmålene horisontalt. Under læringsmålet vises læringsaktivitetene som utgjør læringsmålet. LIS1 fremdrift på de ulike aktivitetene vises vertikalt.

20 Fargekoder drilldown-rapport læringsaktiviteter Når læringsaktiviteten er fullført fylles feltet av dette grønne ikonet. Det gule klokkesymbolet vitner om at læringsaktiviteten er påbegynt. Varseltrekanten symboliserer at en læringsaktivitet venter på godkjenning eller signatur. Utropstegnet varsler leder om at læringsaktivitetens gyldighet er utløpt. Et hvitt felt bestående av tre punktum informerer leder om at det ikke er noen registrerte data på læringsaktiviteten. Det betyr at LIS1 ikke har påbegynt denne.

21 Fane: Repeterende aktiviteter Noen læringsaktiviteter krever X antall gjennomføringer for å bli godkjent. Fanen Repeterende aktiviteter dokumenterer hvor mange ganger LIS1 har utført aktiviteten. ILLUSTRASJONSFOTO: Rapporten kan se annerledes ut i kommuneløsningen. Pilforklaring: Når fanen er farget blå, betyr det at vi leser informasjon fra denne fanen Læringsmål står som en overskrift Linjen under læringsmål-overskriften vises læringsmålene som inneholder repeterende aktiviteter horisontalt. Under læringsmålet vises de repeterende aktivitetene som tilhører læringsmålet. LIS1 fremdrift på aktivitetene vises vertikalt.

22 Fargekoder repeterende aktiviteter Hvit = 0% Lys grå = 1-33% Grå = 34-66% Mørk grå = 67-99% Koksgrå = 100% Bildet over illustrerer ulik progresjon på repeterende aktiviteter. Til høyre for bildet vises det prosentvise grunnlaget for fargene. Tallene gir et nøyaktig svar på hvordan kandidaten ligger an, noe som tydeliggjøres gjennom fargebruken.

23 Del 2: Lær mer om kompetanseportalen Kort introduksjon - Hva er kompetanseportalen? I høyrisikobransjer er det svært viktig at oppgavene utføres korrekt. I noen tilfeller kan sterk kompetanse utgjøre forskjellen på liv og død. Mye ansvar hviler på de ansattes skuldre og kravet til riktig kompetanse blir skyhøyt. Hvordan vet du at du har satt de rette menneskene på rett plass til å gjøre jobben best mulig? Det er her kompetanseportalen kommer inn i bildet. Dette er en plattform hvor kompetanse demonstreres og monitoreres. Læringsmål og læringsaktiviteter nedfelles i læringsmålplaner. LIS1 vil utføre læringsaktiviteter som oppfyller læringsmål som kreves for å erverve seg kompetansen en legespesialist trenger. Leder, veileder og supervisør er tre ulike brukertyper i systemet som sørger for at LIS1 får de beste forutsetninger for en vellykket opplæring.

24 Læringsmålplan En læringsmålplan består av læringsmål og læringsaktiviteter. Et læringsmål kan bestå av flere ulike læringsaktiviteter. LIS1 kan fortløpende dokumentere gjennomføring av kravene og aktivitetene. Supervisør har ansvar for å signere læringsaktivitetene, mens det er leders jobb å godkjenne selve læringsmålet. Veileder fungerer som en mentor for LIS1, og er ansvarlig for veiledningssamtaler. Godkjenningen utføres via digitale signaturer. Fremdrift vises ved hjelp av et trafikklyssystem i dashboard (se neste side).

25 Dashboard Planene vises i en kompetanseplattform. Et sentralt element i denne plattformen er dashbordet, som vises i bildet under. Dashbordet tilbyr en omfattende oversikt over LIS1 læringsfremdrift og status. Ledere og veiledere har tilgang til dashbordet. ILLUSTRASJONSFOTO: Dashboard kan se annerledes ut i kommuneløsning. Via dashboard kan leder og veileder følge med på hvordan LIS1 ligger an i arbeidet med tildelte planer. Dette gir en bred oversikt og tydelig visualisering av tendenser og progresjon. Datomerking av leder/veileders signatur viser når og hvor læring har oppstått. Informasjonen som utvinnes gir en rekke fordeler: LIS1 kompetanseprofil styres og spores fra ansettelse og til innfrielse av planer. Det gjør det enklere for ledere å planlegge rammeverk for fremtiden. Tilrettelegger for effektiv planlegging av skiftoppsett og arbeidsstyrke. Lettere å forutse og kalkulere kostnadseffektive utgifter knyttet til kompetanseutvikling. Ulike innholdsversjoner og revisjoner ligger dokumentert.

26 Kort om rollene i kompetanseportalen Tabellen under gir en kjapp innføring i hvordan kompetanseportalens vanligste roller fungerer ute i kommune. Brukertype Beskrivelse LIS1 - Sender ut invitasjon til leder, veileder og supervisør - Utfører læringsmål- og kompetanseplaner knyttet til sin opplæring, og dokumenterer sin fremdrift - Ber om godkjenning på gjennomførte krav og aktiviteter - Kan opprette og forberede seg til veiledningssamtaler, og skrive referat fra disse Leder - Kan tildele planer til LIS1 - Godkjenne læringsmål - Kan følge framdrift, både via dashboard - Tilgang til å hente ut rapporter for å se brukernes fremdrift på kompetanseplaner Supervisør - Kan evaluere og signere læringsaktiviteter Veileder - Forberede veiledningssamtaler / referat fra veiledningssamtaler - Følge framdrift på læringsmål

27 1. Hvilke digitale enheter kan benyttes i arbeid med løsningen? Gjennom utplasseringsperioden vil læringsaktivitetene som regel ha ulik utforming: Noen aktiviteter utføres ute i felt, mens andre er mer stasjonære. Alt av ansvar og oppgaver knyttet til LIS1, leder, veileder og supervisør sine roller kan utføres via laptop, smarttelefon og nettbrett. Applikasjonen Dossier ProFile for mobil og nettbrett er tilgjengelig i AppStore og GooglePlay. Fungerer like godt på Apple- og Android-enheter.