14/15 Orientering fra OSO- representantene om aktuelle saker i egen region/ klinikk. v/ OSO representantene.

Transkript

1 Overordnet Samarbeidsorgan (OSO) Møtedato: , kl Sted: LINKEN- møterom Tromsdalstinden, Forskningsparken i Tromsø Formøte: Kommunenes repr. kl. 10:00-10:55, Tromsdalstinden, Forskningsparken Formøte: UNN sine repr. kl. 10:00-10:55, møterom Rio i 3. etasje NST, Saksnr. Sak 13/15 Referat fra møte /15 Orientering fra OSO- representantene om aktuelle saker i egen region/ klinikk. v/ OSO representantene. 15/15 Evaluering av Overordnet samarbeidsavtale og tjenesteavtaler, hva bør prioriteres for 2015? v/ avdelingsleder Magne Nicolaisen, UNN. 16/15 Status fra KSU «Samarbeid om IKT- utvikling». Forslag til endring av Overordnet samarbeidsavtale og tjenesteavtale 5. v/prosjektleder Gerd Ersdal, FUNNKe prosjektet. 17/15 Ny turnuslegeordning erfaringer og utfordringer. v/ rådgiver Guri Lajord, KS. 18/15 KomUT Nord etablering av kompetansenettverk for videreutvikling av e-meldingstjenester mm. (etterfølger av FUNNKe-prosjektet) v/ rådgiver Guri Lajord, KS. 19/15 Samarbeidsavtalen mellom kommunene i Nord-Norge og Helse Nord RHF status og plan for videreføring. v/ rådgiver Guri Lajord, KS. 20/15 Hva kan UNN tilby av lærlingeplasser og hva er kommunenes behov? v/ rådgiver Guri Lajord, KS. 21/15 Helsetjenesteplanlegging, oppfølging av sak 21/14, 30/14 og 45/14 v/kommuneoverlege Trond Brattland, Tromsø kommune. 22/15 Finansiering av fellesaktiviteter, oppfølging av sak 3/14 og 22/14. v/administrasjonssjef / leder av OSO Merete Hessen, Kvæfjord kommune. 23/15 Status etablering av Ø- hjelpsenger. v/ avdelingsleder Magne Nicolaisen, UNN. 24/15 Andre orienteringer Rapport fra; «Fagnettverk for ressurssykepleiere i kreft og lindrende behandling» v/ leder «Lindring i Nord» Bente Ervik, Kreftavdelingen, UNN Tromsø. 25/15 Neste møte. v/leder av OSO Merete Hessen Tromsø MVA NO E-post: OSO-sekretariat@unn.no

2 2 Sak: 13/15 Tittel: Referat fra møte Fra: OSO-sekretariatet Referatet fra forrige møte, som ble avholdt torsdag 5. februar i Harstad, følger som eget vedlegg. Utkast til referat ble sendt OSO s medlemmer kort tid etter møtet, og det er ikke mottatt kommentarer eller forslag til endringer. Vedlegg til saken: Dokumentnavn «Sak 13, referat møte ». Referat fra OSO møte godkjennes. Sak: 14/15 Tittel: Orientering fra OSO- representantene om aktuelle saker i egen region/ klinikk Fra: OSO representantene OSO medlemmene oppfordres til å informere om aktuelle saker i egen region / klinikk, med særskilt fokus på hvordan vedtakene i OSO gjøres kjent og forankres i egen region/klinikk.

3 3 Sak: 15/15 Tittel: Evaluering av Overordnet samarbeidsavtale og tjenesteavtaler, hva bør prioriteres for 2015? Fra: Avdelingsleder Magne Nicolaisen, UNN Sammendrag og anbefaling. I forbindelse med Samhandlingsreformen ble kommuner og foretak pålagt å inngå «Overordna samarbeidsavtale» samt 11 underliggende tjenesteavtaler. Avtalene ble gjennomgått og vedtatt i hvert enkelt kommunestyre, samt i ledermøte på UNN. Pr. i dag er ordlyden i avtalene mellom UNN og de 30 kommunene som sokner til UNN identisk. I avtalene har partene blant annet forpliktet seg til en årlig gjennomgang av avtalene, samt sørge for jevnlig rapportering og evaluering. Gjennom denne saken legges det opp til en diskusjon om hvordan OSO kan sikre at gjennomgang av avtalene, rapportering og evaluering kan gjennomføres på en rasjonell og formålstjenlig måte. Bakgrunn. I forbindelse med Samhandlingsreformen ble kommuner og foretak pålagt å inngå «Overordna samarbeidsavtale» samt 11 underliggende tjenesteavtaler. Tjenesteavtalene er; 1. Enighet om hvilke helse- og omsorgsoppgaver forvaltningsnivåene er pålagt ansvaret for og en felles oppfatning av hvilke tiltak partene til enhver tid skal utføre. 2. Retningslinjer for samarbeid i tilknytning til innleggelse, utskrivning, habilitering, rehabilitering og lærings- og mestringstilbud for å sikre helhetlige og sammenhengende helse- og omsorgstjenester til pasienter med behov for koordinerte tjenester. 3. Retningslinjer for innleggelse i sykehus. 4. Beskrivelse av kommunens tilbud om døgnopphold for øyeblikk hjelp etter 3-5 tredje ledd. 5. Retningslinjer for samarbeid om utskrivningsklare pasienter som antas å ha behov for kommunale tjenester etter utskrivning fra institusjon. 6. Retningslinjer for gjensidig kunnskapsoverføring og informasjonsutveksling og for faglige nettverk og hospitering. 7. Samarbeid om forskning, utdanning, praksis og læretid. 8. Samarbeid om jordmortjenester. 9. Samarbeid om IKT-løsninger lokalt. 10. Samarbeid om forebygging. 11. Omforente beredskapsplaner og planer for den akuttmedisinske kjeden. I «Overordna samarbeidsavtale» heter det blant annet; 7. «partene plikter å gjøre avtalen kjent for egne ansatte og brukerutvalgene. Parten skal også sette av nok ressurser knyttet til medvirkning i de avtalte former for samarbeid». - etablere én klar adressat i egen virksomhet som har et overordna ansvar for å veilede og hjelpe ved samhandlingsspørsmål mellom tjenesteyterne - partene skal ha etablert ordninger for god forvaltning av overordna avtale og tjenesteavtalene. 12. «Partene er enige om å gjennomgå avtalen årlig og sørge for jevnlig rapportering og evaluering. Slik gjennomgang skal også omfatte tjenesteavtaler og vedlegg». Dessuten sier 12 noe om oppsigelsestid og at partene kan kreve avtalen revidert dersom vesentlige forutsetninger for avtalen endres. Disse punktene er også beskrevet i egne paragrafer i samtlige av de underliggende tjenestavatalene.

4 4 Utfordring Samhandlingsavdelingen erfarer at det er et stort forbedringspotensial for å oppfylle intensjonen i 7 og 12 i Overordna samarbeidsavtale. Avtalene oppleves å være dårlig kjent og at de i liten grad brukes aktivt i kommunene eller på UNN - kanskje med unntak av avtale 3 og 5 som regulerer inn- og utskrivning fra sykehus. For å oppfylle avtalenes intensjon, kreves at det etableres permanente ordninger for forvaltning av avtalene, samt en intensivering knyttet til opplæring om avtalene. Dette har til en viss grad blitt ivaretatt av OSO, som blant annet vedtok «Kommunenes og UNNs tiltaksplan og prioriteringer for oppfølging av partenes felles ansvar i samhandlingsavtalene» (se vedlegg). Også UNNs interne samhandlingsutvalg har vedtatt en egen plan for oppfølgning av UNNs forpliktelser. Samhandlingsavdelingen erfarer likevel at denne informasjonen ikke når langt nok «ut» i organisasjonene, og at mye av informasjonen og de tiltak som er foreslått derfor stopper opp. En annen utfordring er hvordan man i praksis gjennomfører naturlige / nødvendige endringer i avtalene. Avtalene ble i sin tid behandlet i hvert enkelt kommunestyre samt i ledergruppen på UNN. Sak 16/15 (neste sak til dette møtet) illustrerer noe av utfordringene når praktiske forhold nødvendiggjør endring av ordlyden i avtalene. I dette tilfellet er begrepsbruken i tjenestavatelen avvikende fra begrepsbruken i den daglige (elektroniske) samhandlingen mellom kommuner og UNN. Dette kan medvirke til at feil oppstår. Spørsmålet OSO må ta stilling til, er hvordan man rent praktisk kan gjennomføre nødvendige endringer, uten at avtalene må gjennom en ny og byråkratisk runde i alle kommunestyrene og internt i UNN. Det foreslås derfor at OSO nedsetter en arbeidsgruppe som utarbeider forslag til; - forslag på organisering av permanent ordning for forvaltning av avtalene, jfr 7 - rutiner / retningslinjer for revisjon av avtalene, jfr forslag på prioritering av arbeidet med de ulike avtalene. Arbeidsgruppen bør ha juridisk kompetanse fra både UNN og kommunene. Arbeidsgruppa legger fram sin innstilling på neste møte i OSO, 18. Juni Vedlegg til saken: Dokumentnavn «Sak 15 Felles tiltaksplan» Det nedsettes en arbeidsgruppe som utarbeider; a) Forslag på organisering av permanent ordning for forvaltning av avtalene, jfr 7 b) Rutiner / retningslinjer for revisjon av avtalene, jfr 12. c) Forslag på prioritering av arbeidet med de ulike avtalene. Arbeidsgruppa legger fram sin innstilling på neste møte i OSO, 18. Juni Arbeidsgruppen bør ha juridisk kompetanse fra både UNN og kommunenes side.

5 5 Sak: 16/15 Tittel: Status fra KSU ; «Samarbeid om IKT- utvikling». Forslag til endring av Overordnet samarbeidsavtale og tjenesteavtale 5. Fra: KSU Sammendrag og anbefaling KSU foreslår justeringer i tjenesteavtale 5; «Retningslinjer for samarbeid om utskrivningsklare pasienter som antas å ha behov for kommunale tjenester etter utskrivning fra sykehus.» KSU foreslår også en tilføyelse i Overordnet Samarbeidsavtale. Bakgrunn OSO vedtok opprettelsen av KSU «Samarbeidsutvalg for IKT- utvikling» i OSO møte 5.desember Gjennom tjenesteavtale 9; «Samarbeid om IKT- løsninger lokalt» forplikter partene seg til å videreføre og utvikle samarbeidet ved bruk av IKT- systemer. Utvalget fikk følgende mandat. KSU skal: Ivareta en samordnet oppgradering og testing av IKT systemer til bruk i meldingsutveksling. Ivareta en gjennomgående identisk bruk av meldingsutveksling mellom pleie- og omsorg, fastleger og spesialisthelsetjenesten i alle kommuner og helseforetak. Medvirke til sikker meldingsovervåking og oppfølging av avvik. Medvirke til systematisk opplæring av helsepersonell i bruk av elektroniske meldinger. Arbeidet startet opp i januar 2014, og i desember 2014 ble det levert en statusrapport for det arbeidet som var utført, inkludert forslag til videreføring av arbeidet og justering av mandat. I OSO-møte 5. desember 2013 ble følgende vedtak fattet: 1. OSO oppretter KSU slik det fremgår av saken. 2. OSO anmoder de tre samarbeidsorganene i regionen om å etablere tilsvarende KSU. 3. OSO forutsetter at FUNNKe bidrar til en regional koordinering og koordinering med FIKSprosjektet. 4. Kommunerepresentantene i OSO melder inn medlemmer innen årsskiftet. Utvalget har gjennomført 4 arbeidsmøter i perioden, og har bestått av følgende medlemmer: - Leder av utvalget Robert Strand, Samhandlingsavdelingen UNN. - Prosjektleder FUNNKe -prosjektet Gerd Ersdal, UNN. - Systemansvarlig IKT Cecilie Ingebrigtsen, Balsfjord kommune. - IKT rådgiver Tone Hansen, Harstad kommune. - Brukerrepresentant Obiajulu Odu, brukerutvalget UNN. - Rådgiver/sekretariat Beate Nyheim, Samhandlingsavdelingen UNN. Vurdering I dag er standard prosedyre for utveksling av pasientinformasjon mellom lokalsykehuskommunene og UNN elektroniske meldinger. Dette medfører behov for justeringer av tjenesteavtale 5 «Retningslinjer for samarbeid om utskrivningsklare pasienter som antas å ha behov for kommunale tjenester etter utskrivning fra sykehus». Denne avtalen ble vedtatt før elektronisk meldingsutveksling ble standard prosedyre. Avtalene revideres med tanke på dette. Forståelsen av hvilke meldinger som skal sendes når, kan mistolkes slik det er i dag, når man opererer med to måter å kommunisere på samtidig. Avklaring av hvilke meldingstyper som skal benyttes og når de skal sendes, vil eliminere den begrepsforvirringen som en har sett i noen tilfeller. Utvalget valgte derfor å se på ordlyd og oppbygning av tjenesteavtale 5.

6 6 Samtidig ble det vurdert som lite effektivt om hver justering av tjenesteavtalene skal godkjennes i UNNstyret og i alle kommunestyrene. Derfor anbefaler utvalget også en tilførsel i Overordnet samarbeidsavtale, hvor det gis mulighet til å foreta endringer i ordlyd og oppbygging av tjenesteavtaler, der slike endringer ikke får konsekvenser for det faktiske innholdet i eller intensjonen med avtalen. Vedlegg til denne saken: Dokumentnavn «Sak 16-1 tjenesteavtale 5» Dokumentnavn «Sak 16-2 forslag revidert tjenesteavtale 5» Dokumentnavn «Sak 16-3 forslag revidert overordnet samarbeidsavtale» (endring/tilføyelse markert med rød skrift). OSO vedtar forslag til endringer i Overordnet samarbeidsavtale. OSO vedtar forslag til endringer i tjenesteavtale 5. OSO ber om at forslåtte endringer i Overordnet samarbeidsavtale og tjenesteavtale 5 tas med når forslag til revisjon ferdigstilles.

7 7 Sak: 17/15 Tittel: Ny turnuslegeordning erfaringer og utfordringer Fra: Rådgiver Guri Lajord, KS Sammendrag og anbefaling Ny turnuslegeordning medfører noen utfordringer når det gjelder å rekruttere og beholde turnusleger i kommunale plasser. Spesielt har dette vært et problem i UNN Tromsø sitt primærområde, men en ser det samme i andre foretaksområder også, bl.a. i Finnmark. Etter at ordningen ble søknadsbasert, har det oppstått et «turnuslegenes arbeidsmarked» hvor turnuslegene har større frihet og bedre valgmulighet når det gjelder hvor de vil gjennomføre sin turnustjeneste. Spesielt gjelder dette altså kommuneperioden. Det er ikke nok turnusleger til å fylle alle kommuneplassene, og en risikerer at turnuslegen trekker seg og finner ny plass i annen kommune via turnusportalens resttorg. Den nye ordningen stiller store krav til arbeidsgiverne i forhold til arbeidsprosesser, samarbeid og oppfølging. Etter fire inntaksrunder ser en nå bedre hvilke utfordringer som finnes, og kan lettere få på plass gode samarbeidsstrukturer og rutiner. Dette vil forhåpentligvis føre til bedre stabilitet og forutsigbarhet, slik at både turnusleger og arbeidsgivere blir mer fornøyd. Det anbefales derfor at OSO støtter opp om dette arbeidet og bistår kommunene og helseforetakene i å ivareta turnuslegeordningen. Bakgrunn Saken tar utgangspunkt i at det ble innført ny, søknadsbasert turnuslegeordning i Norge. I den nye ordningen har kommuner og helseforetak sammen ansvar for å lyse ut, tilsette og fordele turnusleger. Fylkesmannen har ansvar for å opprette/godkjenne, flytte eller avvikle turnuslegestillinger. Kommunene i UNN-området har til sammen 34 turnuslegestillinger pr. nå. Det er inngått samarbeidsavtale mellom kommunene og UNN. I henhold til avtalen er stillingene i de første tre inntaksrundene i ny ordning koblet etter Spesialistgodkjennings-forskriftens 12b) som en gruppekobling, dvs. turnuslegene søker stilling på et helseforetak og ei gruppe av kommuner i primærområdet. F.o.m. runde 4 (1. mars 2015) er plassene direktekoblet etter 12a). Kobling etter 12b) ga noe rom for fleksibilitet i hvor turnuslegen gjennomførte sin kommuneturnus. I 12a) er koblingen låst til en bestemt kommune, men dette gir igjen mulighet til enda tidligere oppfølging fra kommunens side (allerede ved oppstart i sykehustjeneste). 12a) gir også mulighet for kommuner som ikke får tildelt turnuslege ved ordinært inntak, til tidlig å lyse ut ledig stilling på resttorget. I ny turnusordning har det til nå vært mulig å lyse ut stillinger i to puljer for hver inntaksrunde, hvor pulje 1 omfattet stillinger i områder som har vært rekrutteringssvake. UNN er ikke blant disse, selv om noen av kommunene sliter med å få turnusleger til seg. Helse- og omsorgsdepartementet har bestemt at ordningen med rekrutteringssvake områder fjernes. Det skal kun utlyses turnusstillinger en gang per halvår, og ikke i puljevis utlysning som tidligere. For mer informasjon om turnuslegeordningen, se Helsedirektoratets turnusportal: og nytt rundskriv Utfordringer: Turnuslegene tilsettes i helseforetaket 12 mnd. før de skal ut i kommune. I denne perioden skjer det gjerne en del endringer pga. fravær (permisjoner og sykemeldinger) som medfører forsinkelser i sykehusturnus. Det kommer da for få kandidater ut fra helseforetakene. Dette innvirker igjen på stillingsrulleringen og tidsløpet i turnustjenesten. Det er krevende å holde oversikt over turnusleger som har utsatt tjeneste eller resttjeneste, og å planlegge inntak av nye kull. Det er ikke en tydelig nok samarbeidsstruktur rundt dette pr. i dag mellom kommunene og UNN, og kommunene imellom. Turnuslegene følges ikke godt nok opp fra kommunesiden i sykehusperioden? Dette kan medføre at de trekker seg fra tildelt kommuneplass, og søker reststillinger i andre deler av landet.

8 8 Mulige løsninger: Å sikre nok tilgang på turnusleger til kommunene vil være vanskelig. Helseforetakene må ta høyde for at turnusleger i permisjon skal tilbake til sykehuset for å fullføre sin turnustjeneste der, og må derfor ofte holde igjen stillinger i hver inntaksrunde. For å bedre kunne beregne slike restperioder, er foretaket avhengig av at turnuslegene tidlig søker permisjon og er klar på start og sluttidspunkt. Det samme gjelder dersom permisjon vil komme i kommuneperioden. Tett og god dialog mellom helseforetak og kommunekoordinator, samt berørte turnusleger, kan gi et bedre grunnlag for å beregne inntak. Det bør være en koordinatorfunksjon i hver av de tre kommunegruppene knyttet til Narvik, Harstad og Tromsø. Vertskommunene for sykehusene oppfordres til å påta seg dette, i alle fall i første omgang. Funksjonen kan ivaretas av merkantilt personell, eller f.eks. helse og omsorgssjef. Kommunekoordinator må ha en kontaktperson i hver av kommunene han/hun koordinerer for. All informasjon om inntak, fordeling, permisjoner, utsettelser mm. bør gå via kommunekoordinatoren. Da sikrer man god oversikt, og helseforetakets kontaktperson/koordinator forholder seg til en kommunekontakt. Ved spørsmål fra turnusleger i sykehus kan det henvises til kommunenes koordinator, som evt. henviser turnuslegen videre til aktuell kommune. Kommunekoordinator kan bistå helseforetaket i utforming av stillingsannonser, screeningsspørsmål og ivareta kommunenes interesse i utlysning. Kommunene bør fortsatt være representert i tilsettingsutvalg for turnusleger. Kommunenes representant bør være en helsesjef eller kommunelege/kommuneoverlege. Oppgaven er ressurskrevende, spesielt dersom intervju av kandidater gjennomføres, og oppdraget kan derfor gjerne fordeles på flere, og rullere mellom kommunene etter en fastsatt plan. Både kommunekoordinator og representant i tilsettingsråd er funksjoner hvor de som innehar disse opptrer på vegne av flere kommuner. Det bør derfor gjennom samarbeidsavtaler avklares hvilket mandat og beslutningsmyndighet som gjelder. Kommunene må være offensiv i å markedsføre seg selv som gode arbeidsgivere i forkant av tilsettings-/fordelingsrunder. Tidlig kontakt med inngåelse av arbeidsavtale, god informasjon og kontinuerlig oppfølging av tildelt turnuslege er viktig for å unngå at han/hun trekker seg fra kommuneplassen. Bykommunene, som er populære turnussteder, kan om nødvendig holde igjen plasser for å sikre at distriktskommunene først får besatt sine turnuslegestillinger. Når alle turnuslegene har fått plass kan bykommunene evt. legge ut plasser som er til overs på turnusportalens resttorg. 1. OSO oppfordrer Narvik kommune, Harstad kommune og Tromsø kommune, som vertskommuner for helseforetak, til å påta seg ansvaret for å koordinere turnuslegeordningen på vegne av kommunene i sine områder. Koordinatorfunksjonen vil omfatte 5 kommuner koblet mot UNN Narvik, 10 kommuner koblet mot UNN Harstad og 10 kommuner koblet mot UNN Tromsø. 2. OSO anbefaler at det utarbeides en samarbeidsavtale mellom involverte kommuner i hvert av områdene. Avtalen bør omfatte mandat i forhold til koordinering, tilsetting og fordeling av turnusleger, samt ansvarsfordeling mellom kommunene. Avtalen bør også beskrive evt. rullering av funksjonene. 3. OSO ber KS bistå kommunene med å utarbeide samarbeidsavtale og årshjul som inneholder oppgaver og tidsfrister i koordinering av turnuslegeordningen. 4. OSO oppfordrer bykommunene til å bidra til at distriktskommunene sikres turnuslege i hver periode, ved f.eks. å holde tilbake en eller flere stillinger i byene.

9 9 Sak: 18/15 Tittel: KomUT Nord etablering av kompetansenettverk for videreutvikling av e-meldingstjenester, (etterfølger FUNNKe-prosjektet) Fra: Rådgiver Guri Lajord, KS Sammendrag KomUT Nord er et kompetansenettverk for støtte, drift og videreutvikling av digital kommunikasjon innen helse og omsorg. Nettverket erstatter prosjekt FUNNKe. KomUT nord blir organisert i fire lokale nettverk, knyttet opp mot hvert av helseforetakene i Nord-Norge. Det er også etablert en regional samarbeidsgruppe, og styringsgruppe (videreført etter FUNNKe). I tillegg til elektronisk meldingsutveksling skal nettverkene utfra mandatet jobbe med kjernejournal, velferdsteknologi og kvalitet i bruk av elektronisk pasientjournal. Bakgrunn Prosjekt FUNNKe ble avsluttet Prosjektets overordnete mål var å innføre elektronisk meldingsutveksling mellom kommunal pleie- og omsorgstjeneste, fastleger og helseforetak i Nord-Norge. Prosjektet nådde målet, og ved prosjektperiodens utløp var 85 av 87 kommuner i gang med elektronisk meldingsutveksling. De resterende to kommunene kommer i gang i løpet av våren. FUNNKe var del av det nasjonale prosjektet KomUT ledet av Norsk Helsenett (NHN). Høsten 2014 ble det klart at det er behov for å videreføre nettverkene i KomUT. NHN har fått midler over Statsbudsjettet 2015 til dette, med signaler om at midler også vil bli tildelt for 2016 og I landets øvrige helseregioner har KomUT-nettverkene vært styrt av kommunene. Helse- og omsorgsdepartementet, NHN og KS har bedt om at det også i region nord blir etablert nettverk i kommunal regi. KS Nord-Norge forespurte kommunene om interesse for å videreføre/re-etablere slike nettverk, og hvilke kommuner som kunne tenke seg å koordinere nettverkene. Tilbakemeldingene ga grunnlag for å jobbe videre med å etablere KomUT Nord Etter dette er det nå utarbeidet en nettverksmodell, se organisasjonskart nedenfor. KomUT Nord organisering og finansiering I en overgangsperiode (2015) vil benevnelsen KomUT Nord/FUNNKe bli benyttet etter ønske fra kommunene, da FUNNKe er velkjent i landsdelen og navnet relateres til meldingsutveksling. Det etableres 4 lokale nettverk i nord, geografisk inndelt etter helseforetakenes primærområder. Grunnen er at det er en noenlunde naturlig inndeling ut fra antall kommuner, lokalsykehuset er den nærmeste samarbeidspartneren i meldingsutveksling, og samarbeidet kan forankres i allerede etablerte samarbeidsarenaer (OSO-ene). De 4 områdene er: - Nettverk Helgeland: Nettverkskoordinator Vefsn kommune - Nettverk Nordland: Nettverkskoordinator Vågan kommune - Nettverk Troms/Ofoten: Nettverkskoordinator Lenvik kommune, med bistand fra Balsfjord - Nettverk Finnmark: Nettverkskoordinator Alta kommune Norsk Helsenett har bevilget kr. 4 mill. til KomUT nord/funnke for Kr går til å kjøpe sekretariattjenester fra NST for å bygge opp den nye organisasjonen. Tilsvarende beløp benyttes for å kjøpe tjenester fra Helse Nord IKT, også dette etter tilbakemeldinger fra kommunene om at de i en overgangsperiode ønsker tilgang på denne kompetansen. Koordinatorkommunene mottar tilskudd på kr ,- hver for å drifte de lokale nettverkene. Det er etablert en regional samarbeidsgruppe hvor koordinatorer fra de lokale nettverkene, kontaktene i helseforetakene, Norsk Helsenett, Helse Nord IKT, NST og KS møter. Styringsgruppa etter FUNNKe videreføres, men utvides med to kommunerepresentanter. Ledelsen av styringsgruppa overtas av kommunene. Rådmann i Karlsøy, Jan-Hugo Sørensen er oppnevnt til å ivareta dette vervet. Han trer inn som leder av styringsgruppa ila. våren/sommeren 2015.

10 10 Styringsgruppe KomUT nord FUNNKe Regional samarbeidsgruppe Sekretariat Nettverk Helgeland 1 koordinatorkommune og samarbeidskommuner Nettverk Nordland 1 koordinatorkommune og samarbeidskommuner Nettverk Troms/Ofoten 1 koordinatorkommune og samarbeidskommuner Nettverk Finnmark 1 koordinatorkommune og samarbeidskommuner Lokal arbeidsgruppe Lokal arbeidsgruppe Lokal arbeidsgruppe Lokal arbeidsgruppe Oppgaver: I mandatet til Norsk helsenett er det skissert følgende 4 resultatmål for KomUT : 1. Bidra i forvaltningen og videreutviklingen av den elektroniske meldingsutvekslingen 2. KomUT skal bistå Helsedirektoratet i den nasjonale utbredelsen av kjernejournalen i akuttkjeden, samt i videreutviklingen av løsningen rette mot pleie- og omsorgsektoren. 3. Øke kvaliteten i bruken av pleie- og omsorgsektorens elektroniske pasientjournal (EPJ), samt bidra i videreutviklingen av systemene. 4. Bidra til at velferdsteknologi blir en integrert del av tjenestetilbudet i omsorgstjenestene i henhold til de nasjonale anbefalingene/føringene (program Velferdsteknologi) Med fire lokale nettverk i nord åpner det seg muligheter for at punktene kan fordeles mellom nettverkene. Fordeling av oppdrag og satsingsområder vil være naturlig å diskutere i regional samarbeidsgruppe og styringsgruppa.. IKT i helse og omsorgssektoren er helt avgjørende for drift og videreutvikling av en effektiv og moderne tjeneste. Gjennom KomUT Nord kan erfaringer deles, utfordringer løses sammen, og kompetanse overføres. Saken tas til orientering.

11 11 Sak: 19/15 Tittel: Samarbeidsavtalen mellom kommunene i Nord-Norge og Helse Nord RHF status og plan for videreføring Fra: Rådgiver Guri Lajord, KS. Det vil på OSO-møtet bli gitt en muntlig orientering om status for samarbeidsavtalen mellom kommunene i Nord-Norge og Helse Nord RHF, samt plan for videreføring av dette samarbeidsorganet. Vedlegg til denne saken: Dokumentnavn «Sak 19 samarbeidsavtale KS Nord og Helse Nord». Saken tas til orientering. Sak: 20/15 Tittel: Hva kan UNN tilby av lærlingeplasser og hva er kommunenes behov? Fra: Rådgiver Guri Lajord, KS Denne saken var satt opp til møtet i OSO 5. februar, men ble besluttet utsatt til dette møtet. Behov Norge står overfor en stor utfordring med tanke på å skaffe nødvendig arbeidskraft innen mange sektorer i årene som kommer. Tilgangen på fagarbeidere er et av de mest kritiske punktene. I følge SSB kan vi mangle så mye som fagarbeidere i I dag er det rundt 190 ulike lærefag i Norge, dvs. utdanning som fører til fag- eller svennebrev. Helse- og omsorgssektoren er aktuell leverandør til (og mottaker av) flere fag, bl.a.: - Helsearbeiderfaget - Ambulansefaget - Barne- og ungdomsarbeiderfaget - Kontorfaget - IKT-servicefag - Institusjonskokkfaget - Ortopediteknikkfaget - Aktivitørfaget - Renholdsoperatørfaget - Byggdrifterfaget + en del andre håndverksfag Pr. nå tilbyr UNN læreplasser innen ambulansefag (28), helsearbeiderfag (1), samt noen i institusjonskokkfag og på drift. Fra høsten 2015 opprettes 6 læreplasser i helsearbeiderfaget. Det er vanskelig å finne beregninger som viser hvor mange av de ulike fagarbeiderne som behøves i hhv. kommune og helseforetak. Mangel innen helsearbeiderfaget er det som blir trukket fram som mest prekært. Siden 2006 har det vært sagt at vi må utdanne 4500 nye helsefagarbeidere hvert år for å dekke behovet. Fra 2006 til nå har det imidlertid vært fra 1500 økende til ca som har tatt fagbrev pr. år. Prognosen nå er derfor at vi vil kunne mangle helsefagarbeidere om 20 år. Utfra antall stillinger og oppgaver antas det at kommunene har det største behovet for helsefagarbeidere, da dette utgjør den største yrkesgruppa i kommunal del av sektoren. Samtidig som utdanningsfrekvensen av nye helsefagarbeidere er for lav, har dagens helsefagarbeidere/ hjelpepleiere/omsorgsarbeidere høy gjennomsnittsalder og det er dermed forventet stor avgang det kommende tiåret. Eksempel: Det er nylig gjennomført ei kartlegging i Nord-Tromsregionen som viser at 44,6 % av helsefagarbeiderne er over 50 år, og 16,8 % er over 60 år. Saken tas til orientering.

12 12 Sak: 21/15 Tittel: Helsetjenesteplanlegging, oppfølging av sak 21/14, 30/14 og 45/14 Fra: Kommuneoverlege Trond Brattland, Tromsø kommune For å sikre god planlegging av kommunenes kapasitet til å ta imot utskrivningsklare har Tromsø kommune i samarbeid med sekretariatet i OSO utarbeidet beregninger for sykehjemsdekningen i OSOområdet med framskrivninger. Denne beregningen har kun omhandlet langtidsplasser. Kunnskapen fra denne beregningen er at på grunn av økende alder i befolkningen vil nesten alle kommuner måtte planlegge for flere langtidsplasser i løpet av de neste tiårene. Svakheten med denne beregningen var at den kun tok utgangspunkt i dekningsgrad på langtidsplass fra Tromsø kommune, og at den ikke omhandlet andre tjenestetilbud enn langtidsplasser. Erfaring fra kommunene er at mangel på kapasitet på ett omsorgsnivå i kommunen kan ha betydning for kapasiteten på andre omsorgsnivå. For eksempel kan mangel på omsorgsbolig føre til økt behov for institusjonsplasser. OSO har derfor bedt om at utredningsarbeidet fortsetter, og at det utvides til å omhandle flere nivå i den kommunale omsorgskjeden, samt at den tar med samhandlingen mellom kommunen og sykehuset. Det vil på møtet i OSO bli gitt en tilbakemelding på status for dette arbeidet. Saken tas til orientering.

13 13 Sak: 22/15 Tittel: Finansiering av fellesaktiviteter, oppfølging av sak 3/14, 22/14 og 8/15 Fra: Leder av OSO, Merete Hessen, administrasjonssjef, Kvæfjord kommune. Denne saken var satt opp til møtet i OSO 5. februar, men ble besluttet utsatt til dette møtet. Orientering om mulig finansiering av fellesaktiviteter ble behandlet i OSO 19. februar 2014, sak 3/14. Bakgrunnen for saken var følgende: En av Overordnet Samarbeidsorgans (OSO s) oppgaver er å oppnevne medlemmer til kliniske samarbeidsutvalg (KSU) og gi disse mandat. I tillegg oppretter OSO jevnlig andre arbeidsgrupper for å utrede problemstillinger som er felles for kommunene og UNN. I vedtektene til OSO 5 står følgende; «OSO har ikke eget budsjett. Partene i samarbeidet bærer selv sine kostnader». Det har blitt reist spørsmål om budsjett for- og finansiering av det arbeidet som KSU eller arbeidsgruppene skal gjøre. Spesielt er dette knyttet til reise- og møtekostnader for fastleger og brukerrepresentanter. Det ble foreslått at partene innbetaler et ákonto-beløp tilsvarende det en forventer vil være årskostnader for denne type aktiviteter. Ved årets slutt gjøres en endelig avregning, og beløpet for neste år justeres opp eller ned i forhold til det faktiske forbruk. OSO vedtok følgende på møtet 19. februar 2014: 1) OSO ser behovet for etablering av felles budsjett for å sikre deltakelse fra brukerrepresentanter og fastleger i KSU og arbeidsgrupper oppnevnt av OSO. 2) OSO ber kommunerepresentantene fremme forslag for sine regionråd om finansieringsmodell for fastlegenes deltagelse. 3) UNN finansierer brukerrepresentanters deltagelse. 4) Ordningen evalueres årlig. Assisterende rådmann Brynjulf Hansen orienterte om status for finansiering av fastlegers deltakelse i KSUer og arbeidsgrupper i OSO møte 2.april 2014, sak 22/14. Saken hadde da ikke vært drøftet i alle regionrådene ennå, og kommunene ble anmodet om å følge opp dette arbeidet. Det vil på møtet i OSO bli gitt en orientering status for dette arbeidet. Presenteres i møtet / ettersendes

14 14 Sak: 23/15 Tittel: Status etablering av Ø- hjelpsenger Fra: Avdelingsleder Magne Nicolaisen, Samhandlingsavdelingen UNN Sammendrag Som et ledd i samhandlingsreformen blir kommunenes ansvar for øyeblikkelig hjelp utvidet til også å omfatte kommunalt tilbud om døgnopphold for øyeblikkelig hjelp / kommunal akutt døgnenhet (KAD). Søknadsfrist er 1. mars hvert år, og det legges opp til at dette blir en lovpålagt plikt for kommunene fra Det betyr at 1. mars 2015 var «siste frist» for å søke slike midler. Status i UNN-området er at 23 av kommunene har søkt om finansiering av KAD-senger i tråd med anbefalingene fra OSO. I de 4 Nord-Troms kommunene (Skjervøy, Kåfjord, Nordreisa og Kvænangen) som i dag har sykestuefinansiering, er situasjonene etter uavklart. Ballangen og Tysfjord har søkt om å etablere slikt tilbud i egen kommune uten å ha vært i kontakt med UNN vedr. driftsavtale. Lyngen kommune har søkt om å etablere tilbud i egen regi, og vedlagt søknaden var forslag til driftsavtale. UNN har ikke signert denne, med begrunnelse at etableringen etter UNN s oppfatning ikke er i tråd med intensjonene, og at søknaden også avviker fra OSO s anbefaling. Saksframstilling Som et ledd i samhandlingsreformen blir kommunenes ansvar for øyeblikkelig hjelp utvidet til også å omfatte kommunalt tilbud om døgnopphold for øyeblikkelig hjelp / kommunal akutt døgnenhet (KAD). Etableringen av slike senger er svært viktig for gjennomføring av samhandlingsreformen. I veiledningsmateriell fra Helsedirektoratet presiseres at planleggingen av tilbudet må skje i nært samarbeid mellom partene, og det er et krav at det må foreligge en egen driftsavtale (som vedlegg til tjenesteavtale 4) som er signert av både kommunen(e) og UNN før tilskudd kan utbetales. Det er en forutsetning at et slikt tilbud skal avlaste spesialisthelsetjenesten. Søknadsfrist er 1. mars hvert år, og det legges opp til at dette blir en lovpålagt plikt for kommunene fra 2016, da legges alle midlene inn i rammetilskuddet til kommunene. Det betyr at 1. mars 2015 var «siste frist» for å søke slike midler. OSO har behandlet dette flere ganger. I sak 06/13 vedtok OSO å anbefale kommunene å planlegge etablering av KAD-sengene rundt de allerede etablerte tilbud i Narvik, Harstad, Finnsnes, Bardu, Tromsø, Storsteinnes og Nordreisa. I møte 18. september 2014, vedtok OSO under sak 31/14 følgende; 1. OSO viser til at sengetallet ved sykehusene nå er redusert som følge av overføring av driftsmidler fra helseforetaket til kommunene, og til at dette har medvirket til betydelige kapasitetsutfordringer i lokalsykehusfunksjonene. OSO understreker at KAD-sengene skal avlaste sykehusene, og at dette forutsetter en faglighet og beredskap slik det er beskrevet i veilederen. 2. OSO anbefaler UNN og kommunene å legge konklusjonene fra KSU om lokalisering av KAD-sengene til grunn for det videre arbeidet. 3. OSO er bekymret for framdriften når det gjelder planlegging av KAD-senger i de 15 kommunene som ikke har igangsatt dette tiltaket. Det bør være et mål at søknaden er sendt innen søknadsfristen 1. mars 2015.

15 15 Samhandlingsavdelingen ved UNN har kort tid etter søknadsfristen for etablering av KAD-senger gikk ut, kartlagt status for KAD-etableringen i de 30 kommunene som er i UNN-området. Pr. i dag er status for de som er etablert; 5 senger i Harstad, hvor også Kvæfjord og Lødingen inngår (f.o.m. 2014). Dessuten har Skånland og Tjeldsund søkt om å slutte seg til dette tilbudet. Søknad fra disse er sendt innen fristen, og UNN har signert driftsavtaler. 3 senger i Narvik, hvor også Evenes inngår (f.o.m. 2013). Dessuten har Gratangen kommunestyre i møte vedtatt å slutte seg til Narvik. Status for denne prosessen ukjent. 5 senger i Lenvik, hvor også Berg, Torsken, Tranøy, Sørreisa og Dyrøy inngår. Tilbudet har vært i drift siden senger i Bardu, hvor også Lavangen, Salangen og Målselv inngår. Tilbudet har vært i drift siden Dessuten har Ibestad søkt om å slutte seg til dette tilbudet f.o.m Status for denne prosessen er ukjent. Tromsø kommune har søkt om tilskudd, og planlegger 4 senger f.o.m. november 15, som økes til 9 senger når deres nye «Helsehus» står ferdig. Karlsøy har besluttet å knytte seg til dette tilbudet. Driftsavtale foreligger og er signert av UNN. Balsfjord kommune har søkt om tilskudd til etablering av én seng på Storsteinnes. Storfjord kommune har besluttet å knytte seg til dette tilbudet. Driftsavtale blir ettersendt. Disse tilbudene omfatter 23 av de 30 kommunene som er i UNN s nedslagsfelt. Alle disse etableringene er i tråd med OSO s anbefaling, og UNN har signert de driftsavtalene som er mottatt i forbindelse med disse søknadene. Status for de 7 resterende kommunene er som følger; Ballangen har søkt om tilskudd til å etablere én seng på sykehjemmet. Det foreligger ingen driftsavtale mellom kommunen og UNN. Tysfjord har søkt om tilskudd til å etablere én seng på sykehjemmet i Kjøpsvik. Det foreligger ingen driftsavtale mellom kommunen og UNN. Heller ikke Nordlandssykehuset er kontaktet vedr. dette. Lyngen har søkt om tilskudd til å etablere én seng på sykehjemmet på Lyngseidet. Vedlagt søknaden var forslag til driftsavtale. Denne er ikke signert av UNN, da UNN mener tilbudet ikke er i tråd med intensjonene for KAD-senger. Søknaden avviker også fra OSO s anbefaling. I tillegg er det 9 sykestuesenger (4 i Nordreisa, 3 i Skjervøy, 1 i Kåfjord og 1 i Kvænangen). Finansieringen av disse etter 2015 er uavklart, og kommunene har ikke gitt noe tydelig tilbakemelding på hvordan de planlegger å etablere KAD-sengene. Saken tas til orientering.

16 16 Sak: 24/15 Tittel: Andre orienteringer Fra: Distriktssjef Randi Børresen Kreftforeningen og leder Lindring i Nord Bente Ervik, Kreftavdelingen UNN Tromsø Modell for samhandling innfor kreft og lindrende behandling I sak 28/13, 22. mai 2013, vedtok OSO følgende: 1. OSO anbefaler at det etablerte fagnettverket i UNN HF nedslagsfelt videreføres i den form det er i dag, med (1-) 2 årlige møter. 2. OSO anbefaler at alle kommunene deltar med en representant i nettverket. 3. OSO anbefaler at UNN HF ved leder for Lindring i Nord og distriktssjef for Kreftforeningen har ansvar for innkalling, lokaler, gjennomføring og skriving av referat fra møtene. 4. OSO anbefaler at det utarbeides funksjonsbeskrivelse for kreftsykepleier/ ressurssykepleier og at denne tilpasses lokale behov i kommunen. 5. OSO ber om en årlig statusrapport på det arbeidet som er gjort. Rapport fra «Fagnettverk for ressurssykepleiere i kreft og lindrende behandling, UNN HF 2014» Regionalt kompetansesenter for lindrende behandling (Lindring i nord), Kreftavdelingen, UNN Tromsø og Kreftforeningen, Distrikt nord, driver i fellesskap 4 fagnettverk for ressurssykepleiere i kreft og lindrende behandling. Nettverkene er organisert etter helseforetakene i regionen og alle kommunene har en representant. Det gjennomføres to møter årlig. Møtene er strukturert med «Runde» med siste nytt/annen viktig informasjon fra kommuner og sykehus, fagtema med forelesninger og evt. gruppearbeid. Hensikten med nettverkene er å bidra til: Kompetanseheving gjennom undervisning og erfaringsutveksling Fagutvikling og kvalitetsarbeid, eksempelvis utarbeidelse av prosedyrer, kreft- og lindringsplaner for kommunen Samhandling mellom lokalsykehus og kommunene og mellom de enkelte kommunene Gjensidig støtte i de daglige utfordringer innen kreft og lindrende behandling UNN HF fagnettverk omfatter 28 kommuner med representanter fra hjemmetjenesten og sykehjem og 3 sykehus med representert fra aktuelle sengeposter og palliative team/enheter/poliklinikker. Møtene: Deltakere Totalt Antall Palliative Avd. UNN Andre kommuner team Tromsø VÅR møte 36 18/28 2/3 3 HØST møte 32 15/28 2/3 4 Brukerrepresentant 14 kommuner har deltatt på 2 møter og 9 kommuner på 1 møte. 5 kommuner har ikke vært representert i møtene, men fra 2014 har kreftkoordinator i Lenvik kommune ansvar for Sørreisa, Berg, Tranøy, Dyrøy og Torsken slik at de mindre kommunene nå er representert av en person i nettverket. Noen kommuner sender flere representanter. Alle ledere får referat.

17 17 Innhold: Fagtema vår: o Symptomlindring ved alvorlig sykdom hos eldre, v/ Inga Margrethe Lyngmo, geriater og sykehjemslege Tromsø kommune o Planlegging av hjemmedød, v/ kreftsykepleier Åshild Fossmark, Palliativt team UNN Tromsø o Mine erfaringer med hjemmedød i Narvik kommune- suksesskriterier, v/ kreftkoordinator Tove Hæsken Fagtema høst: o Behandling og utfordringer knyttet til pasienter med øre - nese- halskreft v/ overlege Inger Heidi Bjerkli, ØNH avdelingen, UNN Tromsø. Kreft i ØNH området, behandling og oppfølging. En sårbar gruppe pasienter der behandling og sykdomsutvikling har store konsekvenser for livskvaliteten. o Nå gjelder det å holde tunga beint i munnen! - utfordringer og erfaringer som tungekreftpasient, v/ Are Rydland, lokalleder i Munn og halskreftforeningen Nord-Norge. Fortelling om egen krefthistorie, informasjon om likemannstjenesten og Munn- og halskreftforeningen. Fokus på mestring. o Sykepleie til pasienter med øre - nese- halskreft, v/ kreftsykepleier Evelyn Karlsen, Dagenheten ØNH avdelingen, UNN Tromsø. Tidlig og systematisk oppfølging av pasientene. Oppsummert 2014 Utvidelsen av nettverket med representanter fra sykehusavdelinger v/unn Tromsø i 2014 er evaluert som positivt og viktig av representantene. Navn og mailadresse til ressurspersonene er lagt ut på nettsidene til Lindring i nord (innhentet tillatelse) for å styrke samhandling. Vi jobber med å utvikle en mer systematisk kompetanseplan for de 4 nettverkene som bl.a. tar utgangspunkt i Nasjonalt Handlingsprogram for palliasjon i kreftomsorgen - Tema på møtene vil fortsatt være sykepleiefaglige, helsefaglige og systemrettede. Med vennlig hilsen Bente Ervik, Leder, Lindring i nord, Kreftavdelingen, UNN-Tromsø. Randi Børresen, Distriktssjef Distrikt Nord, Kreftforeningen. Sak: 25/15 Tittel: Neste møte Fra: OSO- sekretariatet Neste møte er fastsatt til torsdag 18. Juni, kl Møtested er Finnsnes. Formøte for h.h.v. kommunene og UNN fra kl samme sted.