REF STYREMØTE FOR HOVEDSTYRET I TINGVOLL IL DEN 31.mai 2017

Transkript

1 31.mai 2017 Tingvoll Idrettslag REF STYREMØTE FOR HOVEDSTYRET I TINGVOLL IL DEN 31.mai 2017 Fremmøtte; Gruppe Navn 29/3 31/5 Styreleder TIL Jens Petter Olsen x x Nestleder Thomas Alexander x x Bulling Sekretær hovedstyret May Helen x x Nordvik Kasserer hovedstyret Unni Grinde x Varamedlem Siri H. Vangen Leder fotball Gunnar Skuggevik x x aldersbestemt Leder fotball junior/senior Eirik R. Elgsaas Aina Gjøvik x Leder ski- Peder Aasprong x x /skiskyttergruppa Leder friidrettsgruppa Erling Meisingset x Karin Skar Leder driftskomite for Endre Roaldset x Kunstgrasbana Leder håndballgruppa Ingunn Ormbostad x Meldt Avbud Leder Lars Mosand x barneidrettsgruppa Leder lysløypa Håvard Steinshamn x Leder Langdalshytta Liv Solemdal Leder volleyballg Ellinor Kringstad Meldt avbud Sak 5/17 Årshjul for alle

2 Årshjul 2017 for hovedstyret Måned Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Oppgaver 15.jan; Innkalling til årsmøte i mars / hovedstyret 20.februar; Innlevering av godkjent regnskap og årsmelding til hovedstyret Februar; Årsmøte i TIL / leder. / alle undergrupper. 15.mars; Søknad på kulturmidler til kommunen / leder..31. mars: Søknad på midler fra Sparebankstiftelsen (Undergrupper) 15.april; Søknad på aktivitetsmidler(deltakeravgift/spilleravgift under 21 år) til hovedstyret // på bakgrunn av 2016 regnskap // Undergrupper. 30.april: Oppgradere opplysninger til Brønnøysundreg via Altinn (sekretær og leder). 30.april; Elektronisk Idrettsregistrering (hver undergruppe registrerer sin gruppe på KlubbAdm). 30.april; Søknad på momskompensasjon / leder. 1.mai; Søknad på TEFT-samfunnsutbytte-midler fra SBM / leder via undergrupper. 1.juni: Innrapportering av lotteriinntekter til Lottstift (leder). 1.aug; Søknad på momskompensasjon fra NIF sentralt (leder).. 1.okt; Søknad på TEFT-samfunnsutbytte-midler fra SBM / leder via undergrupper. 1.okt; Søknad på midler fra Sparebankstiftelsen / Undergrupper. 15.nov; Sette i gang valgkomiteen / leder Desember 1.des; Søknad på tildelte TALENTMIDLER for 2017 til Tingvoll IL / Individuelt og undergrupper til arbeidsutvalget. 31.des; Regnskapsavslutning alle grupper.

3 Årshjul fotball aldersbestemt for 2017 Tidsfrist Oppgaver Ansvarlig Januar Påmelding lag år Leder Søke om dispensasjoner Leder i samarb. med oppmenn Februar Felles møte med trenere og Leder oppmenn- oppstart/planlegging fotballsesongen Føre regnskap/lage budsjett Kasserer Skrive årsmelding for forrige år Leder Påmelding TINE fotballskole Leder i samarbeid med Endre Mars Påmelding lag 9-12 år Leder Årsmøte Idrettslaget/valg Leder Se over drakter/utstyr til seriestart Oppmenn Søke/spørre banekomiteen om treningstider på KGB (Endre). Oppmenn i samarb. med trener. Søke om aktivitetsstøtte innen 1.april. Kasserer April Seriestart Forberede kiosk Sette opp kiosk- og kjøreliste Sende ut krav om treningsavgift Kioskansv. Oppmenn Kasserer Mai Starte forberedelse av TINE fotballskole Juni TINE fotballskole Sende ut purringer om treningsavgift Juli August September Starte forberedelser til neste sesong (trenere mm). Styret i samarbeid med Endre Styret i samarbeid med Endre Oktober Fotballavslutning Styret/leder November Sluttføre planlegging til neste år. Styret mm Søknad om talentmidler Leder Leder kaller inn et utvidet styre.

4 Desember Skriv årsplan Leder/oppmenn/trenere Arbeidsoppgaver: Påmelding lag: Gjøres på fix. Leder har tilgang (leder senior har oversikt/er hovedkontakt til kretsen). Dispensasjoner gjelder overårige og må også gjøres i god start før seriestart. Kiosk: Det må utnevnes en til to kioskansvarlig som har ansvar for innkjøp av varer. Lurt å spørre om det er mulig med gode avtaler (rabatt). Kiosken drives sammen med fotball senior, og overskuddet deles mellom gruppene (aldersbestemt og senior). Vi har de siste årene delt overskuddet likt da det er umulig å dele utifra salg (flere lag på aldersbestemt, men mer kaffeog vaffelsalg hos senior). For aldersbestemt er kiosken en viktig måte å engasjere foreldre til deltakelse. TINE fotballskole: Dette skal være et samarbeid mellom fotball aldersbestemt og Tingvoll Internasjonale avdeling v/endre Roaldset. Det er fotball aldersbestemt som sitter igjen med overskuddet. Det vurderes at det skal deles med kunstgresskomiteen (det var de som startet dette som ei inntektskilde). Fotballgruppa er også så privilegerte at vi slipper å betale leie av bane som er vanlig andre plasser. Det har i alle år blitt til at Endre i hovedsak har organisert dette med liten hjelp fra andre. Dette bør jobbes med, og fotballgruppa bør i større grad ta ansvar. Både med å skaffe instruktører, gjøre forarbeid og delta i løpet av uka. Oppmenn gjør en veldig viktig jobb (foruten trenerne som har den største innsatsen). Dette er arbeidsoppgavene til oppmenn: Forberede drakter, baller ol før seriestart. Draktsettene forventes å vare i 3 år! De bestilles i banken i samarbeid med leder. Sette opp kiosk- og kjørelister. Det skal i utgangspunktet fordeles likt mellom foreldrene. Men er det for eksempel noen som ikke kjører bil kan de i stedet settes opp på kiosk flere ganger. Det er også viktig at de barna som ikke har ressurser til å delta, likevel får bli med. Være tilstede på hjemmekampene og støtte treneren for eksempel ved skader. De har også ansvar for å betale dommere etter hver kamp. På 7-er skal trener eller oppmann sørge for dommer selv. Det blir hver enkelt lag enige om. Levere inn spillere på fix før kamp, og levere kamprapport etter kamp. Det bruker å tilbys et kurs om dette før seriestart. Sørge for påmelding på cuper. Send mail/sms til kasserer for betaling av den enkelte cup (bruker å gjøres i forkant).

5 Innkreving av treningsavgift: Den største jobben for kasserer er å følge opp innkreving av treningsavgifter. Kan være krevende mot noen få. Men 90 % av foreldrene er flinke betalere!! Jeg har brukt å gjort dette ved at oppmenn har skrevet dette på facebook-gruppene til lagene eller på sms til foreldrene. Sett en frist på innen 14 dager. Purr så med en måneds mellomrom. Vi bruker å være romslige hvis vi vet at noen har veldig dårlig økonomi (for eksempel nyankomne flyktninger). Et par ganger har vi stoppet og krevd betaling da vi vet at det er mye penger for enkelte. Men dette er unntaksvis. Aktivitetsstøtte: her søkes om alle utgifter gruppa har hatt i forbindelse med aktivitet: kretspåmelding (serie), cuper, norway cup osv. Økonomi: Som årshjulet viser så har ikke gruppa noen form for dugnadsarbeid. Foreldrene på Tingvoll er heldige(!). Det mest blir dekt inn av treningsavgift og støtte fra hovedlaget (som for eksempel aktivitetsstøtte). Før hadde vi både julelotteri (lotteripartner.no) og arrangerte revyfest. Men pga stor motstand fra en del foreldre (uff-mentalitet) har vi valgt å kutte ut disse. Dette er selvsagt reversibelt hvis det ønskes. Vi har likevel en edruelig avgift (700 kr.), og vi er billige ift andre idrettslag. Det blir samtidig mer og mer spørsmål om betaling av trenere framover. Dette kan løses ved å øke treningsavgiften ytterligere. Kompensasjon av trenere: Vi har de siste årene betalt ungdommer som har trent lag. De har fått 3000 for en sesong, avkortet hvis de har avsluttet før. Hjelpetrenere har fått 1000 kr. for et år. Alle trenere får gratis treningsgenser. Foreldre som er trenere, betaler ikketreningsavgift avgift for sitt eget barn på laget. Når et lag skal på Norway Cup, bruker banken å sponse en trener per lag. Vi ser på dette som en kompensasjon for mange timer sammen med barna. Dette bør fortsette. Betaling av dommere: I 2015 fikk alle oppmenn utdelt 1250 kontant hver til å betale dommerne samt dommerkvitteringer. De lagene som spiller 9'er og 11 er mottar ei regning som kasserer skal betale. Dette skal skje samme uke som kampen har gått. Jeg brukte å gjøre det på torsdager så jeg gjorde det samlet. Felles fotballavslutning: Gjøres når alle kamper er ferdig. Vanligvis har dette blitt i første uka av nobember. Dette må gjøres klart: Bestille lokaler (aktivitetsrommet på TBU har blitt brukt). Bestille pizza Bestille pokaler til årets spiller 14 og 16-årslagene. Kjøpe inn brus, servietter, pepperkaker etc.

6 Arbeidsbeskrivelser: Leder: Koordinerer og kaller inn til jevnlige møter Har hovedansvaret for fotballgruppas fb-gruppe som brukes til ulik informasjon ol. Møter på styremøter i hovedlaget, evt. sørger for at noen møter Melder på lag til kretsen (seriespill). Samler til søknad om talentmidler fra kretsspillere. Organiserer fotballavslutning etter endt sesong; fordele evt. oppgaver. Kasserer: Betaler regninger og holder kontroll på økonomien, Krever inn treningsavgifter (har brukt fb/oppmenn legger ut til sine. 3.purring sørger kasserer selv for). Har ansvaret for å søke om aktivitetsstøtte. Der skal det være med alle påmeldingsavgifter både på seriespill og cuper. Ta utgangspunkt i fjorårets regnskap. Kvitteringer trenger ikke legges med; de ligger i regnskapet og kan vises til. Lager regnskap etter endt kalenderår (januar). Sette opp budsjett for neste år med utgangspunkt i fjorårets regnskap. Årshjul Fotball Senior for 2017 Måned Oppgave Ansvarlig Januar Påmelding lag Leder Spillermøte Senioransvarlig Februar Møte trenere og oppmenn oppstart og planlegging ny sesong Budsjett/Regnskap forrige år Årsmelding forrige år Mars Planlegge arrangementer Gå over samarbeidspartnere sponsorer Senioransvarlig Senioransvarlig/Leder Styrets seniorrepresentanter Styrest seniorrepresentanter

7 Sende ut faktura egenandel vår April Seriestart Kiosk Mai Kasserer Senioransvarlig Kioskansvarlig Juni Sammenkomst på hotellet for seniorlag Juli FERIE August Sende ut faktura egenandel høst September Høstfest/Latterkveld Sellanrå Styrest seniorrepresentanter Kasserer Styrest seniorrepresentanter Oktober Fotballavslutning Leder/styrets seniorrepresentanter November Planlegging neste år Årsplan Styret Leder, lagledere, trenere Desember 2. juledagsfest Sellanrå Styrets seniorrepresentanter

8 Årshjul barneidretten for 2017 Januar: Innkreving treningsavgift Februar: Følge opp idrettsskolen. Skriv og lever årsmelding og regnskap før årsmøte. Årsmøte i hovedlaget. Mars: Søke aktivitetsmidler hovedlaget. Sende ut påmeldingsskjema for seriespill til 3. og 4. klasse. Sett opp lag for mini (3,4). Hvert lag må ha en eller to lagledere som hentes fra foreldregruppa. April: Oppfordring til å registrere på min idrett. Del ut drakter, baller ++ til lagledere. Supplere/kjøp inn på sporten. Mai: Bestille treningstid i hallen før for onsdager 17:00 18:00. Halsacup. Juni: Ålvundfjorddagene med knøtte- og minicup. Juli: Sommerferie. August: Høstrunde serien September: Lage oversikt over treningene for idrettsskolen. Avtal med TVS om hvilke dager de tar. Oppstart etter høstferien. Så fordeles de resterende datoer på de andre gruppene. Lever ut lapper til 1. klasse. Informer på facebook. Ta inn fotballutstyr fra lagledere. Oktober: Oppstart idrettsskole. November: Bestill treningstid i Tingvollhallen før Desember: Husk skiskyting på vinter. Generelt; delta aktivt på hovedlagets styremøter, jevnlig kontakt med foreldre. Vi skal bruke Facebook og gjerne Instagram under #tingvollil når vi er på cup, seriespill eller generelt trening. Vi skal vise treningsglede blant barn.

9 Årshjul lysløypekomiteen 2017 Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Send innspill til årsmeldinga for hovedlaget Vintervedlikehold Vintervedlikehold Årsmøte TIL Vintervedlikehold Slå av lysløypa ved påske Kosting av asfalt-trasee Pussing av gras Gå over el-anlegget Skifte pærer som har gått Pussing av gras Rydding skog langs løypa Slå på lysløypa etter høstferie skole Vintervedlikehold Lese av strømmen

10 Årshjul håndball for 2017 Mnd Oppgaver Ansvar Januar Gi ut treningsavgift for våren Kasserer Regnskap og årsmelding (20.02) Kasserer og sekretær Loddsalg/dugnad (jan/feb) Styret Februar Årsmøte Tingvoll HK Klubbledermøte (feb/mars) Leder/styret Mars Sesongavslutning Styret Søknad om kulturmidler kommunen (01.03) Rydde i ballskap Materialforvalter Årsmøte Tingvoll IL April Elektronisk idrettsregistrering Sportslig leder Søke på midler fra Sparebankstiftelsen (01.04) Søke på aktivitetsmidler kommunen (15.04) Søke på talentmidler (30.04) Mai Påmelding lag og dommere (01.05) Sportslig leder Søke på TEFT-samfunnsutbytte-midler SBM (01.05) Juni Søknad om leie av hall til høsten (15.06) Sportslig leder Juli - August Sjekke ballskap og utstyr. Noe som må bestilles? Materialforvalter Håndballforum Leder/styret Registrere nye spillere på klubbsiden sportslig leder Sjekke at alle har fått lisenspapirer og betalt Sportslig leder/leder September Gi ut treningsavgift Kasserer Oktober Andre inntektsmuligheter Styret Klubbledermøtet (okt/nov) Leder/styret Søke på TEFT-samfunnsutbytte-midler SBM (01.10) Søke på midler fra Sparebankstiftelsen (01.04) November Søknad om leie av hallen neste vår Sportslig leder Desember Søke på aktivitetsmidler kommunen (01.12) Juleavslutning Styret

11 Årshjul Ski- Skiskyttergruppa for 2017 Måned Aktiviteter Jan Årsmelding og regnskap. Frist rapportering 20. feb Feb Logg tilsyn Årsmøte TIL skyteanlegg/løype Mars Planlegge sesongavslutning Søknad stiftelsen 31. mars April Treningsavgift -Søknad sponsormidler 1. Våpenleie mai. Dugnad/vedlikehold -Søknad gavemidler 1. mai - standplass Søknad aktivitetsmidler 15. Mai Juni Oppstart sommertrening. Fysisk trening + komb. Rekruttering av barn før sommerferie Arrangere treningssamling for kretsen på Tingvoll april Trening frivillig, tilrettelagt for de eldste 2 treninger før sommeren Oppstart sommertrening Juli Treninger Aug Planlegge treningsopplegg Langturer helg. Arr. skiskytterskole og sikkerhetskurs Sept Okt Treningssamling med kretsen Snøsamling Torsby, kretsen Søknadsfrist stiftelsen 1. okt Nov Rennsesong starter Skitrening Des Planlegge KM Romjulstrening Arrangere KM Sprint/normal Sesongavslutning Årsmøte kretsen Fysisktrening + komb. Trening - Alle

12 Årshjul driftskomiteen kgb for 2017 Måned Januar Oppgaver 15.jan; starte forberedelser til årsmøte i mars. Leder skriver årsmelding. Kasserer klargjør regnskap til revidering og lager budsjett for kommende år. Februar Mars Jobbe i samarbeid med valgkomiteen med eventuelle nye medlemmer som skal velges på årsmøte. 1.mars; Innlevering av godkjent regnskap og årsmelding til hovedstyret ; Rapporterer på bruk av midler fått gjennom «prosjekt tilhørighet» Medio mars; Årsmøte i TIL April 1.april; Søknad på midler fra Sparebankstiftelsen / Klargjøre stadion til seriestart! Mai Juni Juli August 1.mai; Søknad på TEFT-samfunnsutbytte-midler fra SBM / leder via undergrupper ; Rens av kunstgressbanen, TeBe sport as.- Endre ansvarlig ; Rens av tartandekke. Bjørn ansvarlig : Arrangere Tine fotballskole i samarbeid med fotball aldersbestemt. ; Arrangere DNB friidrettsleker i samarbeid med friidrettsgruppa. September Oktober November Desember 1.okt; Søknad på TEFT-samfunnsutbytte-midler fra SBM / leder via undergrupper 1.des; «Prosjekt tilhørighet» starte jobben med å fornye sesongkort Aker stadion for privatpersoner.

13 Vedtak: Årshjulene ble enstemming vedtatt. Manglende årshjul leveres til hovedstyret ved leder. Sak 6/17 Tildeling aktivitetsmidler Gruppe Tildelt for 2015 Tildelt for 2016 Ktonr Fotb alders Fotb senior Friidrett Ski/skiskytter Volleyball Barneidrett Håndball Tils Vedtak; Forslag til fordeling ble enstemmig vedtatt. Sak 7/17 Tildeling sponsormidler fra SPM Gruppe Tildelt Tildelt Ktonr Fotb alders Fotb senior Friidrett Ski/skiskytter Volleyball Barneidrett Håndball Langdalshytta Hovedstyret Tils Vedtak; Forslag til fordeling ble enstemmig vedtatt.

14 Sak 8/17 Åpent hjørne -Hovedstyret ønsker å støtte skilting av hovedtribune kgb -Navnsetting av kgb? -Ble diskutert om TIL «fanger» opp barn som har økonomiske begrensninger i fht. medlemsskap. Sekretær May Helen Nordvik

15