KONKURRANSEGRUNNLAG. Anskaffelse av rammeavtaler på rådgivertjenester for bygg og eiendom

Transkript

1 Lillehammer, Øyer og Gausdal kommune, Nord-Fron kommune og Oppland fylkeskommune 2012 KONKURRANSEGRUNNLAG Anskaffelse av rammeavtaler på rådgivertjenester for bygg og eiendom Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (for anskaffelser med verdi over EØS-terskelverdi) Rammeavtale periode: med opsjon på års forlengelse

2 1 GENERELL BESKRIVELSE OPPDRAGSGIVER FORMÅLET MED ANSKAFFELSEN TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET VOLUM INFORMASJON OM OPPDRAGSGIVERNE Lillehammer kommune Gausdal kommune Øyer kommune Nord-Fron kommune FREMDRIFTSPLAN KUNNGJØRING OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON 7 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE TAUSHETSPLIKT FORBEHOLD OG AVVIK VEDSTÅELSESFRIST OPPDATERING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET TILLEGGSOPPLYSNINGER FORBUD MOT AT OPPDRAGSGIVERENS ANSATTE DELTAR I KONKURRANSEN HABILITET OFFENTLIGHET 9 3 KRAV TIL LEVERANDØREN KVALIFIKASJONSKRAV OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV (FOA 3) KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING, ØKONOMISK OG FINANSIELL KAPASITET OG TEKNISKE KVALIFIKASJONER 9 4 KRAV TIL TILBUDET TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING TILBUDSFRIST LEVERINGSADRESSE OPPDRAGETS VARIGHET / ANTALL AVTALER ENDRE OG TILBAKEKALLE TILBUD ALTERNATIVE TILBUD PRIS OG PRISSKJEMA 12 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE REGISTRERING AV TILBUD TILBUDSÅPNING AVVISING AV LEVERANDØRER RETTING AV ÅPENBARE FEIL UTSKRIFT AV ANSKAFFELSESPROTOKOLL/AVVISTE OG FORKASTEDE TILBUD 13 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN AVLYSING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE 14 2

3 6.2 TILDELINGSKRITERIER EVALUERING AV TILBUD INNSTILLING PÅ KONTRAKTSTILDELING 14 7 KRAVSPESIFIKASJON KVALITET PÅ DET FRAMLAGTE MATERIALE FORDELING OG GJENNOMFØRING AV OPPDRAG LEVERINGSDYKTIGHET/RESPONSTID KAN OPPDRAGSGIVERS BEHOV INNEN RÅDGIVERTJENESTER KAN VÆRE DET KAN VÆRE ØNSKELIG AT RÅDGIVER YTER BISTAND I FØLGENDE FASER I ET BYGGEPROSJEKT MILJØ KRAV OG UNIVERSELL UTFORMING KOMPETANSE KVALITETSSIKRING OG RUTINER 17 8 AVTALEBETINGELSER GENERELLE KONTRAKTSBETINGELSER OG GENERELLE RAMMEAVTALEBETINGELSER 18 3

4 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Kommunene Lillehammer, Gausdal og Øyer har en samarbeidsavtale for innkjøp. Avtalene administreres av Lillehammer Kommune. Samarbeidet ledes og administreres av innkjøpsleder i Lillehammer kommune og har et årlig volum for driftsanskaffelser på ca. 250 MNOK. Lillehammer, Øyer og Gausdal er i innkjøpssamarbeid med Nord-Fron kommune og Oppland fylkeskommune INNOFF. Samarbeidet innebærer at flere anbudskonkurranser, som denne, gjennomføres på vegne av flere kommuner. Lillehammer kommune, Eiendom heretter kalt oppdragsgiver, innbyr med dette til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med kjøp av rådgivningstjenester innen bygg og eiendom for kommunene Lillehammer, Gausdal, Øyer, Nord-Fron og Oppland fylkeskommune. 1.2 Formålet med anskaffelsen Kommunene kjøper årlig konsulent/rådgivningstjenester innenfor bygg og eiendom i varierende omfang. Oppdragsgivers formål med anskaffelsen er å inngå 3 parallelle rammeavtaler pr. fagfelt for levering av: Rådgivningstjenester til Oppland fylkeskommune, Lillehammer, Øyer, Gausdal og Nord-Fron kommuner. De ovennevnte parter benevnes videre som kommunene. Hensikten med å inngå rammeavtaler for prosjektering er å sikre tilstrekkelig kapasitet og god kompetanse til enhver tid. Gjennom rammeavtalene ønsker kommunene å knytte til seg personell som raskt kan hentes inn ved behov. Oppdragsgiver krever at tilbudte tjenester skal følge de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og andre myndighetskrav, og som minimum skal utføres i samsvar med de krav til kompetanse, nøyaktighet og faglig dyktighet som er vanlig i bransjen. 1.3 Tilbud på deler av oppdraget Det er anledning til å gi tilbud på ett eller flere fagfelt. Det kan gis tilbud til alle, eller separate tilbud til: Lillehammer, Gausdal og Øyer kommuner Nord Fron kommune Oppland fylkeskommune Konkurransen gjennomføres derimot fag vis og områdevis, det skal derfor ikke gis tilbud som forutsetter kontraktildeling innenfor flere fag og områder (dvs. ikke rabatterte tilbud). 4

5 1.4 Volum Anskaffelsens totale volum for det siste år i NOK, pr kommune: Fagområde OFK Lille- Gausdal Øyer Nord Fron Total Hammer Arkitekt Landskapsarkitekt Byggeteknisk Elektroteknikk VVS teknikk Klima, energi og miljø Byggeledelse ITB-ansvarlig Planarbeid SHA- Koordinator Uavhengig Kontroll Antatt verdi for rammeavtalene vil være ca MNOK pr år. Beløpet er veiledende og skal ikke medføre noen forpliktelser for kommunene eller rettigheter for leverandør. Oppdragsgiver tar forbehold om: Endringer i volum som følge av endrede økonomiske rammevilkår, organisatoriske endringer og aktivitetsendringer hos oppdragsgiver. Endringer i volum som følge av prisendringer. 1.5 Informasjon om oppdragsgiverne Lillehammer kommune Lillehammer kommune har ca m2 brutto bygningsmasse (eksklusive boliger). Bestående av fire bo- og servicesenter, sykehjem, barnehager, skoler, kulturbygg og ca. 650 boliger. Eiendomsmassen er av varierende alder og oppført med forskjellig byggeteknikk. Noen av eiendommene er kulturhistorisk bevaringsverdige. Noen av disse byggene er eid av de kommunale selskapene; Lillehammer kommunale eiendomsselskap AS og Lillehammer kommunale boligstiftelse. Rammeavtalen skal også gjelde for disse. 5

6 1.5.2 Gausdal kommune Gausdal kommune har ca m2 brutto bygningsmasse (eksklusive boliger). Bestående av to alders- og sykehjem, bofellesskap, barnehager, skoler, administrasjonsbygg, idretts- og kulturbygg og boliger. Eiendomsmassen er av varierende alder og oppført med forskjellig byggeteknikk Øyer kommune Øyer kommune har for tiden blant annet ett sykehjem, ett bo- og servicesenter, ett rådhus og ett kontorbygg med samfunnshus, en ungdomsskole med læringssenter, tre barneskoler, tre barnehager, bibliotek og aktivitetssenter. Det er foretatt energiklassifisering av bygg over 500m Nord-Fron kommune Nord-Fron kommune har ca m2 brutto bygningsmasse (eksklusive boliger). Bestående av et bo- og treningssenter (sykehjem), fire barnehager, fem skoler, administrasjonsbygg, idretts- og kulturbygg og boliger. Eiendomsmassen er av varierende alder og oppført med forskjellig byggeteknikk. Noen av boligene er eid av Nord-Fron bustadstiftelse. Rammeavtalen skal også gjelde for disse Oppland fylkeskommune Oppland fylkeskommune har en bygningsmasse på ca m2 brutto. Dette gjelder videregående skoler og administrasjonsbygg spredt over hele fylket EIOFF Oppland fylkeskommune, Lillehammer kommune og Gausdal kommune har etablert et formelt samarbeidsorgan innen bygg- og eiendomsforvaltning basert på kommunelovens 27. Samarbeidsorganet kalles EIOFF. I noen situasjoner kan EIOFF, på vegne av de samarbeidende aktører, fremstå i kommunikasjonen med leverandørene. Kontrakter/avtaler vil alltid bli inngått mellom den enkelte kommune/fylkeskommunen og leverandør, ikke med EIOFF. 1.6 Fremdriftsplan Aktivitet Dato Kunngjøring i DOFFIN Kunngjøring i TED Tilbudsfrist, se pkt. 4.2 Kl Tilbudsåpning, se pkt. 5.2 Kl Vedståelsesfrist, se punkt 2.4 Kl Tilbudsevaluering ferdig Uke 5-6 Kontraktstildeling /meddelelse Uke 6 til 9 Kontraktsinngåelse/signering Uke 6 til 9 Operative avtaler fra Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN-basen og i EU s kunngjøringsdatabase TED, se 6

7 1.8 Oppdragsgivers kontaktperson Navn: Tore Bakke, Prosjektleder, Lillehammer kommune, Eiendom. Adresse: Postboks 986, 2626 LILLEHAMMER E-post: Telefon: eller sentralbord Mobil: Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen pr e-post. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres iht. Lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402, del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr FOA 14-1 (1). I åpen anbudskonkurranse er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Leverandører oppfordres derfor til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter pr e-post til oppdragsgivers kontaktperson. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiverens og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår, jfr. FOA 3-6, jf. Forvaltningslovens Forbehold og avvik Forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/kravspesifikasjonen/kontrakt eller andre konkurransedokumenter skal klart fremgå av tilbudsskjemaet med henvisning til tilbudsbrev for å være gyldige. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og klart fremgå av tilbudsskjemaet for å være gyldige, samt være presisert i eget tilbudsbrev, slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA (1). 7

8 Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranseregler og kontraktsbestemmelser. Slike forbehold vil etter all sannsynlighet medføre at tilbudet avvises. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold av denne art, vil bli avvist. Det er ikke adgang til å ta forbehold som forutsetter kontraktstildeling i alle kommuner. Konkurransen gjennomføres derimot fag vis og områdevis, det skal derfor ikke gis tilbud som forutsetter kontraktildeling innenfor flere fag og områder (dvs. ikke rabatterte tilbud). Forbehold om forskudd vil medføre avvisning. 2.4 Vedståelsesfrist kl Oppdatering av konkurransegrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører varsles om forlengelsen via Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson, se pkt Frist for å be om tilleggsopplysninger settes til 10 dager før tilbudsfrist, slik at svar kan sendes ut i rett tid, jfr FOA Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette snarest formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse merkes: Rammeavtaler rådgivningstjenester og sendes pr e-post til oppdragsgiver. Se pkt Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han/hun tjenestegjør hvis deltakelse kan komme i strid med grunnleggende krav i anskaffelseslovens 5 og / eller krav i anskaffelsesforskriftens 3-1. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. Det er tilbyders plikt å informere oppdragsgiver om eierforhold som kan medføre brudd på de samme krav og oppdragsgiver skal ta en vurdering av en eventuell avvisning i hver enkelt sak. 8

9 2.8 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. juni 1970 nr. 69 om offentlighet i forvaltningen. Innsynet kan begrenses med hjemmel i forskrift av 14. februar 1986, pkt. V nr. 12 gitt i medhold av offentlighetsloven. 3 KRAV TIL LEVERANDØREN 3.1 Kvalifikasjonskrav Noen krav til leverandør er obligatoriske og ufravikelige for alle typer kontrakter jfr FOA 3, 8 og 17. Leverandør skal legge ved skatteattest og momsattest, som ikke er eldre enn 6 måneder, og underskrevet HMS-egenerklæring, ikke eldre enn 6 måneder. Dersom offentlig tilgjengelig dokumentasjon ikke er levert, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersending av slike dokumenter (FOA 21-3). Tilleggsfristen gjelder da for alle deltagere i konkurransen. Leverandører som etter tilleggsfrist unnlater å innlevere dokumentasjon, skal avvises, jfr. FOA (1) a) b) og c) Oppdragsgiveren stiller krav til leverandørenes organisatoriske og juridiske stilling, økonomiske og finansiell kapasitet samt tekniske kvalifikasjoner. Tilbyders kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon og referanser fra tilsvarende arbeid. Kravene skal sikre at tilbyderen er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Kvalifikasjonskrav må være oppfylt for at tilbudet kan evalueres. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav (FOA 3) Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatt- og merverdiavgiftinnbetaling Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. HMS Dokumentasjonskrav Skatteattest Momsattest Attester utstedes av lokalt skattekontor eller skatteoppkreverkontor. HMS egenerklæring 3.3 Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, økonomisk og finansiell kapasitet og tekniske kvalifikasjoner Oppdragsgiverens krav Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Det kreves tilfredsstillende økonomisk soliditet til å gjennomføre leveransen Dokumentasjonskrav Firmaattest Revisjonsmelding for de siste 2 år vedlegges. Oppdragsgiver innhenter selv kredittrating hos Experian. 9

10 Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag Det kreves tilstrekkelig bemanning og nødvendig kompetanse Det kreves ansvarsforsikring Det kreves fokus på miljø Godkjenning iht. Plan- og bygningsloven Foretakets 5 viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker Bekreftende dokumentasjon over foretakets bemanning og kompetanse Dokumentasjon som bekrefter at tilbyder er ansvarsforsikret Beskrivelse av bedriftens rutiner og systemer for miljøstyring. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende 3.-parts verifiserte systemer, skal gyldig sertifikat fremlegges. Firmaet må dokumenter at han man har eller vil kunne få lokal eller sentral godkjenning i henhold til Plan- og bygningsloven. 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig. Tilbudsskjemaet skal være fullstendig utfylt, datert, undertegnet av daglig leder/forpliktende underskrift og stemplet med firmaets navn 2. Tilbudet skal være merket: «Tilbud rammeavtale rådgivertjenester for bygg og eiendom» 3. Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse 4. Tilbudet skal leveres på norsk 5. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jfr. pkt Tilbudet skal leveres på papir i 2 eksemplarer, hvorav et uinnbundet, samt elektronisk på 1 stk. CD eller minnepenn 7. Dersom det foreligger motstrid mellom opplysningene i tilbudsbrevet og øvrig tilbudsdokumentasjon, har opplysningene i tilbudsbrevet forrang. 4.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er: kl Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet, jfr. pkt. 4.3 før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 4.3 Leveringsadresse Tilbudet merkes: «Tilbud rammeavtale rådgivertjenester for bygg og eiendom» og sendes eller innleveres til: Postadresse: Besøksadresse: Lillehammer kommune Lillehammer kommune, Servicetorget 1. etg Eiendom. Eiendom Postboks 986 Storgt Lillehammer 2609 Lillehammer 10

11 4.4 Oppdragets varighet / antall avtaler Oppdraget skal ha en varighet på 2 år fra 1. mars 2013, med opsjon på forlengelse med år. Det skal om mulig inngås 3 parallelle rammeavtaler pr. fag for hver av kommunene (jfr. pkt. 1.3). Og det vil bli inngått en avtale pr. fagfelt. Fagfeltene det vil bli inngått avtale for er: Arkitekt, landskapsarkitekt, planarbeid, elektroteknikk, VVS-teknikk, klima energi og miljø, ITB-ansvarlig, byggeteknikk, byggeledelse/byggherreombud og SHA koordinator. Nord Fron har opsjon på å tiltre avtalen når kommunens avtale går ut (avtalen vår gjelder for 2013 med opsjon 1+1 år). Uavhengig kontrollerende innenfor fagområdene: Arkitekt, elektroteknikk, VVS-teknikk, klima energi og miljø, og byggeteknikk. Følgende vilkår vil gjelde: Tilbudene vil bli rangert som nr.1, nr. 2 og nr. 3 (beste tilbudet blir nr. 1 osv.). For oppdrag med en estimert kontraktsverdi på inntil kr ,- eks mva. tildeles leveransen direkte. Dersom leverandør nr. 1 kan påta seg oppdraget innen en akseptabel tid, tildeles oppdraget til den. Dersom leverandør nr. 1 ikke kan påta seg oppdraget går det videre til leverandør nr. 2 osv. For leveranser med estimert kontraktsverdi fra kr til kr skal leveransen tildeles etter gjennomført konkurranse mellom de leverandører som har fått rammeavtale. Tildelingskriterier for minikonkurransen er totalpris basert på timespris i avtale, kompetanse og leveringstid. Vekting mellom kriteriene kan variere fra oppdrag til oppdrag, men skal opplyses av oppdragsgiver før gjennomføring av hver konkurranse. For oppdrag med estimert verdi over kr står oppdragsgiver fritt om det ønskes å gjennomføre en minikonkurranse som omtalt over, eller om det gjennomføres egen konkurranse kunngjort i DOFFIN på ordinær måte. Ved samme vinner i for eksempel fagfeltet byggeteknikk og uavhengig kontrollerende byggteknikk, vil vi ved bestilling av oppdrag under ,- benytte nr. 2 til uavhengig kontroll. Denne bestemmelsen vil også gjelde ved avholdt minikonkurranse hvis vi får samme forhold. Dette forutsetter at det ikke er inhabilitetsproblem mellom firmaene som velges. Lillehammer kommune er ansvarlig for innkjøpsprosessen. Oppdragsgiverne er ikke èn juridisk enhet og vil inngå separate avtaler. Avtale for Lillehammer, Øyer og Gausdal kommuner vil bli inngått av Lillehammer Kommune. Avtale for Nord-Fron kommune vil bli inngått av Nord-Fron kommune. Avtale for Oppland fylkeskommune vil bli inngått av Oppland fylkeskommune. 4.5 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt

12 4.6 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud utover det som er beskrevet i pkt Pris og prisskjema Priser skal oppgis i vedlegg 2 til 16 Prisskjema. Pris skal oppgis i nettopris og i norske kroner, eksklusiv merverdiavgift. Alle kostnader som er nødvendig for en komplett leveranse skal være medtatt, dvs. alle andre avgifter, biomkostninger, ekspedisjons- og faktureringsgebyr. Gebyrer eller andre former for tillegg aksepteres ikke såfremt annet ikke er avtalt på forhånd. Timeprisene skal dekke rådgiverens fortjeneste, kostnader til administrasjon, porto, telekommunikasjon og øvrig kontorhold, intern kopiering og databehandling. Kopieringsutgifter for eksternt bruk vil bli refundert av byggherren For kommunene gjelder følgende: Kostnader for timebruk ved reisetid og reisekostnader/inkl. eventuelt overnatting/diett blir ikke honorert særskilt og skal derfor inngå i timeprisen. For fylkeskommunen gjelder følgende: Kostnaden til timebruk ved reisetid blir ikke honorert særskilt og skal derfor inngå i timeprisen. Reisekostnader ( kjøring og diett) skal honoreres i henhold til statens satser. All prissetting av oppdrag (fakturering) skal være etter faktisk medgått tid (ikke påbegynt time). Timepris skal være fast i avtaleperioden. Ved utløsning av opsjon kan timespris reguleres i henhold til endring i SSB s standard SN 2007 for næringsgruppering Det vises for øvrig til vedlegg 17 standard avtalevilkår 12

13 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottak etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiveren skriftlig bekrefte at tilbud er mottatt. 5.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren. Leverandøren har ikke rett til å være til stede ved åpningen. 5.3 Avvising av leverandører Som leverandør til det offentlige skal man være klar over at det i forskriften finnes SKAL- og KAN-krav i forhold til å avvise en leverandør jfr. FOA og 20-12, og kap. 3 i dette dokumentet. 5.4 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes. En feil er åpenbar dersom en normal, forstandig oppdragsgiver burde ha oppdaget den. Ved tvil om bedømmelsen av tilbudet i forhold til de øvrige tilbudene, er det ved anbudskonkurranser en plikt å avvise tilbudet. 5.5 Utskrift av anskaffelsesprotokoll/avviste og forkastede tilbud Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil bli returnert såfremt avsenders adresse muliggjør dette uten at oppdragsgiver må åpne forsendelsen. 13

14 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. En avlysning eller totalforkastelse på saklig grunnlag skal alltid begrunnes iht. oppdragsgivers opplysningsplikt, jfr. FOA Tildelingskriterier evaluering av tilbud Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, ifølge FOA 22-2, basert på en totalvurdering av følgende kriterier: Pris iht. prisskjema 60 % Kvalifikasjon/kompetanse/leveringsdyktighet 40 % - CV for tilbudt nøkkelpersonell. Av CV skal fremgå utdanning, beskrivelse av erfaring fra oppdrag med prosjektering og oppfølging av byggesaker. Beskrivelse av erfaring fra oppdrag skal inneholde opplysninger om: Type bygg og oppdragsgiver Størrelse på prosjekt/kontrakt, og prosjektets innhold Tydelig beskrivelse av saksbehandlerens rolle/oppgave i prosjektet Disse vil bli vurdert opp mot kravspesifikasjonens pkt. 7.4 til 7.7, Vektet med 80% - Dokumentasjon iht. kravspesifikasjonen pkt. 7.8 Kvalitetssikring og rutiner vil bli vektet med 20 % Kravspesifikasjonen pkt. 7 til 7.3 er absolutte krav som skal oppfylles, avvik fra dette må klart fremgå i tilbudsbrev. Vektingsmodell: I evalueringen blir det gitt poeng på en skala der beste tilbud innen hvert kriterie/underkrierie får 10 poeng. De øvrige tilbud gis poeng i forhold beste tilbud. Poengene blir multiplisert med den oppgitte vekting og deretter summert. Tilbudet med den høyeste sammenlagte poengsum blir vurdert som det mest fordelaktige tilbudet, og er vinner av konkurransen. 6.3 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, meddeles skriftlig til alle deltakerne samtidig, og i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Med rimelig tid menes at tilbyder får oppgitt en frist (karenstid) for å inngi kommentarer, spørsmål eller klage på oppdragsgivers begrunnelse av sitt leverandørvalg 14

15 7 KRAVSPESIFIKASJON Rådgiver skal medvirke til å utvikle prosjekter innenfor gitte kvalitets-, tids- og økonomiske rammer. Det skal i prosjektet legges vekt på miljø og klima, universell utforming og kvalitet. Rådgiver er ansvarlig for at eiers, drifters, leietakers, brukers og offentlige myndigheters interesser ivaretas best mulig. Rådgiver skal ivareta gjeldende lover, forskrifter, vedtekter og retningslinjer. I tillegg skal rådgiverens ytelser som minimum være i henhold til respektive fags bransjenorm. Kvalitetssystem i henhold til plan og bygningsloven benyttes for tjenestene. 7.1 Kvalitet på det framlagte materiale Tjenester, dokumenter og tegninger som rådgiver leverer skal følge de standarder og retningslinjer som gjelder på tidspunktet for inngåelse av det enkelte oppdrag under rammeavtalen. Dette krever at rådgiveren til enhver tid holder seg oppdatert om endringer og nye regler innenfor fagfeltet. Tilbyderen må kunne levere plandata og geografiske data digitalt til oppdragsgiveren på den til enhver tid gjeldende versjon av filformatet Sosi, nå versjon 4.0 og KOF. Tegninger leveres i DWG og PDF format også på detaljnivå. Tegninger skal leveres i farger, men tegninger skal ha en symbolbruk som gjør disse leselig også i sort/hvit-utgave. Tegninger skal leveres både på papir- og elektronisk format. Tegningsgrunnlaget må leveres i «åpnet» system. Det forutsettes også at tilbyder har programvare og kunnskap til å kunne prosjektere i 3D. 7.2 Fordeling og gjennomføring av oppdrag Dersom rådgiver ikke kan gjennomføre oppdraget etter oppdragsgivers ønskede framdrift, har oppdragsgiver rett til å benytte andre firmaer. Oppdragsgiver står fritt til å gjennomføre deler av aktuelle oppgaver i egen regi ved egne ansatte. Dette skal avklares av oppdragsgiver ved oppstart av oppdraget. Materiale som utarbeides er, dersom ikke annet avtales, oppdragsgivers eiendom med rettigheter til bruk, kopiering og distribusjon. Oppdragsgiver skal utarbeide ytelsesbeskrivelser som grunnlag for avtaler for konkrete prosjekter. 7.3 Leveringsdyktighet/responstid Responstid: - Oppdragsgiver ønsker at rådgiver skal kunne igangsette et oppdrag innen fem arbeidsdager fra anmodning om bistand er mottatt. Det forutsettes at leveringsbetingelser/ferdigstillelses dato avtales i det enkelte prosjekt. - Oppdragsgiver krever at rådgiver skal kunne møte på anlegget/byggeplassen innen: Lillehammer, Gausdal og Øyer kommuner: 2,0 time Nord Fron kommune: 2,0 time 15

16 Oppland fylkeskommune: 3,5 time Dette er et krav som skal benyttes ved uforesette hendelser og ved tilfeller hvor avklaring haster pga. fremdrift eller økonomiske årsaker. 7.4 Oppdragsgivers behov innen rådgivertjenester kan være Prosjektering, prosjekteringsledelse og kvalitetskontroll Driftsrelaterte utredninger Oppmåling og markarbeide Nødvendig kartunderlag Skisseløsninger Tegninger Mengdebeskrivelse generell del og teknisk del Prosjekteringsmøter HMS-koordinator prosjektering SHA koordinator Uavhengigkontroll Prosjektledelse Byggeledelse Byggherreombud Oppdragene vil kunne kreve ansvarsrett etter plan- og bygningsloven med følgende funksjoner: ansvarlig prosjekterende, ansvarlig kontrollerende for prosjekteringen og ansvarlig uavhengig kontrollerende for prosjekteringen. Det understrekes at det er kommunen(byggesak) som endelig bestemmer hvilke godkjenningsområder/tiltaksklasser prosjektet/arbeidet krever. Tilbyderen har risikoen for at han har eller får lokal godkjenning i de aktuelle godkjenningsområder prosjektet/arbeidet krever. 7.5 Det kan være ønskelig at rådgiver yter bistand i følgende faser i et byggeprosjekt Bestillingsfasen (hvor mandat gis) Utredningsfasen Prosjekteringsfasen (skisseprosjekt, forprosjekt og detaljprosjekt) Anbudsfasen Kontraheringsfasen (fra tilbud til kontrakt) Byggefasen Overleveringsfasen Evalueringsfasen Reklamasjonsfasen Rådgiver må ha nødvendig kunnskap om offentlige anskaffelser ved utarbeidelse av anbudsdokumenter. Det enkelte prosjekt vil kunne avvike noe i forhold til aktivitetsfaser. Rådgiver må også kunne bistå i tilknytning til tilstandsvurderinger og tilskuddssøknader. Tidsforbruket må avklares i det enkelte prosjekt og det må tas hensyn til saksbehandlingen i forhold til oppdragsgiver. 16

17 7.6 Miljø krav og universell utforming Oppdragsgiver arbeider for at det skal brukes miljøvennlige produkter. Ved anskaffelser skal det tas hensyn til livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser under planleggingen av hver enkelt anskaffelse. Plikten til å ta hensyn til livssykluskostnader og vurdere miljømessige konsekvenser i denne sammenheng gjelder først og fremst beslutningen om hvilken løsning, eller hvilke type produkt tilbyderen skal konkurrere om å levere. Når det er mulig skal spesifikasjonene utformes slik at det tas hensyn til kriterier for tilgjengelighet for funksjonshemmede og universell utforming. I begreper universell utforming ligger det en ambisjon om at alle produkter, tjenester, bygninger og omgivelser skal planlegges slik at de kan brukes på like vilkår av så mange som overhodet mulig. Dette fordi fysisk tilgjengelighet ofte legger grunnlaget for sosial tilgjengelighet og deltagelse i samfunnet. Mange opplever å bli funksjonshemmet på grunn av løsninger som velges. 7.7 Kompetanse Tilbyderen skal oppgi sin kompetanse med tanke på å gjennomføre rammeavtalen/kontrakter av dette omfang. Det er kun personell som har et ansettelsesforhold hos tilbyderen som gir kompetanse. Kompetansen må opprettholdes gjennom hele avtaleperioden. Oppdragsgivers hovedkontakt for rammeavtalen skal være den person som koordinerer firmaets aktiviteter innenfor rammeavtalen. Det forutsettes at oppdragsansvarlig innehar myndighet til ressursplanlegging og kontraktsinngåelse. Navn på hovedkontakt og hans stedfortreder oppgis. Det leveres en oversikt over formell faglig kompetanse og erfaring for medarbeidere som vil være involvert i gjennomføring av denne kontrakt. Tilbyderen skal også oppgi eventuell spesialkompetanse innen fagområder. Det leveres CV for hovedkontakt, stedfortreder og medarbeidere som vil bli involvert i oppdraget. CV må inneholde de opplysninger som er nevnt under pkt Tilbyderens totale kompetanse (bredde for fagfelt som dekkes) er et tildelingskriterium Hvis tilbudt personell avslutter sitt ansettelsesforhold hos tilbyder skal erstatter ha tilsvarende kompetanse og skal godkjennes/evalueres av oppdragsgiver. 7.8 Kvalitetssikring og rutiner Tilbyderens systemer og rutiner for prosjektgjennomføring skal dokumenters. Systemer/rutiner som blant annet ivaretar kommunens investeringer skal kunne forsvares ut fra et kost-/nytteprinsipp, hvor langsiktigheten og miljømessige konsekvenser også blir vektlagt. Beskrivelse av hvordan prosjektene blir kvalitetssikret. Beskrivelse av ressursbruk og ivaretakelse av framdrift i det enkelte prosjekt. Beskrivelse av hvilke oppgaver som forventes blir utført/ivaretatt av oppdragsgiver. Enkeltmannsforetak må kunne dokumentere en rutine/samarbeidsavtale ved eventuelt sykdom og lignende. 17

18 8 AVTALEBETINGELSER. 8.1 Generelle kontraktsbetingelser og generell rammeavtalebetingelser. Rammeavtale inngås på eget avtaleformular ( vedlegg 18). INOFF standard avtalevilkår ved kjøp av varer og/eller tjenester ( vedlegg 17). For hvert enkelt oppdrag/prosjekt inngås avtale(ettersom hva som passer) iht.: NS 8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid NS 8403 Alminnelige kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag NS 8407 Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser Ved misforhold mellom standard avtalevilkår (vedlegg17) og NS 8401/8402/8403,8407 gjelder bestemmelsene i Norsk standard når slike avtaler er inngått. Hensikten ved rammeavtalen er å sikre kommunene tilstrekkelig kapasitet og god kompetanse på rådgivere til enhver tid som raskt kan hentes inn ved behov. Etterfølges ikke bestemmelsene i konkurransegrunnlaget, eller at det gjentatte ganger takkes nei til oppdrag eller deltagelse i minikonkurranser gir dette grunnlag for oppsigelse av avtalen. Lillehammer, Tore Bakke Prosjektleder Vedlegg 1 Tilbudsskjema Vedlegg 2 Prisskjema Arkitekt Vedlegg 3 Prisskjema Landskapsarkitekt Vedlegg 4 Prisskjema Planarbeid Vedlegg 5 Prisskjema Elektroteknikk Vedlegg 6 Prisskjema VVS-teknikk Vedlegg 7 Prisskjema Byggeteknikk Vedlegg 8 Prisskjema Byggeledelse/byggherreombud Vedlegg 9 Prisskjema SHA-koordinator Vedlegg 10 Prisskjema ITB ansvarlig Vedlegg 11 Prisskjema Klima energi og miljø Vedlegg 12 Prisskjema Uavhengig kontroll Arkitekt Vedlegg 13 Prisskjema Uavhengig kontroll Elektroteknikk Vedlegg 14 Prisskjema Uavhengig kontroll VVS-teknikk Vedlegg 15 Prisskjema Uavhengig kontroll Byggeteknikk Vedlegg 16 Prisskjema Uavhengig kontroll Klima energi og miljø Vedlegg 17 INOFF standard avtalevilkår ved kjøp av varer og/eller tjenester Vedlegg 18 Avtaleutkast 18