KONKURRANSEGRUNNLAG. Rammeavtale for levering av MEDISINSK FORBRUKSMATERIELL. CPV-koder: ,

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE forskriftens del I og del III Rammeavtale for levering av MEDISINSK FORBRUKSMATERIELL CPV-koder: , Avtaleperiode: med opsjon på år Sak 15-69

2 1 GENERELL BESKRIVELSE OPPDRAGSGIVER FORMÅLET MED ANSKAFFELSEN TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET VOLUM/MENGDER FREMDRIFTSPLAN KUNNGJØRING OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE TAUSHETSPLIKT FORBEHOLD OG AVVIK VEDSTÅELSESFRIST OPPDATERING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET TILLEGGSOPPLYSNINGER FORBUD MOT AT OPPDRAGSGIVERENS ANSATTE DELTAR I KONKURRANSEN HABILITET OFFENTLIGHET 6 3 KRAV TIL LEVERANDØREN KVALIFIKASJONSKRAV OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV (FOA 3) KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING, ØKONOMISK OG FINANSIELL KAPASITET OG TEKNISKE KVALIFIKASJONER 7 4 KRAV TIL TILBUDET TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING TILBUDSFRIST LEVERINGSADRESSE OPPDRAGETS VARIGHET / ANTALL AVTALER ENDRE OG TILBAKEKALLE TILBUD ALTERNATIVE TILBUD PRIS OG PRISSKJEMA 8 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE REGISTRERING AV TILBUD TILBUDSÅPNING AVVISING AV LEVERANDØRER RETTING AV ÅPENBARE FEIL UTSKRIFT AV ANSKAFFELSESPROTOKOLL/AVVISTE OG FORKASTEDE TILBUD 9 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN AVLYSING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE TILDELINGSKRITERIER EVALUERING AV TILBUD INNSTILLING PÅ KONTRAKTSTILDELING 10 7 KRAVSPESIFIKASJON - BEHOVSBESKRIVELSE 10 Konkurransegrunnlag - Medisinsk forbruksmateriell 2

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Lenvik kommune vil heretter i dette dokumentet bli kalt oppdragsgiver. Kommunen har en innkjøpsseksjon organisert i rådmannens stab. Innkjøpssjefen utfører det praktiske med anskaffelsen, men bygger det faglige vedrørende innkjøpene ved å utarbeide brukergruppe for de enkelte anskaffelsene. I dette tilfellet medisinsk forbruksmateriell til sykehjem, andre institusjoner, helsetjeneste og hjemmesykepleie, vil brukerne av de aktuelle anskaffelsene, sammen med innkjøpssjef og enhetsledere ved brukerstedene danne brukergruppen. 1.2 Formålet med anskaffelsen Formålet med anskaffelsen er å inngå én rammeavtale for medisinsk forbruksmateriell, herunder nødvendige produkter for bleier/inkontinens, sårbehandling, smittevern, ernæring, pleie, personlig hygiene, test-/lab.utstyr og øvrige produkter. Rammeavtalen skal dekke kommunens behov for alt medisinsk forbruksmateriell. Bestillere vil i hovedsak være sykehjem, andre institusjoner, helsetjeneste og hjemmesykepleie. Øvrige kommunale virksomheter som har behov for medisinsk forbruksmateriell skal kunne bruke avtalen. Antatt verdi for rammeavtalen er ca. 4,0 mill. NOK pr. år, se pkt Oppdragsgiver tar forbehold om: Endringer i volum som følge av endrede økonomiske rammevilkår, organisatoriske endringer og aktivitetsendringer hos oppdragsgiver. Endringer i volum som følge av prisendringer Oppdragsgiver krever at tilbudte produkter og tjenester skal følge de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og andre myndighetskrav, og som minimum skal utføres i samsvar med de krav til kompetanse, nøyaktighet og faglig dyktighet som er vanlig i bransjen. Oppdragsgiver skal inngå én rammeavtale med én totalleverandør. 1.3 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.4 Volum/mengder Anskaffelsens volum for 2013 var på kr ,- Volum fordelt på varegrupper framkommer i vedlegg 1 kravspesifikasjon, punkt Fremdriftsplan Aktivitet Dato Kunngjøring i DOFFIN Kunngjøring i TED Konkurransegrunnlag - Medisinsk forbruksmateriell 3

4 Tilbudsfrist, se pkt. 4.3 Kl Tilbudsåpning, se pkt. 5.2 Kl Vedståelsesfrist, se punkt 2.4 Kl kalenderdager Kvalifiseringsprosess ferdig (tentativ) Uke 9-10 Tilbudsevaluering ferdig (tentativt) Uke 9-10 Kontraktstildeling /meddelelse (tentativt) Uke 10 Kontraktsinngåelse/signering (tentativt) Mars 2015 Operative avtaler fra Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN-basen og i Eu s kunngjøringsdatabase TED, se Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Tor Arne Selvli, Adresse: Rådhusveien 8, 9306 Finnsnes E-post: tor@lenvik.kommune.no Telefon: / Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen pr e-post. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres iht. Lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402, del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). I åpen anbudskonkurranse er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene etter punkt 3,vil få sine tilbud evaluert. Krav til kvalitet, i form av rutiner for bestilling, levering, fakturering, oppfølging og statistikk og opplæring, er minstekrav i denne konkurransen. Se pkt 2 i vedlegg 1 kravspesifikasjon. Det betyr at disse kravene må være oppfylt og beskrevet for at tilbudet skal evalueres. Tilbudet/besvarelsen skal inneholde de opplysninger som oppdragsgiver etterspør. Leverandører oppfordres til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter pr e-post til oppdragsgivers kontaktperson. Konkurransegrunnlag - Medisinsk forbruksmateriell 4

5 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiverens og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår, jfr. FOA 3-6, jf. Forvaltningslovens Forbehold og avvik Forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/kravspesifikasjonen/kontrakt eller andre konkurransedokumenter skal klart fremgå av tilbudsbrevet for å være gyldige. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og klart fremgå av tilbudsbrevet, slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA (1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av sitt tilbud i 90 nitti kalenderdager regnet fra innleveringsfristens utløp. Se pkt Oppdatering av konkurransegrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører varsles om forlengelsen via Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson, se pkt Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Medisinsk forbruksmateriell å sendes pr e-post til oppdragsgiver, jfr. pkt 1.7. Konkurransegrunnlag - Medisinsk forbruksmateriell 5

6 2.7 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han/hun tjenestegjør hvis deltakelse kan komme i strid med grunnleggende krav i anskaffelseslovens 5 og / eller krav i anskaffelsesforskriftens 3-1. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. Det er tilbyders plikt å informere oppdragsgiver om eierforhold som kan medføre brudd på de samme krav og oppdragsgiver skal ta en vurdering av en eventuell avvisning i hver enkelt sak. 2.8 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. juni 1970 nr. 69 om offentlighet i forvaltningen. Innsynet kan begrenses med hjemmel i forskrift av 14. februar 1986, pkt. V nr. 12 gitt i medhold av offentlighetsloven. 3 KRAV TIL LEVERANDØREN 3.1 Kvalifikasjonskrav Noen krav til leverandør er obligatoriske og ufravikelige for alle typer kontrakter jfr. FOA 3, 8 og 17. Leverandør skal legge ved skatte- og momsattest, som ikke er eldre enn 6 måneder. Leverandør skal legge ved underskrevet HMS-egenerklæring se vedlegg 5. Dersom offentlig tilgjengelig dokumentasjon ikke er levert, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersending av slike dokumenter (FOA 21-3). Tilleggsfristen gjelder da for alle deltagere i konkurransen. Leverandører som etter tilleggsfrist unnlater å innlevere dokumentasjon, skal avvises, jfr. FOA (1) a) b) og c). Oppdragsgiveren kan stille krav til leverandørenes organisatoriske og juridiske stilling, økonomiske og finansiell kapasitet samt tekniske kvalifikasjoner. Kravene skal sikre at leverandørene er i stand til å kunne oppfylle forpliktelsene i kontrakten. Kvalifikasjonskrav må være oppfylt for at tilbudet kan evalueres. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav (FOA 3) Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatt- og merverdiinnbetaling Leverandøren skal ha ordnede forhold i fht HMS Dokumentasjonskrav Skatteattest Momsattest Attester utstedes av lokalt skattekontor eller skatteoppkreverkontor. HMS egenerklæring Skjema : vedlegg nr 5. Attestene skal ikke være eldre enn 6 mnd. Konkurransegrunnlag - Medisinsk forbruksmateriell 6

7 3.3 Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, økonomisk og finansiell kapasitet og tekniske kvalifikasjoner Oppdragsgivers krav Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Det kreves tilfredsstillende økonomi til å gjennomføre leveransen Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag Spesifisert og godkjent kompetanse innenfor fagområdet Bemanning og kompetanse Miljøledelse Dokumentasjonskrav Firmaattest Oppdragsgiver henter selv kredittrating Foretakets 3 viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker, som har tilknytning til tilsvarende oppdrag. Dokumenterte offentlige godkjenninger hvis slike finnes Bekreftende dokumentasjon/cv, samt oversikt over bemanning. Kort beskrivelse av bedriftens rutiner og systemer for miljøstyring. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende 3.-parts verifiserte systemer, skal gyldig sertifikat vedlegges. 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være fullstendig utfylt, datert, undertegnet av daglig leder/forpliktende underskrift og stemplet med firmaets navn 2. Tilbudet skal være merket: Tilbud Medisinsk forbruksmateriell 3. Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse 4. Tilbudet skal leveres på norsk 5. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf pkt Tilbudet skal leveres på papir i 2 eksemplar, i ringperm med skilleark, samt elektronisk på minnepenn 7. Dersom det foreligger motstrid mellom opplysningene i tilbudsbrevet og øvrig tilbudsdokumentasjon, har opplysningene i tilbudsbrevet forrang. 4.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er: mandag kl Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet, jf pkt. 4.3 før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist og returnert hvis returadresse er synlig uten at oppdragsgiver åpner forsendelsen. Konkurransegrunnlag - Medisinsk forbruksmateriell 7

8 4.3 Leveringsadresse Tilbudet bes merket: Tilbud Medisinsk forbruksmateriell, og sendt/innlevert til: Postadresse: Besøksadresse: Lenvik kommune Lenvik kommune, Kundetorget 1. etasje. Kundetorget Rådhusveien 8 Pb Finnsnes 9300 Finnsnes 4.4 Oppdragets varighet / antall avtaler Oppdraget skal ha en varighet på 2 år med opsjon på år, med oppstart 1. april Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt Alternative tilbud Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. 4.7 Pris og prisskjema Prisskjema, vedlegg 2, er å betrakte som en handleliste. Oppdragsgiver har beskrevet ønskede produkter. For beskrivelse av produktkvalitet har vi ført opp navn på produkter som ble kjøpt i Det ønskes pris på oppgitt produkt eller produkt av tilsvarende kvalitet. Tilbyder må dokumentere at tilbudt produkt er av tilsvarende kvalitet. Det skal vedlegges varekatalog og standard veiledende prisliste. For oppdragsgivers beskrivelse av ønsket produktkvalitet viser vi også til vedlegg 1 Kravspesifikasjon, punkt 3. I handlelisten er det oppgitt antall produkter pr varelinje. Antallet representer et antatt årlig forbruk, og er det antall som skal prissettes i denne konkurransen. Oppgitt antall medfører ingen forpliktelser for oppdragsgiver eller rettigheter for leverandør. Det skal oppgis en nettopris pr varelinje. Nettopris er den avtalepris som leverandør tilbyr, og som skal framkomme på faktura. Standard veiledende listepris minus tilbyders rabatt er lik nettopris. Det skal klart framkomme hvordan tilbyder priser og rabatterer det enkelte produkt. Skjema Handleliste, vedlegg 2, skal fylles ut i hvite felter. Det skal ikke legges til ekstra linjer eller kolonner i prisskjemaet. Eventuell volumrabatt vil ikke bli hensyntatt utover det som framkommer i handleliste/ prisskjema. I vedlegg 4 Tilbudsbrev punkt 3, skal det skal oppgis rabatt på øvrig sortiment. Denne rabatten er bindende i hele avtaleperioden. Formålet med rabatt på øvrig sortiment er å sikre en gunstig pris Konkurransegrunnlag - Medisinsk forbruksmateriell 8

9 på eventuelt nye produkter som kommer til i perioden, og/eller nye behov som oppstår hos brukerne. Rabatt på øvrig sortiment vil ikke bli evaluert, men forventes å ligge på et nivå som gjenspeiler tilbudet for øvrig. Eventuell prisnedgang i perioden og eventuelle tilbudspriser som gir gunstigere pris enn avtalen, skal umiddelbart komme oppdragsgiver til gode. Vi viser for øvrig til vedlagte Generelle innkjøpsvilkår Vedlegg 3. 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottak etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiveren skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 5.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren. Leverandøren har ikke rett til å være til stede ved åpningen 5.3 Avvising av leverandører Som leverandør til det offentlige skal man være klar over at det i forskriften finnes SKAL- og KAN-krav i forhold til å avvise en leverandør jfr. FOA og 20-12, og kap. 3 i dette dokumentet. 5.4 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes. En feil er åpenbar dersom en normal, forstandig oppdragsgiver burde ha oppdaget den. Det er ikke tillatt å kontakte leverandør. Ved tvil om bedømmelsen av tilbudet i forhold til de øvrige tilbudene, er det ved anbudskonkurranser en plikt å avvise tilbudet. 5.5 Utskrift av anskaffelsesprotokoll/avviste og forkastede tilbud Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil bli returnert såfremt avsenders adresse muliggjør dette uten at oppdragsgiver må åpne forsendelsen. 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk Konkurransegrunnlag - Medisinsk forbruksmateriell 9

10 hold. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. En avlysning eller totalforkastelse på saklig grunnlag skal alltid begrunnes iht. oppdragsgivers opplysningsplikt, jfr. FOA Tildelingskriterier evaluering av tilbud Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og de spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Krav til kvalitet, i form av rutiner for bestilling, levering, fakturering, oppfølging og statistikk og opplæring, er minstekrav i denne konkurransen. Se pkt. 2.1 i dette dokumentet, og pkt. 2 i vedlegg 1 kravspesifikasjon. Det betyr at disse kravene må være oppfylt og beskrevet for at tilbudet skal evalueres. Tildelingen skjer på grunnlag av pris i utfylt Handleliste: - Tilbudet med laveste pris vinner konkurransen Beregning foretas ved at fullstendig utfylt handleliste, vedlegg 2, legges til grunn. Nettopris i kolonne Nettopris multipliseres med antall i kolonne Antall, og føres til kolonne Estimert totalkostnad som til slutt summeres. Tilbudet med laveste totalsum vinner konkurransen. 6.3 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, meddeles skriftlig til alle deltakerne samtidig, og i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Med rimelig tid menes at tilbyder får oppgitt en frist (karenstid) for å inngi kommentarer, spørsmål eller klage på oppdragsgivers begrunnelse av sitt leverandørvalg 7 KRAVSPESIFIKASJON - Behovsbeskrivelse Vår kravspesifikasjon følger som Vedlegg 1 til dette dokument. Finnsnes, Med vennlig hilsen Tor Arne Selvli Innkjøpssjef Konkurransegrunnlag - Medisinsk forbruksmateriell 10

11 Vedlegg: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Vedlegg 2 Handleliste (prisskjema) Vedlegg 3 Generelle innkjøpsvilkår Vedlegg 4 Tilbudsbrev Vedlegg 5 Skjema for HMS-egenerklæring Konkurransegrunnlag - Medisinsk forbruksmateriell 11