KONKURRANSEGRUNNLAG FRA

Transkript

1 Lillehammer Ringebu Øyer Sør-Fron Nord-Fron Gausdal Innkjøpssamarbeidet INNOFF I denne konkurransen deltar: Lillehammer Gausdal Øyer Ringebu Sør-Fron Nord-Fron KONKURRANSEGRUNNLAG FRA Ringebu RAMMEAVTALE OM LEVERING AV Lærebøker og annet læremateriell til grunnskolene.

2 INNHOLD 1 GENERELL BESKRIVELSE OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS GJENSTAND, FORMÅL OG AVTALEVILKÅR TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET OPPDRAGETS VARIGHET / OG AVTALESTRUKTUR VOLUM KUNNGJØRING 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE OPPDATERING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET TILLEGGSOPPLYSNINGER FORBUD MOT AT OPPDRAGSGIVERENS ANSATTE DELTAR I KONKURRANSEN HABILITET OFFENTLIGHET 6 3 KRAV TIL LEVERANDØREN KVALIFIKASJONSKRAV OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV (FOA 3) KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING, ØKONOMISK OG FINANSIELL KAPASITET OG TEKNISKE KVALIFIKASJONER 6 4 KRAV TIL TILBUDET TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING TILBUDSFRIST ENDRE OG TILBAKEKALLE TILBUD ALTERNATIVE TILBUD PRIS OG PRISSKJEMA 8 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE TILBUDSÅPNING AVVISING AV LEVERANDØRER ELLER TILBUD AVLYSING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE 8 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER EVALUERING AV TILBUD INNSTILLING PÅ KONTRAKTSTILDELING 10 7 KRAVSPESIFIKASJON 10 2

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Kommunene Gausdal, Lillehammer, Nord-Fron, Sør-Fron, Ringebu og Øyer samt Oppland fylkes har dannet et felles innkjøpssamarbeid INNOFF. Samarbeidet innebærer at flere anbudskonkurranser gjennomføres i felleskap. I denne konkurransen deltar: Gausdal, Lillehammer, Nord-Fron, Sør-Fron, Ringebu og Øyer. Konkurransen gjennomføres av Ringebu på vegne av oppdragsgiverne. Vi inviterer til åpen anbudskonkurranse om rammeavtale for levering av lærebøker og andre læremidler. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn: Olav Brandvol E-post: olav.brandvol@ringebu..no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktperson på e-post. Oppdragsgiverne er ikke èn juridisk enhet og vil inngå separate avtaler. Avtale for Lillehammer, Øyer og Gausdal r vil bli inngått med Lillehammer Kommune. Avtale for de resterende r og fylkesn vil bli inngått med de respektive virksomhetene. Den enkelte kontraktspart har ansvar for egen kontraktsoppfølging. Gausdal Lillehammer Nord-Fron Sør-Fron Ringebu Kommuneadministrasjon på Segalstad Bru Innbyggere: ca Årsverk: ca. 408 Brutto driftsbudsjett: ca. 440 MNOK Kommuneadministrasjon i Lillehammer Innbyggere: ca Årsverk: ca Brutto driftsbudsjett: ca MNOK Kommuneadministrasjon: Vinstra Innbyggere: ca Årsverk: ca. 444 Brutto driftsbudsjett: ca. 508 MNOK Kommuneadministrasjon: Hundorp Innbyggere: ca.3202 Årsverk: ca. 290 Brutto driftsbudsjett: ca. 285 MNOK Kommuneadministrasjon: Ringebu Innbyggere: ca Årsverk: ca. 300 Brutto driftsbudsjett: ca. 435 MNOK 3

4 Øyer Kommuneadministrasjon på Tingberg Innbyggere: ca Årsverk: ca. 335 Brutto driftsbudsjett: ca. 390 MNOK Anskaffelsens gjenstand, formål og avtalevilkår Oppdragsgiver skal anskaffe lærebøker og annet læremateriell. Rammeavtalen skal i hovedsak omfatte lærebøker og annet læremateriell til grunnskolene i de 6 ne. For denne anskaffelsen gjelder spesielle og standard avtalevilkår, vedlagt. 1.3 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å legge inn tilbud på deler av leveransen. 1.4 Oppdragets varighet / og avtalestruktur Oppdraget skal ha en varighet på 2 år fra 1.mars 2017 med opsjon på forlengelse med 1 + 1år. Det skal inngås avtale med en leverandør. 1.5 Volum Anskaffelsens totale volum for de to siste år i NOK, pr. Kommune Gausdal Lillehammer Nord-Fron Sør-Fron Ringebu Øyer SUM Antatt årlig verdi for rammeavtalen/innkjøpet er ca 3,7 mill. NOK. Oppgitt verdi er veiledende, og skal ikke medføre noen forpliktelser for ne eller rettigheter for leverandør. Oppdragsgiver tar forbehold om: Endringer i eller bortfall av volum og behov, eksempelvis som følge av endrede økonomiske rammevilkår, organisatoriske endringer og aktivitetsendringer hos oppdragsgiver. Endringer i volum som følge av prisendringer. Fremdriftsplan og aktuelle tidsfrister: Aktivitet Kl. Dato Kunngjøring i DOFFIN / TED Frist til å stille spørsmål til konkurransen Tilbudsfrist Kl Tilbudsåpning Kl

5 Estimert dato for tildeling Antatt dato for kontraktsinngåelse/signering Operative avtaler fra Vedståelsesfrist Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 1.6 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN-basen og i EU s kunngjøringsdatabase, se 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres iht. Lov om offentlige anskaffelser (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), del I og del III Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse. Leverandører oppfordres derfor til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter pr e-post til oppdragsgivers kontaktperson. 2.2 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson, se pkt. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, skal dette snarest formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. 2.4 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han/hun tjenestegjør hvis deltakelse kan komme i strid med grunnleggende krav i anskaffelseslovens 5 og / eller krav i anskaffelsesforskriftens 3-1. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. Det er tilbyders plikt å informere oppdragsgiver om eierforhold som kan medføre brudd 5

6 på de samme krav og oppdragsgiver skal ta en vurdering av en eventuell avvisning i hver enkelt sak. 2.5 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og loven 40 nr Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av offentlighet i forvaltningen. 3 KRAV TIL LEVERANDØREN 3.1 Kvalifikasjonskrav Noen krav til leverandør er obligatoriske og ufravikelige for alle typer kontrakter. Leverandør skal legge ved skatteattest og momsattest, som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Det skal også leveres underskrevet HMS-egenerklæring, se vedlegg. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav (FOA 3) Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatt- og merverdiavgiftinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest, ikke eldre enn 6 mnd Momsattest Attester utstedes av lokalt skattekontor eller skatteoppkreverkontor. 3.3 Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, økonomisk og finansiell kapasitet og tekniske kvalifikasjoner Oppdragsgiverens krav Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Det kreves tilfredsstillende økonomisk soliditet til å gjennomføre leveransen Dokumentasjonskrav Firmaattest Oppdragsgiver stiller krav om kredittrating på minimum nivå A på Bisnode sin ratingskala. Oppdragsgiver innhenter kredittrating. Dersom firmaet er nystartet må det dokumentere tilfredsstillende økonomi på andre måter (dvs. at dette gjelder bare for firma som er så nystartet at de ikke har levert regnskap til Brønnøysundregistrene enda). For foretak uten score i Bisnode-basen vil Oppdragsgiver vurdere regnskapstallene i basen, eventuelt innhente ekstern hjelp for å vurdere tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Tilbydere med midlertidig redusert kredittverdighet pga meldt fisjon/fusjon eller lignende tilfeller, vil likevel kunne godkjennes. 6

7 Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag Det kreves fokus på miljø Foretakets 3 viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Beskrivelse av bedriftens rutiner og systemer for miljøstyring. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitetseller miljø- ledelsessystem i henhold til ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende 3.-parts verifiserte systemer, skal gyldig sertifikat fremlegges. Dersom en leverandør støtter seg på andre foretaks kapasitet skal leverandøren dokumentere at den har råderett over de nødvendige ressursene, for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene (FOA 17-9). 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev (se vedlegg) som skal være fullstendig utfylt, datert, undertegnet av daglig leder/forpliktende underskrift 2. Tilbudet skal være merket: Anbudskonkurranse lærebøker og annet læremateriell 3. Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse 4. Tilbudet skal leveres på norsk 5. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf pkt. 4.3 Tilbud sendt på e-post vil bli avvist. 6. Tilbudet skal leveres på papir i 1 eksemplarer, uinnbundet, samt elektronisk på 1 stk minnepenn. 7. Dersom det foreligger motstrid mellom opplysningene i tilbudsbrevet og øvrig tilbudsdokumentasjon, har opplysningene i tilbudsbrevet forrang. Dersom det er motstrid mellom papirutgaven og elektronisk utgave av tilbudet, har papirutgaven forrang. Forsendelsen merkes: som anført i pkt 2 over Og sendes eller innleveres til: Postadresse: Ringebu, Hanstadgata 4, 2630 RIngebu Besøksadresse: Samme adresse 4.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud se fremdriftsplan i del 1. Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist og returnert hvis returadresse er synlig uten at oppdragsgiver åpner forsendelsen. 7

8 4.3 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt Alternative tilbud Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. 4.5 Pris og prisskjema Vedlagt prisskjema skal legges ved tilbudet, fullstendig utfylt. Se nærmere orientering i kravspesifikasjonen. Vi viser for øvrig til vedlagte Spesielle og Standard avtalevilkår. 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Tilbudsåpning Tilbudsåpning foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren. Leverandøren har ikke rett til å være til stede ved åpningen. 5.2 Avvising av leverandører eller tilbud Som leverandør til det offentlige skal man være klar over at det i forskriften finnes SKAL- og KANkrav i forhold til å avvise en leverandør jf. FOA og Tilbyder som får sitt tilbud avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisning. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA og (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. (flyttet fra 2.1) 5.3 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. En avlysning eller totalforkastelse skal alltid begrunnes iht. oppdragsgivers opplysningsplikt. 8

9 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1 Tildelingskriterier evaluering av tilbud Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen av rammeavtale vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgiver basert på følgende kriterier med tilhørende vekt: Pris 50% Kvalitet 50% Forklaring til tildelingskriteriene: Pris Tilbudt pris beregnes iht. følgende formel: Total tilbudt pris * = Tilbudt pris Antall tilbudte produkter * priser på lærebøker innenfor det enkelte fagområde på anbefalt litteratur med inntil 4 alternativer pr. område. Jfr. pris- og produktskjema. Laveste tilbudte pris vil gi maksimal score, dvs. 50 poeng. Øvrige tilbydere vil bli gitt poeng etter tilbudt pris i forhold til laveste pris iht. følgende formel: Laveste tilbudte pris x 50 = Poengscore Tilbyders tilbudte pris «pris» Kvalitet Oppdragsgiver vil vurdere kvalitet knyttet til 5 områder: 1. Sortiment (vurdert bl.a. etter antall titler oppgitt i prisskjema) 2. Lærebøkene må ha et faglig innhold ift. gjeldende læreplan 3. Lærebøkene må ha gode lærerveiledninger 4. Det må være tilgang til utfyllende digitalt læremateriell 5. Bøkene skal tåle normal slitasje, dvs. at papiret og innbinding må være av god kvalitet Den tilbyder som vurderes som best på kvalitet vurdert ut ifra punktene over - vil bli gitt maksimal score 50 poeng. Øvrige tilbydere vil bli gitt poeng iht. følgende formel: Tilbudt kvalitet x 50 = poengscore Tilbyder med beste kvalitet «kvalitet» Tilbyder med i sum flest poeng/høyest poengscore vinner konkurransen. 9

10 6.2 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, meddeles skriftlig til alle deltakerne samtidig, og i rimelig tid før kontrakts inngåelse. 7 KRAVSPESIFIKASJON Vår kravspesifikasjon følger som vedlegg. Ringebu 25.november 2016 Med vennlig hilsen Olav Brandvol Seniorrådgiver Konkurransegrunnlaget har følgende vedlegg: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Vedlegg 2 Prisskjema Vedlegg 3 Standard avtalevilkår Vedlegg 4 Spesielle avtalevilkår Vedlegg 5 Leveringsadresser Vedlegg 6 Tilbudsbrev 10