Søndre Land kommune Side 1 MØTEINNKALLING

Transkript

1 Søndre Land kommune Side 1 MØTEINNKALLING Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset Møtedato: Tid: Kl NB! Merk tiden Medlemmene innkalles med dette til ovennevnte møte. Eventuelt forfall meldes til servicetorget, tlf: snarest mulig. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. Sakene 68 70/12 vil bli behandlet i ekstraordinært formannskapsmøte Saksprotokoller og innstilling fra behandlingen i det ekstraordinære formannskapsmøtet vil bli utdelt i kommunestyremøtet. I forlengelsen av møtet, vil det fra ca kl 1330 bli gjennomført felles opplæring i bruk av ipad med bl.a. fokus på nedlasting av dokumenter og bruk av redigeringsverktøyet GoodReader. SAKSLISTE Utvalgssakstype/nr. Arkivsaksnr. Tittel 68/12 12/846 TERTIALRAPPORTERING TERTIAL 69/12 12/1275 FORSLAG TIL RAMMER FOR BUDSJETT /12 11/1793 REGIONALT SAMARBEID OM UTVIKLING AV KOMMUNALE TJENESTER - VALG AV SAMARBEIDSOMRÅDER 71/12 12/1371 STRATEGI FOR VIDERE ARBEID MED FOLKEHELSE I SØNDRE LAND KOMMUNE 72/12 12/1360 TILSTANDSRAPPORT FOR GRUNNSKOLEN 2011 Postadresse: Besøksadresse: Hovsbakken 1 Hovsbakken 1 Telefon: HOV HOV Telefaks:

2 73/12 12/1446 RISIKO- OG SÅRBARHETSANALYSE /12 12/1497 KONTROLLUTVALGETS PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL FOR /12 12/94 REFERATSAKER KOMMUNESTYRET MØTE DEN Hov, den Terje Odden ordfører Knut Viset kontorsjef

3 Sak 68/12 TERTIALRAPPORTERING TERTIAL Saksbehandler: Terje Lindalen Arkiv: 000 Arkivsaksnr.: 12/846 Saksnr.: Utvalg Møtedato 215/12 Formannskapet /12 Formannskapet /12 Kommunestyret Innstilling: 1. Kommunestyret godkjenner foreliggende tertialrapport pr. 31. august Kommunestyret godkjenner revidert investeringsbudsjett for Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 215/12 Behandling: Økonomisjef Terje Lindalen møtte og orienterte om saken. Det ble uttrykt bekymring for overforbruket på barnehagesektoren og i barnevernet. Det var et ønske om at man beregnet hva redusert politisk møtevirksomhet vil bety av innsparinger. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Formannskapet tar informasjonen om status årsprognose til orientering. Vedlegg: Tertialrapport for 2. tertial 2012 Bakgrunn: I henhold til kommunens økonomireglement skal det legges fram en tertialrapport for 1. og 2. tertial hvert år. Side 3 av 24

4 Sak 68/12 Vurdering av kommunens økonomiske stilling og status i forhold til budsjett og handlingsprogram fremgår av dokumentet. Tertialrapporten inneholder også revidert investeringsbudsjett, som det er gjort rede for i dokumentet. Den mest vesentlige endringen siden revideringen av investeringsbudsjettet pr. 1. tertial 2012 er gjenoppbygging av Vestsida skole, som er lagt inn med 6,25 mill i forventet investering i Denne posten er basert på politisk vedtak etter at forrige tertialrapport ble lagt fram. Vurdering: Rådmannen anbefaler at kommunestyret godkjenner foreliggende tertialrapport pr. 31. august Rådmannen anbefaler at kommunestyret godkjenner forslag til revidert investeringsbudsjett for Side 4 av 24

5 Sak 69/12 FORSLAG TIL RAMMER FOR BUDSJETT 2013 Saksbehandler: Terje Lindalen Arkiv: 000 Arkivsaksnr.: 12/1275 Saksnr.: Utvalg Møtedato 216/12 Formannskapet /12 Formannskapet /12 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret vedtar rådmannens forslag til rammer for budsjett Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 216/12 Behandling: Økonomisjef Terje Lindalen møtte og orienterte om saken. Notat fra rådmannen av vedr. vertskommunetilskuddet ble distribuert på ipad. Man var enige om at kommunens håndtering av vertskommuneansvaret har blitt håndtert på en meget god måte. Kommunens omdømme ble nevnt og sett i sammenheng med befolkningsutviklingen. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Formannskapet tar informasjonen om status i budsjettarbeidet for 2013 til orientering. Vedlegg: Bakgrunn: På plan- og økonomidag 6. september 2012, og i formannskapet 24. september 2012 ble det drøftet framdriftsplan for budsjettarbeidet. Det ble bestemt at rammer for budsjett 2013 skulle Side 5 av 24

6 Sak 69/12 legges fram i formannskapet 11. oktober 2012, med forbehold om at inntektene fra statsbudsjettet er kjent. Statsbudsjettet legges fram mandag 8. oktober 2012, og det forutsettes at KS prognosemodell; som er et verktøy kommunen bruker i budsjettarbeidet er oppdatert med inntektstallene fra statsbudsjettet innen 11. oktober. Vurdering: Forslag til rammer for budsjett 2013 blir lagt fram på møtet 11. oktober Rådmannen anbefaler at de foreslåtte rammer vedtas. Side 6 av 24

7 Sak 70/12 REGIONALT SAMARBEID OM UTVIKLING AV KOMMUNALE TJENESTER - VALG AV SAMARBEIDSOMRÅDER Saksbehandler: Nils Hesthagen Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 11/1793 Saksnr.: Utvalg Møtedato 14/12 Kommunestyret /12 Formannskapet /12 Kommunestyret Innstilling: 1. Kommunestyret tar til orientering at Søndre Land kommune deltar i arbeidet med forstudier for mulig regionalt samarbeid innen de samarbeidsområder som foreslås i rådmannens saksutredning. Dette gjelder følgende områder: Alle kommuner; Skatt / innfordring. Er utredet og fremmes som egen sak i løpet av 2012 Sentralbord Lønn Regnskap Driftsstyring eiendom Driftsstyring vann og avløp Landbrukskontor Dessuten arbeides det parallelt videre med ikt i henhold til allerede vedtatt strategi, mulig etablering av forsterket skjermet enhet for demente i samsvar med vedtatt oppfølging av samhandlingsreformen og tilsynskontor for byggesaker. To eller flere kommuner: Brannvern og beredskap Gjøvik, Østre Toten og Vestre Toten Barnevern Nordre Land og Søndre Land 2. Prinsippene og kriteriene som ble vedtatt i kommunestyrene vinteren 2012, legges til grunn i det videre arbeidet, herunder en balansert fordeling av arbeidsplasser mellom kommunene 3. Når forstudiene foreligger, tar kommunestyret stilling til om kommunen skal være med på ytterligere utredningsarbeid med sikte på etablering av felles samarbeidstiltak. 4. Rådmennene gis i oppdrag, senest innen behandling av forstudiene i de respektive kommunestyrer, å utrede modell(er) for kostnadsfordeling til investering og drift ved regionale samarbeidstiltak med sikte på en omforent løsning. Side 7 av 24

8 Sak 70/12 Behandling/vedtak i Kommunestyret den sak 14/12 Behandling: Ordfører gjorde nærmere rede for saken. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Nøkkelkriteriene for å identifisere og vurdere aktuelle samarbeidsområder i Gjøvikregionen skal knyttes opp til begrepene stordriftsfordeler, kvalitetsgevinster og/eller å sikre kompetanse/rekruttering. 2. Aktuelle samarbeidsområder i Gjøvikregionen skal som hovedregel ikke omfatte områder som krever felles folkevalgt nemnd etter KL 28c. 3. Aktuelle samarbeidsområder i Gjøvikregionen som skal inngå i en helhet med tanke på å oppnå en balansert fordeling av arbeidsplasser, bør primært tilhøre kategorien transaksjonsbaserte tjenester. For andre områder kan det være behov for å vurdere tiltak som kan avhjelpe evt ulemper knyttet til lokalisering. 4. I aktuelle samarbeidsprosjekter inviteres alle kommunene til å delta. Dersom en eller flere kommuner ikke ønsker å delta, eller trekker seg i prosessen etter nærmere avtalt prosedyre, kan to eller flere av de øvrige kommunene likevel velge å etablere samarbeidet. 5. Prinsippet om kostnadsfordelingen bør gjennomgås på nytt, jfr. tidligere uttalelser fra Søndre Land kommune bl.a. i saken om samordning av IKT i Gjøvikregionen (k-sak 36/11). 6. Søndre Land kommune ber om at det snarest mulig blir utarbeidet en framdriftsplan for det videre arbeidet. Vedlegg: Som vedlegg til saken følger: Notat (til nevnte sak) om «Regionalt samarbeid om utvikling av kommunale tjenester kriterier for valg av samarbeidsområder» Rådmennenes vurdering av mulige samarbeidsområder (skjematisk framstilt) Side 8 av 24

9 Sak 70/12 Som uttrykt vedlegg vises det til saksframlegg og vedtak knyttet til prinsippsak om regionalt samarbeid om interkommunale tjenester behandlet i kommunestyrets møte den , sak 14/12. Bakgrunn: Forankring i kommunestyrene vinteren 2012 I «Strategisk plan for Gjøvikregionen » er interkommunalt samarbeid om tjenesteproduksjon vedtatt som prioritert satsingsområde. I denne perioden er det allerede etablert samarbeid på flere områder, herunder på ikt-området og felles innkjøpsenhet. Vinteren 2012 vedtok kommunestyrene i alle kommunene i Gjøvikregionen prinsipper for regionalt samarbeid om utvikling av kommunale tjenester. Vedtakene ble innholdsmessig stort sett like, men med noen mindre tillegg i enkelte kommuner. Søndre Land kommunes vedtak har slik ordlyd: 1. Nøkkelkriteriene for å identifisere og vurdere aktuelle samarbeidsområder i Gjøvikregionen skal knyttes opp til begrepene stordriftsfordeler, kvalitetsgevinster og/eller å sikre kompetanse/rekruttering. 2. Aktuelle samarbeidsområder i Gjøvikregionen skal som hovedregel ikke omfatte områder som krever felles folkevalgt nemnd etter KL 28c. 3. Aktuelle samarbeidsområder i Gjøvikregionen som skal inngå i en helhet med tanke på å oppnå en balansert fordeling av arbeidsplasser, bør primært tilhøre kategorien transaksjonsbaserte tjenester. For andre områder kan det være behov for å vurdere tiltak som kan avhjelpe evt ulemper knyttet til lokalisering. 4. I aktuelle samarbeidsprosjekter inviteres alle kommunene til å delta. Dersom en eller flere kommuner ikke ønsker å delta, eller trekker seg i prosessen etter nærmere avtalt prosedyre, kan to eller flere av de øvrige kommunene likevel velge å etablere samarbeidet. 5. Prinsippet om kostnadsfordelingen bør gjennomgås på nytt, jfr. tidligere uttalelser fra Søndre Land kommune bl.a. i saken om samordning av IKT i Gjøvikregionen (k-sak 36/11). 6. Søndre Land kommune ber om at det snarest mulig blir utarbeidet en framdriftsplan for det videre arbeidet. Rådmennenes oppfølging av kommunestyrevedtakene Rådmennene har fulgt opp kommunestyrenes vedtak og satt fokus på å identifisere aktuelle samarbeidsområder og vurdere disse i forhold til kriteriene som framgår av pkt 1 i vedtaket. Etter at samarbeidsområdene ble identifisert, er det foretatt en systematisk og skjematisk vurdering av tiltakene. Disse følger vedlagt. For oversiktens skyld og for å vise at kriteriene i kommunestyrevedtakene er lagt til grunn gjengis malen her: Side 9 av 24

10 Sak 70/12 Vurderingsfaktorer Økonomi: I hvilken grad forventes samarbeidstiltaket å gi økonomiske besparelser? I hvilken grad forventes samarbe idstiltaket å gi vesentlige effekter knyttet til kompetanse og / eller redusert sårbarhet? Kvalitet: I hvilken grad forventes samarbeidstiltaket å gi økt brukeropplevd kvalitet? I hvilken grad forventes samarbeidstiltaket å gi økt faglig kvalitet? Styring: I hvilken grad forventes samarbeidstiltaket å bi en god tilfredsstillende administrativ styring? I hvilken grad forventes samarbeidstiltaket å gi en tilfredsstillende politisk styring? Sum Verdi (1 6) Begrunnelse Tilleggskriterier Er det mulig å overføre tilstrekkelig med myndighet til regionalt nivå slik at tjenesten vil være operativ og handlingsdyktig? Vil kostnads- og effektbildet være forutstigbart og oversiktlig over tid? Er det kurant å fastsette konkrete og etterprøvbare mål? Ja / Nei Side 10 av 24

11 Sak 70/12 Sikres kompetansen ved overføring av personale fra deltakende kommuner? Er det tilstrekkelig at to eller flere ikke alle fem kommuner går sammen for å realisere samarbeidsprosjektet? Er det sannsynlig at samarbeidstiltaket ikke gir negative effekter for den enkelte kommunes virksomhet? Skala fra 1 6: 1 = i svært liten grad og 6 = i svært stor grad Den enkelte rådmann har drøftet forslag til samarbeidsområder og analysene i egen organisasjon, dvs med sine ledere. De tillitsvalgte er også orientert om arbeidet som er igangsatt og vil bli ytterligere involvert senere i prosessen Etter en samlet vurdering vil rådmennene foreslå at det arbeides videre med forstudier på følgende samarbeidsområder: Alle; Skatt / innfordring. Er utredet og egen sak fremmes i løpet av Sentralbord Lønn Regnskap Driftsstyring eiendom, dvs styring og overvåkning av tekniske anlegg på kommunale bygg og anlegg Driftsstyring vann og avløp, dvs styring, overvåkning og oppfølging av tekniske anlegg Landbrukskontor Dessuten arbeides det parallelt videre med ikt i henhold til allerede vedtatt strategi, mulig etablering av forsterket skjermet enhet for demente i samsvar med vedtatt oppfølging av samhandlingsreformen og tilsynskontor for byggesaker To eller flere: Brannvern og beredskap Gjøvik, Østre Toten og Vestre Toten Barnevern Nordre Land og Søndre Land I og med at vedlagte vurderingsskjemaer har relativt klare kriterier og kvantifiserte vurderinger, samt korte begrunnelser, finner ikke rådmennene det nødvendig å gi utfyllende vurderinger i saksutredningen. Side 11 av 24

12 Sak 70/12 Utvelgelsen bygger på innspill fra de enkelte kommuner og de såkalte «nøkkelkriteriene» nevnt i kommunestyrenes vedtak fra sist vinter, samt at det er omfang og potensial for gevinster både økonomiske og i forhold til kompetanse, kvalitet og redusert sårbarhet. Vurdering: Kommunenes forpliktelser til å delta i forstudier Det er ulike oppfatninger i kommunene om det er aktuelt å etablere regionalt samarbeid på flere av de områdene som det nå foreslås å gå videre med. Rådmennene mener det uansett er riktig å delta i forstudier for å få et bedre beslutningsunderlag og ikke minst for å markere vilje til å få på plass flere regionale samarbeidsløsninger der dette er interessant. Dette samsvarer også med tidligere stadfestede prinsipielle holdninger i det regionale samarbeidet om at alle kommunene er med i tidlig utredningsfase / forstudier og at det er mulig «å hoppe av» når forstudie, eller forprosjekt er behandlet. Arbeidet med forstudiene Rådmennene er opptatt av strukturert, involverende og ryddig arbeid og at PLP-metodikken legges til grunn, men det er også avgjørende at arbeidet ikke blir for tid- og ressurskrevende og at det drar ut i tid. I det videre arbeidet vil det derfor bli lagt vekt på god struktur, avgrensning i utredningsmandat og rask framdrift. For å lykkes med dette vil rådmennene være avhengig av at det avsettes ressurser til en prosjektansvarlig / koordinator for forstudiearbeidet. Det vil ikke være snakke om store kostnader for den enkelte kommune. I tillegg til egeninnsats fra alle kommunene, anslås behovet for innleie til en kostnad på samlet kroner i forstudiefasen. Målsettingen er at denne saken behandles i de respektive kommunestyrer i løpet av oktober. Arbeidene med forstudiene kan starte raskt deretter og bør kunne være avsluttet innen utgangen av mars kommende år. Lokalisering I henhold til kommunestyrenes vedtak fra sist vinter, er det en målsetting om at «aktuelle samarbeidsområder i Gjøvikregionen skal inngå i en helhet med tanke på å oppnå en balansert fordeling av arbeidsplasser.». I det videre arbeidet med forstudiene må denne målsettingen ivaretas. Det er også viktig å se dette over litt tid. Noen samarbeidstiltak bør realiseres raskt, mens andre vil ta litt lengre tid å få på plass og det vil ganske sikkert også være aktuelt å etablere samarbeid på nye områder i framtida. Side 12 av 24

13 Sak 70/12 To eller flere kommuner.. Slik det framgår av kommunestyrevedtakene sist vinter (pkt 4), er det mulig for to eller flere kommuner og ikke nødvendigvis alle fem å etablere samarbeid. Dette er viktig av flere grunner. For det første for å sikre framdrift og optimalisering av «gevinst», men også for å kunne finne fram samarbeidsområder som naturlig, eksempelvis som følge av geografi eller kommunestørrelse, er aktuelt kun for to kommuner. På den annen side er det viktig at alle kommunene ser helhet for å oppnå størst mulig samlet gevinst for alle kommunene og for å oppnå målsettingen om en hensiktsmessig geografisk fordeling / lokalisering. Kostnadsfordeling Etter innspill fra flere kommuner, er det enighet om at kostnadsfordeling mellom kommuner (gjelder både investering og drift) bør drøftes på nytt og at det i regionen fattes et prinsippvedtak om hvilken kostnadsfordelingsmodell som skal legges til grunn (i alle fall for denne type saker). Så langt er det i hovedsak operert med 50 % fast beløp og 50 % etter folketall. Hvilken modell som skal velges for framtida, er ikke drøftet inngående og det anbefales derfor at rådmennene får i oppgave å utrede dette og at det foretas en avklaring før, eller parallelt med behandling av forstudiene kommende vinter. Forholdet til de ansatte Som nevnt innledningsvis, er de hovedtillitsvalgte orientert om arbeidet som nå settes i gang. Disse vil også bli involvert undervegs. Forstudiene vil også bli organisert slik at ansatte innen de ulike fagområdene fra alle kommunene vil delta i utredningsarbeidet. Dersom det skjer samordning/ sammenslåing på enkeltområder, vil naturligvis lov og avtaleverk bli fulgt. Dette sikrer involvering og at de ansattes rettigheter vil bli ivaretatt i samsvar med prosedyrer og regelverk. Oppsummering Rådmennene har med denne saken fulgt opp kommunestyrenes vedtak fra sist vinter og startet arbeidet med å realisere målsettingene som er fastsatt i det regionale samarbeidet. Vi vil avslutningsvis påpeke viktigheten av at alle kommunene blir med på videre utredningsarbeid for dermed å framskaffe enda bedre beslutningsunderlag for videre regionalt samarbeid. Side 13 av 24

14 Sak 71/12 STRATEGI FOR VIDERE ARBEID MED FOLKEHELSE I SØNDRE LAND KOMMUNE Saksbehandler: Pål Rønningen Arkiv: 110 Arkivsaksnr.: 12/1371 Saksnr.: Utvalg Møtedato 196/12 Formannskapet /12 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret vedtar foreliggende strategi for videre arbeid med folkehelse i Søndre Land kommune. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 196/12 Behandling: Kommunalsjef Pål Rønningen redegjorde nærmere for saken, og presenterte hovedpunktene i det foreliggende dokumentet. Videre henviste han til det særskilte vedlegget om folkehelseprofilen for Søndre Land kommune. Det ble uttrykt tilfredshet med det arbeidet innen folkehelseområdet som er presentert i det foreliggende strategidokumentet. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret vedtar foreliggende strategi for videre arbeid med folkehelse i Søndre Land kommune. Vedlegg: Strategi for videre arbeid med folkehelse i Søndre Land kommune. Av strategidokumentets vedlegg er vedlegg 2, 3 og 4 uttrykt. Side 14 av 24

15 Sak 71/12 Bakgrunn: Folkehelsekomiteen vedtok i møte å utarbeide et strategidokument for videre arbeid med folkehelse i Søndre Land kommune. Hensikten med å utarbeide et strategidokument er å tydeliggjøre status i folkearbeidet i kommunen, ambisjonsnivået for videre arbeid og behov for synliggjøring av hovedtiltak for å nå målene. I tillegg trer ny Folkehelselov i kraft fra med nye krav til kommunene og det er utarbeidet regional plan for folkehelse i Oppland for perioden I samsvar med intensjonene i Samhandlingsreformen og Lov om folkehelsearbeid vil alle kommunene få et større ansvar for forebyggende og helsefremmende arbeid. Alle kommuner skal ivareta folkehelseperspektivet i alle kommunale planer og saker som fremlegges for politisk behandling. Søndre land kommune vedtok i 2008 en rullert Handlingsplan for folkehelse Handlingsplanen synliggjør på en god måte det historiske arbeidet med folkehelse i kommunen, forankringen og fokusområdene for arbeidet med folkehelse. Handlingsplan for folkehelse 2008 har vært et viktig grunnlagsdokument ved utarbeidelsen av dette strategidokumentet. I tillegg er de 4 anbefalingene fra Gjøvikprosjektet for folkehelseområdet til kommunen i Gjøvik regionen lagt til grunn ved utarbeidelsen av strategidokumentet. Anbefalingen berør 1) områdene kommunens styring med folkehelsearbeidet, 2) folkehelse i kommunal planlegging, 3) statusdokument i folkehelsearbeidet og 4) drift av frisklivssentraler. Vurdering: Søndre Land kommune har en god tradisjon for å utøve godt folkehelsearbeid gjennom mange år. Særskilt fremheves fokus på fysisk aktivitet. Strategidokumentet redegjør for begrepene folkehelse og folkehelsearbeid, overordnede føringer for folkehelsearbeid, folkehelseutfordringer og erfaringer med folkehelsearbeid i Søndre Land kommune. På denne bakgrunn er videre arbeid med folkehelsearbeid i kommunen utarbeidet med hensyn til mandat, organisering, målsetninger og fokusområder. Strategidokumentet er utarbeidet av medlemmene i Folkehelsekomiteen. Rådmannen gir sin tilslutning til det som er foreslått i dokumentet, og viser særlig til kapittel 6 vedr. mandat, overordnet målsetting og organisering som strategigrunnlag for det videre arbeidet med folkehelse i Søndre Land kommune. Side 15 av 24

16 Sak 72/12 TILSTANDSRAPPORT FOR GRUNNSKOLEN 2011 Saksbehandler: Fred Sørensen Arkiv: A20 Arkivsaksnr.: 12/1360 Saksnr.: Utvalg Møtedato 198/12 Formannskapet /12 Kommunestyret Innstilling: 1. Kommunestyret tar til etterretning framlagte tilstandsrapport for den offentlige grunnskolen i Søndre Land kommune. 2. I sitt videre arbeid skal skolene prioritere følgende satsningsområder: tilpasset opplæring/spesialundervisning redusere antall på det laveste mestringsnivå i matematikk. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 198/12 Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret tar til etterretning framlagte tilstandsrapport for den offentlige grunnskolen i Søndre Land kommune. 2. I sitt videre arbeid skal skolene prioritere følgende satsningsområder: tilpasset opplæring/spesialundervisning redusere antall på det laveste mestringsnivå i matematikk. Side 16 av 24

17 Sak 72/12 Vedlegg: Tilstandsrapport for 2011 Bakgrunn: Det er fastsatt i opplæringsloven og privatskoleloven at skoleeiere plikter å utarbeide en årlig rapport om tilstanden i opplæringen. I St.meld.nr 31 ( )v fremgår det at det er viktig at styringsorganene i kommuner og fylkeskommuner har et bevisst og kunnskapsbasert forhold til kvaliteten i opplæringen. Dette er nødvendig for å følge opp utviklingen av sektoren på en god måte. Den årlige rapporten skal drøftes av skoleeier dvs. kommunestyret, fylkestinget og den øverste ledelsen ved de private grunnskolene, jf. Opplæringsloven andre ledd. Det er fastsatt i privatskoleloven 5-2 andre ledd bokstav k at styret skal drøfte den årlige rapporten om tilstanden i disse skolene. Rapporten om tilstanden i opplæringen skal omhandle læringsresultater, frafall (videregående skole) og læringsmiljø. Tilstandsrapporten er et sentralt element i det nasjonale kvalitetsvurderingssystemet. Regjeringen har fastsatt mål knyttet til læringsresultater, frafall og læringsmiljø som grunnlag for å vurdere kvaliteten i grunnopplæringen, jf. St.meld. 31 ( ). Til de nasjonale målsettingene har regjeringen stilt opp indikatorer som skal gi grunnlag for å vurdere hvor langt skoleeier er kommet i å nå målene. Tilstandsrapporten skal som minimum omtale læringsresultater, frafall og læringsmiljø, men kan bygges ut med annen omtale som skoleeier mener er formålstjenlig ut fra lokale behov. I rapporten for Søndre Land kommune er det tatt med et kapitel om spesialundervisning. Begrunnelsen for det er at over en fjerdedel av timetallet går til dette. Det er data fra Skoleporten som hovedsakelig skal benyttes som grunnlag for skoleeiers vurdering av tilstanden, men det følger av St.meld. nr. 31 ( ) at skoleeiere og skoler oppfordres til å føre opp konkrete målsettinger for hva de skal oppnå innenfor de målområder satt opp. Det følger av Ot.prp.nr. 55 ( ). S 24. at tilstandsrapporten skal inneholde vurderinger knyttet til opplæringen av barn, unge og voksne, dvs. deltakere som får opplæring etter opplæringsloven kapitel 4 A. I vurderingen hvorvidt voksnes rettighetyer ivaretas på områdene læringsresultater, frafall og læringsmiljø, må skoleeieren derfor benytte andre kilder for datainnsamling. Side 17 av 24

18 Sak 72/12 I St.meld. nr 16 ( ) fremgår det at tidlig innsats er vesentlig for å bedre elevenes ferdigheter og faglgie utvikling. Kartlegging av elevenes ferdighetsnivå må følges opp med tiltak for dem som har behov for ekstra opplæring fra første stund. Den spesialpedagogiske innsatsen er her sentral. De data som er tilgjengelig i Skoleporten, inneholder ikke data om spesialundervisning for førskolebarn, så skoleeieren må også på dette området benytte andre kilder for datainnhenting. Foruten å tilfredsstille de lovpålagte krav i tilstandsrapporten har rapporten til hensikt å gi en bedre informasjon om resultater i skolene i Søndre Land og sammenligne våre resultater medkommunegruppa, Oppland fylket og nasjonalt. Det er her særlig resultatene fra nasjonale undersøkelsene, prøvene og eksamener som er sentrale. Rapporten setter fokus på og gir en kort beskrivelse av de mest sentrale elementene som har betydning for elevenes læringsutbytte. Det er tatt med en relativ bred presentasjon av resultatene fra den nasjonale elevundersøkelsen og de nasjonale prøvene i norsk, regning og engelsk. Eksamernsresultater og grunnskolepoen for 10.trinn blir også presentert. I tillegg er det tatt med lokale indikatorer i forhold til spesialundervisning. Vurdering: Kommunen er satt til å være skolemyndighet, og formelt er kommunestyret eier av de kommunale skolene. Kommunestyret har ut fra dette et overordnet ansvar for at skolene er målrettet og gir et kvalitiativ og tilpasset godt tilbud til barn og unge. Kommunestyret blir formelt ut fra denne bestemmelsen skoleeier. Det stilles krav til skoleeiere om å utarbeide en årlig tilstandsrapport for grunnskolen. Dette inngår som et av flere elementer i et forsvarlig system. Tilstandsrapporten skal være et viktig styringsverktøy for skoleeier ved at det danner grunnlag for refleksjon over forhold knyttet til skole- og kvalitetsvurdering bygd på fakta. Faktagrunnlaget skal kunne sette folkevalgte, administrasjon og avdelingsledere i stand til å beslutte, evaluere og utvikle tjenestene ut fra relevant styringsinformasjon. Tilstandsrapporten er bygd på en mal som er utarbeidet av Utdanningsdirektoratet. Malen legger klare føringer på hva rapporten skal inneholde, men det står fritt opp til skoleeier å tilføye lokale indikatorer for å kunne presentere opplysninger om flere sider ved skoledrifta i kommunen. Alle opplysninger i rapporten er hentet fra offisiell statistikk fra Skoleporten, KOSTRA eller lokale faktatall. Rapportens konklusjon fastslår flere forhold ved skolene i Søndre Land som bør gis oppmerksomhet. Det være seg spesialundervisning/tilpasset opplæring, eksamensresultatet i Side 18 av 24

19 Sak 72/12 matematikkfaget og utformingen av lokale/kommunale mål for hva skolene skal oppnå innenfor de målområdene som er satt opp. Rådmannen anbefaler at disse områdene prioriteres som satsningsområder for skolenes videre arbeid. Side 19 av 24

20 Sak 73/12 RISIKO- OG SÅRBARHETSANALYSE 2012 Saksbehandler: Kjeld Dag Svendsen Arkiv: X20 Arkivsaksnr.: 12/1446 Saksnr.: Utvalg Møtedato 218/12 Formannskapet /12 Kommunestyret Innstilling: 1. Kommunestyret vedtar det framlagte forslag til Risiko-og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) for Søndre Land kommune. 2. Kommunestyret vedtar det framlagte forslag til prioriteringer i tiltaksplanen i Risiko-Og Sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) for Søndre Land kommune. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å følge opp de tiltak som er forslått i ROS-analysens tiltaksplan gjennom arbeidet med drifts- og investeringsbudsjett for 2013, samt organisatoriske tiltak. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 218/12 Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret vedtar det framlagte forslag til Risiko-og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) for Søndre Land kommune. 2. Kommunestyret vedtar det framlagte forslag til prioriteringer i tiltaksplanen i Risiko-Og Sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) for Søndre Land kommune. Side 20 av 24

21 Sak 73/12 3. Kommunestyret ber rådmannen om å følge opp de tiltak som er forslått i ROS-analysens tiltaksplan gjennom arbeidet med drifts- og investeringsbudsjett for 2013, samt organisatoriske tiltak. Vedlegg: ROS-analyse for Søndre Land kommune (Feil nummerering av tiltak på side er rettet i versjonen som ligger på Dropbox og på kommunens nettside). Bakgrunn: I følge Sivilbeskyttelseslovens 14 plikter kommunen å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe og hvordan disse i så fall kan påvirke kommunen. Resultatet av dette arbeidet skal vurderes og sammenstilles i en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROSanalyse). Risiko- og sårbarhetsanalysen skal oppdateres i takt med revisjon av kommunedelplaner, jf. lov 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) 11-4 første ledd, og for øvrig ved endringer i risiko- og sårbarhetsbildet. Søndre Land kommune gjennomførte i 1998 en Risiko- og sårbarhetsanalyse sammen med Nordre Land kommune. Dette samarbeidet er videreført i arbeidet med denne ROS-analysen, erfaringene med å samarbeide var gode og mye av det «trusselbildet» man ser ikke kjenner noen kommunegrense. Ved å samarbeide åpner man også et bredere faglig innslag samtidig som den samlede ressursinnsats pr. kommune blir mindre. Siden det er så lenge siden det sist ble gjennomført en ROS-analyse, ble det bestemt at det skulle utarbeides en ny analyse fra bunnen av. Det er også viktig å ha klart for seg at vi i denne sammenheng snakker om en analyse på «overordnet nivå». Arbeidet med analysene ble gjennomført av en prosjektgruppe og 5 faggrupper bestående av representanter fra begge kommuner, VOKKS og Lensmannskontorene. Disse faggruppene var delt på følgende områder: 1. NATUR OG KLIMA 2. LIV, HELSE OG MILJØ 3. ULYKKER OG KATASTROFER 4. TERROR OG KRIMINALITET 5. SYSTEMSVIKT / SVIKT I INFRASTRUKTUR. Side 21 av 24

22 Sak 73/12 På toppen av en ROS-analyse kommer beredskapsplanen som skal gjøre oss i stand til å håndtere «krisene» når de inntreffer. Vurdering: Arbeidet med beredskap og ROS-analyser er et vanskelig arbeid. Å evne og «se og ta høyde for» alle sannsynlige og usannsynlige eventualiteter er krevende. Dette viser både flommen vi hadde lokalt i 2007 og hendelsene 22. juli Det viser seg gang på gang at det helt uventede skjer. Derfor vil vi aldri helt kunne forberede oss på alle hendelser som kan inntreffe. En ROS-analyse vil være et redskap for å komme et godt stykke på vei i beredskapsarbeidet, men vil ikke være utfyllende. Det er viktig at de tiltak som følger av analysene gjennomføres for å få en best mulig beredskap, samt at analysene revideres jevnlig og ny «trusler» som dukker opp analyseres på en god måte. En årlig rutine med revidering av analysen er derfor nødvendig. Side 22 av 24

23 Sak 74/12 KONTROLLUTVALGETS PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL FOR Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 216 Arkivsaksnr.: 12/1497 Saksnr.: Utvalg Møtedato 74/12 Kommunestyret Innstilling: 1. Kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden godkjennes. 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta omprioriteringer, og å igangsette undersøkelser på eget initiativ, dersom det i planperioden oppstår behov for kontroll på andre områder enn det som fremgår i planen. Vedlegg: Kontrollutvalgets brev av vedlagt plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Bakgrunn: Kontrollutvalget har i møte den behandlet plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for (se vedlegg) og har gjort vedtak om å oversende planen til behandling i kommunestyret med innstilling til vedtak. Vurdering: Da dette er en sak som er fremmet av kontrollutvalget, er det etter kommunelovens bestemmelser kontrollutvalget og ikke formannskapet som innstiller til kommunestyret. Rådmannens rolle i saker som fremmes fra kontrollutvalget er avgrenset til å sørge for at saken fremmes til behandling i kommunestyret. Side 23 av 24

24 Sak 75/12 REFERATSAKER KOMMUNESTYRET MØTE DEN Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 12/94 Saksnr.: Utvalg Møtedato 75/12 Kommunestyret Innstilling: Referatsakene tas til orientering. Vedlegg: Referatsakene 1-4 Bakgrunn: Det fremmes følgende referatsaker til behandling: 1. Protokoll fra kommunestyrets møte Protokoll fra formannskapets møte Protokoll fra formannskapets møte Protokoll fra kontrollutvalgets møte Vurdering: Rådmannen har ingen tilføyelser til referatsakene. Side 24 av 24