Innkalling. Møte i Arkivgruppen Tid: Mandag 15. november 2010, kl 10:00 15:00. Møterom. 5. etg., USIT, Forskningsveien 3b, Oslo

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Innkalling Møte i Arkivgruppen Til: Liv Taraldsen, NTNU Sven Erik Sivertsen, NTNU Esben Nielsen og Astrid Optun UiO Arild Ekker, UiO Hans cob Berntsen, HiT Ingvild Korsnes Daasvand, HiO Inger Setnes, HiO Arne Rudolf Ramslien, UiB Nina Østensen, UiB Geir Vangen, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Kathy Foss Haugen, USIT Anne-Lise Lande, USIT Tid: Mandag 15. november 2010, kl 10:00 15:00 Møtested: Møterom. 5. etg., USIT, Forskningsveien 3b, Oslo Kart med veibeskrivelse 1

2 Saksdokumenter Sak 1 FS Referat fra møte Sak 2 FS FS Brev fra Riksarkivet om Dokumentbasert tilsyn av elektronisk arkivdanning i UH. Skjema til utfylling fra Riksarkivet se FS Sak 3 FS FS Felles brev fra UH-sektoren om Bevarings- og kassasjonsplan Svar på brev om Bevarings- og kassasjonsplan Sak 4 Mandat for arkivgruppen Sak 5 E-post fra HiG om eksamensprotokoll og rutine for arkivering Dagsorden 1. Referat fra møte Orienteringssaker a. Status på arbeid med anskaffelse av nytt arkivsystem b. Status Noark 5 v 3. Bevarings- og kassasjonsplan for universiteter og vitenskapelige høgskoler Diskusjon om arkivgruppesn relasjon til dette arbeidet 4. Arkivgruppens mandat. Oppfølging fra møtet Trenger arkivgruppen et nytt mandat? Eksisterende mandat: Fastsette felles rutiner for hva som skal i ephorte og hva som skal i FS. Se på en mulig integrasjon mellom ephorte - FS og overgang til elektroniske studentmapper. I forkant av møtet bes alle lese i gjennom eksisterende mandat og vurdere om det er noe som mangler i mandatet eller noe som skal ut av eksisterende mandatet 5. Fra Høgskolen i Gjøvik. Rutine for eksamensprotokoll 6. Neste møte 7. Eventuelt FS Innkalling til møte i Arkivgruppen Side 2

3 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i Arkivgruppen Tilstede: Gro Hendriksen, Riksarkivet Geir Ivar Tungesvik, Riksarkivet Hans Fredrik Berg, Riksarkivet Liv Taraldsen, NTNU Sven Erik Sivertsen, NTNU Astrid Optun, UiO Arild Ekker, UiO Hans cob Berntsen, HiT Ingvild Korsnes Daasvand, HiO Inger Setnes, HiO Nina Østensen, UiB Geir Vangen, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Anne-Lise Lande, USIT Forfall: Karin Holmelid, HiB Kathy Foss Haugen, USIT Arne Rudolf Ramslien, UiB Referent: Julie Myhre Barkenæs og Anne-Lise Lande Dato:

4 Agenda møte mellom Riksarkivet og Arkivgruppen 1. Riksarkivet presenterer seg selv a. Om sitt arbeid med elektroniske systemer b. Retningslinjer for FS 2. USIT forteller om FS a. Hva lagres/bli liggende i FS? 3. Diskusjon/avklaringer/spørsmål a. Hva forventer Riksarkivet av institusjonene i forbindelse med håndtering av i. Studentinformasjon ii. Studieinformasjon b. Arkivsystem vs. FS, diskusjon av konkrete eksempler: i. Vitnemål ii. Eksamensprotokoll (el. signert?) iii. Utvikling av emneplaner c. Om Noark og: i. Kobling mot fagsystem ii. Noark 5 (hvilken rolle har Riksarkivet i forhold til utvikling av denne og hva vet dere om fremdrift?) 4. Eventuelt Dagsorden 1. Møte med Riksarkivet, se egen agenda. 2. Oppsummering av møtet med Riksarkivet 3. Referat fra møte Planlegge/forberede et møte med ephorte 5. Neste møte 6. Eventuelt FS Referat fra møte i Arkivgruppen Side 2

5 1. Møte med Riksarkivet 1. Riksarkivet presenterte seg selv a. Om sitt arbeid med elektroniske systemer Riksarkivet har en prosess gående for å endre arkivforskriftene. Forskriftene som foreligger i dag er mer beregnet på papir, mens i dag er mye data arkivert elektronisk. Dette er en omfattende prosess, og arbeidet er påregnet å være ferdig i slutten av Det vil komme en arkivhøring som tar med lover og retningslinjer. Riksarkivet er opptatt av kassasjon og bevaring: To hovedfaser: arkivdanning og langtidslagring. Riksarkivet har tre kategorier av systemer/registre for arkiv: fagsystemer, Noarksystemer og registre. Fra Noark3-systemer bevares alt. Fra Noark-4 bevares journal, mens det kan fattes vedtak om bevaring og kassasjon (bk-vedtak) for sakarkivet. En kassasjonsvurdering vil normalt være aktuelt for enstypeserier. Fagsystemer skal bevarings- og kassasjonsvurderes. Kassasjon: Kassasjon bør foregå på høyest mulig nivå. Kassere på original før uttrekk. Før man tar i bruk Noark 5 bør man ha laget en kassasjonsplan. Institusjonene kan deponere og avlevere på papir, men ved elektronisk avlevering kan de også selv ha en kopi. Dette gjør data mer tilgjengelig for alle parter. Noe skal avleveres etter fire-fem år, men avlevering fra fagsystemer han et mye lenge tidsrom for avlevering. F. eks et fagsystem har fått et vedtak på avlevering på 50 år. Men vise det seg at fagsystemet har en dårlig drift, kan Riksarkivet gå inn å kreve en avlevering tidligere. Det har vært mer fokus på fagsystemer de siste årene. Noark 5 lages slik at den kan brukes i fagsystemene. Riksarkivet jobber med å omstrukturere langtidslagring. Standarder: OAIS er en internasjonal standard for lagring TRAC er en standard for sikkerhet. Det pågår et samarbeid med kommunene om hvordan pakke og bevare ved bruk av standardene. Neste utfordring er å kunne gjenfinne/ta i bruk. Riksarkivet deltar i arbeid med utvikling av MoReq2, som er anbefalt i EU. Riksarkivet ønsker at Noark 5 skal være den norske versjonen av MoReq2. MoReq2 har et "kapittel 0" som skal inneholde nasjonale tilpasninger, hvor særnorske egenheter som for eksempel periodisering må beskrives. Noark 5 er en standard for arkivdanning som stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet. Noark5 skal kunne brukes for alle typer arkivdanning, uavhengig av teknologisk løsning og type organ. Alle former for aktiviteter som skaper dokumenter som det er viktig å sørge for at oppbevares og gjenfinnes i autentisk form, skal i prinsippet inngå i en løsning for arkivdanning. Dette er helt uavhengig av offentlig eller privat sektor, om dokumentene inngår i FS Referat fra møte i Arkivgruppen Side 3

6 tradisjonell saksbehandling, hvor mange år de skal oppbevares eller om de skal avleveres til depotarkiv. (Forklaring på Noark5 fra Riksarkivets hjemmesider.) b. Retningslinjer for FS Gro Hendriksen ved Riksarkivet har ansvar for utdanningssektoren og har FS og M-STAS i sin plan. En bevaringsplan for elektroniske systemer. Med FS ønskes bevarings- og kassasjonsregler for alle. Arkivleder skal ha ansvar for arkivbestanden. FS inngår i arkivbestanden med eksamensprotokoll. Søknad om bevaring og kassasjon skal komme fra arkivskaper, dvs. for eksempel Universitetet i Oslo eller aller helst - universitetene generelt. 2. USIT om FS FS består av 14 moduler. Data fra FS blir rapportert til DBH, SSB, BIBSYS, NIFU-STEP, Lånekassen og utdanning.no. Fra 2010 ble det innført samrapportering til DBH og SSB. Nå får også DBH persondata fra FS. USIT lager programmene for uttrekk, og institusjonene kvalitetssikrer dataene og kjører uttrekkene. Ved andre offisielle uttrekk som gjelder flere institusjoner kjører USIT uttrekk for alle. Under en oversikt over de ulike modulene/delene i FS, systemer de kan kommunisere med og hvor rapporteringene sendes. FS Referat fra møte i Arkivgruppen Side 4

7 FS har et dokumentarkiv der informasjon/brev/e-post som sendes fra FS kan bevares. Her er det ulike rutiner på institusjonene som lagrer i FS/dokumentarkiv og hva som lagres i ephorte. Ved eksamen blir kun metadata lagret i FS, ikke eksamensbesvarelsene. Sensurprotokollen med underskrift av sensor er den offisielle protokollen. Den blir ikke lagret i FS. 3. Diskusjon/avklaring/spørsmål I 2007 kom det nye bevarings- og kassasjonsregler om vurdering (foranlediget av Kvalitetsreformen, gjeldende fra 2003). Bevarings- og kassasjonsregler for søknad og opptak er fra De statlige høgskolene har laget fullstendige bevarings- og kassasjonsregler. I 2001 fikk de statlige høgskolene et BK-vedtak, men dette gjaldt ikke universitetene. Arkivloven sier at institusjonen ikke kan kassere uten at det er et bevarings- og kassasjonsvedtak. Arkivgruppen ønsker å komme i mål med hvordan eventuell uttrekk og avlevering skal gjøres fra FS. Arbeidsoppgavene må kartlegges før Riksarkivet kan gjøre noe vedtak på hva som er arkivverdig og hva institusjonene eventuelt må avlevere fra FS. F. eks kan det være noe data som allerede avleveres eller kan avleveres direkte fra DBH. I forhold til avlevering fra FS til Riksarkiver må en finne ut av hvilke data som er felles for alle institusjonene. Hva ligger i FS og hva ligger i ephorte. FS Referat fra møte i Arkivgruppen Side 5

8 I dette arbeidet oppfordret Riksarkivet institusjonene til å tenke på hva som er arkivverdig. Hva er bevaringsverdig og hva har man behov for i administrativ bruk. Det må også stilles spørsmål om noen av dataene er trygge i FS i dag eller om det er behov for elektronisk avlevering. KD holder på å se på hva som er arkivverdig i Fronter og It s learning. Hvis det blir behov for en arbeidsgruppe i den forbindelsen tar KD initiativ til å sette ned denne. M-STAS er på vei ut, og HiT stilte spørsmål til Riksarkivet om hva de skal gjøre med dataene som ligger i M-STAS? Dette er en problemstilling som er aktuell for mange institusjoner. Riksarkivet må da ta en vurdering slik at institusjonene eventuelt kan få et bevarings- og kassasjonsvedtak. Institusjonen må da skrive hva systemet inneholder, og om hva som er i FS nå. Riksarkivet vil da gi en tilbakemelding om hva som eventuelt må avleveres, hva som kan kasseres og eventuelt hva som må bevares. Ved sammenslåing av institusjoner blir kun den nye strukturen liggende i FS. HiO jobber mot en sammenslåing av HiO HiAk og lurte på om data må avleveres før sammenslåing. Dette er en problemstilling som vil gjelde flere fremover, og Riksarkivet skal tenke videre på hva som må gjøres. NTNU presiserer at de er opptatt av å få på plass en kobling mellom systemene. Det må være enkelt for saksbehandleren, som i dag må forholde seg til 3-4 ulike systemer. Noark 5 Noark-4 fungerer dårlig mot fagsystemer. Med Noark 5 kan en tenke seg en kombinasjon av fagsystem, arkivsystem og Noark 5 kjernen. Noark 5 kjerne inneholder de obligatoriske basiskravene til arkivdanning og uttrekk til avlevering eller deponering, mens de fleste kravene til saksbehandling (som var obligatoriske i Noark-4) nå er valgfrie. Noark 5 åpner dermed for at brukeren kan stille sterkere krav til leverandøren om tilpasning til saksbehandlingen i virksomheten. Det finnes flere løsninger for å få til en kombinasjon av fagsystem, arkivsystem og Noark 5 kjernen. En kan tenke seg at Noark 5-kjernen blir en del av FS eller kommunikasjon via WebServices. Modellene i Noark 5 er konseptuelle modeller som skal vise sammenhengen mellom forskjellige metadata, og mellom metadata og fysiske eller elektroniske dokumenter. De konseptuelle modellene i Noark 5 sier noe om hvordan informasjonen skal organiseres. De vil også være utgangspunktet for definisjonen av datastrukturer ved elektronisk kommunikasjon, integrasjon med andre systemer, migrering fra et system til et annet og for avlevering. (Uttrekk fra Noark 5 - hele Noark 5 finnes på Riksarkivets nettsider. ) For Riksarkivet er det eventuelt avlevering som er viktig. Fagsystemer trenger ikke Noark5 kjerne hvis data allikevel skal kasseres. Hvis data aldri avleveres er det heller ikke behov for at fagsystemet tilfredsstiller kravene i Noark 5. Før en kan begynne på en kombinasjon av fagsystem, arkivsystem og Noark-5 kjerne så må en få på plass et bevarings- og kassasjonsvedtak. Noark5 er mer dynamisk enn Noark4 så Riksarkivet ønsker å ha to store releaser i året. Definisjon av Noark5 WebService grensesnitt kommer i versjon 3. oktober 2010 (alle de store leverandørene er med på å spesifisere dette). FS Referat fra møte i Arkivgruppen Side 6

9 Slik situasjonen er i dag ser Riksarkivet for seg et eget uttrekk fra FS for avlevering. Men først må arbeidsoppgavene beskrives, slik at Riksarkivet kan se på hvilke data de vil ha. Beskrivelse av Noark 4 web services kan finnes på Riksarkivets nettside: KS har på nettstedet IKT-forum et eget arbeidsrom om Noark4 og WS. Riksarkivet oppfordret institusjonene til ikke blindt å kreve alle obligatoriske krav implementert, men å gå i dialog med dem. Flere av de godkjente Noark 5- systemene dekker ikke alle obligatoriske krav. Systemene får derfor godkjenning med forbehold om at de aktuelle obligatoriske kravene er dekket. Alle forbeholdene publiseres sammen med godkjenningen. Spørsmål sendes på e-post til riksarkivet@arkivverket.no 2. Oppsummering av møtet med Riksarkivet Det var et svært interessant møte, og vi ser at arkivgruppen i sitt arbeid kanskje er litt forut for tilgjengelig teknologi. Det er mye som skal på plass for å få det til å virke for FS. Det har skjedd mye siden gruppen begynte sitt arbeid. Det pågår nå et nytt anbud med Noark 5, og det er vanskelig å vite hvilket arkivsystem som skal benyttes i fremtiden. Nå som det er en anbudsrunde på gang var dette et godt møte å ta med seg. Det foreslås at vi på neste møte ser på om vi trenger nytt mandat. Det ble videre foreslått å invitere Riksarkivet på et nytt møte når de har lansert grensesnittet og gruppen har kommer litt lengre med sitt arbeid. Gruppen var enig om at målsettingen må være å kunne gjøre jobben i fagsystemene. 3. Referat fra møte Referatet ble godkjent uten merknader. 4. Planlegge/forberede et møte med ephorte Det foreligger ingen rammeavtale i dag, og det er derfor vanskelig å vite hvilken leverandør institusjonene bruker om et til to år. Ettersom det foregår en ny anbudsrunde, mente gruppen det ikke var behov for et møte med ephorte på det nåværende tidspunktet. Gruppen ble enig om at USIT gjerne kan ha et møte med ephorte og at eventuelt interesserte kan være med. 5. Neste møte FS Referat fra møte i Arkivgruppen Side 7

10 Neste møte mandag 15. november Gruppen ble enig om at bruk av elektronisk signatur ikke tas i arkivgruppen, men på et FS brukerforum. 6. Eventuelt UiO holder på å utarbeide felles retningslinjer for bruk av FS og ephorte med utgangspunkt i UiBs dokument. UiO sender dokumentet på e-post til informasjon til arkivgruppen. Gruppen vil ikke ha noe påvirkningskraft på retningslinjene, men UiO ønsker gjerne innspill fra gruppen. Retningslinjene er planlagt å være i drift ved UiO FS Referat fra møte i Arkivgruppen Side 8

11 Universiteter og høgskoler iht vedlagte liste Deres ref Vår ref. Dato 2010/1806 INGMOT Dokumentbasert tilsyn av elektronisk arkivdanning i universitetsog høgskolesektoren Riksarkivaren har som oppgave å føre tilsyn med arkivarbeidet i statlig sektor, jfr. lov om arkiv av 4. desember Offentlige organer plikter å gi opplysninger om forhold som gjelder arkivene. Dette gjelder uavhengig av taushetsplikt fastsatt i lov eller i medhold av lov. I 2009 besluttet Riksarkivet å føre planlagt, systematisk og varslet tilsyn med den elektronisk arkivdanningen i statlig sektor. Vi startet med tilsyn hos Kunnskapsdepartementet og Utdanningsdirektoratet, og ser nå at det er ønskelig med tilsyn i hele sektoren underlagt departementet. Imidlertid har vi hverken tid eller ressurser til å besøke alle norske universiteter og høgskoler. Derfor gjennomfører vi i stedet et dokumentbasert tilsyn med den elektronisk arkivdanningen i denne sektoren. Vedlagt oversendes et tilsynsskjema. Word-utgaven av skjemaet skal fylles ut og returneres til Riksarkivet innen Skjemaet bes sendt elektronisk til vårt postmottak riksarkivet@arkivverket.no. Det presiseres at vi med elektronisk arkivdanning sikter til både universitetets/høgskolens elektroniske sakarkivsystem og til spesialiserte fagsystemer som registrerer, produserer og lagrer arkivdokumenter. I tillegg omfatter begrepet elektronisk arkivdanning de delene av arkivdanningen som foregår med sosiale medier, så som Twitter, Facebook, Flicker, MySpace og YouTube. Håndtering av arkivverdige tekstmeldinger (SMS) vil også kunne høre inn under sosiale medier, selv om det kan oppfattes som å ligge nærmere e-post i bruk. Postadresse: Kontoradresse: Organisasjonsnr. Telefon : Telefaks: Pb Ullevål Stadion Folke Bernadottes vei OSLO riksarkivet@arkivverket.no

12 2 Spørsmål kan rettes til underdirektør Geir Ivar Tungesvik eller rådgiver Ingeborg Motzfeldt Med hilsen Geir Ivar Tungesvik e.f. underdirektør Ingeborg Motzfeldt rådgiver Vedlegg Kopi til: Statsarkivet i Oslo Statsarkivet i Hamar Statsarkivet i Kongsberg Statsarkivet i Kristiansand Statsarkivet i Stavanger Statsarkivet i Bergen Statsarkivet i Trondheim Statsarkivet i Tromsø Samisk Arkiv

13 Dokumentbasert tilsyn av elektronisk arkivdanning i universitets- og høgskolesektoren Skjema til utfylling Utsendt

14 2 Opplysninger om universitetet/høgskolen Navn Antall geografisk atskilte lokasjoner Skjemaet er fylt ut av Dato for utfylling Navn Stilling Organisasjonsenhet A. Ansvar for og organisering av arkivarbeidet 1 Hvem har det overordnede ansvaret for arkivtjenesten i følge arkivplanen? 2 Hvem har ansvaret for den daglige driften av arkivtjenesten? Navn Stilling Organisasjonsenhet Navn Stilling Organisasjonsenhet 3 Er arkivtjenesten samlet i én organisatorisk enhet? 4 Hvis nei, hvor mange organisatoriske enheter består den av? 5 Er arkivtjenesten samlet på ett fysisk sted? 6 Hvis nei, hvor mange fysiske enheter består den av? 7 Hvor mange årsverk er det til sammen i arkivtjenesten(e)? 8 Har noen arkivmedarbeidere andre oppgaver ved siden av arkivarbeidet (eks. resepsjon, sentralbord eller lignende)? 9 Hvor mange årsverk er det til sammen på universitetet/høgskolen? Kommentarer: Vitenskapelige Administrative Dokumentbasert tilsyn av elektronisk arkivdanning i universitets- og høgskolesektoren

15 3 B. Instrukser, regler og planer for arkivarbeidet 1 Har universitetet/høgskolen en arkivplan? 2 Når ble arkivplanen sist oppdatert? Dato 3 Inneholder arkivplanen oversikt over hvordan arkivet er organisert og eventuell inndeling i arkivdeler? 4 Inneholder arkivplanen en beskrivelse av ansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner? 5 Inneholder arkivplanen oversikt over hvilke registrerings- og arkiveringsrettigheter som tildeles ledere og saksbehandlere? 6 Inneholder arkivplanen prosedyre for arkivering av e-post? 7 Inneholder arkivplanen rutine- og ansvarsbeskrivelse for kvalitetssikring av den elektroniske arkiveringen? 8 Inneholder arkivplanen rutine- og ansvarsbeskrivelse for kvalitetssikring ved skanning av papirdokumenter? 9 Inneholder arkivplanen retningslinjer for å verifisere at skannede dokumenter er korrekte og lesbare før papirversjonen kasseres? 10 Inneholder arkivplanen retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk? 11 Inneholder arkivplanen spesifikasjon av hvilke(t) arkivformat(er) som skal brukes? 12 Inneholder arkivplanen prosedyre og ansvar for konvertering av filer til arkivformat? 13 Inneholder arkivplanen en prosedyre for registrering og arkivering når systemet er ute av drift? 14 Inneholder arkivplanen rutiner som beskriver: a) Fordeling av dokumenter? b) Retting av journal- og arkivopplysninger? c) Avskrivning av dokumenter? d) Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet? e) Registrering av unntak fra offentlighet og hjemmel for dette? f) Etatens policy i fm bruk av sosiale medier? g) En beskrivelse av hvilke sosiale medier som brukes i saksbehandlingen? h) En beskrivelse av hva som er eller kan være arkivverdig materiale fra sosiale medier? i) Hvordan arkivverdig materiale fra sosiale medier skal bevares? Kommentarer: Dokumentbasert tilsyn av elektronisk arkivdanning i universitets- og høgskolesektoren

16 Dokumentbasert tilsyn av elektronisk arkivdanning i universitets- og høgskolesektoren 4

17 5 C. Sakarkiv 1 Hvilket sakarkivsystem Navn, versjon bruker universitetet/høgskolen? 2 Når ble det tatt i bruk? Dato 3 Har universitetet/høgskolen elektronisk arkiv? 4 Inneholder arkivplanen spesifikasjon av hvilke arkivdeler/sakstyper som lagres elektronisk og hvilke som evt. lagres på papir? 5 Hvor mange arkivdeler består arkivet av? 6 List arkivdelene: Betegnelse a) b) c) d) e) Elektronisk Papirbasert Sist periodisert 7 Avsluttes arkivsakene fortløpende når de er ferdigbehandlet? 8 Hvis nei, finnes det en rutine for når og hvordan sakene skal avsluttes? 9 Inneholder arkivplanen en plan for periodisering og vedlikehold av arkivet inntil det kan avleveres til arkivdepot? Kommentarer: Dokumentbasert tilsyn av elektronisk arkivdanning i universitets- og høgskolesektoren

18 6 D. Fagsystemer 1 1 Benytter universitetet/høgskolen FS (Felles Studentsystem)? 2 Hvis nei på D1, benytter universitetet/høgskolen et annet studentadministrativt system? 3 Hvis ja på D2, hvilket Navn, versjon system? 4 Hvis FS eller et annet studentadministrativt system benyttes: a) Produseres det arkivdokumenter i systemet som overføres til sakarkivet? b) Produseres det arkivdokumenter i systemet som lagres både der og i sakarkivet? c) Produseres det arkivdokumenter i systemet som bare lagres i dette systemet? d) Hvis ja på D4c), finnes det noen form for journalføringsfunksjon i systemet? 5 Benytter universitetet/høgskolen en læringsplattform (LearningManagementSystem - LMS)? 6 Hvis ja på D5, hvilket system? 7 Hvis et LMS benyttes: Navn, versjon a) Produseres det arkivdokumenter i LMS som overføres til sakarkivet? b) Produseres det arkivdokumenter i LMS som lagres både der og i sakarkivet? c) Produseres det arkivdokumenter i LMS som bare lagres i dette systemet? d) Hvis ja på D7c), finnes det noen form for journalføringsfunksjon i LMS? 8 Hvilke andre fagsystemer benytter universitetet/høgskolen i dag? Navn/betegnelse, versjon Produserer arkivdokumenter Arkivdokumenter til sakarkiv a) b) c) d) 1 Med fagsystem menes spesialiserte systemer for mer eller mindre automatisert saksbehandling og beslutningsstøtte, hvor det produseres arkivdokumenter eller opplysninger som skal lagres. Dokumentbasert tilsyn av elektronisk arkivdanning i universitets- og høgskolesektoren

19 7 e) Kommentarer: Dokumentbasert tilsyn av elektronisk arkivdanning i universitets- og høgskolesektoren

20 8 E. Dokumenter og journalposter 1 Hvor mange journalposter er registrert pr år de siste 3 årene: Inngående Utgående Notater 2 Interne dokumenter (notater): a) journalføres Alltid Av og til Aldri b) arkiveres uten journalføring Alltid Av og til Aldri c) arkiveres ikke Alltid Av og til Aldri 3 Publiseres offentlig journal på Internett? 4 Hvis notater journalføres, tas de med i offentlig journal? Kommentarer: F. Bevaring og kassasjon 1 Finnes det en bevarings- og kassasjonsplan for fagsystemene? 2 Er dere i gang med å lage en bevarings- og kassasjonsplan for fagsystemene? 3 Hvis ja på spørsmål 2, hvilke fagsystemer? a) b) c) d) e) Kommentarer: Dokumentbasert tilsyn av elektronisk arkivdanning i universitets- og høgskolesektoren

21 9 G. Teknisk systemdrift 1 Utfører universitetet/høgskolen selv den tekniske driften av sakarkivet? 2 Hvis nei, hvem drifter systemet? 3 Foreligger det en tjenesteavtale med driftsoperatøren? 4 Hvis ja, er følgende spesifisert i avtalen: a) Tjenestenivå b) Sikkerhetsopplegg c) Sikkerhetskopiering d) Oppetider for systemet 5 Utfører universitetet/høgskolen selv den tekniske driften av sine fagsystemer? 6 Hvis nei, hvem drifter systemene? a) System Driftes av b) System Driftes av c) System Driftes av d) System Driftes av e) System Driftes av Kommentarer: Dokumentbasert tilsyn av elektronisk arkivdanning i universitets- og høgskolesektoren

22 10 H. Eksamensbesvarelser m.m. Det vises til Riksarkivarens vedtak om bevaring og kassasjon av eksamensbesvarelser m.m. i universitetssektoren og høgskolene, som ble sendt ut i brev av , vår ref. 2005/13708 og brev av , vår ref. 2007/ Følges Riksarkivarens vedtak? 2 Hvilken organisasjonsenhet på universitetet/høgskolen har ansvaret for å bevare eksamensbesvarelsene/avhandlingene? 3 Er det etablert elektroniske løsninger for å bevare dette materialet? 4 Hvis ja, er systemet/systemene meldt inn til Riksarkivaren? Kommentarer: Dokumentbasert tilsyn av elektronisk arkivdanning i universitets- og høgskolesektoren

23

24

25 Universitetet for miljø- og biovitenskap v/ Geir Tutturen Postboks Ås Deres ref Vår ref. Dato 2010/ /51077 GRHE Bevarings- og kassasjonsplan for universiteter og vitenskapelige høgskoler Vi viser til brev av fra Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB). UMB ønsker, på oppdrag fra universitetene og de vitenskapelige høgskolene, å sette søkelyset på at det pr. i dag ikke finns noen helhetlig bevarings- og kassasjonsplan for fagsakene hos universitetene og de vitenskapelige høgskolene, slik man finner for de statlige høgskolene. Riksarkivaren ser svært positivt på initiativet som nå tas fra sektoren for å få dette på plass. Riksarkivaren ber med hjemmel i arkivloven 7 c universitetene og de vitenskapelige høgskolene om å starte arbeidet med å utforme en helhetlig bevarings- og kassasjonsplan for fagsakene, jf også arkivforskriften 3-21 andre ledd, det der står: For fagsakene skal statlege organ utarbeide eigne spesifiserte kassasjonsreglar. Riksarkivaren anbefaler at arbeidet med bevarings- og kassasjonsplan for fagsakene bør organiseres som et prosjekt, der universitetene og de vitenskapelige høgskolene innehar ledelse og sekretariat. Arkivverket kan bidra med kompetanseressurser både i prosjektgruppen og i styringsgruppen. Riksarkivaren vil, når prosjektstrukturen er etablert, komme tilbake til hvem fra Arkivverket som vil delta i prosjektgruppe og styringsgruppe dersom det er ønskelig med en slik deltakelse fra prosjektets side. Riksarkivaren anbefaler at det gjennomføres et forprosjekt før arbeidet med bevarings- og kassasjonsplan starter. Forprosjektet bør arbeide fram en prosjektplan og et prosjektdirektiv, som mellom annet angir prosjektets mandat, prosjektets avgrensning, fremdriftsplan, retningslinjer og metode for prosjektets arbeid. Postadresse: Kontoradresse: Organisasjonsnr. Telefon : Telefaks: Pb Ullevål Stadion Folke Bernadottes vei OSLO riksarkivet@arkivverket.no

26 2 Arkivverket vil gjerne bidra med en representant i forprosjektgruppen. Riksarkivet har også vært i kontakt med Kunnskapsdepartementet (KD), som kan være interessert i å stille med en observatør til en fast eller mer avgrenset deltakelse i prosjektet. Vi imøteser tilbakemelding om struktur og rammer for prosjektet. Med hilsen Anne Mette Dørum avdelingsdirektør Gro Hendriksen arkivar Kopi: Kunnskapsdepartementet Postboks 8119 Dep Oslo

27 Original Message Subject: VS: Eksamensprotokoll - Rutiner rundt arkivering Date: Thu, 14 Oct :09: From: Rigmor Øren Øvstetun <rigmor.oevstetun@hig.no> To: 'Julie Myhre Barkenæs' <julie.barkenas@usit.uio.no> Hei Julie! Se e-post under. Er det mulighet for å ta dette opp på samlingen vi skal ha i november. Vi har ingen gode rutiner på dette og det hadde vært interessant å høre hvordan andre gjør det og hva slags kommentarer de har fått fra riksarkivet. Vennlig hilsen Rigmor Ø.Øvstetun rådgiver Studie-og forskningsseksjonen Tlf: Mobil: *Fra:* Nils Rui *Sendt:* 13. oktober :06 *Til:* Rigmor Øren Øvstetun; Gunn Marie Rognstad *Kopi:* n Kåre Testad; Aasgjærd Helene Berg *Emne:* Eksamensprotokoll Vi har fått beskjed fra Riksarkivet (og dette gjelder alle institusjoner som benytter FS, selvfølgelig, og dette har vært kjent i 2-3 år) FS er et "Fagsystem" som ikke godkjent av Riksarkivaren som arkivsystem basert på NOARK standard. Det betyr at eksamensprotokoller kun lagret i FS ikke er bra nok. Vi har ikke søkt om dispensasjon for å benytte FS som eneste lagringssted (jeg vet ikke om andre inst. Har gjort det heller) Dette er et forhold som bør opp i FS-gruppa sentralt: At en søker om å få godkjent FS hos Das Reichsarkivar At en søker om dispensasjon for FS-institusjoner samlet At FS/USIT utvikler en rapport/et datauttrekk som dekker kravet til Riksarkivet, og som vi kan lagre elektronisk/som fil i Eporte Vennlig hilsen / Kind regards */Nils Rui/* Seniorkonsulent/Senior Officer Høgskolen i Gjøvik / Gjøvik University College T: , M: