Arkivarens rolleutvikling i arkivdanningen

Transkript

1 kandidatnummer 610 Arkivarens rolleutvikling i arkivdanningen En undersøkelse med fokus på arkiv i skjæringspunktet med IT i norsk eforvaltning Bacheloroppgave 2014 Bachelor i arkiv og dokumentbehandling Høgskolen i Oslo og Akershus, Institutt for arkiv-, bibliotek- og informasjonsfag 2

2 Innhold 0. Innledning Problemstilling Teori og forutsetninger Gjennomføring av undersøkelsen metodebeskrivelse Datagrunnlag Avgrensning Arkivets rammeverk og historiske utvikling Arkivaren gjennom tidene fra den klassiske arkivistikken til post-custodianismen Livssyklus-modellen og kontinuitets-modellen Arkivets organisering og samfunnsrolle Definisjoner Organisering Formål og verdi Informasjonssamfunnet og teknologisk utvikling Informasjonsmedarbeiderne Digitalt førstevalg Kommunene Utfordringer Undersøkelse av arkivarens utvikling og rolle i virksomheten Overgangen til elektronisk arkivering millenniumskiftet Dagens arkivar Profesjonsutvikling

3 5. Fremtidens arkivar i arkivdanningen Rolle i arkivdanningen Rolle i utviklingsprosjekter innen eforvaltning Oppsummering og konklusjon Litteraturliste

4 0. Innledning Regjeringens digitaliseringsplan vil effektivisere og innføre nye verktøy for saksbehandling og samhandling i norsk offentlig forvaltning. eforvaltning og digitalt førstevalg endrer måten informasjon håndteres i virksomheten. Teknologien fører til endringer i både kommunikasjon og dokumentbehandling. Det er interessant å se hvordan arkivarens rolle i arkivdanningen har utviklet seg med innføring av elektronisk arkiv, samt hvordan den fremtidige digitale utviklingen kan påvirke denne rollen. Dette temaet angår både ansatte i arkivstillinger og virksomheten de arbeider i. Det er også relevant for utviklingen av utdanningsløp innen arkiv og dokumentbehandling. Diskursutviklingen i faget påvirkes av samfunnstrender og teknologiske utviklinger. Jeg vil derfor med denne oppgaven undersøke arkivarens rolleutvikling, utfordringer og fremtidig rolle Problemstilling Hva er arkivarens rolle i arkivdanning i norsk eforvaltning, hvilke utfordringer står arkivaren overfor i den forbindelse, og hvilken rolle i virksomheten bør arkivaren ha for å sikre en hensiktsmessig arkivdanning i den videre utviklingen av eforvaltningen? Med utgangspunkt i problemstillingen har jeg undersøkt arkivarens rolle i eforvaltningen med det formål å identifisere utfordringer og fremme faglig diskusjon Teori og forutsetninger I denne oppgaven har jeg undersøkt arkivarens rolle i arkivdanningen ut i fra mitt erfaringsgrunnlag basert på innsamlet kildemateriale. For å svare på problemstillingen vurderer jeg arkivarens rolle i eforvaltningen i Norge ut i fra livssyklusmodellen og kontinuitetsmodellen. Dette fordi det er to modeller som påvirker forholdet mellom arkivar og arkiv. I tillegg har jeg brukt Walderhaugs (2004) beskrivelse av profesjonsutvikling innen arkivfaget, og i noen grad Hurleys (2005) kategorisering av arkivrollen. Undersøkelsen diskuteres ut i fra flere teorier, samt tidligere analyser og artikler, for å få et bredt vurderingsgrunnlag. Jeg går dermed ikke i dybden av en teori, men vurderer den norske arkivarens rolle i forhold til den internasjonale arkivaren og relevant diskurs. 5

5 Jeg utdanner meg nå som arkivar og har jobbet i et fullelektronisk offentlig arkiv siden I min stilling har jeg arbeidet blant annet med utvikling av elektronisk arkiv og implementering av nye systemer. Problemstillingen er dermed interessant for meg og andre lik meg, både for en bedre forståelse for vår rolle i dag og ikke minst hvordan vår rolle utvikler seg i fremtiden. Min løsning av oppgaven vil dermed være subjektiv og preget av min samlede kunnskap, både fra arbeidet med denne oppgaven og tidligere erfaringer. Fra et interpretivistisk utgangspunkt har jeg tolket kildematerialet for å kunne diskutere arkivarens fremtidige rolle både på bakgrunn av fagets diskursutvikling, rolleutviklingen hittil og rammene som ligger til grunn for videre utvikling Gjennomføring av undersøkelsen metodebeskrivelse I denne oppgaven fokuserer jeg på rolle-endringen i arkivdanningen med kobling til IT og eforvaltningen. For dette formålet har jeg brukt forskjellige metoder og kilder for å undersøke problemstillingene fra forskjellige synspunkter. Jeg har hovedsakelig undersøkt problemstillingene ved hjelp av dokumentstudie. I tillegg har jeg undersøkt stillingsannonser i en periode på en måned for å lage statistikk over arbeidsoppgaver og kompetansekrav. Jeg har utført en kvalitativ undersøkelse, men man kan si at undersøkelsen av stillingsannonser hvor verdien summeres i kategorier er kvantitativ metode. Jeg har brukt datamaterialet og tolket den ut i fra oppgavens kontekst. Min oppgave er dermed hovedsakelig kvalitativ. Jeg har valgt å undersøke arkivarens rolle ut i fra dokumenter og sentrale retningslinjer om emnet fordi dette er tidseffektivt og troverdig. Men dokumentene vedrørende arkivarens oppgaver i elektronisk arkiv er noe utdaterte, rundt 15 år gamle. Jeg har derfor supplert min beskrive av arkivarens arbeidsoppgaver med en undersøkelse av stillingsannonser. Forskjeller i arbeidsoppgaver på de to tidspunktene kan enten tolkes som at beskrivelsen i dokumentene ikke har blitt utbredt i praksis, eller at arbeidsoppgavene har endret seg de siste årene. Jeg tar forbehold om at undersøkelsen er begrenset og dermed bare et utgangspunkt for å vurdere arkivarens rolle i et vidt perspektiv. Undersøkelsene må sees i sammenheng med oppgavens andre kilder. Jeg presenterer først en gjennomgang av diskursutviklingen i arkivfaget med relevante teorier, samt arkivets samfunnsverdi og rolle gjennom tiden. Dette for å få et bakteppe til problemstillingen. Jeg undersøker arkivarens rolle i starten av innføringen av elektronisk 6

6 arkiv ved å gjøre en dokumentstudie av bøker om emnet og retningslinjer i staten fra millenniumskiftet. Statskonsults (1998) materiale gir en oversikt over rolleendringen som skjedde ved introduksjon av nye arbeidsverktøy som kom som en følge av regjeringens formaning om etableringen av elektronisk arkiv i departementene. Dette ble valgt fordi det er en hendelse som påvirket arkivdanningen i flere virksomheter i høy grad. Jeg har summert sammen en oversikt over type oppgaver som kan endres, fases ut og gis bort som en konsekvens av innføring av elektronisk arkiv slik de er beskrevet i kildene. Selv om undersøkelsen bare viser endringer i en del av offentlig forvaltning mener jeg at det gir en pekepinn på utviklingen ellers. Dette fordi man bruker de samme arkivsystemene og forholder seg til det samme lovverket i både stat og kommune. Jeg har i tillegg undersøkt bøker om emnet for å stadfeste at informasjonen er sannsynlig og overførbart til kommunesektoren. For å undersøke dagens nivå av elektroniske tjenester, utfordringer og fremtidens løsninger har jeg gjort en dokumentstudie av regjeringens, Direktoratet for forvaltning og IKT (2011) og Kommunenesektorens Organisasjon sine rapporter og programmer for digitalisering av offentlig sektor. Dette gir en oversikt over hvordan den digitale modenheten er i dag og hvordan sentrale myndigheter ser for seg veien videre med mål, utfordringer og konsekvenser. Dette påvirker arkivarens rolle og arbeidshverdag fordi effektivisering og digitalisering kan endre de forutsetningene og rammene som gjelder for arkivaren. I tillegg har jeg sett på en relevant studie av en kommune i Belgia (Svärd, 2014) som peker på noen viktige utfordringer som jeg mener er overførbare til en vanlig kommune i Norge på grunn av likheter i lovverk, arkivtradisjon og kultur. For å undersøke arkivarens arbeidsoppgaver og rolle i virksomheten i dag har jeg undersøkt stillingsutlysninger for arkivdanningen. Jeg undersøkte stillingsannonser på finn.no i mars. For å få informasjon om arkivarens rolle målte jeg på omtalen av arkivarens arbeidsoppgaver, krav til erfaring og utdanning, samt hvilke stillingstype og lønnsramme arkivstillingene er plassert i. Jeg har organisert funnene på disse tre forskjellige områdene i kategorier hvor jeg så har summert opp hyppigheten av type krav og arbeidsoppgave. Dette gir et bilde på vanlige arbeidsoppgaver og krav til arkivarene i arkivdanningen. Dette vil gir et grunnlag til å si noe om rollen til arkivaren i virksomheten og hvor høyt de er ansett ut i fra stillingstype og lønn. Dette er bare et lite utvalg dokumenter, jeg vil derfor gjenta at det må tas et vist forbehold om at en undersøkelse med større datagrunnlag vil gi et litt annet resultat. Jeg vil likevel påstå at denne undersøkelsen er hensiktsmessig for å se hvilke arbeidsoppgaver som utøves i arkivdanningen. Jeg har videre undersøkt en artikkel (Walderhaug, 2004) om norske arkivarers identitet i arkivdanningen. Jeg har brukt denne for å drøfte rolleutviklingen de siste årene ut i fra mitt erfaringsgrunnlag. Jeg vil så bruke 7

7 arkivfaglige tilnærminger til problemstillingen til å si noe om hvordan arkivrollen bør være i tenkte fremtidige heldigitale løsninger Datagrunnlag Vitenskapelig forskning på området har i stor grad, tidligere, konsentrert seg om forskjellige aspekter ved langtidsbevaring av dokumentasjon. Forskning på endringer i offentlig sektor fokuserer på IT-faglig tematikk eller økonomiske spørsmål. Fordi det ikke finnes mye kildemateriale på norsk har jeg søkt på ordene records management, archives, information management og recordkeeping i BYBSYS. Det finnes ikke overveldende mange kilder på området så det har ikke vært noe problem å finne de kildene som er relevante. Jeg har undersøkt kilder relatert til arkiv og spesifisert til rolleutvikling, rolleforståelse, elektronisk arkivdanning og teknologisk utvikling. I tillegg har jeg søkt i internasjonale elektronisk tilgjengelige publikasjoner som omhandler informasjon, records og arkiv. Disse publikasjonene er søkbare på tittel, emne og forfatter. Jeg har søkt etter artikler med emneordet records management. I tillegg har jeg brukt forskjellige kilder fra pensum i de forskjellige arkivfagene på Høyskolen i Oslo og Akershus. Jeg har søkt etter tidligere relevant norsk forskning ved hjelp av BIBSYS. Jeg har søkt etter ordene arkiv og elektronisk. Jeg har funnet en relevant hovedoppgave om overgangen til elektronisk arkiv i departementene (Bodilsen, 2005). Dette er en intervjubasert case-undersøkelse av to departementer om overgangen til elektronisk arkiv. Denne oppgaven refererte til Statskonsults utgivelser, Statens generelle kravspesifikasjon (Statskonsult, 1998a) og Innføring av elektronisk saksbehandling (Statskonsult, 1998b), i forbindelse med overgangen til elektronisk arkiv, som jeg fant på biblioteket på HIOA, i samme bibliotekhylle fant jeg flere kilder om samme tema. Jeg har tatt i bruk disse som kilde til informasjon om denne perioden. Jeg har undersøkt den teknologiske utviklingen i dag og fremover ved å se på sentrale retningslinjer som Regjeringens digitaliseringsplan På nett med innbyggeren (Fornyings-, administrasjon- og kirkedepartementet, 2012), rapport 2:2011 (Direktoratet for Forvaltning og IKT, 2011a), rapport 3:2011 (Direktoratet for forvaltning og IKT, 2011b), samt Digital Agenda (St.mld , 2013). Jeg har undersøkt arkivarens rolle og arbeidsoppgaver i dag ved å søke på stillingsannonser på finn.no. Jeg har søkt på stillinger ved å bruke fritekstsøk på ordet arkiv, samt spesifisert søket til å gjelde vanlige heltidsstillinger, ikke ledere, innenfor offentlig sektor. Jeg har med dette undersøkt diskursutviklingen i arkivfaget relatert til min 8

8 problemstilling, samt utviklingen av digitaliseringen av offentlig forvaltning. Jeg har brukt dette som en basis i min løsning av problemstillingen Avgrensning Jeg har valgt å fokusere på norsk offentlig forvaltning fordi det med digitalt førstevalg skjer store endringer i kommunikasjonen med befolkningen og mellom virksomhetene. Offentlige virksomheter er underlagt arkivloven og har dermed et sett med regler å følge i forbindelse med arkivdanning og -bevaring. Jeg har fokusert på arkivdanningen, ikke utfordringer for bevaring av elektronisk materiale i depot. Dette fører til at jeg ikke nevneverdig tar for meg bevaringsplaner eller modeller og standarder som er utviklet for dette, selv om de tar utgangspunkt i de faglige teoriene eller metodene jeg omtaler. Jeg ser ikke på privat sektor, selv om jeg vil anta at det er noen likheter i funksjonene som utøves og verktøyene som brukes så er ikke det private underlagt samme digitaliseringsstrategier og lovverk som det offentlige. Jeg vil heller ikke fokusere mye på hvordan dette er løst andre steder i verden, men det er ikke skrevet mye litteratur på temaet i Norge så jeg vil også søke utenlands etter informasjon på området. Jeg har ikke mulighet i denne oppgaven til å undersøke alle relevante prosjekter i det offentlige, for å undersøke hvilke type roller og arbeidsoppgaver en arkivar har i slike prosesser. Jeg ser det ikke som hensiktsmessig å gå i dybden på bare et prosjekt siden jeg er ute etter å få en bredere oversikt over landskapet. Dette er dermed ikke en typisk case oppgave. Jeg har valgt å undersøke stillingsannonser for fulltidsjobber i offentlig sektor, men har valgt vekk de stillingene som er merkantile stillinger med arkiv som en del av mange arbeidsoppgaver. Dette fordi jeg har måttet sette skillelinjene et sted. Det finnes jobber hvor arkivering kan nevnes som en del av saksbehandlingen eller som en del av en sekretærstilling. Spesielt i små virksomheter. Dette regner jeg ikke som en arkivar-stilling, selv om det kan være interessant å se hvor utbredt dette er i forhold til fulltidsarkivar-stillinger. Mitt utgangspunkt har vært å undersøke hvilke arbeidsoppgaver en arkivar har for å se hvilke rolle de har, det har derfor vært det jeg har fokusert på i undersøkelsen. Det finnes flere type yrker som arbeider med informasjonsforvaltning, jeg har nevnt noen av disse, men jeg har ikke fokusert stort på å sammenligne disse med arkivaren annet enn hva som er nevnt i skriftlige kilder. 9

9 1. Arkivets rammeverk og historiske utvikling Kunnskap om arkivfagets grunnlag og historie, vil jeg påstå, er et viktig premiss for en forståelse av arkivarens rolle i dag og for fremtiden. Både arkivfaget og arkivarens rolle er formet av sin tid og dens behov. Arkivet, som funksjoner flest, fyller et behov, i dette tilfelle et informasjonsbehov i virksomheten og i befolkningen. Premissene for arkivets eksistens har endret seg med tiden. Samfunnet og teknologien har utviklet seg og påvirket arkivarens arbeid i den forstand at objektet som er tilstand for utøvelsen av yrket har endret seg. I tillegg har skiftende vitenskapelige teorier og metoder påvirket arkivfagets utvikling. Dette paradigmeskifte viser seg i teorier og strømninger innenfor arkivfaget. Jeg vil her nevne noen sentrale elementer i fagets utvikling som jeg mener er relevant for denne oppgaven. 1.1 Arkivaren gjennom tidene fra den klassiske arkivistikken til post-custodianismen Som nevnt er arkivet tolket og formet av strømningene i sin tid. Definisjonen på arkiv er fastslått i definerte rammer ut fra et positivistisk utgangspunkt. Den vitenskaplige realismen binder arkivet i en uforandelig form, som en utvistelig sannhet. I 1898 ble det publisert en manual skrevet av Muller, Feith og Fruin (Cook, 1997). Denne manualen inneholdt 100 regler for arkiv og har vært førende for arkivarens arbeid. Det er en metodebeskrivelse, ikke en teoretisk tilnærming til arkivfaget. Reglene ble skrevet på bakgrunn av erfaringer med et begrenset antall middelalderdokumenter, samt nyere dokumenter produsert i stabile og velorganiserte forvaltningsinstitusjoner. Manualens regler er sett på som grunnpilaren i arkivfaget og inneholder nå veletablerte konsept som proveniens og opprinnelig orden, som ble lovfestet i Norge noen tiår senere (Valderhaug, 2011). Den innledet det som nå omtales som den klassiske arkivistikken og ble regnet som arkivarenes bibel. Noen tiår senere var det Jenkinson som påvirket arkivets rolle i det Cook beskriver som «the second major treatise on archival theory and practice» (Cook, 1997). Her stadfestes arkivets verdi som bevismateriale og arkivarens rolle som vokter av disse bevisene. Arkivaren skal motta og bevare arkivmateriale ved hjelp av etablerte metoder som katalogisering og beskrivning av arkivmaterialet, uten å forstyrre den nevnte proveniensen. Ifølge Valderhaug (2011) baserer Jenkinson sin arkivforståelse på teori. En arkivteori som går ut på at arkivet skal være autentisk og upartisk dokumentasjon av arkivskapers handlinger. Den klassiske 10

10 arkivistikken har, på grunn av samfunnsmessige og teknologiske endringer, blitt utfordret og kritisert En kritiker var Schellenberg (1956) som hevdet at arkivaren må innta en aktiv rolle i skapelsen av arkivet. Det postmoderne samfunnet har muliggjort at arkivet kan omdefineres og arkivaren kan innta en ny rolle. Dette inkluderer at arkivaren som en moderator som bestemmer hvilket materiale som skal bevares ut i fra bevaringsteori og grundig analyse av materialet. Denne bevaringsvurderingen har blitt viktig på grunn av en økende informasjonsmengde (Valderhaug, 2011). Det utviklet seg et behov for å kassere dokumenter uten verdi for å bedre ta vare på, samt gjenfinne, materiale av høy verdi. Feather (2013) hevder at vi alltid har vært et informasjonssamfunn, men på grunn av den teknologiske utviklingen skapes det mer dokumentasjon fortere enn før, og at dette bare kommer til å øke. Post-custodiansimen står i kontrast med arkivarens rolle som en upartisk vokter og er en endring som har skjedd i tråd med utviklingen ellers i samfunnet. Post-custodianisme er en del av et paradigmeskifte fra den klassiske arkivistikken til noe nytt. Cook (2013) mener det har vært fire paradigmeskifter innen arkivfaget. Først fra pre-modern til modern, til post-modern og til contemporary. Dette har påvirket arkivarens fokus fra bevis til hukommelse, til identitet og til community. Diskursutviklingen i faget er dermed levende og utvikles stadig. Selve definisjonen av arkivet endres fra å være en fysisk og håndgripelig medieorientert definisjon til et nytt konseptuelt rammeverk. Det har blitt foreslått nye definisjoner på etablerte begrep. Ny forklaringsmodeller og teorier rundt arkivets verdi og arkivarens arbeid har oppstått. Frank Upward (2005) publiserte i 1996 en ny proveniensteori, kontinuitetsmodellen, som forholder seg til nyere tids tenkning rundt accountability og forholdet mellom arkiv og forretningsprosesser. Funksjonsanalyse av forretningsprosesser som middel for kontroll over dokumentasjonen ble utbredt i Australia hvor de utformet, den nå utgåtte, DIRKS modellen for implementasjon av nye arkivløsninger (National Archives of Australia, 2014). Kontinuitetstenkningen er en av utviklingene som har blitt til på grunn av den endrede verden vi må forholde oss til. 11

11 1.2. Livssyklus-modellen og kontinuitets-modellen Siden 60-tallet har arkivfaget, spesielt i Nord-Amerika, vært dominert av livvssyklusmodellen (Bantin, 2008). Ifølge denne modellen har arkivet flere stadier av sitt liv, slik du og jeg har forskjellige faser av vårt liv. Arkivmaterialet fødes, lever og dør. Disse tre fasene er veldig forenklet og fasene kan variere ut i fra det enkelte lands tradisjon og lovverk. I tillegg til å være en modell over hva som skjer med arkivmaterialet, er dette en modell som definerer hvem som skal gjøre hva med materialet. Bantin opererer med fire faser. Den første er skapelsen av arkivet, hvor arkivet først og fremst er i bruk av den som har opprettet arkivobjektet. Dette etterfølges av et stadie hvor arkivmaterialet er i stadig, aktivt bruk og bestyres av dokumentasjonsansvarlige i den arkivskapende virksomhet. Etterhvert er ikke arkivmaterialet lenger i daglig bruk. Det overføres dermed til et fjernarkiv for videre oppbevaring. I det neste stadiet vil det utføres en vurdering om arkivmaterialet skal kasseres eller videreføres til permanent bevaring i et arkivdepot, som er objektets siste hvilested. I dette stadiet vil arkivarene bevare, beskrive og tilgjengeliggjøre arkivmaterialet. Denne oppdeling av arkivets livssyklus og ansvarsforholdet mellom arkivskaper og arkivdepot har blitt kritisert i de senere årene, mye fordi arkivarene ikke er involvert i hele arkivets livsløp. En kritiker er Atherton (1986) som mener at endringen av medium i vår tids teknologiske utvikling gjør at stegene i livssyklusen ikke kan skilles fra hverandre. I kontinuitetsmodellen vil ytterpunktene ha store forskjeller, men de forskjellige periodene i arkivets liv glir over i hverandre uten skarpe skiller. Det kan sammenlignes med årstiden som endres gradvis. Arkivdanning, bortsetting og avlevering kan ikke sees på som tre separate perioder fordi danningen påvirker bevaringen i større grad enn tidligere på grunn av den teknologiske utviklingens nye arbeidsverktøy og tilhørende prosedyrer. Arkivaren må ifølge kontinuitetstankegangen påvirke arkivdanningen og bevaringen gjennom hele arkivets levetid. En konsekvens av dette er at arkivarens rolle utvikler seg til å omfavne mer enn bevaring, beskrivning og tilgjengeliggjøring av arkivobjekter med en historisk verdi. De datateknologiske endringene gjorde det nødvendig å legge føringer for designet av systemene som produserer, lagrer og behandler arkivdokumentene før dokumentene i seg selv ble opprettet (Valderhaug, 2011). Dette gjøres for å sikre arkivkvalitet i materialet som blir produsert og lagret digitalt. Kontinuitetsmodellen har ifølge Bantin (2008) blitt brukt i den australske records management standarden. Records managment er behandlingen av arkivdokumenter før de havner i et arkivdepot. Metoder og strategier for bevaring av 12

12 materialet implementeres i starten av livet og fører til at arkivarene blir involvert i hele livsløpet. Kontinuitetsmodellen er basert på Gideons teorier om time-space distanciation (Upward, 2005). Ved utviklingen av nye teknologier har bevegelsen i tid og rom endret seg ved at vi kan kommunisere på tvers av tid og rom. Modellen omfavner fire elementer; identitet, transaksjon, bevis og sist men ikke minst bevaringen av objektet. Identiteten er hvem som utfører transaksjonen, transaksjonen er hva som ble gjort, beviset er informasjonen som omhandler dette og bevaringen av objektet er hvordan objektet kan bli gjenfunnet, altså hvordan det er bevart. Dette er dermed viktige aspekter ved et arkiv. Kontinuitetsmodellen er, ifølge Bantin (2008) ikke utprøvd nok enda til å fastslå hvordan dette skal implementeres og hvordan ansvarsforholdene mellom de ansvarlige for materiale skal være og utøves. Arkivets bevaringsverdi og organiseringen av arkivsektoren er temaer som må vurderes i forbindelse med arkivarens rolle siden de utgjør rammeverket for arkiv som funksjon og arkivaren som rolle. 2. Arkivets organisering og samfunnsrolle Arkivaren utfører en mengde arbeidsoppgaver relatert til bevaring av dokumentasjon. Som vi har sett har rollen utviklet seg fra en passiv og objektiv bevarer av arkivmateriale til en aktiv premissleverandør. Funksjonen til arkivet og arkivaren utvikler seg og det er nødvendig å vite hvorfor vi tar vare på dokumentasjon og hvilke type dokumentasjon vi tar vare på, for å kunne si noe om utøvelsen av denne funksjonen Definisjoner Mange vil assosiere arkiv med offisielle dokumenter. Dokument på papir. I vår digitale hverdag har vi nå andre type dokumenter og det har derfor blitt nødvendig å lage gode definisjoner på hva som er et dokument. Ifølge Duranti (2001) består både papir og digitale dokumenter av medium, innhold, form og handling, samt kontekstinformasjon som forteller oss om rammeverket dokumentet er opprettet under, hvem som har opprettet det og forholdet til andre dokumenter. Offentleglova (2009) og Arkivloven (1999) definerer et dokument som «logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande» (Offentleglova, ). Det vil si at det er to forutsetninger for at informasjon kan regnes som et dokument; det må være logisk avgrenset 13

13 og lagret for gjenbruk på en eller annen måte. Et arkiv er «dokument som vert til som lekk i ei verksemd» (Arkivloven, 2b. 1999). De som arbeider med arkiv vil jeg i denne oppgaven omtale som arkivarer, uavhengig av type stilling. Slik vil jeg unngå forvirring om grensene til de andre informasjonsprofesjonene Organisering Organiseringen av ansvaret for og utøvelsen av arkivfunksjonene avhenger, som tidligere nevnt, av stadiet i arkivets liv. I Norge er arkivdanningen- og bevaring plassert under Kulturdepartementet og regulert av Arkivlova med forskrifter (Fonnes, 2009). Arkivloven fastslår at det skal være en arkivfunksjon i den arkivskapende virksomheten som skal utføre arbeidet med arkiv, men det er organets ledelse som har det formelle ansvaret for arkivet. Lovverket gir Riksarkivet tilsynsmyndighet over arkivdanningen, og gir føringer for langtidsbevaring ved deponering. Riksarkivet med arkivverket er depotinstitusjon for statlig sektor. Kommunene skal også holde arkiv etter arkivlova med forskrifter, men de deponerer ikke til Arkivverket. Fylkeskommunene og kommunene må holde egne depot. Det utføres dermed arkivarbeid på flere nivå og i alle offentlige virksomheter i Norge. Både arkivdanning i de arkivskapende virksomhetene og arkivbevaring depotinstitusjoner i stat og kommune. Hele arkivets liv er dermed representert og må bevares etter bestemmelsen i arkivloven, men stadiene er delt opp og utføres av forskjellige ledd Formål og verdi Arkivlovens formål er bevaring av arkiver med enten forretningsmessig og rettslig dokumentasjon, eller viktig kulturell eller forskningsmessig verdi (Fonnes, 2009). Primærfunksjonen til arkiv er dokumentasjon av organets egne handlinger. Siden det her er snakk om offentlig forvaltning er dette ikke bare viktige for organet selv. Det er også viktig for befolkningen generelt og berørte parter som historisk kilde eller demokratisk virkemiddel, som er sekundærfunksjonen til arkivet. Arkivet kan kalles samfunnets hukommelse (Valderhaug, 2011). Arkivmaterialet er et autentisk vitnesbyrd fra tiden det ble skapt. Det er dermed en gjengivelse, av en hendelse, som man kan stole på som primærkilde. Arkivmaterialet bevares i sin originale stand og kan tolkes 14

14 ut i fra sitt innhold, form og kontekst. Arkivets autentisitet er en forutsetning for at man kan stole på informasjonen som finnes i dokumentasjonen. Det er ikke bare i historieforskningen arkivmaterialet brukes som historisk kilde. Ifølge stortingsmeldingen om arkiv (Meld. St. 7 ( ), 2012) er 20% av henvendelsene til Arkivverket om forskning, journalistikk o.l. 20% av henvendelsene gjelder slektsforskning og lokalhistorie. Slektsforskning er også en kilde til underholdning i TV-programmer som Hvem tror du at du er? (Norsk rikskringkasting AS). Dette viser arkivet som kulturell verdi. Denne kulturelle verdien vises også i arkivet som et objekt i en historie eller samfunnsformidling i arkivinstitusjoner og museer. Historieforskning, slektsforskning og journalistikk utgjør altså 40% av henvendelsene i Arkivverkets depot. De resterende 60% av henvendelsene omhandlet velferd og rettigheter. Rettighetsdokumentasjon er dokumentasjon på noens rettigheter eller plikter. Dette er viktig for den enkelte på et personlig nivå. Rettighetsdokumentasjon kan være både offentlig, privat og personlig, men som oftest vil den være personlig etter Feathers (2013) kategorisering. I den nevnte Stortingsmelding om arkiv (Meld. St. 7 ( ), 2012), spesifiseres det at kategorien velferd og rettigheter omhandler enkeltpersoner. Det fremgår også at 15% av henvendelsene gjelder informasjon som er taushetsbelagt, altså kan den regnes som privat. En annen type rettighetsdokumentasjon kan være rettigheter til en større gruppe, for eksempel den norske befolkning. Befolkningens kontroll over staten er et viktig prinsipp i demokratiet, noe som muliggjøres ved et åpent arkiv over forvaltningens aktiviteter (Valderhaug, 2011). Arkivets historiske og kulturelle verdi er en verdi for samfunnet, men arkivmaterialet sin primærfunksjon er som en støtte til forretningsvirksomheten til arkivskaper. Dokumentene skapes ikke for å arkiveres, men som et verktøy for å drive en effektiv virksomhet (Schellenberg, 1956). Dette er de første stadiene i arkivets livssyklus hvor arkivmaterialet fortsatt er i aktivt eller semi-aktivt bruk. Det produseres mye dokumentasjon i arkivdanningen. Noe av materialet vil vise seg å ha historisk eller kulturell verdi og blir dermed avlevert til et depot, og noe av materialet vil vise seg å ha et kort liv fordi det ikke har verdi utenfor virksomhetens bruk. Virksomheten trenger rettighetsdokumentasjon for å ha oversikt over sin egen drift, rettigheter og krav. Dette har en begrenset tidsmessig verdi. Dette gjelder både for offentlige instanser, privatpersoner og private selskaper. Forvaltningen trenger informasjon om egen økonomi og egne avgjørelser som får påvirkning på driften av 15

15 virksomheten. Det betyr at dokumentasjonen i virksomheten kan være en felles kunnskapsbase som gir en vid informasjon om hendelser i de forskjellige funksjonene virksomheten utgjør. Det kan være nødvendig å lage statistikk over type saker og saksomfang for å evaluere produktivitet og bemanning, eller det kan være et grunnlag for å utføre virksomhetskontroll og forhindre eller avdekke korrupsjon. Forvaltningsloven (1970) gir oversikt over regelverk som styrer saksbehandlingen i forvaltningen, der inkluderer man prinsipp som likebehandling og etterrettelighet, klagerett og innsyn. Jeg vil påstå at man trenger å bevare dokumentasjonen av sine handlinger for å kunne utføre likebehandling og innsyn, samt etterrettelighet og klagerett. Dette forutsetter at informasjonen er gjenfinnelig. 3. Informasjonssamfunnet og teknologisk utvikling Informasjonsmengden øker og vårt behov og avhengighet av informasjonen øker i takt med mengden (Feather, 2013). Ifølge Bailey (2008) står vi nå overfor det tredje paradigmeskiftet innen IT, nemlig web 2.0. Tidligere har arkivaren overført metode basert på papir, som klassifikasjonssystemer og kasseringsmetode, til elektroniske systemer. Men dette vil ifølge Bailey ikke være hensiktsmessig når informasjonsmengden fortsetter å øke i et forrykende tempo. Vi må dermed utvikle metoder som er basert på de teknologiske løsningene som finnes. Informasjonsprofesjonene er mellommannen mellom informasjonskilden, informasjonsverktøy og informasjonsbrukeren. Det finnes, som nevnt tidligere, forskjellige typer informasjon. Dette er offentlig informasjon, personlig informasjon og privatinformasjon (Feather, 2013). I offentlig forvaltning vil det finnes alle disse informasjonstypene, og de må behandles forskjellig etter tilgang og brukergrupper. Informasjon er data som er bearbeidet slik at det blir forståelig som informasjon. Informasjonssystemene er verktøyene vi bruker til å ta vare på og behandle denne dataen. Det er dermed opp til informasjonsprofesjonene å tilrettelegge for at informasjonsverktøyene skal tilfredsstille behovene til informasjonsbrukeren Informasjonsmedarbeiderne Flere typer informasjonsmedarbeidere jobber med utforming, tilgjengeliggjøring og lagring av informasjon på forskjellige måter (Cook, 2004). De har forskjellig roller i virksomheten. Det er IT-spesialisten som jobber med å utvikle og vedlikeholde informasjonsbehandlingssystemer. De har et fokus på at dataen skal være oppdatert og lett 16

16 tilgjengelig. PR-ansvarlige kommuniserer med befolkningen på grunnlag av informasjon, men de omarbeider dataen til et spesifikt formål som publiseres i forskjellige kanaler. Arkivaren eller records manageren har et fokus på å bevare autentisk informasjon og tilgjengeliggjøre denne. Men fokuset er ofte på bevaringsverdig informasjon i et langtidsperspektiv, ikke all informasjon som produseres. I tillegg peker Cook på at saksbehandlere er informasjonsbehandlere. De lager dokumentasjon i forskjellige fagsystemer som ofte er uten arkivfunksjonalitet. Dette kan være dokumentasjon som er vanskelig å bevare i originalformatet et langtidsperspektiv, som for eksempel grafiske tegninger. Disse informasjonsbehandlingssystemene er laget av IT-spesialister og arkivarene prøver å fange opp denne dokumentasjonen. Problemet, ifølge Cook, er at vi ikke snakker godt nok med hverandre og ikke har en god nok forståelse av de forskjellige fagfeltene og hvilke behov eller interesser som finnes. Her kan det være viktig å forstå informasjonskulturen for å ta fatt på problemet Digitalt førstevalg Teknologien utvikler seg og offentlig forvaltning følger omsider etter. Frem til nå har det offentlige hovedsakelig vært papirbasert. Det saksbehandles via brev, men også noe via e- post. Ifølge Kalseth (2010) må man ofte gå utenfor sak-/arkivsystemene for mer avanserte samhandlingsfunksjoner fordi disse systemene er virksomhetsinterne og lagt opp til tradisjonell og formell saksbehandlingsrutiner. Det tas dermed ofte i bruk e-post, noe som er lite effektivt fordi du ofte må registrere inn e-posten manuelt i sak-/arkivsystemet og dermed må plotte inn metadata først i e-posten for så å gjøre det igjen i et arkivsystem (Bailey, 2008). Regjeringen Stoltenberg la i 2012 frem sin digitaliseringsprogram På nett med innbyggeren (Fornyings-, administrasjon- og kirkedepartementet, 2012). Regjeringens mål er å digitalisere forvaltningen slik at dialogen med befolkningen skjer via digitale kanaler, Digitalt Førstevalg, samt økt gjenbruk av data mellom forskjellige forvaltningsorganer. Digital førstevalg innebærer bruk av digital postkasse som førstevalg i stedet for papirpost. Forvaltningen skal være døgnåpen ved en bedre utnyttelse av web 2.0. teknologi. Brukervennligheten for befolkningen vies stort fokus i digitaliseringsprogrammet. Forvaltningens skal bli bedre tilgjengelig. Befolkningen utfører funksjoner som bank allerede via digitale tjenester, det offentlige henger altså etter det private. Dette er en forbedring av tjenesten til befolkningen, men også en effektivisering av forvaltningen ved at manuelle funksjoner automatiseres i digitale løsninger. Ifølge digitaliseringsprogrammet produserer vi mer informasjon enn før, og 17

17 det er et stort behov for informasjonsgrunnlag fra flere offentlige instanser. Digitaliseringplanen bygger blant annet på Direktoratet for forvaltning og IKT, DIFI, sin rapport over status for elektronisk forvaltning i staten (Direktoratet for Forvaltning og IKT, 2011a). Rapporten viser at det er stor forskjell i modenhetsnivå for de som har gode digitaliserte fagsystemer, og at det er stor forskjell mellom de som har ekstern digitalisering og de som bare har intern digitalisering. Ekstern digitalisering i seg selv vil ikke føre til høyere modenhet fordi manglende intern digitalisering betyr at saksbehandlerne må skrive ut og manuelt behandle f.eks. elektronisk mottatte søknader. Rapporten viser at 10 % av kommunikasjonen foregår per brev, mens 15% foregår per e-post. I tillegg kommer det frem at 30% går via selvbetjeningsløsninger, mens hele 45% av henvendelsene går via personlig oppmøte eller telefon. Rapporten viser også til at det kan være vanskelig for en virksomhet å bevege seg opp i den digitale modenhetsmatrisen på egenhånd. Virksomheter med sentraliserte tjenester har kommet langt og store virksomheter har høyere modenhet enn små virksomheter. Dette gjelder også for kommuner hvor spesielt små kommuner. Rapporten stadfester også at kommunene er et viktig satsningsområde for digital førstevalg fordi befolkningen i større grad er i kontakt med kommunene enn staten fordi de har et stort tjenesteområde. Kommunene har også felles tjenesteområde og kan derfor nytte godt av fellesløsninger. Det viser til at kommunen må samordne seg for finne gode løsninger for å ta i bruk statlige felleskomponenter. En høyere grad av digitalisering krever bedre samordning av ressurser og tjenester både for stat og for kommune Kommunene Riksrevisjonens rapport over tilstanden til arkiv i kommunene maler et trist bilde av tilstanden for elektronisk materiale ute i kommunene (Riksrevisjonen, 2010). Ifølge rapporten mener mange av kommunene at svakheter ved elektroniske lagringsmedier, formater og systemer utgjør en stor fare for tap av dokumentasjon. Det kommer også frem i rapporten at Kulturdepartementet ikke har fokusert på elektronisk arkiv i kommunesektoren i sine styringsmøter og rapporter fra Arkivverket. Dette fordi utfordringene i statlig sektor har vært store og tatt forrang. Det nevnes også at utfordringer på dette punktet krever en bedre samordning mellom departementene siden arkiv og kommunesektoren håndteres av to forskjellige departementer. 18

18 Kommunesektorens organisasjon, heretter KS, opprettet i 2012 KommIT for å bedre samarbeidet mellom kommunene med utfordringene knyttet til IKT. I tillegg har de utviklet en digitaliseringsstrategi for arbeidet med digitalisering (Kommunesektorens Organisasjon). Denne er ikke bindende for kommunene, men den er førende for KS sin politikk og arbeid på området. Satsningsområde er å samordne kommunene bedre slik at kommunesektoren oppnår et mål om digitalt førstevalg for befolkningen og næringslivet. Den har flere tverrgående satsningsområder, inkludert arkiv og dokumenthåndtering. Strategien stadfester at digitalt arkiv er både en forutsetning for digitalisering av forvaltningen, men også en konsekvens av at informasjon og kommunikasjon skjer digitalt. Målene for arkiv og dokumentbehandler omhandler blant annet at saksbehandlingssystemer skal ha en NOARK 5 kjerne for å sikre dokumentasjonen etter gjeldene krav til sikkerhet. Arkivhensyn skal også ivaretas ved digitalisering av andre tjenester, både i planer og anskaffelser. Proscovia Svärd (2014) har utført en studie av informasjonskulturen i en kommune i Belgia. På grunn av likheter i kultur, samfunnsstruktur, organisering av forvaltningen, lovverk og teknologi vil jeg påstå dette er overførbart i en viss grad til kommunene i Norge. Studien viser at det i kommunen finnes en blanding mellom papir og elektroniske dokumenter, og at arkivet har lite kontroll over det elektroniske. Saksbehandlerne ser på arkivering ut i fra historiske grunner, ikke som en dokumentasjon av saksbehandlingsprosesser eller rettighetsdokumentasjon. Mye kommunikasjon foregår via e-posten til saksbehandler, og pga lovverk rundt personvern har ikke arkivet tilgang til disse. Ikke all dokumentasjon blir sett på som offisielle dokumenter av saksbehandlerne og blir derfor slettet uten en arkivfaglig vurdering. Undersøkelsen viste at det var en mistro til saksbehandlingsverktøyene som gikk ut på gjenfinning av materialet og tilgangsstyring. Dette linket undersøkelsen til mangel på opplæring i systemene som fantes i virksomheten. Saksbehandlerne foretrakk derfor å ta vare på dokumentasjonen i egne mapper på filservere, e-postkontoen sin eller fysisk på kontoret sitt. Dette viser også til at det er en manglende digitaliseringsstrategi og utvikling av helhetlige løsninger i kommunen Utfordringer DIFIs kartlegging av hindringer og muligheter i forbindelse med digitalt førstevalg (Direktoratet for forvaltning og IKT, 2011b) peker på flere momenter virksomhetene selv 19

19 nevner som en utfordring i forbindelse med digitalisering. Jeg vil her ta for meg noen punkter jeg mener er relevant for arkivaren og dermed denne oppgaven. I rapporten kommer det frem at kompetanseutfordringer intern i forbindelse med utviklingen fra manuelle til digitale løsninger er for dårlig i departementene, samt at kompetansen i skjæringspunktet mellom IT og tjenesteutvikling er for svak. Dette kan løses ved å innhente prosjektledererfaring utenifra. Samarbeidet mellom IT og fagavdelingene er viktig for å utvikle gode løsninger, og det vises til at de virksomhetene med høy modenhet har gode samarbeidsformer internt mellom fagavdelingene og IT. I tillegg er det store utfordringer i forbindelse med å utvikle tjenester for utveksling av data mellom forskjellige fagsystemer. Dette ser vi også igjen i Riksrevisjonens rapport fra kommunesektor der fagsystemer nevnes som en potensiell kilde for tap av dokumentasjon. Et bedre samarbeid mellom arkiv som fagavdeling og IT vil kanskje bedre dette problemet. Nettopp dette trekkes frem som en annen utfordring i DIFIs rapport. Dette vil si at organisasjonens deling av ansvarsområder vil måtte endre seg for å få en effektiv og hensiktsmessig utvikling. Dataeierskap er et annet punkt som ifølge rapporten må avklares. Dette vil jeg påstå er høyst aktuelt for arkivaren med tanke på eierskapsstrukturen vist i livssylusmodellen. Som vi ser av livssyklusmodellen har det vært vanlig at saksbehandler bevarer dokumentasjonen mens den er i bruk, for så å overleveres til arkivaren for oppbevaring. En slik arbeidsdeling er lite effektiv i en digital løsning hvor dataen vil ligge i systemet fra dag 1. Arkiv er ikke nevnt eksplisitt i rapporten, men jeg som arkivar tolker altså mange av punktene til å være relevante og utfordringer i en arkivsammenheng. 4. Undersøkelse av arkivarens utvikling og rolle i virksomheten Jeg har undersøkt endringene i arkivarens arbeidsoppgaver i arkivdanningen ved innføring av elektronisk arkiv, og hvilke arbeidsoppgaver vi nå faktisk har i virksomheten Overgangen til elektronisk arkivering millenniumskiftet På slutten av 90-tallet og starten av 2000-tallet skjedde det en revolusjon i offentlige virksomheter. Arkivloven (Kulturdepartementet, 1999) kom og åpnet for elektronisk arkivdanning. Innføringen av elektroniske saksbehandlingssystemer ble satt på agendaen for 20

20 fullt. Statens generelle kravspesifikasjon (Statskonsult, 1998a) og veiledningen Innføring elektronisk saksbehandling (Statskonsult, 1998b) ble utgitt for å rettlede virksomhetene og leverandører. Disse beskriver i detalj hvordan elektronisk saksbehandling skal foregå, med nye og endrede oppgaver og funksjonene til arkivsystemene. Det ble også utgitt bøker om flere sider av overgangen til elektronisk arkiv, blant annet Amblie (2001) som jeg bruker i denne oppgaven. Jeg har undersøkt nevnte dokumenter for å oppsummere hvilke endringer i arbeidsoppgaver og rolle som skjedde ved innføring av elektronisk arkiv. Jeg har delt dette i tre. Dette er ikke en oversikt over oppgaver som i 100% av tilfellende er endret, men som i teorien kan og bør endres ifølge Statskonsult (1998b). I tillegg kan skillet mellom oppgaver som har endret seg med teknologien og oppgaver som er nye være diffus. Oppgaver som har endret seg med teknologien - Arkivplanlegging - Periodisering og kassasjon - Arkivfaglige vurderinger i forbindelse med arkivbegrensning og bevaringsvurdering - Arkivlegging blir til registrering av brev i systemet, enten via digitale eller papirbaserte kanaler. Oppgaver som gis bort til andre - Registrering av egenprodusert materiale - Oppretting og fordeling av saker - Avskrivning av et brev med et annet brev - Ekspedering av brev - Gjenfinning og tilgang til arkivert materiale - Registrering av innkommet e-post - Avleveringen i form av uttrekk Nye oppgaver - Digitalisering, skanning av brev 21

21 - Administrering av roller, tilganger og funksjoner i arkivsystemet - Opplæring av saksbehandlerne i arkivsystemet - Anskaffelse av arkivsystem Oppgaver som arkivplanlegging, periodisering, uttrekk, arkivfaglige vurderinger og registrering av dokumenter vil fortsatt pågå i elektronisk arkiv. Men de er vesentlig endret på grunn av at teknologien har endret verktøyene og objektet som skal behandles. Periodisering og avlevering er mindre fysisk krevende enn før fordi man slipper å flytte på materialet (Amblie, 2001). Dette gjøres nå i automatiserte prosesser i arkivsystemet. Men man må fortsatt organisere dette ved å kontrollere alle registre, avslutte saker som skal avsluttes og generelt rydde i arkivet før perioden avsluttes. Arkivplanleggingen må ta hensyn til forhold som påvirker elektronisk arkiv i stedet for forhold som påvirker papirarkiv. Det må også gjøres en del arkivfaglige vurderinger i forbindelse med lagringsmedier, hva som er arkivverdig dokumentasjon, hvor lenge det skal oppbevares og saksorganiseringen i arkivet. Det må tas et spesielt hensyn til bevaring av digitalt materiale på en sikker måte som trygger autentisitet. Oppgaver som arkivlegging utgår fordi arkivene er elektroniske og det dermed ikke er behov for å legge papirmaterialet i et fysisk papirarkiv (Amblie, 2001). Dette erstattes med digitaliseringen og registreringen av brev i arkivsystemet. Skanning av papirmaterialet er en oppgave som krever en opplæring i systemet og skanneren. Jeg har derfor klassifisert dette som en ny oppgave som krever ny kompetanse. En del av registreringsoppgavene kan gis bort til saksbehandlerne ved at de selv oppretter og registrerer egenproduserte brev. I tillegg kan saksbehandlerne selv opprette nye saker og avskrive innkomne brev i systemet. Dette trengs ikke lenger å gjøre i manuelle journaler av arkivarer. Saksbehandlerne trenger opplæring i hvordan man bruker arkivsystemet, dette blir en ny oppgave for arkivaren (Amblie, 2001). Overføring av oppgaver til saksbehandlerne krever at de får opplæring i arkivfaglige prinsipper slik at de ser hva som er arkivverdig. Dette er et stort ansvar. Ved mangelfull arkivering kan virksomheten og samfunnet potensielt miste store mengder verdifull dokumentasjon. Dette er nå tatt ut av arkivarens hender. Utlån av materialet fra arkivet kan utgå som arbeidsoppgave for arkivaren fordi all dokumentasjon finnes i 22

22 systemet. Saksbehandler kan selv ha tilgang til dokumentasjonen og flere saksbehandlere kan ha tilgang til samme informasjon. Dette krever at saksbehandlerne klarer å søke i systemet, det vil derfor kreve opplæring og veiledning underveis. Saksbehandlernes arbeid, muligheter og tilganger i systemet reguleres av roller. Dette må administreres slik at det finnes en tillitt til at sensitivt materiale bare kan ses av de som har lov til dette, samt tillitt til funksjoner som godkjenning og andre autentitetskapende funksjoner. Tillitten til at informasjonen er autentisk og fullstendig er viktig om vi skal kunne regne med dokumentene som bevis på handlinger som er utført. Tillitt til materialet er viktig å bevare gjennom hele livsløpet og er også viktig i forbindelse med avlevering og uttrekk. Dette må skje etter arkivfaglige prinsipper og retningslinjer, men selve oppgaven utføres ofte av IT. Dette er en vesentlig endret jobb fra å avlevere fysisk materiale. Det kan derfor sies at dette er en oppgave som utgår fra arkivarens arbeidsoppgaver i danningen fordi uttrekket tas av IT, og retningslinjene lages fra sentralt hold. De endrede arbeidsoppgavene krever organisasjonsendringer og anskaffelse av nytt arbeidsverktøy. Anskaffelse av arkivverktøy krever arkivkompetanse og teknisk kompetanse, dette faller inn under arkivarens oppgaver fordi arkivaren har forutsetninger til å sikre den kvaliteten som kreves (Amblie, 2001). Arkivutvikling og anskaffelse er dermed nye oppgaver. Dette vil kreve en ledelsesforankring. Bodilsen (2005) har omtalt dette i sin hovedoppgave om overgangen til elektronisk arkiv i staten. I statens tilfelle var dette en endring initiert av ledelsen og en av hennes case-departementer gjorde dette på oppfordring av ledelsen, ikke på eget initiativ eller ønske. Det vil derfor være naturlig at man i en viss grad har en ledelsesforankring og at det bevilges midler til dette. I tilfeller hvor dette mangler må arkivaren bedrive en slags lobbyvirksomhet på dokumentasjonens vegne. Oppgavene er en blanding av posthåndtering og rådgiver-/utviklings-oppgaver. Ifølge Amblie (2001) er utviklingen at det blir færre utføreroppgaver og flere rådgiveroppgaver. En del av oppgavene relaterer til selve skapelsen av dokumentet, dette er utført av saksbehandler. Siden opprettelsen skjer i arkivsystemet er dokumentet arkivert fra dag 1. Det er dermed viktig at arkivaren er med i anskaffelsen og utviklingen av rutiner internt. Ifølge disse kildene er dette en del av arbeidsoppgavene til arkivaren. Det vil si at arkivaren skal være tilstede fra første fase av arkivets levetid, selve skapelsen av objektet. 23

23 Dette er en oversikt over endringene i arbeidsoppgaver ved overgangen til elektronisk arkiv for rundt 15 år siden. Dette var derfor skrevet før man hadde stor erfaring i praksis, og som en mal for fremtiden. Det er dermed interessant å se på hvordan arkivets arbeidsoppgaver faktisk er i dag Dagens arkivar Jeg har undersøkt 14 stillingsutlysninger for 15 stillinger. Stillingene er utlyst i mars måned på finn.no og gjelder for offentlig sektor. Jeg har søkt på ordet arkiv, men valgt bort de stillingene som har arkiv som en del av flere andre administrative oppgaver, for eksempel økonomi og lønn. Resultat: Av 15 stillinger uten arkivlederansvar er det åtte rådgivere, to førstekonsulenter og en spesialkonsulent. Jeg har undersøkt og kategorisert utlysningene etter tema arbeidsoppgaver, kvalifikasjonskrav og lønnsnivå. Det er mulig at en utlysning har flere treff i samme kategori. Arbeidsoppgaver. 24

24 Graf 1 Arbeidsoppgaver Ut i fra kravene til arbeidsoppgaver kommer det frem at en stor andel av arbeidsoppgavene dreiet seg om daglig posthåndtering. Dette er altså oppgaver som innregistrering og utsendelse av brev. Som vi ser i kapittel 4.1. kan disse oppgavene i elektronisk arkiv teoretisk gis bort til saksbehandlere. Samlet utgjør de andre arbeidsoppgavene en større andel av arbeidsoppgavene enn posthåndteringsoppgavene. I tillegg til posthåndteringen vil jeg anse tilgjengeliggjøring og formidling, samt arkivplan og rutineutvikling som tradisjonelle arkivoppgaver som også ble utført i papirbaserte arkiv fordi dette er arbeids som utføres uavhengig av medium. Arbeidsoppgavene brukerstøtte/opplæring, kvalitetssikring og kontrolloppgaver, systemutvikling og administrasjon er alle relatert til administrering av arkivsystemet. Dette er dermed nye oppgaver som har blitt tilført på grunn av innføringen av elektronisk arkiv. Oppgavene innsyn og offentlighet er oppgaver som utføres i under halvparten av stillingene. En del av de nye oppgavene har dermed kommet som en følge av ny teknologi. Andre arbeidsoppgaver er stadfestet i arkivloven og offentlighetsloven. Kvalifikasjonskrav: Graf 2 Kvalifikasjoner 25