Til seksjonseierne i Åstad Panorama Boligsameie

Transkript

1 1 Til seksjonseierne i Åstad Panorama Boligsameie Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Åstad Panorama Boligsameie det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Åstad Panorama Boligsameie avholdes onsdag 16 mars 2016 kl. 18:00 i Holmen kirke, kirkestuen. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG Ingen. Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år B) Valg av 1 varamedlemmer for 2 år C) Valg av valgkomité Oslo, Styret i Åstad Panorama Boligsameie Per Kristian Moe/s/ Signe Marie Galaasen/s/ Egil A Maier/s/

3 3 ÅRSBERETNING FOR 2015 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Per Kristian Moe Styremedlem Signe Marie Galaasen Styremedlem Egil A Maier Varamedlem Nina Astrid Gregers Varamedlem Gudveig Løchen Miljøkomiteen Wenche Vrålstad Lise Lunde Styrets medlemmer består i dag av 2 menn og 1 kvinne. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Åstad Panorama Boligsameie Sameiet består av 34 seksjoner. Åstad Panorama Boligsameie er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i Asker kommune med følgende adresse: Åstadryggen 13,15 og 17. Gårds- og bruksnummer : 35 og 53 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Åstad Panorama Boligsameie har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS.

4 4 Styrets arbeid: Det er i 2015 avholdt 8 styremøter. Styrets arbeid har i 2015 blant annet dreid seg om å følge opp uavsluttede saker etter femårsbefaringen som utskifting av stoppekraner og jevn fordeling av varmtvannet. Styret har ingen planer om større vedlikeholdsprosjekter i neste periode. Vannlekkasje i nr 15- Det har vært vanninntrenging i to leiligheter i nr 15 etter kraftig nedbør i høst. Vannet kommer inn via "terrasseinnfestingen" pga mangelfull tetting og en dårlig konstruksjon. Når VD har funnet en løsning på problemet, mener styret VD må gjøre det som er nødvendig på alle terrassene for å forhindre fremtidige lekkasjer, og da ta alle kostnader. Pr i vet vi ikke om VD dekker kostnadene på de to lekkasjer vi har pr nå, og heller ikke om de vil dekke kostnadene ved arbeider som må gjøres for å hindre fremtidige lekkasjer. Brannsikring/øvelse- Det ble avholdt brannøvelse i oktober. Alt fungerte som det skulle. Varmtvann/Stoppekraner Veidekke påtok seg ansvaret for feil på anlegget og arbeidet er nå avsluttet. Ny ventil for jevn fordeling av varmt vann er montert. Alle stoppekraner i leilighetene i nr 15 og 17 ble skiftet til en type kraner som allerede var installert, og som fungerte godt i nr 13. Beising og maling av anlegg- Varig Bygg var her i sommer og rettet opp de få klagene de hadde fått på arbeidet de utførte i Det dreide seg stort sett om flassing av beis på terrasserekkverkene i nr. 13. HMS- Helse, Miljø og Sikkerhet- Styret avholdt 8.09 den årlige verne-runden uten å finne store mangler. Samtlige blokker har noe løs murpuss på veggen bak beplantingen på hver side av inngangspartiene. Saken er tatt opp med Veidekke. Videre inspiserer vi jevnlig fuktgjennomgang i garasjen. Dette hører med til 5-årsbefaringen og Veidekke stilles ansvarlig for utbedring. Tekniske anlegg- Bortsett fra garasjeporten der ny serviceavtale med Terrys helping hands er inngått, har det ikke vært gjort endringer av leveranse- og serviceavtaler for vedlikehold og drift av våre tekniske anlegg. Styret er bekymret for det elektriske anlegget i garasjen, og da spesielt lysarmaturene. Flere av disse har synlige merker etter overoppheting. Vaktmester påpekte tidligere i høst at han ikke fant ut av hvorfor lysrekken på sydlig side ikke virket, sikringen gikk hele tiden. Det viste seg at det var jordfeil på ett armatur. Dette ble koblet fra. Styret frykter at dette vil skje med flere armaturer, noe som kan påføre sameiet en større utgift. Styret har reforhandlet tilbudet fra Canal Digital sammen med Ryggen og Tunet. Nye TWE-bokser skal være installert og fiber terminert i alle leilighetene i løpet av mars 2016, ca 3 mnd forsinket i forhold til første estimat.

5 5 Gasspeiser og gassbruk- I år har det vært 2 runder med kontroll av utvendig og innvendig (peiser) gassanlegg. Disse kontrollene viste kun små mangler på anlegget. De som har fått merknader må rette opp dette i løpet av våren 2016, - etter at fyringssesongen er over fordi gassen må stenges. Det er den enkeltes ansvar å få manglene utbedret. Styret kan være behjelpelig med koordineringen av dette arbeidet der det er hensiktsmessig. Mangler som ble påpekt på det utvendige fellesanlegget tar styret ansvar for. Styret har også i år fordelt gasskostnadene i forhold til den enkeltes gassforbruk. OBOS har sendt ut faktura på bakgrunn av dette. Den akkrediterte (AGA) kontrollen vil fra nå av bare bli utført hvert femte år mot tidligere annet hvert år. Garasjen inkl. gjesteparkering Styret har, sammen med Ryggen og Tunet, inngått en avtale med Skjulestad om ekstra parkeringsplasser nederst i Vestre Åstadsvei. Området vi disponerer er fra oppsatt skilt og ned mot Åstadryggen. Ny garasjeport er montert. Garasjen er feid to ganger. Sykkelparkering innerst i garasjen er merket. Sykler kan og parkeres til høyre for garasjeporten på P-plass nr 1. Pass på at syklene ikke kommer i veien for porten. Nye parkeringskort er sendt ut til samtlige andelseiere. Lekeplassen/utomhusareal/beplantning - Vi tar ansvaret for trekanten til venstre for rundkjøringen. Ny utplantning skjer vår I samarbeid med gartner Gatevold har vi blitt enige om en oppgradering av anlegget til en standard de fleste kan være fornøyd med. Styret har utført beskjæring av sjenerende vegetasjon ned mot jernbanen. Beboerfest/tenning av juletre- Dette er gode tradisjoner som er med på å skape et godt miljø og som vi ønsker å opprettholde. Julegrantenningen samlet i år ca. 30 deltakere og ble et vellykket arrangement med gløgg og pepperkaker. Husorkesteret var igjen med på å lage en hyggelig ramme rundt sammenkomsten. Styret har kjøpt inn plast-tre med ferdigmonterte lys, så får vi se hvordan det fungerer i forhold til vind og snø. Miljøkomiteen- De har fortsatt det gode trivselsskapende arbeidet til glede for oss alle. Nettsted- Vårt nettsted er fremdeles Beboerne vil her finne relevant informasjon. Styret vil bestrebe seg på å holde siden oppdatert. Generell informasjon: For å sikre godt fungerende trykksettingsvifter er det viktig at alle vinduer i oppgangene er lukket. Sameiet har fortsatt en del problemer med heisene, men det har blitt noen færre stopp i 2015 enn tidligere. Styret oppfordrer den enkelte til å utøve varsomhet når heisen brukes som vareheis.

6 6 Husk å skru av lys der hvor det ikke er automatisk slukking. Unngå bruk av strømkrevende apparater i felles områder og i boder. Nettleien blir kalkulert ut fra maks strømforbruk i perioden. Røykvarslere montert i hver leilighet som er tilkoblet brannvesenet (ikke lokal røykvarsler) må ikke fjernes. Vær oppmerksom på at støv/damp kan utløse brannalarmen. Husk at batterier på den lokale røykvarsleren skal skiftes årlig. Minner om at alarmtavlen for brann er montert ved utgangsdøren i nr. 15 og ber om at beboere holder seg informert om prosedyrene ved en evt. alarm/brann. Bruk av gjesteparkering, inne og ute, er kun til bruk for beboernes gjester. Misbruk av dette vil bli tatt alvorlig og håndhevet. Vi minner om avtalen med Norges Automobilforbund om inntauing av biler og tilhengere. Vi har registrert at enkelte oppbevarer ikke bilrelaterte gjenstander på sin biloppstillingsplass. Vi henviser her til vedtektene i sameiet. Den enkelte sameier har til en hver tid plikt til å følge gjeldene forskrifter og ordensregler. Ønsker en å gjøre bygningsmessige endringer som for eksempel innglassing av terrasse, flis-legging av terrassegulv, markiser etc. må det søkes styret om tillatelse/godkjennelse. Det skal alltid brukes godkjente/autoriserte firmaer/fagfolk når det utføres bygningsmessig arbeide. Det er alltid smart å ta vare på kvitteringene.

7 7 KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2015 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2015 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2015 var til sammen kr Andre inntekter består i hovedsak av gassavregning fra beboere og en glassvegg. Kostnader Driftskostnadene i 2015 var til sammen kr Resultat Årets resultat på kr fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler og viser sameiets likviditet. Arbeidskapitalen pr var kr For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2016 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Energikostnader I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for Forsikring Forsikringspremien for 2016 har økt. Premieendringen er en følge av indeksjustering på bygninger på 3,3 % fra 1. januar, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Åstad Panorama Boligsameie. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,90 % p.a

8 8 Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Budsjettet er basert på uendrede felleskostnader for året For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, Styret i Åstad Panorama Boligsameie Per Kristian Moe/s/ Signe Marie Galaasen/s/ Egil A Maier/s/

9

10

11 ÅSTAD PANORAMA BOLIGSAMEIE RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital

12 12 BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kundefordringer Kortsiktige fordringer Driftskonto OBOS-banken Sparekonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Oslo, , STYRET I ÅSTAD PANORAMA BOLIGSAMEIE Per Kristian Moe/s/ Signe Marie Galaasen/s/ Egil A Maier/s/

13 NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Fram til benyttet selskapet en felles skattetrekkskonto som OBOS-konsernet disponerte. Selskapet har nå opprettet en egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. Selskap som ikke har hatt lønnsutbetalinger i november eller desember har ikke tatt i bruk den nye kontoen. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjeleie Varmt vann A-konto gass Felleskostnader Kabel-TV SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER REDUKSJON GRUNNET TOMME LEIEFORHOLD Garasjeleie SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER

14 14 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Innbetalt fra beboere, gassavregning Glassvegg Opprydning reskontro 7 SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2014/2015, og er på kr I tillegg har styret fått dekket bevertning for kr 776, jf. note 11. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold fellesanlegg Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold fyringsanlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold garasjeanlegg Egenandel forsikring SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD

15 15 NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 10 ENERGI/FYRING Elektrisk energi Andre fyringskostnader SUM ENERGI / FYRING NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Verktøy og redskaper Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester Renhold ved firmaer Snørydding/gressklipping Andre fremmede tjenester Kontor- og datarekvisita -478 Trykksaker Andre kostnader tillitsvalgte -776 Andre kontorkostnader -387 Porto Bank- og kortgebyr Velferdskostnader SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 336 Renter av sparekonto i OBOS-banken Renter av for sent innbetalte felleskostnader 54 Utbytte Gjensidige SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 13 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2016) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 2 682

16 16 Orientering om sameiets drift Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Vaktmester Asker og Bærum Vaktmesterkompaniet AS utfører vaktmester- og renholdstjenester for sameiet. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i Gjensidige Forsikring med polisenummer Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal beboer sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskape Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet å gjøre. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Telefoni og bredbånd OBOS har avtale med Telio. Avtalen omfatter rabatter på hjemmetelefon, mobil, fast bredbånd og mobilt bredbånd. Rabatten fås ved å oppgi medlemsnummer/kundenummer i OBOS ved bestilling av tjenestene hos Telio. For ytterligere informasjon, se

17 17 Kabel-TV Canal Digital Kabel TV AS er leverandør av kabel-tv tjenester. Har du spørsmål vedrørende ditt kabel-tv-abonnement, digital-tv eller bredbånd, kan du ringe tlf For ytterligere informasjon vises det til Ingen må gjøre inngrep i kabel-tv anlegget som å skru av dekselet på antennekontakten og foreta om - eller tilkoblinger. Slike inngrep vil kunne forårsake forstyrrelser på signalene til andre beboere og i verste fall forårsake ødeleggelser i kabel-tv anlegget. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.