Til seksjonseierne i Åstad Panorama Boligsameie

Transkript

1 1 Åstad Panorama Boligsameie Til seksjonseierne i Åstad Panorama Boligsameie Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser nøye igjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte ditt bomiljø i det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Åstad Panorama Boligsameie Innkalling til ordinært sameiermøte 2014 Ordinært sameiermøte i Åstad Panorama Boligsameie avholdes Torsdag 20 mars 2014 kl. 18:00 i Holmen Seniorsenter (Holmensenteret). Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital. 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Finansiering av beising av byggene i 2014 Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 1 styremedlem for 1 år C) Valg av 1 styremedlem for 2 år D) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år Billingstad, Styret i Åstad Panorama Boligsameie Anette Forsén Bache/s/ Per Kristian Moe/s/ Inger-Lise J Sandersen/s/

3 3 Åstad Panorama Boligsameie ÅRSBERETNING FOR 2013 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: Styret Leder Anette Forsen Bache 2012 for 2 år Styremedlem Per Kristian Moe 2013 for 2 år Styremedlem Inger-Lise J Sandersen 2012 for 2 år Varamedlem Signe Marie Galaasen 2013 for 1 år Varamedlem Egil A Maier 2013 for 1 år Valgkomiteen Miljøkomiteen Anne Kristine Müller Jan Tønseth Wenche Vrålstad Lise Lunde 2013 for 1 år 2013 for 1 år 2013 for 1 år 2013 for 1 år Styrets medlemmer består i dag av 2 kvinner og 1 mann. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om sameiet Sameiet består av 34 seksjoner. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i bydel 907 Landet forøvrig i Asker kommune. Adresse: Åstadryggen 13, 15 og 17 Gårds- og bruksnummer : Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS.

4 4 Åstad Panorama Boligsameie Styrets arbeid: Det er blitt avholdt 6 styremøter i Styreåret Vararepresentantene har vært tilstede ved alle møtene og har blitt godt satt inn i styrets arbeid. Mye av styrets arbeid i denne perioden har bestått i å følge opp 5-års garantisaken med Veidekke. I denne forbindelse har det vært en del befaring med Veidekkes folk. Vi er stort sett godt fornøyd med gjennomføringen av de utbedringer som det ble gjort avtale om, med Veidekke. Vi er dessverre fremdeles usikre på punkter som angår fukt i bod-områder, sprekkdannelse i garasjeanlegg (som avgir fukt). Mulitconsult har blitt brukt for å få en second opinion ang. punkter i garantisaken som vekker bekymring. Styret har valgt ikke å benytte seg av tilbudet som ble gitt av Multiconsult for å få utarbeidet en tilstandsrapport. Imidlertid vil Styret gjøre Veidekke oppmerksom på at vi ikke er fornøyd med deres konklusjon på fuktproblematikken. Vi vil ikke slippe denne saken og presiserer viktigheten av at dette følges opp i videre styrearbeid. Brannsikring- Det ble avholdt brannøvelse torsdag 31.oktober. Alt fungerte som det skulle. Røkvarslere montert i hver leilighet som er tilkoblet brannvesenet (ikke lokal røkvarsler) må ikke fjernes. Vær oppmerksom på at støv/damp kan være utløsende faktorer. Minner om at alarmtavlen for brann er montert ved utgangsdøren i nr. 15 og ber om at beboere holder seg informert om prosedyrene ved en evnt. alarm/brann. En gang kan det være alvor! Vannfilter- Veidekke har satt inn automatisk vannfilter. Dette for å hindre at smuss kommer inn i vårt rørsystem. HMS Helse, Miljø og Sikkerhet- Det vises til kapittelet HMS, hvor det fremgår at det stilles krav til sameiet om etterlevelse av lovens bestemmelser. Styret har systematisert arbeidet med HMS, med tilpasset dokumentasjon og gjennomføring av en formell årlig vernerunde, som er en fysisk inspeksjon av hele anlegget. En vesentlig del av et samlet HMS-opplegg er klare avtaleforhold med alle serviceleverandører. Se også Tekniske anlegg. Tekniske anlegg - For vedlikehold og drift av våre tekniske anlegg, har det ikke vært gjort endringer av leveranse- og serviceavtaler. Vaktmestertjenester Gassleveranser: Gassanlegg: Det sentrale gassanlegget, inkl. utendørs rørføring og skap fram til inntak ti leilighet. Rammeavtale for kontroll av peisene

5 5 Åstad Panorama Boligsameie Trykksettingsvifter: Vifter på toppen av trappeløpene. Setter trappegangen under trykk ved brann. Ventilasjonsanlegg: Anlegget i garasjen Brannalarmanlegg: Brannvarslingspanelet i 3.etg. i nr. 15 og alle branndetektorer. Brannvarsling: Avtale med Asker og Bærum Brannvesen om direkte kobling til alarmanlegget vårt. Nøkkelsafe for brannvesenet Garasjeporten Heiser Vaktsentral heis: Mottak av opprop (nødmelding) fra heisene. Avtale inngått med Asker og Bærum Brannvesen. Kabel TV/Internett: Canal Digital Forsikringer: Forsikringer av bygg og alle anlegg er tegnet gjennom OBOS Eiendomsforvaltning Gasspeiser og gassbruk 18 leiligheter (av i alt 34) har gasspeis. Vi vil igjen understreke at årlig kontroll av gasspeisene er obligatorisk, og at dette er den enkelte beboers ansvar. Styret er behjelpelig med gjennomføringen, men hvis de foreslåtte datoer ikke passer for enkelte, må disse sørge for at kontroll gjennomføres, med melding til styret. Det ytre gass-systemet er sameiets felles ansvar. All påkrevet dokumentasjon for gassanlegget er på plass og alle nødvendige kontroller er blitt gjennomført av autorisert leverandør. Skilt er satt opp for å markere hvor gasstankene er. Noen gasspiper har fått påsatt en hatt for å hindre at vann trenger inn gjennom pipen. Veidekke har utført dette i enkelte leiligheter. De øvrige leilighetene med gasspipe må selv bekoste dette om det ønskes gjort. Garasjen inkl. gjesteparkering Bruk av gjesteparkering, inne og ute, er kun til bruk for beboernes gjester. Misbruk av dette vil bli tatt alvorlig og håndhevet. Vi minner om avtalen med Norges Automobilforbund om inntauing av biler og tilhengere. Vi har registrert at enkelte oppbevarer ikke bilrelaterte gjenstander på sin biloppstillingsplass, og vi henviser her til vedtektene i sameiet. Garasjeporten representerer et problem og er ennå ikke byttet. Styret vil vurdere å få dette gjort og viser til at det er en sak i 5-årsgarantien. Feiing har blitt gjennomført 2 ganger. Oppmaling av plasser gjennomført. Lekeplassen/uteomhusareal/ beplanting Det jobbes sammen med de andre sameiene om å finne en felles og varig løsning for å ivareta de forpliktelser vi alle har for uteområdene våre. Utvendig trapper- Nedre trapp mot rom for avfallsbeholdere er blitt utbedret av Veidekke. Øvre trapp er ikke blitt utbedret, da Veidekke ikke fant at dette var deres ansvar. Det er ikke blitt lagt varmekabler, grunnet at prisen var så høy at det må behandles på årsmøtet.

6 6 Åstad Panorama Boligsameie Beboerfest/tenning av juletre- Vellykket sammenkomst på ballplassen i august flott frammøte og hyggelig stemning. Tradisjonene tro - Julegrantenning 1. søndag i advent med musikk/allsang, pepperkaker og gløgg. Begge sammenkomster hyggelig tradisjon som bør ivaretas for å opprettholde et godt og trygt naboskap. Miljøkomiteen- Har plantet i nye potter ved inngangsdørene. Holder kontakt med gartneren og passer ellers på at det ser pent ut rundt vårt areal. Beising- Styret har besluttet at det skal foretas utvendig vedlikehold våren Anbud vil bli innhentet og lagt fram på årsmøtet. Hvor da årsmøtet vil stemme over hvordan den økonomiske delen skal ivaretas lån/økning i husleie/bruk av oppsparte midler. Nettsted- Vårt nettsted er fremdeles Beboerne vil her finne relevant informasjon. Styret vil bestrebe seg på å holde siden oppdatert.

7 7 Åstad Panorama Boligsameie KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2013 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2013 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i 2013 var til sammen kr ,-. Kostnader Driftskostnadene i 2013 var på kr ,-. Brukt ca kr ,- mer enn budsjettert pga kontroll av tanker samt peis. Kontroll gass fra AGA. Ekstra kostnader for anleggsgartner på ca ,- Ekstra ettersyn av heis og ekstra alarm samt El.arbeide og feilsøk på vifte medførte høyere kostnader enn forventet. Resultat Årets resultat på kr ,- foreslås overført til egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapital er sameiets tilgjengelige midler, og er en vesentlig størrelse knyttet til sameiets økonomi. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Sameiets arbeidskapital pr er kr ,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene og notene i regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2014 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Kommunale avgifter Det er budsjettert med en moderat økning i de kommunale avgiftene. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for Forsikring Forsikringspremien for 2014 øker med ca 8%. Premieendringen reflekterer byggekostnadsindeksen som har økt med 1,0 %, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på sameiets skadehistorikk.

8 8 Åstad Panorama Boligsameie Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto: 0,35 % for alle innskudd Sparekonto: 3,30 % for innskudd under kr ,35 % for innskudd fra kr til kr ,40 % for innskudd over kr Felleskostnader Budsjettet er basert på uendrede felleskostnader for året I budsjettet er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Billingstad, Styret i Åstad Panorama Boligsameie Anette Forsen Bache/s/ Per Kristian Moe/s/ Inger-Lise J Sandersen/s/

9

10

11 11 Åstad Panorama Boligsameie ÅSTAD PANORAMA BOLIGSAMEIE RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital

12 12 Åstad Panorama Boligsameie BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kortsiktige fordringer Driftskonto i OBOS-banken/OBOS Sparekonto i OBOS-banken/OBOS SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 BILLINGSTAD, , STYRET FOR ÅSTAD PANORAMA BOLIGSAMEIE ANETTE FORSEN BACHE/s/ PER KRISTIAN MOE/s/ INGER-LISE J SANDERSEN/s/

13 Åstad Panorama Boligsameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven Forskuddstrekk blir overført til nevnte konto ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjeleie Brensel Diverse Felleskostnader Kabel-TV SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER REDUKSJON GRUNNET TOMME LEIEFORHOLD Garasjeleie SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Innbetalt fra beboere, gassavregning Opprydning reskontro 2 SUM ANDRE INNTEKTER

14 14 Åstad Panorama Boligsameie NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2012/2013, og er på kr NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold fellesanlegg Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold fyringsanlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold ventilasj.anl SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 10 ENERGI / FYRING Elektrisk energi Andre fyringskostnader SUM ENERGI / FYRING

15 15 Åstad Panorama Boligsameie NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie -700 Driftsmateriell -608 Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester Renhold ved firmaer Snørydding/gressklipping Andre fremmede tjenester Trykksaker -920 Møter, kurs, oppdateringer mv Andre kontorkostnader -236 Porto Drivstoff biler, maskiner osv -61 Gaver Bank- og kortgebyr -429 Velferdskostnader SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken/OBOS 977 Renter av sparekonto i OBOS-banken/OBOS Renter av for sent innbetalte felleskostnader 81 Gjensidige, utbytte SUM FINANSINNTEKTER

16 16 Åstad Panorama Boligsameie 5. Innkommet forslag fra styret beising av bygg. Styret har bestemt at vårt bygg i Åstadryggen må beises i Det er innhentet anbud fra et anerkjent malerfirma og ser at prisrammen ligger opp mot kr Regnskapet pr viser at vi kan dekke ca kr ,- resten ca kr ,- må dekkes av ekstra innbetalinger, eller et felles lån som vil øke felleskostnadene. Finner styret et malerfirma som leverer like bra til en lavere pris blir andelen som dekkes av sameierne lavere. Styret har 2 forslag til vedtak som årsmøtet må velge mellom. Alternativ 1 Boligsameiet søker lån i Obos Låne og Spareavdeling. Pr. d.d. har OBOS følgende lån for eieseksjonssameiet: Annuitetslån til ca 5,4%, nominell rente. Lånet fordeles etter brøk i boligsameiet og nedbetales via felleskostnader. Hvis det tas lån på ca kr ,- på 5 år vil det si en nedbetaling i året på ca kr ,-, som vil bli fordelt etter brøk og snitt pr mnd er ca kr 227,-. Felleskostnadene vil øke. Alternativ 2 Hver seksjonseier innbetaler et engangsbeløp etter at malerarbeidet er utført og utgiften en fordelt etter eierbrøken. Obos administrerer fordeling og innkreving mot et gebyr.

17 17 Åstad Panorama Boligsameie Orientering om sameiets drift. Vaktmester Asker og Bærum Vaktmesterkompaniet AS utfører vaktmester- og renholdstjenester for sameiet. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i Gjensidige Forsikring med polisenummer Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal beboer sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskape Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet å gjøre. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Telefoni og bredbånd OBOS har avtale med Telio. Avtalen omfatter rabatter på hjemmetelefon, mobil, fast bredbånd og mobilt bredbånd. Rabatten fås ved å oppgi medlemsnummer/kundenummer i OBOS ved bestilling av tjenestene hos Telio. For ytterligere informasjon, se Kabel-TV Canal Digital Kabel TV AS er leverandør av kabel-tv tjenester. Har du spørsmål vedrørende ditt kabel-tv-abonnement, digital-tv eller bredbånd, kan du ringe tlf For ytterligere informasjon vises det til Ingen må gjøre inngrep i kabel-tv anlegget som å skru av dekselet på antennekontakten og foreta om - eller tilkoblinger. Slike inngrep vil kunne forårsake forstyrrelser på signalene til andre beboere og i verste fall forårsake ødeleggelser i kabel-tv anlegget.

18 18 Åstad Panorama Boligsameie Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.