MØTEINNKALLING. Eventuelt forfall meldes til ARBEIDSMØTE OM PLANSTRATEGI

Transkript

1 Lillehammer kommune Kommunestyret MØTEINNKALLING Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: Tid: 16:00 Eventuelt forfall meldes til Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling ARBEIDSMØTE OM PLANSTRATEGI Innledning Gruppegrupper. Utfordringsnotat med fakta og problemstillinger ettersendes. Presentasjon i plenum Avslutning. Ordinært kommunestyremøte starter kl GRUNNGITT SPØRSMÅL Grunngitt spørsmål fra Anne Mari Råbøl (Sp) Grunngitt spørsmål fra Turid Thommassen (R) SAKLISTE Side Sak nr / Sakstittel 18/16 FREMTIDIG BARNEHAGE- OG SKOLESTRUKTUR - GJENSTÅENDE VOTERING 19/16 SLUTTRAPPORT FOR KOMMUNEREFORMPROSESSEN I GAUSDAL, LILLEHAMMER, RINGEBU OG ØYER /16 REGULERINGSPLAN FOR GNR. 177 BNR. 4 PÅ FÅBERG

2 21/16 RETNINGSLINJER FOR DISPONERING AV LILLEHAMMER KOMMUNES NÆRINGSFOND 22/16 OPPFØLGING AV VEDTAK FATTET I POLITISKE ORGANER PR /16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR /16 SELSKAPSKONTROLL LILLEHAMMER KOMMUNALE EIENDOMSSELSKAP AS 25/16 KINOALLIANSEN AS 26/16 SØKNAD OM PERMISJON FRA POLITISKE VERV - ODA IRENE FRØISLAND 27/16 INTERPELLASJON - LEVENDE GRENDER OG "KRAFTSAMLING" 28/16 SAMMENSLÅING AV NORSK VEGMUSEUM OG NORSK KJØRETØYHISTORISK MUSEUM Lillehammer, Espen Granberg Johnsen ordfører

3 Sak 18/16 Sak 18/16 FREMTIDIG BARNEHAGE- OG SKOLESTRUKTUR - GJENSTÅENDE VOTERING Saksbehandler: Kristen Rusaanes Arkiv: 031 A 16/ Er behandlet / skal behandles i: Saksnr Utvalg Møtedato 5/16 Fagutvalg for oppvekst, utdanning og kultur /16 Ungdomsrådet /16 Formannskapet /16 Kommunestyret /16 Kommunestyret Vedlegg: 1. Saksprotokoll fra kommunestyrets behandling av sak 11/16, E-post til gruppelederne fra ordfører Espen Granberg Johnsen, datert Utrykte vedlegg: Saksframlegg og vedlegg i kommunestyresak 11/16, fremtidig barnehage- og skolestruktur. Sammendrag: I denne saken foreslår ordføreren at det voteres over temaer som falt ut under voteringen da framtidig barnehage- og skolestruktur ble behandlet i kommunestyret 25. februar 2016, sak 11/16. Bakgrunn: Ved en feil ble det under behandling av sak om skole- og barnehagestruktur 25. februar ikke votert over formannskapets innstilling punkt 5 og 6, samt forslag nr. 8 fra Terje Rønning. Ordfører orienterte gruppelederne om dette i e-post datert 27. februar. Fakta: Det gjenstår å votere over følgende punkter: Formannskapets innstilling: 5. Prosjektering av Nordre Ål skole skal være ferdig og byggesak fremmes kommunestyret innen Jfr vedtakspunkt 2 sak 97/ Prosjektering av Jørstadmoen skole skal være ferdig og byggesak fremmes kommunestyret innen Jfr. Vedtakspunkt 3 sak 97/15. Forslag fra Terje Rønning: 8. Prosjektering av utbygging av Jørstadmoen skole trinn 2 skal være ferdig og byggesak fremmes kommunestyret innen Jf. vedtakspunkt 3 sak 97/15. Side 3

4 Sak 18/16 Vurdering: Ordfører foreslår at de punktene det ikke ble votert over i møtet 25. februar tas opp til votering i kommunestyret 31. mars. Det vil da være naturlig å først votere separat over innstillingens punkt 5 og deretter sette forslag nr. 8 fra Terje Rønning opp mott innstillingens punkt 6. Konklusjon: Ordfører fremmer formannskapets innstilling punkt 5 og 6 på nytt. Det foreslås at forslag nr. 8 fra Terje Rønning (gjengitt ovenfor) i voteringen settes opp mot innstillingens punkt 6. Ordfører legger saken fram med slikt forslag til V E D T A K: 5.Prosjektering av Nordre Ål skole skal være ferdig og byggesak fremmes kommunestyret innen Jfr vedtakspunkt 2 sak 97/15. 6.Prosjektering av Jørstadmoen skole skal være ferdig og byggesak fremmes kommunestyret innen Jfr. Vedtakspunkt 3 sak 97/15. Lillehammer, 4. mars 2016 Espen Granberg Johnsen Ordfører Side 4

5 Sak 20/16 Sak 19/16 SLUTTRAPPORT FOR KOMMUNEREFORMPROSESSEN I GAUSDAL, LILLEHAMMER, RINGEBU OG ØYER Saksbehandler: Hanne Mari Nyhus Arkiv: 002 &23 14/ Er behandlet / skal behandles i: Saksnr Utvalg Møtedato 17/16 Formannskapet /16 Kommunestyret /16 Kommunestyret Vedlegg: 1. Sluttrapport for kommunereformprosessen i Gausdal, Lillehammer, Ringebu og Øyer , Februar Vedleggshefte til sluttrapport, Februar 2016 Sammendrag: Denne saken gjelder sluttrapport fra felles kommunereformprosess. Rådmannen foreslår at kommunestyret tar rapporten til orientering, og anbefaler at den inngår i felles rapportering til Fylkesmannen. Bakgrunn: I møter besluttet kommunestyrene i Gausdal, Lillehammer, Ringebu og Øyer at kommunereformprosessen skulle avsluttes i denne omgang og intensjonsplanen fullføres. Ringebu kommunestyre valgte å stryke «i denne omgang». I vedtakene står det at sluttrapporten for kommunereformprosessen skal legges fram for kommunestyrene. Fakta: På bakgrunn av kommunestyrenes vedtak, ble det utformet et notat om arbeid og opplegg for sluttrapport for behandling i kommunenes felles prosjektorganisasjon for kommunereformen. Notatet ble lagt fram for felles prosjektgruppe i møte 4. november 2015, hvor følgende ble besluttet: 1. Prosjektgruppa slutter seg til opplegg for sluttrapport og evaluering slik det framgår av notat datert 4.november Rådmannen legger fram rapporten for formannskapet som innstiller til kommunestyret i den enkelte kommune. 3. Det ligger innenfor fullmaktene til rådmenn/sekretariat å innkalle prosjektgruppa ved behov i forbindelse med arbeidet med rapporten. 4. Det tas sikte på at sluttrapporten foreligger innen utgangen av januar 2016 og politisk behandling i februar Sluttrapporten er en del av felles rapportering til fylkesmannen. 6. Svar på øvrige spørsmål fra fylkesmannen påhviler den enkelte kommune. Vurdering: Side 5

6 Sak 20/16 Med utgangspunkt i kommunestyrenes vedtak og behandlingen i felles prosjektgruppe 4. november 2015, er det utarbeidet en sluttrapport slik det framgår av sakens vedlegg. Rapporten er utarbeidet av kommunenes felles sekretariat for kommunereformen, i nært samarbeid med kommunenes rådmenn. Den gir en kortfattet framstilling av historikk, prosess og avslutning. I arbeidet med sluttrapporten ble det gjennomført en anonym spørreundersøkelse. De som deltok i undersøkelsen var felles styringsgruppe, felles prosjektgruppe, kommunenes rådmenn og hovedtillitsvalgte. Resultatene framgår av kapittel 4 hvor det også er gjort noen utfyllende vurderinger. Øvrig innhold i rapporten er basert på skriftlig dokumentasjon i form av brev, saksframlegg, referater og notater som alle er offentlig tilgjengelige. I rapporten er det også tatt inn en vurdering av kommunereformprosessen (kapittel 5) fra KS Konsulent ved innleid prosessveileder Arild Sørum Stana, på oppdrag fra felles sekretariat. Avslutningsvis er det i rapporten reist noen spørsmål og problemstillinger. I et eget vedleggshefte framgår en fyldig dokumentasjon av forarbeid, felles prosess og annet arbeid i regi av prosjektorganisasjonen. Fylkesmannen har i brev av 27. november 2015 til kommunene, minnet om sine forventninger til kommunenes tilbakerapportering om kommunereformen, som skal skje innen 1. juli Her er det også stilt spørsmål som hver enkelt kommune skal besvare. Felles rapportering fra Gausdal, Lillehammer, Ringebu og Øyer vil bestå av følgende: Intensjonsplan, tatt til orientering i kommunestyrene i Gausdal, Lillehammer, Ringebu og Øyer i november 2015 Sluttrapport for kommunereformprosessen i Gausdal, Lillehammer, Ringebu og Øyer , Februar 2016 Konklusjon: Rapporten svarer opp bestillingen fra kommunestyrene og felles prosjektgruppe, og rådmannen anbefaler den som en del av tilbakerapporteringen til fylkesmannen. Rådmannen legger saken fram med slikt forslag til I N N S T I L L I N G / V E D T A K : 1. Kommunestyret tar Sluttrapport for kommunereformprosessen i Gausdal, Lillehammer, Ringebu og Øyer med vedleggshefte, begge dokumenter datert februar 2016, til orientering. 2. Sluttrapporten oversendes Fylkesmannen i Oppland som en del av kommunenes felles rapportering om kommunereformarbeidet. Side 6

7 Sak 20/16 Lillehammer, 10. februar 2016 Tord Buer Olsen Rådmann Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 17/16 Behandling: Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. I N N S T I L L I N G: 1. Kommunestyret tar Sluttrapport for kommunereformprosessen i Gausdal, Lillehammer, Ringebu og Øyer med vedleggshefte, begge dokumenter datert februar 2016, til orientering. 2. Sluttrapporten oversendes Fylkesmannen i Oppland som en del av kommunenes felles rapportering om kommunereformarbeidet. Behandling/vedtak i Kommunestyret den sak 16/16 Behandling: Saken ble utsatt på grunn av overskredet tidsramme for møtet. V E D T A K: Det ble ikke fattet noe vedtak i saken. Side 7

8 Sak 20/16 Sak 20/16 REGULERINGSPLAN FOR GNR. 177 BNR. 4 PÅ FÅBERG Saksbehandler: Sveinung Watterdal Syversen Arkiv: PLAN 2014p098e 14/ Er behandlet / skal behandles i: Saksnr Utvalg Møtedato 17/16 Utvalg for plan og samfunnsutvikling /16 Kommunestyret Vedlegg: 1. Plankart datert Planbestemmelser datert Planbeskrivelse datert Andre dokumenter i saken kan sees ved henvendelse til administrasjonen. Blant disse er 4. Merknader ved offentlig ettersyn 5. Støyvurdering av Berg Knudsen AS, datert Risiko- og sårbarhetsanalyse Sammendrag: Saken gjelder sluttbehandling av reguleringsplan for gnr. 177 bnr. 4 på Fåberg. Formålet med planen er å regulere en del av Telenors eiendom til boligformål. Eiendommen er regulert til offentlig formål i gjeldende reguleringsplan for Fåberg. Rådmannen anbefaler at planforslaget vedtas slik det nå foreligger. Bakgrunn: Areal + AS fremmer i samarbeid med RAM arkitektur AS forslag til detaljreguleringsplan for eiendommen gnr. 177 bnr. 4 på Fåberg. Grunneier og forslagsstiller er Telenor Eiendom Holding AS. Eiendommen er avsatt til næringsvirksomhet i kommuneplanens arealdel. I gjeldende reguleringsplan for Fåberg, vedtatt er eiendommen regulert til offentlig formål. Eiendommen er ubebygd, og grunneier ønsker en omregulering til boligformål. Planområdet ligger sør for Telenor sine kontor- og lagerlokaler på Fåberg, inntil Stasjonsvegen og Brunlaugbakken. Omkringliggende strøk er i all hovedsak boligbebyggelse, med innslag av næringsbebyggelse og offentlige formål. Telenor har også kontorlokaler rett nord for planområdet. Planforslaget bygger på en mulighetsstudie som er gjennomført av RAM arkitektur AS, der det er utredet ulike prinsipper for utbygging. Alternativene er vist på side i vedlagte planbeskrivelse. Det påpekes at dette er kun skisser av ulike aktuelle utbyggingsmønstre. Slik reguleringsforslaget foreligger, vil det kunne åpnes for å bygge etter fire av de viste alternativene/prinsippene som er synliggjort i mulighetsstudien (alternativ 3 6). Planutvalget behandlet saken i møte (saksnr. 23/15), der det ble vedtatt å legge saken ut til offentlig ettersyn. Side 8

9 Sak 20/16 Merknader/uttalelser ved offentlig ettersyn: Reguleringsforslaget har ligget ute til offentlig ettersyn i perioden Det har kommet inn følgende merknader/uttalelser: Jernbaneverket, brev Har ingen kommentarer. Statens Vegvesen, brev Sammendrag: Det må legges inn en frisiktsone i krysset mellom Stasjonsvegen og Brunlaugbakken i plankartet. Ønsker videre en konkretisering av støysikringstiltak som sikrer soverom/oppholdsrom mot stille side, uteoppholdsareal med støynivå under 55 db m.m. Anbefaler høy utnytting. Rådmannens kommentar: Frisiktsonen er tegnet inn i det reviderte plankartet. Støytiltak og utnyttingsgrad kommenteres under Fylkesmannens uttalelse. Silje I. Hovde, e-post (beboer på Fåberg, men ikke nabo) Sammendrag: Er veldig positiv til at tomta reguleres til boligformål. Kristin og Simen Rustad, (Elvefaret 5), brev (nabo til planområdet i sørvest, gnr. 177 bnr. 36) Sammendrag: Ønsker at tomta bygges ut med to eneboliger. Subsidiært med to tomannsboliger med maks to etasjer. Bebyggelsen ønskes plassert mot nord og øst, med uteoppholdsareal mot sør og vest og adkomst fra Stasjonsvegen i øst. Rådmannens kommentar: Det ligger sterke føringer om at området skal bygges ut med en høyere utnyttelse enn eneboliger. Det åpnes for å kunne bygge to tomannsboliger, men eiendommer er også vurdert å tåle en høyere utnyttingsgrad. Adkomsten fra Stasjonsvegen til eiendommen er ikke detaljert i plankartet for å sikre nødvendig fleksibilitet. Oppland fylkeskommune, brev Fylkeskommunenes tidligere merknader er ivaretatt, og de har ingen ytterligere merknader. Fylkesmannen i Oppland, brev Sammendrag: Arealutnyttelse: Det legges opp til alt fra to til 14 boenheter. Fylkesmannen mener to boenheter vil gi en svært dårlig arealutnyttelse og være i strid med Statlig planretningslinje for samordnet bolig-, areal- og transportplanlegging. Fylkesmannen ber kommunen sette et høyere krav til minimum antall boenheter, og at det ikke skal åpnes for eneboliger. Minste antall boenheter bør ikke være lavere enn åtte. Støy: Det er gjennomført en støyvurdering, men ikke en «støyfaglig utredning». I støyvurderingen konkluderes det med behov for avbøtende tiltak med støyskjermer langs vegen eller lokale skjermingstiltak for å klare kravene til innendørs og utendørs lydnivå. Reguleringsbestemmelsene angir at det skal dokumenteres at grenseverdiene for støy ikke overskrides ved søknad om rammetillatelse. Fylkesmannen ønsker i utgangspunktet at tiltakene skal fremgå av planen (ikke et krav). Videre bør det innarbeides bestemmelser som stiller krav til detaljerte støyvurderinger, at minimum ett soverom skal ligge mot stille side og rekkefølgekrav. Det ønskes en hensynssone for lettere å hjemle støykravene. Side 9

10 Sak 20/16 Rådmannens kommentar: Planforslaget ble lagt ut til offentlig ettersyn med ulike alternative utbyggingsformer. De foreslåtte reguleringsbestemmelsene er fleksible og vil kunne åpne for ulike alternativer. I bestemmelsene som lå ute til offentlig ettersyn er det i 1.7 satt en nedre grense for utbygging til 2 boenheter. Kommunen ser at det er ønskelig med et prosjekt som har høyere utnyttingsgrad enn to eneboliger. I foreliggende reguleringsbestemmelser er det stilt krav til minimum 4 boenheter. Se for øvrig vurdering under kapittel «grad av utnytting». Det er ikke tegnet inn støyskjermer i plankartet, men kravet til støyskjerming ligger i reguleringsbestemmelsene og teknisk forskrift. Siden støyskjermingstiltaket vil avhenge av type prosjekt, ønsker man å avvente detaljeringen av eventuelle støyskjermer til byggesaken. Dette er vurdert som tilstrekkelig for dette prosjektet, da støytiltakene ikke vil utløse behov om endringer av reguleringsplan. For øvrig er det gjort presiseringer og tilføyd krav til støydokumentasjon ved rammesøknad. Vurdering: Formål Eiendommen vurderes som svært godt egnet for boligformål. Området har gode kvaliteter for ulike typer boliger, og forslagsstillers mulighetsstudie viser flere gode løsninger med fokus på effektiv arealutnyttelse. Det er derfor lagt opp til noe fleksibilitet i bestemmelsene slik at prosjektet kan detaljprosjekteres for noe ulik bebyggelse. Grad av utnytting og byggehøyder Som beskrevet åpner planforslaget for noen ulike utbyggingsalternativer. Det er stilt krav til at bebygd areal skal ikke overstige 35 % BYA, noe som tomten er vurdert å tåle. Dette er innenfor rammene i kommuneplanens bestemmelse om tomteutnyttelse for konsentrert småhusbebyggelse (35%BYA per tomt, men ved skjønn opptil 40%). Det åpnes for byggehøyder på opp mot 3 etasjer, men det skal minimum være 50 % som er maks to etasjer. Dette er vurdert som en fortetting tilpasset området, og er i tråd med kommuneplanen. Ved utleggelse til offentlig ettersyn var det også lagt inn en mulighet for å kunne bygge 2 eneboliger på området, dersom ikke prosjektøkonomien er forsvarlig for å utvikle eiendommen tettere. På bakgrunn av uttalelser fra bl.a. Fylkesmannen om krav til god arealutnyttelse har kommunen valgt å heve minimum antall boenheter til 4. Forslagsstiller er innforstått med endringen. Naboskap Forholdet til omkringliggende omgivelser synes tilstrekkelig vurdert i vedlagte planbeskrivelse, og den foreslåtte graden av utnytting er innenfor kommuneplanens bestemmelse om tomteutnyttelse for konsentrert småhusbebyggelse. Utbyggingen vil ikke forringe lysforhold eller andre forhold som plan- og bygningsloven skal ivareta. Planforslaget vurderes å være tilpasset eksisterende bebyggelse, samtidig som det følger intensjonen om effektiv arealbruk i utbyggingsområder. Trafikk Planområdet har god og trafikksikker atkomst. Det er etablert sammenhengende gang- og sykkelvegsystem til bydelfunksjoner på Jørstadmoen med barnehage, skole, fritidsaktiviteter Side 10

11 Sak 20/16 og dagligvarer. Det er også sammenhengende gang- og sykkelveg til Lillehammer sentrum og høgskolesenteret på Hove. Støy Støyrapporten som følger planforslaget viser at deler av området ligger i «gul støysone», men med støyskjerming i form av støyvoll, støyskjerm, eller alternativt ved at ny bebyggelse skjermer uteområder, vil fungere som tilstrekkelig avbøtende tiltak. Siden det er lagt opp til flere mulige utbyggingsalternativ, legges det opp til at endelig valg av støyskjerming og skal dokumenteres ved søknad om rammetillatelse. Det er stilt krav til at tiltak mot støy skal være etablert før det gis ferdigattest jf. bestemmelse 0.5. Videre har Fylkesmannens uttalelse ført til tilføyinger i støybestemmelsen for å spesifisere dokumentasjonen ved søknad om rammetillatelse. Det er vurdert som tilstrekkelig oppfølging av støysituasjonen. Uteoppholdsareal Arealkravene til uteoppholdsareal er tilsvarende kravene i byplanen. Dette vurderes som akseptable minimumskrav. Det er stilt krav til at støyverdiene ikke skal overstige 55Db(A) på disse utearealene. Konklusjon: Rådmannen vurderer forslaget til reguleringsplan som positivt, da det legges opp til en fortetting sentralt på Fåberg, i et område med god tilgjengelighet og trafikksikre løsninger. Planen vurderes å tilpasse seg strøket på en god måte. Rådmannen anbefaler at planforslaget godkjennes. Rådmannen legger saken fram med slikt forslag til I N N S T I L L I N G / V E D T A K : 1. Reguleringsplan for gnr. 177 bnr. 4 på Fåberg, med planbeskrivelse sist revidert , plankart datert og reguleringsbestemmelser sist revidert godkjennes. 2. Vedtaket gjøres med hjemmel i plan- og bygningsloven Lillehammer, Tord Buer Olsen rådmann Lars Rudi sektorsjef Side 11

12 Sak 20/16 Behandling/vedtak i Utvalg for plan og samfunnsutvikling den sak 17/16 Behandling: Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. I N N S T I L L I N G : 1. Reguleringsplan for gnr. 177 bnr. 4 på Fåberg, med planbeskrivelse sist revidert , plankart datert og reguleringsbestemmelser sist revidert godkjennes. 2. Vedtaket gjøres med hjemmel i plan- og bygningsloven Side 12

13 Sak 21/16 Sak 21/16 RETNINGSLINJER FOR DISPONERING AV LILLEHAMMER KOMMUNES NÆRINGSFOND Saksbehandler: Dag Høiholt-Vågsnes Arkiv: U01 &00 16/987-3 Er behandlet / skal behandles i: Saksnr Utvalg Møtedato 23/16 Formannskapet /16 Kommunestyret Vedlegg: Retningslinjer for disponering av Lillehammer kommunes næringsfond Sammendrag: Rådmannen foreslår at Retningslinjer for disponering av Lillehammer kommunes næringsfond vedtas slik det fremkommer av vedlegget. Bakgrunn: Kommunestyret vedtok 25. september 2014 (sak 0087/14) Regional næringsplan. Gjeldende retningslinjer for disponering av næringsfondet (Generelle retningslinjer for tildelinger fra Næringsfondet og midler til reiselivsrelaterte utviklingstiltak) er fra 1999 og viser seg å korrespondere dårlig med satsingsområdene i gjeldende Regional næringsplan. Fakta: Gjeldende Regional næringsplan har en tydelig prioritering av 9 konkrete næringssektorer og satsingsområder. Regional næringsplan er både en identifisering av strategiske satsingsområder for næringsutviklingen i Lillehammer-regionen samt en handlingsplan for konkrete tiltak rettet mot de ulike satsingsområdene. Gjeldende retningslinjer for disponering av næringsfondet identifiserer syv satsingsområder som primært gjenspeiler forståelsen av næringsutvikling slik denne var på 90-tallet. Disse retningslinjene korresponderer dårlig med de strategiske prioriteringene og handlingsdelen i Regional næringsplan. Vurdering: Den manglende korrespondansen mellom gjeldende Regional næringsplan og gjeldende retningslinjer for disponering av næringsfondet, gjør sistnevnte lite egnet som et strategisk virkemiddel i realisering av prioriteringene i førstnevnte. Videre er det ved behandling av konkrete søknader om tilskudd fra næringsfondet behov for at retningslinjene i større grad foreskriver hvilke vurderinger som bør legges til grunn og fremføres i saksfremstillingen. Revidering av retningslinjene for disponering av næringsfondet gir den ønskede muligheten til å tydeliggjøre vurderingskriteriene. Dette bidrar til å sikre at Side 13

14 Sak 21/16 saksfremstillingen adresserer de relevante og nødvendige momentene som bør legges til grunn for den administrative vurderingen samt politiske vedtak. Det er også ønskelig at retningslinjene har en tydelig referanse til regelverket som regulerer offentlig økonomisk støtte. De gjeldende retningslinjene for disponering av næringsfondet har ingen slike referanser. Videre er det ønskelig å kunne stimulere til utvikling av samarbeidsprosjekter, sektorer og/eller markeder også i tilfeller der finansiering over en lengre periode vil være hensiktsmessig. Dette kan gjøres gjennom bruk av partnerskapsinstituttet. Da næringsfondet er av begrenset størrelse og den relative størrelsen ikke har utviklet seg i tråd med størrelsen på kommunens næringsliv er det ønskelig at en revisjon av retningslinjene skal danne grunnlag for tydeligere prioriteringer i den faktiske disponeringen av næringsfondet. Dette vil forsterkes av at forlaget til retningslinjer foreskriver en årlig administrativ redegjørelse for næringsfondets virksomhet foregående år. Konklusjon: En revisjon av retningslinjene for næringsfondet vurderes som nødvendig for å kunne disponere næringsfondet mer strategisk i tråd med prioriteringene i Regional næringsplan. Rådmannen foreslår derfor at Retningslinjer for disponering av Lillehammer kommunes næringsfond vedtas som beskrevet i vedlegget. Rådmannen legger saken fram med slikt forslag til I N N S T I L L I N G : Kommunestyret vedtar Retningslinjer for disponering av Lillehammer kommunes næringsfond gjeldende fra 31. mars Lillehammer, Tord Buer Olsen Rådmann Dag Høiholt-Vågsnes Enhetsleder Side 14

15 Sak 21/16 Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 23/16 Behandling: Under behandlingen av saken tok vararepresentant Ingunn Dalan Vik (SV) sete for Ingrid S. Bungum (Ap). Det var etter dette 12 stemmeberettigede til stede under behandling av saken. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. I N N S T I L L I N G : Kommunestyret vedtar Retningslinjer for disponering av Lillehammer kommunes næringsfond gjeldende fra 31. mars Side 15

16 Sak 22/16 Sak 22/16 OPPFØLGING AV VEDTAK FATTET I POLITISKE ORGANER PR Saksbehandler: Øivind Nyhus Arkiv: 16/ Er behandlet / skal behandles i: Saksnr Utvalg Møtedato / Kontrollutvalget /16 Kommunestyret Vedlegg: Rådmannens rapport pr Sammendrag Det foreslås at kontrollutvalget innstiller overfor kommunestyret om at rapporten tas til orientering. Bakgrunn Praksis i mange år har vært at kontrollutvalget gjennomgår rapporten om oppfølgingen av vedtak fattet i politiske organer og vurderer hvorvidt framdriften av de enkelte saker og de gitte kommentarer anses tilfredsstillende. Kontrollutvalget ser gjennomgangen av rapporten som et ledd i sitt tilsyn med kommunens forvaltning. Rådmannen er som vanlig invitert til kontrollutvalgets møte for å svare på spørsmål knyttet til rapporten. Fakta Den vedlagte rapporten er utarbeidet i henhold til retningslinjer som er gitt av kontrollutvalget og kommunestyret. Vurdering Sekretariatet har som vanlig hatt kommunikasjon med administrasjonen om innholdet i rapporten, har gjennomgått rapporten og sett denne i sammenheng med forrige rapport pr Sekretariatet har ingen spesielle kommentarer til vedtakene og kommentarene i rapporten som foreligger og overlater til kontrollutvalget og kommunestyret å foreta ytterligere vurderinger, sett fra disse organers "ståsted". Det har i flere tilfeller tidligere vært vurdert behovet for en opprydding og reduksjon i antall saker i rapporten. Kontrollutvalget vedtok imidlertid følgende i forbindelse med behandlingen av forrige rapport: Kontrollutvalget mener lengden på rapporten en håndterbar slik den er i dag, men dette kan vurdere på nytt av nytt utvalg og nytt kommunestyre. Side 16

17 Sak 22/16 Det synes ikke å være grunn til å drøfte dette tema på nytt nå ettersom rapporten pr viser at rådmannen har ryddet opp i rapporten og at flere saker er overført til gjennomført. Konklusjon Sekretariatet foreslår at det gjøre følgende V E D T A K: Kontrollutvalget legger saken fram for kommunestyret med følgende I N N S T I L L I N G: Kommunestyret tar rådmannens rapport vedrørende "Oppfølging av vedtak fattet i politiske organer. Status ved utløp 3. tertial 2015 ( ) til orientering. Kontrollutvalget Lillehammer har behandlet saken i møte sak 1/16 Rådmannen var til stede på møtet og svarte på spørsmål. Utvalgsleder gjennomgikk rapporten side for side. Det antas at utvalgsleder kan presentere rapporten i kommunestyret. I henhold til forslag fra sekretariatet fattet kontrollutvalget følgende enstemmige Vedtak Kontrollutvalget legger saken fram for kommunestyret med følgende I N N S T I L L I N G: Kommunestyret tar rådmannens rapport vedrørende "Oppfølging av vedtak fattet i politiske organer. Status ved utløp 3. tertial 2015 ( ) til orientering. Side 17

18 Sak 23/16 Sak 23/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 Saksbehandler: Øivind Nyhus Arkiv: 16/ Er behandlet / skal behandles i: Saksnr Utvalg Møtedato / Kontrollutvalget /16 Kommunestyret Vedlegg: Kontrollutvalgets årsrapport for Sammendrag Det foreslås at kontrollutvalget vedtar det foreliggende forslag til årsrapport for 2015 og at rapporten legges fram for kommunestyret til orientering. Bakgrunn I tråd med tidligere praksis har sekretær laget en årsrapport fra kontrollutvalget til kommunestyret om kontrollutvalgets virksomhet forrige år. Fakta Kontrollutvalget utfører sine tilsynsoppgaver på vegne av kommunestyret, og i den anledning er det viktig at kommunens øverste politiske organ får en tilbakemelding om utvalgets virksomhet, både løpende via forvaltningsrevisjonsrapporter og totalt i form av denne årsrapporten. Den lovbestemte rapporteringsplikten kan settes opp på følgende måte: Oppgave: Rapporteringsplikt til kommunestyret: Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader er blitt fulgt opp (forskrift for kontrollutvalg 8). Forvaltningsrevisjon Med utgangspunkt i plan for forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og resultatet av disse (forskrift 11). Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte (forskrift 12). Selskapskontroll Med utgangspunkt i plan for selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført, samt om resultatet av disse (forskrift 15). I forbindelse med behandlingen av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll vedtok bl.a. kommunestyret å gi myndighet til kontrollutvalget å foreta eventuelle endringer i Side 18

19 Sak 23/16 planene i løpet av planperioden. Slike endringer vil framkomme i kontrollutvalgets årsrapporter til kommunestyret. Kontrollutvalget har dessuten et viktig påse- eller tilsynsansvar med revisjonens aktivitet gjennom året. Det vil si at det følges med på om kommunen har en forsvarlig revisjonsordning og at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Dette gjøres via tertialvis rapportering, presentasjon av revisjonsstrategi og løpende dialog med revisjonen der det bl.a. settes fokus på om revisjonsarbeidet foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrifter, god kommunal revisjonsskikk og avtale med revisor. Når det gjelder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll så har kontrollutvalget i større grad påvirkning enn ved regnskapsrevisjon. Dette gjelder både innhold og gjennomføring av revisjonen ettersom utvalget er direkte bestillere av tema som ønskes undersøkt nærmere. Vurderinger Sekretariatet mener at vedlagte rapport gir et godt bilde og en oversikt over virksomheten i kontrollutvalget i Lillehammer kommune i Konklusjon Sekretariatet foreslår at det gjøres følgende V E D T A K: Sekretariatet foreslår at det gjøres følgende VEDTAK 1. Kontrollutvalget vedtar det foreliggende forslag til årsrapport for kontrollutvalget for Kontrollutvalget legger saken frem for kommunestyret med følgende INNSTILLING: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport for 2015 til orientering. Lillehammer, den Øivind Nyhus Sekretariatsleder Side 19

20 Sak 23/16 Kontrollutvalget Lillehammer har behandlet saken i møte sak 4/16 Protokoll I henhold til forslag fra sekretariatet fattet kontrollutvalget følgende enstemmige Vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar det foreliggende forslag til årsrapport for kontrollutvalget for Kontrollutvalget legger saken frem for kommunestyret med følgende I N N S T I L L I N G: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport for 2015 til orientering. Side 20

21 Sak 24/16 Sak 24/16 SELSKAPSKONTROLL LILLEHAMMER KOMMUNALE EIENDOMSSELSKAP AS Saksbehandler: Øivind Nyhus Arkiv: / Er behandlet / skal behandles i: Saksnr Utvalg Møtedato / Kontrollutvalget /16 Kommunestyret Vedlegg: Rapporten "Selskapskontroll Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS" Sammendrag Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget tar revisjonsrapporten til orientering. Videre foreslås det at utvalget innstiller på at kommunestyret tar revisjonsrapporten til orientering og at det forventes at kommunens og kommunens eierrepresentant (vedrørende siste anbefaling) følger opp anbefalingene gitt i forvaltningsrevisjonsrapporten. Bakgrunn Selskapskontroll er en oppgave som kontrollutvalget skal påse at blir gjennomført, jf. kommuneloven 77 nr. 5 og er omtalt i forskrift om kontrollutvalg kapittel 6. I møte den behandlet utvalget en sak om hvilke tema og selskap de skulle prioritere framover. Utvalget vedtok da at Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS skulle prioriteres av aktuelle selskap. I møte den fattet kontrollutvalget følgende vedtak: "Kontrollutvalget bestiller en prosjektplan fra Innlandet Revisjon IKS vedrørende eierskapskontroll i Lillehammer Eiendomsselskap AS til møtet den ". Prosjektplanen ble behandlet og godkjent i møte den Rapporten ligger vedlagt saken og revisor vil presentere denne i møtet. Fakta Følgende problemstillinger lå til grunn for prosjektet: 1. Driver selskapet innenfor formålet med virksomheten? 2. Er Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap omfattet av reglene for offentlige anskaffelser, og eventuelt blir disse fulgt? 3. Er det utarbeidet en tydelig eierstrategi for selskapet? 4. Er det laget rutiner for informasjon og kommunikasjon mellom eier og selskap, slik at eier får tilgang til nødvendig informasjon? 5. Hvordan er det lagt til rette for åpenhet om selskapet? Er selskapet omfattet av offentlighetslovens regler? Hvordan er i så fall praksis sett opp mot lovens krav? 6. Er styret valgt ut fra fokus på selskapets behov og hensyntatt regler om habilitet? 7. Er det blitt stilt krav om utbytte og avkastning til selskapet? 8. Har selskapet utarbeidet etiske retningslinjer? 9. Skjer eierstyring gjennom eierorganet (generalforsamlingen)? Side 21

22 Sak 24/16 Undersøkelsen er gjennomført via dokumentanalyse og intervjuer, og problemstillingene er vurdert ut fra perioden Under blir de ulike problemstillingene med funn gjort av revisjonen kort omtalt; Problemstilling 1. Driver selskapet innenfor formålet med virksomheten? Selskapet ble dannet i 1999 av to hovedgrunner. For det første ønsket kommunen å eie lokaler, og de måtte ut med anbud. Fra politisk hold var det ikke ønskelig at dette skulle foregå i full offentlighet. For det andre ga et slikt selskap kommunen en mulighet til raskt å være med i budrunder uten politisk behandling først. Dagens primærvirksomhet for selskapet er å leie ut egne eiendommer og salg av tomter i Skogenfeltet. Revisor vurderer at "selskapet opererer innenfor formålet med virksomheten". Revisor skriver videre i sine vurderinger at "et generelt definert formål gir selskapets ledelse betydelig mulighet for endringer i virksomheten. Kommunen bør derfor være bevisst på at den gjennom formålet har gitt selskapet betydelig handlingsrom". Problemstilling 2. Er Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap omfattet av reglene for offentlige anskaffelser, og eventuelt blir disse fulgt? Lillehammer kommunale eiendomsselskap AS kjøper tjenester fra Lillehammer kommune uten at disse er inngått via anbud/konkurranse. Det gjelder hovedsakelig vedlikeholds- og vaktmestertjenester, regnskapstjenester og forretningsførsel samt bruk av kommunens inngåtte rammeavtaler. Revisor vurderer at dette går inn under begrepet "omvendt" utvidet egenregi, som er forklart i rapporten. For å kunne bruke dette begrepet, er det krav om at kommunen som eier ikke kan ha betydelige leveranser til andre (omsetningskriteriet) samt at kommunen må utøve tilsvarende kontroll over selskapet som over egen virksomhet (kontrollkriteriet). Da kommunen ikke er ordinær leverandør av tjenester til andre, vurderes omsetningskriteriet som oppfylt. Selskapet er 100% eid av kommunen og styret består av kommunepolitikere. Således vurderes også kontrollkriteriet som oppfylt. Revisor konkluderer dermed med at "tjenesteleveransene ikke utgjør noen ulovlig direkte anskaffelse". Det ble funnet et avvik som beskrives som en glipp av kommunen, og som er korrigert i etterkant. Det gjelder inngåelse av rammeavtaler der det var tenkt at Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS også skulle benytte disse. I utlysningen kom det ikke fram at de skulle omfattes av rammeavtalen, noe som ikke er i tråd med regelverket. Problemstilling 3. Er det utarbeidet en tydelig eierstrategi for selskapet? Revisor har vurdert eierskapspolitikken, eiermeldinger og andre dokumenter om omhandler selskapet. Konklusjonen til revisor er at "Etter vår oppfatning har ikke Lillehammer kommune laget noen eierstrategi for LKE. Det er heller ikke tydeliggjort i plandokumenter hvordan selskapet skal inngå i arbeidet med næringsutvikling i kommunen." Problemstilling 4. Er det laget rutiner for informasjon og kommunikasjon mellom eier og selskap, slik at eier får tilgang til nødvendig informasjon? I følge eierskapspolitikken skal det utarbeides rutiner for informasjon og kommunikasjon mellom eier og selskap, i tillegg skal det defineres rapporteringskrav for det enkelte selskap. Revisor skriver følgende vurdering og konklusjon rundt denne problemstillingen: "Det er ikke definert krav til rapportering mellom eier og styre i selskapet. Den formelle/skriftlige rapporteringen er en "minimumsløsning" i form av årsrapporter." Side 22

23 Sak 24/16 Problemstilling 5. Hvordan er det lagt til rette for åpenhet om selskapet? Selskapet har ikke selv vurdert om det er underlagt offentleglova. Revisor er for øvrig av den oppfatning at selskapet er omfattet av offentleglova. I den daglige driften brukes Lillehammer kommunes arkivsystem på lik linje med kommunens administrasjon. Daglig leder har sin hovedstilling i kommunen. Revisor har sett at dokumenter finnes i arkivet og at sakspapirer til møter ligger på kommunens hjemmeside. Uten å ha gått grundig igjennom alt som er arkivert og publisert, så viser den praksisen som revisor har sett at den er i tråd med offentleglova. Problemstilling 6. Er styret valgt ut fra fokus på selskapets behov og hensyntatt regler om habilitet? Styret i selskapet er politisk sammensatt, og alle de tre medlemmene som sitter i dag sitter i planutvalget. Styreleder er leder i planutvalget. Sammensetningen av styret i LKE er opplyst fra ordfører å være naturlig ut i fra formålet til selskapet om å være et politisk verktøy for å utvikle kommunen. Det er for øvrig viktig å være klar over at rollen som medlem i et styre er noe annet enn det å være folkevalgt. Styreverv er et frivillig og personlig verv hvor man skal ivareta selskapets interesser. Loven er for øvrig ikke til noe hinder for at folkevalgte kan velges som styremedlemmer. Når det gjelder habilitet, så vil styremedlemmene være inhabile dersom kommunestyret eller planutvalget skal behandle saker der LKE er part i saken. Fram til i dag ser det ikke ut til at dette har vært en aktuell problemstilling. Revisor mener kommunen som eier av selskapet burde foreta en samlet vurdering av behovet for kompetanse i styret og hvordan det best bør settes sammen. Problemstilling 7. Er det blitt stilt krav om utbytte og avkastning til selskapet? Det er ikke stilt noen krav til utbytte- eller avkastning til selskapet. Revisor vurderer at formålet med selskapet neppe er forretningsmessig, og sett opp mot eierskapspolitikken er det ikke nødvendig at kommunen stiller et slikt krav. På den andre siden, så er selskapet i noe omfang med i en konkurransesituasjon når det gjelder utleie av lokaler. Lokalene til tidligere Mesna videregående skole som er planlagt til Idrettens hus, vil gjøre at de i større grad vil være i en konkurransesituasjon. På bakgrunn av dette anbefaler revisor at Lillehammer kommune bør klargjøre prinsippene for utbyttepolitikk i selskapet og fremme disse for generalforsamlingen. Problemstilling 8. Har selskapet utarbeidet etiske retningslinjer? Selskapet har i dag ikke egne retningslinjer, og legger kommunens etiske regelverk til grunn for driften. Revisor anbefaler at selskapet utarbeider etiske retningslinjer for sin virksomhet, samt sørge for at disse følges opp. Det er for øvrig ikke noe i veien for at de kan bruke kommunes retningslinjer og tilpasse de selskapet. Problemstilling 9. Skjer eierstyring gjennom eierorganet (generalforsamlingen)? Revisor vurdere følgende om denne problemstillingen: "I henhold til kommunens eierskapspolitikk skal eierstyringen utøves gjennom generalforsamlingen. Med utgangspunkt i at styret består av kommunepolitikere så kunne det være en viss risiko for at eierstyringen i realiteten skjedde gjennom styret. Vi har gått inn på dette, men har ikke fått informasjon som tilsier at eierstyring i stedet for i generalforsamlingen helt eller delvis skjer gjennom styret." Anbefalinger Side 23

24 Sak 24/16 Revisor har i rapporten gitt vurderinger og konklusjoner på hver problemstilling. Oppsummert har revisor følgende anbefalinger: I henhold til Lillehammer kommunes eierskapspolitikk bør kommunen utarbeide en tydelig eierstrategi for Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS. I henhold til Lillehammer kommunes eierskapspolitikk bør kommunen som eier lage rutiner for hvordan Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS skal rapportere til eier med hensyn til økonomi og virksomhet. Lillehammer kommune bør foreta en samlet vurdering av behovet for kompetanse i styret og hvordan det best bør settes sammen. Med henvisning til anbefaling fra KS så bør Lillehammer kommune klargjøre prinsippene for utbyttepolitikk i Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS og deretter fremme disse for generalforsamlingen. Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS bør utarbeide etiske retningslinjer for sin virksomhet, samt sørge for at disse blir fulgt opp. Vurderinger Sekretariatet mener Innlandet Revisjon IKS har utført en grundig selskapskontroll av Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS, og har besvart de problemstillingene som lå til grunn. Rapporten avdekker at selskapet drives ut fra formålet. Det er ikke noe i rapporten som tilsier at kommunen er misfornøyd med hvordan selskapet drives, eller kommunikasjon med selskapet. For øvrig er det en del formelle ting som revisjonen anbefaler at kommer på plass. For Lillehammer kommune sin del anbefales det å utarbeide en tydelig eierstrategi, rutiner for rapportering, vurdering av behovet for sammensetning og kompetanse i styret samt en klargjøring av prinsipper for utbyttepolitikk. Selskapet på sin side bør utarbeide etiske retningslinjer samt sørge for at disse følges opp. I selskapets uttalelse til høringsrapporten skriver de at anser at de fire første anbefalingene følges opp av kommunen som eier, mens selskapet sier at de selv skal gå igjennom og se nærmere på den siste anbefalingen. Selskapet sier i sitt høringssvar at de vurderer en slik ekstern kontroll/gjennomgang som nyttig for både selskapet og kommunen, og at den bevisstgjør situasjonen godt for begge parter. Konklusjon Sekretariatet foreslår at det gjøres følgende V E D T A K : 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapporten "Selskapskontroll Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS" til orientering og legger saken fram for kommunestyret med følgende INNSTILLING: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Selskapskontroll Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS» til orientering og forventer at revisjonens anbefalinger blir fulgt opp i kommunen og av kommunens eierrepresentant: Side 24

25 Sak 24/16 a. I henhold til Lillehammer kommunes eierskapspolitikk bør kommunen utarbeide en tydelig eierstrategi for Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS. b. I henhold til Lillehammer kommunes eierskapspolitikk bør kommunen som eier lage rutiner for hvordan Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS skal rapportere til eier med hensyn til økonomi og virksomhet. c. Lillehammer kommune bør foreta en samlet vurdering av behovet for kompetanse i styret og hvordan det best bør settes sammen. d. Med henvisning til anbefaling fra KS så bør Lillehammer kommunen klargjøre prinsippene for utbyttepolitikk i Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS og deretter fremme disse for generalforsamlingen. e. Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS bør utarbeide etiske retningslinjer for sin virksomhet, samt sørge for at disse blir fulgt opp. Øivind Nyhus Sekretariatsleder Kari Louise Hovland Rådgiver Kontrollutvalget Lillehammer har behandlet saken i møte sak 2/16 Rolf Kristiansen tok opp sin rolle som styreleder i selskapet og mente seg inhabil. Kontrollutvalget vurderte Kristiansen som inhabil og han fratrådte møtet under behandlingen av denne saken. Innlandet Revisjon iks v/kristian Lein presenterte innholdet i rapporten. Kontrollutvalget ønsker et nytt vedtakspunkt der de ønsker at kommunen vurderer å etablere valgkomite for selskapet. Videre endres "orientering" til "etterretning". Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige Vedtak Kontrollutvalget tar revisjonsrapporten "Selskapskontroll Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS" til etterretning og legger saken fram for kommunestyret med følgende I N N S T I L L I N G: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Selskapskontroll Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS» til etterretning og forventer at følgende anbefalinger blir fulgt opp i kommunen og av kommunens eierrepresentant: I henhold til Lillehammer kommunes eierskapspolitikk bør kommunen utarbeide en tydelig eierstrategi for Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS. I henhold til Lillehammer kommunes eierskapspolitikk bør kommunen som eier lage rutiner for hvordan Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS skal rapportere til eier med hensyn til økonomi og virksomhet. Side 25

26 Sak 24/16 Lillehammer kommune bør foreta en samlet vurdering av behovet for kompetanse i styret og hvordan det best bør settes sammen. Med henvisning til anbefaling fra KS så bør Lillehammer kommunen klargjøre prinsippene for utbyttepolitikk i Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS og deretter fremme disse for generalforsamlingen. Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS bør utarbeide etiske retningslinjer for sin virksomhet, samt sørge for at disse blir fulgt opp. Med henvisning til anbefaling fra KS bør Lillehammer kommune etablere valgkomite for selskapet. Side 26

27 Sak 25/16 Sak 25/16 KINOALLIANSEN AS Saksbehandler: Morten Andre Ørmen Arkiv: 037 C34 16/ Er behandlet / skal behandles i: Saksnr Utvalg Møtedato 24/16 Formannskapet /16 Kommunestyret Vedlegg: Vedtekter for Kinoalliansen AS, Aksjonæravtale Sammendrag: Medlemmene av Kinoalliansen (KA) inviteres til å kjøpe hver sin aksje i selskapet Kinoalliansen AS, som er under etablering. Parallelt med etableringen starter en prosess for avvikling av organisasjonen Kinoalliansen. Formålet med KA har siden starten vært å gi medlemmene tyngde i forhandlinger og muligheter til å hente ut stordriftsfordeler på linje med det en oppnår i kinokjedene, samtidig som man ivaretar fordelene ved lokalt eierskap og styring. Endringer i kinobransjen, spesielt i og rundt organisasjonen Film & Kino, har aktualisert nye roller for KA, hvor spesielt forhandlinger om filmleie er vesentlig. KA har derfor besluttet å opprette Kinoalliansen AS og inviterer alle medlemmer av KA til å tegne hver sin likelydende aksje i selskapet. Hver aksjonær i Kinoalliansen AS vil ha like rettigheter og forpliktelser, hver aksje vil ha ha samme pålydende, kr.5000,-. Hver aksjonær vil ha lik innflytelse gjennom generalforsamling. Bakgrunn: KA ble startet i 2003 under navnet B-kino alliansen, på initiativ fra kinoledere som først og fremst så behovet for å få flere aktører på banen innenfor salg/markedsføring av kinoreklame. KA lyktes med dette, og brøt dermed et monopol som hadde oppstått, til beste for en hel bransje. KA s medlemmer har over tid kunnet nyte godt av betydelig høyere reklameinntekter enn en ville gjort om en ikke hadde gjennomført dette. Fra dette har organisasjonen blitt utviklet til å gjennomføre forhandlinger og inngå avtaler også på andre forretningsområder. Kinolandskapet har de siste årene endret seg kraftig pga digitaliseringen av norske kinoer, markedsutvikling for film på ulike plattformer og en større privatisering i det norske kinomarkedet. Kulturdepartementets filmmelding, som ble behandlet i Stortinget høsten 2015, la grunnlag for endringer i kinobransjens organisering. Uavhengig av filmmeldingen vedtok Landsmøtet i Film & Kino i 2015 å legge ned medlemsorganisasjonen for kommunale kinoeiere, og opprette en ny bransjeorganisasjon for kinobedrifter. Fakta: Kinoalliansen: - Etablert i 2003, Lillehammer med siden starten kinoer (oktober 2015 Bodø, Egersund, Elverum, Førde, Gjøvik, Hamar, Harstad, Karmøy, Kongsberg, Kongsvinger, Larvik, Lillehammer, Lørenskog, Mo i Rana, Side 27

28 Sak 25/16 Molde, Mosjøen, Namsos, Oppdal, Porsgrunn, Sogndal, Steinkjer, Stord, Ullensaker, Voss, Årnes). - 1,7 millioner kinobesøkende (2014) - 15% av Norges samlede kinobesøk Film & Kino har til nå ivaretatt flere oppgaver på vegne av en samlet kinobransje. En viktig funksjon Film & Kino har hatt er som forhandler av filmleie for kinoer med årlige besøkstall under Denne funksjonen ser ut til å falle bort. Det er etter hvert få kinoer innenfor det størrelsessegmentet som KA arbeider i som står uten noen form for tilknytning, enten det er til en kinokjede eller til en allianse som KA. Filmleie er for mange kinoer den nest største utgiftsposten, etter lønnsutgifter. Filmleie er en variabel kostnad som betales av kinoene til filmdistributørene, basert på en avtalt prosentsats av billettinntektene på den aktuelle filmen. Som hovedregel inngås avtale mellom kino og filmdistributør gjeldende for alle filmer distributøren lanserer i avtaleperioden. Slike avtaler kalles filmleieavtaler, og regulerer satser for filmleie og hva filmleie skal beregnes av. De innebærer ingen binding av hvilke eller hvor mange filmer kinoen skal ta inn fra den aktuelle distributøren, kun rammene som skal gjelde når kinoen bestiller en filmoppsetting fra distributøren. Filmleieavtalene er svært viktige for kinoens økonomi. En mellomstor eller mindre kino som står alene, vil i praksis ikke ha en reell forhandlingsposisjon overfor filmdistributørene. Kinoalliansen i dag: KA har pr. i dag fremforhandlet gode avtaler for medlemmer på områder som foruten kinoreklame også omfatter teknisk service, forbruksmateriell til projeksjonsutstyr, kioskdrift/-innkjøp, produksjon/trykk av kinobilletter, nettsalg av billetter m.m. KA har representasjon i referansegruppa som har bidratt i Film & Kinos arbeid med forhandling av filmleie. KA har representasjon i styret i bransjeorganisasjonen Film & Kino. KA gjennomfører faglige seminarer som bidrar til å holde medlemmene oppdatert på sentrale fagområder knyttet til kinodrift, markedsføring, kinoteknologi m.m. Dette bidrar også til å skape kompetansearenaer og utvikling av nyttige nettverk. KA har eget «markedsråd» bestående av ressurspersoner fra medlemsbedriftene., som initierer og får gjennomført felles markedstiltak. Blant annet har rådet stått bak utviklingen av eget konsept for gjennomføring av aktiviteter rettet mot barn Vurdering: Flere av de større, internasjonale byråene har tydelig signalisert at de ikke forhandler med en løst sammenknyttet organisasjon, som f.eks. dagens KA. Behovet blir dermed sterkere for mer forpliktende allianser mellom de mellomstore norske kinoene som er avgjørende for de økonomiske rammene for den enkelte kino. Filmmeldingen fra 2015 har gitt andre rammevilkår, bl.a. med en nedtrapping av aktiviteten i Film & Kino. Med bakgrunn i dette er behovet for en mer formell tilknytning til KA og mellom kinoene i KA større. KA har derfor besluttet å opprette et aksjeselskap der dagens medlemmer går inn som eiere. Lillehammer kommune v/ Lillehammer kino er invitert til å tegne aksje i dette selskapet, pålydende kr.5000,- Side 28