Etiske retningslinjer

Transkript

1 Xerox etiske retningslinjer, XE Etiske retningslinjer Håndbok for Xerox medarbeidere Xerox Europe 2006

2 Utgave juli 2006 A Message from the President, Xerox Europe This handbook summarises and explains those Xerox policies that bear upon business ethics. It is intended as a ready and accessible source of information on the purpose of our ethical principles, what you must do, key problem areas and direction to further sources if information. Please study it carefully and keep it close by for reference whenever you have a question regarding ethical behaviour. One of Xerox s key values is to behave responsibly as a good corporate citizen and it is the responsibility of all of us to uphold it in today s fast changing and difficult world. All stakeholders in Xerox need to know that we behave in a consistent manner that is both correct and equitable. Our customers need to know that we will deliver the value we promise: our shareholders need to know that we represent business performance and opportunities honestly: our employees need to know that they will be treated with fairness and respect, whilst communities need to know that we are concerned with their well-being as well as our own. This handbook is a tool to assist us to behave in the way that our stakeholders expect. I know that all Xerox Europe employees want to behave ethically and this Code of Conduct is intended to help us all align around a common set of policies. Armando Zagalo de Lima President, Xerox Europe 2

3 Xerox etiske retningslinjer, XE Hvordan denne håndboken skal brukes Hovedpunkter: Håndboken kan brukes som referansepunkt og oppslagsverk for viktige regler. Håndboken inneholder illustrerende eksempler selv om disse ikke ment å dekke alle tenkelige situasjoner. Bruk fornuften og god forretningsmessig vurdering. Bruk den kritiske offentlighetstesten: Hvis du ikke ønsker å lese om dine handlinger og avgjørelser på forsiden av din lokalavis, ikke gjør det. Er du i tvil spør! Din leder, Ethics Helpline, Business Ethics Officer, HR Manager skal alle være tilgjengelig for å hjelpe deg gjøre det rette. Ethics Helpline Country Manager Norge og Business Ethics Officer, Jens Petter Ørjansen. (Mobil ) Controller, Dag Petterøe. (Mobil ) 3

4 Utgave juli 2006 Innhold Måten vi arbeider på Ikke-diskriminering, like muligheter, trakassering og mobbing Helse og sikkerhet Innsidehandel og innsideinformasjon Private rettigheter for Xerox medarbeidere Informasjonssystemer Interessekonflikter Offentlig engasjement og veldedige organisasjoner Misbruk av alkohol og rusmidler Å representere Xerox offentlig og mot kapitalmarkedet Å arbeide med kunder, leverandører og offentlige myndigheter Gaver og underholdning Private rettigheter for Xerox kunder Upassende betaling Hvitvasking av penger Innkjøpspraksis Rettferdig konkurranse og handelspraksis Internasjonal handelskontroll Kontakt med offentlige kontorer, lobbying og politiske bidrag Den økonomiske kontrollfunksjon Utøvelse av den økonomiske kontrollfunksjon Beskyttelse av Xerox verdier Beskyttelse av intellektuelle verdier og opphavsrettslig beskyttet materiale Klassifisering og beskyttelse av Xerox informasjon Forretningsarkiver og dokumentbeskyttelse

5 Xerox etiske retningslinjer, XE Måten vi arbeider på Ikke-diskriminering, like muligheter, trakassering og mobbing Xerox er en arbeidsgiver som fokuserer på like muligheter. Xerox diskriminerer ikke i rekruttering, utvelgelse, lønn, trening, jobbutnevnelser, forfremmelser, oppsigelser eller noen annen medarbeiderrelatert aktivitet med hensyn til rase, farge, nasjonalitet, religiøs tro eller tilknytning, kjønn, alder, etnisk eller nasjonal opprinnelser, ekteskapelig eller familiær status, seksuell legning, kjønnslig identitet, medlemsskap i faglige organisasjoner eller nåværende eller tidligere handikap. I Xerox betrakter vi mangfold som et konkurransemessig fortrinn som overgår forskjeller av alle slag og som omfatter kjennetegn som avvikende tenkning og forskjellige arbeidsmetoder. Medarbeiderne er beskyttet mot trakassering, tvang, trusler, hevn, represalier eller diskriminering ved innlevering av en klage eller ved deltagelse i en etterforskning. Xerox aksepterer ikke trakassering, mobbing eller diskriminering av noe slag. Likeledes utvidere Xerox denne forretningsetikk til også å gjelde kunder, forretningspartnere og levrandører Å behandle alle mennesker, internt og eksternt, med ærbødighet og respekt. Rapporter alle tilfeller av diskriminering og trakassering til nærmeste leder eller til HRrepresentant (HRR). Forsikre deg om at dine avgjørelser om mennesker er rettferdige, uten fordommer og basert på fakta. Kommentarer, spøk eller oppslag som kritiserer spesielle grupper (f. eks. nasjonalitet eller religion). Uønsket seksuelt press mot en hvilken som helst Xerox-medarbeider, kunde eller leverandør. Unnlatelse av å rapportere trakassering rettet mot individer eller grupper. Mobbing. 5

6 Utgave juli 2006 Helse og sikkerhet Xerox er forpliktet til å ha et arbeidsmiljø som er sikkert, trygt og fritt for farer, trakassering, trusler og vold. Å sikre helse og sikkerhet for Xerox medarbeidere, kunder og naboer fra uakseptable risikoer, går foran økonomiske vurderinger og vil ikke bli fraveket. Ta nødvendige forholdsregler for å unngå skader eller uheldige arbeidsforhold for deg selv eller andre Xerox medarbeidere. Rapporter skader og usikre arbeidsmåter eller forhold. Kjenn prosedyrene for behandling av krisesituasjoner på din arbeidsplass. Rapporter alle hendelser eller trusler om vold mot Xerox medarbeidere eller kunder. Følg alle offentlige forskrifter og Xerox standarder for helse og sikkerhet (H&S). Utfør alle arbeidsoperasjoner på en måte som sikrer helsen og minimaliserer risikoen for skader på medarbeidere og tap av eiendeler. Vær forberedt på nødssituasjoner som kan oppstå. Design produkter, materiell, tjenester og løsninger på en måte som ivaretar sikkerheten for medarbeidere og kunder. Ta vare på arkivmateriale i samsvar med gjeldende lovbestemte krav og med selskapets standarder. Forsikre deg om at leverandører og kontraktører opererer i samsvar med gjeldende regler og lovbestemmelser for helse og sikkerhet. Oppførsel som skremmer, plager eller truer en annen person (f. eks. forfølgelse). Å ikke rapportere hendelser som kan påvirke helse og sikkerhet hos felles medarbeidere eller noe du bør vite som er brudd på reglene for helse og sikkerhet. 6

7 Innsidehandel og innsideinformasjon Xerox etiske retningslinjer, XE Xerox medarbeidere er å betrakte som personer som har adgang til innsideinformasjon i henhold til reglene til Securities and Exchange Commission (SEC). I samsvar med det er alle medarbeidere underlagt restriksjoner i forbindelse med handel med Xerox-aksjer. Tilleggsregler gjelder for medarbeidere som har aktuell kunnskap om markedssensitiv informasjon om selskapet som ikke er kjent for offentligheten. Eksempler på markedssensitiv informasjon kan være opplysninger om fortjeneste, anskaffelser, viktige nye produkter, endringer i resultater eller utbytte, og rettstvister. Informasjonen blir vurdert som markedssensitiv hvis den kan påvirke en investors avgjørelse når det gjelder å kjøpe, beholde eller selge verdipapirer. Styremedlemmer eller direktører er, på grunn av sin posisjon i selskapet, underlagt mer restriktive regler og lover som gjelder spesielt for dem. Kjøp Xerox-aksjer kun for investeringens skyld. Det betyr at du bør beholde aksjene for en ikke forhåndsbestemt periode. Som en retningslinje bør du ikke selge aksjene innenfor en periode på seks måneder fra kjøpsdato. Du må ikke handle med opsjoner i andre tilfeller enn der hvor aksjeopsjoner blir gitt til medarbeidere gjennom Xerox, som en del av lønn eller premieringsplan. Ikke gjør handel med selskapets verdipapirer, inkludert Xerox vanlige aksjer, obligasjoner og andre verdipapirer, eller foreta samtidig kjøp og salg av aksjer til fast pris. Forbudet mot handel med Xerox verdipapirer gjelder også nærmeste familie og andre personer i samme husstand. Høyere krav til medarbeidere med aktuell innsideinformasjon Hvis du har tilgang til markedssensitiv informasjon: Ikke kjøp eller selg selskapets verdipapirer. Ordene kjøp og salg omfatter alle transaksjoner som handler direkte med en del typer av selskapets verdipapirer. Ikke gjør markedssensitiv informasjon kjent for andre personer i eller utenfor selskapet. Høyere krav til styremedlemmer og direktører Selskapets styremedlemmer og medlemmer av Xerox Corporations ledelsesgruppe kan kjøpe og selge selskapets verdipapirer kun i en definert periode. Perioden er en tiforretnings-dagers periode som åpner på den tredje forretningsdagen etter at selskapet har offentliggjort kvartalsresultater og som slutter på den tolvte forretningsdagen. I tillegg, alle slike styremedlemmer og medlemmer av styret i Xerox Corporation må kontakte styrets sekretær eller Associate General Counsel, Corporate, Finance and Ventures før noen transaksjon blir inngått. En SEC-regel som gjelder spesielle styremedlemmer sørger for at hvilken som helst kortsiktig fortjeneste som blir realisert av et slikt styremedlem kan bli tilbakeført til selskapet. Kortsiktig betyr et kjøp eller salg, eller salg og kjøp, innenfor en periode på mindre enn seks måneder. Engasjement i handel relatert til selskapets verdipapirer hvis du tror du besitter markedssensitiv informasjon. Fortelle andre om selskapets markedssensitive informasjon som ikke er offentlig kjent. Investere i selskapets verdipapirer i den hensikt å selge innen seks måneder. 7

8 Utgave juli 2006 Personlige rettigheter for Xerox medarbeidere Xerox samler inn og tar vare på personlig informasjon kun i den utstrekning det er nødvendig av forretningsmessige og lovpålagte grunner. Selskapet følger alle gjeldende lover og regler i forbindelse med oppbevaring og bruk av medarbeiderrelatert informasjon. Personlig informasjon som blir levert til parter utenfor selskapet (f. eks. i forbindelse med jobber eller kredittreferanser) er begrenset til (1) om personen er, eller var tidligere, ansatt i Xerox; (2) personens nåværende stilling, eller når det gjelder en tidligere ansatt, vedkommendes siste stilling; (3) ansettelsesperioden. Slik informasjon vil bli frigjort etter skriftlig henvendelse fra en organisasjon. I de tilfeller det er ønskelig med tilleggsinformasjon (f. eks. i forbindelse med lån/pantsettelser), vil informasjon kun bli frigjort etter medarbeiderens samtykke. I tillegg kan opplysninger blir frigjort for å utfylle lovbestemte krav (f. eks. informasjon som forlanges av trygdekontorer og forsikringsselskaper). Xerox medarbeidere bør ikke påta seg private oppgaver utover det som er lovpålagt. F. eks. vil Xerox rutinemessig overvåke all bruk av Xerox-eiet eller levert forretningsutstyr som blant annet datamaskiner og telefakser, enten utstyret blir brukt hos Xerox eller et annet sted. Xerox kan kontrollere telefonnummer som blir oppringt fra selskapets telefoner, og vil på forhånd gjøre medarbeiderne oppmerksomme på at deres telefonsamtaler kan bli overvåket. All informasjon som er lagret på Xerox datamaskiner eller annet Xerox utstyr (f. eks. mail servere) tilhører Xerox, og selskapet kan når som helst og uten varsel til medarbeiderne kontrollere informasjonen. Medarbeiderne bør også være oppmerksomme på at selskapet på samme måte har full adgang til alle kontorer som eies av Xerox, og til møbler, arkivskap og lager, selv om medarbeideren er utstyrt med nøkkel. Xerox vil imidlertid kun bruke eller avsløre personlig informasjon som er samlet inn eller observert gjennom overvåkning eller inspeksjon hvis det ikke finnes gode grunner for å hindre det f. eks. dersom det er mistanke om uærlige handlinger eller kriminell aktivitet. Der hvor du som medarbeider har tilgang til personlig- eller firmarelatert informasjon, må du hele tiden forsikre deg at du hindrer uoppmerksom distribusjon av alle data og all informasjon du besitter. Samarbeid fullt ut med Xerox når selskapet foretar undersøkelser om opptreden på arbeidsplassen, selv om du anser at dine handlinger eller de som er foretatt av en annen medarbeider er av personlig karakter. Når det blir gjort feil i forbindelse med å rette seg etter Xerox regler og prosedyrer for behandling av personlig informasjon relatert til Xerox medarbeidere. 8

9 Informasjonssystemer Xerox etiske retningslinjer, XE Xerox leverer elektroniske informasjonssystemer til medarbeidere for å hjelpe dem til å utføre selskapets oppgaver. Systemer omfatter e-post, datamaskiner, PDA er, skrivere, telefakser, telefoner, voice mail, trådløse enheter og alle relaterte operativsystemer og applikasjonsprogrammer. Xerox informasjonssystemer må kun benyttes til de formål som raskt og effektivt støtter Xerox forretningsmål og hensikter. Tilfeldig personlig bruk kan tillates etter godkjennelse av nærmeste sjef, men kun dersom det har minimal eller uvesentlig påvirkning (f. eks. begrenset varighet og omfang) på data- og nettverksressurser. Upassende bruk omfatter blant annet overføring av Xerox klassifisert, sensitiv personlig informasjon til uautoriserte personer eller til usikre steder, kommunikasjon på en måte som kan virke ærekrenkende, skadende, injurierende eller trakasserende, krenkelse av individuelle eierrettigheter (inkludert opphavsrett, varemerke eller varenavn), utforming eller distribusjon av kjedebrev, ikke-forretnings relatert video/audio materiell eller annen informasjon som bidrar til en uvennlig eller uproduktiv arbeidsplass, som er til bruk for ulovlige formål eller til bruk utover det som er tillatt, eller utforming, lagring, betraktning eller overføring av bilder og grafiske materiale som er upassende eller som på annen måte vil komme i konflikt med Xerox regler eller nasjonale lover. Medarbeidere som misbruker informasjonssystemer kan få sine rettigheter avslått eller begrenset; de kan også bli gjenstand for ytterligere disiplinære reaksjoner, sett i forhold til graden av overtredelse. Bruk systemene til godkjente formål og i samsvar med normale regler for systemene. Bruk aldri Xerox systemer til ulovlig aktivitet som f. eks. å se på eller laste ned barnepornografi, fremme pyramidespill av noe slag, eller til å omgå krav når det gjelder programvare. Rapporter omgående en hvilken som helst mistanke om sikkerhetstrussel mot informasjonssytemene (f. eks. virusangrep), som kan sette Xerox informasjon eller systemverdier på spill. Sensitiv personlig informasjon må ikke lagres på din Xerox datamaskin (se side 00). Bruk av Xerox systemressurser for private og personlige formål. F. eks.: Bruk av Xerox e-post for å utføre personlige forretninger eller bruk av Internett for å handle aksjer og verdipapirer. Initiere eller videreformidle e-post kjedebrev eller virusspøk. Bruk av Xerox systemer til å se på eller laste ned pornografi, overtredelser av regler for opphavsrett, gjengivelse av tredjeparts logo, eller foreta ulovlig nedlasting av programvare. Innstilling av elektronisk kommunikasjonsutstyr i den hensikt å skjule egen identitet eller for å utgi seg for å være en annen. Sende ærekrenkende eller injurierende (dvs. falsk informasjon om en annen person eller selskap), trakasserende eller truende kommunikasjon via e-post eller voice mail. En slik kommunikasjon som blir gjentatt eller er uønsket kan virke trakasserende. 9

10 Utgave juli 2006 Interessekonflikt En interessekonflikt oppstår når en medarbeider eller et nært familiemedlem av medarbeideren har betydelig finansiell interesse i et selskap som (1) har forretningsforbindelse med Xerox på en måte hvor medarbeideren deltar eller kan utøve innflytelse eller (2) er en konkurrent til Xerox. En betydelig finansiell interesse betyr at det er så viktig for medarbeideren at det kan innvirke på vedkommendes evne til opptre til beste for Xerox interesser. En interessekonflikt kan også oppstå når et nært familiemedlem er direktør, styremedlem, medarbeider eller konsulent for et selskap som møter kriteriene (1) og (2) i avsnittet ovenfor. For å utdype disse reglene; nære familiemedlemmer omfatter ektefelle, mindreårige barn og hvilket som helst annet familiemedlem eller person som bor i samme hjem som medarbeideren, inkludert papirløse forhold eller person som hjelper til i huset. En interessekonflikt eksisterer også hvis en medarbeider engasjeres som direktør, styremedlem, medarbeider, stifter eller konsulent i et utenforstående selskap som (a) er et konkurrerende selskap, eller (b) har forretningsmessige forhandlinger med Xerox som medarbeideren deltar i eller kan påvirke, eller (c) innvirker på medarbeiderens mulighet for å avsette full tid og oppmerksomhet til hans eller hennes arbeidsoppgaver, eller (d) opererer på en måte som er negativ eller fiendtlig overfor Xerox. Informer din nærmeste sjef om alle forretningsinteresser som du eller din nærmeste familie måtte ha utenfor selskapet dersom disse interessene kan medføre eller muligens kan medføre en interessekonflikt. Få godkjennelse fra din nærmeste sjef før du tar noe som helst annet engasjement. Informer om relevante fakta før du eller et nært familiemedlem blir involvert i eller får finansielle interesser i et utenforstående selskap som kan medføre mulige interessekonflikter. Gjennomfør de nødvendige aksjoner Xerox bestemmer for å løse en interessekonflikt. Å la være å få forhåndssamtykke fra Xerox før du aksepterer en stilling som stifter, direktør, medarbeider, styremedlem eller konsulent i et fortjenestebasert selskap eller organisasjon. Arbeide uavhengig i eller arbeide for eller være rådgiver for en som er individuelt engasjert i forretninger eller forskning som er lik ditt arbeid i Xerox. Engasjement i aktiviteter på vegne av annen virksomhet som kan komme i konflikt med Xerox, eller som innebærer urimelige krav til din tid og som hindrer deg fra å ha full oppmerksomhet på ditt arbeid og ansvar i Xerox. Bruk av Xerox ressurser til andre formål en Xerox forretningsvirksomhet. 10

11 Offentlig engasjement og veldedige organisasjoner Xerox etiske retningslinjer, XE Xerox oppfordrer selskapets medarbeidere til å delta, i samsvar med sine interesser og muligheter, i offentlig og veldedig virksomhet. Xerox vil ikke favorisere eller diskriminere medarbeidere som enten støtter eller er uenige i et standpunkt Xerox har tatt i forbindelse med offentlige aktiviteter eller organisasjoner. Xerox medarbeidere kan ikke godkjenne donasjon av Xerox ressurser eller gaver av noe slag (f. eks. papir, kopimaskiner) til enkeltpersoner eller til hvilken som helst organisasjon. Vær oppmerksom på at synspunkter som blir uttrykt gjennom din deltagelse i offentlige aktiviteter er dine personlige synspunkter, ikke Xerox. Henvis spørsmål om gaver / donasjoner til offentlige organisasjoner til Corporate Communications Department. Bruk av Xerox ressurser (f. eks. kopiering, levering av papir) for personlige oppgaver i offentlige organisasjoner. Å gi uttrykk for at din deltagelse betyr Xerox godkjennelse av en offentlig organisasjon eller aktivitet. 11

12 Utgave juli 2006 Misbruk av alkohol og rusmidler Xerox tillater ikke illegal bruk av (inkludert besittelse, distribusjon, utdeling, produksjon og overlevering) - eller å være påvirket av - ukontrollerbare midler eller alkohol i Xerox lokaler og i selskapets egne eller innleide bilder. Dette forbudet gjelder også alle andre arbeidssteder hvor medarbeidere er utplassert og alle steder ellers i arbeidstiden. Xerox vil hjelpe medarbeidere som utvikler problemer relatert til misbruk av alkohol og rusmidler. Medarbeidere kan søke frivillig hjelp eller etter råd fra sine nærmeste sjefer. Målet er å ta opp problemet før de påvirker utførelsen av arbeidet eller arbeidsforholdet. Problemindikatorer Å møte på arbeid eller utføre Xerox virksomhet under påvirkning av alkohol eller andre rusmidler. 12

13 Å representere Xerox offentlig og mot kapitalmarkedet Xerox etiske retningslinjer, XE Xerox Corporation er et globalt selskap som produserer nyheter over hele verden. Public Relations mål er sikre lik informasjon dvs. å kommunisere det samme budskapet overalt. De profesjonelle medarbeiderne i Public Relations arbeider med mediareportere hver dag for å forsikre at de har riktig informasjon slik at de kan produsere korrekte artikler. Xerox følger både Fair Disclosure Rules som er fastsatt av U.S. Securities and Exchange Commision (SEC), og andre offentlige lover som omhandler offentliggjøring av viktig informasjon til investeringsbransjen. Informasjon blir vurdert som viktig når en betydningsfull investor vil anse den for å være avgjørende for en beslutning om å kjøpe, selge eller beholde selskapets verdipapirer. For eksempel: Kvartalsvise eller årlige rapporter om fortjeneste; fusjoner og oppkjøp; nye produkter, oppfinnelser eller patenter. Investor Relations koordinerer all offentliggjøring av gradert og viktig informasjon til investeringsbransjen. Kun talspersoner som er autorisert av The Chairman og CEO (f. eks. Chief Financial Officer, Vice President and Secretary, Director of Investor Relations, Treasurer) kan diskutere gradert og viktig informasjon med investorer. Kapitalmarkedet omfatter institusjonelle investorer, finansielle sikkerhetsrådgivere og individuelle investorer. Krav til media kommunikasjon Hvis en reporter/journalist ringer for å snakke med deg: Finn ut hva han eller hun ønsker, noter navn, telefon-nr., hvilke media det gjelder og tidsfrist. Fortell journalisten at Xerox har prosedyrer for slike intervjuer og at du må klargjøre og følge disse prosedyrene. Ring deretter umiddelbart til din lokale kommunikasjonssjef. Hvis Informasjonsavdelingen ber deg om å delta i et godkjent intervju må du tenke nøye igjennom dine svar på alle de spørsmål journalisten stiller. Begrens dine kommentarer til de områder du kan og er ekspert på. Vær sannferdig og ærlig: hvis du ikke vet svaret på et spørsmål, svar nei. Uttrykk som ingen kommentarer, uoffisielt, og ikke for gjengivelse kan misforstås; unngå å bruke dem. Kontakt din lokale lokale kommunikasjonssjef for godkjennelse før du sier ja til et foredrag, en artikkel, en kundebekreftelse, en pressemelding, eller andre trykte eller kringkastede uttalelser som refererer til Xerox for eksterne mottakere. Krav til kommunikasjon med investorer Sprøsmål skal ikke kommenteres. Henvises til Country Manager Norge og Business Ethics Officer, Jens Petter Ørjansen. (Mobil ) Journalister er alltid på jobb, selv når de deltar på sosiale arrangementer. Hvis du kommer i kontakt med journalister på slike arrangementer må du snakke forsiktig og tenke deg godt om. Journalisten kan utforme alt du sier som et intervju. For mer informasjon: All kommunikasjon med journalister skal henvises til Cuntry Manager Norge og Business Ethics Officer, Jens Petter Ørjansen. (Mobil ) 13

14 Utgave juli 2006 Å arbeide med kunder og leverandører Gaver og underholdning Utveksling av gaver mellom medarbeidere i forskjellige selskaper er underlagt reglene i de involverte selskapene. Berettigelsen avhenger normalt av verdien og hensikten med gaven. Xerox har en bred definisjon på gaver - ikke bare materielle gaver og kontanter, men også underholdning, personlige tjenester og rabatter ved innkjøp. Som et hovedprinsipp er det eneste akseptable unntaket for gaver eller underholdning at det skal kreere god vilje. Gaver som påvirker mottakeren eller som får mottakeren til å føle seg forpliktet til å gjøre gjengjeld ved å handle med giveren, er upassende. Unntaket er at medarbeidere kan gi bort bredt distribuerte og annonserte småting (f. eks. reklameartikler som bl.a. penner med Xerox logo). Det er også tillatt å betale for trivselsrelaterte faktorer for kunder, som for eksempel måltider, forretningsreiser og underholdning, forutsatt at utgiftene er fornuftige, i samsvar med utgiftsreglene, ikke virker mot kundens egne regler, og er godkjent av selskapets ledelse. Ikke gi penger eller gaver til en leder, en offisiell representant eller medarbeider hos en leverandør eller kunde, hvis det kan oppfattes som å forsøke å oppnå spesielle fordeler. Ikke be om eller ta i mot penger fra en kunde, en leverandør eller noen andre i forbindelse med Xerox forretninger. Ikke aksepter gaver inkludert tjenester og innkjøpsrabatter av noen som helst grunn. Hvis du er i tvil, spør din nærmeste sjef. Hvis du blir tilbudt en gave eller noen leverer en gave hjemme hos deg eller på kontoret, fortell det omgående til din nærmeste leder. Nødvendige arrangementer vil bli gjort for å returnere eller bli kvitt gaven. Gaver til kunder ved spesielle anledninger må være fornuftige, ikke i strid med kundens regler, ikke kunne gi grunn til tro at vi søker spesielle fordeler, og forhåndsgodkjent av nærmeste sjef. Problemindikatorer Forslag om gjensidige forretningsmessige underholdningsarrangementer. En kunde eller leverandør som ber om noe av større verdi enn en vanlig reklameartikkel fra Xerox. Forretningsrelaterte utgifter for kunde eller leverandør som ikke er spesifisert som akkurat det. Deltagelse i forretningsmessig relaterte underholdningsarrangementer hvor du ikke har en legitim rolle. 14

15 Private rettigheter for Xerox kunder Xerox etiske retningslinjer, XE På samme måte som Xerox beskytter egen informasjon fra å bli misbrukt, forandret eller benyttet på en ikke godkjent måte, er Xerox også forpliktet til å beskytte informasjon som kundene har overlatt til oss. Xerox medarbeidere må utvise nødvendig aktsomhet for å hindre at kunde-eiet informasjon blir misbrukt eller tapt, særlig gjelder dette informasjon som kan identifisere kunden eller som inneholder identifiserbar og personlig informasjon om kundens medarbeidere, kunder eller klienter. Feil behandling av kundeinformasjon kan føre til rettslige tiltak mot Xerox og negativ publisitet som kan ødelegge selskapets omdømme. Medarbeider eller medarbeidere som er involvert vil bli gjenstand for disiplinære reaksjoner, og det kan også medføre avskjedigelse. Ikke bruk, offentliggjør eller endre på informasjon som er gitt av en kunde på måte som ikke er i samsvar med den bruk kunden har godkjent informasjonen til, eller bruk som er i strid med de krav som gjeldende Xerox-regler stiller, og heller ikke i strid med gjeldende offentlige lover og regler. Informasjon fra kunder må kun brukes for kundegodkjente forretningsformål. Arkiver med konfidensiell kundeinformasjon må sikres forsvarlig. Dette gjelder også databasert informasjon. Rådfør deg med Xerox Europe Legal department før det blir etablert en prosess for å samle inn, bruke, dele eller distribuere informasjon gitt av kunder. Lær og følg Xerox regler for beskyttelse av informasjon. I mangel av en spesiell avtale mellom en kunde og Xerox vedrørende informasjon fra kunden, er ikke-godkjent offentliggjøring av slik informasjon forbudt. Respekter ønskene til de kunder som har valgt å trekke seg fra å motta markedsinformasjon fra Xerox (e-post og kopier). Innhent godkjennelse fra Xerox lokale juridiske rådgiver før kundeinformasjon blir eksportert til land utenfor det europeiske økonomiske området. Er du i tvil, rådfør deg med din sjef eller Xerox Europe Legal department. Å presse en kunde for informasjon som kan sette vedkommendes jobb, rykte eller forretningsforhold til Xerox på spill. Bevisst å motta konfidensiell informasjon fra en kunde i de tilfeller hvor det ikke er noe gyldig forretningsmessig grunn til det, der hvor vedkommende som offentliggjør informasjonen ikke er godkjent for å sende den til Xerox, mottaket av informasjonen ikke er godkjent av rett Xerox-personell, eller at informasjonen ikke er i samsvar med en godkjent skriftlig avtale som spesifiserer betingelser og forhold som ligger til grunn for at Xerox skal motta informasjonen. Å videresende den kundegitte informasjonen til tredjepart (f. eks. selskaper som leverer finansielle tjenester) uten at kunden har gitt en klar skriftlig godkjennelse til å gjøre det, eller uten at det foreligger en skriftlig avtale som krever at tredjepart beskytter den informasjonen kunden har gitt Xerox tillatelse til å offentliggjøre. Å offentliggjøre kundegitt informasjon til en Xerox medarbeider som ikke trenger den for å utføre sitt arbeid eller tjenester godkjent av kunden. Hvis offentliggjøring av kundegitt informasjon til en ikke-autorisert Xerox medarbeider kan hjelpe Xerox til å beholde eller øke sine forretninger med en kunde, må ingen offentliggjøring finne sted før det foreligger skriftlig godkjennelse fra kunden. 15

16 Utgave juli 2006 Upassende betaling Det er ikke tillatt for Xerox medarbeidere å tilby noe av verdi for å oppnå en urettmessig fordel i salget av varer og tjenester, under utførelsen av finansielle transaksjoner, eller når de representerer selskapets interesser overfor offentlige myndigheter eller internasjonale organisasjoner som for eksempel de Forente Nasjoner. Alle land har forbud mot bestikkelser av sine offentlige ansatte, og kan også forby bestikkelser av representanter fra andre land. En overtredelse av disse lovene kan resultere i alvorlig sivile straffer eller bøter. Xerox regler går utover disse lovene og forbyr upassende betaling i alle våre aktiviteter med offentlige myndigheter, internasjonale organisasjoner og i den private sektor. U.S. lov og Xerox regler forlanger videre korrekt dokumentasjon for alle finansielle transaksjoner, inkludert betaling av provisjoner, gebyrer og bonuser, i tillegg til nøyaktig dokumentasjonsarkivering. Xerox ivaretar et internasjonalt kontrollsystem for å være sikre på at alle slike transaksjoner er grundig og fullt ut dokumentert, og at våre arkiver viser både disse transaksjonene og alle disposisjoner vedrørende Xerox eiendeler på en korrekt måte. Disse reglene hindrer ikke lovlige godtgjørelser for virkelige og enkelte forskjellige utgifter gitt i god tro, som reise- og levekostnader for kunder, og som er direkte relatert til markedsføring av produkter og tjenester eller i forbindelse med undertegningen av en avtale. Du må aldri gi, tilby, godkjenne et tilbud, direkte eller indirekte, av noen slags av verdi (f. eks. penger, varer eller en tjeneste) til en kunde, en representant for offentlig myndighet eller internasjonal organisasjon, for å oppnå en uberettiget fordel. En forretningsfordel som for eksempel en gave, et bidrag eller en form for underholdning, må aldri tilbys under omstendigheter som kan få det til å se ut som en utilbørlighet. Gi aldri en belønning eller annen betaling til offentlige representanter eller medarbeidere for å fremskynde en administrativ rutinebehandling uten å rådføre deg med Xerox Europe Legal department. Hvis en slik forenklende betaling blir gjort er det viktig at den blir klart og nøyaktig beskrevet i selskapets bøker og regnskaper. Bidrag fra selskapets fond eller andre eiendeler til politiske formål krever godkjennelse både av Xerox Corporation Vice President for Governmental Relations og Xerox Europe Legal department. Vær meget nøyaktige i valget av enkeltpersoner eller selskaper som skal representere Xerox, og krev at de følger både selskapets regler og gjeldende lover og regler. Ikke etabler og behold uregistrerte penger eller eiendeler i dine arkiver. Å engasjere en person eller et selskap som er blitt anklaget for upassende forretningspraksis som Xerox representant. Eller dersom det dreier seg om innflytelse på kjøpsavgjørelser, har fått et korrupsjonsrykte, eller har en familie eller andre forbindelser som urettmessig kan påvirke en avgjørelse hos en kunde eller en offentlig representant. Alle som kontakter deg foran en kontraktsavgjørelse og forlanger et spesielt opplegg med en offentlig representant eller med kunden eller forlanger en betalt provisjon før tildelingen av kontrakten eller avtalen. Alle personer som foreslår at et Xerox tilbud skal sendes gjennom en spesiell representant eller partner. Alle krav om at en provisjon eller annen betaling skal gjøres i et tredjeland eller i et annet navn. En betaling / provisjon som synes stor i forhold til den leverte tjenesten. 16

17 Xerox etiske retningslinjer, XE Hvitvasking av penger Xerox skal kun gjøre forretninger med vel ansette kunder som er involvert i lovlige forretningsaktiviteter, og som har sine inntekter fra lovlige forretninger og kilder. Folk som er involvert i kriminell aktivitet, inkludert terrorisme, kan forsøke å skjule sine kriminelle handlinger eller forsøke å få disse handlingene til å se lovlige ut ved å hvitvaske inntektene gjennom lovlig virksomhet. Mange land, inkludert Storbritannia, har lover som gjør det forbudt å akseptere eller behandle inntekter fra kriminelle aktiviteter. Xerox integritet og rykte kan blir alvorlig skadet hvis vi ikke oppdager kundeforhold og transaksjoner som utsetter oss for risiko i denne forbindelse. I Storbritannia er det forbudt for alle å inngå i et arrangement hvor en person blir hjulpet til å skaffe seg, skjule, holde på eller investere midler som er resultatet av kriminelle handlinger. Å lære å identifisere typer av betaling som er forbundet med aktiviteter som omfatter hvitvasking av penger (f. eks. mange postanvisninger eller reisesjekker, store kontantbeløp, sjekker på vegne av kunder fra en ukjent tredjepart). Sammenlign med alle tilgjengelige lover som forbyr hvitvasking av penger og som krever innrapportering av kontanter eller andre mistenkelige transaksjoner. Hent inn tilstrekkelig informasjon og dokumentasjon om nye kunder, agenter, og andre forretningsforbindelser slik at du er sikker på at de er involvert i lovlig forretningsvirksomhet og at selskapets midler kommer fra lovlig virksomhet. Hvis du har noen mistanker eller spørsmål om hvitvasking, rett dine betenkeligheter og spørsmål til din ledelse eller til Business Ethics Officer. Løs eventuelle spørsmål før du går videre med transaksjonene. En kunde, agent, eller en annen potensiell forretningsforbindelse som ikke vil gi detaljert informasjon, eller som gir utilstrekkelig, falsk eller mistenkelig informasjon, eller som er opptatt av å unngå rapportering eller krav til dokumentasjon og arkivmateriale. Forlanger å betale kontant. Tidlig tilbakebetaling av lån i kontanter eller tilsvarende kontante midler. Ordre eller innkjøp som virker uvanlige eller som ikke er i samsvar med kundens forretningsvirksomhet. Uvanlige og komplekse betalingsmåter, betalingsmønstre som ikke reflekterer virkelige forretningsformål, eller uvanlig fordelaktige betalingsbetingelser. Uvanlige pengetransaksjoner til og fra fremmede land som ikke er relatert til handelen. Transaksjoner som involverer steder som er identifisert som skatteparadiser, eller områder med aktiviteter innenfor hvitvasking av penger. En struktur på transaksjonene som blir gjort for å unngå evt. arkivering og krav til rapportering. Krav om å overføre penger eller returnere innbetalte beløp til en tredjepart eller til en ukjent eller ikke kjent konto. Trådløse overføringer som ikke er i samsvar med kundens forretningsaktiviteter, eller overføringer som har sin opprinnelse eller slutter hos parter som ikke har noe med transaksjonen å gjøre. 17

18 Utgave juli 2006 Innkjøpspraksis Xerox baserer sine leverandørforbindelser på grunnleggende prinsipper om ærlighet, redelighet, gjensidig respekt og ikke-diskriminering. Våre forbindelser er basert på lovlig og rettferdig praksis. Vi skal kun gjøre forretninger med leverandører som viser høy standard i sine forretningsførsel. Vi forventer også at leverandører følger etiske og lovlige krav i utførelsen av sin forretningsvirksomhet, og at det inkluderer egne medarbeidere, selskapets lokalsamfunn, og med Xerox. Vise ærlighet, integritet og redelighet i alle forhandlinger med leverandører. Ikke inngå forretningsforbindelser med en leverandør på den spesielle kontraktsbetingelse at leverandøren aksepterer å ta i bruk Xerox produkter og tjenester. Å insistere på gjensidige tjenester eller byttehandling er i strid med reglene. Baser avgjørelser om innkjøp på det som best ivaretar Xerox Europas interesser, ikke på personlige vurderinger og forbindelser. Interessekonflikter kan oppstå hvis forbindelser med fremtidige eller eksisterende leverandører går på bekostning av uavhengig og god vurderingsevne. Hvis det er mulighet for interessekonflikt må du konferere med din leder og XE Business Ethics Officer. Innvolver Global Purchasing før du gjør noen avtale med en leverandør. Ikke inngå noen utenforstående forretningsforbindelse med en leverandør uten at det er full åpenhet om det hele, og etter skriftlig forhåndsgodkjennelse av Global Purchasing. Baser alle innkjøpsbeslutninger på innkjøpsreglene som er utgitt av Global Purchasing og som er innenfor XE Purchasing Directive (tilgjengelig på linken til Global Purchasing nettsider). Å akseptere udokumenterte innkjøpsavtaler. Forpliktelse på selskapets midler overfor en hvilken som helst leverandør uten en godkjent innkjøpsordre med korrekte og godkjente signaturer. Å tilby eller ta imot gaver, fordeler eller andre ting av verdi. Ikke aksepter gaver, fordeler eller underholdning som har en verdi over $25 uten forhåndsgodkjennelse av din nærmeste sjef. Unnlate å følge konkurransemessige anbudsregler eller normer. Bruk XE Purchasing Policy til enhver tid. En leverandørs motvilje mot å gjennomføre forretningsevalueringer eller dele annen ikke-beskyttet informasjon med Xerox Europa. En Xerox kunde som tilbyr seg å kjøpe eller fortsette å kjøpe Xerox produkter og tjenester som en betingelse for å tilby Xerox spesielle priser på sine produkter og / eller tjenester (gjensidighet). Dirigere forretningsvirksomhet til en leverandør som er eiet eller drevet av familie eller en nær venn. Forhandle med eller snakke om leverandøravtaler uten å involvere Global Purchasing eller lokal innkjøpsavdeling. 18

19 Rettferdig konkurranse og handelspraksis Xerox etiske retningslinjer, XE Xerox forholder seg til konkurranselovgivningen i alle sine aktiviteter. Konkurranselovene forbyr avtaler uttalte eller indirekte, formelle eller uformelle, nedskrevet eller muntlige med en hvilken som helst konkurrent for å øke priser eller redusere produksjon. Men det er imidlertid tillatt med andre typer av avtaler med konkurrenter der hvor deltakerne opptrer likt for å oppnå konkurransefordeler (som lavere priser til forbrukerne) enn det deltagerne kan oppnå hver for seg. Spørsmålene er komplekse og kan oppstå i forhandlinger både med kunder, leverandører og konkurrenter. Konsekvensene for uoverensstemmelser omfatter potensiell sivilrettslig, og noen ganger strafferettslig, forføyning overfor Xerox og den enkelte medarbeider. Utvekslingen av sammenlignende informasjon med konkurrenter kan medføre alvorlige spørsmål i forbindelse med konkurranslovgivningen. Fremtidige prisplaner må aldri deles med konkurrenter; utveksling av informasjon om kostnader og lønn med konkurrenter krever nøye kontrollerte betingelser, mens utveksling av best practices kan forbedre konkurransen. Utveksling av informasjon med en ikke-konkurrent er vanligvis ikke betenkelig. Interne forretningsdokumenter og annen kommunikasjon (inkludert håndskrevne notater, e- post, og telefonlister) er å betrakte som avsløringer i konkurransetvister og etterforskning av offentlige myndigheter. Unngå kontakt med konkurrenter som kan medføre mistanke om ulovlige avtaler, enten kontakten er personlig, skriftlig, via telefon eller pr. e-post. Konferer med Xerox Europe Legal department før du inngår avtaler om distribusjon, forhandlersalg eller markedssamarbeid. Xerox er normalt forhindret fra å diktere utsalgspriser til distributører og andre forhandlere, og i spesielle situasjoner har vi heller ingen mulighet til å blande oss inn i med hvem distributøren eller forhandleren gjør forretninger. Lær og sammenlign med dine spesifikke forretningsregler når det gjelder kontakt med konkurrenter, data som angår konkurrenter, og deltagelse i handelssammenslutninger og profesjonelle organisasjoner, samt organisasjoner som fastsetter standarder og sertifiserer og godkjenner produkter. Vær varsom i skrift og tale for å unngå uttalelser som kan misforstås slik at de kan indikere en hensikt om å opptre på en ikke-konkurrende måte. Rådspørr Xerox Europe Legal department tidlig i en evalueringsprosess som omfatter en foreslått sammenslåing, et oppkjøp eller et fellesforetak (joint venture). Betinge salg eller leie av et produkt eller tjeneste på kundens avtale til også å omfatte annet separat produkt eller tjeneste. Forsøke å inngå et samarbeid med en kunde som krever at Xerox kjøper kundens produkter eller tjenester som kontraktsfestet betingelse for at de kjøper Xerox produkter og tjenester. Forsøk på og aksept av gjensidig handel er et brudd på reglene. Begrense en kundes valg når det gjelder å bruke eller videreselge Xerox produkter og tjenester. Teknologiske lisensavtaler som begrenser friheten til lisenstageren eller lisensgiveren. Selektiv rabattering. Godkjenning av distribusjonsavtaler med territoriale eller kunderelaterte begrensninger. Nekte salg av produkter og tjenester til konkurrenter. Prisfastsetting lavere enn kostnadene. Å tilby veldig høye priser på varer og tjenester som innkjøperen trenger for å konkurrere mot Xerox. 19

20 Utgave juli 2006 Internasjonal handelskontroll og antiboikott Mange land regulerer internasjonalt handelssamkvem import, eksport og internasjonale finanstransaksjoner på grunn av nasjonal sikkerhet og internasjonale regler. Xerox følger gjeldende internasjonale handelskontrollreguleringer når det gjelder lisensiering, forsendelsesdokumentasjon, importdokumentasjon, rapportering og krav til arkivering i alle land selskapet opererer. I noen tilfeller omfatter disse restriksjonene også finansielle transaksjoner så vel som internasjonal handel med varer, teknologi, programvare og tjenester. I tillegg forbyr USA ethvert samarbeid med boikott mot land som er uvennlige mot USA eller mot selskaper som kan være svartelistet av spesielle grupper eller land. Lær og følg ditt selskaps egne regler når det gjelder internasjonale transaksjoner. Rådfør deg med den lokale US Export Control koordinator for å sjekke internasjonale transaksjoner mot gjeldende lover og regler, eller hvis en konflikt oppstår mellom amerikansk lov og gjeldende lov i et annet land eller region (f. eks. lover som blokkerer visse amerikanske lover som er adoptert av EU). Hvis Xerox er ansvarlige for nøyaktigheten i importdokumentasjonen, etabler prosedyrer for å overvåke og verifisere informasjonen som blir presentert for offentlige myndigheter. Hvis kunden er den ansvarlige part er det viktig å sørge for at Xerox leverer full og nøyaktig informasjon som er nødvendig for å gjøre ferdig importdokumentene. Fortell din sjef om alle boikott-relaterte forespørsler, inkludert spørsmål om informasjon. Unnvikende, nølende, eller på andre måter utilfredsstillende svar fra en kunde på spørsmål om sluttbruker, leveringsdato og leveringssted. Uvanlig fordelaktige betalingsbetingelser. Mangel på interesse for normal trening, kundesupport eller garantiservice. Fraktselskap oppført som endelig mottaker. Uvanlig innpakking, merking eller forsendelsesmåte på varene. Uvanlige risikoforanstaltninger eller sikkerhetsmål. Linker til militære formål som ikke passer med transaksjonen. Transaksjoner som involverer et land med import- eller eksportforbud. En importfaktura som ikke reflekterer den fulle verdien på de importerte varene eller overførselspriser som ikke dekker alle kostnader. Alle betalinger til en eksportør som ikke er inkludert i fakturaprisen eller på annen måte rapportert til tollmyndighetene. Unøyaktig eller ufullstendig beskrivelse av de importerte varene i fakturaen. Unøyaktig identifikasjon av opprinnelsesland for de importerte varene. Bruk av en importtariff-klassifisering som ikke synes å være en nøyaktig beskrivelse av de importerte varene. Xerox beskrevet som registrert importør i et land som ikke har en etablert Xerox import prosess. For mer informasjon vennligst kontakt: US Export Controls Information 20