GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE

Transkript

1 SKODJE KOMMUNE Møteinnkalling Utval: FORMANNSKAPET Møtestad: Rådhuset Møtedato: Tid: Eventuelt forfall kan meldast til telefon Varamedlemmar møter etter nærare avtale. SAKLISTE Sak nr. Arkivsak 9/13 13/140 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE /13 12/689 Ikkje off. ofl. 13, jfr. fvl. 13 Ofl 13 KLAGE PÅ AVSLAG PÅ STARTLÅN 11/13 11/142 SKATTEOPPKREVJAREN SIN ÅRSRAPPORT OG KONTROLLRAPPORT /13 12/576 SKRIV OG MELDINGAR FORMANNSKAPET Skodje, 27. februar 2013 Terje Vadset ordførar

2 Skodje kommune Formannskapet Sak 9/13 Sak nr.: Utval Møtedato 9/13 Formannskapet Arkivsak nr.:13/140 Arkiv: PERM formannskapet Sakshandsamar: Knut Berg GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE RÅDMANNENS FRAMLEGG TIL VEDTAK: Protokollen frå møte vert samrøystes godkjent. MELDING OM ENDELEG VEDTAK TIL:

3 Skodje kommune Formannskapet Sak 10/13 Ikkje off. ofl. 13, jfr. fvl. 13 Ofl 13 Arkivsak nr.:12/*** Arkiv: FNR ****** Sakshandsamar: May-Britt Haugen Sak nr.: Utval Møtedato 10/13 Formannskapet KLAGE PÅ AVSLAG PÅ STARTLÅN Saksdokument vert lagt fram i møtet.

4 Skodje kommune Formannskapet Sak 11/13 Arkivsak nr.:11/142 Arkiv: 203 Sakshandsamar: May-Britt Haugen Sak nr.: Utval Møtedato 11/13 Formannskapet SKATTEOPPKREVJAREN SIN ÅRSRAPPORT OG KONTROLLRAPPORT 2012 SAKSDOKUMENT: 1. Kontrollrapport 2012 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen datert Skatteoppkrevjaren sin årsrapport for Årsmelding interkommunal arbeidsgjevarkontroll for 2012 SAKSOPPLYSNINGAR: Finansdepartementet v/skattedirektoratet har det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkrevjarfunksjonen. Riksrevisjonen har ansvaret for den formelle revisjon av skatterekneskapen, medan oppgåvene med kontroll av skatteoppkrevjarfunksjonen vert utført av Skatteetaten v/skatt Midt- Norge. Kommunen sin skatterekneskap vert lagt fram for Skattedirektoratet v/skatt Midt-Norge, og er ein delrekneskap til Skatteetaten sin samla rekneskap. Skatt Midt-Norge skal innan den året etter rekneskapsåret utarbeide ein kontrollrapport for skatteoppkrevjarfunksjonen i den einskilde kommune. Rapporten vert sendt til kommunestyret med kopi til riksrevisjonen, kontrollutval og skatteoppkrevjaren. Kommunestyret/kontrollutval skal ikkje handsame sjølve skatterekneskapen, med får ved kontrollrapporten ei tilbakemelding på om skatteoppkrevjarfunksjonen vert utført på ein tilfredsstillande måte. Arbeidsgjevarkontrollen er ein del av skatteoppkrevjaren sitt ansvarsområde. Skodje kommune er med i eit interkommunalt samarbeid innan arbeidsgjevarkontroll. Årsmeldinga til arbeidsgjevarkontrollen ligg ved til orientering. RÅDMANNENS FRAMLEGG TIL INNSTILLING: Skatt Midt-Norge sin kontrollrapport for 2012 samt skatteoppkrevjaren sin årsrapport for 2012 vert tekne til vitande. MELDING OM ENDELEG VEDTAK TIL:

5 Skatteetaten Saksbehandtar Dykkar dato Vår dato Thu Iversen Direkte tlf Dykkar referanse Vår referanse / Kommunestyret i Skodje Rådhuset SKODJE SKOUJEKOMMUNE Sek L-1 0 5') 2 5 FEB t Na-- Kontrollrapport 2012 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen for Skodje kommune 1. Generelt om fagleg styring og kontroll av skatteoppkrevjarfunksjonen Skatteoppkrevjaren sitt ansvar og mynde følgjer av skattebetalingsloven 2-8, som vert utfylt av "Instruks for skatteoppkrevjarar", fastsett av Skattedirektoratet 8. januar Skattekontoret har fagleg ansvar og instruksjonsmakt over skatteoppkrevjarane i saker som vedkjem skatteoppkrevjarfunksjonen, og pliktar å yte rettleiing og hjelp i faglege spørsmål. Skattekontoret søkjer gjennom mål- og resultatstyring å leggje til rette for best mogeleg resultat for skatteoppkrevjarfunksjonen. Grunnlaget for skattekontoret sin styring av skatteoppkrevjarfunksjonen er "Instruks for skattekontorenes styring og oppfølging av skatteoppkreveme" av 11.januar Grunnlaget for skattekontoret sin kontroll av skatteoppkrevjarfunksjonener "Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreveme" av 1. februar Skattekontoret har ansvaret for å avklare at skatteoppkrevjarfunksjonenvert utøvd tilfredsstillande i høve til gjeldande regelverk på følgjande områder: Intem kontroll Rekneskapsføring, rapportering og avlegging av skatterekneskapen Skatte- og avgiftsinnkrevjing Arbeidsgjevarkontroll Riksrevisjonen har ansvaret for revisjon av skatteoppkrevjarfunksjonen. Skatteetaten utfører oppgåvene med kontroll av skatteoppkrevjarfunksjonen. Postadresse Besøksadresse Sentralbord Postboks 2060 Sjå Molde Org. nr: : Telefaks For elektronisk henvendetse se

6 44, 2012/ Side 2 av 4 2. Skatteoppkrevjarfunksjonen si måloppnåing 2.1 Skatte- og avgiftsinngang Skatterekneskapen for Skodje kommune viser per 31. desember 2012 ein skatte- og avgiftsinngang] til fordeling mellom skattekreditorane (etter frådrag for avsetjing til margin) på kr og uteståande restansar2på kr Skatterekneskapen er avlagt av kommunen sin skatteoppkrevjar 18.januar Innkrevjingsresultat Vi har gått gjennom innkrevjingsresultata per 31. desember 2012 for skatteoppkrevjarkontoret for Skodje kommune. Resultata viser følgjande: Totalt innbetalt i MNOK: Innbetalt av sum krav (i %): Resultatkrav (i %): Innbetalt av sum krav (i %) forre år: Innbetalt av sum krav (i %) regionen: Restskatt personlege skattytarar 2010: 7,3 97,4 % 98,5 % 99,8 % 94,8 % Arbeidsgjevaravgift 2011: 57,8 100,0 % 100,0 % 99,7 % 99,8 % Forskotskatt personlege skatteytarar 2011: 21,3 98,5 % 98,5 % 99,4 % 99,3 % Forskotstrekk 2011: 115,7 100,0 % 100,0 % 100,0 % 99,9 % Forskotskatt upersonlege skatteytarar 2011: 5,6 100,0 % 100,0 % 98,7 % 100,0 % Restskatt upersonlege skattytarar 2010: 5,6 99,6 % 100,0 % 100,0 % 99,5 % 2.3 Arbeidsgjevarkontroll Skatteoppkrevjaren for Skodje kommune er tilslutta den interkommunale kontrollordninga ved Nordre Sunnmøre kemnerkontor. Ordninga oppnådde eit resultat på 4 % for Resultatet for kommunen per 31. desember 2012 viser følgjande: Tal arbeids- Minstekrav gjevarar 5 % 126 Tal utførte Utført kontrollar kontroll 2012: 2012 (%) 6 4 3,2 % Utført Utført kontroll kontroll 2011 (%) 2010 (%) 6,7 % 8,5 % Utført kontroll 2012 i region (%) 4,5 % ' Sum innbetalt og fordelt til skattekreditorane 2 Sum opne (ubetalte) forfalne debetkrav

7 2012/ Side 3 av Bemanning Sum årsverk til skatteoppkrevjarfunksjonen etter skatteoppkrevjar sin resultatrapportering: Tal årsverk 2012 Tal årsverk 2011 Tal årsverk ,2 1,2 1,3 Kontroll av skatteoppkrevjarfunksjonen Skattekontoret har ikkje gjennomført stadleg kontroll av skatteoppkrevjarkontoret i Siste stadlege kontroll vart halden 3. november Stadleg kontroll for området arbeidsgjevarkontroll vart halden ved Nordre Sunnmøre kemnerkontor 22. og 21 januar Skattekontoret har i 2012 gjennomført kontorkontroll av skatteoppkrevjarkontoret for områda intern kontroll, skatterekneskap, innkrevjing og arbeidsgjevarkontroll. Skattekontoret har gjennom sine kontrollhandlingar i 2012 ikkje gjeve nokre pålegg eller tilrådingar til skatteoppkrevjarkontoret. Resultat av utført kontroll Intern kontroll På bakgrunn av dei kontrollane som vi har gjennomført, har skattekontoret ikkje funne vesentlege manglar i skatteoppkrevjaren sin overordna interne kontroll. Rekneskapsforing, rapportering og avlegging av skatterekneskapen På bakgrunn av dei kontrollane som vi har gjennomført, finn skattekontoret at rekneskapsføringa, rapporteringa og avlegginga av skatterekneskapen i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk og gjev eit rettvist uttrykk for skatteinngangen i rekneskapsåret. Skatte - og avgiftsinnkrevjinga På bakgrunn av dei kontrollane som vi har gjennomført, finn skattekontoret at utføringa av innkrevjingsarbeidet og oppfølginga av restansane i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk.

8 2012/ Side 4 av 4 Arbeidsgjevarkontroll På bakgrunn av dei kontrollane som vi har gjennomført, finn skattekontoret at utføringa av arbeidsgjevarkontrollen i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk og retningsliner, men vert ikkje utført i tilstrekkeleg omfang då det berre er utført 3,2 % kontrollar mot et krav på 5 %. Venleg helsing fsteh-hav.( in-ove Hjortland fung. avdelingsdirektør Skatt Midt-Norge Ida Moen Kopt til: Kontrollutvalet i Skodje kommune Skatteoppkrevjaren i Skodje kommune Riksrevisjonen

9 Årsrapport 2012 Skatteoppkrevjaren i Skodje

10 Innhald 1 Generelt om skatteoppkrevjarens verksemd Skatteoppkrevjarkontoret Ressursar Organisering Ressursar og kompetanse Internkontroll Vurdering av skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i rekneskapsåret Kommunens del av skatteinngangen i rekneskapsåret Skatteutval Skatterekneskapen Avlegging av skatterekneskapen Margin Margin for inntektsåret Margin for inntektsåret Kommentar til marginavsetnaden Innkrevjing av krav Restanseutviklinga Totale restansar og krav stilt i bero Kommentarar til restansesituasjonen og utviklinga i restansar Restansar eldre år Kommentarar til restansar og restanseoppfølginga for eldre år Innkrevjingas effektivitet Vurdering av kontorets resultat pr Vurdering av samanheng mellom aktivitet og resultat Omtale av spesielle forhold Kontorets eventuelle tiltak for å betre effektiviteten i innkrevjinga Særnamskompetanse Arbeidsgjevarkontroll Organisering av arbeidsgjevarkontrollen Planlagde og gjennomførte kontrollar Resultat frå arbeidsgjevarkontrollen Vurdering av arbeidsgjevarkontrollen Samarbeid med andre kontrollaktørar Gjennomførte informasjonstiltak Årsmelding Årsrapport 2012 Skatteoppkrevjaren i Skodje - 2

11 1 Generelt om skatteoppkrevjarens verksemd 1.1 Skatteoppkrevjarkontoret Ressursar Ressursfordeling Årsverk %-del fordelt Tal årsverk ved skatteoppkrevjarkontoret som berre er nytta til skatteoppkrevjarfunksjonen i rekneskapsåret 1, % Ressursbruk ved skatteoppkrevjarkontoret, fordeling av årsverk Skatterekneskap 0,40 34 % Innkrevjing av skatt og arbeidsgjevaravgift 0,45 38 % Arbeidsgjevarkontroll 0,27 24 % Informasjon og rettleiing til skatte- og avgiftspliktige og rekneskapsførarar/revisorar 0,05 4 % Skatteutval 0,00 0 % Administrasjon 0,00 0 % Sum 1, % Organisering Verksemda er organisert som ein del av økonomiavdelinga og vert leia av skatteoppkrevjaren. Økonomiavdelinga er organisert som ein stabsfunksjon under rådmannen. Skatteoppkrevjaren utøver den mynde og dei plikter som er tillagt den kommunale skatteoppkrevjaren, jfr. Instruks for skatteoppkrevere av 8. januar 2008, Instruks om føring av skatteregnskapet av 18. desember 2008 samt Retningslinjer til utfylling av skatteoppkreverinstruksen kapittel Ressursar og kompetanse I 2012 har ein hatt ei 90 % stilling som skatteoppkrevjar og som i all hovudsak gjer alle oppgåvene på kontoret. Andre tilsette ved økonomiavdelinga utfører oppgåver i samband med utbetalingsområdet. I tillegg kjem vår deltaking i den interkommunale arbeidsgjevarkontrollen med ei 24 % stilling. Totalt nyttar ein 1,17 årsverk på skatteområdet i Skodje kommune. I tillegg til dette kjem ressursar til datastøtte, ekspedisjon, postmottak og arkivering. Disse oppgåvene vert utført av sentraladministrasjonen i kommunen. Kompetansen på kontoret er vurdert å vere god, både innan skatterekneskapen, innkrevjing, arbeidsgjevarkontroll og utøving av særnamsmannskompetansen. Diverse kurs m.m. i regi av skattekontoret m.fl. er med å betre kompetansen for aktørane som arbeider med skatteområdet. Ressursar og kompetanse for arbeidsgjevarkontrollen er gjort greie for i eiga årsmelding som ligg ved her. - Årsrapport 2012 Skatteoppkrevjaren i Skodje - 3

12 1.2 Internkontroll Arbeidsoppgåvene er fordelt på få tilsette, men den interne kontrollen er vurdert å vere tilfredsstillande. Det vert utarbeidd verksemdplan kvart år, gode rutineskildringar ligg føre og desse vert årleg gjennomgått og ajourført. På utbetalingsområdet har vi fått godkjent å fråvike kravet om to uavhengige personar til attestasjon og tilvising samt ytterlegare to til å autorisere utbetaling i nettbanken ved at berre ein person autoriserar utbetalingane i nettbanken. Dette er grunngjeve med bemanningssituasjonen på avdelinga. Det er utarbeidd prosedyrar for å kvalitetssikre at arbeidsoppgåvene vert utført etter gjeldande lover og reglar. Sett i samanheng med kontoret sin storleik, vurderer ein den styrande, gjennomførande og kontrollerande dokumentasjonen å vere tilfredsstillande. 1.3 Vurdering av skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i rekneskapsåret Rekneskapen syner pr ein skatte- og avgiftsinngang til fordeling mellom skattekreditorane (etter frådrag for avsetjing til margin) på kr ,-. Dette er ein nedgang på kr ,- eller 1,8 % i høve til Rekneskapsåret 2011 var ekstraordinært fordi ein einskild skattytar innbetalte tilleggsforskott med ca. kr 30 mill. kroner Kommunens del av skatteinngangen i rekneskapsåret Rekneskapen syner at kommunens del av skatteinngangen i 2012 vart kr ,-. Dette er kr ,- mindre enn i I prosent utgjer nedgangen 5 %. Ein ser spesielt at det er skattearten «forskottsskatt person» som har ein vesentleg nedgang i høve til Det vert gjort merksam på at ein einskild skattytar bidrog med ca. 10 mill. kroner i I 2012 var det budsjettert med ein skatteinngang på kr ,- og rekneskapen syner at skatteinngangen vart kr ,- høgare enn budsjettert, altså ein auke på 5,4 %. 1.4 Skatteutval Skatteoppkrevjaren har motteke ein søknad i Dette var søknad om ettergjeving/nedsetjing av restskatt Slike søknadar vert lagt fram for skatteutvalet i regionen med innstilling frå skatteoppkrevjaren. Saka var ikkje ferdig handsama pr Årsrapport 2012 Skatteoppkrevjaren i Skodje - 4

13 2 Skatterekneskapen 2.1 Avlegging av skatterekneskapen Skatteoppkrevjaren i Skodje kommune stadfestar at skatterekneskapen for 2012 er ført, avstemt og avlagd i samsvar med gjeldande forskrifter og retningsliner, jf. Instruks for skatteoppkrevere 3-1. Det er ikkje motteke pålegg om rekneskapsføringa, rapporteringa og avlegginga av skatterekneskapen frå regional kontrolleining. Årsrekneskapen for 2012 følgjer som vedlegg til årsrapporten, og er signert av skatteoppkrevjaren. 2.2 Margin Margin for inntektsåret 2011 Konto 2191 i inntektsåret eller før Konto 2191 periode 1-6 året etter inntektsåret Konto 2191 totalt avsett Konto 2192 bruk av avsett margin Konto 1210 inneståande margin Konto 2350 overskytande forskott Differanse mellom avsett og overskytande forskott Inneståande margin for inntektsåret 2011 pr kr ,- For mykje avsett margin - kr ,- Marginprosent: Prosentsats marginavsetjing: 10 % gyldig frå Margin for inntektsåret 2012 Konto 2191 i inntektsåret eller før Konto 2191 periode 1-6 året etter inntektsåret Konto 2191 totalt avsett Konto 2192 bruk av avsett margin Konto 1210 inneståande margin Konto 2350 overskytande forskott Differanse mellom avsett og overskytande forskott Gjeldande prosentsats marginavsetning: 10 % gyldig frå Kommentar til marginavsetnaden For inntektsåret 2011 er det totalt sett av kr ,-. Pr er det brukt kr ,- til utbetaling av til gode ved skatteavrekning (overskytande forskott). Ein avsetnad på 10 % vert såleis sett på som tilstrekkeleg. - Årsrapport 2012 Skatteoppkrevjaren i Skodje - 5

14 3 Innkrevjing av krav 3.1 Restanseutviklinga Totale restansar og krav stilt i bero Skatteart Restanse Herav berostilt restanse Restanse Herav berostilt restanse Endring i restanse Endring i berostilt restanse Sum restanse pr. skatteart Arbeidsgjevaravgift Artistskatt Forseinkingsrenter Forskottsskatt 0 0 Forskottsskatt person Forskottsstrekk Gebyr Innkrevjingsinntekter Inntekt av summarisk fellesoppgjer Kjeldeskatt Restskatt Restskatt person Diverse krav Kommentarar til restansesituasjonen og utviklinga i restansar Den totale restansen (forfalte debetkrav) kan svinge noko i små kommunar, då einskilde restansar kan påverke det totale bilete i større grad enn i større kommunar. Som tabellen syner, har det vore ein auke i restansane med kr ,-. Det er spesielt skatteartane forseinkingsrenter, forskottsskatt person samt restskatt frå bedrifter som utgjer auken. Forseinkingsrentekrav vert produsert når skattekrav vert nedbetalt til 0. I løpet av 2012 er det nedbetalt fleire skattekrav frå eldre år, heilt tilbake til 90-tallet, og dermed har det vorte høge beløp på fleire nye rentekrav dette året. Restansen på utskriven forskottsskatt person syner også ein stor auke. For inntektsåret 2012 var det til saman sendt krav på forskottsskatt på kr ,-. For 2011 hadde denne skattearten kr ,- i samla krav. For skattearten restskatt, som her tyder restskatt frå bedrifter, har auken også vore særs høg sett i samanheng med tidlegare år. Bedriftene gjer generelt sett opp krava sine i Skodje, men rekneskapen syner at det pr står att 7 krav. Ein del av desse vil falle bort etter melding om endring, medan andre vil bli betalt. Eit par av selskapa er også sletta i Enhetsregisteret, så på sikt må vi nok avskrive disse. - Årsrapport 2012 Skatteoppkrevjaren i Skodje - 6

15 Tiltak som konkret er knytt til reduksjon av totale krav: Avskriving Det er i 2012 utført 5 avskrivingssaker på til saman kr ,-. Dette er i hovudsak avskriving etter konkurs. 2 saker gjeld krav i konkurs - avskrive beløp kr ,- ( + renter kr 8 905,-). 3 saker gjeld avskriving av forelda arbeidsgjevaravgift/ forseinkingsrenter kr 7 486,-. Nedsetjing av pensjonsgjevande inntekt Når utlikna skatt og avgift ikkje vert betalt fullt ut (tre år etter likningsåret), eller skattane er ettergjevne/nedsette/utgiftsførte, skal skattekontoret endre likninga ved å setje ned pensjonsgjevande inntekt. I Skodje var det i 2012 endra pensjonsgjevande inntekt i 4 saker og trygdeavgifta utgjorde kr ,-. Ettergjeving I 2012 har det ikkje vore ettergjeve krav verken på upersonlege eller personlege skattytarar Restansar eldre år Inntektsår Sum restanse (debet) Herav skatteart Restskatt person Kommentarar til restansar og restanseoppfølginga for eldre år Restansar for eldre år vert følgt opp jamleg i høve til innkrevjing og forelding. Det er nokre få skattytarar som er skuldig store beløp og desse krava utgjer over 50 % av restansane. Kontoret har gått gjennom rapporten Restanseliste forelda krav pr og sikra at krav ikkje vert forelda utan at tiltak vert sett i verk. Tal på krav som var forelda pr : 0 - Årsrapport 2012 Skatteoppkrevjaren i Skodje - 7

16 3.2 Innkrevjingas effektivitet Vurdering av kontorets resultat pr Styringsparameter Totalt innbetalt skatt/avgift av sum krav siste år, fordelt på skatte-/avgiftsart Resultat pr Resultatkrav Differanse Kommentarar til avvik Restskatt for personlege skattytarar (2010) 97,4 % 98,5 % -1,1 % Manglar kr ,- for å nå kravet. Total restanse for restskatt 2010 er kr ,- (5 skattytarar). Arbeidsgjevaravgift (2011) 100,0 % 100,0 % 0,0 % Nøgd med resultatet. Forskottstrekk (2011) 100,0 % 100,0 % 0,0 % Nøgd med resultatet. Utskriven forskottsskatt for personlege skattytarar (2011) Restskatt for upersonlege skattytarar (2011) 98,5 % 98,5 % 0,0 % 99,6 % 100,0 % -0,4 % Restanse forskottsskatt 2011 er kr ,- (3 skattytarar). kr ,- står ubetalt i restskatt frå to selskap. Begge selskapa er sletta i Enhetsregisteret. Utskriven forskottsskatt for upersonlege skattytarar (2011) 100,0 100,0 0,0 % Nøgd med resultatet. Innkravd restskatt av sum krav til innkrevjing siste år (inntektsåret 2010) 82,4 % 85,0 % -0,8 % Skodje hadde regionens høgaste krav og er nøgd med måloppnåinga. Kontoret er i hovudsak nøgd med resultata for Skatteoppkrevjaren i Skodje er eit av dei kontora i regionen som har høgast krav blant anna for innkrevjing av restskatt. I denne kategorien har kravet frå skattekontoret auka frå 81,3 % for restskatt 2007 til 98,5 % for restskatt Som tabellen ovanfor syner, har vi ikkje nådd resultatkravet for alle skatteartar, men er totalt sett nøgde. Særleg nøgd med resultata for arbeidsgjevaravgift, forskottstrekk og forskottsskatt upersonlege (bedrifter) der oppnådd resultat er 100 %. - Årsrapport 2012 Skatteoppkrevjaren i Skodje - 8

17 3.2.2 Vurdering av samanheng mellom aktivitet og resultat Kontinuitet og rask oppfølging av restansar syner seg å vere viktig med tanke på å innkrevje uteståande skattar og avgifter. Det er viktig å kome i dialog med og setje i verk tiltak overfor skuldnaren så raskt som mogleg. Slik unngår ein at situasjonen får utvikle seg til å bli uoverkommeleg og skuldnaren har då betre føresetnader til å kome à jour med restansesituasjonen. Dei gode resultata kan tyde at kontoret har arbeidd målretta og nytta verkemidlane i rett tid og i rett form Omtale av spesielle forhold Det har ikkje vore spesielle forhold ut over det som reknast som normalt i Kontorets eventuelle tiltak for å betre effektiviteten i innkrevjinga Skatteoppkrevjaren sitt fagsystem SOFIE er i stadig utvikling og fungerer betre på fleire områder. Maskinelle prosedyrar/aktivitetar gjev effekt og meir arbeidstid kan såleis nyttast til tyngre innkrevjing. 3.3 Særnamskompetanse Skatteoppkrevjaren har mynde til å halde forretning for utleggspant etter heimel i skattebetalingslova Mynde gjeld for krav omhandla i skattebetalingslova, folketrygdlova og for krav som skatteoppkrevjaren med heimel i særlover kan krevje inn etter reglane for innkrevjing av skatt. Aktivitet 2012 Beløp Beløp 2011 Varsel om utlegg Utlegg teke Ikkje noko til utlegg I 2012 er det sendt ut 67 varsel om utleggsforretning og helde 32 utleggsforretningar. Av desse er det 20 med utlegg hovudsak i bankinnskott, fast eigedom og lausøyre. Aktiviteten varsel om utleggsforretning har generert inntekter i form av gebyr til Skodje kommune med kr ,-. - Årsrapport 2012 Skatteoppkrevjaren i Skodje - 9

18 4 Arbeidsgjevarkontroll 4.1 Organisering av arbeidsgjevarkontrollen Det er med verknad frå oppretta eit interkommunalt samarbeid om utføring av arbeidsgjevarkontrollen mellom kommunane Ålesund, Giske, Haram, Midsund, Sandøy, Sula, Skodje, Ørskog, Stordal, Norddal og Stranda. To kommunar knytte seg til samarbeidet i 2011, nemleg Herøy og Hareid og ytterlegare 3 kommunar i Dette er Sande, Volda og Ulstein. Ålesund kommune er vertskommune og har arbeidsgjevaransvaret for dei tilsette i kontrollgruppa. 4.2 Planlagde og gjennomførte kontrollar I 2012 var det planlagt 6 ettersyn. Tal på gjennomførte kontrollar 2012: 4 Som utgjer: 3,2 % av totalt tal leverandørar av løns- og trekksoppgåver i kommunen. Tal på gjennomførte kontrollar i 2011: 8 Som utgjer: 8,5 % av totalt tal leverandørar av løns- og trekksoppgåver i kommunen. 4.3 Resultat frå arbeidsgjevarkontrollen Det har vore avdekka beløp i 1 av kontrollane. Det er foreslått endring i auke i inntektsgrunnlag med ca. kr ,- og endring i grunnlag arbeidsgjevaravgift med same beløp. 4.4 Vurdering av arbeidsgjevarkontrollen Målet om å halde 6 kontrollar i 2012 vart ikkje nådd. Dette kan skuldast ulike forhold som bl.a. tyngre kontrollar, ressurssituasjon (fleire nytilsette, sjukmelding), nye rutinar m.m. Kontrollobjekt vert innmeldt til arbeidsgjevarkontrollen gjennom heile året. Arbeidsgjevarkontroll er viktig med omsyn til avdekking av feil og manglar i bedriftene sine rekneskap, samt at vi kan tilføre ny og naudsynt informasjon i høve til plikter og krav som bedriftene har. 4.5 Samarbeid med andre kontrollaktørar Det har ikkje vore fellesaksjonar med skattekontor, arbeidstilsyn eller andre offentlege etatar i Samarbeidet med skattekontoret i ulike saker har fungert godt gjennom året. 4.6 Gjennomførte informasjonstiltak Det årlege informasjonsmøtet vart gjennomført på 4 stadar i Dette var på Stranda, Ørskog, Herøy og Ålesund. - Årsrapport 2012 Skatteoppkrevjaren i Skodje - 10

19 4.7 Årsmelding Teamleiar for den interkommunale arbeidsgjevarkontrollen har utarbeidd eiga årsmelding og denne følgjer med som eige vedlegg. Skodje, 18. januar 2013 May-Britt Haugen skatteoppkrevjar Vedlegg: Årsrekneskapen signert av skatteoppkrevjaren Årsmelding interkommunal arbeidsgjevarkontroll år Årsrapport 2012 Skatteoppkrevjaren i Skodje - 11

20 Årsrekneskap for Skodje kommune - detaljert Bank Utbetalinger som ikke er gjennomført 0 0 Likvider Int fordelt folketr arbavg Int fordelt folketr medlavg Int fordelt stat FS Int fordelt til fylkeskomm Int fordelt til kommunen Int fordelt til stat TS mv Mellomregnskapskonto Oppgjørskonto RAFT Skyldig skattekreditorene Diverse debitorer og kreditorer Innbetalinger ikke inntektsført Uidentifiserte innbetalinger 0 0 Skyldig andre Innestående margin Udisponert resultat -3-3 Ikke fordelt til skattekreditorer Arbeidsgiveravgift Personlige skatteytere Selskapsskatt Innbetalt skatter og avgifter Renteinntekter Renteutgifter Renter Innfordringsinntekter Innfordringsutgifter Innfordring Fordelt til Folketrygden - arbeidsgiveravgift Fordelt til Folketrygden - medlemsavgift Fordelt til Fylkeskommunen Fordelt til kommunen Fordelt til Staten Videresending plassering mellom kommuner Fordelt skattekreditorene Krav som er ufordelt 0 0 Sum totalt 0 0

21 Årsrekneskap for Skodje kommune for rekneskapsåret Avlagt etter kontantprinsippet Likvider Skyldig skattekreditorene Skyldig andre Innestående margin Udisponert resultat -3-3 Sum 0 0 Arbeidsgiveravgift Personlige skatteytere Selskapsskatt Renter Innfordring Sum Fordelt til Folketrygden - arbeidsgiveravgift Fordelt til Folketrygden - medlemsavgift Fordelt til Fylkeskommunen Fordelt til kommunen Fordelt til Staten Krav som er ufordelt 0 0 Videresending plassering mellom kommuner Sum Sum totalt 0 0 Skodje, 18. januar 2013 May-Britt Haugen skatteoppkrevjar

22

23

24

25

26

27

28

29 Skodje kommune Formannskapet Sak 12/13 Sak nr.: Utval Møtedato 12/13 Formannskapet Arkivsak nr.:12/576 Arkiv: 033 Sakshandsamar: Knut Berg SKRIV OG MELDINGAR FORMANNSKAPET SAKSDOKUMENT: 1. Perioderapport for januar Skulefritidsordninga i Skodje kommune Informasjon frå rådmannen 3. SFO: Skriv frå Skodje Arbeiderparti 4. Referat frå møter i byggenemnd for Prestemarka barnehage og Stette barnehage 5. Referat frå møter i arbeidsgruppe for total driftsgjennomgang SAKSOPPLYSNINGAR: VURDERING: RÅDMANNENS FRAMLEGG TIL VEDTAK: Skodje formannskap tek framlagde skriv og meldingar til orientering. MELDING OM ENDELEG VEDTAK TIL:

30 PERIODERAPPORT JANUAR 2013 Skodje - den gode bukommunen med mangfald, utfordringar og trivsel

31 I. INNLEIING Vedlagtfølgjerperioderapportfor januar2013.rapporten er utarbeiddutan innsendteavviksskjema frå einingsleiarar,av ulike årsakar.det periodiserte resultatfor eininganeer difor bådeav denne grunnogavdet høvetat ein er tidlig i året og har lite talmaterialeå sjåtil hefta med ein del usikkerheit.dette gjeldspesieltkostnadsbiletetil einingane. Det periodisertedriftsresultatetfor januarsynersamlasett ei rekneskapsmessigmeirforbrukpå kronerog somi hovudsakskuldastmindre skatteinngangennbudsjettert. II. SKJEMA1A DRIFT PERIODEREGNSKAPET2013 JANUAR Regnskapsskjema 1A-drift R B A gjeldende Skatt på inntekt og formue Ordinært rammetislkot Skatt på eigedom - - Andre direkte eller indirekteskatter - - Andre generelle statstilskot Sum frie disponible inntekter Renteinntekterog utbytte Renteutgifter, provisjonar andre finansutgifter Avdrag på lån Netto finansinntekter/utgifter Avsett til ubundne fond - Avsett til bundne fond - Dekningav meirforbruk tidlegareår Bruk av disp fond Bruk av bundne fond - ÅRSBUDSJETTET Netto avsetninger Overført investeringsrekneskapen Til fordeling drift Sum fordelt til drift frå skjema 1b Rekneskapsmessig meir/mindreforbruk Skjema1a synerdriftsinntekter sett i høvetil bruk i drifta, og synerperiodisertrekneskapmot budsjettpr januar.i kolonnatil høgreer årsbudsjettet teke med. I høvetil rammetilskotetsåer det ikkje nokongrunn til å tru at det vil verte noko annaenndet budsjetterte,og somer hentafrå kommunebudsjettet(grønbok).det somkanendrebilete nokoer ved revisjonav statsbudsjettetog eventuelloverføring til kommunane,samtdette med skjønsmidlar. Korstore skjønsmidlan eventueltvert for 2013er ikkje moglegå få nok svarpåno, men midlane brukarå komeut på hausten. I storleikenandregenerellestatstilskotliggverskommunetilskotetmed 10,4mill kr og rentekompensasjonenmed 1,944mill kr. I høvetil vertskommunetilskotetsåer det heller ikkjeher grunntil å tru at det vil verte nokoannarleisenn det budsjetterte.i høvetil rentekompensasjonenså vil det vereavhengigav at kompensasjonsberettigainvesteringarvert gjennomførtsomplanlagt.

32 Denstorleikensomdet på inntektssidavil knytte segmestspaningtil i tida framoverer skatteinngangen. Tabell1: AKKUMULERT SKATTEINNGANG INKL UTJAMNING Rekneskap Rekneskap budsjett avvik jan febr mars april mai juni juli aug sept okt nov des Tabell1 synerakkumulertskatteinngangfor 2012,budsjettert skatteinngangenfor 2013,akkumulert skatteinnganghittil i år, inklusivtsålangt skatteinngangpr 25.februar.Nokomeir kankome siste daganeav månaden,men det vil lite truleg vere snakk om store beløput frå historikk. Skatteinngangenkanverenoko vanskeligå periodisere rett på ein slikmåte at ein kanfeste lit til det kvartid periodiserteavviket.særskiltgjelddette tidlig i året når ein har lite dataå haldesegtil. Somhovudregelsåer det slikat skatteinngangenkjem annankvarmånad,i januar,mars,mai, juli, septemberog november.deiøvrigemånadaneer det kun mindreskatteinnbetalingarsomkjem. Dette høveter ogsåsynlignår viserden akkumulerte skatteinngangengrafisk,figur 1: I figur 1 er akkumulertskatteinngangsynt fram til og med april. Somein sersåkjemskatteinngangen stort sett «sprangvis»annenkvarmånad(vert somei trapp).i figurener det syntbokført

33 skatteinngangtil og med april i blå linje. Grønlinje synerbudsjettert skatteinngang2013til og med april. Raudlinje synerrealisertskatteinngangtil og med februar 2013.Somein serav bådetabell og graf liggden noko underdet budsjetterte(pr februar med 1,4mill kr). Omdette er ein «trend»eller tilfeldig variasjontidlig i året er umoglegå seienokoom. Einvil betre sjådette bilete når marsog april tala er påplass. Det er å merkeat tala presenterther inkludererskatteutjamninga. I høvetil finansstorleikanesåer det såtidlig på året ikkjemoglegå seienokoom her vil verte avvik i høvetil det budsjetterte.størsteusikkerheitavil knytte segtil kvaein klararå få til av avkastning på «kraftfondet»og om ein vil kunnefå eit utbytte frå ØrskogEnergiASpå1 mill kr sombudsjettert. III. SKJEMA1B EININGANE PERIODEREGNSKAPET2013 JANUAR ÅRSBUDSJETTET gjeldende Skjema 1b - einingane R B A Sentraladminstrasjonen Prosjekt/avsetnader Reinhald it-drift Politiskstyring Sum leiing/støttefunksjoner Skodjebarneskule Skodjeungdomsskule Fellesgrunnskule / barnehage Skodjebarnehage Valle skule og barnehage Stette skule og barnehage Sum oppvekst SOMS HBO Samhandelingsreformen Sum pleie og omsorg Prestemarkabutilbod Prestemarkadagtilbod Sum psykisk utviklingshemma Teknisketenester VAR - - Helsesenter Storfjorden barnevern NAV Skodje Kultur PPT Religiøseformål Landbrukskontor Momsrefusjonfrå inv Korreksjonsføring*) Sum fordelt til drift (til skjema 1B) *) Gjeld motkonto avskrivninger og kalk renter ført på VAR områda

34 I høvetil eininganesåer ein framleissåtidlig i året at det stort sett er umoglegå seienok sikkert om eventuellerisikoar.det vil seierisikoarfor at ting ikkje gårsomtenkt eller planlagt.deiavvikasom ein no måtte sjåer ikkje egnatil stort annaenn å leite etter årsakatil avvika,og eventuelttette disse. Det somer viktig i dette arbeidetno i byrjingaer å sjåetter det somkanverte systematiskeavvikog somover tid vil skapeproblem.usystematiskeavvik(tilfeldig variasjon)kanein i denneomgangsjå vekkfrå, dei vil truleg i det langeløp uansettjamne segut. Skjema1b er for øvrigsett opp litt annarleisenntidligare,ved at einingarsomhøreri lager summert opp til sineområder,litt meir i tråd med sliksombudsjettarbeidetvar gjort. Til dømessåserein at budsjettetleggopp til å nytte ca28,7mill kr netto til det ein kankallefor strategiskleiiingog støttefunksjonar,82,8mill kr til skule,sfo og barnehage,osb.

35 SKODJE KOMMUNE Sentraladministrasjonen Skodjeformannskap Vår ref 04/ Sakshandsamar BenteGlomsetVikhagen, Dykkar ref Arkiv A22 Dato Skulefritidsordninga i Skodje kommune Skodjekommunestyrevedtok18. desember2012endringari vedtekterog i betalingsregulativ for skulefritidsordningai Skodjekommune.Endringanegjeld i hovudsakaukei foreldrebetalingamed20%,endringfrå kjøp av økter til kjøp av heiledagarfrå og mednytt skuleår,samtnokoredusertbemanning. Bakgrunn for endringane: I sambandmedei analyseav tenestetilbodet i Skodje kommunevåren2012peikadetsegut nokre områdederskodjekommunedriv dyrt samanliknamedandrekommunar.eitt avdesseområdavar skulefritidsordninga.årsakentil at Skodjekommunedrifta dyrarevar bådeknytt til meir bemanning,menog til eit meir fleksibelttilbod enn landsgjennomsnittet. Fleksibiliteteni vårt tilbod harmellomannaført til eit annatypebruksmønsterav SFOordningaenni andrekommunar. Bruksmønster i Skulefritidsordninga i Skodje i 2011: SFO Skodje Gj.snitt land Andel innbyggere6-9 år i SFO 68,6 59,8 Andel brukeremed100%plass 20,6 53,7 Andel av 6 åringersomfortsetti SFOandreåret) ,8 Nettodriftsutgiftertil skulefritidstilbodperinnbyggjar ( 6-9 år) kr I sambandmedbudsjettprosessen fram mot 2012vart rådmannenbedtom å leggjefram forslagtil endringarinnanforområdet.målsetjingavar å finne tiltak somkunneivareta kvaliteteni SFO innanforei rammesomskodjekommunehadderådtil. I førsteomgangsågein om SFOkunnedriftastinnanfor sjølvkostprinsippet.dettevil i praksisseieat deter foreldrebetalingsomfinansiererheiletilbodet.fleirekommunardriftar SFOinnanforeit slikt prinsipp. Postadresse 6260 Skodje Sentralbord Telefaks E-post postmottak@skodje.kommune.no Bankkonto Kommunenr Organisasjonsnr

36 2 Etter nærmare analyse såg ein at dei ulike SFO tilboda i kommunen har svært ulikt grunnlag for å kunne nå eit slikt mål. Ein stor SFO har eit anna utgangspunkt for regulere bemanninga enn ein liten SFO. Sjølvkostprinsippet innanfor vår skulestruktur såg rådmannen difor på som urealistisk å oppnå i Ein såg det likevel som realistisk å kunne drifte SFO tilbodet rimelegare enn per dato dersom ein sat i verk ein kombinasjon av ulike tiltak. Dette inneber: 1. Redusere fleksibiliteten på tilbodet omhandlar å gå over frå ei ordning der foreldre kan velje økter per dag, til ei ordning der ein kjøper heile dagar. (Gjeldande frå 1. aug ) 2.Justere bemanningsnorm omhandlar å gå frå eit barn- vaksen forholdstal på 1-12, til ( Gjeldande frå ) 3.Endring i betalingsregulativet med 20% auke (gjeldande frå 1. April) Betalingsregulativet er knytt til timepris. 38 vekes tilbod: - føl skuleåret 45 vekers tilbod: - ope heile året utanom juli: Gjeldande sats (5d tilbod) 25 kr t ( 5d plass per mnd= 2215 kr) 25 kr t (5d plass per mnd = 2950) Ny sats (frå 1. April )5d tilbod) 32 kr t ( 5d plass per mnd= 2660 kr) 32 kr t ( 5d plass per mnd = 3550 Talet på veker per år og timar per veke varierer mykje frå kommune til kommune. Månadssatsane ein kommune opererer med må difor vurderast som høg eller låg i samanheng med dette. Kostrastatistikken under, frå 2011, samanliknar kommunane i Møre og Romsdal utifrå eit tilbod på 20 t i veka. Statistikk for føregåande år vert gjort tilgjengeleg 15 juni kvart år. Eit godt samanlikningsgrunnlag for SFO satsar i 2013 vert difor ikkje tilgjengeleg før 15. juni i 2014.

37 3 Vi kan sjølvsagt kartlegge i betalingsregulativet, opningstidene, og type tilbod i kvar av kommunane for å skaffe oss eit bilde av korleis vi ligg an i høve til andre kommunar i Møre og Romsdal. Her er det likevel ein del «fallgruver», då variablane er mangfaldige og noko uoversiktlege. Dette kan lett medføre at vi samanliknar «eple og pære». Vi har likevel grunnlag for å seie at eit SFO tilbod i Skodje kommune mest truleg ligg til ein timepris i midtre sjikt i Møre og Romsdal i Vi tilbyr mange opningsveker i året og lange opningstider per dag. Dette medfører at vi mest truleg ligg, når timepris vert omrekna til månadssats, ligg på ein månadssats i øvre sjikt. Skodje kommune har per dato ikkje søskenmoderasjon knytt til SFO. ( Barnehage har 30% på barn nr 2, og 50% på barn nr 3) Per dato har vi 16 familiar med to barn i SFO 0 familiar med tre barn i SFO Per dato har: 25 familiar i Skodje har sagt opp plassen til tilsaman 26 barn 14 familiar har redusert tilbodet til 16 barn,gjeldande frå 1. April ( verknadsdato for nytt betalingsregulativ (I fjor var det 9 oppseiingar i same periode) 1. mars er søknadsfrist for opptak til nytt SFO år. Det er etter dette opptaket vi vil sjå korleis bruken av SFO vert i Skodje kommune frå og med nytt skuleår.

38 Skodje-politikarane sitt ansvar knytt til prisane på SFO. Heile hausten 2012 arbeidde administrasjonen og politikarane i Skodje målretta med budsjett Å kunne presentere eit driftsbudsjett i balanse er ein krevjande prosess der alle må bidra, - særleg når situasjonen tilseier at vi i utgangspunktet har lite pengar til drift. På alle tenesteområda måtte dei spare; det vart med anna innkjøp- og tilsetjingsstopp. Som politikar fekk vi rapportar som viste at dei fleste einingane klarte å knipe inn på drifta si gjennom hausten Einingsleiarane viste då kvar ein kunne gi litt, og kvar ein eventuelt kunne spare inn på 2013-budsjettet. Sjølv om alle skar inn til beinet fekk vi presentert eit budsjett i balanse som innebar store konsekvensar: Rådmannen foreslo (i grove trekk) å innføre eigedomskatt eller å leggje ned ein skule. Det vart ramaskrik frå fleire hald, - særleg knytt til å endre på skulestrukturen. Alle partia i kommunestyret var samde i at det var uaktuelt å leggje ned ein skule. Kva med å innføre eigedomsskatt? Då må alle vere med å bidra til å få meir på inntektssida! Arbeiderpartiet prøvde å få gehør for at det er feil samfunnspolitikk å la barnefamiliane måtte ta eit stort ansvar for å få Skodje-budsjettet i balanse. i staden for å dele på ansvaret ved til dømes å la alle betale litt gjennom eigedomsskatt. Å innføre eigedomsskatt inneber små utgifter for den einskilde familie samanlikna med dei konsekvensane vi no ser; At mange barn blir tatt ut av SFO og må klare seg på eiga hand før og etter skuletid. Nei! Forslaget til Arbeiderpartiet fall. I staden sette Framskrittspartiet, Høgre og Venstre fram eit forslag, - som vart vedteke, og som med anna innebar å auke prisane på SFO med 20%. Skodje Arbeiderparti er ikkje nøgd med å måtte stå inne for at SFO-tilbodet på Skodje skal koste så mykje at foreldra ikkje ser seg i stand til å nytte tilbodet, men må ta barna ut av SFO. Vi vil ta saka opp i formannskapet og oppmode dei andre partia om å vere med på eit framlegg som gjer at SFO-tilbodet framleis skal vere attraktivt for småbarnsforeldra i Skodje. Bjørn Andre Stavset på vegne av kommunestyregruppa og styret i Skodje Arbeiderparti

39 SKODJE KOMMUNE VEDTEKTER FOR SKULEFRITIDSORDNINGA I SKODJE KOMMUNE. Vedtekne i kommunestyret 12. April 2011 Desse vedtektene er utarbeidd med heimel i lov av nr. 61 om grunnskolen og den vidaregåande opplæring (opplæringslova) 1 Eigarforhold. 1. Skodje kommune eig og driv skulefritidsordningane. Unntak er dersom Formannskapet gjer vedtak om å opprette familie -SFO-ordningar. 2 Opptaksmynde klagebehandling. 1. Rådmannen har mynde til å gjere opptak til skulefritidsordningane i Skodje. Myndet kan delegerast. 2. Formannskapet er klageinstans 3 Opptakskriterium. Det er maksimalt plass til 60 born per økt ved Skodje SFO, 40 born ved Valle SFO, 24 born ved Stette SFO. Ein kan gje tilbod om plass til fleire enn oppgitt tal, men ikkje per økt. Dersom det er fleire søkjarar enn det er plassar til, skal born få plass etter følgjande prioritet: 1. Funksjonshemma born 2. Born som av faglege grunnar er tilrådd plass. (Barnevern, PPT, Helsestyresmakter ) 3. Born som går i første klasse 4. Born som går i 2., 3., 4. klasse 4 Opptaksperiode og oppseiing av plass. Kjøp av plassar går etter følgjande system: Alternativ 1: 38 veker, samanfallande med skuleåret.) Alternativ 2: 45 veker i året. (SFO stengd 4 veker juli). SFO-året startar 1.august. Dei som har barnehageplass fram til 14. august kan kjøpe plass frå og med 15. august. Foreldre/føresette inngår avtale om kjøp av tenester for eitt skuleår om gongen. All oppseiing skal rettast skriftleg til rektor /einingleiar med minst ein månads varsel. Oppseiinga reknast frå den 1.i påkommande månad. Ved oppseiing av plass etter 1.april må det likevel betalast for tilbodet ut skuleåret. 5 Foreldrebetaling. 1. Foreldrebetalinga vert fastsett av kommunestyret i samband med budsjetthandsaminga kvart år. 2. Eige betalingsregulativ vert utarbeida. Dette skal innehalde: - Prisar etter alternativ 1 - Prisar etter alternativ 2 6 Opphaldsareal.

40 Opphaldsarealet er basen til SFO. Basen er sambruk med andre aktivitetar for alle skulane i Skodje. I tillegg nyttar ein ledig undervisningsareal. 7 Opningstid. 1. Skulefritidsordningane held stengt 4 veker i juli, samt ei 5. veke som er fordelt utover året i samsvar med plan for SFO året. 2. Opningstida i skuleåret er kvar dag frå kl til skulestart, og frå skuleslutt til kl Einingsleiar har mynde til å regulere opningstidene etter brukarane sine behov. 3. Foreldre kan kjøpe dagar utanom skuleåret. 4. Det må vere minimum 6 betalande plassar for at SFO skal gje eit tilbod 5. Når talet på born er under 6, vil det bli tilrettelagt for eit felles tilbod. 8 Bemanning og leiing. 1. Rektor ved den einskilde skule er administrativ og fagleg leiar. 2. SFO-ordningar skal ha ein dagleg leiar. Det er ønskeleg at tilsette har relevant utdanning. 3. Bemanninga skal vere: - 1 vaksen pr.12 barn -2 vaksne pr. 26 barn -3 vaksne pr. 42 barn -4 vaksne per 60 barn 9 Vedtak. 1. Vedtektene er vedtekne av kommunestyret i sak 2. Endring av vedtektene kan gjerast av Kommunestyret etter at Samarbeidsutvala og Formannskapet har gitt råd. Formannskapet kan dispensere frå vedtektene. Saksnr.: 04/ Side

41 SKODJE KOMMUNE VEDTEKTER FOR SKULEFRITIDSORDNINGA I SKODJE KOMMUNE. Vedtekne i kommunestyret 18. desember 2012 Desse vedtektene er utarbeidd med heimel i lov av nr. 61 om grunnskolen og den vidaregåande opplæring (opplæringslova) 1 Eigarforhold. 1. Skodje kommune eig og driv skulefritidsordningane. Unntak er dersom Formannskapet gjer vedtak om å opprette familie -SFO-ordningar. 2 Opptaksmynde klagebehandling. 1. Rådmannen har mynde til å gjere opptak til skulefritidsordningane i Skodje. Myndet kan delegerast. 2. Formannskapet er klageinstans 3 Opptakskriterium. Det er maksimalt plass til 60 born per økt ved Skodje SFO, 40 born ved Valle SFO, 24 born ved Stette SFO. Ein kan gje tilbod om plass til fleire enn oppgitt tal, men ikkje per økt. Dersom det er fleire søkjarar enn det er plassar til, skal born få plass etter følgjande prioritet: 1. Funksjonshemma born 2. Born som av faglege grunnar er tilrådd plass. (Barnevern, PPT, Helsestyresmakter ) 3. Born som går i første klasse 4. Born som går i 2., 3., 4. klasse 4 Opptaksperiode og oppseiing av plass. Foreldre/føresette inngår avtale om kjøp av tenester for eitt skuleår om gongen. All oppseiing skal rettast skriftleg til rektor /einingleiar med minst ein månads varsel. Oppseiinga reknast frå den 1.i påkommande månad. Ved oppseiing av plass etter 1.april må det likevel betalast for tilbodet ut skuleåret. Søknadsfrist for SFO plass er sett til 1. mars kvart år 5 Opningstider og opphaldstider Kjøp av plassar går etter følgjande system: Alternativ 1: 2,3,4 eller 5d plass 38 veker ( føl skuleruta) Alternativ 2: 2,3,4 eller 5d plass 45 veker i året. (SFO stengd 4 veker juli). Skulefritidsordninga held ope frå måndag til fredag. Opningstidene kan varier frå dei ulike ordningane Skulefritidsordninga er stengd 4 veker i juli. I tillegg er det stengt fem planleggingsdagar i skuleåret. Eiingsleiar har mynde til å justere opningstidene etter økonomi og etter brukarane sitt behov

42 Det må vere minimum 6 betalande for at skulefritidsordninga skal kunne gje eit tilbod Det er tilbod om å kjøpe dagar utanom avtalt opphaldstid 6 Foreldrebetaling Foreldrebetalinga vert fastsett av kommunestyret i samband med budsjetthandsaminga kvart år. 7 Opphaldsareal. Opphaldsarealet er basen til SFO. Basen er sambruk med andre aktivitetar for alle skulane i Skodje. I tillegg nyttar ein ledig undervisningsareal. 8 Bemanning og leiing. 1. Rektor ved den einskilde skule er administrativ og fagleg leiar. 2. SFO-ordningar skal ha ein dagleg leiar. Det er ønskeleg at tilsette har relevant utdanning. 3. Bemanninga skal vere: - 1 vaksen pr.14 barn -2 vaksne pr. 28 barn -bemanningsnorm utover dette skal vurderast av einingsleiar 9 Vedtak. 1. Vedtektene er vedtekne av kommunestyret i sak 2. Endring av vedtektene kan gjerast av Kommunestyret etter at Samarbeidsutvala og Formannskapet har gitt råd. Formannskapet kan dispensere frå vedtektene. Saksnr.: 04/ Side

43 SKODJE KOMMUNE ADMINISTRASJONEN Notat Sak: Til: Frå: Kopi til: PROSJEKT SKODJE - OG STETTE BARNEHAGE MANDAT TIL BYGGENEMND Meldemmane i Byggenemnda Janne Skodjereite Aamelfot, Kjell Bjørdal Sak- /dok.nr. Arkivkode Dato 12/623-5 L REFERAT FRÅ MØTE I BYGGENEMND FOR BARNEHAGE PÅ STETTE OG SKODJE Desse møtte: Terje vadset, Frode Helland, Trond Gisnås, Bente Vikhagen, Karl Johan Kvernland, Rolf Stavset, Ronny Tennfjord, Janne Aamelfot. Hanne-Sofie Strømmen hadde meldt forfall. FAU-leiar ved Skodje barnehage kan ikkje møte på dagtid. Byggenemnda bestemte at møta skal haldast på dagtid. Einingsleiar ved Skodje barnehage tek kontakt med FAU og ber om at dei velger ein vara for leiar eller evt. velger ny representant til byggenemnda. Teknisk sjef Frode Helland orienterte om vedtak i formannskapet, med mandat for ny byggenemnd. Den nye nemnda er utvida med FAU-representant og einingsleiar i Skodje barnehage og skal arbeide med utbygging av to barnehagar. Ein på Stette og ein i Skodje sentrum. Deler av dagens drift i Skodje barnehage skal overførast til ny sentrumsbarnehage. Utkast til anbodsdokument vart gjennomgått og det vart gjort fylgjande merknader: Ny Stette barnehage: 72 plassar m/plan for utviding med 36 plassar Innteikna bygg på skisse side 11 vert fjerna. Plassering av bygget nord/vest på plassen Ca. tal på parkeringsplassar bør nemnast. Dimensjonerast i høvet talet på barnehageplassar. Om lag 20 tilsette. Ein legg opp til å bygge to mindre ballplassar vest for skulen, med ein høgdeforskjell. Tanken er å bruke fyllmasse vest for skulen til opparbeiding av 5-erbane. Ein vil då kunne få planert ei bane på eit høgare nivå. Avgjerd om dette vert tatt i neste møte, etter at oppmåling av området er gjort Oppmålingsarbeidet vert sett til Karlsen & Kvile og bør gjerast så snart som råd Punkta om å ta omsyn til eksisterande kvalitetar som kan inngå i leikearealet skal strykast

44 Ny Sentrumsbarnehage: Plassering av bygget vart diskutert. Melleom presemarka dagsenter og det gamle Gulehuset. Gulehusetskal rivast. Eige anbod på rivingsarbeidet Tilsette og foreldre parkerer ved den etablerte parkeringsplassen ved Stadion/Klubbhuset Bør ein i tillegg ha ei av-/påstigingssone nærare barnehagen? Tomta vert forskyven oppover mot dagsenteret. Oppretting/justering. For å gjere tomtegrensa rettare. Presiseringar som gjeld begge barnehagane: Kvar fløy skal ha ein hovudinngang Kvar fløy skal ha ei grovgarderobe Punkta om å ta vare på vegetasjon skal strykast Formulering om modulbygg vert fjerna i begge dokumenta Ferdigstillingsdato endra til for begge prosjekta Framdrift: Utlegging i Dofin i veke 43 Tilbodsfrist 6 veker: dvs i veke 49 Tilbodsopning fredag 7.desember Politisk handsaming i desember Nytt møte i byggenemnda vert måndag kl Janne Aamelfot -referent- 2

45 Skodje Kommune Side 1 (1) Teknisk avdeling BYGGENEMNDA FOR SKODJE OG VALLE BARNEHAGE REFERAT FRÅ MØTE DEN Til stades: Karl Johan Kvernland Sølvi Andersen Trond Gisnås Janne S. Aamelfot Nils Holten Frode Helland Terje Vadset SaK S 51.)JP KOMMUNE 15,cruk 26 FEB2013 a DUK nr Frode Helland orienterte om innkomne tilbod på Stette- og Skodje barnehage. Det ble orientert om prisar og kort om dei ulike planløysingane. Det kom inn 4 tilbod på Stette og 3 tilbod på Skodje. Opningsprotokoller følgjer vedlagt. Norplan As er av Skodje kommune engasjert til å gjennomføre evaluering av tilboda iht. Lov om offentleg anskaffelser. Einingsleiarane ved Skodje barnehage og Stette barnehage får tilsendt tegningar for vidare vurdering/uttale av løysingane. Vurderingane sendes til Bente G. Vikhagen eller Nils Holten som formidlar vidare til Nordplan AS som eit innspel til evalueringa. Nils Holten Ret

46 Skodje Kommune Side 1 (4) Teknisk avdeling BYGGENEMNDA FOR SKODJE OG STETTE BARNEHAGE REFERAT FRÅ MØTE DEN Til stades: Karl Johan Kvernland Sølvi Andersen Ronny Tennfjord Trond Gisnås Janne S. Aamelfot Nils Holten Frode Helland Terje Vadset Referent : Stad : Frode Helland Skodje Rådhus Sak 1 Gjennomgang av møtereferat i byggenemnd den Ingen merknder til møtereferat i byggenemnd den Sak 2. Mandat til byggenemnd Sak PS 85/12 Byggenemnda får følgjande mandat: 1. Byggenemnda skal legge til grunn rådmannen sitt utkast til funksjonsbeskrivelse. 2. Barnehagen på Stette skal dimensjonerast for 70 plassar med plan for utviding. 3. Barnehagen på Skodje skal dimensjonerast for 120 plassar med plan for utviding. 4. Byggenemnda skal rapportere til Skodje formannskap. 5. Når anbod er innhenta skal finansiering og totalramme for prosjekta utgreiast og leggast fram til politisk handsaming.

47 Skodje Kommune Side2 (4) Teknisk avdeling Byggenemndaskalha fastmøteplan.1. halvår 2013: Torsd.21. februarkl Torsd.21. mars kl Torsd.25. april kl Torsd.23. mai kl (Leiar kaller inn til ekstramøtevedbehov) Byggenemndatok forslagettil mandattil etteretning Sak 3. Grunnundersøkelseog ny ballplass ved Stetteskule / barnehage Grunnundersøkelsen Det var orientertom grunnundersøkelsen vedballplassenpåstetteutført av Norconsult, rapportdatert det var utført 6 totalsonderingerog representativprøvetakingi 2 posisjoner.boreplanenviseat deter mellom1,4 og 8,0 metertil bergveddei undersøkte posisjonane.overberger detfor detmeste, uproblematiskemasser,bortsettfra i posisjonnr. 6. Det anbefaleså plasserebarnehageni vestligdel av tomta. Ny ballplass Det var lagt fram planfor ny ballplassvestfor skulen.det skalnyttasteksisterandemassetil oppfylling. Det er utarbeiddterrengprofilog situasjonsplanfor banen, plassertpåkote+27 medstørrelsesomei 5- er bane.det skalinnhentast tilbud fra 3 entrepenørerpåarbeidet.det er budsjettertmedein kostnadpå ,- Grunnkjøp Det er inngåttavtalemedole PerStorhaugom kjøp av grunnpågnr.50 bnr.4. Arealeter utreknatil 2600m2 medein pris på105kr. pr. m2. Endelegoppmålingvert nåranleggeter opparbeidd.budsjett ,- Byggenemndaharingenmerknadertil framlagtdokumentasjonog opplysningerfrå administrasjonen Sak 4. Riving av Gulehuset bygg på Nedreskodjevegen12 - anbud / evaluering Multiconsultvar engasjertil å utarbeideein milj øsaneringsbeskrivelse. Rapportener datert I tilknytning til beskrivelsener detutarbeiddavfallsplansombeskrivermengde av dei ulike fraksjonersomskalkildesorterast.forurensamasseskalhandterastetter forurensingsforskriftakap.2. Arbeidetetvar utlyst i Doffin basenmedtilbodsfrist Det var innkome5 tilbod innanfristenderdetrimeligstevar AK Miljø medein tilbudsumpå og detdyraste medein tilbudsumpå ,-. AK Miljø kangjennomførearbeidetpå14 kalenderdager.

48 Skodje Kommune Side 3 (4) Teknisk avdeling Byggenemnda tok til orientering og ber administrasjonen gjennomføre tiltaket. Sak 5. Evaluering av innkomne anbud Skodje barnehage Etter sist byggemøte den var det valgt å engasjere Nordplan til evalueringa av anbud. Styrarane på dei to barnehagane skulle kome med tilbakemelding på løysingsforslag. Det var 3 tilbod på Skodje barnehage. frå henholdsvis Hent AS, Grindvik Bygg AS og HI bygg AS. Evalueringa var gjennomført etter dei kriterier som er lagt i anbudsdokumenta. Pris 60 % Organisasjon, kvalitet og løysing 35 % Framdrift 5 % Nordplan vil tilrå at Skodje kommune inngår kontrakt med HI bygg for entreprisen Skodje barnehage Byggenemnda vil tilrå at det vert inngått kontraktsforhandlinger med HI bygg. I samband med kontraktsinngåing må det forhandlast om alternativ kjøkkenløysing og alternativ løysing for soveplasser små barn. Sak 6. Evaluering av innkomne anbud på Stette banehage Etter sist byggemøte den var det valgt å engasjere Nordplan til evalueringa av anbud. Styrarane på dei to barnehagane skulle kome med tilbakemelding på løysingsforslag. Det var 4 tilbod på Stette barnehage frå henholdsvis Hent AS, Grindvik Bygg AS og HI bygg AS og Brødr. Røsand As. Evalueringa var gjennomført etter dei kriterier som er lagt i anbudsdokumenta. Pris 60 % Organisasjon, kvalitet og løysing 35 % Framdrift 5 % Nordplan vil tilrå at Skodje kommune inngår kontrakt med Grindvik Bygg for entreprisen Stette barnehage Byggenemda vil tilrå at det vert inngått kontraktsforhandlinger med Grindvik Bygg AS. Val av kjøkkenløysing samt areal småbarnsavdeling avklarast i kontraktsmøte

49 Skodje Kommune Side 4 (4) Teknisk avdeling Vedlegg : Evalueringsdokument av Stette barnehage Evalueringsdokument Skodje barnehage Kopi vert sendt styringsgruppe medlemmer i Skodje formannskap

50 SKODJE KOMMUNE ADMINISTRASJONEN Notat Sak: Til: Frå: Kopi til: STETTE BARNEHAGE - NYBYGG BenteGlomsetVikhagen, Sak-/dok.nr. Arkivkode Dato 12/770-2 EIG STETTEBARNEHAGE REFERAT FRÅ MØTE I BYGGENEMNDA 25. FEB 2013 Byggemøte,25. februar 2013 Prestemarkabarnehageog Stettebarnehage Dessemøtte: TerjeVadset,RonnyTennfjord,Karl JohanKvernland, JanneSkodjereiteAamelfot,Frode Helland,BenteGlomsetVikhagen Frafall: 1. Gjennomgangav referat frå møte den Handsaming: Budsjettpåutearealer setttil ,-.Er dette realistisk? Eit beløpsomoverstigdettekjem innanforreglarom offentlegeanskaffingar.ein anbodsrundevert ein tidkrevjandeog kostnadskrevjandeprosess.ein at detvert ei utfordring å haldeseginnanforsamlarammefor dettotaleprosjektet.byggjenemndavurdererdifor at utearealetbøropparbeidast til ein kostnadunder ,- Sakamåvurderastpånytt av kommunestyretdersomein serat tilbydararikkje kanlevere opparbeidingav uteområdeinnanfordenneramma. 2. Gulehuset-riving- i sist byggjemøtevar byggjenemnd orientert om innkomne anbod. Det er gitt ein karenstid på 10 dagar etter at tilb yderandeer orientert om utfallet. Det vart gjort 6. februar. Innan 17.febr. var der ingen klage på evalueringa. Handsaming: Byggjenemndatilrår at ein inngårkontraktmedtilbydar 3. Vi har motteke klage frå Grindvik bygg As. Klagen er innanfor fristen og datert 15. februar 13. Skodje kommune har bedt Nordplan utarbeide tilsvar på klagen og det vert framlagt for byggenemndafør tilsvar vert sendt. Handsaming: